EL PRESUPUESTO EL PAPEL DEL PRESUPUESTO EN LA PLANEACION Y EL CONTROL Los Presupuestos son las expresiones cuantitativas de estos planes, expresados

en trminos fsicos o financieros, o ambos. Es la creacin de un plan de accin que se expresa desde el punto de vista financiero. PROPOSITOS DEL PRESUPUESTO Obliga a los administradores a planear. Proporciona informacin de los recursos que pueden utilizarse para mejorar la toma de decisiones. Ayuda en el uso de los recursos y de los empleados, al establecer un presupuesto que puede emplearse para la evaluacin posterior del desempeo. Mejora la comunicacin y la coordinacin. PRESUPUESTO Cul es su papel y su relacin con el proceso gerencial? Es el resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra ntimamente relacionado con la planeacin. Es la presentacin ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. Los presupuestos estn orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, an cuando en su funcin de control, el presupuesto para un perodo anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados). Por costumbre los presupuestos se elaboran por meses, aos o algn otro lapso de tiempo o periodo. Pueden, sin embargo, referirse fcilmente a un solo artculo o proyecto. El presupuesto puede no establecerse en trminos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. Los sistemas presupustales completos pueden incluir rangos como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones. Es evidente la ntima relacin entre la planeacin y el presupuesto y no es raro encontrar que utilizan indistintamente trminos como presupuesto o plan anual de la empresa. QUE SE ESPERA DE LOS PRESUPUESTOS Una herramienta analtica, precisa y oportuna. La capacidad para pretender el desempeo. El soporte para la asignacin de recursos. La capacidad para controlar el desempeo real en curso. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronsticos. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros. Capacidad para emplear el desempeo pasado como gua o instrumento de aprendizaje. Concepcin comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS La incapacidad de la direccin para comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados. La falta de respaldo por parte de la direccin al sistema presupuestal. La direccin general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido. La incapacidad para entender la importancia crtica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega adhesin al presupuesto puede someter una empresa a una excesiva restriccin, inhibiendo las innovaciones. La evaluacin inadecuada y desajustes entre productos y mercados. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS Las organizaciones forman parte de un medio econmico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores sern los riesgos por asumir. Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de prediccin o de acierto, mayor ser la investigacin que debe realizarse sobre la influencia que ejercer los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en los pases latinoamericanos que por razones de manejo macroeconmico en la dcada de los aos ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los ndices de inflacin y devaluacin y en las tasas de inters. El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores econmicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa. CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS

SEGN SU FLEXIBILIDAD Rgidos, Estticos, Fijos o Asignados Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado ste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efecta un control anticipado sin considerar el comportamiento econmico, cultural, poltico, demogrfico o jurdico de la regin donde acta la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector pblico. Flexibles o Variables Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamao de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicacin en el campo de los costos, gastos indirectos de fabricacin, administrativos y ventas. SEGN EL PERIODO QUE CUBRAN A Corto Plazo Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un ao. A Largo Plazo En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el perodo presidencial establecido por normas constitucionales en cada pas. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones econmicas, como generacin de empleo, creacin de infraestructura, lucha contra la inflacin, difusin de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalizacin del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales. SEGN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA De Operacin o Econmicos Incluye los presupuestos de todas las actividades para el perodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de prdidas y ganancias proyectado. Entre stos podran incluirse los siguientes rubros: Rubros del presupuesto de operacin: Ventas. Produccin. Compras. Uso de Materiales. Mano de Obra. Gastos Operacionales. Financieros Incluyen l clculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorera y el de capital tambin conocido como de erogaciones capitalizables. Presupuesto de Tesorera: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fcil realizacin. Tambin se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos

monetarios o con la salida de fondos lquidos ocasionada por la congelacin de deudas, amortizacin u otros. Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendr el importe de las inversiones particulares a la adquisicin de terrenos, la construccin o ampliacin de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversin posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo. SEGN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN Presupuestos del Sector Privado Los utilizan las empresas particulares como base de planificacin de las actividades empresariales. Presupuestos del Sector Pblico Los presupuestos del sector pblico cuantifican los recursos que requieren la operacin normal, la inversin y el servicio de la deuda pblica de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupustales se contemplan variables como la remuneracin de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversin de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realizacin de obras de inters social y la amortizacin de compromisos ante la banca internacional. Los presupuestos del sector pblico cuantifican los recursos que requieren la operacin normal, la inversin y el servicio de la deuda pblica de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupustales se contemplan variables como la remuneracin de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversin de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realizacin de obras de inters social y la amortizacin de compromisos ante la banca internacional. COMO CONFECCIONAR UN PRESUPUESTO Para confeccionar el presupuesto hay que tener presente los siguientes elementos: PLAN: Significa que el presupuesto expresa lo que la administracin, tratar de utilizar de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en un determinado periodo. INTEGRADOR: ndice que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero tambin est dirigido a cada una de las reas de tal forma que contribuya al logro del objetivo global. COORDINADO: Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armona. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro carecer de integracin. TCNICO FINANCIERO: Indica la importancia de que el presupuesto sea representado en unidades monetarias. OPERACIONES: Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinacin de los ingresos que se obtendran, as como los gastos que se van a producir. Esta informacin debe elaborarse de la manera ms detallada posible.

RECURSO: No es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro, la empresa tambin debe planear las relaciones para determinar su plan de operaciones. EL PROCESO PARA PRESUPUESTAR DIRECCION Y COORDINACION Director de presupuesto: suele ser el contador o alguien que le reporta. Comit de presupuesto: tiene la responsabilidad de revisar el presupuesto, establecer lineamientos de poltica y metas presupuestales. TIPOS DE PRESUPUESTO. PRESUPUESTO MAESTRO Es un plan financiero extenso constituido por varios presupuestos departamentales y de actividades, ambos individuales. PRESUPUESTO DE OPERACIN Tienen que ver con las actividades de una empresa que generan ingresos: ventas, producciones e inventarios de artculos terminados. PRESUPUESTO FINANCIEROS Tiene que ver con las entradas y salidas de efectivo y con la posicin financiera. PRESUPUESTO CONTINUO (O REVOLVENTE) Es un presupuesto mvil de doce meses. En la medida en que en un mes va expirando en el presupuesto, se agrega un mes adicional en el futuro, de modo que la compaa tenga siempre un plan de doce meses ala mano. RECOPILACION DE IMFORMACION PARA EL PRESUPUESTO Al principio del proceso de preparacin del presupuesto maestro, el director de presupuesto alerta a todos los segmentos de la compaa sobre la necesidad de recopilar la informacin para el presupuesto. PROYECCION DE VENTAS Las proyecciones de ventas son la base del presupuesto de ventas que, a su ves, es la base de todos los otros presupuestos de operacin y de la mayora de los presupuestos financieros. PROYECCION DE OTRAS VARIABLES Desde luego, las ventas no son la nica preocupacin cuando se prepara un presupuesto. Los costos y las partidas relacionadas con el efectivo son cruciales. PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE OPERACIN Consiste en una serie de estados financieros para todas las fases de operacin, que culminan en un estado de resultados presupuestados. COMPONENTES DE UN PRESUPUESTO DE OPERACIN Esta conformado por los siguientes presupuestos:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Presupuesto de ventas. Presupuesto de produccin. Presupuesto de compras de materiales directos. Presupuesto de mano de obra directa. Presupuesto de costos indirectos. Presupuesto de inventario Final. Presupuesto de costo de artculos o productos vendidos. Presupuesto de gastos de ventas (comercializacin). Presupuesto de gastos administrativos. Presupuesto de investigacin y desarrollo. Estado de resultados presupuestados.

1. PRESUPUESTO DE VENTAS Es la proyeccin aprobada por el comit de presupuesto que describe las ventas esperadas para cada producto, en unidades y en dinero. Llamado tambin presupuesto de ingresos, es el punto de partida para la elaboracin de todo proceso presupuestario y consiste en pronosticar los ingresos que la empresa captara en el periodo sujeto a ser presupuestado como consecuencia de la venta de mercaderas o productos terminados. Al elaborar el presupuesto de ingresos se tomaran en cuenta factores como: Volumen de ventas del periodo anterior Rentabilidad del producto Situacin econmica general y del sector relacionado a la empresa Relacin de ventas con indicadores econmicos, como PBI, ingreso, Nivel de empleo y otros. Polticas de fijacin de precios Publicidad y otras promociones Capacidad de produccin Competencia Calidad del equipo de ventas Estudios de investigacin de mercados, otros. Los indicadores econmicos son los que se utilizan con mayor frecuencia, un indicador es un ndice estadstico que se puede utilizar para predecir valores. ACTIVIDAD Venta de computadoras Venta de combustible Fabricacin de muebles 2. PRESUPUESTO DE PRODUCCION Representa la estimacin del total de cuantas unidades deben producirse en un periodo de tiempo, para cumplir con las necesidades de ventas y satisfacer los requerimientos de inventarios finales planeados. El presupuesto de produccin se presenta a nivel de unidades fsicas terminadas, la produccin presupuestada es igual a las ventas pronosticadas ms el inventario final planeado de la produccin terminada menos el inventario inicial de productos terminados, esta conformado por: Presupuesto de compras de materiales directos. INDICADOR Ingresos por unidad familiar N de vehculos Crecimiento demogrfico

