E-BOOK EDITADO Y TRADUCIDO POR

VIRTUAL ASSISTANCE ARGENTINA

www.vaargentina.com

AUTORIZADO PARA DISTRIBUCIN GRATUITA A SUSCRIPTORES

www.OrganizarteMagazine.com

Notificacin Legal Si bien hemos realizado el mayor esfuerzo posible para que la informacin aqu presentada sea correcta, los contenidos son un reflejo de las opiniones del autor con un objetivo meramente informativo y educacional. Los enlaces son solamente a ttulo informativo y no tienen garanta de contenido, seguridad o cualquier otro propsito explcito o implicado.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 2 de 20

OrganizarteMagazine.com

Consejos de Administracin del Tiempo

1.

Identifica las actividades en tu da que consumen tu tiempo. Mantn algn control sobre cunto tiempo dedicas a leer e-mails a navegar en Internet y a hablar por telfono. Estos son algunos de los ms conocidos ladrones de tiempo. Una vez que identifiques cunto tiempo le dedicas a estas actividades, seguramente podrs ahorrar algo de tiempo en estas reas. Comienza por establecer objetivos alcanzables. An los ms sencillos objetivos pueden contribuir con tus habilidades de administracin del tiempo. Define algn objetivo sencillo -como por ejemplo no leer los e-mails personales durante el horario laboral durante una semana o archivar la correspondencia el mismo da que llega en lugar de apilarla. Una vez que alcances alguno de estos pequeos y simples objetivos, podrs continuar con algo ms ambicioso. Para cuando te des cuenta, el problema de administracin del tiempo ser algo del pasado! Define un plan para la administracin de tu tiempo. Por qu? Simplemente porque, tal vez, tus esfuerzos no se noten hasta que comiences a realizar el seguimiento del progreso que irs logrando. Puedes crear un pequeo esquema con el plan que te haz propuesto y ubicarlo en tu escritorio en algn lugar fcilmente visible. Completa all qu planeas hacer y cundo realizaste esa actividad. Esto de permitir ver rpidamente qu necesitas hacer. Adems, en la medida en que vayas completando cada uno de los tems, sentirs gran satisfaccin. Esto redundar en motivacin para continuar con el plan previsto y muy pronto sers un experto en productividad y administracin de tu tiempo. Encuentra el sistema de administracin del tiempo que se adapte a tu necesidad. Tendrs que llevar el control de tus objetivos de alguna manera. Ya sea en tu computadora, en tu agenda, en tu calendario, en tu Palm, en fin, de la manera que mejor te convenga. La clave es encontrar algo que te resulte adecuado. Lo importante es mantener slo un sistema ya que tener sistemas diferentes para las cosas de la oficina y las cosas de casa muchas veces nos induce a confusin. Utiliza la opcin de recordatorios de tu calendario. Ya sea que uses el calendario del Outlook u otro sistema de correo electrnico o tu Palm o hand-held, utiliza la funcin de alarmas. Te ayudar a recordar qu has planeado para un determinado bloque de tiempo. Dedica algunos minutos cada maana a revisar tu listado de tareas. Decide primero qu necesitas hacer durante el da. Luego,

2.

3.

4.

5.

6.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 3 de 20

OrganizarteMagazine.com

prioriza los tems que absolutamente debes hacer. Es importante realizar esto cada maana para adquirir el hbito de priorizar. Ha sido demostrado que si logras hacerlo durante 21 das, habrs adquirido el hbito. Por lo tanto, mantn la rutina y en unas pocas semanas lo estars haciendo de manera automtica cada maana. 7. Delega todo lo posible. Si necesitas pasar por la tintorera, llenar el tanque de nafta y parar en la verdulera camino al trabajo, considera pedirle a tu esposo o esposa que realice alguna de esas actividades por ti. A veces, solicitar un poquito de ayuda puede ahorrarte muchos dolores de cabeza y liberar tiempo en tu agenda para que las cosas fluyan sin problemas. Comienza una rutina y compromtete con tu agenda. Rutina y agenda dos palabras que la mayora de le gente le disgustan son las dos palabras ms importantes cuando se trata de administrar eficazmente el tiempo. Necesitas establecer una rutina y una agenda, y necesitas proponerte cumplir con ello cuanto sea posible. Hazte un favor: involucra a toda tu familia. Si todos son concientes de qu se espera que hagan, las cosas funcionarn sin inconvenientes. No pierdas tiempo esperando. Un tema particular por el cual mucha gente se queja es el tiempo dedicado a esperar. En lugar de simplemente esperar a que el mdico te atienda o a que cambien el aceite de tu auto, llvate algo para hacer mientras esperas. Podras llevar tu lista de tareas, o tu chequera si necesitas revisar los saldos o cualquier otra cosa que puedas hacer mientras esperas. Comprende de qu se trata realmente la administracin del tiempo. Administrar el tiempo no significa solamente saber exactamente a qu dedicas tu tiempo significa encontrar formas de cambiar tu rutina para ser lo ms productivo posible. Significa no comprometerse ms de lo posible. Significa mantener cierto balance. Este balance es la clave para lograr hacer las cosas ms importantes primero, sin dejar de lado el tiempo necesario para disfrutar de tu vida. Jams permitas que el trabajo interfiera con tu necesario tiempo de inactividad. Sea que necesites tomarte los fines de semana, o una hora por la maana para ir al gimnasio, o algunas horas para ver televisin, tmate el tiempo necesario para recargar tu energa. De esta manera sers ms efectivo. Marca o bloquea el tiempo necesario para tu esparcimiento y compromtete con ello de la misma manera que lo haces con cualquier otra actividad laboral. Establece un tiempo todos los das para trabajo ininterrumpido. Sea cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener cada da un bloque de tiempo para trabajar ininterrumpidamente en ese asunto. Si esto resulta imposible para ti, al menos intenta minimizar las

8.

