Professional Documents
Culture Documents
Es el conjunto de bienes que posee una empresa en depsitos o almacenes con vistas a su empleo prximo o venta posterior. Su existencia logra el equilibrio entre las actividades que suelen operar a distintos ritmos (compras y produccin, distintas etapas del proceso productivo, produccin y ventas).
-Deterioro a travs del tiempo: la existencia de bienes que constituyen el stock estn sujetas a riesgos segn su naturaleza como su degradacin o vencimiento. -Obsolescencia del material: el tiempo de permanencia de los bienes que forman parte del stock debe ser mucho menor que el tiempo de mayor utilidad, ya que de lo contrario tendremos en stock artculos que nadie demandar o habrn perdido buena parte de su valor. Como ejemplos podemos mencionar la ropa de moda o procesadores de PC. -Gastos de seguros y vigilancia: costos en los que se incurren debido a que los artculos estarn sujetos a los riesgos de robo, incendio, etc. -Costos ocultos del stock: los stock esconden problemas de gestin y amortiguan sus efectos a un costo elevado (despilfarro de recursos). Por ejemplo, disimulan la ineptitud del tomador de decisiones o pueden esconder fcilmente problemas de calidad.
Clasificacin
Los stocks se clasifican de acuerdo a distintos criterios, entre ellos estn:
Segn su aplicacin
Directos para produccin y/o venta: Son los stocks de materias primas y materiales directos, de productos en curso o en proceso de fabricacin, de semielaborados, de subproductos, de productos terminados o finales, de envases sin retorno, etc. Indirectos, elementos de consumo interno en la empresa: Si bien estos componentes no constituyen el producto final es indudable que son auxiliares en el proceso de fabricacin; estn constituidos por los
stocks correspondientes a repuestos, accesorios, herramientas, indirectos generales (combustibles, lubricantes), etc.
La demanda
Toda gestin de stocks est fundamentada en un conocimiento lo ms real posible de la demanda. Se necesita hacer previsiones de las ventas que vamos a realizar y, en funcin de cmo sean esas ventas, tendremos una gestin de stock u otra. No es lo mismo gestionar el stock para cubrir una demanda que se mantiene constante a lo largo del ao que para cubrir una demanda estacional, donde todas las ventas se concentran en ciertas pocas del ao.
Nivel de servicio
Tambin la gestin de stock influye en el servicio al cliente. Si, a causa de una rotura de stock, parte de la demanda queda insatisfecha, es probable que esos consumidores busquen ese mismo producto en la competencia. Al hablar de nivel de servicio nos referimos a la satisfaccin que proporciona la empresa a sus clientes. Tener un buen nivel de servicio significa que los clientes encuentran el artculo que buscan en el momento en que lo buscan. Dicho indicador se expresa en porcentaje, segn la frmula:
( )
Esto tambin se puede formular en sentido negativo, es decir, calcular la rotura de stock:
( ) Por ejemplo; un nivel de servicio del 85% indica que de 100 artculos que nos demandan nuestros clientes, 15 no son encontrados. Es lo mismo que tener una rotura del 15%. La decisin de qu nivel de servicio dar estar en funcin de la imagen que pretendamos tener. Es obvio que un nivel de servicio alto conlleva unos mayores costes de almacenamiento y de pedidos.
Costos
Para minimizar la funcin de los costos (reducirlos al mnimo) es necesario conocer bien su composicin: gastos derivados de la acumulacin de stocks. stos se componen de tres partidas principales:
Costo del producto. Primero hay que comprar el stock y pagar su precio. Estos costos son fciles de
calcular, pues basta con multiplicar el precio de cada producto por el nmero de artculos adquiridos. Costo de adquisicin. Poner los productos adquiridos en el almacn supone gastos de transporte, papeleo, impuestos, seguros, etc. que hay que tener en cuenta. Costo de almacenamiento. Es el costo de mantener las existencias en el almacn y todos los gastos derivados de la gestin del mismo. Estos gastos se suelen considerar por unidad de tiempo: al mes o al ao, segn el tipo de clculo que se desee hacer sobre ellos. Veamos ms despacio cmo se miden los dos ltimos.
