GESTO DOCUMENTAL

Procedimentos de Protocolo
marli marques de souza denise de Almeida silva Johanna W. smit Jorge Henrique dos santos nascimento

2010

UNivErSiDADE DE SO pAULO
reitora Joo Grandino rodas vice-reitor Franco maria lajolo pr-reitora de Graduao telma maria tenrio Zorn pr-reitor de ps-Graduao Vahan Agopyan pr-reitor de Cultura e Extenso Universitria ruy Alberto corra Altafim pr-reitora de pesquisa marco Antonio Zagon CODAGE - Coordenadoria de Administrao Geral Antonio roque dechen Arquivo Geral Johanna W. smit

GESTO DOCUMENTAL: prOCEDiMENTOS DE prOTOCOLO

marli marques de souza denise de Almeida silva Johanna W. smit Jorge Henrique dos santos nascimento Estagirios Alan Gonalves de souza Aline laura nascimento tavella denis Uezu Juliana Almeida dos santos

informaes: ArqUiVo GerAl sAUsP - sistema de Arquivos da Universidade de so Paulo rua Francisco dos santos, 107 so Paulo-sP 05508-900 telefones: (11) 091-860 / 091-861 / 091-862 Fax: (11) 091-865 e-mail: sausp@usp.br site: www.usp.br/sausp editado em 2010

produo grfica: coordenadoria de comunicao social diviso de relaes Pblicas, marketing e Publicidade

SUMriO
Apresentao ................................................................................................. 7 introduo ...................................................................................................... 9 mapa geral do trmite de processos e protocolados na UsP ............. 11 recepo de documentos produzidos pela UsP .................................. 12 recepo de documentos provenientes de fora da UsP ..................... 1 Busca ................................................................................................................ 1 registro de processo no Proteos ........................................................... 16 montagem de processo ............................................................................... 18 registro de protocolado no Proteos ..................................................... 19 montagem de protocolado ........................................................................ 21 trmite ............................................................................................................. 22 Abertura de novo volume ........................................................................... 25 Juntada/entranhamento de documentos ............................................... 29 Anexao de protocolado ao processo .................................................... 2 Juntada de processos ................................................................................... 5 desentranhamento ....................................................................................... 8 Apensamento ................................................................................................. 0 desapensamento ..........................................................................................  desdobramento ............................................................................................. 6 regularizao de identificao do processo/protocolado .................. 51 extravio de processo/protocolado e abertura de 2a via ...................... 55 registro de informaes em processos e protocolados ...................... 59 Arquivamento ................................................................................................ 60 desarquivamento .......................................................................................... 62 conceitos bsicos de protocolo e arquivo............................................... 6

sUmrio

AprESENTAO
Alm do carter probatrio da realizao de atividades pela UsP, os documentos que as viabilizam tambm permitem o registro de sua histria institucional. estes documentos formam um valioso acervo que espelha o comportamento de nossa universidade tanto em suas atividades-meio quanto em suas atividades-fim: ensino, pesquisa e extenso. Para comprovar e viabilizar a realizao de tais atividades necessrio produzir/receber documentos. no mbito administrativo, mais do que a produo de documentos, aquilo que corrobora para a garantia de direitos e cumprimento de deveres por parte das entidades pblicas, a gesto de documentos. A racionalizao do fluxo de documentos possibilita seu controle, atribuindo-lhes tambm a autenticidade. o trmite, a organizao, a preservao, a avaliao e o efetivo acesso aos documentos so questes que permeiam a gesto de documentos. sendo o presente manual produto de uma parceria entre o Arquivo Geral da UsP e o departamento de Administrao, ambos subordinados coordenadoria de Administrao Geral da UsP, sua segunda verso, agora revista e ampliada, responde e contribui a uma demanda gerada pelas preocupaes dos agentes pblicos da nossa universidade no que se refere ao trato dos documentos. A padronizao de procedimentos relacionados aos documentos em fase corrente uma ao que trar benefcios rumo ao aperfeioamento da gesto de documentos da UsP. Foi para esse objetivo que este manual foi desenvolvido. coordenadoria de Administrao Geral da UsP maio/2010

APresentAo

iNTrODUO
A preocupao com os documentos pblicos produzidos ou recebidos pela UsP no recente e j acumulou uma srie de experincias ao longo dos ltimos 20 anos, orientados pela diviso de comunicaes Administrativas do departamento de Administrao da codAGe. nesse perodo foi tambm institucionalizado o sistema de Arquivos da UsP, consolidando e sistematizando procedimentos que j tinham sido incorporados prtica cotidiana. A gesto documental obedece a uma srie de procedimentos que se impem tanto para fornecer um efetivo apoio administrao como tambm para garantir a autenticidade dos documentos que tramitam nos e entre os diferentes rgos/unidades da universidade. dito em outros termos, de nada adianta produzir ou receber documentos oficiais se no for possvel detectar onde os mesmos se encontram, se a ele foram incorporados outros documentos ou se algumas folhas foram retiradas de seu miolo. o presente manual, revisado e ampliado, visa auxiliar os servidores envolvidos na gesto documental - com especial destaque para os servidores que atuam nos protocolos - objetivando tornar mais simples a compreenso dos diferentes procedimentos e as regras aos quais os documentos esto submetidos, de modo a preservar o valor probatrio dos mesmos. Procedeuse, portanto, reviso do manual do Proteos, atualizando alguns detalhes e reorganizando as informaes sob forma de fluxogramas que apresentam, de forma clara, as diferentes etapas e procedimentos da gesto documental. o manual segue uma ordem lgica, apresentando inicialmente um fluxograma geral dos procedimentos pelos quais os documentos passam em sua fase corrente. em seguida cada procedimento esquematizado num fluxograma, completado pelos textos de despachos quando pertinente e pelas telas preenchidas do sistema Proteos quando o procedimento envolve uma transao no sistema informatizado. em alguns casos, h ainda um registro de alguns procedimentos particulares que no foram incorporadas aos fluxogramas para no comprometer sua legibilidade. Um glossrio dos termos utilizados nesse manual se encontra ao final. Para identificar, nos fluxogramas, os procedimentos manuais, aqueles que devem ser realizados no sistema Proteos, as atividades dos mensageiros e ainda chamar a ateno para a existncia de notas importantes, adotamos as seguintes convenes:

operao manual

tela Proteos

mensageiro

notas importantes

introdUo

na esperana que o manual possa contribuir para simplificar e padronizar a atividade do protocolo, fundamental para o sucesso da gesto documental, agradecemos aos que quiserem fazer sugestes ou crticas pelo e-mail sausp@usp.br.

10

MApA GErAL DO TrMiTE DE prOCESSOS E prOTOCOLADOS NA USp

INCIO I

INCIO II

Recepo de documentos produzidos pela USP

Existe processo

BUSCA

Recepo de documentos provenientes de fora da USP

N p te xis oe

te

est

tr

mi

ess roc

arq

ad uiv

est

Abertura de PROTOCOLAdO (registro + montagem)

JUNTAdA de documentos

Abertura de PROCESSO (registro + montagem)

INSTRUO
l abertura de novo volume l juntada de documentos/ l anexao ao processo l juntada de processos l desentranhamento l (des)apensamento l desdobramento l regularizao

ola oc rot P
TRMITE

do

ANExAO ao processo

entranhamento

Pro ce ss

ARqUIvAMENTO

dESARqUIvAMENTO

11

mAPA GerAl do trmite de Processos e ProtocolAdos nA UsP

rECEpO DE DOCUMENTOS prODUZiDOS pELA USp

INCIO

Solicitao de abertura de processo, protocolado ou juntada

Ler o documento, identificar o interessado e atividade de que trata

Registro de data e hora de recebimento do documento, com a assinatura do funcionrio

Seguir: BUSCA

recePo de docUmentos ProVenientes de ForA dA UsP

NOTAS
de responsabilidade das Unidades/rgos solicitar a abertura e autuao de processos, protocolados ou juntada de documentos, atravs de despacho no prprio documento ou de memorando. A solicitao dever conter: - encaminhamento a ser dado ao documento aps a respectiva providncia; - nome do setor solicitante, data e assinatura.
n

12

rECEpO DE DOCUMENTOS prOvENiENTES DE FOrA DA USp

devolver a quem o trouxe INCIO

verificar se o documento deve ser recebido pela USP

Est de acordo com as exigncias formais?

