Cuadernillo Ofice Basico2011

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ndice
Definicin de Hardware _______________________________________________________________________Pag. 2 Definicin de Software ________________________________________________________________________Pag. 3 Escritorio de Windows ________________________________________________________________________Pag. 4 Microsoft Word _____________________________________________________________________________ Pag. 5 Formato del texto ____________________________________________________________________________Pag.11 Interlineado y sangra de una pagina ___________________________________________________________Pag.12 Divisin en columnas _________________________________________________________________________Pag.14 Encabezado y pie de paginas___________________________________________________________________Pag.16 Numeracin de paginas _______________________________________________________________________Pag.19 Crear tablas ________________________________________________________________________________Pag.21 Ortografa _________________________________________________________________________________Pag.22 Microsoft Excel _____________________________________________________________________________Pag.25 Inicio del programa _________________________________________________________________________Pag.27 Botn de office y barra de herramientas ________________________________________________________Pag.30 La hoja de trabajo ___________________________________________________________________________Pag.31 Dibujar tabla _______________________________________________________________________________Pag.33 Elaboracin de un presupuesto ________________________________________________________________Pag.35 Guardar un archivo de Excel __________________________________________________________________Pag.37 Suma en Excel ______________________________________________________________________________Pag.39 Operaciones matemticas _____________________________________________________________________Pag.41 Funciones __________________________________________________________________________________Pag.44 Funciones bsicas de Excel ____________________________________________________________________Pag. 51 Grficos en Excel ___________________________________________________________________________pag55 Imprimir __________________________________________________________________________________Pag 60 Microsoft PowerPoint _________________________________________________________________________Pag.63
InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial
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Definicin de Hardware
En computacin, trmino ingls que hace referencia a cualquier componente fsico tecnolgico, que trabaja o interacta de algn modo con la computadora. No slo incluye elementos internos como el disco duro, CD-ROM, disquetera, sino que tambin hace referencia al cableado, circuitos, gabinete, etc. E incluso hace referencia a elementos externos como la impresora, el mouse, el teclado, el monitor y dems perifricos. El hardware contrasta con el software, que es intangible y le da lgica al hardware (adems de ejecutarse dentro de ste). El hardware no es frecuentemente cambiado, en tanto el software puede ser creado, borrado y modificado sencillamente. (Excepto el firmware, que es un tipo de software que raramente es alterado). Hardware tpico de una computadora El tpico hardware que compone una computadora personal es el siguiente: Su chasis o gabinete La placa madre, que contiene: CPU, cooler, RAM, BIOS, buses (PCI, USB, HyperTransport, CSI, AGP, etc) Fuente de alimentacin Controladores de almacenamiento: IDE, SATA, SCSI Controlador de video Controladores del bus de la computadora (paralelo, serial, USB, FireWire), para conectarla a perifricos Almacenamiento: disco duro, CD-ROM, disquetera, ZIP driver y otros Tarjeta de sonido Redes: mdem y tarjeta de red El hardware tambin puede incluir componentes externos como: Teclado Mouse, trackballs Joystick, gamepad, volante Escner, webcam Micrfono, parlante Monitor (LCD, o CRT) Impresora Distintas clasificaciones del hardware Clasificacin por la funcionalidad del hardware * Hardware bsico: dispositivos necesarios para iniciar la computadora. Los ms bsicos son la placa madre, la fuente de alimentacin, el microprocesador y la memoria. Se podran incluir componentes como monitor y teclado, aunque no son estrictamente bsicos. * Hardware complementario: aquellos dispositivos que complementan a la computadora, pero que no son fundamentales para su funcionamiento, como ser, impresora, unidades de almacenamiento, etc. Clasificacin por la ubicacin del hardware * Perifricos (componentes externos): dispositivos externos a la computadora. Ver perifrico * Componentes internos: dispositivos que son internos al gabinete de la computadora * Puertos: conectan los perifricos con los componentes internos Clasificacin por el flujo de informacin del hardware * Perifricos de salida: monitor, impresora, etc. * Perifricos de entrada: teclado, mouse, etc. * Perifricos/dispositivos de almacenamiento: disco duro, memorias, etc.
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* Perifricos de comunicacin: mdem, puertos, etc. * Dispositivos de procesamiento: CPU, microprocesador, placa madre, etc.
SOFTWARE
En computacin, el software -en sentido estricto- es todo programa o aplicacin programado para realizar tareas especficas. El trmino "software" fue usado por primera vez por John W. Tukey en 1957. Algunos autores prefieren ampliar la definicin de software e incluir tambin en la definicin todo lo que es producido en el desarrollo del mismo. La palabra "software" es un contraste de "hardware"; el software se ejecuta dentro del hardware. El software en sentido amplio Una definicin ms amplia de software incluye mucho ms que slo los programas. Esta definicin incluye: - La representacin del software: programas, detalles del diseo escritos en un lenguaje de descripcin de programas, diseo de la arquitectura, especificaciones escritas en lenguaje formal, requerimientos del sistema, etc. - El conocimiento de la ingeniera del software: Es toda la informacin relacionada al desarrollo de software (por ejemplo, cmo utilizar un mtodo de diseo especfico) o la informacin relacionada al desarrollo de un software especfico (por ejemplo, el esquema de pruebas en un proyecto). Aqu se incluye informacin relacionada al proyecto, informacin sobre la tecnologa de software, conocimiento acerca de sistemas similares y la informacin detallada relacionada a la identificacin y solucin de problemas tcnicos. - La informacin de la aplicacin. El "software" como programa El software, como programa, consiste en un cdigo en un lenguaje mquina especfico para un procesador individual. El cdigo es una secuencia de instrucciones ordenadas que cambian el estado del hardware de una computadora. El software se suele escribir en un lenguaje de programacin de alto nivel, que es ms sencillo de escribir (pues es ms cercano al lenguaje natural humano), pero debe convertirse a lenguaje mquina para ser ejecutado. El software puede distinguirse en tres categoras: software de sistema, software de programacin y aplicacin de software. De todas maneras esta distincin es arbitraria y muchas veces un software puede caer un varias categoras. - Software de sistema: ayuda a funcionar al hardware y a la computadora. Incluye el sistema operativo, controladores de dispositivos, herramientas de diagnstico, servidores, sistema de ventanas, utilidades y ms. Su propsito es evitar lo ms posible los detalles complejos de la computacin, especialmente la memoria y el hardware. - Software de programacin: provee herramientas de asistencia al programador. Incluye editores de texto, compiladores, intrprete de instrucciones, enlazadores, debuggers, etc. - Software de aplicacin: permite a los usuarios finales hacer determinadas tareas. Algunos software de aplicacin son los navegadores, editores de texto, editores grficos, antivirus, mensajeros, etc. El software puede clasificarse segn su licencia y/o forma de distribucin:
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El escritorio de Windows
1. (Desktop, Escritorio de Windows). El escritorio es la pantalla principal de trabajo presente en los sistemas operativos como Windows, Linux, Mac, entre otros. Se trata del punto de partida grfico para realizar cualquier actividad en dentro de un sistema operativo grfico. El escritorio suele mostrar conos de aplicaciones, archivos y accesos directos ms utilizados por el usuario. Tambin suele ser totalmente personalizable en sus colores, fondos, letras e conos.
Definicin de Aplicacin
(Application). Programa informtico que permite a un usuario utilizar una computadora con un fin especfico. Las aplicaciones son parte del software de una computadora, y suelen ejecutarse sobre el sistema operativo. Una aplicacin de software suele tener un nico objetivo: navegar en la web, revisar correo, explorar el disco duro, editar textos, jugar (un juego es un tipo de aplicacin), etc. Una aplicacin que posee mltiples programas se considera un paquete. Son ejemplos de aplicaciones Internet
Explorer, Outlook, Word, Excel, WinAmp, etc.
Definicin de Archivo
(Fichero, file). En informtica, un archivo es un grupo de datos estructurados que son almacenados en algn medio y pueden ser usados por las aplicaciones. La forma en que una computadora organiza, da nombre, almacena y manipula los archivos se denomina sistema de archivos y suele depender del sistema operativo y del medio de almacenamiento (disco duro, disco ptico, etc).
Definicin de Acceso directo
