EDIC COLLEGE DIVISIN DE EDUCACIN CONTINUA TEL: 787-744-8519 ext.

305, 250 FAX: 787-743-0855 Nmero de Proveedor: 00066 Mdulo Instruccional

Manejo de Expedientes en Consejera y sus Consideraciones Legales

Audiencia: CP

Preparado por: Gladys Garay Snchez

EDIC COLLEGE DIVISIN DE EDUCACIN CONTINUA MDULO INSTRUCCIONAL Manejo de Expedientes en Consejera y sus Consideraciones Legales Por: Gladys Garay Snchez Horas Contacto: 3 Modalidad: Mdulo Vigencia: AGOSTO2012- AGOSTO 2013 Audiencia: CP Introduccin Esta gua provee informacin relevante a la inclusin y exclusin de informacin en los expedientes de consejera. Incluye los aspectos adquiridos dentro del proceso de consejera para la creacin y manejo de un expediente, segn las entidades reguladoras pertinentes. Tambin se detalla sobre las consideraciones legales en el manejo de expedientes en consejera. Las referencias son disponibles para la ampliacin del tema. Se resalta que el estilo de redaccin que se utiliza no implica la supremaca del gnero que se menciona. Consejera y el manejo de expedientes La consejera es el proceso de ayuda que provee una relacin personal y directa en la cual se utilizan teoras, principios, mtodos y estrategias basados en conocimientos cientficos para promover el desarrollo y bienestar integral de la persona (Ley # 147, 2002). Esta estrategia de intervencin se utiliza para ofrecer ayuda en las dimensiones cognitivas, afectivas y conductuales en la persona que busca ayuda, dirigidas al bienestar integral, crecimiento y desarrollo personal y ocupacional como a la patologa Costo: $20.00

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del cliente. Por ello, el Consejero Profesional se dedica a establecer una relacin de ayuda de forma individual o grupal con el fin de lograr el desarrollo y estabilidad mental, emocional, fsica, social, moral educativa y ocupacional. Esta accin asume la tica al referirse a los estndares que facilitan cmo actuar y enfrentar determinados papeles en el desempeo profesional. Esto requiere que los procesos involucrados en la consejera para estas dimensiones y los esfuerzos realizados por el cliente y el profesional necesiten ser evidenciados en un expediente profesional del cliente. La Junta Examinadora de Consejeros Profesionales de Puerto Rico, es la entidad encargada de reglamentar la prctica de consejera profesional (JECPPR, 2002). Incluyendo la concesin, la denegacin, la suspensin y la revocacin de la licencia para la profesin. Por lo tanto, esta entidad ha estipulado que para obtener la licencia el profesional tiene que cumplir con el Cdigo de ticas establecido por la Asociacin Americana de Consejeros (ACA) y la Asociacin Americana de Consejeros Escolares (ASCA) y otras regulaciones, segn la especialidad del consejero profesional. Esto justifica la aparicin de la creacin de un expediente al intervenir de forma individual o grupal con alguna persona o personas que procuran una relacin de ayuda. El expediente profesional del cliente involucra una serie de documentos, que a su vez sirven en determinado momento como evidencias concretas para el cliente necesitado y el profesional de ayuda. Esta recopilacin de informacin responde a los estndares y regulaciones polticas de la ACA y a los Cdigos de ticas de las especialidades adquiridas (NCDA, 2007). El Cdigo de ticas determina las regulaciones, normas y el control de las acciones del consejero (ACA, 2005). Esto cumple la finalidad de propiciar el comportamiento tico del profesional en consejera. Se destaca que el manejo de expediente del profesional de consejera se fundamenta en los mismos principios del Cdigo de ticas de la ACA (2005). Estos a su vez, responden a los Principios propuestos por Kitchener (1984).

