Manual de Procesos Dyd Sport

CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE Tel: 7145689 NIT: 80495963-2
Bogot 20 octubre 2012
MANUAL DE PROCESOS DE LA EMPRESA DE DISEO Y CONFECCIONES DYD
ELABORADO POR AREA DE TALENTO HUMANO Aprendices SENA
IVONN MARITZA HILARION FERNANDEZ EDDY GIOVANNA BUITRAGO YULY PAOLA DIAZ LUZ ANDREA MALDONADO SANCHEZ
Bogot 20 octubre 2012

DISEO Y CONMFECCIONES DYD SPORT CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE Tel: 7145689 NIT: 80495963-2
CONTENIDO INTRODUCCION 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Objetivos del manual Marco jurdico Propsito Alcance Polticas de operacin, normas, lineamientos, Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo Documentos de referencia Registros
INTRODUCCION
El rea de talento humano est autorizado a crear y disear el manual de procedimientos para la empresa Diseo y Confecciones D Y D Sport con el fin de implementarlo y con el lograr el cumplimiento de todas sus metas y generar una administracin correcta y lucrativa . El manual de procedimientos es tambin un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas, del trabajo y evitar su alteracin arbitraria, simplificar la responsabilidad por fallas o errores, facilitar las labores de auditora, la Evaluacin del control interno y su vigilancia que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando en forma adecuada.
OBJETIVO GENERAL Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas, del trabajo y evitar su alteracin arbitraria, simplificar la responsabilidad por fallas o errores. Facilitar las labores de auditora, la Evaluacin del control interno y su vigilancia que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando en forma adecuada. Realizar un diagnstico, de la empresa Diseo y Confecciones de Ropa Deportiva DYD Sport, a travs del anlisis FODA y de sus Componentes para lograr establecer las fortalezas, oportunidades, Debilidades y amenazas. OBJETIVOS ESPECFICOS Analizar la produccin del taller para determinar su rendimiento. Determinar qu procedimiento se utiliza en el sistema contable Financiero, del taller y analizar su eficiencia para proponer mejoras y un control interno en caso de ser necesario. Realizar un anlisis de cooperacin y predisposicin del propietario Y trabajadores para la realizacin de un manual administrativo. Analizar la actual organizacin administrativa para proponer un Organigrama estructural.
MARCO JURIDICO El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno de la empresa. El cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas, del trabajo y evitar su alteracin arbitraria, simplificar la responsabilidad por fallas o errores, facilitar las labores de auditora, la Evaluacin del control interno y su vigilancia que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando en forma adecuada.
PROPSITO
El propsito de presentar esta propuesta a la empresa es implementar un manual de procedimientos administrativos que permitan mejorar el manejo de los recursos que posee la empresa Diseo y Confecciones DYD Sport de la ciudad de Bogot. Hacindolo ms eficiente para fortalecer el crecimiento de la misma y que este proyecto sea la base para el desarrollo de otro microempresa. Adems proyectamos a la empresa ya que con este proceso la empresa determinar los problemas que tiene la estn afectando en sus actividades diarias, mediante las tcnicas de entrevistas, encuestas, entre otros para identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene el taller que fueron la base para que finalmente podamos llegar a determinar la solucin del problema que sustenta el desarrollo de la propuesta.
ALCANCE Con el propsito fundamental para una mayor comprensin de la Situacin actual en la empresa Diseo y Confecciones de Ropa Sport DyD de la Ciudad de Bogot, se realiz una planificacin mediante Un objetivo general y varios especficos, tomando en cuenta el cumplimiento de stos para realizar las variables necesarias con sus respectivos indicadores. Planificados los objetivos, las variables y los indicadores se formula una matriz de relacin, para facilitar y comprender que se va a desarrollar, indicando adems las fuentes de donde tomaremos la informacin y la tcnica que utilizamos para ello. Siguiendo el procedimiento, tenemos la visita al almacn, sus clientes y a la empresa para identificar la poblacin, stas son las bases para realizar los instrumentos de la investigacin, que nos ayudan a recopilar la informacin. Luego del estudio realizado dentro de la empresa se le ha dividido en dos: operativo y administrativo.
MATRIZ DE RELACIN OBJETIVO VARIABLE INDICADOR S S ES FUENTES FUENTES INDICADOR DE DE ES INFORMACI INFORMACI N N - Analizar la Produccin produccin del taller para determinar su Rendimient o. - Materia Prima - Mano de Obra -CIF - Volumen de produccin - Tipos de producto - Control de calidad - Maquinaria y Equipo Registros bsicos Informacin contable bsica Entrevista Encuesta Entrevista Encuesta Encuesta Encuesta Entrevista Propietario Operarias Propietario Operarias Clientes Clientes Propietario
-Determinar Sistema que Contable procedimien Financiero tos se utiliza en el sistema contable financiero, del taller y analizar su eficiencia y proponer Mejoras.
Entrevista Entrevista
Propietario Propietario
