EL LIDER SINTETIZADOR

Tomado de, Synthesizing Leader;Harvard Business Review, feb 2006

El premio Nobel de fsica, Murray Gell-Mann, expresaba una vez que en el siglo XXI el rasgo personal ms valioso podra ser la capacidad para sintetizar informacin; y muchos estn convencidos de que en efecto es as. Por ello, la capacidad de decidir qu tipo de informacin tomar en cuenta, cul ignorar, y cmo organizar y comunicar lo que juzgamos ms importante, se est convirtiendo en una competencia bsica para quienes viven en el mundo desarrollado; y particularmente, esta habilidad es cada vez ms crucial para los CEOs y lderes de negocios. Las decisiones que ellos adoptan normalmente estn plenas de la complejidad propia del gran cuadro, y las consecuencias de esas decisiones a menudo son muy trascendentales. Adems, debido a que ellos deben encarar ms fuentes de informacin que la mayora de nosotros, estn ms expuestos a confundirse o distraerse. Por otra parte, los clsicos sistemas de informacin aunque tiles hasta cierto punto, resultan ser instrumentos muy burdos ante contextos llenos de finos matices o ante asuntos que implican algn tipo de sensibilidad emocional. Y mientras que los tcnicos o expertos que asesoran a los lderes les ofrecen algunas cuantas piezas de informacin, aquellos normalmente adolecen de una aguda estrechez en sus enfoques y perspectivas; o, en su intento por mejorar el tamizado, ponderacin e integracin de la requerida informacin les presentan a los lderes informacin sumamente sesgada. En consecuencia, la imperiosa necesidad de refinar esta habilidad, recae necesariamente en el lder. Dada la ubicuidad -u omnipresencia- de la informacin, y la creciente importancia de la comentada habilidad, sorprende mucho no poder encontrar en la literatura existente sobre toma de decisiones y resolucin de problemas suficientes orientaciones sobre cmo aprender a dominar esta crucial habilidad. Por lo tanto, nos atreveremos a sugerir algunas ideas, ilustrndolas con un ejemplo. Pensemos entonces en una CEO que recientemente ha ingresado a una empresa, y a la cual le es requerido presentar un informe. Las conclusiones de este informe, considerando el importante cargo asumido, tendrn un peso considerable. Pero, debido a que esa CEO an puede considerarse una outsider, ella primero debe encontrarle sentido a una gran cantidad de informacin nueva. Con el agravante de que debe lograrlo dentro de un plazo muy corto. Por tanto, debera comenzar con una sntesis inicial basada en la informacin ms fcilmente disponible. Quizs querr incluir material ya impreso, pero tambin algunas de sus propias impresiones obtenidas a partir de observaciones y conversaciones de carcter ms personal. Y debido a que deber comunicar efectivamente la sntesis obtenida, ella debe decidir qu formato transmite mejor las sutiles relaciones entre las distintas piezas de informacin seleccionadas. Ese formato podra consistir en una cautivante historia, en un conjunto de formales afirmaciones, en un conjunto de grficos o taxonomas, o en una colorida presentacin en PowerPoint. El paso ms importante en la anhelada sntesis consiste en establecer criterios que permitan decidir