9.

10.

11.

12.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 4 de 20

OrganizarteMagazine.com

interrupciones cuanto sea posible. Este tiempo te permitir enfocarte en hacer las cosas que tienes que hacer y la sensacin de haberlo logrado contribuir de tal manera que sers ms productivo durante el resto del da. 13. Lleva el control de tus actividades diarias. Por una semana, lleva contigo un cuaderno y anota todo lo que haces en el transcurso del da. Esto es muy til ya que te permitir tener un punto de referencia a partir del cual tendrs claro en que reas debers esforzarte para administrar mejor el tiempo. Esta informacin te permitir identificar los puntos obvios en los cuales pierdes tiempo (podra ser que fuiste al supermercado tres veces en la semana o que te pasaste diez minutos todos los das buscando las llaves del auto, etc.). Cuando efectivamente ves a qu le dedicas tu tiempo, fcilmente podrs mejorar. Habla con otras personas que tambin estn trabajando en el desarrollo de sus habilidades de administracin del tiempo. Prcticamente todo el mundo lucha con la administracin del tiempo. Encuentra amigos o colegas que tambin estn trabajando en ello y habla sobre tus logros, tus dificultades y tus descubrimientos. Como con cualquier otra cosa, tener un grupo de contencin es una manera excelente de incrementar las posibilidades de xito. Determina qu es lo ms importante. Si ests trabajando sobre la administracin del tiempo en el trabajo, identifica cules son las funciones ms crticas dentro de tu posicin o rol. Si ests trabajando en ello y tienes inconvenientes en el manejo de las tareas de tu hogar, determina cuales actividades son las ms importantes. Arma una lista con las prioridades definidas. Esto te permitir fcilmente tomar una decisin cuando debas dejar algo de lado. Nunca te preguntes si sientes ganas de hacer algo. Todos nos enfrentamos a cosas en la vida que no tenemos ganas de hacer y si dedicramos menos tiempo a no querer hacerlas y ms tiempo a hacerlas, piensa cuanto ms productivos seramos! Por lo tanto, la prxima vez que te sorprendas pensando en las pocas ganas que sientes de hacer tal o cual cosa, simplemente hazla! Evita perder tu valioso tiempo pensando en que no sientes ganas de hacerlo. Identifica tu horario de alto desempeo. Todos tenemos diferentes momentos en el da en el que somos ms eficientes. Presta atencin a los momentos en los que logras hacer ms cosas y luego asegrate de utilizar ese tiempo para las tareas ms importantes. Si eres ms efectivo durante la maana, haz el esfuerzo de llegar temprano a la oficina. Si encuentras que el mejor momento para ti es por la tarde, podra ser una buena idea ir a trabajar ms tarde y retrasar un poco el horario de finalizacin.

14.

15.

16.

17.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 5 de 20

OrganizarteMagazine.com

18.

Toca cada papel solamente una vez. Este es un gran truco de administracin del tiempo; tocar cada papel una sola vez. Toma una decisin al respecto la primera vez que lo tomas en tus manos; o lo archivas, o lo tiras. Si lo logras, inmediatamente notars que el tiempo que dedicas a buscar cosas entre pilas de papeles disminuye considerablemente. S flexible. Si encuentras que tu agenda est colmada o totalmente desbordada, s realista y acepta que muchas veces no puedes terminar algo en un solo da. No logrars nada torturndote al respecto. En lugar de eso, dedica algn tiempo a comprender porqu ests tan ocupado y buscar de qu manera puedes eliminar algunas cosas. No olvides dedicar tiempo para ti. Asegrate de asignar en tu agenda algo de tiempo personal en algn momento cada da. Aunque sean unos pocos minutos es importante no dejar esto de lado. Ya sea que quieras salir a caminar, ver tu programa de televisin favorito o darte un largo bao relajante, dedcate algo de tiempo. No consideres que esto es tiempo perdido. Recuerda que tomar cierto tiempo para recargar tu energa te permitir ser ms productivo y eficiente en otras tareas que debes completar. No permitas que la tecnologa sea una molestia en lugar de una ayuda. Si utilizas una Palm, hand-held u otro dispositivo de esta naturaleza, aprende a utilizarlo. Muchas veces cambiamos un equipo por otro ms nuevo y pasamos ms tiempo intentando comprender como funciona que terminando una tarea concreta que debemos realizar. Lo mismo sucede con los calendarios electrnicos y otras maravillas tecnolgicas. Muchas veces, el viejo papel y lpiz son la mejor opcin. Mantn tu bandeja de entrada del correo electrnico ordenada. Cuando lees un e-mail toma alguna decisin al respecto. Si es SPAM (correo no deseado), elimnalo. Si lo respondiste y no necesita ser archivado, elimnalo y si es importante archvalo. Pero no dejes que tus e-mails se acumulen en tu bandeja de entrada hasta que tienes cientos de ellos para procesar. Esto te tomar demasiado tiempo y puede ser una fuente de ansiedad el simple hecho de saber que tienes por delante un trabajo semejante. Aprende a utilizar los filtros anti-SPAM en tu correo electrnico. En esta poca la mayora de la gente dedica mucho tiempo a filtrar su e-mail para determinar qu es SPAM. Los filtros anti-SPAM pueden eliminar varios minutos por da que podrs dedicar a otras cosas. Mantn ms de una lista de tareas. En lugar de tener una sola, enorme lista, opta por armar un sistema de listas. De esta manera, tendrs todo ms y mejor organizado. Adems, claramente si tienes un

19.

