Diseo y estructura de las organizaciones Antes de desarrollar un poco el tema de lo que son el diseo y la estructura organizacional, debemos tener

claro lo que es una organizacin.

Una organizacin es el establecimiento y agrupacin de actividades y recursos necesarios que interacten entre s a travs de una coordinacin horizontal y vertical para el cumplimiento de los objetivos contemplados en la estructura de la empresa. Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado

por dos o ms personas. La cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin, y sta existe cuando:
o o o

Hay personas capaces de comunicarse Que estn dispuestas a actuar conjuntamente Para obtener un objetivo comn.

En resumen, las organizaciones se conforman para que las personas que trabajan all, alcancen objetivos que no podran lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales. Tipos de organizaciones Existe una gran variedad de organizaciones: empresas industriales, comerciales, organizaciones de servicio (bancos, universidades, hospitales, trnsito, etc.), militares, pblicas, que pueden orientarse hacia la produccin de bienes o productos; stas ejercen presin sobre la vida de los individuos y hacen parte integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, satisface sus necesidades. Organizacin formal Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente. Cada miembro puede contribuir en forma ms eficiente con su trabajo, para la conservacin del objetivo primordial. Propsitos: Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecucin de los objetivos primordiales de una empresa. o Eliminar duplicidad de trabajo o Asignar a cada miembro de la organizacin una responsabilidad y autoridad para la ejecucin eficiente de sus tareas. o Una excelente organizacin permite el establecimiento de canales de comunicacin adecuados.
o

La organizacin formal es un elemento de la administracin que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa.

Organizacin Informal Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organizacin formal. Este tipo de organizacin se puede observar en cinco niveles diferentes: Organizacin Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre s. 2. Constituida en grupos mayores de opinin o de presin sobre algn aspecto particular de la poltica de la empresa 3. Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados ms o menos ntimamente. 4. Grupos pequeos de tres y cuatro personas relacionados ntimamente. 5. Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.
1.

Organizaciones Sociales Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en comn que individualmente no es posible lograr. Sus objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo colectivo. Pueden distinguirse dos etapas principales: La estructuracin o construccin del mismo. 2. Consiste en la operacin o funcionamiento normal del mismo para lograr los fines propuestos.
1.

En una empresa debe analizarse los elementos que la forman:

Recursos Humanos.

Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo es de categora ms intelectual y de servicio.

Recursos Materiales.

Lo integran sus edificios y las instalaciones que en stos se realizan para adoptarlas a la labor productiva.

Recursos Tcnicos.

Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas o stas con aqullas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa. Un Diseo Organizacional se da cuando los Gerentes desarrollan o cambian la estructura de una organizacin. La misma nos deber permitir alcanzar metas y objetivos con eficacia y eficiencia as mismo como gerentes debemos decidir cmo queremos coordinar las actividades de manera vertical como horizontal

en cuanto al esfuerzo humano. Una vez definidas y establecidas nuestros objetivos como gerentes debemos desarrollar una estructura efectiva que facilite su cumplimiento. Para ello entenderemos como estructura de la organizacin como al marco formal o el sistema de comunicacin y autoridad de la organizacin. Ambientes Organizacionales Estn moldeados por los componentes de su ambiente, no se pueden ni deben ignorar, adems, deben de reconocer y responder en forma rentable ante las necesidades y tendencias que demande. Ambiente Externo. Son instituciones o fuerzas fuera de la organizacin, relevantes para sus operaciones, afectando su rendimiento. Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energa), los transforman, despus los regresan en forma de Productos o Servicios para la sociedad a la que atienden. Son de dos tipos: Elementos de accin Indirecta (Macro entorno), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de accin directa. Elementos de accin Directa (Micro entorno), (Grupos de Inters Externo). Ejercen influencia directa en las actividades de la organizacin. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organizacin busca lograr sus objetivos. Ambiente Interno, llamado Clima Organizacional. Grupos o Elementos de Inters Interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organizacin, y caen dentro del mbito y responsabilidad de un director y/o sus gerentes. Adems esto hace ms amena la influencia del orden y organizacin. Diseo de las organizaciones El diseo es un sistema de organizacin, es el paso ms importante en el proceso de reorganizacin de una empresa. El diseo de la organizacin ideal debe considerar lo mejor que se haya escrito sobre la materia y que sea adaptable a las necesidades de la empresa, Lo primordial para el diseo de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa. El diseo de organizaciones implica fundamentalmente establecer la interrelacin que presentan los principios de organizacin al desarrollo del nuevo sistema. La finalidad de estos principios ha sido guiar a los dems en la organizacin y en la forma de crear sistemas de organizacin ptimos. La funcin de organizacin es la parte del proceso de administracin que comprende el establecimiento de una estructura intencional de roles para las personas de una empresa o de una organizacin para asegurar que se identifican todas la tareas necesarias para lograr los objetivos y que estas se ordenan y asignan de la forma adecuada para realizarlas.

