TRABAJO INDIVIDUAL-IDEA DE NEGOCIO LABDOC

Presentado por: Luz Dary Ramrez Duarte Ficha 323717

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena Tecnlogo en Gestin Documental San Jos de Ccuta 19 Septiembre 2012

TRABAJO INDIVIDUAL-IDEA DE NEGOCIO LABDOC

Presentado a: Juan Carlos Prez Presentado por: Luz Dary Ramrez Duarte Ficha 323717

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena Tecnlogo en Gestin Documental San Jos de Ccuta 19 Septiembre 2012

INTRODUCCIN

El proyecto surge de la necesidad de adoptar soluciones acordes a la nueva realidad documental que viven las empresas debido al crecimiento exponencial del nmero de documentos como consecuencia a su vez del crecimiento de su plantilla, y para solucionar toda una serie de problemas detectados en la gestin documental, como era la inexistencia de un repositorio comn para almacenar la informacin, la duplicidad de la documentacin o la dispersin y descentralizacin de la documentacin. Ante esta situacin se decide establecer una estrategia global para la gestin de la documentacin que incluira a todas Divisiones y Departamentos de las empresas, a los documentos en formato papel y electrnico, as como a las bases de datos y a cualquier persona con responsabilidad de crear y mantener documentos. Se trata de crear un servicio nico que integrara todo el ciclo de la evolucin documental y que permitiera acceder rpidamente a los documentos de cualquiera de las filiales de las empresas. En este trabajo se desarrollara las tcnicas que se deben seguir para la elaboracin y aplicacin de una imagen corporativa y las necesidades y beneficios que tiene un producto al aplicarle una propuesta de marketing.

TABLA DE CONTENIDO

1. Labdoc
2. Objetivo general 2.1. Objetivos especficos

2.2. Idea de negocio 2.3. Justificacin del negocio 2.4. 2.5. Imagen Marca

2.6.
2.7. 2.8. 2.9.

Posicionamiento
Que es el producto Para que sirve este producto Como se usa este producto

3. Cuales son sus presentaciones 3.1. Recomendaciones 3.2. Beneficios de comprar

3.4. Estrategia que se va a utilizar a la hora de

3.5. Conclusiones

vender

LABDOC

LABORATORIO DOCUMENTAL

2. Objetivos generales Crear un laboratorio documental y consolidar la gestin documental a travs de una disposicin tcnica definitiva de todos los documentos de los archivos activos e histrico, centrales, y la aplicacin de tecnologas de la informacin, con el fin de mejorar su capacidad de soporte a la gestin y modernizar la produccin y administracin de sus archivos y dar un orden especifico a los documentos para la fcil consulta con la gestin que hacen las empresas.

2.1 Objetivos especficos

Optimizar el servicio de correspondencia y la administracin documental mediante el uso de nuevas tecnologas de informacin. Garantizar la custodia del patrimonio documental de las empresas mediante la proteccin y la conservacin preventiva permitiendo la divulgacin de documentos para los clientes. Garantizar la implementacin de los procedimientos tcnicos correspondientes a los que el archivo general de la nacin exige a las empresas, mediante la coordinacin y seguimiento a la aplicacin de las tablas de retencin documental con el fin de dar pleno cumplimiento a las disposiciones normativas y tcnicas de archivos. Implementar la disposicin final del fondo documental acumulados de las entidades mediante la aplicacin de las tablas de valoracin documental aprobadas con el fin de incorporar los documentos con valor a las fases central e histrica y eliminar los que no tienen valor.

2.2.

IDEA DE NEGOCIO

La creacin de esta empresa es con el fin de brindarle a las entidades el servicio de organizacin y digitacin de los documentos y brindarles capacitaciones, ya que este es un mercado amplio y que surge la necesidad de adoptar soluciones acordes a la nueva realidad documental que viven las empresas debido al crecimiento exponencial del nmero de documentos. Adems surge la idea de ayudar a los aprendices del Sena en especialidades como tecnlogos en gestin documental y asistentes archivsticos empezando su formacin ya que los estudiantes que estn es este plantel son de bajos recursos y es ayuda para ellos, adems tienen el privilegi de ampliar sus conocimientos y apoyarse econmicamente, y los aprendices que ya estn por terminar su carrera pueden ingresar a laborar en nuestra empresa ya que este es nuestro motivo ayudarles a los aprendices a que salgan de su formacin con un empleo estable y sobre todo generar empleo a nuestra cuidad.

2.3.

JUSTIFICACIN DEL NEGOCIO

La carencia de una empresa dedicada a la organizacin de archivos y digitalizacin y conservacin, en la cuidad de Ccuta ya que las empresas es este momento buscan la innovacin o la necesidad de tener sus documentos en perfecto orden y estado ya que solo existe una empresa y no alcanza a cubrir toda la demanda de clientes que en este momento requieren de nuestro servicio.