Realizar un anlisis de cooperacin y predisposici n del propietario y trabajadore s para la realizacin de un manual Administrati vo. -Analizar la actual organizaci n administrati va para proponer un organigram a Estructural.
Personal Administrati vo Operativo
- Nivel de instruccin - Estabilidad - Jornada laboral Capacitaci n - Poltica salaria
Entrevista Encuestas Entrevista Encuestas Entrevista
Propietarios Operarias Propietario Operarias Propietario
Estructura Administrati va
Organizaci n - Niveles de organizacin - Canales de informacin
Entrevista Encuestas Entrevista
Propietario Propietario Propietario
POLTICAS DE LA OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
POLITICA DE VALORES ORGANIZACIONALES
Estos aspectos sern los indicadores para llegar al cumplimiento de la misin y visin en la empresa que lo presentamos a continuacin:
VALORES Responsabilidad y seriedad en todos nuestros aspectos que garantice la calidad en nuestro trabajo. Respeto entre las personas que laboran diariamente en la empresa. Honradez y consideracin que nos permite tener la confianza de nuestro equipo de trabajo, y sta a su vez se proyecte hacia todos nuestros clientes.
POLITICA DE SERVICIO AL CLIENTE
Nuestros clientes son nuestro valor agregado ms importante por eso la empresa fomenta Cultura orientada a la satisfaccin de las necesidades de los clientes.
Atencin y cumplimiento con todas las obligaciones adquiridas tanto con los clientes actuales como los nuevos clientes, sean estos internos como externos.
DESCRIPCIN DEL PROCESO ENTRADAS PROVEED OR Aprendices SENA ENTRADA ACTIVIDADES PLANEAR SALIDAS SALIDAS capacitacion es CLIENTE Gerente
Diagnstico
Disear e implementar el programa de evaluacin de desempeo Establecer que instrumento vamos a utilizar
capacitar al personal Aprendices SENA Instrumentos de HACER evaluacin Aplicacin de instrumentos. Encuesta Evaluaciones Aprendices SENA Tcnica de la tabulacin Anlisis de indicadores VERIFICAR Analizar la informacin Tabulacin. Graficas
formatos
trabajador es
Informe de EDL
Gerente
Matriz de indicadores. ACTUAR Plan de mejoramiento Disear plan de mejoramiento Dar visto bueno capacitacione s a los empleados en que fallaron
GERENTE
Disear un plan de mejoramient o
Informe plan de mejoramiento
trabajador es
DIAGRAMA DE FLUJO
GERENTE GENERAL PROPIETARIO
100 80
DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS
60 40 20 0 1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim.
Este Oeste Norte
DEPARTAMENTO DE BODEGA
DEPARTAMENTE ACABADOS
DEPARTAMENT O DE PRODUCCION
REMATADO Y PLANCHADO
EMPACAMIENTO
CONTROL DE
CORTE
CONFECCIO N
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INDICADORES DE GESTION FORMATO 003
Nombre del indicador: EFICACIA COMPORTAMIENTO
variable:
Objetivo del indicador: medir el cumplimiento en la ejecucin de las horas planeadas para el diseo y confeccin de ropa deportiva, seleccionando los empleados que cumplan con polticas y metas planeadas en la confeccin de prendas.
Interpretacin de indicadores: determinar el cumplimiento en la ejecucin de las horas planeadas para el diseo y confeccin de ropa deportiva, seleccionando los empleados que cumplan con polticas y metas planeadas en la confeccin de prendas. Proceso: diseo y confeccin de prendas deportivas. Clientes: operarios (a) en maquinas de confeccin, diseadores y cortadores. Punto de lectura: primer punto de anlisis: 11 AGOSTO 2012 Unidad de medida: MENSUAL Frecuencia: MENSUAL (TRES MESES DE 2012 )
CLASES DE INDICADOR:
Resultados: Impacto: Eficacia: X Eficiencia:
Recursos: Efectividad:
Unidad de medida: porcentaje (%)
CALCULO: Nombre del indicador: cumplimiento en la ejecucin de las horas planeadas en las acciones de la empresa, diseo y confeccin D Y D Formula: nmero de horas ejecutadas * 100/=
Calculo: 40 * 100/ = 40 / 100
Nivel de referencia: situacin actual del indicador de construccin confecciones d y d.
Nivel de actuacin: la ejecucin de confeccin d y d se encuentra en un nivel de participacin ejecutndose el 40/ durante el primer punto (16-08-12) de anlisis, de las horas para el desarrollo de la productividad durante el tercer trimestre, del 11 de julio al 16 de agosto del 2012. Meta: alcanzar el 100% de la efectividad en los manejos de maquinaria; plana filete adora collarn cerradora dos agujas etc. Responsables:
yuly Paola Daz Ivonn Hilarin Andrea Maldonado Giovanna buitrago
Nombre del indicador: eficiencia variable o atributo: recursos fsicos
Objetivo del indicador: midiendo la disponibilidad de los operarios confecciones d y d preseleccionando candidatos que cumplan con las polticas y requerimientos especficos por la organizacin para vincularlos a la empresa o a nuevos roles de trabajo para el desarrollo adecuado de la evaluacin de desempeo y sus indicadores, siendo eficaces y logrando una mejor efectividad.
Interpretacin del indicador: determinar la disponibilidad de las maquinarias en buen estado para el desarrollo de las operaciones productivas de los operarios. Proceso: pendiente
Cliente: operarios de produccin, preseleccionar candidatos que cumplan con las polticas y requerimientos especificados por la organizacin, vinculndolos a la empresa o a nuevos roles de trabajo; para el desarrollo adecuado de la evaluacin de desempeo durante el tercer trimestre de 2012.
Puntos de lectura: (puntos de anlisis y unidad de medida): mensual, primer punto de anlisis: 16-08-12.
Frecuencia: trimestral (3 trimestre de 2012)