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El manejo de expedientes de un cliente conduce al profesional en consejera a resaltar los principios y las conductas ticas que evidencian la relacin de ayuda y demuestra la calidad de servicio en la prctica de la consejera. Es decir, que en el manejo de expedientes en consejera se demuestra el profesionalismo y la rigurosidad del servicio, en el trato con las personas que buscan ayuda. A su vez, un expediente de consejera resalta los valores que rigen la profesin y los del profesional competente. Por consiguiente, la informacin que recopile el profesional de consejera evidenciar la eficiencia en la profesin y su nivel de competencias. Este documento, a su vez le sirve al consejero para su propia evaluacin profesional. As que, el consejero documentar en forma cronolgica y continua todos los servicios que presta al cliente, de acuerdo con sus necesidades e incluir el progreso logrado por ste. De manera que los servicios se observen sin interrupciones y faciliten la continuacin de acuerdo a los planes de intervencin del cliente. La documentacin en el expediente refleja de manera precisa el progreso del cliente y los servicios recibidos. Principios a resaltar en el expediente del cliente en una relacin de ayuda En el expediente se espera que el consejero procure en toda dimensin el bienestar del cliente. Esto va cnsono con la realizacin de actos intencionales que omitan el dao o riesgo al cliente. As que, el documento creado procurar y responder a la beneficencia y la no maleficencia en sus lneas. En el expediente esto es consecuente y demuestra que el consejero est siendo justo y equitativo con los servicios que le ofrece al cliente. Tambin en este escrito se revela que el cliente tiene el potencial para ser independiente en sus decisiones y acciones, respondiendo a su autonoma. El consejero demuestra en el expediente del cliente que le ofrece un servicio leal y honesto, respetando su libertad de accionar y dignidad como ser integral. Esta justicia y fidelidad del consejero es consecuente a que el cliente confe en lo beneficioso de la relacin de ayuda. Por lo tanto, en el expediente del cliente se refleja que la relacin de ayuda se basa en la verdad, evitando y reduciendo las dudas o confusiones sobre la informacin y los servicios que ofrece el consejero. Si se cometiera un error Derechos Reservados EDIC College 2011 Page 4

en los expedientes de los clientes, el consejero llevar a cabo los pasos necesarios para corregir dichos errores, de acuerdo a las polticas de la institucin o agencias para la cual presta sus servicios. Un asunto que se manifiesta en el expediente del cliente son las etapas del proceso de ayuda, facilitando el logro de los objetivos y metas del cliente. De lo contrario, se observar que se limit el respeto por el principio de beneficiencia y se omitir el principio de justicia. Expedientes Los expedientes de los clientes son protegidos por las leyes locales y las regulaciones de la institucin o agencia donde labora el profesional. Estos son documentados segn acontezcan los eventos y la prestacin de servicios, en orden cronolgico y en secuencia continuada. Incluyen la fecha, la hora y el lugar de la intervencin y quines intervienen. Tambin se integra la satisfaccin de necesidades del cliente y los logros al momento de cada sesin. En el mismo se facilita observar los planes de intervencin de acuerdo a los objetivos del cliente. Cuando se manejan expedientes de consejera el profesional tiene claro que el documento le pertenece al cliente. Sin embargo, el profesional de ayuda es custodio del mismo. Por lo tanto, slo el profesional de consejera tiene el peritaje para poder interpretar el expediente, por lo que es la nica persona que puede explicarlo, asistirlo y prestar consultora al cliente. Los expedientes se mantendrn en un lugar seguro y slo las personas autorizadas tendrn acceso a los mismos. Estos deben ser codificados de manera tal que sean identificados por los profesionales autorizados. Por lo tanto, el custodio del expediente debe tomar todas las medidas de seguridad para quin maneja el mismo reconozca y respete lo sensitivo y confidencial de su contenido ante alguna transferencia. De esta forma, se garantiza dentro de la entidad mayor confidencialidad del expediente. Con esto se obtiene que toda la informacin del expediente le pertenece slo al cliente, por lo que a excepcin de los lmites de confidencialidad, todo cliente autoriza por escrito el que se revele su informacin a terceras personas. Derechos Reservados EDIC College 2011 Page 5