Costo de adquisicin.
Cada pedido que se hace a un proveedor supone un costo adicional al de la propia mercadera (adems del costo del producto). El departamento encargado de las compras tiene una serie de gastos administrativos por emitir la orden de compra y hacerse cargo de su expedicin. Tambin hay que pagar el transporte del pedido y su recepcin, los seguros, los impuestos, etc. Hay que tener en cuenta que, al realizar pedidos a proveedores extranjeros, estos costos se incrementan notablemente. El costo de adquisicin ser mayor cuanto mayor sea el nmero de pedidos que realicemos, y a la inversa: si hacemos menos pedidos, este costo disminuir, ya que en principio se realizarn menos costos administrativos y menos gastos en transporte, seguros, etc. Piensa que es ms barato, por ejemplo, transportar 1000 pallets en un camin que dos veces 500 en dos furgonetas. Para calcular el costo de adquisicin (CAD), necesitamos saber en primer lugar el nmero de pedidos que vamos a realizar, por ejemplo, durante un ao. Si llamamos V a las ventas anuales de un artculo por parte de nuestros clientes, y Q a la cantidad de ese artculo que vamos a solicitar en cada pedido a nuestro proveedor en ese ao, el nmero de artculos que vamos a pedir en cada emisin de pedido sera V/Q. Por tanto, para calcular el costo anual de adquisicin habra que multiplicar el coste de un solo pedido (Cad) por el nmero total de pedidos (es decir, V/Q).
Costo de almacenamiento.
Es lo que cuesta mantener los artculos en el almacn. El coste de almacenamiento (CA) se suele medir por unidades fsicas de artculos, de forma que para hallar el costo de almacenamiento total, multiplicamos el costo de mantener cada unidad (Ca) por el stock medio (Q/2), donde Q es la cantidad que se pide en cada pedido. En frmula:
A esto habra que sumar el costo de almacenar el stock de seguridad. Este costo se calcula multiplicando el costo unitario por el stock de seguridad. Teniendo en cuenta esto, el costo de almacenamiento quedara as:
No obstante, el costo de almacenamiento engloba numerosos gastos que es importante conocer: Costes relacionados con el local. Dentro de stos, se pueden considerar por separado o conjuntamente el coste del suelo y el edificio, y el de las instalaciones. La maquinaria y elementos de manipulacin. La mano de obra. El mantenimiento. Administracin en general y de la logstica en particular. Seguros e impuestos Costes generales Costes por tenencia de stocks. Otros gastos.
Costo total.
As pues, el costo total de gestionar el stock (CT) ser la suma de los costos del producto, ms los de almacenamiento, ms los costos de adquisicin. El resultado es la siguiente frmula:
Nivel de stock
Como vemos, es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para satisfacer la demanda externa (los pedidos que realizan nuestros clientes) o la demanda interna (de nuestro departamento de produccin, por ejemplo, cuando requiere materias primas u otros componentes para fabricacin), pero
siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de mantener un nivel de stock adecuado. Llamamos nivel de stock a la cantidad de existencias de un artculo almacenada en un momento dado. Pero, Qu ocurre cuando hacen falta ms artculos de los que hay? Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un artculo por falta de existencias en el almacn, se dice que se ha producido una rotura de stock. El hecho de que haya un stock insuficiente puede traer consigo una serie de inconvenientes: Prdida de ventas. Prdida de imagen. Prdida de la confianza de los clientes. Los costos por rotura de stock se los denominan costos de agotamiento y son difciles de cuantificar, pues es difcil saber cunto se deja de ingresar al no tener los artculos disponibles en el lineal durante el tiempo que dura la escasez y, por tanto, tambin lo es conocer los clientes que se pierden. As pues, hay que procurar mantener un nivel de stock ptimo; es decir, por una