Clase de indicador: Resultados: Eficacia recursos: eficiencia x impacto: efectividad x
Unidad de medida: porcentual (%)
Calculo: Nombre del indicador: disponibilidad de recursos fsicos (maquinaria) No. Maquinarias solicitadas por la administracin de diseo y confeccione d y d
Cantidad Maquina plana 4 1 2 1 2 Cerradora Collarn filete adora Plana dos agujas
Referencia de maquinaria
Formula: No. De maquinaria solicitado por la empresa mensual * 100% _________________________________________________

No. Total de maquinaria utilizada por diseo y confeccin d y d
Calculo: 10*100 = 100% 10
Nivel de referencia: (situacin actual del indicador): el indicador eficiencia se plantea con su respetivo variable (recursos/ maquinaria disponible) para construirlo en el tercer trimestre de 2012.
Meta: contar en un 90% de funcionamiento y mayor cantidad de maquinaria de acuerdo a la cantidad de operarios produccin.
Decisiones: requerir apropiadamente la revisin y mantenimiento de la maquinaria para terminar el cumplimiento de la evaluacin de desempeo.
Nombre del indicador: EFECTIVIDAD impacto
variable o atributo: rendimiento o
Objetivo del indicador: implementar resultados de efectividad y eficiencia, preseleccionando candidatos que cumplan con las polticas y requerimientos especificados por la organizacin para vincularlos a la empresa o a nuevos roles de trabajo en la evaluacin de desempeo.
Interpretacin del indicador: determinar el impacto de los resultados propuestos en relacin a la utilizacin de los recursos/ maquinaria disponible para dar cumplimiento a la F. P.I
Proceso: PR-06
procedimiento po1-06
Cliente: operarios de produccin preseleccionar candidatos que cumplan con las polticas y requerimientos especificados por la organizacin para vincularlos a la empresa o a nuevos roles de trabajo en la F.P.I
PUNTOS DE LECTURA: (puntos de anlisis y unidad de medida): mensual, Primer punto de anlisis: 10-08-12
Frecuencia: trimestral (3 trimestre de 2012)
Clase de indicador: Resultados: recursos: impacto:
Eficacia
eficiencia
efectividad
Unidad de medida: porcentual (%)
Calculo: nombre del indicador: rendimiento en las competencias de FPI Calculo: eficacia + eficiencia * 100% 2 Calculo: 40+ 100* 100% = 2
Nivel de referencia situacin actual del indicador): el indicador efectividad se plantea con su respectiva variable de rendimiento o impacto se encuentra en construccin. Nivel de actuacin: los operarios de produccin diseo y confecciones d y d hasta el momento han mostrado un nivel satisfactorio en relacin a los objetivos propuestos por la productividad en los resultados desarrollados, por medio de las actividades valoradas, con evidencias de conocimiento, desempeo por parte de los operarios.
Meta: mantener el nivel satisfactorio alcanzando un alto impacto al 100% en el desarrollo de funcionamiento logrando un alto nivel de productividad en el F.P.I. Decisiones: verificar y validar el nivel de impacto alcanzando en el proceso de la F.P.I.
BASE DE DATOS Formato 004
Empleado Roberto Suarez 1. Crana lucia Alvarado Prez 2. Luz Marina Fernndez lvarez 3. Martha Lucrecia mora 4. Diana carolina Prez Dvila 5. Jos Luis ortega Marn 6. Mery PEREZ
