Sistemas de informacin

La gestin del documento de archivo y el alcance de la gestin documental tradicional

Por Ricardo Eto Brun EN EL MUNDO DE LA TECNOLOGA la atencin de los compradores potenciales y las inversiones acostumbran a orientarse en una direccin diferente cada cierto nmero de aos. As, a mitad de los aos 90 el grueso de las inversiones en tecnologas de la informacin se destin a la adquisicin de sistemas para la gestin integrada de los procesos de negocio los llamados ERPs (enterprise resource planning), a los que hoy se les auguran los ms negros vaticinios. En el momento actual la atencin parece orientarse a las aplicaciones CRM (customer relationship management), que nos permiten optimizar la relacin con los clientes, y a proyectos de grandiosa cuanta encaminados a alinear las tecnologas internet con los intereses estratgicos de la empresa. documentos que merecen tanta o incluso ms atencin.

En ocasiones los sged ofrecen una funcin de archivo que no se corresponde exactamente con las funciones propias de un sgda. La funcin de archivo de los sged permite mover a un dispositivo de almacenamiento offline documentos que no se consultan con frecuencia, manteniendo en la base de datos su perfil y un indicador de que el documento est archivado y en qu dispositivo se encuentra. As se evita que estos documentos ralenticen el funcionamiento del sistema y ocupen un espacio necesario para almacenar otros documentos.

Entre ellas debe ocupar un lugar relevante la gestin de documentos de archivo. Si Algo parecido importante es gestiopuede suceder en el nar los documentos rea de la documentacomo fuentes de cin. As, desde hace transmisin de conoun par de aos la atencimiento, no lo es cin se viene centranmenos gestionar los Ricardo Eto Brun do casi exclusivamendocumentos en su te en la llamada gesacepcin tradicional, tin del conocimiento y de los actiesto es, como elemento con valor vos intangibles de las empresas. probatorio y como prueba fehaciente de la actividad de negocio desaLa focalizacin de intereses en rrollada por la organizacin. esta nueva prctica de gestin ha supuesto un incremento de proyecPor otra parte asistimos a una tos en los que la gestin documenproliferacin de documentos en tal se ha convertido en un compoformato electrnico, lo que nos nente estratgico y en una necesiobliga a establecer polticas y defidad que no se puede posponer. nir estrategias para saber qu docu-

Si importante es gestionar los documentos como fuentes de transmisin de conocimiento, no lo es menos gestionarlos en su acepcin tradicional, como elementos probatorios de la actividad de negocio desarrollada por la organizacin
Pero si hemos de ser conscientes de los beneficios que nos aporta la aceptacin de la gestin del conocimiento, es tambin importante no dejar de lado otras prcticas relacionadas con la gestin de

mentos podemos destruir y cundo. No slo se trata de garantizar que los documentos se pueden localizar y recuperar con facilidad. Igual de importante es garantizar que se mantienen los documentos crticos y que se prescinde de aquellos que no lo son, de acuerdo con unas prcticas documentadas que garanticen la integridad de los recursos documentales de la organizacin. El documento de archivo La prctica archivstica parte de la concepcin del documento o registro como una informacin disponible en un soporte, que se ha generado durante la realizacin de las actividades que son propias de
27

El profesional de la informacin, vol. 9, n 11, noviembre 2000

Ricardo Eto Brun

La gestin del documento de archivo y el alcance de la gestin documental tradicional