qu informacin incluir y cul descartar. Para ello, existen muchas posibles soluciones ya conocidas. Algunas implican el lograr el mximo de credibilidad o fiabilidad en la informacin: por ejemplo, ella podra decidirse por nicamente aquella informacin que pueda verificar mediante una fuente independiente, o por informacin ofrecida por aquellos que le merezcan su mayor confianza. Otras soluciones tienen que ver con la relevancia o pertinencia de la informacin: Por ejemplo, aquella comprendida en un determinado perodo de tiempo, o mercado. Pero cualesquiera que sean los criterios elegidos, debera atenerse rigurosamente a esos criterios. Pero en el momento oportuno ella tambin debe hacer un alto en el camino para responderse algunas interrogantes Configura toda esta informacin una historia suficientemente coherente? Tienen algn sentido las tendencias que hemos observado? Si no es as, ella debe cambiar esos criterios y reevaluar la informacin acumulada a la luz de las nuevas orientaciones que se elijan. Cuando surge un esquema con una clara orientacin y suficiente detalle como para hacer sentir su consistencia, es entonces el momento de elaborar un borrador de la sntesis definitiva. En este punto, el feedback que ofrezcan las personas ms allegadas y conocedoras del problema en cuestin, resulta invalorable. Ellas mismas podrn juzgar si nuestra CEO ha logrado acertar en el meollo del asunto. Tambin pueden contribuir en detectar vacos, mejorar el formato, y sugerir anlisis o informacin adicional. Quizs no se tenga tiempo para ms de una revisin, pero entre ms repetitivo sea el proceso, mejor. A medida que nos avocamos sistemticamente a desarrollar esta habilidad de sntesis, podremos llegar a dominar los temas en cuestin y ser cada vez ms sensibles a lo que es realmente nuevo o significativo. Quien domine este fino arte dispondr del suficiente conocimiento y sensibilidad para percibir algunas relaciones y anomalas relativamente ocultas para el ojo poco entrenado; y por tanto tendr ms posibilidades de lograr una comprensin ms relevante o una perspectiva ms poderosa. Expresado lo anterior, vale recordar a uno de los ms hbiles sintetizadores de todos los tiempos: Charles Darwin. Este sabio experiment los primeros atisbos de lo que eventualmente se convertira en la teora de la evolucin, luego de concluir su travesa de cinco aos a bordo del Beagle. Sin embargo, Darwin debi esforzarse durante casi un cuarto de siglo para reunir toda la informacin pertinente a su magna obra: revisando sus apuntes sobre esa travesa, basndose en sus propias meticulosas observaciones de las aves y orqudeas, y las ofrecidas por muchos otros observadores de todo el mundo. Tambin recordar, que el naturalista Alfred Wallace, bsicamente hizo el mismo descubrimiento; sin embargo, slo honramos a Darwin debido a su impresionante sntesis de los correspondientes datos. Finalmente, a medida que mejoremos nuestra comprensin de esta rara habilidad, esperamos contar con lderes y gerentes que, como Darwin, sean capaces de podar el exceso de rboles que temporalmente puedan bloquearnos la visin del gran cuadro, para poder as contemplar un nico y coherente bosque.

Qu puede aprender de la poesa un ejecutivo

Tomado de: Rhyme and Reason: What Poetry Has to Say to Business Writers; Harvard Management Communication Letter, May 2003

Cuando recientemente Michael Henry comenz a gestionar un taller de poesa, l esperaba que slo se presentaran apenas unos 20 jvenes intelectuales a un Taller denominado Lighthouse Writers Workshop. Pero para su sorpresa la mayora de asistentes eran gente de mediana edad que ejerca como abogados, mdicos, y gerentes corporativos; y para sorpresa de stos, el taller estaba enfocado en mejorar sus habilidades de comunicacin en el trabajo. Ms tarde, una de las participantes, quien ejerca como gerente de tecnologa de informacin en una firma de equipos mdicos, expresaba su complacencia por lo mucho que haba mejorado sus habilidades de redaccin, logrado realizar algo creativo; y comprendido qu es lo que los dems esperaban de lo que ella escriba, ya que ese taller le haba permitido enfocarse bsicamente en el propsito general de la comunicacin y no en los mltiples detalles que normalmente nadie lograba comprender en su escabrosa escritura. Transferir las pertinentes habilidades Aprender a escribir poesa puede tener algunas importantes ventajas para la gente de negocios, por pragmtica que sea, comenzando por utilizar las metforas correctas cuando intentan organizar una proposicin, y as lograr el mximo impacto entre los interesados. Lo anterior se debe a que el nfasis y disciplina necesaria para escribir poesa puede tambin transferirse fcilmente para mejorar cualquier documento que un ejecutivo tenga en mente. De esta manera podemos aprender a enfocarnos utilizando un lenguaje claro y con detalles especficos, de tal forma que las imgenes sean muy visibles y los verbos se escriban con tono enrgicamente activo y vibrante. Dominar ciertas formas de poesa tambin puede ser una buena disciplina en la escritura de negocios ya que a menudo ella se redacta de distintas maneras, incluyendo concisas ideas, prrafos, o sonetos, lo cual exige un gran dominio del lenguaje y brevedad en la expresin. Por su parte, las comunicaciones de negocios tambin se hacen en distintas formatos, incluyendo hojas de balance, informes, o memorandos. Por ello, ahora no es muy inusual que en los MBAs se ensee a los futuros gerentes a escribir poesa, y as pierden el temor de hacerlo porque aprenden a utilizar un determinado formato; y tambin toman consciencia de que la poesa es una disciplina igualmente rigurosa y con sus propias reglas. Adems, en esos talleres alguna gente, para su sorpresa, caen en la cuenta de que inadvertidamente quizs siempre hayan escrito con cierto sentido potico.

