Tcnica de representao grfica de processos: fluxogramas fluxograma vertical

Metas da aula

Descrever a tcnica de representao grfica de processos denominada fluxograma e apresentar os principais aspectos do fluxograma vertical.

objetivos

Esperamos que, aps o estudo do contedo desta aula, voc seja capaz de:
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definir fluxograma; identificar os smbolos usados em um fluxograma; elaborar um fluxograma vertical.

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INTRODUO ROTINA
Termo utilizado para descrever, passo a passo, como as pessoas interagem dentro da empresa. Essa interao pode ser entre os setores da empresa, entre a prpria empresa e os clientes ou entre a empresa e os fornecedores, por exemplo.

Em qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, existe um fluxo de operaes bsicas de entrada (input), processamento (transformao) e sada (output), chamado R O T I N A . Essa rotina engloba, alm das operaes bsicas, as reas da organizao envolvidas, os recursos humanos e materiais, os custos relativos a esses recursos, o volume de trabalho, os tempos de execuo, a documentao que tramita e a tecnologia de informao utilizada. A anlise do processo atual deve comear pelo levantamento (j abordado na Aula 5), visando a verificar se nada foi omitido e se todas as questes relativas atitude interrogativa (o que feito?; como feito?; quando feito?; onde feito?; quem faz?; para quem feito?; para que feito?; qual o volume de trabalho?; qual o custo?) foram devidamente respondidas. Em seguida, deve ser utilizada uma tcnica de representao grfica para mostrar o fluxo atual do processo. A tcnica de representao grfica de processos mais usada o fluxograma. Ele permite esquematizar e visualizar os processos administrativos e operacionais de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral.

O QUE UM FLUXOGRAMA?
O termo "fluxograma" vem do ingls flow-chart (flow = fluxo + chart = grfico). O fluxograma uma tcnica de representao grfica que utiliza smbolos previamente convencionados, caracterizando as operaes, os responsveis e/ou as unidades organizacionais ENVOLVIDAS. Dessa forma, ele permite maior clareza e preciso na descrio dos fluxos sejam eles operacionais ou simplesmente de informao. O fluxograma conhecido com os nomes de carta de fluxo de processo, grfico de seqncia, grfico de processamento etc.

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Os fluxogramas descrevem as funes de forma linear e so usados para pesquisas de falhas na distribuio de cargos e funes nas relaes funcionais, na delegao de autoridade, na atribuio de responsabilidade e, principalmente, para definir aspectos do funcionamento do processo administrativo.

Os principais objetivos do fluxograma so: padronizar a representao dos mtodos e dos procedimentos administrativos; dar maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos; facilitar a leitura e o entendimento destes mtodos; facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes; permitir maior grau de anlise do processo. GARGALOS
As estradas e rodovias brasileiras costumam cobrar pedgio para os carros que nelas transitam. Pois bem, quando voc chega aos pontos onde esse pedgio recolhido, pode perceber que, por mais que o fluxo de carros na estrada seja bom, h sempre um grande nmero de veculos parados nos guichs de pagamento, certo? Nos dias de maior movimento (feriados prolongados e datas comemorativas), essa situao tende a ficar mais visvel. Essa interrupo no fluxo de automveis bem parecida com os gargalos que temos nos fluxogramas. Os gargalos so, em ambos os casos, estreitamentos que causam interrupo ou reduo do fluxo normal. Nos fluxogramas ele pode ser identificado, por exemplo, quando h um setor com muitas tarefas a serem realizadas, ou pouco pessoal para realiz-las. Dessa forma, esse setor acaba impedindo que o fluxo siga seu andamento normal, comprometendo o resultado final do processo.

Vantagens do fluxograma
As principais vantagens do fluxograma so: descrever qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos; permitir viso ampla de todo o processo que est sendo estudado; descrever o funcionamento de todos os componentes do processo; possibilitar a verificao, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento, dos congestionamentos, ou do processo em estudo; no permitir a dupla interpretao, graas padronizao dos smbolos utilizados; possibilitar a anlise e a proposio de modificaes, visando melhoria do processo; permitir fcil atualizao.
GARGALOS,

da

duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos

Figura 6.1: Os pedgios nas estradas so espcies de gargalos do trnsito.

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Objetivos do fluxograma

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Tipos de fluxogramas
Os principais tipos de fluxograma so: fluxograma vertical; fluxograma descritivo; fluxograma global, ou de colunas.