20.

21.

22.

23.

24.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 6 de 20

OrganizarteMagazine.com

listado enorme de tareas por hacer, al leerlo instantneamente te sentirs abrumado. Los sistemas de listas subdivididas son una gran alternativa. Podrs genera listas por categoras: lista de cosas para hacer hoy, lista de proyectos generales, lista de temas delegados o que esperan respuestas de terceros, listas detalladas de acciones a realizar por proyecto, etc. 25. Distingue entre pequeos y grandes proyectos. Claramente, los grandes proyectos requieren muchas pequeas tareas a completar y los pequeos proyectos tal vez incluyan slo una accin. Mantn un control de las tareas asociadas a cada proyecto. Al desglosar los grandes proyectos en tareas ms pequeas y manejables vers ms explcitamente el progreso que vas logrando. Utiliza el mtodo ABC para priorizar. Puedes utilizar el mtodo en el cual los proyectos A son importantes porque contribuirn al xito en el largo plazo. Los proyectos B son importantes pero no urgentes y los proyectos C son los que sera bueno hacer cuando tengas tiempo. Siempre comienza con las actividades marcadas con A y desglsalas en otras acciones ms pequeas para poder terminarlas ms rpidamente. Luego pasa a las tareas o proyectos B y finalmente si tienes tiempo a las tareas marcadas con C. Mide las tareas de acuerdo a su urgencia e importancia. No ests seguro cmo priorizar todas las cosas que tienes que hacer? Mira cada tarea y determina cuan urgente y cuan importante es. Aunque algo sea importante, puede no ser urgente. Y, slo porque algo no es importante, no significa que no sea urgente (o que tenga alguna fecha particular de vencimiento). El lugar ms lgico para comenzar es por realizar las que son tanto urgentes como importantes. No permitas que las emociones negativas te impidan completar una tarea. Si te encuentras con que tus emociones te impiden completar una tarea, dedica algn tiempo a determinar las causas y busca formas de aliviar esos sentimientos para que puedas conseguir hacer lo que tienes que hacer. Escucha audio libros sobre superacin personal. Hay muchos y diferentes libros que estn actualmente disponibles en formato MP3. Los audio-libros son ideales para escuchar mientras te trasladas de un lugar a otro, incluso mientras sales a caminar o haces ejercicio. Busca aquellos que puedan brindarte consejos y tcnicas de administracin del tiempo. Aunque puedas no estar 100% del tiempo concentrado en escuchar, irs incorporando consejos que escuches ms atentamente en ciertos momentos. Organzate! Los estudios demuestran que la gente organizada toma menos tiempo buscando tems importantes y ms tiempo completando

26.

27.

28.

29.

30.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 7 de 20

OrganizarteMagazine.com

tareas. Cmprate elementos para archivar bien tus documentos y papeles. Todo tipo de contenedores de organizacin como bandejas, fuelles, carpetas, tarjeteros, etc. sern de gran utilidad. Puede ser un trabajo considerable realizar una primera gran organizacin general pero te sorprenders al ver el tiempo que ahorrars despus. 31. Aprende a identificar cosas que consumen tu tiempo. Algunas cosas a las que debes prestar atencin pueden ser: fracaso en planear de manera apropiada, reuniones no previstas ni agendazas, tareas administrativas bsicas que podras delegar, interrupciones de naturalezas varias (inclusive llamados telefnicos), etc. Una vez identificadas, podrs trabajar para evitarlas y mejorar mejor tu tiempo en el futuro. Define una agenda para cada reunin. Al definir los objetivos y temas a tratar en todas las reuniones, todos los involucrados tendrn bien claro que temas se discutirn y cual es el objetivo del encuentro. Inclusive en las reuniones en las que realices lluvias de ideas o sesiones de brainstorming, es mejor anunciar de antemano el tiempo que dedicarn y que todos estn de acuerdo con ello. Ciertas limitaciones generan reuniones ms productivas. Define un cronograma para los proyectos en equipo. Cuando tienes que supervisar un equipo de trabajo, es crtico que todos sepan cual es su rol y cuales sus responsabilidades para lograr completar el proyecto. De esta manera, dedicars ms tiempo a trabajar y menos tiempo a explicar lo que cada persona tendra que estar haciendo y cuando deben hacerlo. Un cronograma claro compartido por todo el equipo de trabajo permite que cada integrante vaya trabajando de manera independiente en sus reas de responsabilidad y logren completar el proyecto en tiempo y forma. Define tus objetivos y prioridades cada semana. Los objetivos y las prioridades cambian. Lo que hoy puede ser importante tal vez la semana prxima no lo sea. Por lo tanto, debes estar dispuesto a cambiar el foco de atencin ocasionalmente. Evaluar cada semana qu cosas son importantes te permitir ajustar las tareas que realizars y estars siempre enfocado en lo ms importante. Limpia tu escritorio. En el trabajo o en casa, el consumidor de tiempo nmero uno es un escritorio en el cual ms del 20% de su superficie se encuentra cubierta. Despeja tu escritorio y vers inmediatamente como mejora tu productividad. No postergues. Si ves que debes hacer algo, hazlo ahora en lugar de pasar mucho tiempo pensando sobre por qu hay que hacerlo o por qu no lo has hecho an. Seguramente, si eliminas ese tiempo dedicado a

32.

33.

34.

35.

