MANUAL

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

MANUAL DE CALIDAD DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

REVIS

APROB

MARA DE LOS ANGELES TOVAR CHAVARRO COORDINADORA DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y CALIDAD FECHA: 12-07-2010

ALBA SNCHEZ ROS DIRECTORA DE PLANEACIN Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL FECHA: 12-07-2010

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

CONTENIDO

INTRODUCCIN

1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 4. 4.1 4.2 5. 5.1 5.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.4 5.5 5.6 5.7 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6 6.7 6.8

OBJETIVO ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD Responsabilidad Control de cambios Distribucin Alcance EXCLUSIONES BASE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Base Legal Documentos de Referencia MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Presentacin Clientes y Productos Plan estratgico Misin Visin Principios y Valores ticos Principios de Gestin de la Calidad Poltica y Objetivos de Calidad Estructura del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Infraestructura Definiciones Mapa de Procesos DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS Proceso de Direccionamiento Estratgico Institucional Proceso de Administracin del Sistema Integrado de Gestin Proceso de Gestin del Conocimiento Proceso de Control Interno a la Gestin Proceso de Participacin Ciudadana y Coordinacin Entes de Control Proceso de Control Disciplinario Proceso de Apoyos Econmicos y Financiamiento Proceso de Empresarizacin de las Actividades Agropecuarias Pgina 2 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 6.14 6.15 7. 8. 9.

Proceso de Oportunidades para la Equidad Rural Proceso de Acceso a Mercados Proceso de Atencin y Servicio al Cliente Proceso de Gestin Financiera Proceso de Gestin del Talento Humano Proceso de Gestin de Apoyo Logstico e Infraestructura Proceso de Gestin Jurdica HISTORIAL DE CAMBIOS MATRIZ REQUISITOS NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2008 VS PROCESOS SIG ANEXO VIRTUAL

Pgina 3 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

INTRODUCCIN En los ltimos aos Colombia ha debido enfrentarse a los cambios producidos por los nuevos esquemas de integracin y globalizacin econmica, social y productiva, que ha implicado una transformacin en la manera de gerenciar las instituciones, tanto pblicas como privadas. Como respuesta a estos cambios, el Gobierno Nacional, ha impulsado la aplicacin de buenas prcticas de administracin estatal, que permitan legitimar su accin y que redunden en una gestin ms eficiente, eficaz y efectiva, a travs de la implementacin de sistemas de calidad en la gestin pblica. En tal sentido, ha elaborado la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, empleando como base las normas internacionales ISO 9000:2005 y la ISO 9001:2008 sobre gestin de la calidad. En esta medida la implementacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 en el MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL, permite el cumplimiento de la Norma Internacional ISO 9001:2008, puesto que se ajusta la terminologa y los requisitos de sta a la aplicacin especfica en la entidad. El propsito del Sistema Integrado de Gestin SIG del MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL es mejorar nuestro desempeo y la capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de nuestros clientes, fortalecer el control y la evaluacin interna, y orientar a la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribucin de estos a los fines esenciales del Estado. De acuerdo con lo anterior, el Sistema Integrado de Gestin, se dise en completa alineacin con las directrices del Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Estratgico Institucional y se orient a facilitar el logro de los objetivos de Reducir la pobreza y promover la equidad en el campo; Consolidar el crecimiento del sector agropecuario; Promover y fortalecer la Participacin Ciudadana y Comunitaria; Lograr un mejor estado al servicio del ciudadano; y Fortalecer las capacidades territoriales. El presente Manual describe el Sistema Integrado de Gestin, estructurado e implementado por el MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL, para facilitar la socializacin de los procesos y sus interacciones y el aseguramiento de la calidad de nuestros productos y servicios. El Manual de Calidad est compuesto por nueve (9) Secciones. En la Seccin 1, se presenta el Objetivo del Manual; en la Seccin 2, Su Estructura, Alcance y Control; en la Seccin 3, las Exclusiones; en la Seccin 4, la Base Legal y los Documentos de Referencia; en la Seccin 5, se relacionan aspectos concretos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, su Sistema de Gestin de Calidad y la interaccin entre los procesos. La Seccin 6 describe los quince (15) Procesos del Sistema Integrado de Gestin: Direccionamiento Estratgico Institucional; Gestin del Conocimiento; Administracin del Sistema Integrado de Gestin; Control Interno a la Gestin; Participacin Ciudadana y Coordinacin Entes de Control; Control Disciplinario; Apoyos Econmicos y Financiamiento; Empresarizacin de las Actividades Agropecuarias; Oportunidades para la Equidad Rural; Acceso a Mercados; Atencin y Servicio al Cliente; Gestin Financiera; Gestin del Talento Humano; Gestin de Apoyo Logstico e Infraestructura; y, Gestin Jurdica. Procesos que expresan nuestro compromiso en la implementacin de los Principios Bsicos de Calidad, indicando claramente para cada uno de ellos su propsito, responsabilidad y alcance.