Nesta aula, abordaremos apenas o fluxograma vertical. Nas Aulas 7 e 8 sero abordados os fluxogramas descritivo e global ou de colunas, respectivamente.

FLUXOGRAMA VERTICAL
O fluxograma vertical tambm denominado folha de anlise, folha de simplificao de trabalho ou diagrama de processo. o mais utilizado para identificar as rotinas existentes em qualquer setor de trabalho. O formulrio adotado permite que o analista, no momento em que est fazendo o levantamento e anotando os eventos no campo adequado, simplesmente escurea os smbolos impressos, segundo a natureza da atividade identificada, bastando, para completar o grfico, a ligao dos smbolos escurecidos. Este tipo de fluxograma pode ser impresso como formulrio padronizado e constitudo de smbolos e convenes pr-impressos em colunas verticais.

Vantagens do fluxograma vertical

O fluxograma vertical apresenta as seguintes vantagens: possibilidade de ser impresso como formulrio padronizado; rapidez de preenchimento, pois os smbolos e convenes j se acham impressos; maior clareza de apresentao; grande facilidade de leitura por parte dos usurios.

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Os smbolos mais comuns utilizados no fluxograma vertical so apresentados na Figura 6.2:

SMBOLO DENOMINAO SIGNIFICADO Executar, receber, assinar, criar, produzir, divulgar, copiar, publicar, inserir, incluir, digitar, emitir, pr, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preencher, redigir, retirar, eliminar, preparar etc. Remeter, transportar, conduzir, enviar, deslocar, encaminhar, destinar, movimentar etc. Aprovar, inspecionar, controlar, verificar, examinar, analisar etc. Esperar, aguardar, demorar, atrasar etc. Arquivar ou armazenar, aguardando um prximo passo do processo. Arquivar ou armazenar em carter definitivo.

Operao

Transporte

Inspeo ou Anlise

Demora ou Atraso

Arquivo Provisrio

Arquivo Definitivo

Figura 6.2: Smbolos para o fluxograma vertical.

Atividade 1
2 Nossa empresa fictcia, a XYZ Cosmticos, necessita organizar um fluxograma 1 para esquematizar o fluxo pelo qual o processo de produo do esmalte Vermelho Paixo passa. A empresa no domina muito os processos pelos quais passa a produo. No entanto, acredita que, por algum motivo, esto acontecendo gargalos, prejudicando os resultados da empresa. A seguir, vamos enumerar as vrias fases do processo para que voc as relacione com os smbolos utilizados nos fluxogramas. Depois, identifique onde est o gargalo. Complete o quadro seguindo o exemplo.

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Smbolos utilizados no fluxograma vertical

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Processo: 1. Transporte de matria-prima; 2. Anlise do material recebido com inteno de apurar sua qualidade; 3. Estoque desses materiais, aguardando incio de produo; 4. Retirada do material para produo; 5. Produo; 6. Encaminhamento do produto acabado para o estoque; 7. Estoque definitivo at encaminhamento para os pontos-de-venda; 8. Demora na sada do estoque; 9. Transporte at os pontos-de-venda.

Smbolo 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Unidade Organizacional Transporte

Descrio dos Passos Transporte de matria-prima

Estoque

Estoque definitivo at a distribuio

________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ____________________________________________________________ _________________________________________________

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Resposta Comentada
Smbolo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Transporte Unidade Organizacional Transporte Controle de Qualidade Estoque Produo Produo Estoque Estoque Descrio dos Passos Transporte de matria-prima Anlise de qualidade Estoque de matriaprima Retirada do material Produo Estoque de produto Estoque definitivo at distribuio Demora na sada de estoque Transporte at pontos de venda

Este o esquema que voc deve ter encontrado. No h problema se voc tiver encontrado divergncias quanto unidade operacional ou quanto descrio dos passos, pois voc ir aprender como classific-las corretamente ainda nesta aula. O gargalo est no item nmero 8, quando h uma demora na sada do estoque e provavelmente atraso no restante do processo.

Modelo de formulrio
Observe agora um modelo de formulrio utilizado para o fluxograma vertical (Figura 6.3), j com os smbolos que voc acabou de aprender. Todos os campos para preenchimento esto descritos a seguir.

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Figura 6.3: Modelo de formulrio para fluxograma vertical.

