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1 INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA NIVEL: FORMACIN BSICA

VENEZUELA, 2002

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2 NIVEL: PERFECCIONAMIENTO INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVASECTORIAL INCE TURISMOGERENCIA DE FORMACION PROFESIONALUNIDAD DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIN BSICAMODO: HABILITACINCaracas, Diciembre 2002

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COMPRAS HOTELERAS Direccin General de INCE Turismo Profesor Pedro Jos Rodriguez H. Gerencia de Formacin Profesional de INCE Turismo Lic. Evelyn Barreto Rueda Asesora Tcnica Lic. Encarnacin Barreto Especialistas en Contenido

Claudia GuaschiAgente de ComprasHotel Caracas Hilton Colaboradores en la Validacin David GonzlezContralor Hotel Morichal LargoSra. Gregoria TeresenJefe ce Cuentas por Pagar Hotel Luciano Junior Analista Integral T.S.U. Luca Torrealba Analista Productor de Medios Jos Gerardo Len Plaza Transcriptora Isabel Lpez Gerencia de Tecnologa EducativaCoordinacin Tcnica EstructuralDivisin de Recursos para el AprendizajeCoordinacin General Gerencia General de Formacin Profesional Primera Edicin Ao 2.002 Copyright INCE

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COMPRAS HOTELERAS CONTENIDO Pg.- Qu es INCE TURISMO? Presentacin Introduccin Objetivos UNIDAD I La Planificacin en las Compras Hoteleras Compras Hoteleras9 Organizacin30 Mercadeo32 UNIDAD II El Departamento de Compras Hoteleras Departamento de Compras Hoteleras41 El Agente de Compras49 Proveedores53 -

Formatos usados en el Departamento de Compras56 UNIDAD III Ejecucin de las Compras Hoteleras Proceso de Compras Hoteleras71 Reporte de Compras Hoteleras 87 Bibliografa 93

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COMPRAS HOTELERAS QU ES EL INCE TURISMO? El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sinfines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de1976, por la Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y elInstituto Nacional de Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin,adiestramiento y especializacin de los Recursos Humanos que requiere el pasen las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho documento fu debidamenteprotocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 deNoviembre de 1976 QU HACEMOS? El INCE TURISMO desarrolla programas de formacin, capacitacin,adiestramiento y especializacin a travs de un Sistema de Formacin Profesionalal servicio de la Hotelera y el Turismo en Venezuela. NUESTRA MISIN Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y laparticipacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando laeducacin recibida en el sistema formal.Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadasvinculadas a la Hotelera y al Turismo.Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados almercado laboral.

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COMPRAS HOTELERAS PRESENTACIN Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo queha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que haseleccionado.El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn losrequerimientos del oficio; pero desearamos que, adems, investigue en otrasfuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda deconvertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, alas exigencias de su rea laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en sufuturo desempeo.

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COMPRAS HOTELERAS

(function() { var pageParams = {"origHeight": 1167, "origWidth": 902, "fonts": [4], "pageNum": 10}; pageParams.containerElem = document.getElementById("outer_page_10"); pageParams.contentUrl = "http://html3.scribdassets.com/1hs77aglj459q41/pages/10-9005539078.jsonp"; var page = docManager.addPage(pageParams); })(); Scribd.Ads.addBetweenPageUnit(10);

COMPRAS HOTELERAS INTRODUCCIN El Manual de Compras Hoteleras se elaboro con la finalidad de formar alparticipante en esta rea.El INCE TURISMO, se a planteado la formacin de un trabajador integral en talsentido, contemplo en el inicio del proceso aspectos vinculados con los valoresticos, elementos rectores de la vida ciudadana, los cuales estn conjugados conprocedimientos, mtodos y tcnicas propias del tema, con estos valores lainstitucin permitir ofrecer al sector un personal calificado, en respuestas a susnecesidades.El Manual de Compras Hotelera es un instrumento de trabajo, destinado al usoracional por parte de los participantes del curso, este Material Instruccional seestructuro de forma coherente, atendiendo los principios pedaggicos de laformacin profesional, en el se contempla un total de tres unidades vinculadas conel Programa de Instruccin de Compras Hoteleras.