La organizacin como funcin administrativa se identifica con el concepto de diseo organizativo, es decir, con todo el conjunto de actividades necesarias para configurar una estructura organizativa eficiente. Para De la Fuente, el diseo organizativo se puede definir como un proceso de ordenacin de las caractersticas estructurales de la organizacin, para conseguir o mejorar su rendimiento, el cual pone de relieve que la creacin de la estructura formal debe fundamentarse en unos principios reguladores, conformes a la razn de ser de la propia organizacin. El diseo organizativo configura el interior de la organizacin, obteniendo como resultado una estructura eficaz y eficiente. Constituye una actividad compleja y dinmica, un proceso integrado por un conjunto de actividades interrelacionadas, entre las que podemos identificar las siguientes:

Determinar que tareas es necesario desarrollar para alcanzar los objetivos generales de organizacin. Agrupar esas actividades en unidades orgnicas. Asignar estos grupos de actividades a un administrador o responsable, y conferirle la autoridad necesaria para llevar a cabo sus cometido. Disear y procurar los mecanismos de coordinacin, mando y comunicacin.

Principios Lyndal F. Urwick estableci un conjunto de principios fundamentales es 1938, que an considerados como una de las principales guas para el establecimiento de una correcta organizacin: La organizacin debe ser una expresin de los objetivos. La especializacin individual, el desarrollo de funciones particulares deben ser requeridas en lo posible. La coordinacin de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo, son propsitos bsicos de toda organizacin. La mxima autoridad debe descansar en el ejecutivo, el jefe ms alto con lneas claras de autoridad para cada uno dentro del grupo. La definicin de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito y puestas en conocimiento de todos los miembros del grupo. La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuacin de sus subordinados, es absoluta. La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.

Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe supervisar ms de cinco. Es esencial que las distintas unidades de organizacin se mantengan en proporcin a su autoridad y responsabilidad. Toda organizacin exige una continuidad en su proceso y estudio y en nuevas tcnicas o aplicaciones. Estos preceptos en los que se funda toda organizacin, han sido materia de estudio constante, por lo que cabe hacer un sealamiento ms amplio de los mismos adicionndose otros principios o elementos que pueden ser tomados en consideracin para el establecimiento de toda organizacin: Toda organizacin deber establecerse con un objetivo previamente definido y claro, incluyendo las divisiones que sean bsicas al mismo. Para que una organizacin sea eficaz, requiere que su objetivo o meta principal sea claro y la consecucin del mismo est apoyado por un plan de organizacin que mantenga las polticas para llevar a cabo la accin. La responsabilidad siempre deber ir acompaada por la autoridad correspondiente. La autoridad no se puede concebir separada de la responsabilidad, es decir separada de la sensacin en que se fundamenta la frase siguiente: La obligacin de rendir cuentas por cumplimiento de los deberes, o como lo expresa Mary Parker Follet: Donde quiera que se ejerza autoridad, surge responsabilidad. La autoridad es el corolario de la responsabilidad y deber asegurar que sta sea comprendida por la persona que le ejerce y por los dems miembros de la organizacin. La delegacin de la autoridad deber ser descendiente para su actuacin. De acuerdo con el sistema de organizacin que se establezca, la autoridad debe darse un nivel superior a un nivel inferior. La falta de una apropiada delineacin de autoridad produce demora, mala comunicacin, falta de control administrativo y sobre todo, produce fugas de responsabilidad. Los informes que recibe la direccin estn en funcin de los lmites de autoridad y de la delegacin que se haga a los subordinados para que stos cumplan con la responsabilidad de rendir cuentas, y del derecho a exigir en la cadena de mundo en forma descendente. La divisin del trabajo adecuada evitar duplicidad de funciones. Una lista de todas las funciones que se desarrollan en la empresa, sirve de gua para asignarlas a reas o divisiones especficas, estableciendo y determinando como entidades separadas el menor nmero de funciones dismiles en que pueda ser dividido el trabajo. La naturaleza y nmero de

