EXISTENCIAS 1.

ASPECTOS GENERALES: Aqu nos vamos a referir a las existencias que posee toda empresa, llmese, mercaderas, productos terminados, materias primas, productos en proceso, envases, suministros, etc. Algunos autores consideran a las existencias como los inventarios que son propiedad de la empresa. El trmino inventario se utiliza para designar al conjunto de bienes que se posee: a. Para la venta en el curso normal del negocio. b. Como producto en proceso o en trnsito. c. Para la produccin de bienes y servicios que deben colocarse en el mercado para la venta, etc. No deben considerarse como tal, los valores, activos fijos, bienes aceptados en consignacin. El rubro existencias es importante dentro del estado de situacin financiera, es la razn de ser de un negocio. El control de las existencias deben ser consideradas como significativas, debido -a la incidencia de la produccin y venta de los bienes en los resultados, al final del ejercicio contable. "Uno de los principales objetivos de la contabilidad en relacin con los inventarios es la determinacin apropiada de la UTILIDAD por medio del proceso de equilibrar los costos con los ingresos" A. Costo: Significa la erogacin total hecha para obtener un bien. El costo comprende el precio de la factura en donde se incluye; el valor del bien, factor, transporte y otros gastos vinculados con las compras, con excepcin de los impuestos determinados. B. Los ingresos: Son los resultados de la venta de mercancas y de servicios prestados. Por lo tanto en las empresas comerciales por ejemplo que compran y revenden mercaderas, la rentabilidad de los ingresos por ventas se mide calculando la utilidad bruta llamado tambin margen comercial, que se define como la diferencia entre los ingresos por ventas y los costos de los artculos vendidos. C. Costo de ventas: Se refiere al costo de los bienes de produccin o adquisicin transferidos como venta a ttulo oneroso. Su frmula para determinar el costo de ventas esta dada por: (+) (-) Inventario Inicial Compras Total existencias Inventario final Costos de ventas x x x x x

El Balance General y el Estado de Resultados estn relacionados en base a las mercancas que se compran y se venden tal como se da en el siguiente esquema: Balance general Estado de resultados

Ventas Compra de mercanca Ventas de mercanca (Menos) Costo de artculos vendidos Utilidad bruta Costo de operacin Utilidad operativa

Inventario de mercadera

2. ROTACIN DE LOS INVENTARIOS : En todo negocio sea este comercial o industrial es importante el estudio de la rotacin. As tenemos que una elevada rotacin de los inventarios favorece la solvencia y por lgica una mayor rentabilidad en la empresa. La rotacin de los inventarios est dada por las veces que "da vuelta" un inventario en un determinado perodo de tiempo. Mientras ms rpida sea la rotacin mucho mejor, si esta va acompaada de una mayor utilidad, en vista de que una rotacin creciente de los inventarios refleja un importe menor de la inversin del capital de trabajo. La frmula de la rotacin de los inventarios est dada por: Rotacin inventario s = Costo de ventas Inventario iniaial + inventario final 2

3. CLASIFICACIN DE LAS EXISTENCIAS : Segn el Plan Contable General empresarial las existencias se clasifican de la siguiente forma segn sea la actividad de la empresa:

CODIGO

EXISTENCIAS

EMP. COMERCIAL EMP. INDUSTRIAL

20 21 22 23 24 25 26 28

Mercaderas Productos terminados Subproductos, desechos y desperdicios Productos en Proceso Materias Primas Materiales auxiliares, Suministros y repuestos Envases y embalajes Existencias por recibir

x x x x

x x x x x x x

4. SISTEMAS DE INVENTARIOS: Existen 2 formas para llevar a cabo el control de las existencias y la determinacin de sus costos: a. SISTEMA PERPETUO O PERMANENTE: Implica un movimiento continuo de las existencias. Nos muestra al da la cantidad de artculos que ingresan y salen de la empresa, as como la existencia de los mismos. Desde el punto del control interno este sistema es conveniente para toda empresa grande en volumen de ventas. Por el hecho de realizarse permanentemente permite detectar los errores que se presentan en las cifras de los registros y las cifras que arroja el inventario fsico, determinando las causas de las diferencias. Por lo tanto podemos decir que este sistema lleva un registro continuo, del inventario y de los costos de los artculos vendidos. Tributariamente debe ser aplicado a aquellas empresas generadoras de rentas de tercera categora cuyos ingresos brutos anuales sobrepasen las 500 unidades impositivas tributarias. b. SISTEMA PERIDICO O FSICO: Consiste en el recuento material, as como la formacin de una lista de las existencias en almacn a determinado periodo de tiempo. Este recuento generalmente se realiza al final de cada ejercicio contable, o cada cierto tiempo para determinar el costo de las existencias e incluso el costo de las mercaderas vendidas. Bajo el sistema perpetuo el costo de los artculos se calcula de manera instantnea conforme se vendan o se utilizan, mientras que con el sistema peridico se retarda el clculo. Tributariamente debe ser aplicado en aquellas empresas que obtengan ingresos brutos anuales menores a 500 unidades impositivas tributarias.