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COMPRAS HOTELERAS

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COMPRAS HOTELERAS OBJETIVO Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos para realizar laplanificacin, cotizacin, ordenes y reportes de las compras en las empresashoteleras, siguiendo el procedimientos establecidos y cumpliendo las normasde seguridad.

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COMPRAS HOTELERAS

(function() { var pageParams = {"origHeight": 1167, "origWidth": 902, "fonts": [4], "pageNum": 14}; pageParams.containerElem = document.getElementById("outer_page_14"); pageParams.contentUrl = "http://html4.scribdassets.com/1hs77aglj459q41/pages/14-f7bd36da50.jsonp"; var page = docManager.addPage(pageParams); })(); Scribd.Ads.addBetweenPageUnit(14);

COMPRAS HOTELERAS INTRODUCCIN El manual de Instruccin compra Hoteleras tiene como finalidad orientar a losparticipantes del curso en la realizacin de las compras que se realizan en laorganizacin hotelera.La elaboracin de una orden de compra, con todos sus detalles y procedimientosen forma correcta, organizada y planificada es una de las responsabilidades quetiene el Agente de Compras , al igual que el abastecimiento de los Almacenes delHotel, as como la compra de todo tipo de artculos que necesite el mismo. Elcuidar todos los detalles, consentir al cliente interno y externo en sus ms mnimasnecesidades hace del Agente de Compras uno de los pilares ms importantes queconforman el staf de un hotel. En l se deposita toda la responsabilidad quegenera el mantener el stoc de mercanca en el hotel, con excelente calidad ybuenos precios adems de tener unas excelentes relaciones con los proveedores,entableciendo una relacin de amistad, fidelidad, confiabilidad y confidencialidad,convirtindolo as en parte primordial del hotel.En el presente manual se expondr todo lo relacionado a la gestin de Compras,desde la planificacin, organizacin y mercadeo para el desarrollo de esta labor,pero queda de parte de cada Agente de Compras el mtodo personalizado aemplear en cuanto al manejo de su trabajo, atencin al proveedor y a suscompaeros de trabajo, cuidando siempre los detalles y estando consiente de quelo ms importante en las compras es la honestidad con la cual se labora; esta esel pilar fundamental que mantiene un excelente Agente de Compras y que da ada debe tener la suficiente conciencia que debe aumentar los esfuerzos paracomplacerlos y atenderlos como ellos se merecen.

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COMPRAS HOTELERAS El manual de compras hotelera consta de 3 unidades programadas de formalgica de manera tal que el participante consiga en l, el apoyo necesario para eldesarrollo del curso el cual tiene una duracin de 70 horas

(function() { var pageParams = {"origHeight": 1167, "origWidth": 902, "fonts": [4, 2], "pageNum": 16}; pageParams.containerElem = document.getElementById("outer_page_16"); pageParams.contentUrl = "http://html1.scribdassets.com/1hs77aglj459q41/pages/16-61d0e0b805.jsonp"; var page = docManager.addPage(pageParams); })(); Scribd.Ads.addBetweenPageUnit(16);

COMPRAS HOTELERAS UNIDAD ILA PLANIFICACIN EN LAS COMPRAS HOTELERASCOMPRAS HOTELERAS Las compras son el medio por el cual se adquiere un bien o servicio a cambio dedinero.El cmo adquirir estos bienes o servicios, cul escoger y porque es una facultadque tiene el comprador una vez que se haya educado y formado debidamente. Elcomprador debe saber la composicin, cualidades, bondades y grado derealizacin de los bienes y servicios de consumo en el hotel. Su relevanciaeconmica reside en que, al hacer de los compradores personas mejor informadasy ms discriminantes al comprar y al aportar el inters de las marcas comercialesa las realizaciones de cada producto, coopera en la formacin de unos mercadosperfectos y competitivos. Tipos de Compras Hoteleras En la organizacin hotelera existen muchos tipos de compras, pero las msimportantes se sealan a continuacin:

Compras de Alimentos

Compras de Bebidas

Compras de Suministros

Compras de Mantenimiento

Compras de Imprenta

Compras por Importacin

Compras de Equipo de Operaciones 9

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COMPRAS HOTELERAS

Compras de F.F.& E.

