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Crditos

PRESENTACIN
El poder contar con una herramienta til y eficiente, es una de las preocupaciones permanentes de los docentes y de aquellos otros funcionarios que la responsabilidad de llevar informes de registros de calificaciones de sus estudiantes, as como datos de matrculas, expedientes y horarios entre otros por parte de los administradores y encargados del sistema en la institucin. Esta capacitacin pretende ser una respuesta concreta a esta necesidad de que los educadores conozcan y utilicen la herramienta, para lograr ser eficaces en la organizacin de los procesos de enseanza y aprendizaje. Se tomara en cuenta los elementos que integran el sistema como instalacin del PIAD, ingreso de datos en el mismo, uso del registro electrnico, elaboracin de reportes as como lograr que este ultimo alimente el sistema principal facilitando la inclusin de los nombres con cdulas. Se darn estrategias y los procedimientos que pueden emplearse en su labor cotidiana, como lo son informes peridicos de calificaciones, documentos de direccin (planillas, rendimiento acadmico u otros), reporte de situacin estudiantil a padres que visitan la institucin. Esta antologa fue elaborada con esmero y dedicacin en la direccin Regional Grande del Trraba por la Asesora de Capacitacin y Desarrollo Educativo, con la colaboracin de los siguientes funcionarios: Lic. Reinhol Ruz Ruz Lic. Erick Cerdas Gonzlez Lic. Samuel Vargas Nez Lic. Juan Jimnez Arias Prof. Marcela Chacn Daz Prof. Ana Lorelly Monge Vargas Prof. Gustavo Enrique Bustos Prof. Cristian Ziga Rojas Prof. Melvin Ferreto Cano Analista de Sistemas, Analista de Sistemas, Analista de Sistemas, Analista de Sistemas, Recargo PIAD Recargo PIAD Recargo PIAD Docente de Informtica Docente de Informtica

Tabla de contenidos
Crditos................................................................................................................................... 2 Presentacin ............................................................................................................................ 3 Tabla de contenidos ................................................................................................................ 4 Sistema PIAD ......................................................................................................................... 8 Qu es el Proyecto PIAD? ................................................................................................ 8 Elementos del Sistema de Informacin: ............................................................................. 8 Beneficios ........................................................................................................................... 9 Responsabilidad del usuario. .............................................................................................. 9 Caractersticas mnimas de la mquina para la instalacin del sistema. ............................ 9 Cmo saber cul Service Pack tiene mi mquina? ......................................................... 10 Cambiar el Nombre de la Unidad C: ................................................................................ 10 Configuracin el Internet Informacin Service (I.I.S.) en Windows Vista y Win 7 .... 10 Configuracin el Internet Informacin Service (I.I.S.) en VISTA .............................. 11 Configuracin el Internet Informacin Service (I.I.S.) en XP ................................. 11 Instalacin de Cleanup_tool solo XP ............................................................................ 12 Instalacin de Framework 3.5, Solo XP ...................................................................... 12 Instalacin de MySQL 5.0 (setup) .................................................................................... 13 Instalacin de MySQL Administrador ............................................................................. 13 Instalar el MySQL Tools 5.0 ............................................................................................ 13 Instalar el MySQL Migration-toolkit ............................................................................... 14 Instalar el MySQL query-browser .................................................................................... 14 Instalar el MySQL Conector............................................................................................. 15 Abrir MySQL ................................................................................................................... 15 Restaurar base de datos en Blanco ................................................................................... 16 Para instalar PIAD ............................................................................................................ 16 Para instalar PIAD en Win 7 ............................................................................................ 16 Permisos del PIAD ........................................................................................................... 17 Dar permisos del PIAD en Windows XP y Vista ...................................................... 18 Cmo encontrar y agregar usuarios Faltantes? .....18 Dar los permisos una vez que todos los USUARIOS estn agregados ......................... 19 Dar permisos del PIAD en Windows Seven 7 .............................................................. 20 4

Cmo encontrar y agregar usuarios Faltantes? (IUSR) en Windows Seven 7 ........... 21 Ingreso al piad .................................................................................................................. 22 Sistema / parmetros ......................................................................................................... 22 Agregar el escudo de la institucin................................................................................... 23 Configuracin del curso lectivo ........................................................................................ 24 Activacin del curso lectivo ............................................................................................. 25 Gestin de asignaturas ...................................................................................................... 25 Modulo horario ................................................................................................................. 26 Gestin de aulas ............................................................................................................... 28 Funcionarios..................................................................................................................... 29 Lista de funcionarios ........................................................................................................ 29 Ingresar un nuevo funcionario ......................................................................................... 29 Modificar funcionario ...................................................................................................... 30 Disponibilidad Acadmica ............................................................................................... 31 Grupos por nivel .............................................................................................................. 32 Gestin planes de estudio ................................................................................................. 33 Impresin de boletas ......................................................................................................... 33 Matrcula de estudiantes ................................................................................................... 34 Prematrcula de estudiantes .............................................................................................. 35 Ratificacin de matrcula .................................................................................................. 36 Ratificacin de estudiantes ............................................................................................... 36 Ratificacin de matrcula de grupos ................................................................................. 37 Matricula Extraordinaria................................................................................................... 37 Gestin de grupos ............................................................................................................. 37 Gestin de subgrupos........................................................................................................ 38 Modificar el docente a cargo de una asignatura en determinado grupo a la cantidad De lecciones que este imparte ...39 Gestin de subgrupos........................................................................................................ 40 Gestin manual de subgrupos ........................................................................................... 41 Asignar estudiantes a grupos ............................................................................................ 42 Formar subgrupos ............................................................................................................. 43 Matrcula de asignaturas ................................................................................................... 44 Estudiantes que reciben la asignatura de religin ............................................................. 45 Horario del centro educativo ............................................................................................ 45 Completar horario ............................................................................................................. 46 5

Horario del estudiante ....................................................................................................... 47 Manejo de boletas de conducta ......................................................................................... 48 Generar nota de conducta ................................................................................................. 49 Registro de calificaciones ................................................................................................. 50 Generar el Registro de Calificaciones .......................................................................... 50 Subir el Registro Digital ............................................................................................... 51 Imprimir informes al hogar .............................................................................................. 52 Modificar nota .................................................................................................................. 54 Reportes ............................................................................................................................ 55 Usuarios ............................................................................................................................ 55 Registro Electrnico ............................................................................................................. 57 Qu es el Registro Electrnico? ...................................................................................... 57 Cules registros electrnicos existen? ............................................................................ 57 Caractersticas ............................................................................................................... 57 Requerimientos ............................................................................................................. 58 Pasos a seguir para completar la informacin segn el Registro Electrnico:................ 58 Archivos de registro electrnico:...................................................................................... 59 Cmo ingresar al registro electrnico? ........................................................................... 60 Trabajando con el Registro Electrnico ........................................................................... 61 Cmo configurar los datos de usuario? .......................................................................... 61 Cmo modificar los datos administrativos? ................................................................... 62 Cmo editar los datos del grupo? ................................................................................... 62 Cmo editar los parmetros del grupo? .......................................................................... 63 Cmo ingresar la informacin de los estudiantes existentes: ......................................... 64 Cmo modificar la informacin de los estudiantes?....................................................... 64 Pasar lista de asistencia (rpida o en clase): ..................................................................... 66 Cmo ingresar las evaluaciones? .................................................................................... 66 Cmo crear un instrumento en un componente? ............................................................ 68 Elaboracin de instrumentos de pruebas: ......................................................................... 71 Aplicacin de la evaluacin de la asistencia: ................................................................... 71 Aplicacin de la evaluacin del concepto. ....................................................................... 73 Cmo ingresar estudiantes provenientes?....................................................................... 74 Cmo ingresar la nota de un estudiante proveniente? .................................................... 74 Cmo averiguar si hay estudiantes sin calificaciones asignadas? .................................. 74 6

Cmo generar reportes? .................................................................................................. 75 Cmo respaldar el registro electrnico? ......................................................................... 76 Cmo recuperar el archivo de respaldo del registro electrnico? .................................. 76 Vinculacin Sistema PIAD Registro Electrnico .......................................................... 76 Requerimiento en el sistema PIAD para generar los registros electrnicos: ............... 76 Cmo descargar el registro electrnico desde el PIAD ................................................ 77 Cmo cargar el registro electrnico al PIAD? ................................................................ 78 Contactos .......................................................................................................................... 79

PROGRAMA DE INFORMATIZACION PARA EL ALTO DESEMPEO (PIAD)

Qu es el Proyecto PIAD?
El Proyecto PIAD es una iniciativa de la sociedad civil que busca crear las condiciones para generar un alto impacto en la realidad educativa, especialmente en la disminucin de la desercin y los efectos de la pobreza en la educacin mediante el desarrollo e implementacin de herramientas informticas que automatizan procesos administrativos y mejoran la toma de decisiones para los docentes, directores(as) y jerarcas del Ministerio de Educacin Pblica. La datos contenidos tanto en los registros digitales como en el Sistema de

Informacin PIAD, es informacin oportuna, rpida, efectiva, vlida y confiable, que permite la toma de decisiones que contribuyan en el mejoramiento curricular y administrativo del proceso educativo nacional y a la vez, desarrollar los procesos de Auto evaluacin y elaboracin de Plan de Mejoramiento, contenidos en el Sistema Nacional de Evaluacin de la Calidad Educativa. La responsabilidad de dirigir este proceso en el MEP, es de la Direccin de Gestin y Evaluacin de la Calidad.

