Modelar procesos para lograr mejores resultados en la implantacin de sistemas empresariales de informacin

En un estudio recientemente presentado en la Conferencia Enterprise and Organizational Model and Simulation (EOMAS 2010) en Tnez, se encontr una correlacin estadsticamente significativa entre el modelado de procesos y los resultados de largo plazo en las implantaciones de los mejores sistemas empresariales de informacin (por ejemplo SAP, SAGE, Oracle) El modelado de procesos es una tcnica que permite a las organizaciones hacer explicito el proceso de transmisin de conocimientos, incluye el uso de una gran variedad de metodologas, tcnicas y herramientas para el mapeo, anlisis, medicin, y rediseo de procesos, as como para actividades de formacin. En otras palabras, el modelado de procesos ayuda a generar una representacin exacta de la ejecucin actual de los procesos (AS IS) y de la ejecucin que la empresa necesita o desea (TO BE). El modelado de procesos combina conceptos y herramientas de gestin de calidad, reingeniera de procesos de negocios y desarrollo de software. El modelado de procesos es utilizado muy a menudo por consultores y empresas durante el proceso de implantacin de sistemas empresariales de informacin (ERP). El estudio en cuestin menciona que los esfuerzos de modelado de procesos fueron altos en el 50% de los casos investigados (alrededor de 100 empresas ubicadas en Latino Amrica y Espaa). El modelado de procesos es importante para la configuracin del ERP porque los modelos de procesos describen las actividades de la empresa, las reglas del negocio, las funciones de organizacin y otros asuntos que se deben configurar en los sistemas de informacin. El modelado de procesos es tambin usado como una herramienta muy til para adecuar los requerimientos de la empresa a las funcionalidades del ERP. Lo que es nuevo en este estudio es que en los resultados se recomienda el uso de la modelizacin de procesos como un ejercicio de preparacin previo a la implantacin del ERP. El uso del modelado de procesos con anterioridad a la implantacin del sistema garantiza mejores resultados de su ejecucin en el largo plazo. ( En el estudio, los resultados fueron medidos como estratgicos y econmicos en la cadena de suministros; por ejemplo: reduccin del inventario, mejora del servicio al cliente, mejora de la capacidad, mejora de la coordinacin, etc.) El modelado de procesos antes de la implantacin de un ERP permite a las empresas entender y definir cuidadosamente los requerimientos de los procesos de negocio, alinendolos con sus necesidades y estrategias. Este es un anlisis retrospectivo que las empresas deben hacer antes de la interaccin con los proveedores de los ERP. Hace pocos aos, un fabricante de bateras nos pidi consejo. Ellos estaban implantando un ERP para gestionar sus procesos bsicos, pero el proyecto de implantacin se convirti en una pesadilla. El gran problema era que el vendedor del sistema configur el ERP usando su funcionalidad estndar, permitiendo que la empresa tuviera un acelerado proceso de implantacin. La velocidad de implantacin era un beneficio, pero la funcionalidad estndar requera algunas adaptaciones a actividades especificas del rea de almacenaje y distribucin de la empresa. Los gerentes tuvieron la sensacin de que el sistema no se ajustaba a sus necesidades, pero era tarde para tener esta sensacin. Aconsejamos a la empresa empezar nuevamente desde el principio haciendo un anlisis de brechas entre los requerimientos especficos de los procesos y las funcionalidades del sistema, lo que implicaba hacer el modelado de los procesos antes de la implantacin del ERP. A pesar de que significaba un poco de retrabajo, la empresa decidi hacerlo. Finalmente, la empresa recuper el camino del xito en la implantacin adaptando el estndar del sistema en los casos que fueron necesarios. En resumen, el modelado de procesos es un factor clave de xito en la implantacin de un ERP, y esta actividad debe hacerse antes de la seleccin de los proveedores del sistema y sus fases de ejecucin. El estudio en cuestin encontr que el uso de la modelizacin de procesos como un ejercicio de preparacin

previo a la implantacin, garantiza mejores resultados a largo plazo en la inversin que representa la implantacin de un ERP.