Técnicas de Secretariado

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I.P.
3
REFERENCIAL DE FORMAO
Organizao em Unidades Capitalizveis
rea de Formao
346. Secretariado e Trabalho Administrativo

Itinerrio de Formao
34603. Tcnicas de Secretariado
Sada Profissional Designao:
Tcnico/a de Secretariado 3
Nvel de Qualificao:
Modalidade de Formao Cursos de Educao e Formao As condies de acesso variam de acordo com o definido para cada tipologia de percurso. Observaes
Referencial de Formao homologado, no mbito do Sistema Nacional de Certificao Profissional para a rede do IEFP (Certificado n. 39/04/ADG/SA/DCR-IEFP)
Sada Profissional: Tcnico/a de Secretariado
Nvel 3
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Junho 2007
ndice
1. Perfil de Sada
2. Matriz Curricular
3. Metodologias de Formao
4. Desenvolvimento da Formao 4.1. Unidades de Formao Capitalizveis 1 Tcnicas de organizao administrativa 2 Tcnicas documentais e aplicaes informticas 3 Normas tcnicas de comunicao 4 Rotinas do quotidiano e de gesto de recursos humanos 5 Alemo no secretariado (Unidade Complementar)
7 12 16 19 24
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1. PERFIL DE SADA
Descrio Geral
O/A Tcnico/a de secretariado o/a profissional que, com base nas normas e tcnicas adequadas bem como nas normas de segurana, higiene, sade e ambiente, planeia, organiza, assegura e executa actividades de secretariado no apoio s chefias/direco das organizaes, empresas ou servios pblicos.
Actividades Principais
Planear e organizar a rotina diria e mensal da chefia/direco, providenciando o cumprimento das actividades agendadas. Assegurar a comunicao da chefia/direco com interlocutores, internos e externos, em lngua portuguesa ou estrangeira. Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direco. Executar tarefas inerentes gesto e organizao do secretariado tanto a nvel interno como externo.
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2. MATRIZ CURRICULAR
Organizao em Unidades de Formao Capitalizveis (UC)

