PRAG 2012 FR

Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE
publi sur le site Internet d'EuropeAid en janvier 2012
Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf
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Table des matires

1. INTRODUCTION ..................................................................................................................9 2. REGLES DE BASE .............................................................................................................. 11 2.1. Vue densemble .................................................................................................................... 11 2.2. Modes de gestion.................................................................................................................. 11 2.3. Critres dligibilit et autres points essentiels ....................................................................... 14
2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. 2.3.5. 2.3.6. Rgle de la nationalit et d'origine................................................................................................14 Exceptions la rgle de la nationalit et d'origine.........................................................................16 Situations dexclusion .................................................................................................................18 Sanctions administratives et financires .......................................................................................21 Visibilit .....................................................................................................................................22 Autres points essentiels................................................................................................................23
2.4. Procdures de passation de marchs...................................................................................... 25

2.4.1. Quelle procdure de passation de marchs appliquer ?..................................................................26 2.4.2. Procdure ouverte........................................................................................................................26 2.4.3. Procdure restreinte.....................................................................................................................27 2.4.4. Procdure ngocie concurrentielle...............................................................................................27 2.4.5. Contrats-cadres ...........................................................................................................................28 2.4.6. Systme dacquisition dynamique ................................................................................................28 2.4.7. Dialogue comptitif .....................................................................................................................28 2.4.8. Procdure ngocie/procdure sur la base dune seule offre..........................................................30 2.4.9. Concurrence loyale et transparente...............................................................................................30 2.4.10. Prfrences (FED uniquement) ....................................................................................................31 2.4.11. Critres de slection et dattribution.............................................................................................32 2.4.11.1. Critres de slection..............................................................................................................32 2.4.11.1.1. Principes gnraux ......................................................................................................32 2.4.11.1.2. Vrification de la capacit financire et conomique des soumissionnaires ou des candidats. 34 2.4.11.1.3. Vrification de la capacit technique et professionnelle des candidats ou des soumissionnaires .............................................................................................................................34 2.4.11.2. Critres d'attribution.............................................................................................................35 2.4.12. Procdure avec clause suspensive ...........................................................................................36 2.4.13. Annulation de la procdure de passation de marchs.....................................................................37 2.4.14. Clauses dontologiques................................................................................................................38 2.4.15. Voies de droit..............................................................................................................................40 2.4.15.1. Plainte auprs de pouvoir adjudicateur..................................................................................40 2.4.15.2. Plainte auprs du pouvoir adjudicateur..................................................................................40 2.4.15.3. Recours de droit commun. ....................................................................................................40
2.5. Taille des marchs................................................................................................................. 41 2.6. Termes de rfrence et spcifications techniques ................................................................... 41 2.7. Rgles de procdure sur la conciliation et l'arbitrage.............................................................. 42
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2.8. Comit dvaluation.............................................................................................................. 43

2.8.1. 2.8.2. 2.8.3. 2.8.4. 2.8.5. Composition................................................................................................................................43 Impartialit et confidentialit .......................................................................................................44 Responsabilits des membres du comit dvaluation ...................................................................44 Calendrier ...................................................................................................................................45 Priode de validit des offres .......................................................................................................46
2.9. Attribution du march (sauf pour les contrats de service, voir le chapitre 3.) ......................... 46
2.9.1. Notification lattributaire..........................................................................................................46 2.9.2. Prparation et signature du contrat...............................................................................................47 2.9.3. Publication de lattribution du march..........................................................................................48
2.10.
Modification des contrats ................................................................................................ 49
2.10.1. Principes gnraux ......................................................................................................................49 2.10.2. Prparation dun avenant.............................................................................................................50
3. MARCHES DE SERVICES................................................................................................. 52 3.1. Introduction.......................................................................................................................... 52

3.1.1. Types de contrat de services ........................................................................................................52
3.2. Procdures de passation des marchs .................................................................................... 54

3.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 200 000 euros ..........................................................54 3.2.1.1. Procdure restreinte..............................................................................................................54 3.2.2. Marchs dune valeur infrieure 200 000 euros .........................................................................54 3.2.3. Autres procdures .......................................................................................................................55 3.2.3.1. Procdure ngocie...............................................................................................................55 SYSTME CENTRALIS DIRECT/SYSTME DCENTRALIS ex-ante......................................55 Laccord pralable des services comptents de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser la procdure ngocie. ..............................................................................................................55 SYSTME DCENTRALIS ex-post................................................................................................55 Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire pour utiliser la procdure ngocie. ............................................................................................................................................55 3.2.3.2. Dialogue comptitif ..............................................................................................................56
3.3. Appels doffres restreints (pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 200 000 euros) ..................................................................................................................... 56
3.3.1. Publicit des marchs ..................................................................................................................56 3.3.1.1. Publication des prvisions individuelles de marchs...............................................................56 3.3.1.2. Publication des avis de marchs............................................................................................57 3.3.2. tablissement de la liste restreinte................................................................................................58 3.3.3. Rdaction et contenu du dossier dappel doffres..........................................................................60 3.3.4. Critres dattribution ...................................................................................................................62 3.3.5. Informations complmentaires pendant la procdure.....................................................................62 3.3.6. Date limite de remise des offres ...................................................................................................63 3.3.7. Priode de validit.......................................................................................................................63 3.3.8. Prsentation des offres.................................................................................................................63 3.3.9. Comit dvaluation ....................................................................................................................63
3.3.10. Etapes de la procdure dvaluation.............................................................................................64 3.3.10.1. Rception et enregistrement des offres...................................................................................64 3.3.10.2. Sance douverture des offres ...............................................................................................64 3.3.10.3. valuation des offres ............................................................................................................64 3.3.10.4. valuation des offres financires...........................................................................................67 3.3.10.5. Conclusions du comit dvaluation......................................................................................68 3.3.11. Annulation de la procdure dappel doffres.................................................................................70 3.3.12. Attribution du contrat..................................................................................................................70 3.3.12.1. Notification de la dcision d'attribution .................................................................................70 3.3.12.2. Disponibilit des experts principaux et des remplaants proposs. .........................................71 3.3.12.3. Prparation du contrat et signature........................................................................................74 3.3.12.4. Publicit de lattribution du contrat.......................................................................................75 3.3.13. Approbation des experts principaux.............................................................................................75 3.3.14. Mise disposition et remplacement des experts............................................................................76
3.4. Modalits de passation des marchs dune valeur infrieure 200 000 euros ......................... 77
3.4.1. Contrats-cadres ...........................................................................................................................77 3.4.1.1. Conditions dutilisation.........................................................................................................78 3.4.1.2. Procdure.............................................................................................................................78 3.4.2. Procdure ngocie concurrentielle...............................................................................................80
3.5. Modification des contrats de services .................................................................................... 80 4. MARCHS DE FOURNITURES ........................................................................................ 82 4.1. Introduction.......................................................................................................................... 82 4.2. Procdures de passation des marchs .................................................................................... 82
4.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 150 000 euros ..........................................................82 4.2.1.1. Procdure ouverte internationale...........................................................................................82 4.2.2. Marchs dune valeur comprise entre 60 000 euros et 150 000 euros............................................82 4.2.2.1. Procdure ouverte locale.......................................................................................................82 4.2.3. Marchs dune valeur infrieure 60 000 euros procdure ngocie concurrentielle...................82 4.2.4. Autres procdures .......................................................................................................................82 4.2.4.1. Procdure ngocie...............................................................................................................82 SYSTME CENTRALIS DIRECT ..................................................................................................82 Laccord pralable des services comptents de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser la procdure ngocie. ..............................................................................................................82 Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire..................................................83 4.2.4.2. Systme dacquisition dynamique..........................................................................................84 4.2.4.3. Dialogue comptitif ..............................................................................................................84
4.3. Appel doffres ouvert international pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 150 000 euros .................................................................................................................... 85
4.3.1. Publicit des marchs ..................................................................................................................85 4.3.1.1. Publication des prvisions individuelles de marchs...............................................................85 4.3.1.2. Publication des avis de marchs............................................................................................85 4.3.2. Rdaction et contenu du dossier dappel doffres..........................................................................86
4.3.3. Critres de slection et dattribution.............................................................................................88 4.3.3.1. Marchs de fournitures ne comportant pas de services auxiliaires..........................................89 4.3.3.2. Marchs de fournitures comportant des services auxiliaires ...................................................89 4.3.3.3. Fournitures particulirement complexes ................................................................................89 4.3.4. Informations complmentaires en cours de procdure...................................................................89 4.3.5. Date limite de remise des offres ...................................................................................................90 4.3.6. Priode de validit.......................................................................................................................90 4.3.7. Prsentation des offres.................................................................................................................90 4.3.8. Le comit dvaluation ................................................................................................................90 4.3.9. tapes de la procdure dvaluation.............................................................................................91 4.3.9.1. Rception et enregistrement des offres...................................................................................91 4.3.9.2. Runion prparatoire............................................................................................................91 4.3.9.3. Sance douverture des offres ...............................................................................................91 4.3.9.4. valuation des offres techniques ...........................................................................................92 4.3.9.5. valuation des propositions financires.................................................................................93 4.3.9.6. Choix de lattributaire ..........................................................................................................94 4.3.9.7. Conclusion du Comit dvaluation.......................................................................................95 4.3.10. Annulation de la procdure dappel doffres.................................................................................96 4.3.11. Attribution du march .................................................................................................................96 4.3.11.1. Notification lattributaire...................................................................................................96 4.3.11.2. Prparation du contrat et signature........................................................................................96 4.3.11.3. Publication de lattribution du march...................................................................................96
4.4. Appel doffres ouvert local pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 60 000 euros et infrieure 150 000 euros............................................................................ 97 4.5. Procdure ngocie concurrentielle pour les marchs dune valeur infrieure 60 000 euros .................................................................................................................................... 97 4.6. Modification des contrats de fournitures ............................................................................... 98 5. MARCHES DE TRAVAUX................................................................................................. 99 5.1. Introduction.......................................................................................................................... 99 5.2. Procdures de passation des marchs .................................................................................... 99
5.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 euros........................................................99 5.2.1.1. Procdure ouverte.................................................................................................................99 5.2.1.2. Procdure restreinte..............................................................................................................99 5.2.2. Marchs dune valeur comprise entre 300 000 euros et 5 000 000 euros .......................................99 5.2.2.1. Procdure ouverte locale.......................................................................................................99 5.2.3. Marchs dune valeur infrieure 300 000 euros procdure ngocie concurrentielle.................99 5.2.4. Autres procdures ..................................................................................................................... 100 5.2.4.1. Procdure ngocie............................................................................................................. 100 5.2.4.2. Dialogue comptitif ............................................................................................................ 101
5.3. Appel doffres ouvert international pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 euros ............................................................................................................... 101
5.3.1. Publicit des marchs ................................................................................................................ 101
5.3.1.1. Publication des prvisions individuelles de marchs............................................................. 101 5.3.1.2. Publication des avis de marchs.......................................................................................... 102 5.3.2. Rdaction et contenu du dossier dappel doffres........................................................................ 103 5.3.3. Critres de slection et dattribution........................................................................................... 105 5.3.4. Informations complmentaires en cours de procdure................................................................. 106 5.3.5. Date limite de remise des offres ................................................................................................. 106 5.3.6. Priode de validit des offres ..................................................................................................... 107 5.3.7. Prsentation des offres............................................................................................................... 107 5.3.8. Comit dvaluation .................................................................................................................. 107 5.3.9. Etapes de la procdure dvaluation........................................................................................... 107 5.3.9.1. Rception et enregistrement des offres................................................................................. 107 5.3.9.2. Runion prparatoire.......................................................................................................... 107 5.3.9.3. Sance douverture des offres ............................................................................................. 107 5.3.9.4. valuation des offres techniques ......................................................................................... 108 5.3.9.5. valuation des propositions financires............................................................................... 109 5.3.9.6. Choix de lattributaire ........................................................................................................ 109 5.3.9.7. Conclusions du comit dvaluation.................................................................................... 110 5.3.10. Annulation de la procdure dappel doffres............................................................................... 111 5.3.11. Attribution du march ............................................................................................................... 112 5.3.11.1. Notification lattributaire ................................................................................................. 112 5.3.11.2. Signature du contrat ........................................................................................................... 112 5.3.11.3. Publication de lattribution du march................................................................................. 112
5.4. Appel doffres restreint pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 euros.................................................................................................................. 112 5.5. Appel doffres ouvert local pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 300 000 euros et infrieure 5 000 000 euros..................................................................... 113 5.6. Procdure ngocie concurrentielle ..................................................................................... 113 5.7. Modification des contrats de travaux................................................................................... 114 6. SUBVENTIONS ................................................................................................................. 116 6.1. Rgles de bases applicables aux subventions........................................................................ 116
6.1.1. Dfinition.................................................................................................................................. 116
6.2. Vue d'ensemble................................................................................................................... 118

6.2.1. Modes de gestion....................................................................................................................... 119 6.2.2. Outils de gestion........................................................................................................................ 120 6.2.3. Critres dligibilit................................................................................................................... 120 6.2.3.1. Rgle de la nationalit......................................................................................................... 120 6.2.3.2. Exceptions la rgle de la nationalit.................................................................................. 121 6.2.3.3. Situations dexclusion......................................................................................................... 121 6.2.4. Programmation.......................................................................................................................... 121 6.2.5. Transparence ............................................................................................................................ 122 6.2.6. galit de traitement.................................................................................................................. 122 6.2.7. Non-cumul................................................................................................................................ 122
6.2.8. Non-rtroactivit ....................................................................................................................... 122 6.2.9. Cofinancement .......................................................................................................................... 123 6.2.10. Non-profit................................................................................................................................. 124 6.2.11. Autres points essentiels.............................................................................................................. 124
6.3. Procdures dattribution ..................................................................................................... 125

6.3.1. Appel propositions.................................................................................................................. 125 6.3.1.1. Publication......................................................................................................................... 125 6.3.1.2. Appel propositions ouvert ou restreint.............................................................................. 125 6.3.1.3. Partenariats ........................................................................................................................ 125 6.3.2. Subventions attribues sans appel propositions (Attribution directe)..................................... 126
6.4. Appel propositions........................................................................................................... 127

6.4.1. Publicit.................................................................................................................................... 127 6.4.2. Rdaction et contenu des lignes directrices lintention des demandeurs..................................... 128 6.4.3. Critres dligibilit et dvaluation (slection et attribution) ...................................................... 128 6.4.3.1. Critres dligibilit............................................................................................................ 128 6.4.3.2. Critres dvaluation: slection et attribution....................................................................... 129 6.4.4. Informations complmentaires avant la date limite de remise des propositions............................. 129 6.4.5. Date limite de remise des propositions........................................................................................ 130 6.4.6. Prsentation des propositions..................................................................................................... 130 6.4.7. Comit dvaluation .................................................................................................................. 131 6.4.7.1. Composition....................................................................................................................... 131 6.4.7.2. Utilisation dassesseurs....................................................................................................... 132 6.4.7.3. Impartialit et confidentialit .............................................................................................. 133 6.4.7.4. Responsabilits des membres du comit dvaluation........................................................... 133 6.4.8. Etapes de la procdure dvaluation........................................................................................... 133 6.4.8.1. Rception et enregistrement des propositions....................................................................... 133 6.4.8.2. Ouverture et contrle administratif...................................................................................... 133 6.4.8.3. valuation de la note succincte de prsentation.................................................................... 134 6.4.8.4. valuation du formulaire de demande ................................................................................. 135 6.4.8.5. Vrification de lligibilit .................................................................................................. 135 6.4.8.6. Conclusions du Comit dvaluation................................................................................... 136 6.4.9. Annulation de la procdure dappel propositions ..................................................................... 138 6.4.10. Attribution des subventions ....................................................................................................... 138 6.4.10.1. Notification aux demandeurs .............................................................................................. 138 Outre ce qui prcde, l'approbation de la Commission europenne est requise..................................... 139 6.4.10.2. Prparation et signature des contrats................................................................................... 139 6.4.10.3. Caractristiques du contrat-type de subvention.................................................................... 139 6.4.10.4. Publication de lattribution des subventions......................................................................... 140
6.5. Subvention dun faible montant en gestion dcentralise...................................................... 141 6.6. Appel propositions restreint ............................................................................................. 141 6.7. Modification des contrats de subvention.............................................................................. 142
6.7.1. Principes gnraux .................................................................................................................... 142
6.7.2. Prparation dun avenant........................................................................................................... 142
6.8. Passation de marchs par les bnficiaires de subventions.................................................... 142

6.8.1. Principes Gnraux ................................................................................................................... 142
6.9. Subventions octroyes des organisations internationales et des organismes nationaux............................................................................................................................ 143
6.9.1. Subventions octroyes des organisations internationales .......................................................... 143 6.9.2. Subventions octroyes des organismes nationaux..................................................................... 145
7. BASES LEGALES.............................................................................................................. 146 7.1. Cadre juridique applicable aux marchs............................................................................... 146
7.1.1. BUDGET.................................................................................................................................. 146 7.1.2. FED.......................................................................................................................................... 147
7.2. Cadre juridique applicable aux subventions ......................................................................... 147

7.2.1. BUDGET.................................................................................................................................. 147 7.2.2. FED.......................................................................................................................................... 148
8.
LISTE DES ANNEXES...................................................................................................... 149
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1.
Introduction
Ce guide pratique explique les procdures contractuelles qui sappliquent tous les contrats daide extrieure de l'UE financs par le budget gnral de lUnion europenne (Budget) et le 10me Fonds europen de dveloppement (FED). Le financement des contrats daide extrieure est rglement par les Rglements financiers UE et FED applicables et par les actes de base pertinents, cest--dire les rglements relatifs aux diffrents programmes tels que lICD, lIEVP, lIAP, lIEDDH, etc. pour les actions finances par le Budget1 et laccord de Cotonou pour les actions finances par le FED.
dater de l'adoption de la rvision de l'Annexe IV de l'Accord de Cotonou en 2008, les contrats de march et les subventions financs dans le cadre du 10me FED seront attribu(e)s et mis(es) en uvre conformment aux rgles de l'UE et, sauf dans les cas prvus par lesdites rgles, conformment aux documents et procdures standards tablis et publis par la Commission pour la mise en uvre des oprations de coopration avec les pays tiers, tels qu'en vigueur au moment du lancement de la procdure en question. Les rgles dligibilit applicables au FED ont galement t rvises afin de les aligner, dans la mesure du possible, sur celles du budget gnral de lUE. Ces nouvelles rgles dligibilit seront applicables aprs lentre en vigueur de laccord de Cotonou rvis, en novembre 2010. En ce qui concerne les procdures finances dans le cadre du 9me FED, veuillez vous reporter la version 2007 du prsent Guide Pratique, sauf dans le cas o les Conventions de Financement correspondantes ont t amendes afin d'appliquer la version rvise de l'Annexe IV de l'Accord de Cotonou de dcembre 2008. Ce guide incorpore les dispositions appropries des textes juridiques couvrant le Budget et le FED. L'objectif de ce guide est de fournir tous les utilisateurs, d'une manire gnrale, toute information ncessaire pour lancer un march ou octroyer une subvention, de la toute premire tape jusqu l'attribution des contrats. Les annexes couvrent la fois les phases d'attribution et d'excution des contrats. Le guide fournit les procdures utiliser en gestion centralise (centralise et centralise indirecte2) et en gestion dcentralise avec approbation ex-ante ou ex-post par la Commission europenne. Le guide ne s'applique qu' la partie contractuelle de la mise en uvre des projets. Conformment la terminologie des rglements financiers, les diffrents degrs de dcentralisation peuvent galement s'appliquer d'autres aspects, qui ne sont pas couverts par le guide. Malgr le fait que les procdures de passation de marchs applicables au Budget et au FED prsentent des similarits, certaines spcificits sont mises en exergue dans ce guide. Le chapitre 7 numre les textes juridiques et le chapitre 8 numre toutes les annexes du guide. L'annexe A1 contient un glossaire des termes utiliss dans ce guide.
Qu'est-ce que le guide pratique ne couvre pas?
Rglement (CE) n 1638/2006 du Parlement europen et du Conseil du 24 octobre 2006 arrtant des dispositions gnrales instituant un instrument europen de voisinage et de partenariat ; Rglement (CE) n 1905/2006 du Parlement europen et du Conseil du 18 dcembre 2006 portant tablissement d'un instrument de financement de la coopration au dveloppement ; Rglement (CE) n 1889/2006 du Parlement europen et du Conseil du 20 dcembre 2006 instituant un instrument financier pour la promotion de la dmocratie et des droits de l'homme dans le monde ; Rglement (Euratom) n 300/2007 du Conseil du 19 fvrier 2007 instituant un instrument relatif la coopration en matire de sret nuclaire ; Rglement (CE) n 1085/2006 du Conseil du 17 juillet 2006 tablissant un instrument d'aide de pradhsion ; Rglement (CE) n 1337/2008 du Parlement europen et du Conseil du 16 dcembre 2008 portant tablissement d'une facilit de rponse rapide la flambe des prix alimentaires dans les pays en dveloppement. La gestion centralise indirecte se rfre des cas o la Commission europenne dlgue ses prrogatives des entits telles que les agences excutives des Etats membres. Page 9/156
Le guide pratique ne s'applique pas aux contrats pour lesquels la Commission europenne agit comme pouvoir adjudicateur pour son propre compte. Ceux-ci relvent du titre V, chapitres 1 et 2, du rglement financier et les services de la Commission europenne devraient utiliser les procdures internes et les modles de marchs publics pertinents (cf. le vade-mecum sur les marchs publics). Ce guide ne s'applique pas aux oprations mises en uvre dans le cadre des oprations d'aide humanitaire ou d'urgence effectues par ECHO. De mme, il ne sapplique pas aux pouvoirs adjudicateurs tels que les pays bnficiaires, les organisations internationales ou les organismes nationaux lorsque la Commission europenne les a autoriss utiliser leurs propres procdures de passation de marchs ou les procdures de passation de marchs convenues entre les bailleurs de fonds selon le rglement applicable. Les marchs en rgie sont des programmes excuts par les agences publiques, publiques/prives ou les services publics du pays bnficiaire, dans le cas o l'administration de ce pays possde les gestionnaires qualifis. Le devis programme est un document fixant les ressources humaines et matrielles requises, le budget et les dispositions techniques et administratives dtailles de mise en uvre pour l'excution d'un projet sur une priode spcifique par rgie directe et, le cas chant, au moyen de marchs publics et doctroi de subventions. Les procdures pour les rgies directes et les devis programmes sont dtailles dans un guide distinct (cf. guide pratique des procdures pour les devis programmes - approche projet).
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2.
Rgles de base
Vue densemble
2.1.
Lattribution de marchs obit des rgles strictes. Celles-ci contribuent garantir limpartialit et la qualit du choix des attributaires, ainsi quune utilisation optimale et dment transparente des fonds publics. Les procdures tablies par la Commission europenne pour les marchs relevant des diffrents programmes daide extrieure sont consolides dans ce guide pratique. Avant le lancement dun appel doffres, les services, fournitures ou travaux devant faire lobjet de marchs doivent avoir t approuvs, d'abord par une dcision de financement et ensuite, le cas chant, par une convention de financement, et les fonds doivent tre disponibles, sauf si lappel doffres bnficie dune clause suspensive.
2.2.
Modes de gestion
Il existe plusieurs approches possibles de gestion des procdures pour les projets financs dans le cadre des programmes daide extrieure de l'UE (dsignes sous les vocables "modes de gestion" ou "mthodes de mise en uvre"): Gestion centralise directe: la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur et prend les dcisions pour le compte du pays bnficiaire. Dans ce cas, les actions du pouvoir adjudicateur dans le prsent guide doivent tre interprtes comme se rfrant la Commission europenne, agissant pour le compte du pays bnficiaire.Gestion centralise indirecte : dans ce cas, certaines tches dexcution sont dlgues par la Commission europenne un organisme national qui, ds lors, devient le pouvoir adjudicateur. En gnral, cet organisme national est lagence de dveloppement (ou quivalent) dun tat membre de lUE. Dans la plupart des cas, les rgles et procdures de lorganisme national sont utilises et le prsent Guide pratique ne sapplique donc pas (except lorsque lentit dlgue octroie des subventions finances par le budget gnral de lUE ; le Guide pratique est alors dapplication). Gestion dcentralise: -Ex-ante: le pays bnficiaire, qui agit en tant que pouvoir adjudicateur, prend les dcisions concernant les procdures et lattribution des marchs et les soumet lapprobation pralable de la Commission europenne. -Ex-post: le pays bnficiaire, qui agit en tant que pouvoir adjudicateur, prend les dcisions prvues dans la convention de financement sans laccord pralable de la Commission europenne (sauf les cas de drogations aux procdures normales dfinies par ce guide). Les procdures ex-ante et ex-post sont dtailles tout au long de ce guide. Le pays bnficiaire utilise ou non ses propres procdures en fonction du degr de dcentralisation (partielle ou substantielle). En rgle gnrale, le pays bnficiaire utilise les procdures contractuelles de lUE dcrites dans le prsent Guide et les procdures financires (cest--dire les paiements) du Guide pratique des procdures applicables aux devisprogrammes. Gestion conjointe: selon ce mode de gestion, certaines tches d'excution sont confies par la Commission europenne une organisation internationale telle que les Nations unies et la Banque mondiale qui, ds lors, devient le pouvoir adjudicateur. Dans la plupart des cas, les
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rgles et procdures de lorganisation internationale sont utilises et le prsent Guide pratique ne sapplique donc pas Gestion partage: lorsque la Commission europenne excute le budget en gestion partage, des tches d'excution du budget sont dlgues des tats membres conformment aux dispositions de l'article 53b du rglement financier. Cette mthode de gestion s'applique, en principe, des programmes oprationnels conjoints mis en uvre par une autorit commune de gestion en vertu du rglement instituant un instrument europen de voisinage et de partenariat3. De la mme manire, l'instrument de pr-adhsion (IPA) prvoit cette option dans les conditions dfinies dans le cadre rglementaire applicable cet instrument4. Ce mode de gestion ne sapplique pas aux autres instruments utiliss par lUE.
Le choix du mode de gestion sera reflt dans la dcision de financement correspondante (par exemple, la fiche d'action de la dcision de financement correspondante/ le Programme d'Action (Annuel). La mthode de mise en uvre est un lment essentiel de la dcision de financement.
Quelques prcisions en ce qui concerne la gestion dcentralise:

Dans la plupart des cas, le prsent Guide pratique sapplique en cas de gestion i) centralise et ii) dcentralise. Dans certains cas spcifiques, la Commission europenne peut cependant autoriser les pays bnficiaires utiliser des procdures diffrentes de celles qui sont reprises dans le prsent Guide pratique aprs avoir soumis ces procdures une valuation pralable. Le rle de la Commission europenne dans les contrats dcentraliss consiste autoriser le financement des contrats et contrler la bonne excution des procdures, des contrats et des dpenses. En cas de non-respect des procdures prvues par le prsent guide (ou des procdures, quelles quelles soient, appliques conformment la dcision de la Commission en ce qui concerne les procdures suivre), les dpenses relatives aux oprations en cause sont inligibles au financement de l'UE. Les interventions des reprsentants de la Commission europenne lors des procdures dcentralises de conclusion ou dexcution des contrats financs dans le cadre des actions extrieures se limitent au contrle du respect des conditions du financement de l'UE. Ces interventions nont pas pour objet et ne sauraient avoir pour effet de porter atteinte au principe selon lequel les contrats en question demeurent des contrats nationaux que seuls les pouvoirs adjudicateurs dcentraliss ont la responsabilit de prparer, ngocier et conclure. Les soumissionnaires, candidats ou demandeurs de ces contrats ne peuvent tre considrs comme destinataires des actes manant des reprsentants de la Commission europenne lors de la conclusion ou de lexcution de ces contrats. Elles nentretiennent, en effet, de relations juridiques quavec le pouvoir adjudicateur dcentralis et les actes des reprsentants de la Commission europenne ne peuvent avoir pour effet de substituer leur gard une dcision de l'UE la dcision du pouvoir adjudicateur. Dans tous les cas, le pouvoir adjudicateur assume la pleine responsabilit de ses actions et en rpond directement en cas daudit ou autre enqute. Ce guide prsente les procdures de contrle suivre pour chaque mode de gestion : GESTION CENTRALISE DIRECTE Procdures suivre dans le cadre dun programme en gestion centralise directe: Les contrats sont conclus directement par la Commission europenne agissant au nom du pays bnficiaire. La Commission europenne tablit les listes restreintes (procdures restreintes) et a la responsabilit de publier les appels d'offres, de recevoir les offres, de prsider les comits dvaluation, de dcider des
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Rglement n 1638/2006 du 24.10.2006. Rglement n1085/2006 du 17.07.2006. Page 12/156
rsultats des procdures dappel doffres et de signer les contrats. GESTION DECENTRALISE EX-ANTE Procdures suivre dans le cadre dun programme dcentralis prvoyant un contrle ex ante: Les contrats sont conclus par le pouvoir adjudicateur dsign dans une convention de financement, c'est -dire, le gouvernement ou une entit du pays bnficiaire ayant une personnalit juridique avec qui la Commission europenne tablit la convention de financement. Le pouvoir adjudicateur labore les listes restreintes (procdures restreintes). Avant que la procdure ne soit lance, le pouvoir adjudicateur doit soumettre les dossiers d'appel d'offres la Commission europenne pour approbation. Sur la base des dcisions ainsi approuves, le pouvoir adjudicateur a la responsabilit de publier les appels d'offres, de recevoir les offres, de prsider des comits dvaluation et de dcider des rsultats des procdures dappel doffres. Le pouvoir adjudicateur soumet alors le rsultat de l'valuation pour approbation puis, aprs avoir notifi au contractant, reu et analys les preuves concernant les critres d'exclusion et de slection (facultatif pour les contrats au-dessous des seuils internationaux , voir les points 2.3.3. et 2.4.11.1.1.), soumet le contrat la Commission europenne pour endossement (approbation). L'endossement par la Commission europenne nest toutefois pas requis dans certains cas viss dans le Guide pratique des procdures applicables aux devis programmes (point 4.2.1.). Une fois cet endossement reu, le pouvoir adjudicateur signe les contrats et passe le march. En rgle gnrale, la Commission europenne est reprsente quand les offres sont ouvertes et values et doit toujours tre invite. Le pouvoir adjudicateur doit soumettre les avis de march et dattribution la Commission europenne pour la publication. Dans le cadre de l'Instrument de pr-adhsion (IPA), une renonciation chelonne de diffrents types de contrle ex-ante peut s'appliquer. GESTION DECENTRALISE EX-POST Procdures suivre dans le cadre dun programme dcentralis prvoyant un contrle ex post: Les contrats sont conclus directement par le pouvoir adjudicateur dsign dans une convention de financement, c'est--dire, le gouvernement ou une entit du pays bnficiaire ayant la personnalit juridique avec qui la Commission europenne tablit la convention de financement. Le pouvoir adjudicateur labore les listes restreintes (procdures restreintes) et a la responsabilit de publier les appels d'offres, de recevoir les offres, de prsider les comits dvaluation, de dcider des rsultats des procdures dappel doffres et de signer les contrats sans l'approbation pralable de la Commission europenne. Le pouvoir adjudicateur doit soumettre les avis de march et dattribution la Commission europenne pour la publication. AUTRES MODES DE GESTION Dans le cadre des autres modes de gestion, lentit dlgataire (agence nationale, organisation internationale) conclut les contrats avec des tierces parties. Les procdures du dlgataire sont souvent utilises. Le contrle est effectu a posteriori par la Commission europenne conformment aux documents applicables (modles de convention de dlgation ou de contribution, par exemple), sans prjudice de lvaluation dite des piliers , effectue par la Commission europenne, laquelle est soumise lentit elle-mme.
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2.3.
Critres dligibilit et autres points essentiels
2.3.1. Rgle de la nationalit et d'origine

Nationalit : Laccs laide extrieure de l'UE (y compris au FED) est dfini dans les actes de base rgissant cette aide. Les rgles de la nationalit et d'origine applicables sont mentionnes, par acte de base, l'annexe A2 de ce guide pratique. Sous rserve de la spcificit de chaque acte de base qui contient les dispositions d'ligibilit applicables chaque instrument5, la participation des procdures de marchs ou d'appels propositions est, en principe ouverte, en termes identiques, toutes les personnes physiques ressortissantes de, et aux personnes morales tablies dans : a) un Etat membre de l'UE; b) un Etat membre de l'EEE (Espace Economique Europen); c) un pays officiellement ou potentiellement candidat, qui bnficie d'une assistance dans le cadre de l'Instrument de pr-adhsion (IPA) en fonction de l'acte de base ; d) un pays directement bnficiaire d'une assistance en vertu de l'acte de base applicable; e) dans le cas o un contrat de march ou un contrat de subvention est financ par le budget de lUE au titre dun programme thmatique, un pays en dveloppement, tel que dfini par le Comit d'Aide au Dveloppement de l'OCDE et annex au budgeten question; dans le cadre du FED, tous les pays les moins dvelopps, tels que dfinis par les Nations unies ; f) le cas chant, un autre pays tiers (voir le point 2.3.2.) ; g) les pays bnficiaires d'une dcision tablissant un accs rciproque l'aide extrieure; laccs rciproque dans les pays les moins avancs est accord automatiquement aux membres du CAD/OCDE (voir la liste des membres lannexe A2). Pour les programmes rgionaux incluant au moins un pays le moins avanc, cet accs rciproque automatique peut tre appliqu a la totalit de ce programme; Ces procdures sont galement ouvertes aux organisations internationales. Lorsque laide est achemine via une organisation internationale ou en cas de cofinancement avec des pays tiers, les rgles de nationalit et dorigine peuvent tre appliques condition quelles nexcluent aucun pays ligible au titre de lacte de base FED/UE applicable ; Pour sassurer du respect de la rgle de nationalit, le dossier dappel doffres exige que les
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Ces instruments peuvent contenir des dispositions spcifiques supplmentaires (par exemple, le Rglement IAP n 1085/2006 du 17 juillet 2006 considre comme ligibles les ressortissants/les biens originaires des pays bnficiaires de linstrument europen de voisinage et de partenariat ; dans son article 20, lannexe IV de laccord de Cotonou fait allusion des initiatives rgionales . Page 14/156
soumissionnaires indiquent le pays dont ils sont ressortissants ou dans lequel ils sont tablis en prsentant les documents requis en vertu de leur lgislation nationale. Larticle 54 du trait sur le fonctionnement de lUnion europenne lie les notions dtablissement et de nationalit au sein de lUE en prcisant que les socits constitues en conformit avec la lgislation d'un tat membre et ayant leur sige statutaire, leur administration centrale ou leur principal tablissement l'intrieur de l'Union sont assimiles [...] aux personnes physiques ressortissantes des tats membres . Si le pouvoir adjudicateur (ou le comit dvaluation) souponne quun candidat/soumissionnaire nest pas rellement install dans un pays ligible et que la nationalit du candidat/soumissionnaire nest pas ligible, il doit demander au candidat/soumissionnaire de fournir des preuves dmontrant quil respecte effectivement les exigences exposes ci-dessus en matire de nationalit. Le but poursuivi est dviter dattribuer des contrats des socits inligibles de par leur nationalit mais qui ont cr des socits bote aux lettres dans un pays ligible dans l'unique but de contourner la rgle de la nationalit. Cest le pouvoir adjudicateur qui dcide de lligibilit du candidat/soumissionnaire (en se basant gnralement sur les lments et les preuves fournis lors de lvaluation). Experts : sauf disposition contraire de lacte de base et/ou des conventions de financement, les experts recruts par des soumissionnaires ligibles peuvent tre de nimporte quelle nationalit. - Origine des biens: Les biens (fournitures et matriaux) acquis dans le cadre d'un march financ au titre d'un instrument de lUE, y compris le FED, doivent tous tre originaires de lUE ou d'un pays ligible (voir ci-dessus nationalit et ci-dessous exceptions la rgle de nationalit et dorigine ). La rgle dorigine sapplique aux biens dans la mesure o ils ont t achets : cela signifie que, en fin de contrat, la proprit des biens qui ont t achets est transfre du contractant au pouvoir adjudicateur (dans le cas des contrats de march) ou aux partenaires locaux dsigns du bnficiaire et/ou aux bnficiaires finals de laction (dans le cas des conventions de subvention). Par consquent, en rgle gnrale, la rgle dorigine sapplique aux biens qui doivent tre livrs dans le cadre dun march de fournitures et aux matriaux, biens et lments qui doivent tre incorpors ou faire partie des ouvrages permanents dans le cadre dun march de travaux. Cependant, la rgle dorigine ne sapplique pas, par exemple, lquipement utilis par un fournisseur afin de tester et dinstaller les biens livrs ou au matriel utilis par un entrepreneur afin de construire une route, sauf si le contrat prvoit explicitement que cet quipement ou ce matriel devient galement la proprit du pouvoir adjudicateur en fin de contrat. De la mme manire, la rgle dorigine ne sapplique lordinateur utilis par un consultant pour rdiger une tude que si le march de service prvoit que cet ordinateur doit tre remis au pouvoir adjudicateur en fin de contrat. La possibilit, prvue larticle 43 des conditions gnrales des marchs de travaux, que le matriel soit dvolu au matre douvrage est limite la priode dexcution des travaux et, ds lors, ne constitue pas un transfert de la pleine proprit. Le terme "origine" est dfini dans les conventions internationales pertinentes (notamment celles de l'OMC), qui se refltent dans la lgislation l'UE relative aux rgles d'origine des fins douanires ( savoir le rglement (CEE) n2913/92 'le code des douanes de l'UE" ainsi que les dispositions relatives sa mise en uvre, le rglement (CEE) n2454/93 de la Commission.
Dans le cadre du FED Les biens ne peuvent pas tre originaires dun pays dans lequel aucun processus de production na eu lieu. Par ailleurs, le pays de production nest pas ncessairement le pays dorigine ; il nen va ainsi que lorsque les dispositions pertinentes du rglement du Conseil (CEE) 2913/92 et ses rglements dexcution sont observes. Qui plus est, le pays dorigine nest pas ncessairement le pays do les biens ont t expdis et fournis. Lorsquil ny a quun lieu de production, lorigine du produit fini est facilement dterminable. Cependant, dans les cas o plus dun pays est impliqu dans le processus de production des biens, il est ncessaire de dterminer lequel de ces pays confre lorigine au produit fini. Le pays dorigine est cens tre le pays par lequel les biens ont subi leur dernire transformation substantielle, conomiquement justifie, et les dispositions de larticle 24 du Code des douanes de l'UEsappliquent alors au cas par cas ces biens. Si la dernire transformation substantielle nest pas intervenue dans un Etat membre de lUnion europenne ou dans un des pays ligibles, les biens ne pourront tre pris en compte pour le projet. Le soumissionnaire doit certifier que les fournitures satisfont les exigences dorigine, en spcifiant le ou les pays dorigine. Lorsque la procdure de passation de marchs implique la fourniture de plus dun article, lorigine de chaque article doit tre prcise. Sil est sollicit en ce sens, le soumissionnaire doit fournir toute information additionnelle et/ou certificat dorigine, lappui de lorigine indique dans loffre. La rgle dorigine sapplique tous les articles. Ds lors, il est insuffisant que seul un pourcentage des biens proposs et fournis ou un certain pourcentage de loffre totale et de la valeur du march satisfasse cette condition. Lorsque la dlivrance dun certificat dorigine nest pas possible (dans plusieurs pays celui-ci nest dlivr que sur prsentation de factures commerciales la Chambre de commerce), le soumissionnaire peut dans ce cas soumettre sa propre dclaration. Le certificat dorigine officiel doit alors tre soumis avant lacceptation provisoire. A dfaut, le pouvoir adjudicateur ne peut librer les fonds au contractant. Le certificat d'origine doit tre tabli par lautorit dsigne cet effet dans le pays d'origine des biens ou du fournisseur et doit l'tre conformment aux accords internationaux dont le pays concern est signataire. C'est au pouvoir adjudicateur qu'il appartient de vrifier l'existence d'un certificat d'origine. En cas de doute srieux quant l'authenticit d'un certificat d'origine (par exemple du fait d'une incohrence dans le document, d'erreurs d'orthographe, etc.), le pouvoir adjudicateur devrait contacter la chambre de commerce mettrice et solliciter confirmation de l'authenticit des documents soumis. Lorsque le pouvoir adjudicateur a identifi un degr lev de risque, de telles vrifications ad hoc devraient s'accompagner d'une vrification des certificats par chantillonnage. Dans le cadre du FED, les biens originaires de l'UE incluent galement les biens issus des pays et territoires d'Outre-mer.
2.3.2. Exceptions la rgle de la nationalit et d'origine

Des exceptions la rgle dorigine et de nationalit peuvent intervenir. Le bnfice de telles exceptions est dcid, au cas par cas, par la Commission europenne avant le lancement de la procdure. Si lattribution du contrat est prcde dune procdure de passation de march, lexception doit tre mentionne dans lavis de march ; dans pareils cas, sauf justification contraire, cette drogation ne concerne pas seulement un pays mais sapplique nimporte quelle nationalit/origine.
BUDGET Sans prjudice de la spcificit de chaque acte de base qui prvoit, le cas chant, des exceptions la rgle de la nationalit et d'origine, la Commission europenne peut, dans des cas exceptionnels dment avrs: - tendre l'ligibilit des personnes physiques et morales d'un pays non ligible. - autoriser l'achat de biens et matriaux originaires d'un pays non ligible. Les drogations prvues ci-dessus peuvent tre justifies en cas d'indisponibilit de produits et de services sur les marchs des pays concerns, dans des cas d'urgence extrme ou si les rgles d'ligibilit risquent de rendre la ralisation d'un projet, d'un programme ou d'une action impossible ou excessivement difficile. Veuillez toutefois noter que l'argument selon lequel un produit d'origine inligible est meilleur march que le produit de l'UE ou un produit local ne constitue pas, lui seul, un motif valable pour l'octroi d'unetelle drogation. Lorsque lUE est lune des parties un accord relatif louverture des marchs de fournitures, travaux ou services, les marchs sont galement ouverts aux ressortissants des pays tiers autres que ceux viss dans les deux paragraphes prcdents selon les conditions fixes par cet accord. FED (Pour les pays ACP) Dans des cas exceptionnels dment justifis, les personnes physiques ou morales ressortissantes des pays tiers non ligibles selon les rgles de nationalit et dorigine peuvent tre autorises participer aux procdures de passation de marchs finances par l'UE, sur demande justifie des Etats ACP/organismes rgionaux/intra-ACP concerns. Les Etats ACP/organismes rgionaux/intra-ACP concerns fournissent la Commission europenne, pour chaque cas, les informations ncessaires pour prendre une dcision sur ces drogations, en accordant une attention particulire : (a) la situation gographique de lEtat ACP ou rgion concern;
(b) la comptitivit des entrepreneurs, fournisseurs et consultants des Etats membres et des Etats ACP; (c) au souci dviter un accroissement excessif du cot dexcution des marchs;
(d) aux difficults de transport et aux retards dus aux dlais de livraison ou dautres problmes de mme nature; (e) (f) (g) la technologie la plus approprie et la mieux adapte aux conditions locales; aux cas durgence imprieuse; la disponibilit des produits et services sur les marchs concerns.
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En outre, durant la mise en uvre des oprations et sous rserve den informer le chef de dlgation, ltat ACP/organisme rgional/intra-ACP concern peut dcider: - dacheter des biens, quelle quen soit lorigine, sur le march local jusquau seuil suprieur de la procdure ngocie concurrentielle, soit 60.000 euros;
2.3.3. Situations dexclusion

Sont exclus de la participation des procdures de marchs, les candidats, les soumissionnaires ou les demandeurs: a) qui sont en tat ou qui font l'objet d'une procdure de faillite, de liquidation, de rglement judiciaire ou de concordat prventif, de cessation d'activit, ou sont dans toute situation analogue rsultant d'une procdure de mme nature existant dans les lgislations et rglementations nationales; b) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononce par un jugement ayant autorit de chose juge (cest--dire, contre lequel il ny a plus de recours possible) pour tout dlit affectant leur moralit professionnelle; c) qui, en matire professionnelle, ont commis une faute grave constate par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier; d) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de scurit sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impts selon les dispositions lgales du pays o ils sont tablis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays o le march doit s'excuter; e) qui ont fait l'objet d'un jugement ayant autorit de chose juge pour fraude, corruption, participation une organisation criminelle ou toute autre activit illgale portant atteinte aux intrts financiers de l'UE; f) qui font actuellement l'objet d'une sanction administrative vise l'article 96(1) du Rglement financier (BUDGET)/ l'article 99 du Rglement financier (10th EDF). Les points (a) (d) ne s'appliquent pas en cas d'achat de fournitures des conditions particulirement avantageuses, soit auprs d'un fournisseur cessant dfinitivement ses activits commerciales, soit auprs des curateurs ou liquidateurs d'une faillite, par le truchement d'un concordat judiciaire ou d'une procdure de mme nature prvue par les lgislations nationales. Les cas mentionns au point (e) se rfrent aux situations suivantes: 1) les cas de fraude viss l'article 1er de la convention relative la protection des intrts financiers des Communauts europennes, tablis par l'acte du Conseil du 26 juillet 19956;
JO C 316 du 27.11.1995, p. 48. Page 18/156
2) les cas de corruption viss l'article 3 de la convention relative la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communauts europennes ou des fonctionnaires des tats membres de l'Union europenne, tablis par l'acte du Conseil du 26 mai 19977; 3) les cas de participation une organisation criminelle tels que dfinis l'article 2, paragraphe 1, de l'action commune 98/733/JAI du Conseil8; 4) les cas de blanchiment de capitaux tels que dfinis l'article 1er de la directive 91/308/CEE du Conseil9. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat, le soumissionnaire ou le demandeur ne se trouve pas dans un des cas mentionns aux points (a), (b) ou (e), la production d'un extrait rcent du casier judiciaire ou, dfaut, d'un document rcent quivalent dlivr par une autorit judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il rsulte que ces exigences sont satisfaites. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat, le soumissionnaire ou le demandeur ne se trouve pas dans le cas mentionn au point (d), un certificat rcent dlivr par lautorit comptente de ltat membre concern. Lorsquun tel document ou certificat nest pas dlivr par le pays concern10 ainsi que pour les autres cas d'exclusion indiqus dans la liste ci-dessus, il peut tre remplac par une dclaration sous serment ou solennelle faite par lintress devant une autorit judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifi du pays dorigine ou de provenance. Le pouvoir adjudicateur devrait prendre en considration le fait qu'en rgle gnrale, les critres d'exclusion ont trait la personne morale/physique qui agit en tant que candidat, soumissionnaire ou demandeur, et non ses reprsentants dans le cas des personnes morales. Cependant, en fonction du droit national du pays dans lequel est tabli le soumissionnaire, le candidat ou le demandeur, et lorsque cela est jug ncessaire par le pouvoir adjudicateur ou lorsque le pouvoir adjudicateur a des doutes quant la situation personnelle, les documents cits ci-dessus peuvent galement concerner des personnes physiques, y compris les directeurs de socit ou toute personne avec pouvoir de reprsentation, pouvoir de dcision ou pouvoir de contrle quant au candidat, soumissionnaire ou demandeur. Lorsqu'un candidat, un soumissionnaire ou un demandeur, du fait de sa nature (par exemple, une administration publique nationale ou une organisation internationale), ne peut tomber dans une des catgories indiques ci-dessus et/ou ne peut produire les documents susmentionns, une simple dclaration expliquant sa situation suffit. Les candidats, les soumissionnaires et les demandeurs ( l'exception de ceux parties une seconde phase dune procdure restreinte pour les services ou du dialogue comptitif,) doivent signer leur dclaration selon laquelle ils ne sont pas dans une des situations d'exclusion mentionnes ci-dessus. Si les documents justificatifs demands ne sont pas crits dans une des langues officielles de l'Union europenne, une traduction dans la langue de l'appel d'offres doit tre fournie. Lorsque les documents sont tablis dans une des langues officielles de l'Union europenne autre que celle utilise dans l'appel d'offres, ils doivent tre accepts. Il est cependant vivement recommand de fournir une traduction dans la langue de l'appel d'offres afin de faciliter l'valuation des documents.
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JO C 195 du 25.6.1997, p. 1. JO L 351 du 29.12.1998, p. 1. JO L 166 du 28.6.1991, p. 77. Directive du 10 Juin 1991, telle qu'amende par la Directive 2001/97/EC tu Parlement europen et du Conseil du 4 Dcembre 2001 (OJ L 344, 28.12.2001, p.76). l'EEE concernant les sortes de preuves documentaires qui sont mises/acceptables dans chacun des ces pays, sont disponibles via l'outil e-CERTIS qui est gr par la DG March Intrieur: Certificats dlivrs sur les critres d'ligibilit des participants et listes officielles d'oprateurs conomiques agrs: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/e-certis/index_fr.htm.
10 Des informations sur les certificats communiques par les 27 Etats Membres, certains pays candidats et des pays de
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Pour les marchs d'une valeur gale ou infrieure 10 000 euros, le pouvoir adjudicateur peut, en fonction de son valuation des risques, sabstenir dexiger la dclaration vise plus haut dans laquelle les candidats ou les soumissionnaires certifient ne pas se trouver pas dans l'une des situations d'exclusion. De la mme manire, pour les subventions d'une valeur gale ou infrieure 5 000 euros, le pouvoir adjudicateur peut, en fonction de son valuation des risques, sabstenir dexiger la dclaration vise plus haut dans laquelle les demandeurs de subvention certifient ne pas se trouver dans l'une des situations d'exclusion. Les soumissionnaires ou les demandeurs auxquels une dcision dattribution de march/doctroi de subvention a t notifie dans le cadre dune procdure ouverte doivent prsenter les preuves habituelles conformment la lgislation du pays o ils sont tablis attestant quils ne se trouvent pas dans les situations numres plus haut. Dans le cadre des procdures restreintes, les pices justificatives doivent tre envoyes en mme temps que loffre. Ces preuves ou documents doivent porter une date qui ne peut tre antrieure un an par rapport la date limite de soumission des offres. En outre, les soumissionnaires doivent prsenter une dclaration attestant que, depuis la date d'mission de ces preuves, leur situation na pas chang. Les preuves demandes doivent tre soumises par le soumissionnaire et les membres de son consortium. Les documents peuvent tre des originaux ou des copies. Les documents originaux devront tre disponibles sur demande du pouvoir adjudicateur. Dans le cas o des sous-traitants sont utiliss, ces derniers ne peuvent pas non plus se trouver dans l'une des situations d'exclusion. Chaque fois que le pouvoir adjudicateur le demande, le soumissionnaire ou l'attributaire doit fournir une dclaration sur l'honneur du sous-traitant envisag attestant qu'il n'est pas dans l'une des situations d'exclusion. En cas de doute propos de cette dclaration, le pouvoir adjudicateur doit demander des preuves documentaires que le sous-traitant n'est pas dans une situation d'exclusion. Pour les candidats retenus en liste restreinte dans une procdure restreinte et pour le dialogue comptitif, les documents probants relatifs aux situations d'exclusion doivent tre remis par tous les soumissionnaires lors de la phase de soumission des offres. Pour les marchs dune valeur infrieure aux seuils internationaux (service < 200.000 euros ; fournitures < 150.000 euros ; travaux < 5.000.000. euros), le pouvoir adjudicateur peut, en fonction de son analyse des risques, renoncer demander la remise des documents prcits. Toutefois, dans ce cas, le pouvoir adjudicateur peut, s'il a des doutes quant la question de savoir si le soumissionnaire retenu se trouve dans l'un des cas d'exclusion, exiger de celui-ci qu'il lui fournisse les documents probants. De plus, le pouvoir adjudicateur peut lever l'obligation de tout candidat ou soumissionnaire de soumettre les documents justificatifs viss ci-dessus si de telles preuves lui ont dj t soumises dans le cadre d'une procdure de passation de march antrieure et sous rserve que la date d'mission des documents n'excde pas un an et qu'ils soient toujours valides. Dans un tel cas, le candidat ou soumissionnaire devra dclarer sur l'honneur avoir dj soumis les documents de preuve dans une procdure de passation de march antrieure et confirmer que sa situation n'a pas t modifie depuis sa soumission. Si ncessaire, les pouvoirs adjudicateurs dcentraliss peuvent consulter les services comptents de la Commission europenne pour apprcier la situation des candidats ou soumissionnaires. Sont exclus de l'attribution d'un march, les candidats, les demandeurs ou les soumissionnaires qui, loccasion de la procdure de passation de ce march: a) se trouvent en situation de conflit d'intrts;
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b)
se sont rendus coupables de fausses dclarations en fournissant les renseignements exigs par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au march ou n'ont pas fourni ces renseignements. se trouvent dans une des situations d'exclusion de la procdure de passation de ce march.
c)
Au plus tard avant la notification de l'attribution du march ou de la dcision d'octroi de la subvention, le pouvoir adjudicateur doit s'assurer que le tiers concern (c'est--dire un demandeur, un candidat, un soumissionnaire, y compris les partenaires) ne figure pas dans le Systme d'Alerte Prcoce (EWS)). Le pouvoir adjudicateur ne peut pas conclure de contrat avec les organismes faisant lobjet dun signalement W511 dans le EWS. Lorsque le pouvoir adjudicateur limite le nombre de candidats invits soumettre une offre ou une proposition complte, par exemple dans le cadre dune procdure restreinte, cette vrification doit avoir lieu avant la clture de la phase de slection des candidats. Il convient de rappeler, avant de proposer (comit dvaluation) et de dcider (pouvoir adjudicateur) dexclure un candidat/soumissionnaire/demandeur, que les principes tels que les droits de la dfense et la proportionnalit doivent tre respects. cette fin, sauf si les preuves sont telles quaucune autre question nest ncessaire (par exemple, si le candidat/soumissionnaire/demandeur reconnat explicitement les faits entranant lexclusion), lexclusion sera fonde sur une procdure contradictoire avec le candidat/soumissionnaire/demandeur concern.
2.3.4. Sanctions administratives et financires