2.4.

LABDOC
LABORATARIO DOCUMENTAL

IMAGEN

2.5 IMAGEN del nuestro servicio que prestamos en nuestra empresa es un laboratorio con las mas novedosas tecnologa para el manejo rpido y fcil en organizar los archivo, diseo de servicios de informacin, documentos, archivo, bibliotecas, recomendacin de un sistema de gestin documental segn los procesos de cada organizacin.

2.7 MARCA LABDOC

2.8. POSICIONAMIENTO ESTA ES SU OPORTUNIDAD PARA QUE SU ARCHIVO CUMPLA CON TODAS LAS NORMAS ESTABLECIDAS POR LA LEY. 2.9 QUE ES Esta es una empresa que trabaja para la organizacin de todo tipo de archivo, organizacin fsica de archivos y digitalizacin de documentos laboratorio documental ofrecen el servicio de digitalizacin especializada y organizacin fsica de documentos y archivos, con el cumplimiento de las normas del archivo general de la nacin. 3. PARA QUE SIRVE Esta empresa tiene como objetivo disear y organizar la gestin documental de las empresas que no tienen sus archivos en orden facilitamos a aquellas empresas que tienen este problema con el orden de sus archivos documentales nuestra empresa esta capacitada para este trabajo con las tcnicas y prcticas usadas para administrar toda la documentacin de una organizacin (emails, PDF, Words, planos, audios, vdeos y archivo fsico que permiten una mayor rapidez, eficiencia y seguridad en los procesos de la organizacin. Recuperar la informacin Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse Eliminar los que ya no sirven Asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos

La gestin documental digital replica digitalmente los procesos de negocio de una empresa para incrementar su competitividad, eliminando los problemas operativos y los costes asociados al manejo de papel. La gestin documental digital no slo implica importantes ahorros, sino que, adems ayuda a la empresa a mejorar los procesos de trabajo en el da a da y ofrecer a sus clientes un mejor servicio. Aumenta la productividad y reduce costes. Algunas de las tareas que la gestin documental puede hacer ms eficientes son la importacin y almacenamiento de documentos, las bsquedas de informacin y los flujos de trabajo.

3.1 COMO SE USA Todo esto se usa en las empresas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. 3.2 CUALES SON SUS PRESENTACIONES

Podemos encontrar varios tipos de archivos pequeos y grandes archivos Absceso de desorden Archivos un poco ms ordenados Archivos muy bien organizados

3.3 RECOMENDACIONES Clasificar los tipos de documentos que existen para no acumular tanta cerva de documentos Tenga cuidado al manejar los documentos ya que se pueden daar Utilizar carpetas especiales para almacenar todos los soportes Utiliza materiales desasificados Mantengan el personal capacitado para este oficio y los empleados para que todos tengan consecutividad en el manejo de estos documentos

3.4 BENEFICIOS Los beneficios de la gestin documental para las empresas son mltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimizacin y organizacin de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo una mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo as una mejora del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos. Gestin y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organizacin tiene acceso instantneo a toda la documentacin necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas aadidas de la eliminacin de desplazamientos, reduccin de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio fsico, resolucin del problema de localizacin de documentos... La gestin documental facilita que la informacin se comparta y se aproveche de forma ms eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Informacin, documentos, etc. de gran valor para la organizacin pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservacin mientras que, para el uso diario, se dispone de su rplica electrnica.

Productividad y valor aadido Una gestin documental, adems de ahorro de costes, genera una productividad y valor aadido adicionales, originados por el rpido acceso a la informacin dentro de la organizacin y su posterior distribucin, sin necesidad de trasladar los documentos. 3.5. DESVENTAJA Si bien es cierto de las desventajas ms comunes que tiene la aplicacin de una nueva tecnologa es el factor econmico y ms estas denominadas TI (Tecnologas de Informacin) 3.7 ANTES ESTRATEGIA SONIDO DE FONDO COMO GUION RADIAL DESPUES

TE PRESTAMOS EL SERVICIO DE ORDENACION DEL ARCHIVO DE T EMPRESA

ESTA ES SU OPORTUNIDAD PARA QUE SU ARCHIVO CUMPLA CON TODAS LAS NORMAS ESTABLECIDAS EN LA LEY.

3.8 CANVAS 1 : IDEA DE NEGOCIO LABDOC EVIDENCIAS

CLIENTES:
Empresas Microempresas Macroempresas Todos los que necesiten de nuestros servicios RECURSOS: Computadores, scanner, cajas, carpetas, estantes metlicos, cmaras, grapadoras, pasabocas, ganchos plsticos, todo tipo de papeles desasificados libres de acido para la proteccin del documento mesas especializadas, equipos de ltima tecnologa. Publicidad, redes sociales, y el costo de todos los equipos y la sala diseada para el desarrollo de la organizacin de archivos y dems implementos que sean necesarios para el desarrollo, pago de honorarios a los asistentes archivsticos o auxiliares de esta rea y el software que utilicen.

