Manual de Access 97

JUAN JOS LAPEYRE C.
MICROSOFT ACCESS 97
SESIN UNO
CONOCIMIENTOS ADMINISTRACIN DE BASE DE DATOS Probablemente nadie pueda sobrevivir sin una base de datos. Los seres humanos organizan la informacin que reciben para poder usarla. Por ejemplo, los quipus incaicos eran una manera de clasificar los datos para poder administrar un imperio. En nuestra poca moderna, es impensable que una persona o una empresa subsista sin recurrir a una base de datos. Los registros pblicos, los bancos, las agencias de viajes, en resumen, cualquier empresa necesita manejar gran cantidad de informacin. Para optimizar el trabajo, se ha creado una manera cientfica de tratar la informacin y convertirla en datos fcilmente manipulables, adems, los organiza sin desperdicio de tiempo o capacidad de almacenamiento, es decir, se han creado las bases de datos relacionales y los programas de administracin de bases de datos. Base de Datos Una base de datos es una recoleccin de informacin de una parte de la realidad, dividida segn caractersticas relevantes, en datos, y que agrupa a stos en un cierto tipo de listas (entidades), las que se relacionan entre s de modo coherente y eficiente (consistencia). (Esto es claro cuando pensamos en la base de datos de un banco: en los datos de los clientes no ser necesario anotar sus estaturas ni su color de ojos, sino sus direcciones o sus depsitos. Asimismo, si un cliente tuviera varias cuentas deberamos repetir TODOS sus datos o bastara darle un cdigo?). Pensemos entonces, al ver el cuadro siguiente que muestra algunos ejemplos de aplicaciones de bases de datos, qu informacin es relevante para cada una. Pequeas empresas Contabilidad Entradas de pedidos Seguimiento de clientes Gestin de contactos Ventas y Mercadeo Promocin de un producto (catlogos, por ejemplo) Fuente de informacin de ventas (bsqueda de mercados) Proceso de pedidos
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Pontificia Universidad Catlica del Per
Grandes empresas Aplicaciones de grupos de trabajos (integracin de datos de distintos programas) Tratamiento de la informacin de las transacciones de la empresa (proceso de fabricacin o mercadeo, por ejemplo, o seguimiento de cuentas en un banco) Uso personal Agenda de direcciones Gestin de inversiones o presupuestos (individual o familiar) Recetas de cocinas Registro de propiedades Colecciones (discos, libros, etc.) Ante todo esto, hay que eliminar la idea de que una base de datos es un almacn, algo esttico. Se le podra comparar ms bien con un cuaderno, pues es cambiante, a diferencia de un libro impreso, concluido, inalterable. Toda base de datos en Access involucra un conjunto de procesos para hacer ms eficiente el manejo de los datos (o, dicho de otro modo, para transformar el flujo de informacin de cada da en algo manejable). Y en este otro sentido, tampoco es algo esttico. Es como el cuaderno ya mencionado, pero con lpiz, borrador y regla incluidos. Cuando la base de datos ha sido creada para una finalidad especfica y posee una eficiencia mayor debida a la exactitud con la que se programan las tareas, se dice que se ha creado una aplicacin, un programa de manejo de datos para ese fin. Concepto de administracin de bases de datos El concepto de administracin de base de datos supone la idea de que a los datos agrupados en listas o entidades se les aplica unos procesos para aumentar la eficiencia. De modo similar, pero en otro nivel y en trminos tcnicos, cuando la base de datos ha sido creada para una finalidad especfica y posee una eficiencia mayor debida a la exactitud con la que se programan las tareas, se dice que se ha creado una aplicacin de base de datos, un programa de manejo de datos para ese fin. Esto es el nivel profesional e involucra unos procesos ms complicados (como la programacin de macros y el uso de mdulos, por ejemplo), lo cual no ser visto con mayor detenimiento sino slo como referencia en este material. Qu tareas fundamentan la idea de que una base de datos es una aplicacin de procesos? Entrada de datos. Modificacin y eliminacin de datos. Creacin y modificacin de la estructura de los datos (o diseo de la base de datos, como se ver ms adelante)
2 Computacin e Informtica
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Bsqueda y recuperacin de datos. Personalizacin de las formas de entrada de datos. Obtencin de informacin nueva, a partir de los datos dados. Presentacin adecuada de los datos en formas nuevas y relevantes.
Para ejecutar dichas tareas, Access divide la base de datos en varios componentes, cada uno de los cuales cumple una o ms de las tareas antedichas: tabla, consulta, formulario, informe (que son los bsicos), macros y mdulos (ms avanzados y que no se vern en este material). ESTRUCTURA DE UNA TABLA El componente bsico de una base de datos es la tabla, que es el depsito organizado de los datos. No es el nico componente, pero es el que proporciona el contenido o los cimientos para el resto. Hay dos preguntas que se haran de inmediato: PREGUNTA Qu puedo poner en una tabla de Access? Cmo organizo los datos? Tipos de datos permitidos en Access El contenido de las entidades en la base de datos no es igual. No todos los rasgos de un objeto de la realidad que van a ser introducidos en las listas son iguales. Por ejemplo, la estatura es un nmero y el nombre es un conjunto de caracteres o texto. Por ello, Access diferencia los datos posibles en: texto, numrico, fecha, moneda, memo, lgico.
Tipo de datos Texto Se les debe utilizar para: Texto o combinaciones de texto y nmeros, como direcciones. Tambin nmeros que no requieran clculos Texto y nmeros largos, como notas o descripciones. Datos numricos para clculos matemticos, excepto clculos de dinero (para este tipo de clculos, utilice el tipo Moneda). Fechas y horas. Tamao Hasta 255 caracteres. Access slo almacena los caracteres introducidos en un campo. Hasta 64.000 caracteres.
RESPUESTA Un conjunto de datos permitidos (entidad) Estructura de una tabla o entidad (campos)
Memo
HoraFecha/ Numrico
1, 2, 4 u 8 bytes. 16 bytes para el Id. de rplica (ID) exclusivamente.
8 bytes.
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Tipo de datos Moneda
Se les debe utilizar para: Valores de moneda. Utilice el tipo de datos Moneda para evitar que se redondeen los clculos. 8 bytes.
Tamao
Autonumrico
Nmeros secuenciales exclusivos 4 bytes. 16 bytes para el Id. de (en incrementos de 1) o nmeros rplica (GUID) exclusivamente. aleatorios insertados automticamente cuando se agrega un registro. Campos que slo contendrn uno de dos valores, como S/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado, S/No. Objetos (como documentos de Microsoft Word, hojas de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios) creados en otros programas mediante el protocolo OLE y que pueden ser vinculados con una tabla de Access o incrustados en ella. Debe utilizar un marco de objeto dependiente en un formulario o informe para mostrar el objeto OLE. Campo que almacena hipervnculos. Un hipervnculo puede ser una direccin URL. 1 bit.
S/No
Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio en disco).
Objeto OLE
Por ejemplo, los tipos de datos de campo Texto y Memo permiten que el campo almacene texto o nmeros, pero el tipo de datos Numrico solamente permite que se almacenen nmeros en el campo. Los campos de tipo de datos Numrico almacenan datos numricos que podrn ser utilizados en clculos matemticos. Se utiliza el tipo de datos Moneda para visualizar o calcular valores de moneda. Elementos de una tabla Una tabla sirve para clasificar algo, lo que llamamos entidad (que puede ser una cosa, un ser vivo, una persona, una actividad, procesos, etc.). De las infinitas caractersticas que puede tener un objeto de la realidad slo se usan algunas. Veamos el siguiente cuadro:
Hipervnculo
Hasta 64.000 caracteres.
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OBJETO Persona
FIN DE LA CLASIFICACIN Cliente de un banco
CARACTERSTICAS CARACTERSTICAS TILES INNECESARIAS Direccin Pasatiempo Sueldo Color de ojos Telfono Msica preferida Direccin Pasatiempo Cumpleaos Marca Precio Cdigo Sueldo Libreta electoral Nmero de RUC Fecha de fabricacin Tamao de parlantes Razn de la compra
Persona
Agenda personal
Al hacer la lista de los objetos, los pondremos en una cuadrcula, cuyos encabezados sern las caractersticas o atributos relevantes y cada lnea ser el conjunto de atributos de cada miembro de la lista, as, por ejemplo, clasificaremos "clientes del banco": Cdigo 123456 123457 123458 Nombre Juan Luis Alberto Apellidos Ramos Hackem Colgeno Telfono 1007890 3450987 2324532 LE. 07965605 12376545 76754323
Cmo se llamar a la tabla?. Se le dar nombre segn el aspecto que clasifique, en el ejemplo se clasifican las personas para ubicarlas, luego es una tabla de DATOS PERSONALES de clientes de un banco. LAS RELACIONES ENTRE TABLAS Sera intil repetir datos, es decir, la redundancia no es eficiente. Si el nombre del cliente aparece en una de las tablas de la base de datos, no ser necesario colocarlo en las otras tablas, pero s es necesaria una manera para que las otras tablas puedan usar ese nombre sin contenerlo. Esto se hace al repetir un mismo campo en las tablas que comparten informacin. Generalmente basta uno slo para cada relacin entre tablas. A esto se le llama relacionar tablas. Sin esta caracterstica, nuestra base de datos slo sera un conjunto de cajas separadas a las cuales no podramos aplicarles procesos como la bsqueda de datos o la creacin de nuevas tablas a partir de la informacin requerida dispersa en varias tablas.
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Televisor
Factura de venta
A las columnas o atributos relevantes se les llama CAMPOS. A las filas o conjunto de datos por miembro, REGISTROS. La tabla anterior tiene cinco campos y tres registros.
Cmo hace Access para extraer los datos pertinentes de otra tabla?. Al colocar un campo comn, Access lo usa como una ruta para llegar al campo requerido. En este sentido, se hace ms claro que una base de datos tambin involucra procesos y es dinmica.
PROCEDIMIENTOS CREACIN DE UNA NUEVA BASE DE DATOS. Ingrese con el botn Inicio / Programas / Access (Ver Figura 1)
Figura 1: Ingreso a Access
1. Seguidamente el programa muestra el ambiente de trabajo con una pequea ventana superpuesta como en la siguiente figura:
Figura 2: Cuadro de dilogo Nueva Base de Datos
En caso de que el Cuadro de Dilogo de la Figura 2 no apareciera, otra forma de crear una base de datos en blanco es haciendo clic en el botn Nueva Base de Datos de la barra de herramientas en el men Archivo, elegir Nueva base de datos.
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Access mostrar el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos (ver Figura 2), donde podr especificar un nombre y una ubicacin para la base de datos. Un nombre de base de datos puede tener un mximo de 255 caracteres, pudiendo, inclusive, contener espacios. Si se selecciona el nombre de una base de datos existente, Access le preguntar si es que desea reemplazarla.
Figura 3: Cuadro de dilogo Archivo Nueva Base de Datos
2.Finalmente, presione el botn Crear. Aparecer la ventana de base de datos (Ver Figura 4). Ntese que en la parte superior de la ventana existen seis lengetas (denominadas fichas). Cuando se crea una nueva base de datos, siempre la ficha Tablas ser la que se encuentre activa o seleccionada.
Figura 4: Ventana Base de datos
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CONOCIMIENTOS LA AYUDA DE ACCESS Al igual que en los casos anteriores, Access cuenta con el mismo sistema de ayuda al usuario que fue descrito en los mdulos anteriores. PROCEDIMIENTOS ABRIR LA AYUDA Podemos hacerlo directamente mediante el ayudante de Office. Haga clic en el cono del ayudante.
Figura 5: Botn del ayudante
Al igual que en los mdulos anteriores podemos hacer una pregunta sobre un tema especfico (debemos escribir el tema como lo muestra el ejemplo de la figura y hacer clic en el botn Buscar.
Figura 6: Ayudante en Access
Seguidamente, el programa muestra una lista de temas relacionados con el tema escrito y podemos seleccionar alguno de los temas:
Figura 7: Temas encontrados en la ayuda
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Luego de elegir un tema podremos observar la ventana de ayuda del tema en particular (Figura 8).
Figura 8: Ayuda de un tema seleccionado
Otro mtodo 1. Otra forma de encontrar la ayuda es mediante la opcin de ayuda que se encuentra en el men principal y tiene la forma de un signo de interrogacin (Figura 9).
Figura 9: Men Ayuda
2.Podemos seleccionar la opcin Contenido e ndice y el programa mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
Figura 10: Indice de temas de ayuda