5. LIBRO DE ALMACN: El control de los inventarios que ingresan o salen de un almacn, deben ser registrados en documentos o formatos especiales segn sea el mtodo de valuacin que emplean las empresas, por lo tanto

EL LIBRO ALMACN: Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de las existencias en forma fsica valorada con el fin de conocer en forma precisa el costo de los artculos que quedan y salen del almacn. Como medio de control las empresas utilizan las tarjetas de almacn, tipo KARDEX, las cuales cumplen con la misin de valorar las existencias, con el fin de conocer inmediatamente el costo de los productos que ingresan o salen as como determinar los bienes que deben reponerse y en qu tiempo. Por ello su importancia, ya que los dispositivos legales vigentes obligan a las empresas a practicar inventarios y valorar sus existencias por su costo de adquisicin o produccin mediante cualquiera de los mtodos autorizados. Que es el mtodo de valuacin de Inventarios? Viene a ser la forma en que se valan los artculos o bienes que salen del almacn. Bien, si las compras han sido adquiridas a diferentes precios, estos se reflejaran en las existencias que salen y quedan en stock. 6. VALUACIN DE LAS EXISTENCIAS: De acuerdo al Artculo 62 del Impuesto a la Renta, los contribuyentes, empresas o sociedades que en razn de la actividad deben practicar Inventario, valuarn sus existencias por su costo de adquisicin o produccin adoptando cualquiera de los siguientes mtodos siempre que se apliquen uniformemente de ejercicio en ejercicio: a. b. c. d. e. Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS) Promedio ponderado o mvil Identificacin especfica Inventario al detalle o por menor Existencias bsicas

Los mtodos que se emplean ofrecen diferentes beneficios y desventajas por ello al utilizar o escoger cada uno de ellos se debe tener en cuenta quien le ofrece mayores ventajas a fin de conocer la correcta determinacin de las utilidades. La contabilidad como tal tiene dos funciones, de Registro y Valoracin: registra todos los hechos contables y valora los activos y por consecuencia su origen, como son: el pasivo y el capital contable. Por lo expuesto, entonces valorar los inventarios es una misin fundamental de la

contabilidad con el fin de conocer la situacin financiera y operativa de la empresa. El mtodo de evaluacin que se adopte no se podr variar sin autorizacin de la SUNAT. A. Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS): Se le conoce tambin como mtodo FIFO y significa que lo primero que ingresa es lo primero que sale. Cuando los primeros costos representan a los artculos vendidos, los ltimos costos representan a los artculos que permanecen disponibles. Tratndose de una empresa comercial por ejemplo los costos de adquisicin se convertirn en un costo del artculo vendido, ya que los primeros artculos que entran al almacn son los primeros que salen, las unidades se valorizan en base al lote que resulta siendo el ms antiguo. Aclaremos, si compro 100 camisas a 50 soles y luego vendo 60 camisas a 70 soles el resultado para determinar el costo del inventario final sera: Entrada o Compra Salida o Venta Inventario Final 100x50 soles 60 x 50 soles 40 x 50 soles = = = S/. 5 000 3 000 2 000

Como se observa, las camisas al ingresar al almacn lo hacen con un costo de 50 soles c/u y al salir tambin lo hacen con el mismo costo de 50 soles. No se toma en cuenta el precio de venta de 70 soles. Contenido de las tarjetas de Kardex: Las tarjetas de krdex o auxiliar de almacn consta de las siguientes partes: a. Encabezamiento: Contendr la razn social de la empresa, artculo, cdigo, marca, modelo y el sistema para determinar el costo. b. Fecha: De la transaccin. c. Concepto: Accin que origina el registro. d. Entradas: Se registra la cantidad costo unitario y el costo total de los bienes que ingresan al almacn. e. Salidas: Se registra la cantidad, costo unitario y el costo total de los bienes que salen del almacn. f. Saldo: Representa el saldo entre lo que ingresa y sale del almacn.

g. Localizacin: En la parte inferior de cada tarjeta se registra la ubicacin de la mercadera, proveedores etc. A continuacin presentamos un ejercicio de aplicacin el que servir como ejemplo para todos los mtodos en estudio.

EJERCICIO DE APLICACIN La empresa de Calzado Novedades S.A. durante los meses de Enero, Febrero y Marzo ha realizado el siguiente movimiento de inventario (compra y venta de calzado) segn su detalle en los registros de compras y ventas: Concepto Entradas compras Cantidad Inventario al 31 de diciembre de 2009.. Enero 04-01-2010 09-01-2010 22-01-2010 Febrero 08-02-2010 16-02-2010 23-02-2010 Marzo 10-03-2010 20-03-2010 26-03-2010 500 pares 800 pares 1200 pares Costo unitario 70 70 75 Salida por ventas Cantidad

1300 pares 800 pares 300 pares 1100 pares 1200 pares 500 pares 80 85 1800 pares 90

B. Mtodo Promedio Ponderado: Este mtodo, permite hallar el costo unitario, en base a la divisin del costo total de las existencias entre el nmero de unidades disponibles para la venta o produccin. Este mtodo se utiliza para valuar las salidas de las existencias hasta que exista una nueva compra, de esta forma los artculos que salen se valorizan a su precio actual. Al margen del ejercicio tipo veremos un ejemplo prctico referencial.

