Introduccin: Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa

o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado p or las personas que utilizan el sistema. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamient o, procesamiento y salida de informacin. Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin tom a los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser man uales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma direct a por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automt icas. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, la s cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capac idades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas arch ivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, l os discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectu ar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clcul os pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien c on datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la trans formacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de dec isiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones ge nere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de res ultados o un balance general de un ao base. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para s acar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpi cas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz , los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la sal ida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Inf ormacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automtica de salid a con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movim ientos procesales de los clientes. A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistem a de Informacin de Control de Clientes: Actividades que realiza un Sistema de Informacin: Entradas: Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc. Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc.

Facturas (interfase automtico). Pagos, depuraciones, etc. Proceso: Clculo de antigedad de saldos. Clculo de intereses moratorios. Clculo del saldo de un cliente. Almacenamiento: Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catlogo de clientes. Facturas. Salidas: Reporte de pagos. Estados de cuenta. Plizas contables (interfase automtica) Consultas de saldos en pantalla de una terminal. Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden observa r en el diseo conceptual ilustrado en la en la figura 1.2. Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos de ntro de las organizaciones: Automatizacin de procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso. Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dent ro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya q ue su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobr os, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma d e Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Sop orte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer t ipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sist emas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de l ograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. Los tipos y usos de los Sistemas de Informacin se muestran en la figura 1.3.

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistem as de Informacin. Sistemas Transaccionales. Sus principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a q ue automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en la s organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organiz acin. Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visib

les y palpables. Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales caractersticas de estos son: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms rel evantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin . La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta adm inistracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrad a, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos duran te su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el de sarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proye cto de inversin. Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de d ecisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de C ompra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Si stema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo product o al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de mate riales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negoci os, modelos de inventarios, etc. Sistemas Estratgicos. Sus principales caractersticas son: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni propo rcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto n o pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a par tir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto , los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ej emplo, el uso de cajeros automticos en los bancos en un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo deci de abrir sus puerta al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel sim ilar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en inn ovando o creando productos y procesos. Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sist ema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el d esperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporci one todo tipo de informacin; como situacin de crditos, embarques, tiempos de entreg a, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Infor macin Estratgico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la em presa. Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est e nfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. Evolucin de los Sistemas de Informacin

De la seccin anterior se desprende la evolucin que tienen los Sistemas de Informac in en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistem as Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por ltimo, se desarrollan los Sistemas Estratgicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. En la dcada de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Esc uela de Negocios de Harvard, desarroll una teora que impact el proceso de planeacin de los recursos y las actividades de la informtica. Segn Nolan, la funcin de la Informtica en las organizaciones evoluciona a travs de c iertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuacin: Comienza con la adquisicin de la primera computadora y normalmente se justifica p or el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. Las aplicaciones tpicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales c omo nminas o contabilidad. El pequeo Departamento de Sistemas depende en la mayora de los casos del rea de con tabilidad. El tipo de administracin empleada es escaso y la funcin de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparacin formal en el rea de comp utacin. El personal que labora en este pequeo departamento consta a lo sumo de un operado r y/o un programador. Este ltimo podr estar bajo el rgimen de honorarios, o bien, p uede recibirse el soporte de algn fabricante local de programas de aplicacin. En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del per sonal y usuario (ciberfobia) que estn involucrados en los primeros sistemas que s e desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obr a. Esta etapa termina con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin. Ca be recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en l as que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa. Etapa de contagio o expansin. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnostic ar rpido que una empresa se encuentra en esta etapa son: Se inicia con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin en la organi zacin. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transform a en el paradigma o persona que se habr que imitar. Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de l os Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como f acturacin, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, et c. El pequeo departamento es promovido a una categora superior, donde depende de la G erencia Administrativa o Contralora. El tipo de administracin empleado est orientado hacia la venta de aplicaciones a t odos los usuarios de la organizacin; en este punto suele contratarse a un especia lista de la funcin con preparacin acadmica en el rea de sistemas. Se inicia la contratacin de personal especializado y nacen puestos tales como ana lista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarr ollo, jefe de soporte tcnico, etc. Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automticas entre ellas, de t al forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritacin de los usuarios. Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo qu e marca la pauta para iniciar la racionalizacin en el uso de los recursos computa cionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solucin marcan el paso a la siguiente etapa. Etapa de control o formalizacin. Para identificar a una empresa que transita por

esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos: Esta etapa de evolucin de la Informtica dentro de las empresas se inicia con la ne cesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a travs de las tcnicas de presupuestacin base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantacin de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta). Las aplicaciones estn orientadas a facilitar el control de las operaciones del ne gocio para hacerlas ms eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fon dos, control de rdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc. El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posicin gerencial , dependiendo del organigrama de la Direccin de Administracin o Finanzas. El tipo de administracin empleado dentro del rea de Informtica se orienta al contro l administrativo y a la justificacin econmica de las aplicaciones a desarrollar. N ace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo d e nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar emp ieza a crecer. En esta etapa se inician el desarrollo y la implantacin de estndares de trabajo de ntro del departamento, tales como: estndares de documentacin, control de proyectos , desarrollo y diseo de sistemas, auditora de sistemas y programacin. Se integra a la organizacin del departamento de sistemas, personal con habilidade s administrativas y preparado tcnicamente. Se inicia el desarrollo de interfases automticas entre los diferentes sistemas. Etapa de integracin. Las caractersticas de esta etapa son las siguientes: La integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de l a centralizacin del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrat iva. Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generacin, hicieron posible la integracin. En esta etapa surge la primera hoja electrnica de clculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayud mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuest as de sistemas fueran cumplidas. El costo del equipo y del software disminuy por lo cual estuvo al alcance de ms us uarios. En forma paralela a los cambios tecnolgicos, cambi el rol del usuario y del depart amento de Sistemas de Informacin. El departamento de sistemas evolucion hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sist emas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organizacin. Etapa de administracin de datos. Entre las caractersticas que destacan en esta eta pa estn las siguientes: El departamento de Sistemas de Informacin reconoce que la informacin es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en fo rma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que l os usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. El usuario de la informacin adquiere la responsabilidad de la integridad de la mi sma y debe manejar niveles de acceso diferentes. Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes: Al llegar a esta etapa, la Informtica dentro de la organizacin se encuentra defini da como una funcin bsica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (direc cin). Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Compu tadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Sop

orte a las Decisiones, Sistemas Estratgicos y, en general, aplicaciones que propo rcionan informacin para las decisiones de alta administracin y aplicaciones de carc ter estratgico. En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnologa de base de datos y se logra la integracin de redes de comunicaciones con terminales en luga res remotos, a travs del uso de recursos computacionales.