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Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas
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Esta gua ha sido realizada gracias a la financiacin de Obra Social de BBK a travs de la 8 (2009) y 9 (2010) convocatorias de ayudas a entidades sin nimo de lucro para proyectos de I+D+i en accin social y al Departamento de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco a travs de de las subvenciones para el fomento de actividades del tercer sector en el mbito de la intervencin social en el Pas Vasco, orden de 3 de enero de 2011.
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En la elaboracin de esta gua han intervenido diferentes personas y organizaciones a las que queremos agradecer su colaboracin, especialmente al Servicio de Vigilancia Tecnolgica e Inteligencia Competitiva de la Diputacin Foral de Bizkaia Zaintek , integrado en la Agencia de innovacin BAI de la Diputacin Foral de Bikzaia, ahora denominada Agencia BEAZ, por dejarnos acceder a los documentos y herramientas de este servicio, principalmente su Metodologa para la implantacin de un sistema de informacin empresarial (SIE); a Elisa Garca-Morales, de Inforarea, que contrast y realiz aportaciones al enfoque y los contenidos; y, por ltimo, al equipo de consultora social de Fundacin EDE por su labor de revisin del marco terico y conceptual y la aportacin de su experiencia, adems de diferentes y valiosas herramientas. Finalmente, queremos agradecer a Fekoor, federacin de personas con discapacidad fsica y orgnica de Bizkaia, a AVATI TP/TLP, asociacin vasca para la ayuda, tratamiento e insercin del trastorno de personalidad - trastorno lmite de personalidad, a Elikalte, asociacin vasca de afectados por alergias alimentarias, y a la Fundacin Harribide por participar en este proyecto permitindonos testar en ellas el itinerario y las herramientas que se recogen en esta gua.
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ndice
Introduccin ............................................................................................................................................................................................................................................................... 5 I. 1. 2. 3. 4. 5. 6. II. ALGUNAS CUESTIONES ANTES DE EMPEZAR ................................................................................................................................................................................................................... 6 Para qu mejorar los procesos de gestin de la informacin? ..................................................................................................................................................................................... 6 Los lmites y el alcance del proceso....................................................................................................................................................................................................................... 7 Cmo encaja este proceso con otras herramientas y modelos de gestin de nuestra organizacin? ...................................................................................................................................... 7 Cmo lo hacemos? Las condiciones favorables ....................................................................................................................................................................................................... 8 Es necesario un apoyo externo?.......................................................................................................................................................................................................................... 9 Marco terico en el que se basa esta gua ............................................................................................................................................................................................................. 10 ITINERARIO PARA LA EVALUACIN Y MEJORA DE PROCESOS DE GESTIN DE LA INFORMACIN..................................................................................................................................................... 11 Fases y estructura ................................................................................................................................................................................................................................................. 12 FASE I: ANALIZAMOS NUESTRA ORGANIZACIN ................................................................................................................................................................................................................. 13 0. El punto de partida .......................................................................................................................................................................................................................................... 13 Hito 1. La estrategia y la informacin........................................................................................................................................................................................................................ 16 Hito 2. Diagnstico del sistema de informacin ........................................................................................................................................................................................................... 23 FASE II: PLANIFICAMOS LAS MEJORAS ........................................................................................................................................................................................................................... 28 Hito 3. El mapa informacional................................................................................................................................................................................................................................. 28 Hito 4. El plan de mejoras ..................................................................................................................................................................................................................................... 29 III. ALGUNAS CUESTIONES PARA ACABAR ........................................................................................................................................................................................................................ 32
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1. 2.
Bibliografa ............................................................................................................................................................................................................................................................... 34 ANEXOS: HERRAMIENTAS ............................................................................................................................................................................................................................................... 35 Herramienta para la reflexin sobre retos de futuro para organizaciones sin reflexin estratgica previa. ..................................................................................................................................... 35 Herramienta para la priorizacin de retos estratgicos. ................................................................................................................................................................................................... 37 Herramienta para la identificacin de reas de informacin crtica. ..................................................................................................................................................................................... 38 Cuadro de reas de informacin crtica y reas temticas. ................................................................................................................................................................................................ 40 Herramienta de identificacin y evaluacin de necesidades de informacin. ........................................................................................................................................................................... 42 Herramienta de anlisis de fuentes de informacin. ......................................................................................................................................................................................................... 44 Cuadro de fuentes de informacin. .............................................................................................................................................................................................................................. 46 Herramienta diagnstico de procesos de informacin....................................................................................................................................................................................................... 47 Herramienta diagnstico de agentes de informacin. ....................................................................................................................................................................................................... 49 Herramienta para el anlisis de las fortalezas y debilidades de los procesos de informacin. ...................................................................................................................................................... 51 Herramienta para la creacin del mapa informacional. ..................................................................................................................................................................................................... 53 Herramienta para el registro de mejoras. ..................................................................................................................................................................................................................... 54
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Introduccin
En general, existe en el mbito de las organizaciones no lucrativas un dficit de modelos, sistemas y herramientas de gestin adecuados a nuestra realidad e identidad. Por ello, se hace necesario promover la sistematizacin de experiencias de gestin, la adaptacin coherente de modelos ajenos a nuestro sector y la formalizacin de herramientas y modelos organizativos y de gestin propios. En este contexto, Fundacin EDE ha puesto en marcha diversas iniciativas con objeto de dar respaldo a las organizaciones en su proceso de fortalecimiento y adopcin de modelos de gestin avanzada. Una de estas iniciativas ha sido la elaboracin de una herramienta autodiagnstico 1 que permite a las organizaciones no lucrativas evaluar sus procesos de gestin de la informacin y conocer el grado de implantacin y desarrollo de una cultura informacional en su estructura 2. La Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en estructurado y flexible para el anlisis y planificacin de los procesos de gestin de la informacin, de forma puedan sentar las bases para desarrollar una poltica y un sistema de informacin. De esta manera, se pretende un doble objetivo. Por un lado, ayudar a mejorar los procesos de gestin de la informacin y, por otro, incorporar la informacin como un recurso clave en los procesos de reflexin estratgica dentro de las organizaciones.
organizaciones no lucrativas, elaborada por nuestro Centro del Conocimiento, supone una continuacin de la lnea de trabajo ya establecida con la herramienta autodiagnstico para seguir avanzando en la incorporacin de la informacin como un recurso para el fortalecimiento y desarrollo organizacional mediante la mejora y sistematizacin de sus procesos de gestin. La gua se dirige principalmente a aquellas organizaciones no lucrativas que deseen iniciarse en la reflexin y sistematizacin de sus procesos de gestin de la informacin, ofrecindoles, independientemente de su tamao, sus recursos y su desarrollo organizacional, un procedimiento
Con la colaboracin de BBK-Obra Social a travs de la 7 convocatoria 2008 a entidades sin nimo de lucro para proyectos de I+D+i en accin social, 2 Esta herramienta est disponible en www.fundacionede.org/gestioninfo
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1. Iniciar reflexiones de carcter estratgico: retos de futuro, oportunidades, etc. con los
que se relacionarn las informaciones clave para nuestra entidad.