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3.Podremos elegir una de las carpetas de ayuda para acceder al tema que se necesita consultar.
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SESIN DOS
CONOCIMIENTOS PROCESO DE DISEO DE UNA BASE DE DATOS El diseo de una base de datos no es fcil, exige capacidad de anlisis, concentracin en los detalles, visin general para relacionar pequeos elementos con una finalidad general y abstracta e imaginacin para vincular reglas con casos concretos. Sin embargo, el esfuerzo es recompensado con creces. Si se sigue el proceso lgico, la base de datos se convierte, de un conjunto de datos, en una continua fuente de informacin y estmulo para nuevas actividades. Por supuesto, si no se sigue dicho proceso y se trabaja sin orden, la base de datos resultante ser un continuo reguero de problemas y obstculos (como una caera oxidada que hace agua por todos lados, a la que hay que parchar cada instante y que valdra la pena eliminar y reemplazar). Etapas en el desarrollo de la base de datos Hay dos etapas en el desarrollo de una base de datos: La descripcin de los hechos que se desea convertir en una base de datos, lo que se hace en un documento, antes del uso del Access. La traduccin de estos hechos en los trminos de Access, es decir, la conversin cada dato, tarea y documento requerido en componentes de una base de datos, como tablas, consultas, formularios e informes.
Descripcin y Planificacin
Diseo
Existe un tercer paso, la creacin de una aplicacin de base de datos, lo que supone un deseo por automatizar y optimizar la base de datos, pero requiere de conocimientos de programacin: el uso de macros y mdulos en Access. Etapa uno: la clarificacin del objetivo Observemos el cuadro siguiente (todo esto se hace en el procesador de texto o en papel, en forma de listas).
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ETAPA Finalidad de la base de datos Anlisis de las tareas
FINALIDAD CONCRETA En qu situacin de la vida real usaremos la base de datos? Qu vamos a hacer concretamente?.
ACCIN
EJEMPLO
Determine el tipo de Llevar el movimiento de los artculos de una tienda. aplicacin segn la tabla en la pgina. Haga una enumeracin de lo quiere que haga su base de datos. [0] [1] [2] [3] [4] [5] [6] Lista de artculos disponibles (stock) Lista de facturas de venta Lista de facturas de compra (a proveedores) Lista de clientes (estadstica de seguimiento) Lista de proveedores (actuales y posibles) Control de gastos (sueldos, caja chica, etc.) Presupuesto mensual [1][3] [0] [2] [4] [5] [0] [6]
Esquematizacin del flujo de tareas Identificacin de los elementos de los datos
Ordenar las tareas segn lo necesario Qu tipo de datos es necesario para cumplir cada tarea? Cules son los datos y atributos relevantes? Cules son los datos que usar para identificar cada entidad clasificada?
Haga un diagrama de flujo o coloque las tareas en secuencia. Enumere las entidades y sus caractersticas relevantes. D un nombre a cada tipo de datos y verifique la consistencia. Elija un atributo nico que no se repita. Busque atributos que se repitan en diferentes listas y elimine los redundantes.
[0]
Artculos, Facturas, Proveedores, Gastos, Clientes, Presupuesto. P. ej: Artculo (cdigo, marca, modelo, fecha de ingreso, precio de compra, precio de venta, cantidad). cdigo COD_PROD texto fecha de ingreso FCH_INGRE fecha/hora precio de compra PRECOMP numrico, simple P. ej: en todos los registros del campo Artculo: el cdigo nunca se debe repetir. Puede repetirse la marca o el modelo, aunque no al mismo tiempo.
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Etapa dos: el diseo en el programa En esta etapa se traducen los elementos de este esquema al lenguaje de Access: Accin: Determine las tablas que usted necesita. Una vez que se tiene un propsito claro para su banco de datos, puede dividir la informacin en asuntos (entidades) separados, como "Empleados" u "rdenes". Cada asunto ser una tabla en su banco de datos. Determine los campos que usted necesita. Se decide qu informacin contendr cada tabla. Cada categora de informacin en una tabla se llama un campo y se despliega como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo en una tabla de los Empleados podra ser el nombre; otro podra ser la fecha de ingreso. Determine las relaciones. Se decide cmo los datos de una tabla se relacionan con los datos en otras tablas. Agregue los campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones, como sea necesario. En Access:
Al llegar a este punto, se puede empezar a crear tablas. Sin embargo, no termina aqu el proceso de diseo, se contina hasta optimizarla. Especifique informacin sobre totales o sub-grupos de datos: Si necesita datos calculados, totales, o reunir informacin sobre un grupo de clientes y no sobre todos, no es adecuado crear una nueva tabla, se usan las consultas. Optimice el ingreso de datos Facilite el ingreso de datos, es decir, especifique su orden de ingreso y agrupacin por categoras. Ordene los datos para presentarlos Agrupe los datos y encuentre valores calculados que requieran los usuarios de la base de datos.
Tablas Relaciones Consultas Formularios e Informes
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Algunas advertencias sobre el diseo de tablas No introduzca informacin duplicada. Suponga que un cliente hace tres compras diferentes. Usted podra agregar la direccin del cliente y nmero de telfono a su banco de datos tres veces, una vez para cada factura. Pero esto multiplica la oportunidad de errores de entrada de datos. Ponga la informacin sobre los clientes en una tabla separada. No anule informacin valiosa. Suponga que un nuevo cliente hace una compra, se ingresa en la factura y luego devuelve el producto. Pero usted quiere guardar a este nuevo cliente en su banco de datos para poder enviarle su prximo catlogo. No podra hacerlo, pues cuando usted anula la factura de la tabla que contiene informacin de clientes, usted anulara sus datos. Si sucede esto, es un mal diseo de la base de datos. Relacione cada campo directamente al asunto de la tabla. Un campo que describe el asunto de una tabla diferente pertenece a otra tabla. Despus se ver cmo combinar los datos de los campos en las tablas mltiples. Si repite la misma informacin en varias tablas, es una pista de que tiene campos innecesarios en algunas de las tablas. No incluya datos calculados. No debe guardar el resultado de clculos en tablas. Access realiza los clculos cuando se requiere el resultado. Por ejemplo, en una consulta de facturas se puede desplegar el subtotal de unidades en stock para cada categora de producto. Como la tabla de productos probablemente incluya uno, Access lo utiliza y calcula el subtotal cada vez. El subtotal no necesita ser guardado en una tabla. Incluya toda la informacin que usted necesita. Es fcil de pasar por alto la informacin importante. Vuelva a la informacin que se reuni al principio del proceso de diseo. Mire su descripcin para asegurarse que toda la informacin requerida es incluida en sus tablas o puede derivarse de ellas. Puede Access hallar todas las respuestas con la informacin de sus tablas? Divida la informacin en sus partes lgicas menores. Si combina ms de un tipo de informacin en un campo, es difcil recuperar los hechos individuales despus. Intente descomponer la informacin en sus partes lgicas. VISTA DISEO Y VISTA DATOS Cualquiera de los componentes de Access tiene dos modos de ser visualizado: Cuando deben ser creados o modificados se utiliza la vista Diseo. Cuando debe ser utilizado se presenta la vista Datos.
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Siempre hay que ser conscientes de qu tarea se est realizando con el componente elegido. El no tomar en cuenta esto conduce a frecuentes errores que retrasan el proceso. PROCEDIMIENTOS DISEO DE TABLAS Uno de los pasos ms importantes es el que corresponde al diseo de la tabla, pues es en este paso en el que se realizan todas las definiciones referidas a los datos que se van a manejar. Para crear una tabla 1.El primer paso consiste en definir el nmero de campos que tendr la tabla, as como los nombres y luego el tipo de dato en que consistir cada campo. Normalmente esta tarea se recomienda realizar utilizando papel y lpiz. 2.En la ventana de la base de datos (ver Figura 11), haga clic en la ficha Tabla y, seguidamente, en el botn Nuevo. El programa muestra la ventana Nueva tabla.
Figura 11: Creacin de una tabla nueva
1.En el cuadro de dilogo Nueva tabla (ver Figura 11), seleccione la opcin modo de Vista Diseo. (ver Figura 12).
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Figura 12
2.Se presentar la ventana de tabla a crear en el modo de Vista Diseo, que es donde usted define los campos de su tabla.
Figura 13
Para definir campos en la tabla En la columna Nombre de campo (ver Figura 13), escriba el nombre del primer campo. Consejo Se recomienda que los nombres de campo no incluyan espacios, si desea hacer ms legible el nombre del campo, utilice el smbolo de subrayado (_) y no el guin (-) para separar palabras Si lo desea, puede crear un nuevo campo utilizando un asistente de creacin de campos. 1.En la columna Tipo de datos (Ver Figura 14), deje la opcin predeterminada (Texto) si lo que contendr dicho campo es texto, o haga clic en la flecha de la lista desplegable y seleccione.
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Figura 14
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2.En la columna Descripcin (Ver Figura 14), escriba una descripcin de la informacin que contendr el campo que se encuentra definiendo. El llenado de la informacin en esta columna es opcional. 3.Si lo desea, establezca propiedades para el campo actualmente en definicin con la parte inferior de la ventana. (Ver Figura 14). 4.Repita los pasos del 3 al 6 para cada campo. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Cada campo cuenta con un conjunto de propiedades que se usan para especificar cmo se desea almacenar, manejar y mostrar los datos. Las propiedades que pueden establecerse para cada campo dependen del tipo de datos que se seleccionen para el campo. Para establecer una propiedad de campo 1.En el modo de vista Diseo de la tabla (Figura 14), seleccione el campo cuyas propiedades desee establecer. 2.De las propiedades mostradas en la parte inferior de la ventana, haga clic en la que desee establecer. 3.Establezca la propiedad. (Ver la siguiente tabla:) Propiedad Tamao del Campo (Field Size) Formato (Format) Lugares Decimales (Decimal Places) Mscara de Entrada (Input Mask) Ttulo (Caption) Valor Predeterminado (Default Value) Regla de Validacin (Validation Rule) Texto de Validacin (Validation Text) Requerido (Required) Permitir Longitud Cero (Allow Zero Length) Indexado (Indexed) Descripcin Longitud mxima del campo de texto o tipo Numrico Cmo se muestran los datos; use los formatos predefinidos o cree los suyos El nmero de cifras a la derecha del separador decimal Caracteres de formato para la introduccin de datos; puede utilizar las mscaras predefinidas o bien otras personalizadas Etiqueta de campo predeterminada en un formulario o informe Valor introducido en el campo cuando se crean los registros Expresin que define las reglas de introduccin de datos Texto que aparece cuando se introducen en el campo datos no vlidos Configuracin que define si deben introducirse datos Configuracin que define si se admiten cadenas de longitud cero ndices de campo nico para acelerar las bsquedas
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Clave principal Uno o ms campos cuyo valor o valores identifican de manera nica a cada registro de una tabla. Se usa una clave principal para hacer referencia a registros especficos de una tabla desde otra tabla. ste es un detalle importante en la elaboracin de las tablas, pues a partir de esta clave se podr obtener informacin desde otras tablas. Una vez designada una clave principal de una tabla, con el fin de garantizar su exclusividad, Access impide que se almacenen valores duplicados o Nulos en los campos de la clave principal. Existen tres tipos de clave principal que pueden definirse en Access: Autonumrico, Campo simple y Campos mltiples. Si no est seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para una clave principal de campos mltiples, probablemente resultar ms conveniente agregar un campo Autonumrico y designarlo como la clave principal en su lugar. Por ejemplo, la combinacin de los campos Nombre y Apellidos para crear una clave principal no es conveniente, ya que pueden llegar a producirse duplicados al combinar estos dos campos. Consejo Si aparece una flecha a la derecha del cuadro de la propiedad, puede hacer clic en ella para seleccionar un valor en la lista. Si aparece en botn Generador , puede hacer clic en l para llamar a un generador que le ayudar a establecer la propiedad. Debe especificar el tipo de datos almacenados en cada campo de una tabla. Cada campo almacena datos de un solo tipo.
