P.

Rec Humano RH-001 15-Dic-2010

PROCESO: RECURSOS HUMANO

Requisito ISO 9001:2008 6.2

OBJETIVO: Implementar las metodologas necesarias para la seleccin y contratacin del personal en UNI-SPEC, fortaleciendo as las competencias y habilidades por medio de herramientas que permita el mejoramiento de su desempeo con el fin de lograr su desarrollo personal y laboral para con el cumplimiento de los objetivos de la compaa. ALCANCE: Inicia desde la seleccin del personal hasta su contratacin, induccin, capacitacin y evaluacin de desempeo, este proceso compete al departamento de Talento Humano, y lo debe conocer el Gerente. Aplica para todo el sistema de QHSE.
INDICADOR Cumplimiento del programa de capacitacin y entrenamiento (QHSE) META CLCULO O FRMULA Capacitaciones ejecutadas / capacitaciones programadas* 100 Total de das no laborados / total da laborados por el personal * 100 Porcentajes evaluaciones. / total ORIGEN DE LOS DATOS Programa de capacitacin y entrenamiento Incapacidades / reportes de accidentes de trabajo Evaluaciones de desempeo RESPONSABLE DEL CLCULO Coord. QHSE FRECUENCIA RESPONSABLE DEL ANLISIS Coord. QHSE TCNICA ESTADSTICA Lnea

> 85%

Trimestral

Ausentismo

< 3%

Coord. QHSE

Trimestral

Coord. QHSE

Lnea

Evaluacin de desempeo

>85%

Coord. QHSE

Semestral

Coord. QHSE

Lnea

Proveedor
(Entrada)

Elementos de Entradas 1. Requisitos del cliente o necesidades de la Organizacin. 2. Solicitudes o requerimientos de personal en las oficinas o centros de trabajo. 3. Necesidades capacitaciones. de 1. 2. 3.

CARACTERIZACIN DEL PROCESO Actividades Responsable Seleccin de personal. Contratacin del personal. Induccin, entrenamiento y reinduccin QHSE. Capacitaciones y formacin. Coord. QHSE 5. Evaluacin de desempeo y cumplimiento de responsabilidades de QHSE. Gerente Secretaria Coord. QHSE

Proveedor
(Salida)

Elementos de Salida 1. Personal legalmente contratado con induccin y entrenamiento para desempear sus roles y responsabilidades. 2. Mejorar las competencias del personal. 3. Evaluar e identificar acciones que permitan el buen desempeo del personal. ACTIVIDAD Inicio del proceso

Gerencia Proceso Comercial Proceso Inspeccin S.G.C HSE. y

Proceso de Inspeccin. Y todos los procesos que solicitan el personal.

4.

Coord. QHSE

DESCRIPCIN DEL PROCESO: ETAPA

Inicio

RESPONSABLE

Requisicin del personal

Inspectores Nivel II /Coord.QHSE/ Gerencia Gerencia

Genera la solicitud de un requerimiento de personal a travs de un correo electrnico a la gerencia angelarodriguezunispec@hotmail.com. (Solo aplica para el Jefe de rea). Verifica en el si existe el perfil del cargo solicitado, si no existe evala junto con la Coord. QHSE para la creacin del mismo, a fin de actualizar el ROLES Y RESPONSABILIDADES.

Verificacin de perfiles

Roles y Respo.

Existe SI Realiza reclutamiento

NO

Creacin de perfiles

Gerencia

Realiza entrevista y pruebas

Gerencia/ Secretaria Gerencia 1 Secretaria

Es apt SI SI

NO

Contratacin del personal

Induccin y reinduccin

Coord.QHSE/ Inspectores nivel II Gerencia/ Coord. QHSE/ Inspectores nivel II Secretaria