Compras de Uniformes

Compras Menores (Caja Chica)

Compras GeneralesCOMPRAS DE ALIMENTOSPara las compras de alimentos no existe ningn tipo de presupuesto previamenteestablecido, las mismas de hacen de acuerdo a las necesidades de consumosdiarios, segn las experiencias de los meses anteriores.Las compras de alimentos se hacen a travs de las solicitudes diarias de la listade mercado que suministra el Chef Ejecutivo y las solicitud de compras enviadaspor el Almacenista de Alimentos y Bebidas.Cada da, el almacenista realizar un inventario de todas las mercancasexistentes en el almacn, consideradas mercancas de mnimo almacenaje. Esteinventario anotado en la lista de mercado ser pasado al Chef Ejecutivo, quinproceder a solicitar las cantidades de compras de estos productos para el dasiguiente o subsiguiente, adems anexar (se hace si se requiere) algn pedidoextra de productos de alimentos no comunes en las compras diarias.Esta lista incluye: Carne de res Carne de cerdo Aves y sus derivados Mantequilla Huevos 10

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COMPRAS HOTELERAS -

Quesos Leche y sus derivados Frutas secas Vegetales Legumbres Hortalizas Productos congelados Productos secos Mariscos Helados Pescados Panes (variedades)Tanto de lista de mercado junto con su requisicin de compra y alguna solicitudextra de compra sern enviadas al Departamento de Compras y all se procedera realizar los pedidos a los proveedores.COMPRAS DE BEBIDASAl igual que para los alimentos, para la compra de bebidas no existe ningn tipode presupuesto previamente establecido. Estas compras se rigen de acuerdo almanual de bebidas, el cual es preparado por el contralor, de acuerdo a laexperiencia de consumo de los meses y aos anteriores, en el cual estnestablecidas las cantidades mnimas y mximas de consumos mensuales de cadabebida aprobada para la venta del Hotel.De acuerdo al inventario mensual en los primeros das de cada mes, el Gerente deCostos, se encargar de elaborar las requisiciones de compras de las bebidas 11

(function() { var pageParams = {"origHeight": 1167, "origWidth": 902, "fonts": [4, 5, 2, 7], "pageNum": 19}; pageParams.containerElem = document.getElementById("outer_page_19"); pageParams.contentUrl = "http://html4.scribdassets.com/1hs77aglj459q41/pages/19-f69f0abe42.jsonp"; var page = docManager.addPage(pageParams); })(); Scribd.Ads.addBetweenPageUnit(19);

COMPRAS HOTELERAS necesarias para el consumo del mes, adems de realizar requisiciones decompras de bebidas y cantidades extraordinarias debido a los eventos obanquetes que se estarn efectuando en el Hotel.Las requisiciones de compras son enviadas al departamento de compra, una vezrevisadas y firmadas por el Gerente de Costos, con el propsito que se elaborenlas rdenes de compras pertinentes.Dentro de las bebidas comunes que se adquieren para el buen funcionamiento deun hotel se encuentran: Agua Refrescos Soda Whis y Ron Champagne Vinos -

Licores variosExisten ciertas promociones que otorgan los proveedores por compras en volumeny estas arrojan algn beneficio para el Hotel. Ciertas promociones vienenpresentadas con obsequios de cajas adicionales de alguna bebida especfica,segn sea la orden de compra. Ejem: En diciembre los proveedores otorgan de 5a 10 cajas de champagne gratis por la compra de 60 cajas o ms, y assucesivamente pasa con las dems bebidas.COMPRAS DE SUMINISTROS 12

(function() { var pageParams = {"origHeight": 1167, "origWidth": 902, "fonts": [4, 2, 5, 7], "pageNum": 20}; pageParams.containerElem = document.getElementById("outer_page_20"); pageParams.contentUrl = "http://html1.scribdassets.com/1hs77aglj459q41/pages/20-e08e03f8cf.jsonp"; var page = docManager.addPage(pageParams); })(); Scribd.Ads.addBetweenPageUnit(20);