SIM

NO

Entregar cartoprotocolo ou cpia do documento carimbado

Registrar data e hora do recebimento, com assinatura

Seguir: BUSCA

NOTAS
n

o Protocolo somente pode recusar o recebimento de um documento, processo ou correspondncia, se este no estiver endereado UsP, Unidade, ou a qualquer autoridade do rgo ou, ainda, se no contiver identificao e assinatura do solicitante.

1

recePo de docUmentos ProdUZidos PelA UsP

Ler o documento, identificar o interessado e atividade de que trata

BUSCA
Seguir: ABERTURA dE PROTOCOLAdO

INCIO

PROTEOS

Tela

1
SIM

BUSCA: H processo aberto com a mesma finalidade?

qual a situao do processo?

Seguir: ABERTURA dE PROCESSO

Seguir: dESARqUIvAMENTO

TELA prOTEOS 1 - Busca

1

BUscA

Arquivado

NO

Em trmite

TELA prOTEOS 1.1

TELA prOTEOS 1.2

NOTA 1
mBito de APlicAo: UsUrios dos setores de Protocolo
n n n

NOTA 2
mBito de APlicAo: todos os UsUrios do sistemA Proteos
n

15

BUscA

ler com ateno o que est sendo solicitado no documento recebido. Analisar o contedo para identificar o interessado e a que atividade se refere. consultar o sistema Proteos, atravs da transao busca para verificar a existncia de processo aberto sobre o mesmo assunto. constatada a existncia de processo aberto sobre o mesmo assunto, o documento no constituir novo processo, devendo ser juntado ao j existente. exemplo: contrato, contagem de tempo, afastamento, etc. existindo processo aberto sobre o mesmo assunto, mas tratando-se de novo evento ou situao sujeita a decises e providncias independentes do processo j aberto, dever ser providenciada nova abertura. exemplo: processos da rea de finanas e materiais, novos convnios, rea jurdica, etc. no existindo antecedentes sobre o assunto, ou definida a convenincia de abertura de novo processo o documento ser registrado no sistema Proteos atravs da transao abre processo.

n n

o sistema busca processo ou protocolado do qual no se conhece o nmero, mas sabe-se informaes a respeito do interessado ou assunto: digite no campo Buscar palavras-chave que compem o assunto, interessado ou pode ser tambm uma combinao de palavras entre os campos interessado e assunto. Preencha o escopo limitando a busca a processos ou protocolados, especifique a Unidade desejada e o ano. clique no boto Buscar Processo. o sistema lista os processos ou protocolados que contenham as informaes desejadas e que atendam ao escopo especificado. quanto mais especfico for o escopo, mais eficiente a busca

rEGiSTrO DE prOCESSO NO prOTEOS

PROTEOS

Tela

2
Clicar em abrir processo
l l l l l

INCIO

Tela de Abertura do processo

REGISTRO NO SISTEMA selecionar e preencher: documento-base interessado cdigo de classificao detalhamento e sada para o setor-destino

Gerar folha da identificao do processo

Anotar nnero do processo no verso da folha 2 e o total do nmero de folhas

Gerar nmero de processo

Seguir: MONTAGEM dO PROCESSO

TELA prOTEOS 2 - Abertura de processo

16

reGistro de Processo no Proteos

TELA prOTEOS 2.1

TELA prOTEOS 2.2

TELA prOTEOS 2.3

NOTAS
mBito de APlicAo: setores de Protocolo dA UsP
n

cdigo de classificao (Assunto): selecione a atividade da lista detalhamento: digite informaes complementares ao Assunto, se necessrio, tais como: datas de vencimento, valores, nmero de notas fiscais, descrio de mobilirios, equipamentos, itens de despesas, etc. setor destino: digite a sada para o setor correspondente.

somente devem ser protocolados e autuados no sistema de Protocolo Proteos na condio de Processo os documentos ou conjunto de documentos que: envolvam uma seqncia de decises e/ou providncias administrativas/jurdicas. Precisem ser documentados e facilmente acessveis para comprovao futura. necessitem tramitar fora da unidade de origem.
n

registro no sistema compreende: documento base: digite o nmero do ofcio, memorando, requerimento no formato padro: sigla do setor emitente do doc/num. do documento Ano/sigla do setor superior do emitente dAcA/25 2009/dA interessado: digite o nome da pessoa, empresa, rgo da UsP, rgo do governo, sem abreviaes.

exemplo: 09 1 0001 1 6

09.1.0001.1.6 Ano tipo: processo nmero do processo na unidade/rgo nmero da unidade/rgo (reitoria) dgito de controle

17

reGistro de Processo no Proteos

Aps o registro dos dados o nmero do processo gerado automaticamente pelo sistema, com a seguinte composio:

MONTAGEM DE prOCESSO
Capa + folha de identificao centralizada + folhas em ordem cronolgica

INCIO

Entranhar os documentos

Furar folhas

Numerar e rubricar todas as folhas

Fixar os colchetes

Modelo de despacho

1
NO Ultrapassou o limite de 300 folhas? SIM Seguir: ABERTURA dE NOvO vOLUME

Na ltima folha, formalizar a abertura do processo e fazer encaminhamento por escrito

Identificao feita a lpis no verso da 1a contracapa

Identificar setor de destino para uso do mensageiro

A numerao feita no canto superior direito. A rubrica vem abaixo de cada no de folha, com numerao sequencial e contnua. Capa + folha de identificao = folha 1 documento base ou documento principal = folha 2 proibida a repetio de nmeros seguidos de letras, como por exemplo: 14A

Seguir: TRMITE

montAGem de Processo

DESpACHO 1
Despacho de abertura e autuao de processo/protocolado. Providenciada a autuao. A(o).................(nome do rgo de destino)........ (setor, data, assinatura)

NOTAS
n

18

mBito de APlicAo: setores de Protocolo dA UsP o documento em papel de fax, devido a curta durao de seu contedo, dever ser reproduzido e sua cpia juntada ao processo

rEGiSTrO DE prOTOCOLADO NO prOTEOS

PROTEOS

Tela

3
Buscar nmero do processo

INCIO

Tela de abertura do protocolado

Anotar nmero do protocolado no verso da folha 2 e o total de nmero de folhas

Gerar nmero de protocolado

Clicar em abrir protocolado

l l l l l l

REGISTRO NO SISTEMA selecionar e preencher: documento-base nmero do processo interessado cdigo de classificao detalhamento e sada para o setor-destino

Gerar folha de identificao do protocolado

Seguir: MONTAGEM dE PROTOCOLAdO

TELA prOTEOS 3 - Abertura de protocolado

19

reGistro de ProtocolAdo no Proteos

TELA prOTEOS 3.1

TELA prOTEOS 3.2

NOTAS
mBito de APlicAo: setores de Protocolo dA UsP
n

Autuar somente quando o processo referente ao assunto no estiver disponvel para tramitao. Verificar se consta despacho solicitando a abertura do protocolado. localizar, atravs da transao busca do sistema Proteos, o nmero do processo referente ao assunto do documento. registrar o protocolado atravs da transao abertura de protocolado. registro no sistema compreende: documento base: digite o nmero do ofcio, memorando, requerimento no formato padro: sigla do setor emitente do doc/ num. do documento Ano/sigla do setor superior do emitente: dAcA/27 2009/dA Processo: digite o nmero do processo ao qual o protocolado se vincula. interessado: digite o nome da pessoa, empresa, rgos da UsP, rgos do governo, sem abreviaes. cdigo de classificao (Assunto): selecione a atividade da lista
n n

detalhamento: digite informaes complementares ao Assunto, se necessrio, tais como: datas de vencimento, valores, nmero de notas fiscais, nomes de pessoas, nmeros de convnios, etc. sada destino: digite a sada para o setor correspondente. Aps o registro dos dados o nmero do protocolado gerado automaticamente pelo sistema com a seguinte composio: exemplo: 09 5 865 1 6 09.5.865.1.8 Ano tipo: protocolado nmero do protocolado na unidade/rgo nmero da unidade/rgo (reitoria) dgito de controle

reGistro de ProtocolAdo no Proteos

solicitar impresso da folha de identificao do protocolado. Aps o encerramento, o protocolado deve ser entranhado ao processo de referncia. no permitido o arquivamento de protocolado.