parte, tener suficiente para evitar las roturas de stock y, por otra, evitar que haya un exceso intil del mismo. Para conseguirlo, hay que formularse algunas preguntas: Cundo debemos emitir una orden de pedido? Qu cantidad debemos solicitar en cada pedido? Cuntas unidades de cada artculo debemos mantener en stock? Un aspecto que incide directamente en la rotura de stock son los plazos de entrega de nuestros proveedores. Para saber cundo hay que hacer un pedido, hemos de tener en cuenta cunto tardarn en servrnoslo. Puede ocurrir que el proveedor no cumpla los plazos establecidos, bien por problemas en la fabricacin, o en el transporte, o bien por existir una demanda excesiva de ciertos artculos en un momento dado. En suma, necesitamos conocer el funcionamiento de los proveedores para gestionar correctamente nuestros stocks y mantenerlos a un nivel adecuado. Otra faceta que hay que considerar a la hora de establecer el nivel de stock es que las existencias no estn concentradas en un solo almacn o en un solo lugar fijo, sino que pueden estar repartidas en toda la cadena logstica (distintos almacenes regionales de distribucin de las distintas divisiones o subdivisiones que tenga la empresa, existencias en trnsito o en movimiento hacia los centros de distribucin, etctera). Esto significa que la gestin del nivel de stock debe ser integral: no debemos slo conocer los niveles de toda nuestra cadena comercial o productiva, sino incluso controlar el stock de nuestros propios proveedores. Si conocemos los plazos de entrega de nuestros proveedores, y adems conocemos sus stocks, podremos atender con mayor seguridad la demanda que se nos presente.
Diagramacin.
Para controlar los costos de la gestin de stocks, uno de los objetivos de toda empresa, es necesario primero determinar el stock, esto es, saber cunto stock tenemos. Esto, que a primera vista parece sencillo, entraa su dificultad, debido, por un lado, a las distintas clases de stock que podemos considerar al hacer el clculo y, por otro, a las variaciones que ste experimenta.
Cuando el stock llega al punto donde consideramos necesario hacer un nuevo pedido para reaprovisionar el almacn, se dice que estamos en el punto de pedido. Si representamos grficamente la nueva adquisicin, tendremos una recta vertical. A medida que este ciclo se repita, el grfico del movimiento de stock en almacn ir adquiriendo la forma de unos dientes de sierra. Como se ve en la figura, el tiempo que pasa entre dos entregas es siempre el mismo, pero esto no tiene por qu ser as. Llamamos perodo de reaprovisionamiento al plazo de tiempo que transcurre entre que se realiza el pedido, y el momento en el que ste llega a nuestro depsito (punto de aprovisionamiento). Como podemos ver, durante este periodo de reaprovisionamiento nuestros clientes nos siguen haciendo pedidos, y, por tanto, el nivel stock sigue descendiendo. El lote de pedido ser la cantidad que debemos pedir, que en el esquema viene representado por el segmento vertical, y quedar definido segn el nivel de stock que queramos tener, y debe coincidir al menos con la suma del stock de seguridad ms el stock de ciclo.
Finalmente, el perodo de pedido, como se observa, es el plazo de tiempo que transcurre entre la emisin de dos pedidos a proveedores consecutivos.
Sistemas de aprovisionamiento.
Como hemos visto ya, el stock es el conjunto de materiales necesarios para el proceso productivo o comercial. Una vez adquiridos, los materiales que componen el stock se utilizan en la fabricacin o se venden, de manera que se hace necesario reponerlos. Existen diversos sistemas para optimizar estas entradas teniendo en cuenta las salidas que se van produciendo, esto es, el reaprovisionamiento. Para que no se produzca una rotura de stock, debemos definir cundo se realizar el prximo pedido a nuestros proveedores. Veremos dos sistemas de aprovisionamiento, que tenemos a continuacin.
El punto de pedido.