COMPRAS HOTELERAS Cuando se habla se suministros se involucra todos los artculos utilizados por elhusped en la habitacin

artculos de limpieza (cloro, jabn de lavar, pato purific, coletos,escobas, bolsas de basura, papel sanitario) , artculos de oficina y escritorio. (carpetas, engrapadoras, hojas, bolgrafos, lpices, etc.) .Las compras de suministros son solicitadas directamente por el encargado delalmacn general, l elabora las requisiciones de compras en el lapso de losprimeros cinco das del mes, estas requisiciones son revisadas y aprobadas por elcontralor del Hotel y enviadas al departamento para la realizacin de las compraspertinentes.COMPRAS DE MANTENIMIENTOEn muchos hoteles de operacin de mayor volumen, normalmente existe undepartamento de Ingeniera, en este departamento se coordinan y realizan todaslas reparaciones o proyectos de remodelacin de todas las reas del hotel. Por lotanto estas requisiciones de compras requieren mucha informacin de tipo tcnico,para ello el Departamento de Ingeniera lleva un Kardex de informacin de todoslos artculos necesarios para el mantenimiento del hotel con los datoscorrespondientes y por lo menos tres proveedores sugeridos.Las compras de mantenimiento se rigen por un presupuesto

(champ gel, crema, jabn,

it costurero, gorro de bao, it dental),

mensual y anual, elcual no debe sobrepasarse; en caso de ser necesario el excederse de esepresupuesto por algn motivo en especial, solo el Gerente de Ingeniera ser elque de la autorizacin para ello, una vez consultado con el contralor del hotel.Las requisiciones son realizadas por el encargado del almacn de ingeniera losprimeros cinco das de cada mes y son revisadas y firmadas por el Gerente del 13

(function() { var pageParams = {"origHeight": 1167, "origWidth": 902, "fonts": [4, 2, 3, 7], "pageNum": 21}; pageParams.containerElem = document.getElementById("outer_page_21"); pageParams.contentUrl = "http://html4.scribdassets.com/1hs77aglj459q41/pages/21-3b8bcd29d2.jsonp"; var page = docManager.addPage(pageParams); })(); Scribd.Ads.addBetweenPageUnit(21);

COMPRAS HOTELERAS Departamento de Ingeniera, quien las enviar a la aprobacin de la GerenciaGeneral para luego ser remitidas al Departamento de compras para su ejecucin.Dentro de las compras ms comunes de mantenimiento, se encuentran lassiguientes: Pintura Material Elctrico Material de Plomera Material de Albailera Material de Construccin -

Herramientas Material de Iluminacin Madera Gases (helio, oxgeno, nitrgeno) Artculos varios (acero, hierro, carbono, etc.) Repuestos para maquinarias de cocina, lavandera, etc.COMPRAS DE IMPRENTAEn estas compras estn incluidos todos los suministros, equipos y repuestosnecesarios para la imprenta del Hotel.Las compras del departamento sern autorizadas y revisadas por el Gerente delDepartamento de Imprenta, quien elaborar las requisiciones de compra y lasenviar al departamento para proceder a las debidas compras. 14

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COMPRAS HOTELERAS Dentro de los artculos ms comunes que se adquieren para un Departamento deImprenta, se pueden nombrar los siguientes: Tintas Especiales -

Repuestos para las maquinarias Guillotinas Papeles Cartulinas Cartn Productos Qumicos Disolventes Pegas Etc.COMPRAS POR IMPORTACINEstas compras son las que se realizan fuera del pais de origen. Por ley todoimportador est en el deber de nacionalizar la mercanca que importe, a travs deun agente aduanal que se encargue de asesorarlo en todo lo que a este particular se refiere.En el caso del Gerente de Compras, esta asesora es una necesidad por losdetalles de importancia que el agente maneja. No obstante, se ha consideradoconveniente incluir algunos de los conocimientos bsicos que sobre importaciones 15

