Universidad Tecnolgica Emiliano Zapata Del Estado De Morelos.

Materia: Gestin de Compras Proyecto: Manual De Compras De La Purificadora AtlLife. Integrantes: Encarnacin Vzquez Jaqueline. Milln Garca Javier. Moreno Chvez Adriana. Tecolapa Heredia Anel Lizbeth Grupo: 7 A
Emiliano Zapata Morelos A 18 De Abril Del 2012
INTRODUCCIN:

NDICE:

Nombre de la empresa, logo, giro, tamao.. 4 Definicin e importancia del departamento de compras dentro de la empresa..5 Objetivos generales y polticas de compras..5 Localizacin organizacional del departamento de compras (organigrama de la empresa).....6 Funciones del departamento de compras.....7 Funciones de los puestos del departamento de compras..8 Determinacin del presupuesto de gastos del departamento de compras....9 Presupuesto de compras de suministros....10 Elementos del proceso de compra...11 Formatos del proceso de compras...12 requisicin de compra cotizacin comparativo de proveedores factura orden de compra entrada de almacn devolucin orden de pago Evaluacin y desarrollo de proveedores..21 Evaluacin del departamento de compras..22 Licitaciones23 Ley de adquisiciones y arrendamientos24

1. NOMBRE DE LA EMPRESA: Purificadora Atl-Life. 2. LOGOTIPO:

Purificadora.

ATL-LIFE
Beber agua nunca fue tan ligero.
3. GIRO: Industrial. 4. TAMAO: Pequea Empresa.

5. DEFINICIN E IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DENTRO DE LA EMPRESA: Dentro de la empresa Planta purificadora Alt-life el departamento de compras es de suma importancia ya que es el encargado de abastecer y suministrar cada una de las reas de la empresa. Principalmente al rea de produccin con la adquisicin de la maquinaria y el equipo necesario para la purificadora del agua. El rea de compras tiene el control de inventarios, presupuestos, pronsticos, seleccin de proveedores y evaluacin de los mismos. Para abastecer a la empresa de los materiales necesarios para el buen funcionamiento de la misma. 6. OBJETIVOS GENERALES Y POLTICAS DE COMPRA: Administrar las compras de la empresa adecuada y precisa. Establecer polticas y normas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Buscar, evaluar y establecer a los proveedores para el buen abastecimiento de la empresa. Adquirir el mejor material en el mejor precio, calidad, cantidad necesaria en tiempo y forma. Estar a la vanguardia de los cambios tecnolgicos.

Cotizar al menos a 3 proveedores. Verificar la posicin econmica en que se encuentra el proveedor. Negociar con anterioridad condiciones de entrega, rechazo y ajuste. Analizar los productos antes de hacer el contrato de compra. Recibir los materiales o suministros en tiempo y forma estipulada. Toda cotizacin deber ser analizada por el gerente. Cada primer lunes de cada semana se recibir las cotizaciones de los posibles proveedores. Los das mircoles se recibirn las requisiciones de las reas de la empresa.

7. LOCALIZACIN ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

Organigrama

Direccion General

Gerencia Compras

Gerencia Ventas

Gerencia Servicio

Ventas

Atencion Clientes/ Servicio tecnicos

Auxiliar de compras

8. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

a). Adquisiciones: accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas. b). Guarda y almacenaje: es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas. c). Proveer a las dems reas: una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas. d). Responsable de la adquisicin de suministros y repuestos. e). Evaluar las cotizaciones manejo de la cartera de proveedores. f). Programacin y seguimiento de rdenes de compras. g) Coordinar con proveedores la negociacin de cotizaciones. h). Garantizar el abastecimiento oportuno del rea.

