Sub Gerencia de Tecnologas de la Informacin Manual de Usuario SISGEDO 2.

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MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIA SISGEDO 2.0 Introduccin El Sistema de Gestin Documentaria SISGEDO 2.0 es la mejora de SISGEDO 1.5, que es una aplicacin WEB desarrollada por el Gobierno Regional Lambayeque para efectuar el registro, control y seguimiento detallado y estricto de todos los expedientes que se procesan en la Institucin, tanto externos como internos. El presente documento constituye una gua prctica para que los usuarios accedan a los servicios del SISGEDO en las mejores condiciones, que les permita navegar y acceder a los registros para almacenarlos o consultarlos con facilidad. El sistema est diseado en un entorno grfico web permitiendo un manejo fcil y amigable al usuario, as como la posibilidad de ser accedido desde cualquier PC con acceso a internet. Concepcin del sistema La operatividad del sistema ha sido estructurada de la siguiente manera: Expedientes en Proceso: Todos aquellos expedientes que se encuentran registrados o recibidos en una dependencia u oficina y estn a la espera de ser atendidos. Expedientes por Recepcionar: Todos aquellos expedientes que han sido derivados de una oficina a otra y se encuentran pendientes de ser recepcionados o recibidos por esta ltima. Una vez recibidos estos expedientes pasan a estar en el estado de Expedientes en Proceso. Expedientes Archivados/Procesados: Todos los expedientes que ya se han atendido y por tanto han pasado a ser archivados. Esta estructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es decir controla cuales y cuntos son los expedientes que un usuario u oficina tiene en proceso, por recepcionar y archivados. En esta versin se establece mejor la terminologa referente a UN DOCUMENTO y la aclaracin de UN EXPEDIENTE (como un conjunto de DOCUMENTOS agrupados por alguna afinidad), por lo que en el presente documento se detalla de qu manera se hacen presentes los cambios y como interactuar con ellos de una forma adecuada.

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Opciones generales
Los diversos mdulos y pantallas del sistema se componen de objetos y pginas web cuyas caractersticas de operacin son las mismas, por tanto a continuacin detallamos algunos controles y formas de operacin que se aplicarn para cualquier mdulo donde estos se presenten.

Men principal

Pantalla y operadores de bsqueda

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Aparecen en las ventanas de bsquedas y son los que acompaan a los criterios de bsqueda.

Grilla y componentes principales

La grilla es un objeto del sistema que se carga para mostrar registros de datos. Esta aparece en todas las opciones del sistema permitiendo efectuar bsquedas y dar mantenimiento a los datos. La siguiente imagen muestra una grilla:

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Paginacin

Es comn ver en las grillas el control de pginas esta se muestra en la parte izquierda superior e inferior de la grilla. Haga clic sobre el nmero para ir a la pgina directamente. Tambin tiene las opciones anterior y siguiente.

Botones de control Para efectuar operaciones con los registros del grid.

Campo check de seleccin del registro, Haga clic para seleccionar. Cuando un registro esta seleccionado, ste cambia de color tal como se muestra en la figura. Clic sobre el check seleccionado deshace la seleccin.

Ttulo de los campos Usted puede ordenar la columna que desea al dar clic en el ttulo del campo que desea ordenar. El primer clic ordena en forma ascendente, el segundo en forma descendente.

Nmero de registros por pgina En la parte derecha superior e inferior de la grilla el sistema muestra el nmero de registros que se est visualizando.

Leyenda de datos intermitente

Para las grillas en las que aparece Leyenda en la parte inferior izquierda. Ubique el Mouse sobre este link y aparecer la leyenda de datos en el centro de la grilla brindando informacin importante, tal como se muestra en la siguiente imagen.

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Calendario
Este elemento se muestra en los campos tipo fecha de los formularios de registro. Usted lo identifica con el siguiente icono:

Haga clic sobre este icono para mostrar el calendario tal como se muestra en la siguiente pantalla: Este calendario permite la seleccin de un dato tipo fecha, solo haga clic sobre el da y el sistema seleccionar la fecha. Tambin puede cambiar el mes y ao solo haga clic sobre el campo correspondiente.

Control Buscar
En algunas pantallas de ingreso y edicin de datos, aparece este control Buscar.