20

MONTAGEM DE prOTOCOLADO
Capa + folha de identificao centralizada + folhas em ordem cronolgica

INCIO

Entranhar os documentos

Furar folhas

Fixar os colchetes

Identificao feita a lpis no verso da 1a contracapa

Modelo de despacho

1
Numerar e rubricar todas as folhas

Identificar setor de destino para uso do mensageiro

Na ltima folha, formalizar a abertura do protocolado e fazer encaminhamento por escrito

Seguir: TRMITE

A numerao feita no canto superior direito. A rubrica vem abaixo de cada no de folha, com numerao sequencial e contnua. Capa + folha de identificao = folha 1 documento base ou documento principal = folha 2 proibida a repetio de nmers seguidos de letras, como por exemplo: 14A

DESpACHO 1
Despacho de abertura e autuao de processo/protocolado. Providenciada a autuao. A(o).................(nome do rgo de destino)........ (setor, data, assinatura)

NOTAS
mBito de APlicAo: setores de Protocolo n o documento em papel de fax, devido a curta durao do contedo, dever ser reproduzido e sua cpia juntada ao processo.

21

montAGem de ProtocolAdo

TrMiTE
PROTEOS

Tela

4
Providncias do setor

PROTEOS

Tela

INCIO Mensageiro

PROTEOS (tela Entrada) Registrar a entrada do processo no momento da recepo

PROTEOS (tela Sada) Registrar a sada do processo no momento de envio

O processo chega ao local de destino

TELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

22

trmite

TELA prOTEOS 5 - Sada

TELA prOTEOS 5.1

NOTAS

entrAdA:
n

Acessar o sistema Proteos (transao entrada) registrar a confirmao do recebimento. o registro da entrada de processos e protocolados no setor deve ser obrigatoriamente realizada no momento da recepo dos documentos.

no ser permitida a tramitao de processos e protocolados em mos (levar em mos significa ser levado sem controle, sem registro de sada no Proteos). todo o trmite dever ser obrigatoriamente registrado no sistema Proteos. os prprios setores remetentes e destino so os responsveis pela atualizao do sistema, registrando os dados do envio e do recebimento, atravs das transaes entrada e sada, para evitar problemas de extravio de processos e protocolados. o uso inadequado do sistema, com o consequente extravio de documento em trnsito poder acarretar apurao de responsabilidade administrativa tanto para o setor remetente como para o setor de destino. os rgos detentores de processos e protocolados para providncias devero envidar esforos no sentido minimizar o seu tempo de reteno.

deslocAmento do Processo/ProtocolAdo:
n

mbito de aplicao todos os setores envolvidos com tramitao de documentos. denominam-se pontos de tramitao todos os setores por onde o processo ou protocolado passa depois que sai do Protocolo. Por exemplo, sees, servios, divises, departamentos, etc. os deslocamentos de processos/protocolados de um setor para outro, sero feitos diretamente pelos setores envolvidos mediante despacho na ltima folha, onde fique explcito a quem se destina e as providncias a serem tomadas. A tramitao de processos/protocolados, entre unidades da UsP, ser feira sempre atravs dos setores de protocolo, com exceo da reitoria que a tramitao se faz atravs do servio de expedio.
n

Processo/ProtocolAdo:
n

A frente da 1 folha das capas dos processos no poder ser carimbada, receber notas ou escritos de qualquer natureza, com exceo do nmero de caixa de arquivamento. capa do processo compreende: pasta com janela + folha de rosto.

2

trmite

os processos ou protocolados com capas danificadas ou desgastadas devero ser encaminhadas ao setor de Protocolo da Unidade para substituio. nenhum processo/protocolado poder ter andamento sem que todas as suas folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas e os espaos em branco regularmente inutilizados. Processos ou protocolados com indcios de mutilao ou adulterao no podero tramitar, devendo ser remetidos diretoria da diviso de comunicaes Administrativas da reitoria para anlise do ocorrido. A diretoria da dAcA identificar o setor no qual se originaram os fatos e providenciar o encaminhamento do processo ou protocolado para apurao de responsabilidades. os funcionrios que manusearem os processos zelaro pela ordem destes.

sAdA
n

Ao efetuar o encaminhamento de processos e protocolados o rgo remetente dever documentar a remessa mediante despacho na ltima folha do processo ou protocolado indicando o setor de destino e providncia esperada. Acessar o sistema Proteos (transao sada) informar para qual setor o documento deve ser encaminhado.

o sistema Proteos possui uma funcionalidade chamada movimentao de processos que verifica diariamente todos os processos em movimentao na Universidade quanto a sua situao de extraviado ou retido. A transao permite o cadastro de usurios para acompanhar a movimentao do setor. o sistema envia email para os usurios cadastrados notificando a existncia de processos extraviados enviados pelo seu setor ou encaminhados ao seu setor, opcionalmente poder acompanhar tambm os processos em situao de retido. caso no sejam tomadas providncias para regularizar a situao dos processos, o usurio de um setor poder registrar ocorrncias de extraviado ou retido, para processos com movimentao em seu setor. com o registro dessas ocorrncias o sistema envia email para o usurio e tambm exibir uma mensagem na pgina de andamento que permanece at o processo ser movimentado. quando o processo receber o registro da ocorrncia de situao extraviado ou retido, cessa o envio de email para este documento notificando a situao de movimentao.

Protocolos das Unidades:

n

os servios de Protocolo so responsveis em gerenciar e controlar as atividades de trmite de processos e protocolados da sua unidade, utilizando-se dos relatrios oferecidos pelo sistema. identificados os casos de processos ou protocolados parados ou extraviados deve solicitar ao rgo responsvel esclarecimentos ou providncias quando necessrio.

controle
setores das Unidades:
n

os setores envolvidos com tramitao de documentos, utilizando-se do sistema de Protocolo podero emitir relatrios de controle para um melhor desempenho das suas atividades. o Proteos permite a extrao dos seguintes relatrios:

Grs do sistema Proteos

n

constitudo por funcionrios da diviso de comunicaes Administrativas dAcA-01 responsvel pelo gerenciamento e controle do sistema.

2

trmite

- entradas documentos com entrada em um setor em um dado perodo. - enviados documentos enviados a um setor e no tiveram suas entradas registradas. - extraviados documentos extraviados enviados por um setor e no tiveram suas entradas registradas pelo setor de destino. - retidos documentos que esto parados ( sem tramitao) nos setores da unidade. - sadas do setor documentos com sada de um setor em um dado perodo.

ABErTUrA DE NOvO vOLUME

INCIO

Solicitar abertura de novo volume

Recebimento do ltimo volume

PROTEOS

Tela

PROTEOS

Tela

PROTEOS emite mensagem informando no do novo volume e no do processo vinculado

PROTEOS Abrir volume, digitar no do processo principal

PROTEOS dar entrada no ltimo volume

PROTEOS

Tela

6.2
Preencher manualmente o termo

Gerar e imprimir termo de encerramento de volume

Numerar, carimbar e rubricar o termo, preencher o espao em branco com nmero da folha que inicia o novo volume, identificando setor, data e responsvel pelo encerramento

PROTEOS

Tela

PROTEOS

Tela

6.3
Anexar o termo de encerramento no volume anterior

PROTEOS dar sada nos volumes

Imprimir nova folha de identificao do processo do novo volume

25

ABertUrA de noVo VolUme

Seguir MONTAGEM dE PROCESSO

TELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 6 - Abertura de volume

ABertUrA de noVo VolUme

TELA prOTEOS 6.1

26

TELA prOTEOS 6.2

TELA prOTEOS 6.3

TELA prOTEOS 5 - Sada

TELA prOTEOS 5.1

27

ABertUrA de noVo VolUme

NOTAS
mBito de APlicAo: ABertUrA de noVo VolUme deVe, semPre qUe PossVel, ser eFetUAdA Pelo Protocolo dA UnidAde de ProcednciA do Processo
n n