Sans prjudice de l'application de sanctions contractuelles, les candidats, les soumissionnaires, les demandeurs et les contractants qui ont fait de fausses dclarations, qui ont commis des erreurs substantielles, des irrgularits ou une fraude ou qui ont t dclars en dfaut grave d'excution de leurs obligations contractuelles peuvent tre exclus des marchs et subventions financs par l'UE pour une dure maximale de 5 (cinq) ans compter de la date du constat du manquement, confirm la suite d'un change contradictoire avec le contractant. Cette dure peut tre porte 10 (dix) ans en cas de rcidive dans les cinq ans suivant le premier manquement. Cette dcision est adopte par la Commission (Collge) lissue dune procdure contradictoire. Les soumissionnaires, les candidats ou les demandeurs qui ont fait de fausses dclarations, qui ont commis des erreurs substantielles, des irrgularits ou une fraude, peuvent en outre tre frapps de sanctions financires reprsentant 2 10 % de la valeur totale estime du march en cours d'attribution. Les contractants dclars en dfaut grave d'excution de leurs obligations contractuelles peuvent tre frapps de sanctions financires reprsentant 2 10 % de la valeur totale du contrat en cause. Ce taux peut tre port entre 4 et 20 % en cas de rcidive dans les cinq ans qui suivent la date vise ci-dessus. Lorsque la procdure de passation d'un march se rvle entache d'erreurs substantielles, d'irrgularits ou de fraude, le pouvoir adjudicateur la suspend et prend toutes les mesures ncessaires, y compris l'annulation de la procdure. Si, aprs l'attribution du march, la procdure de passation ou l'excution du march se rvle entache d'erreurs substantielles, d'irrgularits ou de fraude, le pouvoir adjudicateur peut s'abstenir de conclure le contrat, suspendre l'excution du march ou, le cas chant, rsilier le contrat, selon le stade atteint par la procdure. Si ces erreurs, irrgularits ou fraudes sont le fait du contractant, la Commission europenne peut en outre refuser d'effectuer le paiement, recouvrer les montants dj verss ou rsilier tous les contrats conclus avec ledit contractant, proportionnellement la gravit desdites erreurs, irrgularits ou fraudes.
11 Dcision de la Commission du 16 dcembre 2008 relative au systme d'alerte prcoce l'usage des ordonnateurs de
la Commission et des agences excutives (2008/969/CE, Euratom) JO 2008 L 344 du 20 dcembre p.125 (voir http://www.cc.cec/budg/i/earlywarn/imp-110-060_decision_fr.html). Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf Page 21/156
La suspension du march a pour objet de vrifier la ralit des erreurs et irrgularits substantielles ou fraudes prsumes. Si elles ne sont pas confirmes, lexcution du march est reprise aussitt que possible. Est constitutive dune erreur ou d'une irrgularit substantielle toute violation dune disposition contractuelle ou rglementaire rsultant dun acte ou dune omission qui a ou peut avoir pour effet de porter prjudice au budget de l'UE/au FED.
2.3.5. Visibilit
Sauf demande ou accord contraire de la Commission europenne, le titulaire d'un march de services, fournitures ou travaux ou le bnficiaire d'une subvention, ainsi que les entits grant les fonds au nom de la Commission europenne (coopration dlgue) doivent prendre les mesures ncessaires pour assurer la visibilit du financement ou cofinancement de lUnion europenne. Ces mesures doivent suivre les rgles applicables en matire de visibilit pour les actions extrieures telle que dfinies et publies par la Commission europenne. Ces rgles sont dcrites dans le Manuel de communication et de visibilit pour les actions extrieuresde lUE, disponible sur internet l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm. Le manuel de communication et de visibilit traite de lidentit crite et visuelle de lUE (emblme, messages cls, dfinitions, etc.), dcrit les exigences et les lignes directrices applicables aux activits et aux outils de communication (communiqus de presse, sites internet, publications, films, etc.) et souligne lobligation de soumettre un plan de communication lapprobation du pouvoir adjudicateur. Ce manuel fournit galement des indications qui doivent permettre de dvelopper une stratgie de communication dynamique (modle de plan de communication, matrice de visibilit, objectifs, groupes cibles), de mettre en uvre un plan de communication et de visibilit et dassurer le reporting.
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2.3.6. Autres points essentiels

Conflit dintrts : il y a conflit d'intrts lorsque l'exercice impartial et objectif des fonctions du pouvoir adjudicateur ou lorsque l'galit de traitement dun candidat/soumissionnaire/demandeur loccasion dune procdure dattribution ou de lexcution dun contrat est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinit politique ou nationale, d'intrt conomique ou pour tout autre motif de communaut d'intrt avec le bnficiaire de programmes financs par lUE. Il y a un risque de conflit dintrts lorsque, par exemple, un individu participant la procdure (comit dvaluation, pouvoir adjudicateur, etc.) peut octroyer lui-mme ou autrui des avantages directs ou indirects injustifis en influant sur le rsultat de la procdure; ou lorsquun expert/une socit la possibilit dobtenir des informations privilgies donnant lieu une concurrence dloyale lors des procdures ultrieures ou connexes. Par exemple, toute socit ou tout expert participant la prparation dun projet (par exemple, la rdaction des termes de rfrence) doit, de manire gnrale, tre exclu de la participation aux appels doffres qui en dcoulent, sauf sils apportent la preuve au pouvoir adjudicateur que leur implication dans les tapes prcdant lappel doffres ne constitue pas une concurrence dloyale. Les candidats/soumissionnaires/demandeurs qui se trouvent dans une situation de conflit dintrts dans le cadre dune procdure dattribution de march/doctroi de subvention doivent tre exclus de ladite procdure. Les motifs dexclusion doivent tre analyss au cas par cas. Selon une jurisprudence constante de la Cour de justice de lUnion europenne, lexclusion doit se fonder sur lexistence dun risque rel de conflit dintrts, tay par les circonstances spcifiques de laffaire en question. Une exclusion automatique prive le candidat/soumissionnaire/demandeur du droit de prsenter des lments de preuve susceptibles dcarter toute suspicion de conflit dintrts. De la mme manire, lorsquun conflit dintrts risque de survenir dans le cadre dun contrat en cours, des mesures adquates (pouvant aller, si ncessaire, jusqu la rsiliation du contrat) doivent tre adoptes afin dviter ce conflit. Principes dattribution: Tous les marchs publics financs totalement ou partiellement par le budget de l'UE doivent respecter les principes de transparence, de proportionnalit, d'galit de traitement et de non-discrimination. Non-rtroactivit aprs lexpiration de la priode dexcution du contrat: les contrats prennent effet compter de la date de la signature du dernier signataire. Les contrats ne peuvent pas tre modifis aprs leur expiration. Il convient de noter que la priode dexcution dun contrat est plus longue que la priode de mise en uvre. Voir lannexe A1 pour les dfinitions de la priode dexcution et de la priode de mise en uvre des contrats. Un contrat peut tre modifi au moyen dun ordre de service ou dun avenant, conformment aux dispositions figurant dans le contrat lui-mme. Dans des cas exceptionnels, la modification peut avoir un effet rtroactif pour autant que la priode dexcution du contrat nait pas expir. Sil introduit une telle demande, le contractant, le titulaire ou le bnficiaire dune subvention naura la confirmation quelle est accepte par le pouvoir adjudicateur quune fois que lavenant aura t dment sign ou quun ordre de service aura t mis. Le contractant, le titulaire ou le bnficiaire dune subvention devra assumer le risque financier li frais occasionns, aux bien livrs et aux services fournis avant lentre en vigueur de cet avenant ou de cet ordre de service, tant donn que le pouvoir adjudicateur est en droit de refuser de signer lavenant ou dmettre lordre de service. Le contractant, le titulaire ou le bnficiaire dune subvention ne peut prtendre une compensation financire pour les activits quil a effectivement exerces/les frais quil a rellement encourus qu partir du moment o cet avenant ou cet ordre de service entre en vigueur.
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Exemples: a) au mois de mars, le titulaire fait savoir quun expert principal doit tre remplac durgence. Le remplacement est accept en avril au moyen dun avenant. La modification prend effet en avril, le remplacement tant rput avoir eu lieu en mars. Le titulaire ne peut rclamer le paiement des tches excutes en mars quaprs lentre en vigueur de lavenant. b) la priode de mise en uvre dun contrat de subvention a expir en mai. En juin, le bnficiaire de la subvention demande une prolongation dun mois. Le pouvoir adjudicateur accepte la justification, y compris la demande tardive, et met, en juillet, un avenant en vertu duquel la priode de mise en uvre est prolonge dun mois, soit de mai juin. Les frais encourus entre mai et juin ne seront ligibles quaprs lentre en vigueur de lavenant en juillet.
Priode dexcution du contrat

Priode de mise en uvre
Priode de reporting, priode de garantie (fournitures, travaux)
Calendrier
Signature du contrat
Dbut des activit s (prestation

services, livraison fournitures, construction ouvrages). S agissant des subventions, la p riode de mise en uvre des activits peut exceptionnellement commencer avant la priode dexcution du contrat. Voir section 6.2.8
Date de fin de la mise en uvre des activit s (acceptation provisoire pour les fournitures et travaux)
Paiement final (pour marchs/subventions) ou rception dfinitive (uniquement pour fournitures et travaux)
Tous les contrats doivent porter les vritables dates de signature par les parties au contrat. Utilisation des documents types: les contrats et autres documents types doivent tre utiliss. Conservation des documents: sous rserve de la lgislation en matire daccs aux documents du pouvoir adjudicateur, ce dernier doit conserver, en protgeant leur confidentialit, les documents affrents lensemble de la procdure dappel doffres ou propositions conformment la politique adopte en matire d'archivage. Lorsque la lgislation du pouvoir adjudicateur contreditles rgles de confidentialit, le pouvoir adjudicateur doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit. Les propositions n'ayant pas t retenues doivent tre conserves pour une priode de trois ans dater du dernier jour de la date limite de remise des propositions, alors que les offres non slectionnes doivent tre conserves pour une priode de cinq ans dater du dernier jour de la date limite de remise des offres. Les documents contractuels et financiers doivent tre conservs au minimum pour une priode de 7 ans compter du paiement du solde et ce jusqu' la date de
prescription de toute action en justice au regard du droit applicable dans le contrat12. Pendant et aprs cette priode, le pouvoir adjudicateur traitera les donnes personnelles en conformit avec sa politique de confidentialit. Les documents conserver doivent comprendre tous les documents prparatoires, ainsi que les conventions de financement, loriginal de toutes les candidatures/offres/propositions soumises et toute correspondance affrente. Les garanties financires (originaux) doivent tre conserves dans un lieu sr, labri de tout risque de perte ou de vol, jusqu la fin de leur priode de validit. Disponibilit des fonds: Avant l'initiation de toute procdure, les fonds doivent tre disponibles. Les appels d'offres peuvent exceptionnellement tre lancs avec une clause suspensive aprs approbation pralable des services comptents. Dans ce cas, l'appel d'offres est lanc avant la dcision de financement et avant la signature de la convention de financement entre la Commission europenne et le pays bnficiaire. L'appel d'offres peut tre annul si la dcision de la Commission europenne n'a pas t adopte et si la convention de financement n'a pas t signe. La signature du contrat n'est pas possible tant que les fonds ne sont pas disponibles (voir. point 2.4.12.). Toute drogation aux procdures dfinies dans ce guide ncessite une approbation pralable des services comptents selon les rgles internes. Le cas chant, toute drogation doit tre clairement indique dans l'avis de march et les documents de l'appel d'offres (pour les marchs) et dans les lignes directrices des appels propositions (pour les subventions). Aspects environnementaux: Sans prjudice des principes rgissant l'attribution des marchs et des subventions, les considrations environnementales devraient tre prises en compte lorsque cela est possible. Cela pourrait inclure, par exemple, des termes de rfrence/lignes directrices/spcifications techniques davantage respectueuses de l'environnement, l'augmentation de l'utilisation des mdias lectroniques, la rduction de la consommation de papier (impressions recto/verso), etc. Procdure conjointe de passation de march avec un tat membre (Budget uniquement) : lorsqu'un contrat ou contrat-cadre est ncessaire la mise en uvre d'une action conjointe entre une institution et un pouvoir adjudicateur d'un tat membre, la procdure de passation de march peut tre mene conjointement par l'institution et ce pouvoir adjudicateur. Dans ce cas, les dispositions relatives aux procdures applicables la Commission europenne s'appliquent13. Nanmoins, dans certains cas dment justifis, l'institution peut dcider que les procdures applicables au pouvoir adjudicateur d'un tat membre s'appliquent condition qu'elles puissent tre considres comme quivalentes celles de l'institution. Publication ex post de la liste des bnficiaires : outre les rgles applicables chaque type de procdure en matire de publicit, la Commission europenne publie chaque anne la liste des bnficiaires des fonds de lUE (bnficiaires de subventions et contractants), quel que soit le mode de gestion utilis. Ces informations sont disponibles sur internet ladresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/beneficiaries_fr.htm.
2.4.
Procdures de passation de marchs
Le principe de base rgissant la passation des marchs est lappel la concurrence. Cet appel la concurrence poursuit un double objectif: assurer la transparence des oprations; obtenir la qualit souhaite de services, fournitures ou travaux au meilleur prix.
12 Dans le cas de l'Office de coopration EuropeAid , voir la section 8.4.1 du Manuel DEVCO COMPANION pour
plus de dtails.
13 Voir larticle 91 du Rglement financier applicable au budget des Communauts europennes.
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Il existe diffrents types de procdures de passation de marchs, chacune prvoyant des degrs varis de mise en concurrence.
2.4.1. Quelle procdure de passation de marchs appliquer ?

Les rgles rgissant lapplication des procdures normales de passation de marchs dtailles ultrieurement sont rsumes dans le tableau ci-aprs. Elles sont classes en trois catgories: services (par exemple, assistance technique, tudes, dlivrance de savoir-faire et formation), fournitures (cest--dire quipements et matriels) et travaux (cest--dire infrastructures et autres ouvrages dingnierie). Une fois que la Commission europenne a approuv une activit par l'adoption d'une dcision de financement et, dans les cas appropris, dune convention de financement, le pouvoir adjudicateur peut lancer lappel doffres et contracter en suivant ces procdures normales. Les seuils indiqus dans le tableau portent sur le budget maximum allou au march en question (y compris les cofinancements ventuels). Lorsque les marchs sont subdiviss en lots, la valeur de chaque lot doit tre prise en considration lorsque le montant total est calcul. Il est noter que les projets ne peuvent pas tre scinds artificiellement afin de contourner les seuils. Quelque soit la procdure utilise, le pouvoir adjudicateur doit s'assurer que tous les principes de base sont respects, (y compris les rgles d'ligibilit, d'exclusion et de slection). D'autres procdures, telle que la procdure ngocie sur la base dune seule offre, peuvent tre utilises pour autant que les conditions applicables soient remplies (voir points 2.4.6., 2.4.7. et 2.4.8.).
SERVICES
200 000 Appel doffres restreint international
< 200 000 mais > 10 000 1 Contrat-cadre 2 Procdure ngocie concurrentielle
10 000 Une seule offre
FOURNITURES
150 000 Appel doffres ouvert international
< 150 000 mais 60 000 Appel doffres ouvert local
< 60 000 mais > 10 000 Procdure ngocie concurrentielle < 300 000 mais > 10 000
TRAVAUX
5 000 000
< 5 000.000 mais 300 000 Appel doffres ouvert local
1 Appel doffres ouvert international 2 Appel doffres restreint international
Procdure ngocie concurrentielle
2.4.2. Procdure ouverte

Un march bas sur appel la concurrence est ouvert lorsque tout oprateur conomique intress peut prsenter une offre. Dans ce cas, la plus grande publicit est donne au march, par la voie de la publication dun avis de march au Journal Officiel de lUnion europenne (srie S), aux journaux
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officiels de tous les Etats ACP (FED), sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre mdia appropri. Dans la procdure ouverte, toutes les personnes physiques ou morales dsireuses de prsenter une offre reoivent, sur simple demande, le dossier dappel doffres (payant ou gratuit), conformment aux modalits fixes dans lavis de march. Les offres reues sont analyses et le choix de lattributaire est arrt suite une procdure de slection comportant la vrification de lligibilit et de la capacit financire, conomique, technique et professionnelle des soumissionnaires, et une procdure dattribution (comparaison des offres) comme prvu au point 2.4.11. Aucune ngociation nest autorise.
2.4.3. Procdure restreinte

Un march bas sur appel la concurrence est restreint lorsque tous les oprateurs conomiques peuvent demander participer mais que seuls les candidats satisfaisant aux critres de slection peuvent prsenter une offre. Dans la procdure restreinte, le pouvoir adjudicateur invite un nombre limit de candidats soumettre une offre. Avant de lancer lappel doffres, il tablit la liste restreinte des candidats retenus en raison de leurs qualifications. La procdure de slection, qui sert oprer le passage de la liste longue (tous les candidats qui ont rpondu la publication) la liste restreinte, se fait lors de lanalyse des candidatures reues suite la publication de lavis de march, dans lequel les critres de slection et une description gnrale des tches accomplir sont dfinis. Au stade de l'tablissement de la liste restreinte et avant qu'elle ne soit approuve par le comit d'valuation, le pouvoir adjudicateur doit s'assurer que le tiers concern (c..d. le candidat, y compris les partenaires) ne figure pas dans le Systme d'Alerte Prcoce (SAP, niveau 5). Dans une deuxime phase, le pouvoir adjudicateur lance linvitation soumissionner aux candidats retenus sur la liste restreinte, qui reoivent le dossier dappel doffres. Afin d'assurer une concurrence loyale, les offres doivent tre soumises par le mme fournisseur de services ou consortium qui a soumis le formulaire de demande sur la base duquel il a t retenu et auquel la lettre de l'appel d'offres est adresse. La rgle gnrale veut que loffre soit soumise par le candidat retenu sur la liste restreinte et aucune modification de l'identit ou de la composition du soumissionnaire n'est autorise, sauf dans des cas dment justifis et condition que le pouvoir adjudicateur ait donn son accord pralable par crit, aprs avoir consult le comit dvaluation. Voici quelques exemples de situations dans lesquelles le pouvoir adjudicateur pourrait donner son accord, aprs avoir valu les particularits propres chaque cas et pour autant que les conditions de concurrence de lappel ne soient pas altres : lorsquune fusion a eu lieu entre un candidat/membre retenu d'un consortium et une autre socit et que la nouvelle socit remplit les critres dligibilit et dexclusion et quil nen rsulte aucun conflit d'intrts ; lorsque des membres changent de position au sein dun consortium ; lorsquun partenaire quitte le consortium mais que cela ne modifie pas les conditions qui prvalaient lpoque o la liste restreinte a t tablie, savoir que les membres restants du consortium remplissent les critres de slection de faon indpendante. Le choix de lattributaire est arrt suite la procdure dattribution, comportant lanalyse et la comparaison des offres (voir point 2.4.11.). Aucune ngociation nest autorise.
2.4.4. Procdure ngocie concurrentielle

Dans la procdure ngocie concurrentielle, le pouvoir adjudicateur invite les candidats de son choix soumettre une offre. A lissue de cette procdure, il retient loffre techniquement conforme qui
prsente le meilleur rapport qualit/prix pour les services, et l'offre la moins-disante pour les fournitures et les travaux. La procdure dvaluation des offres (y compris lutilisation dun comit dvaluation) et dattribution du contrat est identique celle de la procdure restreinte. Pour plus d'information, voir points 3.4.2., 4.5. et 5.6.
2.4.5. Contrats-cadres
Un contrat-cadre est un march conclu entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et un ou plusieurs oprateurs conomiques pour tablir les termes essentiels rgissant une srie de contrats spcifiques passer au cours dune priode donne, notamment en ce qui concerne la dure, l'objet, les prix et les conditions d'excution du march, ainsi que les quantits envisages. Les contrats-cadres passs avec plusieurs oprateurs sont appels contrats-cadres multiples et sont tablis sous forme de contrats spars mais passs en termes identiques. Les instructions aux soumissionnaires prcisent le nombre maximal et minimal doprateurs avec lesquels le pouvoir adjudicateur entend contracter. Le nombre minimal ne peut tre infrieur trois. La dure de ces contrats ne peut excder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dment justifis, notamment, par lobjet du contrat-cadre. Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux contrats-cadres de faon abusive ou de telle sorte qu'ils aient pour objet ou pour effet d'empcher, de restreindre ou de fausser la concurrence. Les contrats spcifiques fonds sur un contrat-cadre sont passs selon les termes fixs dans ledit contrat-cadre et doivent respecter les principes de transparence, de proportionnalit, d'galit de traitement, de non-discrimination et de mise en concurrence relle.
2.4.6. Systme dacquisition dynamique

Le systme dacquisition dynamique est un processus dacquisition entirement lectronique pour des achats dusage courant, qui est limit dans le temps, et est ouvert pendant toute sa dure tout oprateur conomique satisfaisant aux critres de slection et ayant prsent une offre indicative rpute conforme. Il ny a pas de seuil spcifique. Pour chaque contrat individuel, le pouvoir adjudicateur publie un avis de march et invite tous les contractants admis dans le cadre de ce systme en accord avec le paragraphe ci-dessus. Le march sera attribu l'offre techniquement conforme qui est conomiquement la plus avantageuse (le meilleur rapport qualit/prix est donc le seul critre d'attribution). Voir point 4.2.4.2. pour plus de dtails. Le cadre juridique de cette procdure est dfini pour une utilisation future, mais les moyens informatiques (confidentialit, scurit) ne sont pas encore disponibles la Commission europenne.
2.4.7. Dialogue comptitif

Lorsquun march est particulirement complexe, le pouvoir adjudicateur peut, dans la mesure o il estime que le recours direct la procdure ouverte ou que les modalits existantes rgissant la procdure restreinte ne permettront pas dattribuer le march loffre conomiquement la plus avantageuse, recourir au dialogue comptitif vis larticle 29 de la directive 2004/18/CE. Un march est considr comme particulirement complexe lorsque le pouvoir adjudicateur nest objectivement pas en mesure de dfinir les moyens techniques pouvant rpondre ses besoins ou ses objectifs ou bien dtablir le montage juridique ou financier du projet. Il ny a pas de seuil spcifique. Cette procdure doit cependant tre utilise avec prcaution en raison de sa nature exceptionnelle.
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Les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de march dans lequel ils font connatre leurs besoins et exigences, quils dfinissent dans ce mme avis et/ou dans un document descriptif. Les pouvoirs adjudicateurs ouvrent un dialogue avec les candidats satisfaisant aux critres de slection annoncs dans lavis de march. Au cours du dialogue, tous les aspects de loffre peuvent tre abords ; nanmoins, le dialogue a lieu individuellement avec chaque candidat sur la base des solutions et des ides proposes par chacun dentre eux. Le pouvoir adjudicateur doit garantir lgalit de traitement des soumissionnaires et la confidentialit des offres, ce qui signifie que le cherry picking (c'est-dire slectionner les seuls lments qui semblent a priori intressants) nest pas autoris. Le nombre minimum de candidats invits participer ne doit pas tre infrieur 3, condition quun nombre suffisant de candidats satisfasse aux critres de slection. Lorsque le nombre de candidats satisfaisant aux critres de slection est infrieur 3, le pouvoir adjudicateur peut continuer la procdure seulement avec eux. Le pouvoir adjudicateur ne peut inclure dautres oprateurs conomiques qui nont pas pris part la procdure ou qui nont pas les capacits requises dans la mesure o ils ne satisfont pas aux critres de slection. Au cours du dialogue, les pouvoirs adjudicateurs assurent lgalit de traitement de tous les soumissionnaires et la confidentialit des solutions proposes ou dautres informations communiques par un candidat participant au dialogue, sauf accord de celui-ci sur leur diffusion. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prvoir que la procdure se droule en phases successives de manire rduire le nombre de solutions discuter pendant la phase du dialogue en appliquant les critres dattribution indiqus dans lavis de march ou dans le document descriptif, si cette possibilit est prvue dans lavis de march ou dans le document descriptif. Le pouvoir adjudicateur doit prparer un rapport justifiant la manire dont les dialogues ont t mens. Aprs avoir inform les participants de la conclusion du dialogue, les pouvoirs adjudicateurs les invitent remettre leur offre finale sur la base de la solution ou des solutions prsentes et spcifies au cours du dialogue. Ces offres comprennent tous les lments requis et ncessaires pour la ralisation du projet. Sur demande du pouvoir adjudicateur, ces offres peuvent tre clarifies, prcises et perfectionnes, sans toutefois avoir pour effet de modifier des lments fondamentaux de loffre ou de lappel doffres, dont la variation est susceptible de fausser la concurrence ou davoir un effet discriminatoire. A la demande du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire identifi comme ayant remis loffre conomiquement la plus avantageuse peut tre amen clarifier des aspects de son offre ou confirmer les engagements figurant dans celle-ci, condition que ceci n'ait pas pour effet de modifier des lments substantiels de loffre ou de lappel doffres, de fausser la concurrence ou dentraner des discriminations. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prvoir des prix ou des paiements aux participants au dialogue. Le march est attribu l'offre techniquement conforme qui est conomiquement la plus avantageuse (le meilleur rapport qualit/prix est donc le seul critre d'attribution). SYSTEME CENTRALISE DIRECT, DECENTRALISE : EX ANTE Laccord pralable des services de la Commission europenne doit tre sollicit pour le recours au dialogue comptitif. SYSTEME DECENTRALISE : EX POST Aucune autorisation des services de la Commission europenne nest ncessaire pour le recours au dialogue comptitif.
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2.4.8. Procdure ngocie/procdure sur la base dune seule offre

Un march peut faire lobjet dune attribution directe dans les cas suivants : lorsque la valeur du march nexcde pas 10 000 euros ( procdure sur la base dune seule offre ) dans des cas exceptionnels et dment justifis, lorsque les circonstances factuelles et juridiques dcrites aux articles 242, 244 et 246 de Modalits dexcution du Rglement financier sont runies (voir points 3.2.3.1., 4.2.4.1. et 5.2.4.1.). Dans pareils cas, il n'y a pas de seuil spcifique ( procdure ngocie ). Puisque les cas dans lesquels le recours une procdure ngocie peut tre justifi sont dtermins par la lgislation de lUE, aucune approbation pralable visant utiliser une procdure ngocie dans des cas autres que ceux prvus dans le prsent guide ne peut tre accorde. Dans tous les cas, le pouvoir adjudicateur doit tablir un rapport pour expliquer comment le(s) participant(s) la ngociation a (ont) t identifis et comment le prix a t fix, et pour exposer les lments sur la base desquels il a fond sa dcision dattribution (voir les Annexe A10a pour les procdures ngocies et A10b pour les procdures ngocies sur la base dune seule offre). Le pouvoir adjudicateur doit suivre les tapes de ngociation identifies dans le modle de rapport de ngociation (voir les Annexe A10a pour les procdures ngocies et Annexe A10b pour les procdures ngocies sur la base dune seule offre) et veiller ce que les principes de base relatifs aux procdures de passation de marchs, tels que la vrification du respect des critres dligibilit (rgles de nationalit), de la capacit excuter le march et des critres dexclusion, soient correctement appliqus. SYSTME CENTRALIS DIRECT/DECENTRALISE : EX-ANTE Lutilisation de la procdure ngocie requiert laccord pralable des services comptents de la Commission europenne. Le rapport de ngociation doit tre approuv au pralable par les services comptents de la Commission europenne. SYSTME DCENTRALIS : EX-POST Le recours la procdure ngocie et le rapport de ngociation ne doivent pas tre approuvs au pralable par la Commission europenne.
2.4.9. Concurrence loyale et transparente

Les modalits relatives la procdure dappel la concurrence et la publicit des marchs de services, de fournitures et de travaux sont dtermines en fonction de leur valeur. Elles sont rsumes au point 2.4.1. Dans le cas de marchs mixtes comportant des proportions variables de services, fournitures et travaux, la procdure applicable au march est dcide par le pouvoir adjudicateur (en accord avec la Commission europenne, dans le cas dun contrle dcentralis ex-ante), en fonction de laspect prdominant (services, travaux ou fournitures), qui doit tre dtermin sur base de la valeur et de limportance stratgique de chaque composante par rapport au march considr. Aucun march ne peut tre scind artificiellement afin de le soustraire lapplication des rgles prvues par le prsent guide. En cas de doute sur la faon de calculer le montant estim dun march,
le pouvoir adjudicateur doit consulter, pralablement au lancement du march en cause, les services de la Commission europenne. Dans toute procdure, le pouvoir adjudicateur doit vrifier que les conditions dune concurrence loyale sont bien respectes. Dans tous les cas o il y a une disparit vidente et significative entre les prix proposs et les prestations offertes par un soumissionnaire ou une disparit significative entre les prix proposs par les diffrents soumissionnaires (notamment lorsque des socits publiques, des associations sans but lucratif ou des organisations non gouvernementales participent un appel doffres concurremment avec des socits prives), le pouvoir adjudicateur doit procder des vrifications et demander toute information additionnelle ncessaire. Ces informations doivent tre gardes confidentielles par le pouvoir adjudicateur.
2.4.10. Prfrences (FED uniquement)

FED Des mesures propres favoriser une participation aussi tendue que possible des personnes physiques et morales des Etats ACP lexcution des marchs financs par le FED sont prises afin de permettre une utilisation optimale des ressources physiques et humaines de ces Etats. A cette fin: 1(a) dans le cas des marchs de travaux dune valeur infrieure 5.000.000. EUR, les soumissionnaires des Etats ACP bnficient, pour autant quun quart au moins du capital et des cadres soit originaire dun ou de plusieurs Etats ACP, dune prfrence de prix de 10% dans la comparaison des offres de qualit conomique, technique et administrative quivalente; (b) dans le cas des marchs de fournitures, quel quen soit le montant, les soumissionnaires des Etats ACP, qui proposent des fournitures originaires des ACP pour 50% au moins de la valeur du march, bnficient dune prfrence de prix de 15% dans la comparaison des offres de qualit conomique, technique et administrative quivalente; (c) dans le cas des marchs de services, la prfrence est accorde, dans la comparaison des offres de qualit conomique et technique quivalente: (i) aux experts, institutions, bureaux dtudes ou entreprises de conseils ressortissants des Etats ACP; (ii) aux offres soumises par les entreprises ACP, individuellement ou en consortium avec des partenaires europens; (iii) aux offres prsentes par des soumissionnaires europens ayant recours des soustraitants ou des experts des ACP. (d) lorsquil est envisag de faire appel des sous-traitants, le soumissionnaire retenu accorde la prfrence aux personnes physiques, socits et entreprises des Etats ACP capables dexcuter le march dans les mmes conditions. (e) lEtat ACP peut, dans lappel doffres, proposer aux soumissionnaires ventuels lassistance de socits, dexperts ou de consultants ressortissants des Etats ACP, choisis dun
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commun accord. Cette coopration peut prendre la forme dune entreprise commune ou dune sous-traitance ou encore dune formation du personnel pendant le travail. 2 - Lorsque deux offres sont reconnues comme quivalentes sur la base des critres mentionns cidessus, la prfrence doit tre donne: (a) (b) au soumissionnaire dun Etat ACP; si un tel soumissionnaire nexiste pas, au soumissionnaire qui: permet la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des
(i) Etats ACP;
(ii) offre les possibilits les plus tendues de sous-traitance pour les personnes physiques, entreprises et socits des Etats ACP; (iii) de l'UE. est un consortium de personnes physiques, entreprises et socits des Etats ACP et
NB : les entits dAfrique du Sud ne peuvent bnficier de ce systme de prfrences.
2.4.11. Critres de slection et dattribution

Quelle que soit la procdure suivie, l'attribution des marchs se fait toujours en utilisant les critres suivants:
2.4.11.1. Critres de slection 2.4.11.1.1. Principes gnraux

Les pouvoirs adjudicateurs tablissent des critres de slection clairs et non discriminatoires dans toute procdure de passation de march, quels que soient la valeur du march et le type de procdure. Les critres de slection servent vrifier que le candidat/soumissionnaire possde la capacit financire, conomique, technique et professionnelle ncessaire lexcution des tches requises. Les critres de slection choisis ne peuvent pas dpasser le cadre du march et doivent tenir compte des intrts lgitimes du candidat/soumissionnaire, notamment en ce qui concerne la protection des secrets techniques et commerciaux de lentreprise. Il est intressant de disposer d'informations aussi rcentes que possible pour vrifier la capacit de l'entit, et la base juridique est claire cet gard : lanciennet des informations utilises aux fins de la vrification de la capacit conomique et financire ne peut pas aller au-del des trois derniers exercices; en ce qui concerne la capacit technique et professionnelle, cela dpend du type de march. Les informations doivent porter sur les services fournis/les fournitures livres au cours des trois dernires annes pour les marchs de services et de fournitures, et sur les travaux excuts au cours des cinq dernires annes pour les marchs de travaux. Si le projet le justifie, et pour autant que le principe d'galit de traitement soit respect, des critres distincts peuvent tre publis et appliqus pour les personnes physiques et pour les personnes morales.
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Des exemples de critres de slection figurent dans les annexes appropries (avis de march ou instructions aux soumissionnaires). Voici quelques exemples de critres qui peuvent poser problme et ne devraient pas tre utiliss : demander un chiffre d'affaires annuel, des effectifs, un nombre de projets raliss, etc. exagrs, eu gard au montant du march ; utiliser des termes tels que "suffisant", "principal", "appropri", etc. dont la signification exacte, dans ce contexte, n'est absolument pas claire et qui ne permettent pas de dterminer avec prcision si une exprience propose remplit le critre demand ; demander des informations qui datent de plus de trois ans (tel que dfini dans les Modalits d'excution du Rglement financier). La seule exception concerne l'exprience technique requise pour les marchs de travaux qui peut porter sur les cinq dernires annes ; limiter l'exprience technique requise exclusivement des projets financs par l'UE car cela pourrait tre considr comme discriminatoire ;
Avant darrter les critres de slection appropris, les pouvoirs adjudicateurs doivent s'assurer qu'il est possible d'apporter la preuve du respect de ces critres et tenir compte du type de pices justificatives que les soumissionnaires peuvent soumettre en guise de preuve. Les critres de slection retenus doivent tre prciss dans l'avis de march. Le pouvoir adjudicateur doit les appliquer sans y apporter aucune modification, moins qu'un rectificatif ait t publi. Dans le cadre des procdures de passation de marchs de services et de fournitures, les critres de slection s'appliquent au consortium dans son ensemble. C'est galement le cas pour les marchs de travaux, sauf indication contraire. Dans le formulaire de candidature ou de soumission de l'offre, les candidats ou les soumissionnaires devront soumettre toute information relative leur situation conomique, financire, technique et professionnelle en fonction des critres de slection indiqus dans les documents de l'appel d'offre. S'agissant des marchs de services, les pices justificatives correspondant aux critres de slection doivent tre fournies par tous les soumissionnaires lors du dpt de l'offre. Pour ce qui concerne les marchs de fournitures, seuls les soumissionnaires retenus doivent fournir les pices justifiant les informations figurant dans l'offre avant l'attribution du contrat. S'agissant des marchs de travaux, les pices mentionnes doivent tre soumises conformment au dossier d'appel d'offres. Pour les marchs dune valeur infrieure aux seuils internationaux (services < 200.000 euros ; fournitures < 150.000 euros ; travaux < 5.000.000. euros), le pouvoir adjudicateur peut, en fonction de son analyse des risques, dcider de ne pas exiger des soumissionnaires les preuves de leurs capacits financire, conomique, technique et professionnelle, mais dans ce cas, aucun prfinancement ne pourra tre effectu, sauf si une garantie financire d'un montant quivalent est fournie. (Cependant si le contractant est un organisme public, il peut tre drog l'obligation de fournir une garantie pour les prfinancements aprs une valuation des risques par lordonnateur comptent. Dans ce cas, il convient d'obtenir une autorisation pralable). Un candidat/soumissionnaire peut, le cas chant et pour un march dtermin, faire valoir les capacits d'autres entits, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-mme et ces entits. Dans certains cas, le pouvoir adjudicateur peut estimer que cela n'est pas appropri, par exemple, lorsque le candidat/soumissionnaire fait valoir principalement les capacits d'autres entits ou pour les critres cls. Si le candidat/soumissionnaire fait valoir les capacits d'autres entits, il doit prouver au pouvoir adjudicateur qu'il disposera des moyens ncessaires lexcution du march, par exemple, par la production de l'engagement de ces entits de mettre ces moyens sa disposition. Ces entits, par exemple la socit mre du candidat/soumissionnaire, doivent respecter les mmes rgles dligibilit, et notamment de nationalit, que le candidat/soumissionnaire. En outre, les
informations relatives au critre de slection pour lequel le candidat/soumissionnaire fait valoir les capacits de cette entit tierce doivent figurer dans le formulaire de candidature/de soumission, dans un document distinct. La preuve de la capacit de cette entit devra galement tre fournie la demande du pouvoir adjudicateur.
2.4.11.1.2. Vrification de la capacit financire et conomique des soumissionnaires ou des candidats.

La justification de la capacit financire et conomique peut, par exemple, tre apporte par un ou plusieurs des documents suivants: (a) des dclarations appropries de banques ou la preuve dune assurance des risques professionnels; (b) la prsentation des bilans ou dextraits des bilans, au moins pour les deux derniers exercices clos, dans les cas o la publication des bilans est prescrite par la lgislation sur les socits du pays o l'oprateur conomique est tabli; (c) une dclaration sur le chiffre daffaires global et le chiffre daffaires concernant les travaux, fournitures ou services auxquels se rfre le march, raliss au cours d'une priode pouvant porter sur les trois derniers exercices au plus.
2.4.11.1.3. Vrification de la capacit technique et professionnelle des candidats ou des soumissionnaires

La justification de la capacit technique et professionnelle du candidat/soumissionnaire peut, par exemple, tre apporte au moyen dun ou plusieurs des documents suivants : les titres dtudes et professionnels du prestataire ou de lentrepreneur; une liste: - des principaux services et livraisons de fournitures effectus au cours des trois dernires annes, indiquant leur montant, leur date et leur destinataire, public ou priv. Dans le cas des contrats -cadres (sans montant contractuel), seuls les contrats spcifiques correspondant aux missions mises en uvre sous ces contrats-cadres sont prendre en considration. La justification de la mise en uvre russie doit tre fournie sous la forme de certificats mis ou contresigns par le pouvoir adjudicateur ou par lentit qui a command ou achet les services ou les fournitures; - des travaux excuts au cours des cinq dernires annes, indiquant leur montant, leur date et leur lieu. La liste des travaux les plus importants doit tre accompagne par de certificats de bonne excution, mis par le matre douvrage ou par lentit qui a command ou achet les travaux, prcisant s'ils ont t effectus dans les rgles de l'art et mens rgulirement bonne fin; une description de lquipement technique, de loutillage et du matriel employs pour excuter un march de services ou de travaux; une description de lquipement technique et des mesures employes pour sassurer de la qualit des fournitures et services, ainsi que des moyens dtude et de recherche de l'entreprise; lindication des techniciens ou des organismes techniques impliqus, quils soient ou non intgrs lentreprise, en particulier de ceux qui sont responsables du contrle de la qualit; en ce qui concerne les fournitures, des chantillons, descriptions et/ou photographies authentiques et/ou des certificats tablis par des instituts ou services officiels chargs du contrle de la qualit, dont la comptence est reconnue, et attestant la conformit des produits aux spcifications ou normes en vigueur; une dclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de lentrepreneur et limportance du personnel dencadrement pendant les trois dernires annes; une copie, ou un extrait, du fichier des salaires ou des contrats de travail ;
lindication de la part du march que le prestataire de services a ventuellement lintention de sous-traiter. Le pouvoir adjudicateur peut galement demander au candidat ou soumissionnaire toute information sur la situation financire, conomique, technique et professionnelle du sous-contractant envisag, en particulier lorsque la sous-traitance reprsente une part significative du march; Pour les marchs de services, le candidat/soumissionnaire peut faire rfrence une partie d'un projet, lorsque le contrat n'est pas encore termin, mais, dans ce cas, seule la partie qui a t mene bien peut tre prise en compte et le candidat/soumissionnaire doit pouvoir soumettre des pices justificatives permettant d'attester que cette partie du contrat a t excute avec succs (par exemple, une dclaration manant de l'entit qui a command le service). Si le projet a t mis en uvre par un consortium, les pices justificatives doivent montrer clairement la part que le candidat/soumissionnaire a acheve avec succs. Lorsque les services ou produits fournir sont complexes ou que, titre exceptionnel, ils doivent rpondre un but particulier, la capacit technique et professionnelle peut tre dmontre par un contrle effectu par le pouvoir adjudicateur ou, au nom de celui-ci, par un organisme officiel comptent du pays dans lequel le prestataire ou fournisseur est tabli, sous rserve de laccord de cet organisme. Ce contrle porte sur les capacits techniques et de production du fournisseur et, si ncessaire, sur les moyens dtude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour contrler la qualit. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats labors par des organismes indpendants certifiant la conformit du candidat/soumissionnaire certaines normes de garantie de la qualit, ils feront rfrence aux systmes de garantie de la qualit bass sur la srie europenne approprie de normes concernant l'homologation. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats labors par des organismes indpendants certifiant la conformit du candidat/soumissionnaire certaines normes de gestion environnementales, ils feront rfrence au systme d'co-gestion de l'UE et de vrification (EMAS) prvu dans le rglement (CE) n 761/2001 du Parlement europen et du Conseil ou aux normes de gestion environnementales bases sur les normes europennes ou internationales appropries certifies par les organismes se conformant au droit de l'UE ou les normes europennes ou internationales appropries concernant l'homologation. Ils reconnatront les certificats quivalents des organismes tablis dans d'autres tats membres. Ils accepteront galement de la part des candidats/soumissionnaires d'autres preuves de conformit des normes de gestion environnementales. Le pouvoir adjudicateur peut vrifier l'authenticit des certificats fournis. Si les pices justificatives (ou documents de preuve) demandes ne sont pas crites dans une des langues officielles de l'Union europenne, une traduction dans la langue de l'appel d'offres doit tre fournie. Lorsque les documents sont tablis dans une des langues officielles de l'Union europenne autre que celle utilise dans l'appel d'offre, il est cependant vivement recommand de fournir une traduction dans la langue de l'appel d'offres afin de faciliter l'valuation des documents. Si le candidat/soumissionnaire est incapable de fournir les preuves demandes pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur trouve justifie, il peut justifier sa capacit par tout autre moyen que le pouvoir adjudicateur juge appropri (voir galement le point 2.8.3.). Si le soumissionnaire fournit une dclaration tablie par lui-mme comme pice justificative, le pouvoir adjudicateur se rserve le droit de rclamer des preuves documentaires supplmentaires.
2.4.11.2. Critres d'attribution

Les marchs sont attribus sur la base de critres d'attribution tablis pour l'appel d'offres selon l'une des deux modalits suivantes:
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par adjudication, auquel cas le march est attribu loffre prsentant le prix le plus bas parmi les offres rgulires et conformes; par attribution loffre conomiquement la plus avantageuse (c'est--dire prsentant le meilleur rapport qualit/prix).
Ces critres doivent tre prcis, non discriminatoires, et ne doivent pas nuire une concurrence loyale.
2.4.12. Procdure avec clause suspensive

Dans des cas dment justifis, et aprs autorisation pralable, les appels d'offres peuvent tre lancs avec une clause suspensive (i) avant l'adoption de la dcision de financement ou (ii) avant la signature de la convention de financement entre la Commission europenne et l'Etat bnficiaire. BUDGET L'usage exceptionnel de la clause suspensive est justifi par les rgles financires de l'UE, qui exige l'adoption d'une dcision par la Commission (ou, le cas chant, la conclusion d'une convention de financement) avant le lancement d'un appel d'offres ou d'un appel propositions. Des circonstances exceptionnelles peuvent justifier une drogation au processus dcisionnel normal. En rgle gnrale, ces conditions justifiant le recours une clause suspensive chappent au contrle de la Commission. Veuillez noter que - l'usage d'une clause suspensive entre l'adoption de la dcision de financement et la signature de la convention de financement, chappe la plupart du temps au contrle de la Commission, dans la mesure o l'entre en vigueur d'une telle convention dpend de la volont d'un tiers ( savoir, le pays bnficiaire). - l'usage de la clause suspensive avant l'adoption d'une dcision de financement requiert un niveau adquat d'argumentation/motivation quant aux circonstances objectives conduisant l'utilisation de cette clause et quant l'impossibilit d'attendre l'adoption d'une telle dcision. Cette argumentation devrait tre adquatement reflte dans la demande d'accord pralable et/ou dans la dcision de financement correspondante. Dans certains cas, le recours la clause suspensive est justifi pour permettre une utilisation efficace des procdures. C'est le cas lorsquun appel propositions couvrant deux exercices budgtaires est lanc. FED Il est rappel que l'utilisation de cette clause est expressment autorise dans le cadre du FED (voir article 19 b de l'annexe IV de l'Accord de Cotonou) dans tous les cas dment motivs afin de permettre un dmarrage anticip du projet Lattribution effective et la signature de contrats suite l'appel lanc avec clause suspensive est, ds lors, conditionne par l'adoption de la dcision de financement et/ou, le cas chant, la signature de la convention de financement. Compte tenu des consquences quelle peut entraner, lexistence dune clause suspensive doit tre explicitement mentionne dans lavis de march ou dans les lignes directrices l'intention des demandeurs de subvention.
Dans tous les cas, la procdure doit tre annule si la procdure dcisionnelle de la Commission europenne nest pas mene terme ou si la signature de la convention de financement nintervient pas.
2.4.13. Annulation de la procdure de passation de marchs