En este control, usted puede registrar directamente el cdigo si lo conoce, puede seleccionar el dato desde el combo o tambin puede dar clic en el icono para buscar ms detalladamente. Al dar clic en este icono, segn el dato que est ingresando, presentar la siguiente ventana.

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Luego de ubicado el dato registro en esta ventana, se selecciona mediante un clic en el campo check, luego al dar clic en el botn Aceptar, el cdigo del registro seleccionado es pasado a la pantalla de edicin que llam a la ventana de bsqueda, quedando de la siguiente manera.

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Ingresando al Sistema
Para ingresar al sistema, luego de iniciar su navegador de internet preferido, debe digitar la siguiente direccin URL en la barra de direcciones.

URL: http://www.regionlalibertad.gob.pe http://www.diresalalibertad.gob.pe

Luego ingresar al link SISGEDO que se encuentra en la seccin SERVICIOS WEB.

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Usuario Visitante
La primera pantalla que muestra el sistema al ingresar es la siguiente:

A esta pantalla del sistema tiene acceso cualquier usuario visitante de la web que desee consultar el estado de su expediente. Si usted conoce el nmero de registro de su expediente, podr digitarlo en el cuadro de texto correspondiente y obtener el trmite y estado actual de su expediente.

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Si por alguna razn no cuenta con el nmero de registro de su expediente puede buscar su expediente teniendo en cuenta otros parmetros, para esto ingrese al link Buscar su expediente aqu y le presentar la siguiente pantalla.

Aqu podr elegir los parmetros que usted crea conveniente y luego de presionar BUSCAR el sistema mostrar una lista de los expedientes que se ajustan a sus requerimientos.

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En esta lista de registros usted deber seleccionar el expediente deseado y luego dar clic en el botn ver trmite y obtendr el trmite de su expediente.

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Usuario Registrado
Para ingresar al sistema como usuario registrado, en la primera pantalla principal del sistema debe dar clic en el link Ingresar al Sistema, luego de lo cual el sistema le pedir sus datos de ingreso correspondientes.

El escritorio de trabajo para usuarios registrados es el siguiente:

12 Iconos de acceso directo para ingresar rpidamente a las opciones ms usadas del sistema. Sub Gerencia de Tecnologas de la Informacin | SGTI

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Registrar Nuevo Documento

Al momento de ir a registrar (o generar) un Nuevo Documento ya no veremos directamente el formulario, sino previamente tendremos la posibilidad de buscar el Expediente al cual podramos agregar nuestro Documento. Pero como se trata de un Documento Nuevo, el cual no se agregar a ningn expediente, simplemente hacemos clic en el botn Continuar, tal como se indica a continuacin:

Al hacer clic en el botn Continuar, recin podremos apreciar el formulario para registrar nuestro documento:

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En la seccin ORIGEN debe seleccionar si su documento es interno o externo; as mismo si es de tipo Personal. Usted podr notar que segn lo que elija los datos siguientes solicitados son activados. Por ejemplo en la pantalla anterior, el orgen del documento es interno, por tanto los campos Dependencia, Firma y Cargo no son editables ya que el sistema los asigna automticamente segn el usuario que est ingresando los datos. Si no es un documento personal el sistema coloca el nombre del jefe o representante de la oficina, asumiendo as que el documento que se ingresa, es institucional pertenece a la oficina, por lo tanto quien firma es el jefe de la oficina. Por otro lado, si selecciona el check indicando que es un documento personal, el sistema cambiar los datos de quien Firma y el Cargo, colocando all los datos correspondientes al usuario que ingresa el documento.

