POLTICA DE SEGURANA PARA ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS

Museu de Astronomia e Cincias Afins Rio de Janeiro 2006

 Museu de Astronomia e Cincias Afins 2006

PRESIDENTE DA REPBLICA Luiz Incio Lula da Silva MINISTRO DA CINCIA E TECNOLOGIA Srgio Machado Rezende MINISTRO DA CULTURA Gilberto Gil Moreira PRESIDENTE DO INSTITUTO DO PATRIMNIO HISTRICO E ARTSTICO NACIONAL Luiz Fernando de Almeida DIRETOR DO MUSEU DE ASTRONOMIA E CINCIAS AFINS / MAST Alfredo Tiomno Tolmasquim DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE MUSEUS DO IPHAN Jos do Nascimento Jr. DIRETOR DO MUSEU VILLA-LOBOS / MVL Turibio Soares Santos COORDENADORA DE DOCUMENTAO EM HISTRIA DA CINCIA / MAST Ozana Hannesch ASSESSORA DA REA TCNICA / MVL Priscila Faria

Museu de Astronomia e Cincias Afins MAST

M986

Poltica de Segurana para Arquivos, Bibliotecas e Museus / Museu de Astronomia e Cincias Afins; Museu Villa-Lobos Rio de Janeiro : MAST, 2006. 122 p. 1. Acervo Poltica de Segurana. I. Museu de Astronomia e Cincias Afins. II. Museu Villa-Lobos.

CDU 002.004.4

SUMRIO
APRESENTAO MAST............................................................................. 5 APRESENTAO MVL ............................................................................... 7 FICHA TCNICA .............................................................................................. 9 AGRADECIMENTOS ...................................................................................... 11 INTRODUO................................................................................................. 13 POLTICA DE SEGURANA........................................................................... 17 1. RESPONSABILIDADES ........................................................................... 19 2. LIMITES DE PROTEO ........................................................................ 23 3. SEGURANA DA REA EXTERNA ..................................................... 29 4. SEGURANA DO PRDIO ..................................................................... 33 4.1 Segurana fsica do prdio ............................................................... 35 4.2 Portas e janelas .................................................................................. 36 4.3 Fechaduras, chaves e outros dispositivos de segurana................. 37 4.4 Controle de acesso............................................................................ 40 5. SEGURANA DO ACERVO................................................................... 45 5.1 Recomendaes gerais...................................................................... 47 5.2 Documentao do acervo................................................................. 47 5.3 Acervo em reserva tcnica ................................................................ 49 5.4 Acervo em exposio ........................................................................ 50 5.5 Acervo em emprstimo/trnsito....................................................... 51 5.6 Acervo em sala de consulta .............................................................. 53 5.7 Acervo em circulao interna ........................................................... 55 5.8 Conservao de acervos.................................................................... 57 5.8.1. Limpeza do ambiente e higienizao de acervo..................... 57 5.8.2. Manuseio/consulta de documentos ........................................ 58 5.8.3 Tratamentos de conservao-restaurao de acervo .............. 59 5.9. Reproduo de documentos ........................................................... 60 5.9.1 Recomendaes gerais .............................................................. 60 5.9.2 Digitalizao de documentos .................................................... 60 6. SEGURANA DAS PESSOAS................................................................ 63 7. POLTICA DE PESSOAL.......................................................................... 67 7.1 Diretrizes gerais ................................................................................. 69 7.2 Equipe de segurana ......................................................................... 69 8. ALARMES E CIRCUITO INTERNO DE TV ............................................ 73 9. SEGURANA CONTRA INCNDIO ...................................................... 79 10. PLANO DE EMERGNCIA ..................................................................... 83 11. FISCALIZAO E AVALIAO DO PROGRAMA DE SEGURANA. 89 GLOSSRIO..................................................................................................... 93 REFERNCIAS BBILIOGRFICAS.................................................................. 99 ANEXO 1 .........................................................................................................103 ANEXO 2..........................................................................................................111 ANEXO 3..........................................................................................................115 ANEXO 4..........................................................................................................119

APRESENTAO
O Museu de Astronomia e Cincias Afins tem a satisfao de colocar disposio dos profissionais de acervos e da sociedade em geral a presente Poltica de Segurana de Acervos, elaborada em conjunto com o Museu Villa-Lobos. significativo que duas instituies que trabalham com acervos to distintos, como cincia e tecnologia (MAST) e msica (Villa-Lobos) se unam num projeto conjunto de segurana. Apesar das aparentes diferenas entre os diversos tipos de acervos, so comuns os problemas relacionados segurana. A prpria ampliao do conceito de acervo tem colocado novos desafios s polticas de segurana. Os acervos no se restringem aos conjuntos de objetos produzidos pelo ser humano em sua vida em sociedade, como as obras de arte, os documentos em papel, os livros, as fotografias, as construes arquitetnicas, e tantos outros. A isso que convencionamos denominar de patrimnio cultural, passa a ter cada vez mais destaque, principalmente com a percepo de finitude da terra e de seus recursos, o significado do patrimnio natural, composto de elementos da biodiversidade, da geologia e da geografia. Essa valorizao dos diversos tipos de acervos embaa a distino que perdurou por sculos entre natureza e cultura. A isso soma-se os novos acervos de caractersticas inovadoras como aqueles oriundos da biotecnologia, que colocam novos desafios s categorizaes tradicionais. De forma semelhante, tambm a introduo do conceito de acervos intangveis como os saberes locais, os idiomas, os costumes, entre outros, vm se juntar aos acervos informacionais, que no precisam mais de suporte para se expressar. Tambm a distino entre o real e o virtual terminou ficando bastante nebulosa quando se refere aos acervos, pois estes no necessitam mais de um mundo fsico onde sero preservados. So apenas pacotes de informao em movimento. Os acervos so, na verdade, pequenas parcelas do mundo onde vivemos e transitamos, do mundo que construimos e que nos constri. Preservar os acervos nada mais do que preservar uma parte deste mundo, seja ele natural ou cultural, real ou virtual, ou uma rica mistura de todos eles. E o que segurana seno a possibilidade de garantir que esse legado do passado e do presente alcance o futuro? A segurana dessas pequenas parcelas de passado e presente denominadas de acervo um compromisso que todos ns temos com as futuras geraes, de forma a que herdem um mundo repleto de diversidade. Ao mesmo tempo que segurana fora e severidade, tambm carinho e proteo. As ameaas aos acervos no

so oriundas apenas dos ladres e das traas, mas tambm, e principalmente, da prpria velocidade do mundo moderno que torna o presente em obsolescncia a cada momento. A segurana uma forma de garantir a permanncia daquilo que h da violncia do prprio tempo. A equipe que se lanou ao desafio de elaborar esse guia para a formulao de polticas de segurana de acervos percebeu, ao longo do tempo, a complexidade desse difcil trabalho, motivo pelo qual terminou se estendendo por muitos anos. No existe a segurana perfeita, todos ns sabemos disso, mas a atual poltica um apoio, e mais do que tudo um incentivo para garantir a segurana de nossos acervos e, por consequncia, de nosso mundo. Alfredo Tiomno Tolmasquim Diretor do MAST

APRESENTAO

Como msico desde os doze anos de idade sempre fui um colecionador. Primeiro de partituras depois de violes. Mais tarde, na idade adulta, me deparei com inmeros problemas que ameaam a guarda de um patrimnio como o papel, ou como a lutheria, variaes de temperatura e midade, a presena de fungos, desgaste com viagens, roubo, etc. Toda essa experincia foi muito til quando, em 1985, entrei nesse universo maravilhoso dos museus, onde um pas guarda sua identidade atravs de referncias permanentes. A segurana o fundamento essencial para a vida sadia do corpo do museu. Ela nos mantm alertas para todo o tipo de ameas e, talvez, para a maior de todas: a falta de responsabilidade. Atuar e aperfeioar-se na rea de segurana dever de todos ns. Por isso congratulo Maria Cristina Mendes e o Museu de Astronomia e Cincias Afins por este excelente trabalho.

Turibio Soares Santos Diretor do Museu Villa-Lobos

FICHA TCNICA

Coordenao geral e redao do documento: Maria Celina Soares de Mello e Silva Maria Cristina Mendes Ozana Hannesch Solange Rocha Colaboradores: Alain Renson Claudia Penha dos Santos Erix Scholl Gilson Cruz Iara Madeira Ktia Bello Luiz Fernando Sayo Norman Pegden Reviso final: Maria Celina Soares de Mello e Silva Editorao e capa: Luci Meri Guimares da Silva

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AGRADECIMENTOS

equipe do MAST e do Museu Villa-Lobos pelo apoio e incentivo s instituies que responderam ao questionrio dando-nos subsdios para a elaborao deste documento Associao dos Arquivistas Brasileiros AAB Conselho Regional de Biblioteconomia, 7 Regio Conselho Federal de Museologia COREM Associao dos Conservadores e Restauradores de Bens Culturais ABRACOR Polcia Federal / Interpol Brasil Centro Brasileiro de Tecnologias de Incndios CBTI Associao Brasileira de Normas Tcnicas ABNT Grace Elisabeth de Oliveira Cruz Gilson Cruz (In memorian) Norman Pegden (In memorian) Adriana Xavier Gouveia de Oliveira Eliana Mattar

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INTRODUO Trabalhar com memria tornar vivo o que j aconteceu. Desta forma, nossa responsabilidade muito grande. A ns compete guardar e cuidar de uma parte do passado e, sem poder manipular o tempo, convivemos com ele, brincamos e fazemos os outros brincarem com ele, entrando em tneis do tempo, vivendo e imaginando outras vidas testemunhadas em tantos documentos, ilustradas por tantos objetos e relatadas em tantos livros. Passeamos e permitimos que o pblico passeie pala histria, viaje por diversos estgios da cincia e sonhe com variados momentos de cada criao artstica. Ns nos tornamos parceiros de personagens histricos, cientistas, msicos, artesos, pintores... Somos mdicos e enfermeiros do legado que nos deixaram e que escolhemos adotar. Somos cmplices, intrpretes e administradores do que nos confiado. Ento, como no tentar fazer o melhor para preservar tudo isso? A realizao deste trabalho foi possvel, em primeiro lugar, porque todos ns, profissionais de arquivos, bibliotecas e museus, temos, antes de tudo, conscincia da fora e da fragilidade de nossos acervos. Ao reconhecer a expressividade e identificar a situao de nossos acervos, em 1989, o ento Departamento de Informao e Documentao atualmente Coordenao de Documentao em Histria da Cincia do Museu de Astronomia e Cincias Afins iniciou estudos sobre preservao de bens culturais visando elaborao de uma Poltica. Este estudo deu origem a uma parceria, em 1994, entre o MAST e o Museu da Repblica para a elaborao de uma poltica de mbito nacional, que pudesse ser adotada por qualquer instituio encarregada da preservao de acervos culturais. Para a elaborao deste projeto, profissionais de instituies brasileiras se organizaram em vrios grupos de trabalhos conforme suas experincias profissionais. Como produto final, foi elaborada e publicada a Poltica de Preservao de Acervos Institucionais. No decorrer deste trabalho, o grupo encarregado do tema segurana constatou a carncia de bibliografia, de informaes tcnicas e de profissionais especializados em segurana voltados para instituies culturais. O intercmbio gerado pelo projeto mostrou que havia urgncia na criao de uma metodologia na rea de segurana. Em 1997, o Museu de Astronomia e Cincias Afins e o Museu Villa-Lobos iniciaram a elaborao de uma poltica de segurana que atendesse s necessidades brasileiras. Foi feito um contato inicial com David Liston, ento secretrio do ICMS/ICOM e membro do Departamento de Proteo do Smithsonian Institution, e que possua uma ampla experincia na

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rea de segurana em museus. Ele sugeriu que ns fizssemos um levantamento da situao de segurana dos museus brasileiros e, neste sentido, nos ofereceu um modelo de questionrio que havia sido usado pelo Smithsonian Institution, com os mesmos objetivos. Desde o incio, ficou claro para o grupo que, embora muito til, o questionrio no se aplicava realidade brasileira, razo pela qual decidimos desenvolver um mais apropriado s nossas necessidades. A elaborao do questionrio (Anexo 1) foi iniciada tomando-se por base: o modelo enviado por David Liston; a Poltica de Preservao de Acervos Institucionais;1 o Manual Bsico de Segurana em Museus2 e a nossa experincia profissional. Recebemos, tambm, neste momento, a colaborao de Eric Belzer, da Universidade de Iowa, com sugestes para a posterior tabulao e anlise estatstica dos dados; de Norman Pegden, consultor de Segurana em Museus, organizador e um dos fundadores do ICMS Conselho Internacional de Segurana em Museus/ICOM, e de Eryx A. Sholl, na ocasio Diretor do Centro Brasileiro de Tecnologia de Incndio. O questionrio foi elaborado com perguntas objetivas e semifechadas - para a marcao de sim e no - e com espao para complementaes ou explicaes. As questes foram formuladas com o objetivo de levantar as condies de segurana das instituies como um todo, incluindo a parte externa e os cuidados que se devem ter no interior do prdio. Entramos em contato com associaes e conselhos de classe das reas abrangidas com o objetivo de apresentar o projeto e buscar o apoio, solicitao esta que foi prontamente atendida. Era a primeira vez que se tentava unir as trs reas em torno de um projeto comum: arquivologia, biblioteconomia e museologia. Cada uma com os seus conceitos, metodologias de trabalho e vocabulrio. Entretanto, sentimos da mesma forma o peso da responsabilidade, temos os mesmos medos e lutamos no mesmo combate: o de vencer o desgaste do tempo, a insanidade humana e a fora da natureza. Somos todos iguais. Foram enviados 695 questionrios para todo o Brasil, sendo 111 para instituies arquivsticas, 172 para bibliotecas e 412 para instituies museolgicas. Os critrios de escolhas privilegiaram as instituies filiadas s associaes e conselhos de classe, e o Departamento de Promoo do IPHAN-DEPROM, que gentilmente nos cederam os endereos e divulgaram o projeto nos seus boletins informativos.
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Museu de Astronomia e Ciencias Afins; Museu da Repblica. Poltica de Preservao de Acervos Institucionais. Rio de Janeiro: MAST, 1995. 33p. Adeloyde, Sam; Burke, Robert B. Manual de segurana bsica de museus. Rio de Janeiro: Fundao Escola Nacional de Seguros/Fundao Pro-Memria, 1988. 180p. il.