Asociaciones:
Empresas que quieran que su archivo este ordenado para la fcil consulta de documentos y los que disean programas establecidos nicamente para archivos y las tecnologas necesarias APPLE, LG, SAMSUNG, SENA, ACER

CANALES: Todas las empresas que quieran que ordenemos sus documentos Redes sociales, blogger, publicidad paginas web. COSTOS: 100 millones es el presupuesto que tenemos para esta propuesta en tecnologas para el desarrollo adecuado y profesional que la empresa quiere brindarle a las entidades que tienen sus archivos en un total atraso. ACTIVIDADES: Que la entrega de archivos sea rpida y eficiente, Se capacitaran los empleados de las empresas para el manejo que los documentos para que sigan un orden centralizado Que el programa o software que nuestra empresa maneja ser eficiente y de fcil manejo al consultar un documento. Que los materiales que usaremos sern de alta calidad Ensear el manejo de los equipos, para que as conozcan sus beneficios y utilidades

VALOR AGREGADO: Se capacitaran todos los empleados por un mes Tendrn un asistente a su disposicin por una semana Tendr un organigrama funcional para su empresa con las dependencias ya identificadas con su serial respectivo.

RELACION CLIENTES Mantenimiento de la plataforma institucional para la entrada y salida de documentos, equipos de ltima tecnologa. Excelente presentacin y mejor servicio para los empresarios Respeto y contar con la informacin necesaria para suministrar a los funcionarios de la entidad. Amabilidad y rapidez, en el servicio Total discrecin con los documentos

INGRESOS:
Facilidad para obtener la informacin necesaria que necesiten sus clientes ala hora que necesiten informacin Ahorro de tiempo y de personal ala hora que necesiten un documento puede ser mas rpida la entrega ya que esta digitalizada y pueden cobrar por ella mejor la reprografa de los documentos RELACIONES CLAVES Que est capacitado el personal para manejar el software o plataforma a la hora de buscar el documento Que este bien organizados los documentos con presidida Que solo este a cargo una o dos a tres persona responsable con estos documentos para evitar desorden y confusin de los documentos al hora de buscar informacin.

UN ARCHIVO BIEN ORGANIZADO PARA EL FUTURO DE UNA EMPRESA ALA HORA DE DAR UNA INFORMACIN A SUS CLIENTES

COSTO O PRESUPUESTO Alquiler de un local mensualmente 1.000.000 Construccin del laboratorio 50.000 millones Impresora multifuncional 850.000 Computadores 1.450.000 Scanner 665.000 Cmaras 450.000 Stantes metlicos de corredera 1.850.000

Software licencia 20.000 millones Materiales para la reconstruccin de archivo 100.000 Grapadoras 10.000 y 20.000 Pasabocas 10.000 y 15.000 Ganchos plsticos 2500 y 5000 Carpetas desasificadas 2500 Resma de papel libre de cidos 7500 Telefax 150.000 Telfono 100.000 Mesas de trabajo 75.000 Sillas de trabajo 58.000 Publicidad 50.000 Publicidad radial 20.000 Publicidad televisiva 30.000 Pgina web 890.000 Pago de honorarios mnimo o mas del mnimo Agua. Electricidad, telfono e internet banda ancha 350.000 CANVAS DE MI EMPRESA

CLIENTES:

Empresas Microempresas Macroempresas Todos los que necesiten de nuestra asesoras y servicios Sector comercial Sector publico

RECURSOS:

Una amplia sala especializada para el laboratorio documental La compra de todos los equipos computadores tablas. scanner de digitalizacin sellos, radicadores, scanner multifuncional, cajas, carpetas, legajos, estantes de ltima tecnologa. Maquinaria para la recuperacin de

Asociaciones:

documentos y lquidos que se necesiten. Publicidad, pgina web, redes sociales, blogger, publicidad radial y de televisora. Pago de honorarios a los empleados que elaboran Sena Universidades Alcaldas gobernaciones, contraloras, hospitales clnicas. Registradurias, notarias Almacenes de cadena y constructoras, marroquinera calzado textiles etc Todas las empresas pblicas y comerciales. Sena Pagina web, redes sociales Publicidad ,radial y televisiva 200 millones es el presupuesto que tenemos para esta propuesta en tecnologas para el desarrollo adecuado y profesional que la empresa quiere brindarle a las entidades que tienen sus archivos en un total atraso. Se capacitaran todos los empleados por una semana Tendrn un asistente a su disposicin por una semana Tendr un organigrama funcional para su empresa con las dependencias ya identificadas con su serial respectivo. Que dependiendo el archivo q hay que organizar se le obsequiara un software Se asesora para la adecuada organizacin conservacin y digitalizacin de acuerdo a la ley general de archivo acuerdo 060. Tambin tenemos un laboratorio a la disposicin de las empresas que no quieren que sus documentos estn ala deriva tenemos servicio donde se llevan las cerbas de documentos as al laboratorio