Cdigo SGFOR
(vlido para o IEFP)
UNIDADES CAPITALIZVEIS
3460310
1.
Tcnicas de organizao administrativa
240 horas
3460320
2.
Tcnicas documentais e aplicaes informticas
270 horas
3460330
Normas tcnicas de comunicao
195 horas
3460340
4.
Rotinas do quotidiano e de gesto de recursos humanos TOTAL
300 horas 1005 horas
A esta carga horria total acrescem, em funo da modalidade de desenvolvimento, as cargas horrias relativas s componentes de formao sociocultural, cientfica e prtica em contexto real de trabalho.
Cdigo SGFOR
(vlido para o IEFP)
UNIDADE COMPLEMENTAR
3460350
5.
Alemo no secretariado TOTAL
180 horas 180 horas
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3. METODOLOGIAS DE FORMAO
A organizao da formao com base num modelo flexvel, como o dos percursos formativos assentes em unidades capitalizveis visa facilitar o acesso dos indivduos a diferentes percursos de aprendizagem, bem como a mobilidade entre nveis de qualificao. Esta organizao favorece o reingresso, em diferentes momentos, no ciclo de aprendizagem e a assuno por parte de cada cidado de um papel mais activo e de relevo na edificao do seu percurso formativo, tornando-o mais compatvel com as necessidades que em cada momento so exigidas por um mercado de trabalho em permanente mutao e, por esta via, mais favorvel elevao dos nveis de eficincia e de equidade dos sistemas de educao e formao. A nova responsabilidade que se exige a cada indivduo na construo e gesto do seu prprio percurso impe, tambm, novas atitudes e competncias para que este exerccio se faa de forma mais sustentada e autnoma. As prticas formativas devem, neste contexto, conduzir ao desenvolvimento de competncias profissionais, mas tambm pessoais e sociais, designadamente, atravs de mtodos participativos que posicionem os formandos no centro do processo de ensino-aprendizagem e fomentem a motivao para continuar a aprender ao longo da vida. Devem, neste mbito, ser privilegiados os mtodos activos, que reforcem o envolvimento dos formandos, a auto-reflexo sobre o seu processo de aprendizagem, a partir da partilha de pontos de vista e de experincias no grupo, e a co-responsabilizao na avaliao do processo de aprendizagem. A dinamizao de actividades didcticas baseadas em demonstraes directas ou indirectas, tarefas de pesquisa, explorao e tratamento de informao, resoluo de problemas concretos e dinmica de grupos afiguram-se, neste quadro, especialmente, aconselhveis. A seleco dos mtodos, tcnicas e recursos tcnico-pedaggicos deve ser efectuada tendo em vista os objectivos de formao e as caractersticas do grupo em formao e de cada formando em particular. Devem, por isso, diversificar-se os mtodos e tcnicas pedaggicos, assim como os contextos de formao, com vista a uma maior adaptao a diferentes ritmos e estilos de aprendizagem individuais, bem como a uma melhor preparao para a complexidade dos contextos reais de trabalho. Esta diversificao de meios constitui um importante factor de sucesso nas aprendizagens. Revela-se, ainda, de crucial importncia o reforo da articulao entre as diferentes componentes de formao, designadamente, atravs do tratamento das diversas matrias de forma interdisciplinar e da realizao de trabalhos de projecto com carcter integrador, em particular nas formaes de maior durao, que contribuam para o desenvolvimento e a consolidao de competncias que habilitem o futuro profissional a agir consciente e eficazmente em situaes concretas e com graus de complexidade diferenciados. Esta articulao exige que o trabalho da equipa formativa se faa de forma concertada, garantindo que as aprendizagens se processam de forma integrada. tambm este contexto de trabalho em equipa que favorece a identificao de dificuldades de aprendizagem e das causas que as determinam e que permite que, em tempo, se adoptem estratgias de recuperao adequadas, que potenciem as condies para a obteno de resultados positivos por parte dos formandos que apresentam estas dificuldades. A equipa formativa assume, assim, um papel fundamentalmente orientador e facilitador das aprendizagens, atravs de abordagens menos directivas, traduzido numa interveno pedaggica diferenciada no apoio e no acompanhamento da progresso de cada formando e do grupo em que se integra.
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4. DESENVOLVIMENTO DA FORMAO
Unidades de Formao Capitalizveis
1.
Tcnicas de organizao administrativa

1.1 Estrutura organizacional e trabalho administrativo 1.2 Documentao administrativa 1.3 Organizao e manuteno do arquivo
240 horas
90 120 30
2.
Tcnicas documentais e aplicaes informticas

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Circuito documental Legislao empresarial Documentao comercial Contabilidade fundamentos gerais Aplicaes informticas no secretariado Software e equipamento multimdia elaborao de documentos
270 horas
30 30 30 60 90 30
3.
Normas tcnicas de comunicao

3.1 Comunicao oral e escrita lngua portuguesa 3.2 Comunicao oral e escrita lngua inglesa 3.3 Comunicao oral e escrita lngua francesa
195 horas
30 75 90
4.
Rotinas do quotidiano e de gesto de recursos humanos

