RESUMEN DE ADMINISTRACIN POR PROYECTOS

GRUPO 01. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Los proyectos por definicin tienen una fecha de inicio y finalizacin determinada, al igual que un alcance, presupuesto, resultados especficos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas. Por pequeo que sea el proyecto, se requieren habilidades de administracin del mismo para sortear las diferentes situaciones que se presenten, y adems garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos estipulados.

La aplicacin racional de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a travs de una serie de actividades interrelacionadas.

REAS DE CONOCIMIENTO: INTEGRACIN

Qu se desarrolla? El acta del proyecto Plan de gestin del proyecto Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Cerrar el proyecto o fase

ETAPA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento y control Cierre

ALCANCE
Qu se desarrolla? Recopilar requisitos Definir alcance EDT Verificar el alcance

ETAPA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Planificacin Seguimiento y control

Controlar el alcance

TIEMPO
Qu se desarrolla? Definir las actividades Secuenciar las actividades Estimar los recursos de las actividades Estimar la duracin de las actividades Desarrollar el cronograma Controlar el cronograma

ETAPA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Planificacin

Seguimiento y control

COSTO
Qu se desarrolla? Estimar los costos Determinar el presupuesto Controlar los costos

ETAPA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Planificacin Seguimiento y control

CALIDAD
Qu se desarrolla? Planificar la calidad Realizar aseguramiento de la calidad Control de calidad

ETAPA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Planificacin Ejecucin Seguimiento y control

RECURSO HUMANO
Qu se desarrolla? Plan de recurso humano Adquirir el equipo de proyecto Desarrollar el equipo de proyecto Dirigir el equipo de proyecto

ETAPA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Planificacin Ejecucin

COMUNICACIONES
Qu se desarrolla? Identificar participantes Planificar las comunicaciones Distribuir la informacin Gestionar las expectativas de los participantes Informar del rendimiento

ETAPA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento y control

RIESGO
Qu se desarrolla? Planificar la gestin de riesgos Identificar riesgos Realizar anlisis cualitativo de riesgos Realizar anlisis cuantitativo de riesgo

ETAPA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Planificacin

Seguimiento y control

Planificar la respuesta a los riesgos Supervisar y controlar los riesgos

ADQUISICIONES
Qu se desarrolla? Planificar las adquisiciones Efectuar adquisiciones Administrar las adquisiciones Cerrar las adquisiciones

ETAPA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Planificacin Ejecucin Seguimiento y control Cierre

Las habilidades para administrar por proyecto se diferencian de las habilidades de administracin en general , ya que al administrar por proyecto el proceso inicia con una definicin de los objetivos del mismo; se identifican actividades terminales; se identifican los recursos requeridos; se asignan responsabilidades; se programan actividades; se protege el plan de proyecto; se monitorean y evalan resultados y se asegura el xito del proyecto comparando resultados contra objetivos originalmente planteados.

El proceso de administracin por proyecto contempla tres fases: Fase de Definicin. Muchos proyectos fallan debido a que se invierte muy poco tiempo en la formalizacin del propsito y los objetivos del proyecto. Muchos directores o gerentes de proyecto inician sus proyectos por la fase de planeacin en lugar de iniciar por la fase de definicin. La fase de definicin debe dejar respuestas muy claras en la mente de todos los integrantes del proyecto a las dos preguntas siguientes: qu se quiere lograr con el proyecto? y por qu se quiere hacer el proyecto?

Fase de Planeacin. La fase de planeacin despus de haber definido el proyecto debe permitir asignar responsables de cada actividad terminal identificada en la fase de definicin, debe permitirnos en conjunto con los responsables programar actividades en el tiempo y formar con ello el plan del proyecto. Este plan del proyecto debe protegerse anticipando los diversos problemas potenciales que el proyecto podra enfrentar en el futuro y estableciendo las acciones preventivas correspondientes, as como planeando las acciones contingentes ms adecuadas. La fase de planeacin debe responder muy claramente a las siguientes preguntas: quin(es) ser(n) los responsables de llevar a cabo las actividades? ; cundo se llevarn a cabo las actividades? y qu se har si algo sale mal en las actividades?

Fase de Implementacin.

En la fase de implementacin el equipo de proyecto debe estar listo y ejecutar las actividades con el banderazo de salida, toda fase de implementacin tiene un arranque. En la fase de implementacin se deben monitorear y evaluar los resultados alcanzados por las actividades realizadas y en esta fase se debe contemplar las posibles modificaciones que demande el proyecto y repercutir estas modificaciones a las fases que queden afectadas. Las preguntas que deben responderse son: cmo realizaremos el proyecto?; cules experiencias de este proyecto pueden ser usadas para otros proyectos? ; qu debemos monitorear en este proyecto? , en caso de existir cambios en el proyecto sabemos dnde realizarlos? En la fase de implementacin el avance se registra para asegurar que el proyecto est dentro de programa. Cuando se presentan problemas inevitables en el proyecto, los planes de contingencia nos permiten realizar los cambios y modificaciones ms adecuados al proyecto.

Una vez que se ha realizado la ltima actividad del proyecto, la mayora de los directores o gerentes de proyecto piensan que su responsabilidad ha terminado, sin embargo, falta uno de los ms importantes pasos en la administracin por proyecto, este paso es la evaluacin y cierre del proyecto. En este paso es donde el director o gerente y su equipo analizan su desempeo y recapacitan sobre lo que han aprendido a lo largo del desarrollo del proyecto. Esta evaluacin es un paso importante ya que permite prevenir errores que pudieran volverse a presentar en futuros proyectos. Se tiene tambin la oportunidad de reconocer los logros y contribuciones que tuvo el equipo de proyecto y se puede proporcionar retroalimentacin efectiva y asesoramiento sobre el desempeo alcanzado. En el proceso de administracin por proyecto, el director o gerente tiene la oportunidad a lo largo de las tres fases de retroalimentar a su equipo a travs de las reuniones que desarrolla con ellos para definir, planear e implementar el proyecto. Estas reuniones el proceso las llama discusiones sobre la administracin del proyecto, y es en ellas donde las habilidades de anlisis, saber preguntar, saber escuchar, solucionar conflictos y lograr consenso, entre otras habilidades refuerzan el liderazgo del director o gerente del proyecto con su equipo de trabajo y permite desarrollar desempeo excepcional. Estas habilidades son la clave para mantener el proyecto sobre rieles y promover la colaboracin de todos los involucrados en l, asegurando con ello el xito y el logro efectivo de todos los objetivos originalmente planteados.