CANALES:

COSTOS:

VALOR
AGREGADO:

RELACION CLIENTES

especializado con un camin ya establecido para el cuidado de el documento no los llevamos los procesamos y los restauramos los documentos que estn en deterioro y digitalizamos ordenamos y archivamos y luego su destino es devolverlos a la empresa Transporte de seguridad Confiabilidad de los documentos de la empresa por que esa es nuestra mayor fortaleza la tica pprofesional Mantenimiento de la plataforma institucional para la entrada y salida de documentos, Excelente presentacin y mejor servicio para los empresarios Respeto y contar con la informacin necesaria para suministrar a los funcionarios de la entidad. Facilidad para obtener la informacin necesaria que necesiten sus clientes ala hora que necesiten informacin Ahorro de tiempo y de personal ala hora que necesiten un documento puede ser mas rpida la entrega ya que esta digitalizada y pueden cobrar por ella mejor la reprografa d los documentos Capacitaciones para las empresas que quieran disponer de nuestro servicio en capacitacin de empleados. Curso que ofrecemos en conservacin y ordenacin de documentos con convenio Sena, las capacitaciones las dictaran los empleados capacitados de nuestra empresa e instructores y aprendices que ya estn terminando su carrera en convenio Sena y empresa labdoc. Organizacin de archivos Conservacin de archivos Convenio con papeleras y empresas que fabriquen estantes ya que son proveedores ellos nos dejan mas barato y nosotros ganamos dinero.

INGRESOS:

RELACIONES CLAVES

Manual de instrucciones para la entrada y salida de documentos y adecuado manejo del documento para una mayor conservacin. Manual o cartilla de instrucciones para la conservacin de documentos y que materiales deben utilizar para el resguardo de los documentos y como es el adecuada forma de guardar en los legajos y carpetas y el orden que debe levar al hora de una consulta. Que est capacitado el personal para manejar el software o plataforma a la hora de buscar el documento Que este bien organizados los documentos con presisidad Que solo este a cargo una o dos a tres personas responsables con estos documentos para evitar desorden y confusin de los documentos ala hora de buscar informacin o hacer una consulta.

Plan de accin
ACTIVIDAD FECHA DE INICIO 06/09/12 FECHA DE ENTREGA 19/09/12 RESPONSABLE RECURSOS TODAS LAS ACTIVIDADES Y CAPACITACIONES Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS NOS DAN RECURSOS PARA EL SOSTENIMIENTO DE LA EMPRESA PRESUPUESTO

PROYECTO O IDEA DE NEGOCIO

LUZ DARY RAMIREZ DUARTE

200 MILLONES

EVIDENCIAS

CONCLUCIN

Hoy en da, cuando la informacin se dispersa rpidamente, no se puede pensar que las tcnicas desarrolladas por la Gestin Documental se manejen en un frente distinto a la teora archivstica; las metodologas tradicionales deben ser renovadas y aplicadas tanto al recurso documental como al entorno organizacional y no slo a la intervencin y tratamiento de documentos. Es un hecho que el futuro de la gestin de los documentos no est en los propios documentos sino en el destino del archivo para dar un mayor valor a la organizacin. Es necesario imaginar una nueva perspectiva de la Gestin Documental; se debe cambiar el concepto tradicional de intervenir la documentacin, por la idea de relacin documental con la organizacin. Los profesionales archiveros deben ser capaces de identificar y reconocer la complejidad de las organizaciones y de su entorno; el error es considerar que el lmite de su accionar est dado por la intervencin de los documentos dentro del archivo, anulando as la influencia que pueden ejercer los archivos en las actividades, prcticas de trabajo, tecnologa, productos y servicios, informacin, valor, conocimiento, etc. Entonces, el nuevo paradigma est en el papel del archivo gestin de conocimiento, que analiza el cambio de la organizacin a travs de tradicionales y nuevas formas documentales, vinculadas a nuevas metodologas, procedimientos y tecnologa. Evaluando el trabajo desarrollado la imagen es el resultado de lo que se haga en la identidad. La imagen la forman los clientes cada vez que tengan interacciones con la empresa. Por ello no es factible intervenir en la creacin de una imagen, sino en la consolidacin de una identidad, que permita por ende en que los clientes se creen su propia imagen, y en la parte estratgica, con preferencia en la revisin de su misin, visin y valores corporativos