Programa PYME: Pequeos Negocios

Mdulo: Gestin de los Procesos

(parte 1)

INTRODUCCION

COMPETENCIA GLOBAL
Definiciones: Competencia: Saber hacer / conocer. Resultado de la integracin, movilizacin, y adecuacin de capacidades utilizadas eficazmente para lograr un fin. Puesta en prctica integrada de aptitudes, rasgos de personalidad y conocimientos adquiridos para cumplir bien una misin.

Palabras claves:
Conocimientos Actitudes Habilidades

Competencia Global: Compaas que estn colocando da a da, estndares de competitividad muy altos en todo el mundo. Nueva clase empresarial que est definida por su habilidad para disponer de recursos y operar ms all de cualquier frontera.
Rosabeth Moss Kanter

Competencia Global:
Proceso fundamentalmente econmico que consiste en la creciente integracin de las distintas economas mundiales en un nico mercado mundial.

COMPETENCIAS EMPRENDEDORAS (1/4)

1.- Innovacin y desarrollo 2.- Liderazgo 3.- Orientacin al cliente 4.- Orientacin a resultados

Competencias Emprendedoras (2/4)

5.- Planificacin y organizacin

6.- Negociacin
7.- Desarrollo de las personas 8.- Emponderamiento

Competencias Emprendedoras (3/4)

9.- Comunicacin y contactos 10.- Calidad en el trabajo

11.- Trabajo en equipo 12.- Resolucin de problemas

Competencias Emprendedoras (4/4)

13.- Persuadir y vender

14- Iniciativa
15.- Temple 16.- Emprendimiento

Ventajas de la Globalizacin (1/2)

Aumento de recursos (reduccin de precios, mayor empleos, incremento de la produccin y niveles de vida). Aspiracin a Ciudadano Mundial. Se busca disminuir la desigualdad en el ingreso. La esperanza de vida ha aumentado. Ha aumentado la presencia de la democracia en el mundo. Aument la tasa de alfabetizacin.

Ventajas de la Globalizacin (2/2)

Mayor acceso a servicios como electricidad, agua potable, telefona. Ha disminuido el porcentaje de uso de menores como fuerza de trabajo. Permite acceder a productos de todo el mundo y con las mejores calidades deseables. Disminuye los costos en algunos servicios como telefona celular, internet.

Peligros de la Globalizacin (1/3)

El aumento de la economa que por un lado incrementa la cantidad y calidad de los productos y por el otro amenaza las condiciones de trabajo y la sobreexplotacin del medio ambiente. El acceso irregulado de los pases a los mercados internacionales, lo que por un lado facilita la venta de sus productos y la adquisicin de tecnologas y mercancas y promueve empleos y por el otro desprotege los de menor calibre econmico.

Peligros de la Globalizacin (2/3)

El intercambio cultural que amenaza una prdida en la integridad de las identidades nacionales de los pases participantes versus la oportunidad de diversificar y enriquecer las costumbres. Posible sobrevaloracin de lo material por sobre lo social o moral versus la satisfaccin de necesidades materiales mnimas de amplios sectores.

Peligros de la Globalizacin (3/3)

El poder poltico de empresas sobre los pases. La disminucin paulatina en los controles migratorios, que puede llevar a la prdida de los sectores mas calificados e innovadores (fuga de cerebros) y la 'invasin' de lites empresariales internacionales en pases pobres o en desarrollo.

Qu hacer para ser una empresa de categora internacional

Inspirar una visin compartida y de acuerdo al plan de crecimiento. Organizarse alrededor de la lgica del cliente. Tener altas metas de desempeo a nivel interno. Animar al personal a aprender nuevos conceptos y habilidades. Administrar la compaa alrededor de los procesos y no de las personas. Trabajar obsesionado por la calidad y el tiempo. Entender que es tan importante el hacer como el aprender.

Si aprendo algo hoy, tendr algo que ofrecer maana

Por qu convertir una empresa en Global?