En ingls encontramos distintas siglas para indicar las aplicaciones que nos permiten gestionar registros en formato electrnico. As, la Nara utiliza el trmino Electronic recordkeeping systems ERKS, mientras que el DoD emplea Records management application para referirse al mismo tipo de aplicaciones. En cualquier caso, la Nara distingue entre Electronic records management o ERM para describir la gestin de registros en papel o en soporte digital, con el apoyo de herramientas informticas, y Electronic recordkeeping (ERK), para referirse a la gestin de registros en formato electrnico.
una organizacin y que aporta valor informativo y probatorio. El documento de archivo tambin se caracteriza por su originalidad e integridad. Es decir, una copia de un documento carecer del valor probatorio del documento original, y no se podr considerar como un documento de archivo. Respecto a la integridad, el documento de archivo debe conservarse intacto, o sea, debe ser inalterable. A su vez, dentro de los documentos de archivo debemos mencionar los llamados documentos vitales: aquellos que no pueden ser destruidos, ya que su eliminacin pondra en peligro la continuidad de la organizacin. Exigen prcticas especiales y planes dedicados para la prevencin de desastres. En el caso de los documentos electrnicos, la gestin de riesgos y la prevencin de catstrofes que puedan suponer su prdida o des28

truccin sigue siendo una prctica imprescindible. Requisitos para la gestin de documentos de archivo La gestin de estos documentos obliga a contemplar unas prcticas que no son necesarias en la gestin de documentos de trabajo o cuando consideramos al documento como un mero transmisor de conocimiento, entre ellas: a) Obligacin de mantener determinados documentos originales y no copias, durante un perodo de tiempo determinado por la ley.

en cuanto concluya su intervalo de retencin. e) La necesidad de gestionar el espacio de almacenamiento y la circulacin de unos documentos que no se encuentran en formato electrnico, sino en papel. Archivo electrnico o digitalizado? Habitualmente cuando hablamos de archivo electrnico limitamos el alcance de nuestro planteamiento a la gestin de versiones digitalizadas de documentos que se mantienen en papel. La digitalizacin masiva de materiales agiliza su posterior localizacin, hace que sea posible el acceso simultneo de varios usuarios a un mismo documento, y evita el deterioro que se puede llegar a producir en el trasiego de documentos de un sitio para otro. Sin embargo debemos ampliar esta concepcin para incluir en los procesos de gestin de archivo los documentos creados con aplicaciones informticas, nicamente disponibles en soporte electrnico, y que tambin mantienen dos de las caractersticas propias del documento de archivo: su valor probatorio y haber sido generados o recibidos como resultado del desarrollo de las actividades de trabajo propias de la organizacin.

Debemos garantizar que se mantienen los documentos crticos y que se prescinde de aquellos que no lo son, de acuerdo con unas prcticas documentadas que garanticen la integridad de los recursos documentales de la organizacin
b) Conveniencia de mantener algunos documentos durante un perodo de tiempo como base probatoria en prevencin de futuros litigios o demandas judiciales. c) Necesidad de acceder a estos documentos con rapidez en el caso de que sean requeridos por cualquiera de los dos motivos anteriores. d) Necesidad de gestionar el ciclo de vida de estos documentos, definiendo los perodos de retencin que se les va a aplicar y el tipo de disposicin, esto es, la accin que se realizar sobre ellos

El profesional de la informacin, vol. 9, n 11, noviembre 2000

Ricardo Eto Brun

nmeros de EPI. Sin embargo existen notables diferencias originadas por el valor y las peculiaridades de los tipos de documentos que se necesita gestionar. As, una aplicacin para gestionar doUn sgda nos permite definir las polticas de retencin y disposicin que se aplicarn a cada tipo de documento

ponibles en papel, su circulacin y espacio fsico para su almacenamiento. A estas funciones debemos aadir otras que s encontramos en los sged tradicionales, entre ellas: a) Posibilidad de recuperar registros (completos en formato electrnico o referencias de los dis-

Funciones de un sistema de gestin de archivos (sgda) Cuando nos planteamos cul es la forma ms eficiente de gestionar los documentos de archivo, sean en papel o en formato electrnico, surgen distintas preguntas: de qu aplicaciones informticas disponemos?, podemos utilizar el mismo gestor documental que utilizamos para la gestin de los documentos

cumentos de archivo en adelante sgda, debera ofrecer las siguientes funciones, algunas de ellas no disponibles en los sged tradicionales:
Los documentos gestionados por FileNet se pueden declarar como registros desde el Explorador de Windows, mediante la integracin diseada por ForeMost

a) Posibilidad de declarar un documento como registro, esto es, como un documento de archivo que debe ser tratado como tal. b) Gestin de los perodos de retencin y de la disposicin de
El responsable de mantener los registros puede ejecutar las disposiciones de los documentos cuyo perodo de retencin ha vencido

ponibles en papel) empleando para ello las propiedades descriptivas de los documentos, su texto completo, etc. b) Administrar los permisos de acceso a los registros y gestionar perfiles de usuarios, grupos de stos con idntico perfil de seguridad, etc.