Le pouvoir adjudicateur peut, jusqu'a la signature du contrat, soit renoncer au march, soit annuler la procdure de passation du march, sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prtendre a une quelconque indemnisation. Si la procdure est divise en lots, un seul lot peut etre annul. Lannulation peut intervenir aprs autorisation pralable, dans les cas suivants: lorsque lappel doffres est infructueux, cest-a-dire lorsqu'aucune offre mritant detre retenue sur le plan qualitatif et/ou financier na t reue ou lorsquil ny a pas eu de rponse valable; lorsque les lments techniques ou conomiques du projet ont t fondamentalement modifis; lorsque des circonstances exceptionnelles ou la force majeure rendent impossible lexcution normale du projet; lorsque toutes les offres conformes sur le plan technique excedent les ressources financieres disponibles; lorsquil y a eu des irrgularits de procdure, ayant en particulier empech une concurrence loyale. lorsque l'attribution n'est pas conforme aux principes de bonne gestion financiere, c'est-a-dire qu'elle ne respecte pas les principes d'conomie, d'efficience et d'efficacit (par exemple, le prix propos par le soumissionnaire auquel le march doit etre attribu est objectivement disproportionn par rapport au prix du march).
En cas dannulation dune procdure de passation de marchs, tous les soumissionnaires sont avertis par crit, dans les meilleurs dlais, des motifs de lannulation. En cas dannulation dun appel doffres, un avis dannulation doit etre publi. Voir modele en annexe A5. Apres lannulation de la procdure, le pouvoir adjudicateur peut dcider: soit de lancer un nouvel appel doffres; soit dentamer des ngociations avec un ou plusieurs des soumissionnaires qui ont particip a l'appel d'offres et remplissent les criteres de slection , pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies (procdure non utilisable si lannulation est due a des irrgularits ayant empech la mise en ouvre d'une concurrence loyale); soit de ne conclure aucun march. La dcision finale appartient en tout tat de cause au pouvoir adjudicateur (apres accord pralable de la Commission europenne pour les marchs passs par le pouvoir adjudicateur dans le cadre du systeme ex-ante). Le pouvoir adjudicateur ne sera en aucun cas tenu au versement dune quelconque indemnit, en raison de lannulation dun appel doffres, quand bien meme le pouvoir adjudicateur aurait t inform pralablement par un candidat ou soumissionnaire de l'existence de dommages potentiels, notamment en matiere de pertes et profits. La publication dun avis dappel doffres nengage nullement le pouvoir adjudicateur a mettre en ouvre le programme ou le projet annonc. SYSTME CENTRALIS DIRECT La responsabilit d'une annulation d'une procdure d'appel d'offres incombe aux services
comptents de la Commission europenne. SYSTME DCENTRALIS EX-ANTE La responsabilit d'une annulation d'une procdure d'appel d'offres incombe au pouvoir adjudicateur, avec l'approbation pralable de la Commission europenne SYSTME DCENTRALIS EX-POST La responsabilit d'une annulation d'une procdure d'appel d'offres incombe au pouvoir adjudicateur. Aucune approbation pralable de la Commission europenne n'est requise.
2.4.14. Clauses dontologiques

Toute tentative dun candidat, d'un demandeur ou dun soumissionnaire visant se procurer des informations confidentielles, procder des ententes illicites avec ses concurrents ou influencer le comit dvaluation ou le pouvoir adjudicateur au cours de la procdure dexamen, de clarification, dvaluation et de comparaison des offres et des candidatures entrane le rejet de sa candidature, proposition ou soumission. Lors de la remise de sa candidature ou de son offre, le candidat ou le soumissionnaire est tenu de dclarer quil nexiste aucun conflit dintrts potentiel (voir la dfinition et les principes applicables au point 2.3.6.) et quil na aucun lien spcifique quivalent ce sujet avec dautres soumissionnaires ou dautres parties au projet. Si une telle situation se produisait durant lexcution du march, le titulaire aurait lobligation den informer immdiatement le pouvoir adjudicateur. L'exclusion d'un candidat, d'un soumissionnaire ou d'un demandeur pour les raisons prcites se fera conformment aux rgles et aux procdures mentionnes au point 2.3.3. Les soumissionnaires ne peuvent pas engager en tant quexperts des fonctionnaires ou autres agents de ladministration publique du pays bnficiaire, quel que soit leur statut administratif, sauf si laccord pralable de la Commission europenne a t obtenu. Sauf autorisation crite du pouvoir adjudicateur, le titulaire dun march et son personnel et toute autre socit avec laquelle le titulaire est associ ou li, nont pas qualit pour excuter, mme titre accessoire ou de sous-traitance, dautres services, raliser des travaux ou livrer des fournitures, pour le projet. Cette interdiction est galement applicable aux autres projets pour lesquels le titulaire ou le bnficiaire d'une subvention, en raison de la nature du march, pourrait galement se retrouver dans une situation de conflit dintrts. Le titulaire dun march doit agir en toute occasion avec impartialit et comme un conseiller loyal conformment au code de dontologie de sa profession. Il sabstient de faire des dclarations publiques concernant le projet ou les services sans lapprobation pralable du pouvoir adjudicateur. Il nengage le pouvoir adjudicateur daucune manire sans son consentement pralable crit. Pendant la dure du march, le titulaire et son personnel respectent les droits de lhomme, et sengagent ne pas heurter les usages politiques, culturels et religieux du pays bnficiaire. Le soumissionnaire doit respecter les normes fondamentales en matire de travail, convenues au plan international par l'Organisation internationale du travail (OIT), notamment les conventions sur la libert syndicale et la ngociation collective, sur l'limination du travail forc et obligatoire, sur l'limination des discriminations en matire d'emploi et de profession et sur l'abolition du travail des enfants.
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La rmunration du titulaire au titre du march constitue sa seule rmunration dans le cadre du march. Le titulaire et son personnel doivent sabstenir dexercer toute activit ou de recevoir tout avantage qui soit en conflit avec leurs obligations envers le pouvoir adjudicateur. Le titulaire et son personnel sont tenus au secret professionnel pendant toute la dure du march et aprs son achvement. Tous les rapports et documents reus ou tablis par le titulaire dans le cadre de lexcution du march sont confidentiels. Lutilisation par les parties contractantes, de tous rapports et documents tablis, reus, ou remis au cours de lexcution du contrat, est rgle par le contrat. Le titulaire sabstient de toute relation susceptible de compromettre son indpendance ou celle de son personnel. Si le titulaire perd son indpendance, le pouvoir adjudicateur peut, sans besoin de prouver le dommage caus, rsilier le march sans mise en demeure pralable et sans que le titulaire puisse prtendre une quelconque indemnit de ce chef. La Commission europenne se rserve le droit de suspendre ou dannuler le financement des projets si des pratiques de corruption de quelque nature quelles soient sont dcouvertes toute tape de la procdure de passation du contrat ou du march et si le pouvoir adjudicateur ne prend pas toutes les mesures appropries pour remdier cette situation. Au sens de la prsente disposition, on entend par "pratique de corruption" toute proposition de donner ou consentir offrir quiconque un paiement illicite, un prsent, une gratification ou une commission titre dincitation ou de rcompense pour quil accomplisse ou sabstienne daccomplir des actes ayant trait lattribution du march ou l'excution du march conclu avec le pouvoir adjudicateur. En particulier, tous les dossiers dappels doffres et contrats, pour la ralisation de prestations de services, de travaux ou lobtention de fournitures, devront intgrer une clause spcifiant que toute offre sera rejete ou tout contrat annul ds lors quil sera avr que lattribution du contrat ou son excution aura donn lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires. Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionne au march principal ou qui ne rsulte pas dun contrat en bonne et due forme faisant rfrence ce march, toute commission qui ne rtribue aucun service lgitime effectif, toute commission verse dans un paradis fiscal, toute commission verse un bnficiaire non clairement identifi ou une socit qui a toutes les apparences dune socit de faade. Lattributaire du march sengage fournir la Commission europenne, sa demande, toutes les pices justificatives relatives aux conditions dexcution du contrat. La Commission europenne pourra procder tout contrle, sur pices et sur place, quelle estimerait ncessaire pour runir des lments de preuve sur une prsomption de frais commerciaux inhabituels. Les contractants ayant pay des dpenses commerciales inhabituelles sur les projets financs par l'UE sont susceptibles, selon la gravit des faits observs, de voir leurs contrats rsilis ou d'tre exclus de manire permanente de la rception de fonds de l'UE. Le manquement de se conformer une ou plusieurs des clauses thiques peut aboutir l'exclusion du candidat, du demandeur, du soumissionnaire ou du titulaire du march d'autres contrats de l'UE et des amendes. La personne ou la socit/entit en question doit tre informe du fait par crit. Le pouvoir adjudicateur a lobligation de sassurer que la procdure de passation de marchs est mene de manire transparente, sur la base de critres objectifs et abstraction faite de toute possible influence extrieure. Lorsqu'un cas de fraude, de corruption ou toute autre irrgularit affectant les fonds de l'UE est suspect, l'Office europen de lutte antifraude de la Commission europenne (l'OLAF) doit tre dment inform.
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2.4.15. Voies de droit

2.4.15.1. Plainte auprs de pouvoir adjudicateur
Sans prjudice des autres voies de droit et en particulier sans altrer les dlais prvus pour les voies de recours mentionnes au point 2.4.15.3, lorsqu'un candidat/soumissionnaire/demandeur sestime ls par une erreur ou irrgularit prtendument commise dans le cadre dune procdure de slection ou de passation de marchs ou estime que la procdure a t entache par un acte de mauvaise administration, il peut introduire une plainte auprs du pouvoir adjudicateur. Lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur, la plainte sera adresse la personne qui a pris la dcision conteste qui s'efforcera d'instruire la plainte et d'y rpondre dans un dlai de 15 jours ouvrables. Alternativement ou en cas de rponse considre non-satisfaisante par le candidat/soumissionnaire/demandeur, ce dernier pourra s'adresser au Directeur gographique comptent au sige. La plainte ne peut avoir pour objet la demande d'une seconde valuation des offres sans autres motifs que le dsaccord du candidat/soumissionnaire/demandeur avec la dcision d'octroi.
2.4.15.2. Plainte auprs du pouvoir adjudicateur.

Sans prjudice des autres voies de droit et en particulier sans altrer les dlais prvus pour les voies de recours mentionnes au point 2.4.15.3., les citoyens europens et les rsidents, y compris les personnes morales ayant leur sige dans lUnion europenne, ont le droit de formuler des plaintes auprs du mdiateur europen, relatives des cas de mauvaise administration par les institutions de l'Union (article 228 du Trait sur le Fonctionnement de l'Union Europenne TFUE). Un complment d'information est disponible l'adresse Internet suivante http://www.ombudsman.europa.eu/fr/home.faces.
2.4.15.3. Recours de droit commun.

Le candidat/soumissionnaire/demandeur qui sestime ls par une erreur ou irrgularit prtendument commise dans le cadre dune procdure de slection ou de passation de marchs, dispose galement, pour autant que les conditions en soient remplies, des voies de recours de droit commun. Lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur, il s'agit des voies de recours tablies par le TFUE14. Lorsque la Commission europenne n'est pas le pouvoir adjudicateur, il s'agit des voies de recours nationales ouvertes contre les dcisions administratives du pouvoir adjudicateur dans les conditions et les dlais fixs par la lgislation nationale. La sous-traitance ne cre pas de relations contractuelles entre le sous-traitant et le pouvoir adjudicateur (marchs) / administration contractante (subventions). Ce dernier ne peut donc pas tre tenu responsable pour le cas o l'entrepreneur manquerait ses obligations contractuelles envers le sous-traitant. En cas de dsaccord concernant la mise en uvre de ce contrat, le sous-traitant doit
14 En vertu des articles 256 et 263 du trait sur le fonctionnement de l'Union europenne (TFUE), le Tribunal de l'UE est comptent pour contrler la lgalit des actes de la Commission europenne destins produire des effets juridiques lgard de tiers. De mme, en vertu des articles 256, 268 et 340 du TFUE, le Tribunal de l'UE est comptent pour connatre les litiges relatifs la rparation des dommages causs par la Commission europenne en matire de responsabilit non contractuelle. Il convient de noter que, conformment au TFUE, le dlai pour le dpt dun recours en annulation devant le Tribunal de l'UE lencontre des dcisions de la Commission prennent cours compter, suivant le cas, de la publication de l'acte, de sa notification au requrant ou, dfaut, du jour o celui-ci en a eu connaissance
s'adresser l'entrepreneur et / ou la juridiction comptente pour connatre d'un tel litige. La mme situation s'applique aux experts travaillant dans le cadre de contrats de service.
2.5.
Taille des marchs
Si appropri, afin de raliser des conomies dchelle, de permettre une coordination maximale dactivits lies et de simplifier autant que possible ladministration des programmes, les projets doivent tre conus de sorte maximiser la taille des marchs et viter ainsi une fragmentation inutile des programmes en une srie de petits contrats.
2.6.
Termes de rfrence et spcifications techniques
Les termes de rfrence (pour les marchs de services) et les spcifications techniques (pour les marchs de fournitures et de travaux) ont pour objet de fournir aux soumissionnaires lors de la phase dappel doffres des instructions et des conseils sur la nature de loffre quils devront soumettre, et de servir de mandat aux attributaires durant la mise en uvre des projets. Les termes de rfrence ou les spcifications techniques sont inclus dans le dossier dappel doffres. Ils deviennent une annexe du contrat conclu ultrieurement suite lappel doffres. La prparation minutieuse des termes de rfrence ou des spcifications techniques est extrmement importante pour la russite finale du projet. Elle est le meilleur garant de la pertinence de la conception du projet, de la ralisation des travaux conformment au calendrier et d'un usage conomique des ressources. Autrement dit, une prparation optimale du projet permet de raliser des gains de temps et dargent au niveau des phases ultrieures du cycle du projet.
Les termes de rfrence et les spcifications techniques et le budget doivent permettre un accs gal aux candidats et aux soumissionnaires et ne doivent pas avoir pour effet de crer des obstacles injustifis louverture des marchs la concurrence. Ils doivent tre clairs et non discriminatoires et doivent tre proportionnels l'objet et/ou au budget allou au projet. Ils dfinissent les caractristiques, requises par le pouvoir adjudicateur, relatives aux services, aux fournitures ou aux travaux acheter. Ces caractristiques incluent: a) les niveaux de qualit; b) la performance environnementale (par ex., il conviendrait de veiller ce que les spcifications, lorsque cela est possible, prennent en considration les derniers dveloppements en la matire); c) la conception pour tous les usages (y compris laccs aux personnes handicapes les aspects environnementaux en conformit avec les dveloppements les plus rcents en la matire ); d) les niveaux et procdures dvaluation de la conformit, en ce compris les aspects environnementaux; e) l'utilisation approprie; f) la scurit ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dnomination de vente et les instructions d'utilisation et, pour tous les marchs, la terminologie, les symboles, les essais et mthodes dessai, lemballage, le marquage et ltiquetage (en ce compris l'tiquetage environnemental, par exemple quant la consommation d'nergie), les procdures et mthodes de production. Il est important que les Termes de rfrence et les spcifications techniques soient rdigs de manire claire et concise. Les Spcifications techniques ne doivent pas dsigner des marques et des modles particuliers. En outre, elles ne doivent pas tre trop spcifiques et ainsi limiter la concurrence.
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Le pouvoir adjudicateur prpare les termes de rfrence ou les spcifications techniques. Lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur, la pratique standard consiste consulter et obtenir l'approbation du pays bnficiaire et, le cas chant, des autres parties concernes, sur les termes de rfrence ou les spcifications techniques, afin de renforcer tant l'appropriation que la qualit. Compte tenu de la complexit de certains marchs, la prparation du dossier dappel doffres notamment les spcifications techniques/termes de rfrence peut ncessiter lassistance dun ou de plusieurs spcialistes techniques externes. Chaque spcialiste doit signer une dclaration dobjectivit et de confidentialit (voir annexe A3). Une fois que les dossiers d'appels d'offres ont t finaliss, lappel doffres correspondant doit tre lanc dans les meilleurs dlais. Les termes de rfrence ou les spcifications techniques contenus dans un dossier dappel doffres la base suppose du plan de travail du projet doivent reflter la situation au moment du dmarrage du projet afin dviter de dployer des efforts importants pour revoir la conception du projet durant la priode de lancement. Pour les services, la structure gnrale des termes de rfrence a t conue conformment aux principes de gestion du cycle de projet. Lobjectif est de sassurer que toutes les questions sont systmatiquement prises en compte et que les facteurs cls en rapport avec la clart des objectifs et la durabilit sont examins dans le dtail. Lannexe B8 contient un modle de termes de rfrence qui indique les dtails minimaux fournir dans chacune de ces parties. Dans un march de services prix unitaires, les diffrentes parties des termes de rfrence incluent les rubriques du budget. Celles-ci comprennent les honoraires, lesquels constituent la seule partie du budget qui fasse lobjet dune concurrence. Les prestations sont excutes sur la base d'honoraires journaliers fixes pour les jours durant lesquels les experts accomplissent leur travail dans le cadre du march. En outre, le budget comporte une provision fixe pour les dpenses accessoires qui couvre toutes les dpenses relles encourues par le consultant qui ne sont pas comprises dans les honoraires. La partie relative aux dpenses accessoires doit prciser le type de dpenses qui pourraient figurer dans la vrification des dpenses. Les termes de rfrence prvoient galement une provision pour la vrification des dpenses. Les budgets relatifs aux dpenses accessoires et la vrification des dpenses sont fixs par le pouvoir adjudicateur ; ils doivent correspondre aux exigences des termes de rfrence et doivent tre soigneusement valus. Les termes de rfrence et les spcifications techniques ne peuvent tre divulgus aucun tiers et doivent demeurer confidentiels jusqu' ce qu'ils soient simultanment mis la disposition des soumissionnaires dans le cadre de la procdure.
2.7.
EDF
Rgles de procdure sur la conciliation et l'arbitrage.
Les litiges concernant un march financ par le FED qui, conformment aux dispositions des conditions gnrales et des conditions spciales rgissant le contrat, peuvent tre rgls par conciliation ou par arbitrage, doivent tre rgls conformment aux rgles de procdure des marchs dfinies l'annexe V de la dcision n 3/90 du Conseil des ministres ACP-CEE du 29 mars 1990 portant adoption de la rglementation gnrale, des cahiers gnraux des charges et du rglement de procdure de conciliation et d'arbitrage, relatifs aux marchs de travaux, de fournitures et de services financs par le FED. Ces rgles se trouvent l'a Annexe A12. BUDGET
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Les rgles relatives la rsolution des litiges se trouvent dans les Conditions Gnrales des modles contractuels pertinents (article 40 des Conditions Gnrales des marchs de services et de fournitures et article 65 des Conditions Gnrales des marchs de travaux).
2.8.
Comit dvaluation
2.8.1. Composition
L'ouverture et lvaluation des offres sont faites par un comit dvaluation comprenant un prsident non votant, un secrtaire non votant et un nombre impair de membres votants (au minimum trois pour toutes les procdures, sauf les marchs de travaux dun montant suprieur 5 000 000 deuros pour lesquels le nombre minimum de membres votants est fix cinq) dsigns dans les meilleurs dlais et formellement par le pouvoir adjudicateur. Les valuateurs doivent tre prcisment informs du calendrier prvu et de la charge de travail qu'implique la fonction d'valuateur. Le pouvoir adjudicateur/administration contractante doit s'assurer de la disponibilit des valuateurs dsigns pour toute la priode d'valuation prvue. Il/elle dsignera un valuateur remplaant pour chaque procdure afin d'anticiper toute indisponibilit imprvisible. Chaque membre doit avoir une connaissance suffisante de la langue dans laquelle les offres sont soumises. Les membres votants doivent tre dots de toutes les capacits techniques et administratives ncessaires pour se prononcer valablement sur les offres. L'identit des membres du comit d'valuation doit rester confidentielle. SYSTME CENTRALIS DIRECT Les membres du comit dvaluation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont dsigns individuellement par les services comptents et la participation dautres observateurs doit tre approuve. Pour l'valuation d'un appel d'offres, la pratique standard veut qu'au moins l'un des membres votants soit un reprsentant du pays bnficiaire. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Les membres du comit dvaluation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont dsigns individuellement par le pouvoir adjudicateur. La composition du comit d'valuation doit tre soumise la Commission europenne pour approbation. La composition du comit dvaluation est rpute approuve si aprs cinq jours ouvrables partir de la rception de la composition, la Commission europenne na pas formul dobjection. La Commission europenne peut dsigner un observateur pour suivre tout ou partie des dlibrations du comit dvaluation. Dans le cadre des marchs de services, les experts indpendants ne peuvent tre quobservateurs ou assesseurs. La participation dautres observateurs doit tre soumise laccord pralable de la Commission europenne. SYSTME DCENTRALIS ex post Les membres du comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont dsigns individuellement par les services comptents et la participation dautres observateurs doit tre approuve.
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Les membres du comit dvaluation doivent prendre part toutes les runions. Toute absence doit tre consigne et justifie dans le rapport dvaluation. Tous les membres votants du comit dvaluation ont les mmes droits de vote.
2.8.2. Impartialit et confidentialit

Tous les membres du comit dvaluation et les ventuels observateurs doivent signer une dclaration dimpartialit et de confidentialit (voir annexe A4). Tout membre ou observateur du comit dvaluation qui se trouve en situation de conflit dintrts potentiel avec un soumissionnaire ou demandeur doit en faire part et se retirer sans dlai du comit dvaluation. Ds lors, il nest plus autoris participer quelque titre que ce soit aux runions dvaluation. Le Prsident du comit d'valuation doit valuer dans quelle mesure le processus d'valuation doit tre recommenc. Une telle dcision doit tre justifie et inscrite dans le rapport d'valuation. Pendant le droulement d'une procdure de passation de marchs, les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les candidats ou les soumissionnaires ne peuvent avoir lieu que dans des conditions qui garantissent la transparence et l'galit de traitement. Ils ne peuvent conduire ni la modification des conditions du march ni celle des termes de l'offre initiale. Aucune information sur lanalyse, la clarification, lvaluation ou la comparaison des offres ou sur les dcisions dattribution du march ne peut tre divulgue avant la signature du/des contrat(s) par le pouvoir adjudicateur et lattributaire du march. Toute tentative dun soumissionnaire ou demandeur visant influencer la procdure de quelque manire que ce soit (en prenant contact avec des membres du comit dvaluation ou autrement) entrane le rejet immdiat de son offre ou de sa proposition. A part la sance douverture des offres, les dlibrations du comit dvaluation, se droulent huisclos et sont confidentielles pour les fournitures et les travaux, sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents. Pour les marchs de services et les appels propositions, les dlibrations du comit dvaluation, de louverture des offres/ propositions jusqu la clture de la procdure, se droulent huis clos et sont confidentielles, sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents. Lorsque la lgislation du pouvoir adjudicateur va lencontre des rgles de confidentialit, le pouvoir adjudicateur doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit. Afin dassurer la confidentialit des dlibrations, la participation aux runions du comit dvaluation est limite aux membres du comit dvaluation dsigns par le pouvoir adjudicateur et aux ventuels observateurs autoriss (y compris les assesseurs dsigns dans le cas des appels propositions). A l'exception des copies donnes aux assesseurs ou aux dlgations de lUE dans le cadre d'un appel propositions, les offres ou les propositions ne doivent pas quitter la salle/le btiment dans lequel se tiennent les runions du comit avant la fin des travaux du comit dvaluation. Elles doivent tre gardes en lieu sr lorsquelles ne sont pas utilises.
2.8.3. Responsabilits des membres du comit dvaluation

Le prsident coordonne la procdure dvaluation conformment aux procdures dfinies dans le prsent guide pratique et garantit son impartialit et sa transparence. Les membres votants du comit dvaluation sont collectivement responsables des dcisions prises par le comit. Le secrtaire du comit assure lensemble des tches administratives affrentes la procdure dvaluation, notamment :
la distribution et la collecte des dclarations dimpartialit et de confidentialit; la rdaction des procs-verbaux des runions du comit dvaluation, et le classement de ceux-ci ainsi que des donnes et documents pertinents; lenregistrement des prsences aux runions et ltablissement du rapport dvaluation et de ses annexes. Toute demande de clarification ncessitant une communication avec les soumissionnaires ou les demandeurs durant la procdure dvaluation doit tre faite par crit. Une copie de cette correspondance doit tre annexe au rapport dvaluation. Si une offre ou une proposition ne respecte pas les conditions de forme, le comit dvaluation peut dcider discrtionnairement de lexclure ou non de la suite de la procdure, en veillant assurer une galit de traitement entre les offres ou propositions et en conformit avec le principe de proportionnalit. Quelle que soit la dcision du comit dvaluation, elle doit tre dment consigne et justifie dans le rapport dvaluation. Les offres ou propositions qui tombent, par exemple, dans lune des situations suivantes ne doivent pas tre rejetes: lorsque le nombre de copies envoyes est infrieur au nombre requis; lorsqu'elles sont soumises au moyen des modles corrects et contiennent les informations demandes mais la faon dont le document a t rempli est incorrecte, par exemple, les informations fournies dans la section X du modle auraient d figurer dans la section Y; lorsqu'elles sont soumises sans tre signes ou contiennent une signature scanne (la signature peut tre alors demande si elle nest pas obtenue, loffre doit tre rejete); lorsque les candidats, demandeurs ou soumissionnaires peuvent dmontrer qu'un document requis n'est pas disponible (par exemple, lorsque, conformment la lgislation du pays, ladministration ne peut pas dlivrer de duplicata d'un document perdu), condition qu'une alternative acceptable puisse tre obtenue (par exemple, une dclaration de l'administration concerne attestant que le document en faveur du candidat, du demandeur ou du soumissionnaire est encore valable mais quaucun duplicata ne peut tre dlivr); Lorsque les soumissionnaires ne remettent pas toutes les pices requises pour justifier des critres d'exclusion ou de slection. Il convient de les leur demander en leur accordant un dlai raisonnable pour qu'ils les fournissent; Si le comit d'valuation apprend que dans le cas d'un appel d'offres de services, un expert principal n'est plus disponible, il doit donner au soumissionnaire le droit de proposer un remplaant (voir la section 3.3.12.1).
2.8.4. Calendrier
Le comit dvaluation doit tre constitu assez tt pour assurer la disponibilit des membres dsigns (ainsi que celle dventuels observateurs dsigns par la Commission europenne, dans le cas dun contrle dcentralis ex-ante) durant la priode ncessaire pour prparer et mener terme la procdure dvaluation. L'valuation des offres doit tre acheve le plus rapidement possible afin de permettre la mise en uvre de la procdure d'appel d'offre dans la priode de validit des offres. En rgle gnrale l'extension exceptionnelle de cette priode doit tre vite (voir section 2.8.5 Il est .) trs important pour tous les soumissionnaires qu'il s'agisse de l'attributaire et des soumissionnaires non retenus de recevoir cette information dans les meilleurs dlais.
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Une fois l'valuation ralise, les ordonnateurs doivent approuver le rapport d'valuation, expressment et dans les dlais les plus courts possibles.
2.8.5. Priode de validit des offres

Les soumissionnaires restent engags par leurs offres pendant la priode prescrite dans linvitation soumissionner et/ou dans le dossier d'appel d'offres. Cette priode doit tre suffisamment longue pour permettre au pouvoir adjudicateur d'analyser les offres, d'approuver la proposition d'attribution, de notifier l'attribution l'attributaire et aux autres soumissionnaires et de signer le contrat. La priode de validit des offres est fixe 90 jours compter de la date limite fixe pour la remise des offres. Dans des cas exceptionnels, et avec l'approbation pralable de la Commission europenne, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires de maintenir leurs offres pour une priode additionnelle, qui ne peut excder 40 jours. Cette prolongation exceptionnelle ne peut avoir lieu qu'une seule fois et doit intervenir avant lexpiration de la priode de validit des offres.. Le soumissionnaire dont loffre est retenue doit, en outre, maintenir la validit de sa soumission pendant 60 jours supplmentaires. Cette priode de 60 jours est ajoute la priode de validit, quelle que soit la date de notification.
2.9.
Attribution du march (sauf pour les contrats de service, voir le chapitre 3.)
2.9.1. Notification lattributaire

SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENRALIS EX POST Avant l'expiration de la priode de validit des offres, et sur la base du rapport dvaluation tel quapprouv, le pouvoir adjudicateur informe lattributaire, par crit, que son offre a t retenue (voir modle de lettre en annexe A8) en lui signalant, le cas chant, les erreurs arithmtiques videntes qui ont t corriges lors de la procdure dvaluation. Au plus tard avant la notification de l'attribution du march ou de l'octroi de la subvention, le pouvoir adjudicateur ou l'autorit dlgue doit s'assurer que le tiers concern (un demandeur, un soumissionnaire, y compris les partenaires) ne figure pas dans le Systme d'Alerte Prcoce (SAP, niveau 5). SYSTEME DCENTRALIS EX ANTE Outre ce qui prcde, la Commission europenne doit donner son accord formel pour lattribution avant lenvoi de la lettre de notification. La notification lattributaire entrane une prolongation automatique de 60 jours de la priode de validit de loffre retenue. Par la mme occasion, le pouvoir adjudicateur demande lattributaire de fournir les preuves requises dans le dossier dappel doffres lappui des informations figurant dans sa dclaration sur lhonneur dans un dlai de 15 jours compter de la date de la lettre de notification. Le pouvoir adjudicateur doit examiner les preuves, dclarations ou documents fournis par lattributaire avant de lui envoyer le contrat pour signature. Lorsquil sagit dun march pass dans le cadre dune convention de financement qui navait pas t conclue au moment du lancement de lappel doffres, le pouvoir adjudicateur ne peut notifier lattribution du march avant que la convention nait t conclue.
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Pour la procdure restreinte et le dialogue comptitif, les documents probants relatifs aux critres d'exclusion doivent tre remis par tous les soumissionnaires lors de la phase de soumission des offres (voir point 2.3.3.). Pour les marchs dune valeur infrieure aux seuils internationaux (fournitures < 150.000 euros ; travaux < 5.000.000. euros), il n'y a pas d'obligation de remettre les documents probants prcits (voir points 2.3.3. et 2.4.11.1.1.).
2.9.2. Prparation et signature du contrat

Lors de la prparation du contrat pour sa signature, le pouvoir adjudicateur doit procder comme suit: Prparer un dossier de contrat (si possible, imprim recto/verso) en utilisant la structure suivante: a) note explicative conforme au format lannexe A6; b) copie de la convention de financement autorisant le projet; c) copie des publications affrentes lappel doffres ou l'appel propositions (prvision de march et avis de march, rapport douverture des offres, rapport dvaluation, programme annuel de travail, lignes directrices pour les demandeurs, rapport d'ouverture des propositions et de vrification administrative, rapport d'valuation, liste des contrats de subvention attribuer, ainsi que toutes autres informations pertinentes); d) trois exemplaires du contrat propos, qui est tabli sur la base du modle de contrat. Les annexes du contrat type relatives aux conditions gnrales et aux informations diverses doivent tre reproduites sans modification dans chaque contrat de services. Les conditions spciales (et le budget dans les contrats de subvention) doivent tre compltes par le pouvoir adjudicateur. Dans le SYSTEME DECENTRALISE EX ANTE, le pouvoir adjudicateur envoie le dossier du contrat la Dlgation de l'Union europenne pour endossement. La Dlgation signe tous les originaux du contrat pour endossement (et paraphe toutes les pages des Conditions Particulires) pour confirmer le financement de l'UE et les renvoie au pouvoir adjudicateur. Aucun endossement nest toutefois requis par la Dlgation dans certains cas prvus dans le Guide pratique pour les devis programme. - Signer tous les exemplaires du contrat et parapher toutes les pages des Conditions Particulires. - Envoyer les trois exemplaires signs du contrat lattributaire du march ou au bnficiaire de la subvention, qui doit les contresigner dans un dlai de 30 jours compter de leur rception et; - Retourner deux exemplaires au pouvoir adjudicateur accompagns le cas chant de la garantie financire requise dans le contrat. Si lattributaire ou le bnficiaire ne sexcute pas dans le dlai requis ou fait savoir quelque stade que ce soit quil ne veut ou ne peut pas signer le contrat, il ne peut pas se voir attribuer le march ou la subvention. La procdure de prparation du contrat doit tre reprise partir de ltape 1, un nouveau dossier de contrat tant prpar pour la deuxime meilleure offre ( condition que cette offre ait obtenu une note gale ou suprieure au seuil minimal requis au terme de lvaluation technique et prsente un prix dans les limites du budget maximal allou pour le march). Dans le cas de subventions, le contrat sera, le cas chant, offert au demandeur le mieux plac sur la liste de rserve. SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS ex-post
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la rception des deux exemplaires signs envoys par l'attributaire ou le bnficiaire, vrifier quils correspondent exactement ceux envoys originalement, et en retourner un au service financier responsable des paiements et lautre au gestionnaire du projet. SYSTME DCENTRALIS ex-ante la rception des deux exemplaires signs envoys par l'attributaire ou le bnficiaire, le pouvoir adjudicateur en transmet un la Dlgation de l'Union europenne.
Le pouvoir adjudicateur doit vrifier l'habilitation de la personne physique qui signe le contrat pour le compte de l'entit lgale qui le march ou le contrat de subvention a t attribu. Le contrat prend effet la date de la dernire signature. Un contrat ne peut pas couvrir des services antrieurs cette date ou prendre effet avant cette date, sauf dans des cas exceptionnels dment justifis (cf. point 6.2.8.). Les pouvoirs adjudicateurs doivent conserver, tous les documents affrents l'attribution et l'excution du contrat au minimum pour une priode de 7 ans compter du paiement du solde et ce jusqu' la date de prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat. Pendant et aprs cette priode, le pouvoir adjudicateur traitera les donnes personnelles en conformit avec sa politique de confidentialit. Ces documents doivent tre disponibles pour des contrles par la Commission europenne, des enqutes de l'OLAF ou des vrifications de la Cour des Comptes.
2.9.3. Publication de lattribution du march

Quel que soit le type de procdure, le pouvoir adjudicateur informe dans les meilleurs dlais les soumissionnaires des dcisions prises concernant l'attribution du march, y inclus les motifs pour lesquels il a dcid de renoncer passer un march Une fois le contrat sign, le pouvoir adjudicateur doit prparer un avis dattribution de march et lenvoyer la Commission europenne, qui publie le rsultat de lappel doffres dans le Journal Officiel de lUnion europenne, lorsqu'il y a lieu, et sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre mdia appropri. L'avis d'attribution de march sera publi dans le cas des procdures pour lesquelles une publication d'avis de march a eu lieu ou si la valeur du march est suprieure aux seuils internationaux (fourniture >150.000, travaux >5.000.000.), moins que le march n'ait t dclar secret ou que l'excution du march doive s'accompagner de mesures spcifiques de scurit, ou lorsque la protection des intrts essentiels de l'Union europenne ou du pays bnficiaire l'exige, et lorsque la publication de l'avis d'attribution de march est juge non approprie. En outre, quel que soit le type de procdure, le pouvoir adjudicateur doit: Informer les autres soumissionnaires par lettre type (voir modle lAnnexe C8 et Annexe D8) que leurs offres n'ont pas t retenues, dans un dlai maximal de quinze jours suivant la rception du contrat contresign. Enregistrer toutes les informations statistiques concernant la procdure dattribution du march, notamment le montant du march, les noms des autres soumissionnaires et de lattributaire. Le modle cit plus haut doit tre utilis pour la transmission des informations aux soumissionnaires non retenus. Nanmoins, toute information non confidentielle peut tre divulgue aux soumissionnaires non retenus, au cas o ceux-ci demanderaient des informations complmentaires.
titre dexemple, citons les observations concernant leurs points forts et leurs points faibles ; ces informations peuvent, en effet, aider les soumissionnaires non retenus participer avec succs de futurs appels doffres. Le pouvoir adjudicateur prpare lavis dattribution de march en utilisant le modle fourni aux Annexe C9 et Annexe D9 et en soumet une version lectronique la Commission europenne pour publication, sans dlai compter de la rception du contrat contresign par lattributaire.
2.10.
Modification des contrats
Il peut savrer ncessaire de modifier des contrats durant leur priode de validit si les circonstances touchant lexcution du projet ont chang depuis la signature du contrat initial. Les modifications apportes un contrat doivent tre formalises par un ordre de service (non applicable pour les subventions) ou un avenant au contrat, en conformit avec les Conditions Gnrales du contrat. Les modifications substantielles au contrat doivent revtir la forme dun avenant. Cet avenant doit tre sign par les parties au contrat (et, dans le cas du systme dcentralis ex-ante, approuv et endoss par la Commission europenne). Les changements portant sur ladresse, le compte bancaire ou lauditeur (dans le cas de marchs de services ou contrats de subvention) peuvent tre notifis simplement par crit par le titulaire du march au pouvoir adjudicateur, qui a cependant le droit de refuser le choix du compte bancaire ou dauditeur fait par le titulaire du march ou le bnficiaire de la subvention.
2.10.1. Principes gnraux

Les principes gnraux suivants doivent tre toujours respects: Aucune modification de contrat ne peut altrer les conditions d'attribution en vigueur au moment o le march a t attribu. Suivant cette logique, les changements importants, telle qu'une altration fondamentale des termes de rfrence/des spcifications techniques, ne peuvent pas tre oprs par la voie d'un avenant ou d'un ordre de service. Le pouvoir adjudicateur ne doit pas accepter systmatiquement les demandes de modification de contrat. De telles demandes doivent tre justifies. Le pouvoir adjudicateur doit examiner les raisons avances et rejeter les demandes peu ou non fondes. Des modifications ne peuvent tre apportes un contrat que pendant sa priode dexcution. Lobjet de lavenant ou ordre de service doit tre troitement li la nature du projet couvert par le contrat initial. Toute demande de modification dun contrat doit tre formule (par une partie au contrat lautre partie), bien en avance de manire permettre la signature de l'avenant par les deux parties avant l'expiration de la priode d'excution du contrat. Lorsque la modification du contrat tend les activits dj en cours, de tels cas sont considrs comme des procdures ngocies (voir points 3.2.3.1., 4.2.4.1. et 5.2.4.1. pour les dtails contractuels spcifiques relatifs aux procdures ngocies, et points 3.5., 4.6., 5.7. pour les dtails contractuels spcifiques relatifs aux modifications de contrat). Dans la mesure o un financement UE ou FED est sollicit, toute modification qui tend la priode de mise en uvre doit prendre en compte la ncessit que la mise en uvre et les paiements finaux soient achevs avant lexpiration de la convention de financement sous laquelle le contrat initial a t sign.
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2.10.2. Prparation dun avenant

Lors de la prparation dun avenant, le pouvoir adjudicateur doit suivre les tapes suivantes: 1) Utiliser le modle davenant (voir Annexe B16, Annexe C12, Annexe D11, Annexe E10): Toute rfrence, dans lavenant propos, des articles et/ou annexes modifier doit correspondre aux articles et/ou annexes appropris du contrat initial. Tout avenant modifiant le budget doit inclure un nouveau budget indiquant les modifications apportes la dcomposition budgtaire du contrat initial par cet avenant (et les ventuels avenants antrieurs). Voir Annexe B17, Annexe C13, Annexe D12 et Annexe E3h7. Si le budget est modifi par lavenant propos, le calendrier des paiements doit galement tre modifi en consquence, en prenant en compte les ventuels paiements dj effectus pendant lexcution du contrat. Le calendrier des paiements ne doit pas tre modifi, moins que le budget ne soit modifi ou que la dure dexcution du contrat ne soit prolonge. 2) Prparer un dossier comportant les lments suivants: a) b) c) note explicative (voir modle lAnnexe A6) fournissant une justification technique et financire des modifications contenues dans lavenant propos; copie de la demande (ou de laccord) concernant les modifications proposes; trois exemplaires originaux de lavenant propos, tabli sur la base du modle davenant (voir Annexe A7) et incluant les ventuelles annexes rvises.
SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS ex-post 3) Signer et dater tous les originaux de lavenant et parapher chaque page des Conditions Particulires. SYSTME DCENTRALIS ex-ante 3) Le pouvoir adjudicateur fait parvenir le dossier davenant la Dlgation de l'Union europenne pour endossement (et paraphe toutes les pages des Conditions Particulires) confirmant le financement UE. Aucun endossement nest toutefois requis par la Dlgation dans certains cas prvus dans le Guide pratique pour les devis programme. 4) Envoyer les trois exemplaires signs de lavenant au titulaire du contrat, qui doit les contresigner dans un dlai de 30 jours compter de leur rception et en retourner deux exemplaires au pouvoir adjudicateur accompagns, le cas chant, de la garantie financire requise dans lavenant. SYSTEME CENTRALISE DIRECT/SYSTME DCENTRALIS ex-POST 5) la rception des deux exemplaires signs envoys par le titulaire du contrat, en envoyer un au service financier responsable des paiements et transmettre le deuxime au gestionnaire du projet. SYSTME DCENTRALIS ex-ante 5) la rception des deux exemplaires signs envoys par le titulaire du contrat, le pouvoir
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adjudicateur en transmet un la Dlgation de l'Union europenne.
Lavenant prend effet la date de la dernire signature.
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3.
Marchs de services
Introduction
3.1.
Le soutien technique et conomique dans le cadre de la politique de coopration implique le recours au savoir-faire extrieur travers les marchs de services, principalement dans le domaine des tudes et de lassistance technique. Les marchs dtudes comprennent notamment les tudes portant sur lidentification et la prparation des projets, les tudes de faisabilit, les tudes conomiques et de march, les tudes techniques, les valuations et les audits. Les marchs dassistance technique sont utiliss dans les cas o le prestataire de services est charg dexercer une fonction de conseil, lorsqu'il doit assurer la gestion ou la supervision dun projet, ou mettre disposition les experts prvus dans le contrat. Les contrats sont gnralement signs par le pays bnficiaire, avec lequel la Commission tablit une convention de financement (gestion dcentralise).
3.1.1. Types de contrat de services

Un contrat de service peut prvoir deux types de paiements : - le paiement d'un forfait (prix global) pour les contrats prvoyant une obligation de rsultat. Le contractant n'aura droit au paiement du forfait prvu que si le rsultat indiqu au contrat est atteint. - le paiement d'honoraires (prix unitaires) lorsqu' il n'est pas possible de prvoir les rsultats ou la quantit de travail ncessaire pour les atteindre. Dans un tel cas il est conomiquement plus avantageux de payer les services sur la base du temps effectivement travaill. Dans la plupart des cas, la totalit du contrat prvoit le paiement soit par forfait soit par honoraire. Exemples d'activits payes par forfait : tudes, valuations, audits, organisation d'vnements tels que confrences, formations. Les tudes comprennent une varit de tches comme l'identification et la prparation de projets, les tudes de faisabilit, les tudes conomiques, de march ou techniques, la rdaction de document juridique, les valuations et audits. Le contrat prvoyant un paiement forfaitaire doit toujours prvoir le rsultat atteindre par le consultant. Le soumissionnaire doit annoncer dans son offre les moyens techniques ou oprationnels prvus pour mettre en uvre mais ceux-ci n'entrent pas en ligne de compte pour mesurer le rsultat atteint. Exemples de services tarifs sur la base d'honoraires : La supervision de projet, l'assistance technique rsidente, la mdiation dans un processus impliquant de multiples acteurs (en fonction de la complexit de l'environnement). Les contrats d'assistance technique n'impliquent souvent qu'une obligation de moyens, ce qui signifie que le consultant est responsable de l'excution des tches qui lui sont confies en vertu des termes
de rfrence et d'assurer la qualit des services fournis. Le consultant doit par ailleurs contribuer amliorer la performance de l'institution auprs de laquelle il est dtach. Le consultant a galement une obligation de diligence en vertu du contrat: il doit aviser l'autorit contractante en temps utile de tout ce qui pourrait affecter la bonne excution du projet. Dans certains cas toutefois, un contrat peut prvoir un paiement mixte (combinaison de prix forfaitaire et d'honoraires). Auquel cas, tant les termes de rfrence, que le modle d'offre financire de mme que le contrat lui-mme doivent prciser quelle partie du march fera l'objet d'un paiement forfaitaire ou d'honoraires et selon quelle mthode ceux-ci seront calculs. Un contrat mixte peut par exemple contenir un volet portant sur la conception et un autre portant sur la supervision. La partie conception comprend une addition de prix forfaitaires (tude gotechnique, tude environnementale, tude conomique, etc) alors que la partie supervision sera paye sur la base d'honoraires. De la mme faon un contrat de supervision des routes comporte essentiellement des paiements d'honoraires puisque le travail du superviseur est affect par des facteurs indpendants de son contrle, comme par exemple les travaux supplmentaires, les retards de la part de divers intervenants, notamment l'entrepreneur lui-mme, l'autorit publique ou le bailleur de fonds. Toutefois, il est possible d'identifier des tches de supervision pouvant faire l'objet d'un paiement forfaitaire. Par exemple les tudes ou alternatives techniques devant tre ralises par des spcialistes extrieurs l'quipe titulaire. Une fois convenu le nombre de jours d'intervention des experts, cette prestation sera forfaitise. Par ailleurs, les projets d'assistance technique peuvent contenir une combinaison de prix forfaitaire et d'honoraires pour les projets structures en diffrentes phases : - Une premire phase d'activits payables sur la base d'honoraires peut inclure par exemple un diagnostic, l'analyse des institutions et des intervenants, l'valuation des capacits, la dfinition conjointe des actions prcises et des rsultats concrets; - Une deuxime phase consiste par exemple raliser ces actions spcifiques. Le rsultat faisant l'objet d'un paiement forfaitaire. Des directives sont disponibles dans les lignes directrices de la rforme de la coopration technique. Voir page 99 des lignes directrices intitules rendre la coopration technique plus efficace15. Accroitre l'utilisation de contrats prix forfaitaires : Pour les cas o le contrat de service impose la signature par les experts principaux de dclarations de disponibilit et d'exclusivit, le payement forfaitaire se justifie s'il est trs difficile voir impossible de dfinir l'avance les rsultats attendus ou lorsque l'objet du contrat est par exemple d'apporter un soutien continu l'administration du pays bnficiaire. Dans les autres cas, le paiement forfaitaire est plus appropri que le paiement par honoraires. Voici quelques avantages comparatifs du paiement forfaitaire :
15 http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/reform_technical_cooperation_fr.htm
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Les contrats prix forfaitaire peuvent inclure le cas chant une ventilation des prix prvoyant que le paiement soit progressivement ralis mesure que les rsultats sont atteints (par exemple en fonction de l'avancement des rapports initial, intermdiaire et final, ou encore l'avancement d'une tude donne). Le recours au paiement forfaitaire rend possible la prise en charge de dpenses accessoires pour faire face des circonstances exceptionnelles ou encore pour l'organisation de sminaires lorsqu'il est difficile d'estimer le nombre de participants par exemple. Le dossier d'appel d'offres doit tre adapt pour prvoir les dpenses accessoires. La dclaration de disponibilit et d'exclusivit n'est en principe pas obligatoire dans le cas d'un contrat de service prix forfaitaire. Lorsqu'elle n'est pas ncessaire, les termes de rfrences peuvent la place prvoir plusieurs profils, charge pour le soumissionnaire de dmontrer qu'il dispose des ressources humaines correspondantes. L'autorit contractante devra approuver les experts avant qu'ils mettent en uvre des services. Les appels d'offres de march prvoyant un paiement forfaitaire pour des sminaires ou des formations peuvent inclure un processus de "certification" des experts aprs entretien, pour s'assurer qu'ils disposent effectivement des comptences annonces dans l'offre. Pour tenir compte du nombre potentiellement lev d'experts, cette "certification" peut avoir lieu pendant l'excution du contrat. Les mthodologies dfinies dans les offres devraient inclure un plan de travail indiquant les ressources que le soumissionnaire envisage de mobiliser, permettant ainsi une meilleure comparaison des offres et une base de ngociation pour le cas o un avenant au contrat serait ncessaire. les contrats prix forfaitaire gnrent moins de micro-gestion, de vrification des feuilles de prsence et des dpenses accessoires et devraient ainsi permettre de dgager plus de temps pour travailler sur des questions oprationnelles et sectorielles.
3.2.
Procdures de passation des marchs
3.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 200 000 euros

3.2.1.1. Procdure restreinte
Tous les marchs de services dune valeur gale ou suprieure 200 000 euros doivent faire lobjet dun appel doffres restreint aprs publication internationale dune prvision de march et dun avis de march comme prvu au point 3.3.1.
3.2.2. Marchs dune valeur infrieure 200 000 euros

Les marchs dune valeur infrieure 200 000 euros peuvent faire lobjet soit dune procdure Contrat-cadre (voir point 3.4.1.), soit, si lutilisation d'un contrat cadre existant est impossible ou a t infructueuse, dune procdure ngocie concurrentielle (voir point 3.4.2.) avec au minimum trois candidats, lexception des cas pour lesquels la procdure ngocie est prvue au point 3.2.3.1.
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3.2.3. Autres procdures