Anotar o nmero do novo processo no primeiro documento dos autos. concluda a abertura do novo volume, liberar os processos para trmite registrando o setor de destino atravs da transao sada. os dados de identificao do processo: interessado, cdigo de classificao e detalhamento permanecem exatamente os mesmos em todos os volumes, diferenciando-se apenas:

o volume constitui-se em nova pasta aberta, ume em continuidade a um determinado processo. ocorre quando o processo tiver atingido a mdia de trezentas folhas. A abertura de volume de um processo s pode ser efetuada com o encerramento simultneo do volume anterior, mediante despacho que expresse o fato e indique o n do novo volume e o n do novo processo. A partir do despacho de encerramento do volume anterior, nenhuma outra juntada ou despacho poder ser nele efetuado, nem mesmo os referentes s sadas de arquivo para consulta. todas as novas juntadas e despachos devero ser feitas no ltimo volume. montar o novo processo na seguinte ordem:

- toda vez que aberto um volume ele recebe um nmero diferente do processo principal - no campo doc base a identificao do nmero do volume referente ao processo principal - data de abertura de cada volume
n

correo/alterao nos dados do processo principal (interessado, cdigo de classificao e detalhamento) as folhas de identificao devero ser trocadas em todos os volumes para que permaneam iguais. registrar um termo de alterao na ltima folha do ltimo volume. de forma conjunta ou independente o trmite de processos poder ocorrer de acordo com a necessidade:

- capa com janela - folha de identificao - documentos em ordem cronolgica

n

o novo volume ter sua numerao de folhas em seqncia numerao finalizada no volume anterior (capa e folha de rosto no so numeradas). As folhas devem ser numeradas e rubricadas no canto superior direito.

- para consulta pode tramitar todo o conjunto de volumes - para juntada de documentos deve tramitar somente o ltimo volume

28

ABertUrA de noVo VolUme

JUNTADA / ENTrANHAMENTO DE DOCUMENTOS

Ordenar cronologicamente os documentos a serem juntados Obedecer a seqncia numerada da ltima folha j presente no processo/protocolado para poder numerar as folhas juntadas

INCIO

o mesmo procedimento feito na folha, travs do despacho, para registrar a juntada, feito tambm atravs do sistema
Tela

PROTEOS

PROTEOS

Tela

Modelo de despacho

PROTEOS Registrar a juntada

PROTEOS dar entrada no processo/protocolado

Registrar no verso da folha, imediatamente anterior juntada o despacho contendo: l no das folhas juntadas l no do ofcio l seo responsvel pela execuo l data e assinatura do funcionrio

PROTEOS

Tela

5
Seguir: TRMITE

PROTEOS dar sada para o setor de destino

ATENO:

Todas as folhas juntadas, inclusive anexos, devero ser numeradas e rubricadas no canto superior direito da pgina da frente. proibida a repetio de nmeros seguidos de letras, como por exemplo: 14A

DESpACHO 2
Despacho de juntada/entranhamento de documentos (rodap do verso da folha anterior juntada). segue juntada das folhas de n ........... a ............, ofcio n ............... (setor, data, assinatura/carimbo).

29

JUntAdA / entrAnHAmento de docUmentos

A numerao (seqencial e contnua) deve ser feita por folha e no por pgina.

TELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 7 - Juntada de documento

JUntAdA / entrAnHAmento de docUmentos

TELA prOTEOS 7.1

0

TELA prOTEOS 5 - Sada

TELA prOTEOS 5.1

NOTAS
mBito de APlicAo: A JUntAdA deVe ser eFetUAdA Pelo setor de Protocolo oU Pelos PrPrios setores enVolVidos nAs decises oU ProVidnciAs Atinentes
n n

qualquer regularizao efetuada no processo deve ser registrada atravs de despacho esclarecedor. proibido o uso de repetio de nmeros seguidos de letras, por exemplo:11A, 5B, tal procedimento somente permitido ao drH da reitoria quando elabora apostila de alterao de nome de funcionrio. A apostila juntada ao processo de contrato, logo em seguida das folhas de contrato ou ttulo de contrato numerando a folha com o mesmo nmero da anterior acrescentado a letra A.

deve ocorrer atendendo a alguns procedimentos mnimos de segurana, de forma que se possa prevenir e detectar a retirada indevida de documentos, ou a alterao de sua seqncia. o funcionrio que junta qualquer folha ao processo responsvel pela juntada e por isso, obrigatrio numerar e rubricar a folha ou folhas juntadas. obrigatrio o registro do despacho de juntada, no rodap do verso da folha anterior juntada dos documentos. o despacho de juntada permite identificar o setor e o funcionrio responsvel pela juntada. A eventual falta de uma folha do processo ou protocolado pode ser motivo para punio administrativa.

Cuidado! n Ao se efetuar entranhamento de documentos antes de uma apostila de nome, com consequente renumerao de folhas, deve-se preservar a repetio do nmero seguido de letras na renumerao tambm.
n

importante: n o setor que receber processo com folhas juntadas sem numerao, rubrica e despacho, ou ainda com outros tipos de irregularidades, salto ou repetio de nmeros deve devolver origem para a devida correo.

na correo de irregularidades no processo referente numerao, no pode haver borres, rasuras, evitando o uso de corretivo lquido. tornar sem efeito a numerao anterior com um trao transversal em cima do nmero cancelado. registrar no processo e no sistema Proteos o termo de regularizao. o documento em papel de fax, devido a sua curta durao, dever ser reproduzido e sua cpia juntada ao processo.

1

JUntAdA / entrAnHAmento de docUmentos

ANEXAO DE prOTOCOLADO AO prOCESSO

A anexao deve obedecer a ordem cronolgica.

INCIO

Anexao do protocolado ao seu respectivo processo

Retirar a capa e a folha de rosto do protocolado que est sendo anexado e retirar tambm possveis cpias de documentos

PROTEOS

Tela

Modelos de termos

1
Renumerar e rubricar as folhas do protocolado anexado na seqncia do processo que sofreu a anexao. Tornar sem efeito a numerao anterior com o trao transversal.

PROTEOS dar entrada no protocolado anexado e no processo que recebeu a anexao

Registrar no verso da folha que precede a juntada do protocolado e na ltima folha do processo, os termos de anexao

PROTEOS

Tela

PROTEOS

Tela

PROTEOS Transao Anexao

PROTEOS dar sada para o setor de destino

AneXAo de ProtocolAdo Ao Processo

TErMO 1
termo de Anexao de protocolado a processo ltima folha do processo Anexamos o protocolado n ......................., constituindo fls ........................... a ........................... (setor, data, assinatura/carimbo). Verso da folha que precede a juntada do protocolado Anexamos o protocolado n ......................., constituindo fls ........................... a ........................... (setor, data, assinatura/carimbo).

2

TELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 8 - Anexao

TELA prOTEOS 8.1



AneXAo de ProtocolAdo Ao Processo

TELA prOTEOS 5 - Sadas

TELA prOTEOS 5.1

AneXAo de ProtocolAdo Ao Processo

NOTAS
n n n n



s permitido anexar um protocolado ao processo ao qual est vinculado. os dois devem estar com entrada no setor. mbito de aplicao: Protocolo e setores da Unidade. A capa do protocolado se estiver em bom estado pode ser reutilizada.

JUNTADA DE prOCESSOS
despacho do rgo solicitante na ltima folha de um dos processos envolvidos mencionando quais devero ser juntados e expondo a razo da solicitao. o processo mais antigo recebe o mais novo. mantem-se o nmero do processo antigo. A juntada deve obedecer a ordem cronolgica.

INCIO

Solicitao de juntada

Retirar a capa e a folha de rosto do processo que est sendo juntado e retirar tambm possveis cpias de documentos

PROTEOS

Tela

Modelos de termos

2
Renumerar e rubricar as folhas do processo juntado em sequncia numerao de folhas do processo que sofreu a juntada. Tornar sem efeito a numerao anterior com o trao transversal

PROTEOS dar entrada nos dois processos

Registrar no verso da folha que precede a juntada do processo mais novo e na ltima folha do processo os termos de juntada

PROTEOS

Tela

PROTEOS

Tela

PROTEOS Transao Juntada

PROTEOS dar sada para o setor de destino

Termo de juntada de processos ltima folha Providenciamos a juntada do processo n ......................., folhas de n .................. a ............., em atendimento ao solicitado na folha ...................(se no houver solicitao, descrever o motivo). (setor, data, assinatura/carimbo). Verso da folha que precede a juntada do processo mais novo Providenciamos a juntada do processo n ......................., folhas de n .................. a .............. (setor, data, assinatura/carimbo).

