2011

Manual Software de Consultas

OFICINA DE SISTEMAS Oficina de Planeacin Departamento de Sistemas

11/03/2011

Manual Software de Consultas

Contenido
MANUAL DE USUARIO SOFTWARE DE CONSULTAS ............................................................................ 3 1. REQUISITOS ............................................................................................................................. 3 2. ACTIVAR VENTANAS EMERGENTES ......................................................................................... 3 2.1. Internet Explorer............................................................................................................. 3 2.2. Mozilla Firefox ................................................................................................................. 4 2.3. Gogle Chrome .................................................................................................................. 4 3. INICIAR EL SOFTWARE ............................................................................................................. 6 3.1. INICIO DE SESION COMO INVITADO................................................................................ 8 3.1.1. CUANDO ES UNA ESTADISTICA POR AO ................................................................... 9 3.1.2. CUANDO ES UNA ESTADISTICA GENERAL ................................................................. 10 3.2. INICIO DE SESION COMO USUARIO REGISTRADO ......................................................... 12 4. EXPORTAR ARCHIVO A EXCEL................................................................................................ 16 5. CERRAR SESIN DE USUARIO ................................................................................................ 18

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MANUAL DE USUARIO SOFTWARE DE CONSULTAS

Este software se crea con el objetivo de poder acceder a la Informacin de las Bases de Datos del Instituto desde cualquier lugar con una conexin a Internet y as facilitar la entrega de informes de los funcionarios de cualquiera de las dependencias del Instituto dentro o fuera del mismo, tambin se facilita el acceso a usuario externos o Invitados a que accedan a cierto tipo de Informacin.

1. REQUISITOS
Conexin a Internet. Navegador WEB (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera o Google Chrome) actualizado.

2. ACTIVAR EMERGENTES

VENTANAS

Antes de Iniciar es necesario activar las Ventanas Emergentes o quitar el bloqueo de las mismas. 2.1. Internet Explorer Abrir el Navegador Web. En la parte superior estn el men de Opciones, vamos a Herramientas, Bloqueador de Elementos Emergentes y damos clic en la opcin que dice Desactivar el bloqueador de elementos emergentes las ventanas emergentes quedan activadas. Si al acceder al men Herramientas, Bloqueador de Elementos Emergentes aparece Activar el bloqueador de elementos emergentes no hacer nada, ya las ventanas emergentes estn activadas.

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2.2. Mozilla Firefox Abrir el Navegador Web. En la parte superior estn el men de Opciones, vamos a Herramientas, Opciones y damos clic.

Se abre una ventana en la cual seleccionamos en la parte Superior la opcin que dice Contenido, desactivamos la casilla que dice Bloquear ventanas emergentes y luego damos clic en aceptar.

2.3. Gogle Chrome Abrir el Navegador Web. En la parte superior derecha dar clic en la imagen de la herramienta y a continuacin clic en Opciones.

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Se abre una ventana en la cual seleccionamos en la parte Superior la opcin que dice Avanzadas, luego dar clic en el botn Configuracin de contenido.

Se abre una nueva ventana con titulo Configuracin de contenido, en men Funciones de la derecha selecciona Ventanas emergentes y en la parte izquierda seleccionar Permitir que todos los sitios muestren ventanas emergentes y luego dar clic en Cerrar.

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3. INICIAR SOFTWARE

EL

Para acceder a el software deben abrir el Navegador Web (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera o Google Chrome) y en la barra de navegacin escribir la siguiente direccin www.idesac.gov.co, luego presionan ENTER y aparecer lo siguiente en pantalla.

En la parte derecha de la pantalla hay un MENU llamado APLICACIONES en el cual hay cuatro (4) opciones deben seleccionar la que est sealada en la imagen a continuacin y dice Sistema de Consultas.

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Al dar Clic se abrir una nueva ventana en la cual se muestra un formulario de acceso a la aplicacin Web en el cual solicita un Usuario y una Clave como se muestra a continuacin.

El Software maneja varios tipos de usuarios de los cuales uno de ellos es invitado el cual est definido por omisin; para los otros se deber haber solicitado previamente la creacin de este usuario y clave con el Administrador del Sistema en la Oficina de Sistemas del Idesac.

