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microLab 2007
Gestión de Laboratorio Clínico
Abril 2007
INDICE
Presentación 1
Descripción general 2
Estructura gráfica 3
Pantalla principal 4
Iniciar sesión 5
CATÁLOGOS 6
Pacientes 7
Reporte generado 8
Médicos 9
Reporte de medicos 10
Estudios 11
Tipos de datos 12
Reporte de estudios 13
Grupos y perfiles 14
Reporte de grupos y perfiles 16
Métodos 17
Reporte de métodos 18
Métodos a estudios 19
Reporte de Métodos a estudios 20
Reactivo a estudios 21
Reporte de métodos a estudios 22
Referencias 23
Reporte de referencias 24
Líneas 25
Reporte de Líneas 26
Material 27
Reporte de materiales 29
Material a estudios 30
Reporte de Material a estudios 31
Personal 32
Reporte de personal 33
Admisión 34
Orden de estudios 35
Reportes de Orden de estudios 37
Captura de resultados 38
Reporte de resultados 40
Administración 41
Corte de caja 42
Reportes de Corte de caja 43
Material utilizado 44
Reportes de material utilizado 45
Control de pagos 46
Reportes de Control de pagos 47
Facturación 48
Factura impresa 50
PRESENTACIÓN
A través del tiempo, el programa microLab desde su primera versión ha ido cambiando adecuándose a las
necesidades básicas de los laboratorios, sin embargo, la tecnología tanto de Software como de Hardware,
incluso en las necesidades del usuario evolucionan tan rápido que es necesario tratar de crecer al mismo
ritmo y evitar que en unos años el programa quede absoleto.
Por lo anterior, y confirmando la intención de que laboratorios sin importar el tamaño cuenten con una
herramienta moderna que proporcione una mayor productividad, presencia y calidad, Micromática se
complace en presentarle el sistema microLab2007.
Aún cuando microLab2007 se basa en versiones anteriores, las herramientas actuales de desarrollo
utilizadas así como la programación de los procesos además de la re-estructuración de procesos
existentes hacen de esta actualización un producto totalmente nuevo asegurando la ejecución del
programa en equipos y sistemas operativos Windows actuales.
Por mencionar uno de los procesos que no habían sido contemplados en su totalidad son los referentes a
la Administración, sin embargo en esta versión los procesos de Inventario, Compras y entrada/salida de
efectivo, se han incorporado al sistema, ofreciendo una alternativa más para una mejor administración de
su negocio.
Para usuarios de versiones anteriores se darán cuenta que no solo es un cambio de apariencia, sino que
sentirán un mejor desempeño y con un mínimo esfuerzo para acostumbrarse a la nueva interfaz.
Para usuarios nuevos podrán utilizar el programa en unos cuantos días, gracias a que se mejoró
considerablemente la manera de crear los catálogos que son la base de todo el sistema.
Solo queda agracecer a los laboratorios que han utilizado, confiado y acompañado desde las primeras
versiones así como sus valiosos comentarios, sugerencias y críticas, así como de formar parte de su
desarrollo informático.
DESCRIPCIÓN GENERAL
El programa fue desarrollado con dos objetivos principales, el primero que la información sea procesada
de forma oportuna y confiable, el segundo (y no menos importante) fue pensando en los usuarios,
poniendo énfasis en la interfase (pantallas estandarizadas) del usuario, lo que permite el uso del programa
fácil con un mínimo de entrenamiento y procesos rápidos.
Catálogos conteniendo información básica que asegura la integridad de los datos y que es utilizada por la
mayoría de los procesos.
Admisión con procesos que incluye la solicitud de los estudios a realizar, captura e impresión de
resultados, Administración exclusivo (dependiendo de los permisos asignados) para el dueño del
negocio, en el que permite realizar cortes de caja (diarios, semanales, mensuales), Material que se ha
utilizado, determinar los descuentos permitidos del importe real de los estudios, Compras, Entrada/salida
de efectivo, entre otros procesos.