Elementos del Sistema de Informacin:

Seguridad. Parmetros del Sistema. Matrcula de Estudiantes. Horarios. Expediente de Estudiantes Expedientes de Funcionarios. Notas (Registro Digital o manual). Inventarios de Enseres. Plan Operativo Anual. Reportes

Beneficios
Fortalece la organizacin, mejora la gestin, la toma de decisiones en el centro educativo. Permite un acceso fcil, rpido y confiable de la informacin. Provee informacin, Reportes, individual y grupal. Ayuda a personalizar el proceso de enseanza aprendizaje. Disminuye la carga administrativa. Las herramientas diseadas son gratuitas

Responsabilidad del usuario.

Realizar respaldos de la informacin. Proteger el equipo, con antivirus, licencias, mantenimiento y otros Fomentar el trabajo en equipo, formacin de grupos de usuarios. Evaluar el uso del PIAD dentro del centro educativo. Otros que la administracin cree importante.

Caractersticas mnimas de la mquina para la instalacin del sistema.

Las versiones de sistema operativo no pueden ser en las versin de bsica o starter Utilizar sistemas operativos: Windows XP, Vista o Win 7 Business, Ultimate y Premium. La mquina debe tener Service Pack 2 Utilice el Google Chrome como explorador. Evite utilizar el Internet Explorer y el Mozilla, ya que estos ltimos producen errores en el programa. La mquina debe tener al menos 1 Gb de RAM como mnimo 9

Cmo saber cul Service Pack tiene mi mquina?

Click en Inicio Se ubica en Mi PC o Equipo y da clic derecho Dar clic en propiedades Aqu se observa cual Service Pack tiene su mquina instalado

Cambiar el Nombre de la Unidad C:

Antes de instalar el PIAD. Ir al disco duro y cambiar el nombre al disco Duro, para que se llame Servidor Como se hace? Abrir Mi PC Clic derecho en la unidad C: Buscar la opcin cambiar nombre y digitarle el nombre servidor

Configuracin el Internet Informacin Service (I.I.S.) en Windows Vista y Win 7 Clic en Inicio. Panel de control, Una vez ah, selecciones el icono Programas y caractersticas Luego el de Activar o desactivar caractersticas de Windows (ubicado a la izquierda) Al hacer esto se abre ventana y se selecciona Internet, Informacin Service. Abre todo lo que se encuentre utilizando el (+) en las carpetas y cuando abra todo, mrquelos con un Clic. (hasta juegos) Luego aceptar y esperar. Algunas veces se reinicia.

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Configuracin el Internet Informacin Service (I.I.S.) en VISTA

Clic en Inicio. Panel de control, Una vez ah, selecciones el icono Programas caractersticas Luego el de Activar o desactivar caractersticas de Windows (ubicado a izquierda) Al hacer esto se abre ventana y se selecciona Internet, Informacin Service. Abre todo lo que se encuentre utilizando el (+) en carpetas y cuando abra todo, mrquelos con Clic. Luego aceptar y esperar. Algunas veces se reinicia y

la

las un

Configuracin el Internet Informacin Service (I.I.S.) en XP

para configurar el Internet Informacin Service (I.I.S.) Para instalar el I.I.S. deber de tener el disco de instalacin de Windows XP dentro de la mquina, luego Inicio. Panel de control Agregar o quitar programas Agregar o quitar componente de windows Seleccione el icono de Servicios de Internet informacin Service Clic en siguiente. Espere que se haga la instalacin.

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IMPORTANTE en WIN 7
En Windows Seven (7) no hacer los siguientes procedimientos de instalacin: Instalacin de Cleanup_tool Instalacin de Framework 3.5 Debido a que el Win 7 ya lo tiene incorporado entre las caractersticas.

Instalacin de Cleanup_tool solo XP

Se debe de limpiar la mquina de las versiones anteriores de Freamwork. Abrir la carpeta PIAD y seleccione: Instaladores Click en Framework Click en dotnetfx_cleanup_tool Doble click en Cleanup_tool Al hacer esto aparece un cuadro en el cual seleccionar si Click en Acepte los trminos Click en Cleanup Now

Instalacin de Framework 3.5, Solo XP

Luego de aplicar el cleanup_tool continuamos con la instalacin del framework 3.5: Clic en Instaladores. Clic en Framework. Doble Clic en Dotnetfx35 Al hacer esto cargar el programa. Clic en He ledo los trminos de contrato la licencia y los ACEPTO Clic en Instalar Luego de esto procede a la descarga.

de

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Instalacin de MySQL 5.0 (setup)

Para instalar el MySQL 5.0 ir a la carpeta PIAD. Click en Instaladores, Click en MySQL., Doble click en Setup.exe Al hacer esto carga el programa. Y siga las siguientes indicaciones: Next, (verifique que este seleccionada la typical) next, install. (aqu empieza a cargar) Skip, next, Finish, next, next, Service machine, next, next, next, next, next, next, next, Muestra una pantalla despus del procedimiento anterior: Digitamos root en New root password y en confirm Next Excecute Si falla algn check o presenta alguna pantalla presionar Retry Finish

Instalacin de MySQL Administrador

Doble click en: mysql-administrator-1.1.7-win Next Clic en I accept the terms, (para aceptar los trminos), next, next, complete, next install. Al hacer esto se instalar solo, luego De click en finish

o o o

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Instalar el MySQL Tools 5.0

Doble Click en: o mysql-gui-tools 5.0-r1a-win32.msi, Next o Clic en I accept the terms, (para aceptar los trminos), next, next, Complete, next. o Install. o Deje que se instale solo, una vez inatalado presione o finish.

Instalar el MySQL Migration-toolkit

Doble Click en: mysql-migration-toolkit-1.0.21-rcwin32.msi Next Clic en I accept the terms, (para aceptar los trminos), next, next, Complete, next. Install.

Deje que se instale solo, una vez inatalado presione finish.

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Instalar el MySQL query-browser

Doble Click en: mysql-query.browser-toolkit-1.1.19-win.msi Next Clic en I accept the terms, (para aceptar los trminos), next, next, Complete, next. Install. Deje que se instale solo, una vez inatalado presione finish.

o o o o o

Instalar el MySQL Conector

En la carpeta PIAD: Instaladores, MySQL, MySQL ConnectorNet Doble Clic Conector next, acepte los trminos, next, next, Complete, Install. Deje que se instale solo y dele Finish.

Abrir MySQL
Siga el siguiente procedimiento. Clic en Inicio.(parte inferior a la izquierda en el escritorio) Todos los programas, MySQL, Administrador. Automticamente al seguir el procedimiento se abre una ventana en la cual aparece la siguiente leyenda: Serverhost: localhost (automtico) User name: root si no aparece, lo escribe Deber escribir el Password: el cual es root. Luego Clic en Ok.

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Restaurar base de datos en Blanco

Una vez en MySQL Clic en restore, Luego se abre una ventana y le da Clic en Open Backupfile Segn su necesidad de instalacin, busque la Base de datos que mejor se ajuste Busca en las carpeta PIAD: Instaladores Base de Datos. BD_en blanco: (Aqu se instala la base de datos que se requiera, primaria, secundaria acadmica o tcnica) Clic start restore Al hacer esto Carga la Base de Datos.

