UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

Programa de Atencin Empresarial

Ing. Noel Antonio Pavn L.

Curso Avanzado de Microsoft Excel 2010

Docente: Ing. Noel Antonio Pavn Lpez
Email: noel.pavon@uni.edu.ni noel_antonio2005@yahoo.es

Managua, Febrero 2011.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

Introduccin: Microsoft Office Excel, ms conocido como Microsoft Excel, es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos ms adelante cmo se hace exactamente, pero es muy fcil). Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests haciendo la declaracin de la renta a mano y al final descubres un error, tendras que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo tienes que corregir un dato. Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del prstamo para que veas lo que tendras que pagar en cada caso.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

Vamos a ver otro ejemplo que nos servir para ver ms caractersticas de Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel. Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por nmeros 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la barra de herramientas puedes ver la frmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16. Tambin puedes ver en este ejemplo cmo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de clculo, incluso podramos haber puesto un grfico con el logotipo de la ferretera. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas mucho ms partido podrs sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financiero. Conceptos de Excel Aqu podrs encontrar los conceptos ms bsicos que utiliza Excel. Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro. Hoja de clculo La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms adelante veremos las distintas formas de definir un rango.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

Funcin Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrar en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. As, los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una frmula o incluso otra funcin. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.

Barra de Funcin Estructura de una funcin La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcion(argumento1;argumento2;;argumentoN) Esto es: 1. 2. 3. 4. 5. Signo igual (=). Nombre de la funcin. Parntesis de apertura. Argumentos de la funcin separados por puntos y comas. Parntesis de cierre.

Insertar funcin Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A medida que se introduzca una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

Para introducir una frmula, cuenta con dos opciones: 1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrar el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicar los argumentos de la misma. 2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de dilogo Insertar funcin), este asistente mostrar el nombre de la funcin, los argumentos, ademas una descripcin de la funcin y de cada argumento. Funciones Anidadas Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra funcin, esto se conoce como funciones anidadad. Por ejemplo: =SI(PROMEDIO(A1:A10)>50;SUMA(B1:B10);0) La siguiente funcin SI compara con 50 el resultado producido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada), si es mayor a 50, invoca a la funcin SUMA (funcin anidada). Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, sta deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Frmula Las frmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar clculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la celda en la cual se introduce dicha frmula. En una frmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo. Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula ). Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se ver mas adelante la multiplicacin * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numrico 15, la celda A4 contiene el valor numrico 4, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir 27 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se ingres la frmula.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

Ejemplo de una frmula en la barra de funciones Componentes de una frmula Una frmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones. Por ejemplo, la frmula que permite calcular el rea de la superficie que est dentro de una circunferencia, A = p R2, se puede escribir en Excel como: =PI()*B1^2 En esta frmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente: - Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1. - Constantes: el valor 2. Nmeros o valores escritos directamente en una frmula. - Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. - Funciones: la funcin PI(). Esta funcin al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592... Algoritmo: En matemticas, ciencias de la computacin y disciplinas relacionadas, un algoritmo es un conjunto preescrito de instrucciones o reglas bien definidas, ordenadas y finitas que permite realizar una actividad mediante pasos sucesivos que no generen dudas a quien lo ejecute. Dados un estado inicial y una entrada, siguiendo los pasos sucesivos se llega a un estado final y se obtiene una solucin.

Pseudocdigo Pseudocdigo es la descripcin de un algoritmo que asemeja a un lenguaje de programacin pero con algunas convenciones del lenguaje natural (de ah que tenga el prefijo pseudo, que significa falso). El pseudocdigo no est regido por ningn estndar. Ejemplo: Si sqr(b)>= 4*a*c entonces x=(-b+sqrt(b^2-4*a*c))/2a Sino
Ing. Noel Antonio Pavn L. 9

Escribir "No existen races reales." Fin si Comenzando a Trabajar con Excel. Funciones Lgicas. Funcin SI Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas Sintaxis SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o

FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es

VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por

ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de

Ing. Noel Antonio Pavn L.

10

valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula. Ejemplo: Para dar inicio al trabajo con la funcin SI, se har uso del archivo: 1.- Funciones Lgicas, comenzando por el libro Estado Profesor El enunciado del ejercicio cita de la siguiente manera: Utilizando la funcin SI, completar las columnas Estado y Profesor de acuerdo con la siguiente informacin: 1) Columna Estado: Las personas que cumplen con el condicional C, se encuentran en estado ACTIVO y los que se encuentren en condicional R su estado es inactivo. 2) Columna Profesor: Catalogar el profesor en A si el Nro. Insc. es menor o igual a 20 y B para las dems personas. Inicialmente deber para efectos prcticos crear el Algoritmo. Creando el Algoritmo: Columna Estado: SI Condicional = C Entonces Estado = Activo Si no Estado = Inactivo Fin SI Para poder indicarle a Excel lo que deseamos que haga deberemos ingresar la frmula en la barra de funciones:

Observacin:
Ing. Noel Antonio Pavn L. 11

Como podr darse cuenta el programa evala nicamente cuando la letra almacenada en la celda D10 es igual a C pondr la palabra Activo, para cualquier otro caso escribir la palabra inactivo, no tomando en cuenta que solamente existen dos tipos de estado C y R, qu pasa si por error se ingresa en la columna estado otro carcter que no sean C R?. Haga las correcciones o validaciones necesarias para evitar esto de tal manera que cuando se ingrese un carcter distinto a C R despliegue un mensaje de error: Estado Invlido. Columna Profesor: Catalogar el profesor en A si el Nro. Insc.(nmero de inscritos) es menor o igual a 20 y B para las dems personas. Escribiendo el Algoritmo: SI Inscritos < = 20 Entonces Profesor= A Si NO Profesor = B Fin SI Pasando a Excel el algoritmo:

Observacin: Haga las correcciones necesarias para que el programa no acepte valores negativos. Trabajando con el libro: Categora Trabajo por Horas Completar la columna Trabajo por Horas mediante la siguiente clasificacin, utilizando la funcin SI y relacionando la frmula mediante celdas absolutas y relativas.

Categora
1 2

Trabajo por horas

8 hs. 10 hs.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

12

Conceptos Importantes Cuando en Excel se introduce una frmula que hace referencia a otra u otras celdas, hay varias formas de establecer dichas referencias. Una referencia relativa indica la posicin relativa de una celda con respecto a la que contiene la frmula y cuando se copia en otra posicin, modifica y actualiza las posiciones. Es una referencia posicional o relativa, por ejemplo, C4. Una referencia absoluta es una introduccin explcita y nica de otra celda en un clculo, no de su posicin relativa. En la hoja de clculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto, si no se indica nada que lo modifique. Para trabajar con referencias absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del nmero de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3 y, al aplicar llenados -hacia abajo o hacia la derecha-, u operaciones de copiar y pegar, las referencias que tengan el signo $ delante no sern actualizadas. Si se supone que la celda B8 contiene la frmula: =B7, al copiar la frmula en la celda C8, esta ser: =C7. Para copiar B8 en C8, debe seleccionarse la primera y elegir Edicin|Copiar, seleccionar a continuacin C8 y elegir Edicin|Pegar. Es equivalente a llenar hacia la derecha desde B8 hasta C8 Con este ejemplo, se puede comprobar la actualizacin de referencias en su caso ms simple. Si, por el contrario, la celda B8 contiene la frmula: =$B$7, al copiar la frmula en la celda C8, esta ser: =$B$7: las referencias absolutas no se han actualizado. En la figura siguiente, si se copia la frmula de la celda B8 en C8, Excel copia las referencias que B8 hace, de forma relativa, a otras celdas, y las transforma para que la frmula de C8 calcule el total de la Extensin. Si B8 era el clculo de la suma de las celdas que tiene encima, C8 es lo mismo, pero para su columna. Una vez entendido esto procedamos a elaborar el algoritmo del ejercicio. SI Categora = 1 Entonces Trabajo por Horas = 8 Horas Si NO Trabajo por Horas = 10 Horas Fin Si Ingresando en la barra de frmulas el algoritmo:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

