PROCEDIMIENTO FACTURA CONTADO Departamento: Facturacin Implementacin del Proceso: Ameyatzin Jurez Personal Regulado: Facturacin Aplica a: Ejecutivos

de Venta/Clientes directos de ejecutivos de venta Fecha: 01-08-2011 Requerimientos: Salida de bodega, solicitud por el departamento de crdito y cobranza Frecuencia: Lunes a Viernes 8:00-17:30 hrs. Descripcin Es el documento que nos detalla la mercanca vendida por algn cliente as como por los ejecutivos de venta, que ya fue liquidada o lo ser a su recepcin. Procedimiento Se necesita una salida de bodega (SB) generada en el sistema Adminpaq, o una solicitud de factura de remisin o una solicitud de traspaso de mercanca (con previa autorizacin nicamente de gerencia) Este tipo de documento se realiza en el modulo factura electrnica contado del Sistema Adminpaq. Facturas de Contado derivadas de un Pedido:

Cuando el documento es una SB, proveniente de un pedido de contado, se revisa en el campo de observaciones que el trmino de pago sea de contado para la elaboracin de la misma

Facturas de Contado derivadas de algn Traspaso de mercanca:

Cuando el documento se generar por medio de alguna solicitud de facturacin, en ella nos tienen que especificar que el trmino de pago es de contado para la elaboracin de la misma.

Elaboracin de la factura: -Se revisan que los campos de referencias y observaciones estn bien capturados (proviniendo de una SB), o se capturan de la siguiente manera: a) Referencia: -En el caso de clientes: Aparecer vaco este campo -En el caso de libreras: Llevara la orden de compra.

En el caso de factura por traspaso: Llevar el concepto del origen de la factura, nmero de la remisin de block, y nmero de nota de crdito que descuenta el material de la factura original: TRASPASOR-5842NC5284 En el caso de factura de remisin: Dejaremos vaco este campo a menos que se nos de una indicacin distinta por crdito y cobranza, b) Observaciones: En este campo se colocan los trminos de pago, que aparecern en la factura impresa, mismos que sern proporcionados por el departamento de crdito y cobranza
20% DESCUENTO PAGO DE CONTADO 20% DE DERECHO A DEVOLUCIN

Usuario No. Pedido: *Para las facturas de remisin se coloca el nmero de esta. Lnea: *En el caso de facturas por traspaso de mercanca, se utilizar este campo para indicar la fecha de la remisin de block que origino dicho traspaso. Transporte. *Para las facturas por remisin o traspaso, se deja en blanco. Representaciones Impresas y Digitales -Una vez emitido el documento electrnico se le enva a almacn en PDF, para la entrega de material (si es el caso). -Otra copia se imprime para el consecutivo de facturacin del departamento contable. -Los archivos XML se archivarn de manera digital en consecutivo, conforme se vayan realizando las facturas, dicha carpeta se comparte con el departamento de crdito y cobranza para envo de las mismas a los diferentes clientes. Notas: -Si el cliente excede lmite de crdito se informa al departamento de crdito y cobranza para saber si procede o no la facturacin y entrega del material. - Todos los documentos que se les facture a los ejecutivos de venta se les debe modificar el nombre a pblico en general, verificar que el RFC sea XAX-010101-000 y la direccin fiscal ser: Calle, No aplica, Nmero 0 y pas Mxico.

- El plazo mximo para que el ejecutivo de cuenta revise las facturas derivadas de un traspaso de mercanca, es de un da, despus de este plazo no habr cambios. FACTURA CRDITO Departamento: Facturacin Implementacin del Proceso: Ameyatzin Jurez Personal Regulado: Facturacin Aplica a: Ejecutivos de Venta/Clientes directos de ejecutivos de venta Fecha: 01-08-2011 Requerimientos: Salida de bodega, solicitud por el departamento de crdito y cobranza Frecuencia: Lunes a Viernes 8:00-17:30 hrs. Descripcin Es el documento que nos detalla la mercanca solicitada a crdito por algn cliente as como por los ejecutivos de venta. Procedimiento Se necesita una salida de bodega (SB) generada en el sistema Adminpaq, o una solicitud de factura de remisin o una solicitud de traspaso de mercanca (con previa autorizacin nicamente de gerencia) Este tipo de documento se realiza en el mdulo factura electrnica crdito del Sistema Adminpaq. Facturas de Crdito derivadas de un Pedido:

Cuando el documento es una SB, proveniente de un pedido, se revisa en el campo de observaciones contenga los das de crdito para la elaboracin de la misma.

Facturas de Crdito derivadas de algn Traspaso de mercanca:

Cuando el documento se generar por medio de alguna solicitud de facturacin, en ella nos tienen que especificar que el trmino de pago es a crdito as como los das de est...

Elaboracin de la factura: -Se revisan que los campos de referencias y observaciones estn bien capturados (proviniendo de una SB), o se capturan de la siguiente manera: a)Referencia: -En el caso de clientes: Aparecer vaco este campo -En el caso de libreras:

Llevar la orden de compra. En el caso de factura por traspaso: Llevar el concepto del origen de la factura, nmero de la remisin de block, y nmero de nota de crdito que descuenta el material de la factura original: TRASPASOR-5842NC5284 En el caso de factura de remisin: Dejaremos vaco este campo a menos que se nos d una indicacin distinta por crdito y cobranza, b) Observaciones: En este campo se colocan los trminos de pago, que aparecern en la factura impresa, mismos que sern proporcionados por el departamento de crdito y cobranza
20% DESCUENTO 30 DAS DE CREDITO 20% DE DERECHO A DEVOLUCIN

