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Pontos Crticos no gerenciamento de Projeto SAP

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Contato
Experincia prtica aliada s boas prticas de mercado associadas a implementao de Tecnologia da Informao.

www.grupos.com.br/group/sapccc www.groups.yahoo.com/group/sapccc

Grupo: sapccc

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Visualizao Grfica do SAP

SAP Portal New Dimension SD MM PP
Production Planning Sales & Distribution Material Management

FI
Financial

CO
Controlling

MySAP
Client / Server ABAP/4

AA
Asset Administration

QM
Quality Management

PS WF IS
Industry Solution Project Systems Workflow

PM HR
Human Resources

Plaint Maintenance

BW
Customer

Aliens
Fiscal I/E/R

Result Controlling

Product

Channel of distribution

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SAP Project Implementation Critical Points

Kick-off
Preparao do projeto
Homologao do Blue Print Homologao Testes Integrados

Go Live
Cut over Final Test

Anlise de GAPs

Configurao Testes Unit./Integr. Teste/Rollout Regression

Suporte

Template Analysis

Plano de Cutover Gerenciamento do Projeto Treinamento usurio

SM

DEV

QAS
Perfis de Autorizao

PRO

QA0 1 2

QA1

QA1 3

QA2

QA2 4

QA3

QA3 5

QA4

Preparao do projeto
Quality check

Desenho da Soluo Blue Print

Realizao

Preparao Final Go Live

Suporte

Quality Assurance (Phase Control)

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SAP Project Implementation Critical Points

Preparao do projeto
Treinar os k-users no SAP e nos sistemas Aliens Os Processos e GAPs devem ser alinhados com os gestores Definir os processos antes do roll out (template), pois os donos do template vo querer padronizar os processos com a viso do que j esta implementada ou seja, o espao de manobra para quem recebe o roll out pequeno A documentao deve ser bem clara e aprovada pelos Gestores Fazer um benchmark de processos antes de iniciar o projeto A metodologia de implementao deve ser a mesma durante todo o desenrolar do projeto Iniciar um projeto paralelo para tratar os dados mestres (cadastro e transacional), por ex. sem o plano de contas no podemos configurar o SAP Comunicar os Naming Conventions ao time do projeto

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SAP Project Implementation Critical Points

Anlise de GAPs
Os Processos (globais/harmonizados/locais) com seus respectivos GAPs devem ser aceitos e validados pelos gestores locais e o centro de competncia. As interfaces sero definidas aps a definio dos processos A documentao deve ser bem clara e aprovada pela empresa Mantenha os gestores bem prximos as decises do projeto Definir os relatrios que sero necessrios aps a definio dos processos Esta fase define a verso final do escopo do projeto SAP e ALIENS devem caminhar juntos
Cronogramas no podem estar defasados em relao ao Projeto SAP Equipes de ALIENS devem trabalhar junto com a equipe do projeto Fazer benchmark de mercado para as solues encontradas

As reas de negcio devem estar comunicadas sobre essa fase e preparadas para absorver as solicitaes/decises da equipe de projeto

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SAP Project Implementation Critical Points

Perfis de Autorizao
Os perfis de autorizao podem solicitar mudanas fortes na organizao, principalmente se for seguido um padro (SOX por ex.) O time de projeto ir identificar os GAPs dos perfis existentes no template. Dever ser feita uma anlise de aderncia entre os papis existentes na organizao e os do template. Os k-users lideram esta frente junto ao DSO da empresa. As autorizaes limitam o poder dos usurios Os perfis so validados pelo Data Security Officer Os perfis so configurados pelo time de Basis Os gestores precisam acompanhar de perto esta fase para evitar surpresas o momento para identificar os GAPs de competncias SAP e complementares que os colaboradores da empresa devero desenvolver at o trmino do projeto Os perfis de autorizao sero testados (teste integrado) e implementados (preparao final) As pessoas da organizao devem ser preparadas para assumir os perfis definidos
Competncias tcnicas SAP GAP de competncias complementares Mudanas no perfil do cargo/atividades

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SAP Project Implementation Critical Points

Infra-estrutura
Preparar os ambientes nas pocas certas:
DEV (Oficial no pipeline de produo): Blue Print (Final) QA (Oficial no pipeline de produo): Realizao (Antes dos testes Integrados) QA (Oficial no pipeline de produo): Preparao Final (Antes do teste final) PROD (Oficial no pipeline de produo): Preparao final (durante o cut over plan)

Verificar e validar os links de acesso. Validar e prover os equipamentos corporativos (PCs, coletores de dados e impressoras) necessrios (escritrio e fbrica), incluindo a instalao e treinamento do SAP Login (tela de acesso ao SAP) Os requisitos de instalao dos Aliens podem solicitar servidores separados, ex: banco de dados. Os Pcs/Notebooks da empresa devem ser configurados para o novo ambiente. As licenas SAP so nominais e no concorrentes como o sistema legado, implicando em custos adicionais. Licenas e Manuteno de banco de dados so cobrados a parte. Definir um plano de contingncia
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SAP Project Implementation Critical Points

Quality Assurance
Antecipar problemas com o Quality Check Executar o check list de mudana de fase para garantir a qualidade do projeto
QA0: preparao do Projeto QA1: Escopo final do projeto QA2: Fim dos testes Integrados QA3: Fim do cut-over plan e incio do Go Live QA4: Final do projeto

