ATEK-PC Preparado Para: Ing.

Dhaby eugenio xiloj Curruchiche Creeado Por: Gaby Geraldine Cesar Yac Jessica Muoz Mario Barrios

Fecha: 11/10/2012 Propuesta #: 1

Contenido

1) Objetivos 1.1 General 1.2 Especifico 2) Capacitacin 3) A quienes capacitar 4) Utilizacin de ITIL 5) Conclusiones 6) Recomendaciones 7) Anexos

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Objetivos General: Integrar de una manera eficaz, eficiente y productiva la idea del nuevo departamento de gestin de proyectos. Especficos: Gestionar el departamento, medir los beneficios que tiene ste departamento. Determinar el nivel de gestin de proyectos que resulte eficiente. Calcular la cantidad en porcentaje de ayuda que necesiten los proyectos. Mejora de todos los proyectos que se generen, los que estn en marcha, y generar nuevas ideas.

rea de RRHH Capacitar el personal es lo primero Los software han ganado su espacio en AteckPC. Una persona que no pueda operar fluidamente estas tecnologas (IT) pierde oportunidades de obtener informacin en tiempo real y de acceder a redes de comunicacin. En un entono empresarial, esta dificultad acarrea perder informacin y dinmica vital para los negocios. Por lo que como grupos de asesores proponemos una capacitacin para que todos se alineen a la implementacin del PMO. Para que ste pueda funcionar de manera eficaz y productiva y pueda dar beneficios a AteckPC. Barreras por parte del personal ante las tecnologas. El temor a un cambio en la forma de trabajar los proyectos en AteckPC ha sido un verdadero reto para Strider, stas situaciones son algunos de los obstculos que se presentan cuando se comienza a incorporar soluciones tecnolgicas y se empiezan a implementar dentro de las organizaciones este tipo de cambios. Es preciso, en este ambiente laboral tecnolgico que nos rodea, tener las herramientas bsicas para su uso. Necesitamos conocerlas, ser hbiles al operarlas y mantener una actitud proactiva al trabajar con ellas como una solucin aliada en nuestras tareas diarias. Soluciones para enfrentar el reto. El entrenamiento en competencias digitales es necesario en la incorporacin de un nuevo empleado durante su proceso de induccin o al cambiar a un nuevo software de gestin. l cual es el caso en gestin de AteckPC, se debe de organizar y planificar un plan de capacitacin. Para que todo el personal de AteckPC conozca la idea, y la compre la idea para que puedan trabajar en lnea con la estrategia del nuevo departamento. Reformular las competencias de nuestros empleados que trabajan hace tiempo en la compaa es clave, ya que es preciso darle confianza y brindarle toda la

educacin y el conocimiento para lograr una buena adaptacin a la misma.

Para facilitar la incorporacin de las nuevas TIC es imprescindible considerar los procesos cognitivos que se crean a partir de encontrarse en un entorno digital, que es diferente al habitual entorno analgico donde se trabaja o aprende. Evitan tareas repetitivas eliminando mrgenes de error. Aceleran los tiempos de procesos permitiendo resultados anticipados de nuestros objetivos, nos permiten centralizar y compartir la informacin desde y hacia cualquier lugar del mundo. Tambin con las TI, se puede invertir tiempo en tareas creativas para encontrar opciones nuevas que mejoren las empresas, entre muchas otras ventajas. Brindar una capacitacin integral sobre la nueva herramienta, sus aplicaciones, las similitudes y ventajas que tiene sobre la operatoria anterior les sirve a los empresarios para anticiparse a los nuevos escenarios que trae la sociedad actual. Transforman los mercados y la vida de todos. En este sentido, disminuir la brecha digital es llegar ms all del aprendizaje y en definitiva, es lograr la evolucin de un hombre nuevo. La tecnologa no lo es todo, es una herramienta que ayuda a la optimizacin de los procesos facilitando la vida de las personas, pero por si sola es intil, no puede crear nuevos negocios o construir obras, sin embargo, si es utilizada por manos expertas puede transformar el mercado y la vida de todos. Sin embargo es dinmica, cambia da a da, por lo que a veces puede ser complicado entender los nuevos trminos y procesos que se originan en la misma.