Podemos aumentar ingresos y conservar trabajos ofreciendo servicios y/o productos en cualquier parte. Se debe buscar calidad en los productos pues los de otros pases ya estarn compitiendo con los de nosotros y en nuestro propio pas. Los clientes buscan lo mejor, y si nosotros no lo ofrecemos, con la globalizacin es muy fcil conseguirlo en cualquier parte.

Qu buscan los clientes?

El mejor producto o servicio El ms bajo costo La mayor calidad La mejor atencin El menor tiempo en la bsqueda La mayor variedad La mayor comodidad

CONCLUSIONES
El cliente es quien est convirtiendo los mercados locales en mercados globales. Debemos buscar quin es el mejor en lo que hacemos, y buscar convertirse en ellos o mejor an superarlos.

logistica

DEFINICIONES
Empresa: Es una unidad econmica de produccin (transformacin) o prestacin de servicios, para satisfacer necesidades existentes en la sociedad, y lograr una utilidad o beneficio.

Administracin:

Actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control, desempeadas para determinar y alcanzar objetivos.
ADMINISTRACION = GESTION = DIRECCION

Produccin: * Creacin y procesamiento servicios. * Es un sistema de acciones transformacin de elementos elementos de salida que necesidades de los clientes.

de bienes o
para lograr la de entrada en satisfagan las

Logstica: General: Planear, implementar y controlar procesos para llevar a cabo una funcin especfica. Empresarial: Actividad que comprende desde la necesidad de un producto hasta la entrega y aprobacin del mismo. Esto incluye las materias primas, materiales, productos intermedios y productos finales.

Logstica de la Produccin: Es el conjunto de actividades u operaciones que permitirn de una manera planificada o gerencial contar con todos los recursos necesarios para el buen desempeo del rea de produccin y as lograr la satisfaccin del cliente.

Logstica de la Produccin
Recursos Transformacin Productos Finales

Mano de Obra Maquinaria Tiempos Demanda Financiacin Tecnologa Etc.

PRODUCCION

Bienes Servicios

Objetivos de la Logstica (1/2)

Lograr la satisfaccin del cliente Abastecimiento adecuado:
CALIDAD requerida MOMENTO oportuno CANTIDAD necesaria Menor COSTO posible DOSIS necesaria

Objetivos de la Logstica (2/2)

Distribucin eficiente de los productos Flujo de informacin adecuada Almacenamiento adecuado Transporte adecuado Aumentar la rentabilidad

Funciones de logstica

Control de inventarios Administrar y desarrollar las compras Bsqueda de proveedores Desarrollar procedimientos y controles a los productos y a los proveedores Buscar sustitutos de productos Polticas de compras Disminucin de costos Distribucin y transporte

SELECCIN Y EVALUACION DE PROVEEDORES

DEFINICIN
Es decidir entre un grupo de empresas, aquellas que nos permitirn obtener los mejores productos a los mejores precios y condiciones. De su eficiencia depender nuestra calidad, productividad y rentabilidad. La seleccin de proveedores es el punto ms importante para el inicio del proceso de compras.

Caractersticas para la eleccin de los proveedores

Calidad y especificaciones requeridas Atencin al cliente adecuada El ms bajo precio Formas de pago adecuadas Envo de pedidos oportuno Localizacin Mnimos de compra necesarios

Caractersticas para la eleccin de los proveedores

Sistemas de calidad implementados Productos con garanta Servicio post-venta y tcnico Presentaciones adecuadas Buen nivel de comunicacin

Aspectos a tomar en consideracin antes de la seleccin

Caractersticas de los productos:
Ubicacin de la industria o comercio Disponibilidad comercial del producto Cantidad a comprar

Fuentes de informacin:
Catlogos Directorios Gua de compradores Revistas especializadas Ferias especializadas Internet Peridicos

PROCESO DE SELECCIN
Contacto:
Mail Telfono Visita al posible proveedor Visita del vendedor a la empresa

Solicitud de muestras Solicitud de hojas tcnicas

Proceso de seleccin
Trasladar la informacin y muestras al rea de calidad para su evaluacin Solicitar cotizacin e informacin tcnica de la posible compra Negociar formas de pago Cuadro comparativos Seleccin y primera compra