Para instalar PIAD

Aqu es donde se hace la diferencia entre la instalacin de los diferentes sistemas de PIAD. Abra la carpeta PIAD segn su necesidad: Instalador PIAD primaria. Instalador PIAD tipo de colegio Instalador PIAD (el setup es para Windows vista) Al hacer esto: Acepte los trminos.

Para instalar PIAD en Win 7

Para ingresar a la instalacin se busca el archivo entre las carpetas. (setup) Una vez ah le accesamos con clic derecho y escogemos Ejecutar como administrador. Solo de esta forma podremos instalar.

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Una vez dentro aparecer una pantalla en la que se selecciona acepto y luego siguiente.

En la siguiente hoja, cambiar el nombre en el espacio servidor, y colocar el nombre de la mquina, igual que aparece. Por ultimo abrir la cejilla en la parte inferior y seleccionar classic NET apppool

Permisos del PIAD

Antes de comenzar con los permisos revisar si la computadora tiene las opciones de carpeta: Inicio, Mi PC. En la parte de arriba de la pantalla, selecciona Herramientas Opciones de carpeta, Ver. Baja con la barra vertical. Quita la opcin de Utilizar uso compartido simple de archivos Aplicar Aceptar

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Dar permisos del PIAD en Windows XP y Vista

Para que el PIAD funcione se debe de dar los permisos a las carpetas archivos y Log en la siguiente ubicacin: Inicio, Mi PC, DISCO LOCAL (Servidor), INETPUB, wwwroot, PIAD Dentro encontrarn las carpetas de log y archivos Los selecciona cada uno por separado. Una vez seleccionados, dar Clic derecho para abrir la ventana y luego seleccionamos propiedades Una vez ah, selecciona la pestaa de Seguridad Una vez en el apartado de seguridad, aparecen los nombres de usuarios, que tienen acceso a dicho directorio. Debemos agregar, dos permisos que se llama IWAM y otro de nombre ASPNET.

Cmo encontrar y agregar usuarios Faltantes? (ASPnet e IWAM)

Clic al botn de AGREGAR. Se abre una ventana, donde se nos habilitar esta pantalla. Clic en Avanzadas Se abre otra ventana

Clic en Buscar Ahora

Una vez hecho el procedimiento anterior. En la parte de abajo Buscaremos ASPNET y lo marcamos, para agregarlo a los usuarios utilizados y damos un Clic en ACEPTAR. Repetimos el proceso para agregar el Usuario IWAM 18

Dar los permisos una vez que todos los USUARIOS estn agregados
Seleccione cada uno por separado (ASPnet e IWAM) para realizar el siguiente procedimiento. Seleccione uno de ellos. Al hacer esto aparecer en la parte intermedia unos cuadritos que dicen permitir y denegar, para dar los permisos marque todas las casillas de click en todos los que aparecen. O bien seleccione la primera opcin que se llama Control total Despus de esta etapa Dar click en el botn de opciones avanzadas. (Aparecer otra ventana) Ah aparecern permisos con la leyenda permitir y denegar Eliminar los que digan denegar, dando un click sobre ellos, luego en el botn quitar Repita todo el procedimiento anterior con el otro usuario. Por ltimo en la parte inferior, marca con un check, la leyenda que dice reemplazar las entradas de permisos. Esto con C/u. Aplica y acepta. NOTA: Si no les habilita la opcin de Quitar Dele Clic en la marca, que dice Heredar del objeto principal las entradas de permisos, en la parte inferior. Luego de esto aparece una ventana. Clic en la opcin de COPIAR. Despus de este procedimiento se habilita la opcin de Quitar. Y con esto si se pueden eliminar las opciones que tengan, del tipo denegar.

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Dar permisos del PIAD en Windows Seven 7

Para que el PIAD funcione se debe de dar los permisos a las carpetas archivos y Log en la siguiente ubicacin: Inicio, Mi PC, DISCO LOCAL (Servidor), INETPUB, wwwroot, PIAD Dentro encontrarn las carpetas de log y archivos Los selecciona cada uno por separado. Una vez seleccionados, dar Clic derecho para abrir la ventana y luego seleccionamos propiedades Una vez ah, Selecciona la pestaa de Seguridad y busca el usuario IIS_ IUSR para der el permiso Marcamos todas las opciones en la parte inferior, deben estar permitidas y ninguna denegada. Dar click en el botn de opciones avanzadas. Clic en cambiar permisos Quitar todos los que digan Denegar

Si no les habilita esta opcin deben de eliminar la marca, que dice Incluir todos los permisos heredables del objeto primario de este objeto en la parte inferior.

Al hacer esto aparece un cuadro en el que seleccionan Agregar Quita las denegadas. Aplica y acepta.

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Para que estos permisos apliquen a todos los documentos que se inserten en estas carpetas es necesario, que marquemos la opcin de abajo que dice:Reemplazar las entradas de permisosetc.

Cmo encontrar y agregar usuarios Faltantes? (IUSR) en Windows Seven 7

Clic al botn de AGREGAR. Se abre una ventana, donde se nos habilitar esta pantalla. Clic en Avanzadas Se abre otra ventana Clic en Buscar Ahora Una vez hecho el procedimiento anterior.

En la parte de abajo Buscaremos IUSR y lo marcamos, para agregarlo a los usuarios utilizados y damos un Clic en ACEPTAR.

Volvemos a la pantalla principal, lo escogemos y repetimos el proceso de los permisos

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INGRESO AL PIAD
En la casilla Nombre de usuario se ingresa: admin En la casilla Contrasea se debe ingresar la contrasea que les proporcion ASIS al centro educativo.

Nota: Una vez ingresado en el PIAD se puede modificar el nombre de usuario y/o contrasea, adems de agregar nuevos usuarios con sus correspondientes claves de acceso. SISTEMA / PARAMETROS
Esta seccin permite modificar valores de instalacin, denominados parmetros, con los cuales funciona el sistema. La primera seccin que se debe modificar una vez que se instala el sistema de informacin es la pgina de SISTEMA/PARMETROS Para modificar uno de los parmetros daremos un click, sobre el nombre del parmetro, que se encuentra de color azul. Al darle click al nombre del parmetro, se cargar la informacin del parmetro. Luego procedemos a modificar en la casilla del valor, el parmetro. Una vez modificado este valor, procedemos a Guardar, dando un click en el botn de GUARDAR, y aceptamos las ventanas de confirmacin.

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AGREGAR EL ESCUDO DE LA INSTITUCIN

El escudo que se agrega en este apartado ser el que se mostrar en todos los reportes que genere el sistema. Sistema Parmetros

Hay dos formas de agregar el escudo al sistema

Forma N1: Desde el explorador de Windows: o Asignar un nombre sin espacios y smbolos especiales al archivo del escudo. o Copiar el archivo que contiene el escudo a la ruta: C:\inetpub\wwwroot\PIAD\img Desde el PIAD: o En el campo valor ingresar: ../img/Escudo.JPG o La palabra Escudo.JPG se sustituye por nombre del archivo correspondiente a la imagen del escudo de la institucin. o Clic en la opcin Guardar.

Forma N2: Desde el explorador de Windows: o Asignar el nombre Escudo.JPG al archivo que contiene el escudo de la institucin. o Copiar el archivo que contiene el escudo a la ruta: C:\inetpub\wwwroot\PIAD\img Desde el PIAD: o En el campo valor ingresar: ../img/Escudo.JPG o Clic en la opcin Guardar.

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CONFIGURACION DEL CURSO LECTIVO

Para activar el curso lectivo debemos ingresar en SISTEMA / CURSO LECTIVO / CONFIGURACIN / ACTIVAR CURSO LECTIVO Para configurar el curso lectivo, iremos a SISTEMA / CURSO / CONFIGURACIN En la parte inferior de esta pantalla, se carga el curso lectivo que usted desea modificar o se puede crear uno nuevo. Se debe de ingresar las fechas de inicio y fin de cada uno de los perodos: Prematrcula, Matrcula, Primer, Segundo y Tercer perodo, Primera y Segunda convocatoria de aplazados, Primer y Segundo Semestre, y Primera y Segunda convocatoria de pruebas nacionales. Es requisito ingresar todos los perodos del curso lectivo para poder trabajar con todas las opciones del sistema.