13

Tome NOTA: Qu sucede si se ingresa un valor distinto a 1 2 en la columna Categora?, haga las correcciones necesarias para evitar esto. Conectivos Lgicos: Y O Funcin Y Descripcin Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO. Un uso comn de la funcin Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lgicas. Por ejemplo, la funcin SI realiza una prueba lgica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evala como VERDADERO y otro valor si la prueba se evala como FALSO. Con la funcin Y como argumento prueba_lgica de la funcin SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de slo una. Sintaxis Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...) La sintaxis de la funcin Y tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o un procedimiento.): valor_lgico1 Obligatorio. La primera condicin que desea probar se puede evaluar como VERDADERO o FALSO. valor_lgico2, ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un mximo de 255 condiciones.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

14

Funcin O Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y

que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO. Observaciones Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO O FALSO, o bien en matrices (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos valores se pasarn por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin O devuelve el valor de error #VALOR!.

Para poder entender mejor cmo trabajan las funciones Y ,O procedamos a abrir el libro: Conectivos "Y"-"O" El enunciado es el siguiente: COMPLETAR LAS COLUMNAS CON LA SIGUIENTE INFORMACIN: 1) Funcin O: determinar las personas que pertenecen al turno N o que son del sexo F 2) Funcin Y: determinar las personas que pertenecen al turno N y que son del sexo F 3) Funcin O: determinar las personas que pertenecen al turno T o que son del sexo M o cuya condicin sea C

Ing. Noel Antonio Pavn L.

15

4) Funcin Y: determinar las personas que pertenecen al turno N y que son del sexo M y cuya condicin sea R Para el primer caso la solucin sera:

El segundo Caso:

El tercer caso:

El cuarto caso:

Importante: Una vez comprendido el uso y funcionamiento de estas dos funciones podr hacer uso de ellas para validar mejor los ejemplos del condicional SI (Libros: Estado Profesor y Categora Trabajo por Horas). Funciones anidadas dentro de funciones

En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto, referencias de celda y nombres.) de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

16

Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error #VALOR! Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc. Trabajando con condicionales anidados. Abra el archivo: Funciones lgicas Anidadas iniciaremos con el libro: SI.O El enunciado dice lo siguiente: Completar la columna "Ingresa a nueva seccin" de acuerdo a la informacin de la tabla Poner en la columna SI cuando la persona pertenezca a la categora 2 o que su sueldo sea mayor a 800, de lo contrario se pone NO. Ingresa a nueva seccin SI SI NO Condicin Categora 2 Sueldo mayor a 800000 Otros

Construyendo el algoritmo: SI Categora = 2 Sueldo > 800000 Entonces Ingresa Nueva Seccin= SI Si NO Ingresa Nueva Seccin= NO Fin SI Pasando a frmula el algoritmo:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

17

Libro: SI.Y Una compaa desea realizar una seleccin, en donde eligen al personal inicialmente de acuerdo al criterio de edad. Por tanto, en la columna de eleccin debe aparecer Elegido/a, cuando la persona est en un rango de edad entre los 22 y 45 aos de no cumplir con ello, se debe poner en la columna Rechazado/a.

Criterio de eleccin Elegido/a Entre 22 y 45

Menor de 21 y mayor

Rechazado/a de 46
Construyendo el Algoritmo: Si Edad > = 22 y Edad < =45 Entonces: Eleccin = Elegido/a Si No Eleccin = Rechazado/a Fin SI Escribiendo la Frmula en Excel:

Libro: SI-SI Completar la columna"Total horas", de acuerdo a la informacin de la tabla 1 y se debe hacer referencias de celdas. All se consigna el total de horas de acuerdo a la categora que tenga la persona.

Tabla 1 Categora Total horas

1 2 3 8 hs. 10 hs. 7 hs.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

18

Construyendo el Algoritmo: Si Categora = 1 Entonces Total Horas = 8 hrs Si No Si Categora =2 Entonces Total Horas = 10 hrs Si No Total Horas = 7 hrs Fin SI Fin SI Escribiendo el algoritmo en lenguaje de Excel:

Tarea: Haga las modificaciones necesarias para que Excel valide cuando se ingresa un valor que no est contemplado en los criterios a evaluar, esto para cada uno de los libros del archivo.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

19

Trabajando con el Archivo: 3.- Funciones Lgicas Anidadas 2. Libro: Variado Resolucin de la columna Pago: Completar la columna pago de acuerdo a los siguientes argumentos, ya que el precio se considera de acuerdo al Instrumento:
Instrumentos Guitarra Contrabajo Precios a abonar $ 70 $ 45 $ 50

Violn Piano El resto

NOTA: Recuerde que si an se le dificulta realizar de manera directa el ejercicio, puede comenzar por elaborar el Algoritmo. Dicho algoritmo ser el siguiente: Si Instrumento = Violn Instrumento = Guitarra Entonces Pago = 70 Si No Si Instrumento = Piano Instrumento = Contrabajo Entonces Pago = 45 Si no Pago = 50 Fin Si Fin Si Recomendacin Adicional: Haga Uso de Referencia a Celdas para evitar estar escribiendo entre comillas las cadenas de caracteres, lo evitar que la frmula se haga ms extensa. La respuesta del ejercicio en la barra de funciones de Excel ser la siguiente:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

20

Solucin Columna Descuento. Completar la columna descuento, de acuerdo al instrumento y antigedad del alumno en la institucin
Instrumento Guitarra Piano Resto Antigedad mayor o igual a 12 y menor o igual a 20 aos menor o igual a 11 aos Descuento 10% 20% 0%

Rellenar la columna Antigedad de manera aleatoria con valores entre 1 a 25, hgalo a su criterio puede usar la siguiente frmula para evitar estar escribiendo datos: Para el primer dato de dicha columna digite el valor de 1, luego en el siguiente registro (F22) escriba: =F22+1, y de igual manera para el resto. Luego procedemos a trabajar en la solucin de la columna Descuento.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

21

El algoritmo es: Si Instrumento = Guitarra y Antigedad >=12 y Antigedad <=20 Entonces Descuento = Pago * 10% Si no Si Instrumento = Piano y Antigedad <= 11 Entonces Descuento = Pago *20% Si no Descuento = 0 Fin SI Fin SI Recomendacin Adicional: Haga Uso de Referencia a Celdas para evitar estar escribiendo entre comillas las cadenas de caracteres (esto en los casos que sea posible), lo evitar que la frmula se haga ms extensa. La respuesta del ejercicio en la barra de funciones de Excel ser la siguiente:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

22

Columna Pago Total El pago total es restar del pago el descuento generado. La respuesta es sencilla:

Aplicando Formato Condicional Descripcin de Formato Condicional: Con el formato condicional puedes hacer que sus datos numricos ofrezcan informacin grfica adicional. Si es necesario ofrecer una mejor visualizacin de tus datos numricos en tus hojas de clculo sin tener que recurrir a los grficos, Excel 2007 ofrece un gran nmero de posibilidades en esta rea. Desde el botn Formato Condicional del Grupo Estilo correspondiente a la Ficha Inicio tiene disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualizacin grfica de los valores nmeros en las propias celdas. Modo de emplearlo:

Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere utilizar. Como vera su rango de celdas ofrece la misma informacin que antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo identificar la informacin numrica global. Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional selecciona la opcin "Escalas de color" y dentro de ella el rango de colores que quiere utilizar. Por ltimo selecciona otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar.

