Controlar los formatos de entrada de datos con mscaras de entrada

Cuando varias personas escriben datos en la base de datos, puede definir el modo en que los usuarios deben escribir los datos en campos especficos para ayudar a mantener la coherencia y para que la base de datos sea ms fcil de administrar. Por ejemplo, puede establecer una mscara de entrada para un formulario de modo que los usuarios solo puedan escribir los nmeros de telfono en el formato usado en Suecia o las direcciones en el formato usado en Francia. Puede establecer un formato especfico para la mscara de entrada y seleccionar otro formato para que los mismos datos se muestren de una manera diferente. En este artculo, encontrar ms informacin acerca de las mscaras de entrada, cundo usarlas y cmo crearlas.

Acerca de las mscaras de entrada

Comenzaremos por dnde y cundo puede resultar conveniente usar mscaras de entrada. Puede agregar mscaras de entrada a campos de tabla, consultas y controles de informe y formulario. Por ejemplo, se puede agregar una mscara de entrada a un campo de tipo Fecha y hora de una tabla, o bien, a un control de cuadro de texto en un formulario que se enlaza a un campo de tipo Fecha y hora. Se pueden agregar, asimismo, a los controles de formulario, como cuadros de texto, enlazados a campos de tabla con esos tipos de datos. Las mscaras de entrada proporcionan un formato establecido para la entrada de datos en un campo mediante el uso de caracteres y smbolos. Al aplicar una mscara de entrada a un campo, las personas que escriban datos en ese campo debern seguir el patrn especfico definido por la mscara de entrada. Por ejemplo, si el usuario de la base de datos escribe un nmero de telfono sin el cdigo de rea, en esta mscara en particular, (___) 555-0187 ext. ___, el usuario no podr guardar los datos hasta que agregue el cdigo de rea. El comportamiento exacto depende de cmo el diseador de la base de datos haya configurado la mscara de entrada. Las mscaras de entrada proporcionan una amplia validacin de datos e impiden que los usuarios escriban datos no vlidos (como un nmero de telfono en un campo de fecha). Adems, pueden ayudar a asegurar que los usuarios escriban los datos de manera coherente, para que resulte ms fcil buscar datos y mantener la base de datos. Recuerde que las mscaras de entrada se definen de modo que controlen el formato en que se escriben los datos en la base de datos, pero puede aplicar otro formato a los mismos datos para

cambiar el modo en que estos se muestran. Por ejemplo, la mscara de entrada puede definir el formato de las fechas como AAAA.MM.DD, pero la fecha aparece como DD-MM-AAAA.

Las tres secciones de una mscara de entrada

Las mscaras de entrada estn compuestas de una seccin obligatoria y dos secciones opcionales, y cada una de ellas se separa con punto y coma. El propsito de cada seccin es el siguiente: La primera seccin es obligatoria. Incluye los caracteres o la cadena (serie de caracteres) de mscara junto con marcadores de posicin y datos literales, como parntesis, puntos y guiones. La segunda seccin es opcional y hace referencia a los caracteres de mscara incrustados y al modo en que se almacenan dentro del campo. Si la segunda seccin se establece en 0, los caracteres se almacenan con los datos; si se establece en 1, los caracteres solo se muestran, pero no se almacenan. Si la segunda seccin se establece en 1, puede ahorrarse espacio de almacenamiento en la base de datos. La tercera seccin tambin es opcional e indica un solo carcter o espacio que se usa como marcador de posicin. De forma predeterminada, Access usa el carcter de subrayado (_). Si desea usar otro carcter, escrbalo en la tercera seccin de la mscara. Por ejemplo, esta es una mscara de entrada para nmeros de telfono con formato de EE.UU.: (999) 000-000;0;-: La mscara usa dos caracteres de marcador de posicin: 9 y 0. El 9 indica un dgito opcional (que hace que sea opcional escribir el cdigo de rea) y el 0 indica un dgito obligatorio. El 0 de la segunda seccin de la mscara de entrada indica que los caracteres de mscara se almacenarn con los datos. La tercera seccin de la mscara de entrada especifica que se debe usar un guin (-) en vez del carcter de subrayado (_) como carcter de marcador de posicin.

Caracteres que definen mscaras de entrada

En la siguiente lista, se enumeran los caracteres literales y marcadores de posicin de una mscara de entrada y se explica cmo sta controla la entrada de datos: CARCTER EXPLICACIN

El usuario debe escribir un dgito (0 a 9).

El usuario puede escribir un dgito (0 a 9).

El usuario puede escribir un dgito, espacio, signo ms o menos. Si se omite, Access

escribe un espacio en blanco.

El usuario debe escribir una letra.

El usuario puede escribir una letra.