Expresarnos sobre temas complejos Otro de los beneficios de esta disciplina es que ayuda a los ejecutivos a refinar sus habilidades para expresar ideas complejas mediante frases sencillas. Por ejemplo, uno de los asistentes consideraba que en ese taller haba aprendido un valioso arte que le haba ayudado mucho en su trabajo de Consultor. Otra persona contaba que haba redactado un manual para su fuerza de ventas donde les explicaba el software de una nueva computadora, pero en lugar de utilizar una complicada jerga tcnica procur expresarse de una manera ms realista y sencilla intentando lograr una cierta conexin emocional que a sus vendedores les pareci muy gratificante. Tambin aprendi a evitar lugares comunes o clichs, muy utilizados en el mundo de los negocios, incluyendo frases tan conocidas como: sinergias, apalancamiento financiero, ventana de oportunidades, las que a menudo solamente sirven para atragantar a quien las escucha. Y es que cuando utilizamos esas frases los dems prefieren ya no prestarnos mucha atencin porque seguramente ya las han escuchado insistentemente, y a menudo de manera poco genuina; y por tanto ya no les atribuyen ningn significado relevante. En cambio, cuando alguien se expresa de manera ms sencilla y honesta, sin tanta verborrea, probablemente le prestemos mucha ms atencin. Por ejemplo, una alta ejecutiva de una firma de software para el negocio editorial, que trabaja con muchos colegas en distintos pases y se comunica bsicamente por e-mail, indicaba que ese taller le haba ayudado a desarrollar nuevas formas de comunicacin y resolucin de problemas en un entorno de negocios caracterizado por situaciones donde a menudo se observa una fuerte carga emocional. Ella misma recordaba que antes ella enfrentaba graves problemas para hacerse entender con personas de otras culturas y expectativas, pero que luego del taller pudo lograr comprender mejor el punto de vista de los dems. En otro caso, un ejecutivo en la industria de seguros expresaba su gran entusiasmo por lo que haba aprendido, hasta el punto en que lleg a considerar un entretenimiento muy productivo el hecho de escribir poesa, y hasta se esforz por inducir a sus colaboradores y empleados a que hicieran lo mismo. A continuacin se ofrecen algunas sugerencias para mejorar nuestra escritura de negocios: 1. Escribir tantos borradores como se pueda En primer lugar debemos comenzar por escribir un primer borrador y prepararnos para unos cuantos ms, ya que an los expertos en este oficio consideran que el primero siempre sabe muy mal, y sin embargo deben tratar de hacerlo. Pero muchos nos paralizamos ante esa idea a tal punto que nos sentamos, divagamos un poco, y luego quizs nos atrevamos a sacarle punta al lpiz para garabatear algunas cuantas palabras; pero con eso lo nico que logramos es aumentar nuestro nivel de estrs. En cambio, los ms creativos comprenden que lo importante es ponerse a escribir sin tanto trmite, ya que el mero acto de escribir desata el entusiasmo por seguir hacindolo, aunque posteriormente tengan que corregir lo que han escrito, a veces casi completamente.

