Secretaria de Gesto (Seges)

BASE CONCEITUAL
H sempre um modo complicado de abordar as coisas mais simples e um modo mais simples de abordar as coisas mais complicadas. Eu prefiro o segundo estilo. Hlio Beltro

Toda organizao desenvolve, no seu cotidiano, inmeras atividades rotineiras, que levam produo dos mais variados resultados na forma de produtos e servios. Tais atividades, devido sua natureza e dos resultados gerados, podem ser enquadradas na forma de processos organizacionais que, de forma integrada, trabalham no sentido de promover a consecuo dos objetivos principais da organizao, diretamente relacionados a sua misso.

Processo um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em servios/produtos (sadas). Esses processos so geralmente planejados e realizados para agregar valor. Esse conceito traz a ideia de processo como fluxo de trabalho com insumos e produtos/servios claramente definidos e atividades que seguem uma sequncia lgica e que dependem umas das outras numa sucesso clara denotando que os

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processos tm incio e fim bem determinados e geram resultados para os clientes internos e usurios do servio publico. 1 Categoria de Processos Os processos organizacionais podem ser classificados em duas categorias: 1.1 Processos Finalsticos Ligados essncia do funcionamento da organizao. So aqueles que caracterizam a atuao da organizao e recebem apoio de outros processos internos, gerando o produto/servio para o cliente interno ou usurio. Os processos organizacionais enquadrados nesta categoria esto diretamente relacionados ao objetivo maioria das organizaes. Em um rgo Pblico, um tpico processo finalstico poderia ser o de Prestao de Servios ao Cidado (emisso de certides e/ou documentos, concesso de aposentadoria, benefcios e outros). 1.2 Processos de Apoio Geralmente, produzem resultados imperceptveis ao usurio, mas so essenciais para a gesto efetiva da organizao, garantindo o suporte adequado aos processos finalsticos. Esto diretamente relacionados gesto dos recursos necessrios ao desenvolvimento de todos os processos da instituio. Os seus produtos e servios se caracterizam por terem como clientes, principalmente, elementos pertinentes ao sistema (ambiente) da organizao (contratao de pessoas, aquisio de bens e materiais, desenvolvimento de tecnologia da informao e execuo oramentrio-financeira). Englobam tambm os processos gerenciais ou de informao e deciso, que esto diretamente relacionados formulao de polticas e diretrizes para o estabelecimento e consecuo de metas; bem como ao estabelecimento de mtricas (indicadores de desempenho) e formas de avaliao dos resultados alcanados interna e externamente organizao (planejamento estratgico, gesto por processos e gesto do conhecimento so exemplos de processos gerenciais).

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Dentre os processos finalsticos e de apoio encontram-se processos denominados processos crticos que so aqueles de natureza estratgica para o sucesso institucional.

Caractersticas bsicas das duas categorias de Processo:

Para a consecuo de cada tipo de processo da organizao, necessria a articulao de diversas aes que podem se desdobrar na execuo de subprocessos, etapas e atividades. Diante disso, poder-se-ia dizer que existe uma

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hierarquia entre processos, subprocessos, etapas e atividades, como mostrado no desenho a seguir:

Essa hierarquia fica melhor representada em forma de um sistema, dado que um processo organizacional pode ser visto como um sistema da organizao composto por subsistemas (subprocessos), que, por sua vez, so formados de subsubsistemas (etapas) absolutamente interligados.

A aplicao do Guia de Simplificao pode-se dar em qualquer uma das categorias de processo mencionadas, a depender do escopo de atuao definido pelos responsveis pelo trabalho. Nos exemplos apresentados neste documento, adotou-se o grau de maior detalhamento que abrange o nvel das atividades. Para tanto, foi considerado um processo organizacional da categoria processo de apoio pertinente a todos os rgos e Entidades Pblicos denominado Processo de Licitao, subdividindo-se tal processo em subprocessos como por exemplo, o de Requisio, para o qual foram identificadas as respectivas etapas e atividades, o que pode ser visualizado da seguinte forma:

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Portanto, na aplicao do Guia, quando o rgo optar por um nvel de detalhamento diferente do exemplificado, basta transportar os conceitos apresentados para o nvel do processo e/ou subprocesso, de forma que se garanta o entendimento e uma viso sistmica dos processos organizacionais que se pretende mapear.