5

JUntAdA de Processos

TErMO 2

TELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 9 - Juntada

TELA prOTEOS 9.1

6

JUntAdA de Processos

TELA prOTEOS 5 - Sada

TELA prOTEOS 5.1

NOTAS
n

n n

executa-se quando observada a existncia de duplicidade de processos sobre um mesmo assunto ou correlatos que meream ser conduzidos em conjunto, transformando-se num nico processo. A juntada poder provocar alterao no assunto do processo ou do interessado. nesse caso recomendada a regularizao dos dados de identificao constantes na capa. registrar a alterao atravs de despacho na ltima folha do processo. Anotar o nmero do processo na 1 folha do processo a ser juntado, na frente, canto superior direito. mbito de aplicao: a juntada de processos somente poder ser efetuada pelo setor de Protocolo da Unidade ou Protocolo da reitoria.

7

JUntAdA de Processos

DESENTrANHAMENTO
Modelo de despacho

Modelos de termos

INCIO

Solicitao de desentranhamento por despacho ou requerimento

Registrar o termo de desentranhamento na ltima folha do processo e registrar tambm uma anotao na folha anterior s folhas desentranhadas

PROTEOS

Tela

10

PROTEOS

Tela

4
desentranhar os documentos

PROTEOS Registrar o termo de desentranhamento no despacho e dar sada para o setor de destino

PROTEOS dar entrada no processo/ protocolado

Encaminhar para trmite

O desentranhamento acontece quando necessrio a retirada de documento original para devoluo terceiros (com sua substituio por cpia autenticada pelo setor), a eliminao de cpias, a retirada de documentos juntados erroneamente ou a abertura de novos processos (nesse caso, no se faz a cpia de documentos). O desentranhamento s pode ser feito pelo setor de protocolo da unidade ou pelo protocolo da Reitoria. Tanto no despacho solicitante como no termo de desentranhamento devem constar: nmero de folhas a serem desentranhadas, motivo do desentranhamento e tipo do documento. O processo que teve folhas retiradas conserva a numerao original, permanecendo vago o nmero de folhas correspondentes ao desentranhamento.

DESpACHO 3
Despacho de desentranhamento de documentos do processo solicito o desentranhamento das folhas ................... a .................., tendo em vista .............................................. .............. (razo do desentranhamento). (setor, data, assinatura/carimbo).

TErMO 3

desentrAnHAmento

Termo de desentranhamento ltima folha desentranhamos documentos de folhas .............................. a ..........................., para fins de ............................... ............ (razo do desentranhamento), atendendo solicitao da folha ............................. . (setor, data, assinatura/carimbo) Folha anterior s folhas desentranhadas efetuar anotao indicando onde se encontra o registro do termo de desentranhamento: termo de desentranhamento folha ..................(n da ltima folha onde foi feito o termo). (setor,data, assinatura/carimbo)

8

TELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 10 - Despacho

TELA prOTEOS 10.1

o desentranhamento a retirada de um documento de um processo, s pode ser realizado mediante pedido justificado do interessado e devidamente despachado por autoridade competente. A retirada de documentos de um processo sem prvia autorizao pode ser objeto de apurao de responsabilidades. mbito de aplicao: somente o setor de Protocolo da Unidade pode executar desentranha-

mento de documentos de processo.

n

documentos juntados indevidamente ou em duplicidade, o setor de Protocolo da Unidade pode realizar o desentranhamento independente de requerimento, efetuando os devidos registros. quando a razo do desentranhamento for juntada indevida ou abertura de novo processo, mencionar no termo o nmero do processo onde o documento ser juntado ou o nmero do novo processo aberto.

9

desentrAnHAmento

NOTAS

ApENSAMENTO
Modelos de termos

INCIO

Solicitao de apensamento

Registrar os termos de apensamento na ltima folha dos processos apensados

Modelos de termos

PROTEOS

Tela

10

PROTEOS

Tela

4
Colocar colchetes para apensar os processos e/ou protocolados contracapa do processo principal

PROTEOS Registrar os termos de apensamento na tela despacho e dar sada para o setor de destino

PROTEOS dar entrada nos processos e/ou protocolados

Encaminhar para trmite

ATENO: Os processos apensados no podem ser arquivados.

TErMO 4
Termo de apensamento no processo/protocolado que receber o apensamento: Apensamos aos presentes autos o(s) processo(s)/protocolado(s) ..............(n do(s) processo(s)/ protocolado(s) apensado(s)), em atendimento ao solicitado na folha...........................(n da folha onde consta a solicitao). (setor, data, assinatura/carimbo) em cada um dos processos/protocolados apensados: o presente foi apensado ao processo/protocolado n ...................(n do processo/protocolado que recebeu o apensamento), em atendimento determinao do .............(sigla do rgo solicitante), folha .....................(n de folha onde consta a solicitao). (setor, data, assinatura/carimbo).

0

APensAmento

TELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 10 - Despacho

TELA prOTEOS 10.1

1

APensAmento

TELA prOTEOS 10.2 - Despacho

TELA prOTEOS 10.3

NOTAS
mBito de APlicAo: o APensAmento s Poder ser reAliZAdo Pelo setor de Protocolo dA UnidAde
n n

o Apensamento poder ocorrer entre processos, entre protocolados ou entre protocolados e processos durante o perodo em que estiverem apensados os processos e protocolados tero trmite idntico. o registro ser efetuado nos autos que recebeu o apensamento (ou seja, o processo principal). proibido o arquivamento de processos apensados..

2

APensAmento

DESApENSAMENTO
Retirar os colchetes para soltar os processos/ protocolados

INCIO

Solicitao de desapensamento

Modelos de termos

PROTEOS

Tela

10

PROTEOS

Tela

Modelos de termos

PROTEOS Registrar os termos de desapensamento na tela despacho e dar sada para o setor de destino

PROTEOS dar entrada nos processos e/ou protocolados

Registrar nos processos/protocolados os termos de desapensamento na ltima folha

Encaminhar para trmite

TErMO 5
no processo/protocolado que recebeu o apensamento desapensamos dos presentes autos os processo(s)/protocolado(s).......... (n dos processos/protocolados desapensados), em atendimento ao solicitado na folha.............(n da folha onde consta o pedido). (setor, data, assinatura/carimbo) em cada processo/protocolado apensado o presente foi desapensado do processo/protocolado n ............. (n do processo/protocolado onde estava apensado), em atendimento solicitao do..............(sigla do rgo solicitante), folha .............(n da folha onde consta a solicitao). (setor, data, assinatura/carimbo).



desAPensAmento

TELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 10 - Despacho

TELA prOTEOS 10.1



desAPensAmento

TELA prOTEOS 10.2 - Despacho

TELA prOTEOS 10.3

NOTAS
mBito de APlicAo: o desAPensAmento s Poder ser eFetUAdo Pelo setor de Protocolo dA UnidAde
n

Aps a deciso final, os processos ou protocolados devero ser desapensados, voltando a ter trmites independentes. proibido o arquivamento de processos apensados.