La persona que busca ayuda enfrenta una diversidad de factores que le afectan en varios aspectos y circunstancias sociales, emocionales, entre otros. Ello es indicio de que en el expediente profesional del cliente aparezca tambin el nombre de las personas a contactar por el consejero en caso de alguna emergencia. Si el consejero se desempea en la prctica privada y en su momento descontina esta prctica prepara un plan de transferencia. La aparicin de este nuevo documento facilita que el cliente junto con el expediente sea transferido a otros profesionales de ayuda, segn el deseo de continuar el proceso de ayuda o la seleccin del cliente. De lo contrario, el consejero entregar el expediente al cliente. Inclusin en los Expedientes de consejera Antes de iniciar la relacin de ayuda, el consejero expondr a su cliente informacin sobre su peritaje, certificaciones y licencias. Este evento debe revelarse en el expediente del cliente con el propsito de que se evidencie la naturaleza de los servicios y las competencias del profesional de ayuda. Todo expediente de consejera incluir los documentos requeridos por ley para salvaguardar la responsabilidad del consejero y la del cliente. Entre stos se mencionan el consentimiento informado. Este documento contiene la firma del cliente, lo cual revela que el mismo acepta los servicios profesionales de consejera, una vez se le explic sobre el proceso de ayuda, peritaje del profesional, el costo de los servicios, el principio de confidencialidad y sus lmites. Tambin en el expediente aparece un relevo de responsabilidad, el cual libera al profesional y le permita ofrecerle ayuda al cliente en caso de que le tenga que referir a algn otro profesional por algn evento acontecido que amenace su salud o a discutir algn caso con profesionales en coordinacin o terceros. Por ende, tambin se considera incluir un formulario de referidos para evidenciar la conexin con otro profesional de ayuda en la bsqueda de otros servicios. Se adiciona al expediente las autorizaciones para que los menores reciban el servicio. En ste los padres o encargados consienten con su firma la participacin del menor en el proceso de ayuda o el que los intervenga otro profesional de ayuda. Derechos Reservados EDIC College 2011 Page 6

Inclusiones especiales al expediente Si algn consejero considera establecer una relacin ntima o especial con algn cliente es necesario que transcurra un periodo de cinco aos, a partir del ltimo contacto de intervencin en la relacin de ayuda. Este periodo debe estar evidenciado en el expediente del cliente. Las relaciones duales o ciertas circunstancias proveen que la situacin de la persona requiera intervencin inmediata y se imposibilite el referido a otro profesional. Con relacin a las relaciones fuera del rea de consejera, la interaccin con el cliente resulta potencialmente beneficiosa para el mismo. Estas relaciones se justifican por la observacin directa o el entendimiento del profesional hacia alguna destreza del cliente o por descubrir alguna situacin que le afecte y se pueda adquirir mediante esta nica tcnica. Por lo tanto, se justifica con anterioridad al momento en que ocurra y se evidencia en el expediente del cliente. Plan de Intervencin Durante el establecimiento de la relacin de ayuda, el profesional informa al cliente sobre el propsito de la consejera, las metas que seguirn y los objetivos a cumplirse. Tambin explica sobre las tcnicas de intervencin, las normas a seguir y las limitaciones que pueden afectar el proceso. Toda esta informacin aparece en el expediente. Si la consejera se ofrece a un menor o a una persona con incapacidad para consentir, en el expediente deben aparecer los esfuerzos del profesional para responder a los derechos e intereses del cliente en el proceso de consejera para cumplir con las regulaciones legales. Entre estos se mencionan: Ley ADA, Ley HIPAA, Reglamento del DE, Ley FERPA, entre otros. {Si un cliente presentara alguna condicin crnica o impedimento alguno dentro de la ley ADA, ste debe ser atendido con las medidas de acomodo razonable. Las mismas deben aparecer en el expediente del cliente. La ley HIPAA estipula que se limita la confidencialidad de algn asunto relacionado a la salud del cliente, a menos que sea solicitada por orden judicial. El reglamento del DE y FERPA