O aceite de mudana de fase deve ser homogneo ou seja:

SAP, Aliens, Dados Mestres e infra-estrutura devem estar aptos a mudar de fase ao mesmo tempo

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SAP Project Implementation Critical Points

Configurao e Desenvolvimento
Os Processos so configurados de acordo com as definies To Be do Business Blue print aprovado A localizao (Requisitos Legais) e lngua (Portugus) devem estar estabilizados Name Conventions devem estar bem claros e definidos desde a fase de preparao do projeto Desenvolvidos relatrios, programas (tipo vendor) e interfaces Os k-users devem estar preparados para absorver conhecimento dos consultores como observadores, deixando-os configurar e estruturando suas dvidas/questes para horrios pr definidos. Momento de preparar a organizao para adquirir competncias complementares necessrias Momento de preparar a organizao para as mudanas de estrutura organizacional
Redesenho de papis e reas Modelo de governana de TI
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SAP Project Implementation Critical Points

Testes (Unitrios & Integrados)
Componentes principais do sucesso:
Dados (cadastro e transacionais) Processos (configurao)

Testes Unitrios:
Carga de dados: pequena e no valida os dados mestres Configurao: validao de processos/atividades

Testes Integrados:
Carga de dados: grande para validar dados mestres Configurao: validao de cenrios/processos/atividades integrados, relatrios, desenvolvimentos e interfaces Teste dos perfis de acesso Momento de iniciar a captura de simulaes/dados p/ elaborar material de treinamento (evita retrabalho)

Os testes integrados devero ser feitos no ambiente de QA para assegurar a qualidade dos transportes (Request).
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SAP Project Implementation Critical Points

Testes (Regresso)
O time mundial testa e valida o sistema com as configuraes acrescentadas pelo roll out local Recursos mundiais precisam ser assegurados de modo a no atrasar o projeto local e diminuir o risco da entrada em produo O time de projeto precisa estar informado sobre o andamento dos testes

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SAP Project Implementation Critical Points

Teste Final
Componentes principais do sucesso:
Dados (cadastro e transacionais) Processos (configurao)

Integrados:
Carga Final de dados: Carga Final Validada de dados Configurao Final: Carga Final de cenrios/processos/atividades integrados , relatrios, desenvolvimentos e interfaces Validados

Os testes integrados devero ser feitos no ambiente de QA para assegurar a qualidade dos transportes (Request). A organizao precisa ser comunicada da proximidade da implantao

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SAP Project Implementation Critical Points

Plano de Corte (cut-over plan)
O plano de corte deve ser feito em conjunto com os gestores do negcio Prever usurios bem treinados em todas as plantas para o GO LIVE Os inventrios e saldos (contbeis) devem ser validados pelos gestores de modo a serem carregados e validados pelos gestores no SAP Os colaboradores, parceiros de negcio e orgos governamentais importantes devem ser comunicados do plano de corte Os perfis de autorizao SAP definidos anteriormente (fase de realizao) sero implementados pelo time de Basis Antecipar o fechamento contbil ou postergar o GOLIVE Definir um plano de contingncia para:
Caso o SAP no entre Fase de faturamento (flexibilidade do negcio) Infra-estrutura e novo modelo de governana de TI Suporte aos usurios finais no incio da operao
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SAP Project Implementation Critical Points

Gerenciamento do Projeto
O gerente do projeto deve ser soberano em suas atribuies, evitando o gerenciamento FLAT Definir o escopo, cronograma, time do projeto, custo e a metodologia de implementao devem ser fixados antes do incio da implementao Definir e relatar os indicadores do projeto e performance dos k-users Contratar os sistemas Aliens e consultoria SAP antes da fase de Blue Print Aproximar o projeto dos gerentes do negcio Deciso rpida deve ser uma prtica e no uma exceo Traga a maioria das decises para o projeto, deixando apenas as grandes mudanas (fora do escopo inicial) para outras ondas do projeto Manter um plano de comunicao alinhado com a organizao Defina agendas para acessar a inteligncia do negcio que no est no time de projeto Garantir os recursos da empresa no projeto: k-user, centro de competncia e pessoas do negcio Monitorar riscos e contingncias

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SAP Project Implementation Critical Points

Treinamento
Mapear as competncias complementares SAP at o incio da fase de realizao Comunicar antecipadamente o plano de treinamento a usurios e gestores (durante a fase de realizao)
Renegociar frias de colaboradores que coincidam com o perodo de treinamento

Planejar custos da logstica de execuo: hospedagem, salas, infra-estrutura de equipamentos. Os k-users devem produzir o material de treinamento partir da fase de realizao e consolid-lo aps o 1 ciclo de testes integrados
Material inclui: Power point, simulaes Info-pack e base da dados validados.

Treinar os usurios finais (funcionrios/terceiros) Treinar o grupo gerencial e diretores Avaliar os resultados antes do Go-live Definir contingncias para
Usurios com baixo aproveitamento ou sem comparecimento Falta de instrutores e infraestrutura

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SAP Project Implementation Critical Points

Suporte
O time de projeto aumentado pelos usurios finais As plantas devem ter o mesmo nvel de conhecimento de processos O setor de TI deve ter a sua governana comunicada e estabilizada

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