Control de calidad Generación de la gráfica de Levey Jennings
Herramientas en la que se encuentran los procesos relacionados con la seguridad tanto de acceso al
sistema como de información (respaldos).
Todos los procesos de los módulos anteriores permiten generar una serie de reportes que gracias a que se
cuenta con la Vista preliminar en pantalla permite que el usuario revise la congruencia de los datos antes
que los reportes sean impresos sobre papel en forma definitiva.
El presente manual empezará por mostrar la estructura gráfica (mapa de menus) del programa
microLab2007, los requisitos que el equipo de cómputo deberá cumplir para el buen funcionamiento
del programa, instalación y configuración del marco de trabajo (programas adicionales) el cual
configurará el equipo para la ejecución del programa, instalación del programa microLab2007,
funcionamiento de los íconos que en la mayoría de las pantallas presentan, ejecución del sistema,
explicación de cada uno de los procesos como: captura, generación de reportes, respaldo y
recuperación de información entre otros.
ESTRUCTURA GENERAL
MicroLab 2007
Clave de acceso
Catálogos Pacientes
Médicos
Estudios
Grupos y perfiles
Métodos
Métodos a estudios
Reactivos a estudios
Referencias
Líneas
Material a utilizar
Personal
Captura resultados
Material utilizado
Control de pagos
Facturación
Tipos de descuentos
Compras
Entrada/salida efect.
Herramientas Usuarios
Permisos
Respaldos
Recuperación
Preferencias
Cambiar usuario
PANTALLA PRINCIPAL
INICIAR SESIÓN
- Antes de utilizar el programa, el usuario deberá introducir la clave del usuario y una contraseña.
- El usuario deberá tener asignado permisos asignados por el Administrador.
- El usuario solo podrá utilizar los Procesos (permisos) del sistema que le fueron asignados.
Descripción de campos
CATÁLOGOS
PACIENTES
Descripción de campos
Campo Descripción Se utilizará también para…
La Clave es generada automática y
Identificará a cada uno de los
Clave* consecutivamente para cada paciente
pacientes registrados.
nuevo.
Como:
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar
REPORTE GENERADO*
MÉDICOS
- Aún cuando la ausencia de médicos registrados no altera los Resultados del paciente, la existencia del
mismo permitirá conocer la frecuencia y/o pacientes enviados, así como de personalizar el Reporte de
resultados con el nombre del médico.
Descripción de campos
Campo Descripción Se utilizará también para…
La Clave es generada automática y
Identificará a cada uno de los
Clave* consecutivamente para cada Médico
médicos registrados.
nuevo.
Como:
REPORTE GENERADO*
ESTUDIOS
- Todas los conceptos de pruebas que generen un resultado deberán ser registradas
- La clave de la prueba normalmente es utilizada internamente por el sistema por lo que el orden con que
se ingresen los conceptos no alterará los procesos relacionados.
- Se recomienda analizar con detalle el campo Tipo de resultado, lo anterior es simplemente con la
intención de hacer más ágil y fácil el proceso de captura de resultados
Descripción de campos
Campo Descripción Se utilizará también para…
La Clave es generada automática y
Identificará a cada uno de las
Clave* consecutivamente para cada Prueba
Pruebas registradas.
nueva.
Como:
Tipos de datos
Número de decimales
REPORTE GENERADO*
GRUPOS Y PERFILES
- A partir del catálogo de pruebas el usuario puede crear Grupos o perfiles de acuerdo a sus necesidades.
- El grupo de Estudios individuales es donde habrá de incorporar las pruebas que serán realizadas de
forma individual.
Agregar subgrupo
Agregar estudios
Como:
Advertencia: Todo los datos que estén relacionados (admisión, resultados, etc.) con la prueba serán
eliminados cuando sean guardados los cambios.
El mismo icono Borrar funciona para marcar y desmarcar al grupo o perfil, subgrupo o pruebas.