de trabajo?, qu funciones necesitamos incorporar a nuestras aplicaciones informticas para tratar eficazmente esos documentos? En las siguientes secciones expondremos las caractersticas propias de dichas aplicaciones diseadas para la gestin del archivo. En algunos casos, estas funciones coinciden con las de los sistemas de gestin electrnica de documentos (sged) descritos en otros
30

cada tipo de registro. c) Gestin de un cuadro de clasificacin para los registros del archivo d) Gestin de los La integracin entre ForeMost y DocsOpen permite clasificar los documentos registros dis- gestionados por este sged de acuerdo con el cuadro de clasificacin del sgda

El profesional de la informacin, vol. 9, n 11, noviembre 2000

La gestin del documento de archivo y el alcance de la gestin documental tradicional

c) Registrar las acciones realizadas sobre los registros declaracin, clasificacin, bsqueda, destruccin, etc., en un subsistema de auditora que mantenga informacin sobre las acciones que se han realizado y quin, sobre qu registros, y en qu momento. La norma US DoD 5015.2 El Departamento de Defensa norteamericano DoD (Department of Defense) public en noviembre de 1997 un documento en el que se listaban los requerimientos bsicos que deban cumplir las aplicaciones informticas diseadas para gestionar archivos electrnicos. Basada en recomendaciones de la Nara (National Archives and Records Administration), recoge 127 requerimientos obligatorios y 48 opcionales agrupados en quince categoras: gestin de cuadros clasificatorios, declaracin de registros, almacenamiento, recuperacin, transferencia, etc.

informticas para la gestin de archivos es la australiana AS4390. A continuacin se describen las funciones bsicas de estas aplicaciones, que las diferencian de un sged tradicional. Declarar documentos como registros Un documento de trabajo puede cambiar a lo largo de su ciclo de vida, sucedindose nuevas versiones conforme pasa el tiempo y se actualiza su contenido. Sin embargo llega un momento en el que el contenido del documento no debe cambiar: entonces pasa de estar bajo el control de su creador al de la organizacin, convirtindose en un registro o en un documento de archivo. En el caso de documentos en formato electrnico, cuando declaramos un documento como registro el sistema no deber permitir que se modifique su contenido o su formato, ya que de acuerdo con la definicin que hemos dado, cualquier modificacin supondra una falsificacin de la realidad que refleja el documento. Estableciendo una comparacin con los sged utilizados para la gestin de documentos de trabajo, un documento declarado como registro no podra ser modificado, por lo que careceran de sentido las funciones de check-out y check-in, que son imprescindibles para la gestin de documentos de trabajo o documentos en curso. La responsabilidad de declarar un documento electrnico como

registro recae en los usuarios, quienes debern poder registrar un documento electrnico desde el explorador de windows, o desde las aplicaciones ofimticas en el momento en el que finaliza la edicin del documento. Cuando se declara un documento como registro, el usuario deber completar un perfil para el registro, es decir, deber indicar un valor para las propiedades descriptivas del documento: ttulo, palabras clave, etc., que permitirn su posterior recuperacin. Generalmente la informacin indicada en el perfil se guardar en una base de datos relacional, junto a la ubicacin fsica del documento. Una vez completado el perfil, el sistema mover el documento a un dispositivo de almacenamiento controlado por l y le asignar un cdigo nico segn unas convenciones definidas con anterioridad. Por ejemplo, el cdigo de un documento podra ser una combinacin del ao, de un nmero secuencial, y de una referencia a su procedencia. Clasificacin de documentos Para la correcta localizacin de los registros es necesario disponer de un cuadro de clasificacin jerrquico. Los documentos se agruparn en las distintas categoras disponibles en este cuadro, de forma que los documentos que estn relacionados con una misma actividad o proceso de negocio se situarn prximos. Una sgda debe ofrecer la posibilidad de crear y mantener estos cuadros de clasificacin. Pero el cuadro de clasificacin no sirve nicamente para clasificar o agrupar documentos con el fin de facilitar su posterior localizacin. A cada entrada del cuadro de clasificacin se le podr asociar un perodo de retencin y una disposicin determinada, que se aplicar a todos los documentos clasificados bajo ese mismo epgrafe. As se garantizan perodos de retencin
31