9. FUNCIONES DE LOS PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Gerente de compras: Autoridad para decidir Quien autoriza el pedido

Auxiliar de compras: Realiza Listas de precios con o sin impuestos. Control de descuentos, bonificaciones, recargos administracin de compras y cambios de precios al facturar. facturacin (cotizaciones, pedidos, remitos, facturas, notas de crdito y notas de dbito). Compras (notas de pedidos, cotizaciones, comparacin de cotizaciones, rdenes de administracin de compras (compra, remitos y facturas) . Comisiones por vendedor, cliente y artculos. Liquidacin de comisiones a representantes por ventas. Manejo de administracin de compras sujetos no categorizados y mono tributo. Rgimen de percepciones en la facturacin. Retenciones a proveedores. Control de crditos de clientes. Control de stock por unidades y administracin de compras envases. Fichas de Clientes, proveedores, representantes, transportistas, vendedores. Cuentas corrientes de clientes y proveedores. Gestin de bancos: depsitos, extracciones, dbitos y crditos. Conciliacin de cuentas bancarias. Informes de rentabilidad. Estadsticas de venta y de compra por mltiples administracion de compras criterios. Suspensin de clientes, y productos.

10. DETERMINACIN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Para la determinacin del presupuesto de gastos del departamento de compras se tomaran en cuenta los siguientes puntos. Para el Departamento de Compras se asigna un presupuesto en un determinado perodo y este departamento deber cubrir sus necesidades ajustndose al mismo. Se har una evaluacin de cada departamento de la empresa para analizar y pronosticar cuales seran los posibles materiales que podran llegar a necesitar durante un periodo, haciendo tambin una comparacin con presupuestos anteriores de tal manera se har un estimado del monto econmico del cual se puede requerir para cubrir las necesidades de cada departamento de la empresa. Por lo que todas las reas de la empresa purificadora Alt-life deben de proporcionar toda la informacin requerida.

11. PRESUPUESTO DE COMPRAS DE SUMINISTROS

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Para el presupuesto de compras de suministros se deben tomar en cuenta varios factores, este presupuesto asegura de que la materia requerida para la produccin en la empresa purificadora Alt-life est disponible en la cantidad necesaria y en los momentos requeridos. Principalmente se debe tomar en cuenta tres aspectos importantes y necesarios para su debido control: Los requerimientos de materia prima. Los niveles necesarios de inventarios de materiales. La programacin de compra de los materiales.

Es necesario que el departamento de compras en colaboracin con el departamento de produccin establezca un nivel de inventario de materiales, con el cual se orientar en la programacin de las compras. El presupuesto de compras de suministros de la Purificadora Alt-life se elaborara en se la siguiente forma: Se debe de mostrar las cantidades de suministros necesarios al departamento de compras, para que este planifique y controle las adquisiciones de los mismos. Suministrar la informacin bsica para establecer y mantener los niveles de inventarios de suministros de la purificadora Alt-life. Informar al departamento de compras sobre los requerimientos de materiales con miras de planificar las necesidades de los suministros ms importantes. Se debe de tomar en cuenta las cantidades de materiales, las fechas de compras y el costo estimado de las mismas.

12. ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS

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Cada departamento de la empresa purificadora Alt-life elabora una requisicin de artculos y suministros que estos necesiten, est requisicin se le entrega al departamento de compras. El departamento de compras se encarga de analizar y revisar el pedido de cada rea, para verificar si cumple con los criterios establecidos para autorizar la requisicin. Si el pedido no cumple con los criterios establecidos la requisicin se regresa al rea solicitante. Los artculos y suministros solicitados por las reas son verificados en almacn para ver si hay existencia de estos, si es as, el departamento de compras hace entrega de los artculos y suministros al departamento solicitante. si no es as, el departamento de compras realiza cotizaciones de precios, analizando a los posibles proveedores para realizar la orden de compras a los proveedores seleccionados. El departamento de compras verifica si los proveedores seleccionados cumplen con los criterios y atributos que se requieren como son: forma y tiempo de entrega, materiales de calidad, y que estos vengan en la cantidad solicitada. Si el proveedor y sus artculos cumplen con los criterios establecidos se realiza la factura que pasa a el rea de finanzas donde posteriormente se realizara el pago. si no es as se realiza la devolucin de los artculos hasta que estos cumplan con los requisitos establecidos. Cuando el rea de compras a recibido los artculos su siguiente funcin es hacer entrega de ellos a los departamentos solicitantes, estos debern firmar un documento de la entrega de los artculos recibidos.