36.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 8 de 20

OrganizarteMagazine.com

pensar al respecto, a re-programar tiempo para hacerlo, etc. podras tener la tarea completada y archivada. 37. Aprende a decir no. Si alguien te solicita que tomes alguna otra actividad que no puedes o no quieres hacer, simplemente utiliza la palabra no. Encontrars cierta dificultad al principio pero una vez que comiences a hacerlo vers los beneficios y rpidamente lo incorporars. Limita la cantidad de reuniones a las que asistes. Muchas veces, las reuniones nos hacen perder demasiado tiempo. Por lo tanto, haz cuanto est a tu alcance para reducir al mximo la cantidad de reuniones en las que participas. A veces, podrs delegar la asistencia en alguna otra persona o simplemente solicitar una minuta de la reunin (en particular si el tema en cuestin no es de suma importante para tus actividades). Define un objetivo de largo plazo. Un gran objetivo general te ayudar a desarrollar objetivos ms pequeos de corto plazo que sean ms fcilmente alcanzables. Tener en mente metas ms pequeas es muy importante para planificar tu da. Simplemente, desglosa un gran objetivo en tareas ms pequeas y manejables. Introduce metas relacionadas con la administracin del tiempo en tu agenda. Por ejemplo, incluye en tu lista de quehaceres que quieres 15 minutos al final de cada da para organizarte para el da siguiente. Al hacer de la administracin una prioridad encontrars que pronto se convierte ms en un hbito que una tarea. Finaliza cada da preparado para comenzar el siguiente. Al final de cada da laboral, asegrate de que tu escritorio est ordenado y que al menos, has comenzado la lista de tareas para el da siguiente. Esto har que tu maana sea ms tranquila y te permitir comenzar tan pronto como llegues. No pierdas tiempo al telfono. Las llamadas telefnicas son grandes desperdiciadoras de tiempo para muchas personas. Intenta minimizar este problema planificando las llamadas que debas hacer con tiempo y realizando varias llamadas seguidas en lugar de hacerlas distribuidas a travs del da. Intenta establecer un lmite de tiempo para cada llamada y cmplelo tanto como te sea posible. A menudo, permitir que la persona a quien llamars sepa de antemano que ser una llamada breve es lo nico que hace falta. Simplemente comienza diciendo Solo tengo unos minutos para hablar o Este es solo un llamado breve para decirte que. Determina los momentos del da en los que eres menos efectivo. Todos tienen momentos de baja actividad, es simplemente natural. Al reconocer cules son los tuyos puedes planear tu almuerzo y otros

38.

39.

40.

41.

42.

43.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 9 de 20

OrganizarteMagazine.com

momentos libres durante esos perodos menos eficientes. A menudo una pausa es todo lo que necesitas para despejar tu mente, para que puedas retomar una tarea con un mejor enfoque. 44. Minimiza el estrs quitando del medio las tareas pequeas. El estrs habitualmente surge de la lista de tareas que an tienes pendientes y no de las cosas que ya has completado. Minimiza el estrs realizando las tareas ms pequeas o simples de tu lista. Una vez que tengas un flujo de tareas estars preparado para enfrentar cuestiones mayores y ms complejas. Deja de perder el tiempo buscando cosas. Mucha gente desperdicia innecesariamente el tiempo, cada da, buscando cosas. Al organizar mejor tu hogar o lugar de trabajo sabrs exactamente dnde estn las cosas en lugar de tener que buscarlas. Esto liberar ms tiempo para trabajar en las cosas que deben hacerse. Ciertamente, organizarse lleva un tiempo al principio pero una vez que te acostumbres a este hbito, tu vida ser ms fcil. Mantn un archivero organizado. Al menos una vez al mes, revisa tus archiveros para asegurarte que tus archivos estn organizados de la manera ms eficiente para con tus hbitos y que contienen informacin til y completa. Elimina viejo papeleo y cosas que ya no tienen utilidad. Esto simplificar y acelerar el hallar lo que necesites cuando lo necesites en lugar de tener que descifrar archivos irrelevantes y papeleo intil. Organiza tu papeleo. Si encuentras que tus carpetas de archive estn explotando de papeles, es hora de implementar una nueva estrategia de archivo. Intenta utilizar cdigos de colores para que sean fciles de encontrar. O inicia subcarpetas. Simplemente utiliza un archivero con divisores ms grandes para contener subcarpetas de modo de mantener todo junto. Mantener tu papeleo organizado reducir la cantidad de tiempo que gastes buscando cosas especficas. Pregntate a ti mismo es esta una forma eficiente de usar mi tiempo? Hacer esto puede recordarte que hay otras prioridades a las que deberas atender en lugar de lo que ests haciendo actualmente. Establece agendas realistas para completar proyectos. Cuando trabajes con una agenda, intenta identificar tempranamente donde puede haber problemas. Agregar algo de tiempo es una buena idea cuando puedes anticipar algn problema. Si todo sale bien, terminars antes de tiempo. Si hay algn problema, estars mejor preparado para resolverlo y an as terminar a tiempo. Se proactivo con tu planeamiento. Tienes tendencia a dejar todo para ltimo minuto? No eres el nico! Pero recuerda que cuanto antes

45.

46.

47.

48.

49.