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Em relao aos arquivos, foram enviados questionrios a todas as instituies constantes da mala direta da Associao dos Arquivistas Brasileiros, a saber: 6 para a regio Norte, 22 para a Nordeste, 51 para a Sudeste, 10 para a Centro-Oeste e 22 para a Sul. No caso das bibliotecas, foram enviados 136 questionrios para as localizadas no Estado do Rio de Janeiro, alm de outros 40, solicitados a cada um dos conselhos regionais, a saber: 10 para a 4a Regio (Recife); 10 para a 3a Regio (Cear e Piau); 10 para a 9a (Curitiba) e 10 para a 8a (So Paulo). Quanto aos museus, foram enviados questionrios para instituies constantes da mala direta do SPHAN, havendo uma seleo de amostragem por estado. Do total de 695 questionrios enviados, foram recebidos 270, ou seja, 38,8% do total. Para os nossos propsitos, consideramos um nmero representativo. Com o retorno dos questionrios, percebemos que a preocupao com a proteo dos acervos culturais era uma constante tanto para os profissionais de museus e arquivos, quanto para os de bibliotecas. Assim, aceitamos a instigante tarefa de elaborar uma poltica que abrangesse as questes de segurana nestas trs reas. Naquele momento, parecia um desafio juntar profissionais de arquivos, museu e bibliotecas em torno de um objetivo comum. Tnhamos conhecimento do quanto era e difcil coordenar idias de reas distintas, com conceitos e mtodos de trabalho diferentes, mas isso no nos desestimulou. A tabulao bsica dos dados demonstrou uma realidade alarmante e direcionou nossos trabalhos para a elaborao de uma poltica de segurana que abrangesse, alm de questes bsicas, outros aspectos que envolvem a segurana de forma mais ampla, tais como: documentao; conservao; reproduo; acesso de documentos, entre outros. A elaborao do documento foi iniciada com a formao de um grupo base, que recebeu a contribuio de profissionais de diferentes reas, cuja relao consta na ficha tcnica desta publicao. As reunies foram realizadas no Museu de Astronomia e Cincias Afins e no Museu Villa-Lobos. No incio do projeto, as reunies ocorreram com bastante freqncia. Porm, foram se tornando mais esparsas devido a diversas razes. Uma delas que esta atividade estava condicionada s agendas de trabalho de ambas as instituies, agendas estas consideradas prioritrias. Alm disto, no decorrer dos trabalhos, houve perodos em que o projeto foi totalmente paralisado como, por exemplo, quando do falecimento de Norman Pegden (um dos nossos colaboradores), e nos perodos de frias dos membros da coordenao geral do projeto. O deslocamento fsico de parte dos componentes do grupo foi tambm fator interferente para o adiamento de

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diversas reunies. Mas foi a persistncia desta equipe que, apesar de todas as dificuldades, no desistiu de dar continuidade a este trabalho e se empenhou ao mximo para que ele pudesse ser concludo. Na realidade, outras barreiras fizeram parte de nossa trajetria: desde as decises sobre os dias e horrios para as nossas reunies at a escolha das palavras mais adequadas para a redao deste documento. Foi nossa preocupao elaborar cuidadosamente o texto cujo contedo, no raro, muito tcnico e rido. Assim, a presente publicao foi idealizada para ser de fcil compreenso para os profissionais que atuam em arquivos, bibliotecas e museus. Embora estas reas realizem atividades de natureza semelhante, alguns termos utilizados podem assumir significados distintos para cada uma. Assim, optamos por elaborar um glossrio ao final deste documento, para evitar divergncias de compreenso, de forma que alguns termos fossem no apenas definidos, mas tambm exemplificados. Os termos constantes do glossrio aparecem sublinhados no decorrer dos captulos e tm sua definio elaborada especificamente para este trabalho. As diretrizes aqui apresentadas esto divididas em 11 captulos com suas subdivises, de forma a nortear as aes. Este se prope ser um guia til por ser abrangente e por abordar questes sob diversos ngulos; e, ao mesmo tempo, no se pretende exaustivo. De posse de diretrizes bsicas, cada instituio proceder ao detalhamento e abrangncia que julgar efetiva para sua realidade. As diretrizes aqui abordadas levam em considerao a realidade brasileira, com suas dificuldades e necessidades, de modo que possa ser til para instituies pblicas e privadas, de pequeno ou grande porte, de norte a sul do pas. A coordenao geral deste projeto espera que este documento possa ser til a todas as instituies mantenedoras de acervos culturais significativos para a histria cultural do Brasil, e espera estar contribuindo para reflexo, planejamento e aes no sentido de aprimorar a segurana e a preservao do patrimnio nacional. Esperamos que vocs aproveitem o que ns gostamos tanto de fazer. Maria Celina Soares de Mello e Silva Maria Cristina Mendes Ozana Hannesch Solange Rocha

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POLTICA DE SEGURANA PARA ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS

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1. RESPONSABILIDADES

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1.1 A instituio tem a responsabilidade direta sobre a segurana. 1.2 A instituio tem por obrigao proteger pessoas, acervo, propriedade e suas atividades, por meio de uma poltica de segurana por escrito. 1.3 O diretor o primeiro responsvel por todas as questes referentes segurana da instituio. 1.4 Os responsveis pela instituio devem definir as responsabilidades de cada funcionrio quanto segurana. 1.4.1 No caso de ausncia de um responsvel direto, a equipe deve tomar para si esta responsabilidade. 1.5 Cada funcionrio dever tomar cincia sobre todas as questes de segurana e acatar suas respectivas responsabilidades. 1.6 A instituio tem que designar um responsvel pela segurana. Na ausncia deste, a responsabilidade dever ser delegada a um substituto, de forma que haja sempre algum respondendo por esta questo. 1.6.1 Ao delegar esta responsabilidade a uma pessoa da equipe, a instituio no se redime da sua responsabilidade preliminar pela segurana. 1.7 A instituio deve formar uma equipe especfica para responder pela segurana (ver 7.2). 1.8 Na prtica do gerenciamento de risco, o profissional ou equipe responsvel dever: a) prover e administrar a proteo da instituio; b) planejar e realizar a reviso peridica e os ajustes do Programa de Segurana; c) identificar riscos, ameaas, crimes e sinistros em geral; d) estar preparado para prevenir ou minimizar as perdas; e) estabelecer um programa de verificao sistemtica do seu patrimnio material e cultural, documentando as perdas sempre que forem constatadas. 1.9 responsabilidade da instituio: a) em casos de emergncia, autorizar o responsvel pela segurana a agir imediatamente, antes de se reportar direo;

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b) estabelecer, monitorar e aperfeioar as regras e as penalidades relativas proteo da instituio; c) avaliar regularmente os programas de segurana adotados; d) avaliar os graus de responsabilidade dos funcionrios quanto segurana, previstos em todos os nveis, e rev-los quando necessrio; e) estabelecer programas de treinamento de forma a conscientizar o corpo funcional sobre as questes referentes proteo da instituio; f) determinar quem poder fazer declaraes oficiais relativas segurana e proteo da instituio; g) elaborar normas de procedimentos para os casos de roubo e outros sinistros, agindo de acordo com as recomendaes da Polcia, Corpo de Bombeiro e Defesa Civil; h) estabelecer normas de investigao e apurao para os casos de roubo, vandalismo, entre outros, buscando cooperao com os organismos legais. Essas normas tm que ser baseadas na legislao existente; j) instruir e advertir as pessoas para tomarem precaues prticas e individuais quanto sua segurana;

k) encorajar as pessoas para respeitar a propriedade institucional e o cuidado com os bens culturais; l) proibir que pessoas da equipe permaneam na instituio fora dos horrios estabelecidos. Quando necessria a permanncia, autorizar por escrito;

m) estabelecer quais pessoas podero ter acesso instituio nos horrios em que ela estiver fechada. 1.10 A instituio deve elaborar seu Regimento Interno definindo sua estrutura administrativa e hierrquica, as funes e as responsabilidades de cada setor. 1.10.1 A instituio deve criar um corpo de guarda, definindo suas responsabilidades e incluindo-as no Regimento Interno.

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2. LIMITES DE PROTEO

2.1 Definir os limites fsicos da propriedade (terreno, jardins, parques, reservas naturais, etc.) e mant-los sobre controle e proteo. 2.2 Identificar e delimitar todas as reas, sinalizando-as de forma clara e objetiva, do exterior para o interior. 2.3 Avaliar as reas quanto aos diferentes nveis de proteo que cada uma delas exige. 2.4 Estabelecer o limite de proteo de cada rea, tanto em separado quanto em conjunto com as reas vizinhas. 2.5 Avaliar os diferentes nveis, estabelecer os limites de proteo de cada rea, e utilizar medidas de defesa que garantam a segurana de cada um desses locais. 2.6 Usar mais de uma medida de defesa por rea, em situaes de alto risco. 2.7 Integrar as medidas de controle externo com o interno: acesso ao prdio, exposio, s colees e s diferentes reas de trabalho e servios. Resumindo: Identificar Delimitar Definir Sinalizar Avaliar Estabelecer Aplicar Integrar reas reas Limites fsicos reas Nveis de proteo por rea Limites de proteo Medidas de defesa Medidas de controle

2.8 Definir o limite da fachada do prdio como um dos limites de proteo. 2.9 Utilizar, para o prdio, a mesma lgica acima descrita, a saber: definir limites fsicos, identificar, delimitar e sinalizar as reas, avali-las quanto aos diferentes nveis de proteo, estabelecer limites de proteo e aplicar medidas de defesa, conforme quadro a seguir:

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AO

DEFINIR
IDENTIFICAR

APLICAO Limites fsicos

LOCAL DE APLICAO Do prdio

DELIMITAR

SINALIZAR

AVALIAR

ESTABELECER APLICAR INTEGRAR

Salas de visitao pblica reas internas do prdio reas de trabalho administrativo reas de trabalho tcnico Laboratrios reas de guarda de acervo Salas de visitao pblica reas internas reas de trabalho administrativo reas de trabalho tcnico Laboratrios reas de guarda de acervo Salas de visitao pblica reas internas reas de trabalho administrativo reas de trabalho tcnico laboratrios reas de guarda de acervo Salas de visitao pblica Nveis de proteo por reas de trabalho administrativo rea reas de trabalho tcnico Laboratrios reas de guarda de acervo Limites de proteo De acordo com cada rea Medidas de defesa De acordo com os nveis De proteo Medidas de controle de Entre as diferentes reas acesso internas

2.10 Considerar, ao estabelecer os limites de proteo, que qualquer problema na barreira deste limite seja facilmente detectado, e que haja garantia de resposta imediata por pessoas qualificadas e previamente indicadas. 2.11 Avaliar cada medida de defesa com percia e regularidade, solicitando a ajuda dos rgos competentes, quando necessrio. 2.12 Estabelecer medidas de defesa que definam o limite de proteo da instituio quando o seu prdio for compartilhado com outras instituies. 2.12.1 Acordar com a(s) outra(s) instituio(es) as mesmas responsabilidades e controle sobre os seus limites. Caso no seja possvel manter as mesmas, pelo menos, que elas sejam compatveis. 2.12.2 Manter uma medida de defesa ou mais, se necessrio, no limite de proteo previamente definido pela instituio. 2.12.3 Adotar combinaes de medidas de defesa segundo o maior e o menor grau de proteo exigido por cada rea e sua respectiva

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utilizao. Cada instituio dever providenciar o que for acordado no que se refere s medidas de defesa necessrias, considerando a utilizao das reas da instituio vizinha. 2.12.4 Considerar que qualquer problema na barreira estabelecida no limite de proteo seja imediatamente detectado e sempre respondido por ambas as instituies. 2.12.5 Avaliar regularmente as medidas de defesa adotadas.

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3. SEGURANA DA REA EXTERNA

3.1 Estabelecer mecanismos de fiscalizao da rea externa ao prdio 24 horas por dia. 3.2 Reforar as medidas de defesa, tais como ces, cercas, correntes, etc., nos casos de instituies com terrenos extensos. 3.3 Considerar as medidas de defesa em funo da utilizao ou vulnerabilidade das diferentes reas externas. 3.4 Considerar, dentre as medidas de defesa que visam garantir a segurana externa, o seguinte: a) poda das rvores; b) possibilidade de manter a vegetao constantemente baixa; c) galhos das rvores que tendem ao prdio, por que: i. ii. iii. iv. v. vi. facilitam o acesso de pessoas; favorecem a entrada de insetos e outros animais; impossibilitam a visibilidade do terreno; ocultam janelas e outros tipos de abertura; possibilitam o esconderijo de pessoas e objetos; podem ocasionar danos tais como queda de galhos ou frutos, sobre o prdio e as pessoas.

d) monitorao do crescimento de razes das rvores prximas s reas edificadas; e) opo pelo uso de vegetao baixa em caso de projetos de paisagismo. 3.5 Estabelecer, em eventos especiais ou exposies realizadas na rea externa, medidas de controle bsicas comuns a todos os eventos. 3.5.1 Adotar, caso seja necessrio, outras medidas de controle para eventos especficos, porm sem descartar as medidas bsicas. 3.6 Vistoriar todo o terreno em horrios de fechamento e realizar verificao relmpago em horas inesperadas.

