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AUXILIAR CONTABLE ADMINISTRATIVA

DEFINICIN DEL PUESTO:

El Auxiliar Contable Administrativo es la encargada realizar distintas actividades de carcter administrativo contable, adems debe recibir y atender de manera cordial y profesional las llamadas telefnicas y visitas que realicen Clientes, Proveedores y Pblico en general a la empresa, ofreciendo una excelente actitud de servicio y canalizndolas con los departamentos o personas correspondientes que puedan satisfacer su necesidad. REQUISITOS DEL PUESTO: EDAD: SEXO: ESCOLARIDAD: DOMINIO DE OTRO IDIOMA: EXPERIENCIA EN ACTIVIDADES AFINES: DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: INFORMACIN GENERAL: PUESTO A QUIEN LE REPORTA: PUESTOS QUE LE REPORTAN: REA OCUPACIONAL: DEPARTAMENTO: RESPONSABLE DE ACTUALIZACIN: FRECUENCIA DE ACTUALIZACIN: OBJETIVO DEL DOCUMENTO: Coordinador Contador. Ninguno. Administrativa. Administracin. Mejora continua. Segn demanda. Determinar funciones y responsabilidades del Auxiliar Contable Administrativo Observacin, Entrevista. Ninguno. Investigacin y de Administracin y 20 a 30 aos. Femenino. Carreta tcnica o trunca. No necesario. No necesaria. No necesaria.

FUENTE DE INFORMACIN: OTRO NOMBRE DEL PUESTO:

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CARACTERSTICAS DEL PUESTO: CONOCIMIENTOS: 1. Administracin. 2. Funciones Secretariales (Mecanografa, Ortografa, Redaccin y Archivo). 3. Administracin de Archivos. 4. Contabilidad. 5. Impuestos 6. Uso de computadora manejo de Windows, Word y Excel. 7. Internet. HABILIDADES: Trabajar bajo metas y objetivos: Llevar a cabo sus funciones bajo un plan de trabajo organizado. 2. Planeacin, organizacin, direccin y control de procesos. Conocer los procesos existentes en su departamento, identificar cules son sus problemas y cules no se llevan a cabo. As mismo proponer a su jefe inmediato la forma de mejorar. 3. Relaciones personales. Convivir con el personal de la empresa en un ambiente donde la buena comunicacin y empata hacia el personal logre que entendamos lo que nos quieren decir, para que mediante esto se logre el desarrollo de los objetivos a travs de un lenguaje claro y objetivo. 4. Atencin a clientes y proveedores. Tener siempre disposicin para atender las dudas, quejas e inquietudes de cliente y proveedores ante cualquier situacin, proporcionando siempre las mejores opciones y soluciones que estn a su alcance. 5. Saber escuchar. Capacidad de atender lo que dicen los clientes, proveedores, empleados y su Jefe inmediato, adems de comprender lo que en realidad quieren expresar o manifestar. 6. Tener tacto. Tener la destreza para decir o hacer algo que es necesario sin ofender a la otra parte, pero al mismo tiempo, sin dejar que ellos saquen ventaja de la situacin. 7. Poseer empata. Implica tener la facilidad de sentir una situacin o sentimiento de la otra parte como si fuera propia. Es decir, ponerse en el lugar de otros. 8. Comunicador Eficaz. Ser dinmico y transmitir claramente en pocas palabras y en una forma sencilla las metas, objetivos, planes de trabajo a su jefe inmediato. 9. Manejo de documentacin y flujo informacin: Manejar y recopilar diversa documentacin y papelera, as como realizar la correcta distribucin de reportes, avances o documentos que le correspondan. 10. Discrecin. Tener la capacidad de cultivar los valores ticos y morales de nuestra persona siendo sensatas para formar juicios y saber guardar silencio de aquello que se le ha confiado y que solo el personal de la empresa necesita conocer. 11. Capacidad Organizativa. Contar con la habilidad de planear y organizar su trabajo para la obtencin de resultados. 12. Anlisis de la informacin. Capacidad de revisar de manera minuciosa la informacin que se genere en el departamento. 13. Elaboracin y control de documentos. Facilidad para elaboracin de formatos, cartas, memorndums y cualquier otro documento.
1.

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ACTITUDES: 1. 2. Integridad Compromiso. Determinacin. Confianza. Entusiasmo. Paciencia. Proactivo. Positivo. Actitud de servicio. Responsable. Iniciativa. Mente con apertura al cambio. Tenaz. Fiabilidad. Disponibilidad.