En los procesos de gestin de archivo debemos incluir los documentos creados con aplicaciones informticas y que nicamente estn disponibles en soporte electrnico
Todas las agencias del DoD deben utilizar un sistema certificado basndose en esta normativa para la gestin de sus documentos electrnicos. Si bien su mbito de aplicacin se restringe a los Estados Unidos, constituye un importante punto de referencia para recopilar los requerimientos de se deben tener en cuenta a la hora de evaluar cualquier sistema para la gestin del archivo electrnico. http://www.provsys.com/dodcrit.pdf Otra norma que cumple el mismo propsito listar las exigencias que deben cumplir las aplicaciones

Los contenidos de El profesional de la informacin estn protegidos por copyright. Pueden ser reproducidos hasta un mximo de dos por nmero (total o parcialmente), siempre que se cite la procedencia.

El profesional de la informacin, vol. 9, n 11, noviembre 2000

Ricardo Eto Brun

homogneos para todos los documentos de un mismo tipo. Esto no es bice para que se puedan establecer perodos de retencin y disposicin al nivel de documentos individuales, aunque la prctica recomendada es definirlos para las distintas categoras del cuadro, y no al nivel de documento. Clasificar y declarar... responsabilidad del usuario El volumen de documentos en formato electrnico creados en cualquier organizacin hace imposible una gestin de archivos centralizada como suceda con los archivos tradicionales basados en los documentos en papel, en los cuales las tareas de clasificacin se reservaban a un personal especializado.

comprobar si la clasificacin de documentos se est haciendo correctamente. El segundo punto tiene una especial importancia ya que la clasificacin errnea de un documento no slo entorpecera su posterior localizacin, sino que tambin podra dar lugar a la destruccin no procedente de un registro al aplicrsele una disposicin incorrecta. Para facilitar la clasificacin de documentos y evitar los problemas que pueden surgir cuando el proceso de clasificacin lo realiza personal no especializado, los sgda incorporan distintas soluciones: a) Listas de categoras de grupo o personales. En el momento de clasificar un registro la aplicacin slo mostrar a cada usuario las categoras del cuadro de clasificacin que pueden ser utilizadas por l, o por el grupo de usuarios al que pertenece, situando las categoras usadas con mayor frecuencia en los primeros lugares de la lista. b) Mecanismos de clasificacin automtica. El sgda clasifica los documentos automticamente, sin que sea necesaria la intervencin del usuario. Uno de los mejores ejemplos de esta segunda aproximacin es el sistema AutoRecords recientemente presentado por la empresa canadiense Provenance para su programa ForeMost, y que se basa en las capacidades de extraccin conceptual de Autonomy Knowledge Server. AutoRecords analiza un conjunto de registros asignados a las distintas categoras del cuadro de clasificacin y deduce sus similitudes en contenido y formato. Posteriormente cuando se le indica que debe clasificar un nuevo registro, el sistema compara su contenido y su formato con el de los registros ya disponibles en cada categora, y deduce en cul debe situarlo, junto

con un grado de confianza que el sistema asigna al resultado de su clasificacin. Despus el responsable del archivo podr revisar los resultados de estas clasificaciones automticas y reeducar al sistema para mejorar el mecanismo de clasificacin. Disposicin y perodos de retencin El perodo de retencin establece el tiempo durante el cual se va a mantener un registro en el archivo. Este intervalo se establecer dependiendo de requerimientos legales, administrativos, o segn la prctica y las experiencias pasadas de la organizacin.