Es importante que usted se asegure que estos datos, tanto cuando se trata de un expediente personal como un expediente institucional, sean los correctos, de lo contrario comunique al administrador del sistema. En la pantalla que se muestra a continuacin se ha activado el origen del expediente como externo. 14

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Vemos ahora que los datos solicitados por el sistema cambian, ahora el sistema solicita la Dependencia, el Detalle, quien Firma y el Cargo de quien firma. Entonces estos datos ahora ya, cuando el expediente es externo, es necesario ingresarlos. En el campo Detalle puede digitar algunos datos adicionales o detalles de la dependencia origen del expediente. En la seccin Datos del Expediente, considere tambin que segn el origen que ha elegido, el sistema asignar el nmero correlativo de los expedientes segn su tipo. Es decir, si usted indica que el expediente que est ingresando es de origen interno, el sistema asignar el nmero correlativo en forma automtica segn el tipo de expediente que seleccione, de la misma manera ser si el expediente es de origen interno y a la vez de tipo personal. El sistema controla de forma automtica los nmeros correlativos de los expedientes segn su tipo. La primera vez que seleccione un tipo de expediente, el sistema le asignar el nmero 1, solo en esta ocasin usted podr cambiar este nmero para indicarle al sistema qu nmero le corresponde generar en ese tipo; a partir de ese momento el sistema lleva el control de los correlativos de ese expediente y ya no se le permitir modificar. Por lo tanto asegrese bien del nmero correlativo que le corresponde ingresar la primera vez segn su tipo de expediente elegido. En esta misma pantalla de ingreso del documento, existe la seccin Destino(s) - Derivacin del expediente donde usted podr, si lo desea, derivar su expediente en el mismo momento que lo est registrando. Por lo tanto al dar por registrado su expediente ya aparecer como derivado. Sub Gerencia de Tecnologas de la Informacin | SGTI

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Al registrar un nuevo Documento sin haberlo agregado a un Expediente ya existente, este Nuevo Documento, aparte de generar su propio cdigo de Documento, este dar inicio a un Nuevo Expediente con su propio cdigo, el cual podr usarse para adicionarle otros documentos segn sea la necesidad. Podemos apreciarlo en la Figura 5:

Documentos en Proceso
Esta opcin es la misma del sub men En proceso del men Expedientes. En esta opcin tendr acceso y se mostrar todos los expedientes en proceso que tiene el usuario. Luego de dar clic en el icono correspondiente se mostrar la siguiente pantalla de bsqueda de expedientes.

En esta pantalla podr digitar el nmero de registro de expediente que est buscando o puede elegir el usuario del cual desea ver sus expedientes en proceso. El Sistema solo le permitir efectuar alguna operacin con estos expedientes siempre y cuando estn en su poder; es decir slo podr visualizar que expedientes tienen en proceso otros usuarios de su misma oficina, pero no podr efectuar ninguna operacin con stos. Si usted desea procesar un expediente que fue adjuntado a otro, debe colocar el nmero de registro que contiene al expediente deseado y dar click en el Check ver adjuntados, esto le permitir procesar por separado cualquier expediente adjuntado. Si desea ver todos los expedientes en Proceso que se encuentran en su oficina, en el combo debe seleccionar la opcin Todos. Sub Gerencia de Tecnologas de la Informacin | SGTI

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Por defecto el sistema muestra su Nick o nombre de usuario para que al presionar en el botn BUSCAR le muestre slo sus expedientes en proceso en la siguiente pantalla.

Los expedientes que se muestran en un fondo de color verde, nos indica que ya han sido derivados y hace falta que sean recepcionados, los dems los tenemos en proceso y debemos efectuar la operacin correspondiente con ellos. Las operaciones que podemos efectuar con estos registros se efectuarn mediante la siguiente barra de botones.

Editar
Luego de seleccionar un registro mediante activar el campo check de la parte izquierda, usted podr editar el registro con el fin de corregir algn dato mal ingresado. Esto ser solo posible s y solo s usted ha registrado el expediente, de lo contrario el sistema le impedir efectuar cualquier modificacin.

Detalle
Si los datos que se muestran en la grilla no son suficientes, usted podr ver todos los campos y detalles del expediente con este botn, previa seleccin del registro que desea.

Buscar
Al dar click en este botn mostrar la misma pantalla inicial de bsqueda que se muestra cuando se ingresa a la opcin de Expedientes en Proceso, que ya ha sido explicada al inicio de este apartado. 17

Derivar

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Con esta opcin podr derivar sus expedientes a otras oficinas que crea conveniente. Luego de seleccionado el registro o registros que desea derivar y dar click en este botn, se le mostrar la siguiente pantalla.