3.2.3.1. Procdure ngocie SYSTME CENTRALIS DIRECT/SYSTME DCENTRALIS ex-ante Laccord pralable des services comptents de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser la procdure ngocie. SYSTME DCENTRALIS ex-post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire pour utiliser la procdure ngocie.
Pour les marchs de services, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir une procdure ngocie sur la base d'une ou plusieurs offres, aprs l' obtention d'une autorisation pralable, dans les cas suivants : a) Lorsque lurgence imprieuse, rsultant dvnements imprvisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur tre imputables, nest pas compatible avec les dlais exigs par les procdures concurrentielles vises larticle 91, paragraphe 1, points (a), (b) et (c), du rglement financier applicable au budget gnral. Les circonstances invoques pour justifier lurgence imprieuse ne doivent en aucun cas tre imputables au pouvoir adjudicateur. Sont assimiles des situations d'urgence imprieuse, les interventions effectues dans le cadre des situations de crise vises larticle 168, paragraphe 2 des modalits dexcution (voir annexe A11a16). b) lorsque les prestations sont confies des organismes publics ou des institutions ou associations sans but lucratif et ont pour objet des actions caractre institutionnel ou visant mettre en uvre une assistance aux populations dans le domaine social; c) pour des prestations en prolongation de services dj engags. Deux cas de figure peuvent se prsenter: prestations complmentaires ne figurant pas dans le march principal, mais qui, la suite de circonstances imprvues, sont devenues ncessaires lexcution du march, condition que les prestations complmentaires ne puissent tre techniquement ou conomiquement spares du march principal sans crer un inconvnient majeur pour le pouvoir adjudicateur et que le montant cumul des prestations complmentaires ne dpasse pas 50 % de la valeur du march principal; prestations additionnelles consistant dans la rptition de services similaires confis au prestataire titulaire du march initial, condition que la prestation initiale ait fait lobjet dune publication dun avis de march et que la possibilit de recourir la procdure ngocie pour les nouvelles prestations propres au projet ainsi que son cot estim aient t clairement indiqus dans la publication de lavis de march relatif audit march initial. Une seule
16 L'Assistance durgence est un cas additionnel de procdure ngocie spcifique au FED, distinct de lextrme
urgence mentionne au a), principalement pour les actions qui ne sont pas rgies par le nouvel article 19c de l'Annexe IV de l'Accord de Cotonou. Lassistance durgence, lie lapplication des articles 72 et/ou 73 de lAccord de Cotonou (voir Annexe A11a). Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf Page 55/156
extension du march est possible pour une valeur et une dure gales, au maximum, la valeur et la dure du march initial. d) lorsquun appel doffres est demeur infructueux, cest--dire na donn aucune offre mritant dtre retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, aprs annulation de lappel doffres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des ngociations avec le ou les soumissionnaires de son choix parmi ceux qui ont particip lappel doffres, et remplissent les critres de slection17, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies et en respectant le principe concurrence loyale; e) lorsque le march considr fait suite un concours et doit, conformment aux rgles applicables, tre attribu au laurat ou l'un des laurats du concours, auquel cas tous les laurats du concours doivent tre invits participer aux ngociations; f) pour les services dont l'excution, pour des raisons techniques ou tenant la protection de droits d'exclusivit, ne peut tre confie qu' un prestataire dtermin; g) lorsqu'une tentative d'appliquer la procdure ngocie concurrentielle a chou la suite du recours infructueux un contrat-cadre ou indisponibilit d'un lot appropri du contrat cadre. En pareil cas, aprs annulation de la procdure ngocie concurrentielle, le pouvoir adjudicateur peut entamer des ngociations avec le ou les soumissionnaires de son choix parmi ceux qui ont particip l'appel d'offres, et remplissent les critres de slection, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies; h) pour les marchs dclars secrets, ou pour les marchs dont l'excution doit s'accompagner de mesures particulires de scurit, ou lorsque la protection des intrts essentiels de l'Union europenne ou du pays bnficiaire l'exige. Le pouvoir adjudicateur doit prparer un rapport de ngociation (voir modle l'annexe A10) dcrivant la manire dont les ngociations ont t conduites et justifiant les bases de la dcision dattribution du march laquelle ont abouti ces ngociations. Les procdures prsentes aux points 3.3.12.1. et 3.3.12.2. doivent tre suivies par analogie et le rapport de ngociation inclus dans le dossier du contrat.
3.2.3.2. Dialogue comptitif

Pour plus de dtails, voir le point 2.4.7.
3.3.
Appels doffres restreints (pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 200 000 euros)
3.3.1. Publicit des marchs

Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels la concurrence et une transparence approprie, le pouvoir adjudicateur est tenu de publier une prvision individuelle de march et un avis de march pour tous les marchs de services dune valeur gale ou suprieure 200 000 euros.
3.3.1.1. Publication des prvisions individuelles de marchs

17 Do limportance de choisir minutieusement les critres de slection. Ceux -ci doivent tre clairs, non-
discriminatoires et ne peuvent pas dpasser le cadre des tches ou du budget prvus (pour plus dinformations, voir le point 2.4.11.1.). Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf Page 56/156
Une prvision individuelle de march, prcisant les caractristiques particulires de la procdure d'appel d'offres lancer, doit tre publie, sauf circonstances exceptionnelles, au moins 30 jours avant la publication de l'avis de march. Les prvisions individuelles de march doivent indiquer de manire succincte lobjet, le contenu et le montant des marchs concerns. (Voir modle lannexe B1). Puisqu'il s'agit de prvisions, la publication de celles-ci nengage pas le pouvoir adjudicateur financer les marchs proposs et les prestataires de services ne doivent pas envoyer de candidature ce stade. La prvision individuelle de march est publie au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre mdia appropri. SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS ex-ante et ex post Les prvisions individuelles de marchs doivent tre envoyes pour publication sous format lectronique aux services comptents de la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe B1, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction.
3.3.1.2. Publication des avis de marchs

En plus des prvisions individuelles de marchs, tous les marchs de services dune valeur gale ou suprieure 200 000 euros doivent aussi faire l'objet d'un avis de march (procdure restreinte) qui est publi au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid (https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome) et dans tout autre mdia appropri. Un dlai minimum de 30 jours doit tre respect entre la publication de la prvision individuelle de march et celle de lavis de march. La publication au Journal Officiel de lUnion europenne et sur le site internet dEuropeAid est assure par la Commission europenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur). Si lavis de march est publi localement, le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication locale. SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS ex-post Les avis de marchs doivent tre envoys pour publication sous format lectronique aux services comptents de la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe B2, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Outre ce qui est mentionn ci-dessus, les termes de rfrence finaliss (voir section 2.6) doivent galement tre soumis la Commission europenne, soit au mme moment, soit en avance afin de dmontrer que lavis de march propos correspond bien aux objectifs du contrat.
Lavis de march doit indiquer aux prestataires de services potentiels les informations dont ils ont besoin pour leur permettre de dterminer leur capacit excuter le march en question. Les critres de slection identifis dans lavis de march doivent: - tre formuls de manire claire, sans ambigut;
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- tre faciles contrler sur la base des informations soumises en utilisant le formulaire de candidature standard (voir annexe B3); - permettre de dterminer clairement (par OUI ou par NON) si le candidat satisfait un critre de slection donn; - pouvoir tre dmontrs par le soumissionnaire Les critres figurant dans les documents annexs au prsent guide sont donns titre dexemple et doivent tre adapts en fonction de la nature, du montant et de la complexit du march. Seul un dlai raisonnable de prsentation des candidatures peut permettre de faire jouer valablement la concurrence. Le dlai minimal pour la soumission des candidatures est de 30 jours compter de la date de publication de lavis au Journal officiel de lUnion europenne et sur le site internet dEuropeAid. Le dlai rel dpendra de lampleur et de la complexit du march. Dans le cas o lavis de march est galement publi localement par le pouvoir adjudicateur, il doit tre identique celui publi par la Commission europenne au Journal Officiel de lUnion europenne et sur le site internet d'EuropeAid et il doit tre publi simultanment. L'avis de march doit tre suffisamment clair pour viter aux candidats d'avoir demander des claircissements ou des informations complmentaires pendant la procdure. Si ncessaire, les candidats peuvent nanmoins soumettre leurs questions au pouvoir adjudicateur. Si le pouvoir adjudicateur, de sa propre initiative ou en rponse aux questions des candidats, modifie des informations dans l'avis de march, un rectificatif reprenant les modifications doit tre publi par lintermdiaire du service comptent de la Commission europenne (voir annexe A5b). Le rectificatif doit tre publi au plus tard 7 jours aprs la demande de publication. La date limite de soumission des candidatures peut tre reporte, de faon permettre aux soumissionnaires de prendre en compte ces changements. Il convient de noter que, en cas de demande dclaircissements manant d un candidat, le pouvoir adjudicateur ne peut mettre aucun avis pralable quant lvaluation de la candidature. Si des informations de l'avis de march doivent tre clarifies, les clarifications peuvent aussi tre publies sur le site internet d'EuropeAid.
3.3.2. tablissement de la liste restreinte

Ltablissement de la liste restreinte des candidats doit tre ralis par un comit d'valuation nomm par le pouvoir adjudicateur et comprenant un prsident non votant, un secrtaire non votant et un nombre impair de membres votants (au minimum trois) et dots de toutes les capacits techniques et administratives ncessaires pour se prononcer valablement sur les candidatures. Chaque membre doit matriser raisonnablement la langue dans laquelle les candidatures sont soumises. Tous les membres du comit dvaluation doivent obligatoirement signer une dclaration dimpartialit et de confidentialit (voir annexe A4). En ce qui concerne les responsabilits du comit d'valuation, voir. 2.8.3. SYSTME CENTRALIS DIRECT Le comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) est dsign personnellement par les services comptents de la Commission europenne. La pratique standard veut qu'au moins l'un des membres votants soit un reprsentant du pays bnficiaire. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Le comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) est dsign
personnellement par le pouvoir adjudicateur. La composition du comit d'valuation doit tre soumise pour approbation la Commission europenne. La composition du comit est rpute approuve si, aprs 5 jours ouvrables, la Commission europenne na pas formul dobjection. En gnral, la Commission europenne dsigne un observateur pour suivre tout ou partie des dlibrations du comit d'valuation. La participation dautres observateurs doit tre soumise laccord pralable de la Commission europenne. SYSTME DCENTRALIS ex-post Les membres du comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont dsigns personnellement par le pouvoir adjudicateur.
La procdure de slection consiste : - tablir la liste longue (voir modle lannexe B4) rsumant lensemble des candidatures reues; - liminer les candidats non ligibles (voir point 2.3.1.) et les candidats qui se trouvent dans une des situations dexclusion indiques aux points 2.3.3. et 2.3.5.; - appliquer sans modification les critres de slection publis. S'agissant de la remise des documents justificatifs relatifs aux critres d'exclusion et de slection, voir les points 2.3.3. et 2.4.11. Aprs analyse des candidatures reues en rponse lavis de march, les prestataires de services qui offrent les meilleures garanties d'une excution satisfaisante du march sont retenus sur la liste restreinte. La liste restreinte doit comporter entre quatre et huit candidats. Si le nombre de candidats ligibles remplissant les critres de slection est suprieur huit, les critres additionnels publis dans lavis de march seront appliqus de faon rduire le nombre des candidats ligibles huit. Si le nombre de candidats ligibles satisfaisant aux critres de slection est infrieur au chiffre minimal de quatre, le pouvoir adjudicateur peut inviter soumissionner uniquement les candidats satisfaisant aux critres de soumission d'une offre. SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS EX-ANTE Il faut demander l'accord pralable des services comptents de la Commission europenne avant d'inviter soumissionner moins de quatre candidats. SYSTME DCENTRALIS EX-POST L'accord pralable de la Commission europenne n'est pas ncessaire
La procdure dtablissement de la liste restreinte et la liste restreinte finale elle-mme doivent tre compltement documentes dans un rapport de slection des candidatures (voir modle lannexe B5). Lors de l'tablissement de la liste restreinte et avant que la liste restreinte ne soit approuve par le comit d'valuation, le pouvoir adjudicateur doit s'assurer qu'il n'y a pas de tiers concern (c'est--
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dire un candidat, en ce compris ses partenaires) figurant dans le Systme d'Alerte Prcoce (SAP, niveau 5). Le rapport de slection des candidatures est sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit d'valuation. SYSTME CENTRALIS DIRECT Le rapport de slection des candidatures doit tre soumis pour approbation aux services comptents de la Commission europenne qui doivent dcider s'ils acceptent ou non ses recommandations. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Le rapport de slection des candidatures doit tre soumis pour approbation aux services comptents du pouvoir adjudicateur qui doivent dcider s'ils acceptent ou non ses recommandations. Le pouvoir adjudicateur doit ensuite soumettre le rapport de slection des candidatures avec ses propres recommandations la Commission europenne pour approbation. Si la Commission europenne n'accepte pas les recommandations du pouvoir adjudicateur, elle doit adresser par crit au pouvoir adjudicateur les raisons de sa dcision. SYSTME DCENTRALIS ex-post L'accord pralable de la Commission europenne n'est pas ncessaire pour que le pouvoir adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comit d'valuation
Les candidats non slectionns sont informs par le pouvoir adjudicateur que leur candidature na pas t retenue au moyen dune lettre type, dont le modle figure lannexe B7. Les candidats slectionns reoivent une lettre dinvitation soumissionner et le dossier dappel doffres (voir modle lannexe B8). Simultanment, la liste restreinte finale doit tre publie sur le site internet dEuropeAid. Le pouvoir adjudicateur est responsable de la prparation de la liste restreinte en utilisant le modle lannexe B6 ainsi que de l'envoi sous format lectronique la Commission europenne pour publication sur le site internet dEuropeAid simultanment l'envoi de l'invitation soumissionner. Le modle cit plus haut doit tre utilis pour la transmission des informations aux candidats non slectionns. Nanmoins, toute information non confidentielle peut tre divulgue aux candidats non slectionns, au cas o ceux-ci demanderaient des informations complmentaires. titre dexemple, citons les motifs pour lesquels une rfrence ne satisfait pas aux critres de slection techniques ; ces informations peuvent, en effet, aider les candidats non slectionns participer avec succs de futurs appels doffres.
3.3.3. Rdaction et contenu du dossier dappel doffres

Il est essentiel que les documents dappel doffres soient rdigs soigneusement non seulement pour assurer la bonne excution du march, mais aussi pour mener bien la procdure de passation du march.
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En effet, ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations ncessaires aux candidats invits soumissionner pour prsenter leur offre: procdures suivre, documents fournir, cas de non-conformit, critres dattribution et pondration de ceux-ci, conditions de soustraitance, etc. Il peut tre utile que les reprsentants des bnficiaires finaux participent la prparation de lappel doffres un stade prcoce. Voir section 2.6. pour les lignes directrices relatives la prparation des termes de rfrence. Compte tenu de la complexit de nombreux contrats, la prparation du dossier dappels doffres peut ncessiter le recours un ou plusieurs spcialistes techniques externes. Chacun de ces spcialistes doit signer une Dclaration dobjectivit et de confidentialit (voir annexe A3). La responsabilit de l'laboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur.
SYSTME CENTRALIS DIRECT Les services comptents de la Commission europenne doivent approuver le dossier dappel doffres avant son envoi. La pratique standard est de consulter le pays bnficiaire et, le cas chant, les autres parties concernes, et d'obtenir son/leur approbation sur le dossier d'appel d'offres. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres la Dlgation de l'Union europenne pour approbation avant son envoi. SYSTME DCENTRALIS ex-post Lapprobation pralable du dossier dappel doffres par la Commission europenne nest pas ncessaire.
CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES Conformment lannexe B8 A. Instructions aux soumissionnaires. B. Projet de contrat et Conditions particulires avec annexes C. Autres informations (avis relatif aux candidats retenus sur la liste restreinte, grille de conformit administrative, grille dvaluation) D. Modle de soumission de loffre Le dossier dappel doffres doit clairement indiquer si l'offre doit tre faite prix fermes et non rvisables. Les prix devraient en principe tre fixes et non sujets rvision, mais dans des cas spcifiques une clause de rvision des prix pourrait se justifier. Dans un tel cas, le dossier d'appel d'offres doit tablir les conditions et/ou les formules de rvision des prix applicables en cours de contrat. Le pouvoir adjudicateur doit alors tenir compte en particulier : a) de la nature du contrat et de la conjoncture conomique dans laquelle elle aura lieu ; b) de la nature et de la dure des tches et du contrat ; c) de ses intrts financiers. Une garantie est exige en contrepartie du versement de prfinancements suprieurs 150 000 euros. Cependant, si le titulaire du march est un organisme public, l'ordonnateur comptent peut, selon son
analyse des risques, lever cette obligation. La garantie est libre en une fois au plus tard lorsque 80% du montant du march a t pay pour les marchs prix unitaires. Pour les marchs forfait, la garantie financire doit rester en vigueur jusquau paiement final.
3.3.4. Critres dattribution

Les critres dattribution du march servent identifier loffre conomiquement la plus avantageuse. Ces critres ont trait la qualit technique et au prix de loffre. Les critres techniques servent porter une apprciation sur la qualit des offres techniques. Les deux principaux types de critres techniques portent sur la mthodologie et les CV (curriculum vitae) des experts principaux proposs. Les critres techniques peuvent tre diviss en sous-critres. La mthodologie, par exemple, peut tre analyse sur la base des termes de rfrence, de lemploi optimal des ressources techniques et professionnelles disponibles dans le pays bnficiaire, du calendrier de travail, de ladquation des moyens aux tches, de lappui propos aux experts prsents sur le terrain, etc. Les CV peuvent tre nots en fonction de sous-critres tels que les qualifications, lexprience professionnelle, lexprience gographique, les aptitudes linguistiques, etc. A chaque critre technique est attribu un nombre de points rpartis entre les diffrents sous-critres (le nombre de points est au total de 100 pour lensemble des critres). La pondration respective de chaque sous-critre technique dpend de la nature des services requis et est fixe au cas par cas dans le dossier dappel doffres. Le systme de notation doit tre li de faon aussi prcise que possible aux termes de rfrence qui dcrivent les prestations fournir, et se rfrer des paramtres qui soient facilement identifiables dans les offres et, si possible, quantifiables. Le dossier dappel doffres doit contenir tous les dtails de la grille dvaluation technique avec ses diffrents critres et sous-critres et leur pondration respective. Les critres de slection qui ont t utiliss pour tablir la liste restreinte et les critres dattribution qui seront utiliss pour dterminer la meilleure offre doivent tre clairement distincts.
3.3.5. Informations complmentaires pendant la procdure

Le dossier dappel doffres doit tre suffisamment clair afin dviter aux candidats invits soumissionner d'avoir demander des informations complmentaires pendant la procdure. Si le pouvoir adjudicateur, soit de sa propre initiative soit en rponse la demande d'un candidat retenu sur la liste restreinte, fournit des informations complmentaires sur le dossier dappel doffres, il doit communiquer ces informations par crit et simultanment tous les autres candidats retenus sur la liste restreinte. Les soumissionnaires peuvent poser des questions par crit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres. Le pouvoir adjudicateur doit rpondre (sans omettre dadresser une copie de sa rponse la Commission europenne, dans le cas dune gestion dcentralise ex-ante) toutes les questions des soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de rception des offres. Le pouvoir adjudicateur ne peut mettre aucun avis pralable quant lvaluation des offres. Dans un but de transparence, toutes les questions et rponses doivent tre envoyes simultanment tous les soumissionnaires. Lorsque le contenu technique de lappel doffres est particulirement complexe, le pouvoir adjudicateur peut organiser une runion dinformation et/ou une visite de site. Cette runion doit tre annonce dans le dossier dappel doffres et avoir lieu au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres. Tous les frais lis la participation cette runion sont la charge des soumissionnaires. Pour des raisons de transparence et dgalit de traitement des soumissionnaires,
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aucune visite individuelle ne peut tre organise par le pouvoir adjudicateur pendant la priode dappel doffres.
3.3.6. Date limite de remise des offres

Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques dans linvitation soumissionner. Le dlai de remise des offres doit tre suffisant pour garantir la qualit des offres et permettre de faire jouer valablement la concurrence. L'exprience dmontre qu'un dlai trop court empche les candidats de soumissionner ou les conduit dposer des offres incompltes ou mal prpares. SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS ex-ante et ex-post Le dlai minimal entre la date d'envoi de la lettre dinvitation soumissionner par le pouvoir adjudicateur et la date limite de rception des offres est de 50 jours. Toutefois, dans des cas exceptionnels, (en cas de systme centralis et de systme dcentralis ex-ante : avec autorisation pralable des services comptents de la Commission europenne), ce dlai peut tre plus court.
3.3.7. Priode de validit

Voir point 2.8.5.
3.3.8. Prsentation des offres

Les offres doivent tre envoyes selon le principe de la double enveloppe, cest--dire dans un colis ou une enveloppe extrieure contenant deux enveloppes distinctes et scelles, portant les mentions Enveloppe A offre technique et Enveloppe B offre financire . Hormis loffre financire, tous les lments de loffre doivent tre placs dans lenveloppe A. Toute infraction cette mesure (par exemple, enveloppes non scelles ou mention dun lment de prix dans loffre technique) constitue un lment de non-conformit et donne lieu au rejet de loffre. Ce systme permet dvaluer successivement et sparment loffre technique et loffre financire: il garantit que la qualit technique des offres soit value indpendamment du prix propos. Loffre doit tre soumise en conformit avec les instructions aux soumissionnaires.
3.3.9. Comit dvaluation

En ce qui concerne la composition, l'impartialit et la confidentialit, les responsabilits et les dlais durant l'valuation complte, voir section 2.8. SYSTEME CENTRALISE DIRECT La pratique standard veut qu'au moins l'un des membres votants soit un reprsentant du pays bnficiaire
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3.3.10. Etapes de la procdure dvaluation

3.3.10.1. Rception et enregistrement des offres
A la rception des offres, le pouvoir adjudicateur doit les enregistrer en indiquant la date et l'heure de leur rception et il doit dlivrer un reu pour les offres remises "'en main propre. Les enveloppes contenant les offres doivent rester scelles et tenues en lieu sr jusqu leur ouverture. Les enveloppes extrieures contenant les offres doivent tre numrotes dans lordre de rception (quelles aient t ou non reues avant la date limite de rception des offres).
3.3.10.2. Sance douverture des offres

Premire partie: phase prparatoire Premire runion du comit dvaluation, qui se tient avant le commencement effectif de lvaluation. Au pralable, le dossier dappel doffres doit avoir t communiqu aux membres du comit dvaluation. Le prsident expose lobjet de lappel doffres et explique les procdures suivre par le comit dvaluation, incluant la grille dvaluation, les critres dattribution et les pondrations spcifies dans le dossier dappel doffres. Deuxime partie: conformit avec les prescriptions de forme de remise des offres Voir la liste de contrle de louverture des offres lannexe B9. Le comit doit dcider si les offres satisfont ou non aux prescriptions de forme de remise des offres ce stade (cest--dire aprs louverture de lenveloppe extrieure et louverture de loffre technique). Le rsum des offres reues, qui est joint au rapport douverture des offres (voir annexe B10) doit tre utilis pour consigner la conformit de chacune des offres avec les prescriptions de forme de remise des offres. Le prsident doit vrifier quaucun membre du comit dvaluation ne se trouve dans une situation de conflit dintrts potentiel avec l'un quelconque des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte, des offres reues, des membres du consortium et des ventuels sous-traitants identifis). Voir aussi points 2.8.2. et 2.8.3.
3.3.10.3. valuation des offres

Avec laccord des autres membres du comit d'valuation, le prsident peut communiquer par crit avec les soumissionnaires dont les offres ncessitent des clarifications, en leur donnant la possibilit de rpondre dans un dlai raisonnable fixer par le comit. Premire partie : conformit avec les prescriptions administratives Le comit vrifie la conformit des offres avec les prescriptions du dossier dappel doffres et en particulier avec la grille de conformit administrative (voir Annexe B8). Toute erreur formelle importante ou toute rserve majeure qui affecte lexcution du march ou fausse la concurrence conduit au rejet de l'offre concerne. Nationalit des sous-traitants : le comit dvaluation doit vrifier ce stade que les nationalits de tous les sous-traitants identifis dans les offres techniques satisfont la rgle de nationalit indique au point 2.3.1. Si le prestataire de services est tenu, en vertu des termes de rfrence, de livrer des fournitures conformment des spcifications techniques dtailles, le comit dvaluation doit vrifier que les fournitures proposes satisfont la rgle dorigine indique au point 2.3.1. Les soumissionnaires doivent fournir des pices justificatives pour les experts principaux qu'ils proposent. Ces pices comprennent les copies des diplmes mentionns dans le CV et les certificats des employeurs ou les rfrences tablissant l'exprience professionnelle indique dans le CV. Si des justificatifs manquants sont demands, ils ne peuvent concerner que l'exprience et les diplmes pertinents qui sont exigs dans les termes de rfrence.
La grille de conformit administrative incluse dans le dossier dappel doffres doit tre utilise pour consigner la conformit de chacune des offres avec les prescriptions administratives. Veuillez noter que les pices justificatives correspondant aux critres de slection et d'exclusion ne sont pas vrifies ce stade de l'valuation. Deuxime partie: Conformit avec les prescriptions techniques Le comit procde alors lexamen des offres techniques, les offres financires restant scelles. Lors de lvaluation des offres techniques, chaque valuateur attribue une note chaque offre sur un score maximum de 100 points, conformment la grille dvaluation technique (qui prcise les critres techniques, les sous-critres et leur pondration) du dossier dappel doffres (voir point 3.3.4.). Le comit et les valuateurs ne peuvent en aucun cas modifier la grille dvaluation technique communique aux soumissionnaires dans le dossier dappel doffres. En pratique, il est recommand de noter chaque offre en fonction de chaque critre successivement, plutt que de noter une offre aprs lautre sur lensemble des critres. Si le contenu dune offre est incomplet ou s'carte dune manire substantielle d'un ou plusieurs critres techniques dattribution spcifis dans le dossier dappel doffres (par exemple, le profil exig pour un expert donn), loffre doit tre limine doffice (sans tre cote), mais cela doit tre justifi dans le rapport d'valuation. Pour un expert, les notes devraient tre attribues en comparaison avec les exigences nonces dans les termes de rfrence. Seuls les diplmes et l'exprience tablie par des documents probants seront pris en considration. Si des variantes sont expressment permises dans le dossier dappel doffres, elles sont notes sparment. Quand des variantes sont permises, le pouvoir adjudicateur peut les prendre en considration lorsque: - elles sont prsentes par le soumissionnaire prsentant l'offre conomiquement la plus avantageuse dans l'valuation, et - elles remplissent les exigences spcifies par le dossier d'appel d'offres, atteignant au moins la qualit et les rsultats minimum exigs. Chaque membre votant du comit remplit une grille dvaluation (voir annexe B12) dans laquelle il consigne son valuation de chaque offre technique afin dtablir une apprciation gnrale des atouts et des faiblesses des diffrentes offres techniques. Une fois le travail dvaluation technique termin, lors de la runion du comit, les notes attribues par chacun des valuateurs sont compares. Outre le rsultat chiffr de sa notation, lvaluateur doit fournir les raisons de ses choix et justifier sa notation au sein du comit dvaluation. Le comit dbat de chaque offre technique et chaque valuateur attribue une note finale. Les membres du comit peuvent modifier leurs grilles dvaluation individuelles en tenant compte de la discussion gnrale sur les mrites de chaque offre. Aprs examen de chaque offre technique, chaque membre du comit finalise sa grille dvaluation pour chaque offre technique et la signe, avant de la remettre au secrtaire du comit dvaluation. Le secrtaire doit alors faire la synthse des remarques des membres du comit dans le rapport dvaluation. En cas de diffrences majeures, les membres du comit dont les avis divergent doivent justifier pleinement leur position au cours dune runion du comit dvaluation. Le secrtaire calcule la note globale finale, qui est la moyenne arithmtique des notes individuelles finales. Les entretiens devraient constituer la pratique standard lorsque l'expert propos n'a pas d'exprience pertinente dans le domaine des projets de l'UE dans la mme langue, comme il ressort du CV. Dans les autres cas, des vrifications l'intrieur de la CE sont plus appropries (procdures centralises).
De tels entretiens devront ds lors tre prvus dans le dossier d'appel d'offres et doivent tre bien prpars s'ils ont effectivement lieu. La mthode prfre pour mener les entretiens devra tre celle de l'entretien par tlphone (ou par un moyen quivalent). Exceptionnellement, et seulement pour autant que cela soit dment justifi, puisque cela implique des frais considrables tant pour les soumissionnaires que pour le pouvoir adjudicateur, la mthode pourra consister en un entretien en personne. Le comit d'valuation peut dcider de procder un entretien avec les experts principaux propose dans les offres techniquement conformes (cest--dire celles qui ont obtenu une note moyenne gale ou suprieure 80 points au terme de lvaluation technique), aprs avoir tabli ses conclusions provisoires crites et avant de conclure dfinitivement lvaluation des offres techniques. Il est recommand que les soumissionnaires qui ont des scores proches du seuil technique soient aussi invits pour une interview. En cas d'entretien, les experts sont interrogs par le comit et intervalles rapprochs pour permettre les comparaisons. Les entretiens se droulent sur la base dun cadre dentretien convenu pralablement au sein du comit : ce cadre d'entretien comprend des questions rdiges et est appliqu tous les experts ou quipes convoqus. Le jour et lheure de lentretien doivent tre communiqus aux soumissionnaires au minimum 10 jours lavance. En cas de force majeure empchant le soumissionnaire de participer lentretien, il est convenu avec le soumissionnaire d'une date et d'une heure alternative convenant aux deux parties. Si le soumissionnaire nest pas en mesure de participer cette seconde occasion d'entretien, son offre peut tre limine de la procdure dvaluation. A lissue de ces entretiens, le comit dvaluation, sans modifier ni la composition ni la pondration des critres fixs dans la grille dvaluation technique, dcide sil est ncessaire dajuster les notes des experts interviews. Tout ajustement doit tre justifi. Cette procdure doit tre consigne dans le rapport dvaluation. Le calendrier indicatif de ces entretiens doit tre mentionn dans le dossier dappel doffres. Une fois que le comit a tabli la note moyenne attribue chaque offre technique (la moyenne arithmtique des notes finales attribues par chaque membre votant), toute offre qui na pas atteint le score minimum de 80 points est limine. Si aucune offre natteint 80 points ou plus, la procdure dappel doffres est annule. Parmi les offres atteignant le seuil de 80 points, la meilleure offre technique reoit 100 points. Les autres offres se voient attribuer une note calcule selon lquation suivante : Note technique = (note finale de loffre technique en question / note finale de la meilleure offre technique) x 100.
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Exemple de relev dvaluation des offres: Premire partie: valuation technique Note maximum Soumissionnaire 1 possible valuateur A valuateur B valuateur C Total Note moyenne (moyenne mathmatique) Note technique (note finale effective / note finale la plus leve)
pour lvaluation financire
Soumissionnaire 2 88 84 82 254 254/3 = 84,67 84,67/85,33 x 100 = 99,22
Soumissionnaire 3 84 82 90 256 256/3 = 85,33
100 100 100 300
55 60 59 174 174/3 = 58,00
limin*
100,00
* Seuls les soumissionnaires ayant obtenu une note moyenne gale ou suprieure 80 points sont retenus
3.3.10.4. valuation des offres financires

lissue de lvaluation technique, les enveloppes contenant les offres financires qui nont pas t limines au cours de lvaluation technique (cest--dire celles qui ont atteint une note moyenne gale ou suprieure 80 points) sont ouvertes et tous les exemplaires originaux de ces offres financires sont paraphs par le prsident et le secrtaire du comit dvaluation. Le comit dvaluation doit sassurer que loffre financire satisfait lensemble des prescriptions de forme. Une offre financire qui ne satisfait pas ces prescriptions peut tre rejete. Tout rejet fond sur ces motifs devra tre dment justifi dans le rapport dvaluation. Le comit dvaluation vrifie que les offres financires ne comportent pas derreurs arithmtiques videntes. Les erreurs arithmtiques vidents ventuelles sont corriges sans prjudice pour le soumissionnaire. Les enveloppes contenant les offres financires des soumissionnaires rejets l'issue de l'valuation technique doivent rester closes et tre conserves. Elles doivent tre archives par le pouvoir adjudicateur avec les autres documents concernant lappel doffres. Le montant total du march comprend les honoraires (y compris les frais gnraux), la provision pour dpenses accessoires et la provision pour vrification des dpenses18 telles que spcifie dans le dossier dappel doffres. Ce montant total est compar au budget maximal disponible pour le march. Les offres dpassant le budget maximal allou au march sont limines. Le comit dvaluation procde ensuite la comparaison financire des honoraires des diffrentes offres financires. La provision pour dpenses accessoires ainsi que la provision pour vrification des dpenses sont exclues de la comparaison des offres financires conformment ce qui est indiqu dans le dossier dappel doffres. Loffre prsentant les honoraires les plus bas reoit 100 points. Les autres offres se voient attribuer une note calcule selon lquation suivante:
18 Dans les cas exceptionnels o la vrification des dpenses doit tre faite par les services de la Commission eux-
mmes, les documents de l'appel d'offre, en ce compris le modle contractuel propos, doivent tre dment adapts. Une drogation est donc requise. Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf Page 67/156
Note financire = (total des honoraires les plus bas / total des honoraires de loffre en question) x 100. Lors de lvaluation des offres financires, le comit dvaluation compare uniquement le total des honoraires. Exemple de relev dvaluation des offres Deuxime partie: valuation financire* Note maximum possible Total des honoraires Note financire (total des honoraires les moins levs / total des honoraires effectifs x 100) Elimin suite lvaluation technique Soumissionnaire 1 Soumissionnaire 2 951.322 Soumissionnaire 3 1.060.452. 951.322 / 1.060.452. x 100 = 89,71
100
* Seuls les soumissionnaires ayant obtenus une note moyenne gale ou suprieure 80 points lors de lvaluation technique sont retenus pour lvaluation financire.
3.3.10.5. Conclusions du comit dvaluation

Le choix de loffre conomiquement la plus avantageuse rsulte dune pondration de la qualit technique et du prix des offres selon une clef de rpartition 80/20. cet effet: les points attribus aux offres techniques sont multiplis par un coefficient de 0,80 les points attribus aux offres financires sont multiplis par un coefficient de 0,20. Exemple de relev dvaluation des offres Troisime partie: valuation pondre Note Soumissionnaire maximum 1 possible Note technique x 0,80 Soumissionnaire 2 99,22 x 0,80 = 79,38 Elimin suite lvaluation technique 100,00 x 0,20 = 20,00 79,38 + 20,00 = 99,38 1 Soumissionnaire 3 100,00 x 0,80 = 80,00 89,71 x 0,20 = 17,94 80,00 + 17,94 = 97,94 2
Note financire x 0,20
Note globale Classement final
Les notes techniques et financires pondres ainsi calcules sont additionnes pour identifier l'offre ayant obtenue la meilleure note c'est--dire le meilleur rapport qualit/prix. Il est essentiel que les calculs soient effectus en respectant strictement les instructions ci-dessus. Le comit d'valuation doit recommander d'attribuer le march loffre atteignant la note globale la plus leve la
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condition que les pices justificatives correspondant aux critres de slection et d'exclusion soient vrifies et acceptes. FED Lorsque deux offres sont reconnues quivalentes, la prfrence est donne: a) au soumissionnaire ressortissant dun Etat ACP; ou b) si une telle offre fait dfaut, au soumissionnaire qui: - offre la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Etats ACP; - offre les meilleures possibilits de sous-traitance aux socits, entreprises ou personnes physiques des Etats ACP; ou - prsente un consortium de personnes physiques, dentreprises ou de socits des Etats ACP et de l'Union europenne
Au terme de ses dlibrations, le comit dvaluation peut formuler l'une quelconque des recommandations suivantes: Attribuer le march au soumissionnaire qui a soumis une offre: o o o o qui est conforme aux prescriptions de forme et aux rgles dligibilit; dont le budget total ne dpasse pas le budget maximum disponible pour le march; qui satisfait aux prescriptions techniques minimales stipules dans le dossier dappel doffres; et qui correspond loffre conomiquement la plus avantageuse (satisfaisant lensemble des conditions ci-dessus).
Annuler lappel doffres dans des cas exceptionnels (voir point 2.4.13.) Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa dcision, sur la base du rapport d'valuation tabli par le comit. SYSTME CENTRALIS DIRECT Lensemble de la procdure (valuation technique et financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe B11) qui doit tre sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation doit tre soumis pour approbation aux services comptents de la Commission europenne, qui doivent dcider sils acceptent ou non ses recommandations. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Lensemble de la procdure (valuation technique et financire) fait lobjet dun rapport dvaluation
(voir modle lannexe B11) qui doit tre sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation doit tre soumis pour approbation aux services comptents du pouvoir adjudicateur, qui doivent dcider sils acceptent ou non ses recommandations. Le pouvoir adjudicateur doit alors soumettre pour approbation le rapport dvaluation et sa dcision la Commission europenne. Si une proposition dattribution est formule alors que la Commission europenne na pas encore reu une copie des offres, celles-ci doivent lui tre transmises. Si la Commission europenne naccepte pas la dcision propose par le pouvoir adjudicateur, elle doit crire au pouvoir adjudicateur en indiquant les motifs de sa dcision. La Commission europenne peut galement suggrer au pouvoir adjudicateur comment il doit procder et indiquer les conditions auxquelles la Commission europenne pourrait endosser le contrat propos sur la base de la procdure dappel doffres. Si la Commission europenne approuve la dcision propose par le pouvoir adjudicateur, ce dernier, selon la dcision prise, soit commence attribuer le march (voir point 3.3.12), soit annule lappel doffres. SYSTME DCENTRALIS ex-post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire pour que le pouvoir adjudicateur puisse agir sur la base des recommandations du comit dvaluation.
Lensemble de la procdure dvaluation, y compris la notification lattributaire, doit se drouler pendant la priode de validit des offres. A cet gard, il est important de garder lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la procdure dvaluation dure trop longtemps. Voir la section 2.8.5. Sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents, la procdure entire dappel doffres est confidentielle jusqu la signature du contrat par les deux parties. Les dcisions du comit dvaluation sont collectives et ses dlibrations doivent tre tenues secrtes. Les membres du comit dvaluation et les ventuels observateurs ont lobligation de respecter la confidentialit. Lorsque la lgislation du pouvoir adjudicateur va lencontre des rgles de confidentialit, le pouvoir adjudicateur doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit. En particulier, le rapport dvaluation est exclusivement destin usage officiel et ne peut tre communiqu ni aux soumissionnaires ni aucune partie autre que les services habilits du pouvoir adjudicateur, de la Commission europenne et des autorits de contrle (par exemple, la Cour des comptes europenne).
3.3.11. Annulation de la procdure dappel doffres

Voir point 2.4.13.
3.3.12. Attribution du contrat

3.3.12.1. Notification de la dcision d'attribution
SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS EX POST
Avant l'expiration de la priode de validit des offres, et sur la base du rapport dvaluation tel quapprouv, le pouvoir adjudicateur informe lattributaire, par crit, que son offre a t retenue (voir modle de lettre en annexe A8) en lui signalant, le cas chant, les erreurs arithmtiques videntes qui ont t corriges lors de la procdure dvaluation. Au plus tard avant la notification de l'attribution du march ou de l'octroi de la subvention, le pouvoir adjudicateur ou l'autorit dlgue doit s'assurer que le tiers concern (c'est--dire le soumissionnaire et ses partenaires) ne figure pas dans le Systme d'Alerte Prcoce (SAP, niveau 5). Dans le mme temps le deuxime meilleur soumissionnaire (annexe B13b) de mme que les soumissionnaires (annexe B13c) sont informs des rsultats. Les lettres de notification doivent tre doubles d'emails ou de tlcopies. SYSTEME DCENTRALIS EX ANTE Outre ce qui prcde, la Commission europenne doit donner formellement approuver lattribution avant lenvoi de la lettre de notification l'attributaire (ou au second meilleur soumissionnaire).
La notification lattributaire (annexe B13a) prolonge automatiquement la priode de validit de loffre retenue de 60 jours. Dans le mme temps, le deuxime meilleur soumissionnaire est inform du rsultat (annexe B13b). Le pouvoir adjudicateur se rserve le droit de lui attribuer le march s'il s'avre impossible de signer le contrat avec l'attributaire. La seconde meilleure offre est conserve, elle reste valable et sa priode de validit sera automatiquement tendue de 60 jours en cas de notification d'attribution. En revanche si le contrat est sign avec l'attributaire avant l'expiration du dlai de 90 jours, le second meilleur soumissionnaire est inform sans dlai. Par ailleurs le pouvoir adjudicateur informe simultanment et par crit les autres soumissionnaires (annexe B13c). En consquence leurs offres ne sont plus valables.
3.3.12.2. Disponibilit des experts principaux et des remplaants proposs.
Lorsqu'il lui notifie l'attribution, le pouvoir adjudicateur demande lattributaire de confirmer la disponibilit des experts clefs dans les cinq jours suivant la date figurant sur la lettre de notification. Tel qu'il est stipul dans la dclaration de disponibilit et d'exclusivit, les experts principaux doivent accepter le premier recrutement qui leur est propos. Si l'un de ses experts principaux n'est plus disponible, l'attributaire a le droit de proposer un remplaant. Cela peut tre le cas par exemple lorsque l'expert a t recrut dans le cadre d'un autre appel d'offres. L'attributaire doit justifier sa proposition de remplacement mais il appartient au pouvoir adjudicateur d'valuer le bien fond de cette justification. Le pouvoir adjudicateur vrifie que les notes obtenues par l'expert remplaant sont au moins aussi bonnes que celles de l'expert remplac. En tout tat de cause, l'expert remplaant doit obtenir la note minimale pour chaque critre. La proposition de remplacement doit intervenir au plus tard dans les quinze jours suivant la date figurant sur la lettre de notification. Au cours de cette priode de temps qui sera sa seule opportunit, l'attributaire pourra proposer plusieurs remplaants. Le pouvoir adjudicateur pourra choisir parmi ces derniers. Si aucun d'eux n'est acceptable, le pouvoir adjudicateur peut soit notifier l'attribution au second meilleur soumissionnaire, en lui offrant galement la possibilit de remplacer les experts clefs dans les mmes conditions, soit annuler la procdure.
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Lorsque le contrat est attribu dans le cadre d'une convention de financement qui n'est pas encore signe au moment du lancement de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur ne doit pas notifier les soumissionnaires avant la signature de cette convention. Rsum des scenarii : - l'expert principal est disponible : Une fois que l'attributaire a confirm la disponibilit des experts principaux, le pouvoir adjudicateur prpare le contrat pour la signature, voir section 3.3.12.2. - Un ou plusieurs experts principaux ne sont pas disponibles mais les remplaants proposs sont acceptables : Le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur de ces indisponibilits et lui propose les remplaants dans le dlai imparti avec les pices justificatives attendues, qui sont identiques celles demandes pour les experts initiaux, en justifiant l'indisponibilit de ces derniers. Le pouvoir adjudicateur vrifie que le remplaant remplit les conditions minimales requises pour chaque critre des termes de rfrences et qu'il obtient une note globale au moins quivalente celle obtenue par l'expert propos initialement. Si plusieurs experts remplaants sont proposs pour le mme poste, le pouvoir adjudicateur choisit parmi eux. L'ordonnateur justifie ce choix par crit, lequel est joint au contrat et en fait partie part entire, voir section 3.3.12.2. - Un ou plusieurs experts principaux ne sont pas disponibles mais les remplaants proposs NE sont PAS acceptables : Le contrat peut alors tre propos au second meilleur soumissionnaire en lui donnant la possibilit de proposer des experts remplaants dans les mmes conditions, ou alors l'appel peut tre annul. SYSTME CENTRALIS DIRECT La comptence pour attribuer le march, annuler l'appel d'offres, accepter ou refuser l'expert remplaant appartient l'ordonnateur et sa dcision doit faire l'objet d'un crit qui sera conserv. SYSTME DCENTRALIS EX ANTE La dcision d'accepter ou non l'expert remplaant, d'attribuer au second meilleur soumissionnaire ou d'annuler la dcision doit tre approuve par la Commission europenne, qui accepte ou non les recommandations. Si la Commission les refuse, elle doit crire au pouvoir adjudicateur pour lui expliquer les raisons de sa dcision. Elle peut galement suggrer au pouvoir adjudicateur les conditions dans lesquelles elle pourrait endosser ces recommandations. SYSTME DCENTRALIS EX POST Le pourvoir adjudicateur est seul comptent pour prendre ces dcisions. L'approbation pralable de la Commission n'est pas requise.
Lorsque le march est attribu sur la base d'une convention de financement qui n'est pas encore signe la date du lancement de l'appel, le pouvoir adjudicateur ne doit pas notifier les soumissionnaires avant que cette convention n'ait t signe.
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3.3.12.3. Prparation du contrat et signature

Le pouvoir adjudicateur doit prparer un dossier de contrat (si possible imprim recto/verso) en respectant la structure suivante : e) note explicative conforme au format figurant l'annexe A6, f) copie de la convention de financement autorisant le projet, g) copie des publications relatives l'appel d'offres (prvision de march, avis de march et liste restreinte, rapport de slection des candidatures, rapport d'ouverture des offres, rapport d'valuation et autres informations pertinentes), h) trois exemplaires originaux du contrat propos, tabli sur la base du modle de contrat. Les conditions gnrales, formulaires et autres informations doivent tre reproduites sans modification dans chaque contrat. Seules les conditions particulires doivent tre compltes par le pouvoir adjudicateur. En gestion dcentralise ex-ante, le pouvoir adjudicateur doit envoyer le dossier d'appel d'offres la dlgation de l'Union europenne pour endossement. La dlgation signe tous les originaux du contrat (et paraphe toutes les pages des conditions particulires) pour confirmer le financement de l'UE et les renvoie au pouvoir adjudicateur. Le guide pratique pour les devis programmes prvoit certains cas pour lesquels aucun endossement n'est prvu.
- signer et dater tous les exemplaires originaux du contrat et parapher toutes les conditions particulires, - envoyer les trois exemplaires originaux du contrat l'attributaire du march, qui doit les contresigner dans les trente jours suivant leur rception et - conserver un exemplaire et renvoyer les deux autres au pouvoir adjudicateur, en joignant l'ventuelle garantie financire requise au contrat. Si l'attributaire ne se conforme pas ces conditions en temps utile, ou si un moment quelconque il ne souhaite plus ou n'est plus en mesure de signer le contrat, il ne peut plus se voir attribuer le march. Il faut alors prparer un nouveau dossier de contrat pour la deuxime meilleure offre conforme (au seuil technique minimum et dont le prix ne dpasse pas le budget maximal disponible pour ce march) En gestion centralise directe, dcentralise ex-post : A la rception des deux exemplaires originaux signs par l'attributaire, le pouvoir adjudicateur vrifie qu'ils correspondent strictement ceux envoys (autrement dit qu'ils n'ont pas t modifis par l'attributaire) avant d'en envoyer un au service en charge des paiements et l'autre au service gestionnaire du projet. En gestion dcentralise ex-ante : A la rception des deux exemplaires originaux signs par l'attributaire, le pouvoir adjudicateur adresse l'un d'eux la dlgation de l'Union europenne.
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Le pouvoir adjudicateur s'assure que les exemplaires du contrat ont t signs par la personne dment habilite le faire au nom de la personne morale attributaire du march. Le contrat prend effet la date de la dernire signature. Un contrat ne peut pas couvrir de services antrieurs cette date ou entre en vigueur. Le pouvoir adjudicateur doit conserver tous les documents relatifs l'attribution et l'excution du contrat pou une priode minimale de 7 ans compter du paiement du solde et ce, jusqu' la date de prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat. Pendant et aprs cette priode, le pouvoir adjudicateur traitera les donnes personnelles en conformit avec sa politique de confidentialit. Ces documents doivent tre disponibles pour des contrles par la Commission europenne, des enqutes de l'OLAF ou des vrifications de la Cour des Comptes. Le contrat propos doit suivre lannexe B8.
3.3.12.4. Publicit de lattribution du contrat

Quelque soit la procdure, le pouvoir adjudicateur informe dans les meilleurs dlais les candidats et soumissionnaires des dcisions relatives l'attribution du march, y compris les motifs pour lesquels il renonce le cas chant l'attribuer. Le pouvoir adjudicateur publie sans dlai l'avis d'attribution du march. A cette fin, une fois le contrat sign, il prpare cet avis d'attribution de march en utilisant l'annexe B14 qu'il envoie par voie lectronique aux services comptents de la Commission europenne. Ces derniers publient le rsultat de l'appel d'offres dans le journal officiel de l'Union europenne lorsqu'il y a lieu, ainsi que sur le site d'EuropeAid et tout autre mdia appropri. L'avis d'attribution de march est publi dans le cas o un avis de march a t publi (ex : appel restreint international) ou si la valeur du march est suprieure au seuil international (ex : procdure ngocie pour un march suprieur 200 000 euros), moins que le march n'ait t dclar secret ou que son excution s'accompagne de mesures de scurit particulires ou lorsque la protection des intrts essentiels de l'Union europenne ou du pays bnficiaire l'exige, et lorsque la publication de l'avis d'attribution du march est juge non approprie. Par ailleurs, le pouvoir adjudicateur doit enregistrer toute statistique concernant l'attribution du march, notamment son montant, le nom de l'attributaire et des autres soumissionnaires. Le modle de formulaire mentionn ci-dessus doit-tre utilis pour transmettre les informations aux soumissionnaires non retenus. Nanmoins, toute information supplmentaire peut leur tre divulgue condition qu'elle ne soit pas confidentielle. A titre d'exemple, citons les observations concernant leurs points forts et leurs points faibles. Ces informations peuvent en effet, aider les soumissionnaires non retenus remporter de futurs appels d'offres.
3.3.13. Approbation des experts principaux

Lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur, et que le pays bnficiaire n'a pas t convi particip au comit d'valuation en tant qu'valuateur, la Dlgation de l'Union europenne accrdite auprs du pays concern devra notifier au pays bnficiaire le nom du soumissionnaire retenu, et galement obtenir son approbation concernant les experts principaux disponibles proposs, avant la signature du contrat. En cas de rejet d'un expert, le pays bnficiaire devra dment justifier sa position, que le pouvoir adjudicateur devra valuer (ex: persona non grata, trouble l'ordre public, divulgation d'informations ignors du comit d'valuation qui auraient pu avoir une influence sur le rsultat de l'valuation). Pour le cas o le pouvoir adjudicateur accepterait le rejet de l'expert par le pays bnficiaire, il pourra choisir la seconde meilleure offre pour autant qu'il y en ait une. Dans ce cas, le pays bnficiaire aura encore la possibilit d'approuver les experts. S'il n'y a pas de seconde meilleure offre ou dans le cas o il y aurait deuxime rejet d'un expert, la procdure de passation de march est annule. La procdure d'approbation d'expert principaux ci-dessus dcrite ne
constitue pas une demande dapprobation de lvaluation faite par la Commission europenne. L'approbation des experts principaux devra aussi tre obtenue pour tout remplacement d'un expert principal propos par le titulaire du march. Le pays bnficiaire ne peut diffrer son approbation moins de faire part la Dlgation de lUnion europenne de ses objections lencontre des experts proposs, par crit et en les justifiant de faon dtaille. Si le pays bnficiaire ne donne pas ou ne refuse pas son approbation dans les 15 jours suivant la date de la demande d'approbation des experts principaux, l'expert est cens avoir t approuv. Un remplacement d'experts ne peut tre sollicit par le pays bnficiaire que si des objections dment motives et justifies sont formules par crit.
3.3.14. Mise disposition et remplacement des experts