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presentan regulaciones a tenor con el desempeo acadmico del cliente, por lo que velan por el cumplimiento de los estndares de confidencialidad del estudiante e informacin relacionada.} Con relacin al plan de intervencin, en el expediente se revela que el mismo responde a las necesidades del cliente y que es cnsono con las potencialidades del cliente. Tambin el escrito refleja que se desprenden diferentes alternativas de tratamiento para la solucin del problema o situacin planteada, por lo que responde a los objetivos del cliente. Por lo tanto, en el expediente, el plan de intervencin aparece firmado por el cliente como evidencia de que le fue explicado, lo entendi y acept sin coercin. A su vez, el cliente entiende que las intervenciones sern evaluadas peridicamente con el propsito de realizar ajustes al plan, en cuanto a pertinencia con las necesidades, los objetivos y su efectividad. Es recomendable que el consejero prepare un contrato con el cliente en el que se muestre el plan de intervencin, los ajustes realizados, los servicios ofrecidos y el logro de las metas. Tambin se espera que en el contrato firmado aparezcan los derechos y responsabilidades que tiene tanto el cliente como el profesional ante la relacin de ayuda. Estos documentos son incluidos en el expediente. En el expediente del cliente aparecen las pruebas de medicin y evaluacin. Por ende, se deben tomar las precauciones necesarias al interpretar las mismas y al difundir los resultados. En el expediente del cliente se redacta sobre los resultados e interpretaciones de las pruebas. Cuando las pruebas cumplen un tiempo determinado carecen de validez; sin embargo, es conveniente que permanezcan en el expediente para futuras referencias, en trminos del progreso del plan de accin. Si la intervencin es en lnea, el consejero determina cundo el plan de intervencin en lnea resulta inapropiado. Ello da lugar a limitar el inicio del proceso y dando por terminado la relacin de ayuda, sugiriendo una intervencin de ayuda cara a cara. Este aspecto es justificado en el expediente del cliente. La transmisin en lnea requiere un relevo de responsabilidad que exponga los riesgos de la confidencialidad por la consejera en lnea. Esta estrategia requiere mediar un consentimiento informado Derechos Reservados EDIC College 2011 Page 8

del cliente, donde los lmites de la confidencialidad, estn expuestos y ste los acepta. Si la experiencia del consejero en lnea es limitada, debe explicarlo as al cliente y en el consentimiento informado. Otro aspecto a incluirse en el plan de intervencin a incluirse en el expediente profesional del cliente es cuando durante la intervencin con un menor o persona con capacidades limitadas para consentir, se presenta la sospecha o la intencin de algn abuso o maltrato o negligencia. Este asunto debe ser reportado por el consejero a la mayor brevedad posible. Por lo tanto, se espera que el consejero provea un referido de la situacin, a incluirse en el expediente, a travs del Programa de Emergencias Sociales, mediante la lnea de emergencias, 911. Si el consejero est en el rea escolar o acadmico, la situacin debe ser reportada a la Trabajadora Social y al director de la Institucin (Ley #177, 2003). Almacenamiento y disposicin luego de la terminacin Cuando se ha concluido el proceso de ayuda el expediente mantiene la rigurosidad, en cuanto a la seguridad provista, segn los estatutos federales y estatales. As que ocupar un archivo con llaves en un lugar seguro, para cuando se requiera de nuevo el mismo est disponible, con acceso razonable en el futuro. Segn la poltica del centro, cualquier material sensitivo puede ser descartado, manteniendo la confidencialidad de la informacin. Esto requiere que se triture o degrade el material confidencial. Si el expediente es de naturaleza artstica, el consejero solicita el consentimiento del cliente para el manejo del material. Si el cliente falleciera, es importante mantener los estndares de confidencialidad para salvaguardar la informacin del cliente inactivo. Si el cliente es una persona que recibi servicios de salud mental y ha fallecido, cualquier peticin presentada por un familiar, hasta el cuarto grado de consanguinidad o afinidad, para inspeccionar u obtener copia de parte o de totalidad del expediente, requerir una orden del Tribunal.