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Preparao e organizao de reunies de trabalho Preparao e organizao de deslocaes Acolhimento no atendimento ao pblico Legislao laboral e fiscal - funo pessoal Recrutamento, seleco e admisso de pessoal Funo pessoal - vencimentos e estatsticas
300 Horas
60 30 60 60 30 60
Unidade Complementar
5.
Alemo no secretariado
5.1 Comunicao oral em alemo 5.2 Alemo administrativo e comercial
180 horas
60 120
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Unidade de Formao Itinerrio Tcnicas de Secretariado Objectivos
1. Tcnicas de organizao administrativa Sada Profissional Tcnico/a de Secretariado
Identificar e descrever as exigncias ticas e os factores deontolgicos inerentes ao comportamento profissional. Identificar as diferentes estruturas organizacionais e as respectivas reas funcionais. Identificar as etapas da organizao e gesto do trabalho administrativo. Aplicar as tcnicas de gesto do tempo. Elaborar diferentes tipos de documentos administrativos. Aplicar as regras de funcionamento do arquivo com vista sua organizao e manuteno.
Subunidades de Formao
N. / Durao Designao / Objectivos Especficos
Contedos programticos
1.1. 90 horas
Estrutura organizacional e trabalho administrativo Identificar os factores ticos e deontolgicos que regem o comportamento profissional
tica e cdigo deontolgico das organizaes Exigncias ticas Discrio Conscincia dos valores hierrquicos Sentido de disciplina Disponibilidade Pontualidade Assiduidade Factores Deontolgicos Capacidade de organizao Sentido de antecipao Capacidade de realizao profissional Boa cultura geral Facilidade de expresso oral e escrita Criatividade Polivalncia Facilidade nas relaes interpessoais Sigilo profissional Vivncia do sentido da solidariedade social Sentido da obrigao da competncia Exigncias em relao a si prprio/a e s suas funes Competncias Aptides Responsabilidade na tomada de decises e aces Uso dos conhecimentos e experincias no sentido da produtividade Objectividade (anlise racional dos factos) Exigncias em relao aos colegas de trabalho Respeito pela dignidade da pessoa humana Valorizao pessoal e profissional dos colegas Considerao por sugestes, problemas e necessidades dos outros Exerccio da liberdade com responsabilidade no trabalho Exigncias em relao organizao Participao nos objectivos da organizao Promoo do desenvolvimento da imagem da organizao Uso correcto de materiais e equipamentos Discernimento de julgamento em eventuais situaes de conflito Sigilo profissional Exigncias em relao ao pblico externo Respeito e confiana Principio da livre concorrncia Comunicao bilateral
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1.1.
Estrutura organizacional e trabalho administrativo Reconhecer os diferentes tipos de estruturas organizacionais
Estruturas organizacionais Organizao Conceito e tipos Dimenso Propriedade Ramo de actividade Empresa Conceito Objectivos e papel na sociedade Elementos constitutivos Funes Produo Comercial Pessoal Financeira Planeamento Estratgico Estrutura Organizacional Conceito Tipos Representao grfica Anlise
Reconhecer os princpios da organizao e gesto do posto de trabalho
Organizao e gesto do posto de trabalho Conceito de Ergonomia Gesto do posto de trabalho Conceito de planeamento Etapas Conceito de sistematizao Objectivos Vantagens Factores ambientais Equipamentos Fax e telefone Scanner Computador Impressora Fotocopiadora Mquina de franquiar e de etiquetar Mquina de destruir papel Guilhotina de papel Tecnologia Segurana, Higiene e Sade Qualidade Conceito e evoluo histrica da qualidade Certificao Princpios da Gesto da Qualidade Sistema da Gesto da Qualidade segundo a Norma ISO 9001:2000 Gesto por processos Qualidade na Organizao Gesto do espao e tempo Sinalizao de espaos Procedimentos e instrumentos
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1.1.
Estrutura organizacional e trabalho administrativo Reconhecer as tcnicas para gerir eficazmente o tempo
Tcnicas de gesto do tempo Tcnicas individuais de trabalho Planeamento de tarefas Crongrafos ou desperdiadores de tempo Agenda tradicional Agenda electrnica Delegao eficaz
1.2. 120 horas
Documentao administrativa Aplicar as tcnicas de digitao na elaborao de documentos administrativos
Tcnicas de digitao Correcto posicionamento Adaptao do mobilirio Tipos de teclado Partes constituintes, respectivos elementos e funes Principais funes automticas Digitao na fila guia Distribuio dos dedos pelo teclado Capacitar a prtica de pulsao Uso e controlo da barra de espaos Ginstica digitativa Digitao na fila superior Digitao na fila inferior Digitao na fila dos algarismos Normalizao (conceito, objectivos e vantagens) Principais normas NP 17; NP 5; NP 6; NP 9; NP 950 Tipos de letra Mancha de escrita Marginao Entrelinhamento e espaamento Centragem vertical e horizontal Decadactilografia Decadactilografia de textos e relatrios Decadactilografia de impressos Decadactilografia de cartas/ofcios Decadactilografia de outros documentos