Adicionalmente puede marcar grficamente conjuntos de celdas que cumplan determinadas condiciones ( Opciones : Resaltar Reglas de Celdas, Reglas de la Parte Superior e Inferior).

Ing. Noel Antonio Pavn L.

23

Ing. Noel Antonio Pavn L.

24

Vamos a aplicar formato condicional a: Columna Instrumento: Resaltar aquellos registros cuyo dato sea Guitarra Inicialmente deber bloquear el rango de celdas a las que se le desea aplicar el formato condicional. Una vez bloqueado ir a la pestaa inicio y seleccionar formato condicional:

Seleccionar Resaltar reglas de Celdas, luego ver varias opciones, escoja la que se ajuste a su necesidad, en este caso es: Es igual a, se desplegar una ventana como la siguiente:

Complete la informacin que le solicita la ventana:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

25

Haciendo referencia las celdas pondr =$A$4 y en la opcin con

Aplique la opcin de relleno que sea de su eleccin El resultado ser el siguiente:

Aplique formato condicional a la columna pago a aquellos registros cuyo valor a pagar sea de 70 $. Aplique formato condicional a la Antigedad pago a aquellos registros cuyo valor sea mayor o igual a 10. Aplique formato condicional a la columna Descuento a aquellos registros cuyo valor sea 0.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

26

Siempre con el archivo: 3.- Funciones Lgicas Anidadas, Libro: Clase, Complete las columnas Ingresa a una nueva seccin y Bonificacin de acuerdo a la informacin que se le pide. Las soluciones son las siguientes: Para Ingresa a una nueva seccin: En este caso solamente basta con abrir el archivo Funciones Lgicas anidadas y escribir en la barra de frmulas en el primer registro del Archivo Funciones Lgicas Anidadas lo siguiente: ='[2.- Funciones Lgicas Anidadas.xlsx]SI.O'!$F$11

Esto lo que significa es que importar los datos almacenados en el archivo Funciones Lgicas Anidadas. Y dar como resultado:

Deber hacerlo uno a uno. Para Bonificacin =SI(O(F13=2,G13>=800000),G13*10%,SI(Y(G13>800000,G13<1200000),G13*7%,G13*5%))

Como podr observar el nivel de complejidad pude ir incrementando, en este caso se hace uso de una combinacin de 3 funciones en una misma frmula, lo cual no debe de extraarnos puesto que en las funciones anidadas pueden existir hasta 7 (siete) niveles.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

27

A continuacin trabajaremos con el archivo Viviendas Urbanas Rurales. En este archivo pondr en prctica las funciones estudiadas (SI, O, Y) y adems se har uso de la funcin Max, Contar Si, Sumar Si, Buscar Valor,

Iniciamos con el primer enunciado del ejercicio: 1.- Contar cuantas provincias tienen ms viviendas urbanas que rurales. Para dar solucin a ello haremos uso de la funcin MAX Descripcin de la Funcin MAX Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(nmero1;nmero2; ...) Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo. Observaciones Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los nmeros contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros provocan errores. Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia como parte del clculo, utilice la funcin MAXA. Con esta funcin contaremos cul es el Valor Mximo en la columna % Viviendas Rurales

Ing. Noel Antonio Pavn L.

28

A continuacin se hace uso de la funcin Contar Si Descripcin de Contar SI La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra, o bien todas las celdas que contienen un nmero mayor o menor que un nmero especificado por el usuario. Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de clculo que contiene una lista de tareas en la columna A y el primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede usar la funcin CONTAR.SI para contar cuntas veces aparece el nombre de una persona en la columna B y, de esa forma, determinar cuntas tareas tiene asignadas. Por ejemplo: =CONTAR.SI(B2:B25,"Nancy") La sintaxis de la funcin CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o un procedimiento.): Contar.Si(rango,criterio) rango Obligatorio. Una o ms celdas que se van a contar, incluidos nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterios Obligatorio. Nmero, expresin, referencia de celda o cadena de texto que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32". Volviendo al ejercicio Se procede a contar cuntas provincias tienen el % de viviendas rurales mayor a 39.02 Queda de la siguiente manera:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

29

Hasta aqu hemos dado respuesta al primer enunciado del ejercicio. Ahora nos pregunta: Hallar la cantidad total de viviendas rurales de aquellas provincias con porcentaje de viviendas urbanas mayor al 90% Para dar solucin se hace uso de la Funcin Sumar Si Descripcin de Sumar Si La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) que cumple los criterios que se especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene nmeros, desea sumar slo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente frmula: =SUMAR.SI(B2:B25,">5") En este ejemplo, los criterios se aplican a los mismos valores que se estn sumando. Si lo desea, puede aplicar los criterios a un rango y sumar los valores correspondientes en un rango distinto. Por ejemplo, la frmula =SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) suma slo los valores del rango C2:C5, donde las celdas correspondientes al rango B2:B5 son iguales a "Juan." La sintaxis de la funcin SUMAR.SI cuenta con los argumentos (argumento: valor que proporciona informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o un procedimiento.) siguientes: Sumar.Si(rango,Criterio,rango_Suma) rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

30

criterios Obligatorios. El criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY(). Importante Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los smbolos lgicos o matemticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numrico, las comillas dobles no son obligatorias. rango suma Opcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que estn especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica los criterios). Volviendo al ejercicio la solucin se muestra:

El punto 3 dice: Agregar una columna a la tabla, de modo que muestre los siguientes mensajes: "Altamente urbanizada" si el % de viv. Urbanas supera al 90% "Medianamente urbanizada" si % de viv. Urbanas supera el 70% "Urbanizacin baja" en el resto de los casos. Para este caso se hace uso de funcin SI. La solucin es:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

31

=SI(D11>90,"Altamente Urbanizada",SI(D11>70,"Medianamente Urbanizada","Urbanizacin Baja"))

El cuarto enunciado cita: Crear una consulta de modo que al ingresar el nombre de la provincia podamos obtener: Cualquiera de los datos de la tabla en forma individual con un texto que aclare qu tipo de dato se est consultando. EJEMPLO: Ingreso: Tucumn Obtengo el dato de la columna 2: 273759 Aparece un texto que indica que tipo de dato estoy viendo: "Total de viviendas del pais" Para dar respuesta a este ejercicio se utilizar la Funcin Buscar Valor(BuscarV) La descripcin de la misma es la siguiente:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

32

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A. Matriz_buscar_en Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas del texto son equivalentes. Indicador_columnas Nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es: Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE! Si es superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF! Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada: Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener ms informacin, vea Ordenar datos.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

33

Si es FALSO, BUSCARV slo buscar una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizar el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolver el valor de error #N/A.