VISUALIZACIN DE LOS DATOS Modo Vista Diseo Seleccione el botn Diseo en la ficha Tablas.
Figura 15
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Si se hubiera seleccionado el botn Abrir, podemos seleccionar el men Ver / Vista Diseo o Hacer clic en el botn
Figura 16: Men Vista diseo
Modo Vista Hoja de datos Seleccione el botn Abrir en la Ficha Tablas (Figura 17)
Figura 17: Debemos abrir las tablas Primero
Para ir al modo Vista Hoja de Datos seleccione el men Ver / Vista Hoja de datos o haga clic en el botn
Figura 18
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MODIFICACIN O INGRESO DE DATOS EN LAS TABLAS Si necesitamos modificar (ingresar o cambiar) datos en los registros de las tablas podemos hacerlo de la siguiente forma: 1.Abra la tabla.
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2.Haga clic en la celda que contiene el dato a modificar y realice el cambio requerido. Si se necesita ingresar registros nuevos debemos hacer clic en la celda del ltimo registro y escribir los campos. ORDENACIN DE LOS DATOS Con Access, puede realizar ordenaciones sencillas o complejas. Las ordenaciones sencillas permiten ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (no en ambos), y las ordenaciones complejas permiten ordenar los registros especificados en orden ascendente segn algunos campos y en orden descendente segn otros. En esta sesin se ver cmo realizar el ordenamiento sencillo. El ordenamiento complejo supone el concepto de filtro, por lo que se ver en la siguiente sesin. Para realizar un ordenamiento sencillo 1. Si usted est trabajando con una Tabla, en el modo de vista Hoja de datos, seleccione la columna o columnas en las cuales desea basar el orden. 2. Haga clic en el botn "Orden ascendente" u "Orden descendente" de la barra de herramientas. (O elija Ordenar en el men Registros y luego elija Ascendente o Descendente). Consejo En el modo de vista Hoja de datos, puede ordenar basndose en dos o ms columnas adyacentes en una sola operacin. Si selecciona varias columnas, utiliza el orden de izquierda a derecha. (Puede cambiar este orden moviendo las columnas en la hoja de datos).
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CREACIN DE RELACIONES Para relacionar tablas, en la ventana de base de datos, haga clic en el botn Relaciones de la barra de herramientas. Se presentar la ventana de Relaciones. (Ver figura 28)
Figura 20: Ventana para crear relaciones entre tablas
Para crear las relaciones 1.Haga clic en el botn Mostrar tabla de la barra de herramientas, o bien elija Mostrar tabla en el men Relaciones. (Ver Figura 21)
Figura 21: Ventana de seleccin de tablas
2.Elija las tablas a agregar, seleccionando su nombre y luego presionando el botn Agregar tantas veces como sea necesario. Cuando haya terminado la ventana de Relaciones se ver como la Figura 22. 3.Para crear una relacin entre dos tablas, haga clic sobre el campo clave que servir de enlace entre ellas. (Como no se pueden relacionar dos campos clave, slo una de las tablas contendr el campo de enlace como campo clave).
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4.Mantenga el botn del ratn presionado y arrastre dicho campo sobre el campo de enlace correspondiente en la segunda tabla a relacionar, y luego, libere el botn del ratn.
Figura 22: Ventana para la elaboracin de las relaciones
5.Aparecer la ventana de Propiedades de la Relacin (ver Figura 23). En dicha ventana uno comprueba si los campos elegidos son los que formarn la relacin. En caso de haberse equivocado al arrastrar, seleccione con el botn de la lista de campos, el campo deseado, tanto en la tabla principal como en la tabla relacionada.
Figura 23: Ventana de propiedades de la relacin
Integridad referencial Es usada para mantener las relaciones definidas entre las tablas cuando se introducen o eliminan registros. Si se exige la integridad referencial, Access no dejar que se agreguen registros a una tabla relacionada cuando no existe un registro asociado en la tabla principal, ni realizar cambios en los valores de la tabla principal que deje registros sin cambios en una tabla relacionada y eliminar registros de la tabla principal cuando permanecen an registros relacionados coincidentes en una tabla relacionada.
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Puede exigir integridad referencial haciendo clic sobre la casilla correspondiente. 6.Presione el botn Crear para establecer la relacin. 7.Repita los pasos del 3 al 7 hasta haber establecido todas las relaciones.
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SESIN TRES
CONOCIMIENTOS ADMINISTRACIN DE LOS DATOS: REQUERIMIENTO DE INFORMACIN La base de datos no es un depsito, si as fuera no se vera razn para su uso masivo. Entre la base de datos, la realidad y los usuarios hay una continua retroalimentacin, que convierte a este tringulo en un circuito en continuo flujo y es la base para que se hable actualmente de TI: tecnologa de la informacin. Veamos el siguiente esquema:
BASE DE DATOS
L u c c r a b n a ie r t o n s e a li a s e d e d a t o s e s f o r m a d e r e p r e s e n t a r a s c a r a c t e r s t ic a s t a n t e s d e la d a d . L o s a m p l a s e s t r u u a c c s u a r io n y e li o m o m t u r a d d a s
in g r e s in a n d o d if ic a e la b a s t o s .
I D
A
n f o u s u e s r a n
D
r m e la r u a r io s a r im ie n t o a z o n e s iz a n lo s e lt s p d
U
a lid e r a d e o r l a t o
S
a n i a s d
I O
C o lo s r e q y la o r g
c a m b ia , s u s n f o r m a c i n s q u e .
Por ello, los pedidos de informacin se ubican en varios niveles: En Access: BSQUEDA DE DATOS ORDENAR DATOS FILTRAR LOS DATOS CONSULTAS DE SELECCIN CONSULTAS DE ACCIN
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Tipo de requerimiento de informacin Ubicar un registro que responda equivalencia de datos o caractersticas. a una
Extraer los datos pero ordenados de un modo exigido. Extraer un subconjunto de datos de una tabla que obedezca ciertos criterios. Extraer un conjunto de datos que sean la interseccin de varias tablas o que resulten de una serie de criterios aplicados a distintas tablas. Crear un conjunto de datos que sean resultado de ciertas operaciones sobre las tablas.
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1.El primer nivel, el ms simple, es el caso en el que el usuario quiere encontrar un dato (o varios), de modo inmediato y directo, pero no le importa conservar su operacin de bsqueda. 2.El segundo nivel define el caso en el que el usuario quiere ver TODOS los datos presentados de cierto modo, lo que puede ser sencillo o puede exigirle una operacin de filtrado. Del mismo modo que el anterior, tampoco importa conservar esta operacin. 3.El tercer nivel supone que el usuario NO quiere ver TODOS los datos, sino slo aquellos que correspondan a ciertos criterios. Es una restriccin, es decir, una limitacin de la visualizacin de los datos. El resto de los datos no desaparece. 4.El cuarto nivel se basa en la necesidad constante del usuario por obtener de la misma manera un subconjunto de datos, que podra cambiar segn cambie la entidad registrada. Es una operacin que se tiene que repetir cada cierto tiempo. Por lo tanto, tiene que ser guardada como un componente ms de la base de datos, un componente activo: la consulta. En este nivel, el subconjunto se obtiene a travs del uso de criterios u operaciones lgicas. 5.El quinto nivel, que tambin responde a una exigencia de repetir la extraccin de datos, implica la modificacin de esos datos o de su estructura de alguna manera. Hay una nueva necesidad incluida: ante los requerimientos de informacin son consecuencia de una reaccin del usuario, que busca cumplir cierta tarea, que puede ser eliminar datos, agregarlos, reacomodarlos en otra tabla o en una tabla nueva, etc. LAS CONSULTAS stas se definen, de acuerdo con las necesidades de manejo de los datos por parte del usuario, como una operacin sobre una tabla (o ms) que extrae informacin o modifica las tablas. Esta operacin (simple o compleja) es guardada como un componente de la base de datos. Si slo extraen datos, se llaman consultas de seleccin; si, adems, modifican en algo las tablas, reciben el nombre de consultas de accin. PROCEDIMIENTOS BSQUEDA DE DATOS Puede buscar todas las veces que aparece un dato de una sola vez, o ir una por una. 1.En la vista Formulario o en la vista Hoja de datos, seleccione el campo (la columna) por el que desea buscar, a menos que desee buscar en todos los campos (buscar en un campo individual es ms rpido que buscar en la tabla entera). 2.Haga clic en Buscar en la barra de herramientas. 3.En el cuadro Buscar, escriba el valor que desea buscar. Si el valor exacto que desea buscar no est a su disposicin, puede utilizar
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caracteres comodn 1 en el cuadro Buscar para especificar lo que busca. 4.Establezca cualquier otra opcin que desee utilizar en el cuadro de dilogo Buscar en. 5.Para buscar la primera instancia del valor, elija Buscar primero. Para buscar la siguiente instancia y todas las instancias posteriores, siga haciendo clic en Buscar siguiente.
USO DE FILTROS Advertencia No confunda el uso de un filtro con la bsqueda de un registro. Un filtro presenta un conjunto particular de registros de una tabla o consulta base. Por otra parte, el comando Buscar del men Edicin busca registros especficos, uno por uno, dentro de una tabla o una hoja de respuestas dinmica. Para filtrar registros 1. En la barra de men elija la opcin Registros, luego deber escoger Filtro y seguidamente Filtro u orden avanzado. (Ver la Figura 24).
Figura 24: Ventana de filtros
2. La parte superior de la ventana contiene una lista de campos correspondiente a la tabla o consulta base. En la parte inferior aparece la cuadrcula en la que se especifican los criterios de filtrado. 3. Agregue el campo o campos para los que desee especificar un orden y/o criterios en la cuadrcula.
Caracteres comodn: signos que representan variables, as el asterisco significa cualquier carcter o grupo de caracteres y el signo de interrogacin significa cualquier carcter (uno solo).
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4. Puede agregar campos de la lista de campos, o tambin hacer clic en una celda de la cuadrcula, hacer clic en la flecha y luego elegir un campo de la lista. 5. Para ordenar los registros, haga clic en el cuadro Orden de los campos en los que desee basar la ordenacin, haga clic en la flecha y luego elija Ascendente o Descendente. 6. Introduzca los criterios para los campos que ha incluido. 7. Para aplicar el filtro, siga uno de estos mtodos: En la barra de herramientas, haga clic en el botn Aplicar filtro. Haga clic en la ventana Filtro con el botn derecho del ratn, y luego elija Aplicar filtro u ordenar en el men de mtodo abreviado. Elija Aplicar filtro u ordenar en el men Registros. Consejo Si piensa que volver a usar el filtro, lo puede guardar como una consulta. Cuando cierre una tabla o un formulario, los registros cerrados vuelven a su orden anterior.
DISEO DE CONSULTAS Consultas de seleccin 1.Active la Ficha Consultas en la Ventana Base de Datos / Seleccione el botn Nuevo / Seleccione la opcin Vista Diseo (ver Figura 25).
Figura 25: Pasos para la creacin de una consulta de seleccin
2.El programa muestra la ventana de diseo de consultas con un cuadro de las tablas contenidas en la base de datos (ver Figura 26).
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Figura 26: Seleccin de tablas para el diseo de consultas
3.Seleccione el nombre de la tabla y luego el botn Agregar y luego el botn Cerrar, inmediatamente el programa muestra la ventana de diseo como en el ejemplo de la Figura 27
Figura 27: Ventana de diseo de consultas
4.Luego se selecciona la Celda Campo en la columna necesaria para marcar el campo buscado:
Figura 28: Seleccin de un campo
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5.La figura 36 muestra el ejemplo completo de diseo de la consulta de seleccin.
Figura 29: Diseo completo
6.Para mostrar el resultado de la consulta debemos hacer clic en el botn Ejecutar. Diseo de consultas de totales Para incluir una opcin de totales en su consulta podemos hacerlo seleccionando el botn Total que se muestra en las barras de herramientas de la siguiente forma. 1.Muestre la consulta en vista diseo. 2.Seleccione el botn Totales (Ver Figura 30) o seleccionar el men consulta y la opcin
Figura 30