1. (Acceso rpido, shortcut). Archivo con el cual se puede acceder de forma rpida a un programa, fichero o herramienta. Se caracterizan por estar representados por el cono del programa o archivo al que apuntan, ms una pequea flecha en una de sus esquinas, indicando que se trata de un acceso directo. Un acceso directo puede moverse o copiarse a cualquier lugar, pero siempre apuntar a la misma direccin. Los archivos tipo acceso directo en Windows llevan la extensin ".lnk", aunque generalmente sta no es visible. 2. Funcin de algunas aplicaciones para acceder rpidamente a un servicio de la misma. Por ejemplo, el men contextual posee accesos rpidos para facilitar las tareas. Definicin de cono 1. (Icon en ingls). Imagen grfica que suele ser pequea que representa un acceso directo, un programa, un archivo, un enlace, o cualquier otro recurso. El cono suele ser una buena forma de identificacin para lo representado. DEFINICION DE CARPETA Una Carpeta es una agrupacin de archivos de datos, dependiendo su contenido del criterio adoptado por el usuario para el almacenamiento de los mismos. Se las crean para obtener una mejor organizacin de la informacin dentro del disco. Por ejemplo: Se puede crear una carpeta con el nombre Documentos de word y en ella guardar todos los archivos creados por esa aplicacin; se puede crear otra denominada Videos y almacenar en ella todos los ficheros que se correspondan con pelculas y videos; as, infinidad de posibilidades, como fotografas, msica, etc.
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INICIO DEL PROGRAMA
Para comenzar a utilizar nuestro procesador de plabras Word, debemos de saber como accesar a esta aplicacin. Para ello debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Nos posicionamos en la esquina inferior izquierda de la pantalla y pulsamos el botn Inicio
2. Seleccionamos y pulsamos Todos los Programas, para tener acceso a las diferentes aplicaciones
3. Buscamos el directorio Microsoft Office y nos ubicamos en l
4. Seleccionamos de todas las aplicaciones que posee la de Microsoft Office Word 2007
5. Habremos entrado a la pgina principal de la aplicacin Word, estando listos para comenzar a trabajar.
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BOTN OFFICCE Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS
Word presenta en su pantalla principal dos reas en las que se encuentran todas las funciones que ofrece esta aplicacin para el usuario. La primera es el Botn Office, el cual comprende acciones como crear un documento, abrir uno existente, guardar e imprimir, entre otras. El Botn Office se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla, siendo este la imgen presentada a continuacin.
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www.infonegeducativa.com.ar Al pulsar este botn se desplegar un men que mostrar las funciones comprendidas en l. Ac es donde se encuentras las funciones principales, y accesamos a cada una de ellas posicionndonos sobre la que nos interesa y pulsando Enter en el teclado.
Podemos tambin observar en la pantalla principal, la Barra de Herramientas de Word, que posees una amplia de funciones o herramientas que utilizaremos en nuestro trabajo de acuerdo a nuestras necesidades. Y tiene la apariencia siguiente:
Como vemos hay cuatro vietas principales en esta barra: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Complementos. Si por ejemplo queremos utilizar alguna de las funciones de Diseo de Pgina, nos posicionamos en esta vieta y la barra mostrar las aplicaciones que contiene.
De igual manera en la esquina superior derecha de la barra de herramientas, encontraremos tres botoncitos importantes que tenemos que reconocer y saber para que funcionan.
Estos son en el orden de izquierda a derecha: InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 7
www.infonegeducativa.com.ar Botn Minimizar, utilizado para reducir la pantalla a su mnima expresin, sin cerrar la aplicacin. Botn Restaurar, utilizado para retornar a la visualizacin de la pantalla tal como la teniamos al inicio. Este se utilizar en caso hemos disminuido en algn momento la pantalla y deseamos tener la pantalla completa como estaba al inicio.
Botn Cerrar, utilizado para cerrar un documento o bien toda la aplicacin.
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www.infonegeducativa.com.ar FORMATO DEL TEXTO
En Word podemos tambin aplicar el formato que necesitemos a una porcin de texto o a un documento completo. Podemos desde cambiar el tipo de fuente que estamos utilizando, hasta cambiar los estilos y color de la fuente. Aprendamos como dar formato al texto. Sigamos los siguientes pasos para cambiar el tipo de fuente. 1. Sombreamos la porcin del texto a la que queremos cambiar tipo de fuente.
2. Nos posicionamos en la pestaa Inicio de la barra de herramientas
3. Nos ubicamos en la seccin Fuente, y desplegamos la venta de los tipos de letras pulsando la flechita de la izquierda.
4. Seleccionamos el tipo de fuente deseado, para el ejemplo utilizaremos ALGERIAN
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Nuestro texto tendr este formato ahora:
5. Para cambiar el tamao de la fuente abrimos la ventana correspondiente y seleccionamos el tamao deseado. En este ejemplo sera 8
As se ver ahora nuestra porcin del texto a la que hemos cambiado formato.
Otra forma de accesar al cambio de tipo y tamao de fuente, es pulsando el botn derecho del ratn sobre el texto. Se abrirn estas dos ventanas a continuacin:
Ac tambin podremos seleccionar el tipo de fuente de la lista de opciones
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y tambin seleccionar el tamao de la fuente. INTERLINEADO Y SANGRA EN UN PRRAFO
Interlineado Algo que es muy importante aprender ahora es como darle a nuestros prrafos el interlineado requerido. Muchas veces en trabajos de colegio o universidad, nos dicen "interlineado 1,5 o 2". Ahora veremos como hacerlo. 1. Sombreamos el prrafo al que queremos cambiar el espacio entre lneas.
2. Pulsamos el botn Interlineado de la barra de herramientas
3. Se desplega una ventana con las opciones y veremos que en este momento se encuentra un interlineado de 1,5.
4. Cambiamos a un interlineado de 1,0 para ello seleccionamos esta opcin. InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 11
5. Ya tendremos nuestro prrafo con un espacio entre lneas de 1,0
Si ven est mucho ms compacto el prrafo a la vista, ya que el espacio es sencillo. Sangra Otra opcin que utilizamos cuando estamos escribiendo o editando un texto en Word, es el establecimiento de la Sangra. Que no es ms que los espacios en el que escribimos el texto a partir del mrgen izquierdo. Por ejemplo, si vemos la imgen de abajo, veremos que el texto inicia justo en el lmite del mrgen izquierdo. Punto clave es observar la regla, se fijan?
Si quisieramos aumentar la sangra, pulsamos el botn para tal fin de la barra de herramientas:
Ya observaremos que el texto inicia espacios adelante del margen izquierdo, en este caso hemos incrementado sangra. Observemos la regla que muestra este cambio.
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www.infonegeducativa.com.ar DIVISIN EN COLUMNAS
En Word podemos dividir una hoja o todo el documento en dos o ms columnas, lo cual es muy til cuando nos encontramos editando diferentes tipos de texto que permiten visualizar mejor el contenido. Por ejemplo las personas que escriben artculos para revistas o peridicos, generalmente encontramos utilizan la divisin de la pgina en columnas. Esto facilita la movilidad y enfoca la lectura en una seccin especfica. Cmo dividimos en columnas? 1. Nos ubicamos en el documento y pulsamos el botn Columnas de la barra de herramientas
2. Desplegamos la ventana de opciones y seleccionamos Dos, como ejemplo
3. Veremos que nuestro documento esta dividido en dos columnas proporcionalmente iguales de tamao
Podemos seleccionar cualquiera de las opciones de divisin por columnas, de acuerdo a lo que necesitemos en nuestro documento. Sino tambin podemos ingresar a la opcin Ms columnas... de la ventana que se despliega InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 13
Ac encontraremos un cuadro de controles para la divisin por columnas, incluyendo a las preestablecidas.
Un control importante es el de Aplicar a: que nos permite seleccionar que seccin del documento dividiremos en las columnas, si es Todo el documento o De donde nos encontremos hacias adelante (De aqu en adelante)
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ENCABEZADO Y PIE DE PGINAS
Para insertar encabezados y pie de pginas a los documentos que estemos escribiendo o editando. Debemos de hacerlo siguiendo el proceso a continuacion: Encabezados 1. Buscamos y seleccionamos en la barra de herramientas la vieta Insertar
2. Nos ubicamos en la seccin Encabezado y pie de pgina
3. Pulsamos Encabezado
Se abrir la ventada de opciones
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4. Seleccionamos el tipo de encabezado, por ejemplo el encabezado llamado En blanco
5. En nuestra hoja de trabajo aparecer el espacio destinado para escribir nuestro encabezado, en la imgen es el espacio sombreado que dice "Escribir texto". Recordemos que este encabezado es para todo el documento.
6. Escribimos el encabezado, por ejemplo Trabajo Economa Internacional
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7. El encabezado tendr la siguiente visualizacin en el documento. Notemos que la fuente es ms clara y esta sobre el margen superior de la pgina
Pies de Pgina a) Pulsamos el botn Pie de pgina
b) Se abrir en nuestra hoja de trabajo el espacio para escribir el pie de pgina que deseamos establecer en nuestro documento. Notemos que se identifica por el espacio sombreado "Escribir texto"
c) Escribimos el pie de pgina en este espacio.
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d) El pie de pgina tendra esta visin en el documento, bajo el margen inferior de la pgina. Observemos que la fuente es ms clara que el resto del texto del documento.
NUMERACIN DE PGINAS
Si queremos que nuestro documento se encuentre con todos sus pginas numeradas para darle una mejor presentacin y ms an cuando es un documento extenso, permita la ubicacin de una pgina u otra. Seguiremos el siguiente procedimiento: 1. Pulsamos Nmero de pgina
2.Se abrir una ventana de opciones que muestran la ubicacin del nmero en la pgina.
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3. Seleccionamos por ejemplo Final de pgina como ubicacin
4. Y se abrir otra ventana de opciones de donde escogeremos en que posicin de la parte inferior de las pginas queremos el nmero. Seleccionamos por ejemplo al centro de la pgina
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5. En nuestra hoja de trabajo, veremos al final de cada pgina su nmero correspondiente. En la imgen vemos que estamos al final de la pgina 1 y podemos visualizar el inicio de la pgina 2.
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www.infonegeducativa.com.ar CREAR TABLAS