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sino, tal como veremos ms adelante, nicamente aquellas informaciones claves para la organizacin que estn unidas estrechamente a su estrategia y objetivos. Es ah donde deben centrarse los esfuerzos de mejora. Economizar esfuerzos supone dirigir nuestra energa a lo verdaderamente importante sin perder la visin de conjunto. El alcance est en funcin, como ya hemos dicho, de nuestras posibilidades (tiempo y esfuerzo) y circunstancias. No obstante, las mejoras que implementemos deben cumplir un fin fundamental: debe lograr que la informacin sea compartida y accesible a las personas que forman nuestra organizacin segn sus necesidades. En el caso de las entidades de segundo nivel, deben cubrir las necesidades de las organizaciones asociadas a la red.
3. Cmo encaja este proceso con otras herramientas y modelos de gestin de nuestra organizacin?
Un aspecto ms a tener en cuenta a la hora de precisar el alcance y el lmite de este proceso de evaluacin y mejora es su encaje con otras herramientas de gestin y desarrollo organizacional existentes o que se estn desarrollando. Un sistema de informacin no es un instrumento de gestin aislado. Precisamente por el carcter transversal de la informacin, su estructuracin y planificacin est ligada necesariamente al resto de procesos. Es ms, el desarrollo de estos otros instrumentos, tanto si ya existen como si se desarrollan de forma paralela, supone una oportunidad para la implementacin de mejoras en los procesos de gestin de la informacin. El sistema de informacin debe alinearse e integrarse con el resto de instrumentos orientados al fortalecimiento y la mejora de los diferentes procesos de gestin que se dan en la organizacin. Qu significa alineacin e integracin? Significa que los objetivos y resultados de nuestro plan de mejoras, sin salirse de su propio mbito, no slo no deben estar en contradiccin con los de los
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas otros instrumentos, sino que deben servir para cumplir los fines que en ellos se definen, manteniendo una coherencia con los mismos. 1. Si disponemos de un plan estratgico o estamos desarrollando uno, el sistema de informacin debe ser conforme a las lneas estratgicas y objetivos que se establezcan tanto en aqul como en los sucesivos planes de gestin que lo desarrollan. Es decir, el sistema de informacin debe ser tenido en cuenta e incorporado en el proceso de planificacin estratgica. 2. Si hemos implantado un modelo de calidad o estamos en vas de hacerlo, el sistema de informacin, por tratarse de un procedimiento que regula los diferentes procesos y flujos de informacin, debe estar contemplado en aqul integrndolo en los mapas de procesos (gestin por procesos). 3. Al abordar aspectos relacionados con la comunicacin (necesidades de informacin, herramientas y espacios de difusin, etc.), el sistema de informacin debe estar plenamente conectado con el plan de comunicacin, teniendo en cuenta de forma recproca los objetivos y acciones recogidos en sus respectivas planificaciones. Lo dicho en los ejemplos anteriores puede valer para otros instrumentos de desarrollo organizacional como los planes para la gestin de la innovacin o la gestin del conocimiento, de la que el sistema de informacin es, sin duda, un pilar fundamental. A. La participacin y la colaboracin de las personas de la organizacin, bien de forma directa si el tamao de la organizacin as lo permite, bien representados por otras personas cuando el nmero de miembros de la organizacin lo haga inviable. Participacin no se entiende sin compromiso, sin el esfuerzo continuado en el tiempo mientras dure el proceso. La continuidad del proceso es esencial. Una vez iniciado es necesario mantener la dedicacin de las personas que participen. Por qu decimos que hay que hacerlo de forma participativa? Porque los procesos de informacin afectan a diferentes departamentos y responsabilidades en el seno de una organizacin y para conocerlos con mayor profundidad debemos contar con su colaboracin. Por tanto, para poner en marcha el proceso ser necesario contar con un nmero limitado de personas representativas y que estn vinculadas laboral y afectivamente a la organizacin. B. Pero participacin tambin significa implicacin, dedicacin y atencin suficiente, muy especialmente de los puestos directivos de la organizacin (direccin, gerencia, mandos intermedios, etc.) con responsabilidad en las polticas y estrategias informacionales o en la mejora de los procesos de gestin de este recurso. Su liderazgo es imprescindible. En este sentido la direccin debe: i. ii. iii. Un proceso de estas caractersticas requiere de una serie de condiciones favorables que facilitarn el xito y la consecucin de los objetivos previstos: iv. Comprometerse a participar junto a los puestos directivos al menos en el proceso de reflexin estratgica. Comprometerse a desarrollar las propuestas de mejora que se establezcan, disponiendo los recursos que sean necesarios para su consecucin. Comprometerse a liberar tiempo a las personas que formen parte de los equipos de trabajo. Cumplir y hacer cumplir el calendario de trabajo que se establezca.
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas sesiones de trabajo nos puede permitir tener una visin externa e imparcial de nuestra C. La informacin crtica est unida a los objetivos de la organizacin. Por ello, para la realizacin de este proceso ser necesario contar con una mnima reflexin estratgica explcita. La misin y objetivos establecidos en los estatutos pueden ser un punto de partida. D. El xito del proceso tambin se puede medir por la capacidad de adaptacin de la organizacin a las circunstancias y vicisitudes que se produzcan durante el mismo. E. Pero tambin por una actitud realista, estableciendo objetivos adecuados a los medios disponibles por la organizacin. F. Y, por supuesto, una actitud abierta y participativa en las diferentes fases y sesiones, adaptando el ritmo a nuestras posibilidades. organizacin, y este hecho puede ayudarnos a obtener un plan con mayores garantas de objetividad. Adems, puede tener otras ventajas de tipo prctico. En efecto, la persona facilitadora que tiene experiencia en el campo de los sistemas de informacin puede realizar propuestas de mejora concretas que un equipo motor sin ayuda externa puede obviar por desconocimiento. En cualquier caso, si optamos por una ayuda externa, es necesario delimitar cul ser su nivel de implicacin, su responsabilidad y, claro est, el tiempo y dedicacin. El papel de esta ayuda externa puede ser nicamente una orientacin metodolgica a lo largo de las diferentes fases. Pero podemos dotar a este acompaamiento de una mayor responsabilidad, dinamizando las sesiones (incluso proponiendo herramientas de trabajo diferentes a las previstas en esta gua) y, dando un paso ms all, recogiendo y ordenando los contenidos que se han volcado en esas sesiones.