Executar diferentes tipos de documentos administrativos
Execuo de documentos administrativos Ofcio Telegrama Relatrio Partes constituintes Preparao Guio Sobrescrito Requerimento Elementos do requerimento Instituies requeridas Fax Estilos e tipos Elementos constituintes Desenvolvimento Nota de servio Redaco Caractersticas
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1.2.
Documentao administrativa Executar diferentes tipos de documentos administrativos
Execuo de documentos administrativos Memorando Caractersticas Forma Defeitos a evitar Mensagens electrnicas Elementos constituintes Netetiqueta Comunicado/Comunicao/Nota Informativa/Informao Caractersticas Conceito de documento Valor dos documentos Classificao dos documentos Principais normas NP 5; NP 7; NP 9; NP 950 Tomada de notas Registo de mensagens Comunicao escrita interna e externa Carta Estilo e tipos Elementos constituintes Frmula inicial Desenvolvimento Concluso Frmula de Despedida
1.3. 30 horas
Organizao e Manuteno do Arquivo Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as tcnicas de tratamento de informao documental
Regras de funcionamento do arquivo Conceito, funes e caractersticas do arquivo Caracterizao do arquivo Forma Frequncia de consulta Localizao Materiais de suporte Tipologia dos arquivos O ciclo de vida dos documentos Sistemas de Organizao Tipos de sistemas de classificao Alfabtico Numrico Cronolgico Ideolgico ou Temtico Cromtico Alfanumrico Plano de arquivo Regulamentos de conservao arquivstica Organizao na rea documental Classificao Indexao Ordenao Microfilmagem Conceito de microfilmagem Suportes Procedimentos Vantagens e inconvenientes Tipologia da documentao interna e externa Documentao recebida Documentao expedida
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1.3.
Organizao e Manuteno do Arquivo Identificar, reconhecer e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as tcnicas de tratamento de informao documental
Regras de funcionamento do arquivo Fases da gesto da documentao externa Recolha Separao Recepo Registo Anlise Tratamento Registo/Descrio Despacho/Difuso Expedio Arquivo Transferncia/Incorporao de documentos Tipologia das publicaes Publicaes peridicas e no peridicas Publicaes seriadas e no seriadas Interpretao da ficha tcnica Arquivo de publicaes Catalogao Indexao Divulgao
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2. Tcnicas documentais e aplicaes informticas Sada Profissional Tcnico/a de Secretariado
Gerir o circuito de informao documental e utilizar o equipamento adequado para o tratamento da correspondncia. Reconhecer os procedimentos administrativos na actividade comercial. Identificar os ramos do Direito e caracterizar juridicamente as empresas, interpretando a legislao em vigor. Preparar e elaborar documentao de carcter comercial. Utilizar aplicaes informticas especficas da rea de secretariado. Reconhecer a importncia da gesto electrnica de documentos. Executar documentao com apoio de software e equipamento multimdia.
2.1. 30 horas
Circuito Documental Reconhecer o circuito da correspondncia interna e externa da organizao e implementar procedimentos de tratamento da informao documental.
Tratamento de informao documental Tipologia da documentao interna e externa Correspondncia recebida Correspondncia expedida Tratamento do correio recebido Separao Abertura Registo Distribuio Despacho Tratamento do correio expedido Verificao Registo Seleco Pesagem Expedio Equipamento de correio Mquinas de dobrar Mquinas de franquias Ordenadores Abre envelopes Mquinas de Selar Principais normas - NP 7 e NP 13 Correio Electrnico Vantagens Inconvenientes Circuito da documentao interna Memorandos Notas de servio Comunicados/Informaes Faxes Actas Relatrios Procedimentos de qualidade Normas internas do circuito de documentao Nveis de acessibilidade correspondncia recebida Fichas de controlo dos procedimentos
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2.2. 30 horas
Legislao empresarial Descrever os fundamentos principais da legislao aplicada ao contexto empresarial
Direito e empresa Ramos do direito Noes de direito Direito civil Direito de trabalho Direito pblico Direito penal Direito fiscal Direito pblico e direito privado Fontes do direito Lei e outros documentos legislativos Costume Jurisprudncia Empresas individuais e empresas colectivas Cdigo das sociedades comerciais Formas jurdicas Processo de constituio das empresas Singulares Colectivas
2.3. 30 horas
Documentao Comercial Preparar e elaborar documentos inerentes s operaes comerciais