En esta leccin aprenderemos como hacer tablas para mostrar la informacin que deseamos en este formato. Es algo muy prctico y muy utilizado en Word. Veamos como hacerlo!!!! 1. Nos posicionamos en la vieta Insertar de la barra de herramientas
2. Pulsamos el cono Tabla de la barra de herramientas
3. Desplegamos la ventana para crear finalmente nuestra tabla. Si observan han una cuadrcula que permite elegir que nmero de columnas y filas queremos en nuestra tabla. En el ejemplo crearemos una tabla con tres filas y tres columnas, por ello 3x3
4. En nuestra hoja de trabajo se habr creado una tabla 3x3, en la que podemos escribir la informacin que deseamos presentar
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5. Observemos nuestra barra de herramientas, veremos una nueva vieta que se abre cuando creamos una tabla, Herramientas de tabla.
6. Si ingresamos en Diseo, veremos un gran nmero de opciones que nos ayudan a dar mejor formato a la tabla. Una de las ms importantes es Estilos de tabla, ya que Word trae ya preestablecidos varios estilos para dar a la tabla que hemos creado.
7. Si pulsaramos sobre uno de ellos, para el ejemplo la sombreada celeste.
8. Veremos nuestra tabla en la hoja de trabajo, conforme a este formato seleccionado. Notemos que se intercala en cada fila una sombra celeste que sirve como division y diferenciacin del contenido.
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ORTOGRAFA
Una parte muy importante cuando estamos escribiendo o editando un documento es cuidar la ortografa, evitar que se vayan errores de ortografa en el texto que hemos trabajado. Word posee una herramienta fcil de utilizar e increblemente til: Ortografa y gramtica, con la cual no solo podras revisar ambas cosas a la vez. Para ello nos ubicamos en la vieta Revisar de la barra de herramientas
Ubicamos la seccin destinada para la revisin
Pulsamos el cono Ortografa y gramtica
Si se identificaran errores en el documento, se abrir un ventana que dar a conocer todos los errores que se tienen, a medida automticamente se va dando la revisin. Lo primero que debers de cuidar para tener una adecuada revisin es asegurarte que el idioma del diccionario es el requerido. Por ejemplo en la imgen posterior vemos que Idioma del diccionario es Ingls (Estados Unidos), por ello no reconoce la palabra international, lo cual no debera de mostrar.
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Cambiamos el idioma, abriendo la ventanita de opciones y seleccionando. En este caso ser Espaol (alfab. internacional)
Hoy s comienza la revisin debidamente del documento. Poco a poco se irn mostrando los problemas identificados. Recordar que este herramienta necesita siempre de tu decisin y utilizacin. Por ejemplo en la imgen siguiente vemos que la revisin ha identificado la palabra "paises" (marcada en rojo) como no encontrada en el diccionario. Esta es la indicacin de que puede haber un error . Abajo de esta ventana ves las sugerencias que se te presentan para corregir el posible error que se ha identificado. En este caso la sugerencia es "pases", palabra tildada como debera de ser.
Si deseamos seguir la sugerencia y arreglar el error en la escritura, pulsamos Cambiar y ya en nuestro documento se habr corregido la palabra.
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www.infonegeducativa.com.ar De esta forma, automticamente Word ira leyendo y revisando el documento y mostrando las plabras o frases en las que identifica un posible error, que tu debers dedidir si cambiar o no por la sugerencia. Una vez Word haya terminado de revisar la ortografa y estructura gramatical del documento. Aparecer una ventanita como se muestra en la figura a continuacin, como alerta de haber terminado este proceso.
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Historia de Microsoft Excel En 1982, Microsoft desarroll un programa de hoja de clculos llamado Multiplan, muy popular en sistemas CP/M, pero en el sistema MS-DOS no era tan popular como el Lotus 1-2-3. Luego desarroll un nuevo programa de hoja de clculo llamado Excel, con la intencin de superar a Lotus 1-2-3. La primera versin de Excel fue lanzada para Mac en 1985, y su primera versin para Windows fue Excel 2.0, lanzada en 1987. Lotus comenz a perder popularidad a partir de ese momento. Ms tarde, por una cuestin legal, tuvo que cambiar su nombre a Microsoft Excel, pues ya exista un software llamado Excel. De todas maneras Microsoft luego compr los derechos del nombre. Excel fue el primer programa de hoja de clculos en permitir al usuario definir la apariencia de las hojas de clculos. Tambin introdujo resolucin inteligente de celdas, esto es, si se modifica una celda y hay celdas afectadas, se actualizan automticamente. La primera vez que Excel se introdujo en Office fue en 1993. Extensiones asociadas a Excel: CSV - Archivo de valores separados por comas DIF - Formato de intercambio de datos DQY - Archivos de consulta ODBC XLA - Complemento XLB - Hoja de clculo XLC - Grfico XLD - Hoja de cuadros de dilogo XLK - Archivo de copia de seguridad XLL - Complemento XLL XLM - Macro XLS - Hoja de clculo XLSHTML - Documento HTML XLT - Plantilla XLTHTML - Plantilla HTML XLV - Mdulo VBA XLW - rea de trabajo
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www.infonegeducativa.com.ar Inicio del programa
Para inicar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas que deseamos hacer. 1. Primero nos ubicamos en el botn Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla
2. Pulsamos la opcin Todos los Programas
3. Y luego buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos Microsoft Excel 2007
4. Ya aparecer nuestra pantalla de Excel lista para trabajar.
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Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrcula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestro trabajo.
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BOTN OFFICCE Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS
Excel presenta en su pantalla principal dos reas en las que se encuentran todas las funciones que ofrece esta aplicacin para el usuario. La primera es el Botn Office, el cual comprende acciones como crear un documento, abrir uno existente, guardar e imprimir, entre otras. El Botn Office se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla, siendo este la imgen presentada a continuacin.
Al pulsar este botn se desplegar un men que mostrar las funciones comprendidas en l. Ac es donde se encuentras las funciones principales, y accesamos a cada una de ellas posicionndonos sobre la que nos interesa y pulsando Enter en el teclado.
Podemos tambin observar en la pantalla principal, la Barra de Herramientas de Excel, que posees una amplia de funciones o herramientas que utilizaremos en nuestro trabajo de acuerdo a nuestras necesidades. Y tiene la apariencia siguiente:
Como vemos hay cuatro vietas principales en esta barra: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Complementos. InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 29
www.infonegeducativa.com.ar Si por ejemplo queremos utilizar alguna de las funciones de Diseo de Pgina, nos posicionamos en esta vieta y la barra mostrar las aplicaciones que contiene.
De igual manera en la esquina superior derecha de la barra de herramientas, encontraremos tres botoncitos importantes que tenemos que reconocer y saber para que funcionan.
Estos son en el orden de izquierda a derecha: Botn Minimizar, utilizado para reducir la pantalla a su mnima expresin, sin cerrar la aplicacin. Botn Restaurar, utilizado para retornar a la visualizacin de la pantalla tal como la teniamos al inicio. Este se utilizar en caso hemos disminuido en algn momento la pantalla y deseamos tener la pantalla completa como estaba al inicio.
Botn Cerrar, utilizado para cerrar un documento o bien toda la aplicacin.
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LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrcula compuesta por muchas filas y columnas. Es decir mucho espacio en el que podemos trabajar!! Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrcula, a traves del movimiento que le damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). O tambin podemos avanzar con mayor rpidez a posicionarnos en una celda especfica, moviendo las barras de desplazamiento.
Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien hacia la derecha Tambin hay otras dos flechitas en los contornos de la hoja de trabajo que nos permite movilizarnos.
Nos movemos hacia arriba al pulsar esta flechita Nos movemos hacia la izquierda al pulsar esta flechita
Dependiendo de la configuracin que se le da a Excel, al presionar enter en una celda determinada podremos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene configurado que al dar enter salta a la celda de abajo. Por ejemplo si estamos en la celda A4 y escribimos en ella, al presionar enter, el cursor se ubicar en la celda A5 donde podremos seguir escribiendo.
Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o documento, las cuales pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades
Si se quiere incrementar una hoja ms de trabajo, nos posicionamos en el tlimo botn que aparece en el men de hojas y se crear una nueva
Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opcin de crear una nueva
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DIBUJAR TABLA Ahora aprenderemos como dibujar la tabla alrededor de los datos que tenemos. Sombreamos el rea en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la informacin que hemos escrito. Cmo sombreamos? Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este caso la celda C2 y manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, comenzamos a mover el ratn para captar toda la informacin
En la imgen anterior vemos como poco a poco se va sombreando toda el rea deseada Una vez sombreada la informacin hasta la celda E12, buscamos un botn ubicado para dibujar bordes en la opcin Fuente del botn Inicio de la barra de herramientas.
Botn Inicio:
Opcin Dibujar Bordes: InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 32
Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos cuales son todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes.
Ya quedar nuestra nmina en forma de tabla con todos sus bordes debidamente dibujados
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ELABORACION DE UN PRESUPUESTO