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Consulta a otro profesional El consejero puede consultar alguna situacin del cliente con otro profesional perito en la materia a discutirse. Sin embargo, para ello se requiere previo consentimiento del cliente. Toda informacin confidencial que aparece en el expediente ser compartida slo con quin el cliente autorice o a las partes que dicte la justificacin legal. El consejero que conozca que su cliente est recibiendo servicios de otro profesional de la salud mental, requerir del cliente, la autorizacin para informarles a ese otro profesional y establecer una relacin positiva y de colaboracin para beneficio del cliente. Respeto por la privacidad Se espera que un profesional de la salud y de la conducta humana respete el derecho de privacidad de cada persona. Al hacerlo, demuestra que respeta y protege el valor y la dignidad del ser humano, ya que limita su intromisin a las creencias, opiniones, reacciones y acciones en los asuntos individuales. Cada persona decide cundo y a quin compartir u omitir informacin que le pertenece. Cuando el profesional recibe informacin del cliente es necesario que reconozca que la informacin provista es considerada una comunicacin privilegiada. Por consiguiente, el profesional reconoce qu informacin puede incluir en el expediente del cliente y cmo protegerla. Esto apoya el que en cualquier entidad, an judicial el profesional limite la informacin confidencial del cliente a las diferentes partes. Esto redunda en que el profesional posee el derecho de prever que la informacin confidencial que provee le resulte de beneficiencia y no maleficiencia. An cuando el estado no le conceda al consejero el estatus de privilegio, el consejero tiene la obligacin tica a la confidencialidad. Confidencialidad del expediente Al redactar expedientes el profesional de ayuda reconoce que tiene que cumplir con el principio de confidencialidad hacia el cliente. Cuando se interviene a parejas o familias, se requiere un documento que especifique los derechos a la confidencialidad y las responsabilidades de cada miembro

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con capacidad para consentir. Este documento firmado intenta proteger la informacin divulgada durante el proceso. Cuando se le requiera al profesional que revele informacin del cliente al tribunal, el profesional har uso de su criterio para reconocer qu informacin le servir de beneficio al cliente y le aminore los daos. Por ello, Prez de Alejo (2009) seala que este privilegio le pertenece al cliente y no al profesional. Si el tribunal solicita informacin incluida en el expediente del cliente, se espera que el consejero solicite autorizacin por escrito de la persona que busca ayuda para poder presentar la misma. El consejero responder a los principios de beneficiencia y no maleficiencia en el servicio, as que reconocer lo limitado de la informacin provista para reducir daos potenciales a la relacin de ayuda y al avance logrado del proceso. Excepciones a la confidencialidad Este privilegio considera sus lmites y excepciones en el derecho a la privacidad y la comunicacin privilegiada. Entre ellos, se menciona cuando el cliente informa al consejero cometer un crimen, acciones violentas o cuando el cliente se puede autoinflingir dao. Tambin ocurre cuando en el transcurso de la intervencin, se ha evidenciado que el cliente cumple con los indicadores de poseer algn desorden mental, por lo que es urgente y necesario un referido al psiquiatra. Todos los criterios para ser referido a la clnica de salud mental son considerados en el expediente del cliente. Otras excepciones constan cuando el cliente est siendo procesado por asesinato y la informacin provista est relacionada y cuando existe una disputa entre las personas involucradas en la relacin de privilegio, accin por impericia (Prez de Alejo, 2009). Tambin las excepciones se observan cuando se permite y ordena por orden judicial "en el mejor inters de la justicia, solicitando que se divulgue la informacin y cuando se sospecha de maltrato o abuso sexual de menores. Todos estos pormenores del asunto se evidencian en el expediente.