13. FORMATOS DEL PROCESO DE COMPRAS

PLANTA PURIFICADORA ATL_LIFE TEMIXCO, MORELOS. MXICO CODIGO POSTAL 4110.

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FECHA: No. De requisicin: ADQUISICIN

PROCEDIMIENTO

REQUISICIN DE COMPRA: TIPO DE PRODUCTO: AREA QUE SOLICITA:

CANTIDAD

UNIDAD

DESCRIPCIN

OBSERVACIONES
SOLICITADO POR SELLO Y FIRMA SELLO Y FIRMA RECIBIDO POR:

INSTRUCTIVO 1. Indicar los datos especficos de la empresa, como nombre, direccin y logotipo 2. indicar la fecha respetiva del formato da mes y ao respectivo. 3. colocar el numero de requisici que se esta elaborando de acuerdo a numero de requisiciones que se han hecho. 4. especificar el tipo de producto que se requiere del rea solicitante 5. nombrar el rea que est haciendo la cotizacin. 6. cantidad. Escriba el nmero de unidades requeridas po cada artculo a solicitar 7. unidad. Coloque la unidad de medida en que est expresado el ben o producto o suministro a adquirir 8. observaciones. Seale cualquier comentario que considere relevante para la adquisicin 9. solicitado por. Firma y se3llo del jefe de la unidad solicitante 10. recibido por. Firma y sello del receptor de la solicitud que es el rea de compras

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PLANTA PURIFICADORA ATL_LIFE TEMIXCO, MORELOS. MXICO CODIGO POSTAL 4110.

FECHA: No. De cotizacin:

PROCEDIMIENTO

ADQUISICIN

COTIZACIN

COTIZACIN PROVEEDOR: DIRECCIN:

FORMA DE PAGO: PLAZO DE PAGO:

PRECIOS Cantidad Unidad Proveedor Detalle Unitario Total

______________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL PROVEEDOR O VENDEDOR.

INSTRUCTIVO 1. Indicar los datos especficos de la empresa, como nombre, direccin y logotipo 2. indicar la fecha respetiva del formato da mes y ao respectivo y el colocar el numero de cotizacin que se realizar en ese momento. 3. especificar en el encabezado de COTIZACIN 4. nombrar el proveedor y especificar su direccin. 5. FORMA DE PAGO. Escriba la forma de pago en que se har la transaccin de la compra. 6. PLAZO DE PAG. Coloque plazo de pago que es el pecio en que se cubrir el pago por la compra del material requerido. 7. CANTIDAD. Escriba el nmero de unidades requeridas po cada artculo a solicitar

8. UNIDAD. Coloque la unidad de medida en que est expresado el ben o producto o suministro a adquirir 9. PROVEEDOR. Especificar los datos necesarios del proveedor que se est cotizando para evaluarlo posteriormente. 10. DETALLES. Escribir los detalles del suministro que se est cotizando para su adquisicin. 11. PRECIO UNITARIO. Seale el precio unitario del producto de acuerdo a la cotizacin de cada proveedor que se desea adquirir. 12. PRECIO TOTAL. Seale el precio total de producto a adquirir de acuerdo a la cotizacin de cada proveedor 9. NOMBRE Y FIRMA DEL PROVEEDOR O VENDEDOR. Firma y sello del receptor de la solicitud que es el rea de compras.

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PLANTA PURIFICADORA ATL_LIFE DE S.A. DE C.V. TEMIXCO, MORELOS. MXICO CODIGO POSTAL 4110.

