Mod4 Equtra

Copyright Jorge Zurita | Todos los derechos reservados | www.EventosRedituables.
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Contenido

Pg. 3 Introduccin

Pg. 4 Tu personal

Pg. 7 Tus proveedores

Pg. 9 Buenas relaciones de trabajo

Pg. 12 Resumen


Introduccin

Crear un equipo fuerte y slido es crucial para garantizar que todas las
tareas necesarias se manejen correctamente, con profesionalismo y
prontitud.

Un buen equipo de trabajo consiste en un grupo de personas calificadas y
comprometidas (asistentes, colaboradores, proveedores, vendedores)
trabajando de manera conjunta y organizada para ofrecer eventos
memorables en forma puntual y dentro del presupuesto establecido.

Al principio, delegar tareas es difcil para la mayora de los dueos de
negocio, pero la realidad es que hay muchsimas tareas por hacer y, si bien
es cierto que recin ests empezando en la industria de la organizacin de
eventos y que probablemente no cuentes con un presupuesto holgado,
deberas considerar la contratacin de al menos un profesional que te
ayude a llevar adelante el negocio. Puede ser un contratista externo o
asistente temporal si an no ests preparado para contratar un empleado
directo.

Una vez que has conformado un buen equipo de personas con habilidades
y talentos que contribuyen al xito de tu negocio, haz lo necesario para
mantener a ese equipo intacto. La clave para lograrlo son las buenas
relaciones laborales: s el tipo de dueo de una empresa profesional con el
que otros quieren hacer negocios.

Recuerda que el xito de tu empresa se puede ver comprometido si fallas
en establecer y mantener buenas relaciones de trabajo. Del mismo modo,
tu xito puede estar asegurado si reconoces el esfuerzo y los resultados
alcanzados por las personas que trabajan contigo.


Tu personal

Al contratar personal debes ser muy cuidadoso y sensato, sin olvidar que
estars pagando por el tiempo de esa persona, lo que repercutir sobre tus
propios ingresos. Adems, es probable que quedes sujeto a las leyes de
compensacin del trabajador de tu pas y que tengas que adquirir una
pliza de seguro de compensacin al trabajador o pagar una cuota de
indemnizacin en caso de despido. Tambin debers contemplar temas
como el seguro de salud, las vacaciones, las licencias por enfermedad, etc.

El proceso de contratacin de un empleado puede ser un reto. Tendrs que
investigar los antecedentes de los postulantes y tomar decisiones, muchas
veces difciles. Pide referencias a la persona que ests considerando
contratar y llama a esas referencias para asegurarte de que la persona est
siendo honesta. Y cuidado con lo que preguntas y con cmo utilizas la
informacin obtenida para filtrar a los candidatos: si rechazas una solicitud
basndote en el criterio de que una persona es mayor de edad o presenta
una discapacidad, podras ser demandado. As que mejor asesrate de
manera conveniente sobre este tema.

La mejor forma de iniciar el proceso de contratacin es colocando un
anuncio para el puesto que ests buscando cubrir. Este anuncio deber
establecer con claridad el perfil" de tu candidato ideal. Ten en cuenta que
los postulantes son personas de las que no sabes nada, excepto lo que
ellos eligen decirte, as que s muy claro acerca de tus necesidades y
elabora un perfil tan detallado como sea posible. Este perfil puede incluir,
por ejemplo:

x Aos de experiencia en cualquier tarea que quieres que la persona
realice
x Cierto nivel mnimo de educacin (como un ttulo tcnico o
universitario)
x Experiencia especfica en la organizacin de eventos
x Ciertos conocimientos de computacin


Para seguir adelante con el proceso, pdeles a los postulantes que
presenten una solicitud de empleo. La ventaja de utilizar solicitudes
estndar es que son objetivas y profesionales; todas piden la misma
informacin bsica y no se extralimitan con preguntas inapropiadas que
pueden causarte problemas legales como podran causarte las solicitudes
caseras". Te permitirn conocer la educacin de la persona y su
experiencia, ayudndote a decidir si esa persona califica para el puesto de
trabajo y para la entrevista. Una solicitud de empleo estndar y genrica
puede adquirirse en cualquier tienda de suministros de oficina. Tambin
puedes encontrar plantillas en Internet por slo unos pocos dlares.
Consulta adems con tu oficina de empleo estatal para averiguar si hay
una solicitud de trabajo especfica que se haya aprobado para usar dentro
de su jurisdiccin.