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3. Se podr observar que en la ventana de diseo de la consulta, el programa crea una fila nueva con el nombre Total (Ver Figura 31)
Figura 31: Diseo de consulta con la fila Total
4. Podremos agrupar los datos de la consulta segn el campo que se desee o realizar los clculos que se muestran en las listas desplegables de la fila Total (Ver Figura 32).
Figura 32
5. Agregue los campos cuyos totales desee calcular, defina los agrupamientos y especifique los criterios (ver Figura 31). 6. En la fila Total, seleccione la opcin apropiada para cada campo de la cuadrcula. 7. Para cada campo de una consulta de totales, deber seleccionar una opcin en la fila Total. 8. Si lo desea, introduzca criterios para los campos adecuados. 9. Si es necesario, desactive el cuadro de la fila Mostrar de aquellos campos que no desee incluir en la consulta instantnea. 10. Tambin puede ordenar por campos. 11. Haga clic en el botn Presentacin Hoja de datos botn Ejecutar instantnea.
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o en el
de la barra de herramientas para ver la consulta
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Indicaciones sobre la consulta de totales Puede especificar criterios en un clculo de totales para limitar los registros, tanto antes como despus de que Access realice el clculo. Access calcula los totales basndose en la funcin de agrupamiento seleccionada en la fila Total de la cuadrcula QBE. Por ejemplo, seleccione Suma para hacer que Access sume los valores seleccionados, o Promedio para hallar su valor medio. Al utilizar una funcin de agrupamiento en un campo, Access combina los nombres del campo y de la funcin para dar nombre al campo de la hoja de datos (por ejemplo, PromedioMercanca). Puede cambiar el nombre de estos campos de forma que sean ms descriptivos. Access proporciona una funcin especial, Cuenta (Count), que permite contar el nmero de registros de la consulta. Escriba Cuenta(*) en una celda de la fila Campo o en una instruccin SELECT del cuadro SQL para obtener el nmero de registros. No es posible agregar la opcin asterisco (*) a una fila Campo de una consulta en la que est calculando totales. No es posible actualizar los campos de la consulta instantnea de una consulta de totales. Diseo de consultas con varias tablas El requisito obligatorio para realizar las consultas con varias tablas es que deben estar RELACIONADAS. Si este requisito fundamental se cumple, procedemos a disear la consulta utilizando el mtodo normal descrito en la parte del Diseo de consultas de seleccin Repita los pasos para crear la consulta de seleccin agregando a la ventana de diseo aquellas tablas que se encuentran relacionadas. Por ejemplo en las siguientes figuras podemos observar que se han agregado dos tablas relacionadas y observe el resultado obtenido. Advertencia
Se pueden establecer las relaciones durante la creacin de este tipo de consulta, pero no es recomendable hacerlo puesto que mezclaramos dos pasos distintos de nuestro proceso de diseo de la base de datos y porque entorpeceramos el diseo de la consulta misma.
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Figura 33: Seleccionando la tabla Figura 34: Seleccionando la tabla clientes y luego el botn agregar Pedidos y luego el botn Agregar
Figura 35: Se observa que ambas tablas estn relacionadas por el campo IdCliente
Figura 36: Podemos insertar en el diseo, campos de ambas tablas
Si las tablas que se requieren en la consulta no poseen ningn campo que pueda combinarse, es necesario incluir una o varias tablas o consultas adicionales para que sirvan como puente entre dichas tablas y nicamente para ellos, como se observa en la siguiente figura.
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SESIN CUATRO
CONOCIMIENTOS ADMINISTRACIN DE DATOS: OBTENER INFORMACIN En la sesin anterior se ha visto cmo la peticin de informacin conforma, en Access, la bsqueda y ordenacin de datos por intermedio de filtros, por ejemplo, o la extraccin de datos, mediante las consultas de seleccin. En esta sesin se observar cmo el requerimiento de informacin involucra la modificacin de la estructura de los datos, es decir, se mostrar la manera en que la gestin del usuario altera la base de datos para: hacerla ms exacta y coincidente con la realidad y deducir ms informacin. Los procesos que modifican tablas y su contenido pueden ser de varios tipos: ACCIN Agregar datos Eliminar datos Modifica datos Crear tablas DEFINICIN Incluye nuevos registros en la tabla desde otra tabla Borra registros en la tabla Cambia el contenido de los registros Une datos de diversas tablas en una nueva CONSULTA DE: DATOS ANEXADOS ELIMINACIN ACTUALIZACIN CREACION DE TABLAS
PROCEDIMIENTOS INTRODUCIR CONDICIONES O CRITERIOS EN UNA CONSULTA Los criterios son parmetros o condiciones que se usan para indicar a Access qu registros mostrar. Los criterios pueden introducirse en uno o ms campos de una consulta o filtro. Para introducir criterios en una consulta o filtro 1. En el modo de vista Diseo de una consulta o en la ventana Filtro de un formulario, haga clic en la primera celda Criterios debajo del campo donde desee establecer criterios. 2. Escriba la expresin de los criterios o use el Generador. 3. Para introducir otra expresin en el mismo campo o en otro campo, muvase a la celda apropiada y escriba la expresin.
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Pautas para el uso de criterios en una consulta Puede utilizar los caracteres comodn * y ? en una expresin para seleccionar los registros que se ajusten a un modelo determinado. Despus de que escriba una expresin y presione la tecla ENTRAR, Access analiza y muestra la expresin usando una sintaxis que el programa entiende. Por ejemplo, si escribe Venezuela, Access agrega comillas y muestra "Venezuela". Si no incluye un operador con la expresin, Access supone que significa igual (=). Por ejemplo, si escribe Venezuela como el criterio en un campo Pas, Access interpreta la expresin como Pas="Venezuela". Si lo desea, puede introducir mltiples criterios dentro de una celda o en celdas diferentes de una consulta. No es posible establecer criterios para un asterisco (*) que representa todos los campos de una tabla o consulta. Si desea establecer criterios en una consulta que incluye un campo asterisco, agregue los campos individuales en los que desee establecer criterios adems del campo asterisco y despus oculte esos campos para evitar que Access los muestre dos veces. Puede utilizar una expresin para criterios en la celda Criterios de un filtro, o en la celda Criterios de una consulta en el modo de vista Diseo. Ejemplos de expresiones Campo
Ciudad destinatario Ciudad destinatario Fecha de envo Pas destinatario Pas destinatario Fecha de pedido Fecha de pedido Destinatario Destinatario
Expresin
"Londres" "Londres" O "Frankfurt" Entre #5-Ene-96# Y #10-Ene-96# En ("Canad"; "UK") Negado "EE.UU." < Fecha( )- 30 Ao([Fecha de pedido])=1995 Como "*Importador" Como "[A-D]*"
Resultado
Pedidos enviados a Londres Pedidos enviados a Londres o Frankfurt Pedidos enviados entre el 501-96 y antes del 10-01-96 Pedidos enviados a Canad o al Reino Unido Pedidos enviados a otros pases excepto EEUU. Pedidos con una antigedad de ms de 30 das. Pedidos con fecha de pedido de 1995 Ped. enviados a los clientes cuyos nombres terminan con la palabra "Importador" Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres estn comprendidos entre A y D, inclusive, en orden alfabtico. Pedidos cuyos valores ID de pedido terminan en 99
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ID de pedido
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Der([ID de pedido], 2)="99"
El generador de expresiones Consta de tres secciones:
Figura 37: Partes del Generador de expresiones
1.En la seccin superior del generador se encuentra un cuadro en el que se genera la expresin. Utilice la seccin inferior para crear los elementos de la expresin, y luego insrtelos en el cuadro para formarla. Tambin puede escribir componentes de la expresin directamente en este cuadro. 2.En la seccin intermedia del generador hay botones que corresponden a los operadores ms comunes. Al hacer clic en uno de ellos, el Generador de expresiones insertar el operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre el punto de insercin. Si desea consultar una lista completa de los operadores que se pueden emplear en expresiones, haga clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro inferior izquierdo, y en la categora de operadores que corresponda en el cuadro intermedio. En el cuadro de la derecha aparecern todos los operadores de la categora seleccionada. 3.En la seccin inferior del generador hay tres cuadros: El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla, consulta, formulario e informe de la base de datos, las funciones incorporadas y las definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes. El cuadro intermedio muestra los elementos especficos o las categoras de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda, en el cuadro intermedio aparecen las categoras de funciones de Access.
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En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categora de funciones en el cuadro intermedio, en el cuadro de la derecha aparecern todas las funciones incorporadas de la categora seleccionada. Consejo Para ver los nombres de los campos nuevos en el Generador de expresiones, primero es necesario guardar la tabla o consulta que contiene tales campos. Si un objeto o una funcin no aparece en la seccin inferior del Generador de expresiones, no es vlido en el contexto en que se ha iniciado el generador. Al insertar un identificador en la expresin, el Generador de expresiones slo pegar los componentes del mismo que sean necesarios en el contexto actual.
DISEO DE CONSULTAS DE ACCIN Consultas de creacin de tablas 1 2 Abra la consulta en la vista Diseo. Seleccione el men Consulta / Consulta de Creacin de tabla.
Figura 38: Consulta de creacin de tablas
Escriba el nombre de la tabla a crear y seleccione el botn Aceptar.
Figura 39: Nombrando la tabla
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Para ver una vista previa de los registros que se vern afectados, haga clic en la barra de herramientas y seleccione los registros. Para obtener informacin acerca de lo que est viendo en la vista previa, haga clic en . Para regresar a la vista Diseo de la consulta, haga clic de nuevo en la barra de herramientas. Realice los cambios que desee en la vista Diseo.
Haga clic en Ejecutar ejecutar la consulta.
en la barra de herramientas para
Consultas de anexin de datos Crea una consulta cuyo resultado se va a aadir al final de la tabla en la base de datos activa o en otra base de datos Dado que el comando copia datos debemos comprobar los resultados antes de ejecutarlo. 1.Abra la consulta en la vista Diseo. 2.Seleccione el men Consulta / Consulta de datos aadidos. 3.Escriba el nombre de la tabla que se va a crear y luego seleccione el botn Aceptar. 4.Para ver una vista previa de los registros que se vern afectados, haga clic en la barra de herramientas y seleccione los registros. Para obtener informacin acerca de lo que est viendo en la vista previa, haga clic en . Para regresar a la vista Diseo de la consulta, haga clic de nuevo en la barra de herramientas. Realice los cambios que desee en la vista Diseo.
5.Haga clic en Ejecutar ejecutar la consulta. Consulta de actualizacin
en la barra de herramientas para
Para elaborar una consulta de actualizacin es mejor hacerlo utilizando el generador de expresiones. 1. Abra la consulta en la vista Diseo. 2. Seleccione el men Consulta / Consulta de Actualizacin. 3. El programa aade una nueva fila en la ventana RQB con el nombre Actualizar a: como se muestra en la Figura 40.
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Figura 40
4. Para crear las Frmulas o expresiones de actualizacin es preferible hacerlo desde el Generador de Expresiones que se activar si apuntamos a la celda Actualizar a: del campo que se desea actualizar (por ejemplo un dato numrico), hacemos clic al botn derecho del ratn y seleccionamos la opcin Generar tal como se muestra en la Figura 41.
Figura 41: Activando el Generador de expresiones
5. A continuacin se muestra el generador de expresiones como en la Figura 42.
Figura 42: Generador de expresiones
Luego de crear la expresin o frmula y pulsar el botn Aceptar podemos proceder a ejecutar la consulta con el botn
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SESIN CINCO