3.
4.

5. 6.
7.

8.
9. 10.

11.
12. 13.

14.
15.

HERRAMIENTAS DE TRABAJO:

1.
2. 3. 4.

5.
6.

Computadora. Impresora. Telfono. Calculadora. Sistema interno (Clickbalance). (Paquetera de office) a. Outlook. b. Excel. c. Word. d. Power Point.

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OBJETIVOS DEL PUESTO:

A continuacin se describen los objetivos del puesto de Auxiliar Contable Administrativo y el valor de cada uno de ellos para la evaluacin del mismo: No. 1 2 Objetivo Cumplir correctamente las labores contable administrativas asignadas. Ofrecer atencin eficiente y de calidad a Clientes, Proveedores y Pblico en general que se comunique y visite la empresa. Valor % 50 50

FUNCIONES DEL PUESTO: A continuacin se muestran las funciones que desarrolla el puesto de Auxiliar Contable Administrativo, las cuales sern necesarias para lograr cada uno de los objetivos antes descritos:

No.

Qu hacer

Cmo hacerlo

Para qu hacerlo

1.1

- Apoyando a Contabilidad en la elaboracin de declaraciones tales como: informativas DIOT, listado de Apoyar en la elaboracin de IETU, ISR por salarios, declaraciones fiscales Declaraciones anuales, informativas requeridas por el SAT. de sueldos y salarios, de IVA, de Clientes y Proveedores etc. Segn las que sean requeridas. - Capturando correctamente la informacin que le sea indicada en el sistema contable. - Conciliando la informacin contable contra los reportes para verificar que sea correcta. - Verificar que la informacin generada sea correcta y cuadre.

Apoyar en el cumplimiento de las obligaciones fiscales con las que cuenta la empresa.

1.2

Apoyar a Contabilidad en capturas de operacin contable de la empresa.

Contar con la informacin real y actual de la empresa y asegurarse de que la informacin contable sea correcta.

1.3

que las facturas electrnicas (CFD-CFDI) recibidas por parte del proveedor cuenten con su XML o que se la hayan enviado por correo electrnico. Asegurarse que las facturas - Solicitando XML a proveedor. electrnicas de los proveedores - Recibiendo XML por correo cuenten con su XML. electrnico. - Validando XML en el software de SAT.

- Verificando

Cumplir fiscales.

con

las

regulaciones

- Imprimiendo y anexando XML junto a

la factura correspondiente para su archivo tanto fsico como digital.

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No.

Qu hacer
-

Cmo hacerlo
I dentificando cada factura de acuerdo a la afectacin de cuentas contables. Si las facturas son de mantenimiento, identificar si son de costo directo de la unidad y numero de unidad correspondiente o si son de para almacn.

Para qu hacerlo

1.4

1.5

C apturar los datos de las facturas Informar a Coordinador de correspondientes en clickbalance para Administracin las cuentas por Elaborar rdenes de compra. generar las rdenes de compras pagar. correspondientes a si como su registro contable. I mprimiendo rdenes de compras correspondientes. Entregando a Coordinador de Administracin las ordenes de compras impresas junto con sus facturas correspondientes. - Recibiendo boletos de ley cada Lunes por parte de operador. - Clasificando y contabilizando boletos por tienda y fecha. - Realizando sumatoria de personas transportadas en la semana. Elaborar reporte de personas Cumplir requisito de Cliente Ley - Llenando reporte de Ley indicando para la facturacin. transportadas al Cliente Ley. hora de llegada y salida a cada tienda y personas transportadas por tienda diariamente.

Realizar la facturacin de los servicios otorgados a nuestros clientes. -

1.6

Entregando a reporte correspondiente al Contador. Recibiendo reporte de trabajos realizados por parte de Coordinador de Administracin. Siendo informada sobre modificaciones en las facturaciones a los clientes. Revisando plazo de facturacin de los Registrar correctamente los servicios clientes. realizados por la empresa. Identificando los das a facturar a nuestros clientes durante la semana en curso. Elaborando facturas de los clientes correspondientes. Entregando facturas correspondientes a Coordinador de Administracin.

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1.7

Manejar caja chica.

- Recibiendo efectivo de pagos de personal de clientes por parte de Coordinador de Logstica. - Hacer relacin de personas transportadas por cliente. - Atendiendo la solicitud de efectivo por personal autorizado con previa autorizacin de Director General. Administrar y dar buen uso de los - Entregando efectivo a solicitante. recursos de la empresa. - Solicitando factura o comprobante de gasto a solicitante de efectivo. - Elaborar reporte indicando el importe y razn de los gastos realizados. - Enviando mensualmente reporte por correo electrnico y entregndole el resto de efectivo a Director General.