Evaluacin de desempeo

Realiza el proceso de reclutamiento del personal, a travs de diversos medios como el internet, referidos, comunicaciones directas con entidades educativas. Realiza una entrevista informal y define el candidato que obtendr la vacante, luego realiza las pruebas las cuales de define en el tem 1 del proceso. Si es apt, inicia el proceso de contratacin y se pasa la hoja de vida y los soportes, al gerente quien firmar la AUTORIZACIN DE INGRESO. Si no fin del proceso. Luego se pasa el proceso de contratacin donde se define el tipo de contrato, sueldos, y duracin del mismo, los cuales son definidos por la Gerencia, la secretaria es la encargada de organizar la carpeta en el archivo. Ver tem 2 del proceso. Realiza la debida induccin de QHSE y los inspectores de nivel II son los encargados de dar la induccin al cargo operativo. Ver tem 3 del proceso. Las evaluaciones de desempeo se realizarn de acuerdo a lo estipulado en el tem 4 del proceso. Cuando una persona se retire tendr que realizar una acta de entrega de acuerdo a los estipulando en el tem 5 del proceso. Fin de Proceso.

Retiro del personal

Fin

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PROCESO: RECURSOS HUMANO

Requisito ISO 9001:2008 6.2

DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS ITEM 1 ( entrevista y pruebas) Durante la entrevista se debe registrar en el formato de evaluacin de competencias la descripcin de los documentos entregados por el aspirante, que soporta la Educacin, Formacin (cursos) y Experiencia (Certificados Laborales) solicitada en el Rol del cargo. Prueba: Secretaria Test de Michigan Cuando se incumpla algn aspecto del perfil, se registrar en el formato de Evaluacin de competencias, se pueden validar incumplimientos de formacin o habilidades con experiencia o programando capacitaciones, las cuales se registran en el mismo formato, si no se pueden solucionar los incumplimientos del perfil, se rechaza el aspirante, Nota la educacin profesional no se puede validar. ITEM 2 (Contratacin del personal) Evaluaciones medicas de ingreso: Ordenar la evaluacin medica de ingreso a ASSO entidad autorizada por la compaa. El resultado de la evaluacin mdica de ingreso solo debe contener como resultado, las restricciones encontradas por el mdico, por ningn motivo debe tener resultados de laboratorios o dictmenes mdicos. Consultar la resolucin 2346 /07. Afiliaciones Sistema General de Seguridad Social: Si el personal es apt debe anexar toda la documentacin propia y familiar para hacer las afiliaciones a EPS, ARP y caja de compensacin, se debe solicitar certificacin a la AFP que pertenezca el aspirante, si no ha estado afiliado indicar a cual desea ser afiliado, es de tener en cuenta que el la afiliacin a la ARP se debe hacer como mnimo un da antes de su ingreso. Legalizacin del contrato: Con base en la informacin aprobada por la gerencia en la autorizacin de ingreso, se elabora y firma el contrato entre las partes, se le entrega, la dotacin, elementos de proteccin y elementos devolutivos de acuerdo al cargo como celulares, computadores, calculadoras, etc, se deja la evidencia en el formato de ENTREGA DE ELEMENTOS Hojas De Vida REGISTROS RESPONSABLES Gerencia

Solicitud de evaluacin medica ocupacional.

Formularios registros afiliaciones

o de

Secretaria

Contrato firmado Entrega de elementos devolutivos

Coord. QHSE

DEVOLUTIVOS.
ITEM 3 ( Induccin y re induccin) Induccin QHSE: Antes de indicar labores, todo el personal deber tener una induccin de QHSE, en donde se capacitar al personal en aspectos generales de la empresa, HSE, Calidad y actividades propias de su cargo, los temas estn incluidos en el formato de INDUCCIN. Entrenamiento: Cuando el cargo requiera el manejo de equipos o programas especiales se dar entrenamiento en el manejo de los mismos, de igual forma se har cuando se requiera implementar procesos o actividades particulares del cliente. Una vez identificadas estas necesidades, en la MATRIZ DE CAPACITACIONES o por requerimiento del cliente, se incluirn en el CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES y se les dar la prioridad necesaria para coordinar su aprobacin por la gerencia, autorizada la capacitacin se coordinar el proveedor competente y se realizar. Nota 1: Al finalizar las inducciones o entrenamientos se podrn hacer evaluaciones de las mismas en el formato EVALUACIN DE CAPACITACIONES para detectar el grado de entendimiento y la eficacia de la capacitacin. Nota 2: Se capacitar a los trabajadores en proteccin personal y ambientes de trabajos seguros a travs de charlas peridicas, desde el inicio de su contratacin. Re induccin: Durante el ao se realizaran Re inducciones en todos los temas de SSOMA, calidad, entre otros. Con el fin de reforzar el entendimiento y las buenas practicas que el personal debe llevar durante la ejecucin de su trabajo. Se dejara la evidencia el formato de INDUCCIN.