Pgina 4 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

La seccin 7, el Historial de los cambios que se efecten en el Manual de Calidad del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. La seccin 8, presenta una Matriz que relaciona los requisitos de las Normas Tcnicas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 frente a los procesos del Sistema Integrado de Gestin SIG y la seccin 9, incluye un anexo virtual con la relacin de los procesos y procedimientos que conforman el Sistema Integrado de Gestin. En este sentido, nuestro Sistema, est totalmente sincronizado con las Normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 y aunque su implementacin, por s misma, no garantiza el xito, se cuenta con el compromiso y concurso de todos los colaboradores del Ministerio, gracias a lo cual ha sido posible el avance logrado hasta el momento. El Manual de Calidad del MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL, se encuentra a disposicin de todos aquellos interesados en nuestro Sistema Integrado de Gestin, como gua fundamental para el buen entendimiento de nuestra estructura, composicin y compromiso.

Pgina 5 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

1. OBJETIVO El Objetivo del Manual de Calidad del MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL es definir y describir el Sistema Integrado de Gestin, determinar autoridades, responsabilidades y referenciar los procedimientos generales para todas sus actividades, as como presentarlo a nuestros clientes informndoles sobre nuestra estructura, composicin y compromiso.

2. ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD

2.1 RESPONSABILIDAD Para la emisin, modificacin, distribucin y control, se siguen los lineamientos establecidos en el Procedimiento para la administracin y control de documentos (PR-SIG-02). El Proceso Administracin del Sistema Integrado de Gestin, es el responsable de la validez de su contenido y de su formalizacin. El responsable de este Proceso es el Director de Planeacin y Seguimiento Presupuestal. La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar su aprobacin es del Comit de Coordinacin del Sistema Integrado de Gestin. La evaluacin y aprobacin de las exclusiones son conducidas en el marco de las Revisiones por la Direccin del Sistema Integrado de Gestin.

2.2 CONTROL DE CAMBIOS En el numeral 7 Historial de Cambios se describen las modificaciones realizadas al Manual de Calidad del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. El control y registro actualizado es realizado por el Administrador del Sistema.

2.3 DISTRIBUCIN La distribucin del Manual de Calidad, se efectuar de acuerdo con el Procedimiento para la administracin y control de documentos (PR-SIG-02).

2.4 ALCANCE Formulacin, coordinacin y adopcin de las polticas, planes, programas y proyectos del sector agropecuario, pesquero y de desarrollo rural.

Pgina 6 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

3. EXCLUSIONES No son aplicables al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, los siguientes requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008. Numeral 7.6. Control de los equipos de seguimiento y de medicin: El Ministerio no utiliza equipos de medicin que deban calibrarse, ajustarse o protegerse.

4. BASE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4.1 4.2 BASE LEGAL Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004 Decreto 4485 de 2009 DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTCGP 1000:2009: Sistema de Gestin de Calidad en la Gestin Pblica Norma ISO 9001:2008: Sistemas de Gestin de Calidad. Requisitos Norma ISO 9000:2005: Sistemas de Gestin de Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Norma ISO 19011:2002: Directrices para auditoras para SGC y/o medio ambiente.

5. MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL 5.1. PRESENTACIN Resea Histrica

El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, es una entidad nacional, creada mediante la Ley 25 del 8 de Octubre de 1913, regida por la Constitucin Poltica y por las leyes de la Repblica de Colombia. Ubicacin Av. Jimnez No. 7- 65, Bogot D.C. 3 34 11 99

Direccin: Telfono:

Los principales propsitos de la entidad se encuentran incluidos en la formulacin de su misin, visin y valores institucionales contenidos en el Plan Estratgico.

Pgina 7 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

5.2

CLIENTES Y PRODUCTOS

El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, ha identificado como a sus clientes aquellos a quienes dirige los servicios razn de ser de la entidad. Ellos son: Productores Campesinos Indgenas Afrocolombianos Gremios Comercializadores Agroindustriales

Para efectos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural el trmino cliente, es sinnimo de beneficiario. Los productos que el Ministerio entrega son: Instrumentos de poltica para facilitar el acceso de la poblacin rural a servicios financieros Incentivos econmicos directos Instrumentos para incentivar la produccin y comercializacin agropecuaria Instrumentos de poltica para promover la competitividad agropecuaria Incentivo de reforestacin Instrumentos para la administracin del riesgo y estabilizacin del ingreso de los productores agropecuarios Poltica e instrumentos para cadenas productivas Poltica e instrumentos para el desarrollo tecnolgico Poltica e instrumentos para adecuacin de tierras Poltica e instrumentos para pesca y acuicultura Poltica e instrumentos en vivienda rural Poltica e instrumentos en acceso a tierras Alianzas productivas constituidas Microempresas rurales fortalecidas Proyectos productivos y de infraestructura aprobados y financiados Poltica e Instrumentos de comercio exterior agropecuario Poltica e instrumentos en materia de sanidad e inocuidad Poltica e instrumentos en materia de produccin limpia

Teniendo en cuenta la condicin de formulador de poltica que caracteriza al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, la entrega de los productos anteriormente relacionados, se realiza a travs de las entidades sectoriales, proceso para el cual se han establecido los respectivos mecanismos de coordinacin, seguimiento y control, que garantizan el cumplimiento de los requisitos tcnicos, legales y del cliente.