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4. SEGURANA DO PRDIO

4.1 Segurana fsica do prdio 4.1.1 Considerar que todas as reas de uma instituio exigem algum tipo de segurana e definir os diferentes nveis de proteo de cada uma destas reas. Esta norma aplica-se tanto para instituies que ocupam apenas uma sala dentro de um prdio, como para aquelas que ocupam mais de um prdio. 4.1.2 Compartimentar o prdio sempre que possvel visando garantir segurana mais efetiva e facilitar o controle de cada uma das reas compartimentadas. 4.1.2.1 Esta situao tambm se aplica s instituies distintas e que compartilham o mesmo prdio. 4.1.3 Realizar o diagnstico da situao fsica do prdio. 4.1.4 Elaborar um cronograma de manuteno do prdio que conjugue suas caractersticas com as especificidades climticas da regio. 4.1.5 Planejar vistorias peridicas do(s) telhado(s) e calhas, fazendo sua manuteno sempre que necessrio. 4.1.6 Planejar vistorias sistemticas das instalaes eltricas, revendo o quadro de fora todas as vezes que houver acrscimo de equipamento e/ou pontos de luz, para evitar sobrecarga na rede. 4.1.7 Desligar as correntes eltricas em redes inutilizadas e obsoletas, retirando-as quando possvel. 4.1.8 Sinalizar os pontos de energia e os equipamentos que tenham a carga distinta da instalao geral. 4.1.9 Elaborar, e dar cincia equipe, dos mapas de localizao dos seguintes itens: a) b) c) d) e) f) extintores de incndio e hidrantes; circuito das sadas de emergncia; trnsito interno e externo de material; restries de acesso das diferentes reas do prdio; locais de armazenamento de material inflamvel, explosivo, perecvel ou nocivo sade; circuito eltrico e hidrulico.

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4.1.10 Prover o prdio de barreiras ou outros dispositivos que visem retardar ou impedir a sada de intrusos. 4.1.11 Conciliar as aes de segurana, nas instituies que ocupam espao tombado, com os critrios estabelecidos pelos rgos que administram o tombamento. Qualquer critrio que prejudique os princpios de segurana deve ser questionado, registrado e encaminhado instncia superior para deciso ou justificativa. 4.1.12 Garantir que a limpeza de todas as dependncias do prdio seja realizada de forma sistemtica, com o apoio e a orientao da equipe tcnica. 4.1.13 Cumprir os cdigos nacionais de construo e de segurana. 4.1.14 Prover o prdio de dutos de ventilao, planejando e executando o controle destes contra a entrada de intrusos, pessoas ou animais e contra a propagao do fogo. 4.1.15 Instruir a empresa contratada, no caso de obras, sobre a necessidade de obedincia s regras institucionais referentes segurana do prdio e circulao de pessoas e materiais. 4.1.16 Providenciar para que, na medida do possvel, as tubulaes e cabeamentos tenham cores distintas, conforme especificaes das normas brasileiras em vigor, e sejam aparentes, facilitando a visualizao e reduzindo a permanncia do pessoal da manuteno em reas de alta segurana. 4.1.17 Garantir que a entrada de pessoal autorizado a executar servios de manuteno, s seja permitida com o acompanhamento de funcionrio da instituio, mediante autorizao expressa da equipe tcnica. 4.2 Portas e janelas. 4.2.1. Identificar e avaliar cada abertura separadamente quanto: a) qualidade e resistncia do material utilizado; b) vulnerabilidade; c) ao tamanho da abertura; d) entrada de pessoas, de luz, de poluio, de insetos e de gua da chuva.

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4.2.2 Estabelecer um responsvel para verificar, diariamente, aps o encerramento do expediente, se todas as portas, janelas e outras aberturas esto trancadas. Adotar o mesmo procedimento por ocasio da abertura da instituio, registrando qualquer irregularidade encontrada. 4.2.3 Determinar o nmero de aberturas a serem utilizadas, limitando-as na medida do possvel. 4.2.4 Prover fechamento adequado e compatvel para cada abertura, conforme a necessidade da rea a ser protegida. 4.2.5 Planejar vistorias dirias nas aberturas identificadas como frgeis e que ainda no foram reforadas. 4.2.6 Dar ateno especial a portas e janelas que sejam de vidro e similares, uma vez que seu rompimento ou remoo pode ser executado com relativa facilidade. 4.2.7 Planejar vigilncia mais rigorosa para aberturas que sejam de difcil controle ou proteo. 4.2.8 Reforar portas, janelas e outras aberturas que faam parte dos limites das reas com nveis de proteo distintos. 4.3 Fechaduras, chaves e outros dispositivos de fechamento. 4.3.1 Designar a(s) pessoa(s) responsvel(is) pela guarda das chaves de acesso instituio. 4.3.2 Designar a pessoa que ter o acesso e o controle da chave do claviculrio geral da instituio. 4.3.3 Estudar a necessidade da adoo de mais de um claviculrio, por rea ou departamento/setor. 4.3.4 Manter o claviculrio fechado em local seguro. 4.3.5 Estabelecer princpios bsicos de controle de chaves, definindo normas e rotinas para o registro e a utilizao das mesmas, a saber: a) adotar um livro de controle de chaves para registrar qualquer movimentao diria das mesmas; b) distribuir as chaves apenas mediante registro no livro de controle de chaves;

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c) identificar, por cdigo, a srie de chaves usadas no claviculrio. O encarregado do controle das chaves manter, sob sua responsabilidade, a lista com a decodificao das chaves. Cpia desta lista ficar com a direo da instituio; d) adotar um livro de ocorrncia para as chaves para registrar qualquer irregularidade detectada;

e) registrar qualquer violao ou dano ao claviculrio, no livro de ocorrncia para as chaves; f) definir o responsvel pela emisso, controle e recuperao de chaves danificadas e/ou extraviadas; g) estabelecer uma norma para substituir as fechaduras sempre que uma chave: i. ii. iii. iv. v. no puder ser localizada; tiver sido danificada; for anunciada como perdida; tiver sido roubada; no puder ser recuperada;

h) registrar a substituio de chaves em livro de ocorrncia para as chaves; i) j) armazenar todas as chaves reservas em um espao seguro, de onde no possam ser removidas sem autorizao; determinar as pessoas que podem ter acesso ao claviculrio em caso de emergncia;

4.3.6 Restringir, ao mnimo, o nmero de chaves dos acessos que fazem parte dos limites de proteo. 4.3.7 Guardar tanto as chaves das reas de alta segurana, quanto as que fazem parte dos limites de proteo, em locais separados e lacrados. 4.3.7.1 Adotar os mesmos procedimentos para as chaves reservas destas reas. Verific-las regularmente. 4.3.8 No retirar nenhuma chave da instituio, exceto em casos excepcionais, tais como: a) b) na ausncia de equipe de segurana permanente que seja do corpo de funcionrios; quando a equipe de segurana no dispuser de capacitao e treinamento regular;

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c)

quando no se tem controle sobre a idoneidade dos contratados de firmas terceirizadas;

4.3.8.1 Ocorrendo estes casos excepcionais, o responsvel pela instituio determinar quem poder manter sob sua guarda as chaves de acesso instituio. 4.3.9 Manter a integridade fsica da chave. 4.3.10 Dar ateno a fechaduras e chaves de prdios tombados que no podem ser trocadas e que sejam frgeis, no sentido de refor-las, sem interferir no seu valor intrnseco. 4.3.11 Escolher e utilizar fechaduras adequadas para cada tipo de abertura, avaliando tambm o nvel de segurana da rea onde a fechadura ser utilizada. 4.3.12 Garantir que as fechaduras que fazem parte das portas dos limites de proteo tenham seus segredos trocados, regularmente, sem anunciar. 4.3.13 Reforar a proteo das fechaduras de portas que do acesso direto para a rua. 4.3.14 Evitar, ao mximo, que as fechaduras fiquem prximas a aberturas. 4.3.15 Avaliar a resistncia e a solidez de cada fechadura, verificando se ela est firmemente fixada porta ou janela. 4.3.16 Avaliar a eficcia dos dispositivos de fechamento e a agilidade na sua utilizao. 4.3.17 Utilizar os dispositivos de fechamento conforme as especificaes de fbrica. 4.3.18 Priorizar o emprego de dispositivos de fechamento considerando sua resistncia fsica fora e invaso, nos limites que marcam as diferentes reas a serem protegidas. 4.3.19 Compatibilizar dispositivos de fechamento distintos, com os diferentes nveis de proteo exigidos por cada rea. 4.3.20 Utilizar chaves, fechaduras e outros dispositivos de fechamento que dificultem a sada de intrusos.

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4.3.21 Considerar os casos especficos nos quais as sadas de emergncia necessitem permanecer fechadas e estabelecer mecanismos e critrios para sua abertura imediata quando necessrio. 4.4 Controle de acesso.

4.4.1 Avaliar os acessos ao prdio em funo de: a) da sua utilizao; b) da circulao de pessoas; c) dos nveis de segurana das reas que tenham ligao direta com as reas de acesso. 4.4.2 Mapear as reas do prdio considerando a sua utilizao e a circulao de pessoas, em funo do grau de segurana exigido por cada rea. 4.4.3 Determinar as reas que possuem restrio de acesso e sinaliz-las. 4.4.4 Criar barreiras, de preferncia portas, nos acessos dos limites de proteo. Estas barreiras devem ser bem iluminadas e, se possvel, receber equipamentos eletrnicos de deteco e alarme. 4.4.5 Considerar os diferentes nveis de proteo, os horrios de funcionamento de rotina e de eventos especiais, e estabelecer controles de acesso distintos, a saber: permisso de acesso, identificao de pessoal, checagem de bolsas ou volumes, assinatura de entrada/sada em reas de alta-segurana. Estas medidas devem ser previamente documentadas e sinalizadas com clareza. 4.4.6 Requisitar do visitante que ir para reas no abertas ao pblico, que: a) se identifique; b) aguarde ser chamado; c) use crach ou alguma identificao similar. 4.4.7 Providenciar para que, em reas no abertas ao pblico, o visitante seja acompanhado, de maneira que ele nunca fique sozinho.

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4.4.8 Solicitar aos funcionrios que usem sempre sua identificao pessoal e que registrem as entradas e sadas fora do seu horrio normal de trabalho. 4.4.9 Estabelecer os responsveis e o local para a vistoria dos funcionrios e dos terceirizados. 4.4.10 Controlar o acesso ao interior das reas de proteo: a) considerando a capacidade fsica da rea; b) planejando a colocao de guardas-volumes antes das salas de exposio; c) impedindo a entrada de pessoas portadoras de armas ou instrumentos cortantes; d) impedindo a entrada de pessoas que portem substncias qumicas consideradas perigosas; e) monitorando, de maneira mais efetiva, pessoas com comportamentos inadequados, considerando a possibilidade de retir-las. 4.4.11 Designar quais funcionrios podero ter acesso s reas de alta segurana e comunicar esta deciso aos responsveis e/ou encarregados pela segurana. 4.4.12 Controlar o acesso de equipes externas instituio necessrias montagem de exposies, organizao de eventos, obras, entre outras obedecendo s seguintes normas: a) cadastramento; b) autorizao por escrito; c) identificao por meio de uso de crach ou similar; d) registro de entrada e de sada na portaria; e) acompanhamento por pessoa do quadro de funcionrios ou do quadro de segurana; f) comunicao da portaria ao setor responsvel. 4.4.13 Definir o tipo de controle orientando-se pelo quadro a seguir:

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PESSOAS EXTERNAS ATIVIDADE/LOCAL

- Montagem da exposio - Organizao de eventos - Obras - Entrega de encomenda / material - Entrega e coleta de correspondncia - Venda - Inscries e cadastros diversos - Cursos / conferncias / seminrios

TIPO DE CONTROLE
- Autorizao por escrito - Identificao por meio de crach ou similar - Acompanhamento por pessoa do quadro de funcionrios ou do quadro de segurana - Comunicao da portaria ao setor responsvel

Equipe externa mediante contrato

Profissional de servios pblicos Fornecedores ou representantes Mensageiros Alunos e professores

- Identificao por meio de crach ou similar - Registro de entrada e sada na portaria - Comunicao da portaria ao setor responsvel

- Identificao por meio de crach ou similar Cadastramento Identificao por meio de crach ou similar Registro de entrada e sada na portaria Acompanhamento por pessoa do quadro de funcionrios ou do quadro de segurana - Comunicao da portaria ao setor responsvel a critrio da instituio - Identificao por meio de crach ou similar - Registro de entrada e sada na portaria - Acompanhamento por pessoa do quadro de funcionrios ou do quadro de segurana - Comunicao da portaria ao setor responsvel a critrio da instituio Cadastramento Autorizao por escrito Identificao por meio de crach ou similar Registro de entrada e sada na portaria Acompanhamento por pessoa do quadro de funcionrios ou do quadro de segurana - Comunicao da portaria ao setor responsvel - autorizao por escrito - Identificao por meio de crach ou similar - Acompanhamento por pessoa do quadro de funcionrios ou do quadro de segurana - Comunicao da portaria ao setor responsvel

- Arquivo

Pesquisador

- Biblioteca

Pesquisador especial / especializado Visita tcnica

- Depsito de arquivo - Reserva tcnica - Seo de obras raras

Profissionais no mbito de cooperaes tcnicas

- assessoria / colaborao - convidados

NOTA: Este quadro no se pretende exaustivo.