Cursos lectivos ingresados .

Nota: La configuracin del curso lectivo se debe hacer una vez al ao, al inicio de ste.

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ACTIVACIN DEL CURSO LECTIVO

Esta funcionalidad permite escoger el curso lectivo y el periodo que por omisin aparecern seleccionado en las listas de cada una de las pantallas del sistema de informacin. Sistema Curso lectivo Activar curso lectivo

GESTIN DE ASIGNATURAS
Administracin Gestin de Asignaturas

Esta seccin permite agregar, modificar y consultar las asignaturas impartidas por la institucin. En sta seccin se configuran las asignaturas que tienen subgrupos como talleres, tecnologas, educacin fsica, entre otros. La informacin que aparece en sta seccin es la siguiente:

Nombre: Nombre de la asignatura. Descripcin: Descripcin de la asignatura. Estado: Activa o Inactiva. Tipo: Bsica, Tcnica o artstica, Idioma extranjero, Ciencia o Conducta. Es componente de: Si la asignatura es componente (hija) 25

de alguna otra asignatura: Taller, Tecnologa, Especialidad, debe seleccionarse en este campo, de lo contrario debe aparecer Sin asignar. Evaluacin: Bisemestral, Unisemestral, Trimestral o Sin evaluacin. Cantidad de subgrupos: Cantidad de subgrupos en que se divide la asignatura. Los subgrupos se configuran: o Manual: recomendado para asignaturas de Tecnologas y Talleres exploratorios (el usuario hace la divisin de forma manual). o Sistema: recomendada para las asignaturas de Educacin fsica y Taller de Industriales y Hogar (el sistema hace la divisin de subgrupos de forma automtica). Iniciales: Letras que se le asignan a la asignatura para que aparezca en varios reportes, como asistencia y horarios. Color: Color que identifica la asignatura en el horario general.

MODULO HORARIO

Horarios Mdulo horario

Este mdulo permite integrar en un solo horario las jornadas de la institucin, as como definir la duracin de las lecciones, recreos y cualquier otro espacio dentro del horario.

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Pasos: Ingresar la hora de inicio. Ingresar la hora de salida. Clic en el botn Agregar. Repetir estos pasos hasta completar las horas de todas las lecciones, recreos y dems espacios del horario.

Una institucin puede tener ms de una jornada. Esto sucede cuando se imparten lecciones de 40 minutos y otras de 60 minutos por ejemplo.

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Pasos: Ingresar el nombre de la jornada. Clic en el botn Agregar. Clic en la opcin Seleccionar de la jornada deseada. En horario: o Seleccionar la Hora, Da, Tipo. o Clic en el botn Agregar. Dentro de cada da del horario seleccionar el tipo (no asignada, leccin y recreo). Clic en el botn Guardar.

GESTIN DE AULAS
Horarios Gestin de aulas

Esta seccin permite agregar, modificar y consultar la informacin de las aulas de la institucin. En la descripcin del aula debe incluirse el nombre de la seccin o el nombre del docente, con base en la modalidad que utilice la institucin (aula por grupo o aula por docente). El sistema permite adems que se maneje una combinacin de las dos modalidades.

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FUNCIONARIOS
Expedientes Expediente de los funcionarios

LISTA DE FUNCIONARIOS
En este apartado se muestran todos los funcionarios ingresados en el sistema. Desde aqu se pueden ingresar nuevos funcionarios o modificar los existentes.

Ingresar un nuevo funcionario

Al presionar el botn nuevo de la pantalla anterior, se muestra el mdulo para ingresar los datos del expediente. Pasos: Seleccionar la nacionalidad. Ingresar el nmero de cdula en formato de 9 dgitos (1 01234 0456), para los nacionales. Si la nacionalidad es CR, clic en la opcin Buscar. Esto le permitir buscar la persona dentro de la base de datos del PIAD. En caso de no encontrarla, presionar clic en la opcin Buscar persona. Desde aqu le permitir buscar a dicho funcionario en la Base de Datos de Nacimientos obtenida del Servicio Civil. De esta manera se cargaran automticamente los datos de del funcionario (nombre y apellidos, sexo y fecha de nacimiento).

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Una vez cargado el nombre, ingresamos la informacin solicitada y le damos GUARDAR. Expedientes Expediente de los funcionarios Nuevo

Modificar funcionario
Expedientes Expediente de los funcionarios

Seleccionar el primer apellido de un funcionario

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Disponibilidad Acadmica
Esta seccin permite definir para cada docente el tipo de nombramiento, cantidad de lecciones, asignaturas a cargo, si posee aula fija o no y seleccionar las lecciones para las que est disponible. Expedientes Expediente de los funcionarios

Seleccionar el primer apellido de un funcionario

Disponibilidad Acadmica

En este apartado se debe seleccionar las asignaturas que imparte el docente. Est seleccin es necesaria para asignar profesores a los grupos en gestin de grupos.

Nota: Para GUARDAR los cambios solo presione clic una vez.

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En el apartado Disponibilidad del docente se debe elegir la disponibilidad o no en cada una de las lecciones. Se debe hacer este proceso para poder generar el horario de manera xitosa.

GRUPOS POR NIVEL

En este apartado se definen la cantidad los grupos por nivel para un curso lectivo. Una vez creados los grupos no se pueden modificar desde esta seccin. Si requiere realizar algn cambio en la configuracin de los grupos, ingrese a Matrcula-GruposGestin. Matrcula Grupos Grupos por nivel

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Seleccionamos el nivel, ingresamos la cantidad de grupos para ese nivel y le damos un click al botn AGREGAR. Al finalizar con todos los niveles, damos al botn GUARDAR.

GESTIN PLANES DE ESTUDIO

Esta seccin permite administrar los planes de estudio de los niveles, los cuales son usados para la creacin de grupos y la promocin de estudiantes. Es decir, en este apartado se definen la cantidad de lecciones semanales por materia que se imparten en los diferentes niveles. Matrcula Planes de estudio

IMPRESIN DE BOLETAS
Esta seccin permite la impresin de boletas de prematrcula y conducta.

Matrcula

Prematrcula

Impresin de Boletas

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Texto que se imprimir en la boleta. Cada institucin agrega la informacin que necesite.

Una vez ingresado la informacin que la institucin crea oportuna para la boleta de prematrcula, presionar clic sobre el botn Generar".

MATRCULA DE ESTUDIANTES
Existen tres formas de matricular un estudiante. Prematrcula. Ratificacin. Extraordinaria.

Nota: Para matricular un estudiante desde cualquiera de las opciones, primero se debe de crear el curso lectivo desde la opcin Curso Lectivo Configuracin.

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PREMATRCULA DE ESTUDIANTES
Esta seccin permite agregar, modificar y consultar las boletas de prematrcula.

Matrcula

Prematrcula

Ingreso de boletas

Se deben de ingresar los siguientes datos para incluir la prematrcula: Seleccionar el curso lectivo. Nmero de boleta. Seleccionar el nivel que se desea prematricular. Seleccionar de la lista el nombre del funcionario que realiza la prematrcula. (Se debe haber incluido al menos un funcionario) Seleccionar la nacionalidad del estudiante. Nmero de cdula (en caso de no conocer, se puede buscar mediante el apellidos y nombre en las opciones Buscar estudiante o Buscar personas es ms general).

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RATIFICACIN DE MATRCULA
Esta seccin permite ratificar la matrcula por estudiante. Deben ser estudiantes regulares para poder gestionar este proceso. Existen dos maneras de ratificar la matrcula de los estudiantes. Ratificacin de estudiantes Ratificacin de grupos

Ratificacin De Estudiantes
Matrcula Matrculas Ratificacin de estudiante

Pasos: Consultar el estudiante. Esta consulta puede realizar por: Nivel, nmero de cdula, nombre o primer apellido. Clic botn consultar. Seleccionar la opcin Ratificar de la lista que se muestra en Resultados de la consulta. Para poder la ratificar un estudiante, este debe estar aprobado, en caso contrario, el sistema lo rechaza.

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Ratificacin De Matrcula De Grupos Esta seccin permite ratificar la matrcula de todo un grupo o seleccionar los estudiantes que se desean ratificar de un grupo especfico.
Matrcula Matrculas Ratificacin de grupos

Clic para chequear el o los estudiante(s) que se desea ratificar.

