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Centro Cultural Núcleo de Sistemas 0

Por: Jesús Fabián Cubas


gpxo.91@gmail.com
http://atuspariax.org

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Correo y lista de correos

Introducción
En todo tipo de organización la comunicación es fundamental, pues esto permite una
mejor coordinación entre los integrantes para lograr un trabajo más eficiente y así poder
cumplir sus objetivos.
Muchas veces los integrantes de una organización hacen reuniones en las cuales es muy
probable que se desvíen por temas que no tienen ninguna relación con el tema en
discusión, pero en cambio la Internet da una salida a esto, pues la comunicación por
medio de correo, si es bien usada, resulta más eficiente; ya que al momento de mandar
un correo el remitente va a pensar sobre el tema propuesto.

Creación de una cuenta de correo


Lo primero es asegurar que cada integrante de la organización tenga un correo y que
tenga el hábito de revisarlo constantemente (mínimo 1 vez al día); en el caso del correo
un buen servidor de correos es el Gmail, por el número de funcionalidades (blogger,
lista de correos, etc), así que este será el favorito en el manual.
Así que la primera tarea consiste en crear un correo en gmail:
Entrar a http://www.gmail.com, donde aparecer una pantalla como la siguiente:

Luego de clickear en ese link, se procederá a colocar los datos solicitados, y eso es todo,
ya puedes probar las funcionalidades que tiene la cuenta gmail.

Lista de correos
Una vez que todos los integrantes tengan una cuenta de correo lo siguiente es que se
hagan comunicaciones por esta vía, pero este presenta un problema, pues suponiendo
que el número de integrante sea alrededor de 20, mandar 20 destinatarios provoca

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ciertas molestias, y también limitaría tu comunicación, pues solo mandarías el correo a


los integrantes que conozcas.
Es por eso que existen la lista de correos que simplifica todo, pues el modo de
funcionamiento es que tiene una dirección de correo (ej. listadecorreo@dominio.com)
pero la particularidad es que el administrador de la lista puede agregar correos de tal
manera que cuando se mande un mensaje a este correo le llegue a todos los correos
contenidos en la lista.
El Gmail ofrece el servicio de lista de correo bajo la denominación de “Grupos”, el
modo de creación es el siguiente:
Debes clickear en el link que se encuentra en la parte superior izquierda de tu correo de
Gmail (obviamente tiene haber ingresado a tu correo), que te abrirá la siguiente página:

Esta es la función de
lista de correo

Inmediatamente después de clickear saldrá la siguiente pantalla:

Estos son las


lista de correos a
los que pertenece
el autor

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En la parte inferior de la página hay una opción: que al darle clic genera
otra pantalla:

A continuación se procede a llenar los campos, para que después introduzcamos los
correos que, en un principio, pertencen a la lista de correo.

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Administración de listas de correos por medio de Gmail


Cuando eres administrador de una lista de correos, cuando entres al panel de listas del
Gmail tendrás esta pantalla:

Si eres administrador de una lista te aparecerá entre paréntesis la palabra “administrar”.


La mayor labor es la de administrar a los usuarios, cuya primera tarea es invitarlos a
unirse a la lista de correo.
Cuando entramos a la pagina inicial de la lista se tiene la siguiente imagen:

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Entramos al link “Invitar a miembros”, luego nos saldrá la siguiente pantalla:

Para invitar a un miembro tecleamos su correo en el primer campo (de preferencia de


Gmail), y en el segundo algún mensaje para que lo lea.

Creación y administración de listas de correos por medio de


servidores de correos no convencionales

Existen otros servidores que brindan el servicio de lista de correos, que están albergados
en hostings (su creación es motivo de otro manual), en este caso la suscripción es
diferente, pero el concepto de lista de correo es el mismo.
Cuando encuentras una lista de correos y quieres inscribirte te aparecerá la siguiente
interfaz:

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Procedes a llenar el campo: dirección de correo, nombre, etc. En el caso de la pregunta


relacionada del Digest, es preferible poner en “No” y te suscribes; En el caso del
password, es necesario para que puedas cambiar tu configuración y más adelante dejar
de participar en la lista.

Después de esto te llega el siguiente mensaje a tu correo:

Clickeas la dirección para aceptar tu suscripción, en ese mensaje hay otro links para
cambiar tu configuración (con el pass que te pidió para tu inscripción) y para darte de
“baja” en la lista.

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Trabajar con Documentos en Línea


A veces es necesario hacer trabajos (paper, entregables, informes, etc.) donde todos los
integrantes tengan que participar en la elaboración de este. Para eso Google brinda una
herramienta importante (importante recalcar que no es el único) para trabajar textos
colaborativos, donde se escogen a los colaboradores y el tipo de trabajo que se quiere
hacer (existen documentos, hojas de cálculo y presentaciones), en la que cualquier
cambio que se haga se hará en tiempo real.
Para ingresar a esta herramienta entra al link “mas” que se encuentra en la parte superior
izquierda en tu correo Gmail, la pantalla se verá así:

Después veras se abrirá una Web:

Documentos, hojas de Colaboradores del trabajo


cálculo y/o presentaciones

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Al costado del nombre del trabajo aparece un ícono, su función es la de distinguir entre
documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

ÍCONO DEFINICIÓN
Presentación

Documento

Hoja de cálculo

Ahora como ya sabemos reconocer el tipo de documento vamos a proceder a crear uno,
hay dos maneras para hacerlo, uno es crearlo en la misma Web y la otra manera consiste
en crear el trabajo en algún paquete de oficina como el MS – Office o el OpenOffice, y
de ahí subirlo. Probaremos las dos opciones.

Ubicamos el botón de new, al desplegarlo notamos varias opciones escogemos la que


necesitemos.

Una vez hecho eso nos encontramos con una interfaz bastante similar a los software’s
de oficina convencionales, lo que hace que el trabajo sea más intuitivo.

El otro método de hacer un documento es línea es hacerlo en cualquier programa de


oficina y subirlo por medio de una herramienta.

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Después de esto nos aparece la siguiente página:

Como se puede ver, solo seleccionamos el documento a subir y lo tenemos en línea,


listo para empezar a trabajar.

Exportar documentos en línea

Al terminar de trabajar el trabajo en línea, Google Documents te da la posibilidad de


exportarlo para imprimirlo o trabajarlo remotamente.
Para detallar los pasos vamos a tomar el caso específico de un documento en línea y lo
vamos a exportar a un .doc (extensión usada por el Ms-Word).

Primero seleccionamos el documento a trabajar:

En este caso elegimos el documento USB-CIFRADO, existen dos modos para hacerlo,
el más rápido es darle clic izquierdo sobre el documento, desplegándose un menú:

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En el menú aparecen varias opciones, para exportarla en varios formatos (libre y


privativos) en incluso para convertirlo al formato PDF, una vez seleccionado el formato
se procede a descargar en dicho formato.

La otra opción consiste en seleccionar en link “more actions” o “más acciones”

Después de seleccionar se despega un menú similar.

Y seleccionas la opción de acuerdo con la acción que se desea realizar.

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Licencia

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