Manuel explicatif de la collecte de fonds lusage du directeur du Programme de la filariose lymphatique

Un guide pour llaboration de propositions

24 fvrier 2004

B.Thylefors, C.Maddock & P.Wuichet Groupe dtudes pour la promotion et la collecte de fonds LAlliance mondiale pour llimination de la filariose lymphatique

Table des matires

INTRODUCTION BUT DU MANUEL CONSEILS DUTILISATION DU MANUEL DIRECTIVES DE REDACTION DUNE PROPOSITION LE DEBUT TITRE DU PROJET RESUME INTRODUCTION OBJECTIFS STRATEGIES DESCRIPTION DU PROJET Zone Population Donnes sur la maladie Etendue du projet Gestion du projet Plan des oprations / Mise en uvre SURVEILLANCE ET EVALUATION Surveillance Evaluation BUDGET Dpenses prvues Autres contributions CONCLUSION SUIVI ANNEXES

Remerciements Les auteurs souhaiteraient remercier chaleureusement Yankum Dadzie, Anne Haddix et Nana Twum-Danso qui ont contribu ce manuel par leurs remarques.

INTRODUCTION En 1997 lAssemble mondiale de la Sant adopta une rsolution visant llimination mondiale de la filariose lymphatique (FL). Cette rsolution nonce clairement limportance des handicaps provoqus par cette maladie ainsi que les modalits de la stratgie dlimination mondiale, cest--dire la distribution massive de mdicaments (DMM) sur une base annuelle. La FL est endmique dans 80 pays et affecte environ 120 millions de personnes. De plus, la filariose lymphatique est une des maladies particulirement associes la pauvret en raison de sa rpartition dans la majorit des pays en voie de dveloppement o les incapacits et pertes de productivit ont des consquences socio-conomiques ravageuses. Llimination mondiale de la FL ne pourra tre accomplie quavec une combinaison de campagnes efficaces de distribution massive de mdicaments comprenant une large mobilisation sociale ainsi que des mesures de prvention et de soulagement des incapacits. Afin de coordonner et de mettre ces interventions en place de manire efficace, des programmes nationaux dlimination de la FL ont t crs. Au niveau rgional, ce sont des groupes dexamen du Programme qui facilitent la coordination entre les pays et qui surveillent la mise en application et les progrs des programmes. Au niveau mondial, cest lAlliance mondiale pour llimination de la FL qui soutient les programmes rgionaux et nationaux. LAlliance est compose de plus de 30 partenaires comprenant des organismes donateurs et des industries pharmaceutiques jusqu des instituts universitaires et des groupes de recherche. LAlliance mondiale se runit tous les deux ans et inclut tous les pays endmiques. Elle comprend un poste de secrtariat occup par un prsident, lOMS et dautres partenaires ainsi que deux comits, un pour la communication et lautre pour la promotion et la collecte de fonds. Le financement de llimination mondiale de la FL repose sur plusieurs approches : les partenaires bilatraux et multilatraux ainsi que les donateurs du secteur priv. La plus grande partie du financement devrait provenir cependant des diffrents pays impliqus o les directeurs de programmes ont accs une varit de subventions disponibles par le biais de diffrents organismes. Ce manuel sadresse ces directeurs de programmes nationaux pour tenter de faciliter leurs efforts de collecte de fonds. BUT DU MANUEL Ce manuel t prpar avec deux objectifs principaux : 1.) Pour aider les directeurs rgionaux devenir plus efficaces dans leurs efforts de collecte de fonds. 2.) Pour fournir un modle de projet avec des postes de budget standardiss afin de faciliter la prparation des demandes de fonds. Ce manuel t conu comme un outil permettant aux directeurs individuels de sentraner la situation particulire de leur pays. Il peut aussi tre utilis lors de sminaires au niveau national ou de toute autre manifestation similaire pour donner une orientation gnrale ou pour travailler sur des projets de propositions prcis. Ce manuel trouvera galement sa place lors dateliers rgionaux pour faciliter la prparation de projets entre pays sur une base de collaboration.