MATRICULA EXTRAORDINARIA
Se matriculan estudiantes en los niveles. Adems es posible eliminar matrculas o modificarlas. Este es el proceso ms sencillo para incluir estudiantes, no requiere que se ingrese todos los datos del expediente. No es necesario que el estudiante est prematrculado. Matrcula Matrculas Extraordinaria

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GESTIN DE GRUPOS
Esta seccin permite agregar, modificar, eliminar y consultar la cantidad de grupos de cada nivel. Tambin permite asignar el docente a cargo de cada asignatura de la carga acadmica correspondiente a cada grupo. Matrcula Grupos Gestin

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Pasos: Llenar el primer bloque de datos correspondientes a: curso lectivo, nivel, Cupo de estudiantes, nmero de grupo, docente gua. Agregar la carga acadmica: o Docente, asignatura y cantidad de lecciones. o Clic botn Agregar. o Repetir estos dos pasos hasta agregar todo el bloque de asignaturas correspondiente a la carga acadmica de cada grupo o seccin. Cuando la carga acadmica este completa, clic en el botn Guardar.

Modificar el docente a cargo a una asignatura en determinado grupo o la cantidad de lecciones que est imparte.

Pasos: Seleccionar el curso lectivo, nivel y grupo. Clic en el botn Consultar. Clic en la opcin Editar correspondiente a docente que se desea editar. Seleccionar el nuevo docente y/o la cantidad de lecciones de este docente para dicho grupo. Clic en la opcin Modificar. Clic en el botn Guardar.

Nota: En el caso de las asignaturas que poseen subgrupos, no se le asigna el docente, este se asigna en el apartado de Gestin de Subgrupos.

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GESTIN MANUAL DE SUBGRUPOS

Esta seccin permite asignar los docentes que imparten las asignaturas que se dividen en subgrupos. nicamente para las asignaturas que se eligieron que se configuran por Sistema en el apartado Gestin de Asignaturas. (Educacin Fsica, Artes Industriales y Educacin para el hogar) Matrcula Subgrupos Gestin

Clic para modificar el docente que imparte dicha asignatura a ese subgrupo.

Esta opcin solo permite ingresar los docentes. Pasos: Seleccionar: Curso lectivo, Nivel, Grupo y Subgrupo. Clic en el botn Consultar. Clic en la opcin Editar. Seleccionar el docente para dicho subgrupo. Clic en la opcin Modificar.

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GESTIN MANUAL DE SUBGRUPOS

Esta seccin permite gestionar los subgrupos en los cuales se dividen las asignaturas. Consulte primero para confirmar si este existe y luego configure su informacin. Es recomendable utilizar esta opcin para las asignaturas de talleres y tecnologas.

Matrcula

Subgrupos

Gestin Manual

Pasos: Seleccionar: Curso lectivo, Nivel, Grupo, el taller y el subgrupo. Clic en el botn Consultar. Seleccionar el Docente, Nivel, Perodo y Asignatura. Clic en el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores para cada perodo (semestre) y asignatura de cada subgrupo. Clic en el botn Guardar.

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ASIGNAR ESTUDIANTES A GRUPOS Esta seccin permite la conformacin de los grupos Pasos para incluir estudiantes a un grupo especfico: Seleccionar el curso lectivo. Seleccionar el nivel. Elegir el grupo en que se desea incluir el estudiante. Seleccionar el o los estudiantes que se desean agregar al grupo, de la lista de la izquierda. Clic botn

Matrcula

Grupos

Asignar estudiantes a grupo

Estos botones permiten incluir o sacar el estudiante seleccionado del grupo. Depus de que el estudiante ha sido agregado al grupo, este aparece en la lista de la derecha(lista de estudiantes asignados al grupo).

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FORMAR SUBGRUPOS Esta seccin permite asignar a los estudiantes a las asignaturas que tienen subgrupos.

Matrcula

Subgrupos

Formar

. Pasos: Seleccionar el curso lectivo, nivel, grupo y asignatura. Clic botn consultar. Chequear las casillas para formar los grupos. Clic botn guardar.

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MATRCULA DE ASIGNATURAS En sta seccin permite matricular manualmente las asignaturas que arrastra o adelanta un estudiante.

En las casillas donde aparecen nicamente la seccin, indica que lleva el bloque completo.

Asignaturas matriculadas

Nota: Las asignaturas de orientacin y conducta se crean automticamente en el nivel.

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ESTUDIANTES QUE RECIBEN LA ASIGNATURA DE RELIGIN Para especificar en el Sistema que estudiantes Si Reciben Religin: Chequear (hacer clic) la casilla Recibe religin para cada estudiante que recibe. Esta debe quedar marcada. Clic en el botn Guardar.

HORARIO DEL CENTRO EDUCATIVO

A continuacin se presentan los requisitos para realizar el proceso de construccin de horarios de forma exitosa. Informacin del centro educativo. Oferta docente. Demanda de lecciones.

Preparar la informacin del centro educativo

[mdulo horario no actualizado] [aulas sin agregar]

Ir a Horarios-Mdulo horario

Ir a Administracin-Gestin aulas
[por cada aula]

Actualizar las horas Ingresar informacin del aula Guardar los cambios Guardar los cambios Actualizar jornadas

Guardar cambios

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COMPLETAR HORARIO
Horarios Horario General Despus de agregar todos los datos es momento de crear el horario.
Llenar el horario con las asignaturas Ir a Horarios-Horario general
[por cada asignatura]

Seleccionar una asignatura (cuadro de color)

Hacer click sobre la leccin

[horario completo]

Presionar botn Validar

[es vlido]

Presionar botn Guardar

[est guardado]

Presionar botn Imprimir

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HORARIO DEL ESTUDIANTE

Cuando el horario ha sido completado, se pueden elaborar los horarios de estudiantes repitentes. Horarios Horario Estudiante

Pasos: Consultar el estudiante al cual se le desea generar el horario. o Seleccionar: Curso lectivo, Nivel. o Se puede consultar por : Nmero de cdula, Nombre o Primer apellido. o Clic en el botn Consultar.

Clic en la opcin Seleccionar correspondiente al estudiante que se desea generar el horario. Clic en el botn Ver horario.

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MANEJO DE BOLETAS DE CONDUCTA

Las boletas emitidas por los funcionarios se pueden agregar, consultar y eliminar en esta pantalla. Tiene que consultar el estudiante por el nivel y grupo, para ingresar los datos de la boleta. Administracin Disciplina Agregar boleta

Pasos Ingresar una boleta: Seleccionar: Curso lectivo, Perodo, Nivel, Grupo. Seleccionar el Estudiante. Seleccionar la Fecha en que se emite la boleta. Ingresar una descripcin. (opcional) Seleccionar el tipo de boleta: o Muy leve. o Leve. o Grave. o Muy grave. o Gravsima. En la opcin Emitida por seleccionar el funcionario que emite la boleta. Ingresar los puntos a rebajar. Clic en el botn Agregar. Clic en el botn Aceptar.

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Pasos Modificar o anular una boleta: Seleccionar: Curso lectivo, Perodo, Nivel, Grupo. En el apartado Consulta de boletas, clic en el nmero de boleta que se desea modificar anular. Modifique los datos que necesite variar. En la opcin Es nula seleccionar Si. Clic en el botn Aceptar.

GENERAR NOTA DE CONDUCTA

Esta seccin calcula la nota de conducta para el periodo seleccionado, con base en las boletas generadas.

Pasos: Seleccionar: Curso lectivo, Perodo, Nivel y Grupo. Clic en el botn Generar. Clic en el botn Guardar.

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REGISTRO DE CALIFICACIONES Generar el Registro de Calificaciones

Esta seccin permite obtener una copia del registro de calificaciones para un docente.

Pasos: Seleccionar Curso lectivo. Seleccionar el Docente al que se le desea generar el Registro. Clic en el botn Obtener. Buscar el Registro de calificaciones en la direccin: c:\inetpub\wwwroot\PIAD\archivos\grupos\registro_de_actividades.