5

desAPensAmento

DESDOBrAMENTO
Tela

PROTEOS

1
Tirar cpia do ofcio e de seus anexos para cada interessado

INCIO

Fazer busca para localizar o processo de cada interessado

Modelos de termos

Grifar o nome do interessado na cpia do ofcio que ser juntado ao processo Juntar original no processo do primeiro interessado da lista

Registrar os termos de desdobramento no verso do original e das cpias

Seguir mdulo Juntada/ Entranhamento

TErMO 6
dever constar no verso do ofcio original um despacho conforme modelo abaixo, informando os processos que foram instrudos: tiramos cpia do presente documento para fins de instruo dos seguintes processos: (n do processo) - (interessado) (n do processo) - (interessado) (setor, data, assinatura/carimbo) dever constar, no verso de cada cpia do ofcio, um despacho conforme modelo abaixo: o original do presente ofcio foi entranhado ao processo n .............. (setor, data, assinatura/carimbo)

6

desdoBrAmento

TELA prOTEOS 1 - Busca

TELA prOTEOS 1.1 - Busca

TELA prOTEOS 1.2 - Busca

7

desdoBrAmento

TELA prOTEOS 7 - Juntada de documento

TELA prOTEOS 7.1

TELA prOTEOS 7.2 - Juntada de documento

TELA prOTEOS 7.3

8

desdoBrAmento

TELA prOTEOS 7.4 - Juntada de documento

TELA prOTEOS 7.5

TELA prOTEOS 5 - Sada

TELA prOTEOS 5.1

9

desdoBrAmento

NOTAS
n

necessrio efetuar um desdobramento quando um documento se refere a mais de um interessado para a mesma vantagem ou providncia solicitada no ofcio/requerimento. o desdobramento de documentos s poder ser efetuado pelos setores de Protocolo das Unidades. o original do documento ser sempre juntado ao processo do 1 interessado mencionado no ofcio. Para os demais ser providenciada cpia e anexado ao processo de cada interessado de acordo com o assunto solicitado. registrar no documento original e nas cpias os respectivos termos de desdobramento. quando o desdobramento envolver um conjunto grande de documentos, referente a muitos interessados solicitando a mesma providncia necessrio ter bom senso para efetuar o desdobramento, devem ser selecionados para cpia somente os documentos pertencentes a cada interessado, de forma a evitar a incluso de folhas desnecessrias no processo. Verificar as datas dos documentos a serem juntados no processo, que devero seguir ordem cronolGicA, Por AssUnto. caso a documentao que est sendo desdobrada for antiga, tomar o devido cuidado para que a juntada dos documentos no trunque nenhum assunto j providenciado e encerrado. Analisado o processo e identificada a posio correta do entranhamento das folhas, estas devem ser anexadas, numeradas e rubricadas. As folhas posteriores que j constavam do processo, antes do entranhamento, devem ser renumeradas e rubricadas na sequncia.

tornar sem efeito a numerao anterior, com um trao transversal em cima do nmero cancelado. registrar, no verso da folha imediatamente anterior juntada dos documentos desdobrados, o respectivo termo de entranhamento: entranhamos aos Autos documentos de folhas.........(n das folhas juntadas)...................., ofcio de nmero................(n do ofcio na forma padro).....................- original/cpia. (rgo, data, assinatura/carimbo) na ltima folha do processo efetuar despacho documentando o entranhamento de documentos e a renumerao de folhas: entranhamos aos Autos, em ordem cronolgica, documentos de folhas......................(n de folhas juntadas)...................., tendo em vista desdobramento de documentos com data de ....................(colocar data do documento desdobrado)........................, bem como providenciamos a renumerao das folhas seguintes. (rgo, data, assinatura/carimbo) quando a juntada feita no final do processo, as folhas devem ser numeradas e rubricadas em sequncia a ltima folha existente nos Autos. registrar, no verso da folha imediatamente anterior juntada dos papis, o respectivo despacho: segue juntada de folhas de n................ a...................., ofcio nmero................. (rgo, data, assinatura/carimbo) registrar a juntada no sistema Proteos, atravs da transao juntada doc.

50

desdoBrAmento

rEGULAriZAO DE iDENTiFiCAO DO prOCESSO / prOTOCOLADO

Modelos de termos

INCIO

Solicitao de regularizao na ltima folha do processo ou protocolado

Registro de regularizao no processo ou protocolado

Modelos de termos

PROTEOS

Tela

10

PROTEOS

Tela

11

PROTEOS

Tela

Registrar o termo de regularizao na tela despacho e dar sada para o setor de destino

PROTEOS Tela Alterao imprimir nova folha de rosto

PROTEOS dar entrada no processo/protocolado

TErMO 7
termo de regularizao de identificao de processo/protocolado. Alterao de interessado: Alterado o nome do interessado, na capa do presente, de.....................(nome anterior)............... para.......................(nome atual)................, conforme (despacho/documento) de fls.............. (setor, data, assinatura/carimbo) Alterao de Assunto: Alterado o Assunto, na capa do presente de: ................(descrio anterior).......................... para: .....................(nova descrio)................, tendo em vista...................(expor os motivos da alterao).................... (setor, data, assinatura/carimbo)

51

reGUlAriZAo de identiFicAo do Processo / ProtocolAdo

desmontar o processo/protocolado e substituir a folha de rosto

Encaminhar para trmite

TELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 11 - Alterao

reGUlAriZAo de identiFicAo do Processo / ProtocolAdo

TELA prOTEOS 11.1

52

TELA prOTEOS 11.2

TELA prOTEOS 11.3

TELA prOTEOS 11.4

TELA prOTEOS 10 - Despacho

5

reGUlAriZAo de identiFicAo do Processo / ProtocolAdo

TELA prOTEOS 10.1

NOTAS
mBito de APlicAo: reGUlAriZAo de identiFicAo somente Poder ser eFetUAdA Pelo setor de Protocolo dA UnidAde
n

A regularizao de identificao consiste em ato formal atravs do qual: Altera-se algum dado da identificao do processo ou protocolado, seja porque detecta-se incorreo, seja porque o prprio dado sofreu atualizao. ex.: Alterao do estado civil, com alterao do nome. completa-se dados faltantes. ex.: n do r.G., n funcional, n de convnio etc. A alterao de dados contidos na capa de um processo, ou na identificao de um protocolado, assim como a regularizao de falhas de autuao, s podero ser efetuadas pelo Protocolo da Unidade onde efetuou-se a sua abertura, ou pelo Protocolo de reitoria. no permitida a alterao do nmero do processo ou protocolado, data e hora de abertura e setor de abertura. A regularizao do interessado permitida quando, no decorrer do processo ou protocolado, ocorrerem situaes que tornem necessria a atualizao, tais como:
l n

cho no processo/protocolado ou atravs de ofcio, assegurando que foram atendidos todos os requisitos legais necessrios, tais como tipo de documento exigido, publicaes no doe etc.
l

existncia de documento comprobatrio de alterao ocorrida, cujos originais ou cpias possam ser juntados ou referenciados no processo/protocolado.

n n n

A regularizao do interessado tambm permitida quando for identificada a ocorrncia de erro quando da abertura do processo/protocolado, que possa ser comprovado pelos documentos iniciais. nesse caso no necessria a solicitao formal atravs de despacho para que proceda a regularizao. A regularizao do Assunto da capa permitida na ocorrncia de situaes, formalmente registradas, em que a descrio existente no mais corresponde ao objetivo do processo/protocolado:
l

reGUlAriZAo de identiFicAo do Processo / ProtocolAdo

Juntada de um processo a outro, alterando o assunto do processo que recebeu a juntada. existncia de descrio mal elaborada, ou erros de digitao , na ocasio da abertura do processo/protocolado, dificultando o imediato entendimento do contedo, ou dificultando a busca no sistema automatizado.

Alterao do nome, em funo de casamento, divrcio, etc., quando tratar-se de pessoa fsica. Alterao da razo social, quando pessoa jurdica. Alterao de nome de rgo interessado, quando ocorrer reestruturao interna. Juntada de processo a outro, que implique em alterao de assunto da capa e, em decorrncia, tambm o interessado.

A alterao tambm permitida quando o acrscimo de algum dado relevante se faz necessrio para facilitar a recuperao da informao no sistema Automatizado Proteos. ex.: n de convnio, n funcional. A regularizao do n do documento base tambm permitida, quando for cadastrada fora do padro estabelecido pelo ofcio circular dc-1/2681/dc. o n da caixa Arquivo tambm pode ser alterada, toda vez que o processo sofrer remanejamento de caixa. A regularizao de identificao, envolvendo alterao de dados da capa do processo/protocolado dever ser formalmente registrada no processo/protocolado, atravs de despacho esclarecedor.

Observao: Quando de alterao de nome do interessado, em processos tipo Pessoal, devero ser regularizadas as capas de todos os processos existentes para o interessado.

Para que se proceda regularizao de identificao do interessado ser necessrio:

l

5

solicitao formal por parte de rgo competente da Universidade, atravs de despa-

EXTrAviO DE prOCESSO/prOTOCOLADO E ABErTUrA DE 2a viA

Utilizar o mesmo nmero de processo para registro nos papis

INCIO

Solicitao de abertura de 2a via de processo extraviado

Reunir as cpias dos documentos que compunham o processo extraviado

Modelo de termo

PROTEOS

Tela

10

PROTEOS

Tela

11

Registrar Termo de abertura de 2a via na tela despacho e dar sada para o setor de destino

PROTEOS Tela Alterao acrescentar no campo doc Base, logo aps o nmero do ofcio a expresso 2a via. Gerar e imprimir folha de rosto.