No.

Qu hacer

Cmo hacerlo
- Revisando cada mes artculos de papelera necesarios. - Recibiendo solicitudes de artculos de papelera de los diferentes departamentos. - Elaborando pedido de artculos de papelera requeridos. - Contactando a proveedor correspondiente y solicitando artculos de papelera requeridos. - Recibiendo cotizacin. - Presentando cotizacin de pedido a Coordinador de Administracin para autorizacin. - Recibiendo autorizacin del pedido correspondiente. - Notificando a proveedor que el pedido fue autorizado. -

Para qu hacerlo

1.8

Realizar pedidos de papelera.

Contar con artculos de papelera para realizacin de trabajo de oficina de la empresa.

1.9

Apoyar y atender solicitudes de Direccin General.

R espondiendo eficientemente a las diferentes asignaciones que sean Brindar asistencia a Director presentadas Direccin General tales General cuando sea necesario. como elaboracin de documentos, programacin de citas etc.

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-

2.1

Atender eficientemente llamadas entrantes.

las

C ontestando eficientemente todas las llamadas que sean recibidas. C onociendo perfectamente todas las extensiones de los departamentos y personal de la empresa. S aludando y atendiendo cordialmente las necesidades de las personas que se comuniquen a la empresa. C analizando dichas llamadas con el personal o departamento correspondiente, asegurndose Ofrecer solucin a Clientes, previamente que la llamada a transferir proveedores y pblico en general podr ser atendida por la persona o que se comunique a la empresa. departamento requerido. T omando recados en caso de que la persona no pueda ser atendida, asegurndose de obtener completa toda la informacin. I nformando durante el da los recados obtenidos para que estos puedan ser atendidos. R egistrar llamadas en reporte de llamadas indicando quien llamo, de donde habla y a quien buscaba.

No.

Qu hacer

Cmo hacerlo

Para qu hacerlo

2.2

- Mostrando una excelente actitud de servicio y preguntando amablemente cual es su necesidad o a quien desea contactar. - Escuchando atentamente a las peticiones u observaciones de la visita. - Canalizando la visita al departamento Recibir y atender a personas correspondiente si es el caso. que visiten la empresa. - Informando al personal en caso de que busquen a una persona en especfico, sobre la persona que lo visita. - Invitando a la persona visitante a tomar asiento mientras es atendida, ofreciendo agua para amenizar la espera.

Ofrecer solucin a Clientes, proveedores y pblico en general que visite la empresa.

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- Ofreciendo trato cordial a los proveedores que visiten la empresa. - Recibiendo facturas a revisin por parte del proveedor. - Verificando que los requisitos fiscales de facturacin estn correctos. Atender a Proveedores para - Elaborando contra recibo de factura recibir facturas a revisin. correspondiente con fecha, nmero de factura y monto total a pagar. - Entregando contra recibo original al proveedor. - Anexando copia de contra recibo a las facturas correspondientes. -

2.3

Brindar un trato amable a nuestros proveedores y facilitar las operaciones de revisin de facturas.

Realizar entrega de cheques a proveedores. -

2.4

R ecibiendo por parte de Coordinador de Administracin ordenes de compras acompaadas con sus facturas y cheques. L lamando a los proveedores que se les paga con cheque para informarles que Cumplir con los pagos que sean su pago est listo. requeridos en tiempo y forma para no afectar la operacin de la Recibiendo a proveedor y entregando empresa. cheque correspondiente. S olicitando a proveedor que firme orden de compra. E ntregando orden de compra firmada por proveedor a Auxiliar Contable.

TOMA DE DECISIONES: No.

1.

Decisiones Tpicas
Rechazar facturas por incumplimiento de requisitos.

IMPORTANCIA DEL PUESTO (Contribucin a la Satisfaccin del Cliente Interno y Externo): El puesto de Auxiliar Contable Administrativa es muy importante ya que apoya directamente a las labores operacionales del Departamento Administrativo, adems es el primer contacto de la empresa con las personas que nos llamen y visiten, es responsable de darles la atencin

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adecuada en beneficio de la imagen de la empresa. Su cliente interno es el rea Administrativa, pues al cumplir correctamente con sus funciones apoya a que el departamento cumpla tambin para facilitar el trabajo al rea Operativa, y de esta manera se logre la Satisfaccin Total de nuestros Clientes.

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