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Subir el Registro Digital

Este mdulo permite Rubir el Registro Digital de los docentes y poder cargar de esta manera las notas de los estudiantes, para poder generar posteriormente el Informe al Hogar. Notas Asignar notas Subir registro digital

Seleccione el curso lectivo y perodo. Seleccione una de las siguientes opciones: o Asistencia y notas. o Slo asistencia. o Slo notas. Clic en el botn Seleccionar archivo. Seleccione el archivo correspondiente al registro del docente que desea cargar. Clic en el botn Abrir. Clic en el botn Agregar. Verificar que en todos los estudiantes la opcin de Evaluacin completa diga SI. Clic en el botn Guardar.

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IMPRIRMIR INFORMES AL HOGAR

Permite la impresin de informes al hogar por curso lectivo o periodo. Notas Informe al hogar

Pasos: Seleccionar: Curso lectivo, Perodo, Nivel, Fecha de entrega. Clic en grupo si desea imprimir las notas de todo el grupo. O Clic en Estudiante si desea imprimir la nota de un solo estudiante. o Si el eligi la opcin Estudiante, seleccionar el estudiante al cual se le generar la nota.

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Seleccionar las otras opciones segn sus necesidades: o Desea que se incluya la asistencia registrada en el sistema. o Mostrar la condicin final. o Mostrar: Todos (estudiantes). Solo activos. o Eliminar observaciones guardadas. Se pueden agregar opciones. (opcional) Clic en el botn Generar.

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MODIFICAR NOTA
Esta seccin permite modificar la nota de un estudiante, para cualquier periodo.

Notas

Modificar nota

Pasos: Seleccionar: Curso lectivo, Nivel, Grupo, Asignatura, Perodo. Clic en la opcin Modificar del estudiante que se le desea modificar la nota. Modifique la nota en el campo Nueva nota. Agregar la justificacin del cambio de nota. Clic en el botn Guardar.

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REPORTES
Pasos: Clic en la opcin Reportes. Seleccionar el reporte deseado. Clic en el botn Desplegar.

USUARIOS
Esta seccin le permite agregar, modificar, eliminar y consultar los usuarios del sistema de informacin. Seguridad Usuario s

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Pasos: Ingresar los datos del usuario: Nombre de usuario, Contrasea, Confirme su contrasea, Descripcin. Seleccionar el Perfil del usuario. Seleccionar el Funcionario. Clic en el botn Guardar. Clic en el botn Aceptar. Documento basado en el Manual Creacin de Horarios PIAD Secundaria de ASIS.

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REGISTRO ELECTRNICO Qu es el Registro Electrnico?

Aplicacin diseada para llevar control de labores administrativas del docente (Notas, asistencia, listas, otros).

Cules registros electrnicos existen?

Registro electrnico primaria acadmicas. Desarrollado en Microsoft Excel. Registro electrnico secundaria y primaria materias complementarias. Desarrollado en Microsoft Access. Registro electrnico vinculado al Sistema PIAD (El registro es generado por el sistema) e incluye informacin de los estudiantes y secciones a cargo del docente. Luego que el docente completa la informacin de notas y asistencia, el registro realimenta al PIAD. Registro electrnico independiente al Sistema PIAD. El registro no interacta con el PIAD y el docente debe incluir la informacin de los estudiantes.

Registro Electrnico del PIAD complementarias (Independiente). Caractersticas

2011:

Secundaria,

primaria

Posee una interfaz amigable. Funciona con Access 2007 o Access Runtime. Permite el respaldo de la base de datos del registro. El registro completamente lleno podra llegar a pesar 20 Mega Bytes. Ayuda disponible con solo presionar la tecla F1 en el control deseado Navegabilidad gil y fcil entre los diferentes perodo y sus componentes Permite evaluar estudiantes provenientes de otros centros educativos. Revisin de estudiantes que no se le han asignado calificaciones de perodo (NR, NSP) Introducir los resultados de las evaluaciones de convocatoria Muestra mensajes de informacin, atencin y precaucin, cuando se evala al estudiante, permitiendo tener acceso a los tipos de adecuaciones, movimientos y rendimiento del estudiante Despliegue de informacin del rendimiento del estudiante en el promedio del componente, calificaciones del perodo y resultados anuales

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Control (monitoreo) del estado de las valoraciones iniciadas, hechas y pendientes en las evaluaciones del componente, del periodo y anual correspondiente al grupo seleccionado.

Requerimientos
Sistema Operativo: Microsoft XP, Microsoft Windows Home, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7. Microsoft Access 2007 o superior. Si un docente no posee esta aplicacin instalada en su computadora, puede, en su lugar, utilizar el Microsoft Access Runtime que es una solucin gratuita y le permitir ejecutar el Registro Electrnico. Espacio disponible en disco de 30 Mb.

Pasos a seguir para completar la informacin segn el Registro Electrnico: Registro vinculado al PIAD
Actualizar la informacin del sistema PIAD (ver Requerimientos En el sistema PIAD para genera los registros electrnicos). Generar el registro electrnico desde el sistema PIAD (esto incluira la informacin de los estudiantes) Editar los datos del usuario (profesor) Editar los datos administrativos Editar los parmetros para cada grupo

Registro del PIAD

independiente

Editar los datos del usuario (profesor) Editar los datos administrativos Editar los parmetros del grupo Ingresar los datos de los estudiantes

(Igual para ambos) Ingresar informacin de asistencia Ingresar evaluacin de los componentes Creacin de instrumentos de evaluacin Evaluacin de asistencia Evaluacin de concepto Asignacin de un estudiante proveniente Comprobar el estado de un estudiante Hacer reportes con el registro electrnico Respaldar el registro electrnico Restaurar el registro electrnico Subir el registro electrnico al sistema PIAD. Esto actualiza la informacin del registro electrnico en el sistema de Informacin.

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Archivos de registro electrnico:

Los registros electrnicos pueden ser descargados de la pgina web: www.piad.or.cr, seccin descargas. Al ingresar a esta seccin de la pgina, encontrar que se pueden descargar varios registros electrnicos pero, cul es el que se necesita?

Nombre del archivo Registro de Calificaciones 2011 v1.5

Tipo de registro electrnico Registro electrnico que se utiliza de manera independiente al sistema PIAD. Esta es la plantilla que utiliza el sistema PIAD para generar los registros electrnicos de los docentes. Ntese que tiene la palabra PIAD al final del nombre del archivo. Este archivo es til para los administradores del PIAD. Este archivo es una plantilla para el sistema por lo que si se intenta abrir, descubrir que no tiene grupos ni docentes incluidos. Este es un archivo que permite actualizar versiones anteriores del registro electrnico a la versin actual (1.5 en este caso). Este es un ejemplo de un registro electrnico generado por un sistema PIAD, esto quiere decir que, la informacin del docentes, secciones y estudiantes fueron generados por el sistema. Note en el nombre del registro la especialidad y el nombre del docente.

Registro de Calificaciones 2011 v1.5

Registro de Calificaciones 2011 v1.5 ACTUALIZACION

registro 2011_MAT_FONSECA ALFARO GUILLERMO ANTONIO_1

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Cmo ingresar al registro electrnico?

Nota: Antes de ingresar al registro electrnico, asegrese que Microsoft Office Acess 2007 o Microsoft Access 2007 Runtime en espaol est instalado en su computador. Si esto no es cierto, no contine hasta instalar alguno. Algunos registros electrnicos reportan inconvenientes al momento de iniciar an cuando se tenga instalado Microsoft Access 2007. En este caso, se recomienda instalar el Microsoft Access 2007 Runtime en espaol antes de continuar. Microsoft Access Runtime en espaol se puede descargar de la pgina de: http://www.microsoft.com/downloads/es-es/details.aspx?FamilyID=d9ae78d9-9dc64b38-9fa6-2c745a175aed Aplique doble clic al archivo llamado Registro de Calificaciones 2011 v1.5. Probablemente reciba un mensaje de advertencia de seguridad a la cual deber indicar abrir. Nota: En la pantalla de bienvenida podr observar los grupos a cargo, perodo, nombre del profesor, asignatura e institucin. Este registro electrnico viene configurado para un mximo de 10 grupos. Si se tienen ms que esa cantidad, la recomendacin es utilizar un registro electrnico para cada nivel a cargo. Simplemente clic sobre el botn Entrar.

