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Sistema de Gestin de la Calidad

GUIA DE APRENDIZAJE 02

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1.

IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE TCNICO EN SISTEMAS VERSIN 1 ADMINISTRACIN DEL SOPORTE TCNICO INSTITUTOS EDUCATIVOS. PRESENCIAL - VIRTUAL APLICAR HERRAMIENTAS OFIMATICAS, REDES SOCIALES Y COLABORATIVAS DE ACUERDO CON EL PROYECTO A DESAROLLAR RECOPILAR INFORMACIN RELACIONADA CON EL PROYECTO 22050104603 CONSTRUIR BASES DE DATOS UTILIZANDO UN SISTEMA DE GESTIN DE BASES DE DATOS RELACIONAL PARA USO PERSONAL EN PEQUEAS ORGANIZACIONES REALIZAR UNA BASE DE DATOS CON SUS RESPECTIVAS TABLAS Y RELACIONESDURACION 5 HORAS

PROGRAMA DE FORMACION: PROYECTO ASOCIADO: MODALIDAD DE FORMACION: COMPETENCIA DEL PROYECTO FORMATIVO ACTIVIDAD DEL PROYECTO: RESULTADOS DE APRENDIZAJE: TAREA DE APRENDIZAJE DURACION Y

2.

CARACTERIZACIN DE LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

2.1 Introduccin Uno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho est representado slo una vez. A continuacin, se debe proporcionar a Microsoft Office Access los medios para recopilar de nuevo la informacin desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que estn relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deber comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuacin, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access.

Figura de Comando Creacin de relaciones Access 2007

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Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseo de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).

"El descubrimiento consiste en ver lo que todo el mundo ha visto y pensar lo que nadie ha pensado" Albert von Szent Gyorgyi

2.2 Proceso de Aprendizaje

En una base de datos se pueden distinguir varios tipos de relaciones, las vamos a desglosar ac, primero explicando cmo se generan, a partir de ejemplos individuales: Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin. Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin. Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos. Para los propsitos de la formacin e, instructor les proyectara el video de relaciones de bases de datos.

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2.2.1 Actividad individual.Crearemos nuestra primera relacin paso a paso. Paso 1.- Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaa Herramientas de base de datos.

Paso 2.- Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar.

Paso 3.- Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

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Paso 4.- Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas). Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Paso 5.- La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2007 para asegurarse

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que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2007 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Poblacion que me indica en qu poblacin vive el habitante, las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Poblacion, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tabla Poblaciones. La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Onteniente se cambiarn a Ontinyent. Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla Poblaciones, automticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarn de la tabla de Habitantes. Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados. Paso 6.- Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones. Para aadir tablas a la ventana relaciones, seguimos los siguientes pasos: Paso 1.- Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. Aadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo. Para quitar Tablas de la ventana relaciones:

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Paso 1.- Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Despus podemos elegir entre: Paso 2.- hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men contextual que aparecer

Paso 3.- hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo. Para modificar las relaciones ya creadas haremos los siguientes pasos (dos formas): Paso 1.- hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin Modificar relacin... del men contextual que aparecer,

Paso 2.- hacer a modificar y botn que

clic sobre la relacin hacer clic en el Modificar relaciones encontrars en la

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pestaa Diseo de la banda de opciones.

Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Para limpiar la ventana relaciones, haremos lo siguiente: Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuacin. Paso 1.- Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la ventana. A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin Mostrar directas que explicaremos a continuacin. Para mostrar las relaciones directas: Paso 2.- Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men contextual que aparecer,

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hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa Diseo.

Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones. 2.2.2 Actividad en Equipo.Realizar los ejercicios paso a paso que plantea el instructor en la formacin, en equipos de dos aprendices.

ANIMO Y EXITOS EN SU PROCESO FORMATIVO

2.3 Ambientes de Aprendizaje

Sala de cmputo acondicionada con perifricos, conectividad a internet y equipos con requisitos mnimos de funcionamiento: Software: sistema operativo como mnimo Windows XP y/o superior y programa Visual Basic 6.0 Video Beam

2.4 Evaluacin del aprendizaje

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Evidencias: - Producto: Realizar mediante una tabla, una agenda telefnica de los aprendices del grado decimo, junto con sus profesores, que contenga los campos: nombres, apellidos, direccin, telfono, correo electrnico Valoracin de las evidencias: - Tcnica de evaluacin: observacin directa y valoracin del producto. - Mtodo de valoracin: la aprobacin de las evidencias se obtiene con el 100% de cumplimiento de los indicadores mencionados en los instrumentos de evaluacin. En caso de no lograr el objetivo se proceder a generar el plan de mejoramiento correspondiente. Criterios de evaluacin: - Utiliza las estructuras propias de un lenguaje de programacin orientado a eventos y manejador de base de datos, combinados con herramientas Ofimticas en la resolucin de problemas. - Utiliza herramientas tecnolgicas de trabajo colaborativo para la resolucin de un problema. Forma y fecha de entrega: - Las actividades otorgan la posibilidad de entregar las evidencias en la ejecucin de la formacin, teniendo en cuenta el cumplimiento de los instrumentos de evaluacin, que son valorados en tiempo real. - Finalmente en comn acuerdo los aprendices y el docente y/o instructor SENA han establecido la entrega y valoracin de las evidencias para los _____ das del mes de________________ del ao ______ 2.5 Conclusiones Coloca las conclusiones que sacas de esta formacin, en ese espacio.

2.6 Bibliografa

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Enlaces de Inters: www.aulaclic.es http://office.microsoft.com/es-es/access-help/guia-de-relaciones-de-tablasHA010120534.aspx Coloca ac en este espacio, enlaces de inters que hallas conseguido durante el transcurso de la formacin. Todo el material que ustedes ven en esta gua, es reproducido de la direccin www.aulaclic.es, por lo tanto tiene derechos reservados de autora.

CONTROL DEL DOCUMENTO Nombre completo Mauricio Fabin Pez Agudelo Cargo Instructor Dependencia Programa de articulacin con la media Coordinacin Acadmica SENA Regional Boyac CEGAFE Tunja Fecha 25 de marzo de 2012

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