En esta leccin vamos a preparar un presupuesto sencillo, con el que trabajaremos en las siguientes lecciones. Bueno, practiquemos lo aprendido hasta el momento. Vamos a tomar un presupuesto pequeo, en el que solo se establecern los datos para 5 rubros. Y se mostrar la informacin para los primeros cuatro meses del ao
1. Comenzamos por escribir el nombre de Presupuesto y los 5 rubros o partidas que trabajaremos
2. Escribimos las cantidades presupuestadas en cada uno de los rubros por estos cuatro meses
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3. Ahora pongamos en negrita la plabra Rubro y los meses. Para ello sombreamos estas cinco celdas, que queremos cambiar formato
4. Buscamos la opcin negrita de la barra de herramientas y la pulsamos
5. Ya tendremos estas celdas marcadas en color negrito
6. Vamos a cambiar el color del fondo. Ahora demosle un toque especial, si nos fijamos el fondo de estas celdas es de color blanco, el cual podemos cambiar. Para ello sombreamos estas celdas, y buscamos en nuestra barra de herramientas el botn Color de relleno, (que es el botn en forma de cubeta)
7. Desplegamos el men y seleccionamos el color deseado de relleno, en este caso ser el verde
8. Ya tendremos nuestras celdas seleccionadas con relleno de color verde InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 35
GUARDAR UN ARCHIVO DE EXCEL
Una hoja trabajada en Excel puede guardarse como un archivo, al cual podemos darle el nombre que ms convenga. Pasos para guardar un archivo: 1. Una vez hemos terminado nuestro Presupuesto y lo queremos guardar, nos posicionamos en el Botn Office
2. Pulsamos el botn Office y se desplegarn las opciones principales
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3. Seleccionamos Guardar como
4. Se nos abrir la pantalla de controles de Guardar
5. Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente
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www.infonegeducativa.com.ar 6. Pulsamos el botn Guardar
SUMA EN EXCEL Excel primordialmente en una gran hoja de clculo, que es utilizada para realizar diferentes operaciones matemticas y financieras. Por tanto, como hoja de clculo comprenden diferentes funciones que poco a poco iremos aprendiendo. OPERACION SUMA EN EXCEL Son dos formas en las que puede realizarse la operacin suma en Excel, una utilizada principalmente cuando son rangos nmericos continuos, y la otra en cualquier situacin que se desee calcular una suma. Suma Cualquiera: Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por ejemplo quisieramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios, hariamos lo siguiente:
1. Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma de estas cantidades.
2. Para que Excel reconozca una operacin cualquiera, es utilizado el signo igual. Este indica que un clculo nmerico se realizar en dicha celda.
3. Veamos tambin como nuestra barra de frmulas identifica en esta celda el signo igual.
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www.infonegeducativa.com.ar 4. Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril, marcaremos estas cuatro celdas. Cmo lo hacemos? veamos.. Luego de haber escrito el signo igual con el ratn nos ubicamos en la primera cantidad (correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo ms, marcamos la segunda cantidad (posicionndonos nuevamente con el ratn) y escribimos otro signo ms, marcamos la tercera cantidad
hasta el momento esta sera la suma 5. Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo ms, seguido de la cuarta cantidad.
Veamos tambin la barra de frmulas, como va mostrando todo lo que se est realizando en la celda seleccionada:
6. Cuando se haya marcado la ltima celda a sumar, pulsamos enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.
Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades, debemos posicionarnos con el ratn en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cada una de estas celdas se marca, formndose un borde de color alrededor de ella.
, en este caso el borde de la celda de la cantidad 10,000 es punteado. Seal que est siendo seleccionado.
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OPERACIONES MATEMATICAS Ya vimos como se suma un rango de datos en Excel, o cantidades especficas ubicadas en celdas determinadas. Tambin en Excel podemos hacer las operaciones matemticas bsicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Y as como lo es en clculo, deben de cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones. Sumar 1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma
2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones
3) Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.
Veamos la barra de frmulas, que rastrea la informacin en la celda
4) Pulsamos Enter en el teclado, y ya estar totalizada nuestra suma
Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de frmulas muestra en detalle cada uno de los pasos InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 40
Multiplicacin a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operacin
b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar
Recordemos que el smbolo de multiplicar es el astersco (*) Veamos la barra de frmulas
c) Pulsamos Enter en el teclado y la operacin estar realizada
Dividir 1) En la celda donde realizaremos la operacin escribimos igual (=), y las cifras a dividir
La barra de frmulas rastrea las operaciones en la celda InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 41
2) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado
Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de clculo debern cumplirse siempre en Excel. Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operacin: 4*5*(20/4) Tenemos primero que realizar la operacin entre parntesis para luego terminar con el resto de las operaciones. Al final tendriamos: 4*5*5 Elevar a una Potencia Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de las operaciones presentadas ahora, recordando que el smbolo para elevar a una potencia es "^". Por ejemplo si queremos elevar 3 a una potencia de 4, se hara lo siguiente: = 3^4, lo que dar un resultado es 81.
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FUNCIONES EN EXCEL Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de utilidad no solo para el clculo sencillo de operaciones matemticas, sino tambin para operaciones estadsticas y financieras, entre otras. Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes opciones: - listando los datos: = 4+5+6+7 - marcando las celdas: = A2+B2+C2+D2 - utilizando la funcin Autosuma:
Excel presenta otras funciones, veamos donde accesamos :
1) Pulsamos el botn Frmulas de la barra de herramientas
2) Visualisemos donde se encuentran todas estas funciones
3) Si por ejemplo necesitamos utilizar una funcin de matemticas y trigonomtricas, desplegamos las opciones
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Tomemos el presupuesto que hemos trabajado en lecciones anteriores:
Si queremos saber cul es la cantidad presupuestada promedio mensual por rubro, hcemos lo siguiente: 1) Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado
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www.infonegeducativa.com.ar 2) Escribimos la funcin Promedio y sombreamos el rea de clculo
3) Veamos la barra de frmulas, que rastrea lo que se estamos realizando
4) Pulsamos Enter y el resultado es el siguiente:
UTILIZAR O INSERTAR FUNCIONES Aprendamos en esta leccin como insertar una funcin de las pre-establecidas en Excel. El primer caso que tomaremos como ejemplo ser la funcin Contar, til cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el nmero de elementos que tenemos en un listado o en una tabla. Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opcin entre algunas selectas que tiene el cono Insertar Funciones de la barra de herramientas, y la otra es desplegando el tipo de funciones que contiene esta en especfico. Veamos con detenimiento cuales son estas dos formas. Primera forma Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de nmeros
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www.infonegeducativa.com.ar 1) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y pulsamos el cono Insertar funcin de la barra de herramientas.
2) Se desplegarn algunas opciones que se encuentran cargadas y son de fcil acceso (no significa que solo sean estas las que posee Excel)
Si vemos la imgen anterior, se presentan las Funciones Usadas recientemente. Sin embargo, podriamos seleccionar otra categora. Sino tambin podemos escribir lo que queremos hacer en el espacio Buscar una funcin:, de esta forma Excel automticamente busca la funcin que se adapte a la necesidad.
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www.infonegeducativa.com.ar 3) Seleccionamos la funcin Contar.
4) Se abrir el cuadro de controles de esta funcin Contar
5) Sombreamos las celdas que deseamos contar, es decir el rango A2 a E2
6) Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.
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Ciertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista es muy fcil contar los elementos, sin embargo la funcin Contar es muy til cuando son muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber con exactitud el nmero de elementos.
Segunda Forma
1) Buscamos el cono que contiene esta funcin Contar, de las opciones que se tienen en el inventario de funciones de la barra de herramientas
2) Seleccionamos la funcin Contar del paquete de funciones Estadsticas.
3) Y nuevamente aparecer el cuadro de controles de la funcin Contar. De ahi para adelante realizamos el mismo procedimiento: Sombreamos el rea que queremos contar y pulsamos Enter.
El segundo caso de ejemplo, es la funcin Mnimo. Utilizada cuando necesitamos saber de un conjunto de elementos nmericos, cual es el valor mnimo.
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www.infonegeducativa.com.ar a) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y buscamos en el inventario la funcin Minimo dentro del paquete de funciones Estadsticas
b) Seleccionamos la funcin MIN, de mnimo
c) Se abrir nuestro cuadro de controles de esta funcin y sombreamos el rea de la que queremos saber el valor mnimo
d) Pulsamos Enter en el teclado para conocer el resultado
Ciertamente el nmero cuatro es el valor mnimo de la serie de cinco nmeros que tenemos. InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 49
www.infonegeducativa.com.ar FUNCIONES BSICAS DE EXCEL