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Es decir, si un cliente trae informacin que arriesgue su vida o la de terceras personas, la misma ser revelada a la Polica para beneficio de todos los involucrados. Si el cliente presenta trastornos mentales y manifiesta su deseo de suicidio o de autoagresin, es necesario informar al familiar cercano para eliminar la probabilidad de la intencin. Todos estos asuntos apareceran redactados detalladamente en el expediente del cliente. En el escrito se incluye la fecha, hora, nombre y parentezco del familiar a quin se le provey la informacin. Divulgacin de informacin Cuando el consejero facilita informacin de un cliente a otra entidad o profesional de ayuda, la informacin impartida es de carcter general, sin distorsin alguna, sin proveer informacin que le identifique; es decir, sin identificar al cliente. La informacin detallada puede ofrecerse a la otra parte, siempre y cuando el cliente lo consienta por escrito. Ello se har para procurar una relacin positiva y de colaboracin para beneficio del cliente. Este consentimiento aparece justificado en el expediente. Cuando se ha presentado un conflicto con el profesional de ayuda o se ha observado que la relacin cliente- consejero ha sido infructuosa se evidencia un referido en el expediente del cliente. En este se detalla la generalidad del conflicto o se justifica la transferencia del caso. Del cliente rechazar el referido a otro profesional de ayuda, el consejero puede descontinuar la relacin de ayuda. Manejar informacin confidencial del expediente del cliente mediante el uso de transmisores de informacin (computadora, correo electrnico, contestador automtico de mensajes, facsmiles, mensajes de voz y celulares) requiere el consentimiento por escrito. Es recomendable la creacin de un formulario en el que el cliente autorice para cuando sea necesario o cuando el profesional lo estipule conveniente, el uso de transmisores de informacin o documentacin. Este escrito tambin se incluye en el expediente profesional del cliente.

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Permiso para grabaciones y observaciones Cuando un cliente autoriza grabar, por algn modo electrnico u observar la sesin, se requiere de un documento que aparezca en el expediente con la firma del participante, si es menor con la autorizacin de los padres o encargados. En el caso de intervenciones grupales, el consejero debe obtener el consentimiento por escrito previo a cualquier tipo de grabacin flmica o de audio de las sesiones. Acceso al expediente El profesional de ayuda reconoce que el expediente es del cliente, por lo que le provee un acceso razonable a la informacin mediante asistencia y consultora para interpretar lo recopilado y copias de sus documentos cuando as lo soliciten. Esto se realiza para que la informacin solicitada, sea bien interpretada por el cliente. De resultar lo contrario, la informacin es denegada, proveyndosele un resumen de la interpretacin correcta. Esta limitacin de acceso al expediente por partes o en su totalidad ocurrir slo cuando la informacin contenida pueda causarle dao al cliente. El profesional de ayuda explica al cliente por escrito y verbal el racional de la retencin de la informacin solicitada. Si el expediente perteneciere a ms de un cliente a la vez, se le proveer por separado la informacin solicitada perteneciente al mismo. Es decir, slo a las partes que involucren al peticionado y que no incluya informacin confidencial de otro de los clientes. Con relacin a los menores de edad, se les proveer acceso a examinar el expediente a los padres o encargados dentro de la oficina de consejera. Este acceso se limita a lo relacionado al diagnstico, pronstico, plan de intervencin, las recomendaciones a la familia y a la cantidad de sesiones teraputicas. Si al encargado le interesare alguna otra informacin, debe solicitar el consentimiento por escrito del menor, si es mayor de catorce aos; o si presenta alguna orden judicial, en caso de que el menor tenga trece aos o menos, y no consienta el que se examine su expediente de consejera.