CONOCIMIENTOS ADMINISTRACIN DE LOS DATOS: INTERACCIN EN LA BASE DE DATOS Un formulario es un objeto activo grfico o de pantalla, es decir, un objeto en el que se pueden ejecutar acciones (ingresar texto o hacer clic) segn la presencia de componentes visuales como cuadros de texto, botones, listas, etc. Los formularios son diseados para optimizar el flujo de informacin, por lo tanto, usan los datos ya almacenados en tablas, consultas y otros formularios. Se pueden usar para: Introducir datos en una tabla. Abrir otros formularios e informes. Aceptar datos del usuario y ejecutar acciones con ellos. Bsicamente, los objetos o componentes grficos del formulario representan acciones o comandos que afectan a las tablas, aunque se pueden ejecutar acciones que involucren la intervencin de elementos externos a la base de datos. Estos objetos grficos reciben el nombre de controles. Secciones del formulario En la siguiente figura se observan las partes de un formulario:
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Personalizacin de formularios: tipos de controles
Selector Etiquetas Grupos de opciones Botones de opcin Cuadros combinados Botones de comando Marcos de objetos independientes Saltos de pgina Subformularios, Subinformes Rectngulos
Varita Mgica Cuadros de texto Botones de alternar Casillas de verificacin Cuadros de lista Imagen Marcos de objetos dependientes Controles ficha Lneas Controles ActiveX Controles HTML
Propiedades de un formulario o informe Una propiedad es un atributo con nombre de un control, campo u objeto de base de datos que se origina para definir una de las caractersticas del objeto (como por ejemplo, el tamao, color o posicin en la pantalla) o un aspecto de su comportamiento, como por ejemplo si est oculto o no. Cada formulario tiene propiedades cuyos valores pueden modificados para controlar su apariencia y su comportamiento. ser
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PROCEDIMIENTOS DISEO DE FORMULARIOS 1. En la ventana de la base de datos, haga clic en la ficha Formularios. (Tambin puede elegir en el men Ver, la opcin Objetos de la base de datos, y luego Formularios). 2. Elija el botn Nuevo. (Tambin puede elegir Formulario en el men Insertar). 3. En el cuadro Nuevo formulario, escriba el nombre de la tabla o consulta que el formulario tomar como base, o bien seleccione uno en la lista desplegable.
Figura 43: Cuadro de dilogo Nuevo Formulario
4. Asimismo, seleccione la opcin Vista Diseo, presione el botn Aceptar. Tambin pudo haber escogido alguna de las siguientes opciones: Autoformulario Columna: Los formularios de columna simple muestran los valores de cada registro en una sola columna. Cada valor aparece en una lnea distinta, con un rtulo a su izquierda, y los registros aparecen a lo largo de la pgina. Autoformulario Tabular: Los formularios tabulares muestran los valores de registros en columnas dispuestas de izquierda a derecha en un formulario o informe. Encima de cada columna aparece un rtulo que sirve de ttulo, y cada fila representa un nuevo registro. Asistente para Grficos: Permite crear formularios que contienen un grfico obtenido a partir de los datos numricos encontrados de la tabla o consulta que sirve de origen de datos. 5. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del Asistente. En el ltimo de ellos, elija Abrir para empezar a introducir o a ver
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datos en el modo de vista Formulario, o bien elija Disear para ver la estructura del formulario.
Figura 44: Presentacin de diseo de pgina
Modos de visualizacin de un formulario Un formulario de Access tiene tres presentaciones: puede ver cada una de ellas eligiendo la presentacin apropiada en el men Ver o haciendo clic en el botn apropiado de la barra de herramientas. Elegir Diseo del formulario Formulario Hoja de datos Presenta Esta presentacin proporciona las herramientas para crear y modificar. Los registros de un formulario. Los registros en un formato de filas columnas, similar a una hoja de clculo. y
Puede usar la propiedad PresentacinPredeterminada (DefaultView) para determinar si un formulario se abre inicialmente en el modo de vista Formulario (ya sea como un formulario simple o como un formulario continuo) o en el modo de vista Hoja de datos. Puede usar la propiedad PresentacionesPermitidas (ViewsAllowed) para restringir un formulario al modo de vista Formulario o al modo de vista Hoja de datos.
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Hoja de propiedades Use la hoja de propiedades para establecer, mostrar o cambiar las propiedades de una tabla, formulario, informe o de la seccin o control seleccionado dentro de un formulario o informe. Mostrar la hoja de propiedades La hoja de propiedades est disponible en el modo de vista Diseo. Para abrir o cerrar la hoja de propiedades, en la barra de herramientas, haga clic en el botn Propiedades .
Algunas propiedades disponen de generadores como ayuda para establecerlas. Slo en la ventana Formulario o Informe es posible: Hacer doble clic en una seccin o control para mostrar la hoja de propiedades. Cuando la hoja de propiedades est visible, puede seleccionar otra seccin o control para ver sus propiedades. Mostrar las propiedades del formulario o informe mismo haciendo clic en el rea gris fuera de cualquiera de las secciones. Colocar controles En el modo de vista Diseo de un formulario o informe, muestre el cuadro de herramientas. (En el caso de que sta no est visible, haga clic sobre el botn Cuadro de herramientas de la barra de herramientas. Tambin puede ir al men Ver, y elegir Cuadro de Herramientas). 1.Si desea ayuda para crear los controles, haga clic en el botn Asistentes para controles en la caja de herramientas de forma que dicho botn est presionado. (Para desactivarlo basta con hacer un clic nuevamente sobre l). 2.En dicha caja, seleccione el tipo de control que desea crear. 3.En el formulario o informe, haga clic en el lugar donde desea situar la esquina superior izquierda del control (no de su etiqueta). 4.El control aparecer con un tamao predeterminado. Consejo Con la ayuda de los Asistentes para controles, puede crear botones de comando, cuadros de lista y cuadros combinados. Puede cambiar el tamao de un control despus de crearlo arrastrando cualquiera de sus controladores de tamao (pinzas), o presionando la tecla MAYSCULAS ms las teclas de direccin.
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Tipos de controles Cuadro de texto Los cuadros de texto son controles que muestran datos compuestos por texto, nmeros y smbolos en un formulario o informe. Nombre del cliente: Rtulo o etiqueta
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Cuadro de texto
Utilice los cuadros de texto para introducir o editar datos, mostrar informacin derivada de una tabla o consulta base o para mostrar valores calculados mediante el uso de expresiones. Los cuadros de texto pueden: Ser dependientes de un campo en una tabla o consulta. Mostrar ms de una lnea de datos cuando los datos se ajustan automticamente en las lneas subsiguientes. Poseer barras de desplazamiento. Etiquetas El control etiqueta muestra texto descriptivo, como por ejemplo, un ttulo, una leyenda o instrucciones en un formulario o informe. Puesto que una etiqueta no es dependiente de un campo en la base de datos, siempre es la misma para cada registro mostrado en el formulario o informe. Access automticamente incluye una etiqueta cuando usted crea casi cualquier tipo de control. El texto de una etiqueta adjunta a otro control aparece como ttulo de columna en la hoja de datos de los formularios, en lugar del valor de la propiedad Nombre (Name) del control. El texto de una etiqueta no adjunta a ningn control no aparece en la hoja de datos de los formularios. Al cambiar la fuente del texto de una etiqueta puede ser necesario tambin cambiar el tamao de la etiqueta para ajustarlo al del texto. Debido a que el smbolo & se utiliza para definir teclas de acceso en las etiquetas, si desea incluirlo como texto deber indicar un segundo signo & (es decir, &&). Por ejemplo, para que aparezca NEPTUNO & Compaa debe introducir NEPTUNO && Compaa.
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Marco de objeto independiente El marco de objeto independiente es un control que muestra una imagen, un grfico o cualquier objeto OLE que no est almacenado en una tabla de base de datos de Access. Por ejemplo, un Marco de objeto independiente podra usarse para mostrar una imagen creada en Microsoft Paint (ver figura 19).
Figura 45: Ejemplo de objeto (imagen de mapa de bits)
Este control permite crear o editar el objeto desde dentro de un formulario o informe de Access utilizando la aplicacin en la que fue creado el objeto originalmente. Para mostrar objetos que estn almacenados en una base de datos de Access, use un control Marco de objeto dependiente. El objeto incluido en un marco de objeto independiente es el mismo para todos los registros. En el marco de objeto independiente pueden mostrarse tanto objetos vinculados como incrustados. Marco de objeto dependiente Un marco de objeto dependiente es un control que muestra una imagen, un grfico o cualquier objeto OLE almacenado en una tabla de base de datos de Access. Por ejemplo, si almacena fotografas de sus empleados en una tabla de Access, puede usar un control Marco de objeto dependiente, para mostrar estas imgenes en un formulario o informe. Este control permite crear o editar el objeto desde dentro del formulario o informe utilizando la aplicacin del objeto. Un marco de objeto dependiente depende de un campo de una tabla subyacente. Para mostrar objetos no almacenados en una tabla subyacente, utilice un control marco de objeto independiente. El campo de la tabla subyacente del que depende el marco de objeto dependiente debe ser del tipo Objeto OLE. El objeto incluido en un marco de objeto dependiente es distinto para cada registro. Un marco de objeto dependiente puede mostrar tanto objetos vinculados como incrustados.
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Lnea El control lnea es aquel que muestra una lnea horizontal, vertical o diagonal en un formulario o informe. Las lneas se usan para: Agrupar informacin relacionada. Llamar la atencin sobre informacin importante. Dar al formulario o informe la apariencia de un documento impreso. Para modificar: Color de lnea Se utiliza: El botn Color de Borde o Lnea de la barra de herramientas. Presionando en dicho botn se aplicar el ltimo color seleccionado. Para seleccionar un color distinto, haga clic en la lista desplegable para ver las opciones disponibles. El botn Ancho de Borde o Lnea de la barra de herramientas. Presionando en dicho botn se aplicar el ltimo ancho de lnea seleccionado. Para seleccionar un ancho distinto, haga clic en la lista desplegable para ver las opciones disponibles.
Ancho de lnea
Rectngulo El control rectngulo muestra un rectngulo en un formulario o informe. Los rectngulos se usan para: Agrupar informacin relacionada. Dar al formulario o informe la apariencia de un documento impreso. Resaltar las reas principales de un formulario o informe. Crear un efecto de sombreado que se logra colocando los rectngulos debajo de otros controles. Puede modificar el color del borde y el ancho del borde con los mismos mtodos aplicables a la lneas. Consejo Los rectngulos trazados sobre otros controles los ocultan (excepto los cuadros de lista y los subformularios). Puede colocar el rectngulo detrs de los controles eligiendo el comando Enviar al fondo en el men Formato.
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Encabezados y pies de pgina en formularios Site en un encabezado o pie de formulario la informacin que desea que aparezca en todo momento en el modo de vista Formulario. Use los encabezados de formulario para mostrar informacin (ttulos, fechas), y para contener botones de comando que causan que ocurra algo, como por ejemplo, mostrar un segundo formulario. Use los pies de formulario para instrucciones, botones de comando, totales o alguna otra informacin que desee mostrar al final de la ventana del formulario. Puede agregar encabezados y pies de pgina y eliminarlos de un formulario y de las pginas impresas de un formulario. Los encabezados y pies de pgina de los formularios aparecen en la parte superior e inferior de la ventana Formulario y al principio y al final de una impresin. Los encabezados y pies de pgina de una pgina aparecen al principio y al final de cada pgina impresa. No aparecen en el modo de vista Formulario. Para agregar encabezados y pies de pgina En el modo de vista Diseo del formulario, en el men Ver, elija Encabezado/Pie del formulario o Encabezado/Pie de pgina y despus agregue controles y cualquier elemento de diseo que desee incluir en el encabezado o pie del formulario. A medida que se va diseando un formulario o informe se le van agregando controles. Los controles que se crean en el modo de vista Diseo son los ttulos, campos e imgenes que se ven en el modo de vista Formulario o en Presentacin preliminar de un informe. Algunos controles se pueden crear con Asistentes para controles o sin ellos. Para eliminar encabezados y pies de pgina En el modo de vista Diseo Encabezado/Pie del formulario. Consejo Tenga cuidado al eliminar encabezados y pies de pgina, pues tambin perder los controles que contienen. Para ajustar el tamao de los encabezados o pies Mueva el puntero al borde inferior (o al derecho) del encabezado o pie hasta que el puntero se convierta en una flecha de doble punta. Arrastre el borde inferior hacia arriba o hacia abajo para cambiar la altura y arrastre el borde derecho hacia dentro o hacia fuera para cambiar la anchura. Consejo Cualquier cambio a la anchura del encabezado o pie cambiar la
