MANUAL DE ARCHIVO DE GESTIN O ARCHIVO DE OFICINA 1.

Introduccin Forma parte del Patrimonio Documental de la Universidad todo documento generado por cualquiera de sus rganos de Gobierno y Administracin, as como por sus rganos de Representacin, Departamentos, Facultades, Escuelas e Institutos Universitarios en el desempeo de sus funciones. As mismo, se considerarn parte de su Patrimonio Documental todos los documentos adquiridos en el futuro por donacin, depsito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurdico.

Se considera documento de Archivo toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos, que son testimonio de las actividades propias de la Universidad en el cumplimiento de sus fines y que no formen parte del Patrimonio Bibliogrfico. Los documentos pasan por diferentes etapas desde que son creados para la gestin administrativa: el inicial es el momento en el que ms se utilizan para la tramitacin y resolucin de los asunto diarios. Una vez concluida su tramitacin, la frecuencia de consulta disminuye pero deben conservarse porque todava est vigente su valor administrativo y cualquier actuacin posterior puede hacer que de nuevo vuelvan a la primera fase. Esta segunda fase se conoce como semiactiva. Por ltimo, una vez prescrito el valor administrativo, en los documentos pueden aflorar otros valores que planteen la necesidad de su conservacin permanente, en esta caso pasan a la fase semiactiva. Las edades de los documentos se corresponden con diferentes tipos de archivo. En su fase activa la documentacin se conserva en los archivos de gestin o de oficina. Las distintas oficinas de la Universidad tramitan documentos producto de su actividad que originan series documentales claras cuando los procedimientos estn muy normalizados, bien por la legislacin o por la normativa propia.

2. Criterios para la organizacin de archivos de gestin De cara a una buena organizacin del archivo gestin hay que diferenciar entre documentos propiamente de archivo y documentos de apoyo informativo. Tanto unos como otros se organizan en el archivo de oficina, pero con una finalidad diferente, los primeros para su conservacin y los segundos para su eliminacin una vez que hayan perdido el valor informativo para el que se crearon.

2.1. Documentos de archivo. Sus caractersticas son: - Son conjuntos orgnicos de documentos, que responden a la actividad de la oficina productora. El documento de archivo est relacionado con los que le preceden y los que le siguen, tiene carcter seriado. - Son ejemplares nicos que reflejan la actuacin o actuaciones para la resolucin de un asunto. Son originales, o tratados como tales. - Testimonian las actividades de la Universidad en el cumplimiento de sus fines. - Son portadores de derechos y deberes de la Administracin y de los ciudadanos. - Son fuente primaria de informacin. - Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, fiscal, jurdico) como secundarios (valor informativo e histrico). - Pasados los plazos establecidos debern ser transferidos al Archivo General. - Forman parte del Patrimonio Documental de la Universidad. 2.1.1. Tipologa de documentos administrativos: Decisiones: Aquellos documentos que contienen un declaracin de voluntad de un rgano administrativo sobre materias de su competencia. Jurdicamente se dividen en acuerdo y resolucin, diferencindose ambos en un pequeo matiz relativo al estado del procedimiento: mientras que el acuerdo recoge decisiones adoptadas por rganos competentes sobre la iniciacin y las cuestiones que se suscitan en la tramitacin de un procedimiento con carcter previo a la resolucin del mismo, la resolucin recoge las decisiones adoptadas por el rgano competente que ponen fin a un procedimiento. Documentos administrativos de transmisin: Son los que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, rganos o entidades. Los documentos de transmisin se pueden reducir a tres tipos bsicos: el oficio, la nota y la carta. El oficio es el documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos o unidades pertenecientes a diferentes administraciones pblicas, a diferentes entidades o departamentos y, dentro de stos, a diferentes rganos superiores. La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos o unidades pertenecientes a un mismo rgano superior o entidad. La carta se utiliza para comunicaciones de tipo personal y de contenido general, que no estn relacionadas directamente con la gestin habitual o con la tramitacin de un procedimiento.

Documentos administrativos de constancia: Son aquellos que contienen una declaracin de conocimiento de un rgano administrativo, cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos. Son de tres tipos: actas, certificados y certificaciones de actos presuntos. Acta es el documento acreditativo de hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Certificado es aquel documento que acredita actos o situaciones de carcter administrativo, cuyo destinatario es una persona, rgano o entidad que pretende la produccin de efectos en un procedimiento administrativo o en el marco de relaciones jurdicas privadas. Certificacin de actos presuntos es el documento que acredita la existencia y los efectos de un acto presunto y se emite por el rgano competente para la adopcin del acto expreso. 2.1.2. Agrupaciones documentales que podemos encontrar en un archivo de oficina: Expedientes (Unidad documental compuesta): Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad bsica de la serie. Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso archivstico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o utilizacin. Libros de registro: Reunin de documentos que no tienen relacin uno con otro, sino que han sido agrupados slo por su funcin de control. Carpetas de asuntos: No se inscriben en ninguna fase de tramitacin, salvo la ms simple, bajo la forma solicitud-respuesta. Puede definirse como un expediente breve si entendemos que cualquier solicitud dirigida a un rgano de la Administracin inicia un expediente.

