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Sesin 20. Formato condicional

20.1. Buenos resultados Tenemos una lista para de ventas diarias y queremos que el programa nos avise cuando obtenemos buenos resultados. Vamos a hacer esto usando un formato condicional: cuando los beneficios un da superen una determinada cantidad, vamos a a hacer que cambie el color de la letra, de modo que sea ms visible. 1. Abra Excel y escriba los siguientes datos.

2.

Haga lo necesario para calcular los beneficios diarios.

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@INTE ACADEMIA 20.2. Cambiar el formato Ahora vamos a aplicar el formato condicional. 1. 2. Seleccione las celdas desde la D2 a la D16. Haga clic en el men Formato | Formato condicional.

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3.

En la ventana de formato condicional puede elegir entre varias condiciones. Haga clic en la lista para elegir el intervalo.

4. 5.

Haga clic en la opcin mayor que. Ahora escriba 1000 en el cuadro para que solo se marquen con un formato especial aquellas celdas cuyo valor sea mayor de 1000.

6. 7.

Haga clic en el botn Formato. Se abre la ventana de formato donde puede especificar algunas opciones de formato. En nuestro caso vamos a cambiar el fondo de la celda, as que haga clic en la pestaa Tramas.

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8. 9.

Haga clic sobre un color en el cuadro de seleccin de color. Haga clic en el botn Aceptar.

10. Haga clic de nuevo en el botn Aceptar para aplicar el formato condicional.

11. Observe como solo las celdas que tienen un nmero mayor o igual que 1000 tienen el fondo del color seleccionado.

Ejercicio. Haga lo necesario para sealar con un color distinto aquellos trabajadores que realizan horas extra en el ejercicio de la sesin anterior.

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@INTE ACADEMIA 20.3. Validacin de datos

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Los seres humanos nos equivocamos: Excel nos permite darnos cuenta de ello usando la validacin de datos. Cuando Excel valida los datos, comprueba que cumplen unas determinadas condiciones y, si no es as, nos avisa de ello. 1. Abra Excel y escriba los siguientes datos.

2.

Estamos haciendo una hoja para apuntar los cumpleaos de nuestros amigos para que no se nos olviden. Vamos a hacer que Excel compruebe que estamos introduciendo fechas y que adems, estas fechas sean posteriores al ao 2004. Seleccione las celdas desde la B2 hasta la B9.

3.

Haga clic en el men Datos | Validacin.

4.

En el men de validacin, despliegue la lista Permitir.

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@INTE ACADEMIA 5. Seleccione la opcin Fecha.

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6.

En la lista Datos seleccione la opcin menor que.

7.

Como fecha final, escriba la fecha de hoy. De este modo no podremos tener amigos que no hayan nacido an.

8. 9.

Ahora haga clic en la pestaa Mensaje entrante. Escriba como ttulo Fecha de nacimiento y como mensaje de entrada Introduzca una fecha anterior a la actual.

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10. Haga clic en la pestaa Mensaje de error. 11. Escriba en el Ttulo Error de fecha y en el mensaje de error Introduzca una fecha que sea anterior al da de hoy.

12. Haga clic en el botn Aceptar. 13. Ahora haga clic en la celda B2. entrante en el cuadro amarillo de informacin. 14. Observe como se muestran los datos que hemos escrito en la pestaa Mensaje

15.

Escriba la siguiente fecha y pulse Intro.

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16. Como la fecha es posterior a la fecha que escribimos en la ventana de validacin, se muestra una ventana de error.

17. Haga clic en el botn Cancelar para no aceptar este dato. 18. Ahora escriba la palabra hola y pulse Intro. 19. Nos vuelve a salir el mismo mensaje de error. Haga clic en el botn Cancelar. 20. Ahora escriba una fecha anterior a la fecha de hoy y observe como este dato si se mantiene.

Validacin de datos: lista Muchas veces necesitamos escribir muchas veces los mismos datos y perdemos el tiempo si los tenemos que escribir. Vamos a hacer que, al colocarnos en una celda, se despliegue una lista para que no tengamos que escribir el dato en la celda, sino que se rellene automticamente al seleccionarlo. 1. 2. Abra Excel Introduzca los siguientes datos.

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@INTE ACADEMIA 3. 4. 5. Seleccione las celdas desde la A2 hasta la A16. Haga clic en el men Datos|Validacin. En la lista Permitir, seleccione la opcin Lista.

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6.

Para seleccionar la lista, haga clic en el botn para ir a la hoja del campo Origen.

7.

Seleccione las celdas que tienen los nombres de los artculos, esto es, desde la F2 hasta la F8.

8. 9.

Haga clic en el botn para volver la ventana de Validacin. Haga clic en el botn Aceptar.

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@INTE ACADEMIA 10. Haga clic en la celda A2.

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11. Observe como se muestra un tringulo negro mirando hacia abajo dentro de un botn. Esto indica que lo podemos desplegar. Haga clic en ese botn.

12. Se despliega la celda y puede seleccionar uno de los artculos que ha escrito. Esto prev problemas y evita que se puede escribir el artculo de varias formas distintas.

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