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DISCIPLINA: ORGANIZAO SISTEMAS E MTODOS TURMA: 5 ADM DATA: MARO/2012 PROF. EURICLES TEIXEIRA euriclesteixeira@yahoo.com.br

APOSTILA: TCNICAS DE ELABORAO DE FLUXOGRAMA e ANLISE ADMINISTRATIVA

GRFICO DE REPRESENTAO DOS PROCESSOS As diversas etapas de um processo passos, tarefas, atividades podem ser listadas, porm ficam bem mais explicativas se apresentadas sob a forma de figura ou de um grfico. O nome do Grfico? FLUXOGRAMA

Podemos dizer ento que FLUXOGRAMA uma tcnica de representao grfica, que se utiliza de smbolos, previamente definidos, para descrio do fluxo ou seqncia de um processo. A funo bsica do fluxograma documentar um processo. A documentao dos processos tem diversas utilidades nas empresas: anlise e identificao de desvios e/ou problemas; base para padronizao e automatizao de processos; ajuda em treinamentos.

Na literatura, existe uma simbologia mais ou menos padronizada. Na prtica, nas empresas, a utilizao da simbologia no muito rigorosa. Muitas empresas, para simplificar, usam simbologia e estilo prprios. suficiente que sejam previamente definidos smbolos e estilo. O mais importante o entendimento do fluxo do PROCESSO. Aspectos do processo demonstrados em um fluxograma: Quais operaes so realizadas; Onde so realizadas as operaes;

Quem as executa; Quais as entradas e sadas; Qual o fluxo das operaes; Quais os recursos empregados no processo

Vantagens do Fluxograma Descreve qualquer tipo de processo; Permite viso ampla de todo o processo; Demonstra todos os intervenientes do processo; Possibilita verificao das falhas de funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de procedimentos; Possibilita a anlise dos processos e a proposio de modificaes, visando a melhor performance.

Cury (2000) apresenta idias de Harrington sobre fluxogramas: O fluxograma uma ferramenta que permite entender o funcionamento interno e os relacionamentos entre os diversos processos;

Elaborar um fluxograma cria disciplina mental. Comparar um fluxograma com as atividades do processo real permite observar as formas como uma atividade deve ser executada e como ela est sendo executada;

Tipos de Fluxograma: Existem vrios modelos de fluxograma. Oliveira (2001) apresenta trs modelos: Fluxograma vertical, Fluxograma parcial ou descritivo e o Fluxograma global ou de coluna.

Ao final da apostila consta o desenho de um fluxograma parcial ou descritivo. As empresas costumam convencionar a utilizao de um conjunto de smbolos, bem como o modelo de desenho a adotar. Com base em padres

acadmicos, o profissional responsvel pelo servio desenvolve seu prprio modelo. Smbolos mais comuns a serem usados e seus significados:

Smbolo

Significado

Terminal. Este smbolo usado no incio e fim do desenho de um processo, onde so grafados os termos incio ou fim, conforme o caso. Observem o exemplo de desenho de fluxo dado ao final desta Apostila.

Processo. Utiliza-se para indicao de processamento de ao ou uma operao. Ex: Atender cliente, pesar matriaprima, cortar o tecido, etc. Obs.: possvel utilizar um crculo com o mesmo significado de processo, mais utilizado em fluxograma vertical.

Processo alternativo. Pode ser usado em situaes que fogem ao processo normal e precisa-se seguir rota alternativa de diversos outros passos ou aes. Exemplo: Processo normal seria: Encaminhar Nota Fiscal para o estoque para a recepo da mercadoria; processo alternativo: apanhar mercadoria no estoque e entregar ao cliente.

Deciso. Utiliza-se este smbolo em situaes que se impe uma tomada de deciso ou escolha. Refere-se a um pergunta, cujas respostas Sim ou No so as rotas a seguir.

Dados. Pode ser utilizado quando a ao busca ou utilizao de dados. Por exemplo: Pesquisa dados

cadastrais do cliente (no necessariamente est se falando em acesso a bancos informatizados, pode ser usado para ambos os casos)

Documento. Serve para identificar o documento que entra no fluxo, devendo seu nome ou sigla constar em seu interior. Identifica-se a emisso de documento com o escurecimento do canto superior esquerdo do smbolo.

Vrios documentos. Devem ser indicados os nomes e os nmeros de vias.

Smbolo indicativo de processo predefinido. Exemplo: Conjunto de atividades realizadas previamente e que alimentaro o fluxo da rotina ou do processo descrito.

Entrada manual. Por exemplo: Transfere dados para o computador. Preenche formulrio de cadastro do empregado.

Operao manual. Indica uma ao que foi feita manual. Liga o dispositivo da mquina.

Conector de rotina. Usa-se para indicar conexo entre passos de um mesmo fluxograma. Usado principalmente em fluxograma global ou de colunas

Conector de pgina (final de fluxo). Usa-se para fazer a conexo de um desenho ou rotina que precisa ser transportado de uma pgina para outra. No final de um fluxo, indica a paginao desse fluxo: sendo o primeiro nmero, o nmero da folha em que se est e o segundo nmero, o da folha em que a rotina prosseguir.

Conector de pgina(incio de fluxo). No incio de um fluxo, indica que o primeiro nmero a folha em que se est e o seguinte a folha de origem do fluxo. Em ambos os conectores, colocando-se uma letra fora ou no smbolo, significa que a rotina tem origem ou prosseguir nas folhas indicadas dentro do smbolo, na operao correspondente letra.