Las funciones son frmulas predefinidas. Pueden ejecutar clculos simples o complejos. La Funcin SUMA( ) Entrega el resultado de la suma de los valores contenidos en las celdas especificada en el argumento de la funcin. En el ejemplo: La frmula en la celda B7 =SUMA(B2:B5) La frmula en la celda C7 =SUMA(C2:C5) La frmula en la celda C9 =SUMA(B7; C7)
Elementos de la funcin en Excel:
Nombre de la funcin: SUMA es el nombre de la funcin; siempre est escrita en maysculas, si se escribe en minsculas, Excel la convierte a maysculas al terminar de introducir la frmula. Parntesis: (.....) Toda funcin de Excel tiene un parntesis que abre y otro que cierra: esto resulta obvio, pero en frmulas avanzadas a veces es difcil determinar cuntos parntesis hay que incluir y dnde cerrarlos. Argumentos: Los argumentos validos pueden ser:
o o o o o o
Una Referencia a una celda: Ejemplo: B7. A varias celdas separadas: Ejemplo: C5;E5;G5 Un Rango: Ejemplo: A1:A10. Una constante: Ejemplo: 5 Operaciones: Ejemplo: 3*6 Otra funcin: A esto se le nombra Funciones anidadas (nested).
Separadores: Sirven para separar los argumentos. El separador que se utiliza cambia de acuerdo a la configuracin de la computadora, no depende de Excel. En el panel de control estn las opciones regionales y de lenguaje. Para el caso de Mxico, el separador es punto y coma (;) y para el caso de EU es la coma (,). Sintaxis de la funcin SUMA La sintaxis de una funcin indica la forma correcta en que deben estar colocados sus elementos.
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A partir de la versin de Excel 2003, al momento de introducir una funcin aparece la herramienta de visualizacin, que es un cuadro de dilogo, generalmente amarillo, que muestra la sintaxis de la funcin. Esta herramienta es sumamente til al introducir funciones, en especial cuando no estamos familiarizados con ellas o en frmulas complejas. Ayuda a identificar qu argumento estamos introduciendo.
SUMA(nmero1; [nmero2]; ...) Otras funciones en Excel Una vez comprendida la funcin SUMA, se est en posibilidad de utilizar algunas otras funciones. Se aplican igual y contienen el mismo tipo de argumentos: Nombre en espaol PROMEDIO( ) MAX( ) MIN( ) PRODUCTO( ) CONTAR.SI( ) SUMAR.SI( ) SI( ) Uso Devuelve el promedio (media aritmtica) del grupo de valores. Devuelve el valor mximo del grupo de valores. Devuelve el valor mnimo del grupo de valores. Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto. Cuenta el nmero de celdas que cumplen con la condicin especificada en el argumento de la funcin. Suma los nmero contenidos en las celdas que cumplen con la condicin especificada en el argumento de la funcin. Realiza una accin 1 o una accin 2, segn si se cumple o no la condicin especificada en el argumento de la funcin..
Cmo obtener ayuda en funciones de Excel? El problema ms frecuente que enfrenta el usuario comn es que ignora las funciones disponibles en Excel o qu argumentos utilizar. Existen diversas fuentes de ayuda: Preguntar a amigo, consultar un experto en algn foro en Internet o la ayuda que obtenemos al presionar F1 en el teclado; sin embargo, para dudas en el tema que se ha tratado, una de las ayudas ms tiles que proporciona Excel es el botn de Insertar Funcin de la barra de frmulas.
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Aqu podemos encontrar la funcin que buscamos.
Despus de seleccionar la funcin deseada podemos ver una explicacin de los argumentos y el resultado de la funcin.
Cmo interpretar la sintaxis? Primero es el nombre de la funcin y el parntesis que se abre, despus estn los argumentos separados por ; (,) y finalmente el parntesis que se cierra. nmero1 (number1): Es el tipo de argumento que necesita la funcin. En este caso, los argumentos tienen que ser nmeros (para poder sumar). El tipo de argumento depende de la funcin de que se trate, pero existen varios tipos de argumentos, puede ser texto, enteros, valores lgicos, etc.
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Si el argumento esta en Negrillas: Es el argumento que se esta introduciendo en ese momento. Si el argumento NO tiene corchetes []: Son argumentos necesarios en la funcin y NO pueden ser omitidos. En este caso, el primer argumento nmero1 es necesario. Al tratar de introducir una frmula =SUMA() en cualquier celda, aparece una caja de dilogo indicando que hay un error en la frmula. Si el argumento SI tiene corchetes []: Son argumentos opcionales de la funcin, el argumento nmero2 (number2) no es indispensable en la funcin y puede ser omitido. Si el ltimo argumento son puntos suspensivos.....: Significa que el nmero de argumentos puede variar, como en el caso de la funcin SUMA. El nmero mximo de argumentos para una misma funcin son 30 (255 en la versin Excel 2007). Existen funciones sin argumentos, con un nmero fijo de argumentos, o con un nmero variable de argumentos.
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GRFICOS EN EXCEL Excel 2007 presenta una herramienta til a la hora de realizar grficos para mejorar la presentacin de la informacin. Demos un vistaso a la barra de herramientas, para conocer como accesamos a la funcin de elaboracin de grficos. La opcin de Grficos se encuentra en la pestaa correspondiente a Insertar, de la barra de herramientas
Y presenta una amplia ganma de grficos por realizar, de acuerdo a la siguiente imgen:
Pero cmo creamos un grfico? 1) Sombreamos los datos que deseamos grficar
2) Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna
3) Pulsamos y se abrirn las opciones correspondiente al tipo de grfico Columna. Seleccionamos el grfico especfico que deseamos
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www.infonegeducativa.com.ar 4) Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico de la informacin que hemos seleccionado
Como vemos es un grfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas y en el eje de las ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas representan los dos productos de inters. Hasta ac hemos creado un grfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentacin, colocndole un ttulo y nombre a los ejes coordenados. Excel una vez habiendo creado un grfico, abre en la barra de herramientas tres pestaas que comprenden las funciones especficas para edicin y formato de un grfico. Veamos cuales son estas tres nuevas pestaas, se denomina Herramientas de grficos
Escrbamos el ttulo del grfico, cmo hacemos esto? a) Buscamos en la barra de herramientas de grficos, la seccin correspondiente a Etiquetas.
b) Seleccionamos y pulsamos Ttulo de grfico
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www.infonegeducativa.com.ar c) En el grfico de la hoja de trabajo aparecer un rectngulo denominado Ttulo del grfico, donde escribiremos el nombre
d) Escrbimos el Ttulo del grfico, siendo para el ejemplo Ventas
MS SOBRE GRFICOS EN EXCEL
Hemos creado en la leccin anterior un grfico de columnas de la informacin de las ventas de martillos y clavos en los meses de enero a abril. Aprendimos como tambin escribir el ttulo del grfico. En esta leccin aprenderemos unas cosas ms. Nombre de los ejes. 1) Nos posicionamos sobre el grfico y seleccionamos de la barra de herramientas de grfico Rtulos del eje
2) Se desplegarn las opciones. Primero seleccionamos Ttulo del eje horizontal primario, y luego donde queremos visulizar el ttulo del eje, para este caso Ttulo bajo el eje
3) Aparecer en el grfico un rectngulo que muestra la lectura Ttulo del eje
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www.infonegeducativa.com.ar 4) Escrbimos en el rectngulo el nombre del eje, que en este caso representa los Meses
5) Luego pulsamos nuevamente Rtulos del eje y seleccionamos Ttulo de eje vertcal primario, especficamante Ttulo girado en este caso
6) En el grfico aparecer un rectngulo en el eje de las ordenadas que dira Ttulo del eje.
7) Escribiremos en este rectngulo el signo de dlar "$", que es lo que esta representando el eje
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www.infonegeducativa.com.ar 8) Veamos como ha quedado nuestro grfico.
Para modificar el tipo de grfico, nos posicionamos sobre l y buscamos en la barra de herramientas de grfico el cono Cambiar tipo de grfico.
Seleccionamos el nuevo tipo de grfico, en este caso cambiaremos a uno de Lnea
Ya se habr cambiado en nuestra hoja de trabajo el grfico InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 58
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IMPRIMIR
Sigamos los siguientes pasos para imprimir el trabajo que hemos realizado. 1) Buscamos y pulsamos el Botn Office
2) Se desplegar un men de las opciones principales de Excel y seleccionamos Imprimir
3) Habiendo seleccionado Imprimir, aparecern tres opciones ms, seleccionamos nuevamente Imprimir
4) Se abrira nuestro cuadro de controles de la funcin. Recordatorio: debemos de tener un impresor pre instalado en la computadora para poder imprimir lo que deseamos