50.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 10 de 20

OrganizarteMagazine.com

planees hacer las cosas, mejor estars. Si eres proactivo acerca de hacer que las tareas sean prioritarias con un par de das de antelacin a la fecha en que deben ser completadas, sers ms eficiente y tendrs menos stress. 51. Elimina distracciones para poder concentrarte. Si eres el tipo de persona que se distrae fcilmente por el entorno, considera hallar un lugar tranquilo para trabajar, de modo que puedas utilizar tu tiempo ms efectivamente. Quizs tambin quieras intentar usar auriculares, estos minimizarn distracciones tales como sonido de fondo, televisin o telfono. Mantn una lista en orden cronolgico para saber lo siguiente que viene. Cuando te sea posible, mantn un listado semanal de reuniones, juntas y obligaciones sociales en orden cronolgico. Una buen software de agenda o incluso un programa de planillas de datos puede ayudarte a organizar y re-ordenar tu lista como sea necesario. Hacer esto te ayudar a siempre saber que es lo prximo y as poder planear tu agenda de acuerdo a ello. Si hay una fiesta de cumpleaos el sbado, lo sabrs de un vistazo y podrs recordar comprar un regalo la prxima vez que ests en la calle en lugar de esperar hasta ltimo minuto. Desglosa tareas grandes en varias pequeas y ms manejables. Las grandes tareas son agobiantes; por lo tanto es una buena idea el desglosarlas en partes ms manejables, que puedan hacerse de a poco, en lugar de todo junto. Este es un gran consejo, en especial para aquellos que tienden a dilatar las cosas. Recompnsate por tus logros. No hay nada ms alentador que recibir un premio por alcanzar una meta, an cuando t eres quien provee la recompensa! Por ejemplo, luego de terminar de limpiar tu armario, toma un descanso para ver tu programa favorito. O si te atienes a tus metas de administracin de tiempo por una semana, reglate ese par de zapatos que has estado deseando. Si tienes algo por lo cual esforzarte, ser un incentivo extra para hacer las cosas. Utiliza la regla de los 90 segundos. Utilizando la regla de los 90 segundos te acostumbraras a perder no ms de 90 segundos en decidir si retener o no alguna pieza de papeleo, solucionar un problema, prevenir un potencial problema o hacer una decisin a corto plazo. Esto logra que pequeas tareas que surgen inesperadamente sean quitadas de en medio en lugar de acumularse hasta ser una enorme tarea. Crea un plan para manejar las tareas de tu casa. Permites que las tareas de la casa se apilen hasta convertirse en un enorme trabajo? Un da completo de limpieza es agobiante y mucha gente tiende a permitir que pasen algunas semanas, porque no pueden decidir por donde

52.

53.

54.

55.

56.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 11 de 20

OrganizarteMagazine.com

comenzar. En lugar de eso, crate un hbito de hacer 2 o 3 tareas pequeas cada da. Los 15 minutos aproximados que demores en hacerlo te ahorraran, a la larga, incontables horas. 57. Intenta este mtodo para organizar tu tiempo. La prxima vez que ests planificando tu da, toma un cuadrado de papel y divdelo en cuatro cuadrados ms pequeos. El de arriba a la izquierda es para cosas importantes y urgentes. El de la derecha es para cosas no tan importantes, pero s urgentes. El inferior izquierdo es para las cosas importantes pero no urgentes y el de la derecha es para cosas que no son importantes ni urgentes. Recupera algo de tu tiempo. Si siempre te quedas corto con el tiempo, puede ser una buena idea contratar a alguien que te ayude con cosas como las de la casa, el jardn, las compras o incluso dar una mano en la oficina. Esto liberar algo de tu tiempo para tareas ms importantes en tu lista de cosas para hacer. O darte un merecido descanso! Solo chequea tu contestador una vez al da. Cuntas veces al da revisas tu correo de voz? Determina en qu punto de cada da sera ms efectivo chequear los mensajes e intenta hacerlo solo una vez al da. Y cuando lo revises, responde a los llamados recibidos, en lugar de dejar que se amontonen. Este simple cambio puede, potencialmente, ahorrarte 10 o 15 minutos por da. No permites interrupciones que te saquen de curso. Si recibes un llamado en un momento muy ocupado, pregunta si puedes devolver el llamado en otro momento, cuando termines con la tarea que ests realizando. Toma nota y recuerda realizar ese llamado cuando dijiste que lo haras. Haz que el control de gastos sea rpido y sencillo. Algo que puedes hacer para simplificar el control de gastos es elegir un momento de la semana para vaciar tu billetera de las boletas semanales. En ese momento, archvalos apropiadamente. No solo te ahorrars el tiempo de vaciar una billetera que explota de papeles, sino que a la hora de revisar tus impuestos tendrs todo lo necesario en un solo lugar. Ten cuidado de no pasar por alto tareas importantes por falta de tiempo. Si decides eliminar tareas de tu rutina, asegrate de no eliminar tareas importantes como el balance de tu chequera o la comparacin de tus recibos con tu resumen de tarjeta de crdito. Estas tareas son, a menudo pasadas por alto en pos del ahorro de tiempo, pero a la larga pueden costarte mucho dinero. Prepara por la noche, lo que hars en la maana. Si te encuentras perdiendo mucho tiempo en buscar las llaves del auto, la billetera y

58.

59.

60.

61.

62.