PROTEOS

Tela

PROTEOS Registrar a entrada do nmero do processo extraviado

Modelo de termo

8
Encaminhar para trmite

Montar, capear, numerar e rubricar as folhas do processo

Registrar na ltima folha do processo o Termo de abertura de 2a via

TErMO 8
termo de abertura de 2a via Providenciamos abertura de 2 via do processo n....................., tendo em vista que o original encontra-se extraviado desde...............(data do extravio)................, junto ao setor................(nome do setor onde ocorreu o extravio)..............Alteramos a identificao do processo acrescentado 2 via no campo doc base (rgo, data, assinatura/carimbo)

55

eXtrAVio de Processo/ProtocolAdo e ABertUrA de 2a ViA

TELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 11 - Alterao

eXtrAVio de Processo/ProtocolAdo e ABertUrA de 2a ViA

TELA prOTEOS 11.1

56

TELA prOTEOS 11.2

TELA prOTEOS 11.3

TELA prOTEOS 11.4

TELA prOTEOS 10 - Despacho

TELA prOTEOS 10.1

57

eXtrAVio de Processo/ProtocolAdo e ABertUrA de 2a ViA

NOTAS
n

Vias de um processo constitui-se em um exemplar que dele se obtenha, com caractersticas exatamente iguais, constituindo-se, portanto em rplica das folhas, um do outro. somente o Protocolo da Unidade de procedncia do processo poder efetuar abertura de 2 via para trmite, despacho, e juntada de documentos, aps esgotadas as providncias de localizao da via extraviada, em funo da urgncia em dar andamento ao assunto objeto. A 2 via ser montada totalmente ou parcialmente, atravs de cpias que eventualmente se disponha dos documentos que compunham o processo extraviado. A 2 via criada em funo do extravio s poder tramitar e receber despachos enquanto a via original permanecer extraviada. Uma vez localizada a 1 via, a 2 via dever ser extinta, efetuando-se a juntada somente dos documentos que no constam do processo original. Acessar o sistema Proteos, dar entrada no processo e atravs da transao Alterao apagar do campo doc base o dado 2 via, concluir a transao. Gerar e imprimir a folha de identificao. Juntar ao processo original os documentos da 2 via que no constam da via original, eliminando as cpias, e tomando o devido cuidado para que haja coerncia na ordenao dos documentos e no assunto tratado no mesmo.

se necessrio, dar seqncia numerao das folhas, cancelando com um trao a numerao anterior. registrar, no processo e no sistema, um despacho sobre a localizao do processo original, juntada de documento, bem como de alterao dos dados de identificao. tendo em vista a localizao da via original do processo n ................................, providenciamos juntada da 2 via, constituindo folhas ......................(mencionar o n das folhas)......................Alteramos a folha de identificao do processo eliminando o dado 2 via do campo documento base. rgo, data, assinatura/carimbo dar sada para o setor de destino. trocar a folha de identificao do processo. liberar para trmite. os mesmos procedimentos so vlidos para protocolados.

n n n n

procedimentos
n

cABe AdministrAo sUPerior instAUrAr Processo de APUrAo de resPonsABilidAde reFerente Ao desAPArecimento do Processo oU ProtocolAdo.

n n

58

eXtrAVio de Processo/ProtocolAdo e ABertUrA de 2a ViA

rEGiSTrO DE iNFOrMAES EM prOCESSOS E prOTOCOLADOS

n

As informaes e os despachos devem ser redigidos em folha de informao, com linguagem clara, precisa e restrita ao assunto. devem conter assinatura com identificao do responsvel, seguida da designao do cargo ou funo, setor e data. toda deciso, providncia ou informao dever ser objeto de registro atravs de despacho ou lavratura de termos nos respectivos processos ou protocolados e tambm no sistema Proteos (transao despacho). os registros devero ser efetuados em seqncia, e sempre na ltima folha juntada ao processo ou protocolado. os despachos em processos ou protocolados devero ser feitos nos espaos em branco da ltima folha, inclusive de seu verso, ainda que se trate de ofcios, memorandos, ou documentos correlatos.

Fica proibido despacho ou informao quando se tratar de original de certides de qualquer origem, escrituras, documentos pblicos ou tipo de documento em relao ao qual se deseja preservar as caractersticas iniciais. quando houver mais registros a efetuar e a ltima folha, incluindo o verso, estiver terminando, ser juntada folha em branco destinada a novos despachos. A folha em branco juntada dever ser numerada e rubricada. A juntada da nova folha dever ser objeto de despacho na folha anterior. mencionando-se o seu nmero e a data de juntada. As pginas e espaos que no contenham informaes, quando no forem aproveitadas devero ser inutilizadas por meio de trao diagonal.

59

reGistro de inFormAes em Processos e ProtocolAdos

ArQUivAMENTO
PROTEOS

Tela

conferncias INCIO

PROTEOS dar entrada nos processos

PROTEOS

Tela

12

PROTEOS Arquivar: digitar o nmero dos processos e atribuir um nmero de caixa para os processos

ATENO Nenhum processo ser arquivado sem o despacho de autoridade competente, constando a expresso ARqUIvE-SE. Sero responsveis pelos danos causados Universidade as autoridades que determinarem o arquivamento de processos ainda pendentes de soluo. deve-se verificar a regularidade dos processos atravs: - da existncia de despacho final; - da regular numerao de todas as folhas; - da inutilizao de todos os espaos em branco. Nenhum processo poder ser arquivado com documentos na contracapa. Processos apensados no podem ser arquivados. depois do arquivamento o processo s poder sair do Setor de Arquivo quando for solicitado para consulta ou para juntada de documentos.

TELA prOTEOS 4 - Entrada

60

ArqUiVAmento

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 12 - Arquiva processo

TELA prOTEOS 12.1

NOTAS
mBito de APlicAo: o ArqUiVAmento de Processos s Poder ser reAliZAdo Pelo setor de Protocolo, setor de ArqUiVo e setores AdministrAtiVos qUe mAntm ArqUiVo corrente
n

Processos com irregularidades, devolver diretoria da rea ou Assistncia Administrativa para encaminhamento e soluo.

so autorizados a determinar o arquivamento de processos:

61

ArqUiVAmento

Aps a conferncia dos processos, caso estejam corretos, colocar carimbo de confere a numerao de folhas.

reitor chefe de Gabinete Vice-reitor Pr-reitor coordenador Geral secretrio Geral Procurador chefe diretor de Unidade Prefeito Assistente tcnico diretor de departamento diretor de diviso supervisor Administrativo chefe de seo

DESArQUivAMENTO
PROTEOS

Tela

13

INCIO

Solicitao de consulta ou solicitao para Juntada de documentos

PROTEOS desarquivar

PROTEOS

Tela

Seguir: JUNTAdA dE dOCUMENTOS

Encaminhar ao setor solicitante

PROTEOS dar sada para o setor solicitante

Consulta

devoluo

Seguir: ARqUIvAMENTO

TELA prOTEOS 13 - Desarquiva processo

62

desArqUiVAmento

TELA prOTEOS 13.1

TELA prOTEOS 5 - Sada

TELA prOTEOS 5.1

NOTAS
mBito de APlicAo: o desArqUiVAmento de Processo s Poder ser eXecUtAdo Pelo setor de Protocolo, setor de ArqUiVo e setores AdministrAtiVos qUe mAntm ArqUiVo corrente
n n

Unidades e rgos da UsP podero consultar processos originrios de outras unidades, que estejam no Arquivo central da rUsP, mediante solicitao por escrito e autorizao do coordenador da codAGe.

pedido e Sada de processos os processos administrativos disciplinares, de sindicncias ou que contenham matria reservada s podero ser desarquivados e requisitados pela consultoria Jurdica, Gabinete do reitor, codAGe, diretor da Unidade, Assistente Administrativo e pelos presidentes das comisses de Processos Administrativos ou de sindicncias. Unidades e rgos da UsP s podero solicitar ao Arquivo central da rUsP, processos originrios de sua unidade ou a ela pertinentes.
n

colocar nos processos que esto saindo do arquivo, carimbo correspondente a encaminhamento de processos e despach-los.