Proceso de seleccin
Seguimiento y mejora:
Visitas peridicas al proveedor Comparaciones peridicas de precios y condiciones Revisin de la Ficha de Evaluacin de proveedores Bsqueda de nuevos proveedores

Documentos generados
Ficha de evaluacin de proveedores Ficha de proveedores Fichas tcnicas propias Ficha tcnicas de los proveedores

PL - ML - 001 FICHA TECNICA:

MANTEQUILLA Descripcin Marca Ingredientes Caractersticas fisicoquimica y Microbiologicas

Revisin: Emisin: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

11 Enero 2006 DCC AC SAC

Producto obtenido de la emulsificacin y concentracin de la crema de leche LAIVE , LA PREFERIDA Crema de leche, sal, emulsificante y antioxidante. Humedad max = 16 % (s/sal) ** 18% (c/sal) ** Grasas min = 82% (s/sal) ** 80% (c/ sal) ** Acidez mximo 0.30% de cido oleico en ambas presentaciones * Indice de perxido = 0.8 3.5 meq/Kg ** Coliformes totales mximo = 10 ufc/g * Mohos y levaduras max 20 ufc/g * Estafilococos Coag (+)/g max 10 Salmonella ausencia 25/g

Preservacin Forma de Consumo y consumidores potenciales Empaque Embalaje Presentaciones

Pasteurizado Producto de c consumo culinario y consumo masivo

Bolsas plsticas, papel laminado o blister de polietileno Cajas de cartn Barras en empaque laminado de aluminio con papel antigrasa x 200g y 100 g (LAIVE y La Preferida), y blister de polietileno de 10 gr. y cajas de 6 Kg (LAIVE) Refrigeracin En cmaras de refrigeracin de 0C a 8C 6 meses en buenas condiciones refrigeracin Nombre del producto, razn social, fecha de vencimiento, fecha de produccin, registros requeridos y recomendaciones de conservacin. Transporte en camiones refrigerados, almacenamiento refrigerado a las temperaturas arriba indicadas

Conservacin Almacenamiento Vida Util Instrucciones de etiqueta

Control especial durante distribucin

COMPRAS

DEFINICIN

Del latn: comparare que significa adquirir algo por dinero. Adquirir productos para satisfacer una determinada necesidad.

Compras dentro de una empresa

Operacin que suministra en las mejores condiciones posibles, a distintos sectores de la empresa, lo necesario para alcanzar objetivos que la administracin de la misma ha definido.

Compras dentro de produccin

Operacin que suministra en las mejores condiciones posibles, al rea de produccin, lo necesario para alcanzar objetivos que la direccin de la empresa ha definido.

Procedimientos previos a la compra

(1/3)

Definir la base de datos con los productos a comprar Caractersticas tcnicas de los productos Niveles de aceptacin Bsqueda de proveedores Seleccin de proveedores (calidad, precio, cercana, condiciones, distribucin, etc.)

Procedimientos previos a la compra

(2/3)

Solicitud de muestras y fichas tcnicas Bsqueda de productos sustitutos Definir por rea quin ser el responsable de solicitar la compra Definir qu puesto es el que autoriza las compras

Procedimientos previos a la compra

(3/3)

Niveles de stock mnimo y stocks de seguridad Puntos de reposicin Conocer todos los trmites segn la procedencia de la compra Seleccin de transporte Demanda proyectada

COMPRAS
Funcin principal:

ABASTECER
(Calidad / Cantidad / Tiempo / Costo / Dosis)

SATISFACCION DEL CLIENTE

UTILIDAD

Proceso Logstico - Compras

Ventas (demanda) Produccin Compras Proveedores Caja

Almacenes
Calidad

Por qu fallan las compras?

Por compras Por ventas: mal clculo de demanda Por proveedores Por decisiones gerencia Por situaciones externas: huelgas, sismos, etc.