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PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3

FORMATO DE EVALUACIN
No. CRITERIOS DE EVALUCIN PROVEEDOR 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 TOTAL

CALIDAD DE MATERIAL SERVICIO DE ENTREGA OPORTUNO PRECIO BAJO DE MATERIAL EXCELENTE SERVICIO MATERIAL CON GARANTA CAPACIDAD FINANCIERA DE PRODUCCIN TECNOLOGA EN EL EQUIPO DE TRANSPORTE COBERTURA DE VENTA PRESTICIO DE LA EMPRESA EN EL MERCADO PLAZOS Y CONDICIONES DE PAGO SERVICIO POSVENTA ORGANIZACIN DE PERSONAL DE LA EMPRESA TIEMPO DE ENTREGA CATLOGO DE PRODUCTOS HISTORIAL DE LA EMPRESA

ESCALA DE EVALUACIN 1 MUY MALO 2 MALO 3 REGULAR 4 BUENO 5 MUY BUENO ELABOR: ________________________ APLIC: ____________________________

INSTRUCTIVO: 1. Indicar los datos especficos de la empresa, como nombre, direccin y logotipo. 2. indicar la fecha respetiva del formato da mes y ao respectivo. 3. especificar en el encabezado de COMPARATIVO DE PROVEEDORES. 4. CRITERIOS DE EVALUACIN. Especificar y enumera cada criterio a evaluar el los proveedores. 5. PROVEEDORES. Enumerar los proveedores que sern evaluados. En cada encuadro de colocar el numero que corresponde de acuerdo a su evaluacin. 6. ESCALA DE EVALUACIN. Especificar y describir la escala de evaluacin que se aplicar a los posibles proveedores. 7. ELABOR. Escribir y especificar los datos del la persona que se encargo de elaborar el comparativo de proveedores. 8. APLIC. Escribir el nombre completo de la persona que se encargo de aplicar la evaluacin

PLANTA PURIFICADORA ATL_LIFE TEMIXCO, MORELOS. MXICO CODIGO POSTAL 4110.

FECHA: No. De factura

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FACTURA COMERCIAL

DEPARTAMENTO COMERCIO EXTERIOR ORIGINAL

EXPORTADOR: DIRECCIN: CEDULA JURIDICA: CODIGO DE EXPORTACIN CONSIGNATORIO: PAS DE DESTINO: ORDEN DE COMPRA: CONDICIN DE PAGO: EMBARQUE: CONDICIN DE VENTA: FACTURA No. FECHA: DIRECCIN: FORMULARIO No.

CANTIDAD

DESCRIPCIN

PESO BRUTO (KG)

PESO NETO (KG)

TOTAL F.O.B. $.

TOTAL PESO BRUTO____________

TOTAL PESO NETO____________KG.

FIRMA___________________

$____________

INSTRUCTIVO: 1. Indicar los datos especficos de la empresa, como nombre, direccin y logotipo. 2. indicar la fecha respetiva del formato da mes y ao respectivo. 3. especificar en el encabezado de FACTURA

ORDEN DE COMPRA CLIENTE: DIRECCIN:

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FORMA DE PAGO: PLAZO DE PAGO: DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

VALORES Cantidad Unidad Solicitante Detalle Unitario Total

NOMBRE Y FIRMA DEL PROVEEDOR

INSTRUCTIVO: 1. Indicar los datos especficos de la empresa, como nombre, direccin y logotipo. 2. indicar la fecha respetiva del formato da mes y ao respectivo. 3. especificar en el encabezado de ORDEN DE COMPRA

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PLANTA PURIFICADORA ATL_LIFE TEMIXCO, MORELOS. MXICO CODIGO POSTAL 4110.

FECHA:

CONTROL DE COMPRA

N COTIZACION

N ORDEN DE COMPRA

FECHA DE ORDEN DE COMPRA

FECHA DE INGRESO

PROVEEDOR

DETALLES

MONTO NETO $

NFACTURA

TOTAL

INSTRUCTIVO: 1. Indicar los datos especficos de la empresa, como nombre, direccin y logotipo. 2. indicar la fecha respetiva del formato da mes y ao respectivo. 3. especificar en el encabezado CONTROL DE COMPRA.