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Trabajando con el Registro Electrnico

El objetivo de este material es favorecer en el usuario destrezas en el manejo del Registro Electrnico. Considerando lo anterior y siendo conocedor del poco tiempo que los interesados tienen para abordar este contenido, es que, se le solicita ingresar los mismos datos que se le sugieren en esta gua de trabajo. La informacin sugerida intenta abordar los distintos escenarios y variables posibles en un solo ejemplo de forma tal que, se aproveche al mximo el tiempo disponible.

Cmo configurar los datos de usuario:

Cinta de opciones Principal - Datos de usuario Ingrese: Nombre del profesor: Ingrese su nombre Identificacin: Asignatura Se imparte en: 3 perodos Nivel escolar: Secundaria (Este afecta los parmetros del grupo) Revise las fechas de los perodos y otras fechas Acepte los cambios. Revise las siguientes fechas: Fechas de perodo: I periodo 10/02/2011 20/05/2011 II periodo 23/05/2011- 02/09/2011 III periodo 05/09/2011 16/12/2011 Otras fechas Inicio I convocatoria 01/12/2011 Inicio II convocatoria 01/02/2012 Corte de matrcula 01/03/2011

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Cmo modificar los datos administrativos?

Principal Datos administrativos Complete los datos de: Centro Educativo Cdigo (presupuestario): Centro Educativo: Director institucional: Provincia: Cantn: Distrito: Tipo de direccin: Modelo: Director: Datos del profesor: Grado Profesional: Categora: Telfono: Domicilio: Datos del nivel Asignatura: Especialidad Modalidad: III ciclo y Diversificada Niveles a cargo Acepte los cambios

Cmo editar los datos del grupo?

Principal Seleccione el primer grupo (01) - Editar grupo Ingrese los datos del grupo Nivel: Grupo o seccin: Sub grupo (Se utiliza en los caso de educacin fsica o talleres de innovacin educativa) ID (Lo genera el registro electrnico de forma automtica) Profesor: Revise el nombre del profesor. Profesor Gua:

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Cmo editar los parmetros del grupo?

Ingrese los parmetros del grupo (pestaa Parmetros del grupo) Asignatura: Matemtica Das que atiende el grupo (segn horario de la institucin): Lunes, Martes y Mircoles. Este dato es muy importante a efectos de llevar control de asistencia. Para agregar o desagregar un da de la semana, slo d clic sobre el da en particular y este se agregar en la caja correspondiente: Lecciones diarias (Indicar mayor): 3 Este dato validar la cantidad mxima de lecciones ausentes que se le pueden asignar a un estudiante. Nota mnima (promocional) En la primera fila cantidad de pruebas, instrumentos, observaciones u otros que espera aplicar a los estudiantes en cada perodo. En la segunda indique el porcentaje correspondiente. Obviamente la suma de estos porcentajes, considerando Concepto 5% y Asistencia 5% debern sumar 100% Ingrese los siguientes valores:
Traba cotidi jo ano 2 Trabajo extraclas e 2 Prueb as Proyecto s Concept o Asistenc ia

Cantidad Porcentaje

25

10

2 55

0 0

1 5

1 5

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Cmo ingresar la informacin de los estudiantes existentes:

Que un estudiante sea existente, significa que es un estudiante regular, por lo tanto, tendr nota y asistencia desde el primer periodo. Que un estudiante sea proveniente significa que es un estudiante que ingresa al centro educativo posterior al primer perodo consecuencia posiblemente por traslado. En estos casos, se debe aplicar la nota que trae el estudiante de la institucin proveniente al registro electrnico (sin desglose). 1. 2.
Ext

Principal Seleccione el grupo Lista de Estudiantes Agregar Estudiante Ingrese los siguientes datos:
Cedula 1-16320980 002RE32 890 6-043611999 0050 Ap1 Carrillo Cruz Jimenez Ap2 Garro Serrano Artavia Nombre Marianita Octavio Salvador Valery Vannesa Nac 13/2/96 1/12/96 24/12/96 Sex M H M Repite Repite Sit. Entrada Ordinaria Ordinaria Ordinaria Sign 1:5 2:6 3:7 Adec .

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Cmo modificar la informacin de los estudiantes:

Principal Estudiante Seleccione un estudiante de la lista Editar

Otra va para hacer esto es, estando en la vista de datos de un estudiante, seleccionar la pestaa lista doble clic al estudiante

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Pasar lista de asistencia (rpida en clase):

Principal Seleccione el grupo Control de asistencia. Ingrese la cantidad de lecciones que imparte o imparti ese da. Ingrese la fecha correspondiente al da que imparti las lecciones. Registre la ausencia injustificada dando un clic sobre la casilla de verificacin del estudiante ausente. Ms adelante se abordar cmo justificar ausencias de una o varias lecciones. Agregue ausencias para algunos estudiantes para la fecha 29/03/2011. Agregue otras ausencias por su cuenta. Regstrelas en su cuaderno de notas. (Estas van a ser necesarias para el proceso de justificacin de ausencias posteriormente.)

Cmo ingresar las evaluaciones:

Componentes de evaluacin son: Trabajo cotidiano, trabajo extra clase, pruebas, proyectos, asistencia y concepto. Los instrumentos de evaluacin, de cada componente, deben ser creados antes de ingresar cualquier nota o calificacin en ellos. Un componente puede tener uno o varios instrumentos. Una vez que un instrumento es creado, no es necesario volverlo a crear, se puede acceder nuevamente a l mediante el botn de editar.

Principal Evaluaciones Seleccione el perodo (1,2 3) Observe como la cinta de opciones cambia y muestra un conjunto de herramientas asociadas al componente de evaluacin En la primera barra de herramientas (perodo seleccionado) podr observar el perodo seleccionado, cualquier instrumento que cree o calificacin que incluya o 66

modifique est siendo aplicada a este perodo. En la segunda barra de herramientas (Trabajo Cotidiano, en este caso) podr observar cul de los distintos componentes de la evaluacin est seleccionado. Por default, el componente Trabajo cotidiano aparecer seleccionado. En la siguiente barra de herramientas (Otras evaluaciones) puede observar el resto de componentes restantes (Trabajo extraclase, Pruebas, Proyectos, Asistencia y Concepto).

Justo debajo de la cinta de opciones, encontrar que al salir de un componente se mostrar un mensaje que indica el componente de evaluacin activo, el perodo y la seccin seleccionada. A su vez, podr observar un reporte que indicar el avance del proceso, es decir, cuntas evaluaciones son en total, cuntas se han completado, cuntas pendientes, el estado y el porcentaje de progreso. Si desea conocer el avance de los otros componentes simplemente seleccinelo en la barra de herramientas Otra evaluaciones. Como se mencion anteriormente, lo primero que se debe hacer antes de ingresar las calificaciones es crear el instrumento.

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Cmo crear un instrumento en un componente:

Perodo Evaluaciones Seleccione el componente de evaluacin (Trabajo cotidiano, en nuestro caso) Nuevo Establezca la fecha de referencia (fecha de aplicacin del instrumento) Considere que esta fecha es la fecha en la que se aplic el instrumento, por lo tanto, la fecha debe estar entre el rango de fechas del periodo correspondiente. Aceptar Detallar indicadores a evaluar en este instrumento le permitir especificar el desglose de puntos para cada uno de los objetivos o indicadores del instrumento. Ingrese los siguientes indicadores con los siguientes puntos por indicador: Indicadores 1. Se utilizaron adecuadamente los recursos disponibles (papeles, lpices, imgenes, peridicos, revistas, otros). 2. Se sintetizaron y representaron adecuadamente los elementos de incidencia sobre el delito. 3. Se dividieron tareas y se cumpli con las respectivas responsabilidades. 4. Se brindaron aportes relevantes a la discusin del tema. 5. Se definieron y expusieron argumentos apegados a la temtica en anlisis. Puntos 5 5 5 5 5

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Luego de completar la definicin del instrumento para trabajo cotidiano, encontrar un cuadro de dilogo como el siguiente:

Aqu podr ingresar la calificacin a cada uno de los estudiantes. Eso se puede hacer de forma: global (Evaluar grupalmente) o de manera particular (Evaluar individualmente) Elija Evaluar grupalmente y complete las calificaciones como sigue

Note toda la informacin que aparece en el encabezado del formulario, observe que tiene un botn para editar, imprimir y mostrar una presentacin preliminar de impresin del instrumento. Dado que es posible que los instrumentos se pueden aplicar a los estudiantes en das distintos, tome nota que en la columna de fecha, se podra especificar una fecha distinta a la de referencia del instrumento.