El usuario debe escribir una letra o un dgito.

El usuario puede escribir una letra o un dgito.

&

El usuario debe escribir un carcter o un espacio.

El usuario puede escribir caracteres o espacios.

.,:;-/

Marcadores de posicin de decimales y millares, separadores de fecha y hora. El carcter que seleccione depender de la configuracin regional de Microsoft Windows.

>

Convierte todos los caracteres que le siguen a mayscula.

<

Convierte todos los caracteres que le siguen a minscula.

Hace que la mscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda.

Los caracteres que le siguen inmediatamente se mostrarn literalmente.

""

Los caracteres que estn entre comillas dobles se mostrarn literalmente.

Crear una mscara de entrada

Puede agregar mscaras de entrada rpidamente mediante el Asistente para mscaras de entrada o especificar las mscaras manualmente al escribir mscaras personalizadas en el valor de la propiedad del campo Mscara de entrada.

Agregar mscaras de entrada mediante el Asistente para mscaras de entrada

En esta seccin, se describe cmo agregar una mscara de entrada predefinida a un campo de tabla, una consulta o un control de informe o formulario mediante el Asistente para mscaras de entrada. Agregar una mscara de entrada a un campo de tabla Las mscaras de entrada se pueden usar con los campos cuyos tipos de datos estn establecidos en Texto, Nmero (excepto Id. de rplica), Moneda y Fecha y hora.
NOTA

Si usa una mscara de entrada para un campo de tipo Fecha y hora, el control Selector de

fecha no estar disponible para ese campo. 1. 2. 3. 4. 5. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Haga clic en el campo donde desee agregar la mscara de entrada. En Propiedades de campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedad Mscara de entrada. Haga clic en el botn Generar para iniciar el Asistente para mscaras de entrada.

En la lista de mscaras de entrada, seleccione el tipo de mscara que desea agregar.

6. 7. 8. 9.

Haga clic en Probar y escriba datos para probar cmo se muestra la mscara. Para continuar sin realizar cambios en la mscara de entrada, haga clic en Siguiente. Seleccione una opcin para el modo en que desea que se almacenen los datos. Haga clic en Finalizar y guarde los cambios.

Agregar una mscara de entrada a una consulta

1. 2. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la consulta que desea cambiar y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la cuadrcula de diseo de la consulta, coloque el puntero en la columna del campo que desee cambiar.

Puede colocar el cursor en cualquier fila de ese campo. 3. 4. 5. Presione F4 para abrir la hoja de propiedades del campo. En Propiedades de campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedad Mscara de entrada. Haga clic en el botn Generar para iniciar el Asistente para mscaras de entrada y, a

continuacin, siga las instrucciones del asistente.

Agregar una mscara de entrada a un control de informe o formulario

1. 2. 3. 4. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en el formulario o informe que desee cambiar y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Haga clic con el botn secundario en el control que desea cambiar y, a continuacin, haga clic en Propiedadesen el men contextual. En la ficha Todos, haga clic en el cuadro de propiedad Mscara de entrada. Haga clic en el botn Generar para iniciar el Asistente para mscaras de entrada y, a

continuacin, siga las instrucciones del asistente.

Crear mscaras de entrada personalizadas

Si bien el Asistente para mscaras de entrada proporciona mscaras de entrada para satisfacer las necesidades de formato ms comunes, es posible que a veces desee personalizar las mscaras de entrada para que se ajusten mejor a sus necesidades. Para personalizar las mscaras de entrada, puede cambiar las mscaras predefinidas en el Asistente para mscaras de entrada o cambiar de forma manual la propiedad Mscara de entrada de un campo donde desea aplicar la mscara.

Personalizar las mscaras de entrada del Asistente para mscaras de entrada

1. Abra el objeto en vista Diseo y haga clic en el campo donde desea agregar la mscara de entrada personalizada.

2. 3.

Haga clic en el botn Generar Haga clic en Editar lista.

para iniciar el Asistente para mscaras de entrada.

Se abrir el cuadro de dilogo Asistente para personalizar mscaras de entrada. 4. 5. 6. Escriba una nueva descripcin en el cuadro de texto Descripcin mediante los caracteres y marcadores de posicin de la tabla. Haga clic en la flecha abajo Tipo de mscara y seleccione un tipo de mscara adecuado. Haga clic en Cerrar. La nueva mscara de entrada se mostrar en la lista.

Personalizar las mscaras de entrada desde el valor de la propiedad del campo

1. 2. 3. 4. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en el objeto y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Haga clic en el campo donde desee crear la mscara de entrada personalizada. En el rea Propiedades de campo, haga clic en el cuadro de texto Mscara de entrada y, a continuacin, escriba su mscara personalizada. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

Para obtener ms informacin sobre cmo definir una mscara de entrada, haga clic en el cuadro de propiedadMscara de entrada y, a continuacin, presione F1. Debe escribir manualmente la definicin de la mscara de entrada para los campos de tipo Nmero y Moneda.