Operaes comerciais Contrato de compra e venda Compra e venda comercial Compra e venda no comercial Transmisso e obrigao Fases do contrato Modalidades das fases Documentao inerente Ttulos de crdito Cheque Letra Livrana Operao de desconto Operao de reforma - Operao de cobrana Comrcio externo Comrcio comunitrio Comrcio extra comunitrio Procedimentos do comrcio externo Declaraes e licenas Comprovativos de origem Contrato de seguro e respectiva documentao Crdito documentrio Transitrio
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2.4. 60 horas
Contabilidade fundamentos gerais Aplicar os fundamentos gerais da contabilidade nas organizaes
Conceitos e princpios contabilsticos Contabilidade Conceito Objectivo e finalidades Princpios Contabilsticos Geralmente Aceites (PGCA) Plano oficial de contabilidade (POC) Importncia e imprescindibilidade Necessidade Vantagens Interpretao Patrimnio e elementos patrimoniais Conceito Composio Tipos de factos patrimoniais Tipos de inventrios
Descrever e caracterizar o balano e os diferentes tipos de contas
Balanos e contas Balano Conceito Rubricas Estrutura Demonstrao de resultados (DR) Importncia e finalidade Contas Conceito de conta Tipos de contas Elementos constitutivos Regras de movimentao das contas Estudo das contas e sub-contas do POC
Executar a rotina contabilstica diria e mensal das empresas
Rotina contabilstica Escriturao comercial Conceito Documentos obrigatrios e facultativos Formalidades Lanamentos contabilsticos: Conceito Tipos e frmulas Dirio Razo Execuo de lanamentos no razo e no dirio Balancete Conceito Finalidade Elaborao Trabalhos de fim de exerccio econmico
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2.5. 90 horas
Aplicaes informticas no secretariado Utilizar ferramentas informticas para a gesto e organizao do trabalho
Agenda e correio electrnico Aplicaes informticas Apresentao do software Agenda electrnica Correio electrnico Criao de mensagens Envio e recepo Arquivo de mensagens Reencaminhamento de mensagens Eliminao de mensagens Organizao de pastas e indexao dos documentos electrnicos
Executar projectos com o recurso a aplicaes informticas
Gesto de projectos com apoio informtico Aplicao informtica Apresentao do software Lgica dos instrumentos de controlo Contributo da informtica Gesto dos prazos Gesto dos custos Indicadores de gesto
Utilizar um sistema de gesto electrnica de documentos
Gesto electrnica de documentos Aplicao informtica Apresentao do software Ferramentas, sua aplicao e funcionalidade Abordagens sobre o impacto das tecnologias workflow, Ltus Notes
2.6. 30 horas
Software e equipamento multimdia elaborao de documentos Elaborar documentos especficos e representaes grficas recorrendo a ferramentas multimdia
Documentos e animaes multimdia Representaes grficas Caractersticas Vantagens de utilizao no desempenho profissional Documentos especficos Organigramas Mapas Grficos Logtipo Exportao do logtipo para documentos da empresa Apresentaes grficas Caractersticas Vantagens de utilizao no desempenho profissional Insero de um documento Edio Slides Formatao Efeitos especiais
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3. Normas tcnicas de comunicao Sada Profissional Tcnico/a de Secretariado
Reconhecer a norma lingustica na construo frsica e na elaborao de textos sistematizados, resumos e comentrios. Redigir a documentao inerente ao circuito da correspondncia interna e externa, em portugus, em ingls e em francs. Aplicar as tcnicas de comunicao oral e escrita na lngua inglesa e francesa. Aplicar as tcnicas de atendimento presencial e por telefone em portugus, ingls e francs.
3.1. 30 horas
Comunicao oral e escrita lngua portuguesa Identificar e aplicar as regras de comunicao oral e escrita num contexto empresarial
Comunicao empresarial Deteco e correco de erros na comunicao oral Deteco e correco de erros na comunicao escrita. Construes frsicas Formas verbais Palavras mal escritas Norma Lingustica Mtodos de construo de textos Resumo Comentrio Elaborao Correspondncia interna e externa Convocatria Acta Carta/Oficio Circular Requerimento Memorando Fax Nota informativa (comunicado) Mensagens electrnicas Tcnicas de elaborao da documentao Partes constituintes de cada documento Assuntos usualmente tratados Terminologia Abreviaturas Assinaturas Documentao elaborada
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3.2. 75 horas
Comunicao oral e escrita lngua inglesa Redigir documentao administrativa em ingls
Ingls administrativo Estrutura gramatical na linguagem Coloquial Informal Traduo e retroverso Cartas Faxes Mensagens electrnicas Comunicao telefnica Identificao de interlocutor Estabelecer dilogos Vocabulrio de atendimento Saudao / Apresentao Estabelecer dilogos Simulao de situaes diversas de atendimento Documentao administrativa Carta Fax Memorando CV Relatrio Estrutura orgnica da empresa Cargos Funes Departamentos