El papel que creemos que debe tener esta ayuda externa lo marcamos nosotros, pero puede estar supeditado a nuestras capacidades, el tiempo disponible, los recursos econmicos con los que contamos si el acompaamiento es remunerado. Y no debemos olvidar que debemos entender el acompaamiento como una accin externa a nuestra organizacin y, por lo tanto, que no tiene poder para tomar decisiones en ella.
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a. Norma UNE-ISO/TR 15489-2 Informacin y Documentacin. Gestin de documentos. b. Norma UNE 166006:2006 EX Gestin de la I+D+I: Sistema de vigilancia
tecnolgica.
EFQM. Introduccin a la excelencia. Bruselas: EFQM, 2003. Vid. los siguientes conceptos: Orientacin hacia los resultados y Gestin por procesos y hechos ; ver adems criterios 2b, Poltica y estrategia, y criterio 4e, Alianzas y recursos.
ZAINTEK. DIPUTACIN FORAL DE BIZKAIA. Manual de implantacin de un Sistema de Informacion Empresarial. Bilbao: Zaintek, 2003.
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Fases y estructura
Este itinerario requiere de una serie de sesiones de trabajo en grupo estructuradas en dos fases en las que la organizacin, siguiendo diferentes hitos, pasar de analizar y evaluar sus procesos de gestin de la informacin a implantar mejoras concretas, siempre focalizadas en diversas reas de informacin crtica. Se realizar al menos una sesin de trabajo por cada hito. Estas sesiones tendrn una duracin variable en funcin de los temas que se aborden, aunque por norma general no deben sobrepasar las cuatro horas. El cuadro siguiente es slo una estimacin de las posibles sesiones a realizar en cada hito, ya que stas dependern de la complejidad del proceso y otros factores. S1. Diagnstico inicial, formacin del equipo y diseo del plan de trabajo. S2. Reflexin sobre los retos estratgicos y su relacin con las reas de informacin crtica. S3. Anlisis de necesidades y fuentes de informacin. S4. Anlisis de los procesos, agentes y recursos de informacin (DAFO). S5. Elaboracin del mapa informacional.
0. Punto de partida. Hito 1. La estregia y la informacin. Hito 2. Diagnstico del sistema de informacin. I Analisis
2. Diagnstico del sistema de informacin Hito 3. El mapa informacional. Hito 4. Plan de mejoras. II Planificacin
Cada fase se realizar con una periodicidad no inferior a una semana ni superior a dos, de forma que la duracin del proceso no exceder de forma orientativa de las doce semanas.
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Antes de comenzar Objetivo: Planificar y consensuar el desarrollo de todo el proceso. Sesiones: una nica sesin de una duracin estimada de dos
horas. para iniciar el proceso (responsable grupo de trabajo) y otras posibles personas que formen parte del equipo de trabajo.
Asistentes: persona responsable asignada por la organizacin Pasos a dar: 1. La formacin del equipo de trabajo 2. El
marco temporal
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas b. Las personas participantes. Son quienes, junto al equipo motor, aportan contenidos y reflexiones durante las diferentes sesiones de trabajo, pero de forma puntual y sujeta a las necesidades que el equipo motor vaya identificando. La cantidad de personas que forman el equipo motor es variable en funcin de nuestro tamao y recursos, pero sea cual sea el nmero de personas que lo conforman debe de haber una clara delimitacin de roles y funciones. De esta manera, el equipo debe de estar formado por tres elementos diferentes: 1. Responsable de equipo. Las funciones de este responsable son las siguientes: i. Garantizar que las personas que conforman el equipo de trabajo cumplen con sus funciones y con los pasos establecidos. ii. iii. Participar en las sesiones a lo largo de todo el proceso y en su preparacin. Validar con los rganos que competan las conclusiones del diagnstico y el plan de mejoras. iv. Dirigir o delega las acciones establecidas en el plan de mejoras y velar por su cumplimiento. v. Actuar de interlocutor con los rganos de decisin comunicando los pasos que se vayan dando. ii. iii. iv. 3. iv. iii. 2. vi. Asegurarse de la disponibilidad del equipo de trabajo y liderar las reuniones.
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Facilitador/dinamizador. Las funciones de esta figura son las siguientes: i. ii. Dirigir, coordinar y dinamizar las diferentes sesiones de trabajo. Garantizar el cumplimiento de los objetivos previstos en las diferentes fases, reconduciendo la situacin ante desviaciones o incumplimientos. Recoger y analizar toda aquella informacin de inters que se vaya generando durante el proceso. Elaborar los diferentes informes o documentos previstos en cada una de las fases. Equipo de trabajo. Las funciones de este equipo de trabajo son las siguientes: i. Participar activamente en las reuniones establecidas en las diferentes sesiones y en su preparacin. Aportar toda la informacin necesaria y requerida en las diferentes fases. Colaborar en el cumplimiento de las acciones de mejora. Identificar las personas ajenas al equipo que pueden aportar informacin relevante.
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Al finalizar
Documentacin de salida: 1. Cronograma.
A tener en cuenta:
1. En la formacin del equipo de trabajo hay que tener presente que siendo la informacin un recurso de carcter estratgico, es imprescindible la participacin de la direccin o de una persona con peso especfico en la organizacin. 2. En el diseo del marco temporal se debe establecer un calendario de trabajo realista y acorde a las posibilidades y disponibilidad de las personas que integran el equipo de trabajo, por lo que habr que debe ser contrastado con el mismo.
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Sesiones: dos sesiones con una duracin total estimada de 6 horas para este hito. Sesin 1: pasos 1 y 2; sesin 2: pasos 3 y 4. Asistentes: equipo motor. Pasos a dar: 3. La gestin de la informacin 4. El diagnstico inicial 5. La reflexin estratgica 6. Las reas de informacin crtica
Documentacin de partida: planes estratgicos, planes de gestin, estatutos u otro tipo de documentos que expliciten las estrategias y objetivos de la organizacin.
A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado el plan de trabajo. 2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este hito el guin correspondiente con los objetivos especficos, asuntos a tratar, duracin, etc. 3. Se dispone de la documentacin de partida necesaria. En el caso de organizaciones sin reflexin estratgica ni planificacin estratgica, centrarse en la misin y objetivos fundacionales y en la memoria de actividades.