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COMPRAS HOTELERAS deber tener el Gerente de Compras, con el objeto de que sirvan para una futuratransaccin de ese tipo.Las mercancas de importacin suelen ser ubicadas en las siguientes categoras: Mercancas de importacin prohibida Mercancas sujetas a licencia Mercancas de libre importacin Para todas las anteriores se generarn gastos adicionales a ser anexados a lasrdenes de compras de importacin, y el Gerente de Compras deber tener encuenta estos gastos, con el fin de adicionarlos a los costos de las mercancas y aspoder comparar los precios suministrados de los proveedores nacionales yextranjeros.Estas mercancas de importacin pueden ser: Lenceras especiales Alfombras Muebles Maquinarias Artculos publicitarios Etc.COMPRAS DE EQUIPO DE OPERACIONESDentro de las compras de Equipo de Operaciones se citan las siguientes: Loza,cristalera, cubertera. 16

(function() { var pageParams = {"origHeight": 1167, "origWidth": 902, "fonts": [4, 2, 5, 3, 7], "pageNum": 24}; pageParams.containerElem = document.getElementById("outer_page_24"); pageParams.contentUrl = "http://html3.scribdassets.com/1hs77aglj459q41/pages/24-d4da70c0b6.jsonp"; var page = docManager.addPage(pageParams); })(); Scribd.Ads.addBetweenPageUnit(24);

COMPRAS HOTELERAS El equipo de operaciones constituye el conjunto de artculos necesarios para elservicio del husped, los cuales sern renovados cada ao por el desgaste,quiebra o prdida, a consecuencia del mencionado servicio.El equipo de operaciones se compra de acuerdo a la reserva de presupuestoestablecido el ao anterior a la operacin. Tal es el caso de las compras delencera que son solicitadas por el Departamento de Ama de Llaves en conjuntocon el Departamento de Lavandera. Estas compras se rigen por un presupuestoanual, el cual se debe llevar con un control estricto y sern aprobadas por elcontralor del hotel y la Gerencia General.El Gerente del Departamento de Amas de Llaves, debe llevar un inventario de lalencera que existe en los almacenes del hotel, as como la lencera que ha sidodescartada , para as reponer sus stoc s regularmente y prevenir posible falta dematerial, ya que se debe tener en cuenta que la compra de lencera se solicita alos fabricantes directamente o a proveedores internacionales y por susespecificaciones y gran volumen, el tiempo de despacho puede ser de lapsos detiempo verdaderamente largo (de 1 a 3 meses), adems dependiendo de cual seael caso, pueden convertirse en compras de importacinLa lencera involucra los siguientes artculos: Toallas de diferentes tamaos Alfombras Manteles Servilletas Sbanas Fundas

Protectores de colchn Cobijas Cubrecamas 17

(function() { var pageParams = {"origHeight": 1167, "origWidth": 902, "fonts": [4, 2, 5, 7], "pageNum": 25}; pageParams.containerElem = document.getElementById("outer_page_25"); pageParams.contentUrl = "http://html3.scribdassets.com/1hs77aglj459q41/pages/25-585819dae3.jsonp"; var page = docManager.addPage(pageParams); })(); Scribd.Ads.addBetweenPageUnit(25);

COMPRAS HOTELERAS Asimismo sucede con las compras de lozas, cubertera y vidrio, las cuales serncanalizadas por el Gerente de Alimentos y Bebidas y tendrn el mismoprocedimiento. Para ambos casos el Gerente de Compras informar los preciosde los equipos necesarios, considerando el aumento que pueda tener para elmomento de la compra, teniendo en cuenta que ser en un lapso de tiempo de unao aproximadamente.COMPRAS DE F.F.& E (Equipos y Mobiliarios)El presupuesto para F.F.& E, consta de todo el equipo que se compra parareemplazar el ya existente, segn inventario inicial de los activos fijos del hotel.Su elaboracin se inicia con la solicitud que hace la Gerencia General a losdiferentes departamentos del Hotel, sobre la informacin de los equiposnecesarios para la operacin del ao siguiente.La Gerencia, al recibir la lista del equipo solicitado, la enva al Departamento deCompras a fin de obtener los precios de los mismos. En dicho departamento seestima el costo de estos equipos considerando, el alza de precios para la fecha enque vayan a ser comprados.El Gerente General para hacer efectivo el reemplazo de los equipos, considerarla reserva de dinero para cada ao y sugerir la compra de los ms urgentes ynecesarios.Bajo ningn concepto el Gerente de Compras podr adquirir algn equipo que noest mencionado en el presupuesto original y solamente si lo autoriza por escritola Gerencia lo podr hacer. 18