El punto de pedido (PP) es el nivel de stock que nos indica que debemos realizar un nuevo pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una rotura de stock. Para calcularlo, hay que partir de una cantidad mnima: nunca debe quedar en el almacn una cantidad menor que el stock de seguridad. As, al punto de pedido hay que sumarle la cantidad prevista para cubrir el stock de seguridad (SS). Por otro lado, es muy importante hacer cada pedido con tiempo suficiente para que el proveedor reponga antes de que se produzca una rotura de stock. Para esto hay que tener en cuenta el plazo de entrega del proveedor (PE) y la media de las ventas previstas, esto es, la demanda media (DM). De este modo, el punto de pedido se calcula segn la siguiente frmula:
Como es fcil deducir de esta frmula, el punto de pedido debe aumentar siempre que aumente el plazo de entrega del proveedor o cuando aumente la demanda media. Como se ve, el punto de pedido depende del stock de seguridad. Para calcular el valor de este ltimo debemos considerar el plazo mximo de entrega (PME), es decir, cunto tardaran en llegar las mercancas en caso de que se produjera un retraso. El stock de seguridad deber ser lo bastante grande para cubrir la demanda media (DM) en esos das; de este modo, el stock de seguridad se calcular segn la siguiente frmula:
T1 es la fecha de revisin de stock, ah tendremos que realizar un pedido. Vemos que se deber hacer un pedido en el punto A, igual a AB, ms lo que se consumir desde ese momento hasta que llegue el pedido (eb). Si el ritmo de consumo disminuy, al efectuar la segunda revisin (T2), se encontrar un stock remanente mayor (punto A), y menor ser la cantidad que debemos pedir (ba).
El sistema ABC
Como hemos visto hasta ahora es necesario que las empresas lleven algn control de sus inventarios para asegurar la continuidad del proceso productivo. Pero un control excesivo de todos y cada uno de los artculos tendra un costo muy elevado, por lo que es necesario determinara qu control se establece para evitar un sobrecosto. Para decidir sobre el grado de control que se presta a los diversos tipos de productos, muchas empresas suelen recurrir al mtodo ABC, que deriva de la famosa ley de Pareto. Segn sta, en muchas situaciones econmicas se observa que a un pequeo nmero de elementos de un conjunto (aproximadamente el 20%) le corresponde la mayor parte del valor de otro conjunto (en torno al 80%). As, por ejemplo, el 80% de la riqueza mundial est en manos del 20% de la poblacin; el 80% de las ventas de una empresa corresponden a un 20% de los productos que la empresa comercializa, etc. Como se comprender, esta correspondencia (20-80) no es exacta. Viene a indicar, ms bien, la desproporcin que con frecuencia se da en el reparto de un determinado conjunto entre un grupo de elementos. Esta desproporcin tambin suele presentarse en el caso de los inventarios. La constatacin de esta realidad en un gran nmero de empresas impuls la aplicacin del mtodo ABC para decidir el grado de atencin que se iba a prestar a los diferentes productos. Este mtodo consiste en dividir las existencias totales en tres grupos: Grupo A. Est formado por un nmero reducido de artculos (un 5-20%), pero que representa un gran porcentaje en cuanto al valor total del stock (un 60- 80%). Grupo B. Suponen un nmero mayor de artculos (un 20-40%) y representan un 30-40% del valor total. Grupo C. Representa el mayor nmero de artculos almacenados (sobre un 50-60%), pero slo representan el 5-20% del valor total del stock. El mtodo ABC permite diferenciar los productos que necesitan una mayor atencin en trminos de tiempo y control. Los del grupo A necesitan un control mximo, y por tanto requieren un sistema de revisin continua, adems de la elaboracin de inventarios peridicos para buscar posibles diferencias. Sin embargo, para los del grupo B y C la atencin disminuye, y C se convierte en el grupo al que menos importancia hay que darle. Es posible que para el grupo B el sistema de revisin sea continuo o peridico.
Como puede verse en la figura, el costo de adquisicin aumenta segn disminuye el nmero de unidades que lo componen, ya que conlleva mayores costos administrativos y de transporte (ms documentacin, ms viajes, etctera) por unidad de producto. Sin embargo, los costos de almacenamiento disminuyen cuando el pedido es menor, debido a que se necesita menos espacio en el almacn, disminuyen los costos de mantenimiento y la inversin financiera por tener retenido ese stock. En un momento dado, la suma de ambos costos es mnima. Este punto seala el tamao ptimo de pedido (qe) y coincide con el punto mnimo de la curva de costos totales.