Otro aspecto importante al contratar, es decidir cunto quieres ensear y
cunto quieres que alguien ya conozca. Cuando ests comenzando, es
probable que busques personas con exactamente la experiencia que
necesitan para hacer bien el trabajo. Una vez que te hayas establecido en
el rubro y tengas cierto xito, entonces podrs convertirte en mentor.

Una regla de oro de la contratacin de personal, que es absolutamente
necesario respetar pase lo que pase, es que NUNCA debes contratar
amigos o parientes. Por qu? Porque ya has establecido ciertas relaciones
con estas personas y las dinmicas de esas relaciones son difciles -si no
imposibles- de cambiar. Un ejemplo muy ilustrativo es el siguiente: tu
hermano o hermana mayor no aceptar de buena gana que le digas cmo
hacer las cosas. As que sigue esta regla al pie de la letra; te ir mucho
mejor en el proceso de establecer tu negocio si lo haces con la ayuda de
personas con las que an no tienes una relacin personal o familiar.

Una buena opcin a la hora de contratar a una persona para que te ayude,
es encontrar a alguien que viva en tu localidad o cerca de tu localidad que
te pueda prestar servicios de asistente virtual" pero que tambin est
disponible personalmente cuando sea necesario para ayudarte a realizar
eventos, interactuar con los proveedores y vendedores, y otras tareas. Un
"asistente virtual" es una persona que, como t, est operando su propio
negocio desde casa, con el objetivo de prestar servicios para encargarse de
las tareas que normalmente realiza un asistente dentro de la empresa. En

la mayora de los casos te comunicars con tu asistente virtual
principalmente a travs del correo electrnico, la mensajera instantnea o
incluso a travs del video chat utilizando un servicio gratuito como Skype
(www.skype.com). Un buen sitio de Internet para localizar asistentes
virtuales es www.another8hours.com.

Sea cual sea la alternativa que elijas para la contratacin del personal, no
dejes de buscar hasta encontrar a la persona adecuada; la mayora de las
veces recibirs muchsimas respuestas de gente desesperada por conseguir
un trabajo pero que en realidad no se ajusta al perfil requerido para cubrir
el puesto vacante.

Y nunca olvides elaborar un contrato por escrito que explique en un
lenguaje claro y conciso los detalles de la relacin empleador-empleado:
las cosas que esperas que la persona haga, lo que le pagars, cules sern
sus horas de trabajo, y otras disposiciones importantes con respecto a
solucin de disputas y rescisin. El contrato es un documento legal
vinculante que seala lo que puedes y no puedes hacer como empleador y
lo que la persona puede o no puede hacer como empleado. Por eso este
acuerdo es tan importante, porque si algo sale mal tienes en un tu poder
un documento que ambas partes discutieron desde el principio y que
establece todo acerca de su relacin de trabajo profesional. Recuerda
revisar con la persona este acuerdo en detalle y de forma anticipada para
verificar que entiende exactamente lo que esperas de ella.


Tus proveedores

Tus proveedores son un elemento fundamental en tu equipo de trabajo.
Algunas maneras de encontrar a los mejores proveedores son:

x Buscar en Internet - es probablemente la manera ms fcil y
rpida de encontrar personas y empresas que a travs de sus sitios
web ensean sus portafolios a los clientes potenciales.

x Contactar hoteles locales - contacta a uno o ms hoteles locales
y pdeles su recomendacin sobre el tipo de servicio para eventos
que quieres contratar. En lo posible comuncate con el departamento
encargado de las conferencias, convenciones, eventos especiales,
banquetes, etc.

x Contactar a otros profesionales de la organizacin de
eventos - contctate con otros profesionales de la organizacin de
eventos en tu rea y pdeles referencias sobre los mejores
proveedores de servicios.