Establecer el orden de las pruebas como saldrán en el Reporte de resultados.
- Seleccionar la prueba a cambiar de posición.
- Clic en los iconos(flechas) Orden de estudios
Únicamente podrán cambiarse de posición las pruebas, los grupos y perfiles no están permitidos.
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar
NOTAS
La acciones de Agregar, Modificar y borrar será identificadas (antes de grabar los cambios) por colores en
la descripción:
A través del menú contextual (Clic botón derecho) podrá realizar las acciones: Agregar o borrar
(lógicamente) un grupo/perfil, subgrupo, pruebas de la misma forma descrita anteriormente.
REPORTE GENERADO*
MÉTODOS
- Cada uno de los métodos podrá ser asignado a una prueba (ver métodos a estudios) lo que permitirá que
automáticamente en el Reporte de resultados aparezca el método utilizado.
Descripción de campos
Campo Descripción Se utilizará también para…
La Clave es generada automática y El método aparecerá debajo de la
Clave*
consecutivamente para cada Método descripción de la prueba en el
Reporte de resultados.
Descripción Nombre del Método.
Como:
Registrar un Método.
- Clic en el icono Nuevo o posicionarse al final de la lista de los Métodos.
Borrar un Método.
- Ubicar el método, Clic en el icono Borrar.
Advertencia: Todo los datos que estén relacionados (métodos a estudios) con el método serán
eliminados.
Generar el reporte
REPORTE GENERADO*
MÉTODOS A ESTUDIOS
- Asignar un método a un estudio provocará que automáticamente el método aparezca junto a la prueba
realizada.
- Si un estudio no tiene asignado algún método no alterará el funcionamiento ni los resultados que genere
el sistema.
El objetivo de asignar Métodos a estudios es para que cada vez que se reporte el estudio, automáticamente en el
Reporte de resultados aparezca la descripción del método utilizado.
Como:
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar
REPORTE GENERADO*
REACTIVOS A ESTUDIOS
Como:
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar
REPORTE GENERADO*
REFERENCIAS
- Para poder establecer los valores normales de referencia, los catálogos de Pruebas, Reactivos y Reactivos
a estudios deberán estar creados y comprobado su contenido.
- Modificar la referencia después de registrar Resultados afectará las referencias de valores normales , por
lo que es recomendable que antes de Reportar resultados asegurarse que el contenido de esto valores
sean los definitivos.
- Puede establecer diferentes valores de referencia de acuerdo a la combinación de los campos: Reactivo,
Grupos de edad (edad de –edad a) y Sexo.
- Dependiendo del tipo de dato (Numérico, Resultados predefinidos, Texto y Formula) de la prueba
(establecido en el apartado Catálogos\pruebas, será la manera de establecer los valores de referencias.
Como:
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar
REPORTE GENERADO*
LÍNEAS
- La finalidad de crear Líneas es la de tener una mejor clasificación de los productos y/o materiales en
almacén.
Descripción de campos
Como:
Generar el reporte
Clic en el icono Vista preliminar
Tel. 2.71.49.66 José Pérez Morales Priv. 4 Poniente 906
044.22.21.03.14.80 micromatica@hotmail.com Amozoc, Pue.
joseperezmorales@hotmail.com 26
Area: Desarrollo de Software a la medida Micromática
Cerca de TI
REPORTE GENERADO*
MATERIAL
Descripción de campos
Observaciones
Como:
Borrar un Material.
- Ubicar el material, Clic en el icono Borrar.
Advertencia: Todo los datos que estén relacionados con el Material serán eliminados.
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar
REPORTE GENERADO*
MATERIAL A ESTUDIOS
Como:
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar
REPORTE GENERADO*
PERSONAL
- La intención principal del catálogo de personal es la de indicar a los químicos que pueden firmar el Reporte
de resultados así como establecer al químico predeterminado.