Induccin

Coord. QHSE

Matriz de capacitaciones Inspector nivel II Cronograma de Capacitaciones Coord. QHSE Evaluacin de capacitaciones

Coord. QHSE Induccin

ITEM 4 ( Evaluacin de desempeo) Con base en los roles y responsabilidades de cada cargo, Anualmente se realizar la evaluacin de desempeo de la siguiente manera: Evaluacin Administrativa Evaluacin Operativa Cargo Secretaria Coord. QHSE Quien evala Gerencia Gerencia Cargo Inspector Nivel II Inspector Nivel I Auxiliares inspeccin. de Quien evala Coord. QHSE Inspector Nivel II Inspector Nivel II Evaluacin de desempeo Administrativa y Operativa Gerencia Coord. QHSE Inspector Nivel II

Se evaluar el desempeo y cumplimiento de responsabilidades de QHSE del personal vigente, utilizando el formato de EVALUACIN DE DESEMPEO. Tambin se har una evaluacin tcnica que la disear el Inspector Nivel II con mas experiencia en la empresa, para conocer el nivel tcnico de Auxiliares, Inspectores Nivel I y auxiliares, con e fin de promover y ascender al personal.

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PROCESO: RECURSOS HUMANO

ITEM 5 ( Retiro del personal)

Requisito ISO 9001:2008 6.2

PROCESO RETIRO DEL PERSONAL Existen dos (2) alternativas de manejo: 12Si el trabajador renuncia presenta su carta a la gerencia de la organizacin, quien a su vez har la gestin pertinente. Si la organizacin decide dar por terminado el contrato, se cita al trabajador y la gerencia entregar la carta de terminacin del contrato.

Carta de renuncia

Para cualquiera de los dos casos la Gerencia y/o secretaria realizar los siguientes pasos: Se realiza la desvinculacin de cobertura a la ARP. Elabora la liquidacin teniendo en cuenta descuentos y compromisos adquiridos por el trabajador. COMPROMISOS DEL FUNCIONARIO Cuando se retira un funcionario de la organizacin este tendr que realizar un acta de entrega especificando los siguientes tems. 1. 2. 3. Se archiva Devolucin de la dotacin de los elementos de seguridad industrial Devolucin del equipo de computo (Cuando Aplique) Especifique si deja pendientes (Informes, reportes, etc.) en la hoja de vida correspondiente. ITEM 6 ( Poltica de llamados de atencin y memorandos) Cuando se presente una falta en el trabajo una situacin la cual amerite un llamado de atencin y/o memorando se procede a lo siguiente: El coord. QHSE y/o Inspectores de Nivel II cuando requieran un llamado de atencin memorando enviarn un correo electrnico a la gerencia angelarodriguezunispec@hotmail.com solicitando dicho memorando con los siguientes requerimientos: Nombre de la persona Motivo por el cual dicho llamado de atencin y/o memorando. Firma de la persona que solicit el llamado de atencin y/o memorando. El Gerente realizar la respectiva citacin con dicho funcionario para escuchar sus descargos y se proceder a la aplicacin del respectivo llamado de atencin y/o memorando con copia a la hoja de vida. Nota: la Gerencia de la organizacin es la nica autorizada para realizar llamados de atencin y/o memorandos. Llamados de atencin y/o Memorandos Gerencia Gerencia Secretaria y/o

Acta de entrega

REVISIN FIRMA 1 H.G

ELABOR FECHA 2008-Mar-15 2010- Dic-14 FIRMA A.R

APROB FECHA 2008-Mar-15 2010-Dic-15

NATURALEZA DE CAMBIOS

Elaboracin Inicial Se realiza una restructuracin del proceso en cuanto a la presentacin del mismo, se quita el numeral 7 de control, anlisis y mejora ya que se identifico que pertenece al proceso de gestin de QHSE, se incluye el tem 6 de polticas de llamados de atencin y memorandos.

Ing. Paola Blanco Morales 2

Angela Rodriguez