(function() { var pageParams = {"origHeight": 1167, "origWidth": 902, "fonts": [4, 2, 7], "pageNum": 26}; pageParams.containerElem = document.getElementById("outer_page_26"); pageParams.contentUrl = "http://html3.scribdassets.com/1hs77aglj459q41/pages/26-a29054120b.jsonp"; var page = docManager.addPage(pageParams); })(); Scribd.Ads.addBetweenPageUnit(26);

COMPRAS HOTELERAS Dentro de la divisin de los F.F.& E. (Furniture and Fixture) se ubican lassiguientes categoras: Divisin de Habitaciones (muebles y equipos) Alimentos y Bebidas (muebles y equipos) Ama de Llaves (muebles y equipos) Lavandera (muebles, equipos y maquinarias) F.F.& E.

Mantenimiento (Maquinarias y equipos) Cocina (muebes, equipos y maquinarias) CortinasMueblesEquipos de OficinaOtros departamentos (muebles y equipos)Estas compras son identificadas como pertenecientes a este presupuesto cuandoreemplazan muebles y equipos incluidos en el inventario inicial de los activos fijos.COMPRAS DE UNIFORMESPara las compras de uniformes se elaborar un presupuesto para losrequerimientos anuales y la compra de los mismos se hace y controla de la mismaforma que las compras de equipos de

operaciones. Estos presupuestos sonllevados por el Departamento de Ama de Llaves y el Departamento de Compras, 19

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COMPRAS HOTELERAS quienes asumirn la necesidad de adquirir nuevos lotes de uniformes en la fechaprecisa o cuando algn Gerente de Departamento lo notifique.Todas las requisiciones de compras debern ser firmadas y aprobadas por elcontralor del hotel, quien dar el visto bueno y la aprobacin de las prximascompras de uniformes.Todos los Departamentos involucrados en el funcionamiento de un Hotel,necesitan uniformes, a continuacin se detallan algunos de ellos: Administracin (Secretarias, Recepcionistas, etc) Recursos Humanos Adiestramiento Bares Banquetes Cocina (Cocineros, utileros, almacenista, etc.)

Ama de Llaves (camareras, lenceros, costureras, limpiadores,etc.) Lavandera (planchadores, lavadores, etc.) Seguridad Etc.COMPRAS MENORES (CAJA CHICA)La Caja Chica es un fondo con una determina cantidad de dinero en efectivootorgado por el Departamento de Contabilidad con la aprobacin del contralor alGerente del Departamento de Compras, estando sujeta a un arqueo en cualquier momento. 20

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COMPRAS HOTELERAS Cualquier desembolso de caja chica, debe estar respaldado por una factura anombre del Hotel, con la descripcin de el o los artculos comprados, nmero defactura y la fecha en la cual se realiz la compra. Todas estas compras sonmenores, son montos pequeos que pueden ser adquiridos directamente de laCaja Chica, pero esto no las exime de tener como soporte su debida requisicinde compra, debidamente firmada por el Gerente del Departamento que la solicite,pero si las exime de la elaboracin de una orden de compra.Generalmente estos artculos por lo pequeo que son y por no tener unasecuencia de compra, no estan en stoc en los almacenes del Hotel, por ende casisiempre sern compras prcticamente de "urgencia", las cuales debern ser recibidas en el hotel a la mayor brevedad posible, el mismo da de solicitadas.Cada vez que los fondos de la caja chica sean consumidos, el Gerente delDepartamento de Compras realizar un egreso de caja correspondiente a lasumatoria del monto total de las compras realizadas para el momento, con lafinalidad de solicitar el reembolso de los fondos de la misma, este egreso de cajachica deber estar acompaado de todas

las facturas de las compras realizadas.El egreso ser enviado al Departamento de Contabilidad para su revisin,aprobacin y firma del contralor, luego a la Caja General para que el cajeroproceda al reembolso del montante de las facturas.En definitiva todas las facturas de caja chica deben ser enviadas antes del cierrede cada mes, para que estos gastos se reflejen en la operacin del mes de lacompra. 21