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas As, informacin es a la vez proceso y resultado de ese proceso: el hecho de comunicar algo y el resultado de esa comunicacin [] El principal factor que define la informacin es el de la transferencia de mensajes; nicamente cuando se trasvasa un conocimiento, cuando se transfiere un mensaje, se produce un fenmeno informativo. 5 Una organizacin no es ms que un entramado de comunicaciones. Toda comunicacin es, por definicin, transmisin de informacin. Por tanto, la informacin es un recurso, pero tambin un factor nuclear a la organizacin.
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1. Qu es la informacin?
Existen numerosas definiciones sobre el concepto de informacin, normalmente en torno a dos aspectos: Informacin es el hecho que se comunica. Informacin es el mensaje utilizado para representar un hecho o una nocin en un proceso de comunicacin, con el fin de incrementar el conocimiento.
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ISO (1988). Recueil de Documentation et Information. En DE TORRES RAMREZ, I. Las fuentes de informacin. Estudios terico-prcticos. Madrid: Sntesis, 1999, p. 18.
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas A. Informacin interna. Hace referencia a aquella informacin generada o recibida por la organizacin en el ejercicio de sus funciones, es decir, surgida de la actividad diaria de esa institucin: informacin administrativa contabilidad, recursos humanos, correspondencia-, de gestin informes, actas de reuniones, procedimientos- y la informacin tcnica que refleja la propia actividad de la organizacin.
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La informacin de gestin es aquella que nos transmite los resultados que se estn obteniendo en un proyecto, proceso, departamento, etc. y sirve para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos previstos. Por tanto, es una informacin necesaria para el control, evaluacin y planificacin de la actividad de la organizacin.
La informacin estratgica es aquella que nos transmite situaciones o datos de importancia para la sostenibilidad y desarrollo de la organizacin y sirve para mejorar su conexin y adaptacin a un entorno cambiante. Por tanto, es una informacin necesaria para la toma de decisiones de carcter estratgico: reflexin estratgica, innovacin, etc.
Una adecuada gestin de la informacin de gestin nos ayuda a: A. B. Llevar a cabo procesos o acciones con mayor garanta. Medir el xito y correcto desarrollo de una actividad concreta.
C. Alcanzar la cohesin organizacional. Una correcta gestin de la informacin estratgica nos ayuda a:
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas A. Facilitar actitudes proactivas, detectando amenazas y asegurando que se establecen los objetivos necesarios, la disponibilidad de recursos y la utilizacin de los resultados para la toma de decisiones, llevando a cabo las revisiones necesarias y asignando, definiendo y comunicando las responsabilidades del sistema. i. Asegurarse de que el personal de la organizacin conoce y est implicado en el sistema de informacin. ii. Incorporar en la medida de sus posibilidades y necesidades recursos y herramientas tecnolgicas que faciliten y optimicen la gestin de la informacin. necesarias, Gestionar adecuadamente la informacin implica los siguientes aspectos: A. B. Incorporar una poltica sistematizada respecto a la informacin. Formalizar y estructurar los procesos (determinar los procesos, asignar recursos, etc.)
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C. Lograr que la informacin sea compartida y accesible a las personas que forman la organizacin.
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El equipo motor revisar y estudiar las recomendaciones propuestas en el informe de valoracin obtenido al completar la herramienta autodiagnstico, tomando conciencia de los puntos dbiles y puntos fuertes del sistema.
Actividad 2: anlisis del informe diagnstico y revisin de las recomendaciones propuestas en el mismo.
http://www.fundacionede.org/gestioninfo/encuesta/index
estratgicos identificados.
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Cualquier sistema de informacin, aunque est mnimamente estructurado, debe estar alineado con las estrategias de la organizacin, es decir, la informacin debe ser entendida como un recurso necesario para desarrollar las estrategias y lograr con xito los objetivos que se marquen. Una mala o insuficiente gestin de la informacin ser un freno constante en el avance de la organizacin hacia sus metas. Esta actividad incide en esta cuestin. En ella el equipo de trabajo deber identificar las reas temticas de inters y su relacin con los retos estratgicos que se seleccionaron en la fase anterior y los departamentos implicados en los mismos. Para ello, el equipo completar la Herramienta para la identificacin de reas de informacin crtica que aparece en el anexo. Siendo la informacin un bien intangible, la concrecin, jerarquizacin y verbalizacin de la misma por parte de la organizacin pueden entraar dificultades. Con objeto de facilitar esta labor, el tutor mostrar al equipo de trabajo el cuadro incluido en el anexo en el que se detallan varios ejemplos de posibles reas de informacin crtica y reas temticas para una organizacin, clasificadas segn el origen o procedencia de la informacin. Antes de pasar a la siguiente actividad prevista en el itinerario, el equipo de trabajo seleccionar aquellas reas temticas en las que centrar su atencin durante esta fase. Para realizar esta seleccin la herramienta ofrece un sistema de ponderacin de las reas identificadas que muestra el grado de priorizacin de cada una de ellas. Es aconsejable que el equipo motor seleccione reas temticas con un alto grado de priorizacin. No obstante, cabe la posibilidad de que la organizacin seleccione reas con un grado medio o bajo de priorizacin atendiendo a razones que justifiquen tal eleccin y que, en todo caso, debern ser valoradas por el tutor. Se debe tener presente, en este caso, que el impacto de las mejoras posteriores que se implementen ser menor en la totalidad del sistema de informacin.
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas El nmero de reas a seleccionar depender de la disponibilidad del equipo motor para realizar los anlisis de las fuentes, procesos y agentes relacionados con ellas, as como para asumir el plan de mejoras que se acuerde en la fase posterior. Se ha de tener presente que cuantas ms reas se seleccionen, mayor ser la exigencia y dedicacin posterior, por lo tanto, es preferible realizar una seleccin que permita concentrar el esfuerzo del equipo en metas asumibles.
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Las reas temticas deben ser expresadas con toda claridad, con una terminologa reconocida y con un significado consensuado entre todo el equipo de trabajo.
Al finalizar
Documentacin de salida: 1. Evaluacin del sistema de informacin y recomendaciones de mejora. 2. Reflexin de la organizacin en torno a la informacin y
su gestin. 3. Relacin y priorizacin de retos estratgicos y su conexin con departamentos o procesos de la organizacin. 4. Relacin y priorizacin de reas de informacin crtica, concrecin en reas temticas y conexin con los retos estratgicos de la organizacin.
A tener en cuenta:
1. Tras finalizar las sesiones correspondientes el facilitador/dinamizador revisa y ordena la informacin recogida durante la misma. 2. Posteriormente, facilita a la organizacin la informacin recogida durante la sesin para su revisin: cuestionario autodiagnstico, notas sobre gestin de la informacin, herramientas de anlisis estratgico y reas de informacin crtica.