En la parte superior de esta pantalla aparecen los datos del expediente que ha seleccionado de manera no editable, con el fin de asegurarse que es el expediente que usted desea derivar. En la parte inferior, el sistema mediante campos y objetos editables le solicita el destino o destinos que tendr este expediente. Usted debe seleccionar la forma del expediente que derivar, si es el original o una copia del expediente; luego la dependencia a la cual derivar el expediente, sta podr seleccionarla directamente del combo o mediante la ventana de bsqueda al presionar el icono de bsqueda. Este objeto con su ventana de bsqueda se explica en el apartado OPCIONES GENERALES en el tema Objeto Bsqueda. En el campo detalle podr ingresar si as lo desea algn detalle del destino al que deriva del expediente. Este campo por lo general deber ingresarse el dato correspondiente cuando usted derive un expediente a la oficina de Gestin Documentaria con el fin de que este expediente sea tramitado fuera de la institucin. En este campo podr detallar el destino de su expediente. Finalmente en el campo Acciones debe indicar las acciones que deber efectuar con el expediente la oficina destino a la cual deriva el expediente. Luego de ingresados los datos antes mencionados, debe dar clic en el botn Aadir para que se aada un registro de derivacin al expediente. No obstante estos registros an no se graban en la base de datos hasta que presione el botn Grabar Derivaciones. 18

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Luego de efectuar las derivaciones correspondientes, presione el botn Grabar Derivaciones para su grabacin en la base de datos. Se le mostrar la siguiente pantalla.

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Archivar
Esta opcin le servir para archivar sus expedientes que ya los ha atendido. Luego de seleccionar el registro o registros que desea archivar, se le presenta la siguiente pantalla.

En la parte superior se muestra la lista de registros que sern archivados y en la parte inferior, el sistema le solicita el archivador donde archivar el expediente y las ltimas acciones tomadas al archivar. Los archivadores debe crearlos en el men principal Catlogos y sub men Archivadores.

Eliminar Derivacin
Con esta opcin podr eliminar las derivaciones grabadas equivocadas. Luego de seleccionar solo los expedientes derivados, dar clic en este botn y mostrar el siguiente mensaje.

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Si confirma mediante aceptar que est seguro de la eliminacin de estas derivaciones, el sistema eliminar solo las derivaciones seleccionadas.

Formar Expediente
Anteriormente para formar un Expediente utilizbamos la opcin ADJUNTAR del sistema para ligar un documento con otro y as sucesivamente, lo cual en algunos casos generaba cierta confusin para mantener el cdigo que identifique a todo el conjunto de documentos, o mejor dicho el Expediente. Ahora, en SISGEDO 2.0, para ir formando un Expediente YA NO SE DEBE ADJUNTAR, basta con ingresar el cdigo de Expediente y hacer clic en el botn Buscar, para ubicar el expediente y poder apreciar previamente su informacin. Luego de eso se debe hacer clic en Continuar, tal como se indica en la Figura 6:

Figura 6. Buscar Expediente para agregar Documento

A continuacin aparecer el formulario ya conocido para el registro de un nuevo documento con el adicional que estara acondicionado para agregarse al expediente en cuestin, como muestra la Figura 7:

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Figura 7. Formulario Nuevo Documento agregando a un Expediente

Luego de ingresar los datos necesarios y hacer clic en el botn Grabar, podremos apreciar el Cdigo del Documento y el Cdigo del Expediente al cual se agrego, tal como se muestra en la Figura 8:

Figura 8. Cdigo de Documento Nuevo y Cdigo de Expediente Existente

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Adjuntar
Esta opcin le sirve cuando desea dar respuesta a uno o varios documentos. Luego que ha seleccionado los registros que desea adjuntar y dar clic en el botn, el sistema presentar la siguiente pantalla.

En la parte superior muestra la lista de registros que se van a adjuntar y en la parte inferior el sistema le solicita el registro del documento hacia el cual sern adjuntados; as mismo si lo desea puede registrar las acciones tomadas con los documentos, luego procede a grabar esta operacin.

Documentos en Proceso
Esta opcin es la misma del sub men Por Recepcionar del men Expedientes.

Documentos por Recepcionar

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Aqu usted podr visualizar y recepcionar los expedientes que han sido derivados a su usuario u oficina. Al dar clic en esta opcin se presenta la siguiente pantalla.

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