A quin se va a capacitar Para ello se evala como estn los puestos, y debe de ir alineado con la estrategia. Primordialmente se realiza un anlisis de a quienes se les va a capacitar. Es necesario que todos estn capacitados al cambio, ya que es un nuevo departamento que va a ir integrado dentro de la empresa global, por lo que debe de ser aceptado y atendiendo como est ya en los objetivos que tiene el director de tecnologa. La capacitacin debe de ir enfocada a:

5 Gerentes internos de cada unidad y departamento de AteckPC. A gerentes y/o expertos dentro de la unidad del departamento. Esto va ir en forma jerrquica para que todos conozcan la estrategia y el nuevo departamento. Manejo de resistencia al cambio En AteckPC y para PMO el objetivo debe de ser crear experiencias de trabajo que mantengan comprometidos y motivados a los trabajadores y trabajadoras en un clima de reconocimiento y respeto mutuo. Por lo tanto es necesario que se posea una estrategia de comunicacin efectiva dentro de AteckPC y mayor enfoque en PMO. Esto implica que todas las partes involucradas en el cambio deben de estar enteradas de los cambios propuestos adems tambin se les deben de exponer los beneficios que sern percibidos para poder cambiar la percepcin de temor o renuencia tanto de los lderes de las unidades como el personal que las integra.

La comunicacin efectiva permitir realizar procesos de resolucin de puntos divergentes mediante esfuerzos mximos de dialogo que permitan obtener informacin sobre las posturas de las diferentes unidades y llegar a la construccin de acuerdos, que permitan mejorar las condiciones de trabajo y dar espacios adecuados para progresar en las condiciones de vida de los trabajadores. Cundo se realizar la capacitacin Para ste plan se realiz un diagrama GANTT el cual determina las fechas acordadas para realizar tal capacitacin. (ANEXO 1) Es necesario mencionar que debe de ser lo antes posible para que se logren los objetivos de integracin de todos lo departamentos a PMO y pueda funcionar de una manera correcta. Se deber de presentar la idea y el nuevo departamento a todos, luego se reunir a los gerentes de cada rea o departamento, a una junta directiva, la cual all se plantea toda la idea, para que ellos se alineen a los objetivos y misin de ste departamento PMO. Sobre qu se les va a capacitar Se va a capacitar primeramente a los miembros del pmo, debido a que ellos, a pesar de su conocimiento, no tienen concimientos sobre la industria de las pc,

6 sobre la organizacin de AtekPc y sobre algunas herramientas de software que estan disponibles como microsoft project. Por lo tanto estos temas son los que se consideran importantes para la capcitacion. Cmo: Por medio de la implementacion de un curso de microsoft project, y la implementacion de videotutoriales que se describiran a continuacion. Implementacion de Curso de Microsoft Project Se implementara un curso en linea proporcionado por el Instituto Internacional para el Aprendizaje(IIL), implementando un curso intermedio Orange belt, Diseado para profesionales con un poco de experiencia en el uso de MS Project que quieren mejorar sus habilidades en la administracin de proyectos. Acerca del Programa Este curso proporciona el conocimiento y habilidades para elaborar, mantener y controlar planes de proyecto bien diseados y preparar para el examen Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS). Aprender a: Crear una planificacin bien hecha Asignar recursos a tareas Entender los tipos de tareas y la frmula de planificacin Analizar la utilizacin de recursos Realizar el seguimiento del proceso Personalizar y dar formato a las vistas de Microsoft Project Crear informes del proyecto y analizar los datos de proyectos, recursos y tareas Gestionar mltiples proyectos

Contenido del curso Mdulo 1: Comenzar Con Microsoft Project 2007 Entender la naturaleza de los proyectos Descubrir Office Project 2007 Entender los tipos de archivos de Project 2007 Navegar por el interfaz de Project 2007 Obtener ayuda y gua Configurar opciones Mdulo 2: Crear Y Definir Proyectos Crear y guardar proyectos Definir propiedades y opciones

7 Crear y organizar la lista de tareas Importar datos Modificar y aplicar calendarios Establecer opciones de planificacin Mdulo 3: Trabajar Con Estimaciones Y Dependencias Incluir estimaciones de tareas Utilizar un anlisis PERT para estimar la duracin de tareas Vincular y desvincular tareas utilizando la vista de Grfico de Gant Vincular y desvincular tareas utilizando la vista de Diagrama de Red Aadir tiempo de accin o retrasos a una tarea vinculada Mdulo 4: Trabajar Con Fechas Lmite, Restricciones y Calendarios De Tareas Introducir fechas lmite, restricciones y calendarios de tareas Crear y modificar fechas lmite, restricciones y calendarios de tareas Identificar tareas crticas Trabajar con conductores de tareas Mdulo 5: Trabajar Con Recursos Introducir recursos, asignaciones y presupuestos Agregar recursos a la hoja de recursos Crear y modificar asignaciones de recursos Introducir presupuestos del proyecto Mdulo 6: Entender los Tipos de Tareas y Frmulas de Planificacin Introducir los tipos de tareas y frmulas de Planificacin Modificar variables y comportamientos previsibles Aplicar tipos de tareas para obtener comportamientos Previsibles Mdulo 7: Adaptar Y Dar Formato Dar formato a los elementos de pantalla Crear y modificar plantillas, calendarios, campos, tablas, frmulas, filtros, grupos y personalizar vistas. Mdulo 8: Analizar La Utilizacin De Recursos Introducir conceptos de utilizacin de recursos Ver la asignacin, ubicacin y utilizacin de recursos Gestionar la disponibilidad de recursos Optimizar y nivelar la asignacin de recursos Modulo 9: Seguimiento Del Progreso Trabajar con lneas base Introducir actualizaciones de duracin, trabajo y coste Descubrir varianzas Resolucin de problemas y reajustarse a la planificacin Mdulo 10: Crear Informes Seleccionar, editar y crear informes bsicos Crear notas y dibujos Configurar impresin y opciones de pgina