Vous trouverez des informations sur les donateurs dans la version dtaille du kit de ressources pour la promotion et la collecte de fonds. Des recherches plus en dtail sont fournies lors des ateliers de collecte de fonds organiss par le groupe dtudes pour la promotion et la collecte de fonds. CONSEILS DUTILISATION DU MANUEL Ce manuel est destin tre utilis par les directeurs des programmes FL nationaux pour la prparation et la soumission de demandes de financement. Ce manuel est compos de deux parties : I. Directives gnrales pour llaboration dune proposition de projet assortie dune requte avec budgtisation standardise; II. Description dun projet modle avec demande de fonds. Il comprend galement des annexes brves proposant : 1) des postes de budget et 2) une liste de contrle pour llaboration de propositions. DIRECTIVES DE REDACTION DUNE PROPOSITION Le dbut Le directeur du programme national commencera par rflchir aux projets pour lesquels il a besoin de soutien et consulter ensuite la liste des donateurs potentiels pour dterminer o rsident les plus grandes chances dobtenir le soutien ncessaire. Le projet doit tre slectionn en fonction des priorits du donateur et des domaines o il envisage des possibilits de financement. Veuillez vous rfrer aux autres sections du kit de ressources pour trouver des conseils au sujet de la collecte de fonds ainsi que des listes de donateurs potentiels. Le directeur se procurera ensuite les formulaires ou autres instructions ncessaires la soumission dune proposition formelle de projet auprs dun organisme donateur identifi. Il est important deffectuer les procdures dlaboration et de soumission de la proposition de manire correcte avec laval des ministres concerns au niveau national. Une fois que la proposition de projet est soumise, le directeur veillera suivre de prs la procdure dapprobation. La premire tape consistera relever toutes les donnes et informations ncessaires pour llaboration de la proposition. Lors de cette tape, prenez en considration les points suivants : Identifiez le montant manquant en vous basant sur le budget labor partir du plan de travail. Identifiez lactivit pour laquelle le financement est dficient. Identifiez la raison et le moment auquel les fonds seront ncessaires. Expliquez les implications du manque de fonds.

Titre du projet Le titre du projet rsumera la proposition en quelques mots. Il sera clair et direct tout en exprimant les buts gnraux du projet. Evitez les mots superflus mais prcisez lissue du projet. Exemple : limination de la filariose lymphatique dans la rgion XXX dOuganda dici 2008. Rsum Cette section est extrmement importante car elle va fournir son lecteur les grandes lignes directrices du projet et va souvent dterminer sil sera prt finir la lecture de la proposition. Le rsum sera spcifique, court et concis. Il tchera de rsumer tous les aspects importants de la proposition et de rpondre aux questions suivantes : a. Que comptez-vous faire ? Quel(s) problme(s) comptez-vous rsoudre ? b. Pourquoi est-ce important et qui vont tre les bnficiaires ? c. Qui vont tre les principaux agents de lexcution du projet ? d. Comment allez-vous rsoudre le problme/effectuer le travail ? e. Quels seront la dure et les cots dexcution ? Conseil : il est gnralement plus facile dcrire le rsum aprs avoir fini llaboration de lintgralit de la proposition. Introduction Cette section comprendra une courte description du programme national et de la tche dans laquelle il sest engag. Envisagez galement de reprendre les buts du programme et de souligner son aptitude excuter le projet. Objectifs Cette section dfinit le problme que le programme se propose de rsoudre. La dfinition sera logique et facilement comprhensible. La section stratgie qui suit doit pouvoir faire rfrence aux buts tels quils sont dfinis dans cette section. Cette section devrait finalement clarifier les accomplissements escompts, ce qui peut inclure les rsultats du processus et de laboutissement du projet. Exemple (1) : Etablir un rseau communautaire de soins domicile pour les incapacits lies la FL. Exemple (2) : Obtenir une couverture de distribution massive de mdicaments de plus de 70% de la population totale afin dinterrompre la transmission de la FL.