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5) Para poder visualizar la zona que vamos a imprimir, pulsamos Vista previa
6) Se abrir una nueva seccin y pestaa que se llama Vista preliminar, que posee funciones especficas. Como lo es Zoom, utilizado para aumentar la vista sobre las hojas de trabajo y configuracin de la pgina
En la hoja de trabajo que aparece en esta seccin, podremos visualizar la hoja completa del presupuesto que hemos preparado.
7) Cerramos Vista previa y en el cuadro de controles, pulsamos Aceptar. Ya estar en marcha nuestro documento a imprimir
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ABRIR EL PROGRAMA
Como primer paso para comenzar a trabajar, es abrir el programa de Power Point, el cual se encuentra en el directorio de Programas dentro de la carpeta Microsoft Office. De tal forma que para abrirlo, se procedera como se muestra en las imagenes siguientes: 1. Pulsamos en la esquina inferior izquierda "Inicio" y seleccionamos "Programas"
2. Buscamos la carpeta denominada "Microsoft Office" y seleccionamos "Microsoft Office PowerPoint 2007"
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www.infonegeducativa.com.ar Una vez se selecciona Microsoft Office PowerPoint 2007, se abrira inemdiatamente el programa, presentndonos la pantalla siguiente:
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EXPLORACIN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Una vez abierto el Programa, se encontrar la barra de herramientas con sus diferentes opciones. 1. Botn de la barra de herramientas: Inicio.
En este botn se encuentran las funciones asociadas con: copiar, pegar, cortar y copiar formato; agregar o eliminar diapositiva y su diseo; aplicar formato de la fuente y de prrafos; dibujar formas y organizarlas; buscar, reemplazar y seleccionar texto u objetos.
2. Botn de la barra de herramientas: Insertar.
En este botn se encuentran las funciones asociadas con: insertar o dibujar tablas; insertar imgenes, formas y grficos prediseados; vnculos con pginas web, imgenes, direccione de correo electrnico o programas; insertar cuadros de texto, encabezado y pie de pgina, fecha y hora, numeracin de diapositiva, smbolo u objetos; funciones multimedia con las que se pueden insertar imgenes prediseadas con animacin y snido o msica.
3. Botn de la barra de herramientas: Diseo.
En este botn se encuentran las funciones de configuracin de pginas y orientacin de diapositivas; diseo de temas con el que se puede cambiar formato, colores, fuente y efectos; y, seleccin de estilos de fondo de diapositiva. InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 64
4. Botn de barra de herramientas: Animaciones.
En este botn se encuentran las funciones con las que se crean y personalizan las animaciones de las diapositivas, y los efectos con los que se da la transicin a una determinada diapositiva. 5. Botn de barra de herramientas: Presentacin de Diapositivas
Ac se encuentran las funciones asociadas con la configuracin y personalizacin de las presentaciones.
6. Botn de barra de herramienteas: Revisar
Con las funciones de esta barra se puede revisar ortografa, incluir referencias, traducir, sugerir sinnimos, insertar comentarios y proteger la presentacin restringiendo su modo de acceso.
7. Botn de barra de herramientas: Vista
Con esta barra se manejan los diferentes tipos de vista de la presentacin o diapositiva, la regla o cuadrcula, se controla el zoom para acercar o alejar el documento, se puede mostrar a color o escala de grises la presentacin, organizar y moverse entre las ventanas utilizadas, y manejo de los macros. InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 65
CREAR UNA PRESENTACIN NUEVA
En primer lugar para iniciar una nueva presentacin con PowerPoint 2007, se posiciona en el Botn de Office y se hace click en la opcin Nuevo. Inmediatamente se abrir el men correspondiente, el cual muestra las diferentes alternativas de plantilla para basar una presentacin nueva, entre las cuales se encuentra: - Plantilla en presentacin en blanco, que es la ms bsica; - Una serie de plantillas que se encuentran creadas e instaladas en PowerPoint; - Plantillas existentes y de acceso a travs de Office Online, que comprenden diseos predeterminados
Si por ejemplo se selecciona una plantilla en blanco y reciente, se crear un documento con estas caractersticas, y ya se podr comenzar a trabajar en el documento.
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www.infonegeducativa.com.ar DIAPOSITIVA SENCILLA CON TEXTO La primera diapositiva que se visualiza una vez creado el documento contiene dos rectngulos de texto que son utilizados para escribir en ellos el tema de la presentacin.
Como se observa, puede agregarse el ttulo y subttulo de la presentacin. Siempre y cuando se quiera utilizar una diapositiva como tema de la presentacin. Sin embargo si quiere escribirse un texto cualquiera en una diapositiva, la forma ms sencilla de realizarlo es la siguiente: 1er paso: en la barra de herramientas, se situa en Inicio
2o paso: se busca la seccin denominada "dibujo" 3er paso: se cliquea la funcin "Cuadro de texto"
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www.infonegeducativa.com.ar 4o paso: se cliquea dentro de la transparencia o diapositiva, e inmediatamente aparecera el cuadro de texto que se ha creado para comenzar a escribir. Tal como se muestar en la figura a continuacin:
Y Finalmente, si escribe el texto que se quiera introducir. Por ejemplo: Revisin de la Organizacin
GUARDAR LA DIAPOSITIVA Una vez se ha introducido el texto a la diapositiva sencilla que se quiere realizar, y se ha terminado de digitar la informacin. Resulta en este momento importante, guardar lo que se ha trabajado. Para que resulte ms fcil la ubicacin del archivo, se debera de dar un nombre relacionado con lo que se ha escrito o a la misma presentacin. Y si se quiere ser ms ordenado, podra crearse una carpeta en la que se guarde este archivo realizado en PowerPoint y los dems archivos relacionados al tema. La forma para crear una carpeta desde PowerPoint, es la siguiente: - En el botn office se cliquea "Abrir"
- Se abre un cuadro de bsqueda de archivos, y se selecciona "crear nueva carpeta"
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- Aparecer un cuadro de texto donde nombrar la carpeta. Para este ejamplo, se llamar a la carpeta "Organizacin"
Se selecciona Aceptar y ya estar creada la carpeta, donde se desea guardar la diapositiva que se ha creado previamente. Para archivar la diapositiva, se busca en el botn de Office la opcin "Guardar como"
Se buscar la carpeta "Organizacin", se le asigan nombre al archivo y se le dar guardar.
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DISEO DE LA DIAPOSITIVA Para dar el diseo a la diapositiva debe de buscarse la que ms se adapta al trabajo que se quiere realizar. En el diseo mostrado en una leccin anterior, era uno sencillo en el que se tena el ttulo y subttulo de una determinada presentacin. Puede cambiarse el diseo de acuerdo a la estructura que se quiera de la diapositiva. a) para ello se ubica en Inicio, luego en la seccin denominada Diapositivas y se busca el cono Diseo.
b) se pulsa y aparecer desplegado el men de opciones para diseo
c) por ejemplo si se selecciona el diseo "Ttulo y objetos", aparecer esta estructura
y se podr escribir la informacin deseada
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MS SOBRE DISEO Ya en la leccin anterior se aprendi una forma de dar diseo a la diapositiva, sin embargo hay otra forma ms rpida. Con la cual se tiene la oportunidad de montar un tema pre-establecido de las opciones que PowerPoint presenta. 1. se posiciona en el botn Diseo de la barra de herramientas, y se busca el segmento que presenta las opciones de Tema
2. todas estas plantillas pueden servir para dar un nuevo diseo a la diapositiva. Seleccionamos una que tenga varios colorcitos para ver el cambio
tal como se ve no tiene muchos colorcitos, pero se pueden cambiar. Para ello se pulsa el cono colores
por ejemplo se puede escoger de los estilos predeterminados la nombrada Office
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y as quedara la diapositiva con todos los cambios que se han realizado
pero como el color de la letra del tema no se visualiza bien, se puede cambiar el color de la fuente. Sombreando el texto y buscando en el botn Inicio el comando para cambiar color de fuente (que ya se ha aprendido en una leccin anterior)
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VISUALIZACIN DE LA PRESENTACIN Es un buen momento para ver la presentacin que se ha venido preparando y revisar si todo esta bien antes de la exposicin que vamos a dar del tema o de simplemente compartir la informacin que se ha plasmado. Para ello se va al botn de barra herramientas "Vista" y se busca el cono denominado "Presentacin con diapositivas"