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3.1. INICIO DE SESION COMO INVITADO Para que una persona acceda como usuario invitado solo debe digitar en la casilla destinada para Clave (Sealada con la flecha roja) la palabra Invitado as como se muestra imagen en la parte inferior del formulario resaltado con un recuadro rojo. Luego deben dar clic en el botn Ingresar para iniciar la sesin como Invitado. La sesin se cierra automticamente despus de cierto tiempo de inactividad.

En la ventana de sesin de Invitado, se tienen varios elementos: En la parte superior derecha (resaltado con color rojo) el nombre de la persona que ha iniciado la sesin, en este caso es Invitado. En la parte superior izquierda aparece una imagen en forma de X. En la parte del centro de la pantalla (Sealado con la flecha roja) aparece la lista de las consultas que puede realizar la persona como invitado. Estos se muestran en la imagen a continuacin.

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Para Utilizar cualquiera de las consultas lo nico que se debe hacer es dar clic sobre el nombre de la consulta que desea realizar. En la pantalla aparecen los siguientes elementos: 3.1.1. CUANDO ES UNA ESTADISTICA POR AO En la parte superior izquierda (resaltado con color rojo) aparece una imagen de una flecha de forma curva en color amarillo que es para volver a la ventana de sesin de Invitado. En la parte del centro aparece un letrero (subrayado en color rojo con la palabra Estadstica y seguida de la descripcin de la consulta. En la parte del centro de la pantalla (Sealado con la flecha roja) aparece la caja de texto en la cual debe ingresar los cuatro (4) dgitos del ao que quiere consultar para realizar la consulta debe dar clic en el botn Realizar Consulta.

Cuando se presiona el botn que dice Realizar Consulta la consulta se abrir automticamente en una ventana emergente (Ver Activar Ventanas Emergentes) como se muestra a continuacin.

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En la Ventana de la consulta de manera automtica se activa el botn Exportar a Excel como se muestra en la imagen a continuacin. Vale aclarar que se exporta a formato Excel y no a Word o PDF debido a la gran cantidad de informacin que puede llegar a generar una consulta.

Procedimiento para exportar a Excel, dar clic en el siguiente enlace: Exportar Archivo A Excel 3.1.2. CUANDO ES UNA ESTADISTICA GENERAL En la parte superior derecha (resaltado con color rojo) aparece una imagen de una flecha de forma curva en color amarillo que es para volver a la ventana de sesin de Invitado. En la parte del centro aparece un letrero (subrayado en color rojo con la palabra Estadstica y seguida de la descripcin de la consulta. Para realizar la consulta debe dar clic en el botn Realizar Consulta.

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Cuando se presiona el botn que dice Realizar Consulta la consulta se abrir automticamente en una ventana emergente (Ver Activar Ventanas Emergentes) como se muestra a continuacin.

En la Ventana de la consulta de manera automtica se activa el botn Exportar a Excel como se muestra en la imagen a continuacin. Vale aclarar que se exporta a formato Excel y no a Word o PDF debido a la gran cantidad de informacin que puede llegar a generar una consulta.

Procedimiento para exportar a Excel, dar clic en el siguiente enlace: Exportar Archivo A Excel

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3.2. INICIO DE SESION COMO USUARIO REGISTRADO Para que una persona acceda como usuario registrado debe haber solicitado previamente un Usuario y una Clave, que se digitaran en los campos de texto correspondiente. Luego deben dar clic en el botn Ingresar para iniciar la sesin. La sesin se cierra automticamente despus de cierto tiempo de inactividad.

En la ventana de sesin de Usuario, se tienen varios elementos: En la parte superior derecha (resaltado con color rojo) el nombre de la persona que ha iniciado la sesin, en este caso es Wilmer. En la parte superior izquierda aparece una imagen en forma de X. En la parte del centro de la pantalla (Sealado con la flecha roja) aparece la lista de las consultas que puede realizar la persona que ha iniciado sesin (Varia de una a otra). Estos se muestran en la imagen a continuacin.