Identificar e aplicar a terminologia comercial em ingls
Ingls comercial Formas Normas Documentao comercial Encomenda Factura Nota de dbito e de crdito Recibo Cheque Letra Terminologia especfica Importao/Exportao Bancos Encomendas Vendas Pagamentos Transportes Descontos Incoterms Pagamentos
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17/24
3.3. 90 horas
Comunicao oral e escrita lngua francesa Redigir documentao administrativa em francs
Francs administrativo Estrutura gramatical dos textos e documentao administrativa Conjugao de verbos Concordncia de adjectivos Frases idiomticas Comunicao nos negcios Apresentao da empresa Comunicar oralmente Analisar situaes de comunicao Trabalho administrativo Assegurar a recepo e o acolhimento Organizar uma viagem de negcios Conhecer a comunicao interna Comunicao telefnica: Identificar o interlocutor Estabelecer dilogos Simular diferentes situaes Atendimento presencial Apresentao Estabelecer dilogo Simulao de situaes diversas de atendimento Documentao Administrativa Carta Fax Carta de oferta Carta de pedido de informaes Francs comercial Formas Normas Traduo e retroverso Cartas Faxes Mensagens electrnicas Documentao comercial Encomenda Factura Nota de dbito e de crdito Recibo Cheque Letra Terminologia especfica Importao/Exportao Bancos Encomendas Vendas Pagamentos Transportes Descontos Incoterms
Identificar e aplicar a terminologia comercial em francs
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4. Rotinas do quotidiano e de gesto de recursos humanos Sada Profissional Tcnico/a de Secretariado
Preparar, organizar e planificar reunies de trabalho. Intervir no planeamento e organizao de aces profissionais de carcter social. Preparar, planificar e organizar viagens e elaborar os respectivos relatrios. Identificar as regras de cortesia, etiqueta e protocolo em termos de rotina empresarial. Aplicar tcnicas e instrumentos da gesto de recursos humanos para a elaborao de processos de recrutamento, seleco e admisso de pessoal. Interpretar e aplicar a legislao laboral e fiscal vigente para a funo pessoal. Sistematizar informaes da base de dados do pessoal, elaborar estatsticas dos recursos humanos e analisar os indicadores sociais das empresas.
4.1. 60 horas
Preparao e organizao de reunies de trabalho Identificar os procedimentos administrativos necessrios para a planificao de reunies de trabalho
Planificao de reunies Definies de reunies alargadas Conferncia Reunio Seminrio Simpsio Workshop Acontecimento pblico Sesso plenrio ou parcelar Programa de formao Tipos de reunies Formais e informais Preparao da reunio de trabalho Lista de tarefas Controlo de tarefas Convocatria Lista de participantes Recolha de documentao Dossier dos participantes Acolhimento Controlo de entradas Registo de notas Tarefas do secretariado nos diferentes tipos de reunio Registo de notas Importncia Regras Sistematizao Actas Conceito Importncia Particularidades Tcnicas de elaborao Terminologia Rigor informativo
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4.1.
Preparao e organizao de reunies de trabalho Identificar e aplicar as regras do protocolo oficial portugus
Protocolo oficial portugus Correspondncia oficial Convites oficiais e particulares Cartes de visita Regras da comunicao telefnica Precedncia no interior dos carros Colocao de bandeiras Colocao mesa, lugar de honra Comportamento dos convidados e servio de mesa Organigrama do governo constitucional
4.2. 30 horas
Preparao e organizao de deslocaes Planificar e organizar deslocaes internas e externas
Planificao de deslocaes Deslocaes internas Listagem de tarefas Contactos inerentes Recolha de elementos Organizao da deslocao Planeamento e organizao de uma viagem ao estrangeiro Organizao material Viagem de comboio, automvel ou avio Contactos com agncias de viagem Questes financeiras Moeda estrangeira e operaes com cmbios Cuidados de segurana Relatrios Fases de elaborao Assuntos usualmente tratados Terminologia Tcnicas de elaborao Normas e regras Recolha de informao
4.3. 60 horas
Acolhimento no atendimento ao pblico Reconhecer as regras de cortesia, etiqueta e protocolo numa situao de atendimento
Regras de cortesia, etiqueta e protocolo Conceitos Comunicao directa: (verbal e no verbal) Requisitos de uma boa imagem Importncia da primeira impresso Apresentaes Precedncias Vesturio Tratamentos honorficos por escrito e oralmente Ttulos nobilirquicos Ttulos Oficiais Ttulos Militares Ttulos eclesisticos Convites Convite formal Convite informal Convite particular Civilidade no escritrio Cortesia ao telefone Protocolo mesa de reunies Cartas (papel, cor) Protocolo mesa
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4.3.
Acolhimento no atendimento ao pblico Aplicar tcnicas de comunicao numa situao de acolhimento de pblico interno e externo
