Documenti informatici, l'ora

Le tecnologie Ict rappresentano un "must" per imprese e professionisti

VINCENZO TIBY*

In periodi di crisi pi attenzione rivolta ad una sana politica di risparmio di costi. L'ultima affermazione di Lazlo Kovacs della settimana scorsa significativa. In occasione del varo della revisione della Direttiva 2006/112, che mira alla completa equiparazione delle fatture elettroniche a quelle cartacee, il Commissario UE alla fiscalit ha dichiarato che fatturare esclusivamente in modalit elettronica genererebbe risparmi fino a 18 miliardi di euro per le imprese, oltre a rendere pi agevoli i controlli. A pi riprese, in tempi non sospetti, ci siamo soffermati sull'importanza di implementare sistemi telematici ed informatici, attraverso l'utilizzo della firma digitale, all'interno delle organizzazioni professionali ed imprenditoriali, fornendo gi consistenti stime in termini di riduzione dei costi amministrativi. Sembrerebbe ora giunto il momento della fattiva misurazione. La Legge n2 del 28 gennaio 2009, che converte il DL n185 del 29 novembre 2008, introduce l'obbligatoriet dell'utilizzo della posta elettronica certificata e rafforza la valenza probatoria della conservazione sostitutiva dei libri contabili e documenti obbligatori utilizzati per legge dalle imprese. La pec, che assume efficacia probatoria maggiore di una raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno attraverso il sistema di interoperabilit tra gestori e quindi opponibile ai terzi, obbligatoria per le imprese costituite in forma societaria che all'atto dell'iscrizione al Registro Imprese sono tenute a comunicare la propria email certificata o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora di ricezione delle comunicazioni e l'integrit del contenuto delle stesse. Le societ gi iscritte al Registro Imprese alla data di entrata in vigore del decreto anti-crisi hanno tempo tre anni per comunicare un indirizzo pec. Anche per i professionisti prevista l'obbligatoriet della pec. Entro un anno dall'entrata in vigore del citato decreto bisogna comunicare al proprio Ordine o Collegio di appartenenza l'indirizzo di posta elettronica certificata. Gli Ordini o Collegi, a loro volta, sono tenuti a pubblicare un elenco riservato, consultabile solo dalle Pubbliche Amministrazioni, contenente i dati dell'iscritto e la PEC utilizzata. Nei rapporti intercorrenti tra PA, imprese e professionisti l'utilizzo della PEC sar automatico senza necessit di ottenere alcuna preventiva autorizzazione. Con l'introduzione dell'art. 2215 bis del Codice Civile regolamentato l'aspetto connesso all'efficacia probatoria della documentazione informatica. Tutti i libri, le scritture, i repertori e la documentazione, la cui tenuta per le imprese obbligatoria per disposizione di legge, possono essere archiviati in modalit sostitutiva, purch leggibili e messi a disposizione in qualsiasi momento. L'efficacia probatoria del documento informatico costituita dall'apposizione sullo stesso della firma digitale e della marcatura temporale ogni tre mesi dal rappresentante legale o da un suo delegato. L'imposta di bollo assolta cos come previsto dall'art. 7 DMEF del 23 gennaio 2004. Con DPCM saranno individuati documenti analogici originali per i quali sar prevista l'autentica notarile di conformit per particolari esigenze di natura pubblicistica. Da ricordare inoltre che con DPCM del 10 dicembre 2008, sono state approvate le specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile per il deposito dei bilanci d'esercizio e consolidati al Registro Imprese. Il formato XBRL (eXtensible Business Reporting Language) consente una rapida ed agevole consultazione del documento senza la necessit di particolari modifiche. L'utilizzo del citato formato particolarmente indicato per le analisi di natura finanziaria. La nuova frontiera delle nuove professioni economico contabili ormai alle porte. Come gi avvenuto negli anni scorsi, la Commissione ICT dell'Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Napoli dedicher la dovuta attenzione, organizzando appositi workshop e convegni, a queste nuove opportunit per imprese e professionisti. Per questi ultimi si intravede la possibilit di ritagliarsi nuove fette di mercato specie per quanto attiene all'archiviazione dei documenti in modalit sostitutiva rivestendo all'interno del sistema azienda il ruolo di consulente dedicato alla redazione del manuale della conservazione in modalit elettronica.
* presidente Commissione Information & Communication Technology Ordine Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Napoli

del 04-02-2009 num. 022