 Presupuesto de mano de obra directa. Presupuesto de costos indirectos. 3. PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIALES DIRECTOS Tiene un formato similar al presupuesto de produccin; se basa en la cantidad de materiales necesarios para produccin y los inventarios de materiales directos. Es necesario conocer previamente el nmero de unidades a producir, lo cual requiere una cantidad de materias primas necesarias para el procesos productivo y su correspondiente valorizacin. El objetivo del presupuesto de materias primas nos ayudara a: Determinar la cantidad y el costo de las materias primas necesarias para el proceso productivo programado o presupuestado. Con las unidades terminadas programadas o proyectadas determinar la cantidad de materias primas por unidad y multiplicar por el costo de la materia prima. Determinar el nivel deseado del inventario de materias primas. Preparar un presupuesto de compras. 4. PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA Muestra las horas de mano de obra directas totales que se requieren y su costo relativo para el nmero de unidades que se ha estimado en el presupuesto de produccin. Asimismo depende directamente del sistema de salarios elegido por la empresa, as como las tasas o costos establecidos para el segundo elemento del costo de produccin. La determinacin del presupuesto de la MOD se obtiene multiplicando: El costo de la mano de obra por el nmero de unidades fabricadas El costo de la mano de obra por el tiempo utilizado con el proceso de transformacin de la materia prima en producto terminado. 5. PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS Muestra el costo esperado de todas las partidas indirectas de manufactura. La determinacin del presupuesto depende del comportamiento individual de cada costo indirecto. 6. PRESUPUESTO DE IMVENTARIO FINAL Aporta informacin que se requiere para el balance, sirve tambin como un elemento importante en la preparacin del presupuesto del costo de artculos vendidos. Informacin que ser necesario para el presupuesto de produccin, compra, estado de resultados y balance general. 7. PRESUPUESTO DE COSTOS DE ARTICULOS O PRODUCTOS VENDIDOS Se utilizara como elemento en la preparacin del estado de resultados presupuestados. Llamado tambin presupuesto de la produccin vendida. Se determina en base al presupuesto de ventas y presupuesto de produccin.

8. PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTAS Bosqueja los gastos planeados en las actividades de venta y distribucin. 9. PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS Presupuesto que se prepara en las operaciones, consta de gastos estimados para la organizacin y operacin globales de la compaa. 10. PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO Gastos de un grupo de investigacin y desarrollo que trabajan en extensiones a la lnea de productos. 11. ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADOS Es el pronstico de los resultados finales a obtenerse, se trabaja en funcin al Presupuesto de ventas, Presupuesto del costo de las mercaderas vendidas. Aplicaciones Prcticas La empresa industrial EL SOL SA tiene como actividad principal la fabricacin del producto X y Y, luego del proceso de planificacin se precede a la formulacin del presupuesto para el ao 2012 para lo cual cuenta con la siguiente informacin: a) Materias Primas Directas Materias Primas Directas 1 S/ 2.00 x kl Materias Primas Directas 2 S/ 4.30 x kl Mano de obra Directa S/ 6.00 x hora Los costos generales de fabricacin se aplican sobre la base de las horas de la mano de obra directa. b) Necesidad de los productos (por unidad) detalle Materias Primas Directas 1 Materias Primas Directas 2 Mano de obra Directa prod X 10 kl 8kl 4h prod Y 12 kl 6 kl 2 h

c) La informacin para el ao 2012 es la siguiente: Productos terminados: detalle ventas esperadas en unidades precio de venta por unidad inventario final deseado en unid inventario inicial en unid inventario inicial en importes Materia prima directa: Prod X 10,000 100.00 200 600 60,000.00 Prod Y 8,000 80.00 500 300 24,000.00

inventario final en kl inventario inicial en kl d) Los costos proyectados para el ao 2012 sern: costos indirectos suministros vario mano de obra indirecta energa elctrica depreciacin otros