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Menores de edad y consentimiento de encargados Cuando se interviene con menores, el consejero asume la autoridad para ofrecer hasta siete sesiones de consejera sin consentimiento de los padres o tutores (Ley #183, 2008). En el trato con menores, el menor consiente si desea que algn padre o tutor conozca de la informacin del expediente. Sin embargo, si se desea hacer algn referido o una nueva coordinacin de servicios, los encargados del menor consienten, al igual que el menor. Cuando se trata de alguna persona que busca ayuda y que presenta alguna limitacin que le dificulte tomar decisiones o consentir, es el padre o tutor quin autoriza la divulgacin de informacin escrita. No obstante, se explica tambin a este cliente sobre el proceso a gestionar con su informacin. Al atender menores de edad o personas no capacitadas para consentir voluntariamente, el consejero evidencia por escrito que el cliente aprueba los servicios que recibe y a su vez permitirle la mayor participacin en la toma de decisiones. Si algn menor tuviera alguna atraccin a las substancias y si se completare el periodo de las siete sesiones, el profesional orientara al menor sobre la importancia y beneficio de que el padre o tutor autorice las sesiones venideras, por los procesos involucrados y las fortalezas a adquirir. Consentimiento informado En el consentimiento informado aparece la indicacin de que el cliente tiene la libertad de decidir cundo dar por iniciado y terminado el servicio de consejera. Durante el consentimiento informado, el consejero evidenciar en el expediente que ha considerado la etapa de desarrollo del cliente y la cultura. Por lo que el cliente certificar con su firma que se le ha explicado todo en un lenguaje claro y entendible. Consultora Los expedientes de consultora presentan slo los datos que se generan y el propsito de la misma. Durante este proceso, se proteger la identidad del cliente y su derecho a la confidencialidad. Si el

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consultante o consultor necesita a beneficio de la tercera parte, revelar la informacin confidencial, har las gestiones para conseguir el consentimiento escrito para revelar la informacin privilegiada. Consejera en lnea La consejera en lnea provee para la creacin de un expediente computarizado. El consejero primero explica el proceso en lnea, incluyendo los beneficios y las limitaciones del uso de la tecnologa. El consejero reconoce frente al cliente mantener las consideraciones tico legal durante el proceso de ayuda. Tambin entiende que lo escrito en el expediente es sumamente necesario y apropiado para el servicio de calidad. Cuando la informacin carezca de validez o resulte innecesaria en el momento, toda la informacin se descarta. Al utilizarse la transmisin en lnea es necesario un relevo de responsabilidad firmado por el cliente en el que se explique las limitaciones relacionadas a la confidencialidad de la informacin y las limitaciones del proceso de consejera en lnea. Investigaciones y publicaciones El consejero incluye en el expediente del cliente un consentimiento informado cuando su cliente participa de una investigacin o publicacin. En este documento el lenguaje debe responder al nivel de literacia del participante. El mismo debe contener: el propsito y los procedimientos de la investigacin, la descripcin de riesgos que el cliente pueda confrontar, la descripcin de los beneficios o cambios al cliente e incluir sobre cualquier proceso alternativo que sea beneficioso para el participante. Completada la investigacin y siguiendo los estndares estatales y federales, se espera un periodo razonable y se destruyen los documentos y expedientes generados por la investigacin. Tambin se descarta algn audio, vdeo, digital y todo material escrito que contenga informacin confidencial o que identifique a algn participante.

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Conclusin Este documento creado para cubrir el tema del manejo de expedientes en consejera y sus consideraciones legales es slo una gua. La misma hace referencia a las diversas entidades y leyes por las que se rige el consejero profesional y utiliza en complemento con las competencias adquiridas. Cualquier duda o pregunta a lo inmerso se espera que el profesional se dirija a las referencias que aparecen en el escrito. El manejo de un expediente profesional del cliente es un asunto delicado y requiere de profesionalismo, compromiso y lealtad a la persona que busca ayuda y a la profesin. Es meritorio seguir los estndares ofrecidos por las regulaciones mencionadas para salvaguardar la responsabilidad y mantener las licencias obtenidas.

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Referencias American Counseling Association. (2005). ACA Code of Ethics. Alexandria, Virginia: Author. Recuperado el da 2 de mayo de 2011 de: http://www.counseling.org American Psychological Association. (2002). Ethical Principles of Psychologists and Code Of Conduct. Recuperado el da 11 de mayo de 2011 de: http://www.apa.org American School Counselor Association. (2004). Normas ticas para Asesores Escolares. (Traduccin de Ethical Standards for School Counselors). Recuperado el da 3 de mayo de: http://www.schoolcounselor.org Asociacin Puertorriquea de Consejera Profesional (2009). Cdigo de ticas. Autor: Puerto Rico. de 2011