funciones fundamentales estn en relacin con la importancia que tenga cada una de ellas en la contribucin directa al propsito de la empresa. Cada empleado debe ser responsable en una sola persona. Si no se respeta el principio bsico de la unidad de mando, es imposible establecer responsabilidades, ya que no se puede establecer a quin debe un subordinado tales o cuales informes. La mayora de las veces los subordinados tienen malos entendidos al confundir las lneas de responsabilidad con la corriente de trabajo, al creer que deben soportar a ms de un supervisor. Es necesario diferencia ante quin se es responsable, y de las cosas por las que es responsable. No debern ser responsables ante una misma persona ms empleados de los que sta pueda supervisar eficazmente. Estructura de las organizaciones Lo primero que se debe reconocer al atacar este tema es que no se puede separar el concepto de estructura del concepto de organizacin. Toda organizacin genera una estructura y puede decirse que es esa estructura. La estructura de una organizacin est formada por relaciones relativamente estables y fijas entre puestos y grupos de trabajo. Su objetivo fundamental es influir en el comportamiento de personas y grupos de modo que el rendimiento de la organizacin sea eficaz. De esto se desprende que la estructura se define en funcin de los objetivos que persigue una empresa. El concepto de estructura tambin implica una configuracin de actividades que se caracteriza por ser perdurable y persistente, es decir, la estructura se caracteriza por su regularidad. Estas actividades constituyen lo que puede denominarse procesos organizacionales. De acuerdo a autores como Gibson, Ivancevich y Donnely, son cuatro las decisiones clave de la direccin de una organizacin que definen su estructura. Estas se relacionan con la divisin de la mano de obra, la delegacin de autoridad, la departamentalizacin de los puestos de trabajo y la determinacin del nmero de personas a cargo de cada gestor ( tamao de las unidades o intervalo de control ). Estas decisiones se relacionan entre si y son interdependientes y su consecuencia son las diferentes estructuras que observamos en la realidad. En este modelo descrito por Gibson y sus colaboradores, las organizaciones se clasifican en un espectro continuo que va desde organizaciones formalistas, clsicas, burocrticas, estructuradas y mecnicas a organizaciones informales, neoclsicas, no burocrticas y orgnicas, que son los distintos nombres con los que se les denomina. Los elementos componentes de la estructura, segn Mintzberg, son cinco: la cspide estratgica ( o administracin superior ), el centro operativo o ncleo

operacional ( compuesto por quienes realizan los trabajos bsicos de la organizacin ), la lnea media ( o la administracin intermedia entre la cspide y el nivel operativo ), la estructura tcnica ( equipo de analistas que disean sistemas en relacin al planteamiento formal del trabajo y el control ) y el personal de apoyo ( cuya funcin es prestar servicios indirectos al resto de la organizacin ).