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Antes de comenzar Objetivos: Realizar un anlisis de los factores que intervienen en los procesos de gestin de la informacin crtica, identificando sus puntos dbiles y fuertes
(gaps de informacin, procesos duplicados, etc.)
Sesiones: dos sesiones con una duracin total estimada de 6 horas para este hito. Sesin 1: pasos 7 y 8; sesin 2: pasos 9 y 10. Asistentes: equipo motor y otras personas invitadas de la organizacin que participan en los procesos que se analizan en este hito. Pasos a dar: 7. Las necesidades de informacin 8. Las fuentes de informacin 9. Las personas y los procesos de informacin 10. Anlisis de
debilidades y fortalezas.
Documentacin de partida: 1. Relacin y priorizacin de retos estratgicos y su conexin con departamentos o procesos de la organizacin. 2. Relacin y
priorizacin de reas de informacin crtica, concrecin en reas temticas y conexin con los retos estratgicos de la organizacin.
A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado los documentos obtenidos en el hito anterior. 2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este hito el guin correspondiente con los objetivos especficos, asuntos a tratar, duracin, etc. 3. Se dispone de la documentacin de partida necesaria.
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informacin, las estrategias y las personas, facilitando el establecimiento de responsabilidades y el diseo del mapa informacional. En segundo lugar, el equipo deber concentrarse en las reas temticas y detallar las informaciones (unidades bsicas de informacin) que completan cada una de ellas. Las informaciones ayudarn a definir y entender mejor las reas temticas con las que se relacionan. Por ltimo, el equipo valorar la importancia de cada una de esas informaciones en relacin al rea temtica en la que se agrupa y analizar su estado en base a las variables que aparecen en la herramienta: cantidad, calidad y frecuencia. La ponderacin de estas variables junto con la importancia concedida ofrecer un posicionamiento de la organizacin con respecto a estas informaciones.
Para realizar esta actividad, se deber completar la Herramienta de anlisis de fuentes de informacin que se encuentra en el anexo, con la que podrn analizar las fuentes de informacin relacionadas con las informaciones identificadas en el paso anterior segn unos parmetros establecidos: formato, disponibilidad, etc. Con el fin de facilitar este punto, se facilita en el anexo una relacin orientativa de fuentes de informacin que el equipo puede
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas revisar, teniendo presentes, adems, otras fuentes que el equipo considere y que no se hallen recogidas en el cuadro. La herramienta se completa en dos niveles diferenciados. Por un lado, el equipo identificar las fuentes de informacin asociadas a las necesidades identificadas en el paso anterior. Se tomar como referencia la relacin orientativa de fuentes de informacin. Como esta relacin es de carcter general y el anlisis de las fuentes debe ser especfico para obtener un mayor grado de exactitud en el diagnstico, es necesario no slo enumerar sino concretar con precisin las fuentes relacionadas con cada necesidad de informacin.
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Por otro lado, se analizan diversos aspectos que ayudarn a obtener un diagnstico preciso de cada una de las fuentes especificadas. Los datos obtenidos en este anlisis ofrecen como resultado un posicionamiento de la organizacin con respecto a cada una de esas fuentes, dejando en evidencia los aspectos que deben ser mejorados.
entidades: proceso de seguimiento, de tratamiento o registro de la informacin, de difusin y de uso o puesta en valor de la misma. Asimismo, se valorar si el mtodo de registro utilizado para cada informacin es el adecuado. La ponderacin de estas variables dar como resultado un posicionamiento de la organizacin con respecto a los procesos de gestin. Es importante tener presente que los procesos de gestin de la informacin no son procesos aislados unos de otros, sino que existe una concatenacin entre ellos. Por tanto, para que el sistema sea ptimo ha de darse una correcta gestin de cada uno de ellos.
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas anterior. Para ello, se completar la Herramienta diagnstico de agentes de informacin en la que el equipo de trabajo identificar a las personas y responsables de cada uno de esos procesos. Esta herramienta contiene dos bloques diferenciados. Por un lado, se completar la relacin de informaciones que se vienen analizando en las herramientas anteriores. Por otra parte, se
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identificarn los responsables de los procesos respondiendo en una pregunta abierta para cada uno de ellos. La herramienta, adems de relacionar a las personas y los procesos, pretende generar entre el equipo de trabajo una reflexin acerca de la adecuacin y suficiencia de esta relacin. Las reflexiones vertidas sern tenidas en cuenta en la fase posterior para la realizacin del plan de mejoras.
Para la realizacin del anlisis por retos se completar la Herramienta de anlisis de las fortalezas y debilidades de los procesos de informacin. En ella, se han incluido dos apartados: uno para el anlisis de los factores que favorecen o inhiben y otro para las conclusiones y
Por otro lado, los factores especficos relacionados directamente con la gestin de la informacin y que han sido analizados en la fase anterior: las necesidades, las fuentes, los procesos y los agentes.
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Factores generales para el anlisis y la reflexin
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La indefinicin o desconocimiento de las necesidades de informacin o de las reas crticas en las que focalizar el esfuerzo.
1. Factores relacionados con la organizacin y su gestin. La identificacin de las reas y objetivos prioritarios de su sistema de informacin. La competencia o adecuacin del personal que participa en el sistema de informacin.
5. Factores relacionados con las fuentes de informacin. La indefinicin o desconocimiento de las fuentes de informacin necesarias, as como su clasificacin y evaluacin.
6. Factores relacionados con los procesos de informacin. La ausencia o ineficacia de procedimientos de anlisis y seleccin de la informacin. La ausencia o ineficacia de procedimientos de registro o mtodos inadecuados para ello.
El fomento de un clima que favorezca la implicacin del personal en el intercambio de informacin: acciones de formacin, motivacin, sensibilizacin, etc.
La ausencia o ineficacia de procedimientos de difusin de la informacin. La ausencia de valorizacin de la informacin difundida. La ausencia de fluidez en la comunicacin de la informacin.
3. Factores relacionados con los recursos (humanos, tecnolgicos). La dotacin y el mantenimiento de la infraestructura y los recursos materiales apropiados.
La dotacin y el mantenimiento de los recursos humanos necesarios. La dotacin y el mantenimiento de los recursos tecnolgicos necesarios.
7. Factores relacionados con las personas que intervienen en los procesos. Las personas que intervienen en los procesos no son las adecuadas o las necesarias. Las personas que intervienen en los procesos no dominan los procedimientos y/o no presentan una formacin adecuada para los mismos.
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Antes de comenzar Objetivo: obtener una visin general de la interrelacin entre las
necesidades, las fuentes, los procesos y los agentes analizados en los hitos anteriores.