Usuario No. Pedido: *Para las facturas de remisin se coloca el nmero de esta. Lnea: * En el caso de facturas por traspaso de mercanca, se utilizar este campo para indicar la fecha de la remisin de block que origino dicho traspaso. Transporte. *Para las facturas por remisin o traspaso, se deja en blanco. Representaciones Impresas y Digitales -Una vez emitido el documento electrnico se le enva a almacn en PDF, para la entrega de material (si es el caso). -Otra copia se imprime para el consecutivo de facturacin del departamento contable. -Los archivos XML se archivarn de manera digital en consecutivo, conforme se vayan realizando las facturas, dicha carpeta se comparte con el departamento de crdito y cobranza para envo de las mismas a los diferentes clientes. Notas: -Si el cliente excede lmite de crdito se informa al departamento de crdito y cobranza para saber si procede o no la facturacin y entrega del material. - Todos los documentos que se les facture a los ejecutivos de venta se les debe modificar el nombre a pblico en general, verificar que el RFC sea

XAX-010101-000 y la direccin fiscal ser: Calle, No aplica, Nmero 0 y pas Mxico. - El plazo mximo para que el ejecutivo de cuenta revise las facturas derivadas de un traspaso de mercanca, es de un da, despus de este plazo no habr cambios. FACTURA MUESTRA Departamento: Facturacin Implementacin del Proceso: Ameyatzin Jurez Personal Regulado: Facturacin Aplica a: Ejecutivos de Venta Fecha: 01-08-2011 Requerimientos: Salida de bodega. Frecuencia: Lunes a Viernes 8:00-17:30 hrs. Descripcin Es el documento que nos detalla la mercanca solicitada para promocin (sellada y perforada) solicitada por algn ejecutivo de venta. Procedimiento Se necesita una salida de bodega (SB), proveniente de una solicitud pedido muestra generado en el sistema Adminpaq. de

La factura se realiza en el modulo factura electrnica contado del sistema Adminpaq. Se verifica que el cdigo del cliente sea de muestra (en caso de que algn cdigo sea de venta se regresa) Se revisa en el campo de observaciones que el documento indique que es muestra. Se revisan que los campos de referencias y observaciones estn bien capturados y los ttulos no deben de tener precio.

Representaciones Impresas y Digitales -Una vez emitido el documento electrnico se le enva a almacn en PDF, para la entrega de material (si es el caso), -Otra copia se imprime para el consecutivo de facturacin del departamento contable. -Los archivos XML se archivarn de manera digital en consecutivo, conforme se vayan realizando las facturas. Notas:

-Todos los documentos que se facturen deben de ser forzosamente a los ejecutivos de venta, antes de emitir el documento se le debe modificar el nombre a pblico en general, verificar que el RFC sea XAX-010101-000 y la direccin fiscal ser: Calle, No aplica, Nmero 0 y pas Mxico. -Si se detecta algn precio en el documento se le informa al departamento de almacn, para corregir la salida de bodega y a su vez al departamento de telemarketing para correccin del mismo. FACTURACIN OTROS CONCEPTOS (GASTOS DE ENVIO, CAPACITACIN, CARGOS POR DIFERENCIA EN DCTO, INTERESES, ETC) Departamento: Facturacin Implementacin del Proceso: Ameyatzin Jurez Personal Regulado: Facturacin Aplica a: Ejecutivos de Cuenta. Fecha: 01-08-2011 Requerimientos: Solicitud de facturacin por Otros Conceptos. Frecuencia: Lunes a Viernes 8:00-17:30 hrs.

Descripcin Proceso mediante el cual se facturan otros conceptos a cargo del cliente derivados de la venta pero no relacionados directamente con el giro del negocio, como intereses, gastos de envo, etc. Procedimiento El ejecutivo de cuenta deber llenar el formato de solicitud de facturacin por otros conceptos, indicando el concepto que desea facturar. Una vez que se cuente con la solicitud se procede a facturar de la siguiente manera: Se generar el documento en el modulo de factura electrnica contado del sistema Adminpaq Se captura el cdigo del cliente. En el campo de referencias y observaciones se captura lo siguiente: Referencia: Se deber colocar el nmero de factura de donde se originaron los intereses o gastos de envo. Observaciones: Se ingresa el trmino de pago (CONTADO)

En el campo de usuario se ingresa lo siguiente. En nmero de pedido: Se captura el nmero de factura que origino el gasto de envo. Lnea Se queda en blanco este campo. Transporte. Se queda en blanco en este campo.

Gatos de envo Se captura el cdigo del producto gastos de envo y se captura el monto sin IVA; en la misma lnea se verifica el porcentaje de IVA que se le agregara al subtotal. Intereses Se captura el cdigo del producto intereses y se captura el monto sin IVA; en la misma lnea se verifica el porcentaje de IVA que se le agregara al subtotal Cargo por Diferencia en descuento Se captura el cdigo del producto cargo por diferencia en descuento, este concepto no lleva IVA. Usuario No. Pedido: *Se coloca el nmero de pedido que origino la factura. Lnea: *Se deja en blanco. Transporte. *Se deja en blanco.

Representaciones Impresas y Digitales -Una vez emitido el documento se imprime para el consecutivo de facturacin del departamento contable. -Los archivos XML se archivarn de manera digital en consecutivo, conforme se vayan realizando las facturas, dicha carpeta se comparte con el departamento de crdito y cobranza para envo de las mismas a los diferentes clientes.

Nota: - El plazo mximo para que el ejecutivo de cuenta revise las facturas solicitadas por estos conceptos, es de un da, despus de este plazo no habr cambios.