Lorsque la procdure d'appel d'offres implique la mise disposition dexperts, le titulaire du march est tenu de fournir les experts spcifis dans son offre. Cette exigence peut prendre diffrentes formes. Quelles quen soient les modalits, les experts principaux que le titulaire du march doit mettre disposition, doivent tre identifis et dsigns dans le contrat. Au cas o la socit et/ou les experts proposs dissimulent volontairement le fait que tout ou partie de l'quipe propose dans leur offre est indisponible partir de la date prvue dans le dossier dappel doffres pour le dmarrage de la mission, le comit peut recommander lexclusion du soumissionnaire de la procdure dappel doffres. Il convient de rappeler que le soumissionnaire ou le titulaire peut galement tre frapp de sanctions administratives et financires, telles que prvues la section 2.3.4. du prsent guide, pouvant aller jusqu' leur exclusion d'autres marchs financs par l'Union europenne. SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS ex-post Si le pouvoir adjudicateur apprend qu'un soumissionnaire a confirm la disponibilit d'un expert principal et sign le contrat tout en dissimulant intentionnellement l'indisponibilit de l'expert en question la date d' affectation prvue dans le dossier d'appel d'offres, il peut dcider dannuler le contrat sur la base de l'article 36.3 (m) des conditions gnrales. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Outre ce qui prcde, lapprobation pralable de la Commission europenne est requise pour lannulation du march. Toutefois, le contrat ne doit pas seulement identifier le personnel principal devant tre fourni, mais galement spcifier leurs qualifications et exprience attendues. Cela est important dans le cas o le titulaire du march doit remplacer des membres de ce personnel lors de la mise en uvre de l'action. SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS ex-post Dans les deux cas, le titulaire du march doit obtenir l'accord pralable et crit du pouvoir adjudicateur en justifiant sa demande de remplacement. Le pouvoir adjudicateur dispose de 30 jours partir de la date de rception de la demande pour faire connatre sa rponse. SYSTME DCENTRALIS ex-ante
Outre ce qui prcde, lapprobation pralable de la Commission europenne est requise.
Le titulaire du march doit, de sa propre initiative, proposer un remplacement dans les cas suivants: en cas de dcs, de maladie grave ou d'accident d'un membre du personnel; s'il savre ncessaire de remplacer un membre du personnel pour toute autre raison indpendante de la volont du titulaire du march (par exemple dmission, etc.). SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS ex-post En cours de mise en oeuvre, le pouvoir adjudicateur peut aussi soumettre une demande de remplacement motive par crit sil estime qu'un membre du personnel est incomptent ou inadapt pour les objectifs du contrat. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Outre ce qui prcde, lapprobation pralable de la Commission europenne est requise avant la soumission de la demande de remplacement.
Lorsquun membre du personnel doit tre remplac, le remplaant doit possder des qualifications et une exprience au moins quivalentes celles de lexpert remplac, et ses honoraires ne peuvent en aucun cas dpasser ceux de l'expert remplac. Au cas o le titulaire du march ne serait pas en mesure de fournir un remplaant ayant des qualifications et/ou une exprience quivalentes, le pouvoir adjudicateur peut soit rsilier le march s'il estime que la bonne excution de celui-ci est compromise, soit, s'il estime que ce n'est pas le cas, accepter le remplaant, auquel cas les honoraires de ce dernier doivent tre rengocis la baisse pour reflter le niveau adquat de rmunration. Les frais supplmentaires occasionns par le remplacement dun membre du personnel sont la charge du titulaire du march, sauf dans les cas de remplacement suite un dcs ou lorsque le pouvoir adjudicateur demande un remplacement non prvu contractuellement. Si l'expert nest pas remplac immdiatement et qu'un certain laps de temps s'coule avant que le nouvel expert prenne ses fonctions, le pouvoir adjudicateur peut demander au titulaire du march d'affecter au projet un expert temporaire en attendant l'arrive du nouvel expert ou de prendre d'autres mesures pour compenser l'absence temporaire de l'expert remplaant. En tout tat de cause, le pouvoir adjudicateur ne versera aucune rmunration pour la priode dabsence de lexpert ou de son remplacement (que ce dernier soit temporaire ou dfinitif).
3.4.
Modalits de passation des marchs dune valeur infrieure 200 000 euros
3.4.1. Contrats-cadres
Les services dont la valeur est suprieure 10 000 euros et infrieure 200 000 euros, doivent faire lobjet dun contrat attribu au moyen du Contrat-cadre Bnficiaires 2009 qui est en cours jusquau 15/09/2011 et peut tre prolong jusquau 15/09/2013.Il sagit dun contrat-cadre multiple avec remise en concurrence. Des informations dtailles sur le Contrat-cadre Bnficiaires 2009 sont
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disponibles sur lintranet dEuropeAid. Les informations reprises au point 3.4. ne sappliquent quau Contrat-cadre Bnficiaires 2009. Pour les secteurs qui ne sont pas couverts par le contrat-cadre ou lorsque le recours cette procdure est infructueux ou impossible, la procdure ngocie concurrentielle doit tre utilise.
3.4.1.1. Conditions dutilisation

Le contrat-cadre doit tre utilis pour toutes les oprations qui entrent dans son champ dapplication et lorsque le pouvoir adjudicateur est la Commission europenne agissant pour le compte des pays bnficiaires. Ces oprations doivent remplir les conditions suivantes : tre finances au moyen de fonds allous laide extrieure ; tre menes dans l'intrt exclusif des autorits bnficiaires de laide extrieure; ne pas dpasser 200 000 , avenants compris, et sans dcoupage abusif; ne pas donner lieu des prestations suprieures 260 jours par expert ; tre excutes sur une priode ne dpassant pas 2 ans (730 jours calendrier), avenants compris. Le Contrat-cadre Bnficiaires 2009 peut tre utilis par dautres entits charges de la gestion de fonds allous laide extrieure avec lautorisation dEuropeAid et condition que les oprations envisages remplissent les exigences prcites. tant donn quil a t conclu avec un montant contractuel de 0 , le pouvoir adjudicateur doit sassurer, pour chaque contrat spcifique, de disposer des fonds ncessaires pour couvrir les services contracts via le Contrat-cadre. Cest un outil permettant le recrutement rapide et transparent d'experts pour toutes les oprations du cycle du projet. Il comprend plusieurs lots thmatiques. Pour chaque lot, plusieurs contractants ont t slectionns. Il sagit de consortiums reprsents par un chef de file. Le chef de file a t dsign par les autres partenaires pour agir en son nom pour les besoins du march et est seul habilit engager le consortium. Les seuls contacts valables contractuellement sont ceux tablis avec le chef de file.
3.4.1.2. Procdure
S'agissant d'un contrat-cadre multiple, l'attribution d'un march spcifique s'effectue sur base d'une mise en concurrence. Les formulaires labors pour le Contrat-cadre Bnficiaires 2009 doivent tre utiliss chaque tape de la procdure. a) Consultation Une demande de services doit tre envoye au moins 4 contractants-cadre d'un mme lot. Nanmoins, en cas dinligibilit (conflit dintrts, suspension) dun contractantcadre au sein dun lot de 4 contractants, il est permis de ne consulter que 3 contractants. Si moins de 3 contractants-cadre sont ligibles, le gestionnaire du projet ne peut pas lancer la procdure contrat-cadre. Pour les lots qui comportent plus de 4 contractants-cadre, il revient au chef de projet de dterminer le nombre adquat de contractants-cadre quil faut consulter. Une demande ne peut tre lance que pendant la priode de validit du Contrat-cadre. Le droulement de la consultation doit respecter les principes de transparence, de proportionnalit, d'galit de traitement, de non-discrimination et de mise en concurrence relle, mais les rgles relatives aux exceptions et aux drogations de
drogation applicables aux appels d'offres ne sont pas d'application. Par exemple, les instructions pour la rduction du dlai de remise des offres pour les appels d'offres ne s'appliquent pas une demande du Contrat-cadre. Contrairement un appel doffres o une clause suspensive peut tre introduite, dans le cas du Contrat-cadre, aucune demande ne peut tre lance en labsence de crdits pour couvrir lopration. Il est conseill de ne pas utiliser des crdits dont la date limite de paiement suit de prs la fin dexcution du contrat. Les TdR spcifiques (Termes de rfrence) du futur contrat spcifique sont joints la demande afin de fournir toutes les informations ncessaires aux contractants-cadre pour remettre une offre.Les Termes de rfrence doivent indiquer clairement comment assurer la conformit des rsultats obtenus avec les rsultats demands. Leur qualit, en particulier leur clart, est dterminante pour la qualit de loffre et la russite de la mission. Le dlai contractuel de remise des offres est au minimum de 14 jours19 partir de lenvoi de la demande. Il est possible d'tendre ce dlai ; en revanche, un raccourcissement du dlai de remise des offres nest possible que si aucun des contractants-cadre consults ne sy oppose. Les Contractants-cadre peuvent demander des claircissements. Les rponses sont envoyes simultanment tous les contractants-cadre consults. En cas de modifications survenant au cours de la priode de consultation et ayant un impact sur l'identification des experts, la date de remise des offres doit tre adapte en consquence. b) valuation des offres Les offres sont valables 14 jours calendrier aprs la date limite de soumission. Les offres reues, quel que soit leur nombre, doivent tre values. Les valuateurs doivent au moins tre au nombre de trois et un reprsentant du pays bnficiaire doit tre invit participer lvaluation en tant quvaluateur. Seules sont values les offres qui respectent le dlai de remise des offres, les rgles dligibilit, les prix maximum des contractants-cadre, le budget maximum ventuel et les exigences minimum indiques dans les TdR spcifiques en ce qui concerne les experts. L'offre retenue doit tre l'offre conomiquement la plus avantageuse sur la base dune pondration entre la qualit technique (CV et disponibilit des experts, mthodologie si exige) et le prix (total des honoraires20) selon un ratio de 80/2021. Si aucune offre ne peut tre retenue, le gestionnaire du projet peut, aprs voir examin les TdR spcifiques, modifier la demande et la soumettre une nouvelle fois aux mmes contractants-cadre. Sinon, la procdure ngocie concurrentielle doit tre utilise. Les rsultats de lvaluation doivent tre communiqus au plus tard 14 jours aprs la date limite de rception des offres tous les contractants-cadre qui ont soumis une offre. Le gestionnaire du projet ne doit pas attendre la signature du contrat spcifique. c) Signature du contrat spcifique
19 Pour le lot Confrences , le dlai de remise des offres peut tre rduit 7 jours pour les vnements dont le
nombre de participants nexcde pas 15 personnes.

20 Pour le lot Confrences , les taux forfaitaires et les frais remboursables sont pris en compte selon un ratio de
50/50.
21 Pour le lot Confrences , le ratio est de 50/50.
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Le contrat spcifique est bas sur loffre qui est arrive en premire position au terme de lvaluation Le contrat spcifique est constitu par le contrat lui-mme, les TdR spcifiques, la mthodologie ventuelle et l'offre financire. Il entre en vigueur ds la notification de la signature du contrat spcifique par le pouvoir adjudicateur. Une copie du contrat spcifique sign par le pouvoir adjudicateur doit tre envoye par fax au contractant-cadre retenu. Ce dernier peut alors commencer excuter les services demands. Deux exemplaires du contrat spcifique sont envoys par courrier, pour signature, au contractant-cadre retenu. d) valuation des prestations du contractant-cadre Le formulaire dvaluation des prestations du contractant-cadre doit tre rempli une fois que la mission est termine. Cette valuation porte sur la qualit de lexcution des prestations rendues par le contractant-cadre et doit tre transmise ce dernier afin quil puisse faire part de ses observations ventuelles.
3.4.2. Procdure ngocie concurrentielle

Si le recours au contrat-cadre nest pas possible ou savre infructueux (par exemple, lexpertise technique requise nest pas disponible par le biais du contrat-cadre), le pouvoir adjudicateur peut passer les marchs de moins de 200 000 euros par procdure ngocie concurrentielle, sans publication. A noter que la procdure ngocie concurrentielle prend plus de temps que de lancer une demande de service via le contrat-cadre. Le pouvoir adjudicateur labore une liste de trois prestataires de services de son choix minimum. Les candidats reoivent une lettre dinvitation soumissionner ainsi quun dossier dappel doffres. Il convient d'utiliser les annexes (avis de march, formulaire de soumission, grille de conformit administrative, contrat type, liste des soumissionnaires invits dposer une offre et lettre d'invitation) appropries pour cette procdure ainsi que pour la procdure d'attribution d'un march sur la base d'une seule offre dcrite ci-dessous. S'agissant des autres documents constitutifs du dossier d'appel d'offres, les annexes ordinaires doivent tre utilises. Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques dans linvitation soumissionner. Un dlai minimal de 30 jours compter de la date denvoi de la lettre dinvitation soumissionner doit tre accord aux candidats choisis. Les offres doivent tre ouvertes et values par un comit dvaluation nomm par le pouvoir adjudicateur disposant des comptences techniques et administratives ncessaires. Si, la suite de la consultation des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur ne reoit qu'une seule offre valable sur le plan administratif et technique, le march peut tre attribu condition que les critres d'attribution soient remplis. Dans le cas d'un chec de la procdure ngocie concurrentielle, suite une utilisation infructueuse du contrat-cadre, le contrat peut tre conclu par procdure ngocie, sous rserve de laccord pralable des services comptents de la Commission europenne. La procdure dvaluation des offres et dattribution du march est la mme que dans le cadre de la procdure d'appel d'offres restreint (voir points 3.3.9. 3.3.12.2.). Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de services dune valeur gale ou infrieure 10 000 euros sur la base dune seule offre. Voir le point 2.4.8.
3.5.
Modification des contrats de services
Voir section 2.10. pour l'information gnrale relative la modification des contrats.
Toute modification justifie qui implique un changement dans la valeur totale du march doit tre effectue par un avenant. Les prestations additionnelles et les prestations complmentaires sont considres comme des procdures ngocies, voir point 3.2.3.1.c), et soit un avenant soit un nouveau contrat doit tre sign.
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4.
MARCHS DE FOURNITURES
Introduction
4.1.
Les marchs de fournitures ont pour objet l'achat, le crdit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de produits. La livraison de produits peut comporter titre accessoire des travaux de pose, d'installation et dentretien.
4.2.
4.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 150 000 euros

4.2.1.1. Procdure ouverte internationale
Tous les marchs de fournitures doivent faire lobjet dun appel doffres ouvert international aprs publication dune prvision de march et dun avis de march, comme prvu la section 4.3.
4.2.2. Marchs dune valeur comprise entre 60 000 euros et 150 000 euros
4.2.2.1. Procdure ouverte locale
Dans ce cas, les marchs de fournitures font l'objet d'une procdure d'appel d'offres ouvert local dans laquelle, lavis de march de fournitures est publi dans le pays bnficiaire. La Commission europenne publie sur le site internet dEuropeAid la rfrence de ces appels doffres (rfrence de publication, pays, pouvoir adjudicateur et type de march) avec ladresse o les entreprises peuvent se procurer des informations supplmentaires. Il est galement possible de publier lavis de march complet et le dossier dappel doffres sur le site Internet. Pour plus de dtails, voir section 4.4.
4.2.3. Marchs dune valeur infrieure 60 000 euros procdure ngocie concurrentielle
Les marchs de fournitures de moins de 60 000 euros sont passs par procdure ngocie concurrentielle. Une invitation soumissionner doit tre envoye trois candidats au moins, sans ncessit de publication dun avis de march. Pour plus de dtails, voir section 4.5. Toutefois, le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de fournitures dune valeur gale ou infrieure 10 000 euros sur la base dune seule offre.

4.2.4.1. Procdure ngocie SYSTME CENTRALIS DIRECT Laccord pralable des services comptents de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser la procdure ngocie.
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SYSTME CENTRALIS DIRECT Laccord pralable des services comptents de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser la procdure ngocie. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Le pouvoir adjudicateur doit obtenir laccord pralable de la Commission europenne pour utiliser la procdure ngocie. SYSTME DCENTRALIS ex-post
Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire.
Les marchs de fournitures peuvent tre passs par procdure ngocie sur la base d'une seule offre dans les cas suivants: (a) lorsque lurgence imprieuse, rsultant dvnements imprvisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur tre imputables, nest pas compatible avec les dlais exigs par les procdures concurrentielles vises l'article 91, paragraphe 1, points (a), (b) et (c) du rglement financier applicable au budget gnral. Sont assimiles des situations d'urgence imprieuse, les interventions effectues dans le cad re des situations de crise vises larticle 168, paragraphe 2 des modalits dexcution (voir. annexe A11a22). (b) lorsque la nature ou les caractristiques particulires de certaines fournitures le justifient, par exemple lorsque lexcution du march est rserve exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences de brevets; (c) pour les livraisons complmentaires effectues par le fournisseur initial et destines soit au renouvellement partiel de fournitures ou dinstallations dusage courant, soit lextension de fournitures ou dinstallations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur acqurir un matriel prsentant des caractristiques techniques diffrentes entranant une incompatibilit ou des difficults techniques dutilisation et dentretien disproportionnes; (d) lorsquun appel doffres est demeur infructueux, cest--dire na donn aucune offre mritant dtre retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, aprs annulation de lappel doffres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des ngociations avec le ou les soumissionnaires de son choix qui ont particip lappel doffres et remplissent les critres de slection23, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies et en respectant le principe dgalit de traitement.
22 L'Assistance durgence est un cas additionnel de procdure ngocie spcifique au FED, distinct de lextrme
urgence mentionne au a), principalement pour les actions qui ne sont pas rgies par le nouvel article 19c de l'Annexe IV de l'Accord de Cotonou. Lassistance durgence, lie lapplication des articles 72 et/ou 73 de lAccord de Cotonou (voir Annexe A11a).
(e) lorsque, aprs deux tentatives, la procdure ngocie concurrentielle est demeure infructueuse, c'est--dire qu'elle n'a donn lieu aucune offre valable sur les plans administratifs et techniques ou mritant d'tre retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, aprs annulation de la procdure ngocie concurrentielle, le pouvoir adjudicateur peut entamer des ngociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant particip aux appels d'offres et remplissent les critres de slection, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies. (f) pour les marchs qui sont dclars secrets ou dont lexcution doit saccompagner de mesures de scurit spciales, ou lorsque la protection dintrts essentiels de lUnion europenne ou du pays bnficiaire le requiert; (g) pour les marchs portant sur des fournitures cotes et achetes une bourse de matires premires; (h) pour les marchs portant sur des achats des conditions particulirement avantageuses, soit auprs d'un fournisseur cessant dfinitivement ses activits commerciales, soit auprs de curateurs ou liquidateurs d'une faillite, d'un concordat judiciaire ou d'une procdure de mme nature selon le droit national. Le pouvoir adjudicateur doit prparer un rapport de ngociation (voir modle, annexe A10) dcrivant la manire dont les ngociations ont t conduites et justifiant les bases de la dcision dattribution du march laquelle ont abouti ces ngociations. Les procdures prsentes au point 4.3.11.1. 4.3.11.2. doivent tre suivies par analogie, et le rapport de ngociation inclus dans le dossier contractuel.
4.2.4.2. Systme dacquisition dynamique

Un systme dacquisition dynamique est un procd compltement lectronique pour des achats dusage courant, qui est limit dans la dure (4 annes au maximum). Un avis de march est publi pour inviter des offres indicatives qui devraient tre values dans les 15 jours. Les soumissionnaires qui se conforment aux spcifications sont admis au systme. Le systme est ouvert pendant sa validit tout oprateur conomique qui rpond aux critres de slection et a soumis une offre indicative juge conforme. Pour chaque contrat individuel, un avis de march simplifi est publi en donnant aux soumissionnaires qui n'ont pas encore t admis au systme la possibilit de soumettre une offre indicative dans les 15 jours. Le pouvoir adjudicateur invite alors tous les soumissionnaires admis au systme soumettre une offre dans un dlai raisonnable. Le march sera attribu au soumissionnaire qui a soumis l'offre conomiquement la plus avantageuse sur la base des critres d'attribution spcifis dans l'avis de march pour l'tablissement du systme dacquisition dynamique. Le pouvoir adjudicateur ne peut pas recourir ce systme pour empcher, pour restreindre ou pour fausser la concurrence. Le cadre juridique de cette procdure est dfini pour une utilisation future, mais les outils informatiques (confidentialit, scurit) ne sont pas encore disponibles la Commission europenne.
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Voir le point 2.4.7. pour les dtails.
4.3.
Appel doffres ouvert international pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 150 000 euros

Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels la concurrence et une transparence approprie, chaque appel doffres ouvert doit faire lobjet de la publication dune prvision de march et dun avis de march.

Une prvision individuelle de march, prcisant les caractristiques spcifiques de l'appel d'offres lancer doit tre publie, sauf cas exceptionnel, au moins 30 jours avant la publication de l'avis de march. Cette prvision individuelle de marchs doit indiquer de manire succincte lobjet et le contenu des marchs concerns (Voir modle lannexe C1). S'agissant d'une prvision, cette publication nengage pas le pouvoir adjudicateur financer les marchs proposs. Les fournisseurs intresss ne doivent donc pas envoyer doffres ce stade. Les prvisions des marchs doivent tre publies au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre mdia appropri. SYSTME CENTRALIS DIRECT/ SYSTME DCENTRALIS ex-ante et ex-post Les prvisions individuelles de marchs publier doivent tre envoyes sous format lectronique pour publication par les services comptents de la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe C1, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction. Elles doivent tre publies au moins 30 jours avant lavis de march correspondant.

En plus de la publication des prvisions, tous les marchs de fournitures dune valeur gale ou suprieure 150 000 euros doivent donner lieu la publication dun avis de march au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid (http://ec.europa.eu/europeaid/index_fr.htm) et dans tout autre mdia appropri. Un dlai minimum de 30 jours doit tre respect entre la publication de la prvision de march et celle de lavis de march. La publication au Journal Officiel de lUnion europenne et sur internet est assure par la Commission europenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur). Si lavis de march est publi localement, le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication locale. SYSTME CENTRALIS DIRECT/SYSTME DCENTRALIS ex-ante et EX POST Les avis de marchs et le dossiers d'appel d'offres doivent tre envoys sous format lectronique pour publication par les services comptents de la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe C2, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction.
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Le texte de lavis doit donner aux fournisseurs intresss linformation ncessaire pour quils dterminent leur capacit rpondre au contrat en question. Dans le cas o lavis de march est galement publi localement, il doit tre identique celui publi sur le site internet d'EuropeAid et il doit tre publi simultanment. Le dossier dappel doffres pour le contrat concern est publi sur le site internet dEuropeAid mais il doit tre transmis aux fournisseurs intresss sur demande. Si le pouvoir adjudicateur, de sa propre initiative ou en rponse aux questions dun soumissionnaire, modifie des informations dans l'avis de march, un rectificatif reprenant les modifications doit tre publi par lintermdiaire du service comptent de la Commission europenne (voir annexe A5b). Le rectificatif doit tre publi au plus tard 7 jours aprs la demande de publication. La date limite de soumission des offres peut tre reporte, de faon permettre aux soumissionnaires de prendre en compte ces changements.

Il est essentiel que les documents dappel doffres soient rdigs soigneusement non seulement pour mener bien la procdure de passation du march, mais aussi pour en assurer la bonne excution. En effet, ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations ncessaires aux candidats invits soumissionner pour prsenter leur offre : procdures suivre, documents fournir, cas de non-conformit, critres dattribution, etc. Il peut tre utile que les reprsentants des bnficiaires finaux soient associs la prparation de lappel doffres un stade prcoce. Voir section 2.6. pour les lignes directrices relatives la prparation des spcifications techniques. Les spcifications techniques doivent permettre lgalit d'accs des candidats et soumissionnaires et ne pas avoir pour effet de crer des obstacles injustifis louverture des marchs la concurrence. Elles dfinissent les caractristiques requises dun produit, dun service ou dun matriau ou ouvrage au regard de lusage auquel ils sont destins par le pouvoir adjudicateur. Ces caractristiques incluent: (a) les niveaux de qualit; (b) la performance environnementale ; (c) si possible, les critres d'accessibilit pour les personnes handicapes ou la conception pour tous les usagers; (d) les niveaux et procdures dvaluation de la conformit; (e) l'aptitude l'emploi; (f) la scurit ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dnomination de vente et les instructions d'utilisation et, pour tous les marchs, la terminologie, les symboles, les essais et mthodes dessai, lemballage, le marquage et ltiquetage, les procdures et mthodes de production; La responsabilit de l'laboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur. Les marchs de fournitures tant souvent complexes sur le plan technique, la prparation du dossier dappel doffres en particulier les spcifications techniques peut requrir lintervention dun ou de plusieurs spcialiste(s) technique(s) externe(s). Chacun d'eux doit signer une dclaration de neutralit et de confidentialit (voir Annexe A3). Comme pour les termes de rfrence dans le cas des marchs de services, il importe daccorder une attention particulire la prparation des spcifications techniques relatives aux fournitures faisant lobjet de lappel doffres. En effet, les spcifications techniques sont dterminantes pour le succs de lappel doffres et la bonne excution du march de fournitures et du projet.
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Les spcifications techniques indiquent le cas chant, lot par lot la nature exacte et les caractristiques de fonctionnement des fournitures. Le cas chant, elles prcisent galement les conditions de livraison et dinstallation, de formation et de service aprs-vente. Il est essentiel que les caractristiques de fonctionnement correspondent lobjet prvu. Si une runion d'information ou une visite sur site savre ncessaire pour clarifier les normes techniques du site sur lequel les fournitures sont installer, les instructions aux soumissionnaires doivent le mentionner, ainsi que les dispositions prcises prises cet effet. Les spcifications techniques visent dfinir les fournitures requises avec prcision. Les normes de qualit minimales, dfinies par les spcifications techniques, permettront au comit dvaluation de dterminer les offres techniquement acceptables. moins que la nature du march ne le justifie, sont prohibes les spcifications techniques qui mentionnent ou dcrivent des produits dune fabrication et dune provenance dtermines et qui, ce titre, ont pour effet de favoriser ou dcarter certains produits. Toutefois, lorsque les produits ne peuvent tre autrement dcrits en termes suffisamment prcis et intelligibles, ils peuvent tre identifis par leur nom commercial, suivi obligatoirement de la mention ou quivalents . SYSTME CENTRALIS DIRECT Les services comptents de la Commission europenne doivent approuver le dossier dappel doffres. La pratique standard est de consulter le pays bnficiaire et, le cas chant, les autres parties concernes, et d'obtenir son (leur) approbation sur le dossier d'appel d'offres. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres la Dlgation de l'Union europenne pour accord avant son lancement. SYSTME DCENTRALIS ex-post Lapprobation pralable du dossier dappel doffres par la Commission europenne nest pas ncessaire.
LE DOSSIER DAPPEL DOFFRES DOIT COMPRENDRE LES DOCUMENTS SUIVANTS: A. Instructions aux soumissionnaires B. Projet de contrat, conditions particulires et annexes (y inclus les spcifications techniques)
C. Autres informations D. Formulaire de soumission de l'offre pour un contrat de fourniture Voir modle standard en Annexe C4 Les documents d'appel doffres doivent tablir clairement si l'offre doit tre faite prix ferme et non rvisable. Les prix devraient normalement tre dtermins et non sujets rvision. Cependant, dans des cas spcifiques, une clause de rvision de prix pourrait tre justifie. Dans ce cas, de telles clauses doivent tablir les conditions et/ou les formules selon lesquelles le prix peut tre rvis en cours de contrat. Le pouvoir adjudicateur tient alors notamment compte: (a) de l'objet de la procdure de passation de march et de la conjoncture conomique dans laquelle il aura lieu;
(b) de la nature et de la dure des tches et du contrat; (c) de ses intrts financiers. Une garantie est exige en contrepartie du versement de prfinancements suprieurs 150 000 euros. Cependant, si le titulaire du march est un organisme public, l'ordonnateur comptent peut, selon son valuation des risques, droger cette obligation. La garantie est libre aprs acceptation provisoire dans les conditions prvues par le contrat.

Les critres de slection portent sur la capacit du soumissionnaire excuter des marchs similaires. La procdure de slection consiste : 1. liminer les soumissionnaires non ligibles (voir point 2.3.1.) et les soumissionnaires qui se trouvent dans une des situations dexclusion prvues aux points 2.3.3. et 2.3.5.; 2. vrifier que la situation financire des soumissionnaires est solide et saine (capacit financire et conomique), sur la base, par exemple, des extraits des bilans et des chiffres daffaires des trois dernires annes (voir point 2.4.11.) sils sont requis dans le dossier dappel doffres; 3. vrifier la capacit technique et professionnelle des soumissionnaires, par exemple en examinant les effectifs moyens annuels, limportance et lexprience professionnelle du personnel dencadrement des soumissionnaires, ainsi que les principaux services fournis dans le domaine de laction envisage, pendant les dernires annes (voir point 2.4.11.). Les critres de slection figurant dans les documents annexs au prsent guide sont donns titre dexemple et doivent tre adapts en fonction de la nature, du montant et de la complexit du march. Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifie, le soumissionnaire nest pas en mesure de produire les rfrences demandes par ledit pouvoir adjudicateur, il est autoris prouver sa capacit conomique et financire par tout moyen jug appropri par le pouvoir adjudicateur. Lorsque les services ou produits fournir sont complexes ou que, titre exceptionnel, ils doivent rpondre un but particulier, la capacit technique et professionnelle peut tre justifie par un contrle effectu par le pouvoir adjudicateur ou, au nom de celui-ci, par un organisme officiel comptent du pays dans lequel le soumissionnaire est tabli, sous rserve de laccord de cet organisme ; ce contrle porte sur l'aptitude technique et les capacits de production du soumissionnaire et, si ncessaire, sur les moyens dtude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour contrler la qualit. Seuls les soumissionnaires retenus auront fournir les preuves documentaires pour les critres de slection avant lattribution du march (facultatif pour les marchs de moins de 150.000 euros, voir point 2.4.11.). Le critre dattribution du march, appliqu aux offres techniquement conformes, est le prix de loffre ou, dans des cas exceptionnels et aprs approbation par les services comptents de la Commission europenne de l'exception, le meilleur rapport qualit/prix. Ces critres doivent tre prcis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire une concurrence loyale. Tous les critres spcifis dans le dossier dappel doffres doivent tre appliqus tels quels et ne peuvent en aucun cas tre modifis lors de la procdure. Lvaluation technique sera ralise sur la base de la grille dvaluation publie dans le dossier dappel doffres, qui ne doit pas tre modifie de quelque manire que ce soit durant la procdure dvaluation. Compte tenu de la diversit des fournitures et de leur nature technique, la grille doit tre spcialement conue pour chaque appel
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doffres, et permettre de dterminer clairement (par OUI/NON) si loffre satisfait aux prescriptions techniques stipules dans le dossier dappel doffres.
4.3.3.1. Marchs de fournitures ne comportant pas de services auxiliaires

Dans le cas dun march de fournitures sans services auxiliaires (tels que des services aprs-vente ou des prestations de formation), le prix constitue le seul critre dattribution. Toutes les propositions non conformes ayant dj t limines, le soumissionnaire ayant prsent la proposition financire conforme la moins chre est dclar attributaire du march. Si elle dpasse le budget maximal disponible pour le march, les dispositions du point 4.2.4.1. (d) sappliquent.
4.3.3.2. Marchs de fournitures comportant des services auxiliaires

Dans le cas dun march de fournitures comprenant des services auxiliaires tels que le service aprsvente et/ou des prestations de formation, lvaluation technique doit tenir compte de la qualit de ces services sur une base OUI/NON. Dans ce cas, toutes les offres non conformes ayant dj t limines, le contrat revient au soumissionnaire ayant offert le prix total le plus bas pour l'ensemble constitu par lquipement et les services auxiliaires. Si loffre dpasse le budget maximal disponible pour le march, les dispositions du point 4.2.4.1. (d) sappliquent.
4.3.3.3. Fournitures particulirement complexes

Pour les fournitures particulirement complexes, on peut combiner la qualit et le prix pour lattribution du march loffre prsentant le meilleur rapport qualit/prix. Cela doit tre limit aux produits prsentant des contraintes particulires de scurit/de production/dinstallation. SYSTME CENTRALIS DIRECT/SYSTME DCENTRALIS ex-ante Le recours cette disposition ncessite laccord pralable des services comptents de la Commission europenne qui fourniront le support technique au cas par cas. SYSTME DCENTRALIS ex-post Sil envisage de recourir cette disposition, le pouvoir adjudicateur doit en exposer les motifs dans le rapport dvaluation et le notifier la Commission europenne.
4.3.4. Informations complmentaires en cours de procdure

Le dossier dappel doffres doit tre suffisamment clair afin dviter autant que possible que des informations complmentaires ne doivent tre rclames en cours de procdure par les soumissionnaires. Si le pouvoir adjudicateur, de sa propre initiative ou en rponse la demande d'un soumissionnaire, fournit des informations complmentaires sur le dossier dappel doffres, il communique ces informations par crit et simultanment tous les autres soumissionnaires. Les soumissionnaires peuvent poser des questions par crit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres. Le pouvoir adjudicateur doit rpondre (en envoyant une copie la Commission europenne lorsque c'est le systme de gestion dcentralise ex-ante qui s'applique) aux questions de tous les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite fixe pour la rception des offres. Les questions et rponses, les claircissements et les modifications mineures apportes au dossier
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dappel doffres doivent tre publis sur le site internet dEuropeAid. Il convient de noter que le pouvoir adjudicateur ne peut mettre aucun avis pralable quant lvaluation de loffre. Si les questions des soumissionnaires entranent des changements dans le texte de lavis de march, un rectificatif doit tre publi, comme prvu au point 4.3.1. Une prolongation de la date limite de rception des offres peut tre accorde pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements. Le rectificatifs doit aussi tre publi sur le site internet dEuropeAid. Si lappel doffres prsente un contenu technique particulirement complexe, le pouvoir adjudicateur peut organiser une runion d'information et/ou une visite de site. Cette runion doit tre annonce dans le dossier dappel doffres et doit avoir lieu au moins 21 jours avant lexpiration de la date limite. Tous les frais lis la participation cette runion sont la charge des soumissionnaires. Pour des raisons de transparence et dgalit de traitement des soumissionnaires, aucune visite individuelle ne peut tre organise par le pouvoir adjudicateur pendant la priode dappel doffres .

Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques dans le dossier dappel doffres. Seul un dlai raisonnable de remise des offres peut garantir leur qualit et permettre de faire jouer valablement la concurrence. L'exprience dmontre qu'un dlai trop court empche les candidats de soumissionner ou les conduit dposer des offres incompltes ou mal prpares. La date limite de remise des offres doit tre fixe un jour ouvrable dans le pays bnficiaire et, si possible, combine avec louverture publique. SYSTME CENTRALIS DIRECT/SYSTME DCENTRALIS ex-ante Le dlai minimal entre la date de publication de lavis de march et la date limite fixe pour la rception des offres est de 60 jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, un dlai plus court peut tre accord, avec l'autorisation pralable des services comptents de la Commission europenne. SYSTME DCENTRALIS ex-post Aucun accord pralable de la Commission europenne nest requis en cas de dlais plus courts.
4.3.6. Priode de validit

Voir point 2.8.5.

Chaque offre technique et financire doit tre place, dans une seule enveloppe scelle, elle-mme place dans un colis ou une enveloppe extrieure. Loffre doit tre envoye en accord avec les instructions aux soumissionnaires.
4.3.8. Le comit dvaluation

En ce qui concerne la composition, l'impartialit et la confidentialit, les responsabilits et les dlais durant l'valuation complte, voir section 2.8.
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SYSTME CENTRALIS DIRECT La pratique standard est qu'au moins l'un des membres votant soit un reprsentant du pays bnficiaire.
4.3.9. tapes de la procdure dvaluation

la rception des offres, le pouvoir adjudicateur doit les enregistrer, en mentionnant la date et l'heure de leur rception, et dlivrer un accus de rception pour les offres livres en main propre. Les enveloppes contenant les offres doivent rester scelles et tenues en lieu sr jusqu leur ouverture. Les enveloppes extrieures contenant les offres doivent tre numrotes dans lordre de rception (quelles aient t ou non reues avant la date limite fixe pour la rception des offres).
4.3.9.2. Runion prparatoire

Une premire runion du comit dvaluation doit avoir lieu avant la sance douverture publique. Au pralable, le dossier dappel doffres doit avoir t communiqu aux membres du comit dvaluation. Le prsident expose lobjet de lappel doffres, les procdures suivre par le comit, incluant la grille dvaluation et les critres de slection et dattribution dfinis dans le dossier dappel doffres.

Louverture des offres a pour objet de vrifier si les offres sont compltes, si la garantie de soumission requise a t fournie, et si les offres sont, dune manire gnrale, en ordre. La sance douverture des offres est une procdure formelle et publique. Le comit dvaluation ouvre les offres en sance publique lheure et au lieu fix dans le dossier dappel doffres. Bien quelle soit publique, la prsence la sance douverture des offres est strictement limite aux reprsentants des socits ayant soumissionn au contrat. Voir la liste de contrle de louverture des offres en Annexe C5 pour les formalits dtailles accomplir par le Prsident avec lassistance du Secrtaire. SYSTME CENTRALIS DIRECT Le comit dvaluation dsign par les services comptents de la Commission europenne procde la sance douverture des offres. SYSTME DCENTRALIS ex-ante La Commission europenne doit tre obligatoirement informe de la sance douverture des offres. Elle peut tre reprsente titre dobservateur cette sance et reoit copie de chacune des offres. SYSTME DCENTRALIS ex-post La Commission europenne na pas tre informe de la session douverture des offres et ny
participe pas.
Le prsident doit vrifier quaucun membre du comit dvaluation ne se trouve en situation de conflit dintrts potentiel avec l'un quelconque des soumissionnaires (sur la base des offres reues, des membres du consortium et des ventuels sous-traitants identifis). Voir point 2.8.2. Le comit doit dcider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de forme. Le rcapitulatif des offres reues, qui est joint au rapport douverture des offres (voir Annexe C6) doit tre utilis pour consigner la conformit de chacune des offres avec les prescriptions de forme. Le procs-verbal de la runion est inclus dans le rapport d'ouverture des offres qui doit tre rendu accessible aux soumissionnaires sur demande. Les ventuelles garanties de soumission doivent tre retournes aux soumissionnaires. Cela implique que chaque offre qui arrive aprs la date limite doit aussi tre ouverte (aprs la sance douverture), afin que les garanties puissent tre retournes.
4.3.9.4. valuation des offres techniques

Le comit d'valuation est tenu dutiliser la grille de conformit administrative et la grille dvaluation publie dans le dossier dappel doffres. Lors de lvaluation technique, le comit dvaluation vrifie si les offres satisfont aux prescriptions du dossier dappel doffres. Cette vrification porte galement sur les services ventuels dfinis dans les spcifications techniques. Les rsultats sont consigns dans une grille danalyse par OUI / NON pour tous les lments spcifis dans le dossier dappel doffres. Aucune mthode de notation ne doit tre utilise. Si lappel doffres est scind en lots, lvaluation technique doit tre ralise lot par lot. Avec laccord des autres membres du comit, le prsident peut communiquer par crit avec les soumissionnaires dont les offres ncessitent des clarifications, en leur offrant la possibilit de rpondre dans un dlai raisonnable dterminer par le comit. Premire partie: conformit avec les prescriptions administratives Avant de procder lvaluation dtaille des offres, le pouvoir adjudicateur vrifie si loffre est conforme aux prescriptions essentielles du dossier dappel doffres (cest--dire avec la grille de conformit administrative). Une offre est conforme lorsquelle respecte toutes les conditions, modalits et spcifications contenues dans le dossier dappel doffres, sans dviation ni restriction substantielles. Les dviations ou restrictions substantielles sont celles qui affectent le champ d'application, la qualit ou lexcution du march ou qui diffrent largement du dossier dappel doffres, ou bien qui limitent les droits du pouvoir adjudicateur ou les obligations du soumissionnaire dans le cadre du march ou qui faussent la concurrence vis--vis des soumissionnaires ayant prsent des offres conformes. Chaque proposition technique est analyse afin de dterminer sa conformit au dossier dappel doffres, et notamment si: la documentation est complte; la langue requise par le dossier dappel doffres a t employe; En ce qui concerne les consortiums : la confirmation dassociation et de dsignation dune socit chef de file a t signe par tous les membres du consortium. En ce qui concerne les soumissionnaires envisageant de sous-traiter des tches (au cas o le dossier dappel doffres le permettrait) : le soumissionnaire a inclus une dclaration concernant le contenu et lampleur de la sous-traitance envisage, celle-ci devant respecter les limites stipules dans le dossier dappel doffres.
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La conformit administrative de chacune des offres doit tre indique dans le rapport dvaluation (voir annexe C7). Deuxime partie: conformit technique des offres Lvaluation technique dtaille des offres intervient aprs la vrification de la conformit administrative. Les critres utiliss sont ceux publis dans le dossier dappel doffres et, en consquence, la grille dvaluation incluse dans le dossier dappel doffres doit tre utilise. En aucun cas, le comit ni les valuateurs ne peuvent modifier, la grille dvaluation technique communique aux soumissionnaires dans le dossier dappel doffres. Cette valuation vise dterminer si les propositions en concurrence satisfont aux critres de slection et aux prescriptions techniques minimales. Rgle dorigine: toutes les offres doivent satisfaire la rgle en vertu de laquelle les produits fournir rpondent aux exigences mentionnes au point 2.3.1. En cas de doute sur lorigine des produits, des informations complmentaires doivent tre sollicites. Si le doute persiste, la Commission europenne doit tre consulte (si elle nest pas le pouvoir adjudicateur). Le soumissionnaire sera tenu de fournir, si possible avant la signature du contrat, la preuve de lorigine sous la forme dun certificat dorigine ou dautres documents officiels constituant un commencement de preuve. Pour tablir lorigine, on doit dterminer le lieu dobtention ou de fabrication du produit. Les offres qui ne satisfont pas manifestement la rgle de lorigine doivent tre limines. Nationalit des sous-traitants: le comit dvaluation doit vrifier ce stade que les nationalits des sous-traitants identifis dans les offres techniques satisfont la rgle de la nationalit dfinie au point 2.3.1. lissue de lvaluation des offres, le comit dvaluation se prononce sur la conformit technique de chaque offre et classe les offres dans deux catgories: conformes techniquement ou non conformes techniquement . Dans le cas de marchs comportant des services aprs-vente et/ou des prestations de formation, la qualit technique de ces services est galement value lors de lanalyse technique des offres conformment aux critres publis.
4.3.9.5. valuation des propositions financires

Au terme de lvaluation technique, le comit vrifie que les propositions financires ne comportent pas derreurs arithmtiques videntes. Les erreurs arithmtiques videntes ventuelles sont corriges sans pnalit pour le soumissionnaire. Si lappel doffres porte sur plusieurs lots, les prix sont compars pour chaque lot. Lvaluation financire doit identifier la meilleure proposition financire pour chaque lot, en tenant compte des ventuelles remises faites par les soumissionnaires. La socit A offre une remise de 20% si les lots 1 et 3 lui sont attribus, La socit B offre une remise de 10% si les trois lots lui sont attribus, La socit C noffre aucune remise Socit A LOT 1 LOT 2 LOT 3 90 pas d'offre 60 Socit B 80 40 70 Socit C 70 50 55 Score sans remise Socit C Socit B Socit C
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Aprs la remise: Socit A (20% de remise) LOT 1 LOT 2 LOT 3 Les 3 combinaisons possibles: Combinaison 1 : 72 + 40 + 48 = 160 Combinaison 2 : 72 + 36 + 63 = 171 Combinaison 3 : 70 + 50 + 55, mais puisque pour le Lot 2 il y a un prix moins cher offert, la somme devient 70 + 40 + 55 = 165 Le pouvoir adjudicateur doit choisir la combinaison 1, en passant les contrats pour les lots 1 et 3 avec la socit A et le lot 2 avec la socit B pour le prix initial offert. 72 pas d'offre 48 Socit B (10% de remise) 72 36 63 Socit C (pas de remise) 70 50 55
4.3.9.6. Choix de lattributaire

L'attributaire est celui soumettant loffre la moins disante classe comme "techniquement conforme" pendant l'valuation technique. Il doit tre dclar comme attributaire si l'offre est gale ou infrieure au budget maximal disponible pour le march. Si l'offre choisie dpasse le budget maximal disponible pour le march, les dispositions exposes au point 4.2.4.1. (d) s'appliquent. Dans le cas d'offres anormalement basses, le comit dvaluation doit demander toute information pertinente sur la composition de l'offre. Si, pour un march donn, des offres apparaissent anormalement basses, le pouvoir adjudicateur doit, avant de rejeter ces offres pour ce seul motif, demander par crit, les prcisions quil juge pertinentes sur les lments constitutifs de loffre et vrifie de manire contradictoire ces lments constitutifs en tenant compte des explications fournies. Le pouvoir adjudicateur peut notamment prendre en considration des explications tenant: a) lconomie du procd de fabrication, de la prestation de services ou du procd de construction; b) aux solutions techniques adoptes ou aux conditions exceptionnellement favorabl s dont e dispose le soumissionnaire; c) loriginalit de l'offre du soumissionnaire. La justification de lacceptation ou de llimination de loffre anormalement basse doit tre consigne dans le rapport dvaluation.
FED Les soumissionnaires des tats ACP qui proposent des fournitures originaires des Etats ACP pour 50% au moins de la valeur du march bnficient d'une prfrence de 15%, dans la comparaison des offres de qualit conomique et technique quivalente. En outre, dans le cas o deux offres sont reconnues tre quivalentes, la prfrence est donne: - au soumissionnaire d'un tat ACP; ou
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si aucune offre du mme type n'est reue, - au soumissionnaire qui: * offre la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des tats ACP; * offre les plus grandes possibilits de sous-traitance aux socits ACP, aux entreprises ou aux personnes physiques; ou * est un consortium de personnes physiques, de socits et d'entreprises des tats ACP et de l'Union europenne.
4.3.9.7. Conclusion du Comit dvaluation

Au terme de ses dlibrations, le comit dvaluation peut formuler les recommandations suivantes: Attribuer le march au soumissionnaire qui a soumis une offre: o o o o qui est conforme aux prescriptions de forme et aux rgles dligibilit; dont le budget total ne dpasse pas celui disponible pour le projet; qui satisfait aux prescriptions techniques minimales stipules dans le dossier dappel doffres; et qui constitue loffre la moins disante (respectant toutes les conditions prcdentes).
Annuler l'appel doffres dans des cas exceptionnels (voir le point 2.4.13.)
SYSTME CENTRALIS DIRECT Lensemble de la procdure (valuation technique et valuation financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe C7) sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation doit tre soumis aux services comptents de la Commission europenne, qui doivent dcider sils acceptent ou non les recommandations du comit. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Lensemble de la procdure (valuation technique et valuation financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe C7) sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation est soumis aux services comptents du pouvoir adjudicateur, qui doivent dcider sils acceptent ou non les recommandations du comit. Le pouvoir adjudicateur doit alors soumettre le rapport dvaluation avec sa dcision la Commission europenne pour accord. Si une proposition dattribution est formule alors que la Commission europenne na pas encore reu une copie des offres, celles-ci doivent lui tre transmises. Si la Commission europenne naccepte pas la dcision propose par le pouvoir adjudicateur, elle doit crire au pouvoir adjudicateur en indiquant les motifs de sa position. La Commission europenne peut galement suggrer au pouvoir adjudicateur comment il doit procder et indiquer les conditions auxquelles elle pourrait endosser un march propos sur la base de la procdure dappel doffres.
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Par contre, si la Commission europenne approuve la dcision propose par le pouvoir adjudicateur, ce dernier, selon la dcision prise, soit commence attribuer le march (voir point 4.3.11), soit annule lappel doffres. SYSTME DCENTRALIS ex-post Laccord de la Commission europenne nest pas un pralable ncessaire pour que le pouvoir adjudicateur puisse agir selon les recommandations du comit d'valuation.
Le rapport est tabli. Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa dcision. Lensemble de la procdure dvaluation, y compris la notification de lattribution du march lattributaire, doit se drouler pendant la priode de validit des offres. cet gard, il est important de garder lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la procdure dvaluation dure trop longtemps. Sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents, la procdure dappel doffres, depuis la fin de la sance douverture jusqu la signature du contrat par les deux parties, est strictement confidentielle. Les dcisions du comit d'valuation sont collectives et ses dlibrations doivent tre tenues secrtes. Les membres du comit et tout observateur ont lobligation de respecter la confidentialit. Lorsque la lgislation du pouvoir adjudicateur va lencontre des rgles de confidentialit, le pouvoir adjudicateur doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit. En particulier, le rapport dvaluation est exclusivement destin usage officiel et ne peut tre communiqu ni aux soumissionnaires ni aucune partie autre que les services habilits du pouvoir adjudicateur, de la Commission europenne et des autorits de contrle (par exemple, la Cour des Comptes).