Tcnicas de comunicao no acolhimento Acolhimento e importncia do primeiro contacto Linguagem corporal Linguagem gestual Outros comportamentos no-verbais Escrita e escuta activa Disponibilidade Situaes de quotidiano Diferentes pblicos Atendimento Conceito de atendimento Clientes internos e externos: suas expectativas Caractersticas essenciais do perfil do atendedor Critrios de eficcia da funo
Reconhecer as regras do atendimento telefnico
Regras do atendimento telefnico Tcnicas profissionais de utilizar o telefone Voz: ritmo e volume Articulao das palavras Entoao Sorriso da voz Tcnicas avanadas de atendimento telefnico Reparar e realizar uma chamada Incorreces na comunicao telefnica Encaminhamento de chamada Lidar com pessoas difceis Expresses a evitar Tornar a chamada pessoal
4.4. 60 horas
Legislao laboral e fiscal funo pessoal Identificar, interpretar e aplicar os fundamentos da legislao laboral
Fundamentos da legislao laboral Funo pessoal Conceito Objectivos Tarefas Interaco entre pessoal e organizao Direito de Trabalho Conceito e princpios gerais Direitos e deveres das partes Contrato de trabalho Elementos essenciais a um contrato Formas de cessao Despedimento Resciso com ou sem justa causa Condies de celebrao e de caducidade do contrato de trabalho a termo Durao e organizao do tempo de trabalho: frias e faltas Vicissitudes contratuais Segurana Social Direito Segurana Social Princpios bsicos Regime Geral Particularidades do Sistema
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4.4.
Legislao laboral e fiscal funo pessoal Identificar, interpretar e aplicar os fundamentos da legislao fiscal
Fundamentos da legislao fiscal Conceito de direito fiscal Fontes do direito fiscal Imposto sobre o rendimento singular (IRS) Implicaes para o sujeito passivo Repercusso na empresa Estrutura deste imposto Determinao do rendimento colectvel Imposto de selo Contribuio para a segurana social
4.5. 30 horas
Recrutamento, seleco e admisso de pessoal Identificar os processos inerentes ao recrutamento, seleco e admisso de pessoal
Processos de recrutamento, seleco e admisso Tcnicas de recursos humanos Anlise e qualificao de funes Recrutamento de pessoal (interno e externo) Seleco de processos de candidatura Tcnicas de seleco Avaliao de desempenho Admisso de pessoal Avaliao de candidatura Rejeio de candidatura Admisso Acolhimento de empresa Abertura do processo Processos individuais de pessoal Conceito Contedo Base de dados do pessoal Organizao e manuteno
4.6. 60 horas
Funo pessoal vencimentos e estatsticas Calcular as remuneraes do pessoal, aplicando a legislao em vigor
Clculo das remuneraes Retribuio Assiduidade Comisses Outros abonos sujeitos ou isentos Remunerao base Trabalho suplementar Remunerao bruta Regime de frias, feriados e faltas Regime de Segurana Social Impostos Descontos facultativos Remunerao lquida Emisso de recibos Pagamento de remuneraes Transferncia bancria Emisso de cheque
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4.6.
Funo pessoal vencimentos e estatsticas Preencher o balano social dando cumprimento s obrigaes legais Preencher mapas associados aos quadros de pessoal
Balano social Conceito e objectivo Requisitos Estrutura Recolha de dados Redaco para anlise Verso final
Quadros de pessoal Mapas de quadro de pessoal Mapas de horrio de trabalho Mapas de frias
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5. Alemo no secretariado (unidade complementar) Sada Profissional Tcnico/a de Secretariado
Aplicar as tcnicas de comunicao escrita e oral em alemo, utilizando as respectivas normas de estruturao gramatical. Redigir documentao comercial e administrativa em alemo.
5.1. 60 horas
Comunicao oral em alemo Aplicar as tcnicas de comunicao presencial e por telefone em alemo
Atendimento em alemo Apresentao Indicar caminho/local Conduzir pequena conversa Dilogos autnticos Conversao telefnica Identificao do interlocutor Simulao de diferentes situaes Tcnicas de traduo e retroverso
5.2. 120 horas
Alemo administrativo e comercial Redigir documentao administrativa em alemo
Alemo administrativo Estrutura Regras e normas Vocabulrio geral Construo frsica Exerccios de articulao Gramtica (substantivos, gnero e declinaes, nmero) Adjectivos (trs declinaes) Verbos (regulares, irregulares, partcula separvel e partcula inseparvel) Preposies (dativo, acusativo e genitivo) Conjunes Anlise e explorao de texto simples Triagem da rea vocabular para fomentar a oralidade.
Redigir documentao comercial em alemo
Alemo comercial Forma e norma Terminologia Cargos na empresa Servio de bancos Stocks Preos/descontos Importao/Exportao Encomendas Normalizao alem Questes formais Cartas comerciais Carta resposta Preo e transporte Exerccios de aplicao prtica
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346. Secretariado e Trabalho Administrativo

