Manual Nav Finansas

MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 4.
CURSO 8434A: INTRODUCCIN
ltima revisin: marzo de 2005 La informacin contenida en este documento representa la opinin actual de Microsoft Corporation sobre los temas tratados en la fecha de publicacin. Como Microsoft debe responder a condiciones de mercado variables, no debe interpretarse como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la precisin de la informacin que se presente despus de la fecha de publicacin.
La finalidad de este documento es nicamente informativa. MICROSOFT NO OTORGA NINGUNA GARANTA, YA SEA EXPRESA, IMPLCITA O LEGAL, EN ESTE DOCUMENTO.
Es responsabilidad del usuario el cumplimiento de todas las leyes de derechos de autor aplicables. Sin limitacin de los derechos protegidos bajo copyright, ninguna parte de este documento puede ser reproducida, almacenada o introducida en un sistema de recuperacin, ni transmitida de ninguna forma ni por ningn medio (ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, grabacin o de otra manera) con ningn propsito, sin la previa autorizacin por escrito de Microsoft Corporation.
Microsoft puede ser titular de patentes, solicitudes de patentes, marcas, derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual sobre el contenido de este documento. El suministro de este documento no le otorga a usted ninguna licencia sobre estas patentes, marcas, derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual, a menos que ello se prevea expresamente en un contrato de licencia escrito de Microsoft.
2005 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos. Microsoft Business Solutions Great Plains, Excel,
Word, SQL Server, Microsoft Back Office, Microsoft Windows, Microsoft Outlook, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Business Solutions Navision, Microsoft Business Solutions Axapta y Microsoft Visual Basic son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation, de Great Plains Software, Inc. o de sus afiliados en los Estados Unidos y en otros pases. Great Plains Software, Inc es una subsidiaria de Microsoft Corporation.
Los nombres de compaas y productos reales mencionados aqu pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios.
Contenido Introduccin 1
Bienvenida............................................................................................................. 1 Contenido de los cursos de Microsoft Business Solutions .................................... 2 Objetivos del alumno ............................................................................................. 3
Captulo 1: Introduccin
Informacin general............................................................................................... 5 Informacin bsica ................................................................................................ 6 Ventana de la aplicacin ....................................................................................... 7 Panel de exploracin y elementos de los mens de Microsoft Navision............... 9 Ventanas de Microsoft Navision .......................................................................... 12 Cambio de la apariencia de la ventana ............................................................... 15 Botones de comandos y botones de mens ....................................................... 17 Especificacin de informacin ............................................................................. 17 Modificacin de informacin ................................................................................ 20 Informacin general de la barra de mens.......................................................... 21 Bsqueda y consulta de informacin .................................................................. 29 Ayuda en pantalla................................................................................................ 37 Dimensiones........................................................................................................ 38 Teclas de mtodo abreviado ............................................................................... 39 Demuestre sus conocimientos: introduccin ....................................................... 41 Resumen rpido: lecciones aprendidas .............................................................. 43
Captulo 2: Tecnologa
45
Informacin general............................................................................................. 45 Entorno de desarrollo C/SIDE ............................................................................. 46 Opciones de servidor .......................................................................................... 50 Navision Application Server ................................................................................ 52 Funcionalidad multilenguaje ................................................................................ 53 Demuestre sus conocimientos: tecnologa.......................................................... 56 Resumen rpido: lecciones aprendidas .............................................................. 57
Captulo 3: Procesamiento de Pedidos Compras, Pagos y Contabilidad
59
Informacin general............................................................................................. 59 Introduccin al proceso ....................................................................................... 60 Configuracin de un proveedor y artculo nuevos ............................................... 62 Demuestre sus habilidades: creacin de un producto y proveedor..................... 68 Procesamiento de pedidos de compra ................................................................ 70 Demuestre sus habilidades: creacin de un pedido de compra.......................... 78 Demuestre sus habilidades: recepcin y facturacin de un pedido de compra...................................................................................... 79 Demuestre sus habilidades: registro de gastos de mantenimiento de automviles....................................................................... 82 Procesamiento de pagos..................................................................................... 83 Demuestre sus habilidades: pago de los gastos de mantenimiento de automviles....................................................................... 92 Ajustes de contabilidad ....................................................................................... 93
Pgina i
Introduccin a Microsoft Navision

Demuestre sus habilidades: ajuste de los gastos de mantenimiento de automviles....................................................................... 99 Resumen rpido: lecciones aprendidas ............................................................ 100
Captulo 4: Procesamiento de pedidos ventas y cobros
101
Informacin general........................................................................................... 101 Introduccin al proceso ..................................................................................... 102 Configuracin de un cliente nuevo .................................................................... 103 Creacin de una oferta de venta ....................................................................... 105 Procesamiento de pedidos de venta ................................................................. 107 Demuestre sus habilidades: creacin de un pedido de venta ........................... 111 Procesamiento de cobros.................................................................................. 112 Demuestre sus habilidades: registro de un cobro ............................................. 116 Resumen rpido: lecciones aprendidas ............................................................ 117
Captulo 5: Finanzas e informes
119
Informacin general........................................................................................... 119 Informes ............................................................................................................ 120 Plan de cuentas................................................................................................. 121 Informes estndar ............................................................................................. 122 Esquemas de cuentas ....................................................................................... 123 Vista de anlisis ................................................................................................ 125 Anlisis por dimensiones................................................................................... 127 Business Analytics ............................................................................................ 128 Demuestre sus conocimientos: finanzas e informes ......................................... 131 Resumen rpido: lecciones aprendidas ............................................................ 132
Captulo 6: Fabricacin
133
Informacin general........................................................................................... 133 Productos y Ficha producto............................................................................... 135 Lista de materiales de produccin..................................................................... 138 Rutas ................................................................................................................. 141 Clculo del coste estndar ................................................................................ 143 Demuestre sus habilidades: creacin de nuevos productos para producir ....... 144 Planificacin y la orden de produccin .............................................................. 145 Demuestre sus habilidades: lista de materiales de produccin......................... 154 Resumen rpido: qu hemos aprendido ........................................................... 155
Captulo 7: Otras reas funcionales
155
Informacin general........................................................................................... 155 Marketing........................................................................................................... 156 Planificacin de recursos .................................................................................. 160 Gestin de servicios .......................................................................................... 163 Recursos humanos ........................................................................................... 166 Business Notification ......................................................................................... 169 Portal de negocio .............................................................................................. 171 Demuestre sus conocimientos: otras reas funcionales ................................... 172 Resumen rpido: lecciones aprendidas ............................................................ 173
Pgina ii
Contenido Apndice A: Soluciones de las secciones demuestre sus conocimientos y demuestre sus habilidades
175
Demuestre sus conocimientos: introduccin (CH1) .......................................... 175 Demuestre sus conocimientos: tecnologa (CH2) ............................................. 176 Demuestre sus habilidades: creacin de un producto y proveedor (CH3) ........ 177 Demuestre sus habilidades: creacin de un pedido de compra (CH3) ............. 180 Demuestre sus habilidades: recepcin y facturacin de un pedido de compra (CH3) .................................................................................................... 181 Demuestre sus habilidades: registro de los gastos de mantenimiento de automviles (CH3)............................................................................................. 181 Demuestre sus habilidades: pago de los gastos de mantenimiento de automviles (CH3)............................................................................................. 182 Demuestre sus habilidades: ajuste de los gastos de mantenimiento de automviles (CH3)............................................................................................. 183 Demuestre sus habilidades: creacin de un pedido de venta (CH4) ................ 184 Demuestre sus habilidades: registro de un cobro (CH4)................................... 186 Demuestre sus conocimientos: finanzas e informes (CH5)............................... 187 Demuestre sus habilidades: creacin de nuevos productos para producir (CH6) .......................................................................... 187 Demuestre sus habilidades: lista de materiales de produccin (CH6) .............. 189 Demuestre sus conocimientos: otras reas funcionales (CH7)......................... 190
Apndice B: Lista de terminologa (la Lista deberia estar ordenada alfabeticamente) ndice
191 199
Pgina iii
Pgina iv
Introduccin
INTRODUCCIN
Bienvenida
Sabemos que la formacin es un factor vital para retener el valor de su inversin en Microsoft Business Solutions. Nuestros programas de formacin de calidad a cargo de expertos del sector le permiten continuar estando al da con respecto a su solucin y le ayudan a desarrollar las habilidades necesarias para obtener el mximo valor de la misma. Tanto si elige la modalidad de formacin en lnea, en el aula o con diverso material, existe un tipo de formacin que se adecua a las necesidades de todo el mundo. Elija el que mejor se adecue en su caso, de modo que pueda tomar la delantera frente a sus competidores.
Formacin en lnea
La formacin en lnea ofrece un modo til y completo de instruirle sin abandonar la comodidad de su hogar u oficina. Proporciona un acceso inmediato a instruccin las 24 horas del da. Es perfecto para el cliente que no tiene tiempo o presupuesto para viajar. Nuestra opcin de formacin en lnea ms reciente, eCourses, combina la eficiencia de este tipo de enseanza con la amplia cobertura de un producto que se ofrece en un curso en un aula, que se desarrollan en al menos dos semanas.
Formacin en un aula
La formacin en el aula proporciona unos conocimientos exhaustivos a travs de actividades conjuntas prcticas. Con la ayuda de demostraciones, presentaciones y actividades en el aula, recibir una experiencia prctica bajo la direccin de nuestra plantilla certificada de expertos. Con una programacin regular en Norteamrica, puede tener la seguridad de que encontrar una clase que le convenga.
Material de formacin
El material de formacin le permite aprender a su propio ritmo, dedicando el tiempo que desee con la ayuda de manuales que incluyen completa informacin. Nuestra amplia variedad de manuales de formacin ofrece numerosos consejos, trucos e ideas que puede utilizar como referencia cuantas veces desee: Cursos de Microsoft Business Solutions: los cursos de Microsoft Business Solutions son manuales de formacin muy detallados diseados desde una perspectiva didctica. Estos manuales incluyen temas avanzados as como los objetivos de la enseanza, ejercicios, interacciones y cuestionarios. Puede buscar una lista completa de los manuales que puede adquirir en el sitio Web de Microsoft Business Solutions: www.microsoft.com/spain/BusinessSolutions.
Pgina 1
Contenido de los cursos de Microsoft Business Solutions

Demuestre sus habilidades
Dentro del curso de formacin de Microsoft Business Solutions encontrar diversos ejercicios diferentes. Estos ejercicios se ofrecen en tres niveles para adaptarse a la diversidad de conocimientos y experiencia de cada alumno.
Pngase a prueba (nivel 3)

Los ejercicios de la seccin Pngase a prueba (nivel 3) son los ms complicados. Estn diseados para el alumno experimentado que requiere poca instruccin para completar la tarea requerida.
Necesita ayuda? (nivel 2)

Los ejercicios de la seccin Necesita ayuda? (nivel 2) estn diseados para desafiar a los alumnos al tiempo que proporcionan alguna ayuda. Estos ejercicios no proporcionan instrucciones paso a paso, sin embargo, s ofrecen al usuario sugerencias tiles y ms informacin para completar el ejercicio.
Paso a paso (nivel 1)

Los ejercicios de la seccin Paso a paso (nivel 1) estn preparados para los usuarios muy inexpertos que requieren instrucciones y explicaciones detalladas para completar el ejercicio. Estos ejercicios guiarn al usuario a travs de la tarea, paso a paso, incluso en la exploracin.
Resumen rpido: lecciones aprendidas

Al final de cada captulo dentro del curso de formacin de Microsoft Business Solutions, encontrar una pgina Resumen rpido: lecciones aprendidas. Esta interaccin est diseada con el fin de proporcionar al alumno un momento para reflexionar sobre el material que ha aprendido. Al destacar tres puntos clave del captulo, el alumno consigue retener al mximo los conocimientos y se le proporciona un excelente recurso para repasar los puntos clave despus de la clase.
Pgina 2
Introduccin
Objetivos del alumno

Qu espera aprender al participar en este curso? Enumere a continuacin tres de sus objetivos ms importantes. 1.
2.
3.
Pgina 3
Pgina 4
CAPTULO 1: INTRODUCCIN
Informacin general Informacin bsica Ventana de la aplicacin Panel de exploracin y elementos de los mens de Microsoft Business SolutionsNavision Ventanas de Microsoft Navision Cambio de la apariencia de la ventana Botones de comandos y botones de mens Especificacin de informacin Modificacin de informacin Informacin general de la barra de mens Bsqueda y consulta de informacin Ayuda en pantalla Dimensiones Teclas de mtodo abreviado
Informacin general
En este captulo se proporciona informacin general de la funcionalidad de Microsoft Navision, por ejemplo, el modo de personalizar la apariencia de las ventanas de Microsoft Navision, la funcionalidad de exploracin de Microsoft Navision y cmo modificar, ver, eliminar y agregar informacin.
Pgina 5
Informacin bsica
Microsoft Navision es una base de datos financiera y relacional, completamente integrada. Permite registrar movimientos contables y mantener el inventario de existencias, las ventas y cobros, las compras y pagos, los recursos y hacer un seguimiento de campaas y proyectos; todo desde un solo lugar y al mismo tiempo, lo que posibilita la utilizacin de un nico paquete de software en vez de utilizar mltiples programas. Microsoft Navision es una solucin comercial corporativa que se basa en la utilizacin de grficos. Por ello, todo el trabajo que aparece en la pantalla se lleva a cabo en ventanas, que pueden abrirse simultneamente, y se puede utilizar un mouse (ratn) para elegir, seleccionar y ejecutar varias funciones. Microsoft Navision contiene las funciones estndar relacionadas con la funcionalidad y la estructura que cabe esperar de un sistema informtico. Adems, satisface los requisitos de una solucin comercial corporativa gracias a que aporta herramientas para especificar y administrar informacin. Este documento tiene como objetivo que se familiarice con las caractersticas disponibles en Microsoft Navision. Conocer estas caractersticas le ayudar en su trabajo diario y le resultar muy til para encontrar y administrar la informacin de su negocio con rapidez.
Configuracin
Tenga en cuenta que con cada configuracin que lleva a cabo est personalizando su forma de trabajo y la de sus usuarios. La configuracin es una inversin que realiza una vez y que le permite adaptar Microsoft Navision a su compaa, su modo de uso y sus condiciones. Por ejemplo, puede mantener un inventario de cuatro almacenes: Norte, Este, Sur y Oeste. Otra compaa puede llamar a sus almacenes n 1, n 2 y n 75. La configuracin de Microsoft Navision le permite definir sus almacenes como Norte, Este, etctera y que su vecino los denomine n 1, n 2 y n 75.
Obtener ayuda
Los diversos manuales tienen varios propsitos. El primero es familiarizar al usuario principiante de Microsoft Navision con el software. El segundo es ofrecer instrucciones concretas para la configuracin y la utilizacin inicial. Y el tercero es servir como referencia cuando no pueda averiguar exactamente cmo hacer lo que desea en Microsoft Navision. Este captulo abarcar la utilizacin bsica y las combinaciones de teclas. La Ayuda en pantalla, si se consigue la licencia para la misma, puede consultarse haciendo clic en F1, seleccionando Ayuda en la barra de herramientas o haciendo clic en el icono Qu es esto? en la esquina superior derecha de la pantalla. La Ayuda en pantalla depende del contexto y, por tanto, proporciona informacin especfica en lugar de las generalidades que se ofrecen en los diversos manuales del usuario.
Pgina 6
Algunas palabras ms antes de empezar
Microsoft Navision funciona con Microsoft Windows 2000, Windows XP o SQL Server. Toda la funcionalidad de Windows est presente en Microsoft Navision y puede esperar que contenga todas sus caractersticas. En Microsoft Navision, en las contraseas se distinguen maysculas y minsculas mientras que en los identificadores de usuario no se distinguen. Si olvida su identificador de usuario o contrasea, consulte al administrador del sistema. Las reas de aplicacin son los submens que puede encontrar en el panel de exploracin: Gestin financiera, Ventas y Marketing, Compras, Almacn, Fabricacin, etctera. Las reas de aplicacin individuales constan de unidades an menores denominadas grnulos. Los grnulos de los que puede disponer dependen de su contrato de licencia y de sus derechos de acceso. Las pantallas son especficas de grnulos y dependen de stos. Tenga en cuenta dnde se halla cuando comience a introducir datos o cuando los solicite. Las reas de aplicacin y los grnulos estn formados por unidades pequeas e independientes denominadas objetos. Esta estructura hace posible cambiar un objeto individual sin afectar a los dems.
Ventana de la aplicacin
La ventana de la aplicacin tiene la apariencia siguiente:
Incluye los componentes siguientes:
Pgina 7

Barra de ttulo
La barra de ttulo se encuentra al principio de la pantalla; muestra la compaa en la que trabaja, el nombre del sistema (Microsoft Navision), un botn para minimizar, un botn para maximizar o restaurar, y un botn para cerrar.
Barra de mens
La barra de mens se encuentra justo debajo de la de ttulo; esta caracterstica estndar de Windows contiene mens para seleccionar funciones como crear nuevas compaas, disear herramientas y ver la Ayuda. Las funciones que no se pueden usar aparecen atenuadas (en color gris).
Barra de herramientas
La barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de mens; contiene una fila de botones de icono que posibilitan un acceso rpido a las funciones que se usan con ms frecuencia, por ejemplo, la modificacin, filtrado y bsqueda de datos. Cuando se describa la barra de mens en las pginas siguientes, se explicar el uso de estos botones. Al final de la barra de herramientas se encuentra el icono de la caracterstica Lista, el icono para activar el panel de exploracin y un icono para tener acceso a la Ayuda contextual.
Barra de estado
La barra de estado se encuentra al final de la pantalla; muestra el nombre y el contenido del campo activo, la fecha actual, el identificador de usuario y si se ha establecido un filtro (FILTRO) y se encuentra en el modo de insercin (INS) o en el de sobrescritura (SOB).
Pgina 8
Ventana de conexin
Una vez creados los identificadores de usuario y las contraseas, la ventana de conexin siempre aparece cuando se tiene acceso a la base de datos.
Recuerde que la aplicacin distingue las letras maysculas de las minsculas en las contraseas. El identificador de usuario no tiene esta restriccin. Una vez que el administrador del sistema le haya proporcionado su contrasea inicial, puede cambiarla por otra que slo usted conozca en HERRAMIENTASSEGURIDADCONTRASEA, en la barra de mens. Su contrasea no est visible en el sistema, as que debe recordarla. Microsoft Navision admite tanto el sistema de inicio de sesin nico que ofrece Windows XP como el sistema de inicio de sesin unificado de Windows NT. Si usa alguno de estos sistemas operativos, el administrador del sistema puede concederle acceso directo a Microsoft Navision. Por lo tanto, su sistema puede configurarse de modo que no se requiera ninguna contrasea para abrir la base de datos en un servidor.
Panel de exploracin y elementos de los mens de Microsoft Navision

Al abrir Microsoft Navision, aparece el panel de exploracin. El panel de exploracin muestra opciones que le permiten elegir el rea de la aplicacin, como Gestin financiera y Ventas y Marketing.
Pgina 9
Si su base de datos contiene varias compaas, vaya a ARCHIVOEMPRESAABRIR para seleccionar la apropiada. Si el panel de exploracin no aparece, haga clic en el botn Men principal o presione F12 para abrir el panel de exploracin. Si el panel de exploracin sigue sin aparecer, haga clic en VERPANEL DE EXPLORACIN (ALT + F1). Si no puede abrir una empresa, lo ms probable es que se deba a que haya que seleccionar una base de datos (ARCHIVOBASE DE DATOSABRIR) y se tenga que configurar alguna.
Elementos de men del panel de exploracin

Algunas de las opciones tienen smbolos especiales que indican su funcionalidad. El signo ms que precede a una seleccin de men indica que el elemento abre un conjunto de opciones incluidas en l. Las fichas situadas delante de un elemento indican que ste est vinculado a una lista de datos o a una ficha que rene su informacin en una lista. El icono de un libro situado antes de un elemento indica que el elemento de men inicia un proceso.
Pgina 10
Como puede ver, los mens de Microsoft Navision le guan en el sistema para facilitarle el acceso a todas las funciones que necesite. Puede salir rpidamente de cualquier ventana si presiona la tecla ESC, hace clic en el botn para cerrar situado en la parte superior de cada ventana o elige ARCHIVOCERRAR en la barra de mens. Puede abrir tantas ventanas como desee en Microsoft Navision. La ventana en la parte superior es la ventana activa. En esta ventana puede especificar informacin; la ventana se ve afectada por las funciones que usted ejecute. Siempre puede reconocer la ventana activa porque su barra de ttulo es de un color diferente al del resto de ventanas abiertas. Para hacer que una ventana sea la activa, haga clic en ella.
Pgina 11
Ventanas de Microsoft Navision

Es importante que conozca los dos tipos de ventanas usadas en Microsoft Navision. Hay ventanas de fichas y ventanas tabulares.
Ventanas de fichas
Las ventanas de fichas slo muestran un registro por ventana y puede desplazarse a travs de las fichas con las teclas Re Pg y Av Pg, o haciendo clic en los iconos de grabadora.
Las ventanas de ficha suelen tener pestaas con etiquetas al principio para ayudar a organizar la informacin. Puede cambiar las pestaas con las teclas CTRL + RE PG o CTRL + AV PG, o haciendo clic en alguna de las pestaas; al hacerlo, puede ver incluso ms campos especficos de ese registro. Generalmente hay varios campos, muchos de los cuales permiten introducir datos. Adems, muchas ventanas de fichas tienen botones de mens y de comandos en la parte inferior, lo que ofrece incluso ms informacin relacionada y facilita el acceso a funciones tiles. En el men Gestin financiera, haga clic en COBROSCLIENTES. La ventana de fichas que aparece pertenece al primer cliente de la tabla de clientes. La Ficha cliente tiene siete pestaas denominadas General, Comunicacin, Facturacin, Pagos, Envos, Internacional y Portal de negocio.
Al hacer clic en una de estas pestaas, ver informacin relacionada con ese nombre de pestaa. En la parte inferior de la ficha hay dos botones de mens denominados Cliente y Ventas. Si presiona ALT y la letra subrayada en estos botones, podr obtener acceso a las diversas opciones en cada uno de los mens. Tambin hay un botn de comando para agilizar el acceso a la caracterstica Ayuda.
Pgina 12
Algunas ventanas de fichas slo son informativas. Estas ventanas muestran informacin relacionada que no se puede modificar. Un ejemplo de esto sera la ventana Estadsticas. En la Ficha cliente, haga clic en el botn Cliente y, despus, haga clic en Estadsticas. La ventana Estadsticas cliente tambin puede abrirse con la tecla F9.
En la ventana Estadsticas cliente, hay dos pestaas: General y Ventas. Estas pestaas muestran informacin acerca de ese cliente concreto, por ejemplo el saldo pendiente, los pedidos y el historial de ventas. Los campos de la ficha Estadsticas cliente aparecen atenuados, lo que significa que no puede cambiar o agregar informacin del mismo modo que en la Ficha cliente principal. Sin embargo, en muchos casos, si hace clic en el propio campo, aparece una flecha abajo a la derecha del campo. A esta caracterstica se suele hacer referencia como Anlisis. Haga clic en el campo Saldo (DL) y, despus, en la flecha para analizar. Aparece la ventana Movs. clientes con ms informacin relativa a ese campo. Presione ESC para volver a la Ficha cliente. En muchas ventanas de fichas, hay un icono de lpiz cerca de la parte superior. Se trata de una caracterstica Comentario. Si hace clic en el icono, aparece una ventana de Hoja comentarios. Tambin puede usar la combinacin de teclas ALT + C para tener acceso al botn men Cliente y, despus, presionar la tecla O para abrir la ventana de comentarios. En la ventana Hoja comentarios puede especificar cualquier comentario especial que le gustara hacer con respecto a ese registro concreto. Cuando haya realizado algn comentario, el icono cambia y se agregan lneas. De ese modo, resulta obvio que se ha aadido un registro con algn comentario. Se pueden agregar ms comentarios a esta ventana en cualquier momento. Si elimina todos los comentarios de una ventana de comentarios, el icono volver a tener su apariencia original.
Pgina 13

Ventanas tabulares
Las ventanas tabulares tienen varios registros, filas y columnas. Mientras est en la Ficha cliente, presione F5 o haga clic en el icono Lista. Ver una ventana tabular que muestra todos los clientes de la tabla de clientes.
Si la ventana tabular tiene ms campos de los que se pueden mostrar en la vista de lista, puede usar la barra de desplazamiento de la parte inferior de la ventana para desplazarse a la izquierda y a la derecha y verlos todos. Puede explorar las lneas de arriba o de debajo haciendo clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo para desplazarse una lnea (registro) cada vez o utilizando la barra de desplazamiento para desplazarse a travs de los registros. A la izquierda hay un panel vertical denominado selector de lneas. El indicador del registro seala la lnea que ha seleccionado. Puede usar el selector de lneas para seleccionar una lnea haciendo clic en la celda situada junto a ella. La lnea se resalta a continuacin. Puede seleccionar una lnea o varias (haciendo clic y arrastrando), o todas a la vez (haciendo clic en el cuadrado vaco de la esquina superior izquierda de la ventana, junto a los encabezados). Esta ventana de Lista de clientes tiene los mismos botones de mens y de comandos que la Ficha cliente, adems de dos botones de comandos adicionales denominados Aceptar y Cancelar. Al hacer clic en Cancelar, se cierra la ventana y se vuelve a mostrar la Ficha cliente. Al hacer clic en Aceptar, se vuelve a la Ficha cliente y se muestra la informacin del registro en el que se encontraba el indicador de registro al hacer clic en Aceptar. Vuelva a la lista de clientes de nuevo y desplcese arriba o abajo por ella. Puede resaltar cualquier cliente de la lista y hacer clic en el botn Aceptar. Cuando vuelva a aparecer la Ficha cliente, ahora mostrar la informacin correspondiente al cliente que seleccion en la lista.
Pgina 14
Al igual que las ventanas de fichas, algunas ventanas tabulares sirven para especificar datos y otras slo son informativas. Por ejemplo, los diarios son todas las ventanas tabulares que se usan para realizar movimientos de diario. Sin embargo, cuando us la caracterstica de anlisis anteriormente desde la ventana Estadsticas cliente, vio la ventana tabular denominada Movs. clientes. Esta ventana sirve para ver informacin nicamente y sta no se puede modificar. Algunas ventanas tabulares se pueden usar para mostrar tendencias o cambios a lo largo de diferentes periodos. En el men Gestin financiera, haga clic en CONTABILIDADPRESUPUESTOS. En esta ventana, ver una fila de botones de nmero casi al final. Se denomina anlisis y cada nmero representa un periodo, por ejemplo, un da, semana, mes o trimestre del ao. El ltimo botn es para cualquier periodo contable concreto que haya configurado para su compaa.
Cambio de la apariencia de la ventana

Al iniciar Microsoft Navision por primera vez, la pantalla que ve despus de iniciar sesin y seleccionar la compaa en la que le gustara trabajar se denomina MenuSuite. El diseo bsico de esta pantalla es muy similar al de Microsoft Outlook. Esta herramienta se dise para facilitar a los usuarios finales tener un acceso rpido a todas las reas funcionales de Microsoft Navision en las que les gustara trabajar. Por lo tanto, esta pantalla se puede personalizar de acuerdo con esas reas concretas en las que va a trabajar. Estas personalizaciones se explicarn en cursos posteriores. Dentro de Microsoft Navision se dispone de la funcionalidad estndar de Microsoft Windows que permite cambiar el modo en que se muestran las ventanas tabulares. Este cambio del modo en que se muestran las ventanas se asocia con su identificador de usuario y se guarda en el archivo ZUP en el equipo. Por lo tanto, cuando cambia el modo en que se muestra una ventana, ello no afecta a los dems usuarios de la compaa. Los cambios que efecte se sobrescribirn si recibe un objeto para reemplazar el que ha modificado. Por ejemplo, si cambia la ubicacin de las columnas en un diario y ms tarde recibe un diario modificado de un Microsoft Business Solution Center, los cambios que realice en las columnas se perdern.
Cambio del ancho de las columnas

Para cambiar el ancho de una columna, coloque el cursor en la lnea vertical que separa las columnas en el encabezado de columna. El cursor aparecer como una lnea vertical con una flecha. Presione el botn del mouse (ratn) y arrastre el separador de columnas hasta alcanzar el ancho deseado. Suelte el botn del mouse cuando est conforme con el ancho.
Pgina 15

Cambio del alto de las filas
Puede cambiar el alto de todas las filas o de la fila de encabezado. Para cambiar el alto de la fila de encabezado, coloque el cursor en la columna del selector de lneas en la lnea por debajo de la fila de encabezado. El cursor aparecer como una lnea horizontal con una flecha. Presione el botn del mouse y arrastre el separador de filas hasta alcanzar el alto deseado. Suelte el botn del mouse cuando est conforme con el alto. Para cambiar el alto de todas las filas, aparte del encabezado de columna, coloque el cursor en la columna del selector de lneas en la lnea por debajo de la fila que desee cambiar. El cursor aparecer como una lnea horizontal con una flecha. Presione el botn del mouse y arrastre el separador de filas hasta alcanzar el alto deseado. Suelte el botn del mouse cuando est conforme con el alto.
Movimiento de columnas
Para mover una columna, coloque primero el cursor en el rea de encabezado de la columna que deseara mover. Presione el botn del mouse de modo que el cursor se convierta en una mano y arrastre la columna al lugar donde desee colocarlo. Suelte el botn del mouse.
Mostrar y ocultar columnas

Adems de cambiar el alto de las columnas y el alto de las filas, y mover las columnas, tambin puede seleccionar qu campos (columnas) se mostrarn. Puede hacer clic con el botn secundario del mouse en la seccin de encabezado de la ventana tabular o seleccionar VERMOSTRAR COLUMNA desde la barra de mens para ver una lista de las columnas disponibles. Para mostrar un campo de la ventana, coloque una marca de verificacin delante del nombre del campo. Para quitar una columna, quite la marca de verificacin.
En la ventana mostrada arriba, aparecern Cdigo y Nombre mientras que Importe pptdo. no aparecer.
Pgina 16
Botones de comandos y botones de mens

En la parte inferior de muchas ventanas de Microsoft Navision, aparecen botones que pueden utilizarse para tener acceso a diferentes funciones tiles para obtener informacin relativa a esa ventana. Los botones con un pequeo tringulo hacia abajo son botones de mens mientras que los dems son botones de comandos.
Los botones de mens presentan un men con funciones relacionadas. Algunos ejemplos son los botones de mens Cuenta y Registro que se encuentran en la ventana Diario cobros. Los botones de comandos ejecutan un comando. Algunos ejemplos son Imprimir (imprime Ofertas o Pedidos) o Ayuda (muestra la pantalla de ayuda). Se puede tener acceso a los botones de mens y de comandos presionando ALT y la letra subrayada en el botn, o haciendo clic en l.
Especificacin de informacin
Al especificar informacin en los campos, Microsoft Navision proporciona el formato para el tipo de informacin que se escribe. Por ejemplo, un campo de fecha slo puede aceptar parmetros de fecha, mientras que un campo numrico slo acepta nmeros y un campo de texto lo acepta todo.
Especificar una fecha

Microsoft Navision es muy flexible en el modo en que se pueden especificar las fechas. Las siguientes son entradas vlidas para un campo de fecha:
Pgina 17
Texto introducido por el usuario t h u # Da-mes-ao DaDeLaSemananmeroDeSemana-ao
Resultado La fecha de trabajo que especific en Herramientas La fecha actual del sistema Fecha de cierre Nmero del da del mes de trabajo actual 251202, 25 12 02, 25-12-02, 25/12/02 Vi5202, vi 52 02, vi-52-02, vi/52/02
Tambin puede especificar abreviaturas para el da de la semana y Microsoft Navision escribir la fecha para ese da de la semana en funcin de su Fecha de trabajo: Texto introducido por el usuario lu ma mi ju vi s do Resultado Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado Domingo
Tenga en cuenta que la semana en Microsoft Navision empieza por el lunes. Especifique la menor cantidad de nmeros posible cuando escriba fechas ya que Microsoft Navision est configurado para aceptar fechas del siguiente milenio y debemos tener mucho cuidado con los aos que especificamos. Microsoft Navision usa el ao de su Fecha de trabajo si slo especifica el da y el mes. Por tanto, si su Fecha de trabajo es 25/12/02 y especifica 2512, la fecha se establece como 25/12/02. Microsoft Navision usa el mes y el ao de su Fecha de trabajo si slo especifica el da. Por tanto, cuando su Fecha de trabajo es 05/12/02, si especifica 25 como da, la fecha se establece como 25/12/02. Microsoft Navision admite el intervalo de fechas predeterminado de Windows comprendido entre 1930 y 2029. Por lo tanto, al especificar la parte de una fecha correspondiente al ao con dos dgitos, se interpretar como 19XX si el nmero est comprendido entre 30 y 99 y como 20XX si est comprendido entre 00 y 29.
Pgina 18
Casillas de verificacin y botones de opcin
Presione la barra espaciadora o haga clic en estos cuadros y ver una casilla de verificacin o un punto negro para seleccionar ese campo.
Especificacin de un nmero o cantidad

Si un campo slo acepta nmeros, especifquelos sin puntos pero con decimales. Los nmeros siempre se alinearn a la derecha tanto en la pantalla como en el material impreso. Use una coma como signo decimal. Todos los campos de nmeros decimales tienen una funcin matemtica integrada; puede especificar los clculos como 13,50 * 2 12. Los cuatro operadores matemticos bsicos son + (suma), (resta), * (multiplicacin) y / (divisin).
Especificacin de cdigos
Un cdigo se usa para identificar un registro, por ejemplo un nmero de proveedor o de cliente. Los cdigos tambin son valores que se usan para ordenar informacin en la pantalla y en los informes. En los cdigos de identificacin puede utilizar nmeros y letras. Si utiliza nmeros puros como cdigos de una tabla, todos los cdigos de la misma deben estar formados por nmeros puros. Si usa campos alfanumricos, tambin puede utilizar cdigos alfabticos puros en la misma tabla. Si se usa este formato, el filtrado ser ms sencillo. Si especifica informacin y necesita encontrar un cdigo, vaya al campo de cdigo y haga clic en Lookup (F6). De esta forma, obtendr una lista de los cdigos disponibles. Es mejor no usar caracteres especiales, como el signo &, en los cdigos porque en ocasiones estos caracteres se usan en el filtrado de la informacin de Microsoft Navision. Puede utilizar el guin (-) pero evite usar todos los dems caracteres que no son alfanumricos. Al especificar los cdigos de una tabla relacionada que contenga cdigos alfanumricos o alfabticos puros, slo tiene que especificar los caracteres que forman este cdigo nico en la tabla. Por ejemplo, desea especificar un Vendedor en una Ficha cliente y la tabla contiene lo siguiente: ANTONIO AMAYA Antonio Bermejo Amaya Hernndez
Simplemente tendra que especificar AN para Antonio o AM para Amaya. Al especificar un valor en los campos Tipo de cdigo, Microsoft Navision pasa a maysculas todos los caracteres en minsculas.
Pgina 19
Modificacin de informacin
Modificacin de campos
Para modificar la informacin de un campo, presione la tecla F2. Esto funciona igual que un procesador de textos ya que las teclas de direccin de flecha izquierda y derecha permiten desplazarse por el texto sin cambiarlo. Al presionar F2 de nuevo, se colocar el cursor al final del contenido del campo.
Insercin y eliminacin
Para insertar una lnea o un registro en Microsoft Navision, use F3 o presione el icono Insertar. Para eliminar una lnea o un registro, use F4 o haga clic en el icono para eliminar. Se puede tener acceso a ambas funciones eligiendo
EDICININSERTAR NUEVO O ELIMINAR.
Movimientos registrados
No puede cambiar informacin importante de los movimientos registrados. Slo se puede cambiar informacin como la fecha de vencimiento, la fecha de descuento de pago, el posible descuento de pago, el identificador de liquidacin y si el movimiento est pendiente de aprobacin. Para hacer un cambio en estos campos, debe hacer clic en el campo dos veces o presionar F2 para comenzar la modificacin. Esta funcin de modificacin preventiva que slo se aplica a estos campos se conoce como modificacin contextual.
Copiar y Pegar
Puede copiar lneas enteras con las funciones Copiar y Pegar mediante el procedimiento siguiente: 1 En el men Gestin financiera, haga clic en CONTABILIDADDIARIOS GENERALES. Seleccione la seccin de diario PREDET.
2. Seleccione una lnea haciendo clic en el botn en el selector de lneas a la izquierda de la lnea o colocando el cursor en la lnea y, despus, en la barra de mens, haciendo clic en EDICINSELECCIONAR. 3. Haga clic en EDICINCOPIAR en la barra de mens o use el icono de la barra de herramientas. 4. Vaya al lugar de la lnea vaca o ficha donde desee insertar la lnea copiada. 5. Haga clic en EDICINPEGAR en la barra de mens o haga clic en el icono de la barra de herramientas para pegar.
NOTA: slo puede copiar y pegar desde ciertos campos y tablas. Por ejemplo, esta funcionalidad no est disponible en los documentos Ventas y Compras.
Pgina 20
Puede usar este proceso para copiar datos desde dentro de Microsoft Navision en un programa de hoja de clculo como Microsoft Excel. Por motivos de seguridad, no puede copiar desde Excel a Microsoft Navision. Tambin puede usar este proceso para crear nuevas fichas en Microsoft Navision a partir de fichas existentes. Microsoft Navision le pedir que cambie el campo Cdigo para que sea nico antes de dejar la ficha.
Informacin general de la barra de mens

La barra de mens incluye los mens siguientes: Archivo Edicin Ver Herramientas Ventana ?
Para tener acceso a cada men se puede hacer clic con el mouse o presionar la tecla ALT simultneamente junto con la primera letra subrayada. Por ejemplo, ALT + A abrir el men Archivo. Basta con presionar la letra subrayada para tener acceso a los elementos que aparecen en los mens. Muchos de ellos tambin pueden utilizarse mediante teclas de mtodo abreviado. Las teclas de mtodo abreviado y su utilizacin se detallarn ms adelante. Algunas de las opciones enumeradas en los mens cambiarn o pasarn a estar inactivas (se atenuarn) dependiendo de en qu rea funcional de Microsoft Navision est trabajando actualmente. La siguiente es la lista inicial de opciones de mens.
Men Archivo
El men Archivo contiene funciones relacionadas con el inicio, cierre y mantenimiento de las bases de datos y compaas usadas en Microsoft Navision. Cerrar (ESC): para cerrar la ventana activa. Guardar como HTML: cuando se obtiene la vista previa de un informe en la pantalla, puede guardarse como archivo HTML. Este archivo puede abrirse entonces en Excel y se puede ejecutar en l un anlisis de tipo Qu sucede si.
NOTA: el archivo se importa en forma de valores; cualquier frmula tendr, por tanto, que especificarse en Excel.
Pgina 21

Base de datos (ALT + A, B): permite crear una base de datos nueva, abrir una base de datos existente, probar una base de datos (esto se debe hacer al menos una vez al mes), expandir el tamao de una base de datos, eliminar una base de datos, cerrar una base de datos y obtener informacin sobre el tamao de una base de datos, las conexiones y las sesiones activas as como una lista de tablas que muestra el tamao y la optimizacin. Las funciones de este programa como crear y eliminar slo debe realizarlas el administrador del sistema. El valor de Base de datos utilizada nunca debe superar el 85% del valor de Tamao actual y este valor a su vez nunca debera superar (si la situacin es normal) el 85% del valor de Tamao de licencia. Microsoft Navision necesita el 15% restante de espacio abierto para procesar su actividad y realizar tareas considerables como copias de seguridad y restauraciones. Si usa SQL Server Option para Microsoft Navision, podr utilizar la opcin para alterar bases de datos (Altering databases). Puede utilizar esta funcin con el fin de cambiar las propiedades de base de datos siempre que lo crea necesario. Empresa (CTRL + O): permite iniciar una nueva compaa, abrir una compaa existente, cambiar el nombre de una compaa, eliminar una compaa o cerrarla. Las funciones de este programa que no sean abrir o cerrar slo debe realizarlas el administrador del sistema. Preparar pgina, Vista preliminar e Imprimir: son funciones relativas a la impresin de documentos e informes (Imprimir y Vista preliminar son iconos de la barra de herramientas). Estas opciones se activan cuando se ha seleccionado un documento o informe para imprimir y se muestra el formulario de solicitud. Preparar pgina (ALT + A, P): aqu puede restablecer los mrgenes de un informe. Por lo general, los mrgenes se restablecen como una propiedad del informe. Normalmente, establecemos en cero (0) todos los mrgenes en los cheques y otros documentos en los que se necesita. Imprimir (ALT + A, I): se usa para hacer que un informe se imprima en una impresora diferente a la predeterminada. Al igual que Preparar pgina, esta opcin se debe cambiar cuando el formulario de solicitud del informe aparece y el informe o documento en realidad se debe imprimir o se debe obtener una vista previa del mismo despus de configurar la impresora. Desde entonces, en el informe siempre se usar de forma predeterminada esa impresora desde su estacin de trabajo hasta que se efecten los cambios. Enviar: la opcin Informe por e-mail permite enviar mensajes de correo electrnico fuera de Microsoft Navision. Por ejemplo, puede crear un pedido de compra y despus obtener una vista preliminar del mismo. Cuando el documento aparezca en la pantalla, vaya a ARCHIVOENVIARINFORME POR E-MAIL y se abrir una ventana desde la que puede seleccionar la direccin apropiada a la que enviar el documento. Esta funcin depende de si se dispone de correo electrnico compatible con MAPI. El archivo se enva en formato HTML y puede verse con un explorador e imprimirse a continuacin.
Pgina 22
Vincular por correo electrn.: para usar esta opcin, abra en primer lugar el formulario o informe para el que desee enviar un vnculo. Cuando el documento aparezca en la pantalla, vaya a ARCHIVOENVIARVINCULAR POR CORREO ELECTRN. El correo electrnico abrir un mensaje nuevo y se pegar un vnculo al campo Archivo adjunto desde el que el destinatario puede entonces tener acceso haciendo doble clic en el vnculo. Vincular al escritorio: esta funcin permite crear un acceso directo en el escritorio a un formulario o informe en Microsoft Navision. 1, 2, 3 es una lista de las compaas abiertas recientemente; escriba el nmero o haga clic en la lista para volver a abrir una compaa. Salir (ALT + A, S): este comando sale del programa Microsoft Navision.
Men Edicin
El men Edicin incluye varias caractersticas de edicin para especificar datos en las diferentes ventanas de Microsoft Navision. Deshacer (CTRL + Z): permite "deshacer" un error de edicin, como la eliminacin del contenido de un campo, pero slo deshar la accin anterior. Esta funcin se usa de forma limitada en Microsoft Navision porque una vez que se ha salido de un campo, se graba en la base de datos. Cortar (CTRL + X), Copiar (CTRL + C) y Pegar (CTRL + V): son las opciones de edicin estndar de Windows para mover y quitar informacin. Estas funciones se pueden usar en Microsoft Navision o entre Microsoft Navision y los productos de Microsoft Office. Borrar (Eliminar): esta funcin slo quita lo que est seleccionado en la ventana activa. Lo que se quita podra formar parte de un campo o ser un campo entero, varios campos, varias lneas o todas las lneas. Copiar enlace: permite crear un vnculo (o enlace) a un formulario o informe. El formulario debe ser el formulario activo en Microsoft Navision. Haga clic en EDICINCOPIAR ENLACE. Microsoft Navision coloca el vnculo o enlace en el Portapapeles, y luego se puede pegar con EDICINPEGAR. Copiar anterior (F8): copia en un campo el contenido exacto del campo que est justo encima. Insertar nuevo (F3) y Eliminar (F4): se usan para insertar o eliminar registros y campos. Seleccionar (ALT + E, S): se usa para seleccionar un nico registro de una tabla. Resalta en azul la lnea en que se encuentra y es la misma funcin que la que se lleva a cabo al hacer clic con el mouse en el margen izquierdo. Tambin puede seleccionar varias lneas consecutivas si mantiene presionada la tecla MAYS y usa la tecla de direccin FLECHA ABAJO simultneamente.
Pgina 23

Adems, puede seleccionar lneas que no sean consecutivas. Haga clic en la primera lnea, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de lneas de las lneas adicionales que desee seleccionar. La ventana se mostrar como sigue:
Seleccionar todo (CTRL + E): se usa para seleccionar todos los registros visibles de una tabla o lista. Respeta todos los filtros establecidos en la tabla. Si se hace clic en la esquina superior izquierda de una ventana tabular, se puede realizar la misma operacin. Seleccionar objeto: se usa en Object Designer. Marcar/Desmarcar (CTRL + F1): marca selectivamente los registros de una lista o diario. Coloca o quita una marca en forma de rombo en el margen izquierdo. Se usa entonces con Slo los marcados (ALT + V, M) en el men Ver para mostrar y realizar funciones slo en las lneas marcadas. Buscar (CTRL + B) y Reemplazar (CTRL + L): sirven para buscar y/o reemplazar contenido concreto de campos. La ventana tiene la apariencia siguiente.
La barra de ttulo muestra el campo en el que est buscando. El campo Buscar es donde debe especificar la informacin que est buscando. Puede usar Coincidencia para seleccionar la parte del campo con la que debe compararse el valor; las opciones Al principio del campo o En cualquier posicin slo son apropiadas cuando se busca en campos que muestran texto o cdigos.
Pgina 24
Microsoft Navision distingue maysculas y minsculas si coloca una marca de verificacin en el campo Coinc. mays/mins. Si se selecciona Usar la mejor clave, Microsoft Navision vuelve a clasificar la tabla en el orden que dar como resultado la bsqueda ms rpida; esto resulta especialmente til en tablas grandes. Cuando se selecciona Find As You Type, Microsoft Navision comenzar a buscar el texto a medida que escriba el valor. Microsoft Navision se detiene y muestra lo que haya encontrado cuando encuentra un valor que se corresponda con la cadena de la bsqueda. Si el registro mostrado no es el nico que est buscando, puede usar los botones Buscar primero, Buscar sigte. y Buscar anterior para buscar el registro apropiado. Si desea reemplazar el valor, use el botn Reemplazar para indicar el valor que hay que sustituir.
Men Ver
El men Ver incluye funciones que afectan a lo que est visible en la ventana activa. Ir a: ir al primer (CTRL + INICIO), anterior (RE PG), siguiente (AV PG) o ltimo (CTRL + FIN) registro. Filtro de campo (F7), Filtro de tabla (CTRL + F7) y FlowFilter (MAYS + F7): son las funciones de Microsoft Navision para filtrar registros en una ventana en funcin de ciertos criterios. Estas funciones se explicarn con ms detalle posteriormente. Slo los marcados (ALT + V, M): muestra slo los registros marcados con la funcin Marcar/Desmarcar (CTRL + F1) en una ventana. Mostrar todos (MAYS + CTRL + F7): anula los filtros que haya establecido y vuelve a mostrar todos los registros. Ordenar (MAYS + F8): para cambiar el orden en que se muestran los datos, cambie el criterio de ordenacin de la tabla, por ejemplo, el nmero de cliente o el nmero de movimiento. La ordenacin se realiza de la forma siguiente: los nmeros que slo tienen espacios en blanco o caracteres especiales y despus las letras solas o los nmeros y letras combinados. Cuando se combinan nmeros y letras, el contenido del campo se comprueba carcter por carcter de izquierda a derecha. La prioridad de la ordenacin es la siguiente: los espacios en blanco van antes que cualquier otra cosa, las letras van antes que los nmeros y stos van antes que los caracteres especiales. Estas reglas resultarn en la siguiente lista ordenada.
Pgina 25
Produccin 1 11 12 111 A1
Motivo Los nmeros sin espacios en blanco y sin caracteres especiales van antes que las letras o que las combinaciones de nmeros y letras, y Microsoft Navision cuenta en orden ascendente. Se trata de una combinacin de letras y nmeros. Va antes que cualquier otra combinacin porque el espacio en blanco entre A y 1 va antes que cualquier otra cosa. Las letras van despus de los espacios en blanco (de forma que ABC va despus de la combinacin A 1 anterior) Pero antes de los nmeros en las combinaciones de letras y nmeros. As, ABC va antes que AB1. Los nmeros se clasifican despus de las letras, de modo que A1 va despus de AB. D va despus de A y los espacios en blanco van antes que cualquier otra cosa. Los nmeros se clasifican despus de las letras, de modo que D1 va despus de D S B. Los caracteres especiales van despus de los nmeros. Un nmero al principio de una combinacin de letras va penltimo en la forma de ordenacin. Los caracteres especiales van los ltimos en la ordenacin.
ABC AB1 A1 DSB D1 D.S.B. 1A +A1
Es importante conocer las Reglas de ordenacin para que los filtros se puedan especificar correctamente. Por ejemplo, el filtro A100..110 no dar como resultado que se encuentre algn dato puesto que el intervalo no puede existir. El resultado del uso incorrecto de un filtro puede ser que la informacin sea tambin incorrecta o que ni siquiera se encuentre ninguna informacin. Para garantizar que los nmeros se ordenen correctamente, debe seguir los principios siguientes: utilice siempre una serie numrica de longitud fija (100 a 999), no use nunca una serie numrica como 1 a 999 en los campos de texto o de cdigo, ni utilice nunca una serie numrica como 001 a 999 en los campos de texto o cdigo. SQL Server Option para Microsoft Navision ordena los nmeros como si fueran texto, segn se ilustra en la tabla siguiente:
Pgina 26
Ordenacin numrica 1 2 3 4 10 100
Ordenacin de texto 1 10 100 2 3 4
Para evitar este problema, debe usar una serie numrica que tenga una longitud fija ya sea especificando una serie numrica que tenga un nmero predefinido de dgitos y comience con un nmero distinto de cero o que siga manualmente los principios de numeracin y use un nmero fijo de dgitos. Barra de herramientas: puede elegir si la barra de herramientas se va a mostrar y de qu forma. Algunas opciones son el color, el tamao y la informacin sobre herramientas. Ocultar columna (ALT + V, U) y Mostrar columna (ALT + V, S): se usa con ventanas con filas y columnas (ventanas tabulares) para elegir qu columnas estarn visibles. Esta misma funcionalidad se puede obtener haciendo clic con el botn secundario del mouse en la parte del encabezado de la ventana tabular. Actualizar: esta opcin est disponible si usa SQL Server Option para Microsoft Navision. Esta funcin se utiliza para actualizar los datos que contiene la ventana activa. Microsoft Navision garantiza entonces que en la ventana aparecen los datos ms recientes.
Men Herramientas
El men Herramientas contiene las funciones de programacin y opciones de configuracin principales. Fecha de trabajo: permite a cada usuario especificar una fecha diferente a la fecha del sistema o a la actual que el sistema usar al introducir transacciones. Por ejemplo, puede tener que especificar varias transacciones con la fecha 20/3/02. Sin embargo, la fecha de hoy es 31/3/02. Si cambia la fecha de trabajo por 20/3/02, no tendr que escribir manualmente una fecha. Puede reemplazar la fecha de trabajo al especificar las transacciones escribiendo "t" como fecha de hoy o especificando una fecha diferente. La Fecha de trabajo tambin se usa para determinar el ao y el mes predeterminados que Microsoft Navision utilizar cuando se especifique slo el da del mes o el mes y el da. Para obtener ms informacin, consulte la seccin "Especificacin de informacin". Idioma: muestra una tabla de los idiomas de la aplicacin.
Pgina 27

Object Designer (MAYS + F12) y Designer (CTRL + F12): permiten usar el sistema de desarrollo de aplicaciones C/SIDE de Microsoft Navision para modificar la aplicacin y personalizar formularios o informes. Para usar estas funciones se necesita un permiso especial. Navigation Pane Designer (ALT + F12): permite el acceso para personalizar el panel de exploracin. Para usar esta funcin se necesita un permiso especial. Debugger: lo usan los programadores cuando personalizan Microsoft Navision. Client Monitor: lo usan los programadores para supervisar la comunicacin entre el servidor y los clientes de una red con el fin de asegurar que la comunicacin es eficaz. Zoom (CTRL + F8): permite a los usuarios con permisos de superusuario ver el contenido de cada campo del registro actual. Permite ver cada campo disponible de una tabla incluso cuando no se muestran en la ventana. Copia de seguridad y Restaurar: permite realizar la copia de seguridad de una compaa, de todas las compaas, de los objetos de la aplicacin o de toda la base de datos. Las copias de seguridad se pueden realizar en cualquier momento gracias a la caracterstica nica en Microsoft Navision denominada Gestin de versiones. Antes de realizar una copia de seguridad, el sistema toma una imagen de la versin en el momento de la solicitud y, a continuacin, lleva a cabo la copia. Esto permite a los dems usuarios continuar trabajando con el programa e implica que no es necesario realizar copias de seguridad fuera de las horas de trabajo. Si tiene que restaurar una copia de seguridad, use el procedimiento Restaurar para restaurar una copia de seguridad que se haya realizado con el programa Copia de seguridad de Microsoft Navision. Microsoft Navision no sobrescribir los datos existentes y, por lo tanto, se debe cambiar o eliminar el nombre de las compaas antes de ejecutar la funcin Restaurar. Seguridad: se usa para introducir usuarios en el sistema con las opciones Roles, Conex. base de datos, Conexiones Windows y Contrasea. Cada usuario del sistema debe tener derechos para obtener acceso a los mens, ventanas, tablas y funciones en Microsoft Navision. El nombre y la contrasea de cada usuario (si se necesitan) se especifican en esta ventana para tener acceso a la configuracin de las compaas en Microsoft Navision. La opcin Contrasea le permite cambiar su contrasea. Si usa SQL Server Option para Microsoft Navision, tambin ver la funcin Sincronizar en HERRAMIENTASSEGURIDAD. El proceso de sincronizacin es el corazn del sistema de seguridad de SQL Server Option para Microsoft Navision. Informacin de licencia: muestra el contenido del archivo de licencia con el que est trabajando, incluido el nmero de licencia, quin la posee y, si hay un tiempo lmite, cundo caduca la licencia. El archivo de licencia se denomina fin.flf.
Pgina 28
Custom Controls: este elemento de men proporciona una lista de los controles OCX registrados en Windows. Opciones: contiene las opciones de configuracin del programa como son Cach DBMS (KB), Cach escritura, Cach objetos (KB), Barra de estado, Cerrar forms. con Esc, Selec. dentro recuadro y Bsqueda rpida. El administrador del sistema es el responsable de supervisar estas opciones.
Men Ventana
El men Ventana contiene informacin relacionada con las ventanas que estn abiertas. Cerrar todo (ALT + T, C): cierra todas las ventanas abiertas. Organizar iconos: se utiliza para organizar los iconos mostrados en el borde inferior de la ventana de la aplicacin que aparecen al minimizar una ventana (para volver a maximizarla, hay que hacer doble clic en el icono). 1, 2, 3 presenta las ventanas abiertas actualmente; escriba el nmero o haga clic en la lista para volver a enfocar una ventana.
Men de Ayuda (?)

El men de Ayuda (F1) contiene numerosas opciones de Ayuda que se explicarn con ms detalle posteriormente. Ayuda de Microsoft Business Solutions-Navision: muestra el ndice de contenido disponible en el sistema de Ayuda. Gua referencia C/SIDE: herramienta de referencia para programacin. Qu es esto? (MAYS + F1): transforma el cursor en un cursor de Ayuda con el que se puede obtener ayuda en pantalla para cualquier elemento. Resumen teclas funcin (CTRL + ALT + F1): muestra un resumen de las teclas de funcin del programa. Las funciones mostradas dependen del contexto. En la seccin titulada Teclas abreviadas hay una lista completa. Acerca de Microsoft Business Solutions-Navision: muestra informacin del producto, incluido el nmero de versin del programa.
Bsqueda y consulta de informacin

Microsoft Navision ofrece varias formas para ver informacin, de modo que puede ver y trabajar nicamente con la informacin pertinente para la tarea que intente llevar a cabo. Por ejemplo, si desea ver las transacciones de un periodo concreto, puede seleccionar nicamente dichas transacciones. Puede que desee filtrar la informacin que ver o con la que trabajar en funcin de un intervalo de fechas o una dimensin: departamento, proyecto, etctera.
Pgina 29

Al buscar y ver informacin es cuando las teclas de mtodo abreviado le resultarn ms prcticas. Repasaremos los trminos y teclas de mtodo abreviado, y le mostraremos cmo usar el teclado y el mouse. Navegar: esta caracterstica es una opcin disponible desde la mayor parte de los mens del rea de la aplicacin. Permite realizar el seguimiento de los movimientos asociados con una transaccin en particular. Si elige Navegar, podr ver cada movimiento registrado para la transaccin. La exploracin busca el N documento y la Fecha registro. Por lo tanto, cuando corrija los movimientos, siempre que sea posible, debera usar el mismo N documento y Fecha registro que la transaccin original. Encontrar un botn Navegar en todas las transacciones registradas a las que se pueda tener acceso mediante ALT + N. Si cree que puede haber otras transacciones con el mismo N documento pero con una Fecha registro diferente, borre el campo Fecha registro en la ficha Navegar y presione ALT + N o haga clic en el botn Buscar. Tambin puede buscar las transacciones de un cliente o proveedor en funcin del N documento externo (N de factura del proveedor) si tiene acceso a la pestaa Externo. Lista (F5): muestra la lista asociada con esa ventana. Puede activar la caracterstica Lista con el cursor en cualquier posicin de la ventana, pero siempre obtendr la lista general de toda la ventana. Movimientos (CTRL + F5): al presionar CTRL + F5 (o elegir Movimientos desde un botn de mens), se obtiene una lista de todos los movimientos relacionados para esa ventana. Lookup (F6): al presionar F6 (o hacer clic en el botn Lookup) en un campo, se obtiene la lista asociada a ese campo. Por ejemplo, al presionar F6 desde el campo N cliente, se obtiene la lista completa de un cliente. A diferencia de la caracterstica Lista, sta es especfica del campo. La flecha hacia arriba indica una relacin con otra tabla. Anlisis (F6): al presionar F6 (o hacer clic en el botn Anlisis) en un campo, se obtiene informacin bsica relativa a ese campo. Por ejemplo, al presionar F6 en un campo Saldo, se muestran todos los movimientos de transacciones que componen un campo. La flecha hacia abajo indica que el nmero se calcul a partir de otra tabla.
Pgina 30
Opciones (F6): al presionar F6 (o hacer clic en el botn Opciones) en un campo, se ofrece una lista de opciones para ese campo. Por ejemplo, vaya a la pestaa Pagos de una Ficha cliente y haga clic en el botn Opciones o presione F6 desde el campo Mtodo liquidacin. Aparecern las opciones Manual o Por antigedad para seleccionar por ese campo. Una vez que aprenda las opciones disponibles, basta con escribir la primera letra de la opcin para seleccionar dicha opcin (o caracteres suficientes para que se identifique de forma nica). Nos. serie (F6): al presionar el comando F6 o hacer clic en el comando Numeracin series, aparece una tabla que muestra opciones de numeracin. Por ejemplo, vaya a ALMACNPLANIFICACIN Y EJECUCINPRODUCTOS y presione F6 desde el campo No. Zoom (CTRL + F8): al presionar CTRL + F8 (o elegir HERRAMIENTASZOOM) desde un registro, aparece una ventana en la que se enumeran todos los campos disponibles para ese registro y los valores de cada uno de los campos para el registro dado. Esta funcin slo pueden realizarla los superusuarios cuando se han concedido los permisos adecuados. Buscar (CTRL + B): esta caracterstica permite buscar algo en un campo en particular de una ventana cada vez. Tambin puede reemplazar el texto que busca con algn otro. Para tener acceso a esta caracterstica, coloque el cursor en el campo en cuestin, presione CTRL + B o haga clic en el icono Buscar (o elija EDICINBUSCAR). Cuando tiene acceso a Buscar, aparece una ventana en la que puede especificar la cadena de caracteres (palabras o nmeros, por ejemplo) que desea buscar. Microsoft Navision slo considerar si el texto est en maysculas o minsculas si coloca una casilla de verificacin en el campo Coinc. mays/mins. Tambin puede decidir si la coincidencia de maysculas y minsculas debe buscarse en parte, en todo o en el principio de un campo. En funcin del tipo de campo con el que empiece, Microsoft Navision establecer la coincidencia predeterminada. Desde una vista Lista, escriba los primeros caracteres que busca y Microsoft Navision comenzar automticamente a buscar el registro. Ordenar (MAYS+ F8): esta caracterstica permite ver informacin en un orden diferente al predeterminado. Por ejemplo, puede cambiar la vista de Clientes para el Alias con el fin de desplazarse por ellos en orden alfabtico. Si cambia el orden en la ficha, Microsoft Navision recuerda ese orden cada vez que se abra la ficha Cliente. Ese orden tambin se usa al tener acceso a la Lista desde la ficha. Marcar/Desmarcar (CTRL + F1): use esta caracterstica cuando desee registrar slo parte de los movimientos del diario y filtrar otros movimientos del diario en la pantalla. Para tener acceso a esta caracterstica, puede presionar CTRL + F1 o elegir EDICINMARCAR/DESMARCAR. Puede seleccionar varios movimientos para marcar si presiona el botn CTRL, hace clic en el cuadrado a la izquierda de los movimientos y, despus, elige Marcar/Desmarcar.
Pgina 31

Cuando haya marcado una o varias entradas, puede aplicar un filtro para ver slo dichas entradas eligiendo VERSLO LOS MARCADOS. Si elige esta funcin, la pantalla de movimientos del diario slo mostrar los movimientos marcados. Haga clic en , presione MAYS + CTRL + F7 o elija VERMOSTRAR TODOS para mostrar todos los movimientos de nuevo. Re Pg y Av Pg: con las teclas AV PG y RE PG puede desplazarse por las fichas de la base de datos. Si busca en las fichas Proveedor, con AV PG avanza a la ficha siguiente y con RE PG vuelve a la ficha anterior.
CTRL + INICIO y CTRL + FIN:
van al primero o al ltimo registro de una tabla.
avanzan a travs de las pestaas de una ficha o informe con el formulario de solicitud.
CTRL + FLECHA ARRIBA y CTRL + FLECHA ABAJO: pasa de una seccin a otra de un formulario, de una seccin Lnea a una seccin Cabecera, o desde un formulario de lista a botones de mens o de comandos.
CTRL + AV PG y CTRL + RE PG:
Botones de grabadora: para tener acceso a ellos, haga clic en un icono de la barra de herramientas o tambin, en la barra de mens VERIR A, elija Primero, Anterior, Siguiente o ltimo. Estas funciones le permiten desplazarse rpidamente a travs de los registros (fichas o lneas).
Filtrado
Los filtros se usan para limitar el mbito de la informacin que aparece en una pantalla o informe. Permiten ver nicamente la informacin que se desee. Puede seleccionar los filtros Campo, Tabla y FlowFilter. Cuando se establece alguno de los tres tipos de filtro, en la parte inferior de la ventana de aplicacin, en la barra de estado, aparece la palabra FILTRO. FILTRO tambin se muestra cuando el sistema ha establecido un filtro internamente. Por ejemplo, al ver los movimientos de un cliente, el sistema establece un Filtro de campo en el campo N Cliente de la tabla Movs. clientes. Si no tiene la certeza de qu filtro tiene que usar para ver la informacin deseada en una ventana, puede tener abierta la ventana de filtro simultneamente con la ventana de datos y cambiar los filtros hasta que aparezca el contenido que desee en la ventana de datos. Con este fin, puede hacer clic en el botn Aplicar en lugar de en Aceptar, en la ventana de filtro. Si hace clic en Aplicar, puede probar un filtro tras otro y hacer clic en Aceptar cuando encuentre el que desea usar. Filtro de campo (F7): los filtros de campo slo se aplican a un campo de una tabla cada vez. Los filtros de campo no afectan a los campos calculados, pero limitan la cantidad de informacin mostrada. Cuando selecciona un campo y presiona F7 o hace clic en el icono (o selecciona VERFILTRO DE CAMPO), el programa muestra una ventana Filtro de campo. Entonces, puede especificar la informacin de filtrado.
Pgina 32
Filtro de tabla (CTRL + F7): los filtros de tabla permiten combinar varios filtros de campo. En el filtro de tabla puede filtrar por ms de un campo de una tabla al mismo tiempo o ver los filtros que ha configurado con Filtro de campo. Por ejemplo, puede filtrar en varios campos a la vez, por ejemplo, en el cdigo postal o las condiciones de pago. O bien, puede usar Filtro de tabla para ver los proveedores de un cdigo postal especfico y con saldos superiores a una cierta cantidad. La mayor parte de los formularios de solicitud ofrecen varios filtros de tabla para utilizarlos al imprimir informes o procesos. El filtro de tabla se diferencia del Flow Filter en que se puede usar para limitar datos de varios campos en el sistema. Si usa varios filtros en una ventana, puede utilizar CTRL + F7 o hacer clic en el icono para ver una lista de cada filtro y modificarlos desde esta pantalla. Los filtros de campo y de tabla se anulan mediante la funcin Mostrar todo, a la que se puede tener acceso mediante el icono (o con VERMOSTRAR TODOS). FlowFilter (MAYS + F7): limitan el contenido de los campos que muestran cantidades que Microsoft Navision calcula a partir de entradas de otras tablas. Para ello, se hace una seleccin de las entradas incluidas en los clculos. El filtro debe especificarse en la tabla en la que aparece el campo calculado y no en la tabla de donde proceden las cifras. Los filtros pueden establecerse en los campos cuyo nombre comience con la palabra filtro, como Filtro fecha o Filtro presupuesto. Por ejemplo, si deseara ver las transacciones para un departamento en particular, usara la caracterstica FlowFilter para limitar la funcin en el departamento. Si deseara crear entradas para el presupuesto correspondiente a un departamento en particular, usara la caracterstica FlowFilter. Si deseara ver cmo fue una promocin, usara FlowFilter en un intervalo de fechas. Los Flow Filters se pueden usar en un intervalo de fechas, departamentos, proyectos, presupuestos y empresas. Los Flow Filters no se anulan con la funcin Mostrar todo. Debe tener acceso al Flow Filter en la misma pantalla en la que estableci el filtro, poner en blanco la columna Filtro y hacer clic en Aceptar.
Filtrado en informes
Adems de permitirle analizar datos en lnea, los filtros tambin son tiles para seleccionar los datos que se imprimirn en los informes. Cuando selecciona un informe para imprimir, se muestra un formulario de solicitud segn se ilustra a continuacin.
Pgina 33
El botn Ordenar de la parte inferior derecha de la ventana se puede usar para seleccionar cmo le gustara que los datos se mostraran en el informe. Si desea cambiar el orden, asegrese de hacerlo antes de establecer cualquier filtro. Cada pestaa representa una tabla que se usa para proporcionar informacin del informe. En cada pestaa, puede usar el botn de ayuda de la columna Campo para seleccionar los campos que no se muestran. En la misma lnea que los campos seleccionados puede indicar los filtros que deben aplicarse. Este informe tiene pestaas para las tablas Cliente y Movimiento valor. La pestaa Opciones se usa para tomar decisiones generales acerca de cmo imprimir el informe. Algunos ejemplos seran la opcin de imprimir con detalle o de forma resumida, y si en el informe se debe imprimir informacin de la compaa (direccin, etctera)
SQL y filtrado de informes

Es importante saber el modo en que la coherencia de los datos puede afectar a los informes generados en Microsoft Navision en SQL. SQL Server Option permite que muchos usuarios interacten con Microsoft Navision simultneamente. Esto significa que se pueden llevar a cabo muchas transacciones a la vez. Aunque los datos que muestra Microsoft Navision estn actualizados, necesariamente no son completamente coherentes. Por ejemplo, una transaccin incompleta puede ocasionar incoherencias entre el debe y el haber de una cuenta. La nica forma de asegurarse de la coherencia de los datos en los que basa sus informes sera disear los informes de forma que bloquearan las tablas o registros relevantes. Esto impide que otros usuarios inserten, eliminen o modifiquen estos registros o tablas mientras se genera el informe. Sin embargo, sta no es la configuracin predeterminada y no es un mtodo adecuado para disear informes.
Pgina 34
Por lo tanto, pueden seguirse dos procedimientos para garantizar la coherencia de los datos usados al generar informes con SQL Server Option para Microsoft Navision: Cree procesos que generen los informes por la noche o en otro momento cuando el sistema no est siendo actualizado. Establezca un filtro en el informe que coloque un lmite de fecha en los datos usados en el informe de forma que no incorpore las transacciones del da. Tambin podra limitar el informe a un departamento o sucursal que no est actualizando el sistema en ese momento. En las pginas siguientes se explican varias formas de especificar filtros.
Expresiones de filtro
Significado Igual a Intervalo Expresin de ejemplo 377 1100..2100 ..2500 P8.. O/o bien 1200|1300 Contenido de registro mostrado 377 1100 a 2100. Hasta 2500, incluido. Informacin para el periodo contable 8 y posterior. Los que tengan 1200 1300. Si hay un registro con cada nmero, se mostrarn ambos. Nmeros menores que 2000 y mayores que 1000. (El smbolo "&" no puede utilizarse solo con nmeros, ya que ningn registro puede contener dos nmeros). Todos los nmeros excepto 0. Todos los nmeros que no sean 1000 ni 2000 Nmeros mayores que 1200. Nmeros mayores iguales que 1200. Nmeros menores que 1200. Nmeros menores que o iguales a 1200.
<2000&>1000
Diferente de (no igual a) Mayor que Mayor que o igual a Menor que Menor que o igual a
<>0 <>1000&<>2000 >1200 >=1200 <1200 <=1200
Pgina 35
Significado Un nmero sin especificar de caracteres desconocidos (puede ser cero) Un carcter desconocido Calcular primero
Expresin de ejemplo *Co* Co* *co Hans?n
Contenido de registro mostrado Texto que contiene *co*, como compaa, colega, etctera. Texto que comienza con *co*, como coordenada, compaa, etctera. Texto que finaliza con *co como desfalco. Texto que contiene las letras especificadas y la que est sin especificar, como Hanson o Hansen. Los registros que tengan el nmero 30 o un nmero comprendido entre 10 y 20 (el resultado del clculo entre parntesis). Texto que contenga Departamento o departamento.
30|(>=10&<=20)
No distinguir maysculas y minsculas
@departamento
Las expresiones tambin se pueden combinar, como en los ejemplos siguientes: Combinacin 5999|8100..8490 ..1299|1400.. Significado Incluye los registros con el nmero 5999 o con un nmero del intervalo 8100 a 8490. Incluye los registros con un nmero menor o igual que 1299 o con un nmero igual o mayor que 1400 (todos los nmeros menos los comprendidos entre 1300 y 1399). Incluye los registros con nmeros mayores que 50 y menores que 100, es decir, los nmeros comprendidos entre 51 y 99. Textos que contengan tanto C como D. Textos que contengan co., CO., Co., cot, cope, incorporado.... CO, cO, co o Co deben estar presentes, seguidos como mnimo por un carcter, pero puede haber un nmero indefinido de caracteres antes y despus de stos, y no se distinguen maysculas y minsculas.
>50&<100
*C*&*D* @*co?*
Vista rpida de iconos y teclas de funcin

A continuacin se incluye un resumen de algunas de las funciones que hemos explicado con las teclas de mtodo abreviado y con los iconos si corresponde:
Pgina 36
Funcin Buscar informacin en una lista de contenido Ver una lista de movimientos generales Buscar informacin en una lista de movimientos vlidos Buscar informacin bsica relacionada Buscar las opciones disponibles para un campo Todos los campos de una ficha Buscar el contenido de un campo Limita la ventana a cierto contenido del campo Limitar la ventana a cierto contenido de varios campos a la vez Trabajar con lneas o cuentas del mismo departamento, fecha, proyecto, presupuesto, empresa o cualquier combinacin Buscar la ficha anterior o siguiente de la base de datos
Tecla de mtodo abreviado

F5
(Lista ) (Movimientos) ) ) )
CTRL + F5 F6 F6 F6
(Lookup (Anlisis (Opciones
CTRL + F8 CTRL + B F7 (Filtro
(Zoom in) ) ) ) )
(Buscar de campo
CTRL + F7
(Filtro de tabla (FlowFilter
MAYS + F8
RE PG
o AV PG
Ayuda en pantalla
La Ayuda est disponible en todo el sistema y se puede utilizar de muchas formas. Tecla de mtodo abreviado F1: muestra una pantalla de Ayuda relacionada con el rea donde se encuentra el cursor. Qu es esto?: al hacer clic en el icono del extremo derecho de la barra de herramientas, el cursor se convierte en un cursor de Ayuda con el que se obtiene ayuda sobre el elemento en el que se haga clic. Botn Ayuda: se muestra en la esquina inferior derecha de todas las ventanas. Barra de mens: para tener acceso al men Ayuda, se puede presionar ALT + H o hacer clic en la opcin de la barra de mens Ayuda. La opcin Ayuda de Microsoft Navision tiene cuatro pestaas para Contenido, ndice, Buscar y Favoritos.
Pgina 37

La opcin Contenido muestra el ndice de contenido para el sistema de Ayuda que incluye subcarpetas para cada rea de la aplicacin y el men Ayuda de Navision. Dentro de cada rea de la aplicacin hay ayuda disponible para los procedimientos y se ofrece informacin en tablas e informes. Otras selecciones en Ayuda, en la barra de mens incluyen Gua referencia C/SIDE, Qu es esto?, Resumen teclas funcin y Acerca de Microsoft Business Solutions-Navision.
Dimensiones
Si tiene que tomar decisiones relacionadas con la configuracin dentro de su compaa, debe comenzar por pensar cmo usar las dimensiones. Las dimensiones son una caracterstica de Microsoft Navision que permite establecer los parmetros mediante los que se configura la informacin. Puede usar dimensiones para vincular informacin a una entrada cuando la registre; esto le permitir recuperar la informacin en lnea o en informes en funcin de las dimensiones. Por ejemplo, podra configurar las dimensiones Vendedor, Campaa y Regin. Entonces, podra ver los resultados de las ventas por regin, por campaa o por vendedor. O bien, tambin podra imprimir informes que proporcionen resultados para las ventas totales de una campaa sin especificar la regin o el vendedor. Cada dimensin puede tener una serie ilimitada de valores de dimensin. Por ejemplo, la dimensin Regin puede tener asignados los valores de dimensin Noroeste, Sureste, Noreste y Suroeste. Las dimensiones y los valores de dimensin son ilimitados y los define el usuario (con el grnulo Dimensin avanzada), lo que significa que puede crear dimensiones adaptadas a las necesidades y procesos de la empresa. El uso de dimensiones le permite analizar tendencias y comparar varias caractersticas en diversos movimientos. La funcionalidad Anlisis por dimensiones resulta muy eficaz cuando se utilizan varias dimensiones. No obstante, incluso aunque solamente tenga dos dimensiones globales, tambin podr utilizar filtros, esquemas de cuentas e informes para crear anlisis de dimensiones detallados. Microsoft Navision proporciona una funcionalidad que permite limitar el modo en que se combinan las dimensiones, los valores aceptables y cmo se pueden registrar las dimensiones. Las dimensiones predeterminadas se pueden asignar al plan de cuentas, a los clientes, a los artculos, etctera, y puede especificar cmo rectificar qu valores predeterminados deben tener prioridad. Esta funcionalidad permite configurar Microsoft Navision para observar sus reglas empresariales, aumentar la coherencia de la entrada de datos y conseguir que los resultados sean ms confiables.
Pgina 38
Tipos de dimensiones
En Microsoft Navision se configuran tres tipos de dimensiones: globales, de acceso directo y de presupuesto. Puede especificar dos dimensiones que haya definido como globales. Las dimensiones globales estarn disponibles en todo Microsoft Navision. Esto significa que se pueden usar como filtros para los movimientos del diario, los esquemas de cuentas y los procesos. Las dimensiones globales estn disponibles para usarse en movimientos y cabeceras de documentos como dimensiones de acceso directo. Dado que Microsoft Navision hace que las dimensiones globales sean fcilmente accesibles en todo el programa, suelen ser las ms utilizadas e importantes de una empresa. Si es necesario, puede cambiar las dimensiones definidas como globales en un proceso que actualice todos los registros. Sin embargo, este proceso tardar algn tiempo en llevarse a cabo. Las dimensiones de acceso directo se pueden agregar a las lneas de los diarios y en los documentos de ventas y compras mediante la caracterstica VERMOSTRAR COLUMNA de Microsoft Navision. En Microsoft Navision se pueden especificar hasta ocho dimensiones de acceso directo; las dos primeras son las mismas dimensiones usadas como globales. Las seis restantes se pueden cambiar para adaptarse a las necesidades de su compaa. Para especificar la informacin de las dimensiones que no se han seleccionado como de acceso directo, debe utilizar una ventana Dimensiones independiente. Los presupuestos pueden tener asignadas hasta cuatro dimensiones adems de las dos globales. Debe seleccionar las dimensiones de presupuesto para cada presupuesto entre las dimensiones que haya creado. Las dimensiones de presupuesto se pueden utilizar para establecer filtros en un presupuesto y para agregar informacin de dimensiones adicional a los movimientos de presupuestos.
Teclas de mtodo abreviado

Aunque se proporcionan mens en todo el sistema, el uso de teclas de mtodo abreviado permite que la utilizacin de Microsoft Navision sea ms rpida y sencilla. A continuacin se enumeran las teclas de mtodo abreviado ms utilizadas: Funcin Buscar Ficha a lista Lista a ficha Movimientos Estadsticas Look Up Tecla de mtodo abreviado
CTRL + B F5 MAYS + F5 CTRL + F5 F9 F6
Pgina 39

Funcin Anlisis Lista de opciones Ordenar Registrar Registrar e imprimir Ventana siguiente Panel de exploracin Marcar/Desmarcar Slo los marcados Registro siguiente Registro anterior Abrir empresa Edicin Insertar Eliminar Copiar Pegar Copiar desde arriba Filtro de campo Filtro de tabla FlowFilter Mostrar todo Volver al valor anterior Cerrar Tecla de mtodo abreviado
F6 F6 MAYS + F8 F11 MAYS + F11 CTRL + F6 F12 CTRL + F1 ALT + V, M RE PG AV PG CTRL + A F2 F3 F4 CTRL + C CTRL + V F8 F7 CTRL + F7 MAYS + F7 MAYS + CTRL + F7 ESC ESC
Pgina 40
Demuestre sus conocimientos: introduccin

1. Cuntos Vendedores/Compradores hay en Microsoft Navision?
2. Quin es el contacto del cliente 49525252 Beef House?
3. Cul es el saldo actual de la cuenta del cliente 49525252 Beef House?
4. Cuntas facturas pendientes tiene el cliente 49525252 Beef House?
5. Cuntas cuentas bancarias hay configuradas en Cronus Espaa S.A.? (Sugerencia: en el men Gestin financiera, haga clic en
TESORERABANCOS)
6. Cul es la cantidad fsica del nmero de producto 70000? (Sugerencia: en el men Almacn, haga clic en PLANIFICACIN
Y EJECUCINPRODUCTOS)
7. Cul es el precio de venta del producto n 70040?
8. Cul es el ltimo coste directo del producto n 70040?
9. Indique tres formas de insertar un cliente:
10. Qu sucede cuando escribe la letra t en un campo de fecha?
11. Qu tecla de mtodo abreviado se presiona para eliminar un nuevo cliente?
12. Qu sucede cuando escribe la letra s en un campo de fecha?
Pgina 41

13. Cules son los tres tipos de dimensiones disponibles en Microsoft Navision?
14. Qu mostrara la siguiente expresin de filtro: 1200|1300?
15. Qu mostrara la siguiente expresin de filtro: 1100..2100?
16. Qu tecla de mtodo abreviado se presiona para buscar, analizar y mostrar el men Opciones?
17. Cules son los tres tipos de filtros disponibles en Microsoft Navision?
Pgina 42

Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido en este captulo: 1.
2.
3.
Pgina 43
Pgina 44
CAPTULO 2: TECNOLOGA
Informacin general Entorno de desarrollo C/SIDE Opciones de servidor Navision Application Server Funcionalidad multilenguaje
Informacin general
Este captulo explica los aspectos ms tcnicos de la utilizacin de Microsoft Business SolutionsNavision Estos aspectos, el entorno de desarrollo, las opciones de servidor, Application Server y la funcionalidad multilenguaje, se explican con ms detalle en el manual Navision Installation and Configuration.
Pgina 45
Entorno de desarrollo C/SIDE

El entorno de desarrollo de Microsoft Navision se denomina Entorno de desarrollo integrado cliente-servidor (C/SIDE, Client/Server Integrated Development Environment). Las principales ventajas de C/SIDE son: Todas las reas de la aplicacin de Microsoft Navision estn desarrolladas en C/SIDE. Contiene todas las herramientas necesarias para generar y personalizar la aplicacin. Incluye los ejecutables en el subdirectorio del sistema en el disco duro. Se compone del cdigo necesario para interpretar los objetos de la aplicacin, las herramientas del sistema de desarrollo (editores, depurador, etctera), el sistema de administracin de bases de datos (DBMS) y la interfaz del sistema operativo.
C/SIDE se compone de tres sistemas centrales: El sistema de desarrollo de lenguaje de cuarta generacin (4GL) El sistema de administracin de base de datos Funciones especiales de base de datos.
Object Designer
El Object Designer le permite desarrollar aplicaciones en C/SIDE. Desde Object Designer puede ejecutar un objeto de la aplicacin o iniciar un diseador de objetos de la aplicacin, por ejemplo, Form Designer. Utilice los diseadores de objetos de la aplicacin para modificar el diseo de un objeto de la aplicacin existente o para crear uno nuevo. Tenga en cuenta que para utilizar esta funcin se requiere un permiso especial. Existen siete tipos de objetos de la aplicacin: Tables (Tablas) Forms (Formularios) Reports (Informes) Dataports XMLports Codeunits MenuSuite
Pgina 46
Para abrir Object Designer, haga clic en HERRAMIENTASOBJECT DESIGNER. Se abre la ventana Object Designer:
Objetos de la aplicacin
C/SIDE utiliza la tecnologa de programacin orientada a objetos. Un objeto es un mdulo que contiene datos y su proceso asociado. Todos los objetos en C/SIDE tienen asignado un nmero para identificarlos. Microsoft Navision ha desarrollado los objetos 0 a 9.999 Los representantes locales de Microsoft Navision (Territory Representatives, NTR) han desarrollado los objetos 10.000 a 49.999. Los objetos 50.000 a 99.999 estn disponibles para los Microsoft Navision Solution Centers (NSC). Los objetos 1.000.000 a 98.999.999 estn disponibles para los productos complementarios.
Tables (Tablas) Toda la informacin de la base de datos se almacena en tablas. Cada tabla contiene un tipo de informacin, como lneas del diario, movimientos registrados e informacin bsica. Hay cuatro tipos de tablas distintos: Las tablas normales muestran la informacin con la que el usuario puede trabajar. La tabla Cliente (Customer table) es un ejemplo de una tabla normal. Las tablas del sistema son tablas que el sistema crea automticamente. DBMS utiliza las tablas del sistema para administrar, entre otras cosas, los permisos y la seguridad del sistema. La tabla Usuario es un ejemplo de una tabla del sistema.
Pgina 47

Las tablas temporales actan como bferes para los datos de tablas en sus programas C/AL. Con una tabla temporal puede hacer casi las mismas cosas que con una tabla normal de la base de datos. Una tabla temporal no se almacena en la base de datos, sino que se mantiene en la memoria de la estacin de trabajo hasta que cierra la tabla. Las tablas virtuales contienen informacin que proporciona el sistema. No puede cambiar la informacin que contienen estas tablas. El sistema evala las tablas virtuales en tiempo de ejecucin. Las tablas Fecha y Sesin son ejemplos de este tipo de tablas virtuales.
Forms (Formularios) Los formularios se utilizan para introducir y mostrar datos. Por ejemplo, puede utilizar un formulario para especificar informacin sobre los nuevos clientes o para actualizar y revisar informacin de los clientes existentes. Reports (Informes) Los informes se utilizan para imprimir informacin de una base de datos. Pueden utilizarse para estructurar y resumir informacin, y para imprimir documentos, por ejemplo, facturas. Tambin pueden servir para procesar datos sin imprimir nada. Para personalizar y modificar informes existentes puede utilizar Report Designer. Para crear un nuevo informe, debe abrir la ventana New Report en Object Designer. Para ello, haga clic en REPORTNEW. Se abre la ventana New Report:
El asistente para informes le ayudar en el diseo del informe: Dataports Un dataport es un tipo de objeto que se utiliza para importar y exportar datos a archivos de texto externos, por ejemplo, archivos separados por comas.
Pgina 48
XMLports El objeto XMLport est relacionado conceptualmente con un dataport; tambin se usan XMLports para importar y exportar datos, pero en formato XML. Los XMLports consiguen que el proceso de intercambiar datos en XML entre los sistemas sea ms simple y eficaz. Codeunits Codeunit es un tipo de objeto que contiene funciones escritas en cdigo C/AL. MenuSuite El objeto MenuSuite contiene los mens que se muestran en el panel de exploracin y en Navigation Pane Designer. Cada men incluye contenido para un rea de departamento concreta, por ejemplo, Finanzas o Fabricacin. Para obtener ms informacin acerca de Object Designer, consulte el manual Application Designer's Guide.
C/AL: el lenguaje de programacin

C/AL es un lenguaje de programacin de cuarta generacin (4GL) que: Se utiliza para crear funciones. Controla cmo interacta cada objeto de la base de datos. Incluye funciones estndar para leer, escribir y modificar datos de la tabla.
Cuando se programa en C/AL, se utilizan instrucciones. Hay los siguientes tipos de instrucciones: instrucciones compuestas, condicionales, repetitivas, EXIT y WITH. Para obtener ms informacin acerca de C/AL, consulte el manual C/AL Programming Guide o el material de formacin Microsoft Business SolutionsNavision Programming.
Interfaz grfica para el usuario (GUI)

La interfaz para el usuario est diseada para que sea fcil de utilizar si est familiarizado con productos de Microsoft. La interfaz para el usuario tiene muchas ventajas, incluido el hecho de que se pueden abrir varias ventanas al mismo tiempo y que sigue el mismo principio de diseo en todo Microsoft Navision.
Utilidades especiales de Microsoft Navision

Microsoft Navision cubre todos los requisitos de una solucin de administracin empresarial proporcionando herramientas para introducir y administrar informacin, y cumpliendo siempre todas las legislaciones contables. Tambin dispone de algunas utilidades muy especiales, que se presentan a continuacin. Familiarizarse con ellas le ayudar a sacar el mximo partido en el trabajo diario.
Pgina 49

Microsoft Navision proporciona: Acceso directo de una tabla (Table) a otra Sencilla introduccin de datos Informacin en mltiples dimensiones Clculo automtico de importes y cantidades Informacin de lo que contiene un importe calculado Filtrado de informacin Ordenacin con una o varias claves Imgenes de productos o un logotipo de la empresa en la pantalla junto con la informacin asociada Conexiones con programas de presentaciones grficas, combinacin de correspondencia y aplicaciones de hoja de clculo.
Opciones de servidor
Microsoft Navision tiene dos opciones de base de datos: Navision Database Server (ampliable hasta 128 GB) Microsoft SQL Server Option para Navision basado en Microsoft SQL Server (ampliable a ms de 128 GB)
Caractersticas de base de datos

Aqu se enumeran algunas de las caractersticas de las dos opciones de servidor de base de datos de Microsoft Navision: Navision Database Server Relacional Administracin de versiones Deshacer escritura Tecnologa SIFT Cliente y servidor Concurrencia optimista Registros de transacciones Seguridad en las bases de datos Seguridad en los registros Microsoft SQL Server Option Relacional Administracin de versiones Deshacer escritura Tecnologa SIFT Cliente y servidor
Pgina 50
A continuacin se describen brevemente algunas de estas caractersticas. Para obtener ms informacin acerca de las caractersticas de base de datos, consulte el manual Application Designer's Guide.
Tecnologa Sum-Indexed Flow (SIFT)

SIFT es la base de los FlowFields. Se trata de una caracterstica de la base de datos que permite realizar sumas calculadas muy rpidamente mediante SumIndexes. Hay columnas en las que las cifras de los campos SumIndexFields se suman constantemente. Cuando desee una suma calculada, el sistema no tiene que calcularla recorriendo un gran nmero de registros de la base de datos. La suma se calcula rpidamente cuando el sistema resta una cifra de un SumIndex de otra. La suma actualizada se puede ver en un FlowField cada vez que abre una ventana que contiene un FlowField o establece un filtro en un campo Saldo.
Administracin de versiones
La administracin de versiones se basa en el principio que garantiza que un usuario siempre inicia una tarea con la ltima versin completa y actualizada de los datos. El usuario puede trabajar con esta versin de los datos, cambiarla y agregar datos nuevos. Ms tarde, los nuevos datos formarn parte de una nueva versin de la base de datos.
Concurrencia optimista
Microsoft Navision utiliza una tcnica denominada concurrencia optimista. Con la concurrencia optimista, siempre tiene acceso al registro con el que desea trabajar. Por tanto, si dos o ms usuarios intentan tener acceso a los mismos datos de la base de datos simultneamente, se les permitir hacerlo.
Seguridad en las bases de datos

Significa que el acceso que tienen los usuarios a los datos de la base de datos se puede definir en funcin de las tablas a las que tienen acceso.
Seguridad en los registros

Significa que el acceso que tienen los usuarios a los datos de la base de datos se puede definir en funcin de los registros a los que tienen acceso.
Estructuras lgicas de la base de datos

La base de datos est compuesta de campos, registros, tablas y empresas. En esta seccin se describen los principios bsicos de estas estructuras.
Campos
Un campo es la estructura lgica ms pequea utilizada en una base de datos C/SIDE. Un campo se utiliza para contener un solo dato, por ejemplo, un nombre como Manuel o una cantidad como 2.352,00. Un campo determinado slo puede tener informacin de un tipo de datos especfico. El sistema de base de datos C/SIDE distingue entre 17 tipos de datos distintos.
Pgina 51

Los campos se agrupan en una estructura denominada registro. Por s solo, un campo no es muy til, ya que nicamente contiene una cantidad de informacin limitada. Mediante la agrupacin de estos pequeos fragmentos de informacin en registros se obtiene un "contenedor de informacin" ms flexible y ms organizado porque mantiene unidos los campos que deben estar juntos.
Registros
Un registro es una estructura lgica reunida a partir de un nmero arbitrario de campos. Se utiliza para almacenar una sola entrada en la base de datos. Los campos de un registro se utilizan para almacenar informacin sobre propiedades importantes de la entrada. Los registros se organizan en tablas. Un ejemplo de un registro son varios campos con informacin sobre un solo cliente.
Tablas
Una tabla puede entenderse como una matriz de N filas y M columnas. Cada fila N describe un registro y cada columna M describe un campo del mismo. Un ejemplo de una tabla es la tabla Cliente, que contiene un registro por cada cliente. Cada empresa de la base de datos contiene un nmero determinado de tablas.
Empresas
Una empresa es la estructura lgica ms grande utilizada en una base de datos C/SIDE. La empresa se puede considerar como una pequea base de datos; bsicamente se utiliza para dividir y agrupar grandes porciones de datos en una base de datos. Una empresa puede tener tablas privadas y tablas compartidas con otras empresas.
Navision Application Server

Navision Application Server es un servidor de nivel medio, que ejecuta lgica empresarial sin intervencin del usuario. Con Navision Application Server, es posible comunicarse con servicios externos. Acta como un cliente frente a un servidor de base de datos y puede actuar como un servidor para otros servicios. Al iniciar Navision Application Server, abre una base de datos predefinida y ejecuta cdigo C/AL en una codeunit predefinida. Para entender mejor cmo se comunica Navision Application Server con los servicios externos, consulte Development Guide for Communication Components en la Ayuda en pantalla.
Sin interfaz para el usuario

Navision Application Server se ejecuta sin mostrar nada en la pantalla y, por tanto, no requiere interaccin del usuario. Esto significa que los mensajes de error no se pueden mostrar al usuario. En su lugar, se guardan en el registro de sucesos de NT. Sin embargo, el usuario puede interactuar con Navision Application Server a travs de Navision Application Server Manager.
Pgina 52
Navision Application Server Manager

Puede instalar Navision Application Server como un servicio y administrarlo a travs de Navision Application Server Manager, que es un complemento de Microsoft Management Console. Con Navision Application Server Manager, puede ver qu propiedades de Navision Application Server ha configurado. Tambin puede agregar y volver a configurar Navision Application Server.
Navision Application Server y Navision Server

Es importante distinguir entre Navision Application Server y Navision Server, ya que el ltimo es un servidor de base de datos. Para obtener ms informacin sobre Navision Server, consulte el manual Navision Installation and Configuration.
Ejecucin de ms de un Application Server

Es posible ejecutar ms de un Navision Application Server con la misma base de datos o con bases de datos distintas, pero Windows Installer slo puede instalar uno en cada equipo. Esto se debe a que, en el momento de la instalacin, Windows Installer comprueba si ya existen otras instalaciones de Navision Application Server. Para instalar ms de un Navision Application Server, debe copiar a otra carpeta todos los archivos que pertenezcan al servidor instalado anteriormente. Los archivos que deben copiarse dependen de si va a utilizar Navision Database Server o Microsoft SQL Server. Para obtener ms informacin sobre Navision Application Server, consulte el manual Navision Installation and Configuration.
Funcionalidad multilenguaje
La funcionalidad multilenguaje de Navision ayuda a sus empleados a trabajar ms eficazmente. Prcticamente, puede cambiar a cualquier idioma al momento. Los empleados pueden trabajar en el idioma que elijan, lo que permite a su organizacin responder rpida y eficazmente a oportunidades empresariales internacionales.
Hablar el idioma de sus empleados

Microsoft Navision ayuda a los empleados a ser ms eficaces eliminando las barreras del idioma. Los usuarios de Microsoft Navision pueden trabajar en el idioma que elijan. Por ejemplo, un empleado suizo puede ejecutar su versin de Microsoft Navision en alemn, francs o italiano. No obstante, la funcionalidad local sigue siendo para Suiza. Si el usuario prefiere trabajar en francs, pero desea enviar informes a un colega italiano, puede hacerlo en italiano. Esto significa que, por ejemplo, los colegas franceses e italianos pueden trabajar juntos en la misma base de datos o incluso compartir una estacin de trabajo.
Pgina 53

Tambin puede cambiar los idiomas sobre la marcha; no tiene que cerrar la aplicacin y volver a iniciar la sesin slo para cambiar los idiomas. La funcionalidad en tiempo real le ahorra tiempo. Ofrece un acceso rpido a la informacin que necesita para trabajar con mayor eficacia, en su propio idioma.
Hablar el idioma de sus clientes

Con Microsoft Navision, el servicio a sus clientes mejora puesto que puede hacer negocios en el idioma que ellos prefieran. Por ejemplo, si un cliente polaco desea recibir las facturas en su idioma nativo, desde su aplicacin Microsoft Navision puede imprimir fcilmente las facturas en polaco. Por tanto, puede comunicarse de una forma ms eficaz con los clientes y los socios potenciales y actuales de todo el mundo.
Adicin de un nivel de idioma

Para permitir que el usuario seleccione un idioma especfico en el men Herramientas, ese idioma debe representarse como un grnulo en el archivo de licencia. La aplicacin tambin debe estar traducida a ese idioma para que pueda importarla en la base de datos como un archivo de texto o un mdulo de idioma. Puede exportar todas las cadenas de texto y traducirlas con una herramienta de traduccin, como Microsoft Navision Localization Workbench, o puede introducir la traduccin de las cadenas de texto directamente en el Editor multi-idioma.
Editor multi-idioma
Para tener acceso a la ventana Editor multi-idioma, abra un objeto en el Object Designer,haga clic en Design y despus haga clic en VERPROPIEDADES para abrir la ventana Propiedades y, a continuacin, haga clic en el AssistButton de la propiedad CaptionML. En la ventana Multilanguage Editor, puede hacer clic en el AssistButton de la columna Language y elegir su idioma en la lista que se muestra o puede introducir simplemente una abreviatura de tres letras y mover el cursor al campo Value. A continuacin, el sistema reemplaza la abreviatura con la descripcin completa del idioma. En el campo Value, escriba el trmino correcto para este objeto en este idioma. Para guardar el valor escrito, debe hacer clic en Aceptar antes de salir de la ventana.
Desarrollar aplicaciones con capacidad multilenguaje

Al desarrollar en un entorno con capacidad multilenguaje, es importante recordar las tres reglas siguientes: Todo tiene una propiedad Name en ingls (Estados Unidos). Las constantes de texto sustituyen a las cadenas de texto, como los mensajes de error. Todo lo que el usuario ver debe tener una propiedad Caption.
Pgina 54
Antes de empezar a trabajar en una base de datos con capacidad multilenguaje, deber establecer el idioma de la aplicacin como Ingls (Estados Unidos). Para ello, haga clic en HERRAMIENTASIDIOMA y seleccione Ingls (Estados Unidos):
En Microsoft Navision, el cdigo bsico est escrito en ingls (Estados Unidos). Esto significa, por ejemplo, que la propiedad Name de un objeto siempre debe estar en ese idioma. El cdigo bsico en ingls (Estados Unidos) incluye, entre otras cosas, lo siguiente: nombres de objetos nombres de campos nombres de funciones y variables comentarios cadenas de opciones nombres de controles
Para obtener ms informacin acerca de cmo desarrollar aplicaciones con capacidad multilenguaje, consulte el manual Application Designer's Guide.
Pgina 55
Demuestre sus conocimientos: tecnologa

1. Diga el nombre de los siete tipos de objetos en C/SIDE.
2. Diga el nombre de los cuatro tipos de tablas en C/SIDE.
3. Qu es codeunit?
4. Explique lo que es C/AL.
5. Cules son las funciones especiales de Microsoft Navision?
6. En qu servidores de base de datos se puede instalar Microsoft Navision?
7. Explique lo que es SIFT.
8. Defina o describa lo siguiente y sus interrelaciones: un registro, un campo, una tabla, una empresa.
9. Describa las caractersticas de Navision Application Server.
10. Describa las caractersticas multilenguaje de Microsoft Navision.
Pgina 56

2.
3.
Pgina 57
Pgina 58
CAPTULO 3: PROCESAMIENTO DE PEDIDOS COMPRAS, PAGOS Y CONTABILIDAD

Informacin general Introduccin al proceso Procesamiento de pedidos de compra Procesamiento de pagos Ajustes de contabilidad
Informacin general
Este captulo abarca la funcionalidad de procesamiento de pedidos de Microsoft Business SolutionsNavision. En l, aprender ms acerca de los diversos pasos de procesamiento de pedidos de compra en Microsoft Navision. A travs de los ejercicios, conseguir familiarizarse ms con el modo en que esta funcionalidad se integra en el programa. En la primera seccin, Introduccin al proceso, aprender a configurar proveedores y productos. Tambin aprender los diversos mtodos de valoracin de existencias dentro de Microsoft Navision, como FIFO y ltimo coste directo. En la segunda seccin, Procesamiento de pedidos de compra, aprender a: Crear un pedido de compra Crear una factura de compra Usar el historial para ver los documentos registrados
Esta seccin no slo permite aprender de primera mano el mtodo para introducir documentos de compra en Microsoft Navision, sino que tambin le permite usar su funcionalidad Historial para ver los resultados de su trabajo. En la tercera seccin, Procesamiento de pagos, se examinar el informe Cuentas por pagar, as como los mtodos para realizar transacciones de pago dentro de Microsoft Navision. Conseguir poner en prctica las diferentes formas de pagar una factura en Microsoft Navision, adems de aprender a imprimir y registrar cheques. La seccin final, Ajustes de contabilidad, le gua en el proceso de correccin de movimientos en un diario de Microsoft Navision. Despus, examinar los resultados de su trabajo utilizando el registro de movimientos.
Pgina 59
Introduccin al proceso
Integracin
Antes de empezar el proceso, tenemos que describir la integracin en Microsoft Navision.
El diagrama anterior pretende representar parte de la integracin en Microsoft Navision. Si piensa usar Existencias, muchas de las transacciones que registre fluirn a travs de ellas. La compra de productos da como resultado un aumento del saldo de Existencias y actualiza Contabilidad con el saldo debido al Proveedor y el aumento de Existencias. El procesamiento de un pedido de venta afecta de forma similar a Existencias y a Contabilidad, adems de producir existencias de productos. Contabilidad funciona como punto de recopilacin de datos para todo el sistema. Muy pocos datos fluyen en sentido contrario. Por supuesto, hay otras interacciones entre los mdulos que no son el de Contabilidad, pero por el momento, si puede entender el diagrama anterior, habr avanzado mucho camino en el objetivo de mejorar su conocimiento del modo fundamental en que Microsoft Navision opera.
Pgina 60

Procesamiento de compras, pagos y contabilidad
El diagrama siguiente es una representacin visual de los pasos del proceso que seguimos en compras y pagos, y los efectos que el proceso tiene en otras reas de la aplicacin.
Para comenzar, cree un proveedor y producto. A continuacin, cree un pedido de compra con el nuevo proveedor y producto. Una vez creado el Pedido compra, registre una recepcin. De este modo, actualiza la cantidad fsica (existencias) en las existencias del producto. A continuacin, registre una factura a partir del pedido. De este modo actualiza la Ficha proveedor con respecto a la responsabilidad y actualiza tambin el plan de cuentas. Las cuentas exactas actualizadas en el plan de cuentas dependen de las opciones de registro seleccionadas en una compaa; en clases posteriores se proporcionar una explicacin ms detallada. Finalmente, emita un pago para el proveedor utilizando la funcionalidad de Microsoft Navision. La emisin del pago actualiza el saldo del proveedor y el que aparece en el plan de cuentas. Ahora, vaya a Microsoft Navision y cree el proveedor y producto, y despus comience el proceso.
Pgina 61
Configuracin de un proveedor y artculo nuevos

Escenario 1: como contable de Cronus Espaa, es responsable de la configuracin de los nuevos productos, proveedores y clientes. Un cliente nuevo le ha pedido una pintura especial que no vende en este momento. De hecho, tiene que localizar a un proveedor a quien pueda comprarle este color en particular: amarillo girasol. En esta seccin, crear el nuevo proveedor y producto, y asociar el segundo al primero. No vamos a definir cada campo de las Fichas proveedor o producto, sino slo los necesarios para procesar y registrar los movimientos de compras, pagos y contabilidad. El nuevo cliente se configurar en el captulo 4.
NOTA: siempre puede encontrar ms informacin acerca de los campos en la Ayuda (F1) o haciendo clic en el botn Qu es esto? y, despus, haciendo clic en el campo en cuestin.
Cambio de la fecha de trabajo

En esta base de datos, todos los registros deben suceder entre noviembre y febrero. 1. Haga clic en HERRAMIENTASFECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana Fecha de trabajo. 2. Escriba 01/01/04. 3. Presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Configuracin del proveedor

En el men Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOSPROVEEDORES. Se abre la ventana Ficha proveedor.
Pgina 62

1. Presione F3 o haga clic en el botn Insertar en la barra de herramientas, para insertar una nueva Ficha proveedor. 2. En el campo N, presione F6 o haga clic en el AssistButton. Se abre la ventana Nos. serie. Los nmeros de serie se configuran cuando se crean nuevas empresas y se usan para permitir la numeracin automtica o manual. Se pueden configurar varios nmeros de serie para cada ficha. En la configuracin de la Ficha producto, ver la configuracin de varios nmeros de serie. En la ventana Nos. serie, observe que hay un nmero inicial y un nmero final. Si se desplaza a la derecha, ver que las dos casillas de verificacin Numeracin genr. y Numeracin manual estn activadas. Esto significa que un usuario puede crear un nmero automticamente (presionando la tecla ENTRAR despus de insertar un registro nuevo) o manualmente (escribindolo) en el campo N. El nmero identifica al proveedor y se usa cuando se realizan registros a partir de un diario o se configuran ofertas, pedidos, facturas y abonos. No puede rellenar los otros campos de la tabla Proveedor hasta que haya especificado un nmero en el campo N. Esto se cumple para todas las fichas (Cuentas, Clientes, Productos, Proyectos, Pedidos, Facturas, Envos, Contratos, etctera). 3. Presione ESC para volver a la Ficha proveedor y presione la tecla ENTRAR para asignar un nmero de entre los nmeros de serie. Si se usa Numeracin manual, puede especificar un valor alfanumrico.
NOTA: no es necesario abrir la ventana Nos. serie cada vez que cree un registro nuevo. Slo abrimos esta ventana para explicar los nmeros de serie.
4. En el campo Nombre, escriba Administracin de fincas ARDA. 5. En el campo Direccin, escriba Travesa Iluminada 1000. 6. En el campo C.P, escriba 46022. 7. Observe que el campo Poblacin est relleno ahora con Valencia. Se ha configurado una combinacin de C.P. y Poblacin que permite a los usuarios escribir (o buscar y elegir) un C.P. o una Poblacin con los que se llenar automticamente el otro campo respectivo. Si no se ha configurado la tabla C.P. y Poblacin, los usuarios tendrn que escribir ambos datos manualmente. 8. En el campo Cd. pas, escriba ES. 9. En el campo Contacto, escriba Sr. Alfredo Fuentes. 10. Haga clic en la pestaa Facturacin.
Pgina 63

11. En el campo Grupo contable negocio, busque la ventana Grupos contables negocio. Haga clic en el indicador de registro en la lnea correspondiente a NACIONAL, haga clic en Aceptar y presione ENTRAR. 12. El campo Grupo registro IVA neg. debe llenarse con NACIONAL. No cambie esto ya que es la configuracin predeterminada de Grupo contable negocio. 13. En el campo Grupo contable proveedor, presione F6 y puesto que en la lista est seleccionado NAC, presione ENTRAR. Asegrese de presionar ENTRAR de nuevo o salga del campo, ya que al hacerlo se escriben sus datos.
NOTA: salga del campo o presione ENTRAR despus de especificar datos en l. As es como se escriben (guardan) los datos en el campo.
14. Haga clic en la pestaa Pagos. 15. En el campo Mtodo liquidacin, deje el valor predeterminado Manual. Aqu puede elegir cmo aplicar el programa las entradas correspondientes a este proveedor. Manual significa que el programa utiliza los pagos solamente para la liquidacin si se especifica un documento. La otra opcin, Por antigedad, significa que si no especifica un documento para que se liquide el pago, el programa liquidar el pago del ms antiguo de los movimientos pendientes del proveedor. 16. En el campo Cod. trminos pago, busque (con F6 o haga clic en el AssistButton) y use la tecla FLECHA ABAJO para seleccionar 7 DAS y presione ENTRAR. El Cd. trminos pago, junto con la Fecha emisin documento, determina cundo espera el proveedor el pago. Cuando se crea un pedido de compra o factura, este cdigo, 7 DAS, ser el predeterminado y se calcular como Fecha vencimiento una siete das posterior a la Fecha emisin documento del pedido o factura. Las pestaas Recepcin e Internacional se rellenarn si necesita la ubicacin o el mtodo de envo predeterminados o si este proveedor tiene una moneda o idioma diferentes a los de su empresa. 17. Cierre la ventana Ficha proveedor. La configuracin de la Ficha proveedor est completa para este escenario. Ahora, cree la Ficha producto.
Pgina 64

Configuracin del producto
En el men Compras, haga clic en INVENTARIO Y VALORACINPRODUCTOS. Se abre la ventana Ficha producto.
1. Presione F3 o haga clic en el botn Insertar para insertar una nueva Ficha producto. 2. En el campo N, busque la ventana Nos. serie. Se han configurado varios nmeros de serie para los nmeros de producto. Puesto que Cronus vende varios tipos de productos, han decidido configurar varios nmeros de serie de modo que el mismo tipo de productos se agrupe conjuntamente. Haga clic en la segunda lnea, PROD2, el nmero de serie de "Pinturas", y haga clic en Aceptar. El campo N debe estar ahora lleno con el valor 70105, ya que ese es el siguiente nmero disponible en los nmeros de serie de "Pinturas". 3. Presione ENTRAR o la tecla TAB para ir al campo Descripcin. Escriba Pintura, amarillo girasol. 4. En el campo Unidad medida base, presione F6 o haga clic en AssistButton. Se abre la ventana Unidades medida producto. Ahora seleccionaremos la Unidad medida base para este producto. Si deseara vender este producto con otra unidad de medida, por ejemplo, cajas en lugar de botes, podramos configurar otras unidades de medida en esta ventana. 5. En el campo Cdigo, presione F6 o haga clic en el AssistButton. Se abre la ventana Unidades medida.
Pgina 65

6. Haga clic en el indicador de registro correspondiente a BT y haga clic en Aceptar. 7. El campo Cdad. por unidad medida se llena con 1. 8. Haga clic en el indicador de registro correspondiente a BT y haga clic en Aceptar. 9. El campo Unidad medida base se llenar ahora con BT. 10. En el campo N estant./ubic., escriba B6. Aqu puede especificar dnde encontrar el producto de las existencias en el almacn. 11. Haga clic en la pestaa Facturacin. 12. En el campo Valoracin existencias, deje FIFO. FIFO significa First-in-First-out, el primero en entrar, es el primero en salir. Con este mtodo, los productos que se compraron primero siempre se venden primero. El mtodo de valoracin de existencias FIFO valora la salida de existencias mediante el valor de la primera entrada de existencias. Puesto que el campo Valoracin existencias determina cmo se calculan los costes y cmo se valoran las existencias, vea la Ayuda con F1 para averiguar ms acerca de las dems opciones. 13. En el campo Coste unitario, escriba 1,40. Este campo contiene el coste unitario ms reciente que se pag por los productos. 14. En el campo ltimo coste directo, escriba 1,40. Este campo contiene el coste unitario ms reciente que se pag por los productos. 15. En el campo Precio venta, escriba 2,70. ste es el precio de venta del producto, en la divisa local (DL). 16. Observe que el campo % Bf bruto est relleno ahora. Este campo se calcula automticamente en funcin de la seleccin efectuada en el campo Clculo precio/bf bruto. La seleccin actual Beneficio=Precio-Coste calcula el Bf bruto en funcin del Precio venta el Coste unitario. 17. En el campo Grupo contable producto, busque (con F6 o con el AssistButton) la ventana Grupos contables productos y haga clic en el indicador de registro correspondiente a MERCADERA. Haga clic en Aceptar y presione ENTRAR. 18. En el campo Grupo registro IVA prod. debe aparecer VAT16. No cambie esto ya que es la configuracin predeterminada de Grupo contable producto.
Pgina 66

19. En el campo Grupo contable existe., presione F6, haga clic en el indicador de registro correspondiente a MERCADERA y haga clic en Aceptar. Asegrese de presionar ENTRAR de nuevo o salga del campo, ya que al hacerlo se escriben sus datos. 20. Haga clic en la pestaa Reposicin. 21. En el campo Sistema reposicin, deje Compra. Puesto que estamos comprando este producto y no fabricndolo (Orden produccin), lo dejaremos como Compra. 22. En el campo N proveedor, presione F6 para abrir la Lista de proveedores y seleccione el proveedor que cre en la seccin anterior: Administracin de fincas ARDA. Presione ENTRAR dos veces. 23. No es necesario rellenar las otras pestaas en este momento. Cierre la ventana Ficha producto. La configuracin de la Ficha producto est completa para este escenario.
Pgina 67
Demuestre sus habilidades: creacin de un producto y proveedor

Escenario: como agente de compras de Cronus Espaa S.A., es responsable de configurar nuevos productos y nuevos proveedores. Un cliente ha solicitado dos productos y de uno de ellos no hay existencias en la compaa. Tiene que crear un nuevo producto y un nuevo proveedor que lo suministre. Use la tabla siguiente para crear el nuevo producto y proveedor: N Descripcin Unidad medida base Valoracin existencias Coste unitario ltimo coste directo Clculo precio/bf bruto Precio venta Grupo contable producto Grupo registro IVA prod. Grupo contable existe. Sistema reposicin N Nombre Direccin C.P. Poblacin N telfono Contacto Grupo contable negocio Grupo registro IVA neg. Grupo contable proveedor Mtodo liquidacin Cd. trminos pago Cd. forma pago Cd. almacn Cd. condiciones envo 80301 Mouse USB UDS FIFO 11,50 11,50 Beneficio=Precio-Coste 14,375 MERCADERA IVA16 MERCADERA COMPRA 40101 Muebles Lido. Calle de los artesanos 51 20001 San Sebastin 23159799 Sr. Pedro Gutirrez NACIONAL NACIONAL NAC MANUAL 1M(8D) CHEQUE AZUL CAF(coste, seguro y flete)
Pgina 68

Todos los niveles de conocimientos
Sus tareas son las siguientes: 1. Cree un producto y proveedor con la informacin proporcionada anteriormente. 2. Vea las fichas del proveedor y el producto recin creados.
Necesita ayuda?
Vaya a COMPRASINVENTARIO Y VALORACINPRODUCTOS. Cree una nueva ficha de producto. Use los datos anteriores para rellenar la ficha de producto. Vaya a COMPRASPROCESAMIENTO DE PEDIDOSPROVEEDORES. Cree una nueva ficha de proveedor. Use los datos anteriores para rellenar la ficha de proveedor.
Pgina 69
Procesamiento de pedidos de compra

Escenario 2: como contable de Cronus Espaa, tambin es responsable de las compras. El cliente ha solicitado la pintura Amarillo girasol y usted ha recibido una llamada telefnica del departamento de ventas para preguntarle si podra realizar el pedido de 100 botes de pintura. Tambin le han sugerido que pida 200 botes para conservarlos en stock ya que ste ser un cliente habitual. Habr un pedido pendiente de modo que ser necesaria una recepcin parcial. En esta seccin, crear el pedido de compra para la pintura Amarillo girasol para el proveedor Administracin de fincas ARDA. No definiremos cada campo del pedido de compra sino slo los necesarios para su procesamiento y registro.
Creacin de un pedido de compra

En el men Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOSPEDIDOS. Se abre la ventana Pedido compra.
La ventana Pedido compra contiene una seccin de cabecera (superior) y una seccin de lneas (al final). 1. Manteniendo el cursor en la cabecera, presione F3 para insertar un nuevo Pedido compra. 2. Presione ENTRAR para asignarle automticamente un N.
Pgina 70

3. En el campo Compra a-N proveedor, abra (presione F6 o haga clic en el AssistButton) en la Lista de proveedores. Busque el proveedor que cre en la seccin anterior: N P00010, Administracin de fincas ARDA y presione ENTRAR dos veces. Observe que algunos de los campos de la cabecera estn ahora rellenos con la informacin que especific en la Ficha proveedor. Los datos de estos campos pueden cambiarse aqu, por ejemplo, se puede cambiar el nombre Compra a-Atencin si la persona con la que habl cuando pidi este producto no era el contacto de la Ficha proveedor. Si realiza cambios aqu, no afecta a la ficha Proveedor; estos cambios permanecern con este pedido en particular. 4. Tome nota de la Fecha emisin docume.. Haga clic en la pestaa Facturacin y anote la fecha del campo Fecha vencimiento. Recuerde que la Fecha emisin docume. y el Cd. trminos pago determinan la fecha de vencimiento. Puesto que configuramos este proveedor con plazos de siete das, la fecha de vencimiento ser siete das posterior a la de emisin del documento. En este caso, 01/08/04. Vuelva a la pestaa General. 5. Haga clic en la seccin de lneas.
RECUERDE: si prefiere usar el teclado, puede utilizar la tecla FLECHA ABAJO para llegar a la seccin de lneas del pedido de compra. Para volver a la cabecera, presione CTRL + FLECHA ARRIBA.
6. El primer campo es Tipo. Presione F6 para ver la lista de opciones. Puesto que vamos a comprar un producto, seleccione Producto en la lista. 7. Presione el tabulador o ENTRAR para ir al campo N. Puesto que en el campo Tipo se seleccion Producto, este campo representa el nmero de producto. Presione F6 para buscar en la lista de productos. Busque el producto que cre en la seccin anterior: Pintura, amarillo girasol. Presione ENTRAR dos veces. 8. Observe que el campo Descripcin est ahora relleno con Pintura, amarillo girasol, que es la descripcin de la Ficha producto. El campo Descripcin se puede modificar. 9. En el campo Cd. almacn, presione F6 para abrir la ventana Lista de almacenes. Haga clic en la lnea correspondiente a AZUL y haga clic en Aceptar. Presione ENTRAR. El campo Cd. almacn contiene el cdigo correspondiente al almacn donde se almacenarn los productos de la lnea. 10. En el campo Cantidad, escriba 200. Es el nmero de productos que pide de este proveedor.
Pgina 71

11. Observe que el campo Coste unit. directo excl. IVA se ha llenado con la cantidad Coste unitario de la Ficha producto. Observe tambin que el campo Importe lnea excl. IVA calculaba el valor de Cantidad * Coste unit. directo excl. IVA (200 * 1,40). Si fuera a cambiar los valores de los campos Cantidad o Coste unit. directo excl. IVA, el campo Importe lnea excl. IVA se volvera a calcular automticamente. Si fuera a cambiar el campo Importe lnea excl. IVA, el campo % Descuento lnea calculara un porcentaje segn este cambio. 12. Haga clic en PEDIDOESTADSTICAS (F9). Se abre la ventana Estadsticas Pedido compras. Puede usar esta ventana para obtener un resumen de un pedido de compra. La ventana muestra informacin detallada acerca del pedido especfico y las cantidades que se facturarn y recibirn. La pestaa General muestra informacin referente a todo el pedido de compra. La pestaa Facturacin muestra informacin acerca de la cantidad de productos que se van a facturar. La pestaa Envo muestra informacin acerca de la cantidad de productos que se van a recibir. La pestaa Proveedor muestra el saldo actual de los proveedores. Observe que ahora mismo todas las pestaas, excepto la pestaa Proveedor, muestran la misma informacin. Volveremos a esta ventana en breve. Presione ESC para volver al pedido. 13. Vaya al campo Cantidad a recibir en las lneas. El campo se ha actualizado con el valor de Cantidad. Cambie este valor por 75. Observe que el campo Cdad. a facturar tambin se actualiza a 75. Borre el campo Cdad. a facturar. Vamos a hacer una recepcin parcial primero. Los campos Cantidad. a recibir y Cdad. a facturar se usan en el proceso de recepcin y facturacin. Si parte de su pedido de pintura est pendiente pero recibi el envo disponible, podra introducir la cantidad recibida en el campo Cantidad. a recibir y, despus, registrar la recepcin para ajustar las existencias. El campo Cdad. a facturar se usa para determinar lo que se debe facturar de la lnea. Este campo slo se usa al registrar pedidos. Cada vez que se actualice el campo Cantidad y registre un pedido, el programa sugerir automticamente facturar la cantidad que an no se haya facturado. Por lo general, un pedido se factura cuando se recibe la factura correspondiente del proveedor. En ese momento, la cantidad que hay que facturar se introducira en el campo Cdad. a facturar y, despus, se registrara. Una vez que el pedido se registra, se crea un histrico de facturas de compra, que tambin crea un pago en la contabilidad.
NOTA: nunca se puede facturar ms de lo que se ha recibido.
Pgina 72

Estos dos procesos se pueden realizar simultneamente si se introduce la cantidad recibida tanto en el campo Cantidad. a recibir como en el campo Cdad. a facturar. 14. Haga clic en F9 para abrir la ventana Estadsticas Pedido compras. La pestaa General sigue mostrando las cantidades totales del pedido. Ahora, haga clic en la pestaa Facturacin y observe que no se muestra ningn valor. Esto se debe a que borr el campo Cdad. a facturar en el pedido. Haga clic en la pestaa Envos y observe que aparece la recepcin parcial. Presione ESC para volver al pedido. 15. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). Aparecer la siguiente ventana:
16. De forma predeterminada, es Recibir y facturar pero, puesto que slo estamos recibiendo esto, haga clic en Recibir y, despus, en Aceptar. El campo Cantidad a recibir est relleno ahora con 125, el campo Cantidad recibida est relleno con 75 y el campo Cdad. a facturar est relleno con 200. Puesto que registramos una recepcin parcial de 75, el campo Cantidad recibida muestra la cantidad de la recepcin registrada: la cantidad recibida en las existencias. Seguimos teniendo que recibir 125 ms, de modo que el campo Cantidad a recibir muestra esa cantidad: la cantidad que queda por recibir. Y no hemos facturado este producto an, por lo que el campo Cdad. a facturar muestra la cantidad total del pedido que no se ha facturado, que es 200. En este momento, si deseara registrar una factura para la recepcin parcial, borrara el campo Cantidad a recibir, cambiara el valor del campo Cdad. a facturar por 75 y despus registrara la factura. Escenario 3: ha pasado un tiempo y los productos pendientes han sido enviados a su almacn AZUL. Ahora, tiene que recibir estos productos y facturar todo el pedido de compra. 1. Pero, en primer lugar, haga clic en F9 para abrir la ventana Estadsticas Pedido compras. La pestaa General sigue mostrando las cantidades totales del pedido. Ahora, haga clic en la pestaa Facturacin y observe que los valores coinciden con la pestaa General puesto que est facturando todo el pedido. Haga clic en la pestaa Envo y observe que aparecen los valores de la recepcin parcial. Presione ESC para volver al pedido.
Pgina 73

2. En la cabecera, vaya al campo Fecha registro y cambie la fecha por 05/01/04. Como est recibiendo y facturando en una fecha diferente, tiene que hacer que Fecha registro se corresponda con la fecha en que recibimos y facturamos los productos. Puede apreciar que Fecha emisin docume. tambin cambi. Recuerde que esta fecha determina parcialmente la fecha de vencimiento. En general, la fecha de emisin del documento debe ser la misma que la de la factura de los proveedores. No cambie la fecha para este escenario, pero observe que Fecha de vencimiento es ahora 12/01/04. 3. En el campo N factura proveedor, escriba 9467725. Se trata del nmero de factura de los proveedores, que suele encontrarse en la factura que le envan. Un pedido de compra no se puede registrar sin un nmero de factura de proveedor. 4. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). Se abre la ventana Registro. Recibir y facturar es el valor predeterminado. Haga clic en Aceptar. El pedido se ha recibido y facturado por completo. Puede observar que el pedido desapareci y que ahora est viendo un pedido diferente. Esto sucede porque, cuando ha recibido y facturado completamente un pedido en Microsoft Navision, se convierte en un documento registrado. Las facturas registradas pueden encontrarse en el men Compras haciendo clic en
HISTORIALHISTRICO FACTURAS.
Cuando se abra la ventana Lista hist. facturas compra, presione F5 o haga clic en el botn Lista, para mostrar todas las facturas registradas. Generalmente, la ltima factura contabilizada est en la parte inferior de la lista, a menos que para las facturas se usen varios nmeros de serie. En este caso, desplcese hasta el final de la lista (CTRL + AV PG). Cuando encuentre la factura, haga clic en la lnea y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar. Los documentos registrados no se pueden modificar pero puede imprimirlos varias veces. Cierre las ventanas Histrico facturas compra y Pedido compra.
Movimientos de proveedores
Vaya a la ficha Proveedor para ver los movimientos efectuados. 1. Haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOSPROVEEDORES. Se abre la ventana Ficha proveedor. 2. Presione F5 o haga clic en el botn Lista para mostrar la Lista de proveedores. Busque el proveedor P00010 Administracin de fincas ARDA, haga clic en la lnea y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Pgina 74

3. Haga clic en PROVEEDORMOVIMIENTOS. Se abre la ventana Movs. proveedores:
Observe que el campo N documento externo est relleno con el N factura proveedor que especific en el pedido de compra. Todo el importe de la factura aparece en los campos Importe inicial, Importe e Importe pendiente. Una vez que todo el pago se haya registrado y liquidado, el Importe pendiente ser 0. Desplcese a la derecha y haga clic en el campo Fecha vencimiento. Al principio, parece que este campo no se puede modificar, pero si presiona F2, ver que puede modificarlo. Microsoft Navision permite modificar las fechas de vencimiento, fechas de descuento e importes de descuento. No cambie la Fecha vencimiento, djela como 08/01/04. Cierre las ventanas Movs. proveedores y Ficha proveedor.
Ficha producto y Movs. productos

Ahora, examinaremos las ventanas Ficha producto y Movs. productos. 1. En el men Compras, haga clic en INVENTARIO Y VALORACIN PRODUCTOS. Se abre la ventana Ficha producto. 2. Presione F5 o haga clic en el botn Lista para mostrar la Lista de productos. Busque Producto Pintura, amarillo girasol, haga clic en la lnea y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en la pestaa Facturacin. 4. El campo Coste promedio (DL) ahora est relleno con un valor. Este campo se rellen automticamente cuando registr el pedido de compra. Este campo se actualizar siempre que se registre actividad de este producto.
Pgina 75

5. Haga clic en PRODUCTOMOVIMIENTOSMOVIMIENTOS. Se abre la ventana Movs. productos:
Hay dos movimientos de productos: uno para cada recepcin que se registr. 6. Haga clic en la primera lnea y en MOVIMIENTOMOVS. VALOR. Se abre la ventana Movimientos de valor:
Hay dos lneas de Movimientos de valor: una para la recepcin y otra para la factura. Las dos lneas se pueden distinguir mirando los campos Cantidad mov. producto y Cantidad facturada. La lnea Recepcin tendr un valor en el campo Cantidad mov. producto pero no en el campo Cantidad facturada. En la lnea Factura la informacin aparecer al contrario: el campo Cantidad facturada tendr una cantidad mientras que el valor del campo Cantidad mov. producto ser 0. Adems, las lneas tendrn nmeros de documentos diferentes.
Pgina 76

Los movimientos de valor son importantes porque capturan toda la actividad que constituye el importe metlico mostrado en las lneas de Mov. productos. Este grado de detalle hace que sea muy fcil auditar los costes asignados a los productos en Microsoft Navision. 7. Vuelva de nuevo a la ventana Movs. productos. 8. Haga clic en la segunda lnea y en MOVIMIENTOMOVS. VALOR. Se abre la ventana Movimientos valor. Esta ventana muestra una nica lnea, con cantidades en los campos Cantidad mov. producto y Cantidad facturada. Estos campos estn ambos rellenos porque usted registr la recepcin y factura simultneamente (con la opcin de registro Recibir y facturar, durante el registro final del pedido de compra. Aprender ms acerca de los movimientos de productos y de los movimientos de valores en cursos posteriores. 9. Cierre las ventanas Movimientos valor, Movs. productos y Ficha producto.
Pgina 77
Demuestre sus habilidades: creacin de un pedido de compra

Escenario: como agente de compras de Cronus Espaa, S.A., tiene que crear un pedido de compra para adquirir dos productos. Use los datos siguientes para crear el pedido de compra: N Compra a-N proveedor N Descripcin Cd. almacn Cantidad del producto n 80216 Cantidad del producto n 80301 Cod. unidad medida Asignado por el sistema 40101 80216 y 80301 Cable Ethernet y mouse USB AZUL 6 12 UDS

Sus tareas son las siguientes: 1. Con la informacin proporcionada anteriormente, cree un pedido de compra. 2. Compruebe el coste unitario directo de ambos productos.
Necesita ayuda?
Vaya a COMPRASPROCESAMIENTO DE PEDIDOSPEDIDOS. Cree un nuevo pedido de compra. Use los datos anteriores para rellenar la ventana del pedido de compra.
Pgina 78
Demuestre sus habilidades: recepcin y facturacin de un pedido de compra

Escenario: como agente de compras de Cronus Espaa, S.A., es responsable de comprar productos. Ha creado, impreso y enviado por correo electrnico un pedido de compra al proveedor que le suministra. Ahora, los productos relacionados en el pedido de compra han llegado al muelle del almacn. Puede recibir y facturar totalmente este pedido. Use los datos siguientes para recibir y facturar los productos: N Compra a N proveedor N Descripcin Cd. almacn Cantidad del producto n 80216 Cantidad del producto n 80301 N factura proveedor Nmero asignado previamente por el sistema 40101 80216 y 80301 Cable Ethernet y mouse USB AZUL 6 12 LHF-10021

Sus tareas son las siguientes: 1. Con la informacin proporcionada anteriormente, reciba y facture el pedido de compra relacionado. 2. Compruebe que las cantidades que se van a recibir son las correctas. 3. Compruebe que las cantidades que se van a facturar son las correctas. 4. Reciba y facture el pedido.
Necesita ayuda?
Vaya a COMPRASPROCESAMIENTO DE PEDIDOSPEDIDOS. Rellene el campo N factura proveedor. Haga clic en el botn Registro y reciba y facture el pedido.
Pgina 79

Creacin de una factura de compra
Los pedidos de compra, as como los de venta, suelen usarse para las transacciones que tienen que ver con las existencias. Mientras registra un producto en una factura de compra, pierde la funcionalidad de recepcin. Las facturas de compra se suelen usar para las transacciones que implican actividad de contabilidad. Tambin suelen usarse con ms frecuencia en facturas para servicios pblicos y otras facturas que recibe de proveedores que no afectan a las existencias. Escenario 4: como contable de Cronus Espaa, tambin es responsable de registrar las facturas por servicios. La factura de franqueo ha llegado y tiene que registrarla en Microsoft Navision. El nmero de proveedor es 10000, Mensajera Madrid; la fecha de la factura es 01/01/04; el nmero de factura es 88574; el importe es 365,32 (DL); y tiene que registrarse en la cuenta de franqueo. Pero, en primer lugar, debe cambiar la fecha de trabajo para demostrar mejor la funcionalidad. 1. Haga clic en HERRAMIENTASFECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana Fecha de trabajo. 2. Escriba 15/01/04 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar. 3. En el men Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS FACTURAS. Se abre la ventana Factura compra.
4. Presione F3 para insertar una nueva factura de compra. 5. Presione ENTRAR para asignarle automticamente un N.
Pgina 80

6. En el campo Compra a-N proveedor, escriba 10000 y presione ENTRAR. La cabecera se rellenar con los datos de Mensajera Madrid. 7. Deje la Fecha registro como 01/15/04 pero, en el campo Fecha emisin documento, cambie la fecha por la de facturacin: 01/01/04. La Fecha vencimiento se basar ahora en la de facturacin, no en la de registro. 8. En el campo N factura proveedor, escriba 88574. Al igual que el pedido, una factura de compra no se puede registrar sin un N factura proveedor. Presione ENTRAR y le llevar a la seccin de lneas. Si no, haga clic en las lneas. 9. En el campo Tipo, presione F6 para mostrar las opciones. Puesto que estamos realizando el registro en una cuenta contable, haga clic en Cuenta y presione ENTRAR. 10. En el campo N, presione F6 para buscar en la Lista de cuentas. Busque la cuenta de franqueo: 8240 y presione ENTRAR dos veces. Puesto que en el campo Tipo se seleccion Cuenta, este campo representa el nmero de cuenta. 11. En el campo Cantidad, escriba 1. Puesto que est especificando un importe completo, no hay ningn motivo para dividir las cantidades. 12. En el campo Coste unit. directo excl. IVA, escriba 365,32. 13. Desplcese a la derecha y observe que los campos Cantidad. a recibir y Cdad. a facturar no existen. De nuevo, esto se debe a que ste no es un documento de recepcin. 14. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). Aparecer un mensaje para preguntar si desea registrar la factura. Haga clic en S. Ahora que esta factura est registrada, puede observar que ha desaparecido de la ventana Factura compra. Al igual que con el pedido de compra, cuando se registra la factura de compra, se convierte en una factura contabilizada. Las facturas registradas pueden encontrarse en el men Compras haciendo clic en HISTORIALHISTRICO FACTURAS. Como se indic anteriormente, los documentos registrados no se pueden modificar pero puede imprimirlos varias veces. Cierre las ventanas Histrico facturas compra y Factura compra.
Pgina 81
Demuestre sus habilidades: registro de gastos de mantenimiento de automviles

Escenario: en Cronus Espaa S.A., es el responsable de pagar las cuentas y de registrar y pagar los gastos. Ha recibido una factura de Importaciones S.A. en concepto de servicios normales de mantenimiento de automviles. Tiene que registrar este gasto para pagarlo. Use los datos siguientes para introducir el gasto: N Compra a-N proveedor Compra a-Nombre Fecha registro Nfactura proveedor Tipo N Descripcin Importe Nmero asignado por el sistema 44127914 Importaciones S.A. 14/01/04 LP-45002 Cuenta 8530 Reparaciones y mantenimiento 132,94

Sus tareas son las siguientes: 1. Con la informacin proporcionada anteriormente, registre este gasto para pagarlo. 2. Registre la factura.
Necesita ayuda?
Vaya a COMPRASPROCESAMIENTO DE PEDIDOSFACTURAS. Rellene el campo N factura proveedor. Cambie la Fecha registro. Vaya al botn Registro.
Pgina 82
Procesamiento de pagos
En esta seccin, ejecutar el informe Antigedad pagos e imprimir y registrar cheques. No definiremos cada campo del formulario de solicitud de informe o del formulario Proponer pagos a proveedores. Para obtener ms informacin acerca de los dems campos, use la ayuda con F1. Escenario 5: como contable de Cronus Espaa, tambin es responsable de ejecutar el informe Antigedad pagos antes de imprimir los cheques de los proveedores. Ejecute el informe para todos los proveedores, vencido desde 31/01/2004, vencido en la fecha de vencimiento, con un periodo de un mes e imprima los detalles.
Ejecucin del informe Antigedad pagos

PAGOS. Se
En el men Gestin financiera, haga clic en PAGOSINFORMESANTIGEDAD abre la ventana Antigedad pagos. 1. La pestaa Proveedor le permite filtrar el informe con los campos de la tabla Proveedor. El campo N de esta pestaa representa el N proveedor. Puesto que va a ejecutar el informe de todos los proveedores, no escriba nada en el campo N.
NOTA: se dio cuenta de que la pestaa se denomina Proveedor? Si hubiera sido un informe de cliente, esta pestaa se habra denominado Cliente. La tabla desde la que se ejecuta el informe suele proporcionar el nombre de la primera pestaa.
2. Haga clic en la pestaa Opciones.
Pgina 83

3. En el campo Vencido desde, escriba 31/01/2004. Esta fecha determina el modo en que se calcular la antigedad. 4. En el campo Antigedad por, mantenga seleccionada Fecha vencimiento. En esta rea, debe seleccionar si la caducidad se calcular a partir de la fecha de vencimiento de la factura, la fecha de registro o la fecha del documento. 5. En el campo Longitud periodo, escriba 1M. Esto determina el periodo de antigedad, en este caso, de un mes. 6. Active la casilla de verificacin Imprimir detalles. Al hacerlo, se agregan lneas al informe para las facturas pendientes de cada proveedor. Si este campo no se activa, los importes de la factura se resumirn en una lnea para cada proveedor. 7. Haga clic en Vista preliminar. 8. Eche un vistazo al informe. Observe que el vencimiento de la factura que registr para Mensajera Madrid es este mes. Vaya a la pgina siguiente y busque el proveedor Administracin de fincas ARDA. Esta factura vence tambin este mes. 9. Cierre la ventana Vista preliminar.
Pagar al proveedor
Escenario 6: estamos a finales de mes. Como contable de Cronus Espaa, es momento de imprimir los cheques de los proveedores. Pagar la factura de compra correspondiente a la pintura del proveedor P00010: Administracin de fincas ARDA. Pero, en primer lugar, debe cambiar la fecha de trabajo para demostrar mejor la funcionalidad. 1. Haga clic en HERRAMIENTASFECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana Fecha de trabajo. 2. Escriba 28/01/04 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Pgina 84

3. En el men Gestin financiera, haga clic en PAGOSDIARIOS DE PAGOS. Se abre la ventana Diario pagos.
4. En el campo Nombre seccin, mantenga seleccionado BANCO. 5. Haga clic en PAGOSPROPONER PAGOS A PROVEEDORES. Se abre la ventana Proponer pagos a proveedores. Como vio en la seccin de informe, la primera pestaa del formulario de solicitud se usa para filtrar los campos de esa tabla. De nuevo, lo que ve aqu es la tabla Proveedor. Puesto que desea mirar los movimientos correspondientes a Administracin de fincas ARDA, filtrar la lista por N proveedor. 6. En el campo N, escriba P00010.
Pgina 85

7. Haga clic en la pestaa Opciones.
8. En el campo Ult. fecha pago, escriba 31/01/2004. 9. En el campo Fecha registro, deje la fecha de trabajo de 01/28/04. 10. En el campo Tipo. contrapartida, haga clic en el AssistButton y en Banco. 11. En el campo Cta. contrapartida, haga clic en el AssistButton, haga clic en BO-INV y haga clic en Aceptar. 12. En el campo Tipo pago por banco, haga clic en el AssistButton y en Cheque automtico. Al seleccionar Cheque automtico, Microsoft Navision crea un cheque automtico para imprimirlo; de lo contrario, si slo necesita registrar un cheque escrito a mano en el sistema, debe seleccionar Cheque manual. 13. Haga clic en Aceptar. 14. El diario de pagos debera mostrar una lnea, as como un mensaje que indique que ha creado lneas sugeridas de pago a proveedores para todas las divisas. Haga clic en Aceptar.
NOTA: al ejecutar el proceso Proponer pagos a proveedores, es frecuente que varias lneas se aadan en el diario de pagos. Puede eliminar las lneas que no desea pagar seleccionndolas y presionando F4. SLO se quitan de este diario de pagos en particular y se pueden sugerir de nuevo.
15. Presione la tecla FLECHA ARRIBA para ir a la primera lnea. Observe que la Fecha registro es la fecha de trabajo y que el campo Importe est relleno con la cantidad de la factura de compra: 350,00.
Pgina 86

16. Desplcese sobre el campo Liq. por n documento. Presione F6 para abrir la ventana Movs. pendientes proveedor. 17. En las lneas, haga clic en la primera lnea y haga clic en Navegar. En la ventana Navegar, mantenga seleccionado Histrico facturas compra y haga clic en Mostrar. En la ventana Lista hist. facturas compra, haga clic en la primera lnea y, despus, en la FACTURAFICHA. Aparece el Histrico facturas compra que cre para la pintura. 18. Presione ESC cuatro veces para volver a Diario pagos. 19. Haga clic en PAGOSIMPRIMIR CHEQUE. Se abre la ventana de formulario de solicitud Cheque. 20. No cambie los filtros establecidos en la pestaa Ln. diario general. 21. Haga clic en la pestaa Opciones.
22. En el campo Banco, presione F6, haga clic en la lnea BO-INV y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar. Presione ENTRAR. 23. El campo lt. n cheque se llenar automticamente con el valor del mismo campo de la ficha Cuenta. 24. Active la casilla de verificacin Un cheque por proveedor y n documento. Al activar esta casilla, aparece un cheque por proveedor para cada nmero de cheque. 25. Haga clic en Imprimir. 26. En la ventana del cuadro de dilogo Cheque: Imprimir, compruebe que Microsoft Navision seala a la impresora correcta y haga clic en Aceptar.
NOTA: si no desea imprimir un cheque real para este ejercicio, active la casilla de verificacin Imprimir a un archivo en la ventana del cuadro de dilogo Cheque. Imprimir y haga clic en Aceptar. Se abrir la ventana Imprimir a un archivo. Escriba un nombre de archivo y haga clic en Aceptar.
Pgina 87

27. Ahora aparece una segunda lnea en el diario de pagos. sta es la lnea de saldo del banco. 28. Observe que el campo N documento en ambas lneas est relleno con el nmero de cheque que se rellen automticamente en la pestaa Opciones de la ventana Cheque. 29. Haga clic en la segunda lnea y observe que en los campos Saldo y Saldo total de la esquina inferior derecha aparece un cero ("0"). Esto indica que este diario est cuadrado y se puede registrar; no se pueden registrar los diarios que no cuadran. 30. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar las lneas del diario. Haga clic en S. 31. El diario de pagos se ejecuta durante el proceso de registro y, despus, cuando se completa, aparece un mensaje que indica que las lneas se registraron correctamente. Haga clic en Aceptar. 32. No cierre la ventana Diario pagos.
Especificacin manual de una lnea del diario de pagos

En lugar de ejecutar el proceso Proponer pagos a proveedores, puede especificar manualmente las lneas de pago. Escenario 7: la factura de franqueo de Mensajera Madrid (N de proveedor 10000) est pendiente de pago. Decide especificar manualmente la lnea en lugar de usar el proceso Proponer pagos a proveedores. 1. Con la misma seccin BANCO, haga clic en la lnea vaca del diario de pagos. 2. Deje la Fecha registro como 01/28/04. 3. En el campo Tipo documento, deje Pago. 4. Borre el campo N documento. 5. En el campo Tipo mov., presione F6 y haga clic en Proveedor. 6. En el campo N cuenta, escriba 10000. 7. En el campo Liq. por n documento, presione F6 para abrir la ventana Movs. pendientes proveedor. 8. Observe que hay varias lneas de movimientos. Todos los movimientos pendientes para este proveedor aparecen en las lneas de detalle. El movimiento de la ltima lnea es la factura de franqueo que tiene que pagar. Haga clic en esa lnea y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Pgina 88

9. Observe que el campo Liq. por tipo documento es Factura y que el campo Liq. por n documento es el mismo que el nmero de documento del histrico de facturas de compra. El campo Importe se ha rellenado automticamente con el importe del histrico de facturas de compra. 10. En el campo Tipo pago por banco, escriba C y presione la tecla FLECHA ABAJO. Observe que en el campo aparece ahora Cheque automtico. En los campos de opciones, puede escribir la seleccin en lugar de usar la funcin de anlisis.
RECUERDE: algunas listas de opciones pueden contener palabras que comiencen con las mismas letras de forma que debe comprobar siempre su seleccin antes de continuar. La mayor parte de los campos de Microsoft Navision le permiten escribir datos en lugar de buscar en las tablas o profundizar en los mens. Si conoce la informacin, puede escribirla en los campos directamente. Si los datos no existen o son incorrectos, aparecer un error, lo que le da la oportunidad de hacer otra seleccin en la tabla o la lista.
11. Haga clic en PAGOSIMPRIMIR CHEQUE. Se abre la ventana Cheque. 12. No cambie los filtros establecidos en la pestaa Ln. diario general. 13. Haga clic en la pestaa Opciones. 14. Observe que se conserva la configuracin seleccionada en el ltimo escenario en el que se imprima un cheque. No cambie lo siguiente: Banco Ult. n cheque Un cheque por proveedor y n documento 15. Haga clic en Imprimir. 16. En la ventana del cuadro de dilogo Cheque: Imprimir, compruebe que Microsoft Navision seala a la impresora correcta y haga clic en Aceptar.
NOTA: si no desea imprimir un cheque real para este ejercicio, active la casilla de verificacin Imprimir a un archivo en la ventana del cuadro de dilogo Cheque: Imprimir y haga clic en Aceptar. Se abrir la ventana Imprimir a un archivo. Escriba un nombre de archivo y haga clic en Aceptar.
BO-INV 200 (si es otro, an as no lo cambie) S (activado)
17. Ahora aparece una segunda lnea en el Diario pagos. sta es la lnea de saldo del banco.
Pgina 89

18. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar las lneas del diario. Haga clic en S. 19. El diario de pagos se ejecuta durante el proceso de registro y, despus, cuando se completa, aparece un mensaje que indica que las lneas se registraron correctamente. Haga clic en Aceptar. 20. Cierre la ventana Diario pagos.
NOTA: es posible registrar un pago a un proveedor sin aplicar el pago a una factura. Para hacer esto, configurara el Diario pagos como se mostr anteriormente pero dejara en blanco los campos Liq. por tipo documento y Liq. por n documento. Estos tipos de entradas se pueden aplicar posteriormente con la funcionalidad en la ventana Movs. proveedores.
Movimientos de proveedores
Vaya a la ficha Proveedor para ver los movimientos efectuados en los dos ltimos escenarios. 1. En el men Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS PROVEEDORES. Se abre la ventana Ficha proveedor. 2. Busque el proveedor P00010 (Administracin de fincas ARDA). 3. En la ficha General, observe que el valor del campo Saldo (DL) es 0. 4. En el campo Saldo (DL), presione F6 para ir a Movs. proveedores. Se abre la ventana Movs. proveedores. 5. Hay dos movimientos ahora: uno para la factura y otro para el pago. El campo Tipo documento muestra el tipo de movimiento. 6. Desplcese a la derecha. Observe que el valor del campo Importe pendiente es 0 y que la casilla de verificacin Pendiente est vaca para ambas lneas. 7. Vuelva a la Ficha proveedor. 8. Busque el proveedor 10000 (Mensajera Madrid). 9. En el campo Saldo (DL), presione F6 para ir a Movs. proveedores. Se abre la ventana Movs. proveedores. 10. Desplcese hasta el final de la lista para ver los movimientos Factura y pago. 11. Al igual que con el proveedor P00010, el campo Importe pendiente es 0 y la casilla de verificacin Pendiente est vaca para ambas lneas.
Pgina 90

12. Con el indicador de registro en Lnea pago (Tipo documento = Pago), haga clic en MOVIMIENTOLIQUIDADO POR MOVS. Se abre la ventana Movs. proveedores liquidados. Esta ventana indica que el pago se ha aplicado a la factura. Si el pago se hubiera aplicado a otros movimientos (facturas y/o abonos), tambin se mostraran en esta ventana. 13. Cierre las ventanas Movs. proveedores liquidados, Movs. proveedores y Ficha proveedor.
Pgina 91
Demuestre sus habilidades: pago de los gastos de mantenimiento de automviles

Escenario: en Cronus Espaa S.A., es el responsable de pagar las cuentas y tiene que pagar los gastos. Ha registrado la factura de Importaciones S.A. en concepto de servicios de mantenimiento de automviles y ahora tiene que pagarla. Imprimir (en un archivo) y registrar el cheque. En Proponer pagos a proveedores, use los datos siguientes para introducir el pago: Nombre seccin N (pestaa Proveedor) Pestaa Opciones: Ult. fecha pago Fecha registro Tipo contrapartida Cta. contrapartida Tipo pago por banco 31/01/2004 31/01/2004 Banco BO-INV Cheque automtico BANCO 44127914

Sus tareas son las siguientes: 1. Use la informacin proporcionada anteriormente y, despus, use la funcionalidad Proponer pagos a proveedores. 2. Imprima el cheque en un archivo. 3. Registre el diario de pagos.
Necesita ayuda?
Vaya a GESTIN FINANCIERAPAGOSDIARIOS DE PAGOS. Rellene la informacin de Proponer pagos a proveedores con la informacin anterior. Vaya al botn Pagos.
SUGERENCIA: recuerde usar el banco BO-INV e imprima un cheque por cada proveedor y nmero de documento.
Imprima el cheque en el archivo. Vaya al botn Registro.
Pgina 92
Ajustes de contabilidad
La ventana Diario general sirve para registrar transacciones en cuentas contables, bancarias, de cliente, de proveedor, de activos fijos y de empresas vinculadas. En los diarios generales, se introduce la informacin correspondiente a la transaccin, como la fecha de registro, el importe y las cuentas que desea utilizar para el registro. La informacin que introduzca en el diario es temporal y se puede cambiar si no lo ha registrado. Una vez registrado un diario, estar vaco y las transacciones se registrarn en las cuentas individuales. Puede ver los resultados del registro del diario en las ventanas de movimientos y en las ventanas de registros. Al realizar el registro con un diario general siempre se crean movimientos en cuentas contables. No vamos a definir cada campo de la ventana Diario general. Para obtener ms informacin acerca de los dems campos, use la ayuda con F1. Tambin tiene que configurar una nueva seccin Diario general para este ejercicio.
Crear un ajuste en el diario general

Escenario 8: durante el proceso de cierre realizado en enero, el director de contabilidad le informa de que se supone que la factura de Mensajera Madrid se va a distribuir de la forma siguiente: Franqueo (8240) = 308,00 Material oficina (8210) = 57,32
Debe realizar un ajuste en Contabilidad. Pero, en primer lugar, debe cambiar la fecha de trabajo para demostrar mejor la funcionalidad. 1. Haga clic en HERRAMIENTASFECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana Fecha de trabajo. 2. Escriba 15/02/04 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Pgina 93

3. En el men Gestin financiera, haga clic en CONTABILIDADDIARIOS GENERALES. Se abre la ventana Diario general.
4. En el campo Nombre seccin, presione F6 para abrir la ventana Secciones diario general. 5. Presione F3 para introducir una lnea nueva. 6. En el campo Nombre, escriba GENERAL y presione ENTRAR. Esta lnea se pasar al final de la lista porque est ordenada alfabticamente. 7. En el campo Descripcin, escriba Diario general. 8. En el campo N serie, deje DIAG-GEN como seleccin. 9. En la lnea GENERAL, haga clic en Aceptar y presione ENTRAR. 10. En el campo Fecha registro, escriba 31/01/2004. De este modo se asegura de que el ajuste se realiza en el mismo periodo que el movimiento original. 11. Deje vaco el campo Tipo documento. 12. En el campo N documento, deje el nmero introducido por el sistema. El sistema recuper este nmero en funcin del N serie DIAG-GEN introducido para la seccin de diario GENERAL. 13. En el campo Tipo mov., presione F6 y haga clic en Cuenta. 14. En el campo N cuenta, presione F6 y busque el nmero de cuenta contable para franqueo: 8240. Haga clic en Aceptar y presione ENTRAR.
Pgina 94

15. Observe que se ha rellenado automticamente el campo Descripcin con el nombre de cuenta de franqueo. De este modo, se ayuda al usuario a confirmar que se ha seleccionado la cuenta correcta. Puede sobrescribir la descripcin con la que desee, por ejemplo, con una explicacin de las razones de la transaccin. En el campo Descripcin, escriba Correccin del n de documento 108033. 16. En el campo Importe, escriba -57,32 para introducir un movimiento en el Haber de la cuenta de franqueo. En el diario general, un importe positivo representa un movimiento en el Debe de la cuenta en el campo N cuenta, mientras que un importe negativo representa un movimiento en el Haber de la cuenta. 17. En el campo Cta. contrapartida, deje Cuenta como seleccin. 18. En el campo Cta. contrapartida, presione F6, seleccione el nmero de cuenta Material oficina, 8210, y haga clic en Aceptar. Presione ENTRAR. 19. Borre los campos Tipo regis. contrapartida, Gr. contable negocio contrap. y Gr. contable producto contrap.. Estos campos slo se deben rellenar al hacer un movimiento de IVA. En nuestro escenario, no tenemos que registrar movimientos de IVA. Las lneas del diario mostradas se saldan cuando el campo Saldo total es 0. No puede registrar diarios que no estn saldados. Se ha completado el movimiento de diario y puede registrarlo. Cuando se registra un diario, puede registrar o registrar e imprimir una copia del mismo para su informacin. En este caso, slo se registrar el diario. 20. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar las lneas del diario. Haga clic en S. 21. El diario se ejecuta durante el proceso de registro y, despus, cuando se completa, aparece un mensaje que indica que las lneas se registraron correctamente. Haga clic en Aceptar. 22. Cierre la ventana Diario general.
Registros del diario general

Escenario 9: ahora que ha ajustado el diario general, debera ver los movimientos. Los movimientos del diario general se ven mejor desde Registro movs. contabilidad. Cada vez que se registra un movimiento en Microsoft Navision, se crea un registro. Para el diario general que ha registrado se ha creado un registro de movimientos de contabilidad.
Pgina 95

Los movimientos de contabilidad de un registro de contabilidad son el resultado de lo siguiente: el registro de un diario en las reas de la aplicacin Contabilidad, Ventas, Cobros, Compras o Pagos; el registro de pedidos de venta, facturas y abonos; el registro de pedidos de compra, facturas y abonos; y otras reas de Microsoft Navision. Puede ver los registros de movimientos correspondientes a las reas de la aplicacin Contabilidad, Ventas, Cobros, Compras y Pagos en el elemento del men Historial del men de cada rea de la aplicacin.
Seguimiento de la auditora
1. En el men Gestin financiera, haga clic en CONTABILIDAD HISTORIALREGISTRO MOVIMIENTOS. Se abre la ventana Registro movs.contabilidad. Los registros contienen la informacin para el seguimiento de la auditora de Microsoft Navision. 2. Vaya al final de la ventana Registro movs. contabilidad (CTRL + AV PG).
El registro del movimiento de contabilidad nmero 117 es la actividad ms reciente registrada, nuestro movimiento del diario. Microsoft Navision genera automticamente el nmero de registro, as como los nmeros correspondientes a Desde n mov., Hasta n mov., Desde n mov. IVA y Hasta n mov. IVA. 3. La Fecha creacin no es la Fecha registro ni la Fecha de trabajo. Puede ver en nuestro movimiento que la Fecha creacin es la fecha del sistema y no la fecha de trabajo 03/02/04 ni la Fecha registro de 31/01/2004. 4. El campo Id. usuario se mostrara si se hubieran configurado usuarios individuales para la base de datos, lo que no es el caso en esta base de datos de demostracin.
Pgina 96

5. El campo Cd. Origen identifica el rea de Microsoft Navision que cre los movimientos. Observe que el Cd. origen de esta lnea es DIAGEN. A continuacin, repasaremos cmo se asigna este cdigo de origen. 6. En el men Gestin financiera, haga clic en CONFIGURACIN CDIGOS SEGUIMIENTOCDIGOS ORIGEN. Se abre la ventana Cdigos origen. En esta ventana, puede ver una lista de cdigos de origen para Microsoft Navision. Estos cdigos se proporcionan de forma predeterminada en la base de datos; puede crear otros. 7. En el panel de exploracin, haga clic en CDIGOS SEGUIMIENTO CONFIG. DE CDIGOS DE ORIGEN. Se abre la ventana Configuracin cdigos origen. En esta ventana, cada cdigo de origen est vinculado a una opcin de registro de Microsoft Navision. Por ejemplo, en la pestaa General, DIAGEN se asigna al diario general y AJUDIVADIC se asigna a Ajust. divisa adicional. ste es el motivo por el que DIAGEN aparece como cdigo de origen en el registro para nuestra transaccin. 8. Cierre las ventanas Configuracin cdigos origen y Cdigos origen. 9. En Registro movs.contabilidad, haga clic en la ltima lnea. 10. El Nombre seccin diario se ha rellenado en funcin de la seccin que estuviramos usando al registrar el diario general. 11. Anote los nmeros de los campos Desde n mov. y Hasta n mov. En breve, vamos a comprobarlos de nuevo en otras ventanas. 12. Todava en la lnea n 117, haga clic en MOVS.CONTABILIDAD. Se abre la ventana Movs. contabilidad. Las lneas que constituyen el registro n 117 se muestran en esta ventana. 13. Compare el campo N mov. en el extremo derecho con el nmero que anot en el paso 11: son el mismo. Microsoft Navision asigna un nmero secuencial y nico a cada lnea o movimiento registrado. Esto permite realizar un seguimiento completo de auditora. 14. Cierre las ventanas Movs. contabilidad y Registro movs.contabilidad. 15. En el panel de exploracin, haga clic en CONTABILIDADPLAN DE CUENTAS. Se abre la ventana Plan de cuentas. 16. Busque la cuenta de franqueo: 8240 y haga clic en CUENTAMOVIMIENTOS. Se abre la ventana Movs. contabilidad. 17. Vaya al final de la ventana Movs. contabilidad (CTRL + AV PG). 18. En esta lista, el N mov. es el ltimo campo mostrado. Mantenga seleccionada la ltima lnea y haga clic en Navegar.
Pgina 97

19. En la lnea Mov. contabilidad, el campo N registros indica que haba dos lneas de movimientos de contabilidad registradas en el registro. 20. Seleccione la lnea Mov. contabilidad y haga clic en Mostrar. Se abre la ventana Movs. contabilidad. Aqu se muestran las lneas registradas en el registro. Los nmeros de movimiento se pueden usar para determinar a qu registro pertenece un movimiento. 21. Cierre las ventanas Movs. contabilidad, Navegar, Movs. contabilidad y Plan de cuentas. 22. En el panel de exploracin, en Contabilidad, haga clic en
INFORMESMOVIMIENTOSREGISTRO MOVS. CONTABILIDAD. Se
abre la ventana de formulario de solicitud Registro movs. contabilidad.
23. En el campo N asiento, presione F6 para abrir la ventana Registro movs. contabilidad. Busque el nmero de registro correspondiente al diario General que registr anteriormente. (117) Haga clic en la lnea y en Aceptar. 24. Haga clic en Vista preliminar. Se abre el informe Registro movs. contabilidad. Este informe muestra los movimientos de contabilidad registrados ordenados y divididos por cada registro, y se puede usar como documentacin de los movimientos registrados o para realizar una auditora. 25. Cierre la ventana Vista preliminar.
Pgina 98
Demuestre sus habilidades: ajuste de los gastos de mantenimiento de automviles

Escenario: en Cronus Espaa, S.A., es director de contabilidad y es responsable de realizar los ajustes contables. La factura de Importaciones S.A. tena un cargo por combustible y tiene que redistribuirlo de la forma siguiente: Reparaciones y mantenimiento (8530) = 115,00 Combustible (8510) = 17,94
Use los datos siguientes para introducir el ajuste: Nombre seccin Fecha registro Tipo mov. N cuenta Descripcin Importe Tipo. contrapartida Cta. contrapartida Tipo regis. contrapartida Gr. contable negocio contrap. Gr. contable producto contrap. GENERAL 31/01/2004 Cuenta 8530 Correccin del n de documento 108029 -17,94 Cuenta 8510 <En blanco> <En blanco> <En blanco>

Sus tareas son las siguientes: 1. Introduzca la informacin proporcionada anteriormente en el diario general. 2. Registre el diario general.
Necesita ayuda?
Vaya a GESTIN FINANCIERACONTABILIDADDIARIOS GENERALES. Rellene los campos con la informacin anterior. Vaya al botn Registro.
Pgina 99

2.
3.
Pgina 100
Captulo 4: Procesamiento de pedidos Ventas y cobros
CAPTULO 4: PROCESAMIENTO DE PEDIDOS VENTAS Y COBROS

Informacin general Introduccin al proceso Configuracin de un cliente nuevo Creacin de una oferta de venta Procesamiento de pedidos de venta Procesamiento de cobros
Informacin general
Este captulo contiene ms informacin de la funcionalidad Procesamiento de pedidos de Microsoft Business SolutionsNavision. En este captulo, parte de los conocimientos que ha conseguido en el captulo anterior mediante la utilizacin de la funcionalidad Procesamiento de pedidos de venta de Microsoft Navision. Este captulo se divide en dos secciones. En cada una, revisa una serie de escenarios destinados no slo a conseguir que se familiarice ms con la realizacin de procesos empresariales y la bsqueda de informacin, sino tambin a permitirle que se haga una idea global ms acertada del modo en que la informacin se procesa en Microsoft Navision. En la primera seccin, Procesamiento de pedidos de venta, participa en varios escenarios cuyo objetivo es que conozca mejor el flujo de informacin en Microsoft Navision. Los procesos son: Creacin de un cliente Creacin de una oferta de venta Examen del pedido de venta Examen del histrico de facturas de venta registradas Examen de los movimientos de la Ficha cliente Examen de los movimientos de productos
En la segunda seccin, Procesamiento de cobros, se repasa el informe de antigedad de cobros y se registra un cobro.
Page
101
Introduccin al proceso
El diagrama siguiente es una representacin visual de los pasos del proceso que seguimos en Ventas y cobros, y los efectos que ste tiene en otras reas de la aplicacin. Los pasos reflejan lo que hicimos en el captulo 3, adems de especificar una oferta que se convierte en un pedido.
Para comenzar, cree un cliente. A continuacin, cree una oferta de venta y use la funcionalidad para convertirla en un pedido. Para la oferta, use el nuevo cliente y el producto creado en el captulo 3 (pintura Amarillo girasol) para facilitar la revisin de los movimientos registrados despus del procesamiento. Despus, registre un envo: el equivalente a la recepcin de una compra. A continuacin, registre la factura del pedido. De este modo actualiza la Ficha cliente con respecto al cobro y actualiza tambin el plan de cuentas. Las cuentas exactas actualizadas en el plan de cuentas dependen de las opciones de registro seleccionadas en una compaa; en clases posteriores se proporcionar una explicacin ms detallada. Finalmente, registre el pago del cliente utilizando la funcionalidad Cobros de Microsoft Navision. Este proceso actualiza tanto el saldo del cliente como el que aparece en el plan de cuentas. Dado que este proceso refleja el trabajo que hemos realizado en Compras y cobros, podremos avanzar por los pasos ms rpidamente. Ahora, iremos a Microsoft Navision, crearemos el cliente y, despus, comenzaremos el proceso.
Pgina 102
Configuracin de un cliente nuevo

Escenario 1: otra de sus responsabilidades como contable de Cronus Espaa es configurar los clientes nuevos. Al cliente al que se hace referencia en el captulo anterior le gustara realizar un pedido de la pintura Amarillo girasol. En esta seccin, va a crear el nuevo cliente. No definir cada campo de la ficha Cliente sino slo los necesarios para el procesamiento y registro de las transacciones de Ventas y cobros.
NOTA: siempre puede encontrar ms informacin acerca de los campos en la Ayuda (F1) o haciendo clic en el botn Qu es esto? y, despus, haciendo clic en el campo en cuestin.
Cambio de la fecha de trabajo

En esta base de datos, todos los registros deben suceder entre noviembre y febrero. 1. Haga clic en HERRAMIENTASFECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana Fecha de trabajo. 2. Escriba 10/01/2004. 3. Presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Configuracin de clientes
PEDIDOSCLIENTES. Se
En el men Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE abre la ventana Ficha cliente:
Page
103

1. Presione F3 o haga clic en el botn Insertar en la barra de herramientas para insertar una nueva Ficha cliente. 2. En el campo N, presione ENTRAR para asignar automticamente un nmero de entre los nmeros de serie. 3. En el campo Nombre, escriba Beef House Outlet. 4. En el campo Direccin, escriba 21 Bahnhofstrasse. 5. En el campo C.P, escriba DE-27624. 6. Observe que el campo Poblacin no se rellen automticamente con el nombre de la poblacin como ocurra en el ltimo captulo. Esto se debe a que el campo C.P le permitir especificar un cdigo postal que no tenga una poblacin asignada. En este caso, debe especificar el nombre de la ciudad manualmente. En el campo Poblacin, escriba Bederkesa. 7. En el campo Cd. pas, escriba DE. 8. En el campo Contacto, escriba Martin Illum Lotz. 9. Haga clic en la pestaa Facturacin. 10. En el campo Grupo contable negocio, busque la ventana Grupos contables negocio. Haga clic en el indicador de registro en la lnea correspondiente a UE, haga clic en Aceptar y presione ENTRAR. 11. El campo Grupo registro IVA neg. debe rellenarse con UE. No cambie esto ya que es la configuracin predeterminada de Grupo contable negocio. 12. En el campo Grupo contable cliente, busque la ventana Grupos contables clientes. Haga clic en el indicador de registro en la lnea correspondiente a INTL y haga clic en Aceptar. 13. Haga clic en la pestaa Pagos. Aqu puede establecer los valores predeterminados para Mtodo liquidacin, Trminos pago, Trminos recordatorio y Trminos inters. Deje el valor predeterminado Manual como Mtodo liquidacin. 14. En el campo Cd. trminos pago, busque la ventana Trminos pago. Haga clic en el indicador de registro en la lnea correspondiente a 7 DAS y haga clic en Aceptar. 15. Haga clic en la pestaa Internacional. 16. En el campo Cd. divisa, busque la ventana Divisas. Haga clic en el indicador de registro en la lnea correspondiente a EUR y haga clic en Aceptar. 17. Cierre la ventana Ficha cliente.
Pgina 104

La configuracin de la Ficha cliente est completada para este escenario. Ahora creamos una oferta de venta.
SUGERENCIA: no es necesario buscar en todas las ventanas que tenemos en este escenario para especificar la informacin. Si se ahorra tiempo, puede especificar la informacin directamente en los campos.
Creacin de una oferta de venta

Escenario 2: ahora que se ha creado el cliente, tiene que generar una oferta de venta para la nueva pintura. Ms adelante en esta seccin, se crear un pedido de venta directamente a partir de la oferta.
PEDIDOSOFERTAS. Se
En el men Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE abre la ventana Oferta venta:
De forma similar al pedido de compra que cre en el captulo anterior, la oferta de venta se divide en dos secciones: la cabecera al principio y las lneas al final. Sin embargo, la oferta venta, el pedido y la factura tienen un panel lateral adicional que proporciona al usuario un acceso rpido a la informacin del cliente. 1. Presione F3 para especificar una nueva oferta de venta. 2. Presione ENTRAR para asignarle automticamente un nmero. 3. En el campo Venta a-N cliente, busque en la ventana Lista de clientes. Busque el cliente que cre en la seccin anterior, Beef House Outlet, y presione ENTRAR dos veces. 4. Observe que algunos de los dems campos de la cabecera se rellenan de forma automtica con informacin de la Ficha cliente que cre anteriormente. Si es necesario realizar algn cambio para esta oferta concreta, puede hacerlos en este formulario sin que se guarden en la Ficha cliente.
Page
105

5. Haga clic en la seccin de lneas. 6. El primer campo es Tipo. Presione F6 para ver la lista de opciones. Puesto que vamos a lanzar una oferta de un producto, seleccione Producto en la lista. 7. Presione ENTRAR o la tecla TAB para ir al campo siguiente. Presione F6 para buscar en la lista Producto. Busque el producto que cre en el captulo anterior: Pintura, amarillo girasol. Presione ENTRAR dos veces para seleccionar este producto y confirme el nmero de producto en el campo. 8. En el campo Cd. almacn, seleccione Verde. Observe en el panel del lado derecho de la oferta que la disponibilidad es igual a 0. Esto se debe a que, cuando se pidi el producto, se asign al cdigo de almacn AZUL. Este cdigo de almacn no tiene que especificarse en la lnea de la oferta a menos que tenga importancia el que el producto se enve desde un almacn determinado. En este escenario, rellenaremos el campo Cd. almacn; escriba Azul. La disponibilidad es ahora igual a 200. La funcionalidad de las reas Cliente e Informacin del producto de la oferta de venta, pedido y facturacin se definirn en cursos posteriores. 9. En el campo Cantidad, escriba 100. Ahora estamos preparados para convertir esta oferta en un pedido. En Microsoft Navision, las ofertas pueden permanecer inactivas durante un periodo casi indefinido antes de convertirse en un pedido. Esto resulta til cuando los clientes necesitan tiempo para revisar una oferta que les haya enviado. 10. Haga clic en Convertir en. 11. Se muestra un mensaje en el que deber confirmar que desea convertir la oferta en un pedido. Haga clic en S. Aparece una ventana de notificacin que informa del nmero de pedido en el que se ha convertido su oferta. Tome nota de este nmero. Presione F5 y busque la oferta que ha convertido. Observar que ha desaparecido. Las ofertas de venta que se convierten en pedidos no se conservan en Microsoft Navision, puesto que toda la informacin se transfiere al pedido. A continuacin, examinaremos el pedido que ha creado.
Pgina 106
Procesamiento de pedidos de venta

Escenario 3: ahora que hemos convertido la oferta de venta en un pedido de venta, miraremos nuestro pedido y lo prepararemos para registrarlo. Para ahorrar gastos de envo, el cliente le ha pedido que divida el pedido en dos envos pero que slo le facture todo el pedido.
Procesar el pedido de venta

PEDIDOSPEDIDOS. Se
En el men Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE abre la ventana Pedido venta:
1. En el campo N, presione F5 para buscar la ventana Lista documentos venta y encontrar el pedido que ha creado. Observe cmo se ha transferido desde la oferta la informacin de la cabecera. Esta informacin se puede modificar aqu slo para este pedido, sin guardarla en la Ficha cliente. 2. Observe el campo Fecha emisin documento en la cabecera. Junto con los trminos de pago que defini anteriormente para este cliente, se determina la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento y los trminos de pago se pueden ver haciendo clic en la pestaa Pagos. 3. En las lneas, desplcese a la derecha hasta llegar a los campos Cantidad a enviar y Cdad. a facturar. Estos campos tienen la misma funcionalidad que los campos Cantidad. a recibir y Cdad. A facturar del pedido de compra, slo para los envos parciales en lugar de las recepciones. Ahora enviaremos parcialmente este pedido. Enviaremos la mitad del pedido y no facturaremos ningn componente del producto hasta que se haya enviado la segunda mitad.
Page
107

4. Cambie el valor de Cdad. a enviar por 50. 5. Borre el campo Cdad. a facturar. 6. Haga clic en PEDIDOESTADSTICAS. Se abre la ventana Estadsticas Pedido ventas.
SUGERENCIA: las estadsticas del pedido se pueden ver en cualquier momento desde la Ficha pedido presionando la tecla F9.
7. La pestaa General contiene nmeros que tienen correlacin con el resultado final de la transaccin, mientras que las pestaas Facturacin y Envo slo contienen informacin relativa a los nmeros contenidos en los campos Cdad. a facturar y Cantidad a enviar. 8. Cierre la ventana Estadsticas Pedido ventas. 9. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). Se abre la ventana del cuadro de dilogo Registro. 10. Puesto que hemos elegido no facturar en este momento, seleccione Enviar y haga clic en Aceptar. 11. Haga clic en PEDIDOALBARANES VENTA. Se abre la ventana Lista hist. albaranes venta. Aqu podemos ver el envo realizado para este pedido. Se puede obtener ms informacin haciendo clic en
ALBARANESFICHA.
12. Cierre la Ficha envo y la ventana Lista hist. albaranes venta. Ahora enviaremos y facturaremos completamente el pedido de venta. Observe que los campos Cantidad a enviar y Cdad. a facturar se rellenan automticamente con los valores que se conservan despus de registrar el primer envo. Esto elimina la entrada de datos que tendramos que hacer. 13. Registre el pedido de ventas presionando F11. 14. Seleccione Enviar y facturar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Ahora que ha enviado y facturado completamente el pedido, observar que ha desaparecido y que est viendo un pedido de venta diferente. De nuevo, cuando los pedidos y facturas se registran en Microsoft Navision, se convierten en documentos registrados. 15. Cierre la ventana Pedido venta. En el men Ventas y Marketing, haga clic en HISTORIALHISTRICO FACTURAS. Se abre la ventana Histrico facturas venta.
Pgina 108

Presione F5 para ver la Lista hist. facturas venta. Busque la factura de ventas registradas que se corresponde con el pedido que ha registrado. Observe que toda la informacin original para el pedido de ventas est aqu, donde puede revisarla. Despus, veremos otros lugares donde puede ver los resultados del registro de un pedido de venta. Cierre la ventana Lista hist. facturas venta.
Movimientos de clientes
Cuando se tiene acceso a movimientos de clientes desde una Ficha cliente, Microsoft Navision filtra automticamente los movimientos que tienen que ver con dicho cliente. sta es una forma muy cmoda de ver todos los movimientos relativos al cliente. 1. En el men Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOSCLIENTES. Se abre la ventana Ficha cliente. 2. Busque la Ficha cliente correspondiente a Beef House Outlet y haga clic en CLIENTEMOVIMIENTOS. Se abre la ventana Movs. clientes. Observe que todo el importe de la factura aparece en los campos Importe inicial, Importe e Importe pendiente. Una vez que todo el pago se haya registrado y liquidado, el Importe pendiente ser 0. Desplcese a la derecha y haga clic en el campo Fecha vencimiento. Al principio, parece que este campo no se puede modificar, pero, si presiona F2, ver que s puede cambiarlo. Microsoft Navision permite modificar las fechas de vencimiento, fechas de descuento e importes de descuento. No cambie el campo Fecha vencimiento. 3. Cierre las ventanas Movs. clientes y Ficha cliente.
SUGERENCIA: desde cualquier ficha de Microsoft Navision se pueden ver tambin los movimientos asociados presionando CTRL + F5.
Movimientos de productos y movimientos de valores

Otra forma en que Microsoft Navision mantiene el seguimiento de la transaccin efectuada es mediante los movimientos de productos. Esta informacin se ve en funcin de qu elementos se compraron y no en funcin del cliente que realiz la compra. 1. En el men Ventas y Marketing, haga clic en INVENTARIO Y PRECIOSPRODUCTOS. Se abre la ventana Ficha producto. 2. Presione F5 o haga clic en el botn Lista para mostrar la Lista de productos. Busque Producto Pintura, amarilla, haga clic en la lnea y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar.
Page
109

3. Presione CTRL + F5 para abrir la ventana Movs. productos. Ahora hay cuatro entradas en esta ventana: dos entradas de compra y dos de venta (vea el campo Tipo movimiento). Observe que el campo Cantidad pendiente correspondiente a las tres primeras lneas es 0 mientras que el de la ltima lnea es 100. Puesto que enviamos y facturamos 100 unidades, slo quedan 100 en stock. Tambin puede que observe que los campos Importe ventas (Real) estn rellenos con el valor de ventas correspondiente a los movimientos de ventas. 4. Haga clic en el primer movimiento de ventas y en MOVIMIENTOMOVS. VALOR. Se abre la ventana Movimientos valor: Hay dos lneas de Movimientos valor: una para el envo y otra para la factura. Las dos lneas se pueden distinguir mirando los campos Cantidad mov. producto y Cantidad facturada. La lnea Envo tendr un valor en el campo Cantidad mov. producto pero no en el campo Cantidad facturada. En la lnea Factura la informacin aparecer al contrario: el campo Cantidad facturada tendr una cantidad mientras que el valor del campo Cantidad mov. producto ser 0. Adems, las lneas tendrn nmeros de documentos diferentes. 5. Vuelva de nuevo a la ventana Movs. productos. 6. Haga clic en el siguiente movimiento de ventas y en
MOVIMIENTOMOVS. VALOR.
Esta ventana muestra una nica lnea, con cantidades en los campos Cantidad mov. producto y Cantidad facturada. Estos campos estn ambos rellenos porque usted registr el envo y factura simultneamente, con la opcin de registro Envo y factura, durante el registro final del pedido de venta. Aprender ms acerca de los movimientos de productos y de los movimientos de valores en cursos posteriores. 7. Cierre las ventanas Movimientos valor, Movs. productos y Ficha producto.
Pgina 110
Demuestre sus habilidades: creacin de un pedido de venta

Escenario: en Cronus Espaa S.A. es responsable de rellenar los nuevos pedidos. Ha recibido otro pedido de Beef House Outlet correspondiente a 10 neumticos de bicicletas y ahora tiene que crear el pedido. Registre el pedido. Cree un nuevo pedido de venta para Beef House Outlet y use los datos siguientes: Fecha registro Tipo N Cantidad Precio venta Cdad. a enviar Cdad. a facturar 31/01/2004 Producto 1160 10 41 10 10

Sus tareas son las siguientes: 1. Con la informacin proporcionada anteriormente, registre el pedido de venta. Use la opcin Enviar y facturar para registrarlo. 2. Busque los resultados de su transaccin en Movs. productos y Movimientos de la Ficha cliente.
Necesita ayuda?
Vaya a VENTAS Y MARKETINGPROCESAMIENTO DE PEDIDOSPEDIDOS. Para rellenar el campo Venta a-N cliente, busque el nmero de cliente correspondiente a Beef House Outlet. As conseguir tambin el resto de la informacin. Rellene el campo Lns. venta con los datos anteriores. Busque los movimientos de producto haciendo clic en INVENTARIO Y PRECIOSPRODUCTOS. Busque el producto denominado Neumtico y, en su Ficha producto, presione CTRL + F5 para ver los movimientos. En la Ficha cliente correspondiente a Beef House Outlet, presione CTRL + F5 para ver los movimientos.
Page
111
Procesamiento de cobros
En esta seccin, ejecutar el informe de antigedad de cobros, registrar un cobro y lo liquidar. No definiremos cada campo del formulario de solicitud de informe ni de la ventana Cobros. Para obtener ms informacin acerca de los dems campos, use la ayuda con F1.
Ejecucin del informe de antigedad de cobros

Escenario 4: como contable de Cronus Espaa, es responsable de ejecutar el informe de antigedad de cobros con el fin de realizar llamadas para cobrar las cuentas de clientes que han vencido. Ejecute el informe correspondiente a Beef House Outlet que venci el 31/01/2004. 1. En el men Gestin financiera, haga clic en COBROSINFORMES ANTIGEDAD COBROS. Se abre la ventana Antigedad cobros. 2. En la pestaa Cliente, defina varios filtros para ordenar los datos que deseara ver. En este escenario, nicamente deseamos ver la informacin relativa al cliente que hemos creado. En la lnea N, busque en la lista cliente y encuentre el cliente Beef House Outlet. 3. Haga clic en la pestaa Opciones. Aqu puede definir otros parmetros para determinar cmo le gustara ver los datos.
4. En el campo Vencido desde, escriba S para indicar la fecha de trabajo. 5. En el campo Antigedad por, deje la seleccin Fecha vencimiento. 6. En el campo Longitud periodo, escriba 30D. Esto significa que el informe se dividir en periodos de 30 das. Todos los dems campos se pueden dejar con su valor predeterminado. 7. Haga clic en Vista preliminar.
Pgina 112

Tmese algunos minutos para probar opciones diferentes dentro de este informe para el cliente. Como ha visto, la integracin total de la funcionalidad de cobros dentro de Microsoft Navision facilita el acceso a los datos que se crearon como resultado de nuestras transacciones. Despus, registrar el cobro correspondiente a este pedido.
Registro del cobro

Escenario 5: Beef House Outlet le ha enviado un cheque para pagar la pintura. Como contable, su siguiente tarea es registrar la recepcin del pago. El nmero de cheque es 44695. 1. En este escenario, como Fecha trabajo debera establecerse 15/02/04. 2. En el men Gestin financiera, haga clic en COBROS DIARIOS DE COBROS. Se abre la ventana Diario cobros.
3. Compruebe que en el campo Nombre seccin aparece BANCO. Si no es as, busque la ventana Secciones diario general y seleccinela. 4. En el campo Fecha registro, escriba S para Fecha de trabajo (15/2/04). 5. En el campo Tipo documento, elija Pago. 6. Haga clic en VERMOSTRAR COLUMNA. Seleccione el campo N documento externo. 7. En el campo Tipo mov., elija Cliente. 8. En la ventana N cuenta, busque la Lista de clientes y busque el registro correspondiente a Beef House Outlet. Seleccione el registro y haga clic en Aceptar. 9. En el campo Liq. por tipo documento, elija Factura.
Page
113

Ahora, elija qu factura liquidar con este pago. 10. En el campo Liq. por n documento, busque la ventana Movs. pendientes cliente. Observe que slo las facturas que aparecen cumplen los criterios que ha establecido en la lnea del diario. Microsoft Navision usa la informacin de los campos Tipo mov., N cuenta y Liq. por tipo documento para filtrar la informacin slo de los registros pertinentes. 11. Seleccione la factura con un Importe pendiente de 418,10 y haga clic en Aceptar. Observe cmo se rellena automticamente el campo Importe con el importe total de la factura. 12. Presione F11 para registrar la lnea del diario. 13. Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar la lnea del diario. Haga clic en S.
Movimientos de clientes
Vaya a la Ficha cliente para ver los movimientos efectuados en el ltimo escenario.
NOTA: estos resultados se basan en la suposicin de que ha creado el pedido de venta en la actividad Demuestre sus habilidades.
1. En el men Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOSCLIENTES. Se abre la ventana Ficha cliente. 2. Busque el cliente Beef House Outlet. 3. En la ficha General, observe que el valor del campo Saldo (DL) es 264,78. El campo Saldo (DL) muestra los importes en la divisa local. Puesto que tenemos una factura pendiente, ste es el saldo en nuestra divisa local. Veremos en un momento que la factura pendiente tiene un importe de 410,00 (EUR). La divisa de Cronus Espaa es (EUR). 4. En el campo Saldo, presione F6 para ir a Movs. clientes. Se abre la ventana Movs. clientes.
Pgina 114

5. Hay tres entradas ahora: dos facturas y otra correspondiente al pago recibido. El campo Tipo documento muestra el tipo de movimiento. 6. Desplcese a la derecha. Observe que el valor del campo Importe pendiente es 0 y que la casilla de verificacin Pendiente est vaca para las lneas correspondientes al ltimo escenario. 7. Con el indicador de registro en Lnea pago (Tipo documento = Pago), haga clic en MOVIMIENTOLIQUIDADO POR MOVS. Se abre la ventana Movs. clientes liquidados: Esta ventana indica que el pago se ha aplicado a la factura. Si el pago se hubiera aplicado a otros movimientos (facturas y/o abonos), tambin se mostraran en esta ventana. 8. Cierre las ventanas Movs. clientes liquidados, Movs. clientes y Ficha cliente.
Page
115
Demuestre sus habilidades: registro de un cobro

Escenario: en Cronus Espaa S.A. es responsable de registrar los pagos recibidos. Ha recibido otro pago de Beef House Outlet correspondiente al saldo restante de una factura y ahora tiene que registrarlo. Cree una nueva lnea de diario de cobro para Beef House Outlet con los datos siguientes: Fecha registro Tipo documento N documento externo Tipo mov. Cliente Importe Tipo contrapartida Cta. contrapartida Liq. por tipo documento 25/2/04 Pago 44703 Cliente Beef House Outlet 410,00 (EUR) Banco BO-INV Factura

Sus tareas son las siguientes: 1. Con la informacin proporcionada anteriormente, registre el cobro. El pago se aplica al saldo restante del pedido de venta correspondiente a la pintura de color Amarillo girasol. 2. Registre la lnea del diario.
Necesita ayuda?
Vaya a GESTIN FINANCIERACOBROSDIARIOS DE COBROS. Para rellenar la lnea del diario, busque el nmero de cliente correspondiente a Beef House Outlet. Despus, use la informacin siguiente para rellenar el resto de la informacin. Registre la lnea del diario (recuerde, utilice F11).
Pgina 116

2.
3.
Page
117
Pgina 118
CAPTULO 5: FINANZAS E INFORMES

Informacin general Plan de cuentas Informes estndar Esquemas de cuentas Vista de anlisis Anlisis por dimensiones Business Analytics
Informacin general
Este captulo contiene una introduccin a la funcionalidad de informes de Microsoft Business SolutionsNavision.
Pgina 119
Informes
En esta seccin, se proporciona informacin general de los informes financieros: plan de cuentas, informes estndar, esquemas de cuentas, anlisis por dimensiones y Business Analytics. Para obtener informacin ms detallada acerca de las caractersticas de informes financieros del sistema, consulte el material de formacin de Gestin financiera II. A medida que se registran los movimientos y se acumulan los importes en el rea de la aplicacin Contabilidad, el reto consiste en examinar y gestionar toda la informacin. Existen varias formas de preparar anlisis de cuentas contables (en funcin de los movimientos contables registrados): Puede realizar clculos sencillos en el plan de cuentas por medio de filtros de campo y/o FlowFilters. Puede utilizar los informes estndar del sistema. Puede crear instrucciones y clculos ms complejos por medio de esquemas de cuentas para transmitir la informacin. Tambin puede utilizar anlisis por dimensiones en funcin de una vista de anlisis.
Pgina 120
Plan de cuentas
Si utiliza filtros de campo, filtros de tabla o FlowFilters, puede filtrar las cuentas y los importes que se muestran en la ventana Plan de cuentas. Para filtrar las cuentas que se muestran en esta ventana, pueden utilizarse filtros de campo y de tabla en cualquier campo de la tabla Cuentas. Los importes de cada cuenta se determinan mediante la suma de los movimientos contables de la cuenta. Los importes calculados se muestran en los siguientes campos de la ventana Plan de cuentas. En el men Gestin financiera, haga clic en CONTABILIDADPLAN DE CUENTAS. Se abre la ventana Plan de cuentas:
Si aplica un FlowFilter, puede determinar los movimientos contables que se van a sumar en las cuentas. Para simplificar el proceso de aplicacin de FlowFilters al plan de cuentas, estn disponibles algunas ventanas estndar de anlisis. Todas estas ventanas de anlisis se pueden encontrar en el botn Saldo de la ventana Plan de cuentas. Las ventanas son: Nombre Saldo cuenta C/G Descripcin Esta ventana se usa para ver un resumen, por el que puede desplazarse, de los saldos del debe y el haber para diferentes periodos, para la cuenta que seleccione en el plan de cuentas. Esta ventana se usa para ver un resumen, por el que puede desplazarse, de los saldos del debe y el haber para todas las cuentas del plan de cuentas del periodo que seleccione.
Saldo C/G
Pgina 121
Nombre Saldo C/G por dimensin
Descripcin Esta ventana se usa para ver un resumen, por el que puede desplazarse, de los saldos de todas las cuentas del plan de cuentas. Mediante los campos Muestra como lneas y Muestra como columnas, puede definir cmo se presenta la lista de saldos en la ventana matriz. Puede seleccionar entre: Dimensiones globales, Empresa, Periodo o Cuenta.
Saldo cuenta/Presupuesto Esta ventana muestra un resumen de los saldos del debe y el haber, y de los importes presupuestados para diferentes periodos correspondientes a la cuenta que seleccione en el plan de cuentas. Saldo/Presupuesto Para cada cuenta del plan de cuentas, esta ventana muestra un resumen, por el que puede desplazarse, de los saldos del debe y el haber, y de los importes presupuestados para el periodo que seleccione. Esta ventana se usa para mostrar el plan de cuentas con diferentes grados de detalle. Puede hacer clic en un tringulo en el campo Expandir (o seleccionar una lnea y presionar MAYS + CTRL + A) para expandir o contraer una seccin del plan de cuentas. Esto le permite elegir si desea ver nicamente las cuentas de la cabecera y el pie de pgina, o todas las cuentas entre medias tambin.
Introduccin al plan de cuentas
Informes estndar
El sistema contiene varios informes estndar impresos. Se encuentran en el elemento de men Informes de cada rea de la aplicacin. Entre los informes estndar del rea de la aplicacin Contabilidad figuran: Informes de balance de comprobacin Informes de conciliacin de movimientos Informes de dimensiones Informes de consolidacin Esquemas de cuentas Presupuestos Informes de IVA Informes Intrastat
Puede definir filtros u opciones para cada informe mediante el formulario de solicitud del informe.
Pgina 122

Una vez seleccionado un informe del men de informes, se mostrar un formulario de solicitud. El formulario de solicitud le permite introducir los parmetros que desea que utilice el informe al ejecutarse. El informe de este ejemplo se seleccion porque contiene todos los parmetros que pueden aparecer en un formulario de solicitud. Los formularios de solicitud sirven tambin para configurar los parmetros de importaciones y procesos.
RESULTADO FINANCIEROPRESUPUESTO. Se
En el men Gestin financiera, haga clic en CONTABILIDADINFORMES abre el formulario de solicitud de informe Presupuesto.
En Microsoft Navision se pueden ejecutar informes para muchos intervalos distintos. Los filtros le permiten configurar las especificaciones del informe, de modo que se imprima solamente la informacin necesaria. En el informe Presupuesto, podra seleccionar una cuenta contable determinada o un intervalo de cuentas, un intervalo de fechas o periodos de fechas de movimientos, o valores de dimensiones. Existe una pestaa distinta para los filtros que se pueden configurar para cada tabla utilizada durante el informe. La mayora de los informes de Microsoft Navision contienen tambin una pestaa Opciones con opciones adicionales.
Esquemas de cuentas
Los esquemas de cuentas estn indicados para realizar clculos que no se pueden llevar a cabo directamente en el plan de cuentas. Puede crear tantos esquemas de cuentas como desee (cada uno debe tener un nombre nico). Puede configurar diversas plantillas de informe e imprimir los informes con las cifras actuales siempre que lo necesite. Los esquemas de cuentas sirven para analizar cifras de cuentas o para comparar movimientos de contabilidad con movimientos de presupuesto. Por ejemplo, se pueden ver los movimientos de contabilidad como porcentajes de los movimientos de presupuesto. Los esquemas de cuentas pueden utilizarse para crear informes de gestin y financieros personalizados sencillos y complejos. Utilizando las capacidades analticas de las caractersticas de dimensiones de la empresa, puede analizar las cuentas contables detalladamente.
Pgina 123

Tambin puede exportar los esquemas de cuentas a Microsoft Excel. As se permite a otros usuarios utilizar una copia de los datos sin que necesiten tener acceso directo al sistema.
NOTA: Microsoft Navision no incluye ningn informe financiero en el sistema y, por lo tanto, deber crearlos en los esquemas de cuentas. Sin embargo, la empresa de demostracin incluye algunos esquemas de cuentas de ejemplo, como el anlisis de prueba de acidez.
En el men Gestin financiera, haga clic en CONTABILIDADANLISIS E INFORMESESQUEMAS DE CUENTAS. Se abre la ventana Esquema cuentas:
La ventana Esquema cuentas sirve para crear las lneas de informe en funcin de la informacin contable. Adems de definir las cuentas que desea incluir en el informe, puede utilizar frmulas para realizar clculos basados en otras filas del esquema de cuentas. Haga clic en ACCIONESCONFIG. PLANTILLA COLUMNAS para mostrar la ventana Plantilla columna. Aqu puede definir criterios relacionados con el importe que se mostrar en cada columna. Puede tratarse del periodo correspondiente al importe, si desea ver el saldo o saldo periodo, y si el importe es real o presupuestado. De este modo, puede crear informes tales como: Comparaciones mensuales y hasta la fecha de saldos reales con saldos presupuestados para determinadas cuentas. Comparaciones de saldos del ao actual con saldos de aos anteriores para determinadas cuentas.
Si separa las plantillas de filas y de columnas, podr crear fcilmente informes distintos mediante la combinacin de la misma plantilla de fila con varias plantillas de columna. De este modo, en el caso de un esquema de cuentas de regularizacin con dos plantillas de columna, una para departamentos y otra para meses, puede imprimir el esquema y seleccionar si desea que se muestre por departamentos o por meses. En lugar de tener que crear dos informes completos, slo necesitar crear una plantilla de fila y dos plantillas distintas de columna.
Pgina 124

En la ventana Esquema cuentas, haga clic en el campo Nombre. Se abre la ventana Nombres esquemas de cuentas: La ventana Nombres esquemas de cuentas sirve para configurar una plantilla de columna predeterminada para un esquema de cuentas determinado, as como una vista de anlisis. Una vista de anlisis permite filtrar el esquema de cuentas por dimensiones concretas. Si no se elige una vista de anlisis, el esquema de cuentas puede filtrarse por las dimensiones globales. La vista de anlisis se explica con ms detalle en la seccin siguiente. Si desea ver el esquema de cuentas sin imprimirlo, en la ventana Esquema cuentas, haga clic en ESQ. CUE.PANORAMA. Se abre la ventana Panorama esq. cta.
El informe impreso tiene un lmite de seis columnas visibles, mientras que en la matriz Panorama esq. cta. puede ver tantas columnas como desee.
Vista de anlisis
Tal y como se demostr en la seccin anterior, las capacidades de anlisis de la ventana Esquema cuentas se basan principalmente en las cuentas contables y en su estructura en el plan de cuentas. La vista de anlisis permite ver datos de la contabilidad con fines determinados en funcin de los criterios especificados en la empresa. En las vistas de anlisis, los movimientos de contabilidad se agrupan por criterios tales como cuentas contables, periodo y un mximo de cuatro dimensiones. En otras palabras, si un movimiento de contabilidad se registr en una cuenta determinada con una de las cuatro dimensiones seleccionada para una vista de anlisis, se incluir la informacin del movimiento de contabilidad en la vista de anlisis como un movimiento de la vista de anlisis. Puede ser muy especfico acerca de la informacin de dimensin que desea incluir en la vista de anlisis si utiliza Filtro vista anlisis.
Pgina 125

La estructura de datos de la vista de anlisis aparece representada en el siguiente diagrama:
Tambin puede incluir movimientos de presupuesto en la vista de anlisis para poder comparar las cifras reales con las previstas. La vista de anlisis puede actualizarse continuamente con nuevos movimientos de contabilidad de las siguientes formas: Mediante el botn Actualizar de una Ficha vista anlisis especfica Mediante el proceso Actualiz. vistas anlisis de Actividades peridicas Colocando una marca de verificacin en el campo Actualizar al registrar de la Ficha vista anlisis. Observe que, si se realiza la actualizacin automtica de una vista de anlisis cada vez que se registra un movimiento de contabilidad, podran producirse problemas de rendimiento.
Los movimientos de presupuesto incluidos en una vista de anlisis slo se pueden actualizar mediante los dos primeros mtodos. La vista de anlisis puede presentarse en la ventana Anlisis por dimensiones. Observe que puede filtrar los importes, modificar su presentacin y comparar los importes reales con los presupuestados.
Pgina 126
Anlisis por dimensiones

En la ventana Anlisis por dimensiones, puede analizar actividades con informacin de dimensiones. Seleccionando dimensiones en cada eje de la ventana matriz, puede analizar los movimientos desde varias perspectivas. Puede filtrar los movimientos de la ventana para crear una imagen muy concreta de las actividades de su empresa y puede analizar los movimientos exactos que han contribuido a formar la vista que est viendo. Para ver un ejemplo de anlisis de dimensin, en el men Gestin financiera, haga clic en CONTABILIDADANLISIS E INFORMESANLISIS POR DIMENSIONES. Se abre la ventana Anlisis por dimensiones:
Puede crear fcilmente una biblioteca de vistas para los informes que se utilizan en la empresa y tratar y estudiar las vistas de anlisis para investigar posibles tendencias que puedan afectar a su forma de hacer negocios. No se pueden imprimir vistas de anlisis directamente desde la ventana Anlisis por dimensiones. No obstante, puede imprimir informacin de dimensiones si combina movimientos de la vista de anlisis con plantillas de columnas de esquemas de cuentas en los informes Dimensiones Total y Dimensiones Detalles.
Pgina 127

De igual forma que sucede con los esquemas de cuentas, tambin puede exportar una vista de anlisis a Excel. Las funciones grficas de Excel tambin se pueden utilizar para mostrar la vista de anlisis de forma grfica. Microsoft Navision exporta la informacin a un archivo de texto, bralo en Excel y cree una tabla dinmica basndose en la informacin del archivo de texto.
El libro Excel
El libro en Excel contiene tres hojas: Hoja de datos: esta hoja contiene los datos en los que se basa la tabla dinmica. Incluye todos los movimientos de la vista de anlisis y movimientos de presupuesto de la vista de anlisis que se han utilizado para crear el anlisis por dimensiones que ha exportado. Tambin incluye los nmeros de las cuentas contables, los valores de dimensiones y los periodos que no tienen movimientos registrados. Hoja de informacin general: esta hoja contiene informacin de las ventanas Ficha vista anlisis y Anlisis por dimensiones en el momento que se realiz la exportacin. Hoja de tabla dinmica: esta hoja contiene la tabla dinmica que se ha creado con la informacin de la hoja de datos.
Business Analytics
Business Analytics es una herramienta de anlisis y apoyo para la toma de decisiones que ofrece a los usuarios diferentes perspectivas de visibilidad (de detallada a agregada) en diferentes aspectos de su negocio. Permite a los usuarios obtener rpidamente la informacin que buscan con el grado de detalle que deseen.
Business Analytics y Microsoft Navision

La herramienta bsica Business Analytics de la solucin Microsoft Navision recopila los datos de varios dominios dentro de Microsoft Navision y los organiza de forma jerrquica, y se presta a los usuarios para llevar a cabo anlisis a travs de un cliente. El cliente elegido como solucin bsica es Excel, aunque se debe tener en cuenta que hay disponibles diversos clientes. A travs del cliente, los usuarios pueden distribuir los datos o analizarlos con el grado de detalle deseado para facilitar su anlisis. Por ejemplo, pueden ver las ventas totales de todos los productos y, a continuacin, analizar las ventas de cada familia de productos o de un producto detallado. Dado que la mayor parte de los analistas usan Excel en la actualidad para realizar anlisis de datos, Microsoft Navision lo utiliza como cliente para la solucin bsica. Acta como cliente bidimensional para representar los datos, con capacidad no slo para representarlos sino tambin para que los usuarios puedan tratarlos utilizando sus propias frmulas.
Pgina 128

Configurador de Business Analytics
La interfaz del configurador de Business Analytics le permite especificar las diferentes medidas de datos que desea analizar y las jerarquas dimensionales a travs de las que desea analizar el valor de las medidas. Con la interfaz del configurador, puede seleccionar las tablas en las que desee obtener los datos de las dimensiones y las medidas. Para cada tabla, el sistema presenta una lista de campos entre los que puede seleccionar medidas y dimensiones. Puede guardar su trabajo en cualquier momento durante la seleccin. De forma similar, puede abrir una definicin de configuracin existente y modificarla. Puede guardar la definicin de una configuracin en un archivo XML. Una vez que haya definido una configuracin, puede ejecutar el configurador para crear cubos. La utilidad de configuracin invoca al motor de configuracin. El motor de configuracin realiza varias actividades. Crea el esquema para la base de datos de montaje, el subalmacn de datos (data mart) y los cubos OLAP. Adems, tambin configura paquetes DTS para la transferencia de medidas y datos de dimensin al subalmacn de datos.
Cubos de Business Analytics

Los cubos son los objetos principales del procesamiento analtico en lnea (OLAP, Online Analytic Processing), una tecnologa que permite un rpido acceso a los datos del almacenamiento de datos. Un cubo es un conjunto de datos que se suele construir a partir de un subconjunto de un almacenamiento de datos y se organiza y resume en una estructura multidimensional definida por un conjunto de dimensiones y medidas. Se utiliza una aplicacin cliente (como Microsoft Excel) para conectar con un equipo Analysis Server y consultar los cubos del servidor. Un equipo Analysis Server puede admitir muchos cubos diferentes, por ejemplo, uno para ventas, otro para las existencias, otro para los clientes, etctera. Cada cubo tiene un esquema, que es el conjunto de tablas combinadas en el almacenamiento de datos a partir de las que el cubo obtiene sus datos de origen. La tabla central del esquema es la tabla de hechos, el origen de las medidas del cubo. Las otras tablas son tablas de dimensin, los orgenes de las dimensiones del cubo. Un cubo se define mediante las medidas y las dimensiones que contiene. Por ejemplo, un cubo para anlisis de ventas incluye las medidas Item Sale Price (precio de venta de producto) e Item Cost (coste del producto), y las dimensiones Store Location (ubicacin del almacn), Product Line (lnea del producto) y Fiscal Year (ao fiscal). Este cubo permite dividir Item Sale Price e Item Cost en varias categoras por Store Location, Product Line y Fiscal Year.
Pgina 129

Cada dimensin del cubo puede contener una jerarqua de niveles para especificar el desglose en categoras disponible. Por ejemplo, la dimensin Store Location incluye la jerarqua de niveles: Continent (continente), Country (pas), Region (regin), State/Province (estado o provincia), City (localidad), Store Number (nmero de almacn). Cada nivel de una dimensin tiene una granularidad ms fina que el elemento del que depende en la jerarqua. Por ejemplo, los continentes contienen pases y las regiones o provincias contienen ciudades. De igual forma, la jerarqua de la dimensin Fiscal Year incluye los niveles Year (ao), Quarter (trimestre), Month (mes) y Day (da). Los niveles de dimensin constituyen una eficaz herramienta de modelado de datos porque permiten formular preguntas de forma resumida y a continuacin expandir una jerarqua de dimensiones que revele ms detalles. Por ejemplo, puede empezar por pedir que se vean los valores de Item Cost de los productos durante los tres aos fiscales anteriores. Puede apreciar que los valores del Item Cost 1998 son mayores que los de otros aos. Al expandir la dimensin Fiscal Year al nivel Month, puede observar que los valores de Item Cost fueron especialmente altos en los meses de enero y agosto. Puede analizar la dimensin Store Location para ver si una regin en particular contribuy significativamente a los valores de Item Cost altos o puede expandir la dimensin Product Line para comprobar si los valores de Item Cost eran altos para un grupo de productos o producto concreto.
Pgina 130
Demuestre sus conocimientos: finanzas e informes

1. De qu formas se pueden preparar anlisis de cuentas contables?
2. Dnde se encuentra Informes estndar en Microsoft Navision?
3. Para qu sirven los esquemas de cuentas?
4. Cmo se puede reproducir la informacin de dimensiones de Excel?
5. Qu es Business Analytics? Por qu podra usarlo una empresa?
Pgina 131

2.
3.
Pgina 132
CAPTULO 6: FABRICACIN
Informacin general Productos y Ficha producto Lista de materiales de produccin Rutas Distribucin de costes estndar Planificacin Orden de produccin Diarios de consumo y de salida
Informacin general
La caracterstica Fabricacin de Microsoft Business SolutionsNavision es un elemento clave que usan casi todas las organizaciones que utilizan el software Microsoft Navision. La fabricacin es el modo en que una empresa planea y ejecuta despus dicho plan para producir o adquirir productos o, en algunos casos, recursos que constituyen el fundamento del negocio de dicha empresa. Bsicamente, una compaa crear o comprar los artculos que va a vender, y usar Microsoft Navision para organizar, planear, guiar y realizar el seguimiento de dichas actividades. Esto implica la definicin de un producto que se encuentra en los nmeros de producto, listas de material (la enumeracin de todos los componentes, comprados y fabricados, que se necesitan para formar un producto), as como las rutas (pasos e instrucciones del proceso de fabricacin). Una empresa establecer las materias primas o las existencias necesarias para crear los productos terminados (lo que venden). Tienen que asignar costes a sus existencias para poder determinar cmo asignar un precio a sus productos terminados de modo que obtengan beneficios por su venta, y poder controlar el valor del resto de sus existencias. En funcin de la demanda de sus productos, una empresa usar el sistema para planear el tipo y cantidad de existencias que se necesitar para satisfacer dicha demanda. A continuacin, lanzarn rdenes de produccin de forma que las instalaciones de fabricacin produzcan los productos para venderlos.
Pgina 133

En este captulo, nos centramos en los elementos principales de las tareas siguientes: Creacin de productos y Ficha producto Creacin de una lista de materiales de produccin Creacin de una ruta. Distribucin de costes estndar al nmero de producto principal. Planificacin de hojas y requisitos de material. Creacin de una orden de produccin lanzada. Consecucin del material y registro del producto terminado con los diarios de consumo y de salida. Repaso de los resultados de la actividad de rdenes de produccin.
En el manual Fabricacin de Microsoft Business Solutions puede encontrar informacin ms detallada. En primer lugar, creamos un producto rellenando la Ficha producto. Despus, creamos una lista de materiales de produccin y una ruta para l. Despus, distribuimos los costes para determinar el coste del producto principal. Despus, observaremos un escenario en el que un pedido de venta desencadena la demanda de un producto. Configuraremos la planificacin apropiada y crearemos una orden de produccin para crear el producto. Finalmente, recopilaremos el material y cargaremos la mano de obra a la orden de produccin, y, por ltimo, terminaremos el pedido para que el producto est en el inventario, listo para ser enviado.
Pgina 134
Productos y Ficha producto

La Ficha producto (o nmero de pieza) es el armazn del sistema. Nosotros compramos, creamos, almacenamos y vendemos productos. Las fichas producto contienen los datos principales requeridos para comprar, almacenar, fabricar, contabilizar, realizar el seguimiento, vender y enviar productos. En el men Fabricacin, haga clic en DISEO DE PRODUCTOSPRODUCTOS. Se abre la ventana Ficha producto.
La Ficha producto tiene ocho pestaas que se usan para describir varios atributos del producto o nmero de pieza. Las pestaas tienen las etiquetas siguientes: General, Facturacin, Reposicin, Planificacin, Internacional, Seguim. prod., Portal de negocio y Almacn. En esta seccin creamos un nuevo producto. No vamos a definir ni a usar todos los campos de la Ficha producto, sino slo los necesarios para procesar los escenarios y los ejercicios incluidos en este captulo.
NOTA: Siempre puede encontrar ms informacin acerca de los campos en la Ayuda (F1) o haciendo clic en el botn Qu es esto? y, despus, haciendo clic en el campo en cuestin.
Pestaa General
1. Presione F3 para introducir una nueva Ficha producto. 2. En el campo N, escriba 100-500. 3. En el campo Descripcin, escriba Producto completamente nuevo. 4. En el campo Unidad medida base, haga clic en el AssistButton para tener acceso a la ventana Unidades medida producto. En el campo Cdigo, haga clic en el AssistButton y seleccione UDS. Haga clic en Aceptar en ambas ventanas para volver a la Ficha producto.
Pgina 135

5. En el campo Cd. categora producto, haga clic en el AssistButton y seleccione VARIOS. Puede especificar un grupo de productos desde el que se crearn los valores predeterminados asignados para el producto, incluidos grupos contables (consulte los campos Grupo contable a continuacin). En la pestaa General, los nicos campos que tiene que rellenar son el nmero de producto, la descripcin y la unidad de medida. Si utiliza el cdigo de categora de producto, en las pantallas siguientes aparecern valores predeterminados que facilitarn este proceso. La mayor parte de los campos del lateral derecho de la pestaa permiten la bsqueda de informacin detallada acerca del nivel de existencias del producto y de su situacin de suministro y demanda actual. Haga clic en la pestaa Facturacin.
Pestaa Facturacin
1. En el campo Valoracin existencias, debe seleccionar el mtodo de valoracin de existencias que determinar cmo calcula el sistema el coste unitario del producto y del coste de los productos de salida. Para la fabricacin de productos suele utilizarse el mtodo Estndar. Este mtodo se seleccion de forma predeterminada al seleccionar VARIOS como Cd. categora producto. 2. El sistema rellena el campo Coste promedio (DL). 3. Puesto que hemos elegido el mtodo de valoracin de existencias estndar, debemos rellenar el campo Coste estndar con un valor apropiado para el coste de una unidad del producto. Especifique 25,50 y presione ENTRAR. Aparecer un mensaje de advertencia para preguntar si desea cambiar el coste estndar. Haga clic en el botn S. 4. El campo Coste unitario inicializa las lneas del pedido y las lneas del diario a medida que se crean. Para los productos en los que se usa el mtodo de valoracin de coste estndar, este campo contiene este tipo de mtodo. En el caso de otros mtodos distintos al estndar, el campo Coste unitario se debe rellenar con un valor apropiado. Cuando se ejecuta el proceso Valorar stock: movs. producto, el sistema actualiza el campo de modo que contenga el promedio de coste unitario ajustado ms reciente. 5. En el campo Precio venta, escriba 80,00. ste es el precio de venta de una unidad del producto. 6. El sistema actualiza el campo ltimo coste directo siempre que se factura una compra.
Pgina 136
7. Los campos Grupo contable se deben rellenar para poder registrar las transacciones relacionadas con el producto. Estos tres campos se rellenan de forma predeterminada al seleccionar Cd. categora producto. Observe que los grupos contables constituyen un elemento central del proceso contable dentro de Microsoft Navision. Haga clic en la pestaa Reposicin.
Ficha Reposicin
1. En el campo Sistema reposicin, haga clic en el AssistButton y seleccione Orden produccin. Indique aqu si la forma estndar de suministrar el producto es comprarlo (Compra) o producirlo (Orden produccin). 2. En el campo Poltica fabricacin, deje Fab-contra-stock. 3. En el campo N ruta, puede hacer clic en el AssistButton y seleccione una ruta para determinar el proceso de fabricacin del producto. Para que se pueda usar una ruta, debe configurarse y certificarse una concreta en una Ficha producto. Por ahora, deje este campo en blanco. 4. En el campo N L.M. produccin, haga clic en el AssistButton y seleccione una lista de materiales de produccin que indique la estructura del producto. Para que se pueda usar una lista de materiales de produccin, debe configurarse y certificarse una concreta en una Ficha producto. Por ahora, deje este campo en blanco. 5. En el campo Mtodo de baja, seleccione Manual. Indique aqu si el consumo de este producto en produccin se debe calcular y registrar manualmente con Manual o de forma automtica con alguno de los dos mtodos siguientes: Adelante, para hacer que el sistema calcule y registre el consumo automticamente cuando se lance la orden de produccin, o Atrs, para hacer que el sistema calcule y registre automticamente el consumo cuando se completa la orden de produccin lanzada. Para ver todos los mtodos de baja disponibles y su definicin, haga clic en el botn Ayuda y, despus, en el campo, en Mtodo de baja. Haga clic en la pestaa Planificacin.
Pestaa Planificacin
1. En el campo Poltica reaprov., seleccione Lote a lote. sta es la solucin comn en un entorno de planificacin de requisitos de material (MRP, Material Requirements Planning). Las otras opciones son ms adecuadas con otras tcnicas de planificacin y gestin del inventario. 2. En el cuadro Incluir existencias, haga clic en la casilla de verificacin. De este modo, durante el proceso de planificacin se tienen que considerar las existencias disponibles de este producto.
Pgina 137

Las cuatro pestaas siguientes de la Ficha producto son Internacional, Seguim. prod., Portal de negocio y Almacn. Cada pestaa define mejor el producto con estos fines concretos. La configuracin de la Ficha producto est completa. Ahora, tenemos un nuevo nmero de producto que se puede usar en todo el sistema.
Lista de materiales de produccin

El proceso de produccin podra verse como una receta para las empresas de fabricacin: la lista de materiales de produccin (BOM, Production Bill of Material) es la lista de ingredientes y la ruta nos indica lo que hacer con ellos para conseguir un producto terminado que se almacena y vende como inventario. En otra parte del manual, vemos que las rdenes de produccin mantienen una lista de lo que pensamos hacer y nos determinan en qu trabajar a continuacin. Las funciones de planificacin nos indican los productos que se deben crear o comprar, y cundo. La lista de materiales de produccin (L.M.) muestra los productos usados para conformar el producto principal. El resultado final de una lista de materiales de produccin podra ser un producto semiterminado (usado en otro producto) o un producto terminado (listo para vender). Es posible que un producto sea tanto un producto semiterminado como terminado, por ejemplo, si en ocasiones se vende como pieza de repuesto de otro producto. Los productos enumerados en la lista de materiales de produccin son componentes. La lista de materiales de produccin se utiliza cuando se crean rdenes de produccin y se emplea en la hoja de planificacin para indicar lo que tiene que fabricarse o comprarse. La estructura de la lista define el nmero de niveles, es decir, cuntos niveles de profundidad tiene el producto. Una lista de materiales de produccin puede estar compuesta de varios niveles, con un mximo de 50 niveles de profundidad. Una vez que se certifica la orden de produccin, los cambios en los componentes suelen realizarse creando una nueva versin de la lista en lugar de cambiando la lista de produccin de materiales original. En el men Fabricacin, haga clic en DISEO DE PRODUCTOSL.M PRODUCCIN. Aparece la lista de materiales de produccin:
Pgina 138
Cabecera de una lista de materiales de produccin

1. En la cabecera, presione F3 para insertar una nueva lista de materiales de produccin. 2. En el campo N, escriba 100-500. Es el nmero de la lista de materiales de produccin (por ejemplo, el mismo que el producto principal). 3. En el campo Descripcin, escriba Producto completamente nuevo. ste es el nombre de la lista (por ejemplo, el mismo que el producto principal). 4. En el campo Cd. unidad medida, haga clic en el AssistButton y seleccione UDS, que es el cdigo de la unidad de medida del producto principal. 5. El campo Estado debe tener ahora el valor Nueva o En desarrollo, para modificar la lista, y Certificada, para habilitarla. Djelo como Nueva y haga clic en el campo N en las lneas.
Lneas de la lista de materiales de produccin

1. Puede copiar las lneas de una lista de materiales de produccin existente haciendo clic en ACCIONESCOPIAR L.M. para seleccionar las lneas existentes o puede especificar las lneas manualmente, como vamos a hacer ahora. 2. En el campo Tipo, deje Producto como seleccin. Las lneas de la lista de materiales pueden ser productos comprados, fabricados o productos semiterminados. 3. En el campo N, haga clic en el AssistButton y seleccione cualquier nmero de producto excepto 100-500. Este nmero de producto no debe ser uno superior en la jerarqua de la propia estructura del producto. 4. En el campo Cantidad por, escriba 1. Esto indica cuntas unidades del producto van en el producto principal (por ejemplo, 4 ruedas para 1 automvil).
Pgina 139

5. Presione la tecla FLECHA ABAJO para ir a la siguiente lnea de producto. 6. Seleccione otro N de producto y escriba una Cantidad por para esta lnea. Repita esto dos o tres veces ms. Ha creado una lista de materiales para nuestro producto 100-500 compuesta de tres a cinco productos componentes, incluso aunque no tenga sentido en este caso. Las lneas correspondientes a los componentes slo requieren un nmero de producto y una cantidad. 7. En el campo Estado de la cabecera, seleccione Certificada. 8. Cierre la ventana L.M. produccin.
NOTA: recuerde volver a la Ficha producto del nmero de pieza principal y especificar este nmero de lista de materiales de produccin en la pestaa Reposicin, campo N L.M. produccin. Debe hacerlo para que el sistema utilice los nmeros de lista de produccin correctos para todos los despliegues de listas (el proceso de determinar las identidades de los componentes, cantidades por montaje y otros datos de relaciones entre productos principales y componentes para un producto principal). Haga esto despus de desarrollar la ruta. Tambin tiene que volver a calcular el coste estndar del producto (todos los niveles). Aprender a hacer esto despus de desarrollar la ruta.
Caracterstica Puntos-de-uso
La caracterstica Puntos-de-uso muestra dnde se utilizan las listas de materiales de produccin en toda la estructura del producto. Hay una caracterstica similar disponible para las rutas. Las caractersticas individuales o multinivel son herramientas tiles para el mantenimiento o la solucin de problemas. Cuando se ve una estructura multinivel, la sangra del campo de descripcin indica el nivel dentro de la estructura de la lista de materiales de produccin, de forma similar a una lista con sangra. La cantidad necesaria incluye un porcentaje de rechazo de la lnea de la lista.
PRODUCTOS. Se
Como ejemplo, en, en el men Fabricacin, haga clic en DISEO DE PRODUCTOS abre la ventana Ficha producto. 1. Use el botn Lista, o F5, para buscar el producto 1120. 2. En la lista, mantenga seleccionado el producto 1120 y haga clic en PRODUCTOFABRICACINPUNTOS-DE-USO. Se abre la ventana Puntosde-uso L.M. produccin 3. Tome nota de los resultados de la ventana. 4. En el campo Niveles, seleccione Mltiple y vea los resultados. De nuevo, la ventana Puntos-de-uso L.M. produccin muestra las listas de materiales de produccin en los que se usa este producto como parte del componente. 5. Cierre las ventanas Puntos-de-uso L.M. produccin, Lista y Ficha producto.
Pgina 140
Rutas
Una ruta especifica la secuencia de operaciones para fabricar un producto. Las operaciones se pueden realizar en un centro de trabajo o en un centro de mquina. Los centros de trabajo y los centros de mquina se conocen como capacidades o instalaciones. Las empresas fabricantes utilizan rutas para gestionar y mostrar el proceso de produccin. Las rutas son la base de los documentos de fabricacin y de la planificacin del proceso y de la capacidad. Las rutas se asignan entonces a la Ficha producto del mismo modo que las listas de materiales de produccin. Los centros de trabajo y los centros de mquina son esenciales para establecer rutas. Son los lugares donde se realiza el trabajo y tienen su propio conjunto de factores de configuracin que describen las capacidades, nmero de recursos, duracin de los turnos, etctera. Esta informacin se usa en la programacin de las rdenes de produccin y en la planificacin de la capacidad.
Cabecera de ruta
En el men Fabricacin, haga clic en DISEO DE PRODUCTOSRUTAS. Se abre la ventana Ruta:
Para crear una ruta, tiene que definir la cabecera de ruta. Esta informacin de cabecera es aplicable para toda la ruta. En las lneas de detalles de la ruta, se introducen los datos del centro de mquina especfico y el centro de trabajo que procesa el producto en esa operacin. Debe definir un nmero (cdigo) y un tipo. 1. En la cabecera, presione F3 para introducir una nueva ruta. 2. En el campo N, escribe 100-500. ste es el nmero de la ruta (por ejemplo, de acuerdo con el proceso o el producto principal). 3. En el campo Descripcin, escriba Producto completamente nuevo. ste es el nombre de la ruta (por ejemplo, a continuacin del proceso o del producto principal).
Pgina 141

4. En el campo Tipo, seleccione En serie. 5. El campo Estado debe ser Nueva o En desarrollo, para modificar la ruta, y Certificada, para habilitarla. Deje Nueva en este campo.
Lneas de ruta
Las lneas de ruta le permiten mostrar las operaciones necesarias definidas por el usuario. En nuestro ejemplo de la receta, sta es el rea donde enumeramos los pasos que la componen. Si a continuacin se menciona un campo que no ve, recuerde usar VERMOSTRAR COLUMNA para agregar el campo. 1. En el campo N operacin, escriba 10. ste es el nmero de la primera operacin. Si especifica 10, cada nuevo nmero de operacin se incrementar en 10. 2. En el campo Tipo, seleccione Centro trabajo. Esto determina el tipo de recurso que se usa. 3. En el campo N, haga clic en el AssistButton y seleccione alguno de los centros de trabajo enumerados. Esto indica qu centro de trabajo se usar. 4. En los campos Tiempo preparacin y Tiempo ejecucin, especifique los tiempos de proceso necesarios para realizar la operacin. En nuestro ejemplo, se especifican en minutos. Especifique cifras razonables, por ejemplo 10 minutos, para Tiempo preparacin y 5 minutos por pieza para Tiempo ejecucin. Observe que el Tiempo preparacin se calcula por cada orden de produccin, el tiempo de ejecucin se calcula por cada producto producido. 5. Use la tecla Flecha abajo para continuar en el siguiente paso de la operacin abierta y continuar rellenando lneas para todas las operaciones implicadas en la produccin del producto en cuestin. Introduzca las siguientes lneas adicionales: Campo N operacin Tipo N centro trabajo Tiempo preparacin Tiempo ejecucin Lnea 2 20 Centro trabajo Elija cualquiera 5 minutos 4 minutos Lnea 3 30 Centro trabajo Elija cualquiera 10 minutos 5 minutos Lnea 4 40 Centro trabajo Elija cualquiera 7 minutos 6 minutos
Los pasos sucesivos pueden tener lugar en el mismo centro de trabajo. Esto no es inusual. 6. Certifique la ruta. Haga clic en el campo Estado en la cabecera y seleccione Certificada.
Pgina 142
Se ha creado una nueva ruta. Cierre la ventana Ruta. A continuacin, DEBE indicar al sistema dnde hemos creado una lista de materiales de produccin especfica y un nmero de ruta concreta para el producto 100-500. En el men Fabricacin, haga clic en DISEO
PRODUCTOSPRODUCTOS.
1. Busque el producto 100-500 y haga clic en la pestaa Reposicin. 2. En el campo N ruta, escriba 100-500. 3. En el campo N L.M. produccin, escriba 100-500.
Clculo del coste estndar

sta es una buena oportunidad para hacer que el sistema calcule el coste estndar del nmero de producto recin creado. Recuerde que debemos tener los campos N L.M. produccin y N ruta identificados para este producto en la pestaa Reposicin de la Ficha producto. En el men Fabricacin, haga clic en DISEO DE PRODUCTOSPRODUCTOS. Se abre la ventana Ficha producto. 1. Busque el producto 100-500 y haga clic en la pestaa Facturacin. 2. Tome nota de los valores actuales en los campos Coste estndar y Coste unitario. 3. Haga clic en PRODUCTOFABRICACINCALCULAR COSTE ESTNDAR. 4. Seleccione Todos los niveles y haga clic en Aceptar. 5. Observe el cambio en los campos Coste estndar y Coste unitario. El proceso ha tomado el coste de los productos componentes o materiales encontrados en la lista de materiales de produccin correspondiente a nuestro producto, ms el coste de la mano de obra segn se define en los pasos de funcionamiento de la ruta que cre y ha establecido un coste estndar para este producto. Si el producto hubiera tenido un nmero de niveles de la lista y muchas rutas para crear y ensamblar los productos de niveles inferiores, todos se habran calculado y sumado para proporcionar el coste estndar del producto de nivel superior.
Pgina 143
Demuestre sus habilidades: creacin de nuevos productos para producir

Escenario: su compaa fabrica mesas de madera. Cree algunos nuevos productos con la informacin siguiente: Campo N Descripcin Unidad medida base Cd. categora producto Valoracin existencias Coste estndar Precio venta Sistema reposicin Poltica reaprov. Incluir existencias Producto 1 TYS001 Mesa, Completa UDS VARIOS Estndar 400,00 550,00 Ordenproduccin Lote a lote S Producto 2 TYS002 Tablero UDS VARIOS Estndar 200 <En blanco> Compra Lote a lote S Producto 3 TYS003 Pata de la mesa UDS VARIOS Estndar 50 <En blanco> Compra Lote a lote S

Sus tareas son las siguientes: Cree los productos con la Ficha producto. Configure apropiadamente los productos con reposicin de compra o produccin.
Pgina 144
Planificacin y la orden de produccin

Para producir productos en la organizacin, normalmente se emite o lanza una orden de produccin o de trabajo a la instalacin de fabricacin o montaje. La orden de produccin especifica el producto que se va a producir, cuntas unidades se van a fabricar y una fecha en la que todas las piezas deberan estar completadas. La orden de produccin tambin especifica qu componentes o materias primas se necesitan para fabricar el producto terminado. Esto constituye la lista de materiales de produccin. Y, por ltimo, la orden de produccin incluye los pasos e instrucciones necesarias para fabricar o montar el producto. sta es la ruta. Se requiere una buena cantidad de planificacin para determinar qu productos fabricar y cundo, e incluso ms compleja es la planificacin para asegurar que todos los componentes o materias primas estarn disponibles cuando se necesiten con el fin de poder satisfacer la programacin de la fabricacin del producto terminado para cubrir los pedidos de venta, llenar los almacenes, etctera. Ahora, revisaremos un escenario en el que un pedido de venta es el origen de la demanda de productos terminados de nuestra fbrica. Llevaremos a cabo el proceso de planificacin para identificar los requisitos, lanzaremos una orden de produccin para satisfacer la demanda del pedido de venta y procesaremos esa orden de produccin hasta que se complete. ste es un ejemplo muy simplificado, pero tenga en cuenta cmo funcionara en una organizacin con miles de nmeros de piezas para los componentes, cientos de productos terminados para vender y cientos de proveedores y clientes.
Escenario: configuracin inicial

La configuracin de la demanda del pedido de venta y de las existencias de componentes debe completarse antes de comenzar los siguientes escenarios. Vamos a usar algunos formularios clave del sistema para llevar a cabo estas tareas, pero, por ahora, no entraremos en detalle acerca de sus propsitos y funciones principales. Estos formularios y tareas se definen con ms detalle en el curso Fabricacin.
Demanda del pedido de venta

1. Haga clic en HERRAMIENTASFECHA DE TRABAJO. Establezca 01/01/01 como Fecha de trabajo. Haga clic en Aceptar. 2. En el men Fabricacin, haga clic en PLANIFICACINPEDIDOS VENTA. Use el botn Lista o F5, o el botn Siguiente para buscar el nmero de pedido de venta 109001. 3. En la lnea vaca Ventas, haga clic en el campo N y escriba el nmero de producto 1150, Buje delantero. 4. En el campo Cantidad, escriba 200. Avance con el tabulador una vez ms y aparecer un cuadro de advertencia. Haga clic en S para omitirla. 5. En el producto de la primera lnea, Producto 1000, cambie el Cd. almacn por Verde y haga clic en S en el mensaje de advertencia.
Pgina 145

6. Haga clic en ACCIONESLANZAR y cierre la ventana Pedido venta. 7. Se ha creado una demanda en el sistema para 200 de nuestros bujes delanteros. ste es el producto terminado en el que trabajaremos en este ejercicio.
Existencias de los componentes

1. En el men Almacn, haga clic en GRUPOS CONTABLES EXISTENCIAS DIARIOS DE PRODUCTOS. Se abre la ventana Diario productos. 2. Cree dos lneas con la informacin siguiente: Campo N producto Cd. almacn Cantidad Lnea 1 1151 Verde 250 Lnea 2 1155
Verde 250
3. Haga clic en REGISTROREGISTRAR. Aparecer un mensaje para preguntarle si desea registrar las lneas del registro, haga clic en S y, despus, en Aceptar. Cierre la ventana Diario productos. Hemos agregado las existencias de los productos componentes que se necesitan para hacer que el buje delantero satisfaga el pedido de venta. Observe que hemos usado el almacn Verde. La caracterstica Almacn se encuentra en todo Microsoft Navision y es la funcionalidad que permite utilizar varias instalaciones, fbricas, oficinas, etctera, todo dentro de la misma organizacin. El proceso de planificacin formal nos habra indicado que consiguiramos los componentes que hemos agregado.
Escenario 1: planificacin
En el men Fabricacin, haga clic en PLANIFICACINHOJAS PLANIFICACIN. Se abre la ventana Hoja planificacin. Ahora, vamos a hacer que el sistema realice sus rutinas de planificacin para identificar los productos que necesitamos comprar y los que tenemos que fabricar para cumplir los compromisos de alguno o de ambos pedidos de ventas de los clientes y de las previsiones de ventas que hemos desarrollado. Recuerde nuestro buje delantero, con el nmero de producto 1150, que hemos agregado a un pedido de venta. 1. Haga clic en ACCIONESCALC. PLANIF. REGENERATIVA. (Regenerativa significa que reharemos todo el plan, a diferencia de lo que sucede en una actualizacin parcial).
Pgina 146
2. Rellene el formulario de solicitud como se indica a continuacin: Pestaa Producto Almacn Opciones MPS MRP Fecha pedido Fecha final Seguimiento de pedidos S (activado) S (activado) 01/01/01 31/01/04 Respetar ficha producto Verde Campo Valor
3. Haga clic en el botn Aceptar para iniciar el proceso.
Hemos llevado a cabo la planificacin de requisitos de material (MRP) para nuestro almacn. Es decir, el formulario ha recopilado todos los orgenes de demanda del producto que proceden de los pedidos de ventas y las previsiones. Ha desplegado las listas de materiales para cada producto demandado con el fin de determinar qu componentes se necesitan para crearlo. Ha comparado la cantidad necesaria de todos estos componentes con respecto a las existencias disponibles de los mismos y a los pedidos de compra y de trabajo pendientes para suministrarlos. Finalmente, nos indicar qu productos estn pendientes y nos proporcionar recomendaciones para obtenerlos (comprarlos o fabricarlos). Y lleva todo a cabo realizando un seguimiento de los requisitos o fechas necesarias de cada producto segn el plazo de entrega de esos productos o su puesto en la estructura del producto o lista de materiales. El sistema est intentando asegurar que tendr los productos y la cantidad correctos disponibles justo cuando se necesiten.
Pgina 147

La hoja de planificacin nos da los resultados de nuestro plan. Desplcese horizontal y verticalmente para hacerse una idea del tipo de informacin que proporciona. Recuerde que, adems de nuestro buje delantero, ese pedido de venta tambin tena una lnea correspondiente a 25 bicicletas de nuestra fbrica Verde. Est viendo los requisitos de muchos de los otros componentes de la bicicleta. Pero nos centraremos en el producto 1150, el buje delantero.
Escenario 2: orden de produccin

1. En la ventana Hoja planificacin, haga clic en el campo N y busque el producto n 1150. Debera encontrar dos lneas de requisitos correspondientes a 1150, uno de la orden para la bicicleta del que forma parte y otro correspondiente a la orden para s mismo. Haga clic en alguno. 2. Haga clic en el icono Filtro de campo o use F7. El nmero de nuestro producto 1150 aparecer en la ventana Filtro de campo. Haga clic en Aceptar. Filtra todos los requisitos excepto los de nuestro nmero de producto. Los otros requisitos no se han eliminado, sino que se han ocultado, y realmente el planeador volvera a hacerse cargo de esos requisitos tambin. 3. Haga clic en ACCIONESEJECUTAR MENSAJES ACCIN. En la pestaa Opciones, para Orden produccin, seleccione Planif. en firme. ste es el nico campo del que necesitamos preocuparnos porque ahora slo nos estamos ocupando de las rdenes de produccin para fabricar nuestro producto. Ahora no vamos a comprar ningn producto con solicitudes o pedidos de compra. 4. Haga clic en Aceptar y observe que nuestras dos lneas de requisitos han sido eliminadas. Esto se debe a que hemos transformado los requisitos del proceso de planificacin o MRP, en rdenes de produccin. 5. Slo usamos la hoja de planificacin para calcular todos nuestros requisitos. Podramos haber usado el formulario Planificacin de pedidos, tambin en la carpeta Planificacin, para determinar los requisitos del pedido justo en el nivel superior. sta es una valiosa herramienta en ciertos entornos empresariales. Cierre la Hoja planificacin y las ventanas de la carpeta Planificacin. 6. En el men Fabricacin, haga clic en EJECUCINO.P. PLANIFICADAS EN FIRME. Se abre la ventana Orden produc. planif. en firme. Busque nuestras dos rdenes de produccin para el producto 1150, buje delantero. Observe que una determina una cantidad de 200 y otra una cantidad de 25. Esto refleja las cantidades demandadas indicadas en los pedidos de venta. En el paso anterior, la hoja de planificacin o aqu, el planificador podra elegir combinarlas en una sola orden si eso constituyera la mejor decisin para produccin. Seleccione la orden correspondiente a 200 unidades.
Pgina 148
7. Ahora tenemos una orden de produccin de planificacin en firme para 200 de nuestros bujes delanteros 1150 con una fecha de vencimiento que se adecue a nuestra demanda de pedidos de venta. Microsoft Navision tiene varios tipos de rdenes de produccin que se usan para diversos fines. Para continuar, deseamos lanzar esta orden de produccin. Haga clic en ACCIONESCAMBIAR ESTADO. 8. Asegrese de que el botn Lanzada est seleccionado y haga clic en S. El formulario devuelve un mensaje que nos indica que la orden ha sido lanzada y nos proporciona su nuevo nmero de orden. Esta orden est preparada ahora para continuar a travs del proceso de fabricacin o de la fbrica. Haga clic en Aceptar y cierre la ventana N orden planif. en firme. 9. En el men Fabricacin, haga clic en EJECUCINO.P.LANZADAS. 10. Busque nuestra orden de produccin para el producto 1150, buje delantero.
11. Haga clic en LNEACOMPONENTES. En esta ventana vemos los componentes, extrados de la lista de materiales de produccin asignada para esta orden de produccin. Puede que se pregunte por qu las cantidades previstas son de 210 unidades y no de 200 para el producto principal. Esto es resultado de algunos de los factores de configuracin de estos productos componentes, como el stock de seguridad, las cantidades del pedido y los pedidos mltiples. Cierre la ventana. 12. Haga clic en LNEARUTA. En esta ventana, vemos los pasos de la operacin de la ruta para esta orden de produccin. Tome nota de los tiempos de ejecucin que hemos calculado para los diversos pasos. Cierre esta ventana. 13. Ahora, haga clic en ACCIONESRESERVAR. En esta ventana podemos vincular esta orden de produccin al pedido de venta que es el origen de su demanda original. En algunos entornos, sta es una caracterstica prctica para realizar el seguimiento del progreso del trabajo que se est realizando para hacer frente a pedidos de ventas especficos. Puede resultar muy valiosa para los agentes del servicio de atencin al cliente.
Pgina 149

14. Haga clic en ACCIONESRESERVAR AUTO. Ahora, haga clic en LNEAMOVS. RESERVA. Observe que nuestra orden de produccin est ahora reservada para el pedido de venta original. Esto tambin se puede ver cuando se revisa el pedido de venta. Cierre todas las ventanas, incluida Orden produccin lanzada.
Escenario 3: conseguir componentes o materias primas

1. En el men Fabricacin, haga clic en EJECUCINDIARIOS CONSUMO. Se abre la ventana Diario consumo. El diario de consumo es donde indica al sistema que ha obtenido los componentes necesarios del inventario para fabricar los 200 bujes delanteros exigidos en esta orden de produccin lanzada. sta es tambin la actividad que pasa los costes de los componentes del inventario a la orden de produccin. El material se consigue en el inventario. Identifique los productos y cantidades que se van a conseguir para esta orden. Microsoft Navision tiene varias opciones que le permiten hacer que los componentes se sustituyan de las existencias automticamente cuando se aprecie que la actividad de produccin ha comenzado o cuando informe al sistema de que las piezas han sido terminadas. 2. Haga clic en ACCIONESCALCULAR CONSUMO. En la pestaa Orden produccin, escriba el nmero de pedido para 200 unidades del producto Buje delantero. Haga clic en Aceptar.
3. El formulario se ha rellenado con los dos productos componentes necesarios para fabricar los bujes delanteros (a partir de la lista de materiales de produccin) y se han especificado las cantidades correctas en funcin de las 200 unidades del producto principal que se han pedido. Ya est preparado para obtener estos productos del stock y comenzar a trabajar.
Pgina 150
4. Haga clic en REGISTROREGISTRAR. Haga clic en S en la cuestin relativa al registro y en Aceptar en el mensaje. Se han obtenido los productos y sus costes forman en este momento parte de la orden de produccin. Ahora es el momento de ponerse manos a la obra y completar las piezas. Cierre el formulario.
Escenario 4: registrar la mano de obra y los productos terminados

Nuestra orden de produccin ha llegado a la planta con los componentes necesarios para combinarse. Nuestro personal est siguiendo los pasos de las operaciones de la ruta y se estn finalizando los productos terminados. A medida que esto sucede, es conveniente informar al sistema de nuestro progreso y, al mismo tiempo, hacer que recopile los costes de mano de obra de nuestro trabajo, de modo que cuando el proyecto se complete, pueda determinar cunto cuesta realmente fabricar el producto. 1. En el men Fabricacin, haga clic en EJECUCINDIARIOS SALIDA. Se abre la ventana Diario salida. En este nico formulario, indique el tiempo empleado en cada operacin y las piezas completadas. Lo mejor sera que informara de las piezas completadas en cada operacin, pero, en algunos casos, esto puede no ser til. Sin embargo, es la informacin de las piezas como ltima operacin la que indica al sistema que estas piezas se han terminado y que ahora podran utilizarse para satisfacer la demanda de los pedidos de venta o de montajes de nivel superior. 2. Haga clic en el campo N orden produccin. Escriba el nmero de orden de produccin. Puede usar el AssistButton de ese campo si ha olvidado el nmero de orden. 3. Haga clic en ACCIONESDESPLEGAR RUTA. El formulario se rellena con los pasos de todas las operaciones que provenan de la ruta. Registre el tiempo de trabajo y las piezas terminadas en estos pasos.
Pgina 151

4. Para simplificar el ejercicio, slo crearemos un movimiento en este formulario. En realidad, volvera a este formulario varias veces para registrar y mantener actualizada una orden concreta. En la lnea de operacin correspondiente a la operacin 50, Montaje buje, vaya al campo Tiempo ejecucin y escriba 100 minutos. Vaya ahora al campo Terminada y active ese cuadro para cada paso de la operacin. Observe que el campo Cantidad salida para cada operacin se ha rellenado con nuestras 200 piezas. 5. Haga clic en REGISTROREGISTRAR. Haga clic en S en la cuestin y en Aceptar en el mensaje. Hemos indicado 100 minutos de tiempo de trabajo y 200 piezas terminadas para esta orden de trabajo. Cierre la ventana Diario salida.
Escenario 4: los resultados

1. En el men Fabricacin, haga clic en EJECUCINO.P.LANZADAS. Se abre la ventana Orden produccin lanzada. 2. Asegrese de que est mirando la orden de produccin correspondiente a 200 unidades del producto 1150, buje delantero. Haga clic en el campo Cd. procedencia mov. donde vea 1150 y haga clic en el AssistButton. En la Lista de productos, haga clic en PRODUCTOPRODS. POR ALMACN al principio de la lista de opciones mostradas. Observe que ahora tenemos 200 bujes en nuestro almacn Verde. Estn listos para enviarlos. 3. Vuelva a la orden de produccin lanzada. Haga clic en PEDIDOMOVIMIENTOSMOVS. PRODUCTO. Observe las tres transacciones de material que se han completado. Obtenemos o reducimos las existencias de los dos productos componentes y las introducimos en el stock o aumentamos las existencias de nuestro producto principal, el buje. Cierre esta ventana. 4. Haga clic en PEDIDOESTADSTICAS. Se abre la ventana Estadsticas orden produccin:
Aqu puede revisar toda la informacin de costes relativa a esta orden de produccin. Cuando haya tenido la oportunidad de mirar esta informacin, puede cerrar esta ventana y la ventana Orden produccin.
Pgina 152
Demuestre sus habilidades: lista de materiales de produccin

Escenario: ahora es el momento de crear una lista de materiales de produccin para la mesa de madera que fabrica su compaa. Recuerde que nuestra "Mesa, Completa" es el producto terminado o el nmero de pieza principal. Excepto para las piezas de reparacin o de servicio, los pedidos de venta normalmente sern para la Mesa, Completa.

Sus tareas son las siguientes: Cree una lista de materiales de produccin para el producto Mesa, Completa. Estar formado de dos productos componentes, el tablero y las patas. Asegrese de que la lista de materiales refleja correctamente los productos necesarios para conformar la mesa y de que todo est en su lugar de modo que el sistema vea su nueva lista.
Pgina 153
Resumen rpido: qu hemos aprendido

2.
3.
Pgina 154
CAPTULO 7: OTRAS REAS FUNCIONALES

Informacin general Marketing Planificacin de recursos Gestin de servicios Recursos humanos Business Notification Portal de negocio
Informacin general
En esta seccin, puede obtener informacin general de marketing, proyectos, recursos, gestin de servicios, recursos humanos, Business Notification y Portal de negocio. En cursos posteriores se incluir informacin ms detallada de estas caractersticas del programa.
Pgina 155
Marketing
Marketing es una herramienta de ventas muy eficaz desarrollada para empresas con grupos de trabajo de ventas y marketing. Esta herramienta tambin est integrada con Microsoft Outlook. El rea de la aplicacin Marketing da al usuario informacin completa y precisa para mejorar la calidad de cada interaccin empresarial con un contacto.
Gestin de contactos
Con Gestin de contactos puede mantener una visin general de sus contactos y registrar la informacin de los contactos para todas las relaciones empresariales. Para cada contacto se puede especificar las personas de contacto individuales que tiene en la empresa de contacto. La comprobacin de duplicados le advierte automticamente si especifica informacin de un contacto que ya existe. Puede clasificar por categoras sus contactos basndose en sus propios criterios de perfiles. Gestin de contactos le permite personalizar el acercamiento a sus contactos. Utilice la Ficha contacto para registrar la informacin sobre sus contactos. Microsoft Business SolutionsNavision est integrado con Microsoft TAPI (Interfaz de programacin de aplicaciones de telefona, Telephony Application Programming Interface). Con dispositivos de comunicaciones compatibles con TAPI, puede llamar a un contacto simplemente haciendo clic en un botn de la pestaa Comunicacin de la Ficha contacto (el pequeo icono con un telfono al lado del nmero de telfono o mvil). Los contactos se integran estrechamente con el rea de la aplicacin Ventas. Por ejemplo, esto significa que puede emitir ofertas a posibles clientes o crear documentos de venta para personas de contacto especficas. Para ver la Ficha contacto, en el men Ventas y Marketing, haga clic en MARKETINGCONTACTOS. Se abre la ventana Ficha contacto.
Pgina 156
Bsqueda contacto
La caracterstica Bsqueda cont. le permite encontrar un contacto en la base de datos incluso si no puede recordar sus detalles exactos. Puede escribir mal una cadena de bsqueda y encontrar el contacto que buscaba. Esta caracterstica est disponible no slo en el men Ventas y Marketing (en Marketing) sino tambin en asistentes, la Lista contactos y la Ficha contacto. Para limitar la bsqueda, puede buscar en diferentes campos (por ejemplo, Nombre, Direccin, N telfono y E-Mail) y tablas (Contacto, Movs. log interaccin, Tareas, Oportunidades, Lin. coment. gest. relaciones), o puede buscar en todas las tablas.
Gestin de tareas
Con Gestin de tareas puede organizar sus tareas de campaas, marketing y ventas. Puede crear listas de tareas usted mismo. Las listas de tareas se vincularn a contactos o campaas. Puede asignar tareas, compuestas a su vez de varias tareas, a otros usuarios o equipos de usuarios registrados en el sistema. Las actividades pueden estar compuestas de varias tareas. La ventana N de tareas le permite ver las tareas existentes de varias formas. Por ejemplo, puede elegir ver el nmero de tareas o el nmero de contactos implicados, agrupados por campaa, vendedor, equipo o contacto. Para ver la ventana, en el men Ventas y Marketing, haga clic en MARKETINGTAREAS.
Clasificacin de contactos
Clasificacin de contactos clasifica sus clientes basndose en los criterios especificados, por ejemplo, agrupar los contactos por sus ingresos. Esta caracterstica proporciona informacin crucial para la planificacin de campaas, para dirigirse a sus contactos de una forma ms concreta y para reducir al mximo sus mensajes de marketing y ventas.
Pgina 157

Se proporciona un sistema de clasificacin de contactos para permitirle configurar clasificaciones adaptadas especficamente que reflejan, por ejemplo, la importancia o la lealtad de clientes, proveedores y socios. Puede hacer que las clasificaciones se muestren en la Ficha contacto para obtener una referencia rpida y actualizada.
Gestin de campaas
Gestin de campaas le permite organizar campaas basndose en segmentos de mercado creados. Puede segmentar sus contactos basndose en criterios especficos, como ventas, perfiles de contactos e interacciones. Puede reutilizar segmentos existentes, para especificar si estos segmentos deben actualizarse cada vez que se introduzca informacin nueva en el contacto o congelar el grupo para realizar actividades de seguimiento, como un mailing directo. Puede combinar correspondencia del segmento identificado con un documento de Microsoft Word o enviar cualquier otro tipo de archivo a todos los contactos del segmento. Puede enviar copias del mismo documento a personas de distintos pases en su idioma. La informacin sobre una campaa se especifica en la Ficha campaa. Para abrir la ventana Ficha campaa, en el men Ventas y Marketing, haga clic en
MARKETINGCAMPAAS.
Gestin de documentos y log de interacciones

Puede registrar las interacciones que tenga con sus contactos, como una llamada de telfono, una reunin o una carta. Si una interaccin incluye un documento, puede guardarlo con el contacto pertinente y Gestin de documentos le ayudar a realizar un seguimiento del documento en cuestin. Todos los documentos de Microsoft Navision que enve a su contacto, como pedidos de venta u ofertas, se pueden registrar y recuperar, y utilizarse posteriormente. Obtenga un informe actualizado y exacto de todas sus interacciones con el contacto.
Gestin de oportunidades
Con Gestin de oportunidades se puede realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas. Los vendedores tienen una visin general de lo que est previsto y pueden realizar planes por anticipado segn esto. Gestin de oportunidades ayuda a dividir su proceso de ventas en varias etapas. En la ventana Oportunidades puede ver las oportunidades existentes. La ventana Oportunidades le permite ver las oportunidades existentes de varias formas. Por ejemplo, puede elegir ver el N de oportunidades o su valor (calculado de varias formas), agrupadas por campaa, vendedor o contacto.
Pgina 158

En el men Ventas y Marketing, haga clic en VENTASOPORTUNIDADES. Se abre la ventana Oportunidades:
Integracin con cliente de Outlook

La mayora de los usuarios de Ventas y Marketing fundamentan sus relaciones con sus contactos utilizando herramientas de calendario y de gestin de tareas, y mucha de la comunicacin externa se realiza a travs de Microsoft Outlook. Por tanto, la integracin entre Microsoft Navision y Outlook es vital para el rendimiento del usuario de Gestin de relaciones. Con la caracterstica Integracin con cliente de Outlook puede programar reuniones en Outlook y ver las tareas en Microsoft Navision antes de la reunin y, cuando haya tenido lugar, puede registrarla como interaccin en la ventana Movs. logs interaccin. Las posibilidades de programacin de Outlook le permiten planear y ejecutar tareas que se le hayan asignado y, en Microsoft Navision, puede crear actividades para clientes y personas de contacto. Siempre que se introduzca informacin (por ejemplo, una tarea o un contacto) en Microsoft Navision, sta se actualiza automticamente en Outlook. No es necesario actualizar la misma informacin dos veces en dos aplicaciones diferentes.
Registro de e-mail para Microsoft Exchange

Esta caracterstica integra Microsoft Navision con el servicio de correo electrnico Microsoft Outlook. Toda su correspondencia de correo electrnico, tanto entrante como saliente, puede registrarse de forma automtica o manual en Microsoft Navision y, por tanto, se puede compartir con sus colegas para garantizar que tienen acceso instantneo a las comunicaciones ms recientes con los contactos comerciales.
Pgina 159

Esta solucin est basada en el servidor y requiere Microsoft Exchange Server. Hacer que la solucin se base en el servidor garantiza que los mensajes de correo electrnico se conservan en su entorno propio en vez de reducir el rendimiento almacenndolos en un servidor de aplicaciones. Adems, la integracin con Outlook le permite utilizar sus caractersticas integradas. Por ejemplo, puede configurar reglas en Outlook que dirijan determinados tipos de mensajes de correo electrnico a carpetas especficas para su posterior registro automtico en Microsoft Navision.
Planificacin de recursos
La funcionalidad Proyectos y recursos de Microsoft Navision se incluye dentro del rea de la aplicacin Planificacin de recursos. En esta seccin, cualquier forma de tener acceso a la funcionalidad comenzar en el men Planificacin de recursos, a menos que se indique otra cosa.
Proyectos
Utilice el rea de la aplicacin Proyectos para realizar una planificacin detallada y la gestin de costes de un proyecto a largo plazo o de la actividad de un proyecto. Tambin se puede utilizar para muchos tipos de servicios y tareas de consultora. Una gestin de proyectos correcta requiere una visin general actualizada, una planificacin detallada y la capacidad de realizar anlisis de seguimientos utilizando datos objetivos. Esta rea de la aplicacin contiene todas las caractersticas que se utilizan en la gestin de tareas y proyectos de la empresa: por ejemplo, Ficha proyecto, Presupuestos y Diarios de proyectos, as como tambin informes y registros de movimientos relacionados con recursos.
Presupuestos de proyectos
Utilice la ventana Presupuesto proyecto para configurar un presupuesto de un proyecto. Puede configurar un presupuesto para cada proyecto. El presupuesto se utiliza para planear los recursos que se van a asignar a un proyecto. El presupuesto puede ser muy general con pocos movimientos o puede tener ms movimientos que se dividan en niveles de actividad. En el men Planificacin de recursos, haga clic en PROYECTOSPRESUPUESTOS para ver el presupuesto de un proyecto.
Pgina 160
Diarios de proyectos
Puede utilizar los diarios de proyectos para: Registrar todos los consumos de recursos, productos y recursos contables del proyecto. Liquidar movimientos de contabilidad y de productos. Asignar movimientos a fases, subfases y tareas. Reconciliar recursos.
En el men Planificacin de recursos, haga clic en PROYECTOSDIARIOS DE PROYECTOS para ver los diarios de proyectos.
Ventas de proyectos
La integracin con el rea de la aplicacin Ventas y Marketing le permite realizar ventas de proyectos. Todas las ventas de proyectos deben registrarse mediante una factura de venta.
Recursos
En el rea de la aplicacin Recursos, se definen los recursos, que pueden ser de personal o de maquinaria. Puede vincular recursos individuales a familias de recursos. Esta funcionalidad contiene todas las caractersticas que se utilizan en la gestin de recursos de una empresa: recursos individuales, familias de recursos, planificacin de la capacidad, diarios de recursos, as como tambin informes y registros de movimientos relacionados con recursos. La funcionalidad Recursos es una eficaz herramienta que permite la gestin ptima del personal y la maquinaria.
Pgina 161

Fichas de recursos
Puede configurar nuevos recursos en la Ficha recurso. Para ver las fichas de recurso, en el men Planificacin de recursos, haga clic en Recursos. Se abre la ventana Ficha recurso.
Familias de recursos Puede trabajar con recursos como entidades individuales o como familias. Es posible asignar cualquier nmero de recursos a una familia de recursos.
Capacidad de los recursos

Es posible que necesite aumentar la capacidad de los recursos (por ejemplo, tcnicos) con regularidad en un periodo. La capacidad de un recurso indica la cantidad del recurso que est disponible en un periodo determinado. Puede asignar o modificar las capacidades de sus recursos individuales o familias de recursos. Por ejemplo, es posible que desee especificar para los empleados las horas disponibles. En el caso de la maquinaria, podra especificar la capacidad de produccin en un periodo. Es posible especificar la capacidad por da, semana, mes, trimestre, ao o periodo contable. Las capacidades de los recursos se pueden registrar en la ventana Capacidad recurso. Para verlo, en el men Planificacin de recursos, haga clic en Capacidad de los recursos.
Asignacin de recursos a proyectos

Puede asignar la capacidad de un recurso o una familia de recursos a uno o varios proyectos. Puede hacer esto desde el rea de la aplicacin Recursos o Proyectos. Utilice la ventana Asign. recursos por proyecto para ver y cambiar las cantidades de las unidades de medida de los recursos asignados a diversos proyectos en distintos periodos. Para abrir la ventana, vaya a la ventana Capacidad recurso y haga clic en PLANIFIC.ASIGNACIN RECURSOS.
Pgina 162

Disponibilidad de recursos
La ventana Disponibilidad recurso muestra un resumen, por el que se puede desplazar, de las capacidades del recurso. La ventana se divide en lneas que muestran la capacidad total, la cantidad asignada a proyectos en pedidos, la capacidad asignada a proyectos en ofertas, la disponibilidad despus de pedidos y la capacidad neta despus de todos los proyectos que se encuentran en pedidos u ofertas. Para abrir la ventana desde la Ficha recurso, haga clic en PLANIFIC.DISPONIBILIDAD RECURSO.
Integracin de recursos y proyectos

Las reas de la aplicacin Recursos y Proyectos estn integradas, de modo que puede asignar la capacidad de un recurso o de una familia de recursos a uno o varios proyectos.
Diarios de recursos
La caracterstica Diarios de recursos le permite realizar un seguimiento del uso de los recursos y su rentabilidad. Puede registrar el consumo y las ventas de sus recursos en el diario de recursos, y generar estadsticas de esta informacin para la gestin interna. Para ver un Diario recursos, haga clic en Diarios de recursos.
Estadsticas de recursos
En la ventana Estadsticas recurso puede ver todas las transacciones registradas en los diarios de proyectos, los diarios de recursos o, con algunas limitaciones, los documentos de ventas. Para abrir la ventana desde la Ficha recurso, haga clic en RECURSOESTADSTICAS.
Gestin de servicios
Gestin de servicios permite proporcionar un mejor servicio al cliente. Le ayuda a conseguir que sus clientes se sientan ms satisfechos con su trabajo y a superar sus expectativas. Puede: Tener acceso rpida y fcilmente al historial de servicio del cliente. Anticiparse a las necesidades del cliente. Mantener registros en tiempo real, como la fecha, la hora y el tcnico asignado a los pedidos de cada cliente.
En esta seccin, cualquier referencia al acceso a las reas de funcionalidad comenzar en el men principal Servicio a menos que se indique otra cosa.
Gestin de pedidos de servicio

Puede registrar elementos posteriores a la venta, lo que incluye las solicitudes de servicio, los servicios pendientes, los pedidos de servicio y las solicitudes de reparacin. Las solicitudes de servicio pueden iniciarse (por los clientes o automticamente), segn las condiciones estipuladas en el contrato de servicio.
Pgina 163

Los datos esenciales de tratamiento de pedidos de servicio se pueden introducir desde una centralita o un taller de reparaciones. Puede registrar los pedidos de servicio ad hoc o slo una vez. Es posible tener acceso a todo el historial de los pedidos de servicio, ofertas de servicio y gestin de productos prestados a travs del Log pedido servicio. En la ventana Pedido servicio puede crear un pedido de servicio. Para abrir la ventana, en el men Servicio, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOSPEDIDOS. Se abre la ventana Pedido servicio:
Gestin de precios de servicio

Disponer de una estrategia de precios de servicio bien planeada es uno de los medios que utilizan las empresas para obtener informacin general y controlar los costes relacionados con el suministro de servicios, y para aumentar, a la larga, la rentabilidad de sus operaciones de servicio. La caracterstica relacionada con los precios de los servicios de Gestin de servicios otorga a las compaas una herramienta efectiva para apoyar su estrategia de precios, ya sea simple o compleja.
Pgina 164

La gestin de precios de servicio permite que la configuracin de grupos de precios de servicio tenga en cuenta el producto de servicio (o el grupo de productos de servicio) y el tipo de defecto que implica la tarea de servicio. Los grupos de precios de servicio pueden configurarse durante un periodo limitado y/o para un cliente o divisa especfica. Las estructuras del clculo de precios se pueden utilizar como plantillas para asignar un precio a una tarea de servicio. Por ejemplo, esto permite asignar productos especficos incluidos en el precio de servicio y el tipo de trabajo incluido. Para garantizar que se aplican los precios adecuados, es posible asignar precios fijos, mximos o mnimos, dependiendo de los acuerdos con los clientes. Las estadsticas de grupos de precios de servicio le permiten realizar un seguimiento del rendimiento de cada grupo de precios de servicio.
Gestin de productos de servicio

Con Gestin de productos de servicio puede crear una base de datos de todos sus productos de servicio y sus piezas, incluida la informacin de contratos, la gestin de componentes, la referencia a la lista de materiales y la informacin de garanta. Puede tener acceso al contrato de nivel de servicio, por ejemplo, para obtener informacin sobre los tiempos de respuesta. Puede registrar todos los productos y piezas de repuesto con nmeros de serie as como tambin cualquier equipo de sustitucin que puedan utilizar los tcnicos y, a continuacin, vincularlos al Log producto servicio. Puede realizar un seguimiento de todas las piezas y equipos de repuesto. Puede tener acceso a los indicadores empresariales principales de los productos de servicio en la funcionalidad Anlisis. Haga un seguimiento de la informacin de los productos de servicio en la ficha de producto de servicio. Para abrir la ventana, en el men Servicio, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOSPRODUCTOS DE SERVICIO. Se abre la ventana Ficha producto servicio.
Gestin de contratos de servicio

Con los contratos de servicio puede configurar un contrato con el cliente en relacin con el nivel de servicio que se va a proporcionar. Puede tener acceso a informacin del historial de los contratos, renovaciones y plantillas de contratos en Administracin de contratos. Los contratos de servicio permiten registrar detalles de los niveles de servicio, tiempos de respuesta y niveles de descuento as como el historial del servicio de cada contrato, incluidos los productos y piezas de servicio y horas de personal utilizados.
Pgina 165

Con Administracin de contratos se puede habilitar una facturacin, medidas de rentabilidad de contratos y ofertas de contratos ms flexibles. En la ventana Contrato servicio puede configurar contratos de servicio.
CONTRATOSCONTRATOS.
Para abrir la ventana, en el men Servicio, haga clic en ADMINISTRACIN DE Se abre la ventana Contrato servicio.
Planificacin y distribucin
Puede asignar personal a pedidos de trabajo con Planificacin y distribucin. Esta caracterstica tambin le permite registrar detalles como los estados de los pedidos de trabajo. El personal de servicio y los tcnicos especializados pueden filtrarse segn su disponibilidad y sus cualificaciones. Puede obtener informacin general de la prioridad de las tareas de servicio, las cargas de servicio y la asignacin de las tareas.
Planificacin de tareas
Con Planificacin de tareas, puede automatizar las tareas orientadas al servicio, por ejemplo, generar pedidos de servicio preventivos y renovaciones de contratos de servicio, o facturar contratos de servicio. Tambin puede configurar el Planificador de tareas para realizar comprobaciones automticas de si ciertos procesos se tienen que realizar en una fecha especfica. En la ventana Config. planificador tarea puede configurar el planificador de tareas. Para abrir la ventana, en el men Administracin, haga clic en
CONFIGURACIN DE LA APLICACINPLANIFICADOR TAREACONFIG. PLANIFICADOR TAREA. Se
abre la ventana Config. planificador tarea.
Recursos humanos
Recursos humanos es un rea de la aplicacin completamente integrada que le permite registrar y actualizar informacin personal acerca de sus empleados de una forma eficaz. Esta rea de la aplicacin contiene todas las caractersticas que se utilizan en el departamento de recursos humanos de una empresa: fichas de empleados, registro de ausencias e informes relacionados con los empleados. Esto hace que la administracin del personal sea ms eficaz mediante el uso ptimo de los datos de empleados. En esta seccin, cualquier ruta a las reas funcionales comenzar en el men principal Recursos humanos, a menos que se indique otra cosa.
Pgina 166
Empleados
Utilice la Ficha empleado para registrar toda la informacin del empleado. Para ver la ventana, haga clic en Empleados:
Registro de ausencias
Los cdigos de ausencia le ayudan a realizar un seguimiento de las ausencias de los empleados y sus causas. Para abrir la ventana Registro ausencias, haga clic en Registro ausencias.
Motivos de terminacin
Utilice la ventana Motivo terminacin para configurar los motivos por los que el empleado desea abandonar la empresa. Para abrir la ventana, haga clic en CONFIGURACINMOTIVOS PARA LA TERMINACIN.
Contratos laborales
Utilice los cdigos de contratos laborales para configurar los tipos de contratos que la empresa ha firmado con sus empleados. Para abrir la ventana Contratos laborales, haga clic en CONFIGURACINCONTRATOS LABORALES.
Cualificacin
Introduzca cdigos de cualificacin para especificar las cualificaciones de los empleados. Para abrir la ventana Cualificaciones, haga clic en
CONFIGURACINCUALIFICACIN.
Familiares
Introduzca cdigos de familiares para registrar la relacin exacta de los familiares del empleado o contactos ms prximos a cada empleado. Para abrir la ventana Familiares empleado desde la ficha de empleado, haga clic en EMPLEADOFAMILIARES.
Pgina 167
Recursos diversos
Puede configurar cdigos y descripciones de los beneficios laborales que reciben sus empleados y los diferentes recursos de los que disponen pero que son propiedad de la empresa. Para ello, utilice la ventana Informacin recs. diversos. Para abrir la ventana desde la Ficha empleado, haga clic en
EMPLEADORECS. DIVERSOS INFO.
Informacin confidencial
Utilice los cdigos de informacin confidencial para registrar aspectos confidenciales de cada empleado, como el salario, los planes de opciones de acciones, las pensiones, etctera. Registre la informacin confidencial de un empleado en la ventana Informacin confidencial. Para abrir la ventana desde la Ficha empleado, haga clic en EMPLEADO INFORMACIN CONFIDENCIAL. Se abre la ventana Informacin confidencial:
Pgina 168
Business Notification
La solucin Business Notification se utiliza para generar y enviar notificaciones que permiten informar a sus proveedores o colegas de otros departamentos sobre ciertos eventos. Por ejemplo, puede enviar una notificacin cuando haya realizado un pedido y recibido alguno de los productos comprados, pero est esperando la entrega del resto del pedido. El envo de una notificacin alertar a su proveedor de que algunos de los artculos an no han sido entregados. Al habilitar esta caracterstica en la ventana Configurar notificaciones, permite al programa enviar seis notificaciones predefinidas.
Tipos de notificaciones
Hay dos soluciones para generar notificaciones: las basadas en el tiempo y las basadas en los cambios de campos. La solucin Business Notification ofrece cinco notificaciones basadas en el tiempo que alertan al destinatario de: Las siguientes entregas Los productos que no se recibieron despus de la fecha de recepcin comprometida Las confirmaciones de pedidos de compra que no se recibieron Los rdenes de produccin demoradas El estado actual de las existencias.
Para ver la lista de notificaciones basadas en el tiempo disponibles, en el men Administracin, abra la ventana Notificaciones, haga clic en CONFIGURACIN DE LA APLICACINGENERALCONFIG. BUSINESS NOTIFICATION. Se abre la ventana Configurar notificaciones. Ahora, haga clic en CONFIGUR.INFORMES DE NOTIFICACIN. Se abre la ventana Informes de notificacin:
Pgina 169

La sexta notificacin, basada en los cambios de los campos, se usa para realizar el seguimiento de los cambios del estado de la lista de materiales de produccin. Si ha activado la casilla de verificacin Enviar notificaciones de la ventana Configurar notificaciones, esta notificacin se enva cada vez que el estado del campo correspondiente cambia.
Periodo de registro
Puede definir durante cunto tiempo desea almacenar las notificaciones enviadas. Puede especificar este periodo en la ventana Configurar notificaciones y usarlo como valor predeterminado para todas las notificaciones basadas en el tiempo o puede asignar un periodo de registro a cada seccin independiente.
Secciones
Las secciones se usan para administrar un conjunto especfico de notificaciones. Puede elegir enviar hasta cinco notificaciones predefinidas basadas en el tiempo para una seccin. Las notificaciones basadas en los cambios de los campos sern enviadas automticamente.
Envo de notificaciones
Para enviar lneas de notificacin, primero debe recopilarlas. Entre las lneas que recopile, puede haber algunas entradas de notificacin que se enviaran anteriormente. Si las lneas se han enviado antes, habr una marca de verificacin en el campo Enviados para estas lneas y la hora ms reciente en que se envi la notificacin se registrar en la ventana Lneas de notificacin.
Pgina 170
Portal de negocio
La funcionalidad Portal de negocio de Microsoft Navision se divide en dos: Portal de negocio y Commerce Gateway.
Portal de negocio
Portal de negocio es una solucin de comercio electrnico que ofrece la posibilidad de establecer relaciones comerciales basadas en Web, autoservicio y otras formas de colaboracin entre una empresa y sus socios de la cadena de suministro. Portal de negocio facilita a los socios (clientes, proveedores o cualquier otro) trabajar directamente desde su portal Web en cualquier momento y desde cualquier lugar. Pueden mantener y consultar datos y documentos a travs de las diversas funciones de Microsoft Navision (dependiendo de su rol particular y los derechos de acceso que se les haya definido). Con Portal de negocio, conecta mediante Internet a sus clientes y proveedores a su sistema de administracin empresarial. Responde a las necesidades de sus socios con acceso Web a informacin en tiempo real y a caractersticas de autoservicio desde la solucin Microsoft Navision. La informacin siempre est actualizada y es precisa, y las caractersticas de autoservicio son las relacionadas con las necesidades de negocio concretas del usuario.
Commerce Gateway
La funcionalidad Commerce Gateway permite configurar socios de BizTalk desde Microsoft Navision. Una vez completada esta configuracin, es posible intercambiar documentos de BizTalk con sus socios de BizTalk. Algunos de los documentos que puede enviar a sus socios de BizTalk son: Pedidos de venta Facturas de ventas Abonos de venta Pedidos de compra
Adems de enviar los documentos mencionados anteriormente, tambin se pueden recibir.
Pgina 171
Demuestre sus conocimientos: otras reas funcionales

1. Cul es la finalidad de Gestin de contactos?
2. Cul es la finalidad de la gestin de oportunidades?
3. Cuntos recursos puede haber en una familia?
4. En Proyectos y recursos, qu le permite registrar la utilizacin de los recursos en los proyectos; aplicar movimientos a fases, subfases y tareas; y aplicar los movimientos de proyecto y de producto?
5. Qu rea de gestin de servicios se usa para automatizar las tareas orientadas al servicio?
6. Describa cmo se puede usar Gestin de contratos de servicio.
7. Portal de negocio se divide en dos componentes. Cules son?
8. En Portal de negocio, qu funcionalidad permite configurar socios de BizTalk desde Microsoft Navision?
9. Para qu se usa Business Notification?
10. Hay dos soluciones para generar Business Notifications. Cules son?
11. Enumere las principales reas funcionales de Recursos humanos.
Pgina 172

2.
3.
Pgina 173
Pgina 174
Apndice A: Soluciones de las secciones Demuestre sus conocimientos...
APNDICE A: SOLUCIONES DE LAS SECCIONES DEMUESTRE SUS CONOCIMIENTOS Y DEMUESTRE SUS HABILIDADES
Demuestre sus conocimientos: introduccin (CH1)
1. Cuntos Vendedores/Compradores hay en Microsoft Navision? Ocho 2. Quin es el contacto del cliente 49525252 Beef House? Frau Karin Fleischer 3. Cul es el saldo actual de la cuenta del cliente 49525252 Beef House? 5.941,36 4. Cuntas facturas pendientes tiene el cliente 49525252 Beef House? Cuatro 5. Cuntas cuentas bancarias hay configuradas en Cronus Espaa S.A.? Cinco
SUGERENCIA: en el men Gestin financiera, haga clic en TESORERABANCOS
6. Cul es la cantidad fsica del nmero de producto 70000? (Sugerencia: en el men Almacn, haga clic en PLANIFICACIN Y EJECUCINPRODUCTOS) 4.202 7. Cul es el precio de venta del producto n 70040? 108,20 8. Cul es el ltimo coste directo del producto n 70040? 55,10 9. Indique tres formas de insertar un cliente: Presionar F3, en la barra de mens, hacer clic en EDICININSERTAR NUEVO o, en la barra de herramientas, hacer clic en el botn Insertar 10. Qu sucede cuando escribe la letra "h" en un campo de fecha? El campo se rellena con la fecha actual del sistema. 11. Qu tecla de mtodo abreviado se presiona para eliminar un nuevo cliente? F4 12. Qu sucede cuando escribe la letra "w" en un campo de fecha? El campo se rellena con la Fecha de trabajo especificada. 13. Cules son los tres tipos de dimensiones disponibles en Microsoft Navision? Global, de acceso directo y presupuesto. 14. Qu mostrara la siguiente expresin de filtro: 1200|1300? Se mostraran los registros con 1200 1300. Si hay un registro con cada nmero, se mostrarn ambos.
Pgina 175

15. Qu mostrara la siguiente expresin de filtro: 1100..2100? Se mostraran los registros de 1100 a 2100. 16. Qu tecla de mtodo abreviado se presiona para buscar, analizar y mostrar el men Opciones? F6 17. Cules son los tres tipos de filtros disponibles en Microsoft Navision? Filtro de campo, Filtro de tabla y FlowFilter.
Demuestre sus conocimientos: tecnologa (CH2)

1. Diga el nombre de los siete tipos de objetos en C/SIDE. Tables (Tablas), Forms (Formularios), Reports (Informes), Dataports, XMLports, Codeunits y MenuSuite 2. Diga el nombre de los cuatro tipos de tablas en C/SIDE. Normal (Normal), System (Del sistema), Temporary (Temporal) y Virtual (Virtual) 3. Qu es codeunit? Es un tipo de objeto que contiene funciones escritas en cdigo C/AL. 4. Explique lo que es C/AL. C/AL es un lenguaje de programacin de cuarta generacin (4GL) usado para crear funciones, que controla cmo interactan los objetos de base de datos individuales e incluye funciones estndar para leer, escribir y modificar datos de tablas. 5. Cules son las funciones especiales de Microsoft Navision? El acceso directo de una tabla a otra; la fcil introduccin de datos; informacin en mltiples dimensiones; clculo automtico de importes y cantidades; informacin que se incluye en un importe calculado; filtrado de informacin; ordenacin con una o varias claves; imgenes de productos o un logotipo de empresa en la pantalla junto con la informacin asociada; y conexiones a combinacin de correo electrnico, aplicaciones de hoja de clculo y programas de presentacin de grficos. 6. En qu servidores de base de datos se puede instalar Microsoft Navision? Navision Database Server y Microsoft SQL Server Option para Navision basados en Microsoft SQL Server. 7. Explique lo que es SIFT. SIFT (Sum-Indexed Flow Technology) es la base de los FlowFields. Se trata de una caracterstica de la base de datos que permite realizar sumas calculadas muy rpidamente mediante SumIndexes. 8. Defina o describa lo siguiente y sus interrelaciones: un registro, un campo, una tabla, una empresa. Un campo (Field) es la estructura lgica ms pequea utilizada en una base de datos C/SIDE. Los campos (Fields) se agrupan en una estructura denominada registro. Un registro es una estructura lgica reunida a partir de un nmero arbitrario de campos. Los registros (Records) se organizan en tablas (Tables).
Pgina 176

Una tabla (table) puede entenderse como una matriz de N filas y M columnas. Cada fila N describe un registro (record) y cada columna M describe un campo del mismo. Un ejemplo de una tabla (table) es la tabla Cliente (Customer table), que contiene un registro por cada cliente. Cada empresa de la base de datos contiene un nmero determinado de tablas (tables). Una empresa es la estructura lgica ms grande utilizada en una base de datos C/SIDE. La empresa se puede considerar como una pequea base de datos; bsicamente se utiliza para dividir y agrupar grandes porciones de datos en una base de datos. Una empresa puede tener tablas privadas y tablas compartidas con otras empresas. 9. Describa las caractersticas de Navision Application Server. Navision Application Server es un servidor de nivel medio, que ejecuta lgica empresarial sin intervencin del usuario. Con Navision Application Server, es posible comunicarse con servicios externos. Acta como un cliente frente a un servidor de base de datos y puede actuar como un servidor para otros servicios. Al iniciar Navision Application Server, abre una base de datos predefinida y ejecuta cdigo C/AL en una codeunit predefinida. 10. Describa las caractersticas multilenguaje de Microsoft Navision. Hablar el idioma de sus empleados: Microsoft Navision ayuda a los empleados a ser ms eficaces eliminando las barreras del idioma. Hablar el idioma de sus clientes: con Microsoft Navision, el servicio a sus clientes mejora puesto que puede hacer negocios en el idioma que ellos prefieran.
Demuestre sus habilidades: creacin de un producto y proveedor (CH3)

Escenario: como agente de compras de Cronus Espaa S.A., es responsable de configurar nuevos productos y nuevos proveedores. Un cliente ha solicitado dos productos y de uno de ellos no hay existencias en la compaa. Tiene que crear un nuevo producto y un nuevo proveedor que lo suministre.
Procedimiento paso a paso

1. En el men Compras, haga clic en
INVENTARIO Y VALORACIN PRODUCTOS.
2. Presione F3 para introducir una nueva Ficha producto. 3. En el campo N, escriba 80301. 4. En el campo Descripcin, escriba Mouse USB. 5. Haga clic en el AssistButton del campo Unidad medida base.
Pgina 177

6. En la ventana Unidades medida producto, escriba la siguiente informacin: Cdigo Cdad. por unidad medida 7. Haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en la pestaa Facturacin. 9. Escriba la siguiente informacin: Valoracin existencias Coste unitario ltimo coste directo Clculo precio/bf bruto Precio venta Grupo contable producto Grupo registro IVA prod. Grupo contable existencias FIFO 11.50 11.50 Beneficio=Precio-Coste 14.375 MERCADERA IVA16 MERCADERA UDS 1
10. Todos los dems campos de esta pestaa pueden permanecer como estn. 11. Haga clic en la pestaa Reposicin. 12. Escriba la siguiente informacin: Sistema reposicin Compra
13. La configuracin del producto est completa. Cierre la ventana Ficha producto. 14. En el men Compras, haga clic en
PROCESAMIENTO DE PEDIDOSPROVEEDORES.
15. Presione F3 para insertar un nuevo proveedor. 16. En el campo N, escriba 40101.
Pgina 178

17. Escriba la siguiente informacin: Nombre Direccin C.P. Poblacin N telfono Contacto Muebles Lido. Calle de los artesanos 51 20001 San Sebastin 23159799 Sr. Pedro Gutirrez
18. Haga clic en la pestaa Facturacin. 19. Escriba la siguiente informacin: Grupo contable negocio Grupo registro IVA neg. Grupo contable proveedor 20. Haga clic en la pestaa Pagos. 21. Escriba la siguiente informacin: Mtodo liquidacin Cd. trminos pago Cd. forma pago MANUAL 1M(8D) CHEQUE NACIONAL NACIONAL NAC
22. Haga clic en la pestaa Recepcin. 23. Escriba la siguiente informacin: Cd. almacn Cd. condiciones envo AZUL CAF (coste, seguro y flete)
24. La configuracin del proveedor est completa. Cierre la ventana Ficha proveedor.
Pgina 179
Demuestre sus habilidades: creacin de un pedido de compra (CH3)

Escenario: como agente de compras de Cronus Espaa, S.A., tiene que crear un pedido de compra para adquirir dos productos.

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS PEDIDOS.
2. En la cabecera, presione F3 para insertar un nuevo pedido y ENTRAR para asignar un nmero de pedido de compra. 3. En el campo Compra a-N proveedor, escriba 40101 y presione ENTRAR. 4. Haga clic en las lneas. 5. En el campo Tipo, presione F6, seleccione Producto y presione ENTRAR. 6. En el campo N, escriba 80216 y presione ENTRAR. El campo Descripcin se rellena automticamente con el nombre del producto (Cable Ethernet). 7. En el campo Cantidad, escriba 6. 8. Presione FLECHA ABAJO para ir a la lnea siguiente e INICIO para ir al comienzo de la lnea. El campo Tipo deber contener Producto de forma automtica. Si no es as, seleccione Producto en el campo Tipo. 9. En el campo N, escriba 80301 y presione ENTRAR. El campo Descripcin se rellena automticamente con el nombre del producto (Mouse USB). 10. En el campo Cantidad, escriba 12. 11. Compruebe que el campo Coste unit. directo excl. IVA se rellena en ambas lneas. 12. Cierre la ventana Pedido compra.
Pgina 180
Demuestre sus habilidades: recepcin y facturacin de un pedido de compra (CH3)

Escenario: como agente de compras de Cronus Espaa, S.A., es responsable de comprar productos. Ha creado, impreso y enviado por correo electrnico un pedido de compra al proveedor que le suministra. Ahora, los productos relacionados en el pedido de compra han llegado al muelle del almacn. Puede recibir y facturar totalmente este pedido.

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS PEDIDOS.
2. Busque el pedido de compra creado en el escenario anterior. 3. En el campo N factura proveedor, escriba LHF-10021. 4. En las lneas compruebe que el valor de los campos Cdad. a. recibir y Cdad. a facturar para el producto n 80216 es igual a 6 y para el producto n 80301 es igual a 12. 5. Haga clic en REGISTROREGISTRAR. 6. Seleccione Recibir y facturar. 7. Aparecer un mensaje para preguntar si desea registrar el pedido. Haga clic en S. 8. Haga clic en Aceptar. 9. Cierre la ventana Pedido compra.
Demuestre sus habilidades: registro de los gastos de mantenimiento de automviles (CH3)

Escenario: en Cronus Espaa S.A., es el responsable de pagar las cuentas y de registrar y pagar los gastos. Ha recibido una factura de Importaciones S.A. en concepto de servicios normales de mantenimiento de automviles. Tiene que registrar este gasto para pagarlo.

PROCESAMIENTO DE PEDIDOSFACTURAS.
2. En la cabecera, presione F3 y, despus, presione ENTRAR. 3. En el campo Compra a-N proveedor, escriba 44127914 y presione ENTRAR. 4. En el campo Fecha registro, escriba 14/01/04.
Pgina 181

5. En el campo N factura proveedor, escriba LP-45002. 6. Vaya a las lneas. 7. En el campo Tipo, presione F6, seleccione Cuenta y presione ENTRAR. 8. En el campo N, escriba 8530 y presione ENTRAR. El campo Descripcin se rellenar con el nombre de la cuenta (Reparaciones y mantenimiento). 9. En el campo Cantidad, escriba 1. 10. En el campo Coste unit. directo excl. IVA, escriba 132,94. 11. Haga clic en REGISTROREGISTRAR. 12. Aparecer un mensaje en el que se pregunta si desea registrar el pedido. Haga clic en S. 13. Haga clic en Aceptar. 14. Cierre la ventana Pedido compra.
Demuestre sus habilidades: pago de los gastos de mantenimiento de automviles (CH3)

Escenario: en Cronus Espaa S.A., es el responsable de pagar las cuentas y tiene que pagar los gastos. Ha registrado la factura de Mortimor Car Company en concepto de servicios de mantenimiento de automviles y ahora tiene que pagarla. Imprimir y registrar el cheque.

1. Haga clic en HERRAMIENTASFECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana Fecha de trabajo. 2. Escriba 31/01/2004 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar. 3. En el men Gestin financiera, haga clic en
PAGOSDIARIOS DE PAGOS.
4. En el campo Nombre seccin, si no aparece BANCO, presione F6, seleccione BANCO y presione ENTRAR. 5. Haga clic en PAGOSPROPONER PAGOS A PROVEEDORES. 6. En la pestaa Proveedor, en el campo N escriba 44127914. 7. Haga clic en Opciones. 8. En el campo lt. fecha pago, escriba 31/01/2004. 9. En el campo Tipo contrapartida, haga clic en el AssistButton y en Banco.
Pgina 182

10. En el campo Cta. contrapartida, haga clic en el AssistButton, haga clic en BO-INV y haga clic en Aceptar. 11. En el campo Tipo pago por banco, haga clic en el AssistButton y en Cheque automtico. 12. Haga clic en Aceptar. 13. Haga clic en PAGOSIMPRIMIR CHEQUE. Se abre la ventana de formulario de solicitud Cheque. 14. No cambie los filtros establecidos en la pestaa Ln. diario general. 15. Haga clic en Opciones. 16. En el campo Banco, haga clic en el AssistButton, haga clic en BO-INV y haga clic en Aceptar. 17. Presione ENTRAR. El campo lt. n cheque se rellenar automticamente con el valor del mismo campo de la ficha Cuenta. 18. Active la casilla de verificacin Un cheque por proveedor y n documento. 19. Haga clic en Imprimir. 20. En la ventana del cuadro de dilogo Cheque: Imprimir, active la casilla de verificacin Imprimir a un archivo. 21. En la ventana Imprimir a un archivo, escriba Cheque de prueba y haga clic en Aceptar. Ahora aparece una segunda lnea en el diario de pagos. sta es la lnea de saldo del banco. 22. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). 23. Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar las lneas del diario. Haga clic en S. 24. Haga clic en Aceptar o presione ENTRAR. 25. Cierre la ventana Diario pagos.
Demuestre sus habilidades: ajuste de los gastos de mantenimiento de automviles (CH3)

Escenario: en Cronus Espaa, S.A., es director de contabilidad y es responsable de realizar los ajustes contables. La factura de Mortimor Car Company tena un cargo por combustible y tiene que redistribuirlo de la forma siguiente: Reparaciones y mantenimiento (8530) = 115,00 Combustible (8510) = 17,94
Pgina 183

CONTABILIDADDIARIOS GENERALES.
4. En el campo Nombre seccin, presione F6 para abrir la ventana Secciones diario general. 5. Elija GENERAL y presione ENTRAR dos veces. 6. Deje vaco el campo Tipo documento. 7. En el campo Tipo mov., presione F6 y haga clic en Cuenta. 8. En el campo N cuenta, presione F6 y busque el nmero de cuenta contable para Reparaciones y mantenimiento: 8530. Haga clic en Aceptar y presione ENTRAR. 9. En el campo Descripcin, escriba Correccin del n de documento 108029. 10. En el campo Importe, escriba -17,94 para introducir un movimiento en el Haber de la cuenta Reparaciones y mantenimiento. 11. En el campo Tipo contrapartida, deje Cuenta como seleccin. 12. En el campo Cta. contrapartida, escriba 8510 y presione ENTRAR. 13. Borre los campos Tipo regis. contrapartida, Gr. contable negocio contrap. y Gr. contable producto contrap. 14. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). 15. Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar las lneas del diario. Haga clic en S. 16. Presione ENTRAR o haga clic en Aceptar. 17. Cierre la ventana Diario general.
Demuestre sus habilidades: creacin de un pedido de venta (CH4)

Escenario: en Cronus Espaa S.A. es responsable de rellenar los nuevos pedidos. Ha recibido otro pedido de Beef House Outlet correspondiente a 10 neumticos de bicicletas y ahora tiene que crear el pedido. Va a registrar el pedido.
Pgina 184

1. Haga clic en HERRAMIENTASFECHA DE TRABAJO. Se abre la ventana Fecha de trabajo. 2. Escriba 31/01/2004 y presione ENTRAR o haga clic en Aceptar. 3. En el men Ventas y Marketing, haga clic en
PROCESAMIENTO DE PEDIDOSPEDIDOS.
4. En la cabecera, presione F3 y ENTRAR para crear un registro nuevo. 5. En el campo Venta a-N cliente, busque en la ventana Lista de clientes y seleccione Beef House Outlet. Presione ENTRAR. 6. Vaya a las lneas. 7. En el campo Tipo, presione F6, elija Producto y presione ENTRAR. 8. En el campo N, escriba 1160 y presione ENTRAR. 9. Deje en blanco el campo Cd. almacn. 10. En el campo Cantidad, escriba 10. 11. En el campo Precio venta, escriba 41. 12. Compruebe que en los campos Cantidad a enviar y Cdad. A facturar aparece 10. 13. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). 14. Seleccione Recibir y facturar. 15. Cierre la ventana Pedido venta. 16. En el panel de exploracin, haga clic en
INVENTARIO Y PRECIOSPRODUCTOS.
17. En el campo N, presione F5 o use el botn Lista de la barra de herramientas para ver la ventana Lista de productos. 18. Busque el producto 1160 (Neumtico) y haga clic en Aceptar. 19. Presione ENTRAR o la tecla TAB para salir del campo. 20. Vea la ventana Movs. productos para este producto; para ello, presione CTRL + F5 o haga clic en
PRODUCTO MOVIMIENTOSMOVIMIENTOS.
21. Cierre las ventanas Movs. productos y Ficha producto. 22. En el panel de exploracin, haga clic en VENTASCLIENTES. 23. En el campo N, presione F5 o use el botn Lista de la barra de herramientas para ver la ventana Lista de clientes. 24. Seleccione Beef House y haga clic en Aceptar.
Pgina 185

25. Presione ENTRAR o la tecla TAB para salir del campo. 26. Vea la ventana Movs. clientes para este producto; para ello, presione CTRL + F5 o haga clic en CLIENTEMOVIMIENTOS. 27. Cierre las ventanas Movs. clientes y Ficha cliente.
Demuestre sus habilidades: registro de un cobro (CH4)

Escenario: en Cronus Espaa S.A. es responsable de registrar los pagos recibidos. Ha recibido otro pago de Beef House Outlet correspondiente al saldo restante de una factura y ahora tiene que registrarlo.

COBROSDIARIOS DE COBROS.
4. Compruebe que en el campo Nombre seccin aparece BANCO. Si no es as, busque la ventana Secciones diario general y seleccinelo. 5. En el campo Fecha registro, escriba w en Fecha de trabajo (25/02/04). 6. En el campo Tipo documento, elija Pago. 7. Haga clic en VERMOSTRAR COLUMNA. Seleccione el campo N documento externo. 8. En el campo N documento externo, escriba 44703. 9. En el campo Tipo mov., elija Cliente. 10. En la ventana N cuenta, busque la Lista de clientes y busque el registro correspondiente a Beef House Outlet. Seleccione el registro y haga clic en Aceptar. 11. En el campo Liq. por tipo documento, elija Factura. 12. En el campo Liq. por n documento, busque (F6) la ventana Movs. pendientes cliente. 13. Seleccione la factura con un Importe pendiente de 410,00 y haga clic en Aceptar. 14. Haga clic en REGISTROREGISTRAR (F11). 15. Aparece un mensaje en el que se pregunta si desea registrar las lneas del diario. Haga clic en S. 16. Haga clic en Aceptar. 17. Cierre la ventana Diario cobros.
Pgina 186
Demuestre sus conocimientos: finanzas e informes (CH5)

1. De qu formas se pueden preparar anlisis de cuentas contables? Puede hacer clculos sencillos en el plan de cuentas mediante filtros de campo o FlowFilters, puede usar los informes estndar del programa, puede crear instrucciones y clculos ms complejos con Esquemas de cuentas para comunicar la informacin y tambin puede usar Anlisis por dimensiones segn una vista de anlisis. 2. Dnde se encuentra Informes estndar en Microsoft Navision? En el elemento de men Informes de cada rea de la aplicacin. 3. Para qu sirven los esquemas de cuentas? Los esquemas de cuentas estn indicados para realizar clculos que no se pueden llevar a cabo directamente en el plan de cuentas. Sirven para analizar cifras de cuentas o para comparar movimientos de contabilidad con movimientos de presupuesto. Los esquemas de cuentas pueden utilizarse para crear informes de gestin y financieros personalizados sencillos y complejos. 4. Cmo se puede reproducir la informacin de dimensiones de Excel? Con Esquemas de cuentas, usando la vista de anlisis y con Anlisis por dimensiones que se pueden exportar a Excel. 5. Qu es Business Analytics? Con qu fin podra usarlo una empresa? Business Analytics es una herramienta de anlisis y apoyo a la toma de decisiones que ofrece a los usuarios diferentes perspectivas de visibilidad (de detallada a agregada) en diferentes aspectos de su negocio. Permite a los usuarios obtener rpidamente la informacin que buscan con el grado de detalle que deseen.
Demuestre sus habilidades: creacin de nuevos productos para producir (CH6)

Escenario: su compaa fabrica mesas de madera. Cree algunos nuevos productos con la informacin siguiente: Campo N Descripcin Unidad medida base Cd. categora Valoracin existencias Coste estndar Precio venta Sistema reposicin Volver a pedir precios Incluir existencias Producto 1 TYS001 Mesa, Completa UDS VARIOS Estndar 400,00 550,00 Orden produccin Lote a lote S Producto 2 TYS002 Tablero UDS VARIOS Estndar 200 <En blanco> Compra Lote a lote S Producto 3 TYS003 Pata de la mesa UDS VARIOS Estndar 50 <En blanco> Compra Lote a lote S
Pgina 187

1. En el men Fabricacin, haga clic en
DISEO DE PRODUCTOSPRODUCTOS.
2. Presione F3 para introducir un producto nuevo. 3. En el campo N, escriba TYS001. 4. En el campo Descripcin, escriba Tabla, Completa. 5. En el campo Unidad medida base, haga clic en el AssistButton. 6. En el campo Cdigo, haga clic en el AssistButton. Haga clic en la lnea UDS y haga clic en Aceptar dos veces. 7. En el campo Cd. categora producto, haga clic en el AssistButton, haga clic en VARIOS y haga clic en Aceptar o presione ENTRAR. 8. Haga clic en la pestaa Facturacin. 9. En el campo Valoracin existencias, haga clic en el AssistButton y haga clic en Estndar. 10. En el campo Coste estndar, escriba 500. 11. En el campo Precio venta, escriba 500. 12. Haga clic en la pestaa Reposicin. 13. En el campo Sistema reposicin, haga clic en el AssistButton y en Orden produccin. 14. Haga clic en la pestaa Planificacin. 15. En el campo Poltica reaprov., haga clic en el AssistButton y en Lote a lote. 16. Active la casilla de verificacin Incluir existencias. 17. Repita los pasos anteriores para los productos 2 y 3, con la informacin proporcionada.
Pgina 188
Demuestre sus habilidades: lista de materiales de produccin (CH6)

Escenario: ahora es el momento de crear una lista de materiales de produccin para la mesa de madera que fabrica su compaa. Recuerde que nuestra "Tabla, Completa" es el producto terminado o el nmero de pieza principal. Excepto para las piezas de reparacin o de servicio, los pedidos de venta normalmente sern para la Mesa, Completa.

1. En el men Fabricacin, haga clic en
DISEO DE PRODUCTOSL.M. PRODUCCIN.
2. Presione F3 para introducir una nueva lista de materiales de produccin. 3. En el campo N, escriba TYS001. 4. En el campo Descripcin, escriba Tabla, Completa. 5. En el campo Cd. unidad medida, haga clic en el AssistButton y en UDS. 6. En el campo Estado, deje Nueva. 7. Haga clic en la seccin de lneas. 8. En el campo Tipo, deje Producto. 9. En el campo N, escriba TYS002. 10. En el campo Cantidad por, escriba 1. 11. Presione la tecla FLECHA ABAJO para ir a la siguiente lnea disponible. 12. En el campo Tipo, deje Producto. 13. En el campo N, escriba TYS003. 14. En el campo Cantidad por, escriba 4. 15. En la cabecera, en el campo Estado, haga clic en el AssistButton y en Certificada. 16. En el men Fabricacin, haga clic en
DISEO DE PRODUCTOSPRODUCTOS.
17. Busque el producto N TYS001: Mesa, Completa. 18. Haga clic en la pestaa Reposicin. 19. En el campo N L.M. produccin, escriba TYS001. 20. Presione ENTRAR o la tecla TAB.
Pgina 189
Demuestre sus conocimientos: otras reas funcionales (CH7)

1. Cul es la finalidad de Gestin de contactos? Con Gestin de contactos puede mantener una visin general de sus contactos y registrar la informacin de los contactos para todas las relaciones empresariales. Para cada contacto se puede especificar las personas de contacto individuales que tiene en la empresa de contacto. Puede clasificar por categoras sus contactos basndose en sus propios criterios de perfiles. 2. Cul es la finalidad de la gestin de oportunidades? Con Gestin de oportunidades se puede realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas. Los vendedores tienen una visin general de lo que est previsto y pueden realizar planes por anticipado segn esto. Gestin de oportunidades ayuda a dividir su proceso de ventas en varias etapas. 3. Cuntos recursos puede haber en una familia? Un nmero ilimitado. 4. En Proyectos y recursos, qu le permite registrar la utilizacin de los recursos en los proyectos; aplicar movimientos a fases, subfases y tareas; y aplicar los movimientos de proyecto y de producto? Diarios de proyectos 5. Qu rea de gestin de servicios se usa para automatizar las tareas orientadas al servicio? Planificacin de tareas 6. Describa cmo se puede usar Gestin de contratos de servicio. Contratos de servicio permite configurar un contrato de servicio con sus clientes. Puede obtener acceso al historial de contratos y contratar su renovacin rpidamente con Contratos de servicio. Tambin permite flexibilizar la facturacin, la gestin de la rentabilidad de los contratos y las ofertas de contrato. 7. Portal de negocio se divide en dos componentes. Cules son? Portal de negocio y Commerce Gateway. 8. En Portal de negocio, qu funcionalidad permite configurar socios de BizTalk desde Microsoft Navision? Commerce Gateway 9. Para qu se usa Business Notification? La solucin Business Notification se utiliza para generar y enviar notificaciones que permiten informar a sus proveedores o colegas de otros departamentos sobre ciertos eventos. 10. Hay dos soluciones para generar Business Notifications. Cules son? Las basadas en el tiempo y las basadas en los cambios de campos. 11. Enumere las principales reas funcionales de Recursos humanos. Empleados, Registro ausencias e Informes.
Pgina 190
Apndice B: Lista de terminologa
APNDICE B: LISTA DE TERMINOLOGA

(LA LISTA DEBERIA ESTAR ORDENADA ALFABETICAMENTE)
La seccin contiene una lista alfabtica de algunos de los trminos comunes usados en Microsoft Business SolutionsNavision y en este manual. Activo: se usa para describir la ventana o botn que se est usando o se ha seleccionado. Slo una ventana o un botn puede estar activo al mismo tiempo. Cuando una ventana est activa, el color de la barra de ttulo cambia para ayudar a determinar cul es. Cuando un botn est activo, el nombre cambia de color. Anlisis: uno de los cuatro tipos de AssistButtons. La tecla de flecha abajo indica que el valor del campo se calcula a partir de otra tabla; al hacer clic en la tecla puede ver esa tabla. Archivo ZUP: archivo en el que se almacenan modificaciones concretas de la pantalla de un usuario. El archivo se denomina FIN.ZUP. rea de la aplicacin: una de las reas funcionales principales del programa en la que un usuario selecciona trabajar, por ejemplo Contabilidad, Existencias, etctera. AssistButton: uno de cuatro botones a los que se tiene acceso con la tecla de funcin F6 (para analizar, buscar, opciones y puntos suspensivos). Barra de estado: se encuentra al final de la ventana de la aplicacin; muestra el nombre y el contenido del campo activo, la fecha de trabajo, el identificador de usuario y si se trabaja en modo de filtro (FILTER), insercin (INS) o sobrescritura (SOB). Barra de herramientas: se encuentra justo debajo de la barra de mens; contiene una fila de botones de icono que posibilitan un acceso rpido a las funciones que se usan con ms frecuencia, por ejemplo, la modificacin, filtrado y bsqueda de datos. Barra de mens: se encuentra justo debajo de la de ttulo; esta caracterstica estndar de Windows contiene mens para seleccionar funciones como crear nuevas empresas, disear herramientas y ver la Ayuda. Barra de ttulo: se encuentra al principio de la pantalla; muestra el nombre de la empresa en la que est trabajando actualmente y el nombre del programa (Microsoft Navision). Base de datos: donde se almacena toda la informacin; incluye personalizaciones para una empresa. BLOB: acrnimo de Binary Large Object (objeto binario de gran tamao) que se usa para almacenar mapas de bits, por ejemplo, los logotipos.
Pgina 191

Booleano: tipo de datos usado para indicar uno de dos valores, TRUE o FALSE; un uso tpico del mismo se da en un campo Casilla de verificacin. Botn de comando: botones que inician una funcin, proceso o informe. Botn de men: tienen un tringulo con la punta hacia abajo y se encuentran en la mayor parte de las ventanas. Cuando se hace clic en ellos, muestran un men en el que puede, por ejemplo, seleccionar una funcin o abrir una ventana diferente o un submen. Botn de opcin: campo circular que sirve para seleccionar slo una opcin de las enumeradas. Al hacer clic en este campo, indica la opcin que desea. Botn de puntos suspensivos: uno de los cuatro tipos de AssistButtons. Los botones de puntos suspensivos se usan para ver las opciones filtradas por el sistema. Botn: los botones se encuentran en casi todas las ventanas y cuadros de dilogo del programa. Pueden ser botones ordinarios, como Aceptar, S o No. Y pueden ser botones de funcin que inician una funcin, proceso o informe. Adems, hay botones de mens que tienen un tringulo con la punta hacia abajo y se encuentran en la mayor parte de las ventanas. Cuando se hace clic en ellos, muestran un men en el que puede, por ejemplo, seleccionar una funcin o abrir una ventana diferente o un submen. Botones de grabadora: serie de botones de la barra de herramientas usados para moverse a travs de una lista de registros. C/OCX: interfaz usada para expandir el entorno de desarrollo C/Side. Puede incluir controles OLE u OCX. C/ODBC: herramienta usada para exportar informacin contable a otros programas que, despus, se usan para realizar funciones de anlisis grfico y procesamiento de textos; Open Database Connectivity o Conectividad abierta de base de datos. C/SIDE: entorno de desarrollo de Microsoft Navision. Campo: se usa para especificar o mostrar informacin; consta de un nombre de campo, una definicin y contenido. Casillas de verificacin: campos booleanos que se usan para indicar que una funcin se puede usar cuando estn activados y no se puede usar cuando se dejan en blanco. Cerrar: se usa para salir de una ventana o del programa; para utilizar esta funcin, se debe presionar ESC, hacer clic en ARCHIVOCERRAR o hacer clic en el botn X de la esquina superior derecha de una ventana. Clave primaria: campo de una tabla que se usa para identificar el registro de la misma y, por lo tanto, se necesita para tener un valor nico.
Pgina 192

Clave: campo o combinacin de campos de una tabla que se pueden usar para ordenarla. Codeunit: funcin que realiza un proceso, por ejemplo, registrar o crear pedidos. Es uno de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision. Contraseas: necesarias cuando se configura la seguridad; se usan en combinacin con el identificador de usuario en Microsoft Navision. En los datos del campo Contrasea de Microsoft Navision se distinguen maysculas y minsculas. Copia de seguridad: archivo que crea el usuario y que contiene una copia de sus datos. Cuadro de dilogo: ventana que aparece para obtener ms informacin de una accin que desea realizar. Cuadro de texto: pequeo cuadro de un cuadro de dilogo o ventana; se usa para especificar la informacin necesaria para la ejecucin de un comando. Dataport: mtodo para importar o exportar informacin en Microsoft Navision. Es uno de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision. Debugger: herramienta usada para diagnosticar dnde se produce un mensaje de error o un error en Microsoft Navision. Se tiene acceso a ella en HERRAMIENTASDEBUGGER. Designer: interfaz usada para modificar o disear formularios, informes, tablas, dataports, XMLports, codeunits y menusuites adicionales para Microsoft Navision. Debe adquirir permisos especiales para poder usar un diseador. Dimensin: datos que puede agregar a una entrada de forma que Microsoft Navision pueda agrupar las entradas con caractersticas similares y recuperar fcilmente estos grupos para realizar anlisis. Documento: informe que imprime una transaccin a la vez. Los documentos suelen enviarse fuera de la empresa a los proveedores, clientes o autoridades fiscales. Elemento principal: tabla principal de un grnulo, alrededor de la que ste funciona. Por ejemplo, Clientes es el elemento principal de Ventas, Proveedores de Compras y Contactos de Marketing. Eliminar: eliminar algo; puede ser til en un campo o una lnea completa. Examinar: desplazarse dentro de una ventana o de una ventana a otra en la pantalla; por ejemplo, con los botones de grabadora. Factura compra: se usa para registrar las facturas de los proveedores que no tienen productos en existencias, aqu se registraran los justificantes.
Pgina 193

Factura: documento de entrada original de Compras y ventas que permite grabar y registrar la informacin de importes correspondientes a proveedores y clientes. Las facturas se diferencian de los pedidos en que a partir de una factura no se realiza un albarn ni un envo. Fecha de trabajo: fecha mostrada en la barra de estado, se puede establecer en HERRAMIENTASFECHA DE TRABAJO. Si no cambia la fecha de trabajo, de forma predeterminada ser la del sistema. Fecha del sistema: fecha del equipo. Filtro de campo: filtro establecido en un campo de una tabla que limita la cantidad de informacin que se muestra o se imprime. Filtro de tabla: esta opcin permite establecer varios filtros de campo en una tabla, lo que limita la cantidad de informacin mostrada o impresa. Filtros: herramienta que permite al usuario limitar el mbito de la informacin presentada en pantalla o en formato impreso; los tres filtros son de campo, de tabla o FlowFilter. FlowFilter: filtro que limita la cantidad de informacin presentada en funcin de un valor que se registra con las entradas. Los FlowFilters se establecen en los campos que finalizan con el filtro de palabra. Foco: donde se coloca el cursor en Microsoft Navision, vase tambin Punto de insercin. Formulario de solicitud: formulario que se muestra antes de imprimir o de obtener una vista previa de un informe que permite al usuario establecer filtros o seleccionar opciones antes de imprimir. Formulario: muestra informacin en la pantalla y ofrece acceso para modificar, eliminar y agregar datos, ya sea en una ficha o en un formulario tabular. Es uno de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision. Grnulo: bloque bsico de Microsoft Navision que permite a las empresas comprar slo la funcionalidad que necesitan. HTML: acrnimo de Hypertext Markup Language o Lenguaje de marcado de hipertexto, un formato muy utilizado en el Web. Indicador de registro: aparece a la izquierda del registro en el que est en una lista o una ventana tabular. Informes: copia impresa de informacin de la base de datos; los informes suelen usarse de forma interna por la direccin. Es uno de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision.
Pgina 194

Licencia: archivo que contiene un registro de los grnulos de Navision que ha comprado su empresa; se puede ver seleccionando
HERRAMIENTASINFORMACIN DE LICENCIA.
Lista: vista de datos que tiene varios registros por ventana y presenta informacin sobre varios clientes, proveedores, productos, etctera, a la vez; otra forma de describir una ventana tabular. Para tener acceso al botn Lista desde una vista Ficha, hay que seleccionarlo desde la barra de herramientas. Vase tambin Ventana tabular. Look Up (buscar): uno de los cuatro tipos de AssistButtons. La flecha arriba indica que sta es una forma de ver otra tabla; una vez vista, los datos se pueden recuperar e insertar en el campo al que se tuvo acceso desde la tabla. Marcar/Desmarcar (CTRL+F1): funcin que permite seleccionar ciertos registros para ver, registrar, etctera. Cuando se selecciona, aparece un rombo en frente del indicador de registro del registro en el que se encuentra el usuario. Si se aleja del registro, el rombo permanece. Puede limitar su vista seleccionando
VERSLO LOS MARCADOS.
Men desplegable: lista de opciones disponibles a partir de un botn de men o un elemento de men. MenuSuite: el objeto MenuSuite contiene los mens que se muestran en el panel de exploracin de Navigation Pane Designer. Cada men incluye contenido para un rea de departamento concreta, por ejemplo, Finanzas o Fabricacin. Es uno de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision. Modificacin contextual: se usa para cambiar el contenido de los campos seleccionados en los movimientos registrados; para utilizarlo, hay que hacer clic en F2 dos veces. Movimientos: actividad registrada vinculada a una tabla. Navegar: funcin que permite al usuario ver un resumen del nmero y tipo de movimientos relacionados con el documento. Cuando seleccione la entrada que desee en la tabla y haga clic en Navegar, ver una lista de los registros, agrupados en funcin de la tabla, que tienen el mismo nmero de documento y la misma fecha de registro que la entrada que seleccion. Object Designer: interfaz usada para modificar o disear formularios, informes, tablas, dataports y codeunits. Objetos: bloques que conforman Microsoft Navision. Hay siete tipos de objetos: formularios, tablas, informes, dataports, codeunits, XMLports y MenuSuite. ODBC: acrnimo de Open Database Connectivity o Conectividad abierta de base de datos. ODBC permite a Microsoft Navision vincularse y copiar sus datos a Excel, Crystal Reports, etctera.
Pgina 195

Option List (lista de opciones): uno de los cuatro tipos de AssistButtons. Se trata de una lista corta y predefinida desde la que el usuario selecciona la opcin seleccionada. Ordenar: capacidad de cambiar el orden en el que se muestran o imprimen los registros. Panel de exploracin: cuando abre Microsoft Navision, aparece a la izquierda de la ventana de la aplicacin. El panel de exploracin muestra opciones que le permiten elegir el rea de la aplicacin, como Gestin financiera y Ventas y Marketing. Pedido: documento de entrada original de Compras y ventas que permite grabar y registrar la informacin de importes correspondientes a proveedores y clientes. Los pedidos se diferencian de las facturas en que los albaranes y envos se llevan a cabo desde los pedidos. Proceso: rutina que procesa las entradas seleccionadas en funcin de instrucciones generales o concretas. Por ejemplo, Asiento regularizacin. Punto de insercin: la zona donde se introduce el texto cuando se escribe. Normalmente, aparece con una lnea vertical parpadeante en una ventana o un cuadro de dilogo. Tambin se conoce como cursor porque la lnea vertical parpadeante es una de las formas que puede tomar el cursor. Registro: una lnea de una tabla; por ejemplo, un nico cliente de una lista. Un registro contiene varios campos y una tabla contiene varios registros. Restaurar: proceso mediante el que se crea una base de datos y se rellena con la informacin contenida en el archivo de copia de seguridad. SQL: Structured Query Language o Lenguaje de consulta estructurado. Tabla: consta de un grupo de registros relacionados; cada registro est compuesto de campos y cada campo contiene un dato; un ejemplo de tabla es la lista entera de registros Proveedor. Es uno de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision. Tecla de mtodo abreviado: pulsacin de una tecla o de una combinacin de teclas que permite pasar a otra pantalla o funcin en Microsoft Navision. Teclas de direccin: grupo de teclas del teclado usadas para desplazarse hacia arriba, hacia abajo, a la derecha o a la izquierda; estas teclas se pueden usar en lugar del mouse (ratn) para moverse por el programa. Teclas de funcin: cada una de las teclas de funcin tiene asignado un mtodo abreviado. Con la combinacin de la tecla CONTROL o MAYS, y una tecla de funcin se proporcionan mtodos abreviados adicionales. La disponibilidad de los diversos mtodos abreviados depende de la pantalla; puede obtener ms informacin sobre esto en la Ayuda, en la introduccin a las teclas de funcin (ALT+F1).
Pgina 196

Ventana Anlisis: formulario de Microsoft Navision que permite al usuario ver un resumen de los datos de un periodo, por ejemplo, da, semana, mes, trimestre, ao o periodo contable. Ventana de ficha: vista de datos que muestra informacin acerca de un cliente, proveedor, producto, etctera. Generalmente, tienen una serie de pestaas al principio. Vase Ventana tabular. Ventana de la aplicacin: ventana del programa en la que se basa el resto del trabajo del programa. En Navision, es el rea vaca donde se abren todas las ventanas y donde aparecen los nombres del sistema, empresa y base de datos, adems de las barras de mens y de herramientas. Ventana tabular: vista de datos que tiene varios registros por ventana y presenta informacin sobre varios clientes, proveedores, productos, etctera, a la vez. Vase tambin Ventana de ficha y Lista. XMLports: este objeto est relacionado conceptualmente con un dataport; tambin se usan XMLports para importar y exportar datos, pero en formato XML. Los XMLports consiguen que el proceso de intercambiar datos en XML entre los sistemas sea ms simple y eficaz. Es uno de los siete tipos de objetos de Microsoft Navision. Zoom (CTRL+F8): permite ver campos y los valores de los mismos que no estn incluidos en lo que se muestra en la ventana.
Pgina 197
Pgina 198
ndice
NDICE
Account Schedule .............................................21 Ausencia de empleados..................................166 Base de datos ........47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 55, 165, 176, 177 BOM................................................................165 Bsqueda contacto .........................................157 C/AL ......................................48, 49, 52, 176, 177 Campaa ................................................157, 158 Clasificacin de contactos ..............................158 Codeunit................................49, 52, 56, 176, 177 Contacto..................................156, 157, 158, 190 Contacto, Ficha...............................................156 Contrato de servicio ........................163, 165, 166 Contratos laborales.........................................167 Dataport ..............................................48, 49, 197 Designer, Form .................................................46 Designer, Object .......................46, 47, 48, 49, 54 Designer, Report...............................................48 Diario, Proyecto ..............................160, 161, 163 Diario, Recurso .......................................161, 163 Dimensin .......................................................127 Empleado, Ficha .....................................167, 168 Empresa.......50, 52, 56, 127, 160, 166, 167, 168, 176, 177 Familia, Recurso .....................................161, 162 Ficha ...............................................................165 Ficha campaa ...............................................158 Ficha contacto.................................................156 Ficha empleado ......................................167, 168 Ficha producto ................................................165 Ficha, Recurso........................................162, 163 Filtro ..........................................................51, 166 Form Designer ..................................................46 Formulario.........................................................48 Idioma .................................................54, 55, 158 Informe..............................................................48 Integracin con cliente de Outlook..................159 Integracin con el registro de correo electrnico ...................................................... 160 Interaccin ........................................ 52, 156, 158 Lenguaje............................... 49, 53, 54, 176, 177 Multilenguaje .......................... 53, 54, 55, 56, 177 Object Designer........................ 46, 47, 48, 49, 54 Oportunidad...................................... 53, 158, 190 Pedido de servicio .......................... 163, 164, 166 Pedido de venta.............................................. 158 Permiso ............................................................ 46 Planificacin de capacidad ............................. 161 Presupuesto ................................................... 160 Presupuesto de proyecto................................ 160 Presupuesto, Proyecto ................................... 160 Producto ......................................................... 161 Producto de servicio ....................................... 165 Producto, ficha................................................ 165 Proyecto ................................. 160, 161, 162, 163 Proyecto, Diario .............................. 160, 161, 163 Proyecto, Presupuesto ................................... 160 Recurso .......................................... 161, 162, 163 Recurso, Diario....................................... 161, 163 Recurso, Familia............................. 161, 162, 163 Recurso, Ficha ....................................... 162, 163 Recursos humanos......................................... 166 Registrar .......... 51, 156, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 168, 190 Registro ...................................... 52, 56, 176, 177 Report Designer ............................................... 48 Segmentar ...................................................... 158 Segmento ....................................................... 158 Segmento de mercado ................................... 158 Tabla................... 47, 48, 49, 50, 52, 56, 176, 177 Tarea .............................................................. 166 Tareas ............................................................ 157 Venta, Pedido ................................................. 158 Vista de anlisis.............................................. 127
Pgina 199
Pgina 200

Manual Nav Finansas

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Nav Finansas

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 4.

CURSO 8434A: INTRODUCCIN

Captulo 3: Procesamiento de Pedidos Compras, Pagos y Contabilidad

Introduccin a Microsoft Navision

Captulo 4: Procesamiento de pedidos ventas y cobros

Captulo 5: Finanzas e informes

Captulo 7: Otras reas funcionales

Introduccin a Microsoft Navision

Introduccin a Microsoft Navision

Contenido de los cursos de Microsoft Business Solutions

Pngase a prueba (nivel 3)

Necesita ayuda? (nivel 2)

Paso a paso (nivel 1)

Resumen rpido: lecciones aprendidas

Objetivos del alumno

Introduccin a Microsoft Navision

Introduccin a Microsoft Navision

Incluye los componentes siguientes:

Introduccin a Microsoft Navision

Panel de exploracin y elementos de los mens de Microsoft Navision

Introduccin a Microsoft Navision

Elementos de men del panel de exploracin

Introduccin a Microsoft Navision

Ventanas de Microsoft Navision

Introduccin a Microsoft Navision

Cambio de la apariencia de la ventana

Cambio del ancho de las columnas

Introduccin a Microsoft Navision

Mostrar y ocultar columnas

Botones de comandos y botones de mens

Especificar una fecha

Introduccin a Microsoft Navision

Texto introducido por el usuario t h u # Da-mes-ao DaDeLaSemananmeroDeSemana-ao

Especificacin de un nmero o cantidad

Introduccin a Microsoft Navision

Informacin general de la barra de mens

Introduccin a Microsoft Navision

Introduccin a Microsoft Navision

Introduccin a Microsoft Navision

ABC AB1 A1 DSB D1 D.S.B. 1A +A1

Ordenacin numrica 1 2 3 4 10 100

Ordenacin de texto 1 10 100 2 3 4

Introduccin a Microsoft Navision

Men de Ayuda (?)

Bsqueda y consulta de informacin

Introduccin a Microsoft Navision

Introduccin a Microsoft Navision

van al primero o al ltimo registro de una tabla.

CTRL + AV PG y CTRL + RE PG:

Introduccin a Microsoft Navision

SQL y filtrado de informes

<>0 <>1000&<>2000 >1200 >=1200 <1200 <=1200

Introduccin a Microsoft Navision

Expresin de ejemplo *Co* Co* *co Hans?n

No distinguir maysculas y minsculas

Vista rpida de iconos y teclas de funcin

Tecla de mtodo abreviado

(Lookup (Anlisis (Opciones

CTRL + F8 CTRL + B F7 (Filtro

(Filtro de tabla (FlowFilter

Introduccin a Microsoft Navision

Teclas de mtodo abreviado

Introduccin a Microsoft Navision

Demuestre sus conocimientos: introduccin

Expresin de ejemplo Co Co* *co Hans?n