Voir point 2.4.13. Les soumissionnaires ont le droit de rcuprer sans dlai leur garantie de soumission. Lorsque lappel doffres est annul avant louverture des enveloppes externes des offres, les enveloppes non ouvertes et scelles doivent tre retournes aux soumissionnaires.
4.3.11. Attribution du march

4.3.11.1. Notification lattributaire
Voir section 2.9. et point 2.4.12. (en cas de clause suspensive).
4.3.11.2. Prparation du contrat et signature

Voir section 2.9. Le projet de contrat doit suivre lAnnexe C4
4.3.11.3. Publication de lattribution du march

Voir section 2.9.
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4.4.
Appel doffres ouvert local pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 60 000 euros et infrieure 150 000 euros
Dans le cas dun appel doffres publi localement, il n'y a pas d'obligation de publication d'une prvision de march, et lavis de march de fournitures est publi exclusivement dans le pays bnficiaire (et non au Journal Officiel de lUnion europenne). La Commission europenne publie sur le site internet dEuropeAid les dtails de ces appels doffres (numro de dossier, pays, pouvoir adjudicateur, etc.) avec ladresse o les entreprises peuvent se procurer des informations supplmentaires. Lavis de march relatif un appel d'offres local est publi au moins au Journal Officiel de lEtat bnficiaire ou tout mdia quivalent pour les appels doffres locaux. La publication locale est assure par le pays bnficiaire. Vu que le cot de publication de lintgralit dun avis de march dans les mdias locaux peut tre dissuasif, le modle de lannexe C3 indique les informations minimales qui doivent tre incluses dans une publicit locale. Cependant, lintgralit de lavis de march doit tre disponible ladresse mentionne dans la publication, tout comme le dossier dappel doffres. Il est aussi possible de publier le dossier dappel doffres et lavis de march on sur le site internet dEuropeAid et de lindiquer dans le rsum de lavis de march (annexe C3). L'ordonnateur peut dcider d'utiliser le dossier d'appel d'offres simplifi pour les fournitures pour cette procdure ainsi que pour toute procdure en-dessous de ce seuil (voir. ci-dessous). Un appel doffres ouvert publi localement doit garantir la participation des autres fournisseurs ligibles au mme titre que celle des fournisseurs locaux. Toute condition visant restreindre la participation des autres fournisseurs ligibles est interdite (par exemple, obligation pour ces derniers dtre enregistrs dans le pays bnficiaire ou davoir dj obtenu des contrats au niveau local). Dans cette procdure, un dlai minimal de 30 jours scoule entre la date de publication de lavis de march dans la presse locale et la date limite fixe pour la rception des offres. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, un dlai plus court peut tre accord avec lautorisation pralable des services comptents de la Commission europenne. Les dispositions de la procdure ouverte internationale, dcrites la section 4.3., sappliquent par analogie la procdure ouverte locale. S'il s'avre impossible d'identifier les soumissionnaires potentiels dans le cas d'une procdure ouverte locale, un rectificatif exposant les changements ventuels apports au dossier d'appel d'offres doit tre publi. L'chance pour la soumission des offres peut tre reporte pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte des changements. Les ventuelles clarifications en cours de procdure seront publies localement et sur le site internet dEuropeAid, et le rsum de l'avis de march (annexe C3) doit contenir une rfrence permettant de trouver lesdites ventuelles clarifications. Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission.
4.5.
Procdure ngocie concurrentielle pour les marchs dune valeur infrieure 60 000 euros
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de moins de 60 000 par procdure ngocie concurrentielle, sans publication. Le pouvoir adjudicateur tablit une liste dau moins trois fournisseurs. Ils reoivent une lettre dinvitation soumissionner accompagne du dossier dappel doffres. L'ordonnateur peut dcider d'utiliser le dossier d'appel d'offres simplifi pour les fournitures. Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques. Un dlai minimal de 30 jours compter de la date denvoi de la lettre dinvitation doit tre accord aux candidats retenus.
Les offres sont ouvertes et values par un comit dvaluation dsign par le pouvoir adjudicateur et disposant des capacits techniques et administratives requises. Si, la suite de la consultation des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur ne reoit qu'une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le march peut tre pass condition que les critres d'attribution soient remplis. Dans le cas de deux checs successifs de la procdure ngocie concurrentielle, le contrat peut tre conclu aprs une procdure ngocie, sous rserve de laccord pralable des services comptents de la Commission europenne. Le reste de la procdure (prparation du dossier dappel doffres, valuation des offres et attribution du contrat) obit aux mmes rgles que la procdure ouverte internationale (voir points 4.3.2. 4.3.11.2.). L'ordonnateur peut dcider d'utiliser le dossier d'appel d'offres simplifi pour les fournitures. Aucune garantie de soumission nest exige dans ce cas. Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de fournitures dune valeur gale ou infrieure 10 000 euros sur la base dune seule offre (voir le point 2.4.8.).
4.6.
Modification des contrats de fournitures
Voir section 2.10. pour l'information gnrale relative la modification des contrats. lexception des quantits qui peuvent tre modifies conformment aux dispositions de larticle 22 des conditions gnrales, le pouvoir adjudicateur ne peut en aucun cas augmenter le budget du march de fournitures initial ou donner son accord/ prendre des dispositions pour lacquisition dquipements non prvus dans lappel doffres initial et du march qui sensuit. La seule exception cette rgle concerne les livraisons additionnelles par le fournisseur initial, envisages soit pour le remplacement partiel de fournitures ou d'installations incluses dans le march initial, soit pour lextension de fournitures ou dinstallations existantes lorsquun changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur acqurir des quipements aux caractristiques techniques diffrentes entranant soit une incompatibilit, soit des difficults techniques dutilisation et dentretien disproportionnes. Les livraisons complmentaires sont considres comme une procdure ngocie, voir. point 4.2.4.1. c), et soit un avenant soit un nouveau contrat doit tre sign. Conformment l'article 22 des Conditions Gnrales, le pouvoir adjudicateur a comptence pour mettre un ordre de service visant des modifications. Le titulaire du march est tenu d'excuter la modification ordonne.
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5.
Marchs de travaux
Introduction
5.1.
Les marchs de travaux ont pour objet soit l'excution, soit conjointement la conception et l'excution de travaux ou d'ouvrages, en lien avec lune des activits rfrences lannexe I de la Directive 2004/18/EC du parlement Europen et du Conseil (BUDGET), ou la ralisation par quelque moyen que ce soit d'un ouvrage rpondant aux besoins prciss par le pouvoir adjudicateur. Un ouvrage est le rsultat dun ensemble de travaux de btiment ou de gnie civil destin remplir par lui-mme une fonction conomique ou technique. Les marchs de travaux sont gnralement conclus par le bnficiaire avec lequel la Commission europenne a tabli une convention de financement (marchs dcentraliss).
5.2.
5.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 euros

5.2.1.1. Procdure ouverte
La rgle gnrale pour la passation de ces marchs de travaux est lappel doffres ouvert international, aprs publication dun avis de march. Pour plus de dtails, voir section 5.3.
5.2.1.2. Procdure restreinte

Dans des cas exceptionnels, justifis par les caractristiques particulires de certains projets, une procdure dappel doffres restreint est possible (avec laccord pralable de la Commission europenne en cas de gestion dcentralis ex-ante). Dans ce cas, la publication de lavis de march de travaux reste obligatoire pour permettre une participation aussi large que possible. Pour plus de dtails, voir section 5.4.
5.2.2. Marchs dune valeur comprise entre 300 000 euros et 5 000 000 euros
5.2.2.1. Procdure ouverte locale
La rgle est lattribution des marchs aprs appel doffres ouvert publi localement, lavis de march de travaux tant publi exclusivement dans le pays bnficiaire. La Commission europenne publie sur internet la rfrence de ces appels doffres (numro de dossier, pays, pouvoir adjudicateur et type de march) avec ladresse o les entreprises peuvent se procurer des informations supplmentaires. Pour plus de dtails, voir section 5.5.
5.2.3. Marchs dune valeur infrieure 300 000 euros procdure ngocie concurrentielle
Les marchs de travaux de moins de 300 000 euros sont passs par procdure ngocie concurrentielle. Une invitation soumissionner doit tre envoye , au moins, trois candidats, sans qu'il soit ncessaire de publier un avis de march. Pour plus de dtails, voir section 5.6.
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Toutefois, le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de travaux dune valeur gale ou infrieure 10 000 euros sur la base dune seule offre.

5.2.4.1. Procdure ngocie
SYSTME CENTRALIS DIRECT Laccord pralable des services comptents de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser la procdure ngocie. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Le pouvoir adjudicateur doit obtenir laccord pralable de la Commission europenne pour utiliser la procdure ngocie. SYSTME DCENTRALIS ex-post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire. Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire. Les marchs de travaux peuvent tre passs par procdure ngocie avec une ou plusieurs offres, aprs accord pralable de la Commission europenne si cette dernire n'est pas le pouvoir adjudicateur, dans les cas suivants: (a) lorsque lurgence imprieuse, rsultant dvnements imprvisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur tre imputable, nest pas compatible avec les dlais exigs par les procdures d'appel la concurrence vises l'article 91, paragraphe 1, points (a), (b) et (c), du rglement financier. Sont assimiles des situations d'urgence imprieuse, les interventions effectues dans le cadre des situations de crise vises larticle 168, paragraphe 2 des modalits dexcution (voir. annexe A11a)24. (b) pour les travaux complmentaires, ne figurant pas dans le march initialement conclu et qui sont devenus ncessaires la suite dune circonstance imprvue pour lexcution de louvrage couvert par ce march initial, qui sont attribus lentrepreneur qui excute dj cet ouvrage et condition que: ces travaux ne puissent tre techniquement ou conomiquement spars du march principal (c'est--dire le march initial) sans inconvnient majeur pour le bnficiaire; ces travaux, quoiquils soient sparables de lexcution du march initial, soient strictement ncessaires son achvement; le montant cumul des marchs passs pour des travaux complmentaires ne dpasse pas 50 % du montant du march principal. Voir. section 5.7.
24 L' aide durgence est un cas additionnel de procdure ngocie, propre au FED, distinct de lextrme urgence
mentionne sous (a). Laide durgence est, lie lapplication des articles 72 e t/ou 73 de lAccord de Cotonou (voir. annexe A11a). Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf Page 100/156
(c) lorsquun appel doffres est demeur infructueux, cest--dire na donn aucune offre mritant dtre retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, aprs annulation de lappel doffres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des ngociations avec le ou les soumissionnaires de son choix qui ont particip lappel doffres et remplissent les critres de slection25, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies et en respectant le principe dgalit de traitement. (d) lorsque, aprs deux tentatives, la procdure ngocie concurrentielle est demeure infructueuse, c'est--dire qu'elle n'a donn aucune offre valable sur les plans administratifs et techniques ou mritant d'tre retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, aprs annulation de la procdure ngocie concurrentielle, le pouvoir adjudicateur peut entamer des ngociations avec le ou les soumissionnaires de son choix qui ont particip l'appel d'offres et remplissent les critres de slection, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies. (e) pour les marchs qui sont dclars secrets ou dont lexcution doit saccompagner de mesures de scurit spciales, ou lorsque la protection dintrts essentiels de lUnion europenne ou du pays bnficiaire le requiert. Le pouvoir adjudicateur doit prparer un rapport de ngociation (voir modle, annexe A10) dcrivant la manire dont les ngociations ont t conduites et justifiant les bases de la dcision dattribution du march laquelle ont abouti ces ngociations. Les procdures prsentes au point 5.3.11.1. 5.3.11.2. doivent tre suivies par analogie, et le rapport de ngociation inclus dans le dossier contractuel.
Voir point 2.4.7. pour les dtails.
5.3.
Appel doffres ouvert international pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 euros

Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels la concurrence et une transparence approprie, chaque appel doffres ouvert doit faire lobjet de la publication dune prvision de march et dun avis de march.

Une prvision individuelle de march, prcisant les caractristiques spcifiques de l'appel d'offres lancer, est publie au plus tt, sauf cas exceptionnel, au moins 30 jours avant la publication de l'avis de march. Cette prvision individuelle doit indiquer de manire succincte lobjet et le contenu des marchs concerns. Les prvisions de march sont envoyes le plus rapidement possible aprs la dcision autorisant le programme pour les marchs de travaux. (Voir modle lannexe D1). S'agissant de prvisions, cette publication nengage pas le pouvoir adjudicateur financer les marchs proposs, et les soumissionnaires potentiels ne doivent pas soumettre leurs offres respectives ds ce stade.
Les prvisions de marchs doivent tre publies au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre mdia appropri. SYSTME CENTRALIS/SYSTME DCENTRALIS ex-ante et Ex-post Les prvisions de marchs publier doivent tre envoyes sous format lectronique pour publication par les services comptents de la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe D1, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction. Ces prvisions de march doivent tre publies au moins 30 jours avant lavis de march correspondant.

En plus de la publication des prvisions, tous les marchs de travaux dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 deuros doivent donner lieu la publication dun avis de march au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre mdia appropri. Un dlai minimum de 30 jours doit tre respect entre la publication de la prvision de march et celle de lavis de march. La publication au Journal Officiel de lUnion europenne et sur internet est assure par la Commission europenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur). Si lavis de march est publi localement, le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication locale. SYSTME CENTRALIS DIRECT/SYSTME DCENTRALIS ex-post Les avis de marchs doivent tre envoys sous format lectronique pour publication par les services comptents de la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe D2, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction. SYSTME DCENTRALIS ex-ante En plus de ce qui prcde, le dossier dappel doffres finalis (voir point 5.3.2) doit aussi tre soumis la Commission europenne au plus tard au moment de la publication de l'avis de march, afin de vrifier que lavis propos correspond aux objectifs du march.
Le texte de lavis de march doit identifier le pouvoir adjudicateur et lobjet du march de manire claire, prcise et complte. Dans le cas o lavis de march est galement publi localement, il doit tre identique celui publi sur Internet et il doit tre publi simultanment. Le pouvoir adjudicateur doit envoyer le dossier dappel doffres aux entrepreneurs intresss. Normalement, en raison de leur volume et des cots de reproduction, le dossier dappels doffres de travaux est envoy moyennant le paiement dune somme forfaitaire. En outre, le dossier dappel doffres est disponible pour consultation auprs du pouvoir adjudicateur et de la Commission europenne. Si le pouvoir adjudicateur, de sa propre initiative ou en rponse aux questions dun soumissionnaire, modifie des informations dans l'avis de march, un rectificatif reprenant les modifications doit tre publi par lintermdiaire du service comptent de la Commission europenne (voir annexe A5b). Le rectificatif doit tre publi au plus tard 7 jours aprs la demande de publication. La date limite de
soumission des offres peut tre reporte, de faon permettre aux soumissionnaires de prendre en compte ces changements.

Il est essentiel que les documents dappel doffres soient rdigs soigneusement non seulement pour assurer la bonne excution du march, mais aussi pour mener bien la procdure de passation du march. En effet, ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations ncessaires aux soumissionnaires potentiels pour prsenter leur offre : procdures suivre, documents fournir, cas de non-conformit, critres dattribution, etc. Il peut tre utile que les reprsentants des bnficiaires finaux soient associs la prparation de lappel doffres un stade prcoce. Voir section 2.6. pour les lignes directrices relatives la prparation des spcifications techniques. Les spcifications techniques doivent permettre lgalit d'accs des candidats et soumissionnaires et ne pas avoir pour effet de crer des obstacles injustifis louverture des marchs la concurrence. Elles dfinissent les caractristiques requises dun produit, dun service ou dun matriau ou ouvrage au regard de lusage auquel ils sont destins par le pouvoir adjudicateur. Ces caractristiques incluent: (a) (b) (c) (d) (e) (f) les niveaux de qualit; la performance environnementale; si possible, la conception pour tous les usagers (y compris, laccs aux personnes handicapes); les niveaux et procdures dvaluation de la conformit; l'aptitude l'emploi; la scurit ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dnomination de vente et les instructions d'utilisation et, pour tous les marchs, la terminologie, les symboles, les essais et mthodes dessai, lemballage, le marquage et ltiquetage, les procdures et mthodes de production; les procdures relatives lassurance de qualit et les rgles concernant la conception et les cots, les conditions relatives au test, linspection et lacceptation des travaux et les mthodes ou techniques de construction et tout autre spcification technique que le pouvoir adjudicateur peut imposer dans le cadre de rglementations gnrales et spcifiques en rapport avec les travaux finis et les matriaux ou parties quils comportent.
(g)
La responsabilit de l'laboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur. Les marchs de travaux tant souvent complexes sur le plan technique, la prparation du dossier dappel doffres en particulier les spcifications techniques peut requrir lintervention dun ou de plusieurs techniciens externes. Chacun d'eux doit signer une dclaration d'objectivit et de confidentialit (voir Annexe A3). Comme pour les termes de rfrence dans le cas des marchs de services, il importe daccorder une attention particulire la prparation des spcifications techniques relatives aux travaux faisant lobjet de lappel doffres. En effet, les spcifications techniques sont dterminantes pour le succs de lappel doffres et la bonne excution du march de travaux et du projet. Les spcifications techniques indiquent le cas chant, lot par lot la nature exacte et les caractristiques de fonctionnement des ouvrages. Le cas chant, elles prcisent galement les conditions de livraison et dinstallation, de formation et de service aprs-vente. Il est essentiel que les caractristiques de fonctionnement correspondent lobjet prvu. Si une runion d'information ou une visite sur place savrent ncessaires pour clarifier les normes
techniques du site sur lequel les travaux sont raliser, les instructions aux soumissionnaires doivent le mentionner, ainsi que les dispositions prcises prises cet effet. Les spcifications techniques visent dfinir les travaux requis avec prcision. Les normes de qualit minimales, dfinies par les spcifications techniques, permettront au comit dvaluation de dterminer les offres techniquement conformes. moins que lobjet du march ne le justifie, sont prohibes les spcifications techniques qui mentionnent ou dcrivent des produits dune marque ou d'une origine dtermines et qui, ce titre, ont pour effet de favoriser ou dcarter certains produits. Toutefois, lorsque les produits ne peuvent tre autrement dcrits en termes suffisamment prcis et intelligibles, ils peuvent tre identifis par leur nom commercial, suivi obligatoirement de la mention ou quivalents . SYSTME CENTRALIS DIRECT Les services comptents de la Commission europenne doivent approuver le dossier dappel doffres. La pratique standard est de consulter le pays bnficiaire et, le cas chant, les autres parties concernes, et d'obtenir son (leur) approbation sur le dossier d'appel d'offres. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres la Dlgation de l'Union europenne pour accord avant son lancement. SYSTME DCENTRALIS ex-post Lapprobation pralable du dossier dappel doffres par la Commission europenne nest pas ncessaire.
Le dossier dappel doffres doit comprendre les documents suivants: Volume 1: Instructions aux soumissionnaires et formulaires de soumission Volume 2: Projet de contrat et conditions Volume 3: Spcifications techniques Volume 4: Modle doffre financire Volume 5: Documents de design et dessins Voir annexe D.4 pour les modles. Les documents d'appel doffres doivent tablir clairement si l'offre doit tre faite prix ferme et non rvisable ou non. Une clause de rvision peut tre justifie ce qui est souvent le cas pour les marchs de travaux. Dans ce cas, il est recommand d'inclure dans les Conditions Particulires une formule de rvision de prix, en utilisant le modle prvu dans lesdites Conditions. Afin de prendre une dcision sur l'opportunit d'inclure une clause de rvision de prix, le pouvoir adjudicateur tient alors notamment compte: (a) de l'objet de la procdure de passation de march et de la conjoncture conomique dans laquelle il aura lieu; (b) de la nature et de la dure des tches et du march;
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(c) de ses intrts financiers. Une garantie est exige en contrepartie du versement de prfinancements suprieurs 150 000 euros. Cependant, si le titulaire est un organisme public, l'ordonnateur comptent peut, selon son valuation des risques, droger cette obligation. La garantie est libre au fur et mesure de lapurement du prfinancement, en dduction des paiements intermdiaires ou des soldes effectus au bnfice du titulaire dans les conditions prvues par le contrat.

Les critres de slection portent sur la capacit du soumissionnaire excuter des marchs similaires, en tenant compte particulirement des travaux excuts ces dernires annes. La procdure de slection consiste : 1. liminer les soumissionnaires non ligibles (voir point 2.3.1.) et les soumissionnaires qui se trouvent dans l'une des situations dexclusion prvues aux points 2.3.3. et 2.3.5.; 2. vrifier que la situation financire des soumissionnaires est solide et saine (capacit financire et conomique), en demandant, par exemple, les extraits des bilans et les chiffres daffaires des trois dernires annes (voir point 2.4.11.), si spcifiquement requis par le dossier dappel doffres; 3. vrifier la capacit technique et professionnelle des soumissionnaires, par exemple en examinant les effectifs moyens annuels, limportance et lexprience professionnelle du personnel dencadrement du soumissionnaire, ainsi que les principaux services prests, fournitures livres et travaux raliss dans le domaine de laction envisage, pendant les dernires annes (voir point 2.4.11.). Les critres de slection figurant dans les documents annexs au prsent guide sont donns titre dexemple et doivent tre adapts en fonction de la nature, du montant et de la complexit du march. Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifie, le soumissionnaire ou candidat nest pas en mesure de produire les rfrences demandes par le pouvoir adjudicateur, il est autoris prouver sa capacit conomique et financire par tout moyen jug appropri par le pouvoir adjudicateur. Lorsque les travaux raliser sont complexes ou que, titre exceptionnel, ils doivent rpondre un but particulier, la capacit technique et professionnelle peut tre justifie par un contrle effectu par le pouvoir adjudicateur, ou au nom de celui-ci, par un organisme officiel comptent du pays dans lequel le soumissionnaire est tabli, sous rserve de laccord de cet organisme ; ce contrle porte sur l'aptitude technique et les capacits de production du soumissionnaire et, si ncessaire, sur les installations dtude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour assurer le "contrle qualit". Ces critres doivent tre prcis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire une concurrence loyale. Tous les critres spcifis dans le dossier dappel doffres doivent tre appliqus tels quels et ne peuvent en aucun cas tre modifis lors de la procdure. Lvaluation technique sera ralise sur la base de la grille dvaluation publie dans le dossier dappel doffres, qui ne doit pas tre modifie de quelque manire que ce soit durant la procdure dvaluation. Compte tenu de la diversit des travaux et de leur nature technique, la grille doit tre spcialement conue pour chaque appel doffres, et permettre de dterminer clairement (par OUI/NON) si loffre satisfait aux prescriptions techniques stipules dans le dossier dappel doffres. Le critre d'attribution appliqu aux soumissions techniquement conformes est le prix ou, dans des cas exceptionnels et aprs approbation de l'exception par les services comptents de la Commission europenne, le meilleur rapport qualit/prix.
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5.3.4. Informations complmentaires en cours de procdure

Le dossier dappel doffres doit tre suffisamment clair afin dviter autant que possible que des informations complmentaires ne doivent tre rclames en cours de procdure par les soumissionnaires. Si le pouvoir adjudicateur, de sa propre initiative ou en rponse la demande d'un soumissionnaire, fournit des informations complmentaires sur le dossier dappel doffres, il communique ces informations par crit et simultanment tous les autres soumissionnaires. Les soumissionnaires peuvent poser des questions par crit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres. Le pouvoir adjudicateur doit rpondre (en envoyant galement une copie la Commission europenne dans le cas de la gestion dcentralise ex-ante) aux questions de tous les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite fixe pour la rception des offres. Les questions et rponses sont publies sur le site internet dEuropeAid. Il convient de noter que le pouvoir adjudicateur ne peut mettre aucun avis pralable quant lvaluation de loffre. Si les questions des oumissionnaires entranent des changements dans le texte de lavis de march, un rectificatifdoit tre publi, comme prvu au point 5.3.1. Une prolongation de la date limite de rception des offres peut tre accorde pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements. Le rectificatif doit aussi tre publi sur le site internet dEuropeAid. Si lappel doffres prsente un contenu technique particulirement complexe, le pouvoir adjudicateur peut organiser une runion d'information et/ou une visite de site en vue dune clarification. Cette runion doit tre annonce dans le dossier dappel doffres et doit avoir lieu au moins 21 jours avant lexpiration de la date limite. Le pouvoir adjudicateur indiquera dans le dossier dappel doffres si la participation cette runion ou visite de site est recommande ou obligatoire. Tous les frais lis la participation cette runion/visite de site sont la charge des soumissionnaires. Pour des raisons de transparence et dgalit de traitement des soumissionnaires, aucune visite individuelle nest organise par le pouvoir adjudicateur pendant la priode dappel doffres.

Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques dans le dossier dappel doffres. Le dlai de remise des offres doit tre suffisant pour garantir la qualit desdites offres et permettre de faire jouer valablement la concurrence. L'exprience dmontre qu'un dlai trop court empche les candidats de soumissionner ou les conduit dposer des offres incompltes ou mal prpares. La date limite de remise des offres doit tre combine, si possible, avec louverture publique. SYSTME CENTRALIS DIRECT/SYSTME DCENTRALIS ex-ante Le dlai minimal entre la date de publication de lavis de march et la date limite fixe pour la rception des offres est de 90 jours. Toutefois, dans des cas exceptionnels, des dlais plus courts peuvent tre autoriss avec l'autorisation pralable des services comptents de la Commission europenne. SYSTME DCENTRALIS ex-post Lapprobation pralable de la Commission europenne en cas de dlais plus courts n'est pas ncessaire.
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5.3.6. Priode de validit des offres

Voir point 2.8.5.

Chaque offre technique et financire doit tre place dans une enveloppe unique scelle, lintrieur dun colis ou dune enveloppe extrieure. Loffre doit tre soumise en accord avec les instructions aux soumissionnaires.

En ce qui concerne la composition, l'impartialit et la confidentialit, les responsabilits et les dlais durant l'valuation complte, voir section 2.8. SYSTME CENTRALIS DIRECT La pratique standard est qu'au moins l'un des membres votant soit un reprsentant du pays bnficiaire.

la rception des offres, le pouvoir adjudicateur doit les enregistrer, en mentionnant la date et l'heure de la rception, et dlivrer un accus de rception pour les offres livres en main propre. Les enveloppes contenant les offres doivent rester scelles et tenues en lieu sr jusqu leur ouverture. Les enveloppes extrieures contenant les offres doivent tre numrotes dans lordre de rception (quelles aient t ou non reues avant la date limite fixe pour la rception des offres).
5.3.9.2. Runion prparatoire

La premire runion du comit dvaluation doit se tenir avant la sance douverture publique. Au pralable, le dossier dappel doffres doit avoir t communiqu aux membres du comit dvaluation. Le prsident expose lobjet de lappel doffres et explique les procdures suivre par le comit, incluant les grilles dvaluation, les critres de slection et dattribution spcifis dans le dossier dappel doffres.

Louverture des offres a pour objet de vrifier si les offres sont compltes, si la garantie de soumission requise a t fournie et si les offres sont, dune manire gnrale, en ordre. La sance douverture des offres est une procdure formelle et publique. Le comit dvaluation ouvre les offres en sance publique lheure et au lieu fix dans le dossier dappel doffres. Bien quelle soit publique, la prsence la session douverture des offres est limite aux reprsentants des socits qui ont soumissionn pour le march. Voir annexe D5 pour les formalits dtailles mettre en uvre par le prsident et son secrtaire.
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SYSTME CENTRALIS DIRECT Le comit dvaluation dsign par les services comptents de la Commission europenne procde la sance douverture des offres. SYSTME DCENTRALIS ex-ante La Commission europenne doit tre obligatoirement informe de la sance douverture des offres. Elle peut tre reprsente titre dobservateur cette sance et reoit copie de chacune des offres. SYSTME DCENTRALIS ex-post La Commission europenne na pas tre informe de la session douverture des offres et ny participe pas.
Le prsident doit vrifier quaucun membre du comit dvaluation ne se trouve en situation de conflit dintrts potentiel avec un des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte ventuelle, des offres reues, des membres du consortium et des ventuels sous-traitants identifis). Voir point 2.8.2. Le comit doit dcider si les offres satisfont ou non aux prescriptions de forme. Le rcapitulatif des offres reues inclus dans le rapport douverture des offres (voir annexe D6) doit tre utilis pour consigner la conformit de chacune des offres avec les prescriptions de forme. Ce rapport est accessible aux soumissionnaires sur demande. Les ventuelles garanties de soumission doivent tre retournes aux soumissionnaires. Cela implique que chaque offre qui arrive aprs la date limite de soumission doit aussi tre ouverte (aprs la sance douverture), afin que les garanties puissent tre retournes.
5.3.9.4. valuation des offres techniques

Le comit d'valuation doit obligatoirement utiliser la grille de conformit administrative et la grille d'valuation publies dans le dossier dappel doffres pour lvaluation technique. Dans le cadre de lvaluation technique, le comit analyse les aspects co mmerciaux et, le cas chant, la composante 'service' des offres afin de dterminer si celles-ci satisfont aux prescriptions du dossier dappel doffres. Les rsultats sont consigns dans une grille danalyse par OUI /NON pour tous les lments spcifis dans le dossier dappel doffres. Aucune mthode de notation ne doit tre utilise. Si lappel doffres est scind en lots, lvaluation technique doit tre ralise lot par lot. Avec laccord des autres membres du comit, le prsident peut communiquer par crit avec les soumissionnaires dont les offres ncessitent des clarifications, en leur offrant la possibilit de rpondre dans un dlai raisonnable dterminer par le comit. Premire partie: conformit administrative Avant de procder lvaluation dtaille des offres, le pouvoir adjudicateur vrifie si loffre est conforme aux prescriptions essentielles du dossier dappel doffres (c'est--dire la grille de conformit administrative). Une offre est conforme lorsquelle respecte toutes les conditions, modalits et spcifications contenues dans le dossier dappel doffres, sans dviation ni restriction substantielles. Les dviations ou restrictions substantielles sont celles qui affectent le champ d'application, la qualit ou lexcution du march ou qui diffrent largement du dossier dappel doffres ou limitent les droits du pouvoir
adjudicateur ou les obligations du soumissionnaire au titre du march ou qui faussent la concurrence vis--vis des soumissionnaires ayant prsent des offres conformes. Chaque offre est examine pour la conformit administrative avec le dossier dappel doffres conformment la grille de conformit administrative publie. La conformit administrative de chacune des offres doit tre indique dans le rapport dvaluation (voir annexe D7). Deuxime partie: conformit technique des offres Lvaluation dtaille des offres intervient aprs la vrification de la conformit administrative. Les critres utiliss sont ceux publis dans le dossier dappel doffres et, en consquence, la grille dvaluation incluse dans le dossier dappel doffres doit tre utilise. En aucune circonstance, ni le comit ni les valuateurs ne peuvent modifier la grille dvaluation technique communique aux soumissionnaires dans le dossier dappel doffres. Cette valuation vise dterminer si les offres en concurrence satisfont aux prescriptions techniques minimales et aux critres de slection. Rgle dorigine: toutes les offres doivent satisfaire la rgle en vertu de laquelle les produits achets et les matriaux incorpors dans les ouvrages permanents satisfont aux exigences du point 2.3.1. Les offres qui ne satisfont pas la rgle dorigine doivent tre limines. La rgle dorigine ne sapplique pas lquipement du titulaire utilis durant la construction, sauf si le dossier dappel doffres prvoit explicitement que cet quipement devient la proprit du pouvoir adjudicateur en fin de contrat. Pour plus de dtails, voir le point 2.3.1. Nationalit des sous-traitants: le comit dvaluation doit vrifier ce stade que les nationalits des sous-traitants identifis dans les offres techniques satisfont la rgle de la nationalit dfinie au point 2.3.1. lissue de lvaluation des offres, le comit dvaluation se prononce sur la conformit technique de chaque offre et classe les offres dans deux catgories: conformes techniquement ou non conformes techniquement .
5.3.9.5. valuation des propositions financires

Au terme de lvaluation technique, le comit vrifie que les propositions financires ne comportent pas derreurs arithmtiques videntes. Les erreurs arithmtiques videntes ventuelles sont corriges sans pnalit pour le soumissionnaire. Si lappel doffres porte sur plusieurs lots, les propositions financires sont compares pour chaque lot. Lvaluation financire doit identifier la meilleure proposition financire pour chaque lot, en tenant bien compte de chaque remise offerte. Pour un spcimen de lapplication des remises, voir point 4.3.9.5.
5.3.9.6. Choix de lattributaire

Est dclar attributaire du march le soumissionnaire qui prsente loffre la moins disante cest-dire loffre la moins chre juge techniquement acceptable lissue de lvaluation technique, condition que le montant de loffre ne dpasse pas le budget allou au march. Si loffre choisie excde le budget maximal allou au march, les dispositions prvues au point 5.2.4.1. (c) sont applicables. Dans les cas d'offres anormalement basses, le comit dvaluation doit solliciter toute information pertinente relative la composition de l'offre. Si, pour un march donn, des offres apparaissent anormalement basses, le pouvoir adjudicateur, avant de rejeter ces offres pour ce seul motif, doit demander, par crit, les prcisions quil juge pertinentes sur les lments constitutifs de loffre, et
vrifie de manire contradictoire lesdits lments constitutifs en tenant compte des explications fournies. Le pouvoir adjudicateur peut notamment prendre en considration des explications tenant: (a) lconomie du procd de fabrication, de la prestation de services ou du procd de construction; (b) aux solutions techniques adoptes ou aux conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire; (c) loriginalit de l'offre du soumissionnaire. La justification de lacceptation ou de llimination de loffre anormalement basse doit tre consigne dans le rapport dvaluation. FED Dans le cas o deux offres sont reconnues tre quivalentes, la prfrence est donne: - au soumissionnaire d'un tat ACP; ou si aucune offre du mme type n'est reue, - au soumissionnaire qui: * offre la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des tats ACP; * offre les plus grandes possibilits de sous-traitance aux socits, aux entreprises ou aux personnes physiques des Etats ACP; * ou est un consortium de personnes physiques, de socits et d'entreprises des tats ACP et de l'Union europenne.
5.3.9.7. Conclusions du comit dvaluation

Au terme de ses dlibrations, le comit dvaluation peut formuler les recommandations suivantes: Attribuer le march au soumissionnaire qui a soumis une proposition:
- qui est conforme aux prescriptions de forme et aux rgles dligibilit; - dont le budget total ne dpasse pas celui disponible pour le projet; - qui satisfait aux prescriptions techniques minimales stipules dans le dossier dappel doffres; et - qui correspond loffre la moins chre respectant les conditions prcdentes. Annuler l'appel doffres dans des cas exceptionnels (voir le point 2.4.13.) SYSTME CENTRALIS DIRECT Lensemble de la procdure (valuation technique et valuation financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe D7) sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation doit tre soumis aux services comptents de
la Commission europenne, qui doivent dcider sils acceptent ou non les recommandations du comit. SYSTME DCENTRALIS ex-ante Lensemble de la procdure (valuation technique et valuation financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe D7) sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation doit tre soumis aux services comptents du pouvoir adjudicateur, qui doivent dcider sils acceptent ou non les recommandations du comit d'valuation. Le pouvoir adjudicateur doit alors soumettre le rapport dvaluation et sa proposition de dcision la Commission europenne pour accord. Si une proposition dattribution est formule alors que la Commission europenne na pas encore reu une copie des offres, celles-ci doivent lui tre transmises. Si la Commission europenne naccepte pas la dcision propose par le pouvoir adjudicateur, elle doit crire au pouvoir adjudicateur en indiquant les motifs de sa position. La Commission europenne peut galement suggrer au pouvoir adjudicateur comment il doit procder et indiquer les conditions auxquelles elle pourrait endosser un march propos sur la base de la procdure dappel doffres. Par contre, si la Commission europenne approuve la dcision propose par le pouvoir adjudicateur, ce dernier, selon la dcision prise, soit commence attribuer le march (voir point 5.3.11), soit annule lappel doffres. ,. SYSTME DCENTRALIS ex-post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire pour que le pouvoir adjudicateur puisse agir sur la base des recommandations du comit dvaluation.
Lensemble de la procdure dvaluation, y compris la notification de lattribution du march lattributaire, doit se drouler pendant la priode de validit des offres. cet gard, il est important de garder lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la procdure dvaluation dure trop longtemps. Sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents, la procdure dappel doffres, depuis la fin de la sance douverture jusqu la signature du contrat par les deux parties est confidentielle. Les dcisions du comit sont collectives et ses dlibrations doivent tre tenues secrtes. Les membres du comit et tout observateur ont lobligation de respecter la confidentialit. Lorsque la lgislation du pouvoir adjudicateur va lencontre des rgles de confidentialit, le pouvoir adjudicateur doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit. En particulier, le rapport dvaluation est exclusivement destin usage officiel et ne peut tre communiqu ni aux soumissionnaires ni aucune partie autre que les services habilits du pouvoir adjudicateur, de la Commission europenne et des autorits de contrle (par ex., la Cour des Comptes).

Voir point 2.4.13.
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Les soumissionnaires ont le droit de rcuprer sans dlai leur garantie de soumission. Lorsque lappel doffres est annul avant louverture des enveloppes externes des offres, les enveloppes non ouvertes et scelles doivent tre retournes aux soumissionnaires.
5.3.11. Attribution du march

5.3.11.1. Notification lattributaire
Voir section 2.9. et point 2.4.12. (en cas de clause suspensive).
5.3.11.2. Signature du contrat

Voir section 2.9. Le projet de contrat doit suivre lAnnexe D4
5.3.11.3. Publication de lattribution du march

Voir section 2.9.
5.4.
Appel doffres restreint pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 euros
SYSTME CENTRALIS DIRECT/SYSTME DCENTRALIS ex-ante Dans des cas exceptionnels justifis par les caractristiques particulires de certains projets, une procdure dappel doffres restreint est possible. Le recours cette disposition ncessite laccord pralable des services comptents de la Commission europenne, qui fourniront le support technique au cas par cas. SYSTME DCENTRALIS ex-post Sil envisage de recourir cette disposition, le pouvoir adjudicateur doit en exposer les motifs dans le rapport dvaluation et le notifier la Commission europenne.
La publication de lavis de march de travaux, au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre mdia appropri reste obligatoire. La procdure restreinte dbute par la phase de prslection spcialement conue pour chaque projet. Sur la base des rsultats de cette phase de prslection, le pouvoir adjudicateur arrte une liste dentreprises qui seront invites soumissionner (aprs accord de la Commission europenne dans le cas du contrle dcentralis ex ante). Le pouvoir adjudicateur envoie linvitation soumissionner avec le dossier dappel doffres uniquement aux candidats retenus sur la liste restreinte. Dans cette procdure, le dlai minimal entre la date de l'envoi de la lettre dinvitation soumissionner et la date limite fixe pour la rception des offres est de 60 jours. Les dispositions applicables dans le cadre dune procdure ouverte, conformment aux points 5.3.2. 5.3.11.3.), sappliquent par analogie la procdure restreinte pour les marchs de travaux.
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5.5.
Appel doffres ouvert local pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 300 000 euros et infrieure 5 000 000 euros
Dans le cas prsent, lavis de march de travaux nest pas publi au Journal Officiel de lUnion europenne. Par contre, lavis de march pour un appel doffres local doit au minimum tre publi au Journal Officiel du pays bnficiaire ou dans un media quivalent. La Commission europenne doit publier les dtails de ces appels doffres (numro de dossier, pays, pouvoir adjudicateur, etc.) sur le site internet d'EuropeAid, en indiquant ladresse laquelle les socits peuvent se procurer des informations supplmentaires, ou publier lavis de march et/ou le dossier dappel doffres. Vu que le cot de publication de lintgralit dun avis de march dans les mdias locaux peut tre dissuasif, le modle de lannexe D3 indique les informations minimales qui doivent tre incluses dans une publicit locale. Cependant, lintgralit de lavis de march doit tre disponible ladresse mentionne dans la publication, tout comme le dossier dappel doffres. Un appel ouvert publi localement doit garantir la participation des autres fournisseurs ligibles au mme titre que celle des fournisseurs locaux. Toute condition visant restreindre la participation des autres fournisseurs ligibles est interdite (par exemple, obligation pour ces derniers dtre enregistrs dans le pays bnficiaire ou davoir dj obtenu des contrats au niveau local). Dans cette procdure, il doit y avoir un dlai minimal de 60 jours entre la date de publication de lavis de march dans la presse locale et la date limite fixe pour la rception des offres. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, un dlai plus court peut tre accord avec lautorisation pralable des services comptents de la Commission europenne. S'il s'avre impossible d'identifier les soumissionnaires potentiels dans le cas d'une procdure ouverte locale, un rectificatif exposant les changements ventuels apports au dossier d'appel d'offres doit tre publi. L'chance pour la soumission des offres peut tre reporte pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte des changements. Les clarifications en cours de procdure seront publies localement et sur le site internet dEuropeAid. Une rfrence pour trouver ces clarifications doit tre donne dans le rsum d'avis de march (annexe D3). Les dispositions applicables de la procdure ouverte internationale, conformment la section 5.3., sappliquent par analogie la procdure ouverte locale. La principale diffrence est que le comit dvaluation est compos dun nombre minimum de trois membres votants. Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission. FED Pour les marchs de travaux dune valeur de 5 000 000 deuros ou moins, les soumissionnaires des Etats ACP, sous rserve qu'au moins un quart du capital et du personnel de gestion proviennent dun ou de plusieurs Etats ACP, se voient accorder une prfrence de prix de 10% lorsque les offres sont de mme qualit conomique et financire.
5.6.
Procdure ngocie concurrentielle
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les contrats de moins de 300 000 euros par procdure ngocie concurrentielle sans publication. Le pouvoir adjudicateur labore une liste dau moins trois entrepreneurs. Ils reoivent une lettre dinvitation soumissionner accompagne du dossier dappel doffres.
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques dans linvitation soumissionner. Un dlai minimal de 30 jours compter de la date denvoi de la lettre dinvitation doit tre accord aux candidats retenus. Un comit dvaluation dsign par le pouvoir adjudicateur et disposant des capacits techniques et administratives requises ouvre et value les offres. Si, la suite de la consultation des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur ne reoit qu'une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le march peut tre pass conditions que les critres d'attribution soient remplis. Dans le cas de deux checs successifs de la procdure ngocie concurrentielle, le contrat peut tre conclu aprs une procdure ngocie, sous rserve de laccord pralable des services comptents de la Commission europenne. Le reste de la procdure (prparation du dossier dappel doffres, valuation des offres et attribution du contrat) obit aux mmes rgles que la procdure ouverte internationale (voir points 5.3.2. 5.3.11.2.). Aucune garantie de soumission nest exige dans ce cas. Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de travaux dune valeur gale ou infrieure 10 000 euros sur la base dune seule offre (voir le point 2.4.8.). FED Pour les marchs de travaux dune valeur infrieure ou gale 5 000 000 deuros, les soumissionnaires des tats ACP bnficient dune prfrence de prix de 10 % lorsque des offres de qualit technique et conomique quivalente sont compares, condition quau moins un quart des parts du capital et du personnel dencadrement soit originaire dun ou plusieurs tats ACP.
5.7.
Modification des contrats de travaux
Voir section 2.10. pour l'information gnrale quant la modification des contrats. Pas de modification de contrat: Dans la grande majorit des cas, le contrat relatif au march de travaux prvoit le payement par valuation: dans ces contrats, les quantits indiques dans le dtail estimatif sont des estimations, de mme que le montant initial du march qui rsulte de ces quantits estimes. Lorsqu'une demande de payement est introduite, le matre d'uvre mesure, pour les diffrents lments, les quantits relles des travaux excuts et certifie, en appliquant les taux l'unit, le montant d. Les augmentations par rapport au montant initial du march, qui sont seulement le rsultat de la quantit rellement mesure excdant les quantits indiques dans le dtail estimatif ou le bordereau des prix, ne constituent pas un changement du contrat et ne requirent donc pas un ordre de se rvice pour modification ni un avenant contractuel. De mme, il peut arriver que l'application de la clause de rvision de prix aboutisse un effet identique. A nouveau, dans la mesure o la formule de rvision de prix a dj fait l'objet d'un accord entre les parties contractantes dans le contrat initial, aucune modification du contrat n'est ncessaire pour permettre aux augmentations par rapport au montant initial du contrat de produire leurs effets. Un avenant contractuel ou un ordre de service ne peuvent tre en aucune manire utiliss pour obtenir la ralisation de travaux supplmentaires qui ne sont pas ncessaires pour l'achvement du march initial.
Ordre de service: Dans un contrat de march de travaux, le matre d'uvre a comptence pour mettre un ordre de service pour toute modification une partie quelconque des ouvrages ncessaires au bon achvement et/ou au bon fonctionnement des travaux. Ces modifications peuvent consister en des ajouts, des suppressions, des substitutions, des changements en qualit, en quantit, dans la forme, la nature, le genre, l'emplacement, les dimensions, le niveau ou l'alignement ainsi que des changements dans l'chelonnement, le mode ou le calendrier, tels que stipuls, de l'excution des travaux. Voir Conditions Gnrales, article 37. Le titulaire est tenu d'excuter la modification ordonne. Il ne peut pas suspendre les travaux ordonns dans l'attente d'une dcision quant son ventuelle demande pour une extension de la priode d'excution ou pour un payement additionnel. Avenant: Les modifications de contrat qui ne sont pas couvertes par un ordre de service doivent tre formalises par la voie d'un avenant. A cet gard, en ce qui concerne les travaux supplmentaires non-inclus dans le contrat initial, et qui sont rendus ncessaires, en raison de circonstances imprvues, pour excuter les travaux dcrits dans ledit contrat initial; un avenant peut tre conclu dans les conditions indiques au point 5.2.4.1. b). Il est ncessaire de procder une modification par la voie d'un avenant au contrat ds lors que cette modification implique une augmentation ou une rduction de la valeur totale des travaux de plus de 15% par rapport au prix contractuel initial. SYSTME DCENTRALIS EX-ANTE Si un financement UE supplmentaire est sollicit, il doit tre approuv par la Dlgation de l'Union europenne avant tout engagement du pouvoir adjudicateur.
La dure totale d'excution d'un march de travaux inclut la dure de mise en uvre des travaux et la priode de garantie comprise entre la rception provisoire et la rception dfinitive. Durant ce temps, la/les priode(s) de ralisation des travaux/de garantie peu(ven)t tre tendue(s) par ordre de service ou par avenant durant la priode d'excution du contrat, mme aprs que la priode de mise en uvre stipule au contrat ait expir. Un titulaire d'un march de travaux, est tenu de raliser compltement les travaux, et le matre d'ouvrage est tenu de payer les travaux certifis. Ces obligations ainsi que le march restent valables mme dans le cas o le titulaire choue raliser compltement les travaux dans la/les priode(s) stipul(s) au contrat, la consquence tant que des dommages-intrts pour retard peuvent tre dduits du montant d.
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6.
Subventions
Rgles de bases applicables aux subventions
6.1.
6.1.1. Dfinition
Une subvention est une contribution financire directe, par voie de donation, du budget communautaire ou du FED, afin de financer: soit une action destine promouvoir la ralisation dun objectif sinscrivant dans le cadre dune politique de lUnion europenne; soit le fonctionnement dun organisme poursuivant un but dintrt gnral europen ou un objectif sinscrivant dans le cadre dune politique de lUnion europenne. En dautres mots, une subvention est un paiement direct de nature non commerciale vers par ladministration contractante un bnficiaire pour mettre en uvre une action destine promouvoir la ralisation dun objectif sinscrivant dans le cadre dune politique de lUnion europenne ou sinscrivant dans le cadre de laccord ACP-CE ou de la dcision dassociation outremer ou d'un programme ou projet adopt conformment cet accord ou cette dcision. Dans certains cas, la subvention peut financer le fonctionnement dun organisme poursuivant un but dintrt gnral europen ou un objectif sinscrivant dans le cadre dune politique de lUnion europenne ou sinscrivant dans le cadre de laccord ACP-CE ou de la dcision dassociation outremer. Un organisme poursuivant un but dintrt gnral europen est soit un organisme europen vocation dducation, de formation, dinformation, d'innovation ou de recherche et dtude sur les politiques europennes, ou participant toute activit en faveur de la promotion de la citoyennet ou des droits de l'homme, ou un organisme europen de normalisation, soit un rseau europen reprsentatif dorganismes but non lucratif actifs dans les Etats membres ou des pays tiers candidats et promouvant des principes et politiques sinscrivant dans les objectifs des traits. Lorganisme signant un contrat de subvention est dsign bnficiaire de la subvention et ne doit pas tre confondu avec le bnficiaire final de laction26 ni avec le groupe cible27. Il importe de distinguer les subventions des autres types dengagements juridiques effectus dans le cadre des actions extrieures, et dappliquer le corps de rgles appropries. Plusieurs indices permettent de distinguer une subvention dun march: Une subvention est destine une action propose ladministration contractante par un bnficiaire potentiel (un demandeur ) et entrant dans le cadre normal des activits de celui-ci. Par contraste, dans un march, cest ladministration contractante, en tant que pouvoir adjudicateur, qui labore les termes de rfrence du projet quelle souhaite faire excuter. Le bnficiaire de la subvention est responsable de la mise en uvre de laction et conserve la proprit de ses rsultats. Par contre, dans un march, cest ladministration contractante qui dispose de la proprit des rsultats du projet, et elle contrle troitement son excution. Une subvention fait en rgle gnrale lobjet dun cofinancement de la part du bnficiaire, sauf dans les cas o un financement de l'UE intgral est indispensable la ralisation de laction ou quun
26 Par Bnficiaire final , on entend la population qui va bnficier du projet dans le long terme au niveau de la
socit ou dun secteur en particulier.