x Hablar con tus familiares y amigos - probablemente tus
parientes y amigos hayan estado involucrados en algn tipo de
evento, ya sea en el trabajo, una fiesta personal o algo parecido, y
puedan ofrecerte sus opiniones sobre los proveedores de servicios
que participaron en esos eventos.

x Observar el desempeo de los proveedores de servicios de
los eventos en los que participas como asistente - cuando
participes en un evento como asistente, mantn los ojos abiertos y
presta atencin a los proveedores de servicios. Observa si han hecho
un buen trabajo en su especialidad, y si te gusta lo que ves pide para
hablar con el supervisor in situ; dile quin eres, pdele su tarjeta de
presentacin y entrgale una de tus tarjetas a cambio.
Cuando encuentres un proveedor que creas que podra "ajustarse" a
tu negocio y/o evento, ponlo a prueba pidindole ms informacin y
viendo cmo responde. Convirtete en el entrevistador laboral y

juzga por ti mismo si la persona responde lo suficientemente rpido,
si hace un esfuerzo por comprender tus necesidades particulares, y si
cobra un precio competitivo, entre otras cosas. Determina si es
responsable, confiable y si se ajusta a tus necesidades. Pdele
referencias y verifica cualquier informacin que te ofrece. Esto se
llama hacer la "diligencia debida", asegurndote de que la persona es
quien dice ser.

Sin duda te beneficiar saber lo ms posible sobre un potencial
proveedor antes de comprometerte a utilizar sus servicios. Recuerda
que est en juego tu reputacin y tu licencia comercial, y si no haces
la diligencia debida no slo puede costarte dinero, sino que si el
proveedor tiene una mala reputacin en tu comunidad tambin
puede daar tu reputacin.


Buenas relaciones de trabajo

Como te mencionaba al principio de este manual, cuando logras crear el
equipo de trabajo adecuado, es muy importante hacer todo lo posible por
mantenerlo intacto, no slo para evitar pasar una vez ms por el arduo
proceso de contratacin de personal y proveedores, sino principalmente
porque el equipo conformado te ofrece los resultados esperados. Y como
es as, debes hacrselo saber y mantener buenas relaciones laborales para
que la persona se sienta a gusto trabajando para ti.

Las mejores herramientas para establecer y mantener buenas relaciones de
trabajo son la honestidad, la integridad profesional y la tica. Trata a tu
equipo con respeto y continuarn haciendo su mejor esfuerzo por cumplir o
superar tus expectativas. Nunca grites o levantes la voz a un empleado o
asociado; no slo es poco profesional sino que algunas veces podras estar
violando ciertas normas laborales. Comunica la asignacin de una tarea
difcil o ms complicada con suficiente anticipacin y concede el tiempo
necesario para terminarla. Siempre asegrate de pagar a tiempo el monto
total adeudado, sin excepcin y en base al contrato de trabajo. Fomenta el
buen rendimiento continuo y crea un incentivo para que los empleados
permanezcan contigo como parte valiosa del equipo.

Algunas reas clave a este respecto son:

x Comunicacin - s claro y preciso en tu comunicacin. Di lo que
necesitas de una forma en la que la persona promedio pueda
entender. Si notas que la persona parece confundida, dilo otra vez de
una manera diferente para que entienda lo que esperas de ella.
Despus de dar instrucciones verifica que la persona entienda, y
ponte a disposicin para atender y resolver cualquier consulta. Si un
empleado tiene preguntas para hacerte, siempre responde con
cortesa y respeto sin importar cun tonta pienses que es la pregunta
o cuntas veces pienses que ya la has respondido. Es mejor, cuando
sea posible, escribir las cosas que quieres que tu empleado haga,
porque evita la confusin y resuelve la duda de si le ordenaste a esa
persona que haga algo o no (esto se llama crear una evidencia

documentada). Adems, cualquier comunicacin relacionada con la
disciplina de los empleados o la rescisin de un contrato con un
asociado, sin excepcin, debe ponerse por escrito. Esto no slo te
protege, sino que casi siempre es un requisito legal que debes
cumplir. Es recomendable que investigues los pasos a seguir en tu
lugar de trabajo, de acuerdo a la legislacin vigente.