Descripción de campos
Campo Descripción Se utilizará en…
Como:
Generar el reporte
Clic en el icono Vista preliminar
Tel. 2.71.49.66 José Pérez Morales Priv. 4 Poniente 906
044.22.21.03.14.80 micromatica@hotmail.com Amozoc, Pue.
joseperezmorales@hotmail.com 33
Area: Desarrollo de Software a la medida Micromática
Cerca de TI
REPORTE GENERADO*
ADMISIÓN
A partir del trabajo realizado en el apartado de CATÁLOGOS, el sistema está listo para que de una manera fácil y
rápida se empiece a:
- Crear Ordenes de estudios
- Capturar resultados
- Emitir el Reporte de resultados.
- Cortes de caja
- Entre otros procesos.
ORDEN DE ESTUDIOS
Clic en Admisión \ Orden de estudios
NOTA:
La letra subrayada de los iconos indica que puede utilizar además del Ratón (mouse) la combinación de teclas
ALT+<letra subrayada>, por ejemplo, ALT + P para elegir al paciente, ALT + M elegir al médico, etc.
Como:
REPORTES GENERADOS*
CAPTURA DE RESULTADOS
Reactivo Referencias
NOTA:
La letra subrayada de los iconos indica que puede utilizar además del Ratón (mouse) la combinación de teclas
ALT+<letra subrayada>, por ejemplo, ALT + V elegir una orden, ALT + G grabar los datos, ALT + V ver el reporte.
Como:
REPORTE DE RESULTADOS*
ADMINISTRACIÓN
Existen procesos que únicamente el Administrador (dueño) son de su interés ya sea para establecer algún
parámetro o conocer ciertas estadísticas o simplemente por la característica de la acción se encuentran en este
apartado.
- Corte de caja
- Material utilizado
- Control de pagos
- Facturación
- Tipos de descuentos
- Compras
- Entrada / salida de efectivo.
CORTE DE CAJA
Entre la información proporcionada a partir del periodo indicado (fecha inicial – fecha final) se encuentra:
- Cantidad de pacientes atendidos.
- Ingresos bruto, Cantidad por cobrar e Ingreso neto
La misma información puede ser obtenida de acuerdo al Criterio que el usuario elija, entre las que se encuentran:
Adicionalmente puede consultar el material que ha sido utilizado de un periodo. (ver el apartado
Administración\Material utilizado)
Como:
Obtener los resultados de Corte de caja GENERAL, Pacientes con pagos pendientes (x COBRAR) y Corte de caja por
MÉDICO.
- Clic en la lista desplegable y Elegir el criterio de consulta (GENERAL., x COBRAR, MÉDICO)
- Establecer el periodo (fecha inicial y fecha final)
- Clic en el icono Ver
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar.
REPORTES GENERADOS*
MATERIAL UTILIZADO
NOTA: En relación a las Existencias actuales, se recomienda tomarse como una estimación cercana a la realidad ya
que no se contempla mermas, pérdidas de material o alguna otra situación que afecte al inventario físico y
el reportado por el sistema.
Como:
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar.
REPORTES GENERADOS*
CONTROL DE PAGOS
Como:
REPORTES GENERADOS*
FACTURACIÓN
Como:
- Clic en el icono Orden a facturar para elegir de una lista o proporcionar el Número de de Orden de
estudios a facturar.
- Clic en el icono enviar estudio
- El programa permitirá modificar la cantidad o precio unitario de los conceptos originales de la Orden
de estudios así como eliminar un concepto o agregar uno nuevo.
Imprimir la Factura.
- Clic en el icono Vista preliminar.
NOTAS
- Aún cuando el Número de factura no se imprimirá (pues está impreso desde la imprenta) se recomienda
que coincida con el que introducirá en el programa para futuras revisiones.
- Los precios de los estudios asume que tienen incluido el I.V.A. el cual es desglosado.