del
formulario,
vuelva
a elegir
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anchura de todo el formulario. Para establecer propiedades para un encabezado o pie Seleccione el encabezado o pie cuyas propiedades desea establecer y despus muestre su hoja de propiedades. Establezca las propiedades para el encabezado o pie. Consejo Los encabezados y pies de formulario se agregan y eliminan por pares.
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SESIN SEIS
CONOCIMIENTOS DIFERENCIAS ENTRE FORMULARIO E INFORME Los formularios se usan para mejorar el ingreso de datos y su posible presentacin en pantalla, tambin se pueden imprimir pero no tienen ciertas funciones requeridas para conseguir una eficiente presentacin impresa. Si las tuvieran, el diseo de un formulario sera demasiado complicado por exceso de funcionalidad. Para evitar esto, la presentacin impresa de datos se realiza a travs de otro componente de la base de datos: el informe. PRESENTACIN DE INFORMACIN: INFORME En el informe se diferencian las agrupaciones de datos, los datos que se repiten en cada pgina y los que slo aparecen una sola vez, como el ttulo del informe. Las agrupaciones de datos sirven para ofrecer una especie de esquema de los datos segn una jerarqua establecida por el usuario. Permite destacar hechos de modo resumido, por ejemplo, para indicar la distribucin de clientes por distrito o los resultados de las ventas de los productos por cada mes. Esta distribucin de datos no altera la estructura de la base de datos, por ello, se dice que es una forma visualizarlos. El informe es un resultado. Secciones del informe
Los encabezados y los pies pueden referirse a las pginas (se repiten en cada una) o al informe mismo (slo aparecen una vez). Dentro de la zona de detalles se hacen las agrupaciones de datos.
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Vista previa de un informe
Aqu se muestran los niveles de agrupamiento en un informe:
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PROCEDIMIENTOS DISEO DEL INFORME 1.En la ventana de la base de datos, elija la ficha Informe y despus elija el botn Nuevo. 2.(Tambin puede elegir en el men Ver, la opcin Objetos de la base de datos, y luego Informes ). 3.Elija el botn Nuevo. (Tambin puede elegir Informe en el men Insertar). 4.En el cuadro Nuevo informe, escriba el nombre de la tabla o consulta que el informe tomar como base, o bien seleccione uno en la lista desplegable.
Figura 46
5.Asimismo, seleccione la opcin Vista Diseo, presione el botn Aceptar. Tambin pudo haber escogido alguna de las siguientes opciones: Autoinforme Columna Los informes de columna simple muestran los valores de cada registro en una sola columna. Cada valor aparece en una lnea distinta, con un rtulo a su izquierda, y los registros aparecen a lo largo de la pgina. Autoinforme Tabular Los informes tabulares muestran los valores de registros en columnas dispuestas de izquierda a derecha en un formulario o informe. Encima de cada columna aparece un rtulo que sirve de ttulo, y cada fila representa un nuevo registro. Asistente para Grficos Permite crear informes que contienen un grfico obtenido a partir de los datos numricos encontrados de la tablva o consulta que sirve de origen de datos.
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Asistente para Etiquetas Permite crear informes que contienen etiquetas postales obtenidas a partir de los datos encontrados en la tabla o consulta que sirve de origen de datos. 6.Al continuar con el diseo del informe, el programa muestra la pantalla o ventana principal de diseo del informe.
7.Seleccione el botn Lista de campos como en la figura.
Figura 47: Botn para insertar campos en el informe
8.Al tener la lista de campos podemos insertarlos arrastrndo los campos hacia las seciones del informe.
Figura 48: Insertando Campos en el diseo como objetos
Si el informe resultante no es el deseado, modifquelo en el modo de vista Diseo, o bien disee estilos personalizados que pueda utilizar el Asistente para informes cuando vuelva a crear un informe.
Para utilizar las etiquetas postales de alimentacin continua, establezca su impresora matricial como impresora predeterminada en el Panel de control de Microsoft Windows antes de iniciar el Asistente para informes con etiquetas postales. USO DE VALORES CALCULADOS Cuando se desee introducir valores que no correspondan a los contenidos en las tablas sino que sean resultado de operaciones sobre ellos, deben utilizarse expresiones (que se pueden crear con el generador de expresiones). Aqu, por ejemplo, se muestran expresiones para calcular resultados aritmticos. Si utiliza esta expresin =[Subtotal]+[Cargo] =[FechaRequerida][FechaEnviado] =[Precio]*1.06 =[Cantidad]*[Precio] =[TotalEmpleado]/[TotalPas] Access presenta La suma de los valores de los controles Subtotal y Cargo. La diferencia entre los valores de los controles FechaRequerida y FechaEnviado. El producto del valor del control Precio y 1.06 (incrementa un 6 por ciento al valor de Precio). El producto de los valores de los controles Cantidad y Precio. El cociente de los valores de los controles TotalEmpleado y TotalPas
En un control calculado, preceda cada expresin con un signo igual (=). Cuando establezca la propiedad Nombre de un control calculado, asegrese de que utiliza un nombre nico. No utilice el nombre de uno de los controles que utiliz en la expresin. Cuando utilice un operador aritmtico (+, -, *, /) en una expresin y el valor de uno de los controles en la expresin sea Nulo, el resultado de la expresin completa ser Nulo. Si algunos registros en uno de los controles que utiliz en la expresin pudiera tener un valor Nulo, puede convertir el valor Nulo a cero utilizando la funcin Nz; por ejemplo: =Nz([Subtotal])+Nz([Carga])
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SESIN SIETE
CONOCIMIENTOS ADMINISTRACIN DE BASE DE DATOS: ENTORNO INTEGRADO El programa Access posee la caracterstica de pertenecer a lo que se llama suite de aplicaciones, que puede definirse como un conjunto de programas de finalidad diversa que comparten la misma interfaz de usuario y poseen herramientas para intercambiar datos y archivos producidos por ellos. Adems, todos comparten la posibilidad de que varios usuarios trabajen simultneamente con el mismo archivo o conjunto de datos en tiempo real. Finalmente, poseen herramientos de traduccin de archivos producidos por suites o programas pertenecientes a otra marca de software (por lo tanto, traducen formatos diferentes de documentos, base de datos, etc.). Por qu esto es importante?. En la actualidad, la globalizacin es un hecho, la facilidad de comunicacin permite que podamos trasmitir nuestras obras (documentos, grficos, etc.) a cualquier parte del mundo en segundos. Si los archivos no fueran transparentes, a esa trasmisin se agregara un tiempo de traduccin del formato, que anulara la ventaja de la velocidad de intercambio. EL REFINAMIENTO DEL DISEO La base de datos no termina al concluir el conjunto de tablas, consultas, formularios e informes. Existe una retroalimentacin en el diseo que sirve para hacerla verdaderamente til. Antes de decir: termin hayque someterla a un proceso de prueba, con usuarios reales y datos existentes, si es posible, y si no lo es, hacer una lista de posibles situaciones lmite, es decir, circunstancias en las que podra fallar cualquiera de los diseos de los componentes. Podramos preguntarnos: qu pasara si no se llenaran todos los campos de un registro o se introdujeran datos errados?, qu sucedera si una consulta de actualizacin incrementa un valor sin haberle impuesto un lmite (por ejemplo, en una hora un mismo empleado puede elaborar ms de quinientas facturas?). Esto llevar a un diseo robusto e inteligente, adems propondr interesantes ejercios de rigor lgico y capacidad de anlisis.
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PROCEDIMIENTOS IMPORTACIN DE DATOS DE OTROS PROGRAMAS 1. Seleccione el men Archivo / Obtener Datos / Importar.
Figura 49: Opcin que sirve para importar datos 2. Seleccione el tipo de archivo y luego ubique el nombre del mismo.
Figura 50: Cuadro de dilogo que permite importar un archivo
3.
Seleccione el nombre del archivo y luego el botn Importar.
EXPORTACIN DE DATOS A OTROS FORMATOS 1. 2. Seleccione el nombre de la tabla que se desea exportar. Seleccione el men Archivo / Guardar como o exportar.
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Figura 51: Exportacin de archivos
3.
Seleccione hacia donde se va a realizar la exportacin (Figura 52)
Figura 52: Podemos exportar una tabla hacia otra base de datos o hacia un archivo diferente
4.
Seleccione el tipo de archivo, la carpeta donde va a ser grabado y luego escriba el nombre y finalmente haga clic el botn Exportar (Figura 53)
Figura 53: Cuadro de dilogo de opciones para guardar el archivo que se va a exportar
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SESIN OCHO
CONOCIMIENTOS LA DOCUMENTACIN DE UNA BASE DE DATOS Al disear la base de datos, hemos seguido un proceso, que ha quedado consignado en un documento. ste presenta la informacin sobre la base de datos que hemos usado para crearla. Si otra persona creyera til a dicha base y deseara utilizarla, probablemente requerira adaptarla a su situacin. Le sera de gran ayuda comprender el diseo de la base de datos sin tener que examinarla. Podramos comparar esto con el estudio de la anatoma: si no hubiera documentacin (libros, esquemas, imgenes, etc.) sobre el tema, cada persona que quisiera aprender la anatoma tendra que hacer su propia conjunto de disecciones. Lo cual es trabajo intil. Para mejorar nuestra documentacin, se pueden incluir las reglas que se han usado para nombrar los campos, tablas, formularios e informes; as como un diagrama que explique el proceso que se sigue con las entidades creadas. Por ejemplo, despus de llenar una hoja de pedido de libros y ser atendida, probablemente se requiere adjuntar sus datos a una consulta sobre frecuencia de uso de libros por temas.
PROCEDIMIENTOS En esta sesin se emplearn los procedimientos conocidos a lo largo del mdulo para terminar de disear el proyecto grupal.