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EDIC COLLEGE DIVISIN DE EDUCACIN CONTNUA MDULO INSTRUCCIONAL Manejo de Expedientes en Consejera y sus Consideraciones Legales Examen Instrucciones 1. Conteste las preguntas en el formulario provisto para ese propsito. 2. Siga las instrucciones del formulario de contestaciones. CIERTO FALSO 1. Cualquier persona que trabaje en la entidad debe asegurar el expediente del cliente. 2. El expediente del cliente le pertenece al profesional de ayuda 3. Cuando una orden del tribunal requiere del expediente del cliente, el consejero responde a toda la informacin solicitada. 4. En el expediente del cliente se revelan los logros de las metas 5. Cuando el expediente pertenece a un menor de 16 aos, a ste se le limita consentir para divulgar informacin. 6. Cuando se integra a la familia o grupos en la relacin de ayuda, el consejero debe la confidencialidad del expediente al cliente inicial. 7. En el expediente del cliente se justifica que una relacin dual es potencialmente beneficiosa. 8. Cuando se hace uso de transmisores de comunicacin, el consejero es responsable de la informacin durante el proceso de envo. 9. La ley FERPA protege todos los expedientes de consejera de los mayores de 18 aos. 10. En el expediente del cliente vasta aadir la fecha de atencin y firma del cliente para salvaguardar a ambas partes durante el da. Derechos Reservados EDIC College 2011 Page 18

EDIC College Divisin de Educacin Continua MDULO INSTRUCCIONAL Manejo de Expedientes en Consejera y sus Consideraciones Legales HOJA DE CONTESTACIONES (Completar en bolgrafo, no se aceptan respuestas fotocopiadas) Instrucciones: Enve por correo, conjuntamente con giro postal a: EDIC College, Divisin de Educacin Continua, P.O. Box 9120 Caguas, Puerto Rico 00726 Nombre:_________________________________________________Telfono:__________________ Horas:_________Profesin:__________Cdigo de Profesin:__________Lic.___________________ Direccin Postal:___________________________________________________________________ Email:____________________________________________________________________________

#Recibo: ___________ Fecha de Pago: _____________ Puntuacin Obtenida: ______/ _10_ correo oficina _______ Marque la Contestacin Correcta 1. ____ C ____F 2. ____ C ____F 3. ____ C ____F 4. ____ C ____F 5. ____ C ____F 6. ____C ____ F 7. ____C ____ F 8. ____C ____ F 9. ____C ____ F 10. ____C ____ F

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Instrucciones para los Mdulos Esta modalidad educativa le brinda la flexibilidad de poder acceder la informacin en el horario y lugar de conveniencia. Los mdulos estn disponibles en varios formatos: impreso para entrega a la mano y digitalizados en PDF en nuestra pgina de internet www.ediccollege.edu Procedimiento para Recibir Certificacin de Educacin Continua 1. Estudie el mdulo instruccional y conteste el exmen el formulario provisto al finalizar la lectura. 2. Tramite el examen debidamente contestado en original. Presencial: Usted puede entregar el examen personalmente en nuestra oficina y su certificado se le entregar al momento de ser pagado y corregido.

La misma est ubicada en: Ave. Rafael Cordero Urb. Caguas Norte calle Gnova Edificio Principal de EDIC College, Divisin de Educacin Continua Correo General: Enve el examen por correo general, con el pago correspondiente. Una vez recibido el examen contestado, nuestro personal procesar el mismo en un plazo de 3 das laborables y enviar mediante correo postal el certificado correspondiente. Direccin Postal: Divisin de Educacin Continua PO Box 9120 Caguas, PR 00726 3. Junto al trmite del examen debe incluir: El pago correspondiente (Si el trmite es por correo general debe enviar un giro postal a nombre de EDIC College Educacin Continua.

Para informacin adicional o clarificar dudas, favor de comunicarse con la Divisin de Educacin Continua a los siguientes nmeros telefnicos: 787-744-8519 ext. 305/256/250.

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