COMUNICAO

Cinco maneiras de escrever melhor nas empresas

Todo o esforo dos gestores na hora de escrever deve ser para chegar ao texto conciso. Artigo Harvard

O artigo de autoria de John Clayton, colaborador da Harvard Management Update.

m uma poca em que todos precisamos trabalhar mais rpido e melhor e em que a internet mudou radicalmente o modo como as pessoas lem e absorvem informaes, a escrita empresarial passou a se resumir a uma palavra: conciso. (Um texto conciso que transmita informaes complexas de maneira clara e persuasiva.) Se for como a maioria das pessoas, voc vive descobrindo que, depois de colocadas todas as informaes cruciais, seus documentos sempre tm o dobro do tamanho inicialmente desejado. No importa se voc est escrevendo um e-mail, um projeto, ou o sumrio executivo de um relatrio complexo, seu desafio ser o mesmo: reduzir tamanho sem perder sentido. A seguir voc encontrar alguns conselhos sobre como faz-lo. medida que voc aprender a aparar as palavras e a substituir generalizaes por especificidades, entre outras coisas, voc tambm aperfeioar seu estilo de escrever e muito.

1. EXAMINE A ESTRUTURA
Quais partes de seu texto formam a fundao ou sustentam a laje dessa casa? Quais podem ser eliminadas sem que se abale toda a estrutura?

HSM Management Update n 60 - Setembro 2008

O velho conselho sobre fazer uma introduo ao texto e, no final, escrever uma concluso que amarre tudo talvez funcione bem para relatrios longos, mas, na maioria das situaes de escrita empresarial, significa construir trs paredes onde uma s suficiente. No anuncie o que vai dizer; diga. Em outras palavras, esquea as aulas de redao da escola que eventualmente recomendavam incluir um pargrafo introdutrio com o resumo do que estava para ser abordado. Apague-o e pule direto para a mensagem. Alm disso, a prpria fundao do texto pode estar maior do que o necessrio, com aquelas informaes histricas sobre o assunto. O pblico-alvo precisa mesmo disso para entender seu argumento e convencer-se de sua pertinncia? Se no precisa, abrevie. A regra ater-se ao ponto principal. Corte qualquer coisa que sirva apenas como adjetivo para ele. Se algum trecho for meramente ilustrativo, jogue fora.

2. AGARRE-SE AO ESPECFICO
O especfico como a carne da sua mensagem, enquanto as generalizaes so os carboidratos. Sua escrita precisa seguir uma dieta baseada em protenas com pouco carboidrato. Uma boa estatstica ou histria vai ficar mais tempo na mente de seus leitores do que qualquer generalizao possvel. Pense em como bons polticos devotam tempo precioso s histrias em seus discursos e debates. Eles j entenderam que contar uma histria seja de um soldado ferido, um trabalhador demitido ou um empreendedor criativo o melhor modo de ser persuasivo respectivamente, para aumentar o oramento militar, fortalecer o seguro-desemprego ou cortar impostos para as empresas.

3. FORMATE EM BUSCA DE ENTENDIMENTO RPIDO

Elementos grficos podem ajudar voc a economizar palavras, alm de amainarem a leitura. Veja alguns: Bullets. Eles facilitam o entendimento dos leitores e encorajam voc, o escritor, a comprimir a informao em pequenas partes mais digerveis, como nesta lista. Tabelas. Para comparar e contrastar vrias opes, sempre prefira tabelas a texto corrido. Assim voc no precisa ficar repetindo o nome de uma empresa ou a caracterstica discutida, por exemplo. Mais importante, em uma tabela se fazem comparaes complexas de modo sucinto. O melhor

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que o leitor no espera encontrar frases completas numa tabela e aceita at uma letra menor ali. Mapas, grficos e diagramas. Nem preciso explicar quanto eles economizam palavras e facilitam o entendimento, certo? Negrito. Voc pode estar tentado a dizer Esse o ponto importante para garantir que os leitores no passem batido por ali. Mas enfatize isso visualmente, negritando a palavra. No acrescente uma frase por isso.

4. ADOTE UM TOM INFORMAL

Escrever para gestores sobre assuntos de empresa pode tornar at os melhores escritores refns de um texto formal e burocrtico e, portanto, de um texto mais longo, com palavras e frases mais compridas. Eis um segredo: o texto informal naturalmente mais conciso. No tenha medo de us-lo. Nem tenha medo das contraes, como num, em vez de em um.

5. CORTE E COMBINE
Depois de acabar, releia seu documento frase por frase procura de maneiras de fundir duas frases em uma e, assim, cortar mais palavras. Por exemplo, transforme estas duas frases: Esta apresentao examina os benefcios da terceirizao. minha recomendao reduzir os custos administrativos por meio da terceirizao de processos no essenciais tais como o atendimento ao cliente e outros. Nesta: Poderamos reduzir os custos administrativos significativamente terceirizando funes no essenciais como o atendimento ao cliente. Confira outros modos de cortar palavras: Desista dos ttulos longos. Acabe com palavras-muleta, como claramente. Use mais pronomes possessivos. Em vez de o sucesso da empresa, que acabou de ser citada, escreva seu sucesso. Substitua expresses por palavras nicas sempre que possvel. Troque durante aquele perodo de tempo por quando, por exemplo.

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