2. Usar una voz activa Comencemos por indicar que el utilizar una voz pasiva es una forma impropia de evitar la responsabilidad asociada al acto sobre el cual se est escribiendo. Un ejemplo podra ser el siguiente, y que es muy comn en algunos informes de negocios: En tal o cual operacin, o ao, en la empresa X se perdieron $14 millones.. Puede verse en esa lacnica frase que quien escribe procura a toda costa deslindarse de su responsabilidad. Lo anterior quizs se explique debido a que muchos ejecutivos se ven presionados a ocultar u oscurecer los hechos asociados a sus actividades, y de esa manera evitan que llegue el mensaje correcto a los interesados. Pero lo ms correcto sera responsabilizarse plenamente por las acciones en las cuales uno ha estado involucrado; y para nuestra sorpresa quizs los dems comprendan esa situacin. Si nos mostramos honestos con los dems a lo mejor nos recompensen con igual honestidad, y hasta deseen continuar en la relacin de negocios que pudiramos haber mantenido. 3. Evitar a toda costa los lugares comunes Debemos evitar frases o clichs como las siguientes: paso a paso hasta lograr nuestra meta; pensar fuera de la caja, o pensamiento lateral; apalancamiento, u otras similares. En vez de eso, debemos procurar imgenes ms vvidas y refrescantes para expresar nuestros argumentos. Un buen ejemplo sera el Informe Anual del 2000, publicado por IBM, donde se referan al colapso de las punto.com, o firmas tecnolgicas: Ciertamente, lo que ha pasado recientemente no es lo que hace muy poco pensbamos que pasara. En retrospectiva nos pareca que con todo y sus dificultades las nacientes firmas tecnolgicas de Internet, start-ups, estaban tomando el total control de la nueva economa que ya se vea despuntar en el horizonte corporativo; y por tanto, en esos aos de exuberante entusiasmo, nosotros pensbamos ingenuamente que las empresas tradicionales de ladrillo y cemento deban saltar con ambos pies a la estela dejada por esas star-tups, o quedaran irremediablemente arrolladas por ellas. Como puede verse, aqu tenemos un ejemplo de un mensaje corporativo donde prevalecen claras imgenes con un rico lenguaje figurado, pero evitando los indeseables clichs. Pero al mismo tiempo donde IBM reconoce su extremo optimismo con que vea el mundo que estaba derrumbndose a sus pies en aquella poca tan fatdica para muchas empresas nacientes y sus ingenuos inversionistas, entusiasmados con las promesas de una nueva economa que tardaba mucho en cuajar. 4. Modificar la longitud de las oraciones La buena escritura de negocios debe sonar como una conversacin, coloquial, y se debe escuchar claramente el ritmo del lenguaje; y para que ste sea verdaderamente comprensible debe tener mucha variedad en la longitud de sus oraciones. De esa manera, una adecuada mezcla de frases cortas y otras ms largas debera resultar muy gratificante para los odos.

5. Utilice el mnimo posible de palabras Detenernos a revisar cualquier palabra que pensamos no haber utilizado bien es como andar en una expedicin a la caza de trminos que quizs sean irrelevantes. Por tanto debemos simplificar y recortar aquellas frases con muchas oraciones y reducirlas a slo unas cuantas. Con eso nuestra escritura ser mucho ms vibrante y nos ahorrar tiempo y energa, as como a nuestros lectores. Por el contrario, si nuestro mensaje no es muy claro, quienes nos lean seguramente se sentirn muy frustrados. 6. Lea en voz alta lo que ha escrito Siempre resulta muy conveniente escucharnos de viva voz a nosotros mismos lo que hemos escrito, o al menos musitar las palabras; ya que as podremos detectar errores que de otra forma pasaramos por alto. Por ejemplo, algunos muy frecuentes son excesivas frases redundantes, o muletillas, ideas ambiguas, escasa transicin de una idea a otra, fraseo torpe, o tan complicado que nos desconcierta cuando nos escuchamos; o cuando nos vemos luchando por leer determinados prrafos e ideas. 7. Lea algo de buena poesa siempre que pueda En realidad la poesa es mucho ms accesible de lo que muchos pensamos, especialmente la poesa moderna donde se cuentan historias muy interesantes. Algunos autores han compilado mucha de ella, y podemos incluso encontrar agudos comentarios de ejecutivos que las han ledo y sobre cmo les ha impactado en sus trabajos. Adems, al contrario de lo que muchos piensan, aquella no est dirigida nicamente a las elites intelectuales. Incluso algunos creen que entre ms se lee a William Shakespeare ms se parece a la pelcula Pulp Fiction, y no tanto a un elaborado argumento intelectual. Por ello, el mayor prejuicio es sentimos que, como personas normales, no podamos escribir poesa. No obstante, como adultos que tambin somos sera muy interesante encarar el desafo de hacer algo que antes pensbamos inimaginable e imposible de lograr.