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4.4.14 Informar s equipes externas, inclusive s equipes sublocadas pelas contratadas, sobre as normas de controle de acesso institucional, exigindo seu cumprimento. 4.4.15 Permitir que o funcionrio s saia do prdio com um bem mvel da instituio quando autorizado por escrito.

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5. SEGURANA DO ACERVO

5.1. Recomendaes gerais 5.1.1 Designar o responsvel por cada acervo. 5.1.2 Conscientizar o quadro funcional sobre os cuidados que o acervo exige a fim de evitar, ao mximo, danos causados por negligncia. 5.1.3 Ter sempre o acervo sob controle onde quer que ele se encontre, dentro ou fora da instituio. 5.1.4 Avaliar a eficcia dos mtodos de controle do acervo, estabelecendo a periodicidade dessa avaliao. 5.1.5 Proteger o acervo no processado com o mesmo cuidado que o j processado, at que seja devidamente registrado, identificado e entregue em seu local definitivo de guarda. 5.1.6 Evitar movimentao e manuseio desnecessrios de itens do acervo. 5.1.7. Comunicar imediatamente ao seu superior todas as perdas, violaes e prejuzos ao acervo, de forma objetiva, registrando-os em seguida. 5.1.7.1 Normalizar os procedimentos desta comunicao. 5.1.8 Evitar tomar qualquer atitude que possa significar uma ameaa para o acervo. 5.2 Documentao do acervo. 5.2.1. Estabelecer uma poltica de aquisio e descarte pertinente s linhas de atuao institucional. 5.2.2. Registrar imediatamente todo o acervo recebido pela instituio. 5.2.3. Estabelecer um sistema de numerao para um pr-registro, diferente da numerao do registro definitivo. 5.2.3.1 Realizar esta etapa da documentao em forma de listagem. 5.2.3.2 Proteger e copiar este levantamento preliminar, guardando-o em local seguro e diferenciado. 5.2.4 No deixar sem documentao nenhum acervo que esteja sendo registrado.

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5.2.5 Elaborar o registro do acervo, para que ele seja prontamente identificado, de forma suficientemente detalhada para permitir que cada item possa ser diferenciado dos demais. 5.2.6 Identificar todo o acervo com um nmero, cdigo ou marca permanente, em carter exclusivo, individualizando cada um. 5.2.7 Aliar, descrio tcnica do acervo, uma outra em linguagem de leigo, para fcil compreenso da equipe de segurana e da polcia. 5.2.8 Detalhar a documentao do acervo com fotos, preferencialmente tomadas de diferentes ngulos, alm de anexar o registro de propriedade e relatrios do estado de conservao. 5.2.9 Manter um inventrio atualizado do acervo, preferencialmente com a identificao dos cdigos de acesso. 5.2.10 Mapear e controlar a localizao do acervo. 5.2.11 Documentar toda a movimentao do acervo por meio de mecanismos especficos a cada operao. Estes mecanismos podem ser de natureza tcnica, administrativa e/ou jurdica. 5.2.12 Garantir que toda a documentao do acervo esteja em segurana e que no deixe a instituio. 5.2.13 Restringir o acesso documentao do acervo, estabelecendo instrues, por escrito, de quem tem autorizao para incluir, alterar ou suprimir dados/informaes sobre qualquer item do acervo. 5.2.14 Protocolar a retirada da documentao do acervo toda vez que for necessria para a execuo de um trabalho ou de uma consulta. Assim que concluda a execuo, a documentao dever ser prontamente reconduzida a seu local de origem. 5.2.15 Criar diretrizes para que a instituio sempre exera o controle do seu acervo. 5.2.15.1 Efetuar a identificao, o registro e a marcao dos itens que compem o acervo, bem como a localizao dos mesmos na instituio, para que este controle seja eficiente. 5.2.16 Estabelecer uma padronizao para a localizao do nmero de registro nos itens do acervo, de maneira a evitar o manuseio desnecessrio e facilitar sua visualizao. 5.2.17 Providenciar para que a marcao do nmero de registro no cause nenhum tipo de dano ao acervo.

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5.2.18 Providenciar para que a marcao/codificao no venha interferir na esttica ou na leitura do acervo e nem comprometer seu valor. 5.2.19 Planejar e implantar um sistema de registro tambm para os acervos temporrios. 5.2.20 No deixar sem documentao nenhum acervo que esteja sendo catalogado e/ou informatizado. 5.2.21 Considerar a possibilidade de providenciar cpia digital da documentao do acervo, segundo as especificaes do item 5.9. 5.3. Acervo em reserva tcnica. 5.3.1 Estabelecer que a reserva tcnica seja uma rea de alta segurana e que, portanto, de acesso restrito a funcionrios previamente designados pela chefia do setor responsvel. 5.3.2 No utilizar reas de reserva tcnica como rea de trabalho em nenhuma situao. 5.3.3 Garantir que a qualidade dos materiais utilizados no acondicionamento do acervo em reserva tcnica contribua para sua conservao e segurana. 5.3.4 Organizar as reservas tcnicas de forma a conjugar os diferentes tipos de acervo aos dispositivos de segurana adequados s caractersticas fsicas de cada suporte. 5.3.5 Planejar uma periodicidade para vistoria das reas de reserva tcnica, com o objetivo de: a) controlar o acervo; b) detectar ataques biolgicos (ao acervo, ao mobilirio, estrutura fsica do prdio); c) avaliar o controle climtico (considerando os equipamentos e os dados coletados); d) detectar infiltraes e vulnerabilidades do local; e) verificar as formas de controle de incidncia de luz solar; f) verificar a manuteno do sistema de ventilao e de condicionamento de ar; g) avaliar as condies fsicas do acondicionamento do acervo;

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h) vistoriar a limpeza e a desinfestao ambiental. 5.3.6 Considerar todo e qualquer dispositivo de segurana instalado na reserva tcnica em funo do seu benefcio ou prejuzo para o acervo. Indicar sua localizao em plantas baixas. 5.3.7 Avaliar as reas de reserva tcnica no que se refere estrutura do local, considerando o teste de carga em relao ao acervo ali armazenado. 5.3.8 Planejar as reas de reserva tcnica de modo a garantir o seu isolamento das reas de circulao e das instalaes de redes hidrulicas. Caso isto no ocorra, providenciar a mudana para uma rea mais segura. 5.3.9 Registrar qualquer remoo de acervo da reserva tcnica e fixar seu registro no local correspondente remoo, indicando o motivo e o destino do mesmo. 5.3.10 Responsabilizar os funcionrios encarregados da guarda do acervo, pelo controle do acesso reserva tcnica. 5.3.11 Definir quem ter acesso reserva tcnica em caso de emergncia. Todas as pessoas que a acessarem nesta situao devero ter seus nomes registrados em livro de ocorrncia. 5.3.12 Estudar e elaborar planos de escoamento e remoo de acervo em caso de emergncias, estabelecendo prioridades. 5.3.13 Utilizar, preferencialmente, reas trreas para reserva tcnica, em funo da retirada rpida e eficiente do acervo nos casos de emergncia. Entretanto, deve-se considerar a necessidade de conjugar esta norma com a restrio de acesso fcil exigido pelas reas de alta-segurana. 5.3.14 Comunicar, imediatamente, ao responsvel superior a constatao da ausncia ou perda de acervo, para as devidas providncias. Essa comunicao ter que ser feita por escrito. 5.3.15 Considerar as reas de recebimento e de quarentena de acervo como reas de reserva tcnica e, assim, seguir as mesmas diretrizes que uma rea de alta-segurana. 5.4 Acervo em exposio. 5.4.1 Proteger todos os itens do acervo que estejam em reas de livre circulao, de serem tocados ou de sofrerem atos de vandalismo.

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5.4.2 Atribuir aos tcnicos encarregados pelo acervo o dever de: a) estabelecer a periodicidade para verificao das condies de segurana de cada item do acervo em exposio; b) conferir, diariamente, o acervo em exposio nos horrios de abertura e fechamento. 5.4.3 Atribuir, ao segurana em servio, a responsabilidade de checar permanentemente o acervo em exposio durante o horrio de abertura ao pblico. O mesmo cuidado deve ser dado aos itens do acervo que estejam expostos fora da rea de exposio. 5.4.4 Planejar a segurana de acordo com os nveis de proteo distintos das reas de exposio, durante o horrio em que a exposio estiver fechada. Criar permetros de segurana de acordo com os nveis de proteo, definidos ao redor destas reas. 5.4.5 Garantir que as vitrines no estejam em condio de vulnerabilidade. 5.4.6 Estabelecer, por escrito, a responsabilidade pela retirada do acervo em exposio. 5.4.7 Apresentar o projeto de planejamento das exposies aos responsveis pela segurana, para apreciaes e sugestes. 5.4.8 Orientar os encarregados da execuo das exposies para que: a) os materiais constituintes da vitrine no sejam fatores de risco ao acervo exposto; b) a climatizao do acervo em exposio seja feita de maneira que ele permanea nas mesmas condies do local de guarda ou o mais prximo possvel; c) a iluminao do acervo em exposio no prejudique a conservao do mesmo. 5.5. Acervo em emprstimo/trnsito 5.5.1. Planejar toda remoo, emprstimo e trnsito de acervo seguindo as normas de proteo estabelecidas pela instituio. 5.5.2 Selecionar, entre a documentao do acervo, as informaes que a instituio julgar relevantes para a elaborao do documento que ir acompanhar todo o trnsito do acervo. So imprescindveis as seguintes informaes de cada item do acervo:

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a) classificao e denominao; b) nome da instituio; c) nmero de identificao e/ou registro; d) descrio resumida do contedo, incluindo ttulo (quando houver), autor/fabricante, local e data; e) descrio fsica: dimenses, formato, tcnicas e materiais, marcas e inscries, nmero de folhas; f) descrio do estado de conservao; g) documentao fotogrfica.

5.5.3 Estabelecer que todo o acervo que sair da instituio tenha uma escolta 24 horas por dia, at a instituio de destino. Designar os tcnicos da instituio cedente que iro compor esta escolta. 5.5.4 Estudar minuciosamente a embalagem a ser utilizada no transporte do acervo, considerando sua fragilidade, importncia e as condies climticas requeridas por cada item. 5.5.4.1 Providenciar para que as embalagens sejam devidamente sinalizadas respeitando as caractersticas fsicas de cada acervo. 5.5.5 Determinar que todo o processo de embalagem seja executado ou supervisionado pelo tcnico responsvel. 5.5.6 Tomar providncias para que os itens do acervo, que esto sendo emprestados ou em trnsito, estejam protegidos da melhor forma possvel durante todo o processo. 5.5.7 Planejar para que o acervo esteja embalado e preparado para a remoo, com antecedncia de 24 horas. Neste perodo, o acervo dever permanecer sob proteo dentro de uma rea de segurana mxima. 5.5.8 Escolher os meios de transporte mais seguros. 5.5.8.1 Planejar emprstimos internacionais utilizando empresas de confiana e com ampla experincia para o transporte dessa natureza, exigindo documentao de importao e exportao, e acompanhando a tramitao da documentao alfandegria em andamento. 5.5.9 Checar as empresas de transporte e seus profissionais, verificando antecedentes e as melhores experincias em movimentao de acervo, exigindo:

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a) exclusividade para o acervo no transporte; b) bons antecedentes da equipe junto aos rgos competentes; c) documentao que comprove no s o bom estado de conservao e manuteno do veculo, como tambm as condies de segurana necessrias para o tratamento do acervo. 5.5.10 Inspecionar a acomodao do acervo no veculo, quando possvel. 5.5.11 Transportar o acervo mantendo o mximo de segredo sobre os planos, programas, meios e rotas. 5.5.12 Enviar, junto com o acompanhante do transporte, documentao do acervo e declarao de ttulo de propriedade, relatrios das condies de conservao e fotografias. 5.5.13 Coordenar o transporte respeitando a legislao local vigente, ao longo do percurso. 5.5.14 Climatizar o acervo em trnsito, para que ele permanea nas mesmas condies do local de guarda, checando-as em cada etapa do percurso. 5.5.15 Observar estas diretrizes tambm quando do recebimento temporrio de acervo. 5.5.16 Manter a documentao do acervo separadamente do prprio acervo. Esta documentao dever seguir com o tcnico responsvel. 5.5.17 Providenciar para que o tcnico da instituio cedente acompanhe a desembalagem do acervo no local de destino, avaliando e registrando o seu estado de conservao. 5.5.18 Providenciar seguro para o acervo a ser emprestado. 5.5.19 Prever a permanncia do tcnico responsvel nos momentos de montagem e desmontagem das exposies das quais o acervo faz parte. 5.6 Acervo em sala de consulta 5.6.1 Ter como princpio bsico que a segurana na sala de consulta deve sempre ser vista sob dois aspectos: a conservao do acervo e as condies de vigilncia de quem atende consulta.