cargo Gerente general operarios operarios
operarios operarios
cortador operarios
INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE DESEMPEO LABORAL FORMATO 006 se realizara e implementara una evaluacin de 180 grados, con el objetivo de poder medir el desempeo de los operarios de la empresa, diseo y confecciones DYD. Teniendo en cuenta los criterios bsicos que exige esta evaluacin y las polticas que tenga definida la organizacin para sus trabajadores. Se evaluaran 8 factores especficos; que abarcan todo el entorno laboral y personal. la evaluacin se realizara por medio de un formato de evaluacin con las preguntas de cada funcin la cual ser realizada a todos los operarios de la siguiente manera: La evaluacin de desempeo ser realizada de la siguiente forma Autoevaluacin Evaluacin de jefe o supervisor al operario Evaluacin de un par o compaero al operario En esta evaluacin se calificaran 8 funciones de desempeo laboral los cuales proyectan el 100% de los indicadores de efectividad y eficiencia de los empleados . A continuacin se entrega el formato de evaluacin, el cual ser marcado con nombre del evaluado, cargo, y nombre de quien lo evala en la parte superior derecha la fecha en que se realiza la evaluacin.
Esta evaluacin comprende 3 clases de columnas en las que encontrara: 1. Columna: Funcin a calificar su porcentaje y definicin. 2. Columna: preguntas y logros a evaluar, 3. Columna: se divide en 4 columnas de respuestas.
4. Lea detenidamente y marque con una X frente a cada pregunta, todas las preguntas deben ser contestadas FORMATO 7 EVALUACIN DE DESEMPEO LABORAL NOMBRE DEL EVALUADO: CARGO DEL EVALUADO: NOMBRE DEL EVALUADOR: INSRTRUCTIVO se realizara e implementara una evaluacin de 180 grados, con el objetivo de poder medir el desempeo de los operarios de la empresa, diseo y confecciones DYD. Teniendo en cuenta los criterios bsicos que exige esta evaluacin y las polticas que tenga definida la organizacin para sus trabajadores. La evaluacin de desempeo ser realizada de la siguiente forma Autoevaluacin Evaluacin de jefe o supervisor al operario Evaluacin de un par o compaero al operario En esta evaluacin se calificaran 8 funciones de desempeo laboral los cuales proyectan el 100% de los indicadores de efectividad y eficiencia de los empleados . A continuacin se entrega el formato de evaluacin, el cual ser marcado con nombre del evaluado, cargo, y nombre de quien lo evala en la parte superior derecha la fecha en que se realiza la evaluacin. Esta evaluacin comprende 3 clases de columnas en las que encontrara: 5. Columna: Funcin a calificar su porcentaje y definicin. 6. Columna: preguntas y logros a evaluar, 7. Columna: se divide en 4 columnas de respuestas. 8. Lea detenidamente y marque con una X frente a cada pregunta, todas las preguntas deben ser contestadas.
FUNCION DE
ITEM DE DESEMPEO
NU
ALGUN
CASI
SIE