Sesiones: una nica sesin. Asistentes: equipo motor. Pasos a dar: 11. El mapa informacional. Documentacin de partida: documento de salida de la fase
anterior.
A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado la documentacin de la fase anterior. 2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este hito el guin correspondiente con los objetivos especficos, asuntos a tratar, duracin, etc.
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Esta actividad debe servir para obtener una visin general pero al mismo tiempo precisa de las necesidades de informacin de la organizacin y de las personas que intervienen en su gestin y puesta en valor. Es necesario asegurarse de que los datos que se recojan son fieles a los recogidos anteriormente. El mapa informacional muestra el ptimo asumible por la organizacin y ser, junto al plan de mejoras, el punto de referencia para evaluar el impacto del servicio de tutora en el sistema de informacin.
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Antes de comenzar Objetivos: elaborar un plan con acciones correctoras de los puntos
dbiles detectados.
Sesiones: una nica sesin. Asistentes: equipo motor. Pasos a dar: 12. El plan de mejoras. Documentacin de partida: documento de anlisis de fortalezas y
debilidades de los procesos de informacin y mapa informacional.
A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado el plan de trabajo. 2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este hito el guin correspondiente con los objetivos especficos, asuntos a tratar, duracin, etc.
El plan de mejoras es la base para la generacin del sistema de informacin de la organizacin. Un sistema de informacin es un procedimiento compartido y consensuado por toda la organizacin para la adquisicin, registro, acceso y difusin de informacin relevante. Debe garantizar, pues, que todas las personas de la organizacin son provistas
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas de la informacin que necesitan para llevar a cabo las funciones que tienen asignadas. Por tanto, el sistema de informacin es un instrumento ms al servicio de la organizacin para conseguir los fines que esta desea. 2. 3. Por este motivo, el sistema de informacin debe estar alineado con estos fines y servir a las estrategias y objetivos derivados de aquellos. Al tratarse de un procedimiento transversal que afecta a todas las personas y todos los procesos, debe ser regulado, planificado y apoyado por los puestos y rganos de direccin de la organizacin, dejando claro, por un lado, las diferentes responsabilidades dentro del sistema, y estableciendo, por otro, los mecanismos necesarios para su evaluacin y mejora continua. ii. Por otra parte, todo sistema de informacin se apoya en diferentes herramientas y soportes que facilitan y agilizan el registro, el acceso y la difusin de la informacin, siendo absolutamente necesarias para el manejo y la interrelacin de grandes cantidades de informacin. iv. Finalmente, el sistema de informacin debe definir perfectamente los flujos de informacin, es decir, los procesos necesarios para cada informacin, las personas que intervienen o participan en los mismos y las herramientas y soportes de los que se hace uso para optimizar estos procesos. ii. Por tanto, este plan de mejoras debe incluir los siguientes puntos: iii. iii. Responsable del sistema: funciones i. Desarrolla plenamente todas las acciones del plan y aquellas acciones correctoras derivadas de su evaluacin. Garantiza el correcto funcionamiento del sistema y de las herramientas y soportes desarrollados. Evala el sistema segn los mecanismos establecidos en el plan, identificando y corrigiendo las anomalas que se detecten. Recepciona y atiende las propuestas de mejora del sistema. 1. Principios rectores que lo rigen y que definen cmo es visto el sistema de informacin por la organizacin. Finalidad de las mejoras. Responsables, donde se identifican a los responsables del sistema y de los procesos operativos y se definen sus funciones.
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Responsables operativos: funciones i. Garantizar el seguimiento, registro y difusin de las reas de informacin de la que son responsables. Comunicar las deficiencias que se detecten en el sistema. Participar en la evaluacin del sistema y propone mejoras.
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas 4. 5. Procesos: los procedimientos, soportes y herramientas tecnolgicas en los que se apoya el sistema. Procedimientos de evaluacin y mejora continua del sistema. Todo sistema debe garantizar su propia mejora mediante el establecimiento de los mecanismos de evaluacin. Tales mecanismos deben estar integrados en los sistemas de evaluacin con los que ya cuenta la organizacin insertos en las diferentes herramientas de fortalecimiento y desarrollo organizacional: planificacin, calidad y comunicacin. 6. 7. Los objetivos y las acciones clasificadas por reas de mejora. Cronograma.
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3. Los recursos necesarios deben ser claramente detallados y se deber tener presente
si la organizacin dispone o puede dotarse de ellos.
La Herramienta para el registro de mejoras incluida en el anexo ofrece una manera esquemtica y sencilla de asociar reas de mejora y acciones correctoras. En esta actividad hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
A tener en cuenta:
1. 2. Tras finalizar las sesiones correspondientes el facilitador/dinamizador revisa y ordena la informacin recogida durante la misma. El plan de mejoras debe ser aprobado por el equipo directivo de la organizacin.
1. Asegurarse de que los objetivos definidos son realistas y acordes con el anlisis y las
decisiones tomadas en la herramienta anterior, centradas en las reas de mejora.
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III.
Para finalizar este proceso, es adecuado que el equipo que ha participado realice una reflexin compartida en la que deben revisarse las actividades desarrolladas en las fases anteriores y se analizar el cumplimiento de los objetivos, la asimilacin de los conceptos trabajados, los factores que intervienen en el sistema de informacin, etc. Este proceso de reflexin dara como resultado un informe final que recogera los aspectos ms importantes de la actividad desarrollada en cada una de las fases. Este informe
debera ser elaborado por el responsable del equipo y refrendado por este ltimo. Su objetivo es reflexionar sobre los puntos ms relevantes identificados en todo el proceso y validar de forma definitiva las propuestas elaboradas en l. El informe debe incluir una evaluacin del progreso realizado en las fases anteriores, repasando el grado de consecucin de los objetivos establecidos y analizando y evaluando las causas en el caso de no haber conseguido los resultados esperados.
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Por lo tanto, en la evaluacin del impacto la organizacin, adems de medir la consecucin de los objetivos incluidos en el plan de mejoras, tendr en cuenta los puntos anteriores.
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Bibliografa
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ANEXOS: HERRAMIENTAS
Herramienta para la reflexin sobre retos de futuro para organizaciones sin reflexin estratgica previa.