63.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 12 de 20

OrganizarteMagazine.com

otros esenciales, es una buena idea el desarrollar el hbito de poner tus cosas juntas en un mismo lugar, siempre el MISMO lugar, cada noche antes de acostarte. En la maana cuando ests apurado ser la diferencia entre comenzar el da bien o con un dolor de cabeza! 64. Programa tu alarma 15 minutos ms temprano para darte ms tiempo en la maana. Esto te dar tiempo para desayunar, si habitualmente te lo salteas. Tambin te dar tiempo para sentarte y priorizar las tareas de tu lista del da. Identifica una lista de las tres prioridades ms altas de tu lista para el da. Coloca esas tres al principio de la lista. Has todo lo posible para finalizar esas tres tareas cada da, y descubrirs que en realidad ests logrando hacer ms cosas, ya que sentirs que ests logrando muchsimo, simplemente al finalizar esas tres tareas ms importantes. Elije tus pasatiempos cuidadosamente. Los pasatiempos son importantes; igualmente en la mayora de los casos, requieren un compromiso. Si ests pensando en comenzar un nuevo pasatiempo, determina uno o dos de tus pasatiempos que ya no te interesen. Considera abandonarlos para tener ms tiempo que dedicar al nuevo. Consolida tus elementos tecnolgicos. Tienes un celular? Una Palm? Una laptop? Ests DEMASIADO conectado? Intenta consolidar tu informacin en un solo equipo que puedas llevar contigo y perder menos tiempo tratando de sincronizar toda tu informacin de un equipo a otro. Crea listados de tareas complicadas que realices frecuentemente. Por ejemplo, si frecuentemente viajas por trabajo o placer, mantn un listado a mano con las cosas que debes hacer antes de irte. Si tienes tarjetas de identificacin que debes tener contigo, gurdalas todas juntas y en un lugar especfico. Incluye en tu lista recordatorios para retener tu correo, detener la entrega de papeleos e incluso llamar a los vecinos para informarles que no estars y por cunto tiempo. Consigue un contestador automtico. Las llamadas te distraen permanentemente de lo que ests haciendo? Un contestador automtico puede ser una inversin que valga la pena para no ser interrumpido en tus comidas, y para que puedas evitar las interrupciones constantes en tu tiempo. Crea una lista de accin. Si frecuentemente vas a reuniones, conferencias u otras actividades donde tomes notas y colectes informacin, planea inmediatamente revisar esa documentacin y arma una lista de acciones que tomars en respuesta a la reciente actividad.

65.

66.

67.

68.

69.

70.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 13 de 20

OrganizarteMagazine.com

Revisa documentos, volantes y papeleo recibido y guarda solo lo importante. 71. Intenta consolidar tareas lo ms posible. Por ejemplo, a menos que sea una emergencia, no vayas a la ferretera por un solo artculo. Lo mismo se aplica al correo, la librera, el mercado y la tintorera. Todos pasamos por momentos en los que debemos ir a algn lado por un solo motivo, pero puedes ahorrar mucho tiempo juntando varias diligencias por salida. Simplemente arma una lista de todo lo que falta hacer, para no olvidar nada. Revisa tus e-mails a horarios especficos del da. Determina algunos horarios especficos, por ejemplo a primera hora de la maana, luego del almuerzo y justo antes de terminar el da, para revisar tus emails laborales. Intenta evitar revisar e-mails personales ms de una vez al da y respndelos inmediatamente de ser posible. No solo tendrs menos correo para revisar luego sino que adems evitars olvidar responder algn mensaje importante. Cuando enves un e-mail, siempre utiliza un asunto apropiado. La mayora de las personas simplemente presionan el botn de responder cuando contestan a un e-mail, pero hacer eso puede dificultar el hallarlo luego. Especialmente si varios mensajes van y vienen! En lugar de ello, incluye un asunto apropiado para que sepas qu contiene ese mensaje. No te permitas dilatar. Todos eventualmente dilatamos lo que debemos hacer para evitar tareas que no disfrutamos, pero cuando tienes algo que simplemente no puede esperar, solo hazlo. En principio, te lo quitas de tu lista de tareas pendientes y por otro lado, no perders tiempo innecesariamente pensando en lo que deberas estar haciendo. Registra tareas pendientes en tu agenda. Estos son temas que no sucedern hasta ms adelante, o hasta que alguien ms haga algo especfico. Marca estos temas en tu agenda para recordar revisar el progreso del mismo o para incluir la tarea en una futura lista de cosas para hacer. No te asignes demasiado tiempo para completar las tareas. Hay un viejo dicho que indica que cualquier tarea o proyecto puede extenderse hasta tomar el tiempo que has dedicado a completarlo. Esto es una absoluta verdad. Un buen plan es reducir el tiempo que le asignas a una tarea especfica, hasta que determines la cantidad justa de tiempo. A veces, esto puede no salir tal como esperamos pero en la mayora de los casos hallars algo de tiempo extra en tu agenda como resultado.

72.

73.

74.

75.

76.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 14 de 20

OrganizarteMagazine.com

77.

Intenta quitar el tem ms odiado de tu lista lo ms temprano posible cada da. De esta manera no pasars el da tratando de evitar hacerlo y pensando en el. Y podrs tachar uno de los tems de tu lista, cosa que todos disfrutamos. Planifica tus llamados telefnicos de modo que localices a las personas en sus oficinas. Estudios han demostrado que la mayora de las personas estn en sus oficinas entre las 8:30 a.m. y las 11:30 a.m. Por lo tanto, intenta planificar tiempo para llamadas telefnicas durante la maana cuando ms probablemente hallars al destinatario. De lo contrario tendrs que dejar mensaje y cuando ellos respondan es probable que te distraigan de alguna otra tarea importante. O acabarn dejndose mensajes uno al otro durante das! Revisa tus mensajes a diario cuando no ests en la oficina. Cuando ests fuera de la oficina, o de vacaciones, revisa tu correo de voz y/o e-mail al menos una vez al da. Esto te ahorrar gran cantidad de tiempo cuando regreses a la oficina o tu casa. Ten los nmeros de telfono a mano. Ten una pequea agenda con tus nmeros importantes siempre contigo. O inclyelos en tu celular si lo prefieres. De esta forma, cuando debas realizar un llamado importante no necesitars perder tiempo tratando de encontrar el nmero, o llamando a otros para solicitarlos. Siempre lleva un anotador en tu bolso, auto o bolsillo. De esta manera, cuando se te ocurre algo que debes hacer o algo que quieres o necesitas recordar, podrs escribirlo y tenerlo siempre a mano. Elimina los asientos extra en tu oficina o lugar de trabajo. Esto ayudar a minimizar las interrupciones, y si eres interrumpido debers ponerte de pie para hablar con quien haya entrado. Esto har que permanezcan de pie y minimizar el tiempo de la interrupcin. No dejes mensajes. Si realizas un llamado y el destinatario no se encuentra, intenta preguntar cuando ser un mejor momento para volver a llamar en lugar de dejar un mensaje para que devuelvan el llamado. Esto es mejor que tener a alguien llamando en un mal momento para ti, y es muy fcil poner un recordatorio en tu agenda para llamar en otro momento. De ser posible, trata de llegar al trabajo antes que los dems o quedarte hasta ms tarde. Esto te dar ms tiempo de tranquilidad en el que puedas completar tu trabajo. Y difcilmente seas interrumpido por compaeros o llamados telefnicos durante el horario extendido. Utiliza un sistema para tener el control de lo que hay que hacer. Intenta mantener una ficha por da, ubicando la fecha en la esquina