DESEMPEO CALIDAD DE TRABAJO 20% CONSIDERA LA EXACTITUD, MEDICIN, CLCULO Y EL CUIDADO RESPECTIVO DE SUS TAREAS RESPONSABILI DAD 10% CONSIDERA C OMO EL EMPLEADO SE DEDICA AL TRABAJO Y REALIZA EL MISMO SIEMPRE DENTRO DE LAS NORMAS ESTABLECIDAS CONOCIMIENT O DEL CARGO 20% CONSIDERA LA APLICACIN Y EL CONOCIMIENTO DEL PUESTO OBTENIDO POR MEDIO DE LA 1. Auto controla la calidad de las operaciones que realizada. 2. Cumple con las metas de produccin establecidas para su exacta elaboracin y tiempo de entrega.
NC A
AS VECES
SIEMP MP RE RE
1. Esta dispuesto a aceptar nuevas responsabilidades. 2. Realiza en su tiempo de descanso las pausas activas para el mejoramiento de sus funciones como lo estipula la norma.
NU NC A
ALGUN AS VECES
CASI SIE SIEMP MP RE RE
1. Maneja mas tres o ms tipos de maquinas sin inconvenientes.. 2. Certifica que sus conocimientos han sido adquiridos acadmica y laboralmente. 3. Interpreta la documentacin tcnica involucrada en el proceso
NU NC A
ALGUN AS VECES
EXPERIENCIA, EDUCACIN GENERAL, CAPACITACIN ESPECIALIZADA Y OTROS. HIGIENE Y SEGURIDAD 10% CONSIDERA LA PREVENCIN Y LA CONSERVACIN DE LA SALUD DE LOS TRABAJADORES E N EL REA DE TRABAJO.
de confeccin que le permite preparar el rea de trabajo y organizar la produccin (ficha tcnica, prototipo). 1. Organizar el espacio de trabajo para iniciar el proceso de confeccin de acuerdo a las normas del establecimiento y a los requerimientos de produccin, preservando la higiene Y la seguridad laboral. 2. Regula y calibra la maquina, segn el proceso de confeccin antes de cada cambio de operacin. 1. Manipula con cuidado sus insumos y herramientas de trabajo. 2. Organiza sus herramientas adecuadamente para que no se daen, rompan o se pierdan 1. Es adherente a su horario de entrada. 2. Es adherente con sus tiempos de descanso. 3. Entrega a tiempo su NU NC A ALGUN AS VECES CASI SIE SIEMP MP RE RE
SENTIDO ECONMICO 10% CONSIDERA EL TRATO Y EL USO QUE DA A LOS MATERIALES, QUE LE SON PUESTOS A SU DISPOSICIN. PUNTUALIDAD 10% CONSIDERA LA PUNTUALIDAD EN SU
NU NC A
ALGUN AS VECES
NU NC A
ALGUN AS VECES
ASISTENCIA A SU FUENTE LABORAL Y EN OCASIONES LA ENTREGA DE LOS INFORMES RUTINARIOS COOPERACIN 10% CONSIDERA EL ENTUSIASMO Y LA DISPOSICIN POR COOPERAR CON SUS COMPAEROS, LOS SUBORDINADO S Y SUS SUPERIORES EN EL DESEMPEO DE SU TRABAJO. COMUNICACI N 10% CONSIDERA LA CAPACIDAD DE TRABAJAR EN ARMONA Y LA FACILIDAD EN LAS RELACIONES
trabajo, cumpliendo las metas establecidas, para cada proceso.
NU NC 1. Colabora proactivamente, con otros, en A su grupo, se comunica efectivamente. 2. Muestra disposicin para colaborar, en momentos que la empresa lo requiere fuera de su horario de trabajo.
ALGUN AS VECES
1. Percibe una crtica, no como una ofensa, si no como la oportunidad para mejorar. 2. Tiene buena colaboracin con todos sus compaeros y jefes. 3. Tiene un buen
NU NC A
ALGUN AS VECES
CON SUS JEFES Y SUS COMPAEROS DE TRABAJO (ESCUCHAR Y SER ESCUCHADO).
vocabulario con todos los empleados.
VALOR DE LAS CALIFICACIONES Los factores que se calificaran esta evaluacin son:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
calidad de trabajo conocimiento del cargo responsabilidad higiene y seguridad sentido de economa puntualidad cooperacin comunicacin
20% 20% 10% 10% 10% 10% 10 % 10% 100%
Calificando la evaluacin con el total de

