2012

Universidad Manuela Beltrn.

Tecnologa en procesos logsticos.

Ciro Alfonso Vera

[PROCEDIMIENTO REA DE COMPRAS]

Diseo del procedimiento del proceso de compras de la empresa COLTEUNIDOS.

Procedimiento rea de compras V.01 2012

Desarrollo taller no. 2

Objetivos:
Realizar el diseo del procedimiento del proceso de compras de la empresa Colteunidos

Actividades:
1. Elaborar una propuesta para disear el procedimiento para el proceso de compras, teniendo en cuenta la oferta y la demanda de los productos y el ciclo de vida en el que se encuentren los productos comercializados por la empresa Colteunidos. 2. Disear los documentos requeridos en cada una de las etapas del proceso, descubriendo su funcionalidad. Los Documentos se debern disear teniendo en cuenta el logo y el slogan para Colteunidos, son: a. El de requisicin de compras b. Localizar las fuentes proveedoras c. Formato de solicitud de cotizacin d. Formato de cotizacin de los proveedores e. Diseo del cuadro comparativo de cotizaciones f. Establecer los acuerdos de negociacin con los proveedores nacionales e internacionales, relacionados en la base de datos del taller No. 1.

Desarrollo.

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Procedimiento del proceso de compras.
Teniendo presente los retos de las empresas en un entorno global, el programa de gestin de calidad de la compaa colteunidos nace como una necesidad de definir los procedimientos y flujos de las actividades desarrolladas dentro del rea de compras, por lo que se requiere definir el presente documento como el soporte y carta de gua de lo que en adelante se convertir en el proceso habitual que se ejecutara en su interior. Las mejoras que en adelante se contemplen a este documento supondrn una nueva versin del documento expresado a continuacin, pasando ha interpretarse este como la versin 01.

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Flujo grama Inicio . Responsable Descripcin de la actividad. Necesidad de un nuevo elemento:
1. Evaluacin:

rea solicitante. (antes de generar la orden de compra) rea solicitante. / rea de compras. (Al momento de entrega de la O.C.

Se determina que el elemento no este dentro de los stocks de la compaa.

No Se genera una orden de compra. Hay materiales nuevos: Si el material es nuevo Se diligencia la hoja de vida del producto. Se crea la referencia en el sistema de recoleccin de O.D.C. Se entrega la orden de compra Si. El material se encuentra disponible en la emp. Se solicita una orden de traslado. Se realiza la programacin de fecha de entrega. Hay orden de entrega inmediata. Se genera una solicitud de trmite inmediato. La orden se autoriza. Si: Se genera mecanismo de compra orden prioritario. Se entregan 2 proveedores sugeridos No: Se clasifica como tramite habitual. Hay programacin de entrega para prximas temporadas (cierre de ao, temp 1, temp 2, Etc). Si: Se realiza comit de evaluacin de nuevos materiales. Se recolectan las cotizaciones existentes. Se determinan dos proveedores de producto y se solicitan materiales de pruebas. El material posee las caractersticas adecuadas. Se toma la decisin con base al material mas adecuado. No: Se realiza tramite habitual

Solicitud

Entrega de orden de compra

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Flujo grama

Responsable

Descripcin de la actividad. 2. Se reciben las ordenes de compra: Se realiza clasificacin de las ordenes A. Tramites inmediatos: Solo se solicitan 2 cotizaciones recomendadas por el rea de solicitud del producto y una tercera de un fabricante adicional. ver (0Procesos complementarios al procedimiento de compras: En casos de ser requerido se brindan instrucciones especficas que deben ser obligatorias cuando el proceso as lo requiere.

Clasific acin.

Bod.

Neg.

ap ro

Clasificaciones en caso de que la orden de compra sea de trmite inmediato. Tramites inmediatos criterios de evaluacin:) B. Tramites por ordenes de (radicado): Se organizan las ordenes en un archivo en donde se toman las variables: Fecha de solicitud de producto: Fecha de entrega del producto: Productos de rdenes habituales (clasificacin A, B, C, D,) ver: (Criterio de clasificacin de rdenes de compra por fechas de radicacin.) C. Se clasifican las rdenes por destinos de exportacin o mercados nacionales. D. Por amortizacin de los pagos con los proveedores. Se realiza clasificaciones de las fechas de entrega en donde se Aux. Marketing. evala la capacidad de almacenamiento: Ver (Volmenes de ingreso.) Negociacin: Se establecen los recursos solicitados. Se verifican descuentos y o promociones. Se pactan las unidades y valores Aux. Contable. Se establecen los mecanismos de pagos. Se pactan las fechas y o periodos de cancelacin. Se definen las clausulas y mecanismos en caso de devoluciones y o reclamacin. Aprobacin del trmite de compra. Se realiza el anlisis de la documentacin soporte aportado en Lder de procesos. cada uno de los procesos anteriormente mencionados y se somete a aprobacin la compra. Ingresos de mercancas: rea de entrada Se obtienen las siguientes variables que se deben evaluar al (receptor de las momento del recibo. mcias.) Ver: Recibo previo (documentaciones soportes) y (Se verifica:

Auxiliar de compras.