Ejercicio referencial Saldo final Compras 200 150 350 x x S/. 20 25 = = 4000 3750 7750

7750 350 = S/. 22.14 => Costo unitario C. Mtodo Promedio Mvil Es utilizado por todas aquellas empresas que prefieren los costos medios a los costos reales. Este mtodo se adopta ms cuando los costos fluctan constantemente. Despus que se adquieren ciertos artculos, se divide el saldo total de las existencias entre el saldo total de cantidades para determinar el costo unitario promedio mvil
EJEMPLO DE

krdex por el mtodo promedio mvil

Saldo al 01/07/11 producto A 6 artculos a 580 El10/07/11 Compra de 12 artculos A a 587 El 15/07/11 salen para la venta 13 Art. El 22/07/11 se compran 15 artculos a 595 El 29/07/11salen para la venta 10 artculos
KRDEX FSICO VALORADO MTODO PROMEDIO MOVIL ENTRADAS FECHA Cantidad 01/07/11 10/07/11 12 15/07/11 22/07/11 15 29/07/11 15969 595 8925 10 593.81 5938.10 13610.96 587 7044 13 590.22 7672.86 Costo Total SALIDAS Cant Costo idad Total SALDOS Cantidad 6 18 5 20 10 Costo 580 Total 3580

590.22 10624 590.23 2951.14 593.81 11876.14 593.81 5938.04

Formula: CV= Inv.inicial+compras-Inv.final CV= 3580+15 969- 5 938.04 CV= 13 610.96 D. Mtodo Identificacin Especfica Este mtodo es fcil y econmicamente justificable para artculos con un alto valor. Permite determinar a que compras pertenecen las existencias del inventario final, ya que lo inventarios se mantienen separado en almacn registrados en tarjetas separadas. Los artculos se controlan teniendo en cuenta los trabajos o pedidos exclusivos.

Ejercicio de aplicacin: Para la realizacin del mtodo de identificacin especfica tomaremos como ejemplo los mismos datos del mtodo PEPS.

Inventario Final al 31- marzo del Mes Marzo Marzo Unidades 600 500 Costo unitario 85 90 Importe 51000 45000

1100 Costo de Ventas Existencia Inicial (01-01-2010) Compras 04-01-2010 09-01-2010 23-02-2010 10-03-2010 26-03-2010 500 800 1200 1100 1200 500 70 70 75 80 85 90 35000 56000 90000 8000 102000 45 000 416000 (96 000) 320 000

96000

(-) Inventario Final (51 000 + 45 000) Costo de Ventas

E. Mtodo del Inventario al Detalle o por Menor: Este mtodo se emplea mayormente en aquellas empresas que tienen departamentos o son detallistas. Para determinar la valuacin de las existencias se establece una razn del costo, cuya igualdad esta dada entre el costo y el precio de venta. Razn del Costo = Costo Precio de venta EJERCICIO DE APLICACIN Tomaremos en cuenta los mismos datos empleados en los anteriores mtodos. Supongamos que al comprar las existencias, se han incurrido en otros gastos y acciones adicionales como fletes, seguros, devoluciones. El precio de venta se determina en base a una utilidad del 30% sobre el costo. As resultan los siguientes valores:

Costo Inventario Inicial Compras (Enero, Febrero, Marzo) Fletes (Enero, Febrero, Marzo) Seguros (Enero, Febrero, Marzo) Devoluciones 35000 381000 10000 6 000 (5 000) 427000

Utilidad 30% 10500 114300 3000 1 800 1 500

Precio de Venta 45500 495300 13000 7 800 (6 500) 555 100

Razn del Costo =

Costo 427000 = Precio de venta 555100

Razn del Costo = 76.923% Ventas totales posibles (-) Ventas realmente realizadas Costo de ventas (Mtodo PEPS) Compras + inventario inicial Razn = 303,300 = 78,292% 416,000 55100.00 (434598.89) 303000 416000

Estimacin del Costo de Ventas Detalle Costo Total 78.292% Inicial 35000 27402.20 Compras 381 000 298 292.22 Fletes 10000 7829.20 Seguros 6 000 4 697.52 Devolucin (5000) (3914.60) 427000 334306.84 334 306.84 x 30 % (Utilidad) 334306.84+100292.05 76.923 % x 120 501.11 427000-92693.07 F. Mtodo Existencias Bsicas: Se debe tener una cantidad mnima de existencias es decir que en stock siempre debe existir cierto nmero de artculos para cubrir las necesidades de los clientes o de la produccin. Cumple una funcin de reserva. Las existencias se valan a precios considerados normales como si fueran activos fijos ya que representan una inversin fija y permanente de capital, de ah su nombre "existencias bsicas". = 100292.05 = 434598.84 120501.11 = 92 693.07 (Inventario Inicial) = 334306.93 (Costo de Ventas) .