Introduccin Una organizacin es un patrn de relaciones por medio de las cuales las personas, bajo el mando de los Gerentes persiguen metas comunes. Estas metas son producto de los procesos de toma de decisiones denominado Planificacin. Las metas que los administradores desarrollan en razn de la planificacin suelen ser ambiciosas, de largo alcance y sin final fijo. Los gerentes quieren estar seguros que sus organizaciones podrn aguantar mucho tiempo. Los miembros de una organizacin necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organizacin. Un papel organizacional que tenga significado para las personas debe incluir objetivos verificables, el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, la asignacin de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlos y las medidas para coordinar horizontal y verticalmente en la estructura organizacional. El proceso gerencial de la organizacin implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrado el futuro. Durante la ltima dcada se ha producido un gran revuelo en el campo de la Administracin de empresas, debido a las novedades de la sicologa aplicada. Estas novedades se encaminan a promover y facilitar la transformacin de las organizaciones; tomadas tanto como un punto de vista o como una tecnologa, se ha dado en llamarlas Desarrollo Organizacional. Los procedimientos y tcnicas pertinentes comprenden una serie de conceptos predominantemente humansticos, debidos en gran parte a los trabajos de Mc Gregor, Argyris, Maslow y otros. Estos conceptos de orientacin humanista conciben a la organizacin como un medio en que los individuos hallarn estmulo en su trabajo, para formarse, para desarrollarse y ser mucho ms dueos de s mismos de lo que les era posible con los sistemas burocrticos tradicionales.

Conclusin En esta poca de grandes cambios y transformaciones tenemos la gran responsabilidad de abrir nuestra mente a nuevas opciones y desaprender mucho de lo que hemos aprendido. Sin desconocer la importancia de historia, las soluciones no estn en la tradicin, es necesario inventarlas. El punto de partida bsico, es entender que la organizacin como invento del hombre ha logrado transformar la humanidad y la concepcin del hombre y el trabajo, por lo que debemos buscar en ella la posibilidad de que el hombre realice su propia transformacin fundamental a travs del trabajo con otros seres humanos. El enfocar este esfuerzo partiendo de los clientes, ser lo nico que le permitir a las organizaciones sobrevivir en el futuro y lograr la innovacin y la creatividad que demandan los cambios cada vez ms acelerados. Con esto se espera lograr el objetivo fundamental, tanto para la organizacin como para las personas y la sociedad en general. En el caso particular de las organizaciones, dadas las nuevas reglas de juego a nivel mundial, los modelos tradicionales de administracin y gerencia, diseados para manejar la complejidad, no son una respuesta para producir el cambio. Es necesario avanzar de las organizaciones eficientitas, burocratizadas, rgidas y dependientes, para contar con organizaciones eficientes, productivas, flexibles y autnomas, conscientes de que lo que realmente existen son las personas. Es necesario abandonar los procesos de planeacin centralizada y los esquemas paternalistas que generan dependencia y erosionan el ambiente interno de la organizacin, menoscabando las posibilidades de desarrollo humano, su nivel de compromiso y su inters por participar realmente en la vida de la organizacin. No podemos seguir separando la organizacin entre los que piensan y los que hacen. En un esquema organizacional fragmentado, montado sobre la base del temor y la desconfianza, soportado por los mecanismos de control e inspirado en la burocracia y las jerarquas, la ausencia de oportunidades y retos es la norma. Limitarse a "comprar" capacidad de obediencia y acomodacin no es suficiente para abordar los nuevos retos que impone una sociedad rpidamente cambiante. Las nuevas realidades exigen cooperar en vez de competir. Cada ser humano es un asociado, un colaborador creativo y responsable que se autorenueva y aprende continuamente, pero que se ve limitado por una serie de interferencias creadas en las organizaciones, que por falta de imaginacin y exceso de intolerancia y desconfianza, han limitado la vida a normas, objetivos y evaluaciones Las organizaciones se ven cada vez ms expuestas a afrontar nuevos retos y desafos, para lo cual deben inventar su propio proceso y seguir un camino natural y autntico alejado de las "modas gerenciales" que tanta confusin ha creado.