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5.6.2 Manter boa infra-estrutura para a sala de consulta de forma a garantir segurana ao acervo, sempre levando em considerao os dois aspectos acima mencionados. 5.6.3 Planejar a utilizao da sala de consulta, conjugando o espao fsico disponvel com o mobilirio especfico para cada tipo de acervo. 5.6.4 Utilizar mesas amplas para comportar adequadamente o documento, permitindo ao usurio/pesquisador fazer suas anotaes sem precisar faz-las sobre o documento. 5.6.5 Utilizar guarda-volume, preferencialmente antes da sala de consulta, ou logo na entrada da mesma. O guarda-volume dever estar em local visvel. 5.6.6 No permitir que o usurio/pesquisador permanea sozinho com o acervo na sala de consulta sem a presena de um funcionrio da instituio. 5.6.7 Definir as regras da sala de consulta, por escrito, e fazer o usurio/pesquisador tomar conhecimento delas. 5.6.8 Solicitar ao usurio/pesquisador o respeito a regras bsicas, como: a) manusear o documento com cuidado; b) no apoiar os cotovelos sobre os mesmos; c) no virar pginas molhando os dedos; d) no marcar documentos com dobras, clipes, marcadores ou outros; e) obedecer, ainda, s regras aqui citadas. 5.6.9 No permitir qualquer tipo de comida, bebida ou fumo na sala de consulta. 5.6.10 Cadastrar o usurio/pesquisador na sala de consulta por meio de uma ficha ou formulrio contendo informaes bsicas, como: nome completo; endereo; telefone; nmero de identidade; endereo eletrnico; formao e vnculo profissional. 5.6.11 Registrar cada consulta, por escrito, com informaes bsicas, tais como: acervo consultado; data; nome do usurio/pesquisador (observando o cadastro); e motivo da consulta. 5.6.11.1 Manter estes registros em local seguro e por um prazo suficientemente longo para que esta informao possa ser

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recuperada em casos de investigao por motivo de perdas ou danos em acervos. 5.6.12 Conferir o acervo no usurio/pesquisador e na devoluo. momento da entrega ao

5.6.13 Objetivar sempre a segurana do acervo a ser consultado, obedecendo aos seguintes critrios: a) utilizar luvas ao manusear documentos em papel, iconografias, obras raras e acervos museolgicos; b) no se apressar ao manusear o acervo durante a consulta; c) permitir apenas uma consulta de cada vez. 5.6.14 Incluir, nas regras da sala de consulta, as seguintes informaes: a) condies de acesso; b) permisso para reproduo; e c) tarifas. 5.6.15 Planejar e providenciar para que a sala de consulta tenha as condies climticas as mais prximas possveis da rea de guarda do acervo. 5.7 Acervo em circulao interna. 5.7.1 Planejar toda transferncia e circulao de acervo seguindo as normas de cada setor. 5.7.2 Elaborar as normas de circulao interna, por setor, de forma que no sejam conflitantes, e que sejam referendadas pela instituio. 5.7.3 Respeitar as caractersticas fsicas de cada acervo ao elaborar as normas de circulao. 5.7.4 Designar uma pessoa para ser a responsvel pelo processo de circulao do acervo, em cada setor. 5.7.5 Atribuir ao responsvel pela circulao do acervo a tarefa de documentar cada etapa do processo. 5.7.6 Dar ateno especial embalagem e forma de transporte para que o acervo no seja danificado, respeitando as caractersticas fsicas de cada tipo de acervo. Dar preferncia a utilizao de embalagens rgidas.

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5.7.7 Providenciar acompanhamento integral do acervo por tcnicos designados, durante todo o percurso. 5.7.8 Controlar o acervo por meio de documentao, tanto no setor de origem como tambm no setor de destino. 5.7.9 Considerar qualquer manuseio e circulao do acervo como uma situao de risco. Assim, os responsveis pela circulao/manuseio de acervo devem ser treinados para:3 a) planejar toda a circulao antes de execut-la;

b) no ter pressa ao agir; c) carregar um item de cada vez, independente do tamanho; d) usar luvas ou proteger as mos; e) manusear o acervo o menos possvel ou desnecessariamente; f) no deixar itens do acervo no cho; g) no arrastar acervo, especialmente mobilirio; h) deixar itens do acervo em superfcies planas e forradas; i) j) carregar cuidadosamente o acervo que tenha moldura, apenas pela moldura; no manusear ou levantar uma escultura por meio de um membro projetado, como brao ou cabea;

k) no fumar durante o transporte do acervo ou enquanto estiver na mesma sala que o acervo; l) no andar de costas nas proximidades do acervo ou de seus itens;

m) Relatar prejuzos ao acervo imediatamente; n) Tratar cada item como o mais preciosos do acervo. 5.7.10 Registrar, no controle de transferncia, os seguintes dados: identificao do item do acervo, o nmero de registro/classificao, estado de conservao, motivo da transferncia, data e assinatura do responsvel. No retorno do item, registrar o recebimento, verificando os dados anteriores, assinando e datando. 5.7.11 Providenciar para que cada setor tenha controle sobre a circulao interna de acervo.
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Baseado na relao apresentada no livro: FAHY, Anne. Collections management. London : Routledge, 1999. 304p (Leicester Readers in Museum Studies), p. 261 .

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5.7.12 Avaliar, previamente transferncia, os vrios aspectos que envolvem a conservao do acervo. Estes aspectos so, dentre outros: o percurso, temperatura, ndice de umidade relativa, iluminao, poluio, acondicionamento e vulnerabilidade do local. 5.7.13 Avaliar as condies de segurana do percurso, considerando: a) a menor distncia; b) o que oferece menos obstculos; c) as restries atmosfricas e climticas; d) a minimizao da vibrao; e) os horrios convenientes em relao circulao de pessoas. 5.8 Conservao de acervos 5.8.1. Limpeza do ambiente e higienizao de acervo: 5.8.1.1 Estabelecer que a higienizao do acervo seja realizada apenas por profissionais treinados e capacitados. 5.8.1.2 Submeter o acervo em mau estado de conservao aos cuidados de profissional especializado em conservao e restaurao, com o devido registro de encaminhamento, quais sejam: data de sada, responsvel pelo envio e justificativa. O mesmo procedimento dever ser adotado para o retorno. 5.8.1.3 Providenciar um registro da retirada para colocar no local de guarda do acervo quando este for removido para conservao-restaurao. 5.8.1.4 Estabelecer periodicidade para a limpeza, tanto do acervo quanto do ambiente. 5.8.1.5 Orientar e exigir da pessoa encarregada da limpeza das reas de acervo, para seguir as instrues do profissional especializado. 5.8.1.6 Utilizar, nos ambientes de guarda de acervo, produtos de limpeza que no representem risco ao prprio acervo. 5.8.1.7 Reduzir, ao mnimo possvel, a utilizao de gua para limpeza do ambiente, em reas com acervo, de forma a evitar a elevao da umidade.

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5.8.1.8 Treinar a equipe encarregada da limpeza para a verificao e comunicao de ocorrncia de ataques biolgicos no ambiente. 5.8.1.9 Providenciar para que todo o acervo que chegar instituio seja vistoriado e higienizado, antes de ser colocado em contato com os j tratados. 5.8.1.10 Estabelecer a manuteno peridica dos dutos de ventilao e climatizao de ar, principalmente das reas de guarda de acervo.

5.8.2. Manuseio de acervo / consulta de documentos. 5.8.2.1 Garantir que o manuseio no seja um fator de risco para o acervo. 5.8.2.2 Providenciar treinamento e orientao a todos os tcnicos que vo usar e manipular o acervo para que o faam de maneira segura. 5.8.2.3 Providenciar materiais adequados para o correto manuseio do acervo. 5.8.2.4 Manter os meios e instrumentos necessrios ao manuseio sempre limpos e em bom estado de conservao. 5.8.2.5 Respeitar as caractersticas fsicas de cada acervo a ser manuseado, tais como: estrutura, dimenso, peso, tcnica e material, e estado de conservao. 5.8.2.6 Orientar os usurios e tcnicos para manter as mos limpas e utilizar luvas de proteo no manuseio do acervo. 5.8.2.7 Proteger adequadamente os acervos com caractersticas especiais antes de coloc-los disposio do usurio (ex: gravuras em carvo, documentos com selos pendentes, etc.). 5.8.2.8 Certificar-se de que as normas gerais de uso e manuseio sejam respeitadas e conhecidas por todos, tanto pelos funcionrios quanto pelos usurios, e orientar para que a identificao de qualquer problema de conservao do acervo seja imediatamente comunicada ao tcnico responsvel. 5.8.2.9 Evitar a utilizao, manuseio e circulao indiscriminada do acervo.

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5.8.3 Tratamentos de conservao-restaurao de acervo. 5.8.3.1 Criar normas e diretrizes de conservao para orientao durante as atividades de processamento tcnico de acervo, levando em considerao sua integridade fsica e proteo. 5.8.3.2 Definir tratamentos de conservao-restaurao atendendo aos princpios e critrios de manuteno da integridade fsica do acervo e de minimizao de riscos. 5.8.3.3 Optar, sempre que possvel, por tratamentos removveis. 5.8.3.4 Embasar cientfica e metodologicamente as decises sobre o tratamento de conservao-restaurao de acervo. 5.8.3.5 Somente realizar intervenes de conservaorestaurao se houver profissional especializado ou capacitado com domnio da tcnica. Na ausncia deste profissional no corpo funcional, buscar servios de terceiros qualificados. 5.8.3.6 Estabelecer critrios para a contratao de servios de conservao-restaurao especializados. 5.8.3.7 Primar pela qualidade do tratamento e dos materiais empregados nos servios contratados. 5.8.3.8 Estabelecer uma poltica de conservao de acervo, que inclua: a) b) c) d) e) f) g) h) i) o diagnstico e o acompanhamento do estado de conservao do acervo; a previso de um acompanhamento; cronograma para este

o estabelecimento das prioridades de trabalho; a identificao das diferentes necessidades de tratamento de cada item: reproduo, higienizao, restaurao, acondicionamento e conservao; a definio dos meios e dos mtodos a serem adotados; a qualificao do corpo tcnico; a definio da forma como sero documentados os tratamentos e as intervenes. a uniformizao dos termos para o diagnstico; a identificao da origem dos danos.

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5.9. Reproduo de documentos. 5.9.1 Recomendaes gerais. 5.9.1.1 Providenciar, sempre que possvel e necessrio, cpias ou outro exemplar dos documentos, de forma a restringir o manuseio do original para garantir sua segurana fsica e sua conservao do acervo. 5.9.1.2 Providenciar cpias de segurana para eventualmente substiturem originais instveis (ex.: negativos em nitrato, acetato, etc.) e para servir de matriz.

5.9.1.3 Estabelecer uma poltica de reproduo de documentos que considere: a) b) c) d) e) quais processos de reproduo podero ser utilizados; quais documentos podero ser reproduzidos; qual a finalidade da reproduo: acesso, preservao, segurana; direito de uso de imagem e direito autoral; legislao e aspectos jurdicos do acervo em questo.

5.9.1.4 Providenciar para que a prpria instituio faa o processo de reproduo, a fim de exercer o controle sobre todas as suas fases. 5.9.1.5 Providenciar para que todo documento reproduzido tenha o crdito da instituio. 5.9.1.6 Certificar-se de que o meio de reproduo utilizado no cause dano ao acervo. 5.9.1.7 Redigir e exigir assinatura de um Termo de Compromisso e/ou de Responsabilidade no qual estejam relacionadas todas as recomendaes para a utilizao da reproduo do acervo. 5.9.2 Digitalizao de documentos. 5.9.2.1 Definir o objetivo da digitalizao, considerando: a) b) a preservao; a acessibilidade.

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5.9.2.2 Considerar que os procedimentos a seguir aplicam-se tanto para acervos originalmente digitais, como para acervos a serem digitalizados, bem como para documentao do acervo. 5.9.2.3 Garantir que a digitalizao seja realizada dentro dos padres tcnicos de compromisso com a qualidade, funcionalidade, acessibilidade e a durabilidade dos registros, qualquer que seja o objetivo da digitalizao. 5.9.2.4 Assegurar que sejam mantidas as caractersticas importantes de documento arquivstico, como fidelidade, integridade e autenticidade. 5.9.2.5 Garantir, nos processos de digitalizao, a aplicao de formatos padronizados, abertos, documentados e de ampla aceitao. 5.9.2.6 Garantir a utilizao de esquemas de metadados padronizados que expressem a identificao, a provenincia e a contextualizao, incluindo as dependncias de hardware e de software, a segurana e a confiabilidade dos documentos digitais. 5.9.2.7 Estabelecer, dentro do contexto de um sistema de gesto arquivstica de documentos digitais, um planejamento de longo prazo para a preservao digital, de forma que sejam evitados ou minimizados os efeitos da obsolescncia tecnolgica, das mdias, hardwares, softwares e formatos. 5.9.2.8 Garantir a constante atualizao de todo o processo de digitalizao. 5.9.2.9 Realizar verificao peridica do processo digitalizao visando o controle de sua durabilidade. de

5.9.2.10 Providenciar cpias de segurana de todo o acervo digitalizado e preserv-las em local seguro.

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6. SEGURANA DAS PESSOAS

6.1. Garantir a proteo de todas as pessoas que circulam pela instituio. 6.2. Designar os responsveis pela criao de normas de segurana. Estas normas devero ser referendadas pelo Diretor. 6.2.1 Divulgar internamente estas normas para que sejam seguidas por todas as pessoas que circulam pela instituio. 6.3. Requerer e estimular permanentemente o empenho do corpo funcional no respeito s normas de segurana determinadas, exceto em casos de emergncia declarada (para estes casos, reportar-se ao captulo 10). 6.4 Prever sanes para os casos de no cumprimento destas normas. 6.5 Informar, por escrito, em todos os locais de acesso instituio, que todas as pessoas que se dirigem a um local pblico esto sujeitas s normas e aos regulamentos da instituio, bem como ao Cdigo Penal Brasileiro, observando os dispositivos legais relativos aos bons costumes. 6.6 Ter uma sinalizao objetiva dentro de toda a rea da instituio, distinguindo claramente as reas limites de circulao para funcionrios, visitantes e usurios. 6.6.1 Manter as normas de circulao fixadas em locais visveis a todos. 6.7 Estabelecer uma sinalizao de informao para locais em manuteno. 6.8 Treinar a equipe de segurana para administrar a circulao de pessoas dentro da instituio, evitando um quadro de superpopulao de reas. 6.9 Elaborar programas de segurana para situaes de emergncia, que incluam diretrizes claras para atuao imediata. 6.10 Definir sadas de emergncia em locais estratgicos, mant-las desobstrudas e sinaliz-las. 6.11 Prever reas especficas para entrada e sada de deficientes fsicos, bem como para desocupao em situaes de emergncia. 6.12 Prever reas preparadas, com conforto e segurana, para o embarque e desembarque de grupos especiais.