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Proceda a crear un segundo instrumento de Trabajo Cotidiano.

Principal Seleccione el grupo - Evaluaciones Perodo Nuevo Esta vez, indique que solo va a ingresar la calificacin del estudiante (Permitir ingresar slo la calificacin del estudiante). Esto significa que no tendr que desglosar los indicadores y puntos del instrumento. Slo se limitar a ingresar la nota final del estudiante para este segundo trabajo cotidiano.

Al momento de ingresar las calificaciones en modo grupal encontrar un formulario como el siguiente. Note que solo debe ingresar la nota final.

1.

Dado que los instrumentos de Trabajo contidinado y Trabajo Extra Clase se crean de la misma forma, practique creando por su cuenta, el resto de los instrumentos del componente extra clase (1 y 2).

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Elaboracin de instrumentos de pruebas:

La elaboracin de un instrumento en el componente de prueba se hace de la misma manera que los componentes vistos anteriormente. Bsicamente existe slo una diferencia y es que, en este componente, el valor porcentual de una prueba respecto de la otra se puede cambiar. Esto lo puede hacer en la casilla Porcentaje. Otro a aspecto a mencionar es que, el valor en puntos de cada prueba debe ser siempre superior en 10 puntos al porcentaje establecido para la prueba.

Aplicacin de la evaluacin de la asistencia:

Anteriormente, se abord la forma de registrar asistencias injustificadas de forma rpida y muy simple. En este componente, veremos cmo registrar tambin: escapes, injustificadas, justificadas y tardas. Principal Seleccione el grupo Evaluaciones Asistencia Seleccione la fecha Evaluar grupalmente. Aqu encontrar un reporte de los estudiantes con las valoraciones correspondientes al componente de evaluacin de asistencia. Si desea conocer explcitamente la nota de algn estudiante, simplemente d clic sobre el nombre de este y los valores se actualizarn automticamente. Para ingresar la informacin de la asistencia puede usar dos formatos: grupalmente (por mes) o individualmente (por semana): Al seleccionar evaluar grupalmente se aparecer una tabla con el nombre de los estudiantes, los das que se imparten lecciones segn horario para el mes seleccionado del perodo activo. Seleccione la celda correspondiente al estudiante y a la fecha. Ingrese directamente la primera letra 71

(E=Escape, I=Injustificada, J=Justificada, T=Tarda) seguido del nmero de lecciones correspondiente. Las etiquetas se entendern como sigue: Etiquetas de asistencia: E2 (Escape 2 lecciones) I3 (Injustificada 3 lecciones) J3 (Justificadas 3 lecciones) T1 (Tarda 1 leccin) Si ingres la ausencia injustificada (mediante control de asistencia diaria), deber encontrar el reporte correspondiente. Para justificar la ausencia: borre la leyenda de injustificada y sustityala con la leyenda para justificacin como se vio en el paso anterior.

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Formulario flotante: Para ingresar las etiquetas de asistencia, se puede utilizar tambin, un formulario flotante o ventana. Para ello, seleccione el da y estudiante en la celda correspondiente e ingrese en el formulario, slo los valores numricos correspondientes en las filas: Escape, Injustificada, Justificada o Tarda.

Si desea una presentacin semanal, seleccione el botn evaluar individualmente. Aqu deber ingresar la leyenda de justificacin en la cajita Asignar o utilizar el formulario flotante como se explic en el prrafo anterior.

Aplicacin de la evaluacin del concepto.

La evaluacin del concepto se calcula automticamente a partir de la sumatoria y promedio del trabajo cotidiano, trabajo extra clase, pruebas y proyectos. Sin embargo, esta puede ser cambiada de forma manual por el docente: Principal Seleccione el grupo Evaluaciones Concepto Nuevo Indique la fecha de aplicacin del instrumento. Al igual que en los componentes anteriores, se puede seleccionar entre aplicar los valores de manera grupal o individual. Note que si se cambia la nota de algn estudiante, la leyenda en la columna de observaciones cambiar de Valoracin obtenida a partir de la sumatoria . a Modificada de forma manual. La columna CoReal (Concepto Real) mantendr la valoracin original, sin las correcciones manuales, a efecto de referencia. 73

Cmo ingresar estudiantes provenientes:

Principal Seleccione el grupo Estudiantes Agregar estudiantes Ingres un estudiante con los siguientes datos:

Extr

Cedula
1-1617-0750

Ap1

Ap2

Nombre
Ericka Vanesa

Nac
29/8/95

Sex
M

Fecha admisin
4/6/2011 (esta fecha corresponde al 2 periodo)

Lpez Segura

Tipo movimient o Proveniente

Cmo ingresar la nota de un estudiante proveniente:

1. Principal Seleccione el grupo Evaluaciones Segundo periodo Evaluar provenientes 2. Seleccione el estudiante de la lista desplegable 3. Ingrese la calificacin correspondiente al perodo y agregue las observaciones necesarias.

Cmo averiguar si hay estudiantes sin calificaciones asignadas

Principal Estudiantes Revisar

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Cmo generar reportes

Principal Reportes Seleccione el reporte deseado: Calificacin periodo por estudiante Calificacin del periodo Resumen anual Asistencia detalle Asistencia periodo Convocatorias Lista de estudiantes Configure el informe segn: Orden por nombre Orden por sexo Exporte el informe a cualquiera de los siguientes formatos Excel Archivo PDF Documento de Word.

Cmo respaldar el registro electrnico:

Respaldar el registro electrnico no es hacer una copia del registro electrnico, es hacer una copia slo de la informacin de la base de datos contenida en el registro, es decir, el archivo resultante (el archivo de respaldo), no puede ser utilizado de forma independiente cual si fuere un registro. Este archivo de respaldo es necesario solo en casos donde se pierde el registro electrnico original, el archivo sufre daos irreparables u otros inconvenientes. 1. Principal Respaldar

2. Conteste positivamente a los mensajes

3. Tome nota de la ubicacin donde se guarda el archivo de respaldo.

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Cmo recuperar el archivo de respaldo del registro electrnico

Restaurar un registro electrnico significa tomar la informacin contenida en un archivo de respaldo y reintegrarla al registro electrnico actual. Como podr anticipar, esto se deber hacer solo en casos en los que por alguna razn el registro electrnico sufre algn dao o prdida.

Principal Restaurar Examine la ubicacin archivo de respaldo

del

Presione el restauracin

botn

Iniciar

Vinculacin Sistema PIAD Registro Electrnico

Requerimiento en el sistema PIAD para generar los registros electrnicos:
Para generar adecuadamente el registro del docente, previamente la institucin debe haber ingresado los siguientes datos en el sistema PIAD: Configurado la institucin y el curso lectivo Asignar grupos por nivel Asignar disponibilidad del docente Asignar los docentes a grupos en Gestin de grupos Matricular a los estudiantes Asignar los estudiantes a grupos Matricular las asignaturas para estudiantes repitentes (secundaria) Forma los subgrupos de talleres, Tecnologas y Educacin Fsica

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Cmo descargar el registro electrnico desde el PIAD

Una de las mayores ventajas que existen con el registro electrnico vinculado con el PIAD, es que el sistema puede generar el registro con la informacin de los estudiantes. Esto evidentemente favorece la labor del docente y la de los funcionarios administrativos ya que ambos componente (Sistema PIAD y registro electrnico) se realimentan mutuamente. Descargar un registro electrnico significa pedir al sistema PIAD que genere un registro electrnico a la medida para un docente, es decir, con la informacin de este ltimo y la de sus estudiantes y grupos a cargo. Ingrese al PIAD Registro Descargar registro Confirme el curso lectivo y nombre del docente Botn obtener.

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Cmo cargar el registro electrnico al PIAD.

Cargar el registro electrnico al PIAD, significa actualizar el sistema PIAD con la informacin contenida en el registro electrnico del docente. Esta informacin pueden ser reportes de asistencia o calificaciones de un periodo en particular. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ingrese al sistema PIAD Notas Asignar notas Subir registro digital Seleccione (Asistencia y notas o Slo asistencia) Explore la localizacin del archivo del registro Botn subir Guardar

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Contactos PIAD

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