PLANTA PURIFICADORA ATL_LIFE TEMIXCO, MORELOS. MXICO CODIGO POSTAL 4110. CONTROL DE ALMACEN

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PRODUCTO: ESPECIFICACIN DE PRODUCTO: TIPO DE UNIDAD:

ENTRADAS nm.: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Fecha proveedor Cantidad Precio Unitario Total Cantidad

SALIDAS Precio Unitario Total De almacn

INSTRUCTIVO: 1. Indicar los datos especficos de la empresa, como nombre, direccin y logotipo. 2. indicar la fecha respetiva del formato da mes y ao respectivo. 3. especificar en el encabezado de CONTROL DE COMPRA

PLANTA PURIFICADORA ATL_LIFE TEMIXCO, MORELOS. MXICO CODIGO POSTAL 4110. PROCEDIMIENTO ADQUISICIN

FECHA:

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ORDEN DE PAGO
ORDEN DE PAGO PROVEEDOR: DIRECCIN:

FORMA DE PAGO: PLAZO DE PAGO:

VALORES Cantidad Unidad Solicitante Detalle Unitario Total

NOMBRE Y FIRMA DEL AREA DE COMPRAS

INSTRUCTIVO: 1. Indicar los datos especficos de la empresa, como nombre, direccin y logotipo. 2. indicar la fecha respetiva del formato da mes y ao respectivo. 3. especificar en el encabezado de ORDEN DE PAGO.

14. EVALUACIN Y DESARROLLO DE PROVEEDORES

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La seleccin de los proveedores de esta empresa se lleva a cabo de la siguiente manera. Se selecciona de 1 a 3 proveedores y se evalan los siguientes criterios: Criterios 1) Precio 2) Calidad 3) Plazo de pago 4) Flexibilidad de cambios 5) Descuentos por volumen 6) Tiempo de entrega 7) Atencin al cliente 8) Ubicacin 9) Tecnologa 10) Reputacin 11) Instalaciones 12) Garanta 13) Innovacin en producto 14) Experiencia 15) Cobertura TOTALES Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3

Elaboracin: __________________

Autorizacin: ________________

Escala de evaluacin Muy malo 1 Malo 2 Regular 3 Bueno 4 excelente 5

15. EVALUACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. En la empresa purificadora Atl-life. Se realizara una auditoria interna administrativa donde se evaluaran los siguientes puntos:

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No. 1 2 3 4 5 6 7

Actividad Las requisiciones cuentan con las especificaciones requeridas Lleva el orden y control el proceso de compras Los almacenes estn en buen estado Cuenta con un stock de material para el suministro del departamento. El almacn cuenta con un sistema para llevar el control de los materiales Cuenta con los sealamientos de seguridad El personal que elabora dentro del departamento de compras tiene la capacidad para realizar las actividades.

Cumple

No Cumple

16. LICITACIONES.

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La empresa atl_life, licitar a todas aquellas empresas que quieran participar, para formar parte de los proveedores en suministrar los materiales, las licitaciones se realizarn cada 5 aos, para el cambio de la maquinara de la planta purificadora. Especificando los siguientes puntos para el proceso de licitacin: a) Convocatoria. Emitir una convocatoria, para todas aquellas empresas o proveedores que deseen participar. b) Acreditacin de la personalidad de el licitante La empresa junto con el rea de compras, acreditarn a las personas encargadas, de llevar a cabo la licitacin y el proceso de seleccin de los posibles proveedores. c) Fecha, hora y lugar para la visita al sitio de realizacin de los trabajos. Fecha, hora y lugar de la(s) junta(s) de aclaraciones a la convocatoria de licitacin pblica nacional. c.a.) Notificaciones. Las actas de las juntas de aclaraciones, del acto de presentacin y apertura de proposiciones, y de la junta pblica en la que se d a conocer el fallo sern firmadas por los licitantes que hubieran asistido, sin que la falta de firma de alguno de ellos reste validez o efectos a las mismas, de las cuales se podr entregar una copia a dichos asistentes, y al finalizar cada acto se fijar un ejemplar del acta correspondiente en un lugar visible, al que tenga acceso el pblico, en el domicilio del rea responsable del procedimiento de contratacin, por un trmino no menor de cinco das hbiles. el titular de la citada rea dejar constancia en el expediente de la licitacin pblica nacional, de la fecha, hora y lugar en que se hayan fijado las actas o el aviso de referencia. c.b) firma del contrato