1,200 2,000

2,000 500

5,000.00 15,799.00 1,400.00 5,300.00 12,350.00 39,849.00

e) Los gastos de ventas y administracin son: comisiones publicidad sueldos de ventas sueldos administrativos sueldo de ejecutivos otros total Preparar el presupuesto de operacin para el ao 2012. 4,300.00 1,100.00 1,340.00 2,100.00 3,200.00 2,400.00 14,440.00

1.- PRESUPUESTO DE VENTAS PRODUCTO Prod. X Prod. Y UNIDADES 10,000 8,000 TOTAL PRECIO DE VENTAS 100.00 80.00 TENTAS TOTALES 1,000,000.00 640,000.00 1,640,000.00

2.- PRESUPUESTO DE PRODUCCION DETALLE Ventas presupuestadas Inventario final deseado en productos terminados Necesidades totales Menos inventario inicial productos terminados Unidades A Producir prod X 10,000 200 10,200 -600 9,600 prod Y 8,000 500 8,500 -300 8,200

3.- PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS DIRECTAS DETALLE PRODUCTO X PRODUCTO Y Materias primas a utilizar Valor de materia prima por kilo Valor de materia prima total MP 1 96,000 98,400 194,400 2.00 388,800.00 MP2 76,800 49,200 126,000 4.30 541,800.00 TOTAL

930,600.00

PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS DIRECTAS. DETALLE kilos utilizados en la produccin inventario final deseado MP necesidades totales (Menos) inventario inicial de mat. primas kg a comprar valor por kg VALOR A COMPRAR MP 1 194,400 1,200 195,600 -2,000 193,600 2.00 387,200.00 MP2 126,000 2,000 128,000 -500 127,500 4.30 548,250.00 TOTAL

935,450.00

4.- PRESUPUESTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA PRODUCTO X Y UNID PRODUCIDAS 9,600 8,200 TOTAL MOD HORAS 38400 16400 54800 PPTO TOTAL 6.00 X HORAS 230,400.00 98,400.00 328,800.00

5.- PRESUPUESTO DE COSTOS GENERALES DE FABRICACION TOTAL 95400 = 54800 S/. 95,450.00 1.74 CADA HORA

6.- PRESUPUESTO DE INVENTARIO FINAL MATERIA PRIMA 1 2 PRODUCTO TERMINADO X Y KG 1200 2000 TOTAL UNIDAD 200 500 TOTAL PRECIO X KG S/. IMPORTE TOTAL 2.00 2,400.00 4.30 8,600.00 11,000.00 COSTO POR UNID S/. 85.36 65.28 TOTAL 17,072.00 32,640.00 49,712.00

COSTO POR PRODUCTO DETALLE MATERIA PRIMA 1 MATERIA PRIMA 2 MOD COSTOS GF TOTAL C. PROD. PRECIO UNIT S/. 2.00 4.30 6.00 1.74 CANTI DAD 10 8 4 4 PROD X 20.00 34.40 24.00 6.96 85.36 CANTI DAD 12 6 2 2 PROD Y 24.00 25.80 12.00 3.48 65.28

7.- PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS AL 31/12/12 MATERIA PRIMAS DIRECTAS UTLIZADAS (3) 930,600.00 MANO DE OBRA DIRECTA (4) 328,800.00 COSTOS GENERALES 95,440.00 COSTO DE PRODUCTOS FABRICADOS COSTO DE PRODUCTOS TERMINADOS PARA LA VENTA S/ (-) INVENTARIO DE PROD TERMINADOS AL 31/12/12 COSTOS DE PROD VENDIDA 7,500.00

1,354,840.00 1,362,340.00 -49,712.00 1,312,628.00

8.- PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTAS Y ADMINISTRATIVOS DETALLE COMISIONES PUBLICIDAD SUELDOS DE VENTAS SUB TOTAL VENTAS SUELDO ADM. SUELDOS EJECUTIVOS OTROS SUB TOTAL ADMIN TOTAL IMPORTE S/. 13,000.00 2,400.00 3,100.00 18,500.00 4,960.00 8,960.00 5,460.00 19,380.00 37,880.00

9.- ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO VENTAS 1 COSTO DE PROD VENDIDOS 7 MARGEN DE CONTRIBUCION GASTOS DE VENTAS GASTOS ADMINISTRATIVOS UTILIDAD DE OPERACIN 1,640,000.00 -1,312,628.00 327,372.00 -18,500.00 -19,380.00 289,492.00