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6.13 Planejar a utilizao e circulao das reas internas e externas da instituio em situaes excepcionais, fora do horrio de funcionamento e em eventos, visando a segurana das pessoas. 6.14 Prever o fornecimento de materiais e equipamentos de segurana adequados para todos os funcionrios que trabalham em atividades de risco. 6.15 Solicitar ao Ministrio do Trabalho vistoria para as atividades de risco que envolvam insalubridade. 6.16 Manter disponveis equipamentos e/ou traar aes ou normativas para socorro imediato nos locais onde so desenvolvidas atividades de risco ou insalubres. 6.17 Manter disponvel material de primeiros socorros, garantindo sua reposio sempre que necessrio.

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7. POLTICA DE PESSOAL

7.1 Diretrizes gerais. 7.1.1 Criar uma Comisso Interna de Preveno de Acidentes CIPA, quando se aplicar. 7.1.2 Consultar e fazer cumprir as regras estabelecidas quando da criao de uma CIPA na instituio. 7.1.3 Traar critrios de avaliao para contratao de servios de terceiros, seja de pessoa fsica ou jurdica, no que se refere idoneidade, tanto da empresa quanto dos profissionais que viro integrar a equipe. 7.1.3.1 Exigir a apresentao de Certides previstas em Lei, tanto para instituies pblicas quanto privadas. 7.1.4 Estabelecer regras de segurana e de emergncia assinadas pelo seu dirigente mximo e sustentadas com penalidades, e fazer com que o corpo funcional as cumpra. 7.1.5 Requerer que a equipe de segurana seja digna de confiana para controlar a circulao e documentar pessoas. 7.1.6 Promover uma poltica para capacitao do corpo funcional, incentivando a atualizao profissional, inclusive das equipes terceirizadas. 7.1.7 Exigir de todos o compromisso com o sigilo das informaes sobre a segurana institucional. 7.2 Equipe de segurana 7.2.1 Designar um responsvel pela equipe de segurana com as seguintes atribuies: a) conduzir ou direcionar a equipe de segurana para evitar, eliminar ou reduzir perdas, incidentes e prejuzos; b) estabelecer a periodicidade de inspeo da equipe de segurana; c) avaliar o nvel de autoridade e respeito do corpo funcional para com a equipe de segurana; d) exigir da equipe de segurana o aperfeioamento de suas tarefas sem que para isto aumente o nvel de risco e perigo na instituio; e) rever e redirecionar regularmente o trabalho da equipe de segurana;

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f) avaliar e manter atualizadas as informaes pessoais, policiais e profissionais sobre os membros da equipe de segurana, suas atribuies, atividades e trabalho; g) providenciar para que a equipe possa ser identificada de forma clara e confivel e exigir que a equipe de segurana esteja devidamente uniformizada, identificada e bem apresentada; h) administrar as tarefas dirias da equipe incluindo o planejamento, execuo, fiscalizao e avaliao das aes de segurana; i) j) prover a equipe de segurana de informao suficiente, instrues dirias ou reforo de procedimentos; dar instrues por escrito sempre que possvel;

k) treinar ou providenciar treinamento para que a equipe saiba usar armas e/ou fora fsica quando necessrio; l) exigir um bom desempenho da equipe de segurana; m) no expor a equipe de segurana a riscos desnecessrios; n) zelar pelo reconhecimento e valorizao dos servios prestados pela equipe de segurana.

7.2.2 Atribuir equipe de segurana as seguintes responsabilidades: a) zelar pela segurana da instituio; b) fazer cumprir as normas e regras de segurana estabelecidas; c) responder por todas as atribuies que lhe forem designadas; d) reportar-se sempre ao responsvel direto pela equipe de segurana, principalmente em situaes para as quais no foram previstas normativas especficas; e) dar o alarme em casos de emergncia e sinistros; f) responder prontamente aos alarmes acionados; g) realizar treinamento peridico com todo o corpo funcional; h) realizar cuidadosa vigilncia para detectar situaes de risco para o acervo, para o pblico e para os funcionrios, tomando as devidas providncias para eliminar estes riscos, ou quando no for possvel, minimiz-los ao mximo e com rapidez; i) j) administrar a circulao de pessoas dentro da instituio, evitando um quadro de superpopulao de reas. estar sempre pronta para agir em qualquer situao.

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7.2.3 Criar um corpo de guarda subordinado equipe de segurana e definir suas atribuies. 7.2.3.1 Calcular o nmero de guardas da instituio considerando seu tamanho, seu acervo e as tcnicas de exposio. 7.2.3.2 Posicionar os guardas em locais estratgicos de forma a garantir o apoio dos mesmos na vigilncia das reas. 7.2.3.3 Reavaliar a quantidade e a distribuio dos guardas em ocasies especiais em que esteja previsto um grande fluxo de visitao. 7.2.3.4 Verificar se as orientaes dadas ao corpo de guarda, em caso de empresa de vigilncia terceirizada, no so conflitantes com as normativas institucionais. 7.2.4 Conscientizar e treinar o corpo funcional para: a) saber identificar riscos, ameaas e sinistros; b) prevenir, eliminar ou minimizar riscos e perdas; c) agir e responder em casos de violaes, crimes, emergncia ou violncia; d) notificar ocorrncias equipe de segurana; e) obedecer a regras e procedimentos de emergncia; f) proteger a instituio como um todo. 7.2.5 Orientar a equipe de segurana para agir em casos de emergncia, com as seguintes atribuies: a) fazer os contatos necessrios (polcia, hospital, bombeiro, imprensa, responsvel pela instituio, etc.); b) localizar e disponibilizar material e equipamento para a ao; c) retirar e levar o acervo para o destino planejado; d) desocupar espaos e resgatar pessoas; e) prestar primeiros socorros; f) desimpedir reas e entradas; g) acionar o seguro; h) documentar o incidente.

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8. ALARMES E CIRCUITO INTERNO DE TV CITV

8.1 Garantir que exista sempre resposta imediata a cada alarme acionado e/ou situao anormal detectada ou registrada, confirmando assim, que nenhum mecanismo ou sistema eletrnico dispensa o fator humano. 8.2 Ter conhecimento de que os dispositivos de alarmes tm como funes bsicas: a) o registro mecnico ou eltrico de deteco de anomalias; b) a transmisso de informaes atravs dos circuitos eltricos; c) a difuso de sinais de alarme que podero ser luminosos e/ou sonoros. 8.3 Analisar previamente a situao de segurana da instituio antes de decidir por qualquer tipo de alarme ou Circuito Interno de TV - CITV, considerando: a) a circulao de pessoas, acervo e material em geral; b) aberturas; c) horrios e formas de utilizao dos espaos; d) reas com limitao de acesso; e) controle de acervo; f) procedimentos de emergncias; g) deteco de danos. 8.4 Adequar o sistema de alarme s necessidades fsicas da instituio. 8.5 Definir aes nos casos de alarme acionado, para que este tenha um mecanismo de resposta imediata. 8.6 Optar por um sistema de alarme cuja instalao no coloque em risco a integridade do acervo. 8.7 Alimentar os sistemas de alarmes com uma rede eltrica distinta da utilizada pela instituio, inclusive da rede de deteco e combate ao fogo. Ela deve ser permanentemente revisada obedecendo a um cronograma rgido de manuteno. 8.7.1 Prever uma fonte alternativa de emergncia para o sistema de segurana, na ausncia da fonte normal de energia. 8.8 Verificar os contatos e fazer os ajustes do sistema de alarme constantemente. 8.9 Avaliar a possibilidade de utilizao de sistema de monitoramento por CITV.

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8.10 Utilizar CITV dando preferncia, se possvel, a um sistema de monitoramento 24 horas por dia, 7 dias por semana. 8.11 Prever uma cobertura por CITV tanto de reas problemticas quanto das de maior fluxo de pessoas. 8.12 Priorizar as reas de circulao, sobretudo as que tm ligao com locais de alta segurana, para a instalao de cmeras de TV para monitoramento 24 horas. 8.13 Considerar que a utilizao do CITV implica em uma equipe especializada para este acompanhamento, com horrio rotativo devido ao cansao visual que representa. 8.14 Prover segurana atravs de alarmes ou CITV nos perodos em que o prdio estiver fechado, nos seguintes locais: a) permetro da fachada e entradas e sadas do prdio; b) corredores principais do prdio ou sala de entrada; c) reas de circulao que do acesso a: cofres, depsitos de alta segurana, locais de guarda de objetos valiosos, reservas tcnicas, seo de obras raras, laboratrios de conservao-restaurao, salas de registros e processamento tcnico, reas de recebimento e/ou embalagem de acervo; ou reas usadas temporariamente como local de guarda de acervo;

d) portas do interior do prdio e outras aberturas; e) terreno e/ou limite da propriedade. 8.15 Optar por uma cmera que permita uma total visualizao do local a ser monitorado. 8.16 Providenciar para que as imagens sejam gravadas 24 horas, para eventual prova documental e judicial. 8.17 Avaliar a convenincia da utilizao de um sistema de segurana remota, isto , sistema de alarme que acusa os sinais fora da instituio. 8.18 Avaliar a eficcia da resposta ao alarme, na utilizao de um sistema que seja monitorado e acuse remotamente. 8.19 Certificar-se das exigncias que este tipo de sistema implica: a) estabelecimento e manuteno de um posto central de segurana e de uma equipe; b) verificao e avaliao regulares da eficincia e confiabilidade das respostas;

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c) manuteno, ajuste e checagem do alcance do equipamento de segurana remoto. 8.20 Utilizar tipos de alarmes e CITV diferenciados para o prdio, fora do horrio de funcionamento, conforme quadro abaixo, que no se pretende exaustivo:
Prdio fechado Local ou rea de cobertura Tipo de equipamento
Permetro da fachada e entrada do prdio Corredores principais do prdio ou sala de entrada Cofres e depsitos de alta segurana Salas de exposio / sala de consulta e leitura Portas do interior do prdio e outras aberturas rea exterior propriedade ao prdio ou permetro da Alarme para deteco de presena e CITV Alarme para deteco de movimento e CITV Alarme de contato, de deteco de presena e/ou movimento e CITV Alarme de deteco de presena e/ou movimento e CITV Alarme de intromisso e/ou movimento e/ou CITV Alarme de intromisso e/ou movimento e/ou CITV

8.21 Verificar as necessidades de alarmes e CITV de acordo com suas funes, para horrios de funcionamento normal do prdio, conforme quadro abaixo, que no se pretende exaustivo:
Prdio aberto Tipo de alarme
Deteco de presena / movimento Interruptor de contato Sensor de rompimento de vidros Detector de vibrao

Funo
Detectar presena humana e movimentos no esperados no local Acionar o alarme ao interromper o contato de uma superfcie com a outra Detectar qualquer tipo de rompimento em superfcies de vidro Registrar e acionar o alarme quando ocorrem vibraes mecnicas nas paredes do prdio Alertar apenas o corpo funcional, previamente treinado para identificar situaes de emergncia sem causar pnico ao pblico Registrar qualquer presso sobre o piso, acionando o alarme Monitorar reas de alta segurana, de circulao de pessoas e aquelas especialmente consideradas pela instituio como problemticas

Dispositivo de alerta diferenciado

Pisos de contato

Circuto Interno de TV

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8.22 Prover uma conexo eficiente entre corpo funcional e o posto central de segurana. 8.23 Requerer eficincia e confiabilidade das notificaes de segurana remota. 8.24 Adotar diferentes meios de comunicao instantnea entre vigilantes, posto central de segurana, guardas posicionados nos pontos de acesso instituio. 8.25 Providenciar uma rede/linha telefnica especialmente destinada s transmisses de segurana para casos de emergncia. 8.26 Elaborar procedimentos para atuao do corpo de guardas em ocasies de falta de energia. 8.27 Utilizar sistemas adicionais de segurana especificamente planejados para a proteo de exposies, eventos especiais e/ou noturnos. 8.28 Conscientizar o corpo funcional sobre a importncia de se manter sob sigilo informaes referentes aos sistemas de alarme e CITV utilizados pela instituio.