Relaciones del personal de compras

Internas: - Ventas - Produccin - Control Calidad - Finanzas - Gerencias - Contabilidad - Sistemas - Mantenimiento

Externas: - Proveedores - Entidades financieras

- Entidades del Estado

- Empresas de transporte

- Empresas de importacin / exportacin

ALMACENES

Definiciones

Unidad de servicio para resguardar, custodiar, controlar y abastecer materiales y productos. Lugar fsico donde se custodia, protege y controla los bienes de la empresa antes de que sean requeridos por diversas reas.

Almacenaje en Produccin
Lugares fsicos donde se custodia, protege y controla los bienes que sern requeridos por el rea de produccin de la empresa, sean directos o indirectos.

Almacenaje
Funciones principales:
Recepcin de productos Registro y control de movimientos Almacenaje Mantenimiento del almacn y productos Despacho de productos Vigilar que no se agoten los productos Coordinar con compras y contabilidad

Tipos de productos a almacenar

Para produccin En produccin Mantenimiento Activos Mercaderas

Para produccin
Directos: Materia prima Indirectos Materiales (envase o embalaje) Cuarentena Devoluciones / rechazos

En produccin
Productos intermedios Productos terminados Devoluciones Sub-productos (reprocesos)

Mantenimiento
Herramientas Repuestos Desechos (orgnicos / inorgnicos) Limpieza y desinfeccin

Activos
Maquinaria y equipos Muebles y enseres Vehculos Infraestructura

Mercaderas
Son todos los productos que la empresa compra para su comercializacin directa. Es decir, no lo utiliza dentro de su proceso productivo sino que es un adicional que le permite lograr ms ventas.

Areas de un almacn
Recepcin Almacenamiento

Preparacin de pedidos
Entrega

Sugerencias de control en almacenes

Areas especficas y adecuadas Accesos restringidos Horarios de atencin definidos Guardar material de alto costo con mayor control Condiciones adecuadas: temperaturas, estantes, niveles de humedad, etc. Uso de cmaras Uso de sistemas

Proceso Logstico - Almacenes

Recepcin

Control Calidad

Almacenaje

Distribucin

Documentos: Almacn insumos

Documentos de ingreso:
Por compras:
Orden de Compra Gua de remisin Factura

Por produccin:
Documento interno de devolucin

Documentos de salida:
A produccin:
Requerimiento produccin

Devoluciones a proveedores:
Gua de Remisin Factura

Documentos: Almacn Producto Terminado

Documentos de ingreso:
De produccin:
Documento interno de ingreso al almacn

Documentos de salida:
A clientes:
Gua de Remisin Factura

A produccin: por ejemplo reprocesos

Documento interno de salida de almacn

Algunos otros almacenes

Utiles de escritorio Repuestos Productos intermedios

Generalmente en los almacenes internos de la empresa los documentos de ingreso y salida son documentos internos que estn autorizados por los jefes de rea.

INVENTARIOS

Definicin
Relacin y valoracin, efectuada en un momento dado, de los artculos de un almacn, sea ste de materias primas, productos en proceso, bienes terminados o cualquier almacn que se encuentre en una empresa.

Objetivos
Produccin eficiente Mantener stock adecuados (no desabastecer a produccin) Eficiencia en compras Reduccin de costos

Funciones (1/3)
Asegurar en forma confiable que las existencias fsicas de un almacn sean iguales a las indicadas en las bases de datos o kardex Planificar en forma adecuada la reposicin de stocks Planificar un nivel ptimo de inversin (mejora la productividad del rea de Compras)

FUNCIONES (2/3)
Definir los espacios necesarios y ordenados para un buen almacenaje Definir el mtodo de rotacin de stocks y verificar su uso (recomendado: FIFO) Verificacin del estado de los productos del almacn (calidad, forma de almacenaje, codificacin, etc.)