Mots-cls : Des mots comme : but, objectif, jalon et aboutissement sont souvent utiliss de faon arbitraire alors quils ont chacun une dfinition diffrente. Les deux premiers sont interchangeables. Le but : la finalit de leffort. Peut galement tre lobjectif global : Exemple : liminer la FL au Kenya dici 2008 Lobjectif : lobjet vers lequel leffort est dirig, un but ou une action finale. Ce peut tre quelque chose de prcis comme : Exemple : organiser la mobilisation sociale dans 10 units de ralisation Le jalon : un moment important du dveloppement ou une cible intermdiaire atteinte lors de la poursuite du but. Exemple : veiller ce que 80% de la population risque connaisse la date de la distribution massive de mdicaments au minimum deux semaines lavance. La cible : atteindre lobjectif (prcis) une date donne. Exemple : tablir des rseaux communautaires de soulagement des incapacits dans toutes les provinces dici 2006. Laboutissement : le rsultat dune intervention. Exemple : atteindre 80% de couverture de la population risque. Limpact : les consquences globales dun projet en termes de sant gnrale, socit et dveloppement. Exemple : la rduction des handicaps lis la FL mne au dveloppement socio-conomique et une amlioration de la qualit de vie.

Stratgies Cette section se consacre souligner les buts et les objectifs ultimes et la stratgie employe pour les raliser. Elle devrait inclure un calendrier provisoire spcifiant les modalits et les chances des objectifs. Il est important de dmontrer que la solution que vous proposez est simple et peut apporter de grands changements. Des arguments clairs et bien formuls sont cruciaux pour le succs de la proposition.

Description du projet Zone : dcrivez la zone du projet en dtail en incluant des lments de gographie gnrale, le climat, les dlimitations administratives, la situation des grandes villes et des autorits locales. Il peut tre galement utile dinclure une carte comportant les infrastructures sanitaires et les voies principales de communication, le tout comportant les limites territoriales du projet. Population : veillez inclure le dernier recensement en date de la population pour la zone du projet en faisant les ajustements ncessaires pour reflter les modifications rcentes de la population (estimez laccroissement de la population en vous basant sur la moyenne nationale). Veillez galement mentionner les diffrentes ethnies, particulirement si cela est susceptible de jouer un rle dans la mobilisation ou acceptation sociale et les pratiques particulires, quelles soient culturelles, religieuses ou autre. Sil existe des mouvements de population importants comme la migration saisonnire de la main duvre, ils doivent tre galement clarifis car ils pourraient interfrer avec la planification des distributions massives de mdicaments ou avec dautres activits. Il peut galement tre utile dinclure un tableau de la population rpartie par groupe dge et gendre. Donnes sur la maladie : prparez un rcapitulatif des informations disponibles au sujet de la prvalence de la FL et du fardeau que sont les incapacits dans la zone du projet. Indiquez les rfrences par ordre chronologique en ne gardant que les informations importantes. Si vous disposez de plusieurs tudes, il peut tre utile de prparer une liste. Noubliez pas dexpliquer les diffrences de mthodologies ou de procdures dvaluation adoptes lors des tudes. Comparez des donnes comparables pour ne pas induire le lecteur en erreur ! Veillez inclure les donnes concernant les autres maladies importantes. La rgle est de faire mention des autres maladies transmises par vecteur menaant la sant publique comme la loase, le paludisme et lonchocercose. Faites un rsum des donnes concernant ces maladies ou tout autre problme de sant dimportance en vous concentrant sur la prvalence, les zones dclares endmiques, limportance accorde la sant publique et les interactions potentielles avec le projet FL en planification. Etendue du projet : prcisez sil sagit dun programme pilote ou si la proposition de projet est la continuation dun projet prcdent. Clarifiez galement les interventions principales et de grande envergure comme par exemple : La distribution massive de mdicaments La mobilisation sociale Le soulagement des incapacits Autres (recherche oprationnelle, etc.)