2.2. Documento de apoyo informativo. Son aquellos documentos que sirven ayuda a la gestin administrativa. Responden a las siguientes caractersticas: - Son ejemplares mltiples. - Informan de un asunto concreto. - Apoyan la gestin, pueden ayudar en el proceso de la toma de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones, etc.

- Su valor es meramente informativo y a corto plazo. - No testimonian la actividad de la Universidad y no forman parte de su Patrimonio Documental, por lo tanto, no se transferirn al Archivo General y se destruirn en la propia oficina. 2.3. Organizacin de archivos de gestin. - En el archivo de gestin se conservarn los documentos generados o recibidos por la unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, mientras dure la tramitacin de los asuntos. - Es fundamental separar la documentacin de archivo de la de apoyo informativo. - La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en el Cuadro de Clasificacin y Calendario de Conservacin Documental de la Universidad. - La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series correspondientes a cada Unidad Administrativa. - La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenarn de manera que quede en evidencia el desarrollo de los distintos trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma. - Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control. - Una vez finalizada su tramitacin y de acuerdo con el calendario establecido al respecto se proceder al envo de aquella documentacin cuyo plazo de conservacin no haya finalizado a los depsitos del Archivo General. - La eliminacin de documentacin en el archivo de oficina deber hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislacin sobre proteccin de datos de carcter personal. Para ello se utilizar una mquina destructora. En caso de duda se consultar al Archivo General. 3. El Cuadro de Clasificacin Documental de la Universidad del Pas Vasco El Cuadro de Clasificacin recoge todas las Series Documentales normalizadas a partir de las cuales se deber clasificar la documentacin generada por las distintas Unidades Administrativas de la Universidad. El parmetro clasificador que se tiene en cuenta a la hora de disear una Serie Documental es su pertenencia a una lnea de actividad concreta a desarrollar y que,

como consecuencia da lugar a documentos que por su tipologa o asunto, se repiten en el tiempo. Cada una de las Unidades Administrativas de la Universidad genera, como consecuencia de su actividad, series documentales que se recogen en el correspondiente Cuadro de Clasificacin Documental, que en nuestro caso tiene un carcter orgnicofuncional. As mismo, podemos encontrarnos con series denominadas comunes por agrupar documentacin similar que se origina en varias Unidades y que se recogen en los apartados: - Series comunes a todas las Unidades. - Series comunes y especficas de Centros. - Series comunes y especficas de Departamentos. A cada Serie se le asignan unas instrucciones de archivo concretas (Plazos de transferencia, expurgo, criterios de ordenacin, documentos a integrar, etc.). Las Unidades Administrativas podrn proponer las modificaciones que consideren oportunas en el Cuadro de Clasificacin, estas sern estudiadas para su aprobacin por la Comisin de Valoracin y Expurgo o Comisin de Archivo de la Universidad. Ejemplos de series documentales son: - De la seccin Convocatorias y Concursos la serie 09.01.03.01 Convocatoria profesorado asociado. 09 Gestin de personal 09.01 Personal docente 09.01.03 Convocatorias y Concursos 09.01.03.01 Convocatoria Profesorado Asociado - De Secretara General la serie 01.01.02.01 Actas Claustro Universitario. 01 Gobierno 01.01 rganos Colegiados 01.01.02 Claustro Universitario 01.01.02.01 Actas Claustro Universitario - De la Oficina de Apoyo a la Investigacin la serie 12.01.01.02 Proyectos de Investigacin. 12 Gestin de la Investigacin 12.01 Becas y Ayudas a la Investigacin 12.01.01 Actividad Investigadora 12.01.01.02 Proyectos de Investigacin Todas ellas responden a actividades propias de cada una de las Unidades Administrativas.