8 Configurar opciones para corregir problemas de impresin Exportar datos de informes Crear y modificar informes visuales Modulo 11: Gestionar Mltiples Proyectos Introducir la gestin de mltiples proyectos Crear vistas consolidadas y proyectos maestros Crear vnculos entre proyectos Calcular rutas crticas sencillas o mltiples Guardar y abrir proyectos mltiples Compartir recursos y analizar la utilizacin de los mismos entre mltiples proyectos.

Planificacion El curso estara impartido por medio de la web, con profesorado en linea, con una duracion de 6 sesiones de 3 horas, implementado para cada gerente de cada departamento dentro de Atek Pc. Costo El costo de el curso, tiene un valor de 1250 Dolares, por Persona, y se implementara en cada uno de os departamentos, asi como al Director del PMO formando un total de: Costo Total = 1250 * 10 = 12,500 Dolares.

Implementacion de Videotutoriales en el Sistema de Ayuda Se Implementaran tutoriales interactivos, con informacion de cada uno de los sistemas de cada departamento, esto debido a que luego de las capacitaciones al PMO, estos aun no tienen todos los conceptos claros, y servir como material de apoyo de las capacitaciones que se impartirn a los miembros del PMO. Ventajas: Permitirn la retroalimentacin con el usuario principal del sistema. Menos tiempo perdido en el aprendizaje. Incentiva el AutoAprendizaje. Minimizar la dificultad de aprendizaje. Es un material de apoyo para los miembros del PMO.

Desventajas

9 La Implementacion de los tutoriales requiere de una inversion financiera. Probablemente el contenido no sea aceptado por todos los miembros del departamento, y la idea no funcione.

Como se Implementara El tutorial, se va a implementar con la informacion de cada uno de los departamentos, de forma individual, debido a que el contenido en cada uno de los videotutoriales, es distinto, y el trabajo se multiplica en cada departamento que tenga la organizacion, Recopilando asi la Informacion Para ayudar a el PMO a realizar bien su trabajo.

Costo del Proyecto El costo de los tutoriales, esta definido en la parte de abajo, la cual esta dada por medio de la herramienta de puntos de funcion (Ver Anexo 1), en la cual evaluamos el precio estimado de la implementacion de los tutoriales, como un sistema de videotutoriales, el precio es generalizado incluyendo a todos los departamentos.

Costo del Proyecto= 1597.68 Dlares

Cmo se mide la aceptacin de los empleados Las acciones sistemticas que AteckPC realiza comprometida con los distintos mbitos o componentes de la Responsabilidad Social Empresarial deben ser medibles y dar lugar a su difusin con el nimo de divulgar los buenos ejemplos y las mejores prcticas. Por lo mismo, es esencial que la medicin del desempeo se haga de la manera ms confiable, finalmente se trata de la utilizacin de los recursos de la empresa con una visin de sustentabilidad. Por lo mismo, la medicin del desempeo de la empresa en forma de reporte debe contener los indicadores cuantitativos y cualitativos que evidencien la generacin de valor agregado a las diferentes partes interesadas.