27 Par groupe cible , on entend les groupes/entits qui sont positivement et directement affects par le projet au
niveau du projet lui-mme. Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf Page 116/156
financement intgral du FED est requis (voir point 6.2.9.). Par contre, dans un march, le titulaire du march ne contribue normalement pas financirement au projet. En aucun cas, une subvention ne peut gnrer de profit (cest--dire quelle doit se limiter au montant ncessaire pour quilibrer les revenus et les dpenses dune action, voir point 6.2.10.), l'exception des actions ayant pour objectif le renforcement des capacits financire du bnficiaire ou la cration d'un revenu dans le cadre des actions extrieures. Les bnficiaires de la subvention sont en rgle gnrale de nature non commerciale. Le fait quun organisme soit but non lucratif ne suffit pas indiquer que le contrat conclure avec lui sera une subvention, puisque ces organismes peuvent tre attributaires de marchs. La subvention prend la forme d'un pourcentage et d'un montant maximal de cots ligibles de laction rellement encourus par le bnficiaire. Il est galement possible d'exprimer la contribution en pourcentage des cots totaux accepts de laction28. Comparaison des approches : cots ligibles vs cots accepts :
Si un financement forfaitaire (avec une valeur n'excdant pas 25.000. euros par catgorie de cots ligibles) ou un financement par taux forfaitaire sont envisags, leur utilisation et les montants maximum doivent tre autoriss par subvention ou type de subvention par une dcision de la Commission europenne, par exemple dans la dcision de financement. L'utilisation d'une somme forfaitaire, d'un taux forfaitaire ou d'une combinaison des deux requiert un amendement au contrat standard, par le biais d'une drogation.
28 Qui comprennent les taxes, lorsque le bnficiaire de la subvention peut dmontrer quil est dans limpossibilit de
les rcuprer et lorsque le rglement applicable exclut le paiement des taxes. Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf Page 117/156
Le montant dun march, a contrario, reprsente un prix fixe en accord avec les rgles du march. Constituent galement des subventions, lavantage li la bonification dintrts ainsi que les participations en capital lexception de celles au profit dinstitutions financires internationales telles que la BERD ou des institutions de l'UE telles que la Banque Europenne d'Investissement. Ne constituent pas des subventions au sens du prsent Guide pratique: Les devis-programmes; Les prts, les instruments de capital-risque de l'Union europenne ou les contributions financires de tels instruments, les participations, les bonifications dintrts ainsi que toute autre intervention financire gre par la BEI; Laide budgtaire directe ou indirecte et les aides verses au titre de lappui lallgement de la dette ou du soutien des recettes dexportation en cas de fluctuations court terme; Les versements effectus aux organismes qui mettent en uvre des tches qui ont t dlgues en conformit avec les articles 53 c, 53 quinquies et 54(2) du rglement financier gnral du Budget gnral et l'article 25(3) du rglement financier applicable au 10me FED et les versements effectues des entits en vertu des actes de base par lesquels l'autorit lgislative les a constitues. Si lobjet dun contrat prsente un intrt principalement ou largement administratif pour ladministration contractante, lopration doit tre considre comme relevant des rgles applicables aux marchs publics plutt quaux subventions. Les conventions de financement conclues avec les Etats bnficiaires ne sont pas des subventions. Lorsquune opration donne lieu la conclusion dun accord avec lEtat bnficiaire (ou un ministre ou une autre administration centrale de cet Etat), celui-ci doit prendre la forme dune convention de financement et non dun contrat de subvention. Les subventions verses dans le cadre de conventions de financement, de devis-programmes ou d'autres conventions avec les organismes viss aux articles 54, 55 et 185 du rglement financier applicable au budget et aux articles 25 28 du rglement financier applicable au 10me FED obissent aux rgles nonces au Chapitre 6 de ce Guide Pratique. Un contrat de subvention ne peut tre sign que lorsque laction en cause est dfinie comme une subvention, en fonction des critres exposs ci-dessus. Une action susceptible dtre subventionne doit tre clairement identifie. Aucune action ne peut tre scinde dans lintention de la soustraire aux rgles dfinies dans le prsent Guide pratique.
6.2.
Vue d'ensemble
Il existe des rgles strictes en ce qui concerne l'attribution de subventions. L'attribution de subventions est sujette aux principes de programmation, transparence et galit de traitement. Les subventions ne peuvent tre cumules ou attribues rtroactivement et doivent en rgle gnrale tre cofinances. Le montant ligible au financement, tel que spcifi au contrat de subvention, ne peut pas tre dpass. La subvention ne peut pas avoir pour but ou effet de crer de bnfices pour le bnficiaire du contrat, l'exception des actions ayant pour objectif le renforcement des capacits financires du bnficiaire ou la production de revenus dans le cadre des actions extrieures. Les subventions sont attribues au moyen d'une dcision d'attribution de la Commission europenne au demandeur retenu, ou par la conclusion d'un accord crit (contrat standard de subvention) avec ce dernier. L'attribution de subventions dans le cadre des actions extrieures, se fait au travers d'un accord crit (contrat standard de subvention).
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6.2.1. Modes de gestion

Il existe plusieurs approches possibles de gestion des procdures pour les actions finances dans le cadre des programmes daide extrieure de l'UE. Voir section 2.2. Ce Guide Pratique prsente les procdures suivre dans tous les cas sous la forme suivante: SYSTME CENTRALIS DIRECT Procdures suivre dans le cadre d'un programme en gestion centralise. Les subventions sont attribues par la Commission europenne. Elle publie les programmes de travail, lance les appels propositions, reoit les propositions, prside les Comits dvaluation, arrte les rsultats et signe les contrats. SYSTME DCENTRALIS ex ante Procdures suivre dans le cadre d'un programme en gestion dcentralise avec contrle ex-ante. Les subventions sont attribues par ladministration contractante dsigne dans la convention de financement, cest--dire le gouvernement ou un organisme du pays bnficiaire ayant la personnalit juridique, avec lequel la Commission europenne conclut la convention de financement. Ladministration contractante soumet les programmes de travail annuels et, si ncessaire, les lignes directrices lintention des demandeurs, la Commission europenne pour accord avant de lancer les appels propositions. Sur la base des dcisions ainsi approuves, ladministration contractante, sous sa responsabilit, publie les programmes de travail annuels, lance les appels propositions, reoit les propositions, prside les Comits dvaluation et arrte les rsultats des appels propositions. Ladministration contractante transmet, pour endossement, la Commission europenne le rapport dvaluation et les dtails des subventions proposes ainsi que, le cas chant, les projets de contrats. Lendossement des contrats par la Commission europenne nest toutefois pas requis dans certains cas viss au guide pratique des procdures pour les devis programme (point 4.2.3). Lorsque la subvention a t dcide, ladministration contractante signe le contrat et en informe la Commission europenne. Celle-ci est toujours invite, et en rgle gnrale reprsente, titre dobservateur, lors de louverture et de lvaluation des propositions. Ladministration contractante doit soumettre les programmes de travail annuels, les lignes directrices pour les demandeurs et les avis dattribution la Commission europenne pour publication. La mise en uvre de drogations ou d'exceptions spcifiquement prvues par le guide pratique est soumise lapprobation pralable des services comptents de la Commission europenne. SYSTME DCENTRALIS ex post Procdures suivre dans le cadre d'un programme en gestion dcentralise avec contrle ex-post. Les subventions sont attribues par ladministration contractante dsigne dans une convention de financement, cest--dire le gouvernement ou un organisme du pays bnficiaire ayant la personnalit juridique, avec lequel la Commission europenne tablit la convention de financement. Sous sa responsabilit, l'administration contractante publie les programmes de travail annuels, lance les
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appels propositions, reoit les propositions, prside les Comits dvaluation, arrte les rsultats et signe les contrats sans l'accord pralable de la Commission europenne. Ladministration contractante doit soumettre les programmes de travail annuels, les lignes directrices pour les demandeurs et les avis dattribution la Commission europenne pour publication.
6.2.2. Outils de gestion
SYSTME CENTRALIS DIRECT PADOR (Potential Applicant Data On-line Registration) est le premier module d'enregistrement en ligne des services d'EuropeAid permettant la gestion de la connaissance de ses partenaires ainsi que l'amlioration des services offerts aux demandeurs. Il est destin aux acteurs non-tatiques et aux autorits locales (et non aux individus) souhaitant faire acte de candidature pour un financement de l'UE au travers d'un appel propositions. PADOR permet ces organisations de s'enregistrer et de mettre jour leurs donnes (celles non spcifiques un appel propositions en particulier) et d'y introduire les documents justificatifs (par exemple, les statuts ou autre document quivalent). Une fois enregistr dans PADOR, le demandeur ou partenaire n'a pas besoin de remplir les sections du formulaire de demande de subvention ayant trait des informations non lies l'action, ni de soumettre chaque fois les documents justificatifs puisque, dans ce cas, l'valuation sera base sur l'information fournie par le demandeur dans PADOR. Il incombe au demandeur de s'assurer de la mise jour de l'information. Chaque appel propositions devra au pralable spcifier s'il y aura une obligation ou pas d'enregistrement PADOR. Pour de plus amples informations, voir: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr.htm, o vous pouvez trouver: - le Manuel PADOR - le Guide daide rapide PADOR pour les demandeurs - le Guide daide rapide PADOR pour les partenaires - la formation en ligne sur PADOR - la Foire aux Questions ( Frequently Asked Questions - FAQ). Dans CRIS, il existe un module appel propositions disponible facilitant la gestion de la procdure d'valuation dans le cadre de la gestion centralise directe. L'utilisation de ce module est obligatoire au moins pour l'enregistrement des demandes. Ce module servira galement la publication de statistiques concernant les appels propositions.
6.2.3. Critres dligibilit

6.2.3.1. Rgle de la nationalit
Voir point 2.3.1. La participation aux procdures d'attribution de contrats de subvention est ouverte galit de participation toute personne physique et morale et, aprs accord pralable des services de la Commission europenne, toute entit n'ayant pas la personnalit juridique selon la loi nationale qui lui est applicable, ds lors que les personnes reprsentant cette entit ont la capacit de l'engager
juridiquement et en assument la responsabilit financire et qu'ils sont tablis dans un pays ligible en vertu de l'acte de base gouvernant le programme en question.
6.2.3.2. Exceptions la rgle de la nationalit

Voir point 2.3.2. L'exception la rgle de la nationalit doit tre mentionne explicitement dans les lignes directrices lintention des demandeurs et est soumise laccord pralable de la Commission europenne. Toutefois, les restrictions la rgle de la nationalit ne sont pas autorises en tant que telles. Cependant, pour autant que cela soit prvu dans l'acte de base pertinent, et fond sur les objectifs du programme, le champ d'application la localisation particulire de l'action o se tien(nen)t l'/les action(s), l'ligibilit des demandeurs peut tre limite par les faits; par exemple, dans le cas o l'objectif du programme est d'tablir la coopration entre les universits europennes et celles tablies dans une rgion gographique dtermine, seules les universits europennes et celles provenant de cette rgion dtermine peuvent introduire une demande.
6.2.3.3. Situations dexclusion

Ne peuvent participer des appels propositions, ni tre bnficiaires d'une subvention les personnes physiques ou morales se trouvant dans unes des situations dcrites au point 2.3.3.
6.2.4. Programmation
Les subventions doivent tre programmes par ladministration contractante sur la base dobjectifs clairement dfinis. Le programme annuel de travail doit tre publi, pour chaque ligne budgtaire ou programme, sur le site internet de ladministration contractante (ou tout autre mdia appropri) et sur le site internet dEuropeAid, suivant le modle de lAnnexe E1 Toute modification substantielle du programme de travail fait lobjet dune publication complmentaire dans les mmes conditions que le programme de travail initial. SYSTME CENTRALIS DIRECT Le programme de travail est adopt par la Commission europenne et publi sur le site internet dEuropeAid, si possible au cours de l'anne prcdente et pas plus tard que le 31 mars de chaque exercice. SYSTME DCENTRALIS ex ante Le programme de travail est adopt par ladministration contractante et publi sur son site internet (ou tout autre mdia appropri) et sur le site internet dEuropeAid, si possible au cours de l'anne prcdente et pas au plus tard que le 31 mars de chaque exercice. Ladministration contractante soumet le programme de travail la Commission europenne pour accord avant de le publier. SYSTME DCENTRALIS ex post Le programme de travail est adopt par ladministration contractante et publi sur son site internet (ou tout autre mdia appropri) et sur le site internet dEuropeAid, si possible au cours de l'anne
prcdente et pas au plus tard que le 31 mars de chaque exercice.
6.2.5. Transparence
Les subventions disponibles doivent faire lobjet dune publicit gnralise et facilement accessible. Le programme de travail est mis en uvre par la publication dappels propositions, sauf en cas durgence exceptionnels et dment justifis ou si les caractristiques du bnficiaire limposent comme seul choix pour une action dtermine (voir point 6.3.2.). Toutes les subventions octroyes au cours dun exercice font lobjet dune publication annuelle, dans le respect des exigences de confidentialit et de scurit (voir point 6.4.10.4.).
6.2.6. galit de traitement

Lattribution des subventions doit tre absolument impartiale. Ceci signifie notamment quun comit dvaluation doit valuer les propositions, avec lavis dexperts le cas chant, sur la base des critres dligibilit et dvaluation (slection et attribution) publis (voir point 6.4.3.).
6.2.7. Non-cumul
Une mme action ne peut donner lieu loctroi que dune seule subvention finance par la Communaut europenne en faveur dun mme bnficiaire, sauf cas dfinis dans l'acte de base. Un bnficiaire ne peut se voir octroyer quune seule subvention de fonctionnement finance par l'Union europenne par exercice budgtaire. En gestion centralise directe, une action peut toutefois faire lobjet dun financement conjoint sur des lignes budgtaires distinctes par plusieurs ordonnateurs. Le bnficiaire doit informer immdiatement l'administration contractante de toutes multiples demandes et multiples subventions concernant la mme action ou le mme programme de travail.
6.2.8. Non-rtroactivit
En principe, la subvention ne peut financer que des cots encourus aprs la date de signature du contrat de subvention, sauf si le demandeur peut dmontrer la ncessit de dmarrer l'action avant la signature du contrat. Dans ces cas, les dpenses ligibles un financement ne peuvent cependant tre antrieures la date limite de remise des propositions ou, en cas d'attribution directe, la date de dpt de la demande de subvention. Il n'est pas possible de subventionner rtroactivement des actions dj termines. Nanmoins, dans des situations de crise vises l'article 168, paragraphe 2 des modalits dexcution du rglement financier applicable au Budget gnral de l'UE, les dpenses exposes par un bnficiaire avant la date de dpt de sa demande sont ligibles au financement de l'Union europenne uniquement dans les cas suivants : lorsque les dpenses sont lies la constitution, par le demandeur, de stocks mis en uvre dans le cadre de laction subventionne et/ou, aprs approbation pralable pour des raisons dment justifies, lorsque les conditions particulires du contrat de subvention le prvoient explicitement en fixant une date dligibilit antrieure la date de dpt de la demande. La signature du contrat relatif une subvention de fonctionnement doit tre attribue dans les six mois aprs le dbut de l'exercice budgtaire du bnficiaire. Les cots ligibles un financement ne
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doivent pas tre antrieures la date de dpt de la demande de subvention ni au dbut de lexercice budgtaire du bnficiaire.
6.2.9. Cofinancement
La subvention dune action ne peut, en rgle gnrale, financer lintgralit des cots de laction ni l'intgralit des dpenses oprationnelles d'un organisme bnficiaire, sous rserve de ce qui suit et aprs autorisation pralable. BUDGET Le financement intgral dune action peut tre autoris dans les cas suivants pour autant que lacte de base ne linterdise pas: Laide humanitaire y compris lassistance aux rfugis, aux personnes dracines, la rhabilitation et au dminage; Les aides visant des situations de crise vises l'article 168, paragraphe 2 des modalits dexcution du rglement financier; Les actions visant la protection de la sant ou des droits fondamentaux des populations; Les actions rsultant de la mise en uvre de conventions de financement ou les actions avec des organisations internationales. Ladministration contractante doit tre en mesure de justifier que le financement intgral est indispensable la ralisation de laction en question, et doit motiver la dcision dattribution en consquence. Lorsqu'il est dans l'intrt de l'UE d'tre le seul donateur pour une action, en particulier pour assurer la visibilit d'une action de l'UE. Toutefois, les justifications doivent tre indiques dans la dcision de financement de la Commission europenne. FED Ladministration contractante doit tre en mesure de justifier que le financement intgral est indispensable la ralisation de laction en question, et doit motiver la dcision dattribution en consquence.
Le bnficiaire justifie le montant du cofinancement apport soit sur ses ressources propres soit sous la forme de transferts financiers dautres parties. Le pouvoir adjudicateur peut accepter des cofinancements en nature, si ceux-ci sont jugs ncessaires ou appropris. Pour les subventions d'une valeur totale infrieure ou gale 25 000 euros, le pouvoir adjudicateur peut, selon son valuation des risques, lever l'obligation de justifier le cofinancement.
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6.2.10. Non-profit
La subvention ne peut avoir pour objet ou pour effet de donner lieu profit pour le bnficiaire sauf lorsque l'objectif(s) de l'action est de renforcer la capacit financire du bnficiaire ou de gnrer un revenu. Dans ce cas-l, ceci doit tre mentionn dans les conditions particulires du contrat standard de subvention. Le profit se dfinit comme suit: Pour une subvention daction, un excdent de lensemble des recettes par rapport aux cots de laction encourus par le bnficiaire lors de la prsentation de la demande de paiement final. Pour une subvention daction, un excdent de lensemble des recettes par rapport aux cots de laction en cause lors de la prsentation de la demande de paiement final. Pour une subvention de fonctionnement, un solde excdentaire du budget de fonctionnement du bnficiaire. Les financements forfaitaires et taux forfaitaire doivent tre tablis de manire exclure a priori tout bnfice. Dans le cas des subventions de fonctionnement en faveur d'organismes poursuivant un but d'intrt gnral europen, l'Union europenne est en droit de rcuprer le pourcentage de profit annuel correspondant la contribution communautaire au budget de fonctionnement des organisme en s question, lorsque ces derniers sont galement financs par des autorits publiques qui sont ellesmmes tenues de rcuprer le pourcentage de profit annuel correspondant leur contribution. Aux fins du calcul du montant rcuprer, le pourcentage correspondant aux contributions en nature au budget de fonctionnement n'est pas pris en considration.
6.2.11. Autres points essentiels

Voir point 2.3.6. Passation de marchs de services, fournitures ou travaux dans le cadre dune action subventionne : si la mise en uvre dune action subventionne implique la passation de marchs de services, fournitures ou travaux par le bnficiaire de la subvention, les procdures de passation de marchs prvues l'annexe IV du contrat de subvention doivent tre appliques pour chaque march. Si l'action requiert un soutien financier des tiers (subvention en cascade), cela ne peut tre autoris que lorsque ce soutien n'est pas l'objet principal de l'action et que les conditions prvoyant un tel soutien sont strictement dfinies dans le contrat de subvention ou dans la dcision de manire claire et non ambigu. Le contrat de subvention devra spcifier, en consquence: Les montants minimum et maximum du support financier qui pourront tre verss des tiers et les critres permettant de dterminer le montant exact; Les diffrents types d'activits qui pourront recevoir de tels financements sur la base d'une liste fixe. Le montant maximum du soutien financier qui pourra tre vers des tiers par le bnficiaire est de 100.000 avec un montant maximum de 10.000 par tiers. Sauf disposition contraire dans l'acte de base, lorsque les subventions de fonctionnement aux organismes (BUDGET: europens) sont renouvels, elles devront diminuer graduellement, sauf si la subvention prend la forme d'un financement forfaitaire ou taux fixe.
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6.3.
Procdures dattribution
6.3.1. Appel propositions

Les subventions doivent tre attribues aprs publication dun appel propositions, sauf dans les cas limitativement numrs au point 6.3.2. ci-dessous.
6.3.1.1. Publication
Un appel propositions est toujours publi sur le site internet dEuropeAid. Un appel propositions doit aussi tre publi localement lorsquil nest pas organis par un service du sige de la Commission europenne.
6.3.1.2. Appel propositions ouvert ou restreint

Par dfaut, les appels propositions sont restreints, cest--dire que tous les demandeurs peuvent demander prendre part mais seuls les demandeurs ayant t prslectionns (sur la base dune note succincte de prsentation en rponse aux lignes directrices lintention des demandeurs publies sur internet) sont invits remettre une proposition complte. Dans des cas exceptionnels, les appels propositions peuvent tre ouverts. Tous les demandeurs sont alors libres de soumettre un formulaire de demande de subvention comprenant une proposition complte en rponse aux lignes directrices lintention des demandeurs publies sur internet (voir le point 6.4.2.). La dcision de lancer un appel propositions ouvert plutt quun appel propositions restreint ne peut se justifier quen raison de la nature technique particulire de lappel, du budget limit disponible, du nombre restreint de propositions attendues ou de contraintes organisationnelles (par exemple, organisation de lappel par une dlgation rgionale de lUE). Dans ce cas, il convient d'obtenir une autorisation pralable.
6.3.1.3. Partenariats
Les contrats de subventions peuvent prendre la forme de conventions-cadres de partenariat, en vue dtablir une relation de coopration dans une perspective de long terme avec ladministration contractante. Ces conventions-cadres prcisent les objectifs communs, la nature des actions envisages titre ponctuel ou dans le cadre dun programme de travail annuel agr, la procdure doctroi de subventions spcifiques, dans le respect des principes et rgles de procdure du prsent Guide Pratique, ainsi que les droits et obligations gnraux de chaque partie dans le cadre des contrats spcifiques. La dure du partenariat ne peut excder quatre ans, sauf cas exceptionnels justifis, en particulier, par l'objet du cadre de partenariat. Les conventions-cadres de partenariat sont assimiles des subventions pour leur procdure dattribution. Cette forme, rare, de partenariat (entre ladministration contractante et le bnficiaire) ne doit pas tre confondue avec la possibilit, trs frquemment utilise, pour un bnficiaire de mettre en uvre une action en partenariat avec une ou plusieurs autres organisations, qui sont appeles ses partenaires . SYSTME CENTRALIS DIRECT, DCENTRALIS ex ante Laccord pralable des services comptents de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser une convention-cadre de partenariat.
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SYSTME DCENTRALIS ex post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire pour utiliser une conventioncadre de partenariat.
6.3.2. Subventions attribues sans appel propositions (Attribution directe)
SYSTME CENTRALIS DIRECT, DCENTRALIS ex ante Laccord pralable des services comptents de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser la procdure dattribution directe. Le rapport de ngociation (annexe A10a) doit tre soumis lapprobation des services comptents de la Commission europenne, lesquels doivent dcider sils acceptent ou non le rsultat de la ngociation. SYSTME DCENTRALIS ex post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire pour utiliser la procdure dattribution directe. Le rsultat de la ngociation figurant dans le rapport de ngociation (annexe A10a) ne requiert pas laccord pralable de la Commission europenne. Il nest pas ncessaire dorganiser un appel propositions avant dattribuer des subventions uniquement dans les cas suivants: - Dans des cas durgence exceptionnels et dment justifis, cest--dire lorsquune urgence imprieuse, rsultant dvnements imprvisibles, oblige ladministration contractante agir dans des dlais qui ne sont pas compatibles avec ceux exigs par les procdures dappel propositions vises au point 6.3.1. Les circonstances invoques pour justifier lurgence imprieuse ne peuvent pas tre imputables ladministration contractante de quelque faon que ce soit (par exemple, la convention de financement est sur le point darriver chance); Sont assimiles des situations d'urgence imprieuse, les interventions effectues dans le cadre des situations de crise dcrites l'annexe A11a; cette disposition est applicable mutatis mutandis au FED. L'attribution directe de subventions est galement possible dans le cadre de l'aide d'urgence prvue aux articles 72 et/ou 73 de l'Accord de Cotonou. - Lorsque lla subvention est attribue au bnfice dun organisme se trouvant dans une situation de monopole de droit ou de fait, dment motive dans la dcision dattribution correspondante; Par monopole de droit ou de fait, il faut entendre que le bnficiaire, qui peut tre le cas chant un consortium: jouit dune comptence exclusive dans le domaine dactivit et/ou la zone gographique concerns par la subvention, en vertu de la loi applicable; ou
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est la seule organisation qui (i) opre ou (ii) est capable doprer dans le domaine dactivit et/ou la zone gographique concerns par la subvention en raison de toutes circonstances de fait ou de droit.
- Lorsque la subvention est attribue au bnfice dun organisme identifi par un acte de base pour recevoir une subvention. L acte de base fait rfrence au rglement du programme. Il ne suffit pas didentifier un organisme susceptible de recevoir une subvention par attribution directe dans les dcisions de financement/les Programmes daction annuels, tant donn que ces documents ne constituent pas des actes de base; - Dans les cas de la recherche et du dveloppement technologique, les entits identifies dans le programme annuel de travail, ds lors que l'acte de base prvoit expressment cette possibilit et condition que le projet ne tombe pas dans le champ d'application d'un appel propositions. - Pour des actions ayant des caractristiques spcifiques requrant l'implication d'une entit en raison de ses comptences techniques, son haut degr de spcialisation ou sa capacit administrative, condition que les actions concernes ne tombent pas dans le champ d'application d'un appel propositions. Ces cas devront tre dment justifis dans la dcision d'attribution. - Dans le cas de subventions dun montant faible en cas de gestion dcentralise (voir section 6.5.). En tout tat de cause, ladministration contractante doit prparer un rapport explicatif dcrivant la manire dont les bnficiaires de subventions ont t identifis et les montants des subventions tablis, ainsi que le fondement de la dcision dattribution (voir le modle de rapport lAnnexe A10a). L'administration contractante doit suivre les tapes identifies dans le modle de rapport de ngociation (voir Annexe A10a) et s'assurer que l'ensemble des principes de bases ayant trait aux subventions ont t respects (en ce compris l'ligibilit, la capacit et l'exclusion). Les procdures prsentes au point 6.4.10. doivent tre suivies par analogie, et le rapport explicatif inclus dans le dossier du/des contrat(s).
6.4.
Appel propositions
6.4.1. Publicit
Afin dassurer une participation aussi large que possible et une transparence approprie, des lignes directrices pour les demandeurs doivent tre publies pour chaque appel propositions. Les lignes directrices sont publies sur internet et dans tout autre mdia appropri (la presse spcialise, les publications locales, etc.). Elles doivent galement tre disponibles en copie papier auprs de ladministration contractante. Elles doivent tre disponibles dans les langues appropries au contexte de l'appel de propositions. La Commission europenne est responsable de la publication sur le site Internet dEuropeAid. Quand ladministration contractante n'est pas un service du sige de la Commission europenne, elle doit assurer directement la publication locale en mme temps que la publication sur internet. Comme le cot de la publication des lignes directrices intgrales dans la presse locale peut tre prohibitif, le modle l'annexe E2 prescrit les informations minimales qui sont exiges pour une publication locale. Les lignes directrices doivent tre disponibles l'adresse mentionne dans la publication locale. Il est galement conseill, aprs le lancement de l'appel de propositions, d'organiser une ou plusieurs sances d'information auxquelles tous les demandeurs potentiels peuvent assister. Ces sances
d'information doivent avoir lieu au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des propositions. Toutes les prsentations utilises et la documentation fournie lors de la sance d'information doit galement tre publie sur le site internet dEuropeAid o l'appel a t publi. Les sances d'information relatives aux appels propositions globaux centraliss sont organises en coordination avec le sige de Commission europenne pour ce qui concerne les dates, les lieux et les prsentations utilises. Les informations diffuser dans toutes les rgions vises doivent tre harmonises d'une manire non discriminatoire.
6.4.2. Rdaction et contenu des lignes directrices lintention des demandeurs

Les lignes directrices lintention des demandeurs (qui incluent le formulaire de demande et dautres annexes) expliquent lobjet de lappel propositions, les rgles en matire dligibilit des demandeurs et des partenaires, les types dactions et les cots ligibles un financement, ainsi que les critres dvaluation (slection et attribution) (voir annexe E3a). En outre, elles fournissent des instructions concernant la manire de remplir le formulaire de demande, les pices y annexer et les procdures suivre pour prsenter une demande. Enfin, elles fournissent des informations sur la procdure dvaluation qui sensuivra (notamment un calendrier indicatif) et sur les conditions contractuelles qui seront appliques aux demandeurs retenus. Lors de la rdaction des lignes directrices, il importe de dfinir trs clairement et de faon dtaille les objectifs et les priorits de lappel propositions et daccorder une attention particulire aux critres dligibilit. Les lignes directrices ainsi que toute modification de celles-ci doivent tre publies. Les informations publies lieront le comit dvaluation ds que la date-limite pour la remise des propositions est chue. Le formulaire de demande remplir par les demandeurs comprend les volets suivants: note succincte de prsentation informations sur laction propose, y compris son budget informations sur le demandeur informations sur les ventuels partenaires
SYSTME CENTRALIS DIRECT, DCENTRALIS ex post L'administration contractante doit approuver les lignes directrices avant leur publication. SYSTME DCENTRALIS ex ante Ladministration contractante doit soumettre les lignes directrices la Dlgation de l'Union europenne, pour accord, avant leur publication.
6.4.3. Critres dligibilit et dvaluation (slection et attribution)

6.4.3.1. Critres dligibilit
Les critres d'ligibilit dterminent les conditions de participation un appel propositions. Ces critres doivent tre tablis tenant compte des objectifs de l'action et doivent tre accord avec les principes de transparence et de non-discrimination.
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Les critres dligibilit portent sur deux aspects diffrents: ligibilit du demandeur : cet aspect concerne la situation juridique et administrative du demandeur voir points 6.2.3.1. (rgle de la nationalit) et 6.2.2.3. (situations dexclusion). Si un appel propositions porte sur des actions excuter en partenariat, le nombre minimum de partenaires et les critres dligibilit applicables chacun des partenaires du demandeur chef de file doivent tre spcifis. Les critres dligibilit applicables au demandeur chef de file et ceux applicables aux partenaires peuvent diffrer. ligibilit de laction : cet aspect concerne les types dactivits, les secteurs ou thmes et les zones gographiques couverts par lappel propositions.
6.4.3.2. Critres dvaluation: slection et attribution

Les critres dvaluation se dcomposent en critres de slection et dattribution, qui sont tous dfinis dans la grille dvaluation. Les critres de slection permettent dvaluer la capacit financire et oprationnelle du demandeur mener son terme laction propose : le demandeur doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir son activit pendant la priode de mise en uvre de laction et, le cas chant, pour participer son financement. Le demandeur et ses partenaires doivent en outre disposer des comptences et qualifications professionnelles requises pour mener bien laction propose. La vrification de la capacit financire, base notamment sur l'analyse des pices justificatives exiges des demandeurs, ne sapplique pas aux personnes physiques bnficiaires de bourses, ni aux organismes publics, ni aux organisations internationales. Les critres dattribution permettent dvaluer la qualit des propositions soumises au regard des objectifs et des priorits fixes, et doctroyer les subventions aux actions qui maximalisent lefficacit globale de lappel propositions. Ils permettent de retenir les propositions qui assurent ladministration contractante le respect de ses objectifs et priorits et garantissent la visibilit du financement de l'UE. Les critres dattribution concernent, notamment, la pertinence de laction et sa cohrence avec les objectifs du programme dans le cadre duquel lappel propositions est financ, la qualit, limpact attendu et la durabilit de laction, ainsi que son efficacit par rapport au cot. Tous les critres dligibilit et dvaluation spcifis dans lappel propositions doivent tre appliqus tels quels et ne peuvent tre modifis lors de la procdure. Ces critres doivent tre prcis et non discriminatoires. voir les modles des grilles d'valuation figurant aux annexes E5a et E5b.
6.4.4. Informations complmentaires avant la date limite de remise des propositions

Dans lintervalle compris entre la publication et la date limite fixe pour la remise des propositions, et en plus des ventuelles sessions dinformation mentionnes au point 6.4.1., les demandeurs doivent pouvoir poser des questions utiles pour remplir le formulaire et mettre au point leur demande. Par consquent, ladministration contractante doit indiquer un point de contact pour recevoir les questions ventuelles. Les demandeurs peuvent poser des questions par crit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des propositions. Ladministration contractante doit rpondre toutes ces questions au plus tard 11 jours avant la date limite de remise des propositions. Afin de garantir le principe dgalit de traitement des demandeurs, ladministration contractante ne peut donner aucun avis pralable quant lligibilit dun demandeur, dun partenaire, dune action ou dactivits spcifiques. Dans lintrt de la transparence et de lgalit des chances, toute rponse fournie un demandeur sur des questions qui peuvent intresser les autres demandeurs doit tre communique galement
tous les autres demandeurs. La manire de procder consiste publier sur internet un tableau des questions et des rponses. Ces informations doivent tre mises jour rgulirement, jusqu 11 jours avant la date limite de remise des propositions.
6.4.5. Date limite de remise des propositions

Les propositions doivent tre soumises ladministration contractante ladresse et, au plus tard la date (et l'heure, en cas de remise en mains propres) indiques dans l'appel proposition et telle que prouve par la date d'envoi, le cachet de la poste ou la date le l'accus de rception (en cas de remise en main propre, la date et l'heure limite de rception sont fixes dans les lignes directrices). Cependant, pour des raisons d'efficacit administrative, dans les cas o l'acceptation de notes succinctes ou de demandes qui ont t remises dans les dlais entranerait un retard considrable dans la procdure d'attribution ou remettrait en cause les dcisions dj prises et communiques, le pouvoir adjudicateur peut rejeter toute demande rceptionne aprs la date effective d'approbation de la premire phase d'valuation. Dans le cas d'une procdure ouverte, il s'agit de l'approbation de l'valuation de la note succincte. Dans le cas d'une procdure restreinte, il s'agit soit de l'approbation de l'valuation de la note succincte (premire phase), soit de l'approbation de l'valuation de la demande intgrale (seconde phase). Seul un dlai raisonnable de remise des propositions peut garantir leur qualit. L'exprience dmontre qu'un dlai trop court empche les demandeurs potentiels de soumettre des propositions ou les conduisent dposer des propositions incompltes ou mal prpares. Le dlai minimal entre la date de publication des lignes directrices et la date limite fixe pour la remise des propositions est de 90 jours. Lorsque la taille maximum de chaque subvention est infrieure ou gale 100 000 euros, la priode minimale est de 60 jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, des dlais plus courts peuvent tre autoriss via une drogation. Un appel propositions peut prvoir plusieurs dates limites de remise des propositions, afin de rpartir dans le temps leur traitement ou lorsque les actions susceptibles dtre subventionnes ne peuvent, par leur nature, tre planifies longtemps lavance. Dans ce cas, une proposition soumise aprs une date limite est automatiquement reporte la date limite suivante.
6.4.6. Prsentation des propositions

Les propositions doivent tre soumises en conformit avec les instructions des lignes directrices aux demandeurs (voir annexe E3). Le formulaire de demande comprend une note succincte de prsentation, le formulaire de demande lui-mme, une liste de contrle et une dclaration : L'ordonnateur responsable d'un appel propositions dtermin exerce son pouvoir discrtionnaire pour dcider si les pices justificatives sont demandes tous les demandeurs avec le formulaire de demande ou seulement aux demandeurs qui ont t provisoirement slectionnes aprs l'valuation. Mme si cela ne change pas le principe fondamental selon lequel les pices justificatives seront examines seulement pour les demandeurs provisoirement slectionns, les lignes directrices pour les demandeurs et le formulaire de demande devraient tre adapts en consquence. Aucune pice justificative ne sera requise pour des demandes de subvention ne dpassant pas 25 000 euros. Les originaux ou les photocopies des originaux des pices justificatives demandes doivent tre fournis. Si les pices justificatives ne sont pas rdiges dans l'une des langues officielles de l'Union europenne ou, s'il y a lieu, du pays de mise en uvre de l'action, une traduction dans la langue/l'une des langues de l'appel propositions des extraits appropris de ces documents montrant la preuve de l'ligibilit du demandeur peut tre demande aux fins d'interprter la proposition. Pour les actions dont le cot financer est suprieur 500 000 euros et pour les subventions de fonctionnement de
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plus de 100 000 euros, la demande doit tre accompagne dun rapport daudit externe produit par un auditeur agr. Ce rapport doit certifier les comptes du dernier exercice disponible (les deux dernires annes dans le cas d'une convention-cadre de partenariat). Cette obligation ne s'impose pas aux organisations internationales ni aux organismes publics. Ladministration contractante peut, selon son valuation des risques, exonrer de cette obligation les tablissements d'enseignement secondaire ou suprieur et les bnficiaires qui ont accepts une responsabilit conjointe et solidaire dans le cadre d'accords avec un certain nombre de bnficiaires. SYSTME CENTRALIS DIRECT Les documents justificatifs requis pour un appel propositions spcifique doivent tre tlchargs dans PADOR dans le dlai communiqu par la Commission europenne.

6.4.7.1. Composition
Lvaluation des propositions est faite par un comit dvaluation comprenant un prsident non votant, un secrtaire non votant et un nombre impair de membres votants (au minimum trois) dsigns par ladministration contractante. Les membres votants doivent tre dots de toutes les capacits techniques et administratives ncessaires pour se prononcer valablement sur les propositions. Ils doivent avoir une maitrise raisonnable de la langue dans laquelle les propositions sont soumises. Ils doivent reprsenter au moins deux entits organisationnelles de ladministration contractante sans lien hirarchique entre elles, sauf lorsquil ny a pas dentits distinctes (par exemple, dans une dlgation de l'Union europenne). Des supplants des membres peuvent tre nomms dans les mmes conditions que les titulaires lorsque cela est justifi par la taille et/ou la nature technique de lappel propositions. SYSTME CENTRALIS DIRECT/DCENTRALIS ex post Les membres du comit dvaluation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont dsigns individuellement par l'administration contractante. La participation dobservateurs est soumise laccord pralable de l'administration contractante. SYSTME DCENTRALIS ex ante Les membres du comit dvaluation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont dsigns individuellement par ladministration contractante, qui informe la Commission europenne. La composition du comit dvaluation est rpute approuve si, aprs 5 jours ouvrables, la Commission europenne na pas formul dobjections. La Commission europenne peut dsigner un observateur pour suivre tout ou partie des dlibrations du comit dvaluation. Laccord pralable de la Commission europenne est ncessaire pour la participation dautres observateurs.
Les membres du comit dvaluation doivent prendre part toutes les runions, sauf la sance douverture. Toute absence doit tre consigne et justifie dans le rapport dvaluation. Tout membre du comit dvaluation qui se retire du comit dvaluation pour quelque raison que ce soit doit tre remplac par un supplant ou conformment la procdure standard de dsignation des
membres du comit dvaluation. Le prsident du comit dvaluation dtermine dans quelle mesure la procdure dvaluation doit tre recommence. Cette dcision de mme que toute dcision relative au remplacement dun membre du comit doit tre consigne et justifie dans le rapport dvaluation. Tous les membres votants du comit dvaluation ont les mmes droits de vote. Le comit dvaluation doit tre constitu assez tt pour assurer la disponibilit des membres dsigns (ainsi que celle dventuels observateurs dsigns par la Commission europenne, dans le cas dune gestion dcentralise ex ante) pendant la priode ncessaire pour prparer et mener terme la procdure dvaluation.
6.4.7.2. Utilisation dassesseurs

Le nombre lev de propositions reues ou leurs spcificits techniques ne permettent pas toujours au comit dvaluation de les examiner toutes en dtail. Des assesseurs peuvent, lorsque cela est ncessaire, effectuer tout ou partie de cet examen dtaill, de sorte que le comit dvaluation puisse dlibrer sur la base de leurs analyses. Les assesseurs peuvent participer aux runions du comit d'valuation en tant qu'observateurs afin de prsenter les rsultats de leurs valuations et rpondre aux questions des membres du comit. Pour le cas o il n'est pas fait recours des assesseurs, il suffit que le comit d'valuation complte une grille d'valuation pour chaque tape respective de la procdure. Les assesseurs travaillent sous la supervision du Prsident du comit dvaluation. Les mmes assesseurs peuvent tre utiliss pour les diffrentes phases, mais compte tenu des comptences distinctes requises par les diffrents types danalyse, il est recommand de recourir des personnes distinctes lorsque cela est possible. Quand l'appel propositions est organis par un service de la Commission europenne au sige, l'un des deux assesseurs sera issu de la dlgation du pays o l'action doit avoir lieu (en cas de projet rgional il s'agira de la dlgation chef de file ou, dans les cas appropris, le sige - qui consultera les autres dlgations de lUE concernes si ncessaire). Dans le cas o il n'est pas fait recours des assesseurs, la dlgation de lUE doit nanmoins tre dment consulte. En ce qui concerne le contrle administratif et la vrification de lligibilit, les assesseurs analysent chaque proposition sur la base de la liste de contrle et de la dclaration du demandeur (voir Annexe E3b). Chaque proposition ne doit tre vrifie que par un assesseur. Cette tche devrait, de prfrence, tre confie des fonctionnaires ou autres membres du personnel de ladministration contractante. Des assesseurs externes peuvent tre recruts en fonction des besoins. En ce qui concerne lvaluation des notes succinctes de prsentation et des propositions, les assesseurs rdigent une analyse sur la base des grilles dvaluation publies (voir Annexe E5a et Annexe E5b). Chaque note succincte de prsentation et chaque proposition doivent tre analyses par au moins deux assesseurs travaillant de manire indpendante. Ces deux assesseurs devraient tre choisis de prfrence en interne dans les services de la Commissio n europenne. Lorsque les ressources internes sont insuffisantes, des assesseurs externes peuvent nanmoins tre choisis. Ces assesseurs externes doivent avoir une connaissance approfondie des domaines faisant lobjet du programme de subventions concern. Leur expertise doit tre confirme par leur CVs, avec normalement un minimum de cinq annes dexprience spcifique. SYSTME CENTRALIS DIRECT/DCENTRALIS ex post Les assesseurs sont slectionns par l'administration contractante. Des assesseurs externes qui ne sont pas fonctionnaires ou membres du personnel de ladministration contractante ou dune
administration publique du pays bnficiaire, doivent tre slectionns par le recours la procdure applicable aux marchs de service, cest--dire conformment aux seuils applicables. SYSTME DCENTRALIS ex ante Les assesseurs sont slectionns par ladministration contractante. La liste des assesseurs doit tre approuve par la Commission europenne. Des assesseurs externes qui ne sont pas fonctionnaires ou membres du personnel de ladministration contractante ou dune administration publique du pays bnficiaire, doivent tre slectionns par le recours la procdure approprie pour les marchs de services.
6.4.7.3. Impartialit et confidentialit

Voir point 2.8.2.
6.4.7.4. Responsabilits des membres du comit dvaluation

Voir point 2.8.3.

La procdure dvaluation commence avec la rception des notes de prsentation succinctes/ propositions par ladministration contractante et prend fin avec la dcision dattribution de subventions aux demandeurs retenus. La procdure est dcrite ci-aprs.
6.4.8.1. Rception et enregistrement des propositions

la rception des propositions, ladministration contractante doit les enregistrer et dlivrer un accus de rception pour les propositions livres en main propre (voir annexe A7). Les enveloppes doivent rester scelles et tenues en lieu sr jusqu leur ouverture.
6.4.8.2. Ouverture et contrle administratif

Toutes les propositions rceptionnes doivent tre ouvertes lors dune session douverture, loccasion de laquelle les informations denregistrement sont vrifies et compltes et les propositions numrotes. Le secrtaire du comit dvaluation supervise la session douverture et fait appel en tant que de besoin dautre personnel de ladministration contractante. Lenregistrement des notes de prsentation succinctes/propositions doit inclure les informations suivantes: numro denregistrement de la note de prsentation succincte/proposition; date de la soumission; nom et adresse du demandeur. Pour chaque proposition, loriginal est conserv avec soin dans les archives de ladministration contractante; les copies sont distribues aux valuateurs et, sil y lieu, aux assesseurs. Les propositions remises dans les dlais sont alors soumises une vrification administrative, qui dterminera si les demandeurs ont rpondu oui tous les critres mentionns dans la liste de
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contrle (Partie 1 de la section V du formulaire de demande de subvention). Les assesseurs ou les membres du comit d'valuation ne peuvent en aucun cas changer cette liste de contrle. Les dossiers incomplets peuvent tre limins de l'valuation. Nanmoins, si certains des critres nont pas t correctement valids, selon l'option choisie dans l'appel propositions, la demande est rejete ou le demandeur peut tre invit soumettre une clarification dans le dlai fix par le comit dvaluation. Dans ce dernier cas, le comit dvaluation peut utiliser son pouvoir discrtionnaire pour dcider si la demande est ou non prendre en considration pendant le reste de l'valuation, tout en assurant l'galit de traitement des propositions et le respect du principe de proportionnalit. Quelle que soit la dcision du comit dvaluation, cette dcision doit tre entirement enregistre et justifie dans le rapport d'valuation (voir point 2.8.3.). Ladministration contractante doit garder les propositions non slectionnes. La vrification administrative peut tre effectue par les membres du comit dvaluation ou par un ou plusieurs assesseurs. Si les membres du comit d'valuation n'effectuent pas la vrification eux-mmes, le comit dvaluation doit revoir les conclusions de l (des) assesseur(s) sur la base des grilles remplies. Afin de faciliter l'examen des valuations par le comit dvaluation, le secrtaire du comit dvaluation doit veiller ce qu'une liste soit dresse contenant les propositions qui n'ont pas pass avec succs la vrification administrative. Une justification doit tre fournie pour chaque entre de la liste. A lissue de la session douverture et de la vrification administrative, le comit dvaluation se runit pour statuer, le cas chant, sur les cas litigieux et passe ensuite lvaluation des notes succinctes de prsentation.
6.4.8.3. valuation de la note succincte de prsentation

Les notes succinctes de prsentation soumises dans les dlais et ayant pass avec succs la vrification administrative seront values au regard de la pertinence et de la conception gnrale de l'action sur base d'une grille d'valuation (voir annexe E5a). L'valuation globale est base sur les notes obtenues sous chaque sous-rubrique, additionnes par rubrique. Dans le cas o le Comit d'valuation n'value pas lui-mme les notes succinctes de prsentations, la note finale est la moyenne arithmtique des notes donnes par les assesseurs.
Lorsque l'appel propositions est organis par un service du sige de la Commission europenne, la copie de chaque note succincte de prsentation doit tre envoye la Dlgation de l'Union europenne dans le pays o l'action propose doit avoir lieu, pour l'valuation sur la base de la mme grille d'valuation (voir annexe E8). Le secrtaire prparera alors une liste de toutes les notes succinctes de prsentation, classes par score. Dans une premire tape, seules les notes de prsentation succinctes ayant obtenu une note de 30 points lors de lvaluation seront prises en compte pour la prslection. Les grilles d'valuation remplies pour chaque note succincte de prsentation doivent tre envoyes au comit d'valuation, au cas o il est fait appel des assesseurs. SYSTEME CENTRALISE DIRECT/DECENTRALISE EX POST Un rapport portant sur les rsultats de la sance douverture et de la vrification administrative ainsi que sur lvaluation des notes succinctes de prsentation est soumis l'administration contractante, qui doit dcider si elle accepte ou non les recommandations du comit dvaluation.
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SYSTEME DECENTRALISE EX ANTE Outre ce qui prcde, l'administration contractante doit ensuite soumettre le rapport dvaluation la Commission europenne pour approbation.
A la suite de lvaluation des notes succinctes de prsentation, ladministration contractante enverra une lettre aux demandeurs, en indiquant sils ont pass avec succs la sance douverture et la vrification administrative et, sil y a lieu, les rsultats de lvaluation de la note succincte de prsentation.
6.4.8.4. valuation du formulaire de demande

La qualit de tous les formulaires de demande doit tre value sur la base de la grille dvaluation (voir annexe E5b) qui contient les critres de slection et dattribution. Chaque rubrique doit faire lobjet de commentaires sur la base des questions et des critres de la rubrique. Certaines sousrubriques doivent galement tre commentes dans des cas particuliers. Lapprciation globale dcoule des notes obtenues pour chaque sous-rubrique, additionnes par rubrique. Dans le cas o le comit d'valuation n'value pas lui-mme les propositions, la note finale correspond la moyenne arithmtique des notes attribues par les assesseurs. Lorsque lappel propositions est organis par un service du sige de la Commission europenne, une copie de chaque proposition ligible doit tre envoye la Dlgation de l'Union europenne dans le pays o laction propose doit tre mise en uvre, pour valuation sur base de la mme grille dvaluation (voir annexe E8). Le secrtaire prpare ensuite le classement de toutes les propositions en fonction des notes obtenues. Les grilles dvaluation remplies pour chaque proposition doivent tre envoyes au comit dvaluation. SYSTEME CENTRALISE DIRECT, DECENTRALISE EX POST Le rapport dvaluation des formulaires de demande est soumis l'administration contractante, qui doit dcider si elle accepte ou non les recommandations du comit dvaluation. SYSTEME DECENTRALISE EX ANTE Outre ce qui prcde, l'administration contractante doit ensuite soumettre le rapport dvaluation la Commission europenne pour approbation. Une fois que les approbations requises ont t donnes, ladministration contractante doit envoyer une lettre standard aux demandeurs, en indiquant si leur proposition a pass avec succs la sance douverture et la vrification administrative (dans le cas des procdures restreintes) et sils ont t provisoirement slectionns en accord avec leur note, et en invitant ceux dont la proposition a t provisoirement slectionne faire parvenir les documents justificatifs.
6.4.8.5. Vrification de lligibilit

Cette valuation doit tre effectue en utilisant la dclaration par le demandeur, les pices justificatives requises et les critres dfinis dans les lignes directrices pour les demandeurs. Les assesseurs ou les membres du comit d'valuation ne peuvent en aucun cas changer cette dclaration. La dclaration du demandeur est-elle en conformit avec les documents justificatifs demands ?
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Toute pice justificative manquante ou toute incohrence entre la dclaration et les pices justificatives peut entraner le rejet de la proposition sur cette seule base. Toutefois, le comit dvaluation peut, en vertu de son pouvoir discrtionnaire, dcider si la proposition doit ou non tre prise en compte durant le reste du processus dvaluation, tout en assurant le respect des principes dgalit de traitement des demandeurs et de proportionnalit. Quelle que soit la dcision du comit dvaluation, elle doit tre dment enregistre et motive dans le rapport dvaluation (voir le point 2.8.3.). ligibilit: le demandeur, les partenaires et laction sont-ils ligibles ?
Cela est valu selon les critres exposs dans les lignes directrices pour les demandeurs. La vrification de l'ligibilit peut tre effectue par les membres du comit d'valuation ou par les assesseurs. Chaque proposition peut tre examine par une personne. Mme si la vrification de l'ligibilit est prvue seulement pour les demandeurs ayant t provisoirement slectionns la fin de la procdure, le comit d'valuation peut dcider de vrifier ce point toute tape prcdente de la procdure. En tenant compte des bonnes pratiques administratives, le comit d'valuation peut contrler et exclure, par voie de consquence, un demandeur un quelconque stade de la procdure d'valuation ds lors qu'il apparat d'vidence que le demandeur ne rpond pas aux critres d'ligibilit. Si les membres du comit d'valuation n'effectuent pas l'valuation eux-mmes, le comit d'valuation doit revoir les conclusions des assesseurs sur la base de leurs grilles remplies. Afin de faciliter l'examen des valuations par le comit dvaluation, le secrtaire du comit d'valuation doit veiller ce qu'une liste contenant les propositions qui sont inligibles soit dresse. Pour chaque entre sur une liste, les raisons de l'inligibilit doivent tre identifies.
6.4.8.6. Conclusions du Comit dvaluation