el licitante ganador firmar el contrato respectivo el da, hora y lugar previsto en el recuadro de la programacin de los eventos.

d) . Cumplimiento de obligaciones fiscales Conformidad con el decreto que reforma para el cumplimiento de las obligaciones del ganador. Plazo de ejecucin de los trabajos y fecha estimada de inicio de los mismos. A fin de que el licitante pueda formular los programas de actividades respectivos de los trabajos requeridos descritos en el punto anterior, deber considerar los plazos mximos de ejecucin de las obra Cada uno de estos puntos se aplicara en el proceso de licitacin que realizar la empresa pero en especial el rea de compras. 17. LEY DE ADQUISICIONES Y ARRENDAMIENTOS. La empresa se basar para el cumplimento del proceso de adquisicin de materiales por la Ley De Adquisiciones Del Estado De Morelos, la ley es un

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conjunto de normas jurdicas de orden pblico e inters social, que regulan las acciones relativas a la planeacin, programacin, Presupuestacin,

contratacin, gasto y control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles, y la prestacin de servicios, de cualquier naturaleza que realicen las dependencias y entidades de la administracin pblica federal, y en su caso las que efecten las entidades federativas con recursos federales. Rigindose por los siguientes artculos para: DISPOSICIONES GENERALES ARTCULO 1.- La presente Ley es de orden pblico e inters social y tiene por objeto regular: I.- Las acciones relativas a la planeacin, programacin, presupuestacin y control que, en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Bienes Muebles e Inmuebles, la Enajenacin de Muebles y la prestacin de Servicios relacionados con los ismos realicen las dependencias y los organismos

descentralizados; II.- Los datos y contratos relacionados con las materias a que se refiere la Fraccin anterior.

ARTCULO 3.- La aplicacin de la presente Ley queda a cargo de la planta purificadora.

ARTICULO 4.- Para los fines de esta Ley se entiende por proveedor a la persona Fsica o moral, que satisfaga los requisitos establecidos en el Artculo 22 de la presente Ley.

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DEL COMITE PARA EL CONTROL DE ADQUISICIONES, ENAJENACIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS

ARTICULO 11.- Se crea con carcter permanente, el "Comit para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios, en el cumplimiento de las disposiciones de la presente Ley, en el establecimiento de criterios de carcter general, que regulen la aplicacin de los recursos destinados a las adquisiciones, arrendamientos, contratacin de servicios y dems operaciones materia de la presente Ley. Los recursos debern utilizarse en forma racional y adecuada y ajustarlos a los programas y disposiciones vigentes, con objeto de apoyar las reas prioritarias del desarrollo y obtener las mejores condiciones en cuanto a precio y oportunidad.

ARTICULO 12.- El comit se integrar con un representante de la empresa.

ARTICULO 26.- Los pedidos y contratos celebrados con proveedores no registrados en el departamento de compras, o cuyo registro no se encuentre vigente, sern nulos de pleno derecho.

ARTICULO 27.- La empresa podr eximir de la obligacin de inscribirse en el Padrn de Proveedores y de registrar los precios mximos de venta, a las personas fsicas o morales que provean artculos perecederos o cuando se trate de adquisiciones extraordinaria.

Estos son algunas de los artculos q se debern aplicar, para el proceso de adquisicin de suministros en la empresa, poner en claro la aplicacin de cada uno, evitando malos entendidos y problemas con los proveedores.