x Coherencia - si eliges comunicarte con un empleado o asociado
asegrate de hacerlo de forma coherente. Por ejemplo, no escribas
un da las tareas asignadas y al da siguiente las asignes slo
verbalmente.

x Reconocimiento - el reconocimiento es una de las maneras ms
eficaces de recompensar el buen trabajo y alentar a los empleados
para que se desempeen a la altura de tus expectativas. A todo el
mundo le gusta saber que es apreciado, valorado y que el trabajo
que ha hecho es bueno. Si un empleado o asociado hace un trabajo
excepcional, por todos los medios reconcele ese logro, ya sea con
un simple y sincero "gracias", con un bono, una gift card" para su
restaurante o almacn favorito, un certificado de logro, o un
almuerzo que corra por tu cuenta.

x Compensacin - existen leyes de salarios mnimos que rigen la
cantidad mnima que puedes pagarle a ciertos empleados. El clculo
del salario adecuado por el trabajo realizado y para la zona en la que
vives puede ser un reto. Afortunadamente existe una herramienta
excelente para ayudarte en este proceso, la que puedes encontrar en
www.salary.com. Este sitio web te facilita calcular un rango de
remuneracin para tu localidad en funcin de las tareas que el
trabajador debe realizar. En cambio, al contratar a un contratista
externo, ya habr establecido la tarifa por hora que te cobrar y
debers aceptarla antes de contratar sus servicios.

x Comisiones - lo que le pagas a un individuo contratado por
comisin est determinado por la cantidad de actividad que ese
individuo aporta al negocio. Por ejemplo, si contratas a un promotor
para que te consiga eventos, le puedes pagar en base al nmero de

referencias que efectivamente resultan en la firma de un contrato
con un cliente.

x Opciones de Participacin - puedes ofrecerle a un individuo una
participacin en el negocio como incentivo para trabajar en una
empresa que recin empieza. En esencia, lo que esto implica es la
creacin de un acuerdo con la persona para que adquiera una
porcin de tu pastel" del negocio; esa persona recibira el porcentaje
de cada trabajo que hacen juntos con xito.

x Evaluacin - asegrate regularmente de llevar a cabo evaluaciones
de los empleados (por escrito) de modo que la persona sepa en
dnde se ubica con respecto a tus expectativas sobre su desempeo
laboral. Esto no slo garantiza que tanto t como el empleado tengan
una comprensin clara de lo que se espera, sino que tambin le
brinda al empleado una oportunidad de corregir cualquier deficiencia
y elevar su desempeo a la altura de tus expectativas.


Resumen

x La calidad de tu equipo de trabajo sin duda determinar el xito o
fracaso de tu negocio. Debes poner mucho empeo a la hora de
contratar personal y de conseguir los mejores proveedores de
servicios, y una vez que consigas conformar un equipo fuerte y slido
que te ayude a llevar adelante el negocio con xito, consrvalo
intacto.

x Aunque recin ests empezando en el negocio de la organizacin de
eventos y probablemente tu presupuesto es limitado, considera
contratar al menos una persona para que te ayude. Puede ser un
empleado directo, que trabaje dentro de la empresa o desde su casa,
pero si no te sientes preparado para asumir esta relacin, puedes
contratar a un trabajador independiente o asistente temporal. Pero
no lo olvides: NUNCA contrates a un amigo o familiar.

x Para buscar a tus proveedores, utiliza Internet como herramienta
principal. Entrevstalos, pdeles referencias, asegrate de que sean
honestos, capaces, y que se ajusten a tus necesidades.

x Recuerda la importancia de contar con un contrato claro y detallado
para cada una de tus relaciones laborales. Puedes encontrar plantillas
de contratos de trabajo en Internet o puedes comprarlas en una
tienda local de suministros de oficina. Sin embargo, no te sugiero
elaborar los contratos por tu cuenta, a menos que tengas un
abogado que los revise antes de utilizarlos.

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