34603. Tcnicas de Secretariado

Sada Profissional Designao:

Sada Profissional: Tcnico/a de Secretariado

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I.P.

Sada Profissional: Tcnico/a de Secretariado

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Organizao em Unidades de Formao Capitalizveis (UC)

Tcnicas de organizao administrativa

Tcnicas documentais e aplicaes informticas

Normas tcnicas de comunicao

Rotinas do quotidiano e de gesto de recursos humanos TOTAL

300 horas 1005 horas

Alemo no secretariado TOTAL

180 horas 180 horas

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Unidades de Formao Capitalizveis

Tcnicas de organizao administrativa

Tcnicas documentais e aplicaes informticas

Normas tcnicas de comunicao

Rotinas do quotidiano e de gesto de recursos humanos

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Unidade de Formao Itinerrio Tcnicas de Secretariado Objectivos

1. Tcnicas de organizao administrativa Sada Profissional Tcnico/a de Secretariado

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Estrutura organizacional e trabalho administrativo Reconhecer os diferentes tipos de estruturas organizacionais

Reconhecer os princpios da organizao e gesto do posto de trabalho

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1.2. 120 horas

Documentao administrativa Aplicar as tcnicas de digitao na elaborao de documentos administrativos

Executar diferentes tipos de documentos administrativos

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Documentao administrativa Executar diferentes tipos de documentos administrativos

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Unidade de Formao Itinerrio Tcnicas de Secretariado Objectivos

2. Tcnicas documentais e aplicaes informticas Sada Profissional Tcnico/a de Secretariado

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Legislao empresarial Descrever os fundamentos principais da legislao aplicada ao contexto empresarial

Documentao Comercial Preparar e elaborar documentos inerentes s operaes comerciais

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Contabilidade fundamentos gerais Aplicar os fundamentos gerais da contabilidade nas organizaes

Descrever e caracterizar o balano e os diferentes tipos de contas

Executar a rotina contabilstica diria e mensal das empresas

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Executar projectos com o recurso a aplicaes informticas

Utilizar um sistema de gesto electrnica de documentos

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