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COMPRAS HOTELERAS COMPRAS GENERALESSe denominan as a las compras que no estn incluidas en ninguno de los tiposmencionados anteriormente.A travs de estas compras se adquieren artculos que no son de consumocontinuo, para los cuales no se establece un consumo regular en cadadepartamento, pero normalmente existe algn tipo de inventario mnimo en losalmacenes.La mayora de las compras generales son adquiridas en el mercado local. Dentrode las compras generales se pueden encontrar las siguientes: Gorros de Cocina Bandejas de Escritorio Papeleras de Oficinas Marcos para cuadros Papel de Regalo

Globos Telas Agujas Hilos Cierres Etc. 22

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COMPRAS HOTELERAS Factores Incidentes en las Compras Dentro de los factores que inciden de alguna forma en el proceso de las comprasse mencionan los siguientes: Calidad -

Precio Servicio Crdito Existencias TiempoCALIDADLa calidad es en lo primero que se piensa al momento de realizar una compra, sinque esto implique que ha de ser siempre buena, puede resultar interesante, algntipo intermedio, mediocre o superior, segn sea el caso. No obstante, el crdito delos proveedores del hotel est cifrado en la calidad de sus artculos, yrecprocamente el crdito comercial depende en gran parte de la calidad de losmismos. 23

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COMPRAS HOTELERAS PRECIOCorrelativo del factor calidad, es sin duda, el factor precio y es en ese punto endonde incide toda discusin y regateo entre proveedores y comprador, sindetrimento de la calidad, siendo en este punto donde se forjan realmente losGerentes de Compras.Es muy cierto que la seriedad que caracteriza a los buenos proveedores estntimamente ligada a la mnima variabilidad en sus cotizaciones, siemprevulnerable, en mayor o menor proporcin, a la habilidad desplegada por parte dequien compra.En materia de compra debe mantenerse siempre una constante lucha por elprecio, pues todas las compras son perfectibles en algn aspecto.Es de hacer notar que todo beneficio derivado de una buena compra incide sobreel resultado neto con mayor proporcin que los consecuentes de una buenaventa, ya que en el primero de los casos no daar los intereses de los

clientes.SERVICIOUn buen servicio en compras, cobra una importancia trascendental. Ante unainformalidad del servicio, poco pueden apreciarse las ventajas obtenidas en lacalidad y precio. De nada serviran los servicios de un proveedor que ofrezca susartculos a las doce de la maana cuando debiera hacerlo entre las cinco y las seisde la madrugada. De igual forma ocurrira si los proveedores de pescado ycarnes sirvieran a las cinco de la tarde los artculos requeridos para el almuerzodel medio da. 24

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COMPRAS HOTELERAS Un buen servicio no es nicamente puntualidad concertada, es tambin honradezen peso y medidas, en homogeneidad en peso y medidas, en homogeneidad entamao, en ganancias de transporte, acondicionamiento y preparacin dedeterminados gneros en el interior de la empresa por parte de los portadores dela mercanca.No siempre los pedidos son hechos con la antelacin deseada, con frecuencia,surgen pequeas emergencias a las que hay que hacer frente con la eficiencia delproveedor, por su rapidez en el transporte y otros factores.CRDITOEs complementario a los anteriores factores y es interesante por la liquidezderivada de la amplitud de los plazos de reposicin.Generalmente el comprador se inclina ms por realizar actividades econmicascon aquellos proveedores que le otorguen un mayor plazo para el pago de lasfacturas, porque le da un mayor rendimiento y fluidez al Hotel.EXISTENCIASSe consideran como existencias, entre otras las materias primas, productosterminados, productos en proceso, repuestos para mantenimiento, equipos ymaquinarias, artculos para el personal, papelera y materiales de oficina.En consecuencia, se puede afirmar que las existencias afectan en mayor o menor grado todas las actividades de la empresa y especficamente: 25