inmediatamente la pantalla principal se ampla y comienza la presentacin una por una las transparencias elaboradas. Otra forma de activar la presentacin, es a travs de un botn pequeito que se encuentra en la parte inferior de la pantalla de PowerPoint, generalmente en alguno de los extremos. Esta es una forma muy rpida de hacerlo. Al revisar la presentacin se ve si se quiere ampliar el tamao de la fuente, el color o alinear la informacin para que se vea mejor. En este caso como se cambi el formato del fondo, los ttulos de cada diapositiva no estn centrados. Si parece que puede verse mejor en el centro, se cambia su ubicacin, moviendo los cuadros de texto. Para ello se ubica en el cuadro de texto y manteniendo pulsado el botn derecho del ratn se comienza a mover hasta donde se desea
Ahora a revisar como han quedado las diapositivas con estos cambios
si se est conforme con el trabajo se guarda la presentacin, como se ha explicado anteriormente. InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 73
ANIMACIN DE DIAPOSITIVAS
Para una mejor presentacin de vuestro trabajo, podrn incluirse animaciones a las diapositivas. Se puede aplicar a una o todas, igual animacin o diferente para cada una. Los pasos a seguir para dar una animacin sencilla de transicin de una a otra son los siguientes. 1. para que se haga ms fcil la visualizacin de todas las diapositivas, ubicarse en Clasificador de diapositivas dentro del botn Vista de la barra de herramientas. 2. escogemos una diapositiva para aplicarle la animacin. Por ejemplo, la primera, as que se posiciona en esta. Y se busca dentro del botn Animaciones, el cono Transicin a esta diapositiva.
3. se selecciona el efecto que se desea de las alternativas. Por ejemplo, el efecto Disolver
4. si se observa nuevamente el Clasificador de diapositivas, se ver en la parte inferior de la transparencia uno que hay un dibujito que muestra que ha sido aplicada una animacin (es la estrellita)
As se pueden aplicar animaciones a cada una de las diapositivas. Finalmente hacer funcionar la presentacin y se ver el efecto de esta animacin que se ha creado.
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SUGERENCIAS PARA HACER UNA BUENA PRESENTACIN
Luego de haber aprendido a realizar una presentacin sencilla, con formato, diseo y animacin determinada. Es importante sugerir a este nivel algunas recomendaciones que cuidar para hacer una buena presentacin 1. Tener en consideracin el grupo al que se har la presentacin, de esto depender si es una presentacin sobria o divertida. 2. Combinar imgenes y grficos con el texto en el contenido de la presentacin. 3. La fuente debe tener un tamao justo para leerla desde cualquier parte del saln donde se har la presentacin y en un formato legible. 4. Ser concreto a la hora de plasmar una idea 5. No sobrecargar de texto una transparencia. 6. No abusar de las animaciones con mucho snido o efectos, pues puede distraer la atencin de los participantes. 7. Utilizar de preferencia vietas o numeracin para presentar ideas relacionadas 8. No sobrecargar de colores la presentacin. 9. Seguir un mismo patrn de colores en el contenido. Por ejemplo, subtitulos de un mismo color en todos las transparencias. 10. Evitar hacer una presentacin muy cargada de diapositivas. De tal forma de transmitir las ideas a travs de una presentacin clara, precisa y ordenada.
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www.infonegeducativa.com.ar ANIMACIN DE UN ELEMENTO DE DIAPOSITIVA
Se ha aprendido en una leccin anterior como aplicar una determinada animacin a una transparencia, especficamente en la transicin entre una y otra. Sin embargo, tambin puede aplicarse una animacin a uno de los elementos u objetos de una diapositiva. En la segunda transparencia del grupo de tres sobre conceptos de marketin que se han venido trabajando, escojan la segunda e incluyan una imgen sencilla de las predeterminadas. Recordemos!! se ubican en el botn Insertar de la barra de herramientas y luego Imgenes Prediseadas. De las alternartivas, se escoge una imgen, mejor si se relaciona con el tema.
Ahora ya se tiene una transparencia con texto e imgen, momento para aprender a ver como se aplica animacin a uno de los elementos. 1) posicionarse sobre el objeto al que se quiere darle animacin. Para este ejemplo, utilizar la imgen e irse a Animaciones en la barra de herrientas.
2) luego buscar dentro de las funciones que se presentan, Animaciones
3) si se observa en este momento dice Sin animacin, se pulsa este submen y se abren las opciones de animacin. Por ejemplo, escoger Desplazar hacia arriba
ya la animacin se habr aplicado a esta nica imgen. Si se quiere aplicar a los demas elementos una animacin determinada, realizar el mismo procedimiento
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www.infonegeducativa.com.ar Si se observa bien el efecto, la imgen aparece desde abajo de la diapositiva y comienza a subir hasta la posicin en la que se encuentra. En la figura de abajo, se esquematiza como se vera el movimiento, partiendo de abajo hacia arriba.
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PERSONALIZACIN DE LA PRESENTACIN
Ya se ha aprendido como dar animacin a la transicin entre diapositivas y a un elemento de la transparencia. As tambin se puede personalizar toda la presentacin, no solo aplicando animaciones sino tambin controlando que objeto se presenta primero en una determinada transparencia. Son varias cosas las que pueden aplicarse. Veamos!! Por ejemplo, usemos la diapositiva en la que se ha creado el Organigrama. Ac hay dos elementos el ttulo Organizacin de la Empresa y el Organigrama.
1) se pulsa el cono Personalizar animacin del botn Animaciones de la barra de herramientas.
2) se abre el men de opciones a la iquierda de la pantalla que muestra los efectos a cada uno de los elementos
3) en este ejemplo, el elemento nmero uno ser el ttulo. Se ubican en el titulo posicionndose con el botn derecho del ratn y se pulsa Agregar efecto.
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4) se selecciona Entrada y Cuadros bicolores. Esto significa que el efecto de entrada de este elemento ser de Cuadros bicolores.
5) ya el control de efectos, mostrar que el elemento 1 es el ttulo y un smbolo que muestra la animacin
6) se ubican en el Organigrama que ser el elemento 2. Y se pulsa Agregar efecto, se abrir el men de opciones, seleccionando para el ejemplo Entrada y Rombo.
7) el control de efectos, mostrar que el elemento 2, el Organigrama, tiene animacin
La diapositiva contiene la animacin en sus dos elementos, que pueden ser visualizados en la Presentacin de Diapositivas.
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www.infonegeducativa.com.ar AUTOEJECUCIN DE LA PRESENTACIN
Ya en este nivel lo que falta por aprender es como personalizar la animacin de una presentacin, hasta finalizar su exposicin ante el pblico al que se expone. Para ello se ubica en el botn de la barra de herramientas Presentacin con diapositivas, y se busca el cono Configuracin de la presentacin con diapositivas.
Se abren las opciones que se tienen para la configuracin:
Para mostrar este ejemplo, en Tipo de presentacin; se pulsara Examinada en exposicin En Mostrar diapositivas. Desde: 1, Hasta: 3 En Avance de diapositivas, seleccionamos Usar los intervalos de diapositiva guardados, para poner a funcionar las animaciones y efectos que se han dado a ciertos elementos Tambin a la presentacin se le puede dar una duracin entre transparencias, y con ello la opcin Usar los intervalos de diapositiva guardados podr hacer funcionar este efecto. Recordar que esta opcin es vlida e importante cuando se tiene ensayada la presentacin y se dispone de un tiempo InfoNeg Educativa 2011 Prohibida su reproduccin total o parcial Pgina 80
www.infonegeducativa.com.ar establecido; pues ayuda a manejar el tiempo del orador con la exposicin de los conceptos en cada unas de las transparencias. Para establecer los intervalos de tiempo entre diapositivas, se hace lo siguiente Pulsar el cono Ensayar intervalos que se encuentra en el botn Presentacin con diapositivas de la barra de herramientas
y comenzar a rodar cada una de las diapositivas mostrando unos controles de tiempo en la parte superior izquierda de la pantalla.
por ejemplo si en el la primera transparencia se estima se hablar un aproximado de 7 segundos, se espera a que sean marcados y pulsamos inmediatamente la flechita para pasar a la siguiente diapositiva
as se hace con la segunda y tercera diapositiva, se calcula el tiempo que se llevar en la exposicin de cada una de ellas y se marca el tiempo. Al terminar y pulsar cerrar la ventana, la aplicacin preguntar sobre si se desean guardar el nuevo intervalo
En este caso, son 54 segundos en total de la presentacin. A la primera se le han dado 7 segundos, a la segunda 15 segundos y la tercera 32 segundos. Ac ya se encuentra personalizada la presentacin.
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Explorer, Outlook, Word, Excel, WinAmp, etc.