FUNCIONES

(3/3)

Mantener los niveles de stock segn lo programado Disminucin de mermas y desperdicios Transparencia de los datos ante la alta direccin de la empresa y otras reas

CONTROL OPORTUNO
El primer inventario es el inicio del control fsico de existencias, sin embargo para que sea eficiente deben ser permanentes. Esto permitir un estado correcto de la situacin econmica de la empresa.
Periodicidad sugerida:
Insumos, productos terminados, productos intermedios: 1 vez al mes Herramientas, laboratorios, repuestos, utensilios: 2 veces al ao Maquinaria, vehculos: 1 vez al ao

Proceso Logstico - Inventarios

Pre-requisitos

Conteo fsico

Verificacin

Informe Final

Informe Final

TRANSPORTE

DEFINICIN
Trasladar a alguien o algo de un lugar a otro Desde el punto de vista logstico: Son todas aquellas actividades necesarias para colocar los productos en el lugar de destino que se necesita. Traslado desde un punto de origen a un punto de llegada.

MOTIVOS DE TRANSPORTE
En PRODUCCION se consideran dos motivos principales de transporte segn el destino: - Ingresos: INGRESO DE INSUMOS Y MATERIALES Devoluciones de clientes - Salidas: DESPACHO A CLIENTES Devoluciones a proveedores

Cmo elegir un buen transporte

Las empresas son CLIENTES de los transportistas, por lo que debemos exigir la mayor calidad en el servicio: Fiabilidad en las fechas prometidas Rapidez y puntualidad en la entrega (confiabilidad) Seguridad e higiene en el transporte (segn el tipo de carga a transportar) Informacin y control de transporte (informacin antes y durante el transporte) Cumplimiento de las condiciones impuestas por el cliente (respeto a las condiciones)

Tiempos en el transporte
Los principales tiempos que hay que considerar en un transporte son:
Espera Carga Paros en la ruta Transbordos Descarga

FORMAS DE TRANSPORTE
Transporte terrestre: Es la ms comn de las formas de transportar,
debido a la cantidad de carreteras existentes en la mayora de pases y al costo relativamente ms bajo que otro tipo de transporte. Generalmente se utiliza cuando la comercializacin es a nivel local o nacional.

TRANSPORTE TERRESTRE
Objetivos:
Lograr la mxima carga al menor costo Tipo de vehculo adecuado Equipo de manipulacin requerido para la mercadera Condiciones internas adecuadas para el producto a transportar Seriedad en la conduccin y manipuleo

Transporte terrestre
En el transporte terrestre, la utilizacin de la flota idnea est en trminos de: - Capacidad - Flexibilidad - Accesibilidad - Seguridad - Costo

PROBLEMAS EN VEHCULOS
El transporte terrestre puede sufrir demoras debido a:
Falta de carga Huelgas o bloqueos de carreteras Averas Tiempos excesivos de reparacin o mantenimiento Derrames de productos Problemas climticos

Formas de transporte
Transporte areo:
Se considera transporte areo al servicio cuyo fin sea el traslado de un lugar a otro de carga, mediante la utilizacin de una aeronave.

Generalmente se elije por necesidad de tener los productos lo ms pronto posible en su lugar de destino, y cuando el producto se importa o exporta. Para efectuar importaciones o exportaciones es necesario contar con personal entrenado en este tipo de operaciones, y conocer las leyes de los pases con los que se comercia.
Las lneas areas se caracterizan por estar sujetas a itinerarios, horarios y frecuencias, independientemente de la demanda que posean.

Formas de transporte
Transporte ferroviario: Es uno de los sistemas de
transporte ms antiguos pero no es muy utilizado, generalmente lo utiliza la minera. Adems, no ha habido un desarrollo de este sistema, debido a que la mayora de empresas utiliza mtodos ms rpidos y seguros. En el Per este sistema ofrece considerable limitaciones como: - Frecuencia de envo - Infraestructura deficiente

- Accesibilidad limitada

 Transporte martimo:

Generalmente utilizado para mercadera que no necesita mucha urgencia en llegar a su destino y que es no perecible. Se transporta en contenedores estandarizados y se debe hacer a travs de agencias de aduanas que conocen los trminos y leyes martimas de comercio de los pases.