Pgina 8 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

5.3 5.3.1

PLAN ESTRATEGICO MISION

Formular, coordinar y evaluar las polticas que promuevan el desarrollo competitivo, equitativo y sostenible de los procesos agropecuarios, forestales, pesqueros y de desarrollo rural, con criterios de descentralizacin, concertacin y participacin, que contribuyan a mejorar el nivel y la calidad de vida de la poblacin rural colombiana. 5.3.2 VISION

Entidad lder en la formulacin, gestin y coordinacin de las polticas agropecuarias, pesqueras, forestales y de desarrollo rural, que propendan por su armonizacin con la poltica macroeconmica y por una ejecucin descentralizada, concertada y participativa.

5.3.3 o

PRINCIPIOS Y VALORES TICOS PRINCIPIOS TICOS El fin del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural es la satisfaccin de las necesidades de los habitantes y productores del campo. Los ciudadanos que solicitan los servicios del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural tienen derecho a recibir buen trato, atencin oportuna e informacin adecuada. El Ministerio est comprometido con el mejoramiento de la competitividad del sector agropecuario y la calidad de vida de los habitantes de las reas rurales. La funcin primordial de los servidores pblicos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural es servir a la ciudadana, bajo parmetros de calidad, oportunidad y compromiso institucional. Los servidores pblicos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural velan por el cumplimiento de los objetivos institucionales. El proceso de toma de decisiones del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural est normado por los principios de transparencia, objetividad e imparcialidad, as como por la garanta a la participacin de la ciudadana.

VALORES TICOS Honestidad: Actuar con transparencia, rectitud y honradez en todos y cada uno de los actos de la vida, proceder de acuerdo con reglas y valores aceptados por la sociedad como buenos principios, sin contradicciones entre lo que se piensa, se habla o se hace.

Pgina 9 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

Transparencia: Ser claro, evidente, sin duda ni ambigedad, visible y abierto como servidor pblico y ser individual. Respeto: Reconocer la legitimidad de los dems para ser distintos a m, tomando en consideracin la diversidad de ideas, opiniones y percepciones de las personas, como base de la sana convivencia en sociedad. Responsabilidad: Cumplir bien, a tiempo y con empeo nuestras funciones y obligaciones. Compromiso: Actuar con disponibilidad, conviccin y entrega en el cumplimiento de nuestras obligaciones. Objetividad: Actuar con imparcialidad, reconociendo mis derechos y obligaciones y los de los dems. Lealtad: Ser fiel a los principios y valores que rigen al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Integridad: Ser recto, intachable, digno y moral en todos los aspectos de mi vida. Equidad: Dar un tratamiento justo e igualitario a las personas de acuerdo con sus necesidades. Servicio: Lograr y mantener la satisfaccin de los requerimientos y expectativas de nuestros clientes. Tolerancia: Aceptar las diferencias existentes entre las personas para lograr una sana convivencia. Participacin: Abrir espacios para que otros hagan parte de una actividad. Aportar, desarrollar, retroalimentar y tomar parte de las acciones institucionales.

o o

o o o o

5.3.4 PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA CALIDAD El MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL ha adoptado para el Sistema Integrado de Gestin los siguientes principios: Enfoque hacia el cliente: El cliente se constituye en objetivo principal del Ministerio, para lo cual hemos diseado y estructurado el SIG con el propsito de satisfacer sus necesidades y superar sus expectativas. Liderazgo: La alta direccin del Ministerio se ha comprometido con el desarrollo de una cultura de la calidad, a travs de la generacin de espacios de comunicacin permanente, que permiten al personal de la entidad involucrarse en el logro de los objetivos institucionales. Participacin activa del personal: El personal del Ministerio trabaja con dedicacin y compromiso en el Sistema Integrado de Gestin, actitud fundamental para alcanzar los objetivos institucionales.

Pgina 10 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

Enfoque basado en procesos: El Ministerio ha estructurado el Sistema, a travs de procesos que trabajan articuladamente, con el objetivo de satisfacer las necesidades de los clientes. Enfoque de sistema para la gestin: El Ministerio gestiona su Sistema de Calidad basado en procesos, el cual consiste en identificar e implementar de manera eficaz, eficiente y efectiva numerosas actividades relacionadas entre s y permite lograr los resultados esperados. Mejora continua: Los procesos fueron planeados y diseados utilizando la metodologa de mejoramiento continuo, la cual permite aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: Las decisiones para el mejoramiento continuo del Sistema, se basan en el anlisis de datos y la informacin. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: La construccin de relaciones contractuales equilibradas aumentan la capacidad tanto del Ministerio como de los proveedores para generar valor. Coordinacin, cooperacin y articulacin: El Ministerio trabaja de manera coordinada al interior y con las entidades sectoriales, en el propsito de beneficiar a nuestros clientes y optimizar el uso de los recursos disponibles. Transparencia: La gestin del Ministerio se fundamenta en las actuaciones y decisiones claras, por lo tanto se garantiza el acceso a la informacin, se establecen canales de participacin ciudadana y se facilita el control social.