4. Transferencias de documentacin al Archivo Central: Normas tcnicas La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos ingresan en el Archivo Central a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras como consecuencia de la prdida paulatina de sus valores administrativos. El objetivo final de la transferencia es evitar la aglomeracin de documentos en las oficinas, descargndolas de aqullos que no son de uso frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado. A la hora de realizar una transferencia al Archivo, se respetarn las siguientes normas: 1. Las Secciones/Unidades conservarn la documentacin que generan hasta el final de su tramitacin. Siempre que las circunstancias lo permitan, la documentacin ser conservada por sus productores durante un perodo mnimo de 2 aos. En el caso de documentacin cuyo trmite haya terminado y su frecuencia de consulta sea escasa, puede transferirse sin necesidad de que hayan pasado los 2 aos preceptivos. 2. Antes de enviar la documentacin debe ser organizada, para lo cual puede pedir ayuda al Archivo. 3. Se debe diferenciar entre la documentacin que una Seccin/Unidad produce y la documentacin de apoyo como boletines oficiales, publicaciones peridicas o fotocopias de stos. Esta documentacin no es generada por la Seccin y no debe, en consecuencia, ser enviada al Archivo Central. 4. Las transferencias se harn peridicamente, a lo largo del ao, segn el calendario que se establezca. Excepcionalmente podr transferirse documentacin previo acuerdo con el Archivo. 5. Los encargados de preparar la documentacin para remitirla al Archivo sern los Jefes de Negociado correspondientes, ayudados en su caso, por los auxiliares administrativos que se asignen. En ningn caso dicho trabajo se encomendar a personas que no conozcan la documentacin. La responsabilidad corresponde al Jefe de Seccin/Unidad, que deber supervisar dicha transferencia. 6. La documentacin se remitir desprovista de plstico, gomas elsticas, grapas, clips metlicos o cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial para la correcta conservacin del documento. En su lugar se emplearn carpetas y subcarpetas normalizadas. 7. La documentacin se remitir siempre acompaada del formulario de transferencia debidamente cumplimentado. 8. Si hay sobres, subcarpetas, etc. que estn muy deterioradas, debern ser sustituidas por otras nuevas. 9. La documentacin deber remitirse al Archivo introducida en cajas archivadoras de cartn de archivo definitivo, que a dichos efectos sern suministradas por el Archivo, optndose por el tamao adecuado. (*) 10. Las cajas deben numerarse a lpiz de forma correlativa de modo que su nmero coincida con el que figure en el impreso facilitado por el Archivo.

11. Antes de entregar la transferencia, la Seccin/Unidad se pondr en contacto con el Archivo para determinar las fechas. 12. Una vez comprobada por parte del Archivo la conformidad entre lo reseado en la relacin de entrega y la documentacin enviada, se proceder a su catalogacin y se devolver a la Seccin/Unidad remitente un inventario definitivo. En el supuesto de que lo relacionado en el formulario de transferencias no coincida el contenido de la hoja inventario con la documentacin remitida, ambas sern objeto de devolucin. 13. En el inventario que el Archivo enve a la Seccin/Unidad se indicar la signatura topogrfica. Esta signatura habr de utilizarse como referencia siempre que se solicite un prstamo o consulta. Dicho inventario debe ser guardado por la Seccin/Unidad y deber ser conocida su existencia por todo el personal adscrito a la misma.

(*) En la caja de Archivo se consignar los siguientes datos: - Por parte de la Unidad Administrativa: - Viceger./Vicerrec./Centro. - Servicio/Seccin. - Cdigo de Serie. - Denominacin de la Serie. - Contenido.

5. Prstamo La difusin de la informacin, junto con la conservacin, son los objetivos de todo archivo. Se prestar la documentacin que las oficinas productoras soliciten, siempre que haya transcurrido un tiempo mnimo, desde su transferencia al archivo, que haya permitido su integracin en el conjunto documental. Cuando una unidad administrativa necesite un expediente, habr de hacer la solicitud por escrito haciendo constar en el formulario de prstamo los datos fundamentales para su identificacin. Para ello es importante que la oficina remitente tenga siempre a mano las relaciones de entrega firmadas y selladas por el Archivo. Slo se prestarn documentos a la unidad que los haya generado. El prstamo ser de la caja de Archivo completa que contenga el expediente. En el caso de que una unidad solicitara documentos originados por otra, el prstamo se hara a la unidad generadora, quien decidira a su vez si procede o no el prstamo. Desde el Archivo se facilitarn los formularios de prstamo, que constan de un original y una copia. La copia se entregar a la unidad solicitante junto con la documentacin, mientras que el original quedar en el Archivo dentro de la carpeta de prstamos

pendientes. A principio de cada ao se reclamar por escrito la devolucin de las cajas de archivo a aquellas oficinas que an no hayan devuelto la documentacin solicitada. En cuanto a la posibilidad de consulta de documentacin por parte de solicitantes que no pertenezcan a la Universidad se tendr en cuenta lo que se disponga en la normativa que se desarrollar ms adelante. El Archivo respetar siempre lo dispuesto sobre el derecho de acceso a Archivos y Registros en la Constitucin Espaola, en la Ley de procedimiento Administrativo, en la Ley de Secretos Oficiales y en la legislacin autonmica.