78.

79.

80.

81.

82.

83.

84.

85.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 15 de 20

OrganizarteMagazine.com

superior derecha antes de escribir cualquier otra cosa en la ficha. En esta ficha, registra las primeras tres cosas que deben hacerse durante el da, y si queda espacio registra que ms hiciste durante ese da. Luego, archiva la ficha en un fichero al final del da. Esta es una excelente forma de recordar lo que debes hacer y lo que ya has hecho cualquier da. 86. Ocasionalmente toma tiempo para rever tus notas, y para revisar su prioridad. Esto te permitir recordar hacia donde te ests dirigiendo, y ver si realmente ests progresando hacia tus metas. Puede que tambin descubras que tus prioridades han cambiado con el tiempo, y que necesitas asignar alguna nuevas metas. Al hacer esto podrs mantener tu enfoque en las tareas ms importantes. Dedica quince minutos al planeamiento antes de acostarte. Solo lleva quince minutos de planeamiento en la noche antes de acostarte para reducir significativamente el planeamiento que necesitars realizar a la maana siguiente. Date el tiempo necesario para priorizar, y para determinar qu debers tener a mano para el da siguiente. Probablemente notes que antes de acostarte ests ms tranquilo y te es ms fcil enfocarte en planear que lo que ests en la maana cuando ests preocupado por comenzar tu da. No crees un sistema elaborado muy difcil de seguir. Cuntos ms obstculos debas atravesar para que tu sistema de administracin del tiempo funcione, ms tiempo te consumir. En lugar de eso, concntrate en un sistema simple que funcione para ti. Si eso es una lista diaria de tareas escrita en lpiz y papel entonces eso es lo que debers usar. La clave es hallar que es ms efectivo para mantenerte encaminado y continuamente usando el sistema hasta convertirlo en un hbito... Haz una lista de tus metas ms importantes. Sintate y decide cuales son realmente las cosas ms importantes para ti. Criar nios saludables? Trabajar hacia un ascenso? Ayudar a otros? Entonces evala cada tarea contra esa lista de metas. Si una tarea no te acerca a una de tus metas, elimnala o gurdala para un da lluvioso cuando tengas tiempo extra. Seguro que el bao necesitas pintura, pero no es una prioridad si tienes tan poco tiempo que comes comida rpida cada noche. Combina actividades. Siempre que te sea posible, completa dos actividades al mismo tiempo. Si viajas al trabajo, pasa ese tiempo oyendo sesiones de entrenamiento grabadas. Mientras esperas que tus nios terminen la clase de natacin completa tu lista de tareas. O paga tus cuentas mientras miras tu programa favorito de televisin. Al combinar estas tareas haces ms en menor tiempo!

87.

88.

89.

90.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 16 de 20

OrganizarteMagazine.com

91.

Hazlo ahora. Seguramente has escuchado el viejo dicho Por qu hacer hoy lo que puedes dejar para maana?. Si esto te recuerda a ti entonces ponte como meta el hacer las cosas AHORA en lugar de postergarlas. Si ests hablando con alguien y te dicen Llmame en la semana y lo hablamos responde dicindoles Hagmoslo ahora y ahorrmonos otro llamado. Hacer esto te evitar desperdiciar tiempo innecesariamente en hacer distintos llamados. De otra forma una tarea que debera tomar solo un par de minutos terminar tomando un cuarto de hora. Estate atento a las cosas que ests hacienda una y otra vez. Por ejemplo, Siempre te detienes a buscar un mismo nmero de telfono en tu agenda? Escrbelo en el interior de la tapa. Ests constantemente buscando tus llaves? Pon una percha junto a la puerta. Al eliminar estos grandes ladrones de tiempo te creas ms tiempo en tu agenda para lograr completar tareas ms importantes. Baja la velocidad. No sientas que debes estar siempre corriendo para hacer las cosas. Ser productivo no significa ir rpido. La clave es utilizar tu tiempo sabiamente para completar las tareas ms importantes. Si debes correr como un luntico para hacer las cosas entonces necesitas priorizar y enfocarte solo en algunas pocas cosas cada da. Al hacer las cosas ms importantes primero sentirs menos necesidad de apresurarte. Completa la tarea que menos te agrade, primero. En casi toda lista de tareas hay algo que no quieres hacer. En lugar de empujarlo hacia el final de la lista y gastar tiempo y energa preocupando por ello simplemente hazlo! Te sentirs fantstico una vez que lo hayas quitado de en medio y todo lo dems parecer fcil en comparacin. No seas demasiado localizable. Telfonos celulares, Palms, correo electrnico parece no haber fin a la tecnologa que supone facilitar nuestras vidas. En realidad tienden a hacer ms eclctica la vida. Te suena esto familiar? Tienes todas tus diligencias planeadas y a medio camino recibes una llamada en tu celular de alguien pidiendo que pares y busques otra cosa. Todo tu plan debe ser re-organizado. Es til para la persona que se liber de hacer esa tarea pero no lo es tanto para ti! Cuando tengas tareas importantes para completar deja tu celular y tu Palm en casa. Deja tiempo en tu agenda para eventos imprevistos. Nunca es Buena idea llenar tu da por completo. Nunca sabes que emergencia u oportunidad aparecer que requiera tu atencin. Deja un poquito de lugar para estas cosas y as no se convertirn en una causa de estrs. Halla la forma de dedicar ms tiempo a tus tareas de mayor importancia. La mayora de las personas solo dedica una cuarta parte