5.3.5 POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

POLITICA DE CALIDAD

El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en su misin de formular, coordinar y evaluar las polticas, enfocadas a satisfacer las necesidades de los beneficiarios, desarrolla sus acciones bajo la siguiente orientacin: o Comunicamos amplia y oportunamente las polticas y sus cambios con un lenguaje de fcil comprensin para los beneficiarios, entidades sectoriales y servidores pblicos del Ministerio. Orientamos la formulacin y evaluacin de polticas del sector agropecuario, pesquero forestal y de desarrollo rural para atender la demanda de nuestros beneficiarios, a travs de instrumentos oportunos. Trabajamos de manera articulada al interior del Ministerio y con las entidades sectoriales. Basamos nuestras relaciones personales en la mejora de las competencias del servidor pblico y en un ambiente de trabajo apropiado.

o o

Pgina 11 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

Soportamos el conocimiento de los servidores pblicos en la concertacin y participacin de nuestros beneficiarios.

De acuerdo con lo anterior, nos apoyamos en un sistema basado en procesos, que integra la gestin de la calidad y el control interno con un enfoque de mejora continua en la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG.

OBJETIVOS DE CALIDAD o o Incrementar la oportunidad de las comunicaciones internas y externas del Ministerio. Establecer instrumentos oportunos para la ejecucin de la poltica, con la celeridad y cumplimiento requeridos por los beneficiarios. Mejorar la coordinacin interna y con las entidades sectoriales, a travs de Comits de Gabinete peridicos y permanentes para la coordinacin y evaluacin de la poltica. Incrementar el nivel de competencias de los Servidores Pblicos y la mejora continua del entorno laboral. Generar una cultura basada en la adopcin de principios y valores que orienten la conducta de los servidores pblicos del Ministerio. Incrementar la concertacin y participacin ciudadana. Evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG.

o o

5.4 ESTRUCTURA DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

El organigrama indica los niveles de autoridad e interrelacin entre el personal del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, para ofrecer un mejor servicio.

Pgina 12 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

ORGANIGRAMA MADR

5.5 INFRAESTRUCTURA El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural cuenta con la estructura necesaria para el desarrollo del Sistema de Integrado de Gestin y el cumplimiento de sus objetivos. Esta infraestructura se divide en: Instalaciones Fsicas: Cuenta con oficinas idneas para el desarrollo de la Gestin. Software y comunicaciones: Cuenta con software y redes de comunicacin orientadas al buen desarrollo de los procesos y la interaccin con los clientes, proveedores y el personal interno. La entidad cuenta con lneas telefnicas, fax, correo electrnico y website.

Pgina 13 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

5.6 DEFINICIONES CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. CLIENTE: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. COMIT DE COORDINACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: Grupo conformado por la alta direccin del Ministerio para dirigir y controlas el Sistema Integrado de Gestin. EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: Identificacin y gestin sistemtica de los procesos de la entidad, y en particular, las interacciones entre ellos. ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD: Distribucin de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la funcin de la entidad dentro del marco de la Constitucin y la Ley. La estructura organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal de manera coherente con los procesos y la estrategia de la entidad. EXCLUSIONES: Procesos que no se encuentran controlados por el sistema de gestin de la entidad. MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una entidad. MEJORA CONTINUA: Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo. OBJETIVO DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. POLITICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientacin de una entidad relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Pgina 14 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin para alcanzar unos objetivos establecidos. SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. PLANIFICAR: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas del MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL. HACER: Implementar los procesos. VERIFICAR: Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados. ACTUAR: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos. 5.7 MAPA DE PROCESOS

El MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL, adopt un enfoque basado en procesos, el cual consiste en identificar y gestionar de manera eficaz, eficiente y efectiva numerosas actividades relacionadas entre s. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que ejerce sobre los vnculos entre los procesos individuales y sobre su combinacin e interaccin. Los procesos del Ministerio fueron planificados y diseados con base en el ciclo de mejoramiento continuo, lo cual garantiza que en la prctica se aplique la secuencia de planear, hacer, verificar y actuar (PHVA). El siguiente grfico ilustra el funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad del MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL, en cumplimiento de los requisitos de las Normas Tcnicas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, sin reflejar los procesos de una forma detallada.

Pgina 15 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

CLIENTES Y OTRAS PARTES INTERESADAS

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

CLIENTES Y OTRAS PARTES INTERESADAS

6. GESTIN DE LOS RECURSOS

8. MEDICIN, ANLISIS* Y MEJORA

Satisfaccin

Requisitos

Entrada

7. REALIZACIN DEL PRODUCTO, PRESTACIN DEL SERVICIO

PRODUCTO O SERVICIO

Salidas

Aportan valor Flujo informacin 4. REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

El MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL, adopt el MAPA DE PROCESOS en un esquema que integra los quince (15) procesos de la entidad y su interaccin dentro del Sistema Integrado de Gestin e ilustra los vnculos entre los diferentes procesos de la entidad y el papel significativo que juegan los clientes para definir los requisitos como elementos de entrada.