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MICROSOFT ACCESS 97.................................................................................................................................................1 SESIN UNO.......................................................................................................................................................................1 CONOCIMIENTOS...................................................................................................................................................1 ADMINISTRACIN DE BASE DE DATOS...........................................................................................................1 Base de Datos........................................................................................................................................................1 Concepto de administracin de bases de datos......................................................................................................2 ESTRUCTURA DE UNA TABLA...........................................................................................................................3 Tipos de datos permitidos en Access......................................................................................................................3 Elementos de una tabla..........................................................................................................................................4 LAS RELACIONES ENTRE TABLAS....................................................................................................................5 PROCEDIMIENTOS.................................................................................................................................................6 CREACIN DE UNA NUEVA BASE DE DATOS................................................................................................6 CONOCIMIENTOS...................................................................................................................................................8 LA AYUDA DE ACCESS.........................................................................................................................................8 PROCEDIMIENTOS.................................................................................................................................................8 ABRIR LA AYUDA..................................................................................................................................................8 Otro mtodo...........................................................................................................................................................9 SESIN DOS......................................................................................................................................................................11 ..................................................................................................................................................................................11 CONOCIMIENTOS.................................................................................................................................................11 PROCESO DE DISEO DE UNA BASE DE DATOS..........................................................................................11 Etapas en el desarrollo de la base de datos.........................................................................................................11 Algunas advertencias sobre el diseo de tablas...................................................................................................14 VISTA DISEO Y VISTA DATOS.......................................................................................................................14 PROCEDIMIENTOS...............................................................................................................................................15 DISEO DE TABLAS............................................................................................................................................15 Para crear una tabla...........................................................................................................................................15 Para definir campos en la tabla...........................................................................................................................16 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS......................................................................................................................18 Para establecer una propiedad de campo............................................................................................................18 Clave principal....................................................................................................................................................19 VISUALIZACIN DE LOS DATOS.....................................................................................................................19 Modo Vista Diseo..............................................................................................................................................19 Modo Vista Hoja de datos....................................................................................................................................20 MODIFICACIN O INGRESO DE DATOS EN LAS TABLAS..........................................................................21 ORDENACIN DE LOS DATOS..........................................................................................................................21 Para realizar un ordenamiento sencillo...............................................................................................................21 CREACIN DE RELACIONES.............................................................................................................................22 Para crear las relaciones.....................................................................................................................................22 SESIN TRES....................................................................................................................................................................25 CONOCIMIENTOS.................................................................................................................................................25 ADMINISTRACIN DE LOS DATOS: REQUERIMIENTO DE INFORMACIN...........................................25 LAS CONSULTAS..................................................................................................................................................26 PROCEDIMIENTOS...............................................................................................................................................26 BSQUEDA DE DATOS.......................................................................................................................................26 USO DE FILTROS..................................................................................................................................................27 Para filtrar registros............................................................................................................................................27 DISEO DE CONSULTAS....................................................................................................................................28 Consultas de seleccin.........................................................................................................................................28 Diseo de consultas de totales.............................................................................................................................30 Diseo de consultas con varias tablas.................................................................................................................32 SESIN CUATRO.............................................................................................................................................................34 CONOCIMIENTOS.................................................................................................................................................34 ADMINISTRACIN DE DATOS: OBTENER INFORMACIN........................................................................34
PROCEDIMIENTOS...............................................................................................................................................34 INTRODUCIR CONDICIONES O CRITERIOS EN UNA CONSULTA.............................................................34 Para introducir criterios en una consulta o filtro................................................................................................34 DISEO DE CONSULTAS DE ACCIN..............................................................................................................37 Consultas de creacin de tablas..........................................................................................................................37 Consultas de anexin de datos.............................................................................................................................38 Consulta de actualizacin....................................................................................................................................38 SESIN CINCO.................................................................................................................................................................40 CONOCIMIENTOS.................................................................................................................................................40 ADMINISTRACIN DE LOS DATOS: INTERACCIN EN LA BASE DE DATOS........................................40 Secciones del formulario.....................................................................................................................................40 Personalizacin de formularios: tipos de controles.............................................................................................41 Propiedades de un formulario o informe.............................................................................................................41 PROCEDIMIENTOS...............................................................................................................................................42 DISEO DE FORMULARIOS...............................................................................................................................42 Modos de visualizacin de un formulario............................................................................................................43 Hoja de propiedades............................................................................................................................................44 Colocar controles................................................................................................................................................44 Tipos de controles................................................................................................................................................45 Encabezados y pies de pgina en formularios.....................................................................................................48 SESIN SEIS.....................................................................................................................................................................50 CONOCIMIENTOS.................................................................................................................................................50 DIFERENCIAS ENTRE FORMULARIO E INFORME........................................................................................50 PRESENTACIN DE INFORMACIN: INFORME............................................................................................50 Secciones del informe..........................................................................................................................................50 PROCEDIMIENTOS...............................................................................................................................................52 DISEO DEL INFORME.......................................................................................................................................52 USO DE VALORES CALCULADOS....................................................................................................................54 SESIN SIETE..................................................................................................................................................................55 CONOCIMIENTOS.................................................................................................................................................55 ADMINISTRACIN DE BASE DE DATOS: ENTORNO INTEGRADO...........................................................55 EL REFINAMIENTO DEL DISEO.....................................................................................................................55 PROCEDIMIENTOS...............................................................................................................................................56 IMPORTACIN DE DATOS DE OTROS PROGRAMAS...................................................................................56 EXPORTACIN DE DATOS A OTROS FORMATOS........................................................................................56 SESIN OCHO..................................................................................................................................................................58 CONOCIMIENTOS.................................................................................................................................................58 LA DOCUMENTACIN DE UNA BASE DE DATOS........................................................................................58 PROCEDIMIENTOS...............................................................................................................................................58
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Pontificia Universidad Catlica del Per