Paso 1: Partimos de lo que hacemos, en general, y lo que dicen nuestros estatutos (en muchos casos, nico documento formal que seala objetivos o lneas de trabajo) SITUACIN ACTUAL Qu hacemos ahora? 1. OBJETIVOS FUNDACIONALES (segn estatutos) 1. 2. 3. 4. 5. Qu actividades concretas realizamos? Paso 2: Hacemos una recopilacin de actividades que realizamos (debemos tomar en cuenta que una actividad no es una tarea, en muchos casos son la suma de muchas tareas que sirven para hacer algo con sentido) y a cada una de ellas le buscamos un objetivo o una razn (slo una) por la que la hacemos. Qu es lo que queremos conseguir con cada una de ellas? (objetivos/razones)
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Paso 3: Tomamos los objetivos o las razones que hemos sealado y los agrupamos por bloques temticos (por ejemplo, uno que busca atender a las personas en sus necesidades, otro que se enfoca hacia la relacin externa, otro que busca la financiacin, otro que organiza internamente la dinmica asociativa, -otra posibilidad es darles los bloques estndar y ubicar las actividades y sus objetivos en cada uno de esos bloques estndar-). A cada bloque temtico le ponemos un nombre corto que nos permita distinguirlo de los dems. Adems, utilizamos el cuadro siguiente y colocamos en cada bloque las actividades concretas que en el paso 2 e intentamos hacer un nuevo objetivo o una nueva razn (pueden ser dos, como mximo) que sirva explicar qu queremos conseguir con las actividades de todo ese bloque (deber ser coherente con los objetivos o razones que hemos elaborado de manera particular para cada actividad). Bloque a. XXX Actividades concretas (las del cuadro del paso 2) 1. 2. 3. b. XXX 1. 2. c. XXX 1. Qu es lo que queremos conseguir en cada bloque? (uno o dos objetivos/razones)
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d. XXX
1. 2.
Paso 4: Retomamos los objetivos o razones que hemos elaborado para cada bloque e intentamos identificar en cada uno dos nuevas ideas que sean coherentes con los objetivos que hemos elaborado. Bloque a. XXX Objetivos/razones (los del cuadro del paso 3) Ideas nuevas que sirven para los prximos aos (dos por bloque) 1. 2. b. XXX 1. 2. c. XXX 1. 2. d. XXX 1. 2.
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A. Atender reas con un alto grado de priorizacin. As, concentraremos los esfuerzos de mejora en reas con un mayor impacto sobre el sistema, redundando en un avance ostensible en la
consecucin de los retos con las que se relacionan.
B. Concentrarse en reas con una relacin directa o agrupada en un mismo reto estratgico. De esta forma, se podr conocer mejor el impacto que su seguimiento y las mejoras que se
implemente en las siguientes fases tendrn en la consecucin de aquel.
C. Es posible que una misma rea temtica se repita al tener relacin con retos estratgicos diferentes. Resulta positivo seleccionar este tipo de reas puesto que nos permitir establecer
las relaciones existentes entre los departamentos implicados en la consecucin de cada uno de ellos y nos ofrecer un mayor detalle del mapa informacional que se desarrollar en la tercera fase.
Escala de valoracin de 1-4 y valor relativo del 50% para cada una de las variables.
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RETOS SELECCIONADOS rea 1 RETO 1 rea 2 rea... rea 1 RETO 2 rea 2 rea... rea 1 RETO 3 rea 2 rea... rea 1 RETO 4 rea 2 rea... rea 1 RETO N rea 2 rea...
AREAS TEMTICAS
Priorizacin
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Otras reas: Proveedores: personas y organizaciones entregan y suministran productos a la organizacin. Pueden ser suministro de intangibles; por ejemplo, consultoras que ayudan a incorporar sistemas avanzados de gestin, empresas u organizacioes proveedoras de formacin, etc. Competidores: Identificacin de otras organizaciones que proveen servicios idnticos o que entran en competencia, sus estrategias, sus servicios y productos, sus redes, sus contactos, etc. 9 La informacin externa es aquella informacin producida en el entorno prximo a la organizacin y que puede condicionarla.
Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Informacin econmicofinanciera. Informacin de recursos humanos. Informacin sobre la actividad desarrollada por la organizacin. Informacin sobre servicios
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6. Informacin interna 10 7. 8.
Presupuestos, balances, y otro tipo de informacin econmica producida en el seno de la organizacin. Informacin del personal remunerado y voluntario de la organizacin, currculos, bolsa de trabajo, formacin, habilidades, competencias, desempeo, condiciones laborales y retributivas, etc. Proyectos gestionados, servicios ofertados, actividades realizadas, control de actividad, curriculum de la organizacin, etc. Informacin sobre la actividad desplegada, catlogo de servicios, proyectos realizados o en marcha, currculum de la organizacin, etc. Procesos de seleccin de personal, campaas de captacin de voluntariado, de socios, etc.
Informacin pblica 11
9.
10 11
La informacin interna es aquella generada en el seno de la organizacin. La informacin pblica es la informacin que la organizacin transmite al entorno sobre s misma.
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Todas las variables se miden con una escala de valoracin de 0 a 4 (excepto la importancia, que se mide de 1 a 4), expresando 0 un valor nulo y 4 un valor alto con respecto al enunciado de cada variable. El posicionamiento de la organizacin con respecto a cada informacin es un valor ponderado que tiene en cuenta los dos aspectos anteriores: importancia y estado de la informacin. Este valor nos indica el grado de posicionamiento en tres niveles: alto, medio o bajo. Alto: cuando el estado de la informacin es menor que la importancia que tiene para la organizacin. Medio: cuando el estado de la informacin es consecuente con la importancia pero su valor es menor a 3,5. Bajo: cuando el estado de la informacin es consecuente con la importancia y adems tiene un valor igual o superior a 3,5.
Recomendaciones para completar la herramienta: A. Concentrarse en las informaciones realmente necesarias para el logro de los retos a los que se asocian y no en todas aquellas relacionadas con el rea temtica en la que se agrupan. B. Realizar de forma consensuada entre todo el equipo de trabajo la eleccin de los valores con los que se miden las variables que aparecen en la herramienta. La exactitud de la valoracin ofrecer una aproximacin ms real al posicionamiento de la organizacin con respecto a la informacin correspondiente.
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Departamento/s implicado/s: Reto/s asociado/s 1: rea/s de informacin crtica 1: rea temtica 1 Informacin 1 Informacin 2 Informacin 1 Informacin 2 Informacin 1 Informacin 2 Valor Cantidad Estado de la informacin Calidad Frecuencia
Posicionamiento
rea temtica 2
rea temtica 3 Departamento/s implicado/s: Reto/s asociado/s 1: rea/s de informacin crtica 1: rea temtica 1
Estado de la informacin Valor Informacin 1 Informacin 2 Informacin 1 Informacin 2 Informacin 1 Informacin 2 Cantidad Calidad Frecuencia
Posicionamiento
rea temtica 2
rea temtica 2
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Una respuesta negativa en la variable disponibilidad o registro anulara el resto de respuestas, ya que la falta de disponibilidad de la fuente de informacin o la ausencia de registro conllevaran respuestas negativas en el resto de variables. El posicionamiento de la organizacin con respecto a las fuentes de informacin se calcula teniendo en cuenta las respuestas dadas en las variables de la siguiente forma: Bajo: Medio: Alto: No se dispone de fuente de informacin. La fuente de informacin est disponible pero no se registra. La fuente de informacin est disponible, se registra pero tiene un bajo valor de fiabilidad y no resulta accesible. La fuente de informacin est disponible, se registra pero hay una valoracin negativa en al menos una de las variables valor o accesibilidad. La fuente de informacin est disponible, se registra, posee valor y es accesible para las personas que la necesitan.