Considerar el uso antes de aplicar una mscara de entrada

Suele ser una buena idea considerar cmo podran cambiar las necesidades de entrada de datos a medida que crece la base de datos; estas son algunas preguntas generales que pueden servir como punto de partida: Impedir la mscara que los usuarios escriban datos necesarios? Por ejemplo, los usuarios tendrn que escribir alguna vez nmeros de telfono en el formato de otra regin? Interfiere la mscara con la configuracin de los formatos de presentacin? Por ejemplo, cambie a la vista Diseo y, en la propiedad Formato del campo que contiene la mscara de entrada, escriba esta cadena de formato: (&&&) @@@-@@@@. Cuando examine el campo en la vista Hoja de datos, ver algo similar a esto:(425() 5) 55--1212. Planea usar el selector de fecha en un campo de tipo Fecha y hora? En ese caso, no puede aplicar una mscara de entrada a ese campo.

Ejemplos de mscaras de entrada

Los ejemplos que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas en las que se pueden usar las mscaras de entrada. ESTA MSCARA ENTRADA DE PROPORCIONA TIPO DE VALOR ESTE NOTAS

(000) 000-0000

(206) 555-0199

En este caso, es preciso escribir un cdigo de rea porque en esa seccin de la mscara (000 entre parntesis) se usa el marcador de posicin 0.

(999) 000-0000!

(206) ( ) 555-0199

555-0199

En este caso, en la seccin de cdigo de rea se utiliza el marcador de posicin 9, de manera que los cdigos de rea son opcionales. Adems, el signo de exclamacin (!) hace que la mscara se rellene de izquierda a derecha.

(000) AAA-AAAA

(206) 555-TELE

Permite sustituir los cuatro ltimos dgitos de un nmero de telfono con formato de Estados Unidos por letras. Observe el uso del marcador de posicin 0 en la seccin de cdigo de rea, que hace que el cdigo de rea sea obligatorio.

#999

-20 2000

Cualquier nmero positivo o negativo que no supere los cuatro caracteres y sin separador de millares ni posiciones decimales.

>L????L?000L0

VERDEVE339M3 MAY R 452B7

Una combinacin de letras obligatorias (L) y opcionales (?) y nmeros obligatorios (0). El signo de mayor que obliga a los usuarios a escribir todas las letras en mayscula. Para usar una mscara de entrada como sta, se debe establecer el tipo de datos del campo de tabla en Texto o Memo.

00000-9999

9811598115-3007

Un cdigo postal obligatorio y una seccin opcional de cuatro dgitos adicionales.

>L<??????????????

Cecilia Cornejo

Un nombre o apellido con automticamente en mayscula.

la

inicial

ISBN 0-&&&&&&&&&0

ISBN 1-55615-507-7

Un nmero de libro con el texto literal, el primer y el ltimo dgito obligatorios y cualquier combinacin de letras y caracteres entre esos dgitos.

>LL00000-0000

DB51392-0493

Una combinacin de letras y caracteres obligatorios, todos en maysculas. Utilice este tipo de mscara de entrada para, por ejemplo, ayudar a los usuarios a escribir nmeros de pieza u otras formas de inventario correctamente.

Acerca del uso de mscaras de entrada para direcciones de correo electrnico

Puesto que las direcciones de correo electrnico varan ampliamente en el nmero de caracteres que contienen, las mscaras de entrada no son una herramienta til para garantizar que se escriban correctamente. En su lugar, se recomienda usar las propiedades Regla de validacin y Texto de validacin. La regla de validacin que se muestra en la siguiente tabla garantiza que la direccin de correo electrnico se escriba con uno o varios caracteres, a continuacin, un signo @ seguido de uno o varios caracteres, despus un punto y, por ltimo, uno o varios caracteres. Por ejemplo, se permitir miguel@example.com, pero no se permitir miguel@example,com o miguel@example. Si escribe una direccin de correo electrnico que no coincide con la regla de validacin, Access no acepta la entrada y muestra el mensaje en la propiedad Texto de validacin. Si no se escribe ningn texto en el cuadro de propiedad Texto de validacin, Access muestra un mensaje genrico. PROPIEDAD VALOR

Regla de validacin

Is Null Or ((Like "*?@?*.?*") And (Not Like "*[ ,;]*"))

Texto de validacin(opcional)

Escriba la direccin de correo electrnico con un signo "@" y el nombre de dominio completo (por ejemplo, "benito@contoso.com").