Definicin de Acceso directo

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INICIO DEL PROGRAMA

3. Buscamos el directorio Microsoft Office y nos ubicamos en l

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BOTN OFFICCE Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS

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Botn Cerrar, utilizado para cerrar un documento o bien toda la aplicacin.

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www.infonegeducativa.com.ar FORMATO DEL TEXTO

2. Nos posicionamos en la pestaa Inicio de la barra de herramientas

4. Seleccionamos el tipo de fuente deseado, para el ejemplo utilizaremos ALGERIAN

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Nuestro texto tendr este formato ahora:

Ac tambin podremos seleccionar el tipo de fuente de la lista de opciones

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y tambin seleccionar el tamao de la fuente. INTERLINEADO Y SANGRA EN UN PRRAFO

2. Pulsamos el botn Interlineado de la barra de herramientas

5. Ya tendremos nuestro prrafo con un espacio entre lneas de 1,0

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www.infonegeducativa.com.ar DIVISIN EN COLUMNAS

2. Desplegamos la ventana de opciones y seleccionamos Dos, como ejemplo

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ENCABEZADO Y PIE DE PGINAS

2. Nos ubicamos en la seccin Encabezado y pie de pgina

Se abrir la ventada de opciones

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4. Seleccionamos el tipo de encabezado, por ejemplo el encabezado llamado En blanco

6. Escribimos el encabezado, por ejemplo Trabajo Economa Internacional

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Pies de Pgina a) Pulsamos el botn Pie de pgina

c) Escribimos el pie de pgina en este espacio.

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3. Seleccionamos por ejemplo Final de pgina como ubicacin

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www.infonegeducativa.com.ar CREAR TABLAS

2. Pulsamos el cono Tabla de la barra de herramientas

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7. Si pulsaramos sobre uno de ellos, para el ejemplo la sombreada celeste.

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Ubicamos la seccin destinada para la revisin

Pulsamos el cono Ortografa y gramtica

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www.infonegeducativa.com.ar Inicio del programa

2. Pulsamos la opcin Todos los Programas

4. Ya aparecer nuestra pantalla de Excel lista para trabajar.

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BOTN OFFICCE Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Botn Cerrar, utilizado para cerrar un documento o bien toda la aplicacin.

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Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opcin de crear una nueva

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