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COMPRAS HOTELERAS Ventas Produccin Administracin Operaciones generales.Un buen control de existencias asegura un flujo adecuado de materiales parahacer frente a las exigencias de operacin de la empresa. Por ende el proveedor que garantice tener el mximo de existencias en stoc en sus almacenes, ser elms indicado para tener una relacin comercial con el proveedor, ya que el mismogarantizar siempre los despachos por ms urgentes que sean.TIEMPOPara hablar de este importante factor es necesario establecer claramente dosvariables: el tiempo de entrega y el tiempo de reposicin. Tiempo de entrega: es el lapso que ocurre entre el momento enque el proveedor recibe la orden de compra y el momento en quela mercanca es despachada. Tiempo de reposicin: es el lapso que transcurre entre ladeterminacin de la necesidad y el momento en que esanecesidad est satisfecha. Esta variable es la ms significativa eincluye, como uno de sus componentes, el tiempo de entrega. Eltiempo de reposicin es siempre mayor que el de entrega ya queesta formado entre otros por: 26

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COMPRAS HOTELERAS Tiempo para definir necesidades Tiempo para procesar a requisicin Tiempo para procesar la orden de compra Tiempo de entrega del proveedor Tiempo de despacho Tiempo de viaje Tiempo de recepcin de la mercancaAs pues, se puede concluir que el proveedor que garantice una mayor rapidez encuanto a despachos, con buen precio y calidad, adems de ofrecer unasexcelentes condiciones de crdito ser el indicado para la cartera de proveedorescon prioridad a la hora de realizar los anlisis de las cotizaciones.PLANLa definicin de Plan se corresponde con el intento o proyecto de realizar unacosa. Es el programa detallado de una obra, accin y un conjunto dedisposiciones tomadas para ser llevadas a cabo, o programa de acciones que sevan a implementar y de cmo implementarlas.El

Plan de Trabajo es una serie de materias o trabajos en los que se divide unaactividad.De la palabra Plan se deriva la palabra Planificacin , por ende una vez trazadoslos planes de trabajo podemos proyectar nuestra estrategia de trabajo para laactividad diaria a desarrollarse en las Compras Hoteleras. 27

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COMPRAS HOTELERAS PLANIFICACIN Es la accin y resultado de planificar.La planificacin es la elaboracin de un plan general, cientficamente organizado yfrecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal comoel desarrollo econmico, la investigacin cientfica, el funcionamiento de unaindustria, etc.Con una planificacin adecuada, en el momento indicado, se obtendrn resultadosptimos en relacin con los objetivos propuestos. Objetivos de la Planificacin PROGRAMACIN ADECUADA DE LA JORNADA DE TRABAJOSe programa adecuadamente el trabajo diario segn las necesidades yprioridades que tenga la organizacin. En el caso de las compras hoteleras,objeto de estudio de este manual, su programacin se basa en abarcar por completo los requerimientos y las prioridades de las compras del mismo.EMISION DE ORDENES DE COMPRAS, SEGN LAS PRIORIDADES DELHOTELPara una planificacin adecuada de la jornada de trabajo se toma en cuenta lasprioridades del hotel, en este sentido, se procede primero a realizar las compras

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COMPRAS HOTELERAS diarias (verduras, legumbres, carnes y viveres en general), las cuales se recibendiariamente; luego se le da prioridad a aquellas compras que debern ser recibidas en el transcurso de 2 a 3 das (licores, material para imprenta,suministros de limpieza y oficina, etc) y por ltimo se realizan las compras demercancas que tengan un lapzo mayor de tiempo de entrega (lencera,maquinarias y equipos de operaciones).RECEPCIN DE LA MERCANCA A TIEMPOUna planificacin hecha en forma correcta y adecuada, permite el despacho de lamercanca al hotel a tiempo, esto con el fin de evitar la escasez en los almacenesy garantizar el stoc de los productos en el hotel.CONTROL DE STOCK Y REPOSICIN A TIEMPOUn agente de compras que trabaja en forma planificada, tiene las nociones de lasfechas o lapsos de tiempos en los cuales se debe reponer las compras realizadasen fechas pasadas; para as reponer los stoc s del hotel, de esta manera puedeanticiparse a requerir las cotizaciones de las mismas.AHORROUna buena planificacin en las compras significa ahorro para el hotel. El hecho desaber planificar el cunto se necesita?, cundo se necesita?, dnde lo 29

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