10 Herramientas a utilizar: 1. Medicin del rendimiento laboral (utilizando Work Meter) 2. Matriz de acciones de RSE con valor agregado WORK METER Creada por el emprendedor espaol, Joan Pons, quien fue el creador de la til aplicacin. sta misma posibilita medir el tiempo de trabajo perdido y as incrementar la productividad de los empleados hasta en un 50%. El software que han dado en llamar WorkMeter, funciona desde el ordenador del empleado midiendo y controlando su actividad en la pantalla. Igualmente, aseguran que respeta la privacidad del personal ya que si bien posibilita saber si ste entra en Facebook, por cunto tiempo o permite conocer cunto dedica una persona a leer un correo electrnico, no registra lo que dice el email o la actividad que hizo dentro de la red social. La herramienta se adapta al perfil que tiene la empresa y le asegura al empresario un escaneo del rendimiento de cada empleado. Pons considera que esto es til tanto para la empresa como para el trabajador. A la empresa le da la posibilidad de medir el rendimiento de su personal y comparar el de unos con el de otros. A los trabajadores, por su parte, les posibilita tambin saber lo que dan para poder replantear su actitud. Muchas personas pierden el tiempo no por mala fe o despreocupacin, sino por el simple hecho de no ser consciente de ello, seala Pons. La explosin de las redes sociales, de internet y del correo electrnico, pueden debilitar el rendimiento de una persona en el mbito laboral por lo que las empresas velan por impedir posibles distracciones. La productividad depende de muchos factores pero hay tres componentes que son de suma relevancia, aseguran los expertos: las capacidades del empleado, su enfoque y la estrategia de la empresa.

RSE Una forma de gestin surgida del compromiso personal, moral, consciente y congruente del empresario y de los miembros que integran la empresa basada en una tica social,

11 A fin de cumplir ntegramente con los objetivos internos y externos considerando las expectativas de todos los sectores y grupos de inters involucrados, en lo econmico, social, humano y ambiental, - para el desarrollo sustentable de la empresa y de la sociedad, demostrando el respeto a la dignidad de las personas, a las comunidades y al medio ambiente, coadyuvando as a la construccin del bien comn con justicia social. Durante la ltima dcada, la Responsabilidad Social Empresarial est llamando la atencin de todo tipo de empresarios que han escuchado el trmino, y que quizs por su competencia tienen un distintivo de RSE, pero que no saben a profundidad qu es ni mucho menos cmo implementarla. El objetivo de este Protocolo de RSE es sugerir una manera muy directa y de fcil aplicacin de la Responsabilidad Social Empresarial, lo cual representa la oportunidad de promover una economa respetuosa de la persona humana, donde sta permanezca como el principal centro de atencin para lograr que las empresas sean de verdad altamente productivas y generadoras de valor econmico agregado, ms justas y ms humanas. Dicho de otro modo, el marco de la RSE es el bien comn. Nosotros los empresarios estamos convencidos de que el desarrollo de la sociedad hacia el bien comn implica obligadamente la accin responsable de la empresa, por lo que estamos llamados a ser promotores del desarrollo econmico y humano tanto en la empresa como en la sociedad. Este requerimiento conlleva un enfoque de cooperacin entre todos los que integran la empresa, a fin de mantener el equilibrio en la satisfaccin de las expectativas de todos los grupos de inters involucrados, aplicando los valores como una forma de gestin responsable.

Ventajas de capacitar:

Ayuda a prevenir riesgos de trabajo. Produce actitudes ms positivas. Aumenta la rentabilidad de la empresa. Eleva la moral del personal. Mejora el conocimiento de los diferentes puestos y, por lo tanto, el desempeo. Crea una mejor imagen de la empresa.

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Facilita que el personal se identifique con la empresa. Mejora la relacin jefe-subordinados. Facilita la comprensin de las polticas de la empresa. Proporciona informacin sobre necesidades futuras de personal a todo nivel. Ayuda a solucionar problemas. Facilita la promocin de los empleados. Incrementa la productividad y calidad del trabajo. Promueve la comunicacin en la organizacin.

Capacitar a los miembros del PMO como primer paso para darles a conocer la cultura de la organizacin, seguidamente darles a conocer sobre la industria de las PC, acomodando el PMO dentro de la cultura que actualmente se percibe dentro de la organizacin hacia los distintos departamentos internos de la empresa, creando un balance entre la cultura de la empresa y la implementacin del PMO para no llegar a un conflicto e ir contra la corriente llegando as a caer hacia una situacin del resistencia al cambio los administradores de las distintas reas de la empresa sern los encargados de gestionar y difundir la idea del PMO dentro de sus departamentos integrando a la organizacin por medio de la informacin. UTILIZACION DE ITIL Las principales razones para la realizacin de cambios en la infraestructura TI son: Solucin de errores conocidos. Desarrollo de nuevos servicios. Mejora de los servicios existentes.