Cuando declaramos un documento electrnico como registro, el sistema no deber permitir que se modifique su contenido o su formato, ya que ello supondra una falsificacin de la realidad que refleja
En el nuevo marco, cualquier persona autorizada y no slo el personal del archivo estar capacitada para declarar y clasificar documentos electrnicos. Para que una estrategia de gestin de archivo electrnico sea efectiva, es preciso: a) Formar a los usuarios en las ventajas y en la necesidad de tratar los documentos como activos de valor para la organizacin, y la necesidad de declararlos como tales. b) Ensearles cmo utilizar el cuadro de clasificacin y cmo se deben clasificar los documentos con l, y c) Auditar peridicamente el trabajo realizado por los usuarios y
32

El cuadro de clasificacin no slo facilita la recuperacin de los registros. A cada entrada del mismo se le asocia un perodo de retencin y una disposicin, que se aplicar a todos los documentos clasificados bajo el mismo epgrafe
Adems para cada tipo de documento se debe indicar qu accin se debe realizar con l una vez haya vencido dicho perodo. Esto es, la disposicin sobre el documento, que puede consistir en: a) destruir el registro, b) transferir el registro a otro archivo, o c) mantener el registro permanentemente. Junto a la disposicin se debe indicar qu persona est autorizada para ejecutarla. Es decir, la autoridad capacitada para hacer efectiva esta accin. Cmo funciona la disposicin? El responsable de la gestin del archivo electrnico puede lanzar

El profesional de la informacin, vol. 9, n 11, noviembre 2000

La gestin del documento de archivo y el alcance de la gestin documental tradicional

una bsqueda que recupere aquellos documentos cuyo perodo de retencin ha vencido, y la disposicin que les corresponde de acuerdo con lo indicado en el cuadro de clasificacin. En esta lista se podrn seleccionar los documentos cuya disposicin se quiere ejecutar, y hacerlo manteniendo una traza de todas las acciones que se realizan. En el caso de los registros en formato electrnico, y dependiendo de la disposicin que corresponda, el sistema borrar el documento y quizs tambin su perfil en la base de datos, o lo transferir a un dispositivo de almacenamiento secundario. En el caso de los documentos en papel el administrador podr obtener un listado de todos los documentos que se deben eliminar o transferir, para proceder despus a la ejecucin de esta accin.

El perodo de retencin establece el tiempo durante el cual se va a mantener un registro en el archivo, dependiendo de requerimientos legales, administrativos, o segn la prctica y las experiencias pasadas de la organizacin
Gestin del documento en papel Un sgda debe permitir la gestin unificada de los registros disponibles en formato electrnico y de los existentes en papel. Para estos ltimos es necesario: Mantener en la base de datos los perfiles de los registros, es decir, fichas con sus propiedades des-

criptivas e identificativas. Entre las propiedades del perfil se incluir la ubicacin fsica del registro dentro de la oficina. Gestionar el espacio disponible en la oficina y registrar los distintos dispositivos de almacenamiento que se utilizan. Gestionar la circulacin del documento en papel, o sea, registrar las peticiones de prstamo del documento o expediente, su devolucin, etc. Para agilizar estas tareas, la mayora de los sgda incorporan herramientas para generar y leer cdigos de barras. El mensaje electrnico En la mayora de organizaciones a travs del correo electrnico circulan documentos de valor crtico que pueden llegar a ser requeridos o presentados con fines probatorios en caso de litigio.