Le comit dvaluation arrte ses recommandations une fois que les assesseurs ont examin lensemble des propositions. Il ne peut modifier les notations, les recommandations ou les grilles remplies par les assesseurs. Le comit dvaluation peut dcider daccepter le classement tabli par le secrtaire sur la base du rapport des assesseurs. Si le comit naccepte pas les notations tablies par les assesseurs pour une proposition, par exemple lorsquil y a une diffrence significative entre les notations attribues par les assesseurs, il doit justifier sa dcision dans le rapport dvaluation. Sous rserve des points ciaprs, le comit prpare alors une nouvelle grille dvaluation collective pour la proposition en cause. Le classement est modifi en fonction des notations rsultant de cette nouvelle valuation, qui remplace celles tablies par les assesseurs. Ces dcisions doivent tre consignes et pleinement justifies dans le rapport dvaluation. Les grilles dvaluation remplies par les membres du comit doivent tre conserves avec celles des assesseurs. Les dcisions du comit sont prises de manire indpendante et titre consultatif. Le comit doit, lissue de ses runions, arrter la liste des propositions retenues pour financement, en indiquant la note obtenue par chaque proposition, le montant de la subvention propose et le taux de financement des cots ligibles propos. Sous rserve des points suivants, cette liste est compose des propositions ayant obtenu les meilleures notations, classes par ordre et dans la limite des fonds disponibles au titre de lappel propositions. Le comit peut recommander de slectionner une proposition sous rserve que certaines conditions soient remplies avant la signature du contrat. Ces conditions ne doivent cependant pas remettre en cause la dcision doctroi de la subvention ou aller lencontre du principe dgalit de traitement des demandeurs (voir le point 6.4.10.2.) ;
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Le comit peut ne pas attribuer tous les fonds disponibles sil estime que trop peu de propositions ont la qualit requise pour bnficier dune subvention; Le comit peut constituer une liste par thme ou rgion gographique spcifis dans les lignes directrices lintention des demandeurs; Le comit peut carter une proposition sil a slectionn une autre proposition de nature similaire et qui a obtenu un score plus lev. Lorsque plusieurs propositions soumises par le mme demandeur sont slectionnes pour le financement, mais que le demandeur na pas la capacit financire et oprationnelle pour mettre en uvre les actions toutes ensemble, le Comit peut rejeter la(les) proposition (s) qui (ont) a t attribue(s) une plus faible note, et slectionner la(les) proposition (s) que le demandeur a la capacit de mettre en uvre. Le Comit peut en outre dresser, dans les mmes conditions, une liste de rserve comportant un nombre limit de propositions ayant obtenu les meilleures notes aprs les propositions qui ont t slectionnes pour le financement. Cette liste de rserve est valide au cours de la priode mentionne dans le rapport d'valuation. Les propositions incluses dans cette liste sont susceptibles de recevoir une subvention dans la mesure o les fonds deviennent disponibles dans le cadre de l'appel propositions (la diminution des cots ligibles des propositions slectionnes, l'impossibilit de signer un contrat avec un demandeur slectionn, etc.). Le rapport final dvaluation, qui couvre la vrification de l'ligibilit, est rdig aprs la dernire runion du comit dvaluation. Il comprend les procs-verbaux des sances dvaluation, et doit tre sign par tous les membres du comit dvaluation. SYSTME CENTRALIS DIRECT, DCENTRALIS ex POST Lensemble de la procdure dvaluation fait lobjet dun rapport dvaluation sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation, et soumis aux services comptents de la Commission europenne, qui doivent dcider sils acceptent ou non les recommandations du comit. SYSTME DCENTRALIS ex ante Outre ce qui prcde, ladministration contractante doit alors soumettre le rapport dvaluation et les recommandations de ladministration contractante la Dlgation de la Commission europenne pour accord. Lorsque ladministration contractante confirme labsence de modifications (au niveau des conditions particulires ou des annexes du contrat) aux conditions contractuelles normales annexes aux lignes directrices l'intention des demandeurs, lapprobation par la Commission europenne du rapport dvaluation et de la liste des propositions dattribution vaut endossement global des contrats correspondants lorsquun tel endossement est requis. La liste doit inclure tous les lments ncessaires la conclusion des contrats (y compris les informations sur le demandeur, le montant maximum de la subvention et la dure du contrat). Aucun endossement par la Dlgation de lUE nest toutefois requis dans certains cas prciss dans le Guide pratique des procdures applicables aux devis programmes.
Une fois ces accords obtenus, ladministration contractante commence attribuer les subventions (voir point 6.4.10.).
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La dcision dattribution comporte lobjet et le montant global de la dcision, ainsi que le rapport dvaluation approuv et, le cas chant, les raisons pour lesquelles ladministration contractante dcide de scarter, pour telle ou telle proposition, des recommandations du comit contenues dans ce rapport. Sous rserve de la lgislation de ladministration contractante en matire daccs aux documents, lensemble de la procdure, de la rdaction de lappel propositions jusqu la slection des demandeurs retenus, est strictement confidentiel. Les dcisions du comit dvaluation sont collectives et ses dlibrations sont tenues secrtes. Les membres du comit ont lobligation de respecter la confidentialit. Lorsque la lgislation de ladministration contractante va lencontre des rgles de confidentialit, ladministration contractante doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit.
6.4.9. Annulation de la procdure dappel propositions

Ladministration contractante peut dcider dannuler la procdure dappel propositions tout moment, en particulier la lumire du rapport dvaluation, dans les cas suivants : Lorsque lappel propositions est infructueux, cest dire lorsqu'aucune proposition mritant dtre retenue na t reue ou lorsquil ny a pas eu de rponse; Lorsque les lments techniques ou conomiques du programme ont t fondamentalement modifis; Lorsque des circonstances exceptionnelles, ou de force majeure, rendent impossible la mise en uvre normale des actions prvues; Lorsquil y a eu des irrgularits de procdure, en particulier lorsque de telles irrgularits ont empch un traitement gal. SYSTME CENTRALIS DIRECT, DECENTRALISE: EX-POST Lannulation dun appel propositions relve de la responsabilit des services comptents de l'administration contractante. SYSTME DCENTRALIS ex ante Outre ce qui prcde, laccord pralable de la Commission europenne est requis
En cas dannulation dun appel propositions, les demandeurs doivent tre avertis par ladministration contractante, et ne peuvent prtendre aucune indemnit.
6.4.10. Attribution des subventions

6.4.10.1. Notification aux demandeurs
SYSTME CENTRALIS DIRECT, DECENTRALISE : EX-POST Aprs approbation formelle de la liste finale des subventions attribuer par l'administration contractante, celle-ci notifie aux bnficiaires que leur demande a t retenue.
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En outre, elle informe les autres demandeurs que leur demande n'a pas t retenue par lettre type, en indiquant les raisons de cette dcision. Lorsque lappel propositions est organis par un service du sige de la Commission europenne, une copie de ces lettres ainsi que, le cas chant, toute la documentation et les lments de lvaluation ncessaires la prparation et la gestion du contrat, sont adresss la Dlgation de l'Union europenne dans le pays de mise en uvre prvue de laction propose. SYSTME DCENTRALIS ex ante
Outre ce qui prcde, l'approbation de la Commission europenne est requise.
Les lettres aux bnficiaires doivent tre envoyes dans les quinze jours suivant la dcision dattribution, et celles aux demandeurs non retenus dans les quinze jours suivant la notification aux bnficiaires.
6.4.10.2. Prparation et signature des contrats

Lors de la prparation du contrat de subvention pour chaque bnficiaire figurant sur la liste finale, ladministration contractante doit suivre les tapes mentionnes au point 2.9.1.2. Le budget de laction propos par le bnficiaire lors de lappel propositions doit, avant signature du contrat, tre corrig pour enlever toute erreur arithmtique et tout cot non ligible qui pourrait sy trouver. La description de laction est corrige en consquence, le cas chant. Dautres clarifications ou corrections mineures peuvent tre apportes la description de laction ou au budget, dans la mesure o elles ne remettent pas en cause la dcision dattribution de la subvention ni lgalit de traitement entre demandeurs, et: se rapportent aux aspects clairement identifis par le comit dvaluation; ou visent prendre en considration les changements qui se sont produits depuis la date de rception de la proposition. Ces modifications ne peuvent pas avoir pour consquence daugmenter le montant de la subvention ni le pourcentage de cofinancement fix par le comit d'valuation pour la contribution de lUE. Toute autre modification de la proposition du bnficiaire ou ngociation avec lui est interdite. Lorsque le bnficiaire est une organisation internationale appliquant des rgles de comptabilit, d'audit, de contrle interne et de procdures de passation de marchs qui offrent des garanties quivalentes aux normes internationalement acceptes (voir section 6.9. ci-dessous), il convient dutiliser non le contrat-type de subvention mais le modle de convention de contribution ou tout autre modle de contrat agr entre cette organisation internationale et ladministration contractante (voir points 6.9. et 7.1. du prsent Guide Pratique).
6.4.10.3. Caractristiques du contrat-type de subvention

Le contrat-type de subvention reconnat lautonomie du bnficiaire dans la mise en uvre de laction et tablit, en consquence, des rgles de gestion simplifies. En particulier, il accorde au bnficiaire la possibilit dadapter et de modifier laction sans laccord pralable de ladministration contractante, condition que les modifications ne soient pas substantielles et nentranent pas une modification de plus de 15 % dune rubrique du budget. Le premier prfinancement, qui couvre, selon le cas, 80 % du montant du contrat ou 80 % du premier budget annuel, est vers aprs la signature du contrat par les deux parties. Par la suite, pour
les contrats dun montant lev, un rapport intermdiaire (technique et financier) et une demande de paiement sont envoys une fois par an, ds que 70 % du paiement prcdent (et 100 % des paiements antrieurs) ont t utiliss. Un nouveau versement de prfinancement est effectu sur cette base. Lorsque la consommation du prfinancement prcdent est infrieure 70%, le montant du nouveau versement est diminu de la part non utilise du versement du prfinancement prcdent. Le solde est pay lapprobation du rapport final. Le bnficiaire ne doit pas envoyer ladministration contractante des documents lappui de sa requte, mais doit les conserver pour dventuels contrles et audits pendant une priode de sept ans aprs le paiement du solde et jusqu' la date de prescription des litiges au regard du droit rgissant le contrat. Pendant et aprs cette priode, l'administration contractante grera le traitement des donnes personnelles en conformit avec ses rgles de protection des donnes caractre personnel. L'Union europenne finance un pourcentage donn des cots ligibles totaux de laction, et non une partie spcifique de celle-ci. Il est galement possible de limiter la contribution un pourcentage des cots totaux accepts de laction29. Si la fin de laction, les cots ligibles effectifs sont infrieurs ceux prvus, la subvention est rduite proportionnellement. Un rapport de vrification des dpenses est joint au rapport final si le montant de la subvention dpasse 100.000 euros, une demande de nouveau versement de prfinancement dans le cas de subventions de 750 000 euros ou plus, ou toute demande de paiement dpassant 100.000 euros par exercice dans le cas dune subvention de fonctionnement. Une garantie financire couvrant le montant du prfinancement est requise pour un prfinancement dun montant suprieur 80 % du montant total de la subvention s'il dpasse 60 000 euros (ou, lorsque le bnficiaire est une organisation non gouvernementale, 1.000.000 euros ou 90 % du montant total de la subvention). L'administration contractante peut galement dcider de fractionner les versements en plusieurs tranches, ce qui permet de ne pas exiger de garantie financire. Lorsque la mise en uvre de laction ncessite la passation de marchs par le bnficiaire, celui-ci doit respecter les rgles nonces lannexe IV du contrat. Sauf demande ou accord contraire de la Commission europenne, les bnficiaires doivent prendre les mesures ncessaires pour assurer la visibilit du financement ou cofinancement de lUnion europenne. Voir section 2.3.5.
6.4.10.4. Publication de lattribution des subventions

Une fois les contrats signs, ladministration contractante prpare, pour chaque appel propositions, un avis dattribution de subventions (annexe E11). Elle lenvoie sans dlai la Commission europenne, qui publie les rsultats de lappel propositions sur le site internet dEuropeAid. En outre, ladministration contractante doit enregistrer toutes les informations statistiques concernant la procdure (notamment le nombre de demandeurs au cours de l'anne prcdente, le nombre et le pourcentage de demandes admises par appel propositions, la dure moyenne de la procdure de la date de la clture de l'appel proposition jusqu' l'attribution de la subvention, le montant des subventions, les noms des demandeurs, et les informations relatives aux bnficiaires des subventions). En outre, la fin de chaque anne, ladministration contractante prpare et soumet pour publication la Commission europenne un tableau rcapitulatif conforme au modle annex au Guide Pratique (annexe E11, y compris le tableau "subventions attribues sans appel propositions").
29 Qui comprennent les taxes, lorsque le bnficiaire de la subvention peut dmontrer quil est dans limpossibilit de
les rcuprer et lorsque le rglement applicable exclut le paiement des taxes. Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf Page 140/156
Ladministration contractante prpare lavis dattribution de subventions en utilisant le modle lannexe E11 et le soumet sous une forme lectronique la Commission europenne pour publication. Ladministration contractante publie galement ces informations sur son propre site internet et/ou dans tout autre mdia appropri. La Commission europenne peut autoriser ladministration contractante droger ces obligations si la divulgation des informations risque dattenter la scurit des bnficiaires ou de porter prjudice leurs intrts commerciaux.
6.5.
Subvention dun faible montant en gestion dcentralise.

la taille maximum de chaque subvention attribuer dans le cadre du programme est infrieure ou gale 10 000 euros, et les bnficiaires potentiels des subventions sont des organisations de communauts de base ou d'autres organisations locales du pays de ladministration contractante,
En systme dcentralis, lorsque:
ladministration contractante peut attribuer des subventions sans appel de propositions. Elle met en uvre les mesures de publicit et les procdures d'valuation qui conviennent ce type de programme afin d'assurer le respect du principe de transparence et d'galit de traitement, tout en vitant tout conflit d'intrt. Chaque contrat de subvention conclure doit spcifier notamment son objet, son bnficiaire, sa dure, le montant maximal de la subvention, la description de l'action, le budget prvu, lacceptation par le bnficiaire des contrles effectus par la Commission europenne et la Cour des comptes et les obligations du bnficiaire en ce qui concerne la gestion et le "reporting". Quand la mise en uvre de ce contrat de subvention ncessite la passation de marchs par le bnficiaire, les rgles appropries de la nationalit et d'origine s'appliquent. La sous-traitance ne peut concerner quune partie limite de l'action.
6.6.
Appel propositions restreint
Les dispositions applicables dans le cadre dun appel propositions ouvert, dcrites au point 6.4, sappliquent par analogie dans la procdure dappel propositions restreint, sous rserve des dispositions spcifies ci-aprs. Dans un appel propositions restreint, les demandeurs sont invits par les lignes directrices lintention des demandeurs envoyer une note succincte de prsentation. La vrification administrative des notes succinctes de prsentation et, ensuite, des propositions intgrales est effectue via des listes de contrle spcifiques. Les lignes directrices l'intention des demandeurs prvoiront quune partie d'entre eux, dtermine en fonction du budget disponible, sera invite soumettre une proposition finale.. Une liste est alors constitue, compose des notes succincte de prsentation ayant obtenu les meilleures notations, classes par ordre et dans la limite du nombre publi. Un rapport, dtaillant les rsultats de la sance douverture, de la vrification administrative et de lvaluation des notes succinctes de prsentation, est rdig. Les demandeurs ainsi prslectionns sont ensuite invits par crit soumettre un formulaire complet de demande. La vrification de l'ligibilit ne sera ralise que pour les propositions qui ont t provisoirement slectionnes la fin de l'valuation sur la base des pices justificatives demandes
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par ladministration contractante et des dclarations du demandeur, selon les rgles exposes dans les lignes directrices l'intention des demandeurs et dans les limites de l'enveloppe financire disponible de l'appel propositions. Les lments valus sur la base de la note succincte de prsentation ne peuvent pas tre modifis par le demandeur dans le formulaire complet de demande. La contribution de l'UE demande pour l'action ne peut pas s'carter de l'estimation initiale de plus de 20%. Si la contribution de l'UE demande varie par rapport l'estimation initiale, le pourcentage entre la contribution de l'UE et le cot total de l'action doit rester dans les limites imposes par les lignes directrices de l'appel propositions. Le dlai minimal entre la date de publication des lignes directrices lintention des demandeurs et la date limite fixe pour la soumission des notes succinctes de prsentation est de 45 jours. Le dlai minimal entre la date denvoi des lettres dinvitation soumettre les formulaires complets et la date limite fixe pour la soumission des propositions est de 45 jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, des dlais plus courts peuvent tre autoriss titre exceptionnel.
6.7.
Modification des contrats de subvention
6.7.1. Principes gnraux

Voir point 2.10.1. Les modifications ne peuvent avoir pour objet ou pour effet dapporter au contrat des modifications susceptibles de remettre en cause la dcision dattribution de la subvention, ni de violer lgalit de traitement entre demandeurs. Le montant maximal de la subvention ne peut tre augment.
6.7.2. Prparation dun avenant

Voir point 2.10.2.
6.8.
Passation de marchs par les bnficiaires de subventions
6.8.1. Principes Gnraux

Lorsque la mise en uvre dune action faisant lobjet dune subvention par le budget de l'UE ou par le FED dans le cadre des actions extrieures ncessite la passation de marchs par le bnficiaire de la subvention, le march doit tre attribu loffre conomiquement la plus avantageuse, cest--dire celle qui prsente le meilleur rapport entre la qualit et le prix, dans le respect des principes de transparence et de concurrence loyale entre titulaires potentiels et en veillant viter tout conflit dintrts. A cette fin, les bnficiaires respectent les rgles nonces lannexe IV des contrats de subvention. Les mmes rgles sappliquent mutatis mutandis aux marchs passs par les partenaires du bnficiaire. En cas de non-respect des rgles vises ci-dessus, les dpenses relatives aux oprations en cause sont inligibles au financement UE ou par le FED. Concernant les subventions en cascade, voir point 6.2.11.
La Commission europenne exerce un contrle ex post sur le respect de ces rgles par les bnficiaires de subventions. Les contrats de subventions doivent prvoir expressment le pouvoir de contrle de la Commission europenne, de lOLAF, et de la Cour des Comptes, sur pices et sur place, de tous les contractants et sous-contractants ayant bnfici de fonds communautaires.
6.9.
Subventions octroyes des organisations internationales et des organismes nationaux
6.9.1. Subventions octroyes des organisations internationales

Lorsque le bnficiaire de la subvention est une organisation internationale, le prsent Chapitre 6 est applicable en totalit (y compris, par exemple, les principes viss aux points 6.2. et 6.8., les limites applicables aux subventions en cascade vises au point 6.2.11., les procdures d'attribution des subventions au point 6.3., etc.). Conformment l'article 43 des modalits d'excution du Rglement financier de lUE, les organisations internationales s'entendent comme des organisations de droit international public cres par des accords intergouvernementaux, ainsi que les agences spcialises cres par celles-ci, ces organisations pouvant avoir un champ d'application mondial ou rgional. Les organisations rgies par le droit national ne sont pas des organisations internationales (par ex., des ONG nationales avec des bureaux dans diverses rgions ou divers pays). A titre d'exemple, les organisations, telles que les Nations-Unies, ses agences et autres entits spcialises, la Banque Mondiale, l'Organisation de coopration et de dveloppement conomiques, l'Organisation mondiale du commerce, le Fonds montaire international, l'Organisation pour la scurit et la coopration en Europe, la Banque europenne pour la reconstruction et le dveloppement, l'Office des migrations internationales, tombent clairement sous la dfinition d'organisation internationale. En cas de doute, afin de vrifier si une organisation est couverte par la dfinition mentionne ci-dessus, il est ncessaire d'valuer la nature de l'organisation, principalement sur la base de ses actes juridiques (tels que son statut ou l'accord intergouvernemental tablissant l'organisation). Les organisations suivantes sont explicitement reconnues comme organisations internationales par l'article 43 des modalits d'excutions prcit: le Comit international de la Croix-Rouge (CICR) et a Fdration internationale des Socits nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge ( noter que les organisations nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge ne sont pas considres comme des organisations internationales); la Banque europenne d'investissement et le Fonds europen d'investissement. Mode de gestion et procdures La dcision du mode de gestion de l'action relve de la responsabilit de la Commission europenne (Collge) et a t dtermine au stade de la dcision de financement. En consquence, lorsqu'une organisation internationale est slectionne dans le cadre d'un appel propositions lanc en gestion centralise ou dcentralise, le soutien financier donn l'organisation internationale constitue une subvention conformment au prsent Chapitre 6 et non une contribution relevant de la gestion conjointe. L'ordonnateur n'est pas autoris changer le mode de gestion prtabli moins que la dcision de financement ne prvoie expressment la possibilit de conclure une convention de contribution avec une organisation internationale en gestion conjointe et que cela soit expliqu dans les lignes directrices de lappel.
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En outre, le principe d'galit de traitement n'autorise pas lexistence de diffrentes conventions et obligations au titre d'un mme appel propositions, moins que cela ne soit explicitement mentionn dans les documents de l'appel (c'est--dire les lignes directrices)30. Si l'utilisation de la convention de contribution avec les organisations internationales est prvue dans les lignes directrices de l'appel sous certaines conditions (voir plus bas), le pouvoir adjudicateur peut conclure ce type de convention avec l'organisation internationale Bien que le mme type de contrat (convention de contribution) puisse tre utilis pour les subventions octroyes une organisation internationale et pour les contributions relevant de la gestion conjointe , de nombreuses rgles de procdure et dapplication sont diffrentes. Par exemple, les procdures qui dbouchent sur la signature dune convention de contribution sont diffrentes. Comme indiqu au point 6.3. ci-dessus, la procdure suivre pour slectionner une entit bnficiaire d'une subvention est un appel propositions, moins qu'une des conditions de l'article 168 des modalits d'excution soient remplies. Les organisations internationales ne peuvent pas tre traites diffremment des autres bnficiaires de subventions (par exemple les ONG) lorsqu'il s'agit de motiver le recours l'article 168. Par exemple, avant d'affirmer qu'une organisation dtient le monopole de la mise en uvre de certaines actions, l'ordonnateur comptent doit s'assurer que cette organisation (qu'elle soit publique ou prive, nationale ou internationale) est la seule mme de mettre en uvre cette action. En outre, tel que prvu dans le rglement financier applicable, une subvention est soumise certaines limitations en matire de subventions en cascade (voir le point 6.2.11.), alors que ces limitations n'existent pas en gestion conjointe. De mme, la majeure partie des activits faisant lobjet dune subvention doivent tre ralises par le bnficiaire de la subvention (lorganisation internationale) et/ou ses partenaires, alors que la gestion conjointe vise prcisment permettre l'organisation internationale d'agir en tant que pouvoir adjudicateur. Documents signer Le document juridique signer est un contrat de subvention, moins que le pouvoir adjudicateur puisse dmontrer (par exemple, en s'appuyant sur l'analyse de quatre piliers) qu'une convention de contribution avec une organisation internationale peut tre signe conformment au point 6.4.10. cidessus. Le texte actuel de la convention de contribution est bas sur les accords-cadres qui ont t conclus avec nos principaux partenaires, tels que les Nations unies et la Banque mondiale. Le modle de convention de contribution est disponible sur internet ladresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/international_organisations/index_fr. htm La signature d'une convention de contribution implique que l'organisation internationale est autorise utiliser ses propres procdures d'audit et de contrle interne. Elle peut galement utiliser ses propres procdures de passation de marchs aussi longtemps qu'elles respectent les principes mentionns au point 6.8. ci-dessus, savoir : le choix de loffre conomiquement la plus avantageuse (cest--dire celle prsentant le meilleur rapport qualit-prix), la transparence, la concurrence loyale entre titulaires potentiels,
30 La Commission europenne reconnat que les organisations internationales qui respectent les normes internationales
sont diffrentes des autres entits (par exemple les ONG) et quil est, ds lors, au vu de ces diffrences, possible d'utiliser un type de contribution diffrent reconnaissant leurs spcificits (voir les conventions conclues entre la Commission europenne et les organisations internationales, le traitement rserv aux organisations internationales dans les rglements financiers Budget-UE et FED, etc.). Cependant, l'application de cette possibilit doit tre rendue publique (dans les lignes directrices de l'appel correspondant). Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf Page 144/156
en veillant viter tout conflit dintrts.
Les principes ci-dessus constituent des normes internationales ; c'est la raison pour laquelle on peut considrer que les organisations internationales prsentant des garanties quivalentes aux normes reconnues internationalement en matire de procdures de passation de marchs (voir Section 7.1. cidessous) peuvent utiliser leurs propres procdures. Certaines clauses de la convention de contribution ne sappliquent qu la gestion conjointe ou aux subventions. Il est donc ncessaire de prciser dans la convention de contribution (article 1 des conditions particulires) si l'action est ou non mise en uvre en gestion conjointe. Dans le cas o un pays bnficiaire attribue une subvention une organisation internationale en gestion dcentralise, il est rappel que certaines dispositions de la convention de contribution sont seulement applicables la Commission europenne (et non au pays bnficiaire), telles que l'article 8 des conditions gnrales relatif l'valuation de l'action et l'article 16.4. des conditions gnrales relatif la vrification. La Commission europenne doit accorder une attention particulire lapplication des droits dcoulant de ces dispositions, si ncessaire. Il est fortement recommand que toutes les conventions de contribution conclues avec des organisations internationales aprs l'attribution d'une subvention soient signes par la Commission europenne (donc, en gestion centralise) et non par le pays bnficiaire en gestion dcentralise. Ceci doit figurer de faon approprie dans la dcision de financement et la convention de financement. Toutes les conventions de contribution conclues en gestion conjointe sont toujours signes par la Commission europenne et non par le pays bnficiaire.
6.9.2. Subventions octroyes des organismes nationaux

Les subventions octroyes des organismes publics nationaux au sens de l'article 54(2)(c) du Rglement financier de l'UE et de larticle 25(3)(b) du Rglement financier applicable au 10me FED doivent suivre les rgles et procdures doctroi de subventions normales dcrites au chapitre 6 ainsi que le modle de contrat de subvention. Sil y a lieu, ils peuvent galement bnficier d'autres rgles spciales applicables aux organismes du secteur public (telles que la possibilit de droger lobligation de fournir les garanties financires ou, conformment la section 8 de l'annexe IV du contrat, d'appliquer leurs propres procdures de passation de marchs lorsque le bnficiaire ou un partenaire est un pouvoir adjudicateur et/ou une entit adjudicatrice au sens des directives communautaires applicables aux procdures de passation de marchs, il applique les dispositions pertinentes de ces textes [...] ). La convention de dlgation conclue avec des organismes nationaux, par laquelle la Commission europenne dlgue des tches dexcution budgtaire ces organismes de sorte quils agissent en tant que pouvoir adjudicateur, ne peut tre applique qu'aux contributions sous la gestion centralise indirecte. Contrairement la convention de contribution conclue avec des organisations internationales, la convention de dlgation nest pas adapte pour se conformer aux rgles et aux principes applicables aux subventions. Ds lors, la convention de dlgation ne peut pas tre utilise en cas doctroi d'une subvention des organismes nationaux.
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7.
Bases legales
Cadre juridique applicable aux marchs
7.1.
7.1.1. BUDGET
Le cadre juridique ci-dessous rgit les marchs de services, de fournitures et de travaux financs par le budget gnral de l'Union europenne conclus dans le cadre de la coopration UE en faveur des pays tiers et attribus par un pouvoir adjudicateur dun pays bnficiaire ou par la Commission europenne agissant au nom et pour le compte du bnficiaire: le Rglement (CE, Euratom) n 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant Rglement financier applicable au budget gnral des Communauts europennes (et en particulier le Chapitre III du Titre IV de la 2 Partie relatif aux dispositions particulires des actions extrieures en matire de passation de marchs), tel que modifi par le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1995/2006 du 13 dcembre 2006; le Rglement (CE, Euratom) n2342/2002 de la Commission europenne du 23 dcembre 2002 portant modalits d'excution du Rglement financier (et en particulier le Chapitre III du Titre III de la 2 Partie relatif aux dispositions particulires des actions extrieures en matire de passation de marchs), tel que modifi par:
le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1261/2005 du 20 juillet 2005; le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1248/2006 du 7 aot 2006; le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 478/2007 du 28 avril 2007; les Rglements31 et autres instruments spcifiques relatifs aux diffrents programmes de coopration.
Les dispositions suivantes sappliquent galement: Laccord-cadre sign par l'UE et le pays bnficiaire concern, sil existe. Cet accord dfinit les rgles en matire de coopration administrative entre les deux parties pour la mise en uvre de laide extrieure. La convention de financement signe par l'UE et le pays bnficiaire concern pour chaque programme financ par l'UE. Elle fixe les objectifs et le budget du programme. Les Rgles et procdures applicables aux marchs de services, de fournitures et de travaux financs par le budget gnral des Communauts europennes dans le cadre de la coopration avec les pays tiers [C (2007) 2034], adopt par la Commission europenne le 2 Mai 2007. Les documents types et modles prsents dans les annexes au prsent guide.
31 A linstar du rglement du Conseil (CEE) n 2913/92 du 12 octobre 1992 tablissant le Code des douanes
communautaires qui dfinit les rgles relatives lorigine des produits et les rglements sur laccs laide extrieure. Janvier 2012 PRAG_2012_fr.rtf Page 146/156
7.1.2. FED
Le cadre juridique suivant s'applique pour les marchs de services, de fournitures et de travaux financs par le Fonds europen de dveloppement: L'Accord de partenariat ACP-CE sign Cotonou le 23 juin 2000, tel que modifi par lAccord modifiant l'Accord de partenariat ACP-CE sign Luxembourg le 25/06/2005, et son annexe IV; La dcision 2001/822/CE du Conseil du 27 novembre 2001 relative lassociation des pays et territoires doutre-mer la Communaut europenne ( dcision dassociation outre-mer ), telle que modifie par la dcision 2007/249/CE du Conseil du 19 mars 2007; lannexe V de la Dcision n 3/90 du Conseil des ministres ACP-CEE du 29 mars 1990 contenant le rglement de procdure de conciliation et d'arbitrage; Le Rglement (CE) du Conseil n 617/2007 du 14 mai 2007 relatif la mise en uvre du 10 me Fonds europen de dveloppement dans le cadre de l'accord de partenariat ACP-CE; Le Rglement (CE) du Conseil n. 215/2008 du 18 fvrier 2008 portant rglement financier applicable au 10me Fonds europen de dveloppement. Les dispositions suivantes sappliquent galement: La convention de financement signe par l'UE et le pays bnficiaire concern pour chaque programme financ par l'UE. Elle fixe les objectifs et le budget du programme. Le guide pratique et les documents types et modles prsents dans les annexes.
7.2.
Cadre juridique applicable aux subventions
7.2.1. BUDGET
Le cadre juridique suivant s'applique pour accorder des subventions finances par l'Union europenne et conclus au cours de la coopration avec les pays tiers: Rglement du Conseil (CE, EURATOM) n 1605/2002 du 25 juin 2002 portant Rglement financier applicable au budget gnral des Communauts europennes (et en particulier le Titre VI de la 1re Partie sur les subventions et le Chapitre IV du Titre IV de la 2 Partie relatif aux dispositions particulires des actions extrieures en matire de subventions), tel que modifi par le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1995/2006 du 13 dcembre 2006; le Rglement (CE, Euratom) n2342/2002 de la Commission europenne du 23 dcembre 2002 portant modalits d'excution du Rglement financier (et en particulier le Titre VI de la 1re Partie sur les subventions et le Chapitre IV du Titre III de la 2 Partie relatif aux dispositions particulires des actions extrieures en matire de subventions), tel que modifi par: - le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1261/2005 du 20 juillet 2005; - le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1248/2006 du 7 aot 2006; - le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 478/2007 du 28 avril 2007; les rglements ou les dcisions du Conseil, considres comme les "actes de base" dans le rglement financier et ce guide pratique, et d'autres instruments spcifiques concernant les diffrents programmes de coopration.
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7.2.2. FED
Le cadre juridique suivant s'applique pour accorder des subventions finances dans le cadre du 9me FED: L'Accord de partenariat ACP-CE sign Cotonou le 23 juin 2000 tel que modifi par l'Accord modifiant l'Accord de partenariat ACP-CE sign Luxembourg le 25 juin 2005; Dcision 2001/822/CE du Conseil du 27 novembre 2001 sur l'association des pays et des territoires d'outre-mer avec la Communaut europenne (dcision d'association d'outre-mer); Le Rglement (CE) du Conseil n. 215/2008 du 18 fvrier 2008 portant rglement financier applicable au 10me Fonds europen de dveloppement, et notamment le titre VII de la premire partie sur les subventions. Ce qui suit s'applique galement: La convention de financement signe par l'UE et le pays bnficiaire intresss pour le programme, o cet accord existe. Cela expose les objectifs du programme et le budget; Les documents et les modles types en annexe de ce guide pratique, qui comprennent le contrat type de subvention pour les actions extrieures (cf. Annexe E3), et documents types pour les appels de propositions (cf. Annexe E1, Annexe E2 et Annexe E3). Les rgles et les procdures tablies par la Commission europenne pour la gestion des subventions dans le cadre du 10me FED sont consolides dans ce guide pratique et doivent tre appliques chaque fois que des subventions sont concernes.
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8.
A A1 A2a A2b
Liste des annexes

Gnrales Glossaire Programmes daide extrieure de l'UE Programmes d'ligibilit 2007-2013 EDF a1_glossary_fr.doc a2a_ecprogrammes_fr.doc a2b_eligibilityprogrammes2007_2013 _EDF_fr.doc a2c_eligibilityprogrammesbefore2007 _fr.doc a3_decl_ob_conf_fr.doc a4_decl_imp_conf_fr.doc
A2c
Programmes d'ligibilit avant 2007
A3 A4 A5 A5a A5b A6 A7 A8 A9
Dclaration dobjectivit et de confidentialit Dclaration dimpartialit et de confidentialit Avis Avis dannulation Avis de march corrig Note explicative Accus de rception Lettre de notification pour fournitures et travaux Lettre de couverture pour la soumission dun contrat/Avenant Rapport de ngociation pour les procdures ngocies (marchs) et octroi direct (subventions) Rapport de ngociation pour les offres uniques Lignes directrices Lignes directrices sur les procdures contractuelles utiliser en cas de situations de crise dans le cadre du budget UE et du FED
a5a_cancnotice_fr.doc a5b_corrigprocnotice_fr.doc a6_explnote_fr.doc a7_receipt_fr.doc a8_notifletter_supplyworks_fr.doc a9_coverletter_fr.doc
A10a
a10a_negotiationreport_fr.doc
A10b A11 A11a
a10b_singletenderreport_fr.doc
a11a_guidelines_crisis_fr.zip
A11b
Lignes directrices pour la rdaction de spcifications techniques des appels d'offres de matriel informatique dans le domaine des actions extrieures
Lignes directrices pour la rdaction de spcifications techniques des appels d'offres de mobilier de bureau dans le domaine de l'aide extrieure
a11b_it_guidelines_fr.doc
A11c
a11c_guidelines_furniture_fr.doc
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A A11d
Gnrales Lignes directrices pour la rdaction de spcifications techniques des appels d'offres de voitures dans le domaine de l'aide extrieur Lignes directrices pour les publications a11d_guidelines_vehicles_fr.doc
A11e A12
a11e_publication_guidelines_fr.doc
Annexe V la dcision n 3/90 du Conseil des a12_conciliationandarbitration_fr.pdf ministres ACP-CEE, du 29 mars 1990, portant adoption de la rglementation gnrale, des cahiers gnraux des charges et du rglement de procdure de conciliation et d'arbitrage, relatifs aux marchs de travaux, de fournitures et de services financs par le FED
B B1 B2a
Services Prvision individuelle de contrat Avis de march international b1_forecast_fr.pdf b2a_procnotice_international_fr.p df b2b_summarypn_fr.doc
B2b
Modle type de publication pour les appels doffres locaux Formulaire de demande type Liste longue Rapport de liste restreinte Avis de liste restreinte Lettre aux candidats qui n'ont pas t retenus
B3 B4 B5 B6 B7 B8 B8a B8b B8c B8d B8e
b3_applform_fr.doc b4_longlist_fr.doc b5_shortreport_fr.doc b6_shortnotice_fr.doc b7_letternotshort_fr.doc
Dossier d'appel d'offres type (comprenant le contrat standard) Lettre d'appel d'offres Instructions aux soumissionnaires Projet de contrat : Conditions spciales Projet de contrat : Conditions gnrales (annexe I) Projet de contrat : Termes de rfrence march prix unitaire (annexe II) Projet de contrat : Termes de rfrence Global (annexe II) b8a_invit_fr.doc b8b_itt_fr.doc b8c_contract_fr.doc b8d_annexigc_fr.pdf b8e_annexiitorfee_fr.doc
B8f
b8f_annexiitorglobal_fr.doc
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B B8g
Services Projet de contrat : Organisation et mthodologie (annexe III) Projet de contrat : Liste et CV des experts cls (annexe IV) Projet de contrat : Budget (annexe V) b8g_annexiiiom_fr.doc
B8h
b8h_annexivexperts_fr.doc
B8i1 B8i2
Budget pour un contrat prix global Budget pour un contrat prix unitaire
b8i1_annexvbudgetglobal_fr.doc b8i2_annexvbudgetfee_fr.xls
Projet de contrat : Formulaires et autres documents appropris (annexe VI) B8j1 B8j2 B8j3 B8j4 B8j5 B8k Formulaire de notification de compte bancaire Modle de garantie financire Fiche dentit lgale (individuelle) Fiche dentit lgale (socits prives) Fiche dentit lgale (organismes publics) Projet de contrat : vrification des dpenses : Termes de rfrence et rapport des rsultats factuels (annexe VII) Grille de conformit administrative Grille d'valuation Formulaire de soumission Dossier simplifi de soumission Dispositions fiscales et douanires b8j1_annexvifif_fr.pdf b8j2_annexviguarantee_fr.doc b8j3_annexvilefind_fr.pdf b8j4_annexvilefcompany_fr.pdf b8j5_annexvilefpublic_fr.pdf b8k_annexviiexpverif_fr.doc
B8l B8m B8n B8o B8p
b8l_admingrid_fr.doc b8m_evalgrid_fr.doc b8n_tenderform_fr.doc b8o_simplified_fr.zip b8p_taxcustomsarrangements_fr.d oc b9_openchecklist_fr.doc b10_openreport_fr.doc b11_evalreport_fr.doc b12_evaluatorsgrid_fr.doc b13a_notificationletter_fr.doc b13b_lettersecondbest_fr.doc b13c_letterunsuccessful_fr.doc b14_awardnotice_fr.pdf
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B9 B10 B11 B12 B13a B13b B13c B14
Liste de contrle de louverture des offres Rapport douverture des offres Rapport d'valuation Grille d'valuation Lettre l'attributaire Lettre au second meilleur soumissionnaire Lettre aux soumissionnaires non retenus Avis d'attribution de march
B B15 B16 B17
Services Formulaire d'valuation du contractant Avenant au contrat Modification de budget b15_assessment_fr.doc b16_addendum_fr.doc b17_budgetmodif_fr.xls
C C1 C2 C2 C3 C4 C4a C4b C4c C4d C4e C4f
Fournitures Prvision individuelle de contrat Avis de march Avis de march Rsum de lavis de march publication locale c1_forecast_fr.pdf c2_procnotice_fr.doc c2_procnotice_simp_2010_fr.doc c3_summarypn_fr.doc
Dossier standard dappel doffres (incluant le contrat standard) Lettre dinvitation soumissionner Instructions aux soumissionnaires Projet de contrat Projet de contrat : Conditions Particulires Projet de contrat : Conditions Gnrales (Annexe I) Spcifications techniques (Annexe II) et Offre technique (Annexe III) Offre financire (Annexe IV) Garantie dexcution (Annexe V) Garantie de prfinancement (Annexe V) Grille de conformit administrative Grille dvaluation Formulaire de soumission Dispositions fiscales et douanires (Annexe V) Garantie de soumission Formulaire de notification de compte bancaire Fiche dentit lgale (particuliers) c4a_invit_fr.doc c4b_itt_fr.doc c4c_contract_fr.doc c4d_specialconditions_fr.doc c4e_annexigc_fr.pdf c4f_annexiitechspeciiitechoffer_fr.doc
C4g C4h C4i C4j C4k C4l C4m C4n C4o1 C4o2
c4g_annexivfinoffer_fr.doc c4h_perfguarantee_fr.doc c4i_prefinanceguarantee_fr.doc c4j_admingrid_fr.doc c4k_evalgrid_fr.doc c4l_tenderform_fr.doc c4m_taxcustomsarrangements_fr.doc c4n_tenderguarantee_fr.doc c4o1_fif_fr.pdf c4o2_lefind_fr.pdf
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C C4o3 C4o4 C4p C5 C6 C7 C8 C9 C10 C11 C12 C13
Fournitures Fiche dentit lgale (socits prives) Fiche dentit lgale (organismes publics) Dossier simplifi de soumission Liste de contrle de louverture des offres Rapport douverture des offres Rapport dvaluation Lettre aux soumissionnaires non retenus Avis dattribution du contrat Formulaire dvaluation du contractant Acceptation provisoire et finale Avenant au contrat Modification du budget c4o3_lefcompany_fr.pdf c4o4_lefpublic_fr.pdf c4p_simplified_fr.zip c5_openchecklist_fr.doc c6_openreport_fr.doc c7_evalreport_fr.doc c8_letterunsuccessfull_fr.doc c9_awardnotice_fr.pdf c10_assessment_fr.doc c11_provfinalaccept_fr.doc c12_addendum_fr.doc c13_budgetmodif_fr.doc
D D1 D2 D3 D4
Travaux Prvision individuelle de contrat Avis de march Rsum davis de march publicit locale d1_forecast_fr.pdf d2_procnotice_fr.doc d3_summarypn_fr.doc
Dossier dappel doffres standard (incluant le contrat standard) VOLUME 1 Section 1
D4a D4b
Lettre dinvitation soumissionner Instructions aux soumissionnaires Section 2
d4a_invit_fr.doc d4b_itt_fr.doc
D4c
Formulaire de soumission Section 3
d4c_tenderform_fr.doc
D4d
Garantie de soumission Section 4
d4d_tenderguarantee_fr.doc
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D D4e D4f D4g D4h D4i
Travaux Questionnaire offre technique Formulaire doffre technique 4.1 Formulaire doffre technique 4.2 Formulaire doffre technique 4.3 Formulaire doffre technique 4.4 Formulaire doffre technique 4.5 d4e_techofferquestion_fr.doc d4f_techofferform_4.1_fr.doc d4g_techofferform_4.2_fr.doc d4h_techofferform_4.3_fr.doc d4i_techofferform_4.4_fr.doc
D4j1 D4j2 D4j3 D4j4 D4k
Formulaire de notification de compte bancaire Fiche dentit lgale (particuliers) Fiche dentit lgale (socits prives) Fiche dentit lgale (organismes publics) Formulaire doffre technique 4.6 Section 5
d4j1_fif_fr.pdf d4j2_lefind_fr.pdf d4j3_lefcompany_fr.pdf d4j4_lefpublic_fr.pdf d4k_techofferform_4.6_fr.doc
D4l D4m
Grille de conformit administrative Grille dvaluation VOLUME 2
d4l_admingrid_fr.doc d4m_evalgrid_fr.doc
D4n D4o D4p D4q D4r D4s D4t
Projet de contrat Projet de contrat : Conditions Particulires Projet de contrat : Conditions Gnrales Garantie de prfinancement Garantie dexcution Garantie de rtention Dispositions fiscales et douanires VOLUME 3
d4n_contract_fr.doc d4o_specialconditions_fr.doc d4p_annexgc_fr.pdf d4q_prefinanceguarantee_fr.doc d4r_perfguarantee_fr.doc d4s_retentionguarantee_fr.doc d4t_taxcustomsarrangements_fr.doc
D4u
Spcifications Techniques VOLUME 4
d4u_techspec_fr.doc
D4v D4w
Note dinterprtation relative loffre financire Offre financire marchs prix forfaitaire
d4v_finoffer_4.1_fr.doc d4w_finoffer_4.2_fr.doc
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D D4x
Travaux Offre financire marchs prix unitaire VOLUME 5 d4x_finoffer_4.3_fr.doc
D4y D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12
Design et dessins Liste de contrle douverture des offres Rapport douverture des offres Rapport dvaluation Lettre aux soumissionnaires non retenus Avis dattribution du contrat Formulaire dvaluation du contractant Avenant au contrat Modification du budget
d4y_designdrawing_fr.doc d5_openchecklist_fr.doc d6_openreport_fr.doc d7_evalreport_fr.doc d8_letterunsuccessful_fr.doc d9_awardnotice_fr.pdf d10_assessment_fr.doc d11_addendum_fr.doc d12_budgetmodif_fr.xls
E E1 E2 E3 E3a E3a1
Subventions Programme de travail Publication locale Lignes directrices pour les demandeurs Lignes directrices l'intention des demandeurs Information sur le rgime fiscal applicable aux contrats de subvention Formulaire de demande de subvention Budget Cadre logique Fiche dentit lgale (personnes physiques) Fiche dentit lgale (socits prives) Forme dentit lgale (organismes publics) Formulaire didentification financire Conditions Particulires e3a_guidelines_fr.doc e3a1_guidelines_annexJ_fr.doc e1_workprogr_fr.doc e2_localpub_fr.doc
E3b E3c E3d E3e1 E3e2 E3e3 E3f E3h1
e3b_applicform_fr.doc e3c_budget_fr.xls e3d_logfram_fr.xls e3e1_lefind_fr.pdf e3e2_lefcompany_fr.pdf e3e3_lefpublic_fr.pdf e3f_fif_fr.pdf e3h1_speccond_fr.doc
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E E3h2 E3h3 E3h4 E3h5 E3h6 E3h7 E3h8 E3h9 E3h10 E5a
Subventions Conditions gnrales (annexe II) Procdures dattribution des contrats (annexe IV) Demande de paiement (annexe V) Rapport narratif intermdiaire (annexe VI) Rapport narratif final Rapport financier (annexe VI) Vrification des dpenses (annexe VII) Garantie financire (annexe VIII) Transfert de proprit des actifs Grille dvaluation des notes succinctes de prsentation Grille dvaluation de la proposition Rapport dvaluation tape 1 Sance douverture, vrification administrative et valuation des notes succinctes de prsentation Rapport dvaluation tape 2 valuation des demandes compltes Rapport dvaluation tape 3 Vrification finale de lligibilit Lettre aux Dlgations sur lvaluation Lettre tape 1 Lettre tape 2 Lettre tape 3 Addendum Publication e3h2_gencond_fr.pdf e3h3_awardproc_fr.doc e3h4_requestpay_fr.doc e3h5_interreport_fr.doc e3h6_finalreport_fr.doc e3h7_financialreport_fr.xls e3h8_expendverif_fr.doc e3h9_finguarantee_fr.doc e3h10_transfassets_fr.doc e5a_conceptevalgrid_fr.doc
E5b E6a
e5b_propevalgrid_fr.doc e6a_opening_conceptevalrep_fr.doc
E6b
e6b_applicevalrep_fr.doc
E6c
e6c_finalevalrep_fr.doc
E8 E9a E9b E9c E10 E11
e8_note_delegation_evaluation_fr.doc e9a_letter_step_1_fr.doc e9b_letter_step_2_fr.doc e9c_letter_step_3_fr.doc e10_addendum_fr.doc e11_publication_fr.doc
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Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE

publi sur le site Internet d'EuropeAid en janvier 2012

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Table des matires

2.4. Procdures de passation de marchs...................................................................................... 25

2.8. Comit dvaluation.............................................................................................................. 43

Modification des contrats ................................................................................................ 49

2.10.1. Principes gnraux ......................................................................................................................49 2.10.2. Prparation dun avenant.............................................................................................................50

3. MARCHES DE SERVICES................................................................................................. 52 3.1. Introduction.......................................................................................................................... 52

3.2. Procdures de passation des marchs .................................................................................... 54

6.2. Vue d'ensemble................................................................................................................... 118

6.3. Procdures dattribution ..................................................................................................... 125

6.4. Appel propositions........................................................................................................... 127

6.7.2. Prparation dun avenant........................................................................................................... 142

6.8. Passation de marchs par les bnficiaires de subventions.................................................... 142

7.2. Cadre juridique applicable aux subventions ......................................................................... 147

LISTE DES ANNEXES...................................................................................................... 149

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Qu'est-ce que le guide pratique ne couvre pas?

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Quelques prcisions en ce qui concerne la gestion dcentralise:

Rglement n 1638/2006 du 24.10.2006. Rglement n1085/2006 du 17.07.2006. Page 12/156

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Critres dligibilit et autres points essentiels

2.3.1. Rgle de la nationalit et d'origine

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2.3.2. Exceptions la rgle de la nationalit et d'origine

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2.3.3. Situations dexclusion

JO C 316 du 27.11.1995, p. 48. Page 18/156

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2.3.4. Sanctions administratives et financires

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2.3.6. Autres points essentiels

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Priode dexcution du contrat

Dbut des activit s (prestation

Procdures de passation de marchs

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2.4.1. Quelle procdure de passation de marchs appliquer ?

200 000 Appel doffres restreint international

10 000 Une seule offre

150 000 Appel doffres ouvert international

< 150 000 mais 60 000 Appel doffres ouvert local

10 000 Une seule offre

< 5 000.000 mais 300 000 Appel doffres ouvert local

10 000 Une seule offre

1 Appel doffres ouvert international 2 Appel doffres restreint international

Procdure ngocie concurrentielle

2.4.2. Procdure ouverte

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2.4.3. Procdure restreinte

2.4.4. Procdure ngocie concurrentielle

2.4.6. Systme dacquisition dynamique

2.4.7. Dialogue comptitif

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2.4.8. Procdure ngocie/procdure sur la base dune seule offre