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Pagos: El proveedor realiza la radicacin de la factura, junto con el comprobante de entrega de las mercancas: Se recolectan las rdenes de pagos pendientes y se emiten al rea de contabilidad. Se realiza el pago al proveedor en las condiciones pactadas en la negociacin. Reclamaciones y o devoluciones. De acuerdo con los mecanismos establecidos con el proveedor al momento de la negociacin se realizan las reclamaciones y o devoluciones. Se generan las notas crditos. Se emite una orden de devolucin Se realiza entrega al proveedor. Archivo, documentacin y calificacin de proveedores: Se realiza la recoleccin de los archivos, facturas y rdenes de entrega en carpetas por cliente. Se recolectan las ordenes segn sus estados: ver (ordenes segn sus estados:)

Pagos Aux. Contable.

Procesos complementarios al procedimiento de compras: En casos de ser requerido se brindan instrucciones especficas que deben ser obligatorias cuando el proceso as lo requiere. Clasificaciones en caso de que la orden de compra sea de trmite inmediato. 3. Tramites inmediatos criterios de evaluacin: o Se recolectan las cotizaciones existentes. o Se determinan dos proveedores de producto y se solicitan materiales de pruebas. o El material posee las caractersticas adecuadas. o Se toma la decisin en base al material mas adecuado. Clasificaciones de las rdenes de compra por fecha de radicacin en el rea de compras. 4. Criterio de clasificacin de rdenes de compra por fechas de radicacin. a. Proveedores con 3 entregas o mas Semanales. i. Solo se requiere una cotizacin de la competencia inmediata en el mercado. b. Proveedores con 3 entregas o mas Mensuales. i. Se requiere una cotizacin de tres empresas de la competencia inmediata en el mercado. c. Proveedores con 3 entregas o mas Anuales. i. Se requiere 5 cotizaciones de las competencias inmediatas en el mercado. d. Proveedores nuevos en el calendario. i. Se debe diligenciar la matricula de proveedores. ii. Se debe determinar la naturaleza del mercado. iii. Se debe evaluar la posibilidad de solicitar cotizaciones a empresas

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distribuidoras o de mercados internacionales. Criterios para la programacin de solicitudes de entrega en casos de que los centros de acopio no posean el espacio requerido para recibir las mercancas solicitadas. 5. Volmenes de ingreso. a. Altos: i. Se consulta con el rea de almacenamiento la disponibilidad de recibo. ii. Se programan entregas parcializadas con el proveedor del suministro b. Medios: i. Se consulta con el rea de almacenamiento la disponibilidad de recibo. ii. Se programan entregas parcializadas con el proveedor del suministro. c. Bajos: i. Se define cronograma de recibo de mercancas. Documentacin requerida para que se pueda activar el recibo de mercanca en los centros de acopio. 6. Recibo previo (documentaciones soportes) a. Se anexan b. ficha tcnica del producto a la orden de compra. c. Prefactura emitida por el proveedor. d. Carta autorizacin de ingreso del rea destino (produccin, almacenamiento, producto intermedio, oficinas, etc) e. Orden de compra. Requerimientos bsicos al momento de re recibo fsico de las unidades solicitadas. 7. Se verifica: a. El producto corresponde a la ficha tcnica del producto. b. Las unidades y valores conceden con la prefactura emitida por el proveedor. c. El rea solicitante acepta el ingreso de las mercancas solicitadas (produccin, almacenamiento, producto intermedio, oficinas, etc) d. La orden de compra corresponde a la entrega unidades y referencias solicitadas. e. Al momento de entrega el trato del personal fue el adecuado f. Se confirman las unidades de ingreso y se emite comprobante de entrega. Criterios base para la gestin documental del archivo. 8. ordenes segn sus estados: a. Mercancas en transito. b. Factura en entrega parcial. c. Entrega finalizada. d. Pendientes por pagos. e. Facturas canceladas. f. Existe novedad en la entrega: i. Si 1. Notas crditos. 2. Reclamaciones vigentes. ii. No. iii. Casos cerrados.

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Diseo de documentacin requerida en cada una de las etapas del proceso: 1. Formato de orden de compra:

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2. Solicitud de cotizacin:

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3. Cotizacin de proveedor:

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4. Cuadro comparativo de cotizaciones:

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