INTERNATIONAL CLINICS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO IMPORTACIN

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0.- ndice 1.- Objetivo 2.- Alcance 3.- Responsabilidad 4.- Definiciones 5.- Referencias 6.- Registros 7.- Descripcin de proceso 8.- Indicadores 9.- Anexos

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Realizado por: Mnica Daz R. Director Administracin Fecha:

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1. OBJETIVO. El objetivo de este procedimiento es definir e implementar una metodologa efectiva y eficiente para la gestin de las importaciones de los productos adquiridos, con el fin de satisfacer las necesidades y requisitos de la Empresa y de la posterior realizacin de la venta. 2. ALCANCE. Este procedimiento se aplica a todas las importaciones de productos de las reas de venta y operativas de la Empresa. 3. RESPONSABILIDAD. Subgerente de Logstica y Operaciones: Es el responsable de aprobar cada compra y revisar los costos asociados a cada una al final del proceso. Gerente de Administracin y Finanzas: Es el encargado de generar la materializacin del pago de las compras realizadas por importacin. Importaciones: Es la persona encargada de realizar el proceso de compra e importacin de todos los equipos o repuestos que se adquieran fuera del pas. Adicionalmente es la encargada de mantener informadas a las distintas reas de la empresa del estado de cada compra. 4. DEFINICIONES. Factura de Compra: Documento tributario que formaliza las transacciones comerciales, que los proveedores envan a la Empresa, con el detalle de la mercadera comprada, su precio unitario, el total del valor cancelable de la compra y, si correspondiera, la indicacin del plazo y forma de pago. Nota de crdito: Documento emitido para anular una factura con posterioridad al plazo de declaracin y pago, o en el caso de facturas emitidas con errores de forma (domicilio, rut, giro, etc.), se deber emitir una nota de crdito con los rubros rectificados y con la referencia de la factura que corrige. Orden de compra: Documento emitido por la Empresa al proveedor seleccionado, que formaliza la compra del producto. En este documento se especifica: proveedor, cantidad, detalle, lugar y plazo de entrega, total de la compra y forma de pago. Producto: Corresponden a los equipos o repuestos destinados a satisfacer las necesidades del cliente. Proveedor: Empresa o persona que provee o abastece de los productos a la Empresa.

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Carpeta de compra: Corresponde a una carpeta por cada compra, donde deben estar los siguientes documentos: 5. REFERENCIAS. - NCh 9001- Of 2001 Sistemas de Gestin de Calidad- Requisitos. - Manual de Calidad - Manual de Procedimientos 6. REGISTROS. Cdigo Nombre del Registro Orden de Compra Sistema Orden de Compra a Proveedor Carpeta de compra Informe de Compras Almacenamiento Encargado Importaciones Importaciones Importaciones Importaciones Medio de Soporte Magntico Papel Papel Magntico Ubicacin Base de datos SAP Carpeta de compra Oficina de importaciones Computador de importaciones Periodo de Retencin 1 ao 6 aos 6 aos 1 ao

7. DESCRIPCION DEL PROCESO. Actividades Notas 7.1 Recepcin de Orden de Compra Sistema: Esta Orden de Compra, debe Se recibe la Orden de Compra, enviada por los ser enviada a travs del asistentes comerciales o tcnico va sistema. sistema SAP y debe estar autorizada. 7.2 Confeccin de la orden de Compra a Esta orden de compra se Proveedor: confecciona en Word Con los antecedentes recepcionados, ms los antecedentes de los proveedores, se confecciona la Orden de Compra al proveedor 7.3 Envo de la Orden de Compra: La orden de compra se enva va correo electrnico al contacto establecido en el proveedor correspondiente 7.4 Recepcin de Conformidad: Ante cualquier modificacin, Responsable Importaciones Importaciones

Importaciones

Importaciones

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Se recibe la conformidad del proveedor en lo se debe avisar al Gerente de relativo al producto, valor y plazo de despacho Ventas o al Gerente del Servicio Tcnico a fin de validar el cambio. 7.5 Obtencin de los recursos: De acuerdo a la forma de pago establecida con el proveedor, se comunica la necesidad de recursos al Gerente de Adm. Y Fin. 7.6 Provisin de recursos: De acuerdo a la forma de pago establecida, se realizan las gestiones a fin de materializar el pago al proveedor 7.7 Seguimiento de la compra: En caso de detectar demoras, Se realiza un seguimiento de la compra a fin de se debe dar aviso a los anticipar demoras. interesados y tomar las medidas correctivas 7.8 Informe de Compras: Corresponde a un archivo En forma semanal, se realiza la actualizacin del realizado en Excel. estado de todas las compras pendientes y se enva informe a todos los interesados 7.8 Coordinacin de la recepcin del producto: En caso de corresponder, se realizan las coordinaciones entre agente de aduana, trasporte, bodega y servicio tcnico a fin realizar la recepcin del producto 7.9 Recepcin del producto: El ingreso debe ser realizado Se recepciona el producto. en el SAP 7.10 Ingreso de costos de importacin: El ingreso debe ser realizado Se deben registrar los costos asociados a la en el SAP importacin. 7.11 Validacin de Costos: En el caso de existir Se revisan los costos asociados a la importacin variaciones significativas, a fin de detectar variaciones significativas estas son analizadas a fin de tomar acciones correctivas si existen 8. INDICADORES DE GESTIN.

Importaciones

Gerente Adm. Finanzas Importaciones

de Y

Importaciones

Sub Gerente de Logstica y Operaciones

Bodeguero Importacin Sub Gerente de Logstica y Operaciones

Tiempo promedio entre la recepcin de la solicitud de compra y la llegada del producto.

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9. ANEXOS. 9.1. - Orden de Compra. 9.2. - Informe de compras 9.3. Flujo grama Procedimiento de Adquisicin

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9.1. - Orden de Compra.

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9.2. Informe de Compras

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9.3. Flujo grama Procedimiento de Importacin