Dando solucin a lo que se nos pide en el ejercicio:

De igual manera se hace para el resto de las columnas lo que cambiar es el indicador de columnas.

Quinto enunciado: De acuerdo a los ndices de deficiencia habitacional por regin que figuran en la tabla auxiliar construir una consulta que muestre cuntas viviendas deberan cosntruirse en la provincia consultada. (El clculo que debes hacer es: cantidad de viviendas de la prov. X % Deficiencia Habitacional / 100)
Deficiencia Habitacional (%) 15 20 25 22 28

Regin 1 2 3 4 5

Ing. Noel Antonio Pavn L.

34

La Respuesta ser la siguiente: =SI(G11=$B$63,B11*$C$63/100,SI(G11=$B$64,B11*$C$64/100,SI(G11=$B$65,B11*$C$65/100,SI( G11=$B$66,B11*$C$66/100,B11*$C$67/100))))

Recuerde que para todos los casos si se le dificulta crear la frmula directamente en la barra de funciones, puede iniciar elaborando el algoritmo.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

35

Trabajando con Filtros Avanzados Los filtros avanzados se utilizan para poder seleccionar casos especficos que nos interesen de una tabla, as si tenemos una tabla con una cantidad considerable de registros podremos ubicar aquellos elementos que cumplan los criterios que yo necesito. El procedimiento es el siguiente: Trabajaremos con el archivo plantilla para filtros avanzados. Inicialmente se tiene una base de datos con la lista de los trabajadores de una empresa:

Genero Masculino Masculino Femenino Femenino Masculino Masculino Masculino Femenino Femenino Femenino Femenino Masculino Masculino Masculino Masculino Femenino Femenino Femenino Femenino Femenino Femenino Masculino Masculino Masculino Masculino

Edad 35 45 55 31 28 35 40 56 48 33 39 21 25 46 48 25 27 28 31 45 40 46 44 45 49

Salario Aos de Experiencia en Funcin Mensual laborar el cargo Gerente 25000 6 4 Tcnico 8000 10 10 Secretaria 4500 15 12 Vice Gerente 22000 4 3 Mantenimiento 5500 3 3 Mantenimiento 5500 5 5 Contador 8000 7 10 Contador 8000 24 25 Secretaria 3500 12 13 Cajera 4500 5 6 Cajera 4500 3 4 Chofer 3800 1 2 Electricista 4300 4 5 Fontanero 3500 7 8 Informtico 10000 9 9 Informtico 10000 1 1 Cocinera 3500 3 4 Afanadora 2800 4 5 Abogado 9000 6 6 Relaciones Pblicas 8700 10 11 Relaciones Pblicas 8700 9 10 Carpintero 3800 8 9 Contador 8000 7 8 Analista 12000 3 4 Programador 9000 3 4

Ahora suponga que desea establecer un filtro en el cual aparecern solamente aquellas personas cuyo gnero sea Masculino y cuyas edades sean mayores de 35 aos:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

36

Pues bien, el criterio lo deberemos indicar en las celdas destinadas para ello. A continuacin seleccionar la pestaa Datos, ubicamos la opcin filtros avanzados:

Nos cargar una ventana en la cual nos va a reconocer de manera automtica el rango donde se encuentran los datos que se desean evaluar, y luego le pediremos que de los resultados en otro sitio dentro de la misma hoja

La ventana de filtro avanzado ya completa con la informacin se ver de la siguiente manera:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

37

Con la informacin ya ingresada en la ventana anterior veremos el resultado siguiente:

Veremos que solamente se desplegarn en la tabla nueva aquellos registros que cumplen con el criterio que se ha establecido, en este caso, aquellos trabajadores del sexo masculino y con edad superior a los 35 aos.

Subtotales:
Los sub-totales se utilizan en Excel cuando trabajamos con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar clculos totales y parciales de dichas listas. Imagnate este ejemplo:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

38

Vamos a crear una lista con los subtotales por empresas acumulando las ganancias debajo de la columna de Beneficios de forma que podamos ver los totales parciales: - Selecciona todo el rango de datos (A1:E11) - Accede a Datos - Subtotales... - Deja las opciones tal y como sigue a continuacin:

Para cada cambio en EMPRESA (con esto agruparemos por empresas) Usar funcin SUMA Agregar subtotal a BENEFICIOS
- Acepta el cuadro de dilogo. Observa que han aparecido los sub-totales bajo la columna de Beneficios agrupados por pases. A la izquierda aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del sub-total. Podemos aumentar o disminuir el nivel del subtotal pulsando en los signos + y - o bien en los nmeros que aparecen sobre estos signos. - Vuelve a seleccionar la lista de datos y vuelve a la opcin Datos - Subtotales - Cambia la opcin Usar funcin y escoge la funcin Promedio - Activa la casilla Agregar subtotal a GASTOS - Desactiva la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactivamos, perderamos los subtotales conseguidos). - Acepta el cuadro de dilogo. Ahora hemos aadido los promedios de gastos a parte de los sub-totales anteriores de los Beneficios. Con esta opcin podemos conseguir niveles de desglose en grandes hojas de clculo. Si quisiramos que desapareciesen los sub-totales, deberamos acceder a Datos -

Subtotales - Quitar todos

Si queremos realizar sub-totales de otro campo (por ejemplo por pases), deberamos primero ordenar la tabla por esa columna.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

39

Clase Prctica (Archivo Agencia de Publicidad) Una empresa de publicidad registra parte de la informacin de su gestin en un libro de Excel. Ud. debe colaborar en la administracin de la misma, realizando los puntos que se solicitan a continuacin. 1) En la hoja DATOS, se pide: a) Mostrar para la columna HORARIO, la informacin correspondiente al cdigo de horario, datos que se localizan en la hoja CODIGOS. b) En la columna TIPO COMERCIAL, y teniendo en cuenta la cantidad de segundos que duran los comerciales, se debe mostrar el siguiente texto: a.1) CORTO, para aquellos comerciales menores a 15 segundos inclusive; b.1) MEDIO, para aquellos comerciales entre 16 y 30 segundos inclusive; c.1) LARGO, para aquellos comerciales mayores a 30 segundos. c) Calcular la columna COSTO, teniendo en cuenta que los importes se localizan en la hoja TARIFAS, discriminados por medio de comunicacin y tipo de horario. d) Calcular la columna DESCUENTO, en la que se debe mostrar el importe de un descuento, que se le realiza a los costos de los comerciales de las empresas, segn el rubro al que pertenecen. Tener en cuenta que este descuento slo se realizar a las empresas con denominacin SA y que los porcentajes de descuento se localizan en la hoja TARIFAS. Calcular la columna TOTAL, dato que debe mostrarse en pesos, segn la cotizacin establecida en la hoja TARIFAS, y en el que se debe considerar el costo y el descuento correspondiente. 2) En una hoja a la que deber nombrar como ESTADISTICA, se solicita: a) Mostrar un cuadro en el que se listen la cantidad de segundos utilizados por medio de comunicacin y por tipo de horario. b) Mostrar un cuadro en el que se listen los promedios (en duracin) de los comerciales por rubro de las empresas.