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Para Utilizar cualquiera de las consultas lo nico que se debe hacer es dar clic sobre el nombre de la consulta que desea realizar. La interfaz cambia bastante ya que en esta el usuario puede agregar parmetros o condiciones adicionales de acuerdo a sus necesidades. En la pantalla aparecen los siguientes elementos: En la parte superior izquierda (resaltado con color rojo) una imagen de una flecha de forma curva en color amarillo que es para volver a la ventana de Inicio de Sesin. En la parte superior derecha (resaltado con color rojo) aparece el nombre del usuario con el que se est iniciando sesin. En la parte del centro de la pantalla (Sealado con un recuadro color verde) aparecen los siguientes elementos. a) Precondicin. Es un campo de texto que ha sido cargado por el administrador previamente y que NO SE PUEDE MODIFICAR. b) Lista de Campos. Esta lista nos muestra los campos o columnas de la base de datos que se est consultando en ese momento, puede seleccionar una o varias segn las necesidades del usuario. c) Operador Condicional. Es una lista que nos muestra lo operadores como son: Mayor, Menor, Mayor Igual, Menor Igual, Diferente e Igual. d) Valor. Es un campo de texto en el cual se debe agregar el valor numrico (Se debe agregar el numero N) o de texto (Se debe agregar con comilla sencilla as Texto) que se va a comparar con la condicin seleccionada en el campo anterior. e) Botones. Son para agregar las nuevas condiciones en el cuadro de texto diseado para las consultas sealado en el recuadro rojo grande. Botn Or. Agrega el operador lgico O a la consulta. Botn And. Agrega el operador lgico Y a la consulta. Botones ( ). Agrega parntesis a la consulta. Botn Agregar Condicin. Agrega una lnea a la consulta

con los valores previamente escogidos (Campo, Operador condicional y Valor). Oficina de Planeacin Departamento de Sistemas

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f) Campo de Texto de Consulta. Es un rea que puede ser modificada por el usuario de acuerdo a sus necesidades, es donde se digitan las condiciones que el usuario genera con los valores seleccionados anteriormente (Campo, Operador condicional y Valor). NOTA. La consulta debe tener bien organizados los operadores Lgicos, recordando que si es Y se deben cumplir las dos condiciones, si es O se cumple cualquiera de las dos opciones, tambin debe llevar los respectivos parntesis para que la consulta se ejecute correctamente y se muestra sea la deseada.

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Cuando se presiona el botn que dice Realizar Consulta la consulta se abrir automticamente una ventana emergente (Ver Activar Ventanas Emergentes) como se muestra a continuacin.

En la Ventana de la consulta de manera automtica se activa el botn Exportar a Excel como se muestra en la imagen a continuacin. Vale aclarar que se exporta a formato Excel y no a Word o PDF debido a la gran cantidad de informacin que puede llegar a generar una consulta.

Procedimiento para exportar a Excel, dar clic en el siguiente enlace: Exportar Archivo A Excel

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4. EXPORTAR ARCHIVO A EXCEL

Para exportar el documento a Excel se debe dar clic sobre el botn Exportar a Excel, se mostrara una ventana pequea como se muestra a continuacin en la cual debe escoger que desea hacer con el archivo que se est generando Abrir, Guardar o Cancelar, se recomienda escoger la opcin Guardar.

Al presionar el botn guardar se abre una ventana, en la parte derecha aparecen las carpetas o direcciones del computador y la flecha roja apunta la casilla donde se puede cambiar el nombre. Paso seguido se deba dar clic en el botn guardar.

El navegador descargara el archivo y cuando finalice se ver una ventana as en la cual se debe dar clic en el botn Abrir.

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Al abrir el archivo Excel mostrara un mensaje de alerta en el cual dice que el archivo tiene un formato diferente y pregunta si desea abrirlo, se debe dar clic en el botn Si. Este mensaje se debe a que el archivo viene con filtros precargados para facilidad del usuario.

El Programa Excel mostrara una nueva venta en la cual se debe seleccionar la opcin Como tabla XML y luego dar clic en el botn Aceptar.

El Programa Excel mostrara una ltima venta en la cual se debe dar clic en el botn Aceptar.

Ya puede visualizar la informacin organizada por columnas y con los filtros que estn sealados en los recuadros rojos. Los filtros sirven para seleccionar subgrupos de informacin de acuerdo a cada los nombre de la fila dentro de las columnas que tenga el archivo.

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5. CERRAR USUARIO

SESIN

DE

Para cerrar la Sesin de CUALQUIER USUARIO se puede dar clic en cualquier momento en la imagen que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla con una X, como se muestra en la imagen a continuacin.

Al dar clic en esta imagen volvemos a la ventana de inicio de sesin en la cual se puede volver a ingresar o simplemente cerrar la ventana para salir totalmente de la aplicacin.

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