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Personal Administrati vo Operativo

- Nivel de instruccin - Estabilidad - Jornada laboral Capacitaci n - Poltica salaria

Entrevista Encuestas Entrevista Encuestas Entrevista

Propietarios Operarias Propietario Operarias Propietario

Organizaci n - Niveles de organizacin - Canales de informacin

Entrevista Encuestas Entrevista

Propietario Propietario Propietario

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POLTICAS DE LA OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS

POLITICA DE VALORES ORGANIZACIONALES

POLITICA DE SERVICIO AL CLIENTE

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Disear un plan de mejoramient o

Informe plan de mejoramiento

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DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS

60 40 20 0 1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim.

Este Oeste Norte

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INDICADORES DE GESTION FORMATO 003

Nombre del indicador: EFICACIA COMPORTAMIENTO

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Resultados: Impacto: Eficacia: X Eficiencia:

Unidad de medida: porcentaje (%)

Calculo: 40 * 100/ = 40 / 100

Nivel de referencia: situacin actual del indicador de construccin confecciones d y d.

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yuly Paola Daz Ivonn Hilarin Andrea Maldonado Giovanna buitrago

Nombre del indicador: eficiencia variable o atributo: recursos fsicos

Frecuencia: trimestral (3 trimestre de 2012)

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Clase de indicador: Resultados: Eficacia recursos: eficiencia x impacto: efectividad x

Unidad de medida: porcentual (%)

Formula: No. De maquinaria solicitado por la empresa mensual * 100% _________________________________________________

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No. Total de maquinaria utilizada por diseo y confeccin d y d

Calculo: 10*100 = 100% 10

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Nombre del indicador: EFECTIVIDAD impacto

variable o atributo: rendimiento o

Frecuencia: trimestral (3 trimestre de 2012)

Clase de indicador: Resultados: recursos: impacto:

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Unidad de medida: porcentual (%)

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BASE DE DATOS Formato 004

cargo Gerente general operarios operarios

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