Atraso ou demora. Pode ser usado tambm como smbolo de aguardar. Exemplo: Aguarda autorizao para entrega de mercadoria.

Disco magntico. Usado quando a ao indica uso de disco magntico. Salva informaes em CD, ou outro qualquer meio.

Arquivo Definitivo. Com o uso de letras dentro do desenho pode-se caracterizar o tipo de arquivo. Por exemplo: Usa-se a letra A, quando o arquivo em ordem alfabtica: N em ordem numrica; C em ordem cronolgica.

Arquivo temporrio ou pendente. Indica fluxo em parada temporria, aguardando algum tipo de providncia, para ter sequncia. Recomenda-se registrar a pendncia no smbolo.

Conferncia. Indica qualquer exame, conferncia ou inspeo no fluxo.

Indica que as rotinas que antecedem no so de interesse para o entendimento do fluxo ou no so descritas na rotina.

Indica que as rotinas que se seguem no so de interesse para o entendimento do fluxo ou no so descritas na rotina.

PROCEDIMENTOS PARA LEVANTAMENTO, ANLISE E REDESENHO DE PROCESSOS: As tcnicas de levantamentos mais utilizadas so: questionrios, entrevistas e observao direta. A prtica mostra que, para levantamento do fluxo dos processos, anlise e entendimento da forma como as atividades so processadas (executadas) nas organizaes, a melhor opo a entrevista. O questionrio no muito eficaz para o entendimento e a observao direta torna o trabalho muito lento.

FASE 1 : Entendimento do processo existente e proposio de mudanas: Passos: 1. Entrevistar as pessoas que executam as atividades; Perguntar e documentar: Cargo e nome? O que ela faz exatamente, em que consiste o trabalho? De quem ela recebe o trabalho? Como ela recebe o trabalho? Para quem ela passa o trabalho? Como ela passa o trabalho? Qual o volume de trabalho executado por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta para executar seu trabalho? Observao: quando o entrevistado referir-se emisso de documentos pergunta-se o nmero de vias e o destino dos documentos, para anlise do fluxo. 2. Analisar o entendimento do que foi dito; 3. Descrever as atividades em uma seqncia lgica; 4. Conferir com o entrevistado se a descrio do fluxo (seqncia) est correta; Se a descrio no confere: 5. Corrigir com o entrevistado os desvios; Se a descrio confere: 6. Listar as atividades na ordem que acontece; 7. Analisar as atividades, tarefas realizadas, as interligaes com outras atividades (Orientaes para anlise: Qual a utilidade de cada etapa do processo? Haver vantagens em se alterar a seqncia de operaes? As operaes esto sendo executadas por pessoas adequadas s funes que ocupam? Com treinamento suficiente nas tcnicas utilizadas? Cada operao est sendo executada da maneira mais eficiente? Os formulrios so adequados? Em nmero de vias? Em respectivos campos?) 8. Analisar os desvios detectados no atual processo; 9. Fazer observaes pessoais das rotinas que apresentam incoerncias; 10. Discutir com envolvidos as alteraes necessrias e possveis; 11. Fazer a descrio das tarefas e passos, aps as alteraes. 12. Fazer o desenho do fluxograma

FASE 2: Desenho do Fluxograma Colhidos os dados, devem ser feitas a anlise e as alteraes, caso necessrio. 1. Definir Modelo de fluxograma e metodologia do desenho a ser adotado; 2. Definir as figuras a serem usadas; 3. Escolher ferramenta de apoio ao desenho 4. Efetuar o desenho

FASE 3: Relatrio de anlise: Aps o levantamento e anlise dos processos e o desenho dos fluxogramas, os analistas fazem um relatrio tratando, em linhas gerais, do seguinte: 1. Condies atuais observaes sobre a situao encontrada; informaes sobre situaes complexas e documentao do levantamento; 2. Anlise e recomendaes: descrio das falhas detectadas, como por exemplo morosidade, alocao indevida de mo de obra; estrangulamento do processo; erros, dificuldades de controle e os fluxogramas com as alteraes de rotinas propostas.

FLUXOGRAMA TIPO PARCIAL OU DESCRITIVO. Atividade: Processo de calibrao de transdutores de vibrao.

Incio

Recebe instrumento

Testa instrumento

N Instrumento OK? S Prepara instrumento para calibrao Realiza medies no instrumento

Comunica anormalidade ao cliente

Devolve Instrumento

Arquiva doc

FIM
Transfere dados para PC

S N Solucionado ?

Analisa resultados

N Resultados OK? S Prepara o Certificado

Corrige anormalidade

Salva procedimento realizado

Imprime duas vias do Certificado Encaminha Certificado e Instrumento Arquiva Doc.

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Bibliografia: CURY, Antonio. Organizao Sistemas e Mtodos: uma viso holstica. So Paulo, Atlas. 2000. DASCENO, Luiz Carlos M. Organizao Sistemas e Mtodos: So Paulo, Editora Atlas, 2001. OLIVEIRA Djalma. Sistemas Organizaes e Mtodos. Uma abordagem, gerencial. So Paulo. Atlas , 2001. FIGUEIREDO, Romana P. de. Fluxograma. Apostila, Belm, FAP, 2005. TEIXEIRA, Euricles L. Tcnicas de Fluxogramao. Apostila. Belm, FAP, 2005.