La variable formato no se tiene en cuenta para medir el posicionamiento. No obstante, como reflexin para la organizacin, hay que tener presente que las fuentes registradas en formato papel tienen un grado menor de accesibilidad. Este dato ser tenido en cuenta en la reflexin que la organizacin realice en la siguiente fase para detectar los frenos que inhiben la gestin de la informacin. Recomendaciones para completar la herramienta: A. La herramienta debe ofrecer un diagnstico ajustado de la realidad. Por tanto, se deben incluir tanto las fuentes de las que se hace un seguimiento como de las que no, aunque sus parmetros de diagnstico sean negativos. B. Si el equipo de trabajo desconoce alguna de las fuentes o no es capaz de especificarla, puede obtener esta informacin con la persona que sea responsable o conozca ms de la misma. C. Hay que tener presente que una informacin puede tener asociada ms de una fuente.
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Fuentes de informacin
Especificar
Posic.
Informacin 2
Informacin 3
Informacin 4
Informacin 5
Informacin 6
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3. Medios de comunicacin. 4. Jornadas, congresos, etc. 5. Personas expertas. 6. Redes 7. Internet 8. Contactos institucionales. 9. Datos internos. 10. Canales informales. 11. Otras fuentes de informacin.
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Una respuesta negativa en la variable seguimiento/captura anulara el resto de respuestas, ya que la falta de disponibilidad de esa informacin conlleva respuestas negativas en el resto de variables. El posicionamiento de la organizacin con respecto a los procesos de informacin se calcula teniendo en cuenta las respuestas dadas en las variables de la siguiente forma: Bajo: Medio: Alto: No se dispone de informacin/no se realiza seguimiento. La informacin se sigue o se obtiene pero no se registra, no se difunde y, por tanto, no es tenida en cuenta para la toma de decisiones. La informacin es registrada y difundida pero no es un factor importante en la toma de decisiones. La informacin se registre y difunde y es tenida en cuenta en la toma de decisiones.
La variable mtodo de registro no se tiene en cuenta para medir el posicionamiento. Como reflexin para la organizacin, se debe tener en cuenta que un mtodo inadecuado en el registro de una informacin puede ocasionar problemas en la difusin de la misma. Este dato ser valorado en la reflexin que la organizacin realice en la siguiente fase para detectar los frenos que inhiben la gestin de la informacin.
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Seguimiento/captura
Registro
Mtodo registro
Difusin
Uso
Posicionamiento
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Al tratarse de procesos concatenados, una respuesta negativa en alguno de ellos anulara las respuestas de los siguientes procesos. Debe anotarse la denominacin comnmente aceptada en la organizacin para describir el puesto que interviene en cada proceso, teniendo en cuenta que puede haber procesos en los que intervenga ms de un puesto. En este caso, el equipo de trabajo debe registrar cuantos puestos intervengan en el proceso que corresponda. Una vez identificadas las personas, el equipo valorar si estas son las ms adecuadas para gestionar los procesos. Este grado de adecuacin se mide con una escala de valoracin de 0 a 4, expresando 0 un valor nulo y 4 un alto valor de adecuacin. El posicionamiento de la organizacin es un valor que pondera las variables de adecuacin anteriores en tres niveles: Alto: el valor final oscila entre 16 y 20 Medio: el valor final oscila entre 11 y 15 Bajo: valor final oscila entre 0 y 10.
El equipo de trabajo no deber centrarse en los factores que favorecen o inhiben la participacin de las personas en los procesos de gestin, sino nicamente en la identificacin de los agentes y su valoracin. Estos factores sern analizados en profundidad en la fase siguiente. Recomendaciones para completar la herramienta: A. En ocasiones, hay personas que ejercen diversas funciones que pueden tener relevancia en los procesos de gestin. En ese caso, sealar cuando aparecen en las respuestas dos puestos o funciones diferentes ejercidos por la misma persona. B. Sealar tambin, si as ocurre, si hay ms de dos puestos que intervienen en uno o ms procesos.
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Obtencin/Adquisicin
Informaciones identificadas Informacin 1 Informacin 2 Informacin 3 Informacin 4 Informacin 5 Informacin 6 Informacin 7 Informacin 8 Informacin 9 Informacin 10 Informacin 11 Informacin 12
Quin la obtiene?
Adec.
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Recomendaciones para completar la herramienta: Centrarse en este proceso de anlisis en el impacto de cada reto estratgico en el conjunto de la organizacin y el valor de la informacin para el logro de cada uno de ellos, de forma que los esfuerzos y acciones correctoras que se establezcan incidan principalmente en informaciones con un alto valor y en retos con mayor impacto. D. Tener presente los datos obtenidos al completar las herramientas de la fase anterior ya que ofrecen un alto grado de concrecin y pueden contribuir a un anlisis ms detallado. E. Las decisiones y conclusiones a las que llegue el equipo de trabajo deben ser expresadas de forma clara y concisa puesto que de ellas se extraern las acciones correctoras que se incluirn en el plan de mejoras del paso siguiente. C.
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Retos estratgicos Reto x, y, z... Reto x, y, z... Reto x, y, z... Reto x, y, z... Reto x, y, z...
Impacto
Dptos. implicados Dpto x, y, z... Dpto x, y, z... Dpto x, y, z... Dpto x, y, z... Dpto x, y, z...
reas de informacin rea x, y, z... rea x, y, z... rea x, y, z... rea x, y, z... rea x, y, z...
Informacin
Valor
Posicionamiento Necesidades A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B Fuentes A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B Procesos A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B Agentes A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B
Conclusin
Positiva / Negativa Positiva / Negativa Positiva / Negativa Positiva / Negativa Positiva / Negativa
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Procesos y agentes Valor Fuentes de informacin principales Quin la obtiene? Quin la registra? Mtodo de registro Quin la difunde? Quin la usa?
Mtodo de registro
Quin la difunde?
Quin la usa?
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rea 1
rea 2
rea 3
rea 4
rea 5