FACTURA IMPRESA*
TIPOS DE DESCUENTO
A partir del precio establecido de los estudios en el apartado Catálogos\Grupos y perfiles, al momento de
generar una Orden de estudios, el sistema permitirá indicar el tipo de descuento a aplicar al importe normal. (ver
apartado Orden de estudios)
Si el Porcentaje es:
- POSITIVO: Al Importe normal se aplicará el descuento del porcentaje indicado.
- NEGATIVO: Al importe normal se le aumentará el porcentaje indicado. (por ejemplo, urgencias)
Descripción de campos
Como:
REPORTE GENERADO*
Cualquier gasto o ingreso extraordinario podrá ser registrado y consultar los movimientos a partir de un periodo
(fecha inicial – fecha final) establecido.
Descripción de campos
Campo Descripción Se utilizará también para…
Fecha en que se realiza el movimiento.
La fecha se podrá modificar
Fecha*
únicamente cuando es un movimiento
nuevo.
Marcar si se trata de una salida (gasto)
¿Salida de efectivo?
o de un ingreso en caso contrario.
Descripción del movimiento a realizar o
Concepto
realizado.
Importe de entrada o salida de
Importe efectivo.
Como:
Borrar un movimiento.
- Ubicar al movimiento, Clic en el icono Borrar.
Guardar los cambios
- Clic en el icono Guardar
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar
REPORTE GENERADO*
CONTROL DE CALIDAD
CONTROLES
Descripción de campos
Como:
Registrar controles.
- Clic en el icono Nuevo o posicionarse al final de la lista de controles.
Borrar un control.
- Ubicar el Control, Clic en el icono Borrar.
Advertencia: Todo los datos que estén relacionados (Gráfica Levey Jennings) con el Control serán
eliminados.
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar
Como:
Para cada dato introducido se calcularán los Valores obtenidos (media, desv.est., Cv y Error) y se actualizará
la Gráfica.
Generar el reporte
- Clic en el icono Vista preliminar
REPORTE GENERADO*
HERRAMIENTAS
La seguridad en cualquier sistema siempre es importante, por lo que el sistema proporciona lo siguiente:
USUARIOS
- Toda persona que el administrador decida que utilizará el programa deberá ser registrado.
Descripción de campos
Campo Descripción
Nombre del usuario (mas de 6
Usuario ID* Necesarias para que el usuario
caracteres)
pueda utilizar el sistema con los
Contraseña Clave secreta de cada usuario. permisos correspondientes
Como:
Borrar un Usuario.
- Ubicar al Usuario, Clic en el icono Borrar.
Asignar permisos
- Clic en el icono Permisos
- Seleccionar al usuario
- Marcar los permisos que le serán asignados
- Clic en el icono Asignar permisos.
RESPALDO DE DATOS
En caso de emergencia (Computadora descompuesta, falla del disco duro, etc.) se recomienda:
Como:
RECUPERACIÓN DE DATOS
- Como la intención es recuperar la información completa que existía de la computadora que tuvo
problemas y pasarla a otra, únicamente el respaldo se realizará cuando la Base de datos esté vacía.
- Los archivos a recuperar que aparezcan en la lista después de seleccionar la unidad o carpeta serán
únicamente los que existan en esa ubicación.
Como:
- Elegir la unidad o carpeta donde se localizan los archivos que se respaldaron en el apartado Herramientas
\ Respaldo de datos.
- Clic en el icono Aceptar
- Marcar cada uno de los conceptos a recuperar
- Clic en el icono Recuperación para recuperar los datos.
PREFERENCIAS
- Estableciendo algunas preferencias, evitará estar cambiando constantemente algunas acciones del
sistema, por ejemplo, que el Reporte de resultados siempre imprima el encabezado del laboratorio.
Como:
- Seguir o indicar los parámetros o preguntas que el programa realice dependiendo de las preferencia que
haya sido elegida
CAMBIAR USUARIO
- El sistema permitirá sin cerrar el programa cambiar de usuario tomando los permisos correspondientes del
mismo.
Como: