MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - MOF DEFINICION El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especficas

a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal. OBJETIVO El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos: Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma. Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen. Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. Describir los procedimientos administrativos racionalizados. UTILIDADES Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes: Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia. Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones formales que corresponda. Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el flujo de los procedimientos. Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin. El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP. El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad orgnica de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u rgano de nivel equivalente.

LIMITACIONES Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:

 No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla. Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia. Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso. Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l. PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN Generalmente comprende las siguientes etapas: 1. PLANEAMIENTO

En esta fase se determinar lo siguiente: Propsitos del Manual Usuarios del Manual Designacin del personal responsable de su elaboracin Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo Recursos materiales necesarios. Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis de la misma.

2.

RECOPILACIN DE LA INFORMACIN

Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc. Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista. 3. ESTUDIO Y ANLISIS

Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como especficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas: De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo. De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo. 4. REDACCIN DEL PROYECTO

Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades orgnicas que integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos. Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc. 5. REVISIN Y APROBACIN

Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento. Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de Racionalizacin, se formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones. 6. PRESENTACIN E IMPRESIN

El Manual aprobado se hace imprimir: Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el documento. En hojas de tamao A-4 segn norma. Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio. Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin. Y no usar letra muy pequea ni muy grande. 7. DIFUSIN

El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse. 8. ACTUALIZACIN

Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qu puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.