Teniendo una base de datos de los errores mas comunes que los empleados de los distintos departamentos detecten en los sistemas que utilizan ya sean mejoras a los sistemas existentes o ideas para el desarrollo de nuevos servicios, con esta

13 base de conocimientos de errores podremos tratarla como fundamento para cuando se realicen actualizaciones a los sistemas o el desarrollo de nuevos sistemas y se detecten errores conocidos esto conllevara a una accin ya conocida por parte del departamento de TI que tendr una solucin dentro de la base de conocimientos antes mencionada, tratando de orientar el proyecto de PMO hacia las buenas practicas de implementacin de TI ITIL Gestin de Conocimiento (ver anexo 3).

Toda evolucin a mejo requiere necesariamente de un cambio. Plan de estrategia para el PMO liviano Implementado

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COSTOS Cursos de 21 horas de duracin. Dictado por consultores certificados en ITIL. El costo del curso es de USD 1,000.00 por persona, el mismo incluye el material del curso. Experiencia real Multinacionales en proyectos de implantacin de ITIL en empresas

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Conclusiones

El PMO agilizara los procesos y las cosas se lograran ms rpido y con menos repeticin de tareas. Que toda la compaa cambie su forma de operar y para esto la alta gerencia tiene que lograr un consenso en cuanto al rol que tiene que el PMO. Las reas funcionales tienen que estar dispuestas a priorizar sus proyectos y tomar decisiones difciles, como el justificar la necesidad de recursos adicionales AtekPC es una organizacin que se creo con la finalidad de que la usaran las personas que realizaban todas sus actividades rpido, y haciendo todo lo necesario para crear y enviar productos.

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Recomendaciones

El sistema PMO liviano es el ms conveniente para AtekPC, ya que este Implementar normas iso 20000, para gestionar los servicios en el TI.

permite la demostracin del valor del concepto del PMO mediante pequeas victorias en el asesoramiento de proyectos puntuales.

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Anexo 1 Diagrama Gantt de la implementacin de capacitacin.

Actividad Reunin de gerentes internos de cada departamento trasladar idea a niveles jerrquicos de cada departamento aceptacin de la idea, por medio de medicin de nivel de desempeo Anlisis de resultados reflejados en ventas

Semanas 1 2 3 4

Anexo 2 Diagrama de Gantt de Implementacion de VideoTutoriales en el PMO

Anexo 2 Herramienta de Puntos de Funcion para costear el proyecto de videotutoriales.

CALCULO DE PF

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PF = Total * [0.65 + (0.01* 6 SUM(Fi )] =532.56

19 Costo del Proyecto= PF * CostoPF =532.56*3= 1597.68 Dlares Anexo 3 Un Sistema de Gestin del Conocimiento del Servicio o SKMS es una herramienta que proporciona funcionalidades de presentacin, procesamiento y gestin para interactuar con la Base de Datos de Gestin del Conocimiento del Servicio de la organizacin IT.

Un SKMS est estructurado de forma estratificada, en varias capas que se articulan en torno a la base de datos donde se almacena la informacin propiamente dicha: Capa de presentacin. Es la interfaz que permite buscar, explorar, almacenar, recuperar y actualizar los datos a travs de una serie de interfaces especficas para cada proceso interesado: vista de Gestin de la Calidad, vista de Activos y Configuracin, etc. Capa de procesamiento de conocimiento. Las funciones asociadas a esta capa incluyen el anlisis de los datos, la elaboracin de informes, la planificacin, el modelado de los datos y la monitorizacin de los cambios a travs de paneles de control. Capa de Integracin de la Informacin. Es donde est la Base de Datos de Gestin, propiamente dicha, y donde se desarrollan todas las actividades de integracin de datos: minera de datos, gestin de metadatos, sincronizacin, etc. Herramientas y fuentes de datos e informacin. En esta capa es donde se estructura la informacin

Estructura DIKW El concepto DIKW (Datos-Informacin-Conocimiento-Saber) recoge y relaciona las distintas unidades de conocimiento en un proceso lineal que va de menor a mayor. Esta estructura es un reflejo del modo en que la Gestin del Conocimiento procesa y transforma los Datos en Saber, que es lo relevante en la toma de decisiones. Los Datos consisten en mediciones cuantificables y objetivas. Al aportar contexto a los datos (contrastando con otras fuentes de datos, interpretndolos, etc.) obtenemos Informacin.

20 El Conocimiento se alcanza al completar la informacin con las experiencias, ideas y juicios de cada individuo. El Saber, por ltimo, radica en tomar las decisiones adecuadas aplicando el conocimiento y el sentido comn.

Los Datos, la Informacin y el Conocimiento pueden ser registrados en bases de datos, y por lo tanto ser consultados y transferidos. El Saber, sin embargo, no puede ser capturado puesto que se refiere a la capacidad individual para hacer juicios vlidos y tomar decisiones correctas.