3) En una hoja a la que deber nombrar como CONSULTAS, se solicita: a) Crear una ficha de consulta, la que permita, luego de ingresar el nombre de una empresa, que se desplieguen los siguientes datos automticamente: rubro, medio de comunicacin y tipo de horario, para la empresa determinada.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

40

Crear una tabla dinmica

Para crear una tabla dinmica se usar el Asistente para tablas dinmicas: un conjunto interactivo de cuadros de dilogo que permiten elegir los datos fuente y la distribucin de la tabla dinmica. Como ejemplo de su utilizacin se aplicar al siguiente conjunto de datos:

Trabajaremos con el archivo de Excel Tablas dinmicas. Una vez cargado el archivo procederemos a seleccionar en la pestaa insertar Tablas Dinmicas:

Luego se abrir una ventana que nos guiar paso a paso sobre la forma en que deseamos organizar la tabla dinmica. Cabe sealar que para este ejemplo la fuente de los datos que sern

Ing. Noel Antonio Pavn L.

41

utilizados es un archivo de Excel, pero habr ocasiones en que no necesariamente se utilizarn archivos creados en tablas de Excel, en tal caso se hace uso de la opcin: fuente de datos externa. El asistente es el que sigue:

Inicialmente se seleccionarn los datos que se desean analizar para lo cual se establecer el rango donde se encuentra la informacin.

A continuacin se debe indicar la ubicacin donde se volcar el informe. Luego presionar el botn Aceptar.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

42

El resultado es el siguiente:

Ntese que inicialmente la tabla dinmica no contiene datos, esto es porque al lado derecho de la pantalla de Excel aparecen las opciones necesarias para organizar mi informe. As ubicaremos por ejemplo en campos de columna los vendedores, y en campos de fila los meses y en la opcin Coloque datos aqu las ventas.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

43

El resultado es:

Ahora podremos ver un informe que me indica la cantidad de dinero por mes que cada vendedor logr realizar. Adems podemos tener diferentes opciones en el sentido que por ejemplo estn disponibles las siguientes funciones para tablas dinmicas:

Para ello basta con dar doble click en Tambin podemos crear tablas dinmicas a partir de datos externos. Ing. Noel Antonio Pavn L. 44

Creando tablas dinmicas con conexin a un origen de datos externos. NOTA: Ac se muestra nicamente el procedimiento para mandar a llamar archivos de bases de datos en Excel y a partir de ellos conformar nuestra tabla dinmica.

Para trabaja con conexin a un origen de datos realice lo siguiente: 1. Abra un nuevo libro en MS Excel 2. Ir al men Datos 3. Haga clic en Obtener datos externos 4. De clic en De otras fuentes

5. Seleccione Desde Microsoft Query

6. Despliega:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

45

7. De la pestaa Base de datos seleccione <Nuevo origen de datos>

8. Ingrese el nombre que desea para la conexin 9. Seleccione el driver 10. De clic en Conectar 11. Localice el directorio del archivo Una vez localizado el archivo podr estructurar su tabla dinmica.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

46

Crear Grficos Dinmicos

Un informe de grfico dinmico representa grficamente los datos de un informe de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.). Puede cambiar el diseo y los datos mostrados en un informe de grfico dinmico igual que en un informe de tabla dinmica. El procedimiento para crear un grfico dinmico es similar al de crear una tabla dinmica, as pues los pasos son los siguientes: Seleccionamos la pestaa Insertar y en la esquina superior izquierda escogemos grafico dinamico:

Una vez hecho esto Excel nos pedir que seleccionemos el origen o el rango de datos a graficar

Y adems deberemos indicar dnde deseamos volcar los datos dela tabla y el grfico dinmico.

Para efectos de este ejercicio seleccionar la opcin una hoja de clculos existentes.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

47

El resultado se muestra a continuacin:

lo que resta es organizar los datos que pasarn a formar parte la tabla y del grfico dinmico: El resultado final depender de la estructura que usted desea para su tabla y grfico:

Cabe sealar que es posible cambiar o modificar cualquiera de los elementos que forman parte del grfico que se haya generado. Bastar con hacer doble click sobre el elemento que se desea modificar e inclusive podr modificar el tipo de grfico.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

48

Trabajando con dos libros de Excel a la vez: Es posible trabajar con dos libros a la vez, para ello deber cargar los dos libros y una vez hecho esto podr mandar a llamar los datos de un libro y hacer uso de las funciones que estime conveniente. El procedimiento es sencillo: Basta con anteponer el signo = en la barra de frmulas e ir al libro del cual se desean obtener los datos:

La sintaxis es:

=[Nombre del archivo]Nombre de la hoja! Celda Adicional a ello es posible que varios usuarios trabajen con un mismo libro a la vez para ello siga los siguientes pasos: En el men Herramientas, elija Compartir libro y, a continuacin, haga clic en la ficha Modificacin. Active la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Cuando se solicite, guarde el libro. En el men Archivo, haga clic en Guardar como y guarde el libro compartido en una ubicacin de

Ing. Noel Antonio Pavn L.

49

red a la que otros usuarios puedan tener acceso. Utilice una carpeta de red compartida, no un servidor Web. Notas Todos los usuarios que tienen acceso a un recurso de red tienen acceso sin restriccin al libro compartido, a menos que se utilice el comando Proteger hoja (men Herramientas, submen Proteger) para restringir el acceso.

Importar archivos desde Microsoft Access a Excel. Es posible importar archivos que no necesariamente hayan sido creados en Excel, pero que tengan informacin tabular, como por ejemplo los archivos de bases de datos creados en Access. Para importarlos siga las siguientes instrucciones: 1.- Hacer click en la pestaa datos seleccionar la primera opcin a la izquierda de su pantalla

Luego le pedir el programa que le de la ubicacin donde se encuentra almacenado el archivo que se desea importar.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

50

A continuacin le pedir que le indique cul de las tablas de la base de datos es la que desea importar:

Esto es debido a que una base de datos puede contener N cantidad de bases de datos. Luego le indicar cmo desea ver los datos:

NOTA : si selecciona la opcin ver datos como tabla Excel importar la tabla completa, no as cuando se selecciona la opcin de tabla dinmica o informe de tabla y grfico dinmico, de ser esta la opcin solamente podr ver los datos como tabla dinmica pero no la tabla conteniendo todos los datos originales de la base de datos.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

51

Importar archivos de texto: Seleccione la pestaa datos:

Seleccionar la opcin desde texto. A continuacin indicarle la ruta donde se encuentra almacenado el archivo de texto: Luego el programa desplegar un asistente que le guiar paso a paso sobre la forma en que fueron almacenados los datos y le pedir que seleccione los delimitadores de la informacin contenida en el archivo txt:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

52

Finalmente le solicita la ubicacin dentro del libro en la cual va a desplegar los datos:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

53

CLASE PRCTICA Con el archivo Facturas sacar la siguiente informacin 1.- Agregar una columna para clasificar las facturas en Vencidas y No Vencidas de acuerdo al siguiente criterio: Sern facturas vencidas todas aquellas cuyo tiempo sea superior a los 75 das a partir de la fecha de emisin de dicha factura en correspondencia con la fecha de hoy. 2.- agregar una columna en la que se mostrara la cantidad de das que tiene de haber sido emitida cada factura. 3.- Cuantas facturas estn con el estatus de vencidas y no vencidas? 4.- A cunto asciende el monto por cobrar en concepto de facturas vencidas? 5.- A cunto asciende el monto por cobrar en concepto de facturas no vencidas? 6.- Agregar el siguiente grafico dinmico:

7.- Crear una consulta de tal manera que cuando se ingrese el nmero de factura se pueda visualizar el monto su estatus (vencida o no vencida), el monto de la factura y la cantidad de das que tiene de emitida dicha factura. 8.- Elaborar un filtro en el que se muestren nicamente aquellas facturas cuya cantidad de das de vencimiento sea superior a los 200 das. 9.- Elaborar un filtro en el que se muestren nicamente aquellas facturas cuyo estatus sea No Vencidas e indicar el monto mximo y el mnimo para este tipo de facturas 10.- aplicar formato condicional a aquellas facturas cuyo monto sea superior a los 35000, esto lo har en la matriz principal. 11.- Suponga que la empresa va a establecer un plazo de 2 aos para pagar a aquellas facturas que tienen ms de 200 das de haber sido emitidas, pero con una tasa de inters del 12% anual. Hacer el clculo del pago mensual que se le entregara a la empresa para cada factura que cumpla con el criterio de ms de 200 das vencida.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

54

Creando Mis Propias Funciones. Para crear funciones definidas por el usuario en Excel siempre debemos crear un mdulo en el editor de Visual Basic con el cdigo de la funcin. Para ello debemos agregar la pestaa Visual Basic en Excel pues no la carga automticamente. La pestaa es:

Para ello debemos ir al men inicio de Excel y abrir la ventana de opciones:

AQU Una vez en esta opcin ir al men Personalizar y en el cuadro de lista comandos disponibles seleccionar la ficha programador

Ing. Noel Antonio Pavn L.

55

A continuacin seleccionar Visual Basic y hacer click en el comando agregar:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

56

Damos click en aceptar. Una vez hecho esto volvemos a la interface de trabajo de Excel ya con la cono de visual basic cargado en la esquina superior izquierda de la pantalla:

A continuacin procedemos a activarlo, nos cargar una ventana que es en donde procederemos a crear nuestra funcin:

Ahora vamos al Men Insertar y seleccionamos Mdulo:

Procedemos a escribir el cdigo: Function Bono(HoraExtra, Basico) If HoraExtra > 500 And HoraExtra < 1000 Then Bono = Basico * 0.02 Ing. Noel Antonio Pavn L. 57

Else If HoraExtra > 1001 And HoraExtra < 2000 Then Bono = Basico * 0.0325 Else Bono = Basico * 0.04 End If End If

End Function Veamos la explicacin del cdigo: Function: es la sentencia que nos permite crear una funcin. Bono: Es el nombre de la funcin que estamos creando, dicho nombre lo define el usuario. (HoraExtra,Basico): Son variables tambin definidas por el usuario y son los valores que recibe nuestra funcin como parmetros o valores de entrada.

A continuacin viene lo que se conoce como el cuerpo de la funcin en ella van contenidas las sentencias o instrucciones de lo que se desea que haga la funcin que se est creando: If, end If: Condicional SI. Si se cumple con una prueba lgica ejecutar una serie de instrucciones(Valor si Verdadero), si no se cumple la prueba lgica ejecutar otra serie de instrucciones (Valor si Falso). La sintaxis de IF es. IF Prueba Lgica Then Valor SI Verdadero Else Valor SI FALSO End If End Function: Estas palabras indican el fin de la funcin.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

58

A continuacin damos click en el men Archivo y le decimos Cerrar y Volver a Excel

Ahora ha llegado el momento de poner a prueba nuestra funcin. Para ello nos ubicamos en la celda donde vamos a hacer uso de ella en este caso ser en la celda B4 de la Hoja Colilla Pago, Luego la mandamos a llamar de la misma forma como cualquier funcin de las ya definidas por defecto en Excel es decir as:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

59

Importante: Al momento de hacer uso de la funcin debe hacerse con el cuidado de ingresar los parmetros en el orden correcto, es decir, si en Visual se pide primeramente Hora Extra y luego Bsico as se deber enviar los parmetros a la funcin:

Function Bono(HoraExtra, Basico) En este caso el valor almacenado en la celda A4 ser tomado por la variable HoraExtra, y el valor almacenado en la celda B1 ser asignado a la variable Basico. Luego estos valores sern utilizados en el cuerpo de la funcin para realizar las operaciones contenidas en la misma. Otro aspecto importante es: 1.- Las funciones definidas por el usuario solamente tienen validez en el archivo en el que estn siendo creadas. 2.- Cuando vaya a guardar el archivo que contiene la funcin nueva deber dar las siguientes opciones: Men Principal de Excel: Guardar como Libro de Excel Habilitado Para Macros.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

60

Sentencia Switch.

En Excel, la funcin Switch evala una lista de expresiones y devuelve el valor correspondiente a la primera expresin en la lista que es True. La sintaxis de la funcin del interruptor es:
Switch (expression1, valor1, expression2, valor2, ... expression_n, value_n) expression1, expression2, expression_n es una lista de expresiones que se evalan. La funcin del interruptor est buscando a la primera expresin que se evala como verdadero valor1, valor2, ... value_n es una lista de valores La funcin del interruptor devolver el valor asociado a la primera expresin que se evala como verdadero.

Por ejemplo:
Switch (IdProveedor = 1, "IBM", IdProveedor = 2, "HP", IdProveedor = 3, "NVIDIA") En este ejemplo, si IdProveedor es 1, entonces la funcin del interruptor volver "IBM". Si IdProveedor es 2, entonces la funcin del interruptor volver "HP". Si IdProveedor es 3, entonces la funcin del interruptor volver "NVIDIA". SI IdProveedor fuera un valor diferente a los estipulados devolver el mensaje: Error Proveedor no Existe

Ing. Noel Antonio Pavn L.

61

El cdigo de VBA La funcin del interruptor slo se puede utilizar en el cdigo VBA. Por ejemplo: Valori = Switch (IdProveedor = 1, "IBM", IdProveedor = 2 "HP", IdProveedor = 3, "NVIDIA") Haciendo el ejemplo en Excel: Function proveedor(valor) Dim cadena As String cadena = "Error" If valor >= 1 And valor <= 3 Then proveedor = Switch(valor = 1, "IBM", valor = 2, "HP", valor = 3, "NVIDIA") Else proveedor = "Error proveedor no existe" End If End Function

Haciendo el llamado a la funcin proveedor

Modificando el ejercicio del archivo: formato de entradas y salidas. Crear una funcin cuyo nombre sea Viaticos la cual recibir como valores de entrada el salario bsico y las horas extras. Har uso de los mismos parmetros que con la funcin Bono es decir: Si Horas Extras (Salario) se encuentra entre C$ 500 y menor o igual a C.$ 1000 recibir un bono del 2 % sobre el Salario bsico, si es mayor o igual a C.$ 1001 pero inferior o igual a C.$ 2000 el bono

Ing. Noel Antonio Pavn L.

62

ser del 3.25 % sobre el Salario bsico, para el resto de los casos el Bono ser de 4 % siempre sobre el salario bsico. Como recordar el cdigo en visual basic haciendo uso de la sentencia IF era: Function Bono(HoraExtra, Basico) If HoraExtra <= 500 Then Bono = 0 Else If HoraExtra > 500 And HoraExtra <= 1000 Then Bono = Basico * 0.02 Else If HoraExtra >= 1001 And HoraExtra < 2000 Then Bono = Basico * 0.0325 Else Bono = Basico * 0.04 End If End If End If End Function Ahora hacienda uso de la Sentencia de control Switch la funcin tendr las siguientes lneas de cdigo: Function Viaticos(extra, basic) Viaticos = Switch(extra <= 500, 0, extra > 500 And extra <= 1000, basic * 0.02, extra >= 1001 And extra < 2000, basic * 0.0325, extra >= 2000, basic * 0.04) End Function Como ver las lneas de cdigo se simplifican y el resultado es el mismo.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

63

Prctica:
1.- A la vista de los datos que se presentan en el siguiente formato de factura, obtener: El precio bruto, neto y con IVA para cada producto Los Totales bruto y con IVA de la factura

Artculo

Impresora CPU Pentium II Monitor color teclado Ratn SUB TOTALES DESCUENTO GRAN TOTAL

Precio Unitario Sin IVA 29.900 110.000

IVA

Cantidad

Sub Total Sin IVA

2 4

52.000 600 1.500

4 4 4

Los descuentos sern: hasta

50000 50001 - 150000 8%

5%

Ms de

150000

12%

Ing. Noel Antonio Pavn L.

64

Las listas en Excel Las listas es una de las opciones que ms se utiliza en Excel. Permiten almacenar datos en forma de columnas a modo de base de datos para posteriormente realizar clculos, consultar datos, realizar sub-totales, etc.
Normalmente, una lista contiene las cabeceras de los datos en la primera fila. Estas cabeceras son los ttulos de los campos. Un campo es un dato individual con un nombre propio.

Validacin de los datos Imagina que existe una celda que tendr siempre un dato elegido de entre una lista. En vez de escribir manualmente ese dato, podemos crear una lista desplegable, restringir entradas, limitar el nmero de caracteres de la celda, mostrar mensajes de ayuda, etc. 1. 2. Sita el cursor en la celda D2. Accede a Datos - Validacin y te aparecer el siguiente cuadro:

En la lista desplegable Configuracin podemos elegir qu valores sern vlidos para la celda activa. Desplgala y observa las distintas posibilidades de la misma. 3. Elige finalmente la opcin Lista. Te aparecer una casilla de texto; escribe lo siguiente (separado coma): Pedernales,Barahona,Azua,Bani,Neyba,Jimani 4. Acepta el cuadro de dilogo. Observars que ha aparecido una flecha tpica de las listas desplegables:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

65

5.

Prueba a desplegarla y observa su contenido:

Algunas de las aplicaciones de las listas pueden ser: Elaboracin de Presupuestos; Trabajar con encuestas, Elaborar Horarios, etc.; en fin todo depender de la creatividad que cada usuario pueda tener.

Ejemplo de aplicacin 1: A continuacin trabajar con el archivo Validacin de Listas-Encuestas, en l cree todas las listas y posteriormente llenar la hoja de encuestas que se muestra en la pgina siguiente:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

66

Nombre Asentamie nto Hialea 1

Distrito

No. Familias

No. Viviendas

Fam. Exterior

Tipos de Ingresos

Distrito 4

2 Familias

2 Viviendas

SI

Candelaria Manchester

Distrito 2 Distrito 2

1 Familia 2 Familias

1 Vivienda 2 Viviendas

SI SI

Trabajo por Cuenta Propia Salario Salario

No. Personas en la Vivienda 4a7 Habitantes

No. De Cuartos

Tamao del Lote

Ms de 2 Cuartos

Ms de 120 Mts2

4a7 Habitantes 4a7 Habitantes

Ms de 2 Cuartos Ms de 2 Cuartos

Menos de 80 Mts2 81 a 120 Mts2

Hialea 1

Distrito 4

2 Familias

1 Vivienda

NO

Naciones Unidas Candelaria Manchester

Distrito 5 Distrito 2 Distrito 2

1 Familia Ms de 2 Familias 2 Familias

1 Vivienda 2 Viviendas 1 Vivienda

SI SI NO

Trabajo por Cuenta Propia Remesas Familiares Salario Trabajo por Cuenta Propia Trabajo por Cuenta Propia Salario Salario Trabajo por Cuenta Propia Remesas Familiares Trabajo por Cuenta Propia Salario Salario Remesas Familiares Trabajo por Cuenta Propia Salario Trabajo por Cuenta Propia Salario

4a7 Habitantes

Ms de 2 Cuartos

81 a 120 Mts2

1a3 Habitantes Ms de 7 Habitantes Ms de 7 Habitantes

2 Cuartos 2 Cuartos Ms de 2 Cuartos

Menos de 80 Mts2 81 a 120 Mts2 Ms de 120 Mts2

La Cruz

Distrito 3

1 Familia

1 Vivienda

SI

1a3 Habitantes

1 Cuarto

Menos de 80 Mts2

Hialea 1 Naciones Unidas Candelaria

Distrito 4 Distrito 5 Distrito 2

Ms de 2 Familias 1 Familia 2 Familias

2 Viviendas 1 Vivienda 2 Viviendas

NO NO SI

4a7 Habitantes 4a7 Habitantes Ms de 7 Habitantes

2 Cuartos 2 Cuartos Ms de 2 Cuartos

Ms de 120 Mts2 Menos de 80 Mts2 81 a 120 Mts2

Manchester La Cruz

Distrito 2 Distrito 3

1 Familia Ms de 2 Familias

1 Vivienda Ms de 2 Viviendas

SI NO

1a3 Habitantes Ms de 7 Habitantes

2 Cuartos Ms de 2 Cuartos

Menos de 80 Mts2 Ms de 120 Mts2

Hialea 1 Naciones Unidas Candelaria Manchester

Distrito 4 Distrito 5 Distrito 2 Distrito 2

1 Familia 2 Familias 1 Familia Ms de 2 Familias

1 Vivienda 2 Viviendas 1 Vivienda Ms de 2 Viviendas

SI NO SI SI

4a7 Habitantes 4a7 Habitantes 1a3 Habitantes Ms de 7 Habitantes

Ms de 2 Cuartos 2 Cuartos 2 Cuartos Ms de 2 Cuartos

81 a 120 Mts2 Ms de 120 Mts2 81 a 120 Mts2 Ms de 120 Mts2

La Cruz Hialea 1

Distrito 3 Distrito 4

1 Familia 2 Familias

2 Viviendas 1 Vivienda

NO SI

4a7 Habitantes Ms de 7 Habitantes

2 Cuartos Ms de 2 Cuartos

81 a 120 Mts2 81 a 120 Mts2

Naciones Unidas

Distrito 5

1 Familia

1 Vivienda

NO

1a3 Habitantes

1 Cuarto

Menos de 80 Mts2

La Cruz

Distrito 3

Ms de 2 Familias

Ms de 2 Viviendas

SI

Salario

Ms de 7 Habitantes

Ms de 2 Cuartos

Ms de 120 Mts2

Ing. Noel Antonio Pavn L.