92.

93.

94.

95.

96.

97.

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 17 de 20

OrganizarteMagazine.com

de su tiempo en las tareas que consideran de mayor importancia. Toma el tiempo de monitorear cunto es lo que le dedicas a las tareas ms importantes. Luego busca formas de mejorar esto a un tercio o incluso a la mitad de tu tiempo. Sers significativamente ms productivo. 98. Realiza algunas cosas antes de abrir tu e-mail. Para la mayora de las personas, el e-mail es un gran ladrn de tiempo. Y usualmente agrega tems a tu lista de tareas. As que, en vez de revisar tu e-mail a primera hora de la maana, comienza el da completando algunas tareas. Utiliza el mtodo de comunicacin ms eficiente. A menos que puedas tipear varios cientos de palabras por minutos, el e-mail no es un mtodo de comunicacin tan eficiente. Si necesitas discutir algo con alguien llmalo o hblale cara a cara. Habitualmente puedes lograr en pocos minutos lo que tomara das de e-mails yendo y viniendo.

99.

100. Enfcate en una tarea a la vez. Seguro que puedes manejar varias tareas al mismo tiempo, pero la realidad es que nunca sers tan productivo como puedes si ests tratando de hacer ms de una cosa por vez. Enfcate en la tarea que tienes entre manos y compltala antes de comenzar otra. 101. Aplica estos consejos durante 21 das. Recuerda que toma slo 21 das que algo se transforme en un hbito. Son tan slo tres semanas de dedicacin y atencin a las rutinas de administracin del tiempo para que estas acciones se conviertan en hbitos. Luego, simplemente las realizars naturalmente y sin esfuerzo. Hars ms, con menos estrs!

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 18 de 20

OrganizarteMagazine.com

AUTORIZADO PARA DISTRIBUCIN GRATUITA A SUSCRIPTORES

OrganizarteMagazine.com es un portal de artculos y recursos tiles relacionados con la organizacin y la productividad. El objetivo del portal es presentar ideas, consejos, productos, tcticas y recursos tiles que colaboren en la creacin de una vida ms organizada, productiva y plena. Organizarte Magazine se presenta como el portal de referencia en materia de organizacin y productividad, tanto personal como laboral. Vistanos en:

www.OrganizarteMagazine.com
Estamos en las Redes Sociales, summate a nuestra comunidad!:
Facebook.com/organizartemagazine Twitter.com/organizartemag YouTube.com/organizartemagazine

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 19 de 20

OrganizarteMagazine.com

E-BOOK EDITADO Y TRADUCIDO POR

VIRTUAL ASSISTANCE ARGENTINA

www.vaargentina.com Virtual Assistance Argentina - est dirigida por Victoria Miles, Asistente Virtual Certificada. Su trayectoria incluye ms de 15 aos de experiencia como Asistente Ejecutiva en multinacionales de primer nivel, realizando tambin la coordinacin de las comunicaciones institucionales y la organizacin de eventos comerciales y corporativos. Virtual Assistance Argentina brinda servicios de asistencia virtual especializada en actividades de marketing en Internet a profesionales independientes, consultores, emprendedores y PyMES que necesitan asistencia profesional para llevar adelante sus actividades de marketing online y en los medios sociales Ofrecemos soluciones para la implementacin, gestin y optimizacin de su presencia en Redes y Medios Sociales:
Estrategia en Medios y Redes Sociales: relevamiento, evaluacin, anlisis, recomendacin y desarrollo de la estrategia de marketing en los medios y redes sociales. Plan de Accin en Medios y Redes Sociales: desarrollo detallado de planes de accin para actividades de marketing en medios y redes sociales. Presencia en Medios y Redes Sociales: creacin y optimizacin de perfiles en las principales redes y medios sociales optimizando la presencia para causar mayor exposicin y el mximo impacto frente a su pblico objetivo. Creacin de Comunidades Virtuales: diseo, desarrollo e implementacin de comunidades virtuales privadas. Gestin de Comunidades Virtuales: asistencia y soporte para la gestin, administracin y el mantenimiento de comunidades virtuales.

QUE NOS DIFERENCIA Nuestro servicio hacemos lo que nos gusta, con compromiso y con dedicacin, para que nuestros clientes sean exitosos! Nuestra experiencia contamos con ms de 15 aos de desempeo como asistentes ejecutivas de primer nivel. Nuestra reputacin tenemos una trayectoria que avala nuestros principios de tica y de confidencialidad. Vistenos en: www.vaargentina.com

Copyright 2008-2011 Todos Los Derechos Reservados . Pgina 20 de 20

OrganizarteMagazine.com