Gestion du projet : la proposition doit identifier le directeur du programme local ainsi que le directeur national et toute affiliation au ministre de la Sant. Les comits consultatifs ou autres doivent galement tre mentionns et leur rle auprs du projet doit tre dfini. Lorganisation administrative doit tre brivement explique (fonctionnement en fonction des rgles et procdures du ministre ou dune autorit locale, etc.). Clarifiez galement la frquence des comptes-rendus (rapports brefs sur les progrs intervalles de 3 6 mois, rapports annuels complets, rapports financiers, etc.). En gnral, les rapports annuels sont indispensables mais les rapports intermdiaires trop frquents sont

viter. La plupart des donateurs acceptent des rapports semestriels. Ceux-ci peuvent donc tre brefs et se concentrer sur les dpenses ou autre sujet dans la mesure o le rapport annuel comportera plus de dtails sur les rsultats du projet. Plan des oprations / Mise en uvre : Cette section comprendra un chancier des importantes activits planifies dans le cadre du projet. Il est galement recommandable de prparer une liste des jalons et cibles atteindre et des personnes en charge des diffrentes activits. Cette section est galement importante pour clarifier la dure des activits planifies. En rgle gnrale, la terminologie suivante est employe : Court terme = 0-2 ans Moyen terme = 2-5 ans Long terme = > 5 ans Surveillance et valuation Surveillance Il faut toujours inclure une procdure de surveillance dans une proposition de subvention. Le but est de surveiller lavancement des progrs pour voir si le projet se droule la vitesse prvue. Un bon systme de surveillance mesure les progrs tous les diffrents niveaux, refltant ainsi rellement les activits ayant lieu. Les progrs sont mesurs par des indicateurs qui refltent les activits quantifiables comme la formation de lquipe ou le nombre de distributions de mdicaments. Un systme de surveillance peut comporter un grand nombre dindicateurs mais il est prfrable de se limiter un nombre faible qui reflte les interventions principales (volution des ressources humaines pour diffrentes catgories de personnel, couverture de la distribution massive de mdicaments, couverture du traitement des incapacits, etc.). La surveillance peut aussi emprunter des standards et points de rfrences dj dfinis pour valuer la qualit du travail et lefficacit technique des interventions. Pour mesurer les progrs dans le temps, on dfinit des cibles. Ces cibles peuvent tre des ralisations un moment donn, quil sagisse davoir russi crer la structure ncessaire ou former le personnel (processus) ou quil sagisse de la lutte contre la maladie comme la rduction de la prvalence ou du fardeau de lhandicap pour une population donne (aboutissement). Les jalons sont des cibles trs importantes qui permettent datteindre lobjectif global du projet. Exemple Objectif : liminer la FL en tant que problme de sant publique dans la province XX du Ghana dici 2008. Indicateurs : prvalence de la FL dans la population; valuation de la transmission Cibler la rduction de la prvalence de la FL de moiti dici 2005. Jalon : efficacit prouve de linterruption de la transmission par des distributions massives de mdicaments (DMM) depuis 2004. Standards et points de rfrences : traitement avec livermectine 150 mmg/kg et lAlbendazole 400 mg lors de DMM, couvrant un minimum de 80% de la population totale.