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1, 2, 4 u 8 bytes. 16 bytes para el Id. de rplica (ID) exclusivamente.

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Tipo de datos Moneda

Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio en disco).

Hasta 64.000 caracteres.

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FIN DE LA CLASIFICACIN Cliente de un banco

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Figura 1: Ingreso a Access

Figura 2: Cuadro de dilogo Nueva Base de Datos

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Figura 3: Cuadro de dilogo Archivo Nueva Base de Datos

Figura 4: Ventana Base de datos

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Figura 5: Botn del ayudante

Figura 6: Ayudante en Access

Figura 7: Temas encontrados en la ayuda

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Figura 8: Ayuda de un tema seleccionado

Figura 9: Men Ayuda

Figura 10: Indice de temas de ayuda

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ETAPA Finalidad de la base de datos Anlisis de las tareas

Esquematizacin del flujo de tareas Identificacin de los elementos de los datos

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Tablas Relaciones Consultas Formularios e Informes

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Figura 11: Creacin de una tabla nueva

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Figura 16: Men Vista diseo

Figura 17: Debemos abrir las tablas Primero

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Figura 20: Ventana para crear relaciones entre tablas

Figura 21: Ventana de seleccin de tablas

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Figura 22: Ventana para la elaboracin de las relaciones

Figura 23: Ventana de propiedades de la relacin

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Figura 24: Ventana de filtros

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Figura 25: Pasos para la creacin de una consulta de seleccin

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Figura 26: Seleccin de tablas para el diseo de consultas

Figura 27: Ventana de diseo de consultas

Figura 28: Seleccin de un campo

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5.La figura 36 muestra el ejemplo completo de diseo de la consulta de seleccin.

Figura 29: Diseo completo

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Figura 31: Diseo de consulta con la fila Total