Pgina 16 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

Los procesos del Ministerio fueron agrupados conforme al papel que desempean en el Sistema Integrado de Gestin, de la siguiente manera: PROCESOS ESTRATGICOS: Establecen las polticas, fijan los objetivos, disponen los recursos necesarios, efectan la revisin por la direccin y la comunicacin interna y externa. Ellos son:

a. Direccionamiento Estratgico Institucional b. Gestin del Conocimiento c. Administracin del Sistema Integrado de Gestin PROCESOS DE EVALUACIN Y CONTROL: Miden y recopilan datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad. Conllevan procesos de medicin, seguimiento y auditora interna. Ellos son:

a. Control Interno a la Gestin b. Participacin Ciudadana y Coordinacin Entes de Control c. Control Disciplinario PROCESOS MISIONALES: Proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objetivo social o razn de ser. Ellos son:

a. Apoyos Econmicos y Financiamiento b. Empresarizacin de las Actividades Agropecuarias

Pgina 17 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

c. Oportunidades para la Equidad Rural d. Acceso a Mercados e. Atencin y Servicio al Cliente a. b. c. d. PROCESOS DE APOYO: Provisionan los recursos necesarios en los procesos de la Entidad. Ellos son: Gestin Financiera Gestin de Talento Humano Gestin de Apoyo Logstico e Infraestructura Gestin Jurdica

6. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

6.1.

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO INSTITUCIONAL

Este proceso se encuentra bajo la responsabilidad del Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural y su propsito es direccionar, comunicar, coordinar y evaluar la poltica y la gestin del sector, encauzando la entidad a la transparencia en la gestin pblica, bajo parmetros de eficiencia, eficacia y efectividad. Este proceso abarca desde la identificacin de la situacin actual del sector y las necesidades de los productores agropecuarios, hasta la definicin de objetivos, estrategias, metas, seguimiento y evaluacin de la ejecucin de la poltica sectorial. Implica el direccionamiento, coordinacin y seguimiento de la gestin misional y administrativa de las entidades adscritas y vinculadas. Parte de la actividad principal del proceso de Direccionamiento Estratgico Institucional es la responsabilidad de la planificacin del Sistema a travs del representante de la alta direccin. Esta planificacin se enfoca en la definicin de los procesos necesarios para cumplir de manera eficaz, eficientemente y efectiva, los requisitos normativos y de los clientes, con el fin de satisfacer sus necesidades, a travs del establecimiento de la Poltica y Objetivos de Calidad de la entidad. Igualmente, estructura el sistema de indicadores y mediciones, que permiten realizar seguimiento a los objetivos de calidad y verifica la implementacin y los resultados generados por los procesos a travs de la Revisin por la Direccin. El Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural o su delegado, convocar cuando lo considere conveniente, o por lo menos una vez al ao al Comit de Coordinacin del Sistema Integrado de Gestin, con el fin de efectuar la revisin del Sistema. Cualquier cambio interno o externo del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, que afecte directa o indirectamente el Sistema Integrado de Gestin, es evaluado por el Comit de Coordinacin del Sistema Integrado de Gestin, teniendo en cuenta el impacto en la poltica, objetivos, mapa de procesos, procedimientos, etc., y tomando las acciones necesarias para contrarrestar el impacto, que pueda generar sobre el Sistema. Este proceso establece los mecanismos de comunicacin internos y externos para promover el conocimiento y la transparencia de su gestin. Interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

Pgina 18 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

En l participan tambin el Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural, el Secretario General, el Director de Planeacin y Seguimiento Presupuestal y el Director de Poltica Sectorial.

6.2.

PROCESO GESTIN DEL CONOCIMIENTO

Este proceso es responsabilidad del Director de Poltica Sectorial y tiene como propsito proveer informacin sectorial de manera oportuna y confiable para el anlisis y la formulacin de polticas del sector agropecuario, forestal, pesquero y acucola. Cubre desde la definicin de las variables a investigar, el acopio de datos y la consolidacin de la informacin de inters sectorial, hasta la generacin y difusin de reportes y documentos estadsticos descriptivos. Adicionalmente, se encarga del manejo y la administracin de las bases de datos del Ministerio y de definir las estrategias para su actualizacin y validacin. El Director de Poltica Sectorial es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad. Es responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.3.

PROCESO ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Este proceso es responsabilidad del Director de Planeacin y Seguimiento Presupuestal y tiene como propsito coordinar la implementacin y el mantenimiento del sistema integrado de gestin, as como administrar la documentacin, los riesgos y la mejora del mismo. Abarca desde la orientacin, acompaamiento y seguimiento en la implementacin y mantenimiento del sistema integrado de gestin hasta la mejora continua del mismo. El Director de Planeacin y Seguimiento Presupuestal fue designado por el Ministro como representante de la Alta Direccin, para garantizar el desarrollo, implementacin y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin. Igualmente, es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad. Es responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Adelanta el diagnstico del Sistema Integrado de Gestin, con el propsito de identificar fortalezas y debilidades y promover la mejora continua del mismo. Este Proceso es el responsable del Manual de Calidad, de la validez de su contenido y de su formalizacin. Interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

Pgina 19 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

6.4.

PROCESO CONTROL INTERNO A LA GESTIN

Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Control Interno y su propsito es evaluar y realizar seguimiento a la gestin de los procesos del MADR. Este proceso va desde la identificacin de la necesidad de desarrollar evaluacin y control hasta la verificacin y cumplimiento del plan de mejoramiento. Se encarga de realizar la administracin y control tanto de las auditoras de calidad como de las auditoras de control interno. El Jefe de la Oficina de Control Interno, es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad. Es responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.5.

PROCESO PARTICIPACIN CIUDADANA Y COORDINACIN ENTES DE CONTROL

Este proceso es dirigido por el Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural y est orientado a generar espacios en los procesos de la gestin pblica del Ministerio para facilitar la participacin ciudadana y la coordinacin con los entes de control. Cubre desde la consolidacin de los espacios de participacin y la divulgacin de la poltica sectorial, hasta la rendicin de cuentas de la gestin institucional y la coordinacin con los entes de control. As mismo, es responsable de mantener relaciones armnicas con los rganos de Control y de suministrar la informacin que legalmente estos requieran en forma oportuna, completa y veraz para que puedan desempear eficazmente su labor. Igualmente, es el proceso encargado de implementar las acciones de mejoramiento institucional que los rganos de control recomienden en sus respectivos informes. Los rganos encargados de ejercer el control al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural son: el Congreso de la Repblica, la Presidencia de la Repblica, la Contralora General de la Repblica, la Contadura General de la Nacin y la Procuradura General de la Nacin. Por otra parte, la entidad est sujeta al control social de la ciudadana. El Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural, el Director de Poltica Sectorial y el Director de Planeacin y Seguimiento Presupuestal, son los encargados de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad. Son los responsables de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

Pgina 20 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

6.6.

PROCESO CONTROL DISCIPLINARIO

Es responsabilidad del Secretario General del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y tiene como propsito adelantar los procesos disciplinarios que se presenten en contra de los servidores pblicos de conformidad con la Constitucin y la Ley. El proceso va desde la presentacin de la queja hasta el envo del fallo a la Procuradura General de la Nacin y a la Coordinacin de Recursos Humanos. El Secretario General, es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad. Es responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.7.

PROCESO APOYOS ECONMICOS Y FINANCIAMIENTO

Este proceso Misional es responsabilidad del Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural y tiene como objetivo formular, implementar, hacer seguimiento y evaluar polticas e instrumentos tendientes a incentivar la produccin y comercializacin del sector agropecuario. El Proceso va desde la identificacin de necesidades de los productores y comercializadores en materia de crdito y apoyos econmicos, hasta la evaluacin de las polticas e instrumentos implementados. El Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural, el Director de Comercio y Financiamiento, el Director de Cadenas Productivas y el Director de Pesca y Acuicultura son los encargados de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, y son responsables de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.8.

PROCESO EMPRESARIZACIN DE LAS ACTIVIDADES AGROPECUARIAS

Este proceso Misional es responsabilidad del Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural y tiene como objetivo formular, coordinar y evaluar las estrategias, polticas e instrumentos en materia de ciencia, tecnologa, transferencia de tecnologa, adecuacin de tierras y encadenamientos productivos para mejorar la competitividad del sector agropecuario, forestal, pesquero y acucola. El Proceso va desde la identificacin de las necesidades de mejoramiento de la competitividad hasta el seguimiento y evaluacin de las estrategias, polticas e instrumentos para mejorar la competitividad del sector agropecuario, forestal, pesquero y acucola. El Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural, el Director de Cadenas Productivas, el Director de Desarrollo Tecnolgico y Proteccin Sanitaria, el Director de Pesca y Acuicultura y el Director de Desarrollo Rural, son los encargados de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este

Pgina 21 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, y son los responsables de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.9.

PROCESO OPORTUNIDADES PARA LA EQUIDAD RURAL

Este proceso Misional es responsabilidad del Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural y tiene como objetivo vincular comunidades campesinas y grupos tnicos a procesos de desarrollo social rural a travs de polticas y programas de desarrollo productivo y de servicios sociales bsicos para el mejoramiento de las condiciones y calidad de vida de las comunidades rurales. El alcance de este Proceso es a partir de la priorizacin de necesidades identificadas de la poblacin objetivo hasta el seguimiento de la aplicacin de los instrumentos establecidos. El Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural, el Director de Desarrollo Rural y el Director de Planeacin y Seguimiento Presupuestal, son los encargados de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, y son responsables de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.10.

PROCESO ACCESO A MERCADOS

Este proceso Misional es responsabilidad del Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural y tiene como objetivo formular, coordinar y evaluar la poltica sectorial en materia de sanidad, inocuidad y de comercio agropecuario. El Proceso inicia con la identificacin de las necesidades y tipo de medidas que pueden aplicarse en concordancia con la normatividad existente, los acuerdos internacionales suscritos, el comercio y la sanidad del pas, hasta la evaluacin de las medidas adoptadas. El Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural, el Director de Comercio y Financiamiento y el Director de Desarrollo Tecnolgico y Proteccin Sanitaria, son los encargados de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad. Son responsables de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.11.

PROCESO ATENCIN Y SERVICIO AL CLIENTE

Es responsabilidad del Director de Planeacin y Seguimiento Presupuestal y su propsito es ofrecer una adecuada y eficiente atencin al cliente y monitorear su percepcin frente a la oferta de servicios y al cumplimiento de sus requisitos.

Pgina 22 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

Este proceso abarca desde la recepcin de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de informacin; su direccionamiento, seguimiento y control a la gestin de respuesta, hasta la evaluacin de la satisfaccin del cliente. Este proceso aunque no rene las caractersticas de un proceso Misional, es de gran importancia para el Sistema Integrado de Gestin del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, ya que es el contacto directo con nuestros beneficiarios y el encargado de proveer informacin oportuna, suficiente y veraz y de recibir y canalizar las inquietudes y propuestas para retroalimentar la gestin institucional. Aqu tambin se realiza el seguimiento y evaluacin de la satisfaccin del cliente, en cuanto a la percepcin de estos acerca del cumplimiento de sus requisitos. Esta evaluacin, se efecta una vez al ao, a travs de la aplicacin de la Encuesta de Satisfaccin del Cliente. El Director de Planeacin y Seguimiento Presupuestal, es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.12.

PROCESO GESTIN FINANCIERA

Este proceso se encuentra a cargo del Secretario General y el Subdirector Financiero y tiene como propsito administrar los recursos financieros (Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC) del Ministerio para el cumplimiento del objeto misional del mismo y abarca desde la recepcin del presupuesto aprobado hasta la estructuracin de los estados contables. Se encarga de registrar, verificar y controlar el presupuesto apropiado a la entidad con base en la normatividad vigente; de manejar y controlar los recursos financieros girados por la Direccin de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional; y, de elaborar los estados contables del MADR. Adicionalmente, disea, propone y ejecuta el cobro persuasivo de la cartera del Ministerio por todo concepto y analiza y adelanta el trmite para el reconocimiento y cancelacin de las obligaciones del MADR, por concepto de cuotas partes pensionales. El Secretario General y el Subdirector Financiero, son los encargados de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad. Son responsables de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.13.

PROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO

El propsito de este proceso es garantizar la competencia y el bienestar de los servidores pblicos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

Pgina 23 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

Este proceso es responsabilidad del Secretario General y el Subdirector Administrativo y cubre desde la identificacin de la necesidad de vinculacin, hasta el retiro y generacin de documentos de su relacin laboral con el Ministerio. El Proceso de Gestin del Talento Humano juega un papel fundamental dentro del Sistema Integrado de Gestin, brindando capacitacin, bienestar y estmulo a los funcionarios, administrando la planta de personal y elaborando la nmina de pago. El Secretario General y el Subdirector Administrativo, son los encargados de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad. Son responsables de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.14.

PROCESO GESTIN DE APOYO LOGSTICO E INFRAESTRUCTURA

El Proceso de Gestin de Apoyo Logstico e Infraestructura esta a cargo del Secretario General del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y del Subdirector Administrativo, este proceso tiene como objetivo garantizar la buena gestin en el apoyo logstico e infraestructura requerido por los diferentes procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Su alcance va desde la identificacin del requerimiento o necesidad, hasta la entrega al usuario. Los dueos de proceso son responsables de la identificacin de las necesidades y los nuevos requerimientos y/o modificaciones a las estructuras existentes y servicios de apoyo en sus respectivas dependencias, as como asegurar un ambiente de trabajo apropiado para el personal. El Secretario General y el Subdirector Administrativo, son los encargados de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad. Son responsables de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

6.15.

PROCESO GESTIN JURDICA

Este proceso es responsabilidad del Jefe de la Oficina Asesora Jurdica del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y tiene como objetivo apoyar las decisiones de carcter legal y reglamentario, interpretar y orientar las normas jurdicas, al igual que la representacin judicial y legal del MADR. Su alcance va desde la identificacin de las necesidades hasta su ltima actuacin y/o resultado. El Jefe de la Oficina Jurdica, es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. Este proceso interacta con todos los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

Pgina 24 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

FECHA 16-11-2007

VERSION 2

28-11-2007

26-12-2007 27-08-2008

4 5

30-10-2008 30-04-2009

6 7

03-08-2009

12-02-2010

24-05-2010

10

7. HISTORIAL DE CAMBIOS CAMBIOS Se relacionaron los procesos en el alcance; se cambi el responsable del proceso de atencin y servicio al cliente y la descripcin del proceso; y se incluy la aclaracin sobre el uso de la palabra cliente o beneficiario. Se modific el alcance relacionndolo con la Misin. Se elimin el Procedimiento para la elaboracin de planes de control para programas y proyectos del proceso administracin del sistema integrado de gestin y se incluy en el proceso de oportunidades para la equidad rural. Se elimin el procedimiento control presupuestal y financiero de la participacin del Ministerio en los, Fondos Parafiscales, Fondos Ganaderos y Centrales de Abasto y el procedimiento de contratacin del proceso de empresarizacin de las actividades agropecuarias. Se incluy el procedimiento de cobro persuasivo por concepto de arriendos, ventas, mutuos hipotecarios, doble mesada pensional y sanciones multas pecuniarias impuestas en procesos disciplinarios en el proceso de gestin financiera. Se incluy el procedimiento para evaluar competencias laborales en el proceso de gestin del talento humano. Se cambi el nombre del procedimiento de compras por procedimiento de elaboracin del plan de compras en el proceso de apoyo logstico e infraestructura. Se elimin el procedimiento para incrementar el rea de produccin limpia garantizada (Agricultura ecolgica, BPA y BPP) del proceso acceso a mercados. Se modific la Poltica y Objetivos de Calidad. Se modific la estructura orgnica del Ministerio para incluir la Direccin de Pesca y Acuicultura. Se cambio la frase Administrador del Sistema por Proceso Administracin del Sistema Integrado de Gestin. Se ajust el listado de productos, respondiendo a los cambios efectuados en la caracterizacin de los procesos. Se modific la descripcin de los procesos en cuanto a su objetivo, alcance y relacin de procedimientos. Se elimin el anexo Matriz de requisitos NTCGP 1000:2004. En la descripcin de los procesos, se actualiz el listado de documentos que aplica cada proceso. Se modific la introduccin incluyendo la seccin No. 8 del Manual. Se modific el numeral 2.4 Alcance, para que este fuera concordante con el referido en las certificaciones de calidad. Se adicion en la seccin 8, una Matriz que relaciona los requisitos de la Norma Tcnica NTCGP 1000:2004 frente a los procesos del Sistema Integrado de Gestin SIG. Se ajust la descripcin de los procesos en cuanto a sus objetivos y alcance y se elimin la relacin de procedimientos. Se cre el numeral 9 Anexo Virtual que contiene la relacin de procesos y procedimientos del SIG. Se ajust la introduccin y el objetivo. En Exclusiones se remplaz la palabra dispositivos por equipos. Se actualiz la Base Legal y los Documentos de Referencia. En el numeral 5.4 se cambi la palabra Organizacin por Estructura. Se incluyeron nuevas definiciones. Se incluyeron los Principios ticos y los Principios de Gestin de la Calidad. En el numeral 5.7, se incluyeron lineamientos explcitos en la organizacin por procesos del Ministerio. Se ajust la matriz de requisitos. Se incluy el Decreto 4110 de 2004 en la Base Legal. Se actualiz el numeral Pgina 25 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

12-07-2010

11

5.2. Se actualiz la matriz de requisitos del numeral 8. Se actualizaron los productos del Ministerio y se ajustaron los objetivos y alcances de los procesos Apoyos Econmicos y Financiamiento y Empresarizacin de las Actividades Agropecuarias.

Pgina 26 de 28

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

8. MATRIZ REQUISITOS NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2008 VS PROCESOS SIG

Apoyos Econmicos y Financiamiento Administracin del Sistema Integrado de Gestin Participacin Ciudadana y Coordinacin Entes de Control Control Disciplinario Control Interno a la Gestin Gestin de Apoyo Logstico e Infraestructura Direccionamiento Estratgico Institucional Empresarizacin de las Actividades Agropecuarias Oportunidades para la Equidad Rural Atencin y Servicio al Cliente

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Matriz de Requisitos

NTCGP 1000:2009 - ISO 9001:2008
4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 6 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4 7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD REQUISITOS GENERALES GESTIN DOCUMENTAL Generalidades Manual de la Calidad Control de documentos Control de los registros RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN COMPROMISO DE LA DIRECCIN ENFOQUE AL CLIENTE POLTICA DE LA CALIDAD PLANIFICACIN Objetivos de la calidad Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN Responsabilidad y autoridad Representante de la direccin Comunicacin interna REVISIN POR LA DIRECCIN Generalidades Informacin de entrada para la revisin Resultados de la revisin GESTIN DE LOS RECURSOS PROVISIN DE RECURSOS TALENTO HUMANO Generalidades Competencia, formacin y toma de conciencia INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio Revisin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio Comunicacin con el cliente DISEO Y DESARROLLO Planificacin del diseo y desarrollo Elementos de entrada para el diseo y desarrollo Resultados del diseo y desarrollo Revisin del diseo y desarrollo Verificacin del diseo y desarrollo Validacin del diseo y desarrollo Control de los cambios del diseo y desarrollo ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS Proceso de adquisicin de bienes y servicios Informacin para la adquisicin de bienes y servicios Verificacin de los productos y/o servicios adquiridos PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO Control de la produccin y de la prestacin del servicio Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio Identificacin y trazabilidad Propiedad del Cliente Preservacin del producto y/o servicio CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA GENERALIDADES SEGUIMIENTO Y MEDICIN Satisfaccin del Cliente Auditora interna Seguimiento y medicin de los procesos Seguimiento y medicin del Producto y/o Servicio CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME ANLISIS DE DATOS MEJORA Mejora continua Accin correctiva Accin preventiva

X X X X X X X X X X

X X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

Gestin del Talento Humano

Acceso a Mercados

Gestin Financiera

X X X X

X X X X

X X X X X X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X X X

X X

X X X

X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X X X X X X X X X X X O X X X X

X X X X X A X

X X X X X P X

X X X X X L X

X X X X X I X

X X X X X C X X X X X X X X X X X X

N X X X X X X X X X X

A X X X X

X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X

X X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

Pgina 27 de X28 X X X
X X X X X X X X

Gestin jurdica

Gestin del Conocimiento

X X X X

X X

X X

X X X X

MANUAL
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Repblica de Colombia

VERSIN 11 MN-SIG-01

Manual de Calidad

FECHA EDICIN
12-07-2010

9. ANEXO VIRTUAL Este anexo contiene los documentos que constituyen el Manual de Procesos y Procedimientos, relacionados en el Listado Maestro de Control de Documentos, ubicado virtualmente en la red interna del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural: Mis sitios de red/toda la red/madr/Halcn/SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN/ Manual de Procesos y Procedimientos SIG/MANUAL DE CALIDAD

Pgina 28 de 28