Evaluation Lvaluation est en gnral obligatoire dans la plupart des demandes de fonds. Les donateurs veulent avoir lassurance que leurs fonds ont t utiliss bon escient et que le projet a eu des effets positifs sur la population locale et sur le pays. Lvaluation peut se concentrer sur le processus ou sur laboutissement ou sur les deux. Il est important deffectuer une valuation qui reflte rellement les ralisations planifies du projet. Lvaluation peut dune certaine manire tre considre comme une surveillance mticuleuse intervalles ; elle se base dailleurs sur les mmes composants tels que les indicateurs, les cibles, les jalons, etc. Lvaluation implique cependant un effort supplmentaire et systmatique de synthse afin dtre mme dvaluer la globalit des progrs du projet. Outre lvaluation de laboutissement qui, dans le cas de la FL, tend reflter la lutte/llimination de la maladie et de ses handicaps, lvaluation de limpact tend examiner de plus prs les implications dune socit sans FL , telles que la qualit de vie, la productivit et les variables socio-conomiques. En simplifiant, disons que lvaluation du processus est plus simple et plus importante dans une perspective de court terme alors que lvaluation de laboutissement commence prendre sens sur le moyen terme, cest--dire lorsquun nombre suffisant de traitements ont t effectus, par exemple. Lvaluation de limpact, pour finir, est gnralement centre sur les changements comportementaux et sociaux dcoulant du projet mis dans la perspective de long terme de la maladie et de lincapacit. Budget Dpenses prvues Le budget du projet doit tre raliste et rester dans les limites des capacits de financement du donateur potentiel. Le budget sera prpar de sorte faire ressortir le cot de chaque activit et de chaque poste pour une priode donne. Il est toujours ncessaire de prvoir une rpartition du budget par anne civile ou anne fiscale ainsi quun budget cumul pour la globalit de la priode du projet. Pour le descriptif des catgories du budget, veuillez vous rfrer lannexe 1. Le budget annuel sera dtaill par poste important et sera effectu pour chaque anne du projet par ordre chronologique. Les principaux postes peuvent tre rpartis de la faon suivante : Oprations (DMM, soulagement des handicaps, etc.) Information/Education/Communication (IEC); (mobilisation sociale) Frais administratifs (personnel, indemnits journalires, cots institutionnels, etc.) Autres activits (recherche oprationnelle, runions des groupes dtudes nationaux de la FL, etc.) Surveillance et valuation (reprsente gnralement 2-3% du budget total) Fournitures Fonds de rserve pour circonstances imprvues (ne devraient pas dpasser un bas pourcentage sauf dans le cas de problmes non prvisibles)

Autres contributions Il est important de clarifier la contribution du ministre de la Sant en comptant la participation du personnel et lutilisation des infrastructures, des fournitures et de lquipement. Cette contribution devra figurer avec les fonds gouvernementaux au mme titre que les autres donateurs du projet comme les organismes bilatraux et les OGN partenaires. Ces clarifications doivent vous amener lidentification dun manque de financement, ce qui nous ramne au but de cette proposition. CONCLUSION Chaque proposition doit finir sur une conclusion bien structure. Cest votre dernire occasion de faire valoir votre argument dcisif pour le projet. La conclusion doit reprendre une dernire fois les buts et les motifs du projet. Elle soulignera galement les raisons pour lesquelles votre organisation est bien place pour mener ce projet bien. La conclusion est aussi un moment privilgi pour attirer lattention sur le futur et annoncer vos activits de suivi ainsi que pour prparer le donateur tre de nouveau sollicit lavenir. Et, ce qui nest pas des moindres, noubliez pas de mentionner la reconnaissance dont le donateur va bnficier. Note : les donateurs ont beaucoup de propositions tudier et ils apprcient la brivet. Essayez de rdiger une proposition de moins de 10 pages si cela est faisable tout en respectant les instructions du donateur. Choisissez soigneusement quelques annexes qui apporteront des informations claires et essentielles ! SUIVI Quand la proposition a reu laval officiel des autorits nationales concernes, elle peut tre soumise lorganisme donateur. Toute lettre dappui officiel indiquant la priorit du projet peut tre de grande importance. La soumission de la proposition est une occasion idale pour rencontrer brivement la personne ayant la position hirarchique la plus leve (directeur) ou son/sa reprsentant(e) en titre afin de leur expliquer le choix du moment et loccasion idale que reprsente un programme dlimination. Renseignez-vous au sujet du nom de la personne charge de votre proposition pour faciliter les contacts ultrieurs au tlphone ou lors de visites si elles devaient savrer ncessaires. Entranez-vous la patience ! Certains organismes auront besoin de beaucoup de temps pour examiner les dtails de votre proposition, particulirement si cest la premire fois quils ont faire avec vous ou votre domaine dactivit. Restez disposition pour toute question supplmentaire ou discussion ncessaire au donateur. Efforcez-vous dapporter les claircissements votre proposition dune manire simple et directe en vitant lutilisation de termes techniques difficiles. Si vous sentez que loccasion sy prte, vous pouvez suggrer une excursion de quelques heures ou dune journe pour que le donateur ait loccasion de rencontrer des patients touchs par la maladie et lincapacit. Ceci vous donnera galement loccasion de vous entretenir avec vos collgues du terrain et avec la population locale de limportance de la FL et du grand espoir de pouvoir lliminer en prsence du donateur. * * *

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