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Descrio dos campos do formulrio, como demonstrado na Figura 6.3: 1. Logotipo = logotipo da empresa; 2. Identificao do formulrio = FLUXOGRAMA VERTICAL; 3. Folha: ----/---- = no primeiro espao colocado o nmero da folha atual e no segundo colocado o total de folhas utilizado; 4. Data: ----/----/---- = preencher com a data da elaborao do fluxograma; 5. Identificao da rotina = preencher com o nome do processo em estudo. Exemplo: Recepo de Material; 6. Identificar se a rotina a atual (praticada no momento pela empresa) ou se a proposta (uma nova rotina proposta para melhoria do fluxo); 7. Identificao da unidade organizacional = preencher com o nome da unidade organizacional responsvel pelo processo que est sendo representado. Exemplo: Gerncia de Suprimentos; 8. Smbolos = os smbolos utilizados j se encontram impressos no formulrio; 9. Totais = preencher com o nmero total de vezes em que ocorreu o smbolo; 10. Ordem = preencher com a seqncia numrica das atividades que ocorrem no processo em estudo; 11. Smbolos = escurecer os smbolos de acordo com os passos ou atividades que esto sendo realizadas nas unidades organizacionais; 12. Unidades organizacionais = preencher com o nome das unidades organizacionais envolvidas no processo em estudo. No necessrio repetir o nome da unidade organizacional enquanto estiverem ocorrendo atividades ou passos dentro desta mesma unidade; 13. Descrio dos passos = preencher com as atividades ou passos do processo em estudo.

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O fluxograma uma tcnica de representao grfica de processos (administrativos e operacionais) que, por meio da utilizao de smbolos previamente convencionados, evidencia a seqncia das atividades de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral e permitindo avaliaes que possam sugerir melhorias.

Atividade Final
Utilizando o formulrio padronizado apresentado na Figura 6.3, elabore o fluxograma vertical para a seguinte rotina de Recepo de Materiais da empresa Alfa Ltda.: 1. Recepo recebe do fornecedor a Nota Fiscal (N.F.) e o material. 2. Emite o Aviso de Recebimento (A.R.) em quatro vias. 3. Arquiva a 4 via do A.R. em ordem numrica crescente. 4. Remete a N.F. e a 1 via do A.R. para o Setor de Contas a Pagar. 5. Remete a 2 via do A.R. para o Setor de Compras. 6. Remete a 3 via do A.R. e o material para o Almoxarifado. 7. Contas a Pagar recebe a N.F. e a 1 via do A.R. 8. Confere a N.F. com o A.R. 9. Arquiva a 1 via do A.R. por ordem numrica crescente, aguardando o pagamento. 10. Arquiva a N.F. em ordem alfabtica de fornecedor, aguardando fatura. 11. Compras recebe a 2 via do A.R. 12. Registra a entrada do material pela 2 via do A.R. 13. Remete a 2 via do A.R. para o Setor de Contabilidade Controle de Estoques. 14. Controle de Estoques recebe a 2 via do A.R. 15. Registra a entrada de material na ficha de controle de estoques. 16. Arquiva a 2 via do A.R. em ordem cronolgica data de lanamento. 17. Almoxarifado recebe a 3 via do A.R. e o material. 18. Verifica a exatido do A.R. pelo material recebido. 19. Arquiva a 3 via do A.R., em ordem cronolgica, e armazena o material.

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CONCLUSO

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Resposta Comentada
Assim deve ser o fluxograma que representa a rotina de recepo de material da empresa Alfa Ltda.

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RESUMO
A tcnica de representao grfica de processos denominada fluxograma tem como principais objetivos padronizar a representao dos mtodos e dos procedimentos administrativos; dar maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos; facilitar a leitura e o entendimento; facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes; permitir maior grau de anlise, possibilitando a proposio de modificaes visando melhoria do processo. Os principais tipos de fluxograma so o vertical, o descritivo e o global, ou de colunas. As principais vantagens do fluxograma vertical so: possibilidade de ser impresso como formulrio padronizado; rapidez de preenchimento, pois os smbolos e as convenes j se acham impressos; maior clareza de apresentao; grande facilidade de leitura por parte dos usurios.

INFORMAO SOBRE A PRXIMA AULA

Na prxima aula, voc analisar o segundo tipo de fluxograma, denominado fluxograma descritivo.

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