El profesional de la informacin, vol. 9, n 11, noviembre 2000

33

Ricardo Eto Brun

La gestin del documento de archivo y el alcance de la gestin documental tradicional

A medida que la correspondencia en papel va siendo sustituida por la mensajera electrnica es preciso disear polticas para la gestin de este tipo de documentos, su declaracin y clasificacin, disposicin, etc. De acuerdo con la Nara podemos decir que un mensaje constituye un registro en cuanto su creacin o recepcin es resultado de una actividad propia de la organizacin. Como sucede en general con cualquier documento en soporte digital, la responsabilidad de declarar un mensaje electrnico como registro y clasificarlo pasa a ser de los usuarios finales, y no del responsable del archivo. Para facilitar la declaracin de mensajes como registros algunos sistemas ofrecen la posibilidad de interceptar el envo de mensajes desde las aplicaciones de correo electrnico. Al interceptar el envo de un mensaje el sistema preguntar al usuario si quiere declarar el mensaje como un registro y, en caso afirmativo, lo copiar al repositorio de registros y crear un nuevo perfil reutilizando la informacin disponible en los metadatos del mensaje: tema, destinatarios, enviado por, fecha de envo o recepcin, etc. Integracin sgda y sged Como hemos indicado, las aplicaciones informticas utilizadas para gestionar documentos de archivo deben ofrecer funciones diferentes a las que caracterizan los sistemas para la gestin de documentos de trabajo. Esto ha dado lugar a distintas aproximaciones: a) Algunas organizaciones han optado por utilizar aplicaciones diferentes para la gestin de un tipo de documento y de otro. b) Los fabricantes de sged han aadido a sus sistemas las funciones caractersticas de los sgda.
34

Para satisfacer las necesidades de las organizaciones que han optado por la primera alternativa los fabricantes de sgda han diseado interfaces entre distintos sged y sus aplicaciones. Por ejemplo, la empresa canadiense Provenance dise para su sistema ForeMost una interfaz con los sged FileNet Panagon y DocsOpen de Hummingbird. Estas interfaces permiten a los usuarios de FileNet Panagon y de DocsOpen: a) Declarar documentos controlados por el sged como registros. Al hacer esto se crea una copia del perfil del documento disponible en el sged en la base de datos del sgda, y se actualizan los permisos sobre el documento para evitar que ste sea modificado.

De esta forma, cuando un usuario perfila o declara un documento podr acceder al cuadro de clasificacin y elegir la categora adecuada. Otros fabricantes de sged han optado por aadir funciones propias de la gestin de documentos de archivo a sus sistemas. Los ejemplos ms significativos dentro de esta lnea son el mdulo DocsOpen RM de Hummingbird, Lotus RM para Domino.doc, u OpenText iRIMS. Este ltimo es el resultado de la adquisicin el pasado ao por parte de OpenText de la empresa PSSoftware, fabricante hasta entonces de un sgda. Conclusiones La tecnologa debe servirnos para soportar y optimizar nuestras prcticas de gestin. En cualquier caso, al disear una estrategia para la gestin de documentos electrnicos, no debemos olvidar el valor tradicional y no perecedero que tienen los documentos para las organizaciones. Esta perspectiva debe complementar cualquier proyecto para la gestin de documentos, y en el momento de definir las especificaciones para nuestros sistemas debemos tener en cuenta las necesidades especficas del documento de archivo. Provenance Systems, Inc. http://www.provsys.com National Archives and Records Administration http://www.nara.gov OpenText http://www.opentext.com http://www.pssoft.com Hummingbird http://www.hummingbird.com FileNet http://www.filenet.com
Ricardo Eto Brun. ricardo.eito@adecco.es

Algunos fabricantes de sged han optado por aadir funciones propias de la gestin de documentos de archivo a sus sistemas: DocsOpen RM de Hummingbird, Lotus RM para Domino.doc u OpenText iRIMS son ejemplos de esta aproximacin
Para traspasar los datos de los perfiles que se mantienen en los dos sistemas es preciso establecer equivalencias entre los campos que se utilizan en los perfiles de cada uno de ellos. As el proceso de copia ser capaz de saber a qu propiedad del perfil del sgda se debe copiar el valor de cada propiedad del perfil del sged. b) Indicar en el perfil de un documento controlado por el sged la categora a la que pertenece el registro, accediendo para ello al cuadro de clasificacin de registros que se mantiene desde el sgda.

El profesional de la informacin, vol. 9, n 11, noviembre 2000