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9. SEGURANA CONTRA INCNDIO

9.1 Prevenir incndios responsabilidade da instituio. 9.1.1 Prover suas instalaes de equipamentos e mecanismos de combate a incndio responsabilidade da instituio. 9.2 Designar um responsvel pela proteo profissional contra incndio, com as seguintes atribuies: a) tomar precaues para eliminar os possveis focos de incio de incndio; b) quantificar e qualificar os equipamentos e mecanismos a serem instalados; c) vistoriar todas as instalaes, com especial ateno quelas que tenham equipamentos eltricos e de gs, locais de depsito de lixo e materiais comburentes, armazenamento de combustveis e reas com existncia de chama, denominada pontos quentes; d) mapear e sinalizar extintores, hidrantes e outras instalaes de combate ao incndio, e as sadas de emergncias; e) determinar as reas de proibio do fumo, podendo-se criar reas onde permitido fumar; f) instruir o corpo funcional para prevenir incndio; g) encorajar prticas similares e relacionamentos cooperativos com outras instituies que compartilhem o prdio, a propriedade e outros; h) obedecer ou cumprir as normas locais e nacionais de preveno contra incndio; i) requerer, do servio de bombeiro local, assistncia, vistoria e treinamento de preveno contra incndio.

9.3 Planejar aes para casos de incndio, observando: a) a desocupao das reas pelas pessoas; b) o resgate do acervo de acordo com as prioridades previamente definidas; c) o combate ao incio do incndio. 9.4 Planejar e realizar treinamentos peridicos por meio de simulaes orientadas pelo responsvel previamente designado.

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9.5 Constituir, se possvel, e manter uma brigada contra incndio, periodicamente treinada, de modo a garantir o cumprimento do planejamento. Esta brigada coordenada pelo responsvel previamente designado e dever estar provida de equipamento adequado de combate e controle de incndio. 9.5.1 Compatibilizar o nmero de componentes da brigada contra incndio com o porte da instituio, o acervo e o nmero mdio de visitantes. 9.6 Ter um sistema de alarme efetivo para aviso em caso de incndio. 9.6.1 Estudar e adotar alarmes diferenciados para a equipe interna e para o pblico em geral. 9.7 Prover um sistema independente e seguro de comunicao com os bombeiros. 9.8 Instruir, no treinamento de combate ao incndio, para: a) salvar vidas em primeiro lugar; b) evitar a propagao do incndio; c) combat-lo rpido; d) extingui-lo quando possvel, e; e) seguir as orientaes da brigada contra incndio. 9.9 Elaborar uma poltica de ao para que o sistema de proteo contra incndio seja acionado mesmo no caso das pessoas responsveis no estarem presentes, principalmente nos horrios em que a instituio estiver fechada.

9.10 Prover, se possvel, um sistema de chamada de alerta que acione o Diretor e os funcionrios designados, nos horrios em que a instituio estiver fechada. 9.11 Prever um plano para combate ao incndio sem o suprimento de gua pblica.

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10. PLANO DE EMERGNCIA

10.1 Desenvolver e manter um Plano de Emergncia para ao em casos de sinistros, os quais podem ser divididos nas seguintes categorias: naturais e humanos (ver Anexo 2). 10.2 Analisar a instituio avaliando riscos potenciais, considerando no s as experincias passadas, como as probabilidades futuras. 10.3 Avaliar os riscos, considerando: a) a previso de situaes de emergncia no que se refere sua possvel extenso, conseqncias e condies de resposta; b) a anlise da instituio no que se refere s experincias passadas com catstrofes; c) a realidade geogrfica e social onde a instituio se localiza. 10.3.1 Levantar as possibilidades de riscos conforme modelo do Anexo2. 10.4 Definir a equipe que ir elaborar, coordenar, acompanhar e executar o Plano de Emergncia, da seguinte forma: a) designando a chefia; b) estruturando a equipe; c) definindo as responsabilidades dos membros da equipe; d) prevendo equipes de apoio interno; e) definindo grupos de voluntrios externos individuais e/ou institucionais. 10.5 Elaborar o Plano de Emergncia considerando: planejamento, estratgias de ao, plano de recuperao e impacto social. 10.5.1 Elaborar o Plano de Emergncia com clareza, exeqibilidade, flexibilidade e abrangncia. 10.5.2 Elaborar o planejamento, considerando: a) a previso de sadas de emergncia em locais estratgicos, ou seja, de fcil desocupao, que oferea menos riscos e que contemple pblico, equipe das reas internas e de alta segurana; b) a retirada do acervo, considerando: prioridades das colees; inventrio e documentao sobre o acervo; previso de acondicionamento de emergncia e transporte do acervo; rotas

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de salvamento e escape; locais para guarda temporria do acervo; verificao posterior do acervo resgatado; c) a infra-estrutura alternativa independente da rede pblica, de todos os meios, a saber: comunicao, proviso de gua e energia; d) a possibilidade de fixao, em local de fcil visualizao, de toda e qualquer sinalizao de emergncia, a saber: avisos e mapas de localizao de extintores, hidrantes, sadas de emergncia, rotas de escape e de reas de vulnerabilidade; mapas para se chegar a hospitais e a outros locais pblicos que possam oferecer abrigo de forma rpida e segura; e) o estabelecimento de meios de comunicao sonora com o pblico; f) os recursos materiais necessrios, bem como seu local de guarda; g) a definio dos pontos logsticos dentro do prdio, para apoio; h) uma equipe de apoio para atuar sada do prdio; i) as estratgias para obteno de recursos financeiros para casos de emergncia.

10.6 Preparar estratgias de ao, incluindo: a) a preparao de instrues bsicas para ao em casos de emergncia, a serem cumpridas por todo o corpo funcional; b) a identificao dos recursos operacionais necessrios para ao (ver Anexo 3). 10.7 Realizar treinamento para aperfeioar e praticar regularmente o Plano de Emergncia, incluindo: a) simulao de casos de sinistros;

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b) atividades didticas como palestras e cursos; c) atividades prticas e/ou exerccios; d) estabelecimento de periodicidade. 10.8 Capacitar o corpo funcional para atendimento de primeiros socorros. 10.9 Desenvolver e manter um Plano de Reativao das atividades mesmo ainda em estado de emergncia. 10.10 Prever um Plano de Recuperao da instituio, por etapas.

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10.11 Prever a capacidade de sobrevivncia da instituio sem recursos operacionais de emergncia. 10.12 Designar mais de um funcionrio como responsvel pelo contato com a imprensa. 10.13 Determinar que, em caso de emergncia declarada, o Plano de Emergncia ser soberano em detrimento s normas e procedimentos regulares da instituio.

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11. FISCALIZAO E AVALIAO DO PROGRAMA DE SEGURANA

11.1 Fiscalizar o cumprimento das normas de segurana por parte do corpo funcional, efetivo ou temporrio, dos visitantes e de todos que circulam pela instituio. 11.2 Criar uma comisso composta por funcionrios das reas administrativas e tcnicas para realizar a avaliao do Programa de Segurana. 11.2.1 O responsvel pela equipe de segurana dever fazer parte desta comisso. 11.3 Planejar a avaliao incluindo: a) a abordagem s diversas etapas do Programa de Segurana relacionando perguntas que possam auxiliar nesta anlise; b) a relao de fatos e resultados que justifiquem uma reviso de postura ou uma nova adequao de conceitos; c) a valorizao das escolhas de atitudes que provaram ser eficazes. 11.4 Implantar um cronograma para a realizao das avaliaes do Programa de Segurana. 11.5 Avaliar as normas, os procedimentos e o Programa de Segurana da instituio no que se refere sua abrangncia, eficcia e pertinncia. 11.6 Avaliar a rapidez e a eficincia das respostas estabelecidas pelo Plano de Emergncia e pelo Programa de Segurana. 11.7 Avaliar como a equipe encarregada da segurana trabalhou e interagiu com o restante do corpo de funcionrios, considerando o impacto da atuao da primeira sobre os demais, para a realizao de seus objetivos. 11.8 Fornecer informaes compreensveis, realistas e honestas, quando da avaliao do Programa de Segurana. 11.9 Designar uma comisso interna para avaliar e fiscalizar a atuao da equipe de segurana visando seu constante aperfeioamento. 11.10 Avaliar a possibilidade de ampliao do Programa de Segurana original, estabelecendo prioridades de implementao.

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GLOSSRIO

Abertura toda e qualquer fenda ou entrada que exista no prdio, como portas e janelas, clarabias, ventilao, chamins, etc. Alarme dispositivo sonoro e/ou visual, que depende de uma resposta para que o combate seja efetivo. rea de alta segurana so consideradas reas de alta segurana os locais de guarda permanente ou temporria de acervo, bem como os de tratamento tcnico como, por exemplo, reserva tcnica, rea de processamento tcnico, sala de registro, laboratrio de restaurao, sala de higienizao, estdio fotogrfico e sala de embalagem/recebimento. As diretrizes de segurana das reas consideradas de alta segurana so as mesmas indicadas para as reservas tcnicas, isto , as mais rigorosas possveis. Tambm podem ser consideradas de alta segurana as reas onde se encontram material passvel de cuidados especiais, como produtos qumicos inflamveis, perecveis, txicos, etc. Atividades de risco atividades que podem colocar em risco a sade ou a vida de um funcionrio, e que dependem de equipamentos e proteo especiais previstas por lei, para o desempenho seguro e adequado de suas funes. Brigada de incndio grupo de funcionrios tecnicamente treinados para orientar e agir nas questes relacionadas preveno e ao combate de incndio. Caractersticas fsicas conjunto dos aspectos fsicos do acervo: dimenses, materiais (madeira, vidro, papel, metal, etc.) e tcnica (pintura, entalhe, fotografia, etc.). Chaves e fechaduras de alta segurana dispositivos de fechamento utilizados por meio de tecnologia eletrnica ou digital, com o objetivo de aumentar a segurana. Dispositivos de alarmes mecanismos que tm como funes bsicas: registro de deteco de anomalia que pode ser mecnico, eletrnico, eltrico e/ou digital; transmisso de informaes pelo canal dos circuitos eltricos; e difuso de sinais de alarme luminoso ou sonoro. Dispositivos de fechamento trancas, chaves, papaiz, cadeado, corrente, grades, etc., confeccionados preferencialmente com materiais resistentes e de boa qualidade ou de alta tecnologia, com o objetivo de aumentar a segurana. Documentao do acervo expressa a ao de documentar o conjunto de conhecimentos e tcnicas que permitem o tratamento tcnico dos bens culturais ou de seus dados. A documentao implica em localizao, identificao, aquisio, registro, descrio, acondicionamento, armazenamento, recuperao, circulao, preservao e acompanhamento do acesso equipe e usurios externos. Para efeito deste trabalho, o termo documentao no significa o conjunto de documentos no sentido de acervo.

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Higienizao retirada de poeiras, sujidades em geral e outros elementos aderidos ao suporte que estejam agredindo o acervo, por meio de tcnicas, procedimentos e materiais especficos para cada tipo de suporte. Instituio pessoa jurdica, na figura de seus dirigentes. Limite de proteo vai alm do limite fsico da propriedade. Significa fazer uma proteo, por exemplo, da calada diante da propriedade ou da rua, ou qualquer outra rea contgua, por meio de iluminao, guardas, etc. Este termo tambm utilizado para delimitar as reas internas com nveis de proteo distintos. Limite fsico a rea at onde vai a propriedade legal da instituio, seja uma sala, prdio, terreno, jardins, parques, reservas naturais, etc., independente de estar ou no fisicamente delimitado por cercas, muros, paredes, faixas, etc. Medidas de controle so todas as medidas que podem ser tomadas para o controle de entrada, circulao e sada especificamente para pblico em geral, funcionrios e prestadores de servios. Medidas de defesa utilizao de equipamentos e materiais que visam a proteo da instituio, das pessoas e do acervo. Podem ser das mais simples, como colocao de barreiras, faixas, cones, cordas, portas de vidro, etc., at as mais complexas, como alarmes e Circuito Interno de TV. Nveis de proteo so os diferentes graus de necessidade de proteo de cada rea como, por exemplo, as reas de alta segurana. No tem as mesmas necessidades de uma rea de pequena proteo. Plano de Emergncia procedimentos sobre como agir em casos de emergncia, planejados a partir de levantamento das situaes de riscos (climtico, geogrfico ou de outra natureza), que possam ameaar a instituio. O Plano deve fornecer, ainda, procedimentos para uma resposta eficiente, clara e rpida, minimizando as situaes de risco para os funcionrios e os danos para o acervo e prdio. Plano de escoamento e remoo de acervo conjunto de normas tcnicas e mtodos aplicveis em casos de necessidade de remoo rpida de acervo, identificando quais so as prioridades de retirada, a forma de remoo, o local de destino do acervo, etc. Poltica de aquisio e descarte documento que explicita os critrios e procedimentos para a aquisio e descarte de bens culturais, fundamentando-se em princpios e normas tcnicas, com o objetivo de minimizar a subjetividade nos processos de aquisio e descarte. Deve ser elaborada conforme a filosofia, o perfil e o histrico da instituio, de forma a evitar que o processo seletivo seja realizado de maneira inconsistente ou propicie, no futuro, dvidas quanto sua legalidade.