67

Manchester Candelaria

Distrito 2 Distrito 2

1 Familia Ms de 2 Familias

1 Vivienda Ms de 2 Viviendas

NO NO

Salario Trabajo por Cuenta Propia Salario Remesas Familiares Trabajo por Cuenta Propia Salario Remesas Familiares Trabajo por Cuenta Propia Salario Remesas Familiares Trabajo por Cuenta Propia Remesas Familiares

4a7 Habitantes Ms de 7 Habitantes

2 Cuartos Ms de 2 Cuartos

Menos de 80 Mts2 Ms de 120 Mts2

Hialea 1 Naciones Unidas Manchester

Distrito 4 Distrito 5 Distrito 2

2 Familias 1 Familia 2 Familias

2 Viviendas 1 Vivienda 2 Viviendas

SI SI SI

Ms de 7 Habitantes 1a3 Habitantes Ms de 7 Habitantes

Ms de 2 Cuartos 1 Cuarto Ms de 2 Cuartos

Ms de 120 Mts2 Menos de 80 Mts2 Ms de 120 Mts2

La Cruz Candelaria Naciones Unidas

Distrito 3 Distrito 2 Distrito 5

1 Familia 2 Familias 1 Familia

1 Vivienda 1 Vivienda 1 Vivienda

NO NO SI

4a7 Habitantes 4a7 Habitantes 4a7 Habitantes

2 Cuartos 2 Cuartos 2 Cuartos

Menos de 80 Mts2 Menos de 80 Mts2 Menos de 80 Mts2

Hialea 1 La Cruz Manchester

Distrito 4 Distrito 3 Distrito 2

Ms de 2 Familias Ms de 2 Familias 2 Familias

1 Vivienda 2 Viviendas 2 Viviendas

NO SI NO

Ms de 7 Habitantes 4a7 Habitantes Ms de 7 Habitantes

Ms de 2 Cuartos 2 Cuartos Ms de 2 Cuartos

Ms de 120 Mts2 Ms de 120 Mts2 81 a 120 Mts2

Candelaria

Distrito 2

1 Familia

1 Vivienda

SI

1a3 Habitantes

2 Cuartos

Menos de 80 Mts2

Una vez ingresadas las encuestas, proceda a sacar el resumen de los datos en la hoja Consolidados del mismo libro. Ejemplo de Aplicacin 2: Elaborar el presupuesto que se presenta en la hoja siguiente, trabajar con el archivo Validacin de Listas Presupuestos.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

68

Actividad Primaria Preliminares

Fundaciones

Mampostera Estructura de Concreto Techos y Fascias

Acabados

Cielos Rasos Pisos

Particiones Carpintera Fina Puertas Ventanas Obras Sanitarias

Electricidad

Pintura

Sub Etapas Limpieza Inicial Trazo y Nivelacin Demoliciones Otros trabajos preliminares Excavacin estructural Formaletas Concreto Acero de refuerzo Bloques de cemento Acero de refuerzo Concreto estructural Estructura de acero Cubierta de laminas de zinc (especificar calibre) Hojalatera Aislante para techos Fascias Canales Repello corriente Enchape de Azulejos Afinado Esqueleteado de Madera Forro de PLYCEM Conformacin y compactacin Cascote Ladrillo corriente Pulido y abrillantado de piso Forro de Gypsum Estante de madera Reparacin de puertas con cerradura Reparacin de ventanas de aluminio y vidrio Obras civiles Tuberias y accesorios para aguas negras Tuberia y accesorios para agua potabe Artefactos sanitarios Accesorios sanitarios Obras civiles Canalizaciones Alambrados Pintura corriente Pintura Anticorrosiva Limpieza final Entrega y detalles Limpieza regular Entrega de Detalles Limpieza Final Indemnizacin de daos causados por fuerza mayor

U/M Gbl Gbl M2 Gbl M3 Ml M3 Lbs M2 Lbs M3 Lbs M2 Ml Glb Ml Ml M2 M2 M2 M2 M2 M2 M2 M2 M2 M2 Ml C/U C/U Glb Ml Ml Glb Glb Glb Ml Ml M2 Glb Glb Glb M2 Glb Das Glb

Cant. Precio Unit. Precio Total 1.00 800.00 800.00 1.00 1500.00 1500.00 10.00 250.00 2500.00 1.00 1000.00 1000.00 0.36 500.00 180.00 6.00 350.00 2100.00 0.36 3580.50 1288.98 100.00 9.00 900.00 9.00 500.00 4500.00 500.00 9.00 4500.00 0.50 3580.50 1790.25 200.00 12.00 2400.00 15.00 114.83 1722.44 3.00 400.00 1200.00 1.00 500.00 500.00 3.00 303.80 911.40 3.00 500.00 1500.00 18.00 150.00 2700.00 6.00 325.50 1953.00 18.00 200.00 3600.00 12.00 130.20 1562.40 12.00 173.60 2083.20 12.00 60.00 720.00 12.00 350.00 4200.00 12.00 250.00 3000.00 12.00 110.00 1320.00 14.00 477.40 6683.60 3.00 5425.00 16275.00 2.00 250.00 500.00 1.00 350.00 350.00 1.00 1000.00 1000.00 12.00 40.00 480.00 24.00 25.00 600.00 1.00 1000.00 1000.00 1.00 500.00 500.00 1.00 1600.00 1600.00 18.00 651.00 11718.00 18.00 350.00 6300.00 36.00 217.00 7812.00 1.00 700.00 700.00 1.00 500.00 500.00 1.00 2129.00 2129.00 24.00 1.00 3.00 1.00 100.00 1000.00 500.00 5600.00 2400.00 1000.00 1500.00 5600.00

Limpieza Final y Entrega

Indemnizacin

Aplicar Sub totales para sacar un consolidad de los costos por etapas.

Ing. Noel Antonio Pavn L.

69

BONO: Cmo agregar un botn de comando que me permita desplazarme por las diferentes hojas de un mismo libro? Ejemplo:
En la hoja portada del archivo Reporte Calibraciones, con el dato del cdigo del cliente presente el nombre del cliente, la fecha de calibracin de los equipo y pueda visualizar usando el botn como link los certificados de calibracin de los equipos del cliente que se encuentran en hojas independiente del mismo libro.

Inicialmente deber ingresar a las opciones de Excel para activar los siguientes complementos: En la opcin personalizar Cinta de Opciones, Buscar las fichas de herramientas y all agregar las herramientas de PROGRAMADOR:

Luego se ver la ventana de Excel con esta pestaa:

Ing. Noel Antonio Pavn L.

70

A continuacin seleccionar en la ficha Programador, Insertar Controles de Active X

En esta parte ubicar el botn de comando. El siguiente paso ser crear dicho botn: 1) Haz un clic-secundario sobre la etiqueta con el nombre de la hoja donde incrustaste el botn de comando 2) selecciona "ver cdigo" 3) copia/pega (o escribe) las siguientes lneas (obviamente, modificas al nombre real de la hoja y el del botn): Private Sub CommandButton1_Click() Worksheets("nombre de alguna hoja existente").Select End Sub. NOTA: Estos son los comandos bsicos para que cuando de un click en el botn este cargue la hoja que nosotros deseamos, pero como el ejemplo nos pide cargar diferentes hojas en dependencia de los cdigos que se generan en una celda el cdigo del botn de comando ser el siguiente: Private Sub CommandButton1_Click() If Range("H3").Value = "W36" Then Worksheets("W36").Select Else If Range("H3").Value = "W37" Then Worksheets("W37").Select Else If Range("H3").Value = "W38" Then Worksheets("W38").Select Else

Ing. Noel Antonio Pavn L.

71

If Range("H3").Value = "W39" Then Worksheets("W39").Select Else If Range("H3").Value = "W40" Then Worksheets("W40").Select Else Worksheets("W41").Select End If End If End If End If End If End Sub

Ing. Noel Antonio Pavn L.

72