6

desArqUiVAmento

os pedidos podero ser efetuados por telefone, por formulrio prprio ou por correio eletrnico (e-mail).

CONCEiTOS BSiCOS DE prOTOCOLO E ArQUivO

ABertUrA de Processo ABertUrA de ProtocolAdo ABertUrA de VolUme Acesso AcondicionAmento AlterAo Ato de registrar um processo no sistema de Protocolo Proteos. Ato de registrar um protocolado no sistema de Protocolo Proteos. tela do sistema Proteos que permite registrar a criao de um novo volume, Possibilidade de consulta a documentos. Processo de embalagem destinado a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. tela do sistema Proteos que permite corrigir erros ocorridos na abertura, registrar mudana ou acrescentar dados de identificao. A alterao pode ser feita nos seguintes campos: doc base, interessado, assunto e detalhamento do assunto. tela do sistema Proteos que permite registrar a juntada de protocolado ao processo. Para juntada de documentos a processo ou protocolado, use Juntada doc. o apensamento o ato de colocar um processo junto a outro, quando este deve servir de elemento elucidativo ou subsidirio para instruo daquele, continuando ambos com existncia prpria e independente. , portanto, uma unio de processos em carter temporrio. operao que consiste em guardar documentos nos seus devidos lugares, em rea que lhes so prprias. conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos. tela do sistema Proteos que permite registrar o arquivamento de processos e atribuir um nmero de caixa. Ao pela qual a autoridade administrativa determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao. 1. conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por processo de acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, e conservados em decorrncia de seu valor. 2. entidade administrativa responsvel pela custdia, pelo processamento tcnico e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. . edifcio ou uma das partes em que so guardados os documentos. . Pea de mobilirio destinada guarda de documentos. determinao da atividade que gerou ao documento. conjunto de documentos que constituem um processo. Ato de reunir numa s pasta um conjunto de documentos sempre que o contedo e a importncia do assunto exigirem tramitao pelas vrias Unidades ou rgos da UsP, visando encaminhamento, manifestao ou deciso administrativa. 1. na recepo de documentos pelo Protocolo, denomina-se busca a procura por processos j existentes relacionados ao documento recebido. 2. sistema Proteos , transao que permite localizar processos ou protocolados que foram abertos na UsP. tela do sistema Proteos que permite a impresso da folha de identificao. cdigo composto por uma letra que indica a funo, completada por um nmero correspondendo atividade especfica que, no contexto da funo, gerou o documento. o acesso s informaes relativas a identificao e localizao fsica de processos e/ou protocolados bem como outras informaes acessrias para o funcionamento do sistema, como setores e Funcionrios. Permite tambm a emisso de relatrios de controle. Ver desentranhamento de documento. o desapensamento o procedimento inverso ao apensamento. consiste em desanexar um ou vrios processos. tela do sistema Proteos que permite desarquivar o processo para trmite, com a finalidade de atender pedidos de consulta ou para efetuar juntada de documentos. Procedimento inverso ao da juntada de documento ou entranhamento. consiste em retirar um ou mais documentos de um processo, informando o destino dado a esses documentos.

AneXAo APensAmento

ArmAZenAmento ArqUiVAmento ArqUiVA Processo ArqUiVe-se ArqUiVo

AssUnto AUtos AUtUAo em Processos BUscA

cAPA cdiGo de clAssiFicAo consUltA Proteos

desAneXAr desAPensAmento desArqUiVAmento desentrAnHAmento de docUmentos

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desPAcHo

detAlHAmento de AssUnto docUmento docUmento BAse

registro por escrito de uma deciso ou providncia dada em um processo ou protocolado. 2. tela do sistema Proteos que permite o registro de decises ou providncias tomadas em Processo ou Protocolado. informaes complementares ao assunto, tais como datas de vencimento, valores, nmeros de notas fiscais, descrio de mobilirio, equipamentos, itens de despesa, etc. Unidade constituda pela informao e seu suporte (meio onde a informao reside: papel, disquete, etc.). documento inicial que servir como referncia formal para abertura de um processo ou protocolado. A identificao do documento base dever ser registrada de forma especificada no of. circ. dc-1/26/81/dc/6/11/81 : setor emitentente do doc. / num. do documento Ano / setor superior do emitente dAcA/25 2008/dA dAcA = setor emitente; 25 = nmero do ofcio; 2008 = ano do ofcio; dA = setor superior do setor emitente; Para documentos com emitente externo utilize as iniciais do emitente. Para documentos sem nmero represente apenas o ano: ex: requerimento de eduardo da silva com data de 0/05/2008 2008/req/es tela do sistema Proteos que permite registrar o recebimento de processos e protocolados pelo setor. Ver juntada de documento. Folha de rosto em papel A com os dados de identificao do processo/ protocolado, equivale folha 1 do processo ou protocolado. conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referente produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Pessoa, empresa, rgo da UsP, rgo do governo ou outra entidade diretamente afetada pelas decises tomadas em relao ao assunto do Processo ou Protocolado. Ato de anexar formalmente um documento ou folha contendo informaes ou despachos a um protocolado ou processo. os documentos so inseridos no processo obedecendo ordem cronolgica de sua apresentao. Para juntada de protocolado ao processo use Anexao. tela do sistema Proteos que permite registrar juntada de um ofcio ou documento no automatizado a um processo ou protocolado e dar despacho sobre o assunto a que se refere. Para juntada de protocolado ao processo use Anexao. A juntada de processos consiste na incorporao definitiva de um processo ao outro, quando tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas. o processo de origem mais recente ser incorporado ao anterior, prevalecendo o n mais antigo. Gerado automaticamente pelo sistema de Protocolo Proteos, aps o registro dos dados, com a seguinte composio: ex.: Processo n. 08.1.20.1.2 08 ano 1 tipo processo 20 nmero do processo na Unidade 1 nmero da Unidade (reitoria) 2 dgito de controle

1.

entrAdA entrAnHAmento FolHA de identiFicAo Gesto de docUmentos interessAdo JUntAdA de docUmento

JUntAdA doc JUntAdA de Processos

nmero do Processo/ ProtocolAdo

nmero do Processo/ ProtocolAdo (cont.)

ex.: Protocolado n. 08.5.20.1.0 08 - ano 5 - tipo protocolado 20 - nmero do protocolado na Unidade 1 - nmero da Unidade ( reitoria) 0 - dgito de controle

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Processo

termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. ProtocolAdo constitui uma autuao provisria de documentos que somente deve ser feita quando o processo sobre o assunto no estiver disponvel. tomadas todas as decises e providncias pertinentes ao assunto, deve ser juntado ao processo respectivo. ProtocolAr registrar no sistema de Protocolo Proteos, atribuindo-se um cdigo de identificao. Protocolo 1. denominao geralmente atribuda a setores encarregados de recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso. 2. comprovante da recepo de documentos caracterizados por um nmero que tambm registrado no respectivo documento. . livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. sAdA tela do sistema Proteos que permite registrar a sada de processos e protocolados de um setor, informando o setor para onde foi encaminhado. sistemA de Protocolo sistema que tem por objetivo armazenar e fornecer informaes que identifiquem dA UsP a existncia e a localizao de documentos que envolvam o registro de atos e fatos de natureza administrativa/jurdica de interesse da UsP. termo declarar por escrito um ato ou fato associado ao protocolado ou processo. termo de encerrAmento nota utilizada para registrar o encerramento de um volume de processo. o de VolUme sistema permite gerar e imprimir o termo. Ver tambm Volume. trAmitAo de 1. denominam-se pontos de tramitao todas as Unidades por onde um processo Processos e docUmentos eventualmente passa depois que sai do Protocolo. 2. sequncia de diligncias e aes prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, at seu julgamento ou soluo. VolUme Abertura de nova pasta para processo quando atinge o limite de 00 folhas.

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Bibliografia
Manual do PROTEOS; Dicionrio de Terminologia Arquivstica, de autoria de Helosa L. Bellotto e Ana Maria de Almeida Camargo, publicado em 1996 pela Associao dos Arquivistas Brasileiros e pela Secretaria de Estado da Cultura.

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