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Poltica de Segurana documento que explicita os critrios e procedimentos de proteo da instituio no que se refere segurana das pessoas, do acervo, dos bens em geral, do imvel e questes administrativas. Deve ser descrita de forma clara e objetiva e ser amplamente divulgada em todas as suas unidades. a maneira como a instituio se posiciona perante as questes de segurana. Posto central de segurana termo que pode ser substitudo por sala de controle, estao central ou posto de vigilncia, conforme as necessidades da instituio. o local que centraliza os equipamentos de controle dos alarmes e CITV e, tambm, de onde se administra a segurana da instituio. Processamento tcnico do acervo expresso utilizada para indicar as atividades de registro, codificao/marcao, identificao, classificao, arranjo, descrio, conservao e elaborao de instrumento de busca. Programa de Segurana seqncia de etapas que devem ser executadas visando alcanar ou solucionar um problema especfico de segurana. Detalham as aes desde as mais simples at as mais complexas, como CITV e sistemas de alarme. Recursos operacionais de emergncia so os meios de ordem material, humana e financeira necessrios para agir em casos de emergncia. Reserva tcnica termo utilizado para todas as reas de guarda permanente de acervo, seja arquivstico, bibliogrfico ou museolgico, em geral, no aberto visitao. Segurana conjunto de sistemas preventivos ou no usados para evitar danos e combater aes nocivas instituio. Engloba a salvaguarda e os aspectos referentes proteo da instituio, dos bens, do patrimnio, do acervo, das pessoas e as questes legais. Segurana remota o sistema de segurana planejado para ser monitorado distncia. Situaes de alto risco so situaes excepcionais que representam algum tipo de perigo s pessoas ou ao acervo, ou situaes em que, mesmo com todas as precaues tomadas, pode-se correr o risco de perda de controle da situao ou, ainda, de perdas irreversveis.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

BURKE, Robert B; ADELOYE, Sam. Manual de segurana bsica de museus. Traduo de Sieni Maria Campos. Rio de Janeiro : Fundao Escola Nacional de Seguros : Fundao Pr-Memria, 1988. 180p. CADERNO Tcnico: administrao de emergncias. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1997. 38 p. (Projeto Conservao Preventiva em Biblotecas e Arquivos). FAHY, Anne. Collections management. London : Routhledge, 1999. p. 261. (Leicester Readers in Museum Studies). GUICHEN, Gal de. The causes of deterioration of cultural heritage. Roma : ICCROM, 2001. 1 cartaz, color., 70 x 40,8 cm. MAST. Poltica de preservao de acervos institucionais. Rio de Janeiro, 1995. 33p. OGDEN, Sherelyn et al. Emergncias com pragas em arquivos e bibliotecas. 2.ed. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2001. 50 p. (Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos).

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ANEXO 1

QUESTIONRIO SOBRE SEGURANA EM ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS

Nome da instituio: ________________________________________________ Endereo: _________________________________________________________ Telefone: __________________________________________________________ Responsvel: _______________________________________________________ Caracterizao da instituio: ( ) arquivo ( ) biblioteca ( ) museu pblica ( ) municipal ( ) privada ( ) outros ( ) estadual ( ) federal Oferece atividade educativa? ( ) no ( ) sim __________________________ Oferece atividade de pesquisa? ( ) no ( ) sim __________________________ Est aberto pesquisa? ( ) no ( ) sim _________________________

Possui: ( ) livraria ( ) lanchonete ( ) loja ( ) banheiro para visitante/usurio ( ) bebedouro ( ) estacionamento Nmero de pessoas que trabalham na instituio: efetivos ____voluntrios____ terceirizados _____ estagirios ______bolsistas _____ QUESTIONRIO 1. Na instituio existe, por escrito, uma poltica de proteo ao patrimnio e vida das pessoas? Qual? ( ) no ( ) sim ____________________________________________________ 2. Existe algum responsvel pela segurana geral da instituio? ( ) no ( ) sim ______________________________________________________ 3. Os funcionrios da instituio reconhecem sua obrigao em proteger vidas e patrimnio? ( ) no ( ) sim______________________________________________________ 4. A direo est ciente dos riscos que a instituio corre no que se refere proteo do patrimnio e da vida das pessoas? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________

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5. A instituio possui livro de ocorrncia? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 6. Havendo danos, estes so registrados por escrito? ( ) no ( ) sim Especifique:_________________________________________________________ 7. A instituio registrou alguma perda nos ltimos 10 anos em: ( ) exposio? ( ) reserva tcnica? ( ) outros ___________________ 8. Existe avaliao peridica de possveis riscos s pessoas e instituio? ( ) no ( ) sim ______________________________________________________ 9. Que tipo de controle a instituio possui sobre seu acervo: ( ) inventrio? ( ) catlogo? ( ) livro de registro? ( ) livro de tombo? ( ) listagem? ( ) ficha? ( ) outros _____________________________ 10. Com que periodicidade a instituio vistoria o seu acervo? ( ) semestral ( ) anual ( ) outros _______________________ 11. A instituio tem seu terreno: ( ) gradeado? ( ) murado? ( ) cercado? ( ) outros Especifique ________________________________________________________ 12. A rea externa onde a instituio se encontra compartilhada com outra instituio? ( ) no ( ) sim ____________________________________________________ 12.1 Em caso afirmativo, o acesso comum s instituies? ( ) no ( ) sim ____________________________________________________ 13. O prdio foi construdo para a finalidade a que hoje se prope? ( ) no ( ) sim ____________________________________________________ 13.1 Em caso de adaptao, foi feito algum estudo/projeto prvio? ( ) no ( ) sim______________________________________________________ 14. O prdio tombado? ( ) no ( ) sim ______________________________________________________

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15. O prdio compartilhado com outra instituio? ( ) no ( ) sim ______________________________________________________ 15.1 Em caso afirmativo, o acesso de entrada comum? ( ) no ( ) sim ______________________________________________________ 16. As portas voltadas para a rea externa so de material razoavelmente resistente? ( ) no ( ) sim ______________________________________________________ 17. As fechaduras se encontram em bom estado de conservao? ( ) no ( ) sim ____________________________________________________ 18. Existe algum tipo de proteo extra nas portas? ( ) cadeado ( ) papaiz ( ) gradeamento sanfonado ( ) ferrolho ( ) tranca ( ) corrente ( ) outros ______________ 19. Existe algum tipo de controle de acesso para entrada de no funcionrios instituio? ( ) no ( ) sim ____________________________________________________ 20. As janelas so de material razoavelmente resistente? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 21. O sistema de fechamento de janelas encontra-se em bom estado de conservao? ( ) no ( ) sim ______________________________________________________ 22. Existe algum tipo de proteo extra nas janelas? ( ) grades ( ) tranca ( ) cadeado ( ) grades sanfonadas ( ) tramela ( ) outros ________________ 23. Existem reas de acesso limitado? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 23.1 Em caso afirmativo, o acesso do visitante/usurio se d com o acompanhamento de funcionrio da instituio? ( ) no ( ) sim ______________________________________________________ 24. Os limites de acesso so determinados por algum plano ou programa? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 25. As reas de acesso limitado so indicadas por algum tipo de sinalizao? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________

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26. Existe controle de entrada e sada para: funcionrios? pesquisadores? visitantes para rea de exposio? visitantes para rea de acesso restrito?

( ( ( (

) no ) no ) no ) no

( ( ( (

) sim ) sim ) sim ) sim

27. Existe controle rigoroso de entrada nas reas de: ( ) Reserva tcnica? ( ) Obras raras? ( ) Depsito de arquivo? ( ) Laboratrio de restaurao/conservao? ( ) Outros: especifique: _________________________________________ 28. Existem normas para acesso em horrios especiais, tais como, noturno, finais de semana e feriados, diferenciadas do horrio normal de atendimento ao pblico? ( ) no ( ) sim ______________________________________________________ 29. Os funcionrios so identificados atravs de crachs ou distintivos? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 30. H controle de entrada e sada de: ( ) acervo? ( ) material de consumo? ( ) material de exposio? ( ) equipamentos? ( ) outros ______________________________________ 31. Existem sadas de emergncia em locais estratgicos? ( ) no ( ) sim ____________________________________________________ 31.1 Caso afirmativo, so sinalizadas? ( ) no ( ) sim ____________________________________________________ 32. Existe uma central responsvel pelo controle da segurana da instituio? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 33. As reas, portas e janelas no utilizadas, ou desnecessrias, so mantidas trancadas? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 34. Existe uma poltica de controle de chaves? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 35. Existe uma poltica de reposio e duplicao de chaves? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 36. A emisso de chaves e cartes magnticos de identificao so controlados? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________

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37. A perda de chaves registrada? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 38. A instituio possui: ( ) guarda diurno? ( ) corpo de guarda misto? ( ) guarda noturno? ( ) chefe de segurana? ( ) corpo de guarda efetivo? ( ) outros ________________________ ( ) corpo de guarda contratado? _____________________________________ 39. Os responsveis pela segurana recebem algum tipo de treinamento? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 40. Existe na instituio: ( ) avaliao peridica das condies de segurana das colees? ( ) sistema de alarme? ( ) circuito interno de TV? ( ) sistema de deteco eletrnica? 41. Mantm uma poltica de boa vizinhana com: ( ) Corpo de bombeiro? ( ) Policia? ( ) Hospital? ( ) Defesa civil? Especifique: ________________________________________________________ 42. A instituio mantm linha telefnica com: ( ) Corpo de Bombeiro? ( ) Polcia? ( ) Hospital? ( ) Defesa civil?

43. A proteo contra incndio : ( ) extintores? ( ) porta corta-fogo? ( ) sistemas de alarmes automticos? ( ) sprinklers? ( ) hidrantes e mangueiras? ( ) detector de fumaa? ( ) sadas de emergncia? ( ) reas de resgate? ( ) detector de calor? ( ) outros _________________________________________________________ 43.1 Existe plano de manuteno destes equipamentos/sistemas? ( ) no ( ) sim ____________________________________________________ Com que freqncia? ________________________________________________ 44. A segurana contra incndio feita em consonncia com normas e cdigos oficiais? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 45. Existe um plano de desocupao para casos de emergncia? ( ) no ( ) sim ____________________________________________________ 46. Existe um plano para salvar acervo em caso de emergncia? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________ 47. Os funcionrios recebem treinamento para agirem em casos de emergncia? ( ) no ( ) sim _____________________________________________________

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48. Existe algum funcionrio treinado em primeiros socorros? ( ) no ( ) sim __ 49. realizada inspeo fsica peridica das instalaes de: ( ) telhados? ( ) portas e janelas? ( ) rede eltrica? ( ) rede hidrulica? 50. O prdio tem sadas suficientes em caso de emergncia? ( ) no ( ) sim ______________________________________________________ Responsvel pelo preenchimento do questionrio: Nome: ____________________________________________________________ Cargo: ____________________________________________________________ Outros comentrios e/ou sugestes: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

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ANEXO 2

QUADRO DE IDENTIFICAO DE RISCOS PARA DIAGNSTICO DE SITUAO

IDENTIFICAO DE RISCOS 1. CAUSAS NATURAIS Ataques de insetos e roedores Chuva de granizo Eroso Erupo vulcnica Fnmenos climticos (temperatura e umidade) Fogo/incndio Furaco Iluminao natural intensa Incidncia de microorganismos Inundao e enchentes Maremoto Maresia, poeiras e outros agentes corrosivos e abrasivos Temperatura e umidade inapropriadas Tempestade Terremoto Tornados Vegetao OCORRNCIAS PASSADAS PROBABILIDADE DE OCORRNCIAS FUTURAS

2. CAUSAS HUMANAS Ausncia de profissional responsvel Abraso Acondicionamento, armazenagem e exposio inadequados Anarquia civil Ataque terrorista Conservao e restaurao inadequados Construo e distribuio de espaos inadequados Desenvolvimento urbano desordenado Escavao ilegal

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Escavao imprpria Escolhas inadequadas Estrutura administrativa institucional falha Estrutura legislativa falha Falta de comunicao externa Falta de conscincia profissional Falta de informao Falta de poltica institucional Falta de segurana Falta de sistema de bombeamento Falta de treinamento Falta de comunicao interna Falta ou erro de manuteno Falta ou erro de planejamento Fanatismo Guerra Iluminao e climatizao inadequados Interrupo dos servios pblicos Negligncia Omisso profissional Perda de controle Pixao Poluio Projeto cultural inadequado Roubo Uso, manuseio e transporte inadequados Vandalismo Vibrao

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ANEXO 3

MATERIAIS DE CONSUMO TEIS EM CASO DE EMERGNCIA

Utilizar tambm para checagem dos itens
MATERIAIS DE CONSUMO Bloco de papel e lpis dentro de saco plstico zipado Botas de borracha Caixas tipo "Box" polionda desmontadas Caneta com tinta permanente Cestos de plstico Esfrego, rodo e vassoura Esponjas Estojo de primeiros socorros Estopa Etiquetas adesivas Fita adesiva Jogo de alicates (tamanhos diferentes) Jogo de chaves de fenda (tamanhos diferentes) Jogo de chaves inglesa (tamanhos diferentes) Jogo de chaves de boca (tamanhos diferentes) Lanternas com pilhas / baterias atualizadas Lonas Luvas de borracha Mantas de proteo (polietileno) Martelos (tamanhos variados) Panos de cho Papel jornal em branco Papel toalha Papel absorvente Pregos Rolo de barbante Rolo de cadaro de algodo Rolo de fio de Nylon Sacos de lixo de 50 e 100 litros Sacos plsticos tamanho ofcio e tamanho maior Tesouras SIM NO QUANTIDADE

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ANEXO 4

NMEROS DE TELEFONE PARA SEREM USADOS EM CASO DE URGNCIA

CONTATO
Bombeiro Bombeiro hidrulico Chaveiro Companhia de gua Companhia de Gs Companhia de Luz Companhia de Telefone Defesa Civil Eletricista Empresa